Manual de administración de operaciones

“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
SECRETARÍA DE PLANEAMIENTO Y POLÍTICAS
SUBSECRETARÍA DE POLÍTICA EN CIENCIA, TECNOLOGÍA
E INNOVACIÓN PRODUCTIVA
PROGRAMA NACIONAL DE POLÍTICAS PARA LA FEDERALIZACIÓN DE RECURSOS
HUMANOS ALTAMENTE CALIFICADOS E INVESTIGACIÓN ORIENTADA AL
DESARROLLO LOCAL
“Convocatoria a Proyectos de Innovación, Desarrollo y Adopción de la
Computadora Industrial Abierta Argentina”
MANUAL ÚNICO DE ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES.
PROYECTOS DE INNOVACIÓN, DESARROLLO Y ADOPCIÓN DE LA
COMPUTADORA INDUSTRIAL ABIERTA ARGENTINA
INDICE
1. DEL MANUAL DE OPERACIONES
2. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN.
3. DESEMBOLSOS.
4. DE LAS ENTIDADES SOLICITANTES
5. PROPIEDAD DE LOS BIENES
6. RESPONSABILIDADES DE LA ENTIDAD SOLICITANTE.
7. DE LA ADQUISICIÓN Y/O CONTRATACIÓN DE RECURSOS.
8. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS.
9. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS.
10. SEGUIMIENTO Y MONITOREO.
11. FINALIZACIÓN DEL PROYECTO / INFORME
11.1
Nota de elevación
11.2
Informe técnico
11.3
Rendición de gastos sobre fondos recibidos del MINCyT
11.4
Acreditación de los aportes de contraparte
12. SUB-ANEXO I
13. SUB-ANEXO II
14. SUB-ANEXO III
15. SUB-ANEXO IV
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
16. SUB-ANEXO V
1. DEL MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES.
A fin de unificar criterios para el registro y control de los recursos destinados al
financiamiento de los Proyectos aprobados en el marco de la presente Convocatoria,
se establecen las siguientes pautas:
2. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN.
El PROGRAMA NACIONAL DE POLÍTICAS PARA LA FEDERALIZACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS ALTAMENTE CALIFICADOS E INVESTIGACIÓN ORIENTADA
AL DESARROLLO LOCAL, dependiente de la Subsecretaría de Políticas en Ciencia,
Tecnología e Innovación Productiva, y la Dirección General de Administración del
MINCyT, supervisarán la ejecución de los Proyectos financiados, cada uno en su área de
competencia, prestando atención especial a los siguientes aspectos:

Avance de la ejecución de los proyectos según el plan de trabajo acordado.

Efectiva realización de los aportes de contraparte comprometidos.

Documentación de la ejecución financiera.

Documentación probatoria de los gastos.
3. DESEMBOLSOS.
Cumplidos los requisitos que se detallan a continuación, la Dirección General de
Administración (en adelante, DGA) del MINCyT habilitará el desembolso de los
fondos, que serán transferidos por intermedio del Sistema Administrativo Financiero
del Tesoro Nacional a la cuenta bancaria que la Entidad Solicitante declare.
Para autorizar el desembolso, la DGA del MINCyT verificará la Resolución de este
Ministerio que aprueba los Proyectos de la convocatoria con sus respectivos montos,
y que se haya presentado previamente la “Carta de compromiso de rendición de
fondos” firmada por la Entidad Solicitante.
La DGA verificará previamente que la cuenta informada esté habilitada ante el
Ministerio de Economía y Finanzas para recibir transferencias de la Cuenta Única del
Tesoro Nacional.
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
En caso de que la cuenta declarada no esté habilitada para recibir este tipo de
transferencias o se encuentre inactiva, la Entidad Solicitante deberá gestionar ante el
Programa los formularios para el trámite de “alta de ente” o “modificación de ente” y,
una vez completados debidamente, remitirlos a la Coordinación del Programa, sito en
Godoy Cruz 2320, Piso 3º - C1425FQD – Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
4. DE LAS ENTIDADES SOLICITANTES.
La Entidad Solicitante será la encargada de administrar y ejecutar los fondos
otorgados. Para tal fin, deberá poseer un libro contable rubricado que individualice las
operaciones que correspondan a cada uno de los Proyectos que administre, de modo
que se refleje, como mínimo, el importe de los fondos recibidos y de los gastos
efectuados, discriminados por fuente de financiamiento.
4.1 Bienes de Capital.
La Entidad Solicitante deberá llevar un inventario actualizado de los BIENES NO
CONSUMIBLES que se adquieran con los fondos otorgados, de cuya guarda y
conservación será responsable el Beneficiario, durante la vida del Proyecto.
5. PROPIEDAD DE LOS BIENES.
El equipamiento y el remanente de bienes de consumo adquiridos para la ejecución
del Proyecto quedarán en propiedad de la Entidad Beneficiaria o de quien ésta
establezca en el Proyecto. En este caso, resultará necesaria una aprobación expresa
del Programa.
6. RESPONSABILIDADES DE LA ENTIDAD SOLICITANTE.
La Entidad Solicitante deberá velar por el buen uso de los recursos que le sean
asignados, los que serán aplicados únicamente a las actividades previstas en el
Proyecto, debiendo cumplir fielmente con la normativa vigente.
7. DE LA ADQUISICIÓN Y/O CONTRATACIÓN DE RECURSOS.
Adquisición de Equipamiento, Materiales y Contratación de servicios por montos
superiores a PESOS UN MIL ($ 1.000,00).
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
Procedimiento:
7.1 Al momento de la compra.
En el caso de preverse la adquisición de equipamiento, materiales y contratación de
servicios, por montos mayores a PESOS UN MIL ($ 1.000,00), se deberá obtener,
como mínimo, TRES (3) presupuestos de igual tenor y descripción, que permitan
verificar que la adquisición y/o contratación ha sido realizada al menor precio de
plaza. En el supuesto de adjudicarse a un oferente que no sea el de menor precio, se
deberá justificar técnicamente la conveniencia de la elección y solicitar el acuerdo
previo de este Ministerio (ver SUB-ANEXO I).
7.2 Al momento de la rendición de cuentas.
La rendición contable de todos los gastos previstos en el Proyecto deberá acreditarse
mediante copia fiel de las facturas (NO los originales).
En caso de facturas mayores a PESOS UN MIL ($ 1.000) se deberá acreditar los
procedimientos de compra, documentados mediante la correspondiente terna de
presupuestos.
8. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS.
a) A efectos de normalizar el sistema de liquidación de viáticos y simplificar las
rendiciones de cuentas del rubro:
 Se reconocerán viáticos (gastos de hospedaje y comida) sólo en aquellos
Proyectos que los hubiera previsto en sus presupuestos vigentes y según lo
reglado por el Decreto P.E.N. 811/2014 (ver SUB-ANEXO V).
 Se reconocerán liquidaciones de viáticos sólo del personal afectado al
Proyecto, cuya contratación figure en el presupuesto del Proyecto. Si existieran
personas invitadas, la previsión deberá constar expresamente en el Proyecto.
 Se presentará un formulario de rendición de viáticos por cada persona y misión
o comisión, debidamente firmado por la persona que viajó y conformado por el
Director de Técnico Responsable del Proyecto o autoridad equivalente (se
adjunta a la planilla de rendición de viáticos según SUB-ANEXO IV).
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
b) En el caso de gastos por comidas, hoteles o pasajes, y de no estar expresamente
previsto en el presupuesto original, se deberá adjuntar una nota aclaratoria que
indique la razón del gasto, quién o quiénes autorizaron el gasto, quiénes son los
destinatarios del gasto y su vinculación con la actividad.
c) A las rendiciones de pasajes, se deberán adjuntar: en el caso de pasajes aéreos,
las facturas abonadas a la empresa de transporte, ticket electrónico y “boarding
pass”; en el caso de pasajes terrestres, deberá adjuntarse el boleto donde conste
el importe de los mismos. Los pasajes aéreos, se deberán adquirir a la empresa
Aerolíneas Argentinas (Decreto P.E.N. Nº 1189/2012).
Procedimiento de liquidación.
a) Las misiones y comisiones deberán ser autorizadas expresamente por el Director
Técnico Responsable del Proyecto o autoridad equivalente.
b) Se liquidarán viáticos para el personal que en cumplimiento de las tareas propias
de su relación contractual deba desplazarse a más de 50 Km. (cincuenta
kilómetros) del lugar donde desempeña las tareas habitualmente.
c) El viático (gastos de hospedaje y comida) se liquidará por día de misión, y se
ajustará a lo dispuesto en los Decretos P.E.N. 214/06 y 911/06, y la modificación
establecida en el Decreto P.E.N. 811/2014. En el caso de que la Entidad
Solicitante tenga un propio escalafón podrá utilizarse la modalidad de liquidación
de viáticos que éste establezca, adjuntando la normativa respectiva.
d) Si la misión o comisión no pudiera ajustarse a lo indicado precedentemente, se
liquidará el CINCUENTA POR CIENTO (50 %) del viático diario establecido.
e) Se reconocerán gastos de traslado contra presentación de la factura o ticket (B o
C) emitida de acuerdo a los dispuesto por la AFIP. En el caso de presentarse
facturas “A”, sólo se reconocerá como importe rendido hasta el monto del precio
neto gravado, o sea, el precio antes de impuesto.
f) Sólo se reconocerán los pasajes aéreos que se adquieran a la empresa
Aerolíneas Argentinas (Decreto P.E.N. Nº 1189/2012).
Si en cumplimiento de su misión o comisión debiera alquilarse un automóvil, o bien
utilizar uno particular para trasladarse a otras localidades, esta circunstancia debe
notificarse previamente y deberá ser autorizada expresamente por el Director Técnico
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
Responsable del Proyecto o autoridad equivalente. De aprobarse, se reconocerán los
gastos de alquiler y de combustible si correspondiere, contra presentación de las
facturas (B o C) debidamente emitidas. En el caso de presentarse facturas “A”, sólo
se reconocerá como importe rendido hasta el monto del precio neto gravado, o sea,
precio antes de impuesto. De realizar gastos de combustible, deberá realizarse en
Estaciones de Servicio YPF (Decreto P.E.N. Nº 1189/2012).
9. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS.
Con carácter extraordinario se podrá admitir una modificación al presupuesto
aprobado, lo que la Entidad Solicitante fundamentará por escrito.
El Programa podrá autorizar, excepcionalmente, cambios entre rubros de los recursos
previstos en el presupuesto inicial del proyecto, previa solicitud del interesado que
incluirá un detalle pormenorizado y valorizado de los recursos afectados. Asimismo, el
solicitante deberá exponer la razón técnica que justifique esta variación.
10. SEGUIMIENTO Y MONITOREO
10.1 Monitoreo de la ejecución del proyecto
La DGA del MINCYT y la coordinación del Programa, podrán efectuar inspecciones
técnicas y contables en cualquier momento de la ejecución de los proyectos para
comprobar el destino dado a los fondos otorgados por el MINCYT y a los de otras
fuentes utilizados en el Proyecto, a cuyo efecto tendrán acceso a los libros,
documentación e instalaciones, y podrán requerir toda la información que juzguen
necesaria.
La Entidad Solicitante deberá conservar la documentación respaldatoria de las
rendiciones, que pondrá a disposición de las autoridades mencionadas a su
requerimiento.
10.2 Informe de avance
La Entidad Solicitante deberá presentar, a los tres meses de comenzado el proyecto,
un informe de avance donde explicite el grado de ejecución de las tareas
comprometidas en el plan de trabajo, y una planilla síntesis de gastos de lo ejecutado
a esa fecha.
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
Este informe será presentado por email a [email protected] y dirigido a la
Coordinación del Programa.
11. FINALIZACIÓN DEL PROYECTO / INFORME
A los fines de dar por concluido el Proyecto, la Entidad Solicitante deberá presentar
un Informe Final de Actividades que debe contar con los siguientes elementos:
11.1 Nota de elevación
Nota original será elevada por la máxima autoridad de la Entidad Solicitante del
Proyecto.
Toda presentación que se efectúe deberá ser dirigida a:
SUBSECRETARIO DE POLÍTICAS EN CIENCIA, TECNOLOGÍA E
INNOVACIÓN PRODUCTIVA.
LIC. FERNANDO PEIRANO
GODOY CRUZ 2320 PISO 3º
(C1425FQD) CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES
La información presentada no deberá contener tachaduras, raspados, mutilaciones o
enmiendas que impidan su legibilidad.
En toda nota de elevación se consignará en su parte superior:

Expediente de Desembolso MinCyT N º ………../

Título del proyecto: ………………………………………..

Resolución Nº
/
11.2 Informe técnico
Deberá presentarse un informe técnico, que será presentado en original, conformado
por la Entidad Solicitante, firmado e inicialado en todas sus páginas por el Director
Técnico Responsable del Proyecto. Deberá presentarse también una versión digital
del mismo a [email protected]
El informe técnico será evaluado por la Coordinación del Programa que verificará el
CUMPLIMIENTO de las ETAPAS y ACTIVIDADES ejecutadas conforme el proyecto,
verificará la PERTINENCIA de los GASTOS, verificará el CUMPLIMIENTO de la
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
Contraparte comprometida y solicitará todas las aclaraciones que estime necesarias.
Se remitirán las actuaciones a la Dirección General de Administración conjuntamente
con la rendición de gastos, la que deberá ser presentada cumpliendo los requisitos
que se detallan en el siguiente punto.
Para la conformación del informe técnico, deberá incluirse una descripción de los
siguientes aspectos:
 Grado de cumplimiento de los objetivos generales y específicos.
 Registro de las actividades desarrolladas en relación al cronograma de
implementación.
 Breve descripción de las dificultades presentadas y el grado en que pudieron
haber afectado el desarrollo del proyecto.
 Resultados y Productos alcanzados.
 Información funcional: toda la información necesaria para comprender cómo
funciona el producto o sistema propuesto a partir de la aplicación de la CIAA.
 Material visual de apoyo (registro fotográfico, piezas gráficas, renders, planos
técnicos, según el caso).
11.3 Rendición de gastos sobre fondos recibidos de MINCYT
Las rendiciones de gastos deberán ajustarse a los rubros que originalmente se
consideraron financiables (gastos elegibles), y a las etapas y actividades que se
describen en el informe técnico y que debían cumplirse conforme el proyecto.
PRESENTACIÓN:
Para su evaluación, la rendición de gastos será firmada e inicialada en todas sus
páginas por el Titular de la Entidad Solicitante.
Los gastos se detallarán en las planillas correspondientes que se acompañan en este
manual.
La rendición de gastos tendrá 2 (dos) planillas resumen: una general y otra por rubro.
1) Resumen General, al menos se volcarán los siguientes datos (SUB-ANEXO II)

Nº de folio de la planilla resumen del rubro

Rubro
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.

Monto total del rubro

Financiado por MINCYT

Total financiado por MINCYT
2) Resumen por rubro, al menos constarán los siguientes datos (SUB-ANEXO III):

Número de folio

Concepto del gasto

Nombre o razón social del Proveedor

Tipo de comprobante y Nº del mismo

Fecha del comprobante

Importe Total del Rubro

Importe Financiado por MINCYT

Importe total de la rendición o suma total de los comprobantes rendidos.
Las rendiciones de gastos deben cumplir normas mínimas legales y de presentación,
a efectos de facilitar su revisión y evitar rechazos formales que demoren su
aprobación:
a) Las rendiciones estarán debidamente encarpetadas y foliadas.
b) Los comprobantes deben ser fotocopias con el sello “ES COPIA FIEL” avalada por
autoridad competente, y se les asignará un número de orden a efectos de su mejor
identificación en la planilla resumen.
c) Cada hoja que forme parte de la rendición estará correctamente foliada, en forma
correlativa, sin borrones ni enmiendas.
d) Los comprobantes estarán conformados por autoridad competente.
e) Las facturas, recibos o tickets cumplirán con los siguientes requisitos:
 Si se tratara de recibos o facturas, las mismas deben ser “B” o “C” emitidas a
consumidor final y a nombre de la Entidad Solicitante. En el caso de
presentarse facturas “A”, solo se reconocerá como importe rendido hasta el
monto del precio neto gravado, o sea, el precio antes de impuesto.
 Si la factura tiene CAI o CAE, la fecha de la factura debe ser anterior a su
fecha de vencimiento.
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
 Emitirse en un todo de acuerdo con las normas fiscales vigentes.
 Los datos contenidos en ellos no deben presentar enmiendas o tachaduras y la
descripción de los mismos será clara y específica.
f) Se recomienda que los comprobantes sean pegados en una hoja. En caso de ser
varios en la misma, serán numerados en forma independiente y complementaria
al del foliado.
g) No se considerarán rendiciones contables aquellas que no vengan acompañadas
del correspondiente informe técnico.
h) La suma de las facturas respaldatorias de la rendición o el importe que se certifica
debe coincidir con el importe total rendido que figura en las planillas
correspondientes.
i) Para cualquier gasto (combustible, comidas, estacionamiento, hoteles o pasajes,
etc.) que no esté expresamente previsto en el presupuesto original, se deberá
adjuntar una nota aclaratoria que indique la razón del mismo, quién o quiénes lo
autorizaron, los destinatarios y su vinculación con la actividad.
j) En la rendición de pasajes se adjuntará la factura de la empresa de transporte
paga, fotocopia de ticket y boarding pass (en el caso de pasajes aéreos, los tickets
de abordo de ida y regreso), si se trata de pasajes terrestres, el boleto donde
conste el importe del mismo, lugares de inicio y destino como así también, nombre
y apellido del usuario.
k) En el caso de preverse la adquisición de bienes de uso que excedan los PESOS
UN MIL ($ 1.000), se deberá proceder de acuerdo a la normativa vigente y se
adjuntarán tres presupuestos respaldatorios, que garanticen la igualdad de las
ofertas.
11.4 Acreditación del cumplimiento de los aportes de recursos disponibles
comprometidos por la contraparte.
Para acreditar los aportes comprometidos tales como equipamiento, personal,
instalaciones se deberá presentar una constancia escrita de su efectiva puesta a
disposición al proyecto. Se deberá detallar cada bien en particular y hacer referencia a
qué proyecto corresponde.
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
SUB-ANEXO I
Hoja 1/2
Solicitud de Cotización
Buenos Aires, ____ de _________________ de 20__
Sres.
Solicitamos cotizar los renglones indicados más abajo respetando el formato y la
especificación.
Objeto:
Servicios
Provisión de Materiales
Renglón
Cantidad
Descripción
1
1
2
4
Aquí se debe registrar el articulo solicitado,
con su correspondiente Especificación
Técnica
IDEM
3
3
…
Precio
Unitario
con IVA
incluido
[$]
Precio
Total
con IVA
incluido
[$]
SE SOLICITA COTIZAR EXCLUSIVAMENTE LO ESPECIFICADO
Las Facturas deben ser dirigidas a Nombre de …(Nombre de la Entidad Solicitante)….,
debiendo ser las mismas del tipo B ó C. De no poseer éstas, facturar con tipo A,
descontando de la misma el valor del IVA.
Dicho presupuesto deberá contener:
1. Lugar y Fecha
2. Membrete del Proveedor
3. Datos del Proveedor (Nombre de la firma, Nº de CUIT, Domicilio, Teléfono,
Contacto, Email).
4. Descripción técnica, cantidad y monto total por producto con IVA incluido.
Enviar la respuesta antes del: ___/____/20____
(En caso de no cotizar enviar respuesta informando la negativa)
Dirigir respuesta a: ….(contacto de la Entidad Solicitante)…
Correo Electrónico …………..
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
SUB-ANEXO I
Hoja 2/2
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES SOLICITADAS
Empresa A
Renglón
1
Renglón
2
Renglón
3
Empresa B
Empresa C
Empresa D
En caso de que los precios estén expresados en moneda extranjera, se deberá
acompañar el tipo de cambio del Banco Nación Argentina a esa fecha.
El mencionado cuadro comparativo deberá estar acompañado con los presupuestos
correspondientes.
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
SUB-ANEXO II
MODELO PLANILLA RESUMEN GENERAL DE GASTOS
EXPEDIENTE DE DESEMBOLSO Nº
Planilla Nº
Total Rendición
RUBRO
Monto Total
FINANCIADO POR
MINCYT
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
SUB-ANEXO III
MODELO PLANILLA RENDICIONES POR RUBRO
PLANILLA Nº
RUBRO:
Folio Nº
LISTADO DE COMPROBANTES
Nombre del
Comprobante
Fecha
Proveedor/beneficiario
Nº
TOTAL RUBRO
total
Importe
FINAN. MINCYT
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
SUB-ANEXO IV
RENDICION GASTOS DE VIAJE
Beneficiario:
Motivo del viaje:
Sección I
FECHA
PASAJES-TASA DE AEROPUERTOETC.
DIVISA MONTO
MONTO APROBADO
$
SUBTOTAL SECCION I
Sección II
FECHA
0,00
ADELANTOS RECIBIDOS-CONCEPTO
DIVISA MONTO MONTO APROBADO
SUBTOTAL SECCION II
Sección III
CIUDAD Y/O PAÍS DE PARTIDA: P
CIUDAD Y/O PAÍS DE LLEGADA: LL
MODO DE
VIAJE
FECHA
HORA
Traslado en
vehículo oficial
SI
VIÁTICOS
MONTO
NO
P:
LL
Oficial:
Personal:
Oficial:
Personal:
Oficial:
Personal:
Oficial:
Personal:
P:
LL:
P:
LL:
P:
LL:
Subtotal
Subtotal Secc. I
Subtotal Secc II
TOTAL
Adjuntar pasajes y boarding pass. Indicar tramos no utilizados
FIRMA DEL BENEFICIARIO
FECHA:
FIRMA DEL JEFE INMEDIATO
SUPERIOR
“2015 – Año del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres”.
SUB-ANEXO V
Decreto Nº 811/2014 – Compensación por viáticos
COMPENSACIÓN POR VIATICOS
(Artículo 3º del Anexo III del Acta del Convenio Colectivo General para la
Administración Pública Nacional homologada por Decreto Nº911/2006, de acuerdo a la
zona en la que se desenvuelve la comisión de servicios)
Zona:
Noroeste Argentino (provincias de Jujuy, Salta, Tucumán, Catamarca y La Rioja)
Noreste Argentino (provincias de Misiones, Corrientes, Entre Ríos, Formosa y Chaco)
CUYO (provincias de San Juan, Mendoza y San Luis)
CENTRO (provincias de Córdoba, Santiago del Estero, Santa Fe y La Pampa)
SUR (provincias de Neuquén, Río Negro, Chubut, Santa Cruz y Tierra del Fuego)
REGION METROPOLITANA DE BS AIRES (provincia de Buenos Aires y Ciudad de
Buenos Aires)
Desde
01/08/14
783
548
783
654
959
548