OpenOffice Writer Avanzado - Escuela de Capacitación Informática

Escuela de Capacitación Informática
Poder Judicial de Santiago del Estero
Secretaría de Información Jurídica
2011
Curso Avanzado
“OPEN OFFICE WRITER”
1.
Estructura del procesador de textos
2.
Salto de página
3.
Diseño de página
4.
Encabezado y pie de página
5.
Notas al pie y final de página
6.
Tablas
7.
Vista preliminar
8.
Imprimir
9.
Corrección ortográfica
10.
Exportar un documento a pdf
11.
Hiperenlaces
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1. ESTRUCTURA DEL PROCESADOR DE TEXTOS
Elementos de la pantalla inicial.
Al ejecutar OpenOffice.org Writer la pantalla inicial se presenta de esta forma:
Parte Superior de la ventana
Barra de Herramientas
Barra de menús
Regla
Barra de
Formato
Estilo de párrafo
Barra de Título
Parte Inferior de la ventana
Barra
desplazamiento
vertical
Regla
Barra de Estado
Barra
desplazamiento
Horizontal
Para que conozca los nombres de los diferentes elementos se los ha señalado con una flecha roja. Así podrá
saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos de la "Barra de estado" o de la "Barra de
objetos / Barra estándar".
Las pantallas que se muestran pueden no coincidir exactamente con la que ve en su PC, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.
En la Barra de Menú encontraremos todas las opciones del Writer. Empezamos con la opción Archivo del menú
en donde podremos crear, abrir, guardar, cerrar y exportar documentos. La siguiente opción del menú es Editar
en donde conseguiremos copiar, cortar y pegar texto; también podremos buscar y reemplazar texto dentro del
documento activo de trabajo. La opción Ver de la Barra de menú nos permite mostrar las barras de herramientas,
la barra de estado, las reglas, los caracteres no imprimibles y como punto importante podremos definir la escala
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de visualización del documento (zoom). La cuarta opción de la barra de menú es Insertar y esta nos permitirá
ingresar saltos manuales, símbolos, campos, hiper enlaces, notas al pie, encabezados y tablas. La siguiente
opción de la barra es Formato desde la cual podremos formatear los caracteres y los párrafos del texto,
encontraremos las opciones de numeración y viñetas, pasaje de mayúsculas a minúsculas y viceversa, columnas
y más opciones que iremos detallando en el transcurso del curso. Luego nos encontramos con la opción Tabla
que nos permite crear, modificar y personalizar tablas como veremos más adelante; después nos encontramos
con Herramientas en donde tenemos opciones para comprobar ortografía y gramática, contar palabras, cambiar
el idioma y demás. A su lado se encuentra la opción Ventana, con la cual podemos ir cambiando entre los
diversos documentos que tengamos abiertos al mismo tiempo.
Además contamos con una Barra de Herramientas desde la cual podemos utilizar las funciones más importantes
de la aplicación a manera de atajo en vez de ir directamente a los menús que explicamos con anterioridad, con el
objetivo de ahorrar tiempo.
También contamos con una Regla Horizontal y una Regla Vertical, las cuales dan una ubicación en pantalla para
alinear gráficos y utilizar tabulaciones además de ajustar los márgenes de página, pero ya hablaremos de esto
más adelante.
La Barra de Estado nos brinda información sobre el formato de texto actual, la página donde nos encontramos y
si estamos en modo de Escritura o de Reemplazo.
El Área de ingreso de texto es el lugar principal donde escribimos nuestro texto e insertamos imágenes o damos
formato al mismo.
Finalmente en la Barra de Herramientas de Dibujo contamos con opciones para insertar distintos gráficos,
cuadros de texto y demás.
2. SALTO DE PÁGINA
Para insertar un salto de página, realiza lo siguiente:
a) Sitúa el cursor de inserción de texto en la última línea del texto (una línea en blanco).
b) Selecciona Insertar > Salto Manual.
c) Elije Salto de página y selecciona el estilo Predeterminado.
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3. DISEÑO DE PÁGINA
Configurar página
Una vez que se escribe en un documento Writer se tiene la posibilidad de imprimirlo, en una hoja de papel de
tamaños definidos.
Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no se puede sobrepasar.
Estos márgenes se definen en el menú Formato - Página donde se muestra un cuadro de diálogo con ocho
pestañas:
a)
En la pestaña Página podemos fijar los formatos de papel (tamaños de hoja), los márgenes y la
configuración de diseño, tecleando los cm deseados en cada campo. A medida que se establecen los
distintos parámetros, se va mostrando una imagen como quedaría la hoja.
b) En la sección Formato de papel tenemos:
•
Formato: permite elegir uno de los distintos formatos disponibles para página (A4, A5, etc).
•
Ancho: muestra el ancho normal según el formato de papel pero podemos indicar un ancho
personalizado.
•
Altura: aparece la altura normal según el formato de papel pero podemos indicar una altura
personalizada.
•
Orientación: indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal
(también llamada apaisada)
c)
En la sección Márgenes está:
•
Izquierda: indica la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas
del documento.
•
Derecha: es la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del
documento.
•
Arriba: establece la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del
documento.
•
Abajo: indica la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página.
d) En la sección Configuración del diseño tenemos:
•
Diseño de página: define el diseño de las páginas para páginas pares e impares.
•
Derecha e izquierda. aplica la configuración a todas las páginas.
•
Reflejado. Este diseño es el utilizado para documentos encuadernados al estilo de los libros, en
algunos procesadores se le llama simétrico.
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•
Sólo derechas. Aplica la configuración sólo a las páginas impares.
•
Sólo izquierdas. Aplica la configuración sólo a las páginas pares.
•
Formato: Aquí podemos seleccionar el diseño de la numeración de las páginas, (1,2,3.. ; a,b,c..
; i, ii, iii... ; etc).
•
Conformidad registro: se emplea en la impresión en la parte anterior y posterior de las
páginas de libros, periódicos y revistas, para facilitar la legibilidad de estas páginas al evitar
que las sombras grises brillen entre las líneas de texto. Para ello se definen a las líneas de
referencia de los caracteres afectados para que se alineen respecto a una cuadrícula vertical de
página, sea cual sea el tamaño del tipo de letra o gráficos. Si lo desea, la configuración de la
cuadrícula se puede establecer como propiedad de Estilo de página.
4. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Encabezado y pie de página son en realidad dos cuadros de texto que se ubican al principio y al final de la página
respectivamente, podemos insertar texto en estas dos ubicaciones y darles un formato especial a medida que lo
deseemos.
Para definir e insertar un encabezado hacemos clic en la pestaña Encabezamiento del cuadro de diálogo del menú
Estilo de Página (que se encuentra en la función página, del menú Formato) y nos encontramos con la siguiente
pantalla:
Primero seleccionamos la casilla que dice Activar encabezamiento y se habilitan las demás opciones.
Al predefinir los márgenes y la ubicación del mismo, se habilitará un pequeño cuadro de texto en la parte
superior de cada página en el que podremos escribir y al hacerlo se actualizarán todos los encabezados de cada
página, ya que el encabezado es el mismo para todas las páginas.
Para definir e insertar un pie de página hacemos clic en la pestaña Nota al Pie del cuadro de diálogo de Estilo de
Página y nos encontramos con lo siguiente:
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Como se puede apreciar esta ventana es casi igual a la anterior, para empezar hacemos click en la opción Activar
pie de Página y veremos que, al igual que en el caso anterior, se habilitan todas las opciones. También
modificamos las opciones a gusto y una vez que aceptemos las mismas nos encontraremos con un cuadro de
texto para modificar en la parte inferior de cada página, el cual modificamos a gusto. Al igual que en el caso del
encabezado, el pie de página es el mismo para todas las páginas.
También puede añadir un encabezado desde el menú principal:
Insertar
Encabezamiento
[estilo de página en cuestión]
O bien un pie de página:
Insertar
Pie de página
[estilo de página en cuestión]
5. NOTAS AL PIE Y FINAL DE PÁGINA
Para definir el comportamiento de las notas (opciones de configuración para las notas al pie y finales
disponibles) explicaremos como invocar la ventana que nos permitirá modificar dichas opciones; entonces
hacemos clic en la opción Herramientas de la barra de menú y luego elegimos Notas al pie; se nos presentará la
ventana de nombre Opciones de notas al pie, a continuación se muestra en detalle:
Hay dos pestañas una para las notas al pie (en adelante las llamaremos NAP) y otra para notas finales (en
adelante las llamaremos NF).
Comenzamos a detallar las opciones de la pestaña de Notas al Pie, en esta pestaña tenemos tres divisiones la
primera es para la numeración automática, la segunda para los estilos y la tercera para la indicación de las NAP
en varias páginas.
La numeración automática nos permitirá cambiar la numeración y por defecto aparece con cifras árabes, la
siguiente opción que podemos modificar es la que nos permite definir el numero a partir del cual comienza la
numeración igualmente por defecto aparece el numero 1, la opción que es el cuadro contar que nos permite
seleccionar el tipo de conteo a realizar (opción por defecto: por documento, por página, por capítulo), las
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opciones delante y detrás nos dan la posibilidad de agregar texto delante y detrás del número de nota al pie de la
página, por ultimo podemos decidir poner las NAP de la página o al final del documento.
Los estilos que podemos darles a las NAP son diversos pero las opciones por defecto son las ideales, de querer
cambiar algunas de ellas por un estilo particular es igualmente posible, se podría cambiar el estilo carácter para
el área de texto o para el área de nota al pie.
Las indicaciones para NAP de varias páginas nos dan la posibilidad de indicar un texto informativo al final de
la página cuando las NAP continúen en la página siguiente: por ejemplo, "Continúa en la página ".
OpenOffice.org Writer inserta automáticamente el número de la página siguiente. También podemos indicar un
texto informativo al principio de la página donde continúen las NAP de la página anterior: por ejemplo, "Viene
de la página ". OpenOffice.org Writer inserta automáticamente el número de la página anterior.
Pasamos a la pestaña de Notas Finales y para mayor detalle presentamos la ventana con sus opciones:
En esta pestaña tenemos dos divisiones la primera es para la numeración automática y la segunda para los estilos.
La numeración automática nos permitirá cambiar la numeración y por defecto aparece con cifras romanas en
minúscula, la siguiente opción que podemos modificar es la que nos permite definir el número a partir del cual
comienza la numeración igualmente por defecto aparece el numero 1, y por último las opciones delante y detrás
nos dan la posibilidad de agregar texto delante y detrás del número de nota final de la página.
Los estilos que podemos darles a las NF son diversos pero las opciones por defecto son las ideales, de querer
cambiar algunas de ellas por un estilo particular es totalmente posible; se podría cambiar el estilo carácter para el
área de texto dentro del documento o para el área de nota final.
Finalmente se hace necesario diferenciar la utilidad o función de ambos tipos de notas. La utilidad de las NAP es
proporcionar información adicional sobre un tema al final de una página y la utilidad de las NF es brindar más
información al final del documento.
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6. TABLAS
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar
texto, números o gráficos.
Las tablas permiten organizar la información, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre
filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna, ordenar una lista de nombres,
etc...
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de
los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho
más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.
Creación de tablas
Se puede crear una tabla de dos formas equivalentes:
•
Utilizando la barra de menús
•
Utilizando el icono de la barra de Herramientas
Utilizando la barra de menús
Para insertar una tabla vamos al menú Insertar - Tabla y se abrirá el cuadro de diálogo Insertar tabla como el que
te presentamos:
Nombre: Es opcional en él indicamos el nombre de la tabla.
Columnas. Indicamos el número de columnas de la tabla. Una columna la forman todas las celdas que se
encuentran en la misma vertical.
Filas. Indicamos el número de filas de la tabla. Una fila la forman todas las celdas que se encuentran en la misma
horizontal.
No dividir tabla. Si marcamos la casilla y la tabla empieza al final de una página y termina al principio de la
siguiente página, la tabla se imprimirá toda en la segunda página.
Borde. Marcamos la casilla si queremos que se vea el borde de la tabla y de las celdas.
Formateado automático. Mediante este botón podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por
ejemplo, Azul que es el que se ve en la imagen siguiente. Writer aplicará las características del formato elegido a
nuestra tabla.
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Con la barra de herramientas.
Al hacer clic sobre el botón
de la barra de herramientas nos aparece el cuadro de diálogo Insertar tabla
que hemos visto anteriormente, pero si realizamos una pulsación prolongada sobre ese mismo botón se despliega
un pequeño menú donde se encuentra el icono para insertar tablas.
Al situar el ratón sobre este icono aparece una rejilla de celdas como vemos en la imagen de la derecha y
moviendo el ratón dentro de la rejilla, podremos seleccionar el número de filas y columnas fácilmente.
Por ejemplo, en el caso que se muestra se va a crear una tabla de 3 x 2 (tres columnas y 2 filas). Este método es
el más sencillo pero no permite opciones de formato, opciones que se pueden aplicar más adelante si lo creemos
conveniente.
Una vez tenemos creada la tabla podemos introducir contenido en ella; en términos generales, no hay diferencia
entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato están
disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir
párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente.
7. VISTA PRELIMINAR
La vista preliminar nos permite tener una perspectiva general sobre cómo va verse el documento antes de ser
impreso, contamos con niveles de zoom y podemos ir alternando entre las distintas páginas del documento y
luego imprimir, para acceder a la Vista Preliminar tenemos dos opciones:
a) Clic en su correspondiente Botón, en la Barra de Herramientas
b) Desde el Menú Archivo y luego en la opción Vista Preliminar
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8. IMPRIMIR
Una vez que el documento esté listo, podemos proceder a imprimirlo, esto lo podemos hacer de 3 maneras
distintas:
● Hacemos clic en el botón Imprimir archivo directamente ubicado en la Barra de Herramientas.
● Hacemos clic en el Menú Archivo y luego en la opción Imprimir.
● Presionamos la combinación de teclas Control + P.
Las dos últimas opciones nos llevan al siguiente cuadro de diálogo:
Donde podemos seleccionar la impresora, si necesitamos hacer varias copias y podemos imprimir todo el
documento, algunas páginas o una selección de texto antes prefijada.
Configurar impresora
En el caso de querer cambiar algunas opciones de la impresión, hacemos clic en el Botón Propiedades del
cuadro de diálogo anterior y nos encontramos con la siguiente ventana:
También, podemos cambiar la escala de la impresión, el tipo de papel y en la opción Dispositivo podemos
cambiar otros valores de la impresora que generalmente no es aconsejable modificar.
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9. CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA
Una de los grandes aportes de los procesadores de texto, es la revisión ortográfica y gramatical. Aunque por el
momento queda mucho por hacer en este campo, OpenOffice.org dispone de diversos paquetes ortográficos,
diccionarios y de sinónimos que podemos descargar e instalar a nuestro OpenOffice.org.
Conviene saber que al revisar un documento donde Writer no encuentra ningún error no quiere decir que,
necesariamente, sea así.
Ya que hay errores que Writer no puede detectar puesto que dependen del contexto.
Los semánticos.
La forma que tiene Writer para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento
existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de
hacer Writer, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Para tener en cuenta:
Los diccionarios que
vienen con los
procesadores de textos, son generales, por lo
tanto hay palabras que no figuran en ellos o
bien no te da sugerencias acorde al texto que
se está corrigiendo, entonces estas palabras
las puedes agregar o ignorar. Que son los
botones que figuran en el cuadro de Diálogo
que aparece al seleccionar la opción
Ortografía
y
Gramática,
del
Menú
Herramientas.
En el caso de textos específicos del Poder Judicial, hay palabas que siempre usamos y entonces a estas las
Agregamos.
Por ejemplo, ¿qué pasa con la palabra serrado?, lo toma de serrar o aserrar, por ejemplo si hubieras tenido con z,
entonces te daba la alternativas de cerrado (que sería el caso del texto) o serrado.
Esto es porque es corrector ortográfico y no semántico, por eso ve que la palabra es correcta pero no la
acertada para la oración.
Revisión ortográfica
Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar
mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.
a) Deberá estar resaltado el botón que tiene ABC subrayado en rojo, como muestra la imagen. En caso de
no estar resaltado, deberá hacer click en ese botón.
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b) También en el menú Herramientas, en Idiomas, Para todo el texto deberá seleccionar español
(Argentina), o bien español (España), según sea el diccionario que tenga.
Los Puntos a y b deben cumplirse
Revisar al finalizar.
Para establecer esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas, Opciones - Configuración del idioma Lingüística, como vemos en el cuadro de diálogo de abajo, debemos dejar sin marcar la casilla Revisión
ortográfica automática.
O de forma más sencilla desactivar el botón
de la barra de herramientas. En cualquier momento podemos
activar de nuevo la opción de revisar mientras escribimos pulsando de nuevo sobre el botón.
Instalación de diccionarios.
Antes de poder revisar la ortografía de nuestro documento debemos tener instalados los diccionarios adecuados
al idioma utilizado en el texto. Este es un pequeño inconveniente por el hecho de tener que instalar los
diccionarios a parte de la propia aplicación.
Existen dos formas de instalar los diccionarios, manualmente (que es la que veremos con detalle) y con
instalador (podemos descargarlo: http://es.openoffice.org/programa/diccionario.html y luego ejecutarlo).
Instrucciones para instalar el diccionario y corrector ortografía
a)
Descargue los archivos instaladores.
b) Elija solo el diccionario que corresponde a la versión de su Open Office.
c)
Ejecute archivo descargado, haciendo doble click en el mismo.
Instructivo del diccionario
a)
Elegir el botón Aceptar
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b) Una vez instalado, elegir CERRAR
Controlar los puntos a y b del ítem Revisión ortográfica
10. EXPORTAR UN DOCUMENTO A PDF
Teniendo un documento abierto y listo para exportar debemos pulsar clic sobre la opción Archivo de la barra de
menú y luego pulsar clic sobre la alternativa Exportar en formato PDF para que nos aparezca el siguiente cuadro
de dialogo:
Entonces se abre la siguiente ventana
vemos claramente que necesitamos el nombre del archivo, el
formato de salida del archivo y el lugar donde lo vamos a guardar;
en el cuadro de lista del nombre del archivo aparece el por defecto
el nombre del archivo original que igualmente podemos cambiar; en
Hacemos click en Ejecutar.
el formato del archivo podemos seleccionar dos formatos de salida
PDF o XHTML; por último seleccionamos el lugar en donde vamos
a guardar nuestro nuevo archivo de exportación; para concluir con
la ejecución de la exportación debemos pulsar clic en el botón
Guardar y tendremos el archivo generado en el lugar especificado.
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Podemos acceder a un atajo para crear únicamente archivo con formato PDF, a través de la barra de menú
Archivo elegimos Exportar.
11. HIPERENLACES
Un hiperenlace es un vínculo, una puerta de entrada a otra parte. Las páginas webs están llenos de ellos. Se
reconocen porque el puntero del ratón se convierte en una mano
sobre
alguno,
ya
sea
una
imagen
o
una
palabra
señalando con el dedo índice, al pasar
(normalmente
subrayada
en
azul).
Si pulsamos sobre esa imagen, palabra, texto o área de pantalla, el ordenador nos traslada a otra página web, a
otro lugar de esa misma página o abre el programa de correo con una dirección predeterminada porque Writer
permite establecer hiperenlaces o hipervínculos a una página web, a otro lugar del documento activo, a otro
documento o a una dirección de correo electrónico.
El procedimiento varía ligeramente en función de las diferentes opciones enumeradas:
•
Enlaces a una página web, a una dirección de correo o a otro documento. Seleccionamos el texto o
imagen en el que deseamos establecer el vínculo y, a continuación, accedemos a la ventana de diálogo
Hiperenlace. (Menú Insertar => Hiperenlace o botón Hiperenlace
de la barra de herramientas
Estándar)
Los contenidos de la ventana de diálogo Hiperenlace se ajustan a la clase de hiperenlace seleccionado en el
margen izquierdo y se trata, tan sólo, de cumplimentar las opciones que nos presenta la ventana de diálogo.
•
Enlaces a otra parte del mismo documento (Marcas de texto).
a)
Primero debemos crear la marca de texto en el sitio del documento al que queremos que nos
lleve el enlace.
1.
Situamos el cursor en el lugar elegido e insertamos una marca de texto. (Menú
Insertar => Marca de texto o botón Insertar Marca de texto de la barra de
herramientas Insertar
2.
)
Ponemos nombre a la marca de texto en la ventana que aparece.
b) Ahora nos situamos en el punto del documento desde donde queremos establecer el enlace.
1.
Abrimos el cuadro de diálogo Hiperenlaces desde el menú Insertar => Hiperenlaces
o desde el icono de la barra de herramientas estándar.
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2.
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Nivel-3
Seleccionamos la opción Documento > Destino en el documento > Destino y
elegimos el nombre de la marca de texto.
Por último, tan sólo nos queda pulsar sobre el botón Aplicar de esta ventana y de la anterior y cerrar la ventana
de diálogo de Hiperenlace.
También se puede insertar y dar formato a un hiperenlace desde en menú Formato => Carácter => Solapa
Hiperenlace.
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