manual de calidad - Subsidio Familiar

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
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MANUAL DE CALIDAD
Oficina Asesora de Planeación
Calle 45 A # 9-46
Teléfonos: 3487777 - PBX: 3487800
Fax 3487804
www.ssf.gov.co - e-mail: [email protected]
Bogotá D.C., Colombia
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MANUAL DE CALIDAD
CODIGO: MAN-PCA-005
VERSION: 6
Manual de Gestión Integral
FECHA: 04/Dic/2014
INTRODUCCIÓN
Un enfoque organizacional basado en procesos, es una excelente vía para organizar
y gestionar la forma en que las actividades de trabajo crean valor para los usuarios y
otras partes interesadas.
Actualmente, la SSF está estructurada como una jerarquía de unidades funcionales,
con lo cual está habituada a gestionarse verticalmente, con la responsabilidad por los
resultados obtenidos.
El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras
entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas
principales de la organización. También mejora la gestión de las interrelaciones de los
procesos, los cuales se gestionan como un sistema, mediante la creación y
entendimiento de una red de procesos y sus interacciones.
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1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL
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1.1 Objetivo de Manual
El presente Manual, pretende más allá de dar cumplimiento al requisito de la norma,
constituirse en el documento regente del Sistema Gestión de Calidad de la
Superintendencia de Subsidio Familiar, el cual comprende la definición del Sistema, a
través de la descripción de su política y objetivos institucionales, mapa de procesos,
secuencias e interacciones entre los mismos; haciendo referencia a los
procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y a las caracterizaciones del
proceso, como documentos identificadores y trazadores del modelo de la entidad,
sustentados en su misión, objetivos y funciones reglamentarias.
1.2 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
Para efectos de la certificación de Calidad el alcance del Sistema de Gestión de
Calidad de la Superintendencia de Subsidio Familiar – SSF se muestra a
continuación:
“PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL A
CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR Y DEMÁS ENTIDADES QUE
COMPROMETAN FONDOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR”.
1.3 Justificación de Exclusiones
Para el Sistema de Gestión de Calidad de la SSF, no aplican los siguientes requisitos
de las Normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008
• 7.3 Diseño y Desarrollo del servicio: Se encuentra excluido por considerarse que
el diseño y desarrollo no aplica a la entidad en razón a que la SSF no diseña, controla
o desarrolla los servicios que presta debido a que ya están establecidos por las
Políticas sectoriales, normatividad y directrices propia de la Entidad.
• 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del
servicio: La Superintendencia puede inspeccionar los resultados de los procesos
para la prestación del Servicio internamente y de esa manera puede determinar la
conformidad o no conformidad con respecto a la especificaciones establecidas para
cada de ellos y el cumplimiento de los requisitos de los Usuarios, por las razones
anteriores no se tendrá en cuenta en el Sistema de Gestión del Calidad (SGC).
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• 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición: Teniendo en cuenta la
naturaleza de los Productos o Servicios que entrega la Superintendencia, y que
durante su prestación o entrega no se requiere la utilización de equipos de
seguimiento y medición que garanticen el nivel de confianza en sus mediciones
mediante la continua verificación y calibración de los mismos, se excluye este
requisito no aplicable para prestar sus servicios de Inspección, Vigilancia y Control.
Las anteriores exclusiones no afectan la capacidad o responsabilidad de la entidad
para proporcionar productos y/o servicios que cumplan con los requisitos legales y/o
de los Usuarios.
1.4 Control del Manual
El Manual se actualiza para garantizar la correspondencia con los cambios de los
procesos, los procedimientos y los requisitos de ley; la naturaleza de su actualización
se identifica en la tabla que aparece al final del documento. Su revisión es realizada
por el Proceso de Planeación Institucional y aprobada por el Coordinador de este
proceso, el manual será publicado en el aplicativo Isolucion, y para efectos del
Sistema de gestión de Calidad las copias impresas se consideran como copias NO
CONTROLADAS. Una vez aprobado el Manual, el Proceso de Planeación
Institucional actualiza el listado maestro de documentos y lo publica en el aplicativo
Isolucion, e informa a través de distintos medios internos de comunicación a todos los
funcionarios de la entidad y particulares al servicio de la SSF para que pueda ser
consultado.”.
1.5 Estructura de la Documentación
La documentación del Sistema Integrado de Gestión de Calidad se encuentra
organizada de la siguiente forma:
Primer Nivel: Manual del Sistema de Gestión de Calidad
Segundo Nivel: Caracterizaciones de Procesos SGC.
Tercer Nivel: Procedimientos de los procesos, Cuarto Nivel: Lineamientos, Manuales
Operativos
Quinto nivel: Guías, Instructivos, Protocolos,
Sexto Nivel: Formatos y registros específicos para cada Proceso.
2. LA SUPERINTENDENCIA DE SUBSIDIO FAMILIAR – SSF
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2.1 Presentación de la SSF
El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a
los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de
personas a cargo. No constituye salario ni se computa como factor del mismo. Se
paga a través de las Cajas de Compensación Familiar.
Surge en nuestro país en 1954 y en un principio su actividad estuvo restringida
solamente a la repartición del subsidio en dinero, con prohibición expresa de
adelantar cualquier actividad diferente. Más adelante se abrió la posibilidad para que
se efectuaran obras o servicios de beneficio social con los remanentes no utilizados y
con los saldos de las apropiaciones semestrales para el pago del subsidio familiar en
dinero.
En 1979 dos trascendentales iniciativas legislativas son presentadas a la
consideración del Congreso de la República: el proyecto de Ley por el cual se creaba
la Dirección General del Subsidio Familiar en el Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social y aquel por el cual se reformaba el régimen de la prestación.
Después de arduos debates al interior del legislativo, el primero devino en el proyecto
de ley que creaba la Superintendencia del Subsidio Familiar y fue finalmente
aprobado en diciembre de 1980 convirtiéndose en la Ley 25 de 1981. El segundo
sufrió candentes debates en tres legislaturas, fue aprobado en diciembre de 1981 y se
convirtió en la Ley 21 de 1982.
A pesar de que la ley que le dio origen fue publicada el 9 de marzo de 1981 y que su
primer director fue nombrado en mayo, y sólo hasta septiembre de ese año inició
operaciones.
Fue preciso, antes, cumplir dispendiosos trámites de índole presupuestal que
requirieron la adición del presupuesto de la nación en virtud de la Ley 54 de 1981. El
Decreto N° 2545 de 1981 fijó la planta de personal y el 24 de septiembre iniciaron
labores sus primeros funcionarios.
Esta entidad quedó adscrita al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y su
organización y funcionamiento se deben someter a las normas de la ley que la creó.
Igualmente, que ejercerá sus funciones de conformidad con las instrucciones del
Presidente de la República y con las políticas laborales y de seguridad social que
adopte
el
Ministerio
de
Trabajo
y
Seguridad
Social.
A raíz de la escisión del Ministerio de la Protección Social, llevada a cabo mediante la
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Ley 1444 de mayo de 2011, la Superintendencia pasó a ser una entidad adscrita al
nuevo Ministerio del Trabajo.
2.2 Organigrama de la entidad
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2.3 Misión
La Superintendencia del Subsidio Familiar es una Entidad estatal del orden nacional
cuya razón de ser, es garantizar mediante sus funciones de inspección, vigilancia y
control, el eficaz funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar.
Garantiza, de acuerdo acorde con la Ley y las normas vigentes, la ampliación de la
cobertura del Sistema de Subsidio Familiar y la calidad de los servicios que prestan
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las Cajas de compensación, en especial a la población de medianos y bajos ingresos,
en aplicación de los principios de universalidad y solidaridad.
2.4 Visión
La Superintendencia del Subsidio Familiar, en 10 años tendrá un posicionamiento en
tecnología y atención al usuario, logrando un alto impacto social a través de sus
funciones de inspección, vigilancia y control a las entidades encargadas de recaudar
los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar.
2.5 Trámites y servicios
La Superintendencia del Subsidio Familiar, con el fin de prestar un mejor servicio a la
ciudadanía, pone a disposición los siguientes trámites y servicios:
2.5.1 Tramites
Si usted es un trabajador con contrato laboral en una empresa y no está afiliado a una
Caja de Compensación Familiar, puede reportar su empresa ante la Superintendencia
del Subsidio Familiar.
De igual manera, si su empleador se encuentra en mora con la Caja de
Compensación, debe reportarlo. Póngase en contacto con nuestra línea gratuita a
nivel nacional 018000910110 o a través de en el portal corporativo Conozca este
trámite.
Los Trámites son los siguientes:
• Presentación y reporte de Elusión en el Pago de los Aportes a las cajas de
compensación
Familiar.
• Solicitud de aprobación de los Proyectos de inversión de compra de arrendamiento
de bienes inmuebles de las cajas de Compensación Familiar.
2.5.2 Servicios
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 12 del Decreto 2150 de
1992, es función de la Superintendencia del Subsidio Familiar (División Legal),
expedir las certificaciones sobre existencia y representación legal de las entidades
sometidas a control.
Los mismos permiten identificar la razón social, personería jurídica, NIT,
representantes legales y aspectos inherentes a su objeto social, con el ánimo de ser
tenidos en cuenta para proyectos, convenios, programas o para las mismas acciones
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judiciales
que
se
Conozca este servicio:
pudieran
iniciar
contra
las
Corporaciones.
• Expedición de certificados de existencia y Representación legal de las cajas de
compensación Familiar.
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• Aula Virtual.
2.6 Política integral
Satisfacer las expectativas del cliente, soportados en personal competente y
constantemente capacitado en función de prestar los servicios de inspección,
vigilancia y control; por medio del cumplimiento del marco legal, los lineamientos de
los planes de gobierno e institucionales, manejo ecoeficiente de los recursos y el
mejoramiento continuo con eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de
Calidad.”
2.7 Objetivos del sistema de gestión de calidad
Los objetivos del Sistema de Gestión de calidad son los siguientes:
1. Superar los niveles de satisfacción del cliente establecidos en la prestación de los
servicios.
2. Fortalecer las competencias de nuestro talento humano, mediante planes de
bienestar y de capacitación.
3. Garantizar que el Sistema de Gestión de Calidad sea eficiente, eficaz y efectivo.
4. Propender por el cumplimiento de la ejecución de los planes institucionales a partir
de los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional.
5. Administrar y controlar integralmente los riesgos.
6. Optimizar el consumo de los recursos naturales y no naturales utilizados en
cumplimiento de las funciones propias de la entidad.
7. Fortalecer la inspección, vigilancia y control de las cajas de compensación familiar.
3 INTERACCIÓN DE PROCESOS.
La interacción entre los procesos del SGI, describe las relaciones que se dan entre
ellos, es continua y debe darse en un marco de comunicación permanente de doble
vía, tanto de los responsables como de los ejecutores de los mismos, para prestar
servicios con calidad y oportunidad a los usuarios y lograr el cometido de
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mejoramiento del desempeño institucional. En la SSF, la relación se presenta en
términos de CLIENTE o PROVEEDOR
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Procesos del sistema de gestión de calidad
El Mapa de Procesos propuesto para la SSF, orienta una propuesta de organización
con enfoque de procesos, generadores de valor y que se entienden transversales en
el quehacer diario institucional, hacia el logro de la satisfacción de las necesidades del
cliente y el cumplimiento de sus expectativas.
Los procesos necesarios para producir los resultados misionales previstos de la
entidad, incluyen gestión, recursos, realización (misión), medición y mejora. Se
encuentran identificados en caracterizaciones de proceso.
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Los Procesos Gestionados son los siguientes:
1. Direccionamiento Estratégico
2. Planeación Institucional
3. Comunicación Pública
4. Visitas a Entes Vigilados
5. Evaluación de Gestión de Cajas de Compensación Familiar
6. Control Financiero Contable de las CCF
7. Interacción con el Ciudadano
8. Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos
9. Control Legal de las Cajas de Compensación Familiar
10. Gestión Financiera y Presupuestal
11. Gestión de Sistemas de Información
12. Gestión del Talento Humano
13. Contratación Administrativa
14. Gestión Jurídica
15. Control Disciplinario
16. Recursos Físicos
17. Almacén e Inventarios
18. Gestión Documental
19. Notificaciones y Certificaciones
20. Evaluación y Control
Mapa de procesos
El mapa de procesos se presenta como la principal expresión del enfoque de
procesos de la entidad, contiene los macro procesos en forma diagramada, de los
cuales se desprenden los diferentes procesos institucionales mencionados
anteriormente.
El Mapa Se compone de cuatro tipos de procesos: ESTRATÉGICOS, MISIONALES,
APOYO y de EVALUACIÓN.
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3.1 Estructuración de Procesos Estratégicos
La estrategia es un mecanismo utilizado para generar desarrollo y lograr éxito de
manera sostenible, es el patrón de decisiones en una organización, la cual determina
sus objetivos, propósitos y metas.
Incluye procesos para el establecimiento de políticas fijación de objetivos, provisión de
comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos y revisión por
la
dirección.
Contiene además, los procesos necesarios para medir y analizar el desempeño
institucional, así como mejorar su eficacia y su eficiencia.
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3.1.1 Macroproceso: Gestión de Direccionamiento
Proceso 1. Direccionamiento Estratégico
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El objetivo de este proceso es Dirigir, presidir actuar y controlar la acción
administrativa necesaria para desarrollar la misión, visión, objetivos, planes,
programas de cada uno de los procesos de la entidad; garantizando la aplicación de
las leyes y reglamentos en lo referente al subsidio familiar y ordenar a los organismos
vigilados que se ajusten a ellos.
Procedimientos
Expedición De Actos Administrativos De La Ssf (Resol Y Circ):
 Alcance de este procedimiento se aplica a la emisión de actos administrativos
de resoluciones o circulares de la SSF. Desde la proyección hasta su
publicación.
Revisión por la Dirección
 Alcance: Este procedimiento Aplica a todos los procesos y procedimientos del
Sistema de Gestión Integral de la Calidad desde la recopilación de la
información y preparación del informe hasta la elaboración de las acciones de
mejoramiento implementadas que garantice la continua, eficacia y mejora del
Sistema
Proceso 2. Planeación Institucional.
El objetivo del proceso es el de coordinar y apoyar la elaboración de los planes,
programas, proyectos y el mantenimiento y mejora continua del SGC para el
cumplimiento de la misión y objetivos institucionales de SSF.
Procedimientos
Acciones Preventivas Y Correctivas

Alcance: Este procedimiento inicia con la identificación de los hallazgo de no
conformidades potenciales o reales, el análisis de sus causas, la apertura y
desarrollo de acciones de mejora, correctivas y/o preventivas y la evaluación de su
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efectividad hasta las acciones necesarias de mitigación o aprobación a la
utilización del servicio No conformidades.
Administración de los Riesgos Institucionales

Alcance: Este procedimiento inicia desde la identificación del riesgo del proceso
hasta el seguimiento y control de las acciones necesarias de cumplimiento.
Control De Documentos

Alcance: Aplica para todo documento externo e interno (nuevo o actualización) que
se considere como documento del Sistema Integrado de Gestión - SIG; desde el
momento en el que se solicita su inclusión hasta su cargue, aprobación y
publicación en la herramienta ISOLUCION.
Control Operacional

Alcance: Este procedimiento aplica para todos los procesos y Procedimientos de la
Superintendencia del Subsidio Familiar.
Formulación y Seguimiento Plataforma Estratégica Institucional

Alcance: Desde la solicitud y recopilación de la información del sector y de la
entidad hasta la obtención de la plataforma estratégica aprobada y divulgada.
Formulación y Seguimiento A Planes De Acción

Alcance: Este procedimiento aplica para la formulación de los Planes de Acción
Anuales y el seguimiento a las ejecuciones trimestrales, iniciando con el envío de
las directrices para su formulación hasta la elaboración y publicación del informe
consolidado de ejecución trimestral.
Formulación, Registro y Seguimiento Proyectos De Inversión

Alcance: El presente procedimiento aplica para todos los proyectos de inversión de
la Superintendencia del Subsidio Familiar que se formulen, registren, modifiquen y
viabilicen por las instancias competentes. Inicia desde la identificación de las
necesidades de inversión hasta la presentación del informe de seguimiento a
proyectos de inversión.
Motivación, Comunicación y Consulta
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
Alcance: Este procedimiento inicia desde las actividades y decisiones pertinentes
a la Superintendencia del Subsidio Familiar hasta la difusión tanto a nivel interno
como a las partes interesas en aspectos del Sistema Integral de Gestión.
Realización de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

Alcance: Este proceso aplica para la realización de la Audiencias publica anual
que hace la SSF. Inicia desde la realización del cronograma de actividades hasta
el día de la realización de la encuesta.
Recaudo Cuota de Sostenimiento de la Entidad

Alcance: Aplica para el recaudo de todas las cuotas de sostenimiento que pagan
las CCF en todo el país. Desde la determinación del coeficiente de pago por CCF
hasta la verificación de las consignaciones en la Dirección del Tesoro Nacional.
Registro, Administración y Análisis de Indicadores

Alcance: Este procedimiento inicia desde la identificación del indicador del proceso
de acuerdo con las familias y tableros de control creados en la herramienta
ISOlución hasta las acciones necesarias de cumplimiento.
Tratamiento Producto / Servicio no Conforme

Alcance: Este procedimiento inicia con la identificación del incumplimiento de
requisitos en la prestación del servicio o la entrega de productos hasta la
evaluación de la efectividad de las acciones tomadas para evitar su repetición
3.1.2 Macroproceso: Gestión de Comunicación.
Proceso 1. Comunicación Pública.
El objetivo de este proceso es el de Desarrollar actividades de comunicación
audiovisual interna y externa que permitan a la Superintendencia del Subsidio
informar sobre las funciones de inspección, vigilancia y control así como la orientación
al ciudadano que se brinda a través de los diferentes canales de comunicación; los
derechos y deberes de los colombianos respecto del subsidio familiar y los servicios
sociales que prestan las Cajas de Compensación Familiar.
Procedimientos:
Elaboración de Boletines de Prensa
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
Alcance: El presente procedimiento abarca desde la redacción de las notas de
prensa hasta el envío y su eventual publicación en los medios de comunicación.
Gestión de Medios de Comunicación Institucional

Alcance: Este procedimiento cubre desde el momento de la solicitud de
información por parte de las áreas hasta su publicación en los medios
institucionales de comunicación.
Manejo de la Publicidad de la SSF

Alcance: El presente procedimiento empieza desde el planteamiento de las
campañas publicitarias para promocionar los canales de comunicación con la
ciudadanía hasta su producción y publicación.
Medición de la Percepción de Medios de Comunicación Interna

Alcance: Este procedimiento cubre desde la aplicación de la encuesta hasta su
tabulación, análisis y socialización de resultados.
Producción del Programa de Televisión A Su Servicio

Alcance: Este procedimiento cubre desde la preproducción del programa hasta su
emisión.
3.2 Estructuración de Procesos Misionales.
Corresponde a esta categoría, los procesos de realización o los que concretan el
cumplimiento de la misión de la entidad y el resultado previsto para el cumplimiento
de
su
objeto
social
o
razón
de
ser.
3.2.1 Macroproceso: Inspección, Vigilancia y Control.
Inspección: Conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento,
monitoreo y evaluación, sirven para solicitar, confirmar y analizar de manera puntual
la información que se requiera sobre la situación de los servicios y sus recursos,
sobre la situación jurídica, financiera, técnica, administrativa y económica de las
entidades sometidas a vigilancia, dentro del ámbito de su competencia.
Son funciones de inspección entre otras las visitas, la revisión de documentos, el
seguimiento de peticiones de interés general o particular y la práctica de
investigaciones administrativas.
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Vigilancia: La vigilancia, consiste en la atribución de advertir, prevenir, orientar, asistir
y propender porque las CCF y demás sujetos de vigilancia, cumplan con las normas
que regulan el Sistema de Subsidio Familiar, para su desarrollo.
Control: Es la facultad que posee la SSF de sancionar a las entidades y a los
funcionarios por las malas prácticas en la administración y en la prestación de los
servicios sociales, y de exigir en consecuencia modificaciones en los
comportamientos, procedimientos y resultados. El control tiene como objetivo
cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Proceso 1. Control financiero contable de las cajas de compensación familiar –
CCF.
Este Proceso tiene por Objetivo analizar, reglamentar y fijar procedimientos, emitir
observaciones y recomendaciones e impartir instrucciones a las CCF sobre temas
financieros y contables soportados en la normatividad vigente.
Procedimientos:
Asignación de Excedentes Segunda Y Tercera Prioridad FOVIS Sectores Rural y
Urbano.

Alcance: Aplica para todas las Cajas de Compensación Familiar del país e inicia
con la recepción de la información del CDI para la identificación de los recursos
remanentes de la segunda y tercera prioridad, hasta la determinación y asignación
de los recursos a las Cajas receptoras o particulares.
Concepto Financiero y Contable en Proyectos de Inversión y Consultas Internas y
Externas.

Alcance: Este procedimiento se aplica a los proyectos de inversión que las Cajas
de Compensación Familiar solicitan autorización de aprobación y seguimiento
según el caso, y a las consultas técnicas contables remitidas por Terceros Internos
O Externos, Desde El Momento En Que Se Recibe En La Dirección hasta la
emisión del respectivo concepto al solicitante.
Cuota De Referencia, Cuociente Departamental y Aplicación De Recursos

Alcance: El presente procedimiento inicia con la solicitud de la información
financiera y estadística específica a las Cajas de Compensación Familiar con corte
a 31 de diciembre de cada año, hasta la solicitud de la copia de la resolución de
Cuociente Departamental para su archivo.
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Determinar los Valores de las CCF Cuyo Porcentaje no superó el Obligatorio del 55%
después de pagar la Cuota Monetaria

Alcance: Este procedimiento se aplica para las CCF que generen excedentes del
55%. Se inicia con el análisis de la información financiera y contable con corte al
31 de diciembre y finaliza con la elaboración del proyecto del acto administrativo
respectivo.
Estudio de la Ejecución Presupuestal De Ingresos y Egresos

Alcance: Inicia con la presentación de los informes de gestión trimestrales de las
Cajas de compensación Familiar a la Dirección Financiero Contable y la
asignación al profesional encargado de su análisis, y finaliza con la evaluación de
las respuestas recibidas sobre las observaciones y/o recomendaciones proferidas
como producto del análisis realizado.
Estudio de Presupuestos De Ingresos y Egresos Aprobados.

Alcance: Este procedimiento se aplica para la revisión y análisis inicial de los
ingresos y egresos presupuestales de las cajas de compensación familiar a los
cortes señalados por la superintendencia de los Presupuestos de Ingresos y
Egresos remitidos por las Cajas de Compensación Familiar, inicia con la
radicación en la Dirección Financiero Contable de los Presupuestos de Ingresos y
Egresos y la asignación al profesional encargado de su análisis, y finaliza con la
evaluación de las respuestas recibidas sobre las observaciones y/o
recomendaciones proferidas como producto del análisis realizado.
Revisión y Análisis de los Estados Financieros de las Cajas De Compensación
Familiar

Alcance: Este procedimiento se aplica a la información financiera y contable de las
Cajas de Compensación Familiar vigiladas por la Superintendencia del Subsidio
Familiar. inicia desde el momento que es asignada la información financiera y
contable de las Cajas de Compensación Familiar vigiladas por la Superintendencia
del Subsidio Familiar a un funcionario para su revisión y análisis, hasta el archivo
de la información financiera como la complementaria.
Proceso 2. Evaluación de gestión de cajas de compensación familiar - CCF.
El Objetivo de este proceso es la de ejercer el seguimiento a la ejecución de los
fondos de ley, servicios sociales, coberturas, focalización, programas, proyectos,
inversiones y demás actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de las
CCF, con el fin de darle cumplimiento al proceso de Inspección, vigilancia y control
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mediante el análisis y evaluación de los informes trimestrales de gestión enviados por
las CCF.
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Procedimientos
Certificación de Disponibilidad De Recursos Del FOVSI Para Promoción De Oferta

Alcance: Aplica para toda CCF que reporte a la SSF la intención de utilizar
recursos de promoción de oferta del componente de vivienda del FOVIS previstos
por la normatividad vigente. Desde la presentación de la solicitud formal del
proyecto hasta la expedición de la respectiva certificación de disponibilidad de
recursos.
Cuociente Nacional y Particular de los Recaudos de las CCF

Alcance: Aplica para todas las CCF desde la emisión de la resolución para
determinar el cociente nacional y particular de los recaudos correspondientes a las
CCF hasta el seguimiento de su cumplimiento.
Compensación De Recursos Del FONEDE

Alcance: El presente procedimiento se aplica a todas las labores del proceso de
compensación entre Cajas de Compensación Familiar de los recursos no
ejecutados del FONEDE, por parte de la División Operativa de la Superintendencia
del Subsidio Familiar.
Constitución de Aportes Voluntarios con destino al FONIÑEZ

Alcance: Se realiza para aquellas Corporaciones que autónomamente y previa
autorización de su Consejo Directivo decidan destinar un porcentaje de recursos
adicionales al que le corresponde apropiar de manera obligatoria con destino al
componente del Fondo para la Atención Integral a la Niñez y la Jornada Escolar
Complementaria FONIÑEZ
Constitución de Aportes Voluntarios con destino al FOVIS

Alcance: Aplica para aquellas Corporaciones que autónomamente y previa
autorización de su Consejo Directivo decidan destinar un porcentaje de recursos
adicional al que les corresponde apropiar de manera obligatoria con destino al
componente de vivienda del Fondo de Vivienda de Interés Social FOVIS. El
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procedimiento inicia desde recepción de solicitud formal de la CCF hasta la
autorización otorgada por el Superintendente del Subsidio Familiar.
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Cronograma Anual de Asignaciones de Subsidios de Vivienda

Alcance: Contiene toda la programación de asignaciones y postulaciones que
desarrollaran las CCF durante la vigencia correspondiente. Este procedimiento
inicia Desde la radicación de la información del cronograma hasta la publicación
de informe cronograma de asignaciones y postulaciones del FOVIS.
Empleadores Morosos

Alcance: Aplica para todas las empresas, que se encuentran en mora en el pago
de los aportes parafiscales al subsidio familiar. Desde la recepción de reporte por
parte de las CCF hasta el generación de oficios de cobro y reenvió nuevamente a
la CCF correspondiente.
Informe de Evaluación a Cajas Afiliadas A FONEDE

Alcance: Se aplica a los informes de ejecución mensual del FONEDE de todas las
C.C.F.
Certificación de Disponibilidad de Recursos del FOVIS para Promoción de Oferta

Alcance: Aplica para toda CCF que reporte a la SSF la intención de crear sus
fondos voluntarios dentro de la normatividad vigente. Desde la presentación de la
solicitud formal y su proyecto hasta la formalización de este.
Reporte de Información Financiera Sobre la Gestión Administrativa y Financiera del
FOVIS

Alcance: Aplica para la información generada por la totalidad de las CCF durante
la periodicidad regulada por la normatividad vigente. Desde la recepción de la
información hasta su reporte a los entes interesados.
Reporte de Información sobre la Gestión Administrativa Y Financiera Del FOVIS –
Componente De Vivienda

Alcance: Se genera la nueva versión del documento de conformidad con el
(Decreto 2595 de 2012 "Por el cual se modifica la Estructura de la
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Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las Funciones de sus
Dependencias") y a la Circular externa 002 de 2014, por la cual se dan
instrucciones generales y remisión de información para la inspección, vigilancia y
control.
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Seguimiento y Control al Programa de Atención Integral a la Niñez

Alcance: Este procedimiento comienza desde la realización del seguimiento y
control de acuerdo a la Ley 633 de 2000, Ley 789 de 2002, Decreto 827 de 2003,
Decreto 1729 de 2008, Circular Externa Interinstitucional MEN- ICBF-SSF del 29
de agosto de 2009, Decreto 2190 de 2009, hasta los lineamientos generales de
atención integral a la niñez.
Seguimiento y Control Al Programa de Jornada Escolar Complementaria

Alcance: Este procedimiento comienza desde la realización del seguimiento y
control de los programas de Jornada Escolar Complementaria, hasta los
lineamientos de la SSF y el Ministerio de Educación Nacional.
Seguimiento y Control a los Recursos de Ley 115 de 1994

Alcance: Este procedimiento inicia con la recepción del informe trimestral por parte
de la dirección para la gestión de las cajas de compensación familiar, sigue con la
verificación y consolidación del informe y culmina con la elaboración del informe de
aplicación de los recursos de la ley 115 de 1994 y su traslado para la revisión y
firma por parte de la Superintendente de Subsidio Familiar.
Seguimiento y Control a Ingresos, Egresos, Mercadeo y Salud

Alcance: Aplica a todo informe trimestral de gestión que envian las CCF para
verificar los ingresos, los egresos, la información financiera, el programa de
mercadeo y de salud, con respecto a los presupuestos de ingresos y egresos de
cada CCF.
Proceso 3. Visitas a de Entes Vigilados.
El propósito de este Proceso Contribuir al cumplimiento de la gestión institucional a
través de la inspección, vigilancia y control, en los aspectos administrativos,
financieros, contables, de funcionamiento y operativos de las CCF y demás entidades
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
que estas constituyan, administren o participen, como asociadas o accionistas con
relación a la prestación de los servicios sociales a su cargo.
21
Procedimientos
Ejecución y Seguimiento de Visitas

Alcance: El presente procedimiento tiene inicio en la programación de visitas,
hasta el seguimiento en la Caja de Compensación Familiar al Plan de
Mejoramiento.
Realización de Seminario y/o Talleres A Cajas de Compensación Familiar

Alcance: Inicia desde la programación de los seminarios y/o talleres y va hasta la
realización.
Visitas Especiales

Alcance: Inicia desde la solicitud de la Visita Especial hasta el informe de la misma
o traslado a autoridades competentes en los casos en que haya lugar.
Proceso 4. Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos.
Cuyo objetivo es el de analizar y evaluar la eficiencia y la eficacia de los planes,
programas, proyectos de inversión y servicios sociales ofrecidos por las Cajas de
Compensación Familiar; y llevar el registro y analizar la información estadística del
sistema del subsidio familiar, en cumplimiento de la función de inspección, vigilancia y
control en beneficio de la población afiliada.
Procedimientos
Análisis y Concepto de los Programas y Proyectos de Inversión de Autorización
General

Alcance: Aplica para la presentación de todos los programas y/o proyectos y
actividades relacionadas con el análisis de los servicios sociales, presentados por
las C.C.F., desde la presentación del programa y/o proyecto, revisión, análisis,
hasta la emisión del concepto técnico.
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
Análisis y Concepto de los Recursos de Reposición Interpuestos por las C.C.F. sobre
los Planes, Programas y Proyectos de Inversión de Autorización Previa

Alcance: Aplica para la presentación de todos los recursos de reposición
interpuestos por las Cajas de Compensación Familiar sobre planes, programas y
proyectos de inversión, desde la presentación del recurso de reposición, revisión y
análisis, hasta la emisión del concepto técnico de si es procedente o no es
procedente.
Análisis y Recomendación de Aprobación, Objeción o Negación de los Proyectos de
Inversión de Autorización Previa.

Alcance: Aplica para la presentación de todos los proyectos y actividades
relacionadas con el análisis de los servicios sociales y evaluación de proyectos
presentados por las Cajas de Compensación Familiar, desde la presentación del
proyecto, revisión, análisis, hasta la emisión del concepto de aprobación o
negación y del correspondiente acto administrativo (resolución).
Elaboración de Información Estadística de las Cajas de Compensación Familiar

Alcance: El presente procedimiento es aplicado desde la captura de la información
estadística de la CCF hasta la publicación de todos los informes de población,
Cobertura en Servicios Sociales, Recurso Humano e Infraestructura que lleva a
cabo Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación De
Proyectos De Inversión.
Análisis y Recomendación de Aprobación, Objeción o Negación de los Planes,
Programas y Proyectos de Inversión de Autorización Previa

Alcance: Aplica para la presentación de todos los planes, programas, proyectos y
actividades relacionadas con el análisis de los servicios sociales, evaluación de
proyectos y estudios especiales de las Cajas de Compensación Familiar, desde la
presentación del proyecto, revisión, análisis, hasta la emisión del concepto de
aprobación o negación y del correspondiente acto administrativo (resolución).
Evaluación y Registro de Convenios de Cooperación Nacional e Internacional

Alcance: El presente procedimiento aplica desde la recepción del convenio hasta
su respectiva revisión, estudio y registro.
Evaluación y Conceptos del POA, Inversiones y Tarifas

Alcance: El procedimiento comienza desde el envío de la Circular anual a las
Cajas de Compensación Familiar a finales de cada año, que instruye para el
correcto diligenciamiento del POA, Presupuesto de Ingresos, Egresos e
22
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
Inversiones y Tarifas, de la respectiva vigencia, hasta la elaboración del oficio con
las correspondientes observaciones y/o recomendaciones.
23
Modificación Del Límite Máximo Del Monto Anual De Las Inversiones

Alcance: Aplica para la presentación de todas las modificaciones del Límite
Máximo del Monto Anual de las Inversiones presentadas por las Cajas de
Compensación Familiar, desde la presentación de la modificación hasta la emisión
del concepto técnico, del oficio de viabilidad o no viabilidad y de su traslado para
registro, seguimiento y control.
Proceso 5. Control Legal de las Cajas de Compensación Familiar.
El Objetivo de este proceso es el de vigilar y controlar el cumplimiento de las
disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias relacionadas con la creación,
organización y funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar y demás entes
recaudadores y pagadores del subsidio familiar e iniciar las acciones a que haya lugar
en caso de incumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
Procedimientos:
Análisis y Desarrollo de las Investigaciones Administrativas

Alcance: Inicia con el análisis de los informes de hallazgos detectados en las
cajas, con los soportes probatorios pertinentes y la indicación de las posibles
violaciones legales, reglamentarias, estatuarias y/o directrices del organismo de
control y vigilancia, así como de las quejas, denuncias o reclamos presentados por
los particulares o remitidos por otras entidades, para de esta manera determinar si
con base en las informaciones recibidas se inicia Investigación Administrativa, a
los miembros de los Consejos Directivos, Directores Administrativos, Revisor
Fiscal, Contador o algún funcionario de la Corporación, hasta su culminación.
Aprobación- Improbación De Las Decisiones De Asambleas

Alcance: Inicia con la recepción de las convocatorias de todas las asambleas
realizadas por los entes vigilados, hasta la aprobación o desaprobación de las
decisiones tomadas en éstas.
Expedición de Certificaciones de Existencia y Presentación
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Alcance: El presente procedimiento es aplicado desde la recepción de la solicitud
por parte de las Cajas de Compensación Familiar, los Particulares o personas
jurídicas para su certificación hasta la remisión del oficio por parte de la
Superintendencia del Subsidio Familiar que contenga dicha certificación.
24
Medidas Cautelares

Alcance: Este procedimiento inicia desde la recepción del insumos documentales
que evidencien la necesidad de adoptar la medida especial, prosigue con el
análisis sobre las medidas de intervención administrativa a adoptar (vigilancia
especial, intervención administrativa parcial o total o liquidación), así como la
elaboración de las resoluciones que adopte la medida especial, hasta la
proyección de la resolución por medio de la cual se levanta la medida cautelar o se
liquida la CCF intervenida.
Nombramiento de Director Administrativo Principal y/o Suplente

Alcance: Inicia desde la recepción de la documentación de la CCF hasta la
formalización del registro del nuevo director administrativo, para el registro de
todos los nombramientos de Director Administrativo (Principal y Suplente) de
Entes Vigilados por la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Registro de Designación de Consejeros Directivos en Representación de los
Trabajadores

Alcance: Inicia desde la recepción de la resolución emitida por el Ministerio del
Trabajo hasta la remisión del oficio de autorización para su envió, para el registro
de la designación de Consejeros Directivos en representación de los trabajadores
de todas las CCF.
Rubricación De Libros

Alcance: Inicia con la recepción de libros para rubricación hasta el envió del oficio
remisorio y libros rubricados a la respectiva Caja de Compensación Familiar, es
aplicado a todas las solicitudes de rubricación de libros de los entes vigilados por
la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Seguimiento A Fusiones Entre CCF

Alcance: Inicia con la recepción del acta de Asamblea que contiene la solicitud de
fusión de las Cajas de Compensación Familiar que de común acuerdo estén
dispuestas a efectuarla hasta su ejecución.
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
Proceso 6. Interacción con el ciudadano.
El objetivo para este proceso es el Proteger los derechos y deberes de los ciudadanos
entorno a los temas de subsidio familiar por medio de la atención y orientación a los
mismos, y los diferentes mecanismos desarrolladas por la entidad para evitar la
vulneración de sus derechos y mejorar la imagen de la entidad.
Procedimientos:
Canales de Atención al Ciudadano

Alcance: Inicia con la planificación del proceso, continua con la recepción de las
solicitudes realizadas por los ciudadanos o usuarios del sistema, continua con la
comunicación y respuesta de la caja de compensación familiar y finaliza con la
respuesta final al usuario, el análisis y mejoramiento del servicio prestado por el
proceso.
Medición de la Satisfacción de los Servicios

Alcance: Inicia con la planificación de la actividad, continua con la elaboración del
instrumento de medición y entrega de material promocional finaliza con el análisis
de los resultados de la encuesta y formulación de acciones frente al mismo.
Medición de la Satisfacción del Usuario de la SSF y de las CCF

Alcance: Aplica para la medición de la satisfacción de los usuarios que llegan a la
entidad por medio de los canales de atención dispuestos para la ciudadanía,
afiliados o no a una caja de compensación familiar; y de igual forma se mide la
satisfacción de las cajas de compensación familiar a nivel nacional frente a los
servicios
prestados
por
la
entidad.
Dicho procedimiento se realiza desde la elaboración del instrumento de medición y
la determinación de la muestra hasta el análisis de los resultados y formulación de
acciones frente al mismo.
Participación en eventos y/o Ferias de Atención al Ciudadano

Alcance: Inicia con la planificación de actividades del proceso y finaliza con la
realización en el seminario anual CCF y/o participación en feria y/o eventos.
3.3 Estructuración de Procesos de Apoyo.
25
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
Los procesos de apoyo están constituidos por aquellos que brindan soporte para el
cumplimiento de los procesos estratégicos, misionales especialmente en lo
relacionado con la provisión de los recursos necesarios para la prestación del servicio.
3.3.1 Macroproceso Gestión de Tecnología e Información.
26
Proceso 1. Gestión de Sistemas de Información.
El objetivo de este proceso es el de suministrar y mantener los bienes y servicios de
tecnologías de información y comunicaciones mediante la identificación y satisfacción
de necesidades de la organización con el fin de apoyar y fortalecer los procesos de la
entidad.
Procedimientos:
Copias de Respaldo

Alcance: El presente procedimiento inicia con la identificación de los datos
relevantes objeto de salvaguarda y finaliza con la restauración de copias cuando
así se requiera.
Formulación Proyectos de Inversión de Tecnología

Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad hasta la
adopción del Plan de Inversión Anual en el plan de acción de la Oficina.
Implementación de Soluciones de Software Aplicativo

Alcance: El presente procedimiento inicia con la identificación de las necesidades
de las áreas y finaliza con la puesta en operación de la solución de software
implementada.
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Infraestructura Tecnológica

Alcance: Cubre desde la elaboración de los planes de mantenimiento hasta la
expedición de cumplidos a satisfacción del servicio de mantenimiento.
Monitoreo del Comportamiento del Sistema

Alcance: El presente procedimiento inicia con la implementación de las
herramientas de monitoreo hasta la ejecución de las tareas de monitoreo.
Soporte y Atención a Solicitudes
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Alcance: El procedimiento inicia con la programación y supervisión de los
mantenimientos preventivos y finaliza con la medición de indicadores y acciones
correctivas.
Proceso 2. Gestión Documental.
Establecer directrices que permitan aplicar eficaz, eficiente y efectivamente los
procesos archivísticos de la Entidad para Gestionar y administrar toda la información
física y electrónica que producen las dependencias en el ejercicio de las funciones de
la Superintendencia del Subsidio Familiar, teniendo en cuenta el ciclo vital del
documento desde el momento de su radicación hasta su conservación final, aplicando
las herramientas archivísticas para asegurar la memoria institucional de la Entidad.
Procedimientos:
Administración Documental

Alcance: Este procedimiento inicia con la apertura de las carpetas con base en su
tabla de retención documental y finaliza en la revisión de los tiempos de retención
para la posible eliminación de la documentación o traslado al Archivo General de
la Nación.
Administración y Circulación para el Préstamo de Archivos

Alcance: El procedimiento inicia en la recepción de la solicitud de préstamo y
culmina en el registro de la devolución de la documentación solicitada.
Administración del Archivo Central

Alcance: Este procedimiento inicia en la programación del cronograma de
transferencias documentales, y finaliza en la revisión de los tiempos de retención
para la posible eliminación de la documentación o traslado al AGN.
Control De Registros

Alcance: Aplica en todas las áreas de la Superintendencia, para todo documento
externo e interno que se considere evidencia de gestión o de resultado de las
actividades desempeñadas; incluye identificación, almacenamiento, protección,
acceso, tiempo de retención y disposición de los registros y sus transferencias
entre archivos de gestión, central e histórico.
Gestión de Correspondencia Entrante
27
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Alcance: El presente procedimiento inicia con la recepción de la correspondencia
entrante hasta su entrega en cada dependencia de la SSF.
Gestión De Correspondencia Enviada

Alcance: El presente procedimiento inicia con la recepción de correspondencia
para envío, hasta el alistamiento de las comunicaciones.
3.3.2 Macroproceso Gestión Jurídica.
Proceso 3. Procesos Disciplinarios
Investigar y/o sancionar las conductas de los servidores públicos o ex servidores
públicos de la Superintendencia del Subsidio Familiar, originadas en el incumplimiento
de deberes funcionales, la extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, la
violación de los regímenes de prohibiciones, de inhabilidades, incompatibilidades,
impedimentos y conflicto de intereses y demás normas imperativas.
Procedimientos:
Procesos Ordinarios

Alcance: Aplica a los servidores y ex servidores públicos del a Superintendencia
del Subsidio Familiar. El proceso disciplinario inicia de oficio, con ocasión de una
queja o informe de servidor público. La evaluación de la queja puede dar lugar a
un auto inhibitorio, remisión por competencia, caducidad, indagación preliminar,
investigación disciplinaria, auto de citación a audiencia, archivo definitivo, fallo
sancionatorio o absolutorio. Se debe garantizar el debido proceso y el principio de
la doble instancia.
Procesos Verbales

Alcance: Aplica a los servidores y ex servidores públicos del a Superintendencia
del Subsidio Familiar. El proceso disciplinario inicia de oficio, con ocasión de una
queja o informe de servidor público. La evaluación de la queja puede dar lugar a
un auto inhibitorio, remisión por competencia, caducidad, indagación preliminar,
investigación disciplinaria, auto de citación a audiencia, archivo definitivo, fallo
sancionatorio o absolutorio. Se debe garantizar el debido proceso y el principio de
la doble instancia.
Proceso 4. Gestión Jurídica.
28
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
Apoyar a la entidad en la gestión jurídica, fijando la posición jurídica de la entidad y
sus vigilados para el desarrollo del ordenamiento del sistema de subsidio familiar,
además de ejercer una adecuada y permanente defensa de los procesos judiciales de
la SSF ante cualquier autoridad judicial y Gestionar y hacer efectivas las resoluciones
por medio de las cuales la SSF impone sanciones pecuniarias a sus vigilados.
29
Procedimientos:
Compilación y Sistematización de Normatividad y Jurisprudencia

Alcance: Este procedimiento empieza desde la compilación y organización de la
normatividad y jurisprudencia hasta la concepción de desarrollo de normas e
instrumentos jurídicos legales.
3.3.3 Macroproceso Gestión Financiera y Presupuestal.
Proceso 5. Gestión Financiera y Presupuestal.
Gestionar, administrar y proporcionar adecuadamente los recursos financieros que
faciliten el desarrollo de los procesos de la SSF, dirigidos a cumplir con el plan
estratégico de la entidad. Elaborar el anteproyecto de presupuesto, efectuar la
distribución del plan anual mensualizado de caja -PAC, la ejecución presupuestal, los
pagos y obligaciones incluidos los tributarios, hasta la elaboración, presentación y
sustentación de estados financieros.
Procedimientos:
Cadena Presupuestal

Alcance: El proceso inicia desde la formulación del anteproyecto, desagregación
del decreto de liquidación del presupuesto, la ejecución presupuestal de egresos e
ingresos y la presentación de los estados financieros e informes contables a los
diferentes entes de interés.
Ejecución Presupuestal De Ingresos

Alcance: Aplica para el registro de causación de los ingresos presupuestales
generados por la entidad, desde la verificación en aplicativo SIIF de los rubros
concepto de ingresos asociados a la unidad ejecutora al iniciar la vigencia hasta la
confrontación y revisión de los registros contables generados automáticamente en
el sistema con la causación del ingreso.
Elaboración Anteproyecto Presupuesto
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Alcance: Aplica para la realización del anteproyecto de presupuesto de ingresos y
gastos y Marco de Gasto de Mediano Plazo, desde la recepción de los
lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, hasta el
registro en el aplicativo SIIF.
Elaboración y Presentación de la Información Contable

Alcance: Inicia con la recepción y registro de la información contable en la
Superintendencia del Subsidio Familiar y finaliza con la generación de los estados
financieros.
3.3.4 Macroproceso Logística.
Proceso 6. Contratación Administrativa.
Gestionar la Contratación de la Superintendencia para asegurar el cumplimiento de la
misión institucional, apoyando las áreas técnicas, en la adquisición de bienes, obras y
servicios que se requieran.
Procedimientos:
Etapa Contractual

Alcance: Aplica para la totalidad de los contratos suscritos por la Entidad, a partir
del momento de su perfeccionamiento y legalización hasta la finalización del
término de ejecución.
Etapa Post-Contractual

Alcance: Aplica para todos los procesos contractuales que adelante la
Superintendencia del Subsidio Familiar en cada vigencia, sin tener en cuenta la
cuantía de cada uno de ellos, salvo las excepciones establecidas en la ley, hasta
la entrega del paz y salvo por aparte de la entidad.
Etapa Precontractual

Alcance: Aplica para la gestión contractual que adelanta la Superintendencia a
través de los diferentes procesos de selección, desde el momento en que se
recibe la solicitud de contratación con los soportes documentales, allegados por el
área que requiere adelantar la contratación, hasta el perfeccionamiento y
legalización del respectivo contrato.
Planificación De La Contratación Institucional
30
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Alcance: Aplica para todos las dependencias que requieren ejecutar su
presupuesto en los diferentes proyectos y gastos de funcionamiento.
31
Proceso 7. Recursos Físicos.
Asegurar la eficiente administración de los bienes y servicios requeridos en la
operación de los procesos de la entidad, manteniendo adecuadamente los recursos
físicos, optimizando la oportunidad en la adquisición y suministro de bienes y
servicios, como área de apoyo de la superintendencia de subsidio familiar.
Procedimientos:
Administración de Caja Menor

Alcance: El presente procedimiento inicia con el estudio de necesidades para la
asignación de recursos hasta el cierre de la caja menor.
Coordinación del Buen Uso de Bienes y Servicios

Alcance: La coordinación inicia con la planeación de los servicios o bienes
requeridos hasta la satisfacción de la necesidad.
Proceso 8. Almacén e Inventarios.
Controlar el ingreso y egreso de todos los bienes de la Superintendencia del Subsidio
Familiar y mantener actualizado los inventarios de bienes devolutivos y controlables
de la entidad.
Procedimientos:
Administración Del Inventario

Alcance: Inicia con el registro en la base de datos de inventarios y puesta en
servicio, hasta la verificación física de los bienes que se encuentran en las
diferentes dependencias, para el registro y control de los inventarios de bienes
devolutivos, nuevos y usados a cargo de los cuentadantes.
Egreso de Bienes de Consumo del Almacén
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Alcance: Inicia con la recepción de la solicitud de elemento de consumo hasta el
archivo del comprobante de egreso de consumo.
Egreso de Bienes Devolutivos Del Almacén

Alcance: Aplica para todo movimiento de egreso de bienes devolutivos desde la
recepción de las solicitudes de las diferentes dependencias hasta el registro del
egreso en control de inventarios y aplicativo NEON.
Egreso de Bienes para Dar de Baja

Alcance: Inicia con la identificación de los bienes susceptibles a dar de baja, hasta
la transferencia de los mismos a otras entidades públicas.
Entrada de Bienes Adquiridos al Almacén

Alcance: Inicia desde que se reciben físicamente los bienes adquiridos por la
entidad (De Consumo o Devolutivos) en el almacén, hasta que se entregan para el
consumo o utilización.
Pérdida o Hurto de Elementos Devolutivos

Alcance: Inicia con el recibo de la comunicación escrita de la pérdida o hurto de
bienes devolutivos, hasta la reposición de los mismos.
Reintegro de Bienes

Alcance: Inicia con la recepción de la solicitud de reintegro del bien devolutivo
hasta el ingreso al almacén.
Traslado de Elementos Devolutivos

Alcance: Inicia desde la solicitud de traslado de un bien hasta el registro de las
modificaciones en la base de datos del inventario, para todo movimiento de bienes
devolutivos.
Proceso 9. Notificaciones y Certificaciones.
Realizar el trámite pertinente para dar a conocer los actos administrativos y efectuar
las autenticaciones requeridas por terceros a través de los canales establecidos y con
el fin de que puedan surtir los efectos jurídicos pertinentes.
Procedimientos:
Autenticación de Documentos
32
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Alcance: El procedimiento inicia con la recepción de solicitudes de autenticación
internas y/o externas, continúa con la autenticación y finaliza con la entrega de los
documentos autenticados al solicitante.
Notificación y Certificaciones de Actos Administrativos

Alcance: Inicia con la planificación del proceso, continúa con la expedición de los
actos administrativos de la entidad y finaliza con la firmeza del mismo.
3.3.5 Macroproceso Gestión de Desarrollo Humano.
Proceso 10. Gestión de Talento Humano.
Desarrollar competencias y habilidades en los colaboradores de la Superintendencia
del Subsidio Familiar, para apoyar el cumplimiento de la misión institucional, mediante
la asignación, el seguimiento, la evaluación del recurso humano y el fortalecimiento
del clima y cultura organizacional.
Procedimientos:
Administración de la Nómina

Alcance: Este procedimiento comienza con la recepción e ingreso de novedades
mensuales en la base de datos de nómina y finaliza con la producción de la
nómina mensual.
Bienestar Social

Alcance: Inicia con la formulación del Plan de Bienestar e Incentivos y termina con
la consolidación de la información generada en desarrollo de las actividades
programadas.
Definición de Acuerdos y Compromisos Laborales

Alcance: Este procedimiento aplica para los funcionarios de Carrera
Administrativa, nombrados en período de prueba, de Libre nombramiento y
remoción que pertenecen a los niveles diferentes al directivo, es decir, al nivel
asesor, profesional, técnico, asistencial. , desde la comunicación inicial hasta el
seguimiento y archivo de los documentos de soporte en la historia laboral de cada
funcionario.
Evaluación del Desempeño Laboral
33
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Alcance: Este procedimiento aplica para los funcionarios de Carrera
Administrativa, nombrados en período de prueba, de Libre nombramiento y
remoción que pertenecen a los niveles diferentes al directivo, es decir, al nivel
asesor, profesional, técnico, asistencial. , desde la comunicación inicial hasta el
seguimiento y archivo de los documentos de soporte en la historia laboral de cada
funcionario.
Expedición de Certificaciones

Alcance: Este procedimiento comienza con la recepción de la solicitud de
certificaciones y constancias laborales; y sigue con la elaboración de las mismas.
Inducción, Reinducción y Entrenamiento en el Puesto de Trabajo

Alcance: Desde la inducción hasta la reinducción y entrenamiento en el puesto de
trabajo del personal.
Plan Institucional de Capacitación

Alcance: Este procedimiento inicia a partir del instrumento que diagnostica
necesidades de capacitación para proponer un Plan Institucional de Capacitación
que es validado y aprobado por la administración y termina con su ejecución y
seguimiento.
Salud Ocupacional

Alcance: Inicia con la formulación del Programa de Salud Ocupacional y termina
con la consolidación de la información generada en desarrollo de las actividades
programadas.
Vinculación y Retiro De Personal

Alcance: Este procedimiento inicia con la determinación de la existencia de la
vacante y culmina en la remisión al examen médico para el egreso.
3.4 Estructuración de Procesos de Evaluación.
Está compuesto por aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y regular
el progreso y desempeño de las actividades de la entidad, e identificar las áreas en
las
que
se
requiera
hacer
cambios.
Este
grupo
incluye:
Controlar los cambios y recomendar acciones preventivas para evitar posibles
34
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
problemas. Monitorear las actividades, comparándolas con el plan y la línea base para
el desempeño y logro de los objetivos institucionales.
Proceso 1. Gestión de Evaluación y Control.
Evaluar el desempeño del Sistema de Gestión Integral, la aplicación de controles y
verificar la efectividad del Sistema de Control Interno, mediante el seguimiento,
medición y análisis de la gestión y resultados conducentes a la implementación de
acciones de mejora continua.
Procedimientos:
Arqueo de Caja Menor

Alcance: Aplica a todos los soportes que respaldan los pagos efectuados por Caja
Menor, desde la verificación de los recibos provisionales que soportan los pagos
hasta la conciliación de saldos de efectivo y bancos registrados en el formato de
arqueo y elaboración de informe.
Auditoría Interna

Alcance: Este procedimiento inicia desde la programación de las auditorias del
sistema integrado de gestión de la entidad hasta el informe final de las auditorías
internas con el fin de medir, evaluar y controlar Sistema de la entidad.
Seguimiento a la Contratación

Alcance: Aplica para el control de una muestra selectiva de 70% de la contratación
del periodo. Desde la solicitud de la información de contratación hasta la emisión
de los informes resultado de la revisión.
Elaboración de Informes a Entes Externos

Alcance: Aplica para todos los informes contenidos en el cronograma de informes
que reposa en la oficina de Control interno. Desde la solicitud de la información a
las diferentes dependencias hasta el envío del informe.
Rendición de Cuenta Anual a la CGR

Alcance: Corresponde a la información sobre la cuenta consolidada de la entidad
para una vigencia fiscal, desde la solicitud de la información hasta la radicación de
la cuenta.
Verificación de Autoevaluación Institucional
35
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3

Alcance: Este procedimiento inicia desde la evaluación de la aplicación efectiva de
controles institucionales hasta la medición analizada de indicadores de gestión
institucional.
36
Verificación de Planes De Acción

Alcance: Aplica para la verificación selectiva de los planes de acción de la entidad
Desde la verificación hasta la emisión del informe si es pertinente.
V. MATRIZ DE SECUENCIAS E INTERACCIONES
La interacción entre los procesos del SGI, describe las relaciones que se dan entre
ellos, es continua y debe darse en un marco de comunicación permanente de doble
vía, tanto de los responsables como de los ejecutores de los mismos, para prestar
servicios con calidad y oportunidad a los usuarios y lograr el cometido de
mejoramiento del desempeño institucional. En la SSF, la relación se presenta en
términos de CLIENTE o PROVEEDOR
4. PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS DE NORMA
Los procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de
Calidad
son:
• Control de Documentos,
• Control de Registros,
• Auditorías Internas,
• Control de Servicio No Conforme,
• Acciones Preventivas y
• Acciones Correctivas.
4.1 Control de Documentos y Registros
La SSF cuenta con una herramienta tecnológica que administra la información del
Sistema de Gestión de Calidad, en donde se establecen las directrices para aprobar,
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
revisar y actualizar los documentos, y asegurarse de que se identifican sus cambios y
el estado actual del documento. A su vez, este sistema permite que las versiones
pertinentes se encuentren en los puntos de uso, prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos, identificar los documentos de origen externo y controlar su
distribución.
37
Los registros del sistema de gestión de Calidad que aseguran el mantenimiento de las
evidencias de calidad y la efectividad del sistema se mantienen archivados según la
utilización de las Tablas de Retención Documental y Back Ups en cada puesto de
trabajo. Para especificar lo relacionado al control se cuenta con el procedimiento de
control de registros.
4.2 Auditorías Internas
La organización, cuenta con un procedimiento en el que se establecen las directrices
para realizar las auditorías internas de la entidad. Las auditorías internas tienen el
objetivo principal de determinar si el Sistema de Gestión de Calidad cumple con los
requisitos de las Normas ISO 9001:2008 y GP1000:2009, los legales y aquellos
establecidos por la organización.
4.3 Servicio / producto no conforme
Con el objetivo de controlar e identificar las actividades que pueden generar un
producto o servicio No Conforme la entidad estableció el procedimiento de
Tratamiento Producto / Servicio No Conforme, el cual permite establecer las causas,
las acciones necesarias para eliminarlas, y la metodología para realizar el
seguimiento y aplicación de las acciones implementadas.
Ver Anexo. Matriz de servicio no conforme
4.4 Acciones correctivas y preventivas
El Sistema de Gestión de Calidad cuenta con un procedimiento de acciones
correctivas y preventivas que describe el sistema establecido para identificar y
corregir las condiciones adversas a la calidad, investigar las causas y determinar las
acciones que deben tomarse para evitar su repetición o en su efecto prevenirlas.
Las No conformidades sean estas reales o potenciales, que requieren la aplicación de
Acciones Correctivas o preventivas son detectadas a través de las evidencias sobre
Producto y/o servicio No Conforme, los resultados de las Auditorías Internas, los
reclamos de los clientes, los indicadores de gestión, Autoevaluación del Control y las
conclusiones generadas por la Revisión al Sistema efectuada por la Dirección.
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
Con el fin de dar cumplimiento al numeral 7.5.4, de la NTC ISO 9001:2008,
"PROPIEDAD DEL CLIENTE" referente al cuidado de los bienes durante el tiempo
que este bajo el cuidado o estén siendo utilizados por la SSF, se establece una matriz
de control.
38
VII. MATRIZ DE CONTROL DE PROPIEDAD DEL CLIENTE
Con el fin de dar cumplimiento al numeral 7.5.4, de la NTC ISO 9001:2008,
"PROPIEDAD DEL CLIENTE" referente al cuidado de los bienes que son propiedad
del cliente durante el tiempo que este bajo el cuidado o estén siendo utilizados por la
SSF, se establece la siguiente matriz de control de propiedad del cliente.
Matriz de Control de Propiedad del Cliente
7.5.4 Propiedad del cliente:
La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén
siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad
del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente
se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la organización debe informar de ello al cliente y
mantener registros (véase 4.2.4).
NOTA La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales.
NOMBRE DEL
PROCESO
ESTUDIOS
ESPECIALES Y
EVALUACIÓN DE
PROYECTOS
IDENTIFICACION
DEL PRODUCTO
METODO DE PROTECCION Y CUSTODIA
POR PARTE DEL PROCESO
PLANES DE
MEJORAMIENTO
DE VISITAS A
CAJAS DE
COMPENSACIÓN
Dependiendo de la información se realiza
oficio, Se guarda en carpeta debidamente
identificada y se guarda en archivador
durante un año. Pasado el año el documento
es enviado al CDI para ser archivado.
Los prestamos son registrado en planilla y
son controlados por la secretaria
RESPONSABLE POR LA
PROTECCIÓN Y CUSTODIA DEL
PRODUCTO PROPIEDAD DEL
CLIENTE
INFORMACIÓN
DE AGENCIAS
ESPECIALES
CONFAVOI,
ICOMCAJA,
Los actos administrativos, las resoluciones e
informes de gestión, son guardados en SECRETARIA SUPERINTENDENCIA
carpetas
respectivas
y
archivadas DELEGADA ESTUDIOS ESPECIALES
debidamente en archivador durante un año.
Y LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS
PROYECTOS
Son guardados en carpetas en archivador por SUPERINTENDENTE DELEGADO
un tiempo de ocho (8) días, tiempo de PARA ESTUDIOS ESPECIALES Y LA
duración del proyecto. Pasados los ocho (8) EVALUACIÓN DE PROYECTOS
días, la carpeta es enviada a la Delegada
para Proyectos y Estudios Especiales para
ser archivada durante un (1) año. Pasado el
año, es enviado al CDI
INFORMACION
DE
ESTADISTICAS
DE LAS CCF DE
TODAS LAS
VARIABLES QUE
SE ANALIZAN EN
LA SSF
La Información suministrada por las CCF para
el reporte de variables estadísticas del
sistema del subsidio familiar,
Se guardará en las carpetas y cumplirá con
las condiciones de custodia de la TRD del
área de estadística.
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
7.5.4 Propiedad del cliente:
La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén
siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad
del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente
se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la organización debe informar de ello al cliente y
mantener registros (véase 4.2.4).
NOTA La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales.
NOMBRE DEL
PROCESO
CONTROL
FINANCIERO
CONTABLE DE
LAS CCF
IDENTIFICACION
DEL PRODUCTO
METODO DE PROTECCION Y CUSTODIA
POR PARTE DEL PROCESO
ESTADOS
FINANCIEROS
CAJAS DE
COMPENSACIÓN
FAMILIAR
Estos documentos llegan al proceso para
hacer los Corte entre junio 30 y dic 31, Se
guarda en carpeta debidamente identificada ,
y se guarda en archivador entre un (1) año a
dos (2) años, pasado este tiempo, es enviado
CDI, SEGÚN TDR
PRESUPUESTOS
DE INGRESOS Y
EGRESOS
CAJAS DE
COMPENSACIÓN
FAMILIAR
Esta información llega al proceso en el mes
de Marzo de cada año, Se guarda en carpeta
debidamente identificada , y se guarda en
archivador durante un (1) año,, pasado este
tiempo, es enviado CDI
SOPORTES
PARA EXPEDIR
RESOLUCION DE
CUOTA
MONETARIA
CAJAS DE
COMPENSACION
FAMILIAR
Esta información llega al proceso en el mes
de Enero de cada año, Se guarda en carpeta
debidamente identificada , y se guarda en
archivador durante un (1) año,, pasado este
tiempo, es enviado CDI, según TDR
Archivador horizontal metálico que contiene
55 carpetas con los estatutos de todas las
Cajas de Compensación Familiar que operan
a nivel nacional, dichas carpetas se
CONTROL
LOS ESTATUTOS
encuentran
debidamente
foliadas
e
LEGAL DE
DE LAS CAJAS
identificadas de manera independiente con
CAJAS DE
DE
código único por Caja de Compensación
COMPENSACIÓN COMPENSACIÓN
Familiar.
FAMILIAR
FAMILIAR
Estas carpetas constituyen la propiedad del
cliente para el proceso Control Legal a las
Cajas de Compensación Familiar, en
consecuencia siempre deben estar bajo llave
VISITAS A
ENTES
VIGILADOS
INFORMACION
SOPORTE DEL
MAPA DE
RIESGOS DE
LAS CCF
El programa anual de visitas se construye con
base en la información que remiten las CCF
para la construcción del MAPA DE RIESGOS
DE LAS CCF. Esta información que remiten
las CCF, se guardará en la carpeta de la serie
documental mapa de riesgos con el tipo
documental soportes de mapa de riesgos y
respetara las condiciones de custodia de las
TRD de la oficina de Planeación.
RESPONSABLE POR LA
PROTECCIÓN Y CUSTODIA DEL
PRODUCTO PROPIEDAD DEL
CLIENTE
SECRETARIA DIRECCIÓN DE
GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
JEFE DIRECCIÓN DE GESTIÓN
FINANCIERA Y CONTABLE
La custodia de la llave del archivador la
tiene la secretaria de la
Superintendencia Delegada para la
Responsabilidad Administrativa y
Medidas Especiales y al archivo
únicamente pueden acceder la
secretaría de la Superintendencia
Delegada y el funcionario encargado
del Procedimiento de la Designación
de Consejeros Directivos, Improbación
de las decisiones de Asambleas,
Nombramiento de Directo
Administrativo Principal y Suplente.
La responsabilidad de la custodia de los
soportes del mapa de riesgos es la
Superintendente Delegada para la
Gestión de en archivo de gestión.
La responsabilidad de la custodia de los
soportes de las visitas será el
Superintendente Delegada para la
Gestión en archivo de gestión.
SOPORTES
DOCUMENTALES
DE LAS VISITAS La Información suministrada en la CCF
DE INSPECCION durante la realización de las visitas, El archivo central será el responsable
A CCF
Se guardará en el expediente de la visita y después de cumplirse el tiempo en
cumplirá con las condiciones de custodia de archivo de gestión según TRDs.
la TRD de la División Legal
39
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
7.5.4 Propiedad del cliente:
La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén
siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad
del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente
se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la organización debe informar de ello al cliente y
mantener registros (véase 4.2.4).
NOTA La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales.
NOMBRE DEL
PROCESO
IDENTIFICACION
DEL PRODUCTO
METODO DE PROTECCION Y CUSTODIA
POR PARTE DEL PROCESO
RESPONSABLE POR LA
PROTECCIÓN Y CUSTODIA DEL
PRODUCTO PROPIEDAD DEL
CLIENTE
La Información suministrada por las CCF para
el consolidado de informes de evaluación de
INFORMES DE
gestión de las CCF, Se guardará en las
GESTION DE LAS
carpetas y cumplirá con las condiciones de
CCF
custodia de la TRD de la Dirección para la
EVALUACIÓN DE
Secretaria de Dirección para la Gestión
Gestión de las CCF.
GESTION CAJAS
de las CCF
DE
COMPENSACIÓN
La Información suministrada por las CCF para Jefe de la Dirección para la Gestión de
FAMILIAR
el consolidado de informes de evaluación de
las CCF
INFORMES
gestión de las CCF, Se guardará en las
PERIODICOS DE
carpetas y cumplirá con las condiciones de
FONDOS DE LEY
custodia de la TRD de la Dirección para la
Gestión de las CCF.
INTERACCIÓN
CON EL
CIUDADANO
PETICIONES,
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
La información la reportan los usuarios por
medio del canal virtual establecido para
atender la PQRs de la entidad, a este sistema
solo tienen acceso las personas que por el
desarrollo de sus funciones requieren
ingresar
al
mismo. Jefe de Oficina de Protección al Usuario
A su vez, la información física de las PQRs se
protege de acuerdo a los lineamientos de la
entidad y solo se tiene acceso a ella por el
Vo.Bo. de la dependencia que administra esta
información.
Fecha: 02/Ago/2010
Este documento es copia del manual con código MAN-PCA 004 aprobado el 28 de
agosto de 2009. Se genera éste al día de hoy y sin cambios de versión, debido a que
el Manual integral se desapareció de la visualización después del daño definitivo
sufrido por el aplicativo ISOlución el 30 de junio de 2010, lo cual imposibilitó su lectura
adecuada al no llamar el documento.
Se realizaron las actualizaciones del cambio de nombre del proceso Investigaciones
Disciplinarias por el de Procesos Disciplinarios y el cambio del responsable del
proceso Gestión Documental por el Coordinador del Grupo de Gestión Documental,
por considerarse cambios de forma y no de fondo.
Fecha: 09/Sep/2011
Se realiza cambio de versión, resultado de un análisis de SGI, el cual nos lleva a
replantear elementos fundamentales del sistema como son: NIVELES DEL MAPA DE
PROCESO, POLITICA Y OBJETIVOS INTEGRALES, DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS; los cuales se modifican en esta versión.
40
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
Fecha: 22/Ago/2012
Se realiza cambio de versión, resultado de un análisis de SGI, el cual nos lleva a
complementar la información que por norma se requiere y no se encontraba descrita
en ningún documento del sistema: se adiciona información de PRPIEDAD DE
CLIENTE REQUISITO 4.2.4 , Y SERVICIO NO CONFORME REQUISITO 8.4 ; los
cuales se modifican en esta versión.
VERSIÓN
FECHA
RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
Se cambió versión en razón a que se
unificaron
los
siguientes
procesos:
Análisis y Asesoría Jurídica, Proceso de
Defensa Judicial y Proceso de Cobro
Coactivo se integró en un solo proceso
llamado
“Gestión
Jurídica”.
Presupuesto, Contabilidad y Pagaduría se
unifico en un solo proceso llamado “Gestión
Financiera
y
presupuestal”
6
04/Dic/2014
Planificación de la Calidad y Planificación
Institucional se Integraron en un nuevo
proceso llamado “Planeación Institucional”
Además fue considerado el Numeral 7.5.2
“Validación de los Procesos de Producción
y/o Prestación del Servicio para Exclusión
Nombre:
Cargo:
Fecha:
ELABORO
Pablo
Emilio
Vidarte Coronado
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
OFICINA
ASESORA
DE
PLANEACION
04/Dic/2014
Nombre:
Cargo:
Fecha:
REVISO
Luz
Amparo
Restrepo
de
Cortes
CONTRATISTA
OFICINA
DE
PLANEACION
04/Dic/2014
Nombre:
APROBO
Zoilo
Urbina
Contreras
Cargo:
Jefe de Oficina
Asesora
de
Planeación
Fecha:
04/Dic/2014
41
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
42
ANEXO
Anexo. Matriz de servicio no conforme
PROCESO MISIONAL
CONTROL FINANCIERO
CONTABLE DE LAS CCF
SERVICIOS
QUE PRESTA
CARACTERÍSTICAS O
REQUISITOS
Analizar el
Presupuesto de
Ingresos y
Egresos
El Informe del análisis de los
presupuestos de ingresos y
egresos sea veraz, oportuno
y dentro de la normatividad
Determinar las
directrices para
la Presentación
de información
financiero
contable de las
CCF
Circulares con los
parámetros y directrices
deben ser pertinentes,
oportunos y dentro de los
parámetros administrativos
establecidos
Reglamentar las
actividades de
contabilidad,
auditoría y
revisoría fiscal.
Definir
el
cuociente
departamental y
cuota monetaria
departamental.
IDENTIFICACIÓN DE
SERVICIOS NO
CONFORMES
Registros no se presenten
de manera legibles, sean
difícilmente identificable no
se pueda recuperar.
Incumplimiento
de
los
términos
establecidos
(tiempo, asertivo, dentro de
la normatividad) para el
análisis de los presupuestos.
MÉTODO DE CORRECCIÓN
Y AJUSTE
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad,
identificación y recuperación
posterior de los registros
Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento de los tiempos y
los requerimientos que deben
cumplirse
Verificar al momento de la
recepción del documento que
La circular no tenga el visto
éste tenga el visto bueno por
bueno de la Oficina Jurídica.
parte de la oficina jurídica /
realizar refuerzo sobre la
metodología para el control de
La circular no tenga el visto documentos
bueno de la Oficina Jurídica.
Realizar
continuamente
Circulares con parámetros La circular no sea emitida verificación a la normatividad
claros y precisos
dentro de los tiempos para
garantizar
el
establecidos y no tenga la cumplimiento de los tiempos y
información requerida
los requerimientos que deben
cumplirse
No se verifique la veracidad Verificar previamente y antes
y
confiabilidad
de
la de su entrega la legibilidad,
información remitida por las identificación y recuperación
Resolución con los términos
CCF
posterior de los registros
de referencia departamental
Verificar al momento de la
claros y entendibles
La resolución no tenga el
recepción del documento que
visto bueno de la Oficina
éste tenga el visto bueno por
Jurídica.
parte de la oficina jurídica /
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
PROCESO MISIONAL
SERVICIOS
QUE PRESTA
CARACTERÍSTICAS O
REQUISITOS
IDENTIFICACIÓN DE
SERVICIOS NO
CONFORMES
MÉTODO DE CORRECCIÓN
Y AJUSTE
No se verifique la veracidad
y
confiabilidad
de
la
información remitida por las
CCF
Identificar
y
calcular
los
valores
de
transferencia de Resolución de transferencias
recursos
de entre CCF verídicos
La resolución no tenga el
Cajas que no
visto bueno de la Oficina
ejecutaron
el
Jurídica.
55%
Certificar
los
valores de la Certificados
de
Cuota
pagados vigentes
monetaria
valores
Informe de la Revisión (E.F
Revisar,
)y
análisis
(E.F
analizar
y junio
evaluar
los diciembre )
estados
financieros.
Oficio a CCF con las
observaciones.
Hacer
seguimiento y Informes
periódicos
de
control a FOVIS seguimiento y control de
ESTUDIOS ESPECIALES
Y EVALUACIÓN DE
PROYECTOS
Recibir y
distribuir los
planes
operativos,
proyectos de
inversión con y
sin autorización
previa para
estudio y
análisis.
Analizar los
Planes
Operativos
La
certificación
no
corresponda
al
requerimiento efectuado por
el juzgado
Incumplimiento
de
condiciones y términos de
ley.
Incumplimiento por parte de
las CCF en las directrices
estipuladas
para
la
presentación de los estados
financieros
con
corte
establecido
Incumplimiento
de
los
tiempos de respuesta
FOVIS No se realice informe
/
Informe
no
tenga
información
consolidada
para
su
análisis
y
seguimiento
No verificación de la base de
datos
de
asignación.
Incumplimiento
programa de trabajo.
del
Programación y distribución
de los planes y proyectos
Autorización del Formato de
recibo por funcionario sin la
firma respectiva
Oficio de observaciones y
recomendaciones de la
División de Servicios
Sociales
No revisión del estándar del
oficio de observaciones y
recomendaciones
No hacer el Check list de la
información
del
Plan
Operativo
realizar refuerzo sobre la
metodología para el control de
documentos
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad,
identificación y recuperación
posterior de los registros
Verificar al momento de la
recepción del documento que
éste tenga el visto bueno por
parte de la oficina jurídica /
realizar refuerzo sobre la
metodología para el control de
documentos
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad,
identificación de los registros
Realizar continuamente
verificación a la normatividad
para garantizar el
cumplimiento de los
requerimientos que deben
cumplirse
Realizar informe conforme
requisitos / verificar y validar la
información soporte del
informe
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad,
identificación y recuperación
posterior de los registros
/Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento
de
los
requerimientos que deben
cumplirse
Verificar al momento de la
recepción del documento que
éste tenga la firma del
responsable / realizar refuerzo
sobre la metodología para el
control de documentos y
registros
Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento
de
los
requerimientos que deben
cumplirse
Realizar refuerzo sobre la
metodología para hacer el
Check list del plan operativo /
Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
43
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
PROCESO MISIONAL
SERVICIOS
QUE PRESTA
Analizar los
Programas y
Proyectos de
Inversión de
autorización
previa
CARACTERÍSTICAS O
REQUISITOS
Resolución de aprobación o
aprobación de proyectos con
autorización previa
IDENTIFICACIÓN DE
SERVICIOS NO
CONFORMES
No realizar seguimiento y
trazabilidad al documento
mientras esta en el área
asignada
No este establecido
periodo para la ejecución
trámite de acuerdo a
establecido en Art 76
Decreto 341 del 88
Analizar
los
Programas
y Concepto de la División
Proyectos
de Operativa
(FOVIS
Inversión
de Utilización de recursos en
autorización
promoción de oferta)
general
Consolidado de Población
afiliada, Aportes, Subsidio
Monetario
Consolidado de Coberturas
en Servicios Sociales
Consolidado de Recurso
Capturar y
Humano de las CCF
consolidar los
Consolidado
de
datos
para
estadísticos del Infraestructura
Prestación de Servicios
Sistema del
Subsidio
Familiar
VISITAS A ENTES
VIGILADOS
MÉTODO DE CORRECCIÓN
Y AJUSTE
el
del
lo
de
No trasladar los proyectos
de autorización general a la
División Legal cuando sean
dispuestos
por
el
superintendente
Consolidado no tenga la
información actualizada en
cuanto a: total de afiliados,
total de aportes, total
subsidios monetarios,
información de porcentaje de
cobertura en servicios
sociales, total de recursos
humanos, infraestructura
para prestación de servicio /
La información del
consolidado no se realice en
los tiempos establecidos /
Anuario de Estadísticas del No se realice análisis a los
resultados del consolidado y
Subsidio Familiar
no se generen planes de
acción con respecto al
análisis de los resultados.
Consolidar los
datos
estadísticos por
No se tenga el total de cajas
Caja
de Consolidado por Caja de
de compensación familiar
Compensación Compensación Familiar
actualizado a la fecha
Familiar de los
últimos
cinco
años
No se realice análisis de
resultados del estadístico /
no se generen planes de
Analizar
la
acción respecto a los
Análisis estadístico de la
información
resultados que arrojó el
información
estadística
estadístico, no se realice
seguimiento a la ejecución
de los planes de acción
establecidos
PROGRAMACI Programación
anual
de Incumplimiento
ÓN DE VISITAS visitas
programación anual
cumplimiento
de
los
requerimientos que deben
cumplirse
Establecer metodología que
permita
verificar
el
seguimiento y la trazabilidad a
los documentos cuando se
encuentren el área asignada /
Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento
de
los
requerimientos que deben
cumplirse
Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento
de
los
requerimientos que deben
cumplirse
Verificar a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento
de
los
requerimientos que deben
cumplirse
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad,
identificación y recuperación
posterior de los registros
Reforzar metodología para la
generación de informes y
revisar el mismo antes de
entrega con el fin de
garantizar los requisitos
exigidos
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad, y
asertividad de la información
Reforzar la metodología para
el análisis estadístico / reforzar
la metodología para la
correcta generación de las
acciones a partir de los
resultados y el análisis
estadístico
Verificar previamente La
programación respectiva
44
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
PROCESO MISIONAL
SERVICIOS
QUE PRESTA
CARACTERÍSTICAS O
REQUISITOS
IDENTIFICACIÓN DE
SERVICIOS NO
CONFORMES
establecida
MÉTODO DE CORRECCIÓN
Y AJUSTE
Resoluciones de comisión a
visitas
No generación de acta de
Actas de comité Directivo de
comité
directivo
y
gestión y seguimiento
seguimiento
PLANEACIÓN
DE
LAS
VISITAS
EJECUCIÓN
DEL PLAN DE
VISITAS
ORDINARIAS
ELABORACIÓN
Y VALIDACIÓN
DE INFORME
DE VISITA Y
OFICIO
DE
RECOMENDAC
IONES
CON
SOLICITUD DE
PLAN
DE
MEJORAMIENT
O.
Planes de visitas ordinarias
Visitas in situ a las CCF
Acta de cierre de visita
Informe de visita
Informe ejecutivo de la visita
planes
de
Incumplimiento de visitas
No generación de acta de
visita / Generación de acta
sin firma de asistencia
No realizar visita
No realizar ni entregar
informe de visita
No generación del oficio y de
Oficio de recomendaciones a
plan de mejoramiento / plano
la CCF con solicitud de Plan
de mejoramiento no es
de Mejoramiento
congruente con el oficio
Pliegos de Cargos
ANÁLISIS
Y
EVALUACIÓN
DE INFORME Informe evaluativo
DE VISITAS
CONTROL LEGAL DE
CAJAS DE
COMPENSACIÓN
FAMILIAR
Incumplimiento
visitas
/Realizar continuamente
verificación a la normatividad
para garantizar el
cumplimiento de los
requerimientos que deben
cumplirse
No generación de pliegos
No generación de informe
evaluativo
/El
informe
evaluativo
no
sea
congruente
con
la
información
No generación de la carta de
Carta de aprobación del Plan
autorización
del plan de
de Mejoramiento
mejoramiento
No generación del informe
APROBACIÓN
trimestral / entrega fuera de
DE PLANES DE Informe trimestral de avance los tiempos establecidos /
MEJORAMIENT del Revisor Fiscal.
Información del informe no
O
sea congruente con los
registros
Diligenciamiento erróneo del
Formato de seguimiento del
formato
de
plan
de
Plan de Mejoramiento
seguimiento
No
generación
de
SEGUIMIENTO
seguimiento / entrega fuera
A PLANES DE
de los tiempos establecidos /
Informe de seguimiento
MEJORAMIENT
Información del informe no
O
sea congruente con los
registros
Realizar
el
registro interno
de
directores
administrativos
principales
y
suplentes
y
No generación de registro en
demás
Actualización oportuna de
los tiempos establecidos /
representantes Base de datos de Registro y
diligenciamiento erróneo del
Legales,
Control
registro
consejos
directivos,
representantes
de
los
empleadores y
trabajadores y
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad,
identificación y recuperación
posterior de los registros
/Realizar continuamente
verificación a la normatividad
para garantizar el
cumplimiento de los
requerimientos que deben
cumplirse
Verificar la normatividad
aplicable para garantizar el
cumplimiento de los
requerimientos que deben
cumplirse
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad,
identificación y recuperación
posterior de los registros
Asegurarse de la legibilidad de
la información al momento de
diligenciar el registro
Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento
de
los
requerimientos que deben
cumplirse
Realizar continuamente
verificación a la normatividad
para garantizar el
cumplimiento de los
requerimientos que deben
cumplirse
45
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
PROCESO MISIONAL
SERVICIOS
QUE PRESTA
CARACTERÍSTICAS O
REQUISITOS
IDENTIFICACIÓN DE
SERVICIOS NO
CONFORMES
MÉTODO DE CORRECCIÓN
Y AJUSTE
revisores
fiscales de las
CCF
Adopciones
cautelares
Analizar y
desarrollar las
investigaciones
administrativas
de
medidas
Aperturas de investigaciones
administrativas (Pliegos de
cargos)
Resoluciones de sanción o
absolución.
Analizar,
determinar
y
aplicar
las
medidas
cautelares a las
CCF
cuando
haya lugar a
ello.
Recomendaciones
del
equipo
directivo
para
determinación de medida
cautelar
(intervención
administrativa,
vigilancia
especial o intervención de
afiliaciones)
Colaboración
Oficio con la información
interinstitucional
requerida.
.
Velar porque no
se presente
evasión y
elusión de los
aportes por
parte de los
afiliados al
sistema de CCF
EVALUACIÓN DE
GESTIÓN DE CAJAS DE
COMPENSACIÓN
FAMILIAR
Analizar y
evaluar los
Planes
Operativos,
Límites
Máximos de
inversiones
Analizar y hacer
seguimiento a
los planes,
programas
sociales,
proyectos de
inversión y sus
modificaciones.
Comunicaciones a empresas
morosas.
Visita a las empresas objeto
de la queja.
Informe consolidado del
límite máximo proyectado
por las CCF para la vigencia
Consolidado de ejecución
trimestral de los proyectos
de inversión
No generar las medidas
cautelares / no realizar
seguimiento
No generar el pliego de
cargos respectivos para la
apertura
de
las
investigaciones
No
generación
de
resoluciones de sanción o
absolución /Generación de
resoluciones
donde
no
describa la sanción o
absolución
No
generación
de
recomendaciones
para
determinar
las
medidas
cautelares
/
Las
recomendaciones no sean
congruentes
con
las
medidas
cautelares
establecidas // no se haga
seguimiento a las medidas
cautelares establecidas
No realización de los oficios
en los tiempos establecidos /
El oficio tenga información
incongruente y no requerida
No realicen comunicados a
empresas morosas / no se
realice seguimiento a la
efectividad
de
la
comunicación enviada a
empresas morosas
No se coordine visita a
empresa
objeto
/
Se
coordine pero no se realice
la visita / no se deje registro
respectivo de la visita
No generación del informe
dentro de los tiempos
establecidos / Informe no
tenga la información real y
actualizada requerida para
determinar
el
límite
proyectado por las CCF
No se genere el informe
oportunamente / el informe
no contenga la información
real del consolidado de
ejecución trimestral
Matriz
de
control
de
proyectos
y
sus
La matriz no se encuentre
modificaciones radicadas en
actualizada a la fecha
la
SSF
Vs
ejecución
reportada por la CCF
No se realice el llamado de
Oficio a entidades reguladas
atención a las CCF / No se
de llamado de atención
realice
seguimiento
a
sobre el estado de ejecución
entidades
reguladas
de proyectos.
encargadas del estado de
46
Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento
de
los
requerimientos que deben
cumplirse
Realizar refuerzo sobre la
metodología para el control de
documentos
Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento
de
los
requerimientos
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
PROCESO MISIONAL
SERVICIOS
QUE PRESTA
CARACTERÍSTICAS O
REQUISITOS
IDENTIFICACIÓN DE
SERVICIOS NO
CONFORMES
ejecución de proyectos.
MÉTODO DE CORRECCIÓN
Y AJUSTE
Realizar
continuamente
verificación a la normatividad
para
garantizar
el
cumplimiento
de
los
requerimientos
Informe
No se realice informe /
Informe no tenga
información consolidada
para su análisis y generación
Verificar previamente y antes
de acciones
de su entrega la legibilidad, de
la información
Analizar y
evaluar los
resultados de
los ingresos,
egresos,
Informe Trimestral
información
financiera, salud
y mercadeo de
las CCF
Calcular el
cociente
particular y
nacional,
mediante el cual
se establecen
los porcentajes
Resolución no sea emitida
sobre los cuales
oportunamente
/
la
las diferentes
Resolución del cociente resolución
contenga
el
CCF deben
particular y nacional
resultado del cálculo del
apropiar
cuoeficiente erróneo (error
recursos y
de cálculo)
destinarlos en
forma
específica al
FOVIS,
FONIÑEZ y
FONEDE.
No se realice informe /
Informes
periódicos
de Informe
no
tenga
seguimiento y control de información
consolidada
Hacer
FONEDE
para
su
análisis
y
seguimiento y
seguimiento
control
a
No
se
realice
acto
FONEDE
administrativo / No se realice
Actos administrativos
seguimiento
al
acto
administrativo
Informe de Atención Integral No se realice informe /
Hacer
a la niñez
Informe no tenga
seguimiento y
información consolidada
control
a Informe de Jornada Escolar
para su análisis y
FONIÑEZ
Complementaria
seguimiento
No se realice informe /
Hacer
Informes
periódicos
de Informe
no
tenga
seguimiento y seguimiento y control de información
consolidada
control a FOVIS FOVIS
para
su
análisis
y
seguimiento
Hacer
seguimiento y Informes
periódicos
de
control
a seguimiento y control de
FONDO
DE FONDO DE EDUCACIÓN.
EDUCACIÓN
Medición de
índices de
gestión de las
CCF
No se realice informe /
Informe se realice fuera de
los tiempos requeridos para
su análisis y toma de
decisiones
No se tenga actualizado los
indicadores según tiempos
de medición
No se realice análisis a
Resultado de los indicadores
resultados
de
los
Indicadores
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad, de
la información
Realizar continuamente
verificación a la normatividad
para garantizar el
cumplimiento de los
requerimientos
Realizar informe conforme
requisitos / verificar y validar la
información soporte del
informe
Reforzar metodología para la
generación de informes
y
revisar el mismo antes de
entrega con el fin de
garantizar
los
requisitos
exigidos
Verificar la periodicidad de
analizar los índices de gestión
/ Reforzar la metodología para
el análisis de los indicadores
de gestión / reforzar la
47
Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 3
PROCESO MISIONAL
SERVICIOS
QUE PRESTA
IDENTIFICACIÓN DE
SERVICIOS NO
CONFORMES
indicadores de gestión y no
se generen los planes de
acción respectivos para su
mejora
No se tenga actualizado los
Información
actualizada
indicadores según tiempos
disponible para la consulta
de medición
No se tengan soportes de
información
a
los
Información
soporte
de
requerimientos
requerimientos de carácter
Los soportes no sean
interno y externo
consistentes
con
la
información suministrada
CARACTERÍSTICAS O
REQUISITOS
Velar porque no
se presente
evasión y
elusión de los
Comunicaciones
aportes por
empresas morosas.
parte de los
afiliados al
sistema de CCF
Solicitudes atendidas
manera Oportuna
Atención a
solicitudes.
No realicen comunicados a
empresas morosas / no se
a realice seguimiento a la
efectividad
de
la
comunicación enviada a
empresas morosas
de Solicitudes atendidas fuera
de los términos de ley
Respuesta coherente a la No responder las
información solicitada.
inquietudes de los Usuarios.
La falta sistemática de la
Evidenciar la notificación al
trazabilidad de las
quejoso
solicitudes de los Usuarios
INTERACCIÓN CON EL
CIUDADANO
Que la encuesta evalué la
per sección del cliente con
respecto
al
servicio Que el instrumento no
Prestado.
evalué aspectos relevantes
Emprender acciones de para la mejora del Servicio.
acuerdo al análisis de
satisfacción realizado.
La no divulgación de los
Informar a los usuarios sobre
de
aspectos relevantes del
aspectos
relevantes
al
subsidio familiar a los
subsidio Familiar.
Usuarios
MÉTODO DE CORRECCIÓN
Y AJUSTE
metodología para la correcta
generación de las acciones
correctivas y preventivas
48
Verificar previamente y antes
de su entrega la legibilidad,
identificación y recuperación
posterior de los registros
. Realizar continuamente
verificación a la normatividad
para garantizar el
cumplimiento de los
requerimientos que deben
cumplirse
Sistema de monitoreo con
alertas tempranas que avise al
funcionario los días restantes
para el vencimiento del
requerimiento.
Concientizar a los funcionarios
sobre la importancia de
atender y responder las
solicitudes de los usuarios.
Utilizar los canales
establecidos por la entidad
para las respuestas a los
usuarios.
Medir el Grado
de satisfacción
de los Usuarios.
Análisis de la
satisfacción del
Cliente.
Verificara los aspectos del
servicio que se buscan
mejorar con el instrumento de
medición.
Eventos
Difusión
Verificar los aspectos
relevantes que deben ser
divulgados por la entidad