Armando F. Perez Marin Castilla pdf

ALGUNOS ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO
EN LAS TIENDAS DEPARTAMENTALES
TESIS PROFESIONAL
A R M A N D O F. P E R E Z M A R I N
X AL APA, V E R .
CASTILLA
1969
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
FACULTAD DE COMERCIO Y ADMINISTRACION
ALGUNOS ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO
EN LAS TIENDAS DEPARTAMENTALES
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Q U E P A R A O B T E N E R EL T I T U L O DE
CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR
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A R M A N D O F. P E R E Z M A R I N
X A LAPA, V E R .
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CASTILLA
1969
A mis Padres.
S r a . Rosa Inés C a s t i l l a de Pérez Marín y
Dr. Armando Pérez Marin.
INDICE
CAPITULO.
Introducción
I . - GENERALIDADES
A. -• Concepto de Empresa
B. - Clasificación de l a s Empresas
a) Concepto de Empresa Comercial
b) Fines de l a Empresa Comercial
c) Funciones de l a Empresa
d) La Persecución de U t i l i d a d e s como obje_
t i v o p r i n c i p a l de l a Empresa.
C-
Comparación de l a Empresa con o t r o s organismos s o c i a l e s .
D.- E l Mercadeo como función de l a Empresa —
Comercial
a) .- Canales de Distribución
b) .- V e n t a j a s y desventajas de l o s cana_—
l e s de distribución.
CAPITULO I I .
I . - COMERCIO AL DETALLE
A. - Definición
B. - C l a s e s de d e t a l l i s t a s y características principales.
a) D e t a l l i s t a s independientes en pequeflaescala.
1. 2. 3. 4. -
Miscelánea
Tienda de e s p e c i a l i d a d
Tienda g e n e r a l
Tienda de l i n e a s l i m i t a d a s
b) D e t a l l i s t a s en gran e s c a l a
1. - Tiendas en cadena
2. - Supermercados
3. - Tiendas de descuento
I I . - CARACTERISTICAS DE LAS TIENDAS DEPARTAMENTALES.
A.- Localización de l a s t i e n d a s departamentales
a) .- De una Ciudad con o t r a
b) .- De un Area dentro de una Ciudad
B--
Organización.
a) .- Concepto
b) .- Elementos de l a Organización.
c) .- Organismos de l i n e a y S t a f f .
d) .- Aplicación adecuada de l a organización.
CAPITULO I I I .
I.- Control interno
A)
B)
C)
D)
E)
.....-
Control.
Definición de c o n t r o l i n t e r n o .
Importancia d e l c o n t r o l interno.
Objetivos d e l C o n t r o l i n t e r n o .
Elementos de ayuda a l c o n t r o l inteno.
a) .b) .c) .d) .c).-
La C o n t a b i l i d a d .
Los Presupuestos.
Las Estadísticas
Equipos Mecánicos,
E l Personal.
CAPITULO IV.
I . - Algunos aspectos d e l c o n t r o l interno
en l a s tiendas departamentales.
A) .- CAJA.
a) .- Entradas a Caja.
1.
2.
3.
4.
5.
-
Ventas a l contado
Ventas a l contado por correo.
Enganches por Ventas a Crédito
Pagos de C l i e n t e s
Cobro de Documentos por Parte de
Cobradores.
6. - E f e c t i v o Recibido por Correo.
7. - Entradas a Caja por v a r i o s conceptos
b) .- S a l i d a s de Caja.
c) .- Fondo de Caj a Chica.
B) .- COMPRAS.
a)-.- Tramitación de l a s compras
C) .- VENTAS.
"
a) .- Tramitación de l a s Ventas a Crédito
D) .- INVENTARIOS.
a) .b) .c) .d) .-
Almacenaje de Mercancias.
Elementos d e l c o n t r o l de Mercancías.
Valuación.
Sistema D e t a l l i s t a .
a ) . - Necesidad de l o s inventarios físicos.
CONCLUSIONES.
BIBLIOGRAFIA.
- 1 -
INTRODUCCION.
E l examen de l a e f i c a c i a en l a realización de los ob
j e t i v o s de una empresa; previamente reglamentados,
para cada-
una de l a s d i v i s i o n e s establecidas en una Empresa, ocupará
—
nuestra atención en e l transcurso de éste trabajo; tendientea destacar l o s métodos que permiten un a l t o grado de seguridad
en e l C o n t r o l y l a mayor exactitud de l a s operaciones que rea
l i z a n los negocios actuales para cumplir con sus f i n a l i d a d e s .
No escapa a l a i n t e l i g e n c i a , l a importancia que
de-
r i v a d e l establecimiento de normas que regulen l a s variadísimas
a c t i v i d a d e s comerciales; especialmente en un medio como -
e l nuestro, en donde e l azar forma^parte muy
importante en a l
éxito de l o s negocios, s i n que en muchas ocasiones a los inte;
resados l e s preocupe administrar científicamente sus oparacio
nes.
Dada l a gran variedad de actividades y funcionen a r e a l i z a r en Empresas d e l t i p o que trataremos, nos parece
im—
p o s i b l e exponer y e s t u d i a r todas y cada una de e l l a s , por l o que consideramos
enfocar nuestra atención a los puntos más so
b r e s a l i e n t e s y los cuales deben representar tanto para los
—
Organizadores como para e l Contador Público, l a base para l o grar l a mayor e f i c i e n c i a , con e l menor esfuerzo p o s i b l e en l a
consecución de l o s f i n e s de las Empresas.
- 2 -
I . - GENERALIDADES.
Desde l a antigüedad más remota hemos podido a d v e r t i r
l a s d i f e r e n t e s etapas por l a s cuales ha pasado e l hombre y
—
particularmente por aquellas encaminadas a obtener l o s s a t i s f a c t o r e s necesarios para su s u b s i s t e n c i a .
Aprendimos en l a h i s t o r i a que l a s actividades produc
toras de u t i l i d a d e s son tan antiguas como e l hombre mismo; en
épocas p r i m i t i v a s e l hombre necesitó alimentarse y se dedicóa e l e g i r d e l medio ambiente l o s s a t i s f a c t o r e s necesarios, des a r r o l l a n d o a c t i v i d a d e s de caza y pesca o de ataque a sus semejantes mediante l a s que obtuvo l o imprescindible para l a v i
daj más tarde advirtió que sobrevenía e l agotamiento de l o s —
recursos naturales d e l medio, pues no siempre tenía a mano l o s
productos necesarios para s u b s i s t i r y se dedicó a almacenar *•>
en previsión de escasez futura, de modo que desarrolló nuevas
actividades no solamente para obtener l a u t i l i d a d representada por l a satisfacción de sus necesidades orgánicas, sino tam
bien para terminar con l a preocupación de e v i t a r p r i v a c i o n e s en e l futuro. En p r i n c i p i o era intervención de un solo ser, a l c u a l se unió una compañera en ésta a c t i v i d a d económica,
—
creó l a f a m i l i a y por previsión buscó ayuda en sus semejantes,
obteniendo determinados artículos a cambio de l o s que a él l e
sobraban, constituyendo gradualmente una organización que pro
- 3 -
pendía siempre a un f i n l u c r a t i v o , organización que poco a pe
co pudo c o n v e r t i r s e en un intento de empresa, hecho dundament a l que en l o futuro produciría una empresa comercial p e r f e c tamente d e f i n i d a .
• Previamente l a s actividades de ser humano se p e r f e c cionaron con l a s experiencias legadas en v a r i a s etapas: l a de
caza y pesca, era a l a que atribuye una e x i s t e n c i a de c i n c o —
m i l años, l a e r a d e l pastoreo, l a agrícola y l a etapa f a b r i l .
Sería impreciso determinar datos rigurosamente exactos sobre l a organización d e l comercio; pero hemos encontrado
organizaciones en A s i a , cuyas actividades conocemos como f a s cinantes en l a s narraciones de Marco Polo, como mitológicas en l a s M i l y una Noches, o bien mas claramente d e f i n i d a s en las c u l t u r a s : Caldea, A s i r i a , E g i p c i a o Pérsica cuya organiza
ción m e r c a n t i l muy avanzada contaba con fábricas mas o menonorganizadas, manufacturaban t e l a s , trabajaban e l bronco, contaban con agentes en plazas lejanas. Usaron instrumentos d e —
crédito e s c r i t o s y hasta llegaron a contar con e l código de comercio más antiguo, conocido como código de Hamurabl.
Factor de i n f l u e n c i a muy grande fueron e l clima, l a f e r t i l i d a d d e l suelo, l a abundancia de agua, etc, ya que e n —
contraste regiones más extensas d e l globo h i c i e r o n imposiblel a prosperidad, donde e l clima era desértico o e l medio de —
frío r i g u r o s o ; f a c t o r e s que produjeron l a s c u l t u r a s nómadas,-
- 4 -
cuyo carácter duro y naturaleza guerrera l o s condujeron a l a_
taque para apoderarse por l a fuerza de l o s bienes que c a r e —
cían, imponiendo pesadas cargas t r i b u t a r i a s que l o s pueblossedentarios preferían pagar; vemos en e l l o e l nacimiento del a s leyes t r i b u t a r i a s y e l de un estado rudimentario que y a perfeccionado, constriñe a l contribuyente para l a obtenciónde su hacienda, s i bien, p e r f e c c i o n a su situación devolviéndola algunas contra p r e s t a c i o n e s . .
Muchas c i t a s pueden hacerse para comprobar que no es
en tiempos modernos cuando se observa e l nacimiento de organi
zaciones mercantiles, l o vemos ya a l recordar l a s audaces exp l o r a c i o n e s F e n i c i a s , l a s a c t i v i d a d e s de l a Liga Hanseática,hasta alcanzar l a mitad d e l s i g l o XVIII, donde se define c l a ramente l a iniciación de un sistema i n d u s t r i a l y c o m e r c i a l , —
que condujo a l a adopción de métodos de administración y o r —
ganización, que t u v i e r o n como consecuencia l a estructuraciónmercantil actual.
La creación de Sociedades logró l a fusión de comital e s con objeto de incrementar l a s operaciones comerciales o i n d u s t r i a l e s en e s c a l a de proporciones muy elevadas, r e a l i z a n
do e l establecimiento de gigantescos monopolios que s u s c i t a —
ron protestas ruidosas, que originaron en algunos países l a —
promulgación de Leyes condenando ésas actividades, pero e l de_
- 5 -
s a r r o l l o de esa tendencia continúo su curso, vino l a fusiónde empresas, l a adquisición por una empresa d e l c a p i t a l de una u otras, teniendo siempre como resultado l a desaparición
paulatina de los pequeños empresarios.
Hacia e l f i n a l d e l último t e r c i o d e l s i g l o XIX, hace
su aparición en e l mercado e l t i p o de empresas que nos ocupa;
es en l o s Estados Unidos de Norte América en donde primero se
establece ésta forma de comercio tomando fuerte incremento araíz de l a primera guerra Mundial y una nueva modalidad en l a
segunda guerra, con e l establecimiento de extensas cadenas.
A p a r t i r d e l año 1958, es notable e l d e s a r r o l l o de ésta forma de empresas, llegando e"h l a actualidad a elevar e l
monto de sus ventas a l 64% d e l ingreso destinado a l consumo—
en l o s Estados Unidos de Norte América.
CAPITU
A).-CONCEPTO DE EMPRESA.
E l Término- Empresa puede entenderse desde muchos y- -*<-. /
muy variados puntos de v i s t a . Para muchas personas s i g n i f i c a - simplemente e l negocio de comerciar, e l funcionamiento de unatienda o de un almacén cualquiera, grande o pequeño.En
reali—
dad esto es un concepto exageradamente l i m i t a d o . La Empresa
—
abarca c u a l q u i e r a c t i v i d a d humana que s a t i s f a g a l a s n e c e s i d a —
des d e l hombre.
Así pues, l a s i n d u s t r i a s madereras, mineras.pesqueras,
l a s granjas, l a s fábricas, l o s t r a n s p o r t e s , l a s compañías const r u c t o r a s y muchas otras a c t i v i d a d e s son empresas que c o n t r i —
buyen a atender o s a t i s f a c e r necesidades de orden m a t e r i a l ; en
tanto que l a Abogacía, Contaduría Pública, l a Odontología, l a Medicina, l a Enseñanza, e t c . , constituyen algunos de l o s muchos
t i p o s de Empresa dedicados a p r e s t a r s e r v i c i o s útiles.
"Se podría expresar que l a Empresa en términos general e s , es un conjunto de elementos materiales y humanos que t i e nen como f i n p r e s t a r un s e r v i c i o s o c i a l y obtener utilidades'.'
En éste concepto se encuentran contenidas l a s f i n a l i d a d e s fun^•
damentales de l a Empresa, de l a s cuales hablaré más adelante.
- 7 -
B) CLASIFICACION DE IAS
EMPRESAS.
Las empresas suelen d i v i d i r s e en dos grupos p r i n c i p a
l e s : I n d u s t r i a l e s y Comerciales; Las i n d u s t r i a l e s a su ver se
d i v i d e n en F a b r i l e s y Extractivas;Dentro de l a s C o m e r c i a l e s —
podrían l o c a l i z a r s e cuatro grupos: Mercantiles, Financieras,de Transporte y de S e r v i c i o s Personales.
Con ésta clasificación podemos elaborar e l siguiente
cuadro:
Fabriles
Industriales
Extractivas
Empresas.
Mercantiles
Financieras
Comerciales
De Transporte
De S e r v i c i o s Personales.
empresas i n d u s t r i a l e s . - Son aquellas que
directamen-
te elaboran artículos de uso o consumo para c u b r i r l a s nccosJL
dades d e l hombre.
f a b r i l e s . - I n d u s t r i a s que realmente producen artículos o substancias por elaboración o transformación.
e x t r a c t i v a s . - Industrias que producen l o s s a t i s f a c t o
res en su estado n a t u r a l mediante l a incorporación de l a u t i l i d a d fundamental.
.empresas comerciales.- Se ocupan, ya no de l a manu—
- 8 -
factura d i r e c t a de artículos,ni de su obtención en sus f u e n —
tes naturales, sino de su distribución por v a r i o s
conductos—
desde l a fábrica hasta e l usuario o último consumidor. No t o das l a s empresas comerciales t r a t a n con artículos de uso o
—
consumo, sino que existen también aquellas que suministran
—
s e r v i c i o s pero que de hecho se consideran que caen dentro d e l
campo de l a s a c t i v i d a d e s comerciales.
mercantiles.den comerciantes
Empresas de intercambio que compren—
de toda índole y volumenr también conocidas-
con e l nombre de empresas comerciales.
f i n a n c i e r a s . - Empresas que s a t i s f a c e n l a s n e c c s i d a —
des f i n a n c i e r a s ( de pesos ) de o t r a s .
de t r a n s p o r t e . -
Empresas dedicadas a l s e r v i c i o d a —
t r a s l a d o de mercancías, pasajeros etc, por t i e r r a agua y a i r o .
de s e r v i c i o s personales.-
Aquellas que prestan ser-
v i c i o s de ésta índole.
Una vez elaborado e l cuadro de clasificación de l a s empresas, me referiré en forma más concreta a l a s empresas co
merciales que r e a l i z a n operaciones mercantiles, y l a s cualesson conocidas con e l nombre genérico de Empresas
Comerciales,
ya que a l a s Financieras, de Transporte y de S e r v i c i o s
nales se l e s conoce con su propio nombre.
Perso-
- 9 -
a) CONCEPTO DE EMPRESA COMERCIAL.
Atendiendo a l concepto i n i c i a l de Empresa, se des —
prende e l de Empresa Comercial:"conjunto de Elementos materia
les y humanos que tienen como f:n prestar un s e r v i c i o s o c i a l y obtener u t i l i d a d e s durante l a realización de sus a c t i v i d a des de t i p o comercial"
La empresa comercial r e a l i z a actividades de p r o d u c ción (entendiendo por Producción cualquier procedimiento o —
proceso que crea v a l o r o agrega v a l o r a bienes ya existentes)
de cambio ( compra y venta) e t c . l a empresa adquiere dinero,por medio d e l c u a l reúne personas y cosas por medio de l a con
tratación, organiza y d i r i g e l a producción de bienes y l a proa
tación de s e r v i c i o s , d i s t r i b u y e sus productos a individuos ygrupos a cambio de dinero. Esto c o n s t i t u y e a grandes rasgos-e l c i c l o típico de l a s a c t i v i d a d e s de l a empresa.
b) FINES DE LA EMPRESA COMERCIAL.
Dentro de l a definición de empresa comercial se e n —
cuentran dos de l a s f i n a l i d a d e s primordiales de l a empresa:
"....prestar un s e r v i c i o s o c i a l y obtener u t i l i d a d e s
du—
rante l a realización de sus actividades de t i p o comercial..."
La empresa se propone en primer lugar lograr un beno
f i c i o que l e permita sostenerse y sostener a sus dependientes.
E l deseo de ganar dinero es e l estímulo que impulsa a l a em—
presa a l l e v a r l a adelante. Además de s a t i s f a c e r con sus p r o —
- ÍO -
ductos, mercancías o s e r v i c i o s , l a s necesidades humanas y deproporcionar un b e n e f i c i o a su p r o p i e t a r i o o p r o p i e t a r i o s , l a
empresa próspera también f a c i l i t a medios de s u b s i s t e n c i a a
—
v a r i o s grupos de empleados que trabajan por un s a l a r i o , a comisión, o a base de participación en l o s b e n e f i c i o s .
Para obtener u t i l i d a d e s o b e n e f i c i o s ,
l a empresa ge-
neralmente comercia con artículos que poseen v a l o r de cambio;
pero e x i s t e una excepción s i n embargo, cuando l a empresa o b —
t i e n e u t i l i d a d e s como consecuencia de fuerzas
externas que --
aumenten e l v a l o r .de mercado de sus a c t i v o s o que d i s m i n u y a —
sus pasivos.
Por ejemplo e l aumento d e l C a p i t a l Contable d o —
l a Empresa motivado por un incremento d e l a l z a en e l v a l o r de
sus bienes r a i c e s , l o c u a l no depende de l a s actividades
prin
c i p a l e s de l a empresa, o sea e l acto de comerciar. Para algunos t i p o s de empresa son importantes l o s aumentos en e l c a p i t a l contable debido a estas causas, pero para l a mayoría d e —
los negocios estos aumentos no son fuentes considerables
de—
utilidades.
c ) . - FUNCIONES DE LA EMPRESA.
Dentro de l a s múltiples funciones que r e a l i z a l a empresa se pueden mencionar t r e s , ligadas fuertemente para l o —
grar l a s f i n a l i d a d e s de ella:Funciones
físico y Funciones F a c i l i t a d o r a s .
de Cambio, de Manejo—
- 11 -
Compra
Cambio
Ventas.
Transportación
Manejo físico
Almacenaje
FUNCIONES:
Investig.mercantil
Graduac. y standarización.
Facilitadoras
Manejo de riesgos.
Financ. de mercadeo
Comercialización.
Las funciones de cambio son aquellas que se r e l a c i o nan con e l cambio de propiedad de l o s s a t i s f a c t o r o s , es decir,
con l a creación de l a u t i l i d a d de posesión. Se consideran como
funciones de cambio l a s compras, y ventas.
Las funciones de manejo físico son aquellas r e l a c i o nadas con e l cambio de lugar y guarda de l o s s a t i s f a c t o r o s . S e
les d i v i d e en Transportación y almacenaje.
Las Funciones f a c i l i t a d o r a s son aquellas que como su
nombre l o i n d i c a , f a c i l i t a n l a a c t i v i d a d de l l e v a r los s a t i s factores d e l lugar donde se producen a l lugar donde se consumen y en p a r t i c u l a r f a c i l i t a n l a s funciones de cambio. Dentro
de.este grupo puede mencionarse l a Investigación M e r c a n t i l , - Graduación y Estandarización, Manejo de riesgos,Financiamiento
- 12 -
de mercadeo y l a Comercialización.
Englobando l a s funciones se puede c o n c l u i r que para
lograr l o s f i n e s de l a empresa, ésta debe desempeñar dos
grandes funciones: La Producción y l a Distribución.- La Producción es inútil s i n l a distribución y viceversa, pero l a —
debida combinación de ambas conducen a muy buenos resultados.
E l desempeño de cada una de estas funciones depende de l a >
coordinación de múltiples actividades como son l a planeaciónl a c o n t a b i l i d a d , p u b l i c i d a d , organización, compras, almacenaje, e t c . , que son indispensables para e l debido d e s a r r o l l o de
las dos p r i n c i p a l e s .
Como a u x i l i a r importantísimo para efectuar l a s f u n —
ciones de l a empresa se puede c i t a r l a Comercialización,
en—
globada dentro de l a s Funciones f a c i l i t a d o r a s , también conocí.
da como e s t r a t e g i a mercantil, planeación comercial d o l produc
to, etc., mediante l a c u a l l a empresa t r a t a de conocer l a s no
cesidades y p r e f e r e n c i a s d e l público o compradores que c o n s t i
tuyen e l mercado.
d) LA PERSECUCION DE UTILIDADES COMO OBJETIVO
PRINCIPAL DE LA EMPRESA.
Debido a l a persecución
(busca) de u t i l i d a d e s , l a Em
presa juega su papel en l a Economía C a p i t a l i s t a . La búsquedade u t i l i d a d e s promueve e l uso e f i c i e n t e de los recursos. Trat a r de obtener u t i l i d a d e s s i g n i f i c a esforzarse por lograr un-
- 13 -
ingreso neto por encima de l o s costos, independientemente de
cómo se c a l c u l a n l o s ingresos o l o s costos en c i r c u n s t a n c i a s
p a r t i c u l a r e s . En una moderna Economía, e l esfuerzo hecho para
tener c o n t r o l sobre bienes y s e r v i c i o s escasos, se basa p r i n cipamente en l a obtención de un ingreso neto o u t i l i d a d e s ene l caso de l a Empresa Comercial. Las u t i l i d a d e s como objetivo,
son l a fuerza motivadadora d e l sistema económico de l a L i b r e Empresa.
La obtención de u t i l i d a d e s , se considera como e l obj e t i v o fundamental de l a empresa, para que éste impulse a l a empresa a cumplir con e l o b j e t i v o de prestar un s e r v i c i o s o —
c i a l y o t r o s . Además se supone que "la empresa busca o b t e n e r —
u t i l i d a d e s pero l a s máximas u t i l i d a d e s , y no se conforma conu t i l i d a d e s regulares, normales o mínimas.
En e l caso de l a s empresas con una competencia, muyfuerte, deben d e c i d i r s e por t r a t a r de obtener e l máximo de ~u t i l i d a d e s , t i e n e n que hacer este esfuerzo para asegurarse
—
que van a obtener algunas u t i l i d a d e s s i q u i e r a .
En e l caso de l a s empresas menos competidas podemosi n t e r p r e t a r l a s desviaciones que existan respecto a l o b j e t i v o
de maximización, como intentos para maximizar l a s u t i l i d a d e s a largo plazo más b i e n que a corto plazo.
Una empresa que simplemente busque u t i l i d a d e s más que
- 14 -
pérdidas, venderá sus productos a cualquier ingreso t o t a l que
cubra sus costos t o t a l e s ; mientras que una empresa que t r a t e de maximizar u t i l i d a d e s se esforzará por vender a q u e l l a cantjL
dad de productos que a determinado p r e c i o l e r e s u l t e con e l —
mayor ingreso t o t a l por encima de l o s Costos t o t a l e s .
- 15 -
C).- COMPARACION DE LA EMPRESA CON
OTRAS
ORGANIZACIONES SOCIALES.
La empresa comercial no es l a única forma de organización s o c i a l que se ocupa de hacer dinero y producir bienes.
Las unidades f a m i l i a r e s , los gobiernos,
( Federal, E s t a t a l y-
Municipal) y l a s organizaciones misceláneas t a l e s como I g l e —
s i a s , Colegios, Fundaciones Clubes, etc.,también se ocupan de
buscar ingresos, generalmente en forma de dinero, y también—
producen bienes y s e r v i c i o s . Estas organizaciones así como l a
empresa comercial, r e a l i z a n cambios que implican dinero, b i e nes y s e r v i c i o s ; además producen bienes y s e r v i c i o s para propio uso o para otras personas.
Sin embargo no es difícil d i s t i n g u i r entre estas o r ganizaciones no comerciales y l a empresa comercial, ya que -p
las s i m i l a r i d a d e s son menores en otros aspectos.La unidad f a m i l i a r de consumo ya sea c o n s t i t u i d a por una s o l a perqona o por v a r i a s t i e n e muchos otros aspectos aparte de l a producción
y e l cambio. Las a c t i v i d a d e s f a m i l i a r e s s o c i a l e s , de recre
ción, de consumo y l a s educacionales tienden a predominar sobre l a s de producción y cambio en e l caso de l a Unidad F a m i —
l i a r , aún cuando l a a c t i v i d a d productiva que se l l e v a a caboen l o s hogares es r e a l i z a d a por l a s amas de casa y se l e s r e conoce como parte de l a producción.
E l Gobierno en una Economía c a p a i t a l i s t a , c a s i
—
16-
siempre funciona de acuerdo con p r i n c i p i o s bastante d i f e r e n tes de aquellos que t i p i f i c a n a una empresa comercial.
Las actividades d e l Gobierno se determinan por medio
d e l proceso político (elecciones, sufragio, etc.) y despuésse hacen a r r e g l o s para f i n a n c i a r esas actividades, principal,
mente a través de impuestos. En cambio una empresa comercial
produce solamente aquellos bienes y s e r v i c i o s para los cuales
hay una demanda v o l u n t a r i a adecuada, ya sea existente o f u t u r a . E l Gobierno se ocupa de algunas actividades que normalmen
te no caen dentro d e l campo de l a i n i c i a t i v a privada; e l a s —
pecto más importante es que e l Gobierno es e l único a u t o r i z a do para e j e r c e r e l poder c o e r c i t i v o . Además e l Gobierno establece l a organización necesaria para l a solución de disputasentre personas, regula a c t i v i d a d e s , y abastece a v a r i o s socto
res de l a comunidad con bienes y s e r v i c i o s que no son suminis
trados por l a i n i c i a t i v a
privada.
Los grupos s o c i a l e s misceláneos persiguen
ción de dinero y se dedican
muy
eos,
l a obten—
a l a producción solo en una
forma
i n c i d e n t a l . Las i g l e s i a s , los clubes, los partidos políti
los h o s p i t a l e s y l o s colegios por ejemplo tienen c i e r t o s
propósitos y actividades que ponen en un segundo término e l ganar dinero y producir para s a t i s f a c e r . Estas
organizaciones
deciden primero l o que quieren hacer y después reúnen e l diño
17 -
ro requerido ya sea por medio de cuotas de l o s miembros o dealguna o t r a manera.
- 18 -
D).-EL MERCADEO COMO FUNCION DE
LA EMPRESA COMERCIAL.
Se puede entender por mercadeo, todas l a s funcionesque tienen que r e a l i z a r s e para l l e v a r l o s s a t i s f a c t o r e s produ
cidos, d e l lugar donde se producen a l a s manos d e l consumidor,
incluyendo algunas funciones anteriores a l a producción de —
aquel s a t i s f a c t o r y p o s t e r i o r e s a su consumo.
E l mercadeo es una a c t i v i d a d productiva, ya que i n —
corpora a l o s s a t i s f a c t o r e s l a s u t i l i d a d e s de lugar, tiempo y
posesión. Mediante e l mercadeo,
l o s s a t i s f a c t o r e s son llevados
a l lugar adecuado para su venta; en l a época indicada, o i n corpora l a u t i l i d a d de posesión, haciendo p o s i b l e que l o s sat i s f a c t o r e s producidos pasen a ser propiedad de l a persona —
que l o desea y puede comprar.
E l mercadeo es r e a l i z a d o generalmente por l a empresacomercial; dentro de l a empresa, se considera que e l d e p a r t a —
mentó de marcadotecnia es quien debe r e a l i z a r e l mercadeo, y algunos autores llegan a c o n s i d e r a r l o como una a c t i v i d a d
pro—
p i a de l a A l t a Gerencia.
Existen t r e s formas de estudiar e l mercadeo,
conoci—
das también como Enfoques de mercadeo:
Atra'vés
de l o s s a t i s f a c t o r e s , de l a s i n s t i t u c i o n e s -
que l o r e a l i z a n y de l a s funciones que l o integran.
- 19 -
Me he r e f e r i d o brevemente a l a s funciones que
gran e l mercadeo,
inte-
a l h a b l a r de l a s funciones de l a empresa,—
por c o n s i d e r a r l a s también funciones de l a empresa, n e c e s a r i a s
para l a consecución de l o s f i n e s de l a misma.
En cuanto a l o s s a t i s f a c t o r e s y a l a s I n s t i t u c i o n e s que r e a l i z a n e l mercadeo,
los
se encuentran
contenidad dentro dé-
Canales de Distribución.
a).-
CANALES DE DISTRIBUCION.
Es p o s i b l e d e f i n i r a l o s canales de distribución como e l f l u j o que siguen l o s s a t i s f a c t o r e s através de d i s t i n t a s
i n s t i t u c i o n e s de mercadeo; considerando
como i n s t i t u c i o n e s de
mercadeo a l Productor, a l I n t e r m e d i a r i o , y l a s Organizaciones
f a c i l i t a d o r a s , y a l o s Usuarios o últimos consumidores.
Un c a n a l de distribución para un s a t i s f a d o r o grupode s a t i s f a c t o r e s de una misma e s p e c i e , está formado por un
—
punto de o r i g e n ( f a b r i c a n t e ) , por ninguno, uno o v a r i o s p u n tos
intermedios
r i o o último
( i n t e r m e d i a r i o s ) y por un punto f i n a l
(usua-
consumidor).
Se d i c e que puede haber tantos canales de d i s t r i b u ción como se q u i e r a , s i n embargo e x i s t e n c i n c o t i p o s c a r a c t e —
rísticos o típicos:
1.- En éste t i p o no e x i s t e n i n t e r m e d i a r i o s , y t i e n e corno o r i g e n e l f a b r i c a n t e y como f i n a l e l u s u a r i o o e l último
- 20 -
consumidor.F
> V. ó U.
C.
Este c a n a l , por e l hecho de no haber i n t e r m e d i a r i o s ,
r e c i b e e l nombre de c a n a l D i r e c t o , e i m p l i c a que sea e l f a b r i
cante quien r e a l i c e en forma t o t a l e l mercadero d e l s a t i s f a c t o r . Es e l c a n a l comunmente usado para s a t i s f a c t o r e s
industria
l e s y dentro de estos, en p a r t i c u l a r para Equipo Mayor. Es e l
menos conveniente para artículos de consumo y en p a r t i c u l a r —
para l o s de compra rápida.
2. - Este c a n a l no t i e n e nombre específico, pero
es-
p o s i b l e r e p r e s e n t a r l o como sigue: antes de l l e g a r a su fase f i n a l , pasan l o s s a t i s f a c t o r e s por e l d e t a l l i s t a . E s t o c a n a l - es usado por l o s d e t a l l i s t a s modernos en gran e s c a l a como son
l o s supermercados, t i e n d a s de descuento,
F
Actualmente
> Detallista
etc.
>V.
c.
e x i s t e n d e t a l l i s t a s que venden en gran-
e s c a l a , y con un volumen tan grande de operaciones e l i m i n a n a i M a y o r i s t a para a d q u i r i r directamente con e l f a b r i c a n t e yautomáticamente r e d u c i r sus c o s t o s .
S i n embargo e x i s t e n F a b r i c a n t e s que o b l i g a n a
d e t a l l i s t a s a comprar a un M a y o r i s t a determinado,
los—
pues l a po
lítica de esa empresa así l o exige.
3. - Tampoco t i e n e un nombre específico. Es e l c a n a l más común para artículos i n d u s t r i a l e s ,
sobre todo para aque-
- 21 -
líos que requieren amplia
distribución, t a l e s como accesorios
de operación y partes fabricadas.
F.
*• Mayorista
> U
4. - Se l e conoce con e l nombre de Canal Ortodoxo y se sigue típicamente para l o s productos de consumo; es muy co
nún para f a b r i c a n t e s y d e t a l l i s t a s pequeños y en e s p e c i a l para s a t i s f a c t o r e s de comparación y de compra rápida. Se representa de l a s i g u i e n t e manera:
F
> Mayorista
•—> D e t a l l i s t a
>
U.C.
5. - No t i e n e nombre específico y no es de uso común.
No es a l t o e l porcentaje de s a t i s f a c t o r e s que l o usan. Se
—
puede representar como sigue:
F —>ñgente — ^ M a y o r i s t a
*• D e t a l l i s t a
> U.C.
b ) . - VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS CANALES
DE DISTRIBUCION.
En general, depende de muchas c i r c u n s t a n c i a s l a s ven
tajas y desventajas
que pueden o f r e c e r e l uso de l o s Canales-
de Distribución, pero podría d e c i r s e que intervienen c i e r t o s factores t a l e s como:
1.- La naturaleza d e l producto.e x i s t e n artículos que requieren una amplia
En este aspecto,
—
distribución; este
es e l caso de l o s s a t i s f a c t o r e s de consumo o l o s de compara—
ción, en l o s cuales e l costo que sea añadido por este concepto, l o paga con gusto e l c l i e n t e por s e n t i r s e s a t i s f e c h o d e —
- 22 -
su compra y de haber adquirido precisamente e l artículo que.cubre su necesidad.
2. - E l volumen de ventas de l a empresa.- Una empresa
que alcanza un n i v e l bajo de ventas t i e n e indudablemente quepreocuparse
por l o g r a r una mayor e f i c i e n c i a en l a d i s t r i b u
ción de sus productos,
aunque en p r i n c i p i o no logre l o s r e s u l
tados esperados, ya que estos se presentarán a largo plazo.
3. - Las condiciones de l a l o c a l i d a d en general.- Esd e c i r , s i l a s condiciones económicas de l a población son l o •suficientemente a l t a s , fácilmente podrán soportar e l costo
—
que i m p l i c a l a utilización de l o s canales de Distribución.
4. - Ayuda a l financiamiento.- Esta ventaja a p l i c a b l e
sobre todo a l o s canales cortos, permiten
a l fabricante esta-
b l e c e r un c o r t o plazo para l a liquidación que deberán
hacor—
sus c l i e n t e s Mayoristas o D e t a l l i s t a s ; igualmente a l Fabrican
te l e permitirá l o g r a r una mayor l i q u i d e z a l vender en plazos
cortos a l o s demás intermediarios.
5. - En general podría niencionarse como ventaja muy importante
l a creación, mediante e l uso de l o s canales de D i s
tribución, de fuentes de trabajo, ya que mientras
e l producto
requiera l a a c t i v i d a d de algún intermediario, éste deberá
ser remunerado a l cumplir con su trabajo.
A l mismo tiempo que se logran ventajas con l a u t i l i zación de l o s Canales de Distribución, se presentan
también--
- 23 -
c i e r t o s inconvenientes como:
1. - Aumentar e l Costo de Distribución.- Logicamentea l i n t e r v e n i r un mayor número de personas o empresas en e l ca
mino d e l artículo desde e l Productor a l Consumidor, e l Costode Distribución se vé incrementado con p e r j u i c i o d e l c l i e n t e .
Este costo de Distribución, llamado por algunos autores Costo
de Mercadeo, es bastante a l t o cuando se t r a t a de lanzar algún
producto a l mercado; l a empresa l o dá a conocer u t i l i z a n d o a l
máximo l o s intermediarios. Esto en p r i n c i p i o , quizá se traduz
ca en una disminución de u t i l i d a d e s , motivado por un a l t o eos
to, pero probablemente a largo plazo desaparezcan un gran número de intermediarios y con un conocimiento más profundo d e l
producto por parte d e l público consumidor, a largo plazo s e —
logrará e l máximo de ventas.
2. - E l f a b r i c a n t e depende más de l o s intermediarios.A l ocupar intermediarios, e l f a b r i c a n t e l l e g a en c i e r t o s
mo—
mentos a caer en l a s manos de los intermediarios, llegando adominarlo en c i e r t a s ocasiones y en otras tantas a c o n v e r t i r se en sus propios competidores.
Podríamos d e c i r que l a s ventajas y desventajas que ofrecen l o s Canales de Distribución, están en función de cada
Canal, y estos, en función de cada empresa que l o s use de
acuerdo con l o s f a c t o r e s antes señalados, pero tomando s i e m —
- 24 -
pre en consideración que a l u t i l i
2
a
r
l
o
s
,
l
a
^
e
s
a
d
e
b
e
r
á
.
buscar entre e l l o s e l más adecuado para cumplir con sus funciones y sus f i n a l i d a d e s .
CAPITULO
II.
I.- COMERCIO AL DETALLE.
A).- DEFINICION.
A l hablar brevemente de los canales de Distribuciónnos encontramos con t r e s clases de I n s t r i t u c i o n e s de Merca -do: Fabricante, intermediarios y Usuario o último consumidor.
Los intermediarios podríamos decir que son a q u e l l a s personas o Empresas que concertan operaciones entre productor
y consumidor y los c l a s i f i c a m o s en dos t i p o s :
Intermediario Comerciante,
que es aquel que adquiere
l a propiedad de l a mercancía que maneja, para posteriormenteh a c e r l a l l e g a r a su consumo. Este a su vez l o vamos a c l a s i f i
car en D e t a l l i s t a y Mayorista.
E l i n t e r m e d i a r i o Comerciante Mayorista es aquel queescencialmente vende a l Usuario, entendiendo por Usuario e l —
que adquiere s a t i s f a c t o r e s para producir otros. E l Intermedia
r i o Comerciante D e t a l l i s t a es aquel que escencialmente vendea i último consumidor, entendiendo por último consumidor e l
que adquiere los s a t i s f a c t o r e s para su uso personal o de
—
su—
familia.
E l segundo t i p o de Intermediarios son los Intermedia
r i o s agentes, que son aquellos que no adquieren l a propiedad-
- 26 -
1
de l a mercancía que manejan, es d e c i r , se dedican e x c l u s i v a —
mente a concertar operaciones entre productor y consumidor.Po
dríamos mencionar dentre de éste grupo a l Corredor, C o m i s i o —
n i s t a , Agente de Compras, Agente de Ventas, e t c .
Una vez conocido e l cuadro presentado de l o s Interme
d i a r i o s podemos enfocar nuestra atención a l o s D e t a l l i s t a s en
particular.
En términos generales podemos d e c i r que vender a l De:
t a l l e es"vender a l último consumidor" Es p o s i b l e l a venta a l d e t a l l e por parte d e l f a b r i c a n t e y l o s intermediarios, s i n em
bargo, es e l D e t a l l i s t a (Intermediario Comerciante) quien sei d e n t i f i c a plenamente con l a venta a l d e t a l l e , y de ahí su —
nombre, por ser l a mayoría de sus ventas l a s r e a l i z a d a s a l
último consumidor.
- 27 -
B).- CIASES DE DETALLISTAS Y CARACTERISTICAS
PRINCIPALES.
Clasificaremos en dos grandes grupos p r i n c i p a l e s a —
los D e t a l l i s t a s , y cada uno de estos en cuatro y en cinco secundarios :
a) .- GRUPO I . - D e t a l l i s t a s independientes en pequeña
escala:
1. - Miscelánea
2. - Tienda de E s p e c i a l i d a d .
3. - Tienda General.
4. - Tienda de líneas limitadas.
b) .- GRUPO I I . - Detallista-s en gran escala:
1. - Tiendas en Cadena.
2. - Super Mercados
3. - Tienda de descuento.
4. - Tienda Departamental
a ) . - Dejaremos apuntado someramente algunas de l a s características correspondientes a cada una de l a s empresas—
mencionadas anteriormente.
1.- Miscelánea.- Maneja gran variedad de artículos de
poco p r e c i o , sus ventas son normalmente de contado, en l o s Estados Unidos trabajan con Base en a u t o - s e r v i c i o . Están
locali-
zados fuera de l o s centros comerciales, buscando áreas populosas fuera de l a competencia de l a s grandes cadenas de tiendas-
- 28 -
de variedad.
2. - Tiendas de E s p e c i a l i d a d .- Este D e t a l l i s t a traba
ja con base en tener un extenso s u r t i d o de una r e s t r i n g i d a va
riedad de artículos ( en algunos casos un solo artículo). Muy
común en guantes, medias, pañuelos etc., y también en paste
les, e t c . . En general éstos establecimientos están l o c a l i z a
dos en e l centro comercial ( en e l cado de l o s no comestibles)
y en otros lugares de l a Ciudad( en caso de los comestibles),
trabajan con artículos de comparación básicamente.
3. - Tienda general.- Maneja un gran número de líneas
de artículos, s i n un s i g n i f i c a n t e grado de organización. Es d e c i r , maneja c a s i de todo en forma desordenada. Es l a tienda
típica de l a s zonas r u r a l e s o pequeños pueblos de nuestro medio, pues normalmente es l a única de ésa comunidad.
Esta c l a s e de tiendas presenta c i e r t a s desventajas do
operación como D e t a l l i s t a :
1. - Por su tamaño pequeño no permite l a e s p e c i a l i z a ción, pues e l dueño ejerce todas l a s funciones y su operación
es poco
eficiente.
2. - Como debe tener e x i s t e n c i a s de todo, no puede ha-
cer compras i n d i v i d u a l e s de consideración, por l o que no obtie
ne ventajas en e l p r e c i o , crédito, entregas, e t c .
3. - Como maneja de todo, tiene poco de cada artículo-
- 29 -
limitando mucho l a variedad de e s t i l o s , colores, t a l l a s , e t c .
lo que hace que e l c l i e n t e no sea siempre s a t i s f e c h o .
4.- Es común que tenga que otorgar amplio crédito y
l l e g a r en algunos casos a l trueque, l o cual l e r e s t a
liquidez.
También podemos mencionar dos ventajas de ésto t i p o de tiendas:
1. - Cubre una necesidad de l a s comunidades poquefias,
las cuales están i m p o s i b i l i t a d a s de tener diversas
Institucio
nes D e t a l l i s t a s por su situación económica imperante.
2. - Para quien opera éste t i p o de establecimiento,es
buen negocio, mientras no e x i s t a en l a l o c a l i d a d otra tiendasimilar.
Existen s i n embargo razones que han motivado l a áasa
parición p a u l a t i n a de ésta c l a s e de D e t a l l i s t a s como por ejom
pío e l crecimiento de l a población de l a comunidad, l a emigra
ción de l a gente d e l campo hacia l a Ciudad, e l aumento de l a s
vias de comunicación, e i n c l u s i v e podríamos mencionar e l f a c tor "moda".
4).— Tienda de Líneas Limitadas.- Maneja una línea de artículos en forma preponderante y algunos artículos m á s —
como complementarios o accesorios de ésa línea p r i n c i p a l . Por
ejemplo zapaterías, ferreterías, tiendas de t e l a s , de l í n e a —
blanca, e t c . Este t i p o de D e t a l l i s t a s es e l típico de l o s cen
- 30 -
t r o s comerciales, y en algunos casos se i n t e g r a en forma de cadena de tiendas.
De acuerdo con esto último, es p o s i b l e encontrar cier_
tas ventajas de éstas tiendas independientes
con respecto a -
las Tiendas en cadena, consideradas como D e t a l l i s t a s en granescala:
1. - E x i s t e un contacto personal con l a c l i e n t e l a , por
parte d e l dueño, que por l o general atiende personalmente. En
las grandes Tiendas
en Cadena no e x i s t e este factor de perso-
nalidad, pues e l personal ( contratado)
está integrado por em
pleados que cumplen l a s órdenes d e l p r o p i e t a r i o o p r o p i e t a r i o s
2. - E l contacto personal permite a l • d e t a l l i s t a independiente conocer más los gustos de su c l i e n t e l a y por c o n s i guiente a adecuar sus e x i s t e n c i a s en forma más completa,
con-
t r a r i o a l a Tienda en cadena donde los artículos que se manejan son altamente
estandarizados.
3. - E l personal e x i s t e n t e en l a tienda coopera más,pues -está conciente de que su actuación es directamente
super_
visada por los p r o p i e t a r i o s .
Algunas de l a s desventajas existentes en este t i p o de tiendas son:
1.- Sus costos tienden a ser más a l t o s por no poderaprovechar
l a s ventajas de compra que obtienen las tiendas on
- 31 -
cadena en grandes volúmenes.
2.- No u t i l i z a n l a división d e l trabajo, pues l a administración es demasiado c e n t r a l i z a d a y como consecuencia
—
pierde e f i c i e n c i a l a empresa.
b) DETALLISTAS EN GRAN ESCALA.1.- Tiendas en Cadena.- Un sistema de tiendas
na esta formado por dos o más establecimientos
en cade
s i m i l a r e s , con
propiedad y administración c e n t r a l i z a d a . Como características
fundamentales podemos anotar l a s s i g u i e n t e s :
Las tiendas
en cadena pertenecen a un mismo dueño y
cada tienda, individualmente
considerada, no t i e n e autonomía-
de operación, es d e c i r , son administradas en conjunto desde una o f i c i n a c e n t r a l . E x i s t e una s i m i l i t u d en e l t i p o de e s t a blecimiento,
en e l t i p o de artículos, en su a p a r i e n c i a , e t c .
Esta característica, que es básica, hace p o s i b l e l a estandarización, que es una de l a s p r i n c i p a l e s ventajas de e¿
tos d e t a l l i s t a s .
Por definición, una cadena está formada por dos o más
tiendas,
s i n embargo, e x i s t e n autores que afirman que e l r e q u i
s i t o mínimo para l a e x i s t e n c i a de este t i p o de d e t a l l i s t a s es
de 4 o más
establecimientos.
2).- Supermercados.- Este t i p o de D e t a l l i s t a s se crea
ron en México aproximadamente
entre l o s años 1949-1950, o sea-
- 32 -
20 años después de su creación en los Estados Unidos de Norte
América. Ss un d e t a l l i s t a con gran volumen de Ventas en m e r —
cancía variada, pero en l a que ocupa mayor importancia los co
mestibles; u t i l i z a
e l a u t o - s e r v i c i o y l a mercancía se encuen-
t r a d i v i d i d a por grupos. Busca atraer c l i e n t e l a con base en mantener precios bajos; e l Supermercado prácticamente no p o —
see
almacén, pues toda l a mercancía se encuentra d i s t r i b u i d a -
en e l piso de venta, y esto f a c i l i t a e l a u t o - s e r v i c i o . Tieneun gran volumen de ventas con rápido movimiento de sus invent a r i o s y un bajo costo de operación, por l a exhibición en masa,
e l a u t o - s e r v i c i o y e l rápido movimiento de i n v e n t a r i o s .
Además de t r a b a j a r a base de comestibles, maneja
otras líneas no comestibles pero en pequeña escala; La mayo—
ría de estos d e t a l l i s t a s funcionan en e d i f i c i o s de una planta
con
f a c i l i d a d e s de estacionamiento y l o c a l i z a d o s fuera de los
centros comerciales pero cerca o en las grandes avenidas.
Las
razones por l a s cuales han aumentado cosiderable
mente l a e x i s t e n c i a de l o s supermercados, se debe esencialmen
te a: Mantenimiento de sus precios bajos, e l gusto d e l público por e l a u t o - s e r v i c i o , e l hecho de que bajo un solo techo e l c l i e n t e encuentre de todo, F a c i l i d a d e s de estacionamiento,
en algunas localidades poseen clima a r t i f i c i a l o calefacción,
según las condiciones climatológicas imperantes, e l uso de mú
- 33 -
s i c a en e l establecimiento, los h o r a r i o s de ventas, l a limpie
za d e l l o c a l , e t c .
3 ) . - Tiendas de Descuento.- Es un d e t a l l i s t a en gran
escala que en forma general, se e s p e c i a l i z a en l a venta, de s a t i s f a c t o r e s de marca desconocida, los cuales vende a pre
cios i n f e r i o r e s de l i s t a . U t i l i z a e d i f i c i o s de baja renta y —
normalmente t r a b a j a con base en semi-auto-servicio. No ofrece
por l o general un gran número de s e r v i c i o s para sus- clienfcesy r e a l i z a gran cantidad de p u b l i c i d a d . Estas característicascorresponden a Tiendas de descuento con funcionamiento en los
Estados Unidos de Norte América, y según opinión de varios au
tores, es muy
probable su desaparición.
- 34 -
I I . - CARACTERISTICAS DE LAS TIENDAS
DEPARTAMENTALES.
Las tiendas Departamentales, corresponden a l grupo II, D e t a l l i s t a s en gran escala; -ÍS d e c i r , r e a l i z a n fundamen—
talmente operaciones
de compra y venta de una gran variedad -
de artículos. Algunas de l a s características que podemos anotar son l a s s i g u i e n t e s .
1. - Manejo de gran cantidad de artículos.- Prácticamente estas tiendas manejan una gran variedad de artículos, destacando entre e l l o s l o s llamados de comparación ( y cntreestos l a ropa, muebles y accesorios para e l hogar).
2. - Localización en centres comerciales naturales yd i r i g i d o s . - La ubicación de estas Empresas es r e a l i z a d a en Cen
tros naturales, es d e c i r , generalmente en e l centro de ' población, pero con tendencia en los últimos tiempos a establecerse en l o s llamados centros comerciales d i r i g i d o s , es d e c i r ,
en áreas fuera d e l centro de l a población, pero ligadas a l a s amplias
avenidas,
donde se ubican también tiendas d e l mismo
—
tipo.
3. - Gran cantidad de s e r v i c i o s . - La cantidad de s e r v i
cios que ofrece a sus c l i e n t e s provoca
l a a f l u e n c i a de estos a
dichas tiendas. Dentro de estos s e r v i c i o s es conveniente
cionar: Estacionamientos,
men—
Elevadores, Escaleras eléctricas,
—
guarda de ropa y b u l t o s , otorgamiento de crédito, reparación -
- 35 -
de ropa, confección de c o r t i n a s , envíos a d o m i c i l i o , y otros,
que hacen que e l c l i e n t e se s i e n t a plenamente a gusto para ha
cer sus compras.
4. - Renta de áreas i n t e r n a s . - Es muy común que l a
—
Tienda Departamental rente alguno, o algunos de sus D e p a r t a —
mentos a personas ajenas a l a empresa: estos Departamentos
—
aparecen como s i funcionaran con administración de l a p r o p i a Tienda, pues u t i l i z a n sus s e r v i c i o s , su p u b l i c i d a d , e t c . Lasp r i n c i p a l e s razones para que l a tienda opere de esta manera,es obtener u t i l i d a d e s o rentas en áreas improductivas, y s o —
bre todo crear tráfico o circulación dentro de l a tienda, por
considerar que l o e s p e c i a l i z a d o de algunos departamentos a s i lo r e q u i e r e .
5. - E d i f i c i o s de v a r i o s p i s o s . - En l a generalidad de
las Tiendas de este t i p o , se emplean e d i f i c i o s propios de var i o s p i s o s , en los cuales es d i s t r i b u i d a l a mercancía según l a importancia de cada uno de e l l o s . Las o f i c i n a s ocupan r e —
gularmente l a parte más a l t a y en los demás pisos se d i s t r i b u
ye l a mercancía de acuerdo a sus características; es d e c i r , —
combinando l o s s a t i s f a c t o r e s de compra rápica, de comparación
y de e s p e c i a l i d a d , de manera que l a atracción de unos p r o v o —
que e l ánimo de compra de los otros.
6. - A p a r i e n c i a d e l l o c a l . - Es una de las preocupado
- 36 -
ríes de los administradores l a de procurar l a limpia aparienc i a d e l l o c a l , para l o c u a l existen empleados que mantienenuna constante limpieza para o f r e c e r a sus c l i e n t e s un mejorambiente y comodidad en sus compras.
7.- La p u b l i c i d a d . - Generalmente ocupan para sus f i nes p u b l i c i t a r i o s , e l uso d e l Periódico, Revistas, Radio, Televisión, Anuncios luminosos, Cine, etc., y difícilmente ocupan e l Sistema de anuncios volantes.
Podemos c o n c l u i r que estas características se mantie
nen con e l f i n de a t r a e r c l i e n t e l a y f i j a r su atención dentro
de l a empresa solamente en l o s s a t i s f a c t o r e s , complementandounos con otros para poder lograr e l más a l t o grado de Ventas.
- 37 -
A).- LOCALIZACION DE LAS TIENDAS DEPARTAMENTALES.
Uno de los puntos más importantes para e l éxito o
—
fracaso de l a s Tiendas Departamentales, depende de su adecuada
ubicación; pero ésta localización podemos v e r l a desde dos puntos de v i s t a :
a) Localización de l a Tienda de una ciudad con o t r a b) Localización de un área dentro de una ciudad.
a ) . - Por l o que respecta a l primer punto, o sea l a l o c a l i
zación de l a tienda de una ciudad con o t r a , podemos mencionar
muchos f a c t o r e s que son necesarios conocer y estudiar, entree l l o s mencionaremos l o s s i g u i e n t e s :
1-Competencia.- Es conveniente, antes de i n s t a l a r
l a Tienda, enterarse d e l mercado en l a l o c a l i d a d , y p a r t i c u l a r
mente l a cantidad
( en caso de e x i s t i r ) de tiendas con las mis
mas características y e l tiempo que tienen funcionando: los precios que mantienen y l a c l a s e de s e r v i c i o s que proporcionan
a sus c l i e n t e s .
2.- Necesidades.- Dentro de éste concepto podríamosincluír l a s costumbres d e l lugar, es d e c i r , s i e l público cori
sumidor de esa l o c a l i d a d ya está acostumbrado a comprar en e¿
tablecimientos de este t i p o , o habiendo Tiendas Departamental e s , acostumbra comprar en centros comerciales o i n c l u s i v e en,
ciudades cercanas.
3. - Vías de comunicación.- La cantidad y c a l i d a d de
vías de comunicación es un f a c t o r muy importante, ya que encaso de e s t a b l e c e r s e en ese lugar l a Tienda, deberá tener pre
senté e l f u t u r o abastecimiento de mercancías, l o s cuales t i e nen que ser rápidos, y que no i n f l e n demasiado los costos deoperación.
4. - N i v e l económico de l a población.- S i l a población
en l a c u a l se pretende establecer una Tienda Departamental no
t i e n e capacidad económica
suficiente
como para deducir que -
l a tienda no podrá s u b s i s t i r , y e podrá optar por establecer —
otro t i p o de empresa, pues se sabrá de antemano que tarde o temprano l a Tienda irá a l f r a c a s o .
5. - N i v e l c u l t u r a l de l a población.- Es importante conocer l a s características c u l t u r a l e s de l a población, puesen caso de establecimiento de l a tienda, se tendrá
conocimiqn
to de los métodos más adecuados para f i n e s de publicidad, doservicios, etc.
6. - D i s p o s i c i o n e s legales para su establecimiento.y F a c i l i d a d e s . - Muy
importante también es conocer l a L e g i s l a -
ción l o c a l , especialmente en l o que se r e f i e r e a l aspecto Imp o s i t i v o , ya que durante los primeros e j e r c i c i o s de l a empresa, es necesario l a ayuda de parte d e l Gobierno en materia de
exención de impuestos o bien de Subsidios.
- 39 -
7. - Población.- La cantidad de habitantes es un dato
que servirá para proyectar e l tamaño de l a tienda y l a s p o s i bles i n v e r s i o n e s , a s i como e l número de s e r v i c i o s a prestar.
8. - Cercanía a l a s Factorías de los Proveedores.La d i s t a n c i a que e x i s t a entre los Proveedores y l a Tienda,-es uno de l o s factores que influirán de manera d i r e c ta en los costos, ya que s i los primeros se encuentran r e t i r a
dos, y e x i s t e d i f i c u l t a d para e l transporte de los artículose l costo de estos aumentará, y lógicamente l a u t i l i d a d de l a empresa se verá menguada.
Estos son algunos de los factores más importantes que
se deben tomar en cuenta con respecto a l a localización de l a
Tienda Departamental de una ciudad con o t r a .
b ) . - Desde e l punto de v i s t a de l a localización do l a
Tienda dentro de una ciudad, en un área determinada, existonvarios f a c t o r e s importantes t a l e s como:
1. - Locales en E d i f i c i o s d i s p o n i b l e s . - Generalícentel a empresa pretende operar con base en e d i f i c i o s propios, pero en e l caso de r e n t a r alguno, debe l o c a l i z a r alguno que pre
senté f a c i l i d a d e s de todo t i p o y adecuado a las característi*cas de l a Tienda.
2. - La a p a r i e n c i a d e l l o c a l . - Es p r e f e r i b l e ubicar l a
Tienda
en
Edificios
( cuando no son propios) que presenten una
- 40 -
apariencia moderna y f u n c i o n a l para lograr l a aceptación délos c l i e n t e s mucho antes de que entren en e l l a . Es convenieri
te c i t a r en este punto l a utilización de grandes c r i s t a l e s con objeto de p e r m i t i r desde afuera l a v i s t a d e l i n t e r i o r yo m i t i r e l uso de canceles que obstruyan l a visión.
3. - La competencia.- También es recomendable ubicar
l a Tienda de acuerdo a l estudio detenido de l a s condicionescompetitivas l o c a l e s . Es d e c i r estudiar e l funcionamiento ylocalización de l a s Tiendas d e l mismo ramo y l o c a l i z a r las relativamente cerca de e l l a s .
4. - E l tránsito y circulación d e l público.- Es sumamente importante e l tránsito de l a s c a l l e s y d e l público cnp a r t i c u l a r , ya que mediante esto, s i l a tienda se encuentraen lugares despoblados o de muy poco tránsito, d i f i c i l m e n t e podrá s u b s i s t i r . Es recomendable pues, l a localización en las
grandes avenidas que posean estas características.
5. - Medios de comunicación.- Igualmente importanter e s u l t a e l aspecto de l o s Medios de Comunicación, ya que mediante estos se logrará una mayor e f i c i e n c i a en l o referente
a informaciones telefónicas de crédito, cercanía de o f i c i n a s
postales y telegráficas, cercanía o f a c i l i d a d de acceso a l o s
aeropuertos ( s i existen) o muelles, e t c .
Una vez determinada e l área en l a cual se establece
rá l a empresa, o Tienda Departamental, es procedente estudiar
- 41 -
brevemente e l problema que representa
tienda.
l a Organización de dicha
- 42 -
B).- ORGANIZACION,
a ) . - Concepto.- E x i s t e n diversos y muy variados
cri-
terios para d e f i n i r l o que es Organización, En materia Adminis
trativa s i g n i f i c a para algunos Teóricos " l a s r e l a c i o n e s humanas en l a a c t i v i d a d de grupo, equivalente a l a estructura soc i a l " , tomado en éste sentido, según opinión de Koontz y O'Do
nnell, l a Organización significaría e l estudio de todas l a s relaciones formales e informales dentro y fuera de l a Empresa
que tiene relación con e l comportamiento de l o s empleados. Al
gunas otras personas hacen uso d e l término equiparándolo conel de Empresa o Institución.
También existen opiniones en e l sentido de que l a Or
ganización es l a estructuración de un todo a l mismo tiampo
—
que constituye e l segundo momento de l a Administración, atendiendo a l a definición que expone Louis A l i e n : " La Administra
ción es un proceso s o c i a l de Planeación, Organización, Motiva
ción, Coordinación y C o n t r o l para lograr una mayor e f i c a c i a —
los objetivos de una empresa".
"Organizar una empresa es proveerla de todo l o que es útil para su funcionamiento: materias, herramientas, c a p i t a l y personal" ( Henry F a y o l ) .
Algunos autores concluyen diciendo que l a O r g a n i z a —
ción en cuanto a su concepto es una estructura por medio de la cual las personas van a p r e s t a r sus s e r v i c i o s y un proceso
- 43 -
mediante e l c u a l no es p o s i b l e organizar un negocio o empresa .
-Gon l a organización, se ordenan todos l o s elementos
componentes de una empresa con «JI f i n de que se dispongan en
t a l forma que llenen debidamente sus funciones y l a empresaalcance de manera e f i c i e n t e e l objeto para e l que fué creada.
Por considerar como l a mas acertada y completa l a de:
finición que nos proporciona Louis A l i e n , a continuación l a exponemos :
" Proceso de Identificación y Agrupación de a c t i v i dades, Delegación de Autoridad y definición de Responsabilidad, y Establecimiento de Relaciones entre l a s partes,para que l a s personas que trabajan juntas l o hagan l o más e f i c i e n
temente p o s i b l e para lograr e l o b j e t i v o de l a Empresa".
En ésta definición podemos observar tres característ i c a s que a l mismo tiempo vienen a i n t e g r a r los elementos do
l a Organización, de l o s cuales hablaremos
enseguida.
b ) . - ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION.
Como hemos dicho anteriormente,
l o s elementos de l a -
Organización están comprendidos en l a definición que nos d á —
Louis 'Alien, -los cuales a l mismo tiempo nos indican los pasos
o caminos a seguir para e l establecimiento de una Organiza
ción.
- 44 -
1.- " Proceso de identificación y agrupación de a c t i
vidades".- A l hablar de ésta primera etapa en un proceso d e —
organización, podemos prácticamente hablar de l a División d e l
Trabajo, ya que l a variedad de actividades a desempeñar en s—
una empresa, va desde l a Dirección de l a misma, hasta l a s l a bores de menor jerarquía, y l a s cuales no pueden ser a t e n d i das por una s o l a
persona.
Normalmente en empresas f u e r t e s , como es e l caso delas Tiendas Departamentales, e l dueño o dueños no podrían desempeñar por sí solos l a s d i f e r e n t e s funciones y deberán dele
garlas entre e l r e s t o de su personal. Las condiciones de evolución d e l t r a b a j o han hecho indiscutiblemente necesario e l —
establecimiento de l a División d e l Trabajo.
En l a a c t u a l i d a d l a s empresas deben de organizar sus
actividades dentro de una coordinación perfectamente
delinea-
da, procurando que toda a c t i v i d a d considerada como e s p e c i a l , sea desempeñada precisamente
por un e s p e c i a l i s t a .
Es bastante difícil que una empresa pueda alcanzar su máximo d e s a r r o l l o en condiciones normales, y operar sus pro
ductos s i n una adecuada División d e l Trabajo, Es d e c i r , descom
poner los trabajos más complejos,
en varias tareas, de modo -
que se presenten de un modo más s e n c i l l o y puedan r e a l i z a r s e más eficientemente.
- 45 -
La
necesidad de implantar l a División d e l Trabajo -
puede quedar comprendida en t r e s puntos:
1. - E l volumen y cantidad de trabajo a d e s a r r o l l a r
2. - La d i f e r e n c i a en l a capacidad y p e r i c i a de emplea
dos y trabajadores.
3. - La amplitud de l o s conocimientos necesarios enuna organización, tan grande que un individuo solo puede do+
minar una fracción de e l l a .
Puede d e c i r s e que de una buena División d e l Trabajodepende una buena organización, siempre y cuando l a cantidadde empleados que un empresario pueda ocupar, esté de acuerdocon
e l mercado, ya que éste es e l que f i j a e l monto de las —
operaciones, tamaño de l a empresa, e t c .
Ventajas y Desventajas de l a Div. d e l Trabajo.Charles Gide en su Economía Política, c i t a v a r i a s ventajas y
desventajas con respecto a l a División d e l Trabajo:
1. - E l t r a b a j o más complicado se encuentra
to en una s e r i e de movimientos muy
por
descompues^
simples, c a s i mecánico y -
consiguiente de una ejecución bastante cómoda, l o cual
f a c i l i t a l a s labores de operación.
2. - La d i v e r s i d a d de ocupaciones, d i s t i n t a s desde e l punto de v i s t a d i f i c u l t a d , v i g o r o atención, permite adecuar cada tarea a l a capacidad i n d i v i d u a l de l o s empleados.
- 46 -
De ésta manera se e v i t a e l desperdicio de tiempo, de
fuerza y de c a p i t a l e s .
3. - La repetición continua
de l a misma tarea,
crea—
en los hombres una destreza verdaderamente maravillosa.
4. - La economía d e l tiempo, que r e s u l t a de l a c o n t i nuidad d e l trabajo, ya que un obrero que con frecuencia cara—
bia de trabajo, perderá e l tiempo pasando de una ocupación aotra.
5. - La menor duración d e l aprendizaje,
l a cual será-
más larga entre más complicado sea e l o f i c i o .
Dos de l a s desventajas que presenta
l a División d e l -
iraba jo pueden resumirse en:
1. - Entorpecimiento d e l trabajador,
pues adopta u n —
papel meramente mecánico a l dedicarse a un solo trabajo en
—
particular.
2. - Dependencia d e l trabajador,
e l cual r e s u l t a inca
paz de hacer o t r a cosa sino a q u e l l a especialización, y por l o
cual corre p e l i g r o en caso de f a l t a de trabajo o cesantía.
Estas dos desventajas,
v i s t a empresarial,
observadas desde un punto de-
podría d e c i r s e que a l dedicarse a un s o l o , -
trabajo, e l empleado en lugar de entorpecerse,
adquiere mayor
destreza y podrá t r a b a j a r mejor. Con respecto a l a dependen—
c i a , a l haberse e s p e c i a l i z a d o , su trabajo l o r e a l i z a mejor y-
- 47 -
como consecuencia deberá estar mejor renumerado.
Charles Gide, se r e f i e r e , a l exponer las ventajas ydesventajas a l a c l a s e obrera o trabajadora, pero creemos con
veniente a p l i c a r l o s a l caso de l o s empleados, ya que en Empre
sas Departamentales, una de l a s p r i n c i p a l e s preocupaciones de
los Organizadores es l a División d e l Trabajo.
2.- " Delegación de autoridad y definición de respori
sabilidad". E l adecuado uso en una empresa de l a Delegación de autoridad y definición de l a responsabilidad traen como
—
consecuencia l a Jerarquización, o sea e l grado de dotación de
autoridad d e l c u a l se provee a un puesto o grupo.
Dentro de este segundo elemento de l a Organización—
intervienen dos conceptos que para fines funcionales están re
lacionados entre sí: Autoridad y Responsabilidad.
La autoridad podemos d e f i n i r l a como e l poder que t i e
ne una persona para e x i g i r de otra que se cumplan c i e r t o s deberes u o b l i g a c i o n e s „ Dentro de l a empresa se distinguen dos —
clases de autoridad: La D i r e c t a y l a Delegada. La d i r e c t a exis
te entre l a persona que dá y l a que r e c i b e órdenes; y l a Delegada cuando e x i s t e un intermediario entre estas dos.
Para que l a autoridad sea e j e r c i d a , es necesario expresarla mediante e l Mando.
La autoridad también, dentro de una organización, pue
de ser: O f i c i a l ,
Intrínseca o Personal.
- 48 -
La o f i c i a l es a q u e l l a conferida por una organización
o Ley. La intrínseca, l a que se otorga basado en c o n o c i m i e n —
tos
o h a b i l i d a d e s personales. Y l a personal se concibe por l a
antigüedad, popularidad o cualidades sobresalientes
para la-
Dirección.
Por
o t r a parte, l a Responsabilidad es una caracterís
t i c a o a t r i b u t o moral, mediante l a cual una persona se obliga
a responder de l o s deberes asignados.
Es conveniente mencionar que l a Delegación de a u t o r i
dad debe estar siempre en función de l a definición de respons a b i l i d a d , es d e c i r , debe haber un e q u i l i b r i o constante, y a que nadie puede tener s u f i c i e n t e autoridad y a l mismo tiempopoca r e s p o n s a b i l i d a d y v i c e v e r s a .
Cuando se delega autoridad, automáticamente se estálimitando o d e f i n i e n d o l a responsabilidad. Este grado de auto
ridad y r e s p o n s a b i l i d a d , sobre todo en l a cantidad o medida—
que se otorga forma dos factores importantes en una organización: l a Centralización y l a Descentralización, ya sea que e l
poder se retenga en una o pocas personas o que se haga l l e g a r
a los n i v e l e s jerárquicos más bajos.
Tres de l o s factores que son dignos de tomar en cuen
ta para seguir un c r i t e r i o para c e n t r a l i z a r o d e s c e n t r a l i z a r la autoridad, son l o s s i g u i e n t e s :
a) La capacidad de conocimientos, y de l a empresa en-
- 49 -
p a r t i c u l a r de l a s personas a l a s cuales se les va a dotar deautoridad.
b) La división de departamentos de acuerdo con l a s —
formas de operación.
c) La edad de l a empresa.
3.- "Establecimiento de r e l a c i o n e s " . - Se r e f i e r e fun—
damentalmente a l a implantación de relaciones armónicas entretodos y cada uno de l o s puestos,
secciones o departamentos, de
t a l manera que l a s a c t i v i d a d e s de cada uno se encaminen hacialos objetivos para l o s cuales fué creada l a Tienda o Empresa—
y que estos sean cumplidos con l a mayor e f i c i e n c i a posible.
Las, r e l a c i o n e s , de t i p o armónico que se deben esta
—
blecer en una empresa, están íntimamente relacionadas con e l —
tipo de organización a escoger.
Escencialmente
e x i s t e n tres t i p o s de Organización L i -
neal, Funcional o l a combinación Lineo-Funcional.
Organización L i n e a l . - En este t i p o de organización,—
también conocido
como t i p o M i l i t a r , e l mando ( expresión de l a
autoridad) se c e n t r a l i z a en su t o t a l i d a d en un D i r e c t o r Gene—
r a l , quien a sü vez delega funciones en sub-jefes que no guardan relación entre sí, siguiendo un proceso descendente en e l mando hasta l l e g a r a l personal de menor significación.
E x i s t e l a ventaja en éste método de l a rapidez en e l cambio de c u a l q u i e r política de funcionamiento,
ya que sr e n —
- 50 -
cuentra d i r i g i d a por una s o l a persona, pero ésta ventaja se presenta cuando e l negocio en e l c u a l está establecido es pequeño.
Organización Funcional.- Taylor estimó que una empre
sa es un conglomerado de funciones, y que para ampliarlas senaria necesario contar con personalidades capacitadas en cada
una de sus funciones y en e l l o basó sus ideas sobre l a organi
zación. f u n c i o n a l . En este sistema las relaciones entre e l pe£
sonal superior y los subalternos son d i r e c t a s , pero siempre relacionadas con l a función específica de cada uno. Es d e c i r la autoridad está r e s t r i n g i d a en cuanto a l a función, pero
—
amplia en cuanto a l área, l o c u a l no sucede en e l t i p o L i n e a l .
Organización L i n e o - f u n c i o n a l . - En este t i p o de organización, l a l i n e a de mando se c a r a c t e r i z a por seguir su proceso descendente s i n mezclas o contactos con otros departamori
tos: cada j e f e es responsable d i r e c t o d e l personal que está a
sus órdenes, contando además con un grupo de personas especia
lizadas en cada una de l a s funciones básicas de l a empresa; dichas personas extienden sus funciones hasta e l departamento
y e l punto en que puedan ser provechosas.
No es muy común encontrar en empresas un solo tipo de
organización, debido a las ventajas y desventajas que ofrecen,
sin embargo l o más recomendable es adoptar una combinación délos tipos, aprovechando l a s ventajas de cada uno y desechando-
- 51 -
los inconvenientes.
c ) . - ORGANISMOS DE LINEA Y ORGANISMOS STAFF.
Dentro de l a s estructuras que presentan las Empresas
se encuentran dos clases de Organismos o actividades: las deLínea y las de S t a f f .
Las a c t i v i d a d e s de Línea son aquellas cuya función principal es de l a lograr o cumplir con los objetivos básicos
fundamentales de l a empresa.
Las a c t i v i d a d e s S t a f f son aquellas cuya e x i s t e n c i a o
misión no responde a l a razón de e x i s t e n c i a básica de l a Empre
s=, sino que son e s t a b l e c i d o s con carácter de asesoría y scrvj.
ció que hacen que l a labor de l a línea aumente en su e f i c i e n cia.
La palabra " s t a f f " en e l Idioma Inglés es traducidacorno apoyo, sostén, bastón; de ahí que los Departamentos de línea se "apoyen" en estos para cumplir con su misión.
No e x i s t e un- c r i t e r i o absoluto para d e f i n i r qué depar
tamentos dentro de una empresa sean de Línea o S t a f f .
Tradicionalmente se consideran de línea, las a c t i v i dades de Producción, Compras, Ventas, Almacén, e t c . , Las a c t i
vidades consideradas en i g u a l forma como S t a f f son: D e p a r t a —
mentó l e g a l , Investigación mercantil, Publicidad, Consejo deV i g i l a n c i a , c o n t a b i l i d a d , Crédito y Cobranzas, Finanzas, Personal, e t c .
- 52 -
No obstante puede haber s i t u a c i o n e s especiales me
—
diante l a s cuales alguno o v a r i o s de los departamentos s t a f f se conviertan en a c t i v i d a d de línea, como es e l caso de l a s Agencias de P u b l i c i d a d , l o s S i n d i c a t o s , e t c .
En estos casos l a s a c t i v i d a d e s s t a f f se a u x i l i a n deotras de línea y algunas permanecen en l a misma
categoría,coji
siderando su conversión según l a f i n a l i d a d a perseguir.
d ) . - NECESIDAD DE UN INSTRUCTIVO PARA APLICACION.
ADECUADA DE LA ORGANIZACION.
Deben d e f i n i r s e y a c l a r a r s e muchos d e t a l l e s cuyo de_s
conocimiento conduciría a una t o t a l inacción o a un exceso de
actividades por parte de algunos f u n c i o n a r i o s : por eso se hace necesario
l a elaboración de un reglamento, que viene a
c o n s t i t u i r l a Ley Orgánica que regirá a l a empresa; en él soespecificarán l a s r e l a c i o n e s de mando y subordinación, normas
por l a s que debe r e g i r s e l a organización, funciones
on que no
dividen l a s a c t i v i d a d e s de l a empresa, e t c . , quedando
integra
das l a s d i s p o s i c i o n e s t a l e s como: manipulación de mercancíastramitación de pedidos, comprobación física de l a mercancía,h o r a r i o de recepción de mercancías, con instrucciones
detallando
finales
l a s labores que debe d e s a r r o l l a r cada empleado.
Un manual o i n s t r u c t i v o de organización, conveniente
mente elaborado, plantea un panorama mediante e l c u a l es posi^
b l e darse idea de los asuntos característicos de cada puesto,
- 53 -
a l mismo tiempo que dá a conocer los r e q u i s i t o s ,
limitaciones
y relaciones de unos con otros y con los demás existentes enla organización.
Sin embargo, los manuales e i n s t r u c t i v o s de organiza^
ción presentan desventajas en cuanto a los cambios que necesa
riamente va sufriendo l a organización de l a empresa con e l -~
transcurso d e l tiempo, mismos que hay que consignar nuevamente
Pero no e s t r i b a e l éxito solamente en tomar los manuales como
un instrumento de l a administración; simplemente ayudan a lo -»
7
grarlo.
CAPITULO I I I .
1.- CONTROL INTERNO.
A) .- C o n t r o l . - Comprobación, Inspección, V e r i f i c a
ción, Intervención, Registro, Gobierno, Dominio, Mando, D i rección; observamos que l a s acepciones que tiene ésta palabra se r e f i e r e n a l a Dirección, Comprobación, etc., de l a s actividades que se d e s a r r o l l a n , especificamente r e f e r i d a s a cada una de l a s etapas por l a s que pasa un negocio.
B) .- No e x i s t e una unificación de c r i t e r i o s en l o
que se r e f i e r e a l a aceptación general de una definición de
Control Interno, también conocido como: Sistema de Comproba
ción Interna, Comprobación I n t e r i o r e t c .
Anzures opina: "Control Interno en una Empresa, es l a debida protección de sus bienes y que se deriva de su
e f i c i e n t e organización en l o s aspectos contables, A d m i n i s —
t i v o y Legal".
Fayol define e l Control como " l a seguridad de que
todo l o que ocurre está de acuerdo con l a s reglas establecí^
das y l a s instrucciones expedidas..."
George E. Bennett (El c o n t r o l Interno en l o s Negó
c i o s . - J . Gómez Morfín) dice a l respecto "un sistema de Con_
t r o l Interno puede d e f i n i r s e como l a coordinación d e l s i s t e
- 55 -
ma de Contabilidad y de l o s procedimientos de o f i c i n a , de tal manera que e l trabajo de un empleado llevando a cabo sus
labores delineadas en una forma independiente, compruebe con_
tinuamente e l trabajo de otro empleado, hasta determinado
—
punto que pueda i n v o l u c r a r l a p o s i b i l i d a d de fraude".
Robert H. Montgomery da una idea mas completa
djl—
ciendo: " e l Control Interno implica que l o s l i b r o s y méto_—
dos de c o n t a b i l i d a d ,
así como l a organización general de un
negocio, están de t a l manera establecidos, que ninguna de
—
las cuentas o procedimientos se encuentran bajo e l c o n t r o l independiente y absoluto de una s o l a persona; sino por e l —
contrario, e l trabjo de un empleado es complementario d e l he
cho por otro y que se hace una Auditoría continua de l o s det a l l e s d e l negocio.
Víctor Z. Brink (J. Gómez Morfín Op. c i t . ) dn l a siguiente definición:
" E l c o n t r o l Interno se r e f i e r e . a Ios-
métodos y prácticas de c u a l q u i e r clase, por medio de l o s cua_
les se coordinan y operan l o s r e g i s t r o s y comprobantes de
Contabilidad y l o s procedimientos que afectan su uso, de
—
ma-
nera que l a Administración de un negocio obtiene de l a fun_—
ción contable l a u t i l i d a d máxima para su objeto de inform§_—
ción, protección y c o n t r o l " .
Joaquín Gómez Morfín en su obra E l C o n t r o l Interno
- 56 -
c o n s i s t e en un plan coordinado entre l a c o n t a b i l i d a d , l a s funciones de l o s empleados y l o s procedimientos establecí—
dos, de t a l manera que l a administración de un negocio pue_da depender de éstos elementos para obtener una información
segura, proteger adecuadamente los bienes de l a Empresa,
—
así como promover l a e f i c i e n c i a de l a s operaciones y l a
adhesión a l a política administrativa p r o s c r i t a " .
E l comité de procedimientos de Auditoría d e l Inst i t u t o Americano de Contadores en su estudio "Interna! Cont r o l " , publicado en noviembre de 1948 afirma: " E l c o n t r o l Interno comprende e l plan de organización y todos l o s métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan enun neqocio para l a protección de sus activos, l a obtoncíonde información f i n a n c i e r a correcta y segura, l a promoción de e f i c i e n c i a de operación y l a adhesión a l a s políticas
—
p r e s c r i t a s por l a Dirección".
La comisión de prodedimientos de Auditoría d e l —
I n s t i t u t o Mexicano de Contadores Públicos, en su boletín No.
5 de febrero de 1957 a l hablar sobre e l examen d e l Control,
Interno l o define simplemente como: " e l sistema por e l cual
se dá efecto a l a Administración de una entidad económica".
A continuación expresa que e l término "Administración se em
plea en éste caso para designar e l conjunto de actividades-
- 57 -
necesarias para l o g r a r e l o b j e t i v o de l a entidad económica.
Podríamos deducir de l a s d e f i n i c i o n e s a n t e r i o r e s que un Sistema de Control interno implica l a s siguientes ca
racterísticas:
1. - E x i s t e coordinación entre l a s funciones de l a
c o n t a b i l i d a d , de l o s empleados y de los procedimientos esta
blecidos2. - Pretende lograr l a seguridad, protección y
—
e x a c t i t u d en l o s r e g i s t r o s de l a s operaciones para e v i t a r errores y fraudes.
3. - Motiva una distribución de l a s labores en l a empresa de modo que e l trabajo de un empleado sea revisadopor otros para que e x i s t a una auto-supervisión constante.
4. - Persigue como f i n a l i d a d l a protección de l a s propiedades de l a empresa, proporcionando informes vcrídi^—
con bases firmes.
- 58 -
C-
IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO.
En l a actualidad, y como una garantía d e l l o —
gro de l o s mejores resultados en todos l o s aspectos, áen
t r o de una empresa, es indispensable l a implantación deun Sistema de C o n t r o l interno adecuado a l a s necesidades
de l a misma.
E l establecimiento de Sistemas, de C o n t r o l i n terno y l a necesidad de a p l i c a r l o s a empresas, fué s e n t i
da motivada por e l crecimiento de l o s negocios, en l o s últimos 50 años.
De i g u a l manera l a importancia que adquirió l a
Contabilidad se encuentra aparejada a l C o n t r o l i n t e r n o , ya que ambos pasaban plenamente desapercibidos o única.—
mente como instrumentos no indispensables dentro de l a organización de empresas.
Con e l tiempo se ha podido
—
comprobar plenamente l a necesidad de implantarlos para l o g r a r e l máximo de e f i c i e n c i a en todas l a s operacionesr e a l i z a d a s por l a s por l a s empresas en l a a c t u a l i d a d .
En e l caso de l a s empresas departamentales, to
das l a s operaciones y funciones l o c a l i z a d a s dentro de —
e l l a , se presentan como consecuencia de dos funciones: Compras y Ventas.
Las otras actividades se presentan co
mo complementarias
o a u x i l i a r e s de estas dos p r i n c i p a l e s ;
- 59 -
sin embargo e l c o n t r o l interno no debe concretarse a l a s
dos funciones o actividades citadas en primer término, sino que debe abarcar todos los aspectos, ya sean p r i n c i
pales o accesorios.
La plicación d e l Control interno a-
cada uno de estos renglones debe conducir a resultados óp_
timos, siempre y cuando e l Sistema aplicado o por a p l i —
car,
esté de acuerdo con l a s necesidades de l a empresa.
La contabilidad representa un instrumento prin_
c i p a l en e l Control administrativo de l a s empresas,
tualmente se ha podido aceptar generalmente
flc—
a l a Contabi
l i d a d como un instrumento administrativo, mediante e l —
c u a l l a Gerencia se mantiene informada de l a forma cornoopera l a empresa y de ahí l a s decisiones que es p o s i b l e tomar en un momento determinado para lograr aún mayor
e f i c i e n c i a y mejores métodos de operar.
—
S i n embargo, un
sistema de c o n t a b i l i d a d que no funcione con base en un c o n t r o l interno adecuado y e f i c i e n t e ,
correrá e l r i e s g o -
de no presentar con veracidad l a situación de l a empresa,
y como consecuencia l o s datos que se presenten no seránconfiables desde cualquier punto de v i s t a , y l o s adminis.
tradores o Gerentes se formarán una idea errónea de l a empresa, conduciéndolos a decisiones equivocadas.
E x i s t e todavía por parte de algunos empresarios,
-so-
l a idea de emplear personal de confianza con e l f i n de e
v i t a r robos o fraudes,
y relegan a segundo término l a im
portancia d e l Control interno.
Cabe d e c i r que mientras-
los valores, mercancías o bienes de l a empresa estén manejados por personas, e x i s t e l a p o s i b i l i d a d de exponerse
a pérdidas, robos, y maniobras que tiendan a l a f a l t a de
protección de esos bienes;
también existen errores,
invo
l u n t a r i o s l o s cuales a l mismo tiempo que l o s volunta
r i o s es p o s i b l e reducir a l máximo mediante l a aplicación
de un adecuado sistema de c o n t r o l interno.
E l c o n t r o l interno puede decirse que os un método de previsión de l a empresa, y l a Previsión como par
te administrativa, es un instrumento de importancia
t a l dentro de l a s empresas
actuales.
vjL—
- 61 -
D).- OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO.
E l I n s t i t u t o Mexicano de Contadores Públicos,hace mención a l o s objetivos de l a empresa, los cuales resume en: Información, Protección y E f i c i e n c i a .
La información que se derive d e l Control Inter
no, servirá de base a l o s administradores para tomar dec i s i o n e s , y tomar medidas para e l mejor d e s a r r o l l o de l a
empresa.
Un c o n t r o l interno d e f i c i e n t e provoca en una -
empresa, una información de t i p o dudoso; y en e l caso en
que no e x i s t a dicho c o n t r o l , se provocará l a t o t a l des_—
confianza en l a veracidad de l a información, l o cual con
ducirá a deciciones no siempre acetadas, y en algunos ca_
sos, completamente equivocadas.
La protección que se ofrece mediante e l Con
t r o l interno,.es francamente d i r i g i d a a l a Protección de
los Bienes de l a empresa.
Con un adecuado sistema de
—
Control, l a empresa asegura sus propiedades para e v i t a r que sufran algún menoscabo.
La e f i c i e n c i a en l a operación, se r e f i e r e fundamentalmente a que, con e l establecimiento d e l C o n t r o l Interno, se implantan normas, y se buscan procedimientos
con l o s cuales se logra e l máximo rendimiento con e l
menor esfuerzo p o s i b l e .
- &2 -
E) .- ELEMENTOS DE AYUDA AL C.I.
Algunos de l o s elementos que de manera d i r e c t a
constituyen e l C o n t r o l interno, y que ayudan a manifestar
Ja información oportuna, l a protección de l o s bienes del a empresa y procurar l a e f i c i e n c i a requerida son: La
—
Contabilidad, Los presupuestos, La estadística, l o s equi
pos mecánicos y e l Personal.
Hablaremos Brevemente de -
cada uno de e l l o s con e l solo propósito de a p r e c i a r l a importancia que r e v i s t e e l Control Interno dentro de una
empresa.
a ) . - LA CONTABILIDAD.- Según e l Inst. de Conta_
dores Públicos d e l Estado de Nueva York es " e l arte de r e g i s t r a r , c l a s i f i c a r y resumir de manera s i g n i f i c a t i v a y en términos monetarios transacciones que son, en parte
a l menos, de carácter f i n a n c i e r o a s i como i n t e r p r e t a r —
sus r e s u l t a d o s .
La c o n t a b i l i d a d , según hemos explicado, y de acuerdo con un Sistema de Control Interno adecuado, debe
proporcionar una información verdadera y oportuna a l administrador, con objeto de tomar l a s mejores d e c i s i o n e s en e l menor tiempo p o s i b l e que traigan como consecuencia
una mayor e f i c i e n c i a en e l modo de operar y funcionar de
una empresa.
Estas decisiones están fundadas en e l estu
dio de todos y cada uno de los Estados Financieros pre.—
sentados.
- 63 -
E l Departamento de Contabilidad, en una empre
sa Departamental,
deberá ser totalmente independiente,-
permaneciendo únicamente bajo l a s órdenes de un Gerente
General, ante e l cual será responsable.
A l a vez t e n -
drá comunicación y coordinación con los demás departa^—
raentos de l a Empresa, debiendo estos informar de todaslas operaciones r e a l i z a d a s .
Esta última norme, implantada con miras a con
t r o l a r l a s a c t i v i d a d e s de cada Departamento y lograr
—
que cada una de l a s funciones desempeñadas sea debida_—
mente r e g i s t r a d a para f i n e s de informes y Control.
E l hecho de que l a Contabilidad proporcionen datos verídicos, no depende simplemente d e l manejo de
—
e l l a , sino d e l buen manejo de todos l o s r e g i s t r o s y docu
mentación necesaria, para l o cual es necesario implantar
un Catálogo de Cuentas y un Manual d e l manejo de cada
una de l a s cuentas.
Esto se debe a que l a persona
—
en-
cargada de manipular los r e g i s t r o s contables, no solamen
te se l i m i t e a cargar y abonar l a s d i f e r e n t e s cuentas, sino que l o haga de acuerdo con P r i n c i p i o s Contables y de acuerdo con e l I n s t r u c t i v o , es decir, que r e g i s t r e
—
las operaciones en forma correcta, y l o s informes que re_
s u l t e n sean dignos de c o n f i a r en e l l o s .
- 64 -
E l Catálogo de Cuentas deberá e s t a r numerado para facil¿
tar su manejo cuenta por cuenta; i n c l u s i v e l a implanta.—
ción de r e g i s t r o s contables a u x i l i a r e s , es una medida de
Control Interno sumamente recomendable para lograr una mayor e f i c i e n c i a en e l Sistema de C o n t a b i l i d a d .
La numeración de l a s cuentas, dato
anteriormen
te citado, no solamente proporciona f a c i l i d a d en e l mnne
jo de l a s d i f e r e n t e s cuentas, sino que a l momento de ana_
l i z a r l o s Estados Financieros, por parte de l o s Administradores, proporciona también gran f a c i l i d a d de localiza^
ción de l a s mismas en e l I n s t r u c t i v o correspondiente.
Dentro de l o s d i s t i n t o s métodos que existen pa_
ra elaborar un Catálogo de cuentas, se encuentra e l s i s tema decimal, que es e l más usado y presenta mayores ven.
tajas por representar prácticamente una combinación de c i f r a s decimales que proporcionan una amplitud
da.
indefini-
Este sistema es adoptado por empresas de diversas -
naturalezas y solamente en e l caso de t r a t a r s e de una
—
clasificación demasiado amplia, se presentaría e l caso de adoptar claves para .interpretar cada uno de l o s r e n glones.
A l mencionar una vez más los objetivos d e l Cóii
t r o l Interno: Información, Protección y E f i c i e n c i a , Veré
- 65 -
mos que l a Contabilidad aporta numerosos datos como para
hacer p o s i b l e l a s f i n a l i d a d e s d e l mencionado Control, s i
no es que l o s dá de una manera d e f i n i t i v a .
b) .- LOS PRESUPUESTOS.- E l presupuesto como
—
elemento de ayuda Control Interno, permite a l o s Adminis
tradores elaborar planes futuros tomando en cuenta l a s actividades que ya se d e s a r r o l l a n .
Los Presupuestos per
miten . e s t u d i a r las d i f e r e n c i a s habidas entre l o p r e v i s to y l o que realmente ha sucedido en e l d e s a r r o l l o de —
una Empresa.
Esta compración dá origen a encontrar fo_—
l i a s en e l Sistema de Organización, a mejorar d e t a l l e s o
a suprimir normas mediante
l a s cuales se pretenda logra
una v i g i l a n c i a aún mejor para lograr de manera más e f i , —
c i e n t e l o s f i n e s de l a Empresa.
c) .- LAS ESTADISTICAS.- La Estadística, a l
i g u a l que l o s Presupuestos, merecen l a atención por pai:
te de l o s Administradores en e l sentido de comparar l o s
e j e r c i c i o s anteriores con e l a c u t a l , pero esto es recomendable hacerlo por medio de gráficas que demuestren
las d i f e r e n c i a s e x i s t i d a s .
Las comparaciones
que a l respecto se hagan es
necesario hacerlas por medio de cuadros s e n c i l l o s para
l o g r a r l a mejor comprensión,
ya que todas l a s personas
- 66 -
capacitadas para tomar determinaciones
en relación con -
l a empresa, no siempre conocen con profundiad estos meto
dos, l o s cuales conducirán a tomar medidas para i m p l a r i —
tar políticas d i f e r e n t e s o r e f o r z a r l a s ya trazadas.
d) .- EQUIPOS MECANICOS.- La utilización de
equipos mecánicos en e l funcionamiento
de l a s empresas,-
proporciona ahorro de tiempo y esfuerzos humanos en Ja ejecución de sus labores.
partamentales,
En e l caso de l a s Tiendas De-
l a s Cajas Registradoras proporcionan un -
e f i c i e n t e s e r v i c i o y un Control adecuado en l o referente
a l a s entradas de e f e c t i v o , y a l curso que debe seguir e l mismo; ya que es p o s i b l e c o t e j a r e l E f e c t i v o entregando a l Cajero P r i n c i p a l con l a T i r a impresa por una máqui
na r e g i s t r a d o r a y con l a s Notas de Ventas a l Contado,con
lo cual es p o s i b l e e v i t a r a l máximo l a s fugas por este concepto.
Las máquinas protectoras de cheques prestan un
s e r v i c i o de gran u t i l i d a d , ya que mediante e l l a s es suma
mente difícil a l t e r a r l o s documentos girados en favor de
un tercero a través de I n s t i t u c i o n e s Bancarias.
Las máquinas calculadoras (sumadoras, etc.) —
producen un trámite más rápido de l o s documentos a l proporcionar a l o s empleados encargados de su manejo una rna
- 67 -
yor rapidez en sus operaciones de suma, resta, e t c . Pero
es muy recomendable que otro empleado r e v i s e l a s oper¿-ciones hechas por otro, ya que existen medios de f a l s i f i _
car
l a s operaciones aún cuando l a t i r a impresa
aparezca-
junto a i o s documentos operados.
e).-
EL PERSONAL.- E l personal es un instrumen
to indispensable en toda organización, ya que mediante
&
él se operan l o s regisrtaros contables, lOs presupuestos, los
equipos mecánicos, l a s estadísticas, etc., e t c .
Podemos c o n c l u i r que l o que más valor o l o más
importante para una Empresa es seleccionar
bien a su personal.
perfectamente
Aún cuando este Sea de "Confianza"-
es conveniente f i j a r medidas de Control Interno para prc
v e n i r errores i n v o l u n t a r i o s , ya que hemos v i s t o que todo
es manejado por manos humanas.
Para l a selección de un adecuado personal, cv
conveniente conocerlo desde varios puntos de v i s t a : mora
l i d a d , empresas en que ha trabajado, motivos de renuncia
o cese, costumbres fuera d e l trabajo, e'.c, l o cual consideramos
que corresponde a l Departamento de Personal, -
pero que no pasa mucho menos desapercibido para e l Departamento de C o n t r o l Interno. Y he aquí una razón por l a cual todos l o s Departamentos de una empresa deben e s t a r -
- 6S -
i n t e r r e l a c i o n a d o s con objeto de e v i t a r daños en todos
—
los aspectos.
Un correcto Sistema de adiestramiento,
incenti
vos, vacaciones, e t c . redundará solamente en b e n e f i c i o de l a empresa y se logrará una mayor e f i c i e n c i a en l o s métodos de operación, delimitando desde un p r i n c i p i o l a s
labores, responsabilidad, horas de trabajo, e t c .
CAPITULO IV.
l.~ ALGUNOS ASPECTOS
DEL CONTROL INTERNO EN LAS TIENDAS.
DEPARTAMENTALES.
En e l funcionamiento u organización de l a s Tien.
das Departamentales,
existen cuatro aspectos fundamenta—
les, en torno a l o s cuales giran las demás actividades del a Empresa considerando como ya se d i j o anteriormente a -las Compras y Ventas como l a s operaciones p r i n c i p a l e s , las
cuales dan origen a todas l a s demás.
consideramos
Estos cuatro aspectos
que es en los que debe ponerse n. ¡yor atención
ya que aún cuando no es e l f i n p r i m o r d i a l d e l Control I n —
terno, e l encontrar fraudes, son renglones en los que másfácilmente pueden prestarse a manejos turbios-:
A .- Caja
B .- Compras
C .- Ventas
D .- Inventarios
A).-
CAJA
E l concepto de Caja, no se r e f i e r e únicamente a
las monedas o b i l l e t e s en su caso, sino que a l englobar -
- 70 -
estos términos dentro d e l de " e f e c t i v o " comprende también
e l monto de l a s cuentas bancarias y otros valores que son
de fácil d i s p o n i b i l i d a d , o de fácil conversión en dinero.
Podríamos, también siguiendo e l c r i t e r i o d e l
—
I n s t i t u t o Mexicano de Contadores Públicos, c l a s i f i c a r l a s
operaciones de Caja en Entradas y S a l i d a s .
En éste t i p o de empresas es muy
frecuente e l —
uso de un Sistema completo de Cajas registradoras, que
—
únicamente se dedican a r e c i b i r e f e c t i v o o cheques debida_
mente autorizados por concepto de Ventas a l contado o enganches a cuenta de l a s Ventas ya sea que se t r a t e de Ven_
tas
a l contado o a Crédito.
Las
entradas a Caja, comprenden l a recepción --
d e l dinero, generalmente de C l i e n t e s , hasta l l e g a r a l a s manos de un Cajero P r i n c i p a l o concentrador de fondos.
Las
sos
s a l i d a s de Caja, se r e f i e r e n a los desemboJL
efectuados por pagos de d i f e r e n t e clasificación, ya -
sean en e f e c t i v o o a través de documentos bancarios
(che-
ques) .
Este concepto ( e l de Caja) es uno de l o s más di
fíciles y más interesantes a l mismo tiempo, ya que dadaslas características de l a moneda actual, l a s monedas o -bien l o s b i l l e t e s , presentan características que pueden -
- 71 -
i n d u c i r a l fraude, t a l e s como l a fácil manuabilidad,
que
trae como consecuencia su fácil ocultación; y sobre todo
los b i l l e t e s de baja denominación, resultan difíciles de
indentificar.
Las operaciones en e f e c t i v o , son las que se
—
presentan en mayor cantidad y por deducción, son con l a s
que más fácilmente se pueden cometer fraudes, ya que l a identificación de una modena en p a r t i c u l a r , presenta una l t o grado
de d i f i c u l t a d de reconocimiento, no así un -
artículo de l o s manejados por l a empresa.
Uno de los puntos que con mayor f a c i l i d a d (enalgunos negocios) pasan desapercibidos es l a definicióncorrecta de l a s entradas y s a l i d a s de e f e c t i v o de l a empresa por l o que consideramos adecuado e s t a b l e c e r un s i s
tema de Cajas registradoras-pagadoras y Cajas
ras-recibidoras.
registrado
Generalmente l a proporción que guardan
unas con respecto de las otras es notables, ya que se re_
g i s t r a n en l a empresa más entradas por concepto de ventas
que s a l i d a s por conceptos de pagos o gastos menores; deacuerdo con esto creemos conveniente mantener l a proporción de 10 Cajas r e c i b i d o r a s por una pagadora.
Mas ade-
lante señalaremos con toda oportunidad e l método de oper a r de cada una de e l l a s .
Todos los fondos recabados por concepto de entradas deben c e n t r a l i z a r s e diariamente en un Cajero Prin_
cipal.gue será directamente responsable ante e l Tesorero
de l a Empresa.
Posteriormente,
(es recomendable) que una
persona d i f e r e n t e a l Cajero P r i n c i p a l examine, o supervi
se sus cortes de Caja, depositando íntegramente e l efect i v o recaudado, en i n s t i t u c i o n e s bancarias.
Esta
utili-
zación constante de i n s t i t u c i o n e s bancarias o de crédito
se basa en e l crecimiento de este ramo de I n s t i t u c i o n e s y l o s s e r v i c i o s que cada vez más incrementan en sus meto
dos de operación l o s cuales deberán ser aporvechados por
este t i p o de empresas.
Es altamente recomendable que todos los desembolsos que tenga que hacer l a empresa, se hagan mediante
cheques girados a l a Institución donde se encuentren con
centrados.
S i n embargo existen pagos que no ameritan l a
expedición de esos documentos, por l o que es convenien_—
tes i n s t a l a r en l a empresa e l funcionamiento de Cajas pe
gadoras únicamete, l a s cuales funcionarán con base en un
Fondo f i j o , e l cual será repuesto una vez comprobados de_
bidamente l o s pagos efectuados y aclarada correctamentel a necesidad de reposición de e f e c t i v o para seguir fun_—
cionando.
- 73 -
E l Sistema correspondiente a l a operación de Cajas receptoras-pagadoras, presentan s e r i o s inconvenien
tes, y uno de los más importantes es l a alteración de
las notas de Venta o de Gastos
(comprobable
—
posteriormen_
te) pero estos inconvenientes presentan a l a vez problemas a l a empresa como l a pérdida de tiempo, suspensión d e l personal, arqueos periódicos (en una forma más que normal), l o cual se traduce en un retardo en alcanzar —
con mayor e f i c i e n c i a l o s fines
u
objetivos de l a emprc
sa.
Dn sistema i d e a l , es l a separación absoluta de
las entradas y s a l i d a s de caja mediante,
como ya se d i j o ,
las labores de Cajeros r e c i b i d o r e s y Pagadores bajo l a supervisión de un Cajero P r i n c i p a l y de un Tesorero, que
a su vez es responsable ante e l Gerente General.
Como en todas l a s operaciones a seguir en unaempresa, l a s funciones d e l e f e c t i v o deben d e l i m i t a r s e
—
perfectamente, haciendo mención a l a responsabilidad que
debe adoptar todas y cada una de l a s personas que tomanparte en estos procedimientos y qué mejor que una i n s t i tución ajena a l a empresa como l o son l o s Bancos, para c o n t r o l a r con más e f e c t i v i d a d e l e f e c t i v o existente. Lacustodia que ejerzan los Bancos de e f e c t i v o de l a empre_-
- 74 -
sa estará mejor controlada acostumbrando depositar diaria,
mente l a s entradas a Caja s i n que e x i s t a f a l t a alguna
por concepto de algún pago.
—
La provisión para l a Caja -
chica, deberá hacerse con cheque nominativo por l a cant_i
dad acordada según l a s necesidades de l a Tienda.
A l adoptar medidas de seguridad con respecto a l Control de l o s Fondos de l a Empresa, deberán tomarseen consideración v a r i o s factores o normas para lograr un
óptimo resultado:
De acuerdo con l a división d e l trabajo, es con
veniente d e l i m i t a r claramente l a responsabilidad de t o —
dos y cada uno de l o s empleados por medio de los regis_—
tros contables.
Una de l a s medidas mas comunes en l a or.
ganización de tiendas Departamentales es e x i g i r l a firma
de cada empleado en l a documentación a su cargo o simple
mente l a e s c r i t u r a de l a s i n i c i a l e s de su nombre.
También es conveniente que las personas que
—
tengan a su cargo e l manejo de fondos no intervengan d i rectamente en l a s anotaciones de l o s r e g i s t r o s de contab i l i d a d , como l i b r o s p r i n c i p a l e s
cuentas c o r r i e n t e s ,
(mayor, d i a r i o , etc., -
etc.).
Es también conveniente en c i e r t o s pasos d e l ma
nejo de caja l a intervención de empleados independientes
- 75 -
que estén totalmente desligados de ésta clase de operacio
nes.
Los cortes de caja y l a s c o n c i l i a c i o n e s Bancarias -
ceben ser elaborados por e l Departamento de Control Inter;
no y en algunos casos por e l contador general.
Es indudable l a ventaja que presenta e l estable
cimiento de equipos mecánicos para r e d u c i r a l mínimo l a s fallas.
Las máquinas registredoras, máquinas de contabi-
l i d a d , de sumar protectoras de cheques, proporcionan ayuda en e l sentido de d e l i m i t a r l a s responsabilidades d e l -personal.
Es e s c e n c i a l para l a administración o Gerente General e l conocimiento d i a r i o de l a s entradas y s a l i d a s de caja, pues de ésta manera tendrá una mejor idea de l a situación que guardan l o s fondos y poder preveer l a e x i s tencia en e f e c t i v o para poder c u b r i r l a s épocas de pagosfuertes a proveedores, acreedores, rentas, e t c .
Una medida también importante es l a prohibición
para que, tanto e l cajero p r i n c i p a l como cualquiera de —
los demás cajeros se vean impedidos de a b r i r l a correspori
dencia l a cual deberá s e r atribución de gerencia,
prefe-
rentemente .
E l arqueo periódico tanto de l a s cajas
pagado-
ras como r e c i b i d o r a s , en ésta clase de Empresas r e s u l t a -
- 76 -
difícil dada l a cantidad de cajas registradoras existen_
tes,
s i n embargo e l departamento de Control Interno deb
ra mantener una constante
v i g i l a n c i a en cuanto a l a con
centración d i a r i a de fondos; asimimo l a comprobación de
pagos hechos por l a s cajas pagadoras, sobre todo en e l
momento de reposición d e l fondo f i j o .
a) . - ENTRADAS A CAJA.
Podríamos catalogar como renglones importantes
de l a s entradas a caja;
1. - Ventas a l contado.
2. - Ventas a l contado por Correo.
3. - Enganches por ventas a crédito.
4. - Pagos de c l i e n t e s .
5. - Cobros de documentos por parte de los cobra_
dores.
6. - E f e c t i v o r e c i b i d o s por Correo.
7. - Entradas a caja por diversos conceptos.
VENTAS AL CONTADO.Es aquí donde l a s máquinas registradoras propor
cionan e l mas a l t o grado de u t i l i d a d en e l sentido d e l
~
c o n t r o l de fondos, y una mayor rapidez en l a localización
de l a s ventas por Departamentos o Artículos.
Un sistema adecuado de Notas de remisión, ponede manifiesto un mayor c o n t r o l para efectos de fugas de mercancías y una c o r r e c t a aplicación de l o s fondos recibi_
dos.
Generalmente este t i p o de empresas opera con Notas-
o r i g i n a l e s y copias, l a s cuales son elaboradas por e l empleado de Ventas y son entregadas a l c l i e n t e , e l cual a l pagar en l a Caja se l e dá una de e l l a s como comprobante -
- 78 -
de su compra y con e l l a recoge su mercancía en e l Departamento de Entregas.
Y l a s demás copias quedarán d i s t r i
buidas a l f i n a l d e l día entre los Departamentos de Ven_—
tas, Caja y Contabilidad.
Es una medida aceptable e l he_
cho de i n s t r u i r a l personal encargado de l a elaboraciónde notas para que l o hagan de l a manera más c l a r a p o s ¿ —
ble para su debida comprensión tanto por e l c l i e n t e comopor
l o s demás empleados que tienen relación con esos do-
cumentos .
[
Es p o s i b l e a l f i n a l d e l día, e l cotejo de l n s -
cantidades declaradas por e l Cajero p r i n c i p a l con l a suma de l a s notas en poder d e l Departamento de Ventas y e l
de Contabilidad, l o s que forzosamente tendrán que c o i n c i
dir.
Dichas notas deberán estar perfectamente f o l i a d a s ,
tanto e l o r g i g i n a l
como l a s copias.
Actualmente muchas empresas de este tipo
fun—
cíonan con base en máquinas expedidoras de notas, con
llave.
—
E l o r i g i n a l y copia se entrega a l c l i e n t e para -
su pago correspondiente, con este comprobante recoge sumercancía en e l departamento de entregas y e l t r i p l i c a d o
queda en poder de l a máquina bajo l l a v e .
Entonces es po
s i b l e establecer comparaciones de l o s datos proporcionados por l a Caja registradora, por e l Departamento de en-
- 79 -
paques o entregas y por l a suma de l a s notas que han que_
dado bajo l l a v e .
Entre más comparaciones puedan hacerse
(sin exeso) menos probabilidades de errores existirán.
VENTAS AL CONTADO POR CORREO.- También se cata
logan como Ventas C. O. D. y son r e c i b i d o s en l a Compa_—
nía en forma de Cheques, Giros o Vales Postales, e t c . De
aquí se desprende e l hecho de p r o h i b i r a b r i r l a c o r r e s —
pondencia a l o s Cajeros, para e v i t a r pérdida o malos manejos de l o s documentos antes c i t a d o s .
Una vez r e c i b i d o s l o s documentos, es mucho muy
recomendable d e p o s i t a r l o s íntegramente en alguna I n s t i t u
ción bancaria, aprovechando l o s s e r v i c i o s que proporcionan en este s e n t i d o . Pero deberá estamparse a l momento de endosar l o s documentos, un s e l l o que diga "Unicamente
para depósito" o alguno s i m i l a r que proporcione esa idea.
ENGANCHES POR VENTAS A CREDITO.- Esta clase- de
entregas se presenta cuando una persona compra por vez primera a crédito, y l a entrada se r e g i s t r a en documeri—
tos d i f e r e n t e s de l a s notas de remisión, y l o s cuales s i .
guen e l mismo camino, aumentándose una copia para e l archivo d e l Departamento de Crédito y Cobranzas; l a s demás
copias quedan r e p a r t i d a s entre e l c l i e n t e , CajayVentas yContabilidad.
- 80 -
PAGOS DE CLIENTES.- Como consecuencia d e l créd i t o otorgado a l o s c l i e n t e s , es muy frecuente que estos
se presenten a hacer sus pagos en l a Tienda.
f i n se recomienda
Para este-
e l establecimiento de una Caja única_—
mente para este f i n ;
esta Caja se encuentra l o c a l i z a d a -
independiente pero junto a l Departamento de Crédito y Co
branzas, quien a l l o c a l i z a r l a cuenta c o r r i e n t e , expideun r e c i b o firmado por e l Cajero por t r i p l i c a d o .
Un tan-
to se l e dá a l c l i e n t e para que r e c o j a su documento en caso de e x i s t i r , una copia queda en poder d e l Cajero para f i n e s de comprobación y Corte de Caja y e l t r i p l i c a d o
a C o n t a b i l i d a d para abonar a l a cuenta d e l c l i e n t e l a -cantidad entregada.
Estos recibos a l i g u a l que l a s Notas de Romi—
sión deberán e s t a r f o l i a d o s progresivamente para e v i t a r que e l Cajero expida un documento f a l s o .
COBRO DE DOCUMENTOS POR PARTE DE COBRADORES.Dependiendo directamente los cobradores, d e l Departamento de Crédito y Cobranzas,
este
proporcioan diariamente
una relación de l o s documentos entregados para su cobro,
empleando solamente una copia que guarda e l Departamento
hasta que a una hora determinada
l o s cobradores deben
—
r e n d i r cuentas de los documentos cobrados y devolver loo
- 81 -
que no fueron liquidados. Es recomendable f i j a r una hora
para cada zona de cobre para e v i t a r e l apresuramiento en
e l trabajo de l o s cobradores y e l exceso d e l mismo d e l mismo para l a persona encargada
ción.
de r e c i b i r l a nueva reía,
Cuando l o s cobradores reciben l a relación y docu-
mentos para su cobro, deben firmar l a copia que queda en
poder de Crédito y Cobranzas;
y a l devolver l a nueva r e -
lación con l o s documentos no cobrados,
deberá e x i g i r l a -
firma de l a persona que l o s reciba, Generalmente e l Caje.
ro r e c i b i d o r de pagos de C l i e n t e s , y recoger l a copia
—
firmada por e l l o s .
Estas r e l a c i o n e s por parte d e l Departamento
~
de Crédito y Cobranzas y l a s l i q u i d a c i o n e s por parte délos cobradores deben hacerse diariamente para e v i t a r que
estos últimos se queden con documentos que deben poma no
cer dentro de l a empresa.
EFECTIVO RECIBIDO POR CORREO.- Haciendo nuevamente men—
ción a que l a correspondencia no debe ser abierta n i por
e l Cajero P r i n c i p a l n i por ninguno de l o s demás cajeros,
e l C o n t r o l i n t e r n o r e f e r e n t e a l e f e c t i v o r e c i b i d o por co
rreo p r i n c i p i a precisamente en e l momento de a b r i r l a co
rrespondencia, sigue en e l momento de e n l i s t a r l o s v a l o res r e c i b i d o s y termina con l a entrega a l Cajero y su co
- 82 -
rrespondiente depósito.
Para este efecto l a s l i s t a s deben s e r elabora.
das preferentemente por l a S e c r e t a r i a d e l Gerente o d e l
Tesorero, y debe i n c l u i r en e l l a s todos l o s datos
proce
dentes t a l e s como:
Remitente, b e n e f i c i a r i o , fecha d e l documento,
fecha en que fué r e c i b i d o , concepto de l a remesa, e t c . De esta l i s t a ,
elaborada por t r i p l i c a d o , se entrega e l -
o r i g i n a l y l o s valores a l Cajero, l a copia a C o n t a b i l i dad y e l t r i p l i c a d o en poder d e l empleado que elaboró dicha
lista.
ENTRADAS A CAJA POR DIVERSOS CONCEPTOS.- Los conceptospor l o s cuales también se r e g i s t r a n entradas
a caja,son
entre otras Rentas, Ingresos por administración, i n t e r o
ses, para l o s cuales es necesario elaborar r e g i s t r o s
particulares.
—
Entradas a Caja
po" Yentas de Contado.
Pipm^a No. 1
E n f a d a s a Caja
po^ E f e c t i v o '"ecifcido po " C o ^ e o y
Ventas po" C o ^ e o
(»)
1
1
Figu "» No. 2
7
Entradas a Caja po "
liquidación de Cob^ado^es.
*
^elación
de
Cob ansas
original
r
1
Cobrado "
copia
Dep. Cob",
/
-
/
/
/
/
/
^elación
de cob os
del Cobrado",
original.
r
Den.
doctos
CoV.
copia
Cobrado '
7
F i g u r a No. 5
W recibo
T
Entradas - Ca.ia p o
Enganches p o " Ventas a crédito
F i g u r a No.
3
Entradas a Caja po"
Pagos de C l i e n t e s .
F i g u r a Ho. 4
- 86 -
b)SALIDAS
DE CAJA
Como se d i j o anteriormente a l hablar de l a s e n t r a das a Caja, que l o s fondos r e c i b i d o s deben depositarse íntegramente en i n s t i t u c i o n e s bancarias, es lógico deducir que los r e t i r o s que se hagan deberán efectuarse por medio de che
ques.
No todos l o s pagos que deban hacerse se cubren mediante l a expedición de cheques, sino hay que recordar l a —
e x i s t e n c i a de una Caja c h i c a que funciona para e l pago de —
gastos menores, pero cuya reposición deberá hacerse como tam
bien ya se d i j o , mediante cheque nominativo en favor d e l Cajero p r i n c i p a l .
Los pagos efectuados con cheque deben estar r e s p a l
dados por su comprobante r e s p e c t i v o y a l momento do sor oxpo
didos, h a c e r l o u t i l i z a n d o una copia, generalmente en tamafiomás grande con un espacio a l calce para anotar e l concepto d e l pago, l o c u a l facilitará e l r e g i s t r o en l i b r o s .
Es conveniente a l a b r i r una cuenta de chequea l a utilización de firmas mancomunadas, es d e c i r r e g i s t r a r en l a
Institución l a s firmas de v a r i o s funcionarios para e v i t a r fu
gas y desfalcos, a s i como l a autorización de cheques en b l a n
co.
Estos cheques deben e s t a r expedidos nominativamente y ~
en caso de inutilización de alguno, debe i n u t i l i z a r s e
tam——
- 87 -
bien l a firma, siendo adherido a l t a l o n a r i o respectivo.
Los cheques son generalmente llenados cor l a Secre
t a r i a d e l Gerente o d e l Tesorero, previa orden, pero para
ser firmados, deben acompañarse d e l comprobante o comprobantes que j u s t i f i c a n e l pago.
Una medida también recomendable es l a de enviar
—
por correo c e r t i f i c a d o y con aucuse de recibo, los cheques a l a s personas a l a s que se va a hacer e l pago, con motivo de d e s c u b r i r cuando haya sido presentado un comprobante en forma indebida.
En este caso e l uso de máquinas protectoras
de cheques presta gran ayuda y seguridad.
Una vez liquidado
e l comprobante debe e x i g i r s e con ion s e l l o que diga
"Pagado"-
y l a fecha en que fué cubierto su importe.
E l uso de cheques para e l pago de nóminas ya es -una costumbre bastante generalizada y que conduce casi sicmDre a buenos r e s u l t a d o s ; solamente es conveniente l a .revi
s-lés d e m&msms e n Xo r e f e r e n t e a d e s c u e n t o s p o r impuestos¡, —
S e g u r e físeial» etc», y l o irás i m p o r t a n t e - c e r c i o r a r s e q u e »o
e x i s t e e n l a n & s i n a p e r s o n a l ficticio»
E s t o s e l o g r a ssedlan
t e mí &nt3££¡í e x i s t e n t e e n e l P e p a r t a m e B t o d e P s r s t M s a l i s i —
c o a l güiascaisaisrsente deberá r e m i t i r a l Septo» d e O o n t a M l i d a d
JLa l i s t a c a m p i s t a d e l sáraers d¡e easpleados e K i s t e s t e s y l a ——
s i s a l ps&tm s e r s s s t e j a d a c o n s i número y jKSíribres d e l a s
tarje
- 88 -
feas de l o s r e l o j e s r,arcadores, y con l o s datos que proporcio
lien l o s supervisores de l a empresa.
c ) . - FONDC DE CAJA CHICA.-Para c o n t r o l a r l o s pagos
de carácter menor, es p r e f e r i b l e que cantidad con l a c u a l se
reemplace e l Fondo Caja Chica representen
c i f r a s cerradas; -
esta cantidad será determinada por l a empresa de acuerdo a l volúmen de operaciones,
tamaño de l a Tienda, e t c . y se reco-
mienda que sea una cantidad cerrada para f a c i l i t a r l a compro
bación a l momento de r e i n t e g r a r e l Fondo, pues a l o s documen
tos presentados (debidamente autorizados para su pago) se su
mará l a cantidad existente y l a cantidad a obtener
será o de_
berá s e r i g u a l a l a d e l Fondo.
En este renglón es en donde más frecuentemente sepresentan
errores o se cometen pequeños fraudes, ya que l a -
documentación que puede amparar l o s pagos, en muchas ocasiones no es l o s a t i s f a c t o r i o .
Poro a pesar de esto, Poro a pe
sar de esto, pueden a p l i c a r s e c i e r t a s medidas tendient.es a l o g r a r e l mejor c o n t r o l de este concepto, t a l e s como: E l r e g i s t r o en una cuenta de Mayor de todas l a s erogaciones;
Cada
desembolso debe consignarse en un comprobante con l o s datosp r i n c i p a l e s t a l e s como fecha, concepto etc., anotando s i e m —
pre con t i n t a para e v i t a r deterioros o a l t e r a c i o n e s ; todos los pagos deberán estar debidamente autorizados por un £ u n —
- 89 -
cionario;
l o s comprobantes ceben cancelarse con un s e l l o --
que diga "pagado" y deben entregarse
a l momento de hacer l a -
reposición d e l Fondo; Es recomendable efectuar arqueo periódicos a l Fondo F i j o .
Mensualmente,
es necesario efectuar C o n c i l i a c i o n e s
bancarias por parte d e l Departamento de Control Interno y co
t e j a r l o s números de l o s Cheques con cada uno de los comprobantes que fueron
liquidados con e l l o s , y con e l a u x i l i a r
de
Bancos, en e l cual deberán estar anotados todos los cheque;-. expedidos, incluyendo
los cancelados.
S a l i d a s de
e f e c t i v o con
Cheques
Pifara No.
7
- 91 -
3) .- COMPRAS.
Dentro d e l concepto de Compras, existen c r i t e r i o s en e l sentido de considerar como tales, no solamente l a a d —
quisición de mercancías, sino también l a contratación.
En l a Organización de Tiendas Departamentales, sepresenta a l Departamento de compras, como uno de los más importantes, representado por un gerente y subdividido en v a —
r i a s secciones, fundamentalmente. Ropa, Muebles, Línea Blanca Juguetería, Perfumería y Regalos, y V a r i o s .
Las d e c i s i o -
nes tomadas por e l Gerente de Compras en l a adquisición de artículos, está asesorada por e l J e f e de cada Departamento,que se considera experto en su materia,
de esta manera l a Erti
presa obtendrá l a s mejores condiciones y l a mejor mercancía,
ofreciendo a l o s c l i e n t e s una mayor comodidad en e l precio de l o s artículos.
Las adquisiciones de a c t i v o f i j o en general' y actji
vos no relacionados con e l g i r o p r i n c i p a l de l a empresa, seconsideran
funciones d e l Gerente General o d e l Consejo de Ad
ministración.
La contratación, mencionada en p r i n c i p i o , es f u n —
ción d e l Departamento de Personal y según diversos c r i t e r i o s
se considera como adquisición de fuerza de trabajo.
Las ventajas que representa un Departamento de Com
- 92 -
pras en una empresa departamental,
pueden t r a d u c i r s e en:
l a c e n t r a i i z a c i 5 r . ds función_s en una sola persona, que se considera e s p e c i a l i s t a en l a materia; e l ahorro de tiempo alos demás j e f e s de Departamentos, y e l c o n t r o l por l a mismapersona o por su equipo, de l o s mínimos y máximos requeridos;
los p r e c i o s que puede obtener esa persona especializada, que
traen como consecuencia un p r e c i o de reventa más bajo en fervor de los c l i e n t e s , e t c .
a ) . - TRAMITACION DE LAS COMPRAS.- Podemos englobar
dentro de este concepto l a s p r i n c i p a l e s a c t i v i d a d e s a seguir
para l o g r a r un c o n t r o l adecuado de l a compra de mercancías.
Requisición de compra: Se ha generalizado en e l Ti_
po de Tiendas Departamentales e l uso d e l método de prcsupucK.
to de Ventas, mediante e l cual es p o s i b l e l o g r a r a tiempo e l
aviso de l a necesidad de nuevas compras por parte do l a
presa.
em-
En muchas ocasiones, este método se encuentra combi-
nado con e l de requerimientos de mercancías por parte d e l AjL
macen, es d e c i r cuando l o s mínimos plantean l a necesidad denuevas a d q u i s i c i o n e s .
Es necesario para i n i c i a r e l procedimiento do compra una S o l i c i t u d de Compra, en l a cual se e s p e c i f i c a l a can
t i d a d y características de los artículos requeridos, l o cual
implica ya una responsabilidad para e l almacenista y una
- 93 -
obligación para e l Departamento de Compras.
Esta s o l i c i t u d -
se elabora en dos tantos: o r i g i n a l y copia.
E l o r i g i n a l se-
tramita para e l Departamento de Compras y l a copia queda onpoder d e l almacenista.
Autorización de l a Compra:- En e l caso de e x i s t i r un presupuesto por parte de l a Gerencia
para e l Departamento
de Compras, no es indispensable l a autorización de l a S o l i c i
tud; pero en caso de no e x i s t i r dicho presupuesto, es i n d i s pensable que un Funcionario o e l Gerente, apruebo de maneraexpresa l a Requisición, una vez analizados v a r i o s f a c t o r e s , entre e l l o s : e l poder a d q u i s i t i v o de l a empresa,
condicionoH
d e l mercado, e t c . Una vez autorizada l a s o l i c i t u d , el Departamento de Compras i n i c i a
l a s gestiones para s o l i c i t a r pro--
c i o s , c a l i d a d de los artículos, e t c .
E l Gerente de Compras, a l frente de su Bepariamento, debe hacerlo funcionar, de modo que éste proporcione los
datos adecuados sobre p r e c i o s , condiciones, c a l i d a d , d i r e c c i o
nes,
e t c . , y porvea de toda l a información que considero ad£
cuada para e l mejor funcionamiento de l a empresa.
En algunas empresas e x i s t e un verdadero archivo do
Proveedores, e i n c l u s i v e cuadros de comparación d« precios y
condiciones,
con l o cual se logra una mayor seguridad para -
efectos de decisiones de compra.
Estas decisiones de compra
- 94 -
pueden verse afectadas por favoritismos, amistad, o bien comí
siones, para l o c u a l es conveniente seleccionar perfectamente
bien e l personal que trabajará en este departamento.
Orden de l a Compra:- La orden de compra o también conocido como Pedido, es e l documento por medio d e l cual se establecen l a s condiciones en l a s que ha de l l e v a r s e a cabo l a operación o adquisición.
Debe expresarse con toda e x a c t i -
tud y c l a r i d a d l o s datos correspondientes a cantidad, clase de mercancía, y c a l i d a d s o l i c i t a d a , a s i como otras modidaa
—
que garanticen l o s i n t e r e s e s de l a Empresa.
Es una medida generalizada e l e d i t a r estas órdonor;por cuadruplicado en hojas o formas previamente f o l i a d a s , entregando e l o r i g i n a l a l a Compañía vendedora, una copia s i n p r e c i o a l almacén, l a s otras dos copias a Contabilidad y a l Departamento de Compras.
Esta orden de compra deberá estar -
firmada por e l Gerente de Compras.
Recepción de las mercancías:- Existen en l a mayoría
de l a s Tiendas Departamentales una sección derivada d e l almacén e s p e c i a l i z a d a en recepción de mercancías, totalmente indc?
pendiente d e l Departamento de Compras.
E l personal que labo-
ra en esta sección, previamente entrenado, conoce porfoctamcjn
te l a c a l i d a d de l a mercancía que deben manejar, con l o c u a l se garantiza una movilización adecuada de e l l a .
- 95 -
Esta sección funciona a base de relaciones d i a r i a s
de l a mercancía r e c i b i d a , en l a cual se contienen: los artículos recibidos, cantidades y nombres de los Proveedores. En
algunas relaciones aparece una columna para anotaciones en caso de recepción de artículos deteriorados, e t c .
Estas relaciones elaboradas en o r i g i n a l y tres copias: e l o r i g i n a l para e l Departamento de Compras, y l a s tres
copias restantes para Contabilidad, a l J e f e d e l Almacén y
—
otra se queda en Recepción de mercancías.
Verificación de l a s Facturas:- Los trámites para l a verificación de l a s facturas son i n i c i a d o s en e l Departamento de Compras, cotejando l o s precios, cantidades, y concU
ciones contra l a s e s t i p u l a d a s en l o s Pedidosr E l departamervto de
C o n t a b i l i d a d también coteja los datos de Recepción do
mercancías, y l o s pedidos con l a s Facturas.
Una vez revisri-
das doblemente l a s Facturas, son turnadas a l Tesorero- y posteriormente a C o n t a b i l i d a d para su r e g i s t r o y archivo corres
pondientes.
Esta tramitación seguida para l a adquisición do -mercancías, proporciona a l a empresa una seguridad en cuanto
a aprovisionamiento adecuado de artículos y e l logro de cond i c i o n e s favorables de adquisición, logrando por esto medio,
l a mejor protección de l o s bienes en su compra.
Trámite de l a s Compras
F i p u a Ko.
r
8
- 97 -
C).-
VENTAS
En este renglón, importantísimo en esta clase de -
empresas debemos d i s t i n g u i r
do y a crédito.
dos clases de Ventas: A l conta-
Las ventas a l contado y e l control interno-
a p l i c a b l e a e l l a s ha sido brevemente expuesto a l hablar de las entradas a Caja por este concepto.
En e l caso de l a s Ventas a crédito, l a s medidas de
Control interno deberán encaminarse a l a correcta tramitación
del
Pedido y a l r e g i s t r o contable de l o s cargos a l o s c l i e r i -
tes
de l a s cantidades que posteriormente l a empresa deberá -
hacer e f e c t i v a s , este último concepto mencionado también ene l renglón de entradas a Caja.
a) .- TRAMITACIÓN DE LAS VENTAS A CREDITO:- Como ag
pectos importantes en l a tramitación de l a documentación nec e s a r i a para e l Control Interno, podemos mencionar: La recc£
ción d e l pedido, Autorización d e l mismo, Despacho de l a mercancía. Facturación y Contabilización.
Recepción d e l pedido:- En ésta clase de Empresas l a mayoría de l o s pedidos se elaboran como resultado de l a v i s i t a d e l c l i e n t e a l a tienda.
Es necesario usar una forma
impresa para anotar en e l l a l o s datos necesarios de cada pedido entre l o s que deben apuntarse: Fecha, número de o r d e n , nombre y dirección d e l c l i e n t e , nombre d e l vendedor, Departía
- 98 -
mentó a l que pertenece, forma de pago, descuentos especiales
(en caso de haberlos), artículos y cantidades s o l i c i t a d a s
—
así como e l importe de e l l o s .
Los pedidos son numerados progresivamente en e l mo
mentó de l l e g a r para su recepción.
Autorización d e l pedido.- Los pedidos deben s u f r i r
una s e r i e de r e v i s i o n e s tanto por e l Departamento de Ventascomo por e l almacén de l a tienda, pero en ningún momento dobe tramitarse alguno que no haya sido revisado con todo c u i dado o que carezca de l a firma de l o s funcionarios señalados
para a u t o r i z a r l o s .
Un dato sumamente importante para l a au-
torización d e l pedido es l a conformidad d e l Departamento doCrédito, e l cual previamente habrá investigado varios datos,
tales como solvencia, seriedad, situación f i n a n c i e r a , on e l caso de t r a t a r s e de c l i e n t e s nuevos; en e l caso do c i i o n t o s antiguos solamente hará un breve estudio sobre compras anter i o r e s y l a s formas como fueron liquidadas.
Una vez autorizado e l embarque de l a s mercancías,o
habiéndose rechazado e l pedido conviene acusar recibo a l
c l i e n t e para informarle l o sucedido.
Despacho de l a mercancía.- Para e l envío do l a mor
cancía se usan formas especiales denominadas órdenes de orn—
barque u órdenes de entrega l a s cuales son turnadas a l alma-
- 99 -
cén para que éste proceda a enviar l a me-srcancí a .
Esto suoe-
de generalmente en operaciones de gran volúmera con "un mismoc l i e n t e , quien deberá firmar a l r e c i b i r l a mercanc-iaFacturación y Contabilización.- La facturacicm r e produce con base en l a s remisiones de entrega turnadas por —
e l almacén con fundamento en l a s cuales se cotejan cálculosy preci os.
Existen costumbres en algunas Empresas en e l sent¿
do de f a c t u r a r en e l momento de entregar l a mercancía pero generalmente se f a c t u r a en e l momento de expedir l a orden do
embarque y l a Empresa turna l a copia de l a factura a l Departamento de Contabilidad y e l o r i g i n a l ' se retiene adherido a l
último documento o bien, solamente es retiñida por e l Departamento de Crédito y Cobranzas.
Dado e l volumen existente de Ventas en las Tiendan
Departamentales es conveniente hacer una concentración din-—
r i a de l a s mismas, dicha concentración se producirá en t a r i —
tas copias como grupos de ventas se hagan ,de manera que a l efectuarse l o s pases a l a s cuentas se disponga de un comprobante para cada una.
Es sumamente importante e l establecimiento de vig¿
l a n c i a en cada uno de l o s pasos d e l trámite de l a s ventas -con objeto de l o g r a r un mejor c o n t r o l .
- loo -
S i los pedidos se despachan s i n una autorización correcta basadas sobre todo en cuentas de c l i e n t e s , informes
de Empresas o Bancos con l o s que han trabajo los c l i e n t e s , e l
número de cuentas atrasadas o incobrables puede crecer des_—
proporcionadamente de ahí l a importancia de un e f i c i e n t e Departamento de Crédito.
Como en todas l a s operaciones de l a Empresa l a d i visión d e l trabajo y l a variedad de funciones motivan una
—
constante de revisión d e l trabajo de l o s empleados entro sí.
La
tes
anotación de créditos en cuentas de los c l i e n —
debe hacerse exclusivamente por e l Departamento do Contr.
b i l i d a d para e v i t a r así l a omisión de cargos a l a s cuentas y
que éstas, a l ser liquidadas no se acrediten debidamente y se motiven l a sustracción
d e l dinero.
Es recomendable preparar relaciones mensuales da los
saldos de l a s cuentas por cobrar comparados con las fac-
turas pendientes de cobro.
También es conveniente enviar
—
mensualmente copia d e l movimiento de l a s cuentas a sus clieri
tes;
ésta medida f a c i l i t a l a supervisión constante de los —
saldos, y en caso de e x i s t i r d i f e r e n c i a s f a c i l i t a su a c l a r a ción.
Trámite de l a s Ventas
F i g u r a No.
9
- 102 -
D) INVENTARIOS.
I
I . - Desde que e l hombre advirtió que podría sucumb i r por hambre, debido a cambios estacionales que ahuyenta.—
ban l a caza y pesca; tempestades e inundaciones destruían
cosechas, o simplemente l a espera que requiere completar unc i d o agrícola para disponer de nuevos frutos concibió l a —
idea de acumular l o s medios necesarios para l a s u b s i s t e n c i a y guardó
en cavidades naturales, productos básicos para su-
alimentación.
Su problema l o constituyó l a fácil descomposi
ción de algunos productos y, con l o s medios a su alcance, se
ingenió para c o n s t r u i r lugares más adecuados para gardar y preservar de plagas sus alimentos.
Esto constituyó cJ r u d i -
mento de l o s almacenes cuya evolución ha llegado hasta l a —
forma que actualmente conocemos.
A).- Almacenaje de Mercancías:- E l valor, e l per.o,
y otras características especiales de l a s mercancías, i n f l u yen en l a colocación dentro d e l caimacán y determinan
l a elec_
ción d e l m o b i l i a r i o que debe a d q u i r i r s e para e l uso d e l Alma
cén.
E l volumen s i r v e de base para determinar l a capaci
dad de l o s c a s i l l e r o s y anaqueles; e l peso para e l e g i r l a re
s i s t e n c i a d e l mueble; e l v a l o r impone l a necesidad de protec
- 103 -
ción contra e l fuego y otras causas de deterioro, l a fácil descomposición, l a necesidad de a i r e o humedad,
etc.;
Los mismos factores determinan igualmente e l luqar
de colocación, pues es de suponer que artículos pesados o vo
luminosos deben colocarse cerca a l a s puertas de acceso a l almacén.
Los que necesitan humedad cercanos a l o s muros y -
pisos y por e l c o n t r a r i o l o s que requieren ambiente seco,re
t i r a d o s de l o s muros y muy por encima d e l n i v e l de l o s pisos.
La elección de lugares de colocación dentro de los
almacenes depende con f r e c u e n c i a de l a demanda con que son s o l i c i t a d o s l o s artículos pues hay mercancías con un índicede rotación muy elevado y o t r a s de uso poco frecuento.
En -
estos casos se e l i g e n l o s lugares más ventajosos para l a coló
cación de l a s mercancías que tienen mayor demanda.
La custodia y guarda de l o s artículos dobe estar bajo l a e s t r i c t a r e s p o s a b i l i d a d de un almacenista, no. permitiendo e l acceso a personas extrañas a l almacén.
Es conveniente que e l l o c a l d e l almacén cuente con
espacio s u f i c i e n t e y con todo e l m a t e r i a l indispensable quelogre orden y acomodo de l a s mercancías, ya que de otra mane
ra, l a circulación de l o s mismos empleados d e l almcén
puede
causar daños a l o s artículos.
La necesidad de e s t a b l e c e r responsabilidades de
—
- 104 -
los empleados a través de l a c o n t a b i l i d a d , ha originado una mayor extensión en l o s sistemas de r e g i s t r o a s i como l o s procedimientos y trámite de l a s operaciones.
En e l caso p a r t i c u
l a r de l o s i n v e n t a r i o s que representan una gran parte d e l Act i v o de l a Empresa y como movimiento de gran consideración,-se ha hecho necesario implantar métodos de c o n t r o l que permitan una v i g i l a n c i a en e l manejo de entradas y s a l i d a s a s i como sobre l a s cantidades en e x i s t e n c i a , incorporándolos a la Contabilidad.
De l a e f i c i e n c i a d e l Control interno en e;;to -
renglón depende l a exactitud de l o s Inventarios.
- 105 -
B).- ELEMENTOS DEL CONTROL DE MERCANCIAS.
Unos de l o s puntos más importantes para e l debido c o n t r o l de l a s mercancías o artículos en una Empresa Departamental, pueden resumirse en l o s s i g u i e n t e s :
a) Un sistema contable que r e g i s t r e e l tráfico de l a s mercancías,
b) Procedimientos d e f i n i d o s para cada fase d e l tráf i c o de l a s mercancías,
c) Entrenamiento
d e l personal que l l e v e a cabo l a s -
operaciones a n t e r i o r e s .
Mediante estos elementos se pretende obtener
infor-
mación, protección y e f i c i e n c i a sobre l a s operaciones de mor—
cancías y promover un Control de l a s mismas.
a) Sistema contable:- "Un Sistema Contable
incluyo-
e l c i c l o completo que comienza con l a s transacciones, su r e —
g i s t r o de d i s t i n t o t i p o , y por último l a presentación de l o a datos en l o s informes. Para que c u a l q u i e r parte d e l sistema opere satisfactoriamente, es necesario l a combinación e f e c t i va d e l documento y d e l r e g i s t r o con e l procedimiento
que im-
p l i c a su trámite, y l a operación d e l sistema, considerado ensu conjunto, trae e l problema de l a coordinación y e l a r r e g l
correcto de l a s partes que l o forman". (J. Gómez Morfín El Control Interno en l o s Negocios").
Un sistema contable de este t i p o abarca todas
—
- IOS -
l a s operaciones de una empresa, y es indudable que tanto l a s operaciones de compra, venta, i n v e n t a r i o s , etc., y l a obten
ción de datos de estas operaciones, están i n c l u i d o s en e l S i s tema Contable General.
S i n embargo es tan importante e l aspee
to de Transacción de mercancías, que merece estudio aparte, i n
cluyendo en él e l r e g i s t r o de transacciones de mercancía en do
cumentos primarios, su análisis y r e g i s t r o s en l i b r o s
distin—
tos y por último presentar en forma de datos l o s informes y r a
sultados de l a s mismas.
Es forzoso, para e s t a b l e c e r l o s resultados f i n a l e s , l o g r a r independientemente d e l Inventario I n i c i a l , e l I n v e n t a —
r i o F i n a l , p o s i b l e de obtener mediante:
1. - Inventarios Físicos
2. - Datos de l a Contabilidad o Inv. Perpetuos.
b) Procedimientos d e f i n i d o s : - Un elemento mucho muy
importante en e l c o n t r o l de l a s mercancías es e l establecí
miento de procedimientos d e f i n i d o s para cada fase del tráfico
de l a s mercancías; es d e c i r f i j a r de antemano un camino a seguir para que mediante l a coordinación de todas l a s a c t i v i d a des se logre e l mejor c o n t r o l , mejor información, e f i c i e n c i a ,
etc.
c) E l entrenamiento d e l personal:- Dado que todas las operaciones anteriores son realizadas por elementos huma-
- 107 -
nos es conveniente tanto l a selección d e l mismo como e l aáiejs
tramiento en éste punto para e v i t a r a l máximo f a l l a s ,
hurtos, e t c .
errores,
- los -
C) VALUACION
Las
ventas de mercancías a p r e c i o mayor que e l de su
costo, es e l o b j e t i v o p r i m o r d i a l de l a empresa y es e l acto
—
que normalmente proporciona l a s u t i l i d a d e s ; e l movimiento de los
i n v e n t a r i o s , es uno de l o s más a c t i v o s , pues continuamente
se compran y se revenden, s i esta venta se r e a l i z a r a en su totalidad,
l o s problemas derivados de su manipulación se r e d u c i -
r i a n a una operación más simple, pero como a l f i n a l de cada pe
riódo de tiempo queda un remanente se hace necesario d e t e r m i —
nar
e l v a l o r correspondiente a ese i n v e n t a r i o .
La cantidad de mercancías de que se dispone a l f i n a l
de cada periodo se conoce bien sea mediante l a realización deun i n v e n t a r i o físico de l a s mismas o mediante e l uso d e l s i s t o
ma de i n v e n t a r i o perpetuo. E l sistema mencionado requiero se l l e v e un r e g i s t r o , en e l que se mantenga en forma permanente un d e t a l l e de cada una de l a s p a r t i d a s e x i s t e n t e s .
En e l i n v e n t a r i o solamente se incluirán las mercan—
cías propiedad d e l negocio, ya que l a s r e c i b i d a s en comisión no son propiedad de l a negociación.
E l costo de l o s i n v e n t a r i o s se compone de todos Iosgastos relacionados con e l l a s , hasta e l momento en que se t i e nen disponibles para l a venta, bien se t r a t e de gastos d i r e c —
tos
o de gastos i n d i r e c t o s ; s i cada una de l a s partidas d e l Ln
- 109 -
ventarlo pudiera i d e n t i f i c a r s e con l a s facturas que amparan la
compra sería posible obtener su costo basados en ese documento;
sin
embargo este procedimiento r e s u l t a laborioso y complicado,
sobre todo cuando se han r e a l i z a d o varias compras de un mismoartículo en d i f e r e n t e s ocasiones.
Existen varios métodos de valuación:
a) METODO DEL COSTO MAS ANTIGUO.- Se funda en e l hecho de quelos
Costos deben cargarse según e l orden en que se producen, -
se
l e conoce también como "Primeras entradas. Primeras s a l i d a s "
(PEPS) o bien en idioma inglés " f i r s t i n , f i r s t out" (FIFO). En este método se agota e l l o t e más antiguo, antes de tocar e l
que sigue en fecha; en caso de s a l i d a s importantes los lotos se
agotan sucesivamente tomando l o s precios respectivos de ca-
da l o t e . Resulta por tanto, que l a s mercancías que quedan d i s ponibles en almacén son l a s compradas últimamente. Er.te s i s t e ma ofrece sus mejores resultados cuando e l período de rotación
es
muy rápido.
b) METODO DE ULTIMO QUE ENTRA PRIMERO QUE SALE:- Se funda en que l o s costos más recientes deben ser l o s primeros en aplicar^
se
a l a s mercancías que se venden. Se l e conoce como "ultimas-
entradas, primeras s a l i d a s "
(UEPS) o bien " l a s t i n , f i r s t out"
(LIFO) . E l modo operatorio de este método es exactamente c o n —
trario a l anterior.
c)
METODO DE PROMEDIOS:- Su funcionamiento se funda en que e l -
- 110 -
costo de l a s mercancías que salen, debe considerarse
a l valor
promedio en relación con e l t o t a l de unidades compradas, e l promedio se determina después de haber dado entrada a l o s l o tes adquiridos
a d i s t i n t o precio, d i v i d i e n d o e l valor de s a l -
do entre l a e x i s t e n c i a en especie.
Existen v a r i a s desventajas para l a aplicación de es_
tos sistemas a l a s empresas d e t a l l i s t a s , ya que para v a l o r a r debidamente l o s Inventarios,
se necesita una gran cantidad do
trabajo; se requiere mucho cuidado y tiempo ya que e l p e l i g r o
de equivocaciones es grande, y en ocasiones se hace tan notab l e que es necesario volver a tomar e l i n v e n t a r i o . Además por
e l tiempo que requieren
estos métodos de valuación, e l inven-
t a r i o físico se l l e g a a conocer muy
tarde.
Por o t r a parte, e l v a l o r de l a s mercancías en almacén está sujeto a fluctuaciones y generalmente e l valor actual
de l o s inventarios es d i f e r e n t e a l o r i g i n a l de adquisición. Estas variaciones y su r e g i s t r o contable
con los métodos anto
r i o r e s , representan s e r i a s d i f i c u l t a d e s , ya que sería
b l e r e g i s t r a r l a s en cada t a r j e t a de almacén.
imposi-
- 111 -
D) SISTEMA DETALLISTA.
Primordialmente,
e l sistema d e t a l l i s t a consiste cn-
l a recopilación ordenada de datos y c i f r a s referentes a l tráf i c o de mercancías, de t a l manera que se l l e g a a c o n t r o l a r me
diante e l método de "precios de venta a l menudeo", "Precios a l d e t a l l e " o "precio de venta" como es conocido.
E l éxito en l a aplicación de este método, depende en gran parte d e l cuidado y minuciosidad con que se manejen los r e g i s t r o s y asienten l a s operaciones en l a s debidas cuentas,
a s i como de l a c o r r e c t a clasificación de artículos en do
partamentos homogéneos, es d e c i r , que esa mercancía guarde l a misma relación entre e l costo y p r e c i o de venta a l menudeo.
Consiste este procedimiento, concretamente en va
luar los Inventarios a un p r e c i o de venta e s t a b l e c i d o que cubra
e l margen de u t i l i d a d bruta y en l a determinación d e l va-
l o r d e l i n v e n t a r i o a p r e c i o de costo mediante l a aplicación de un porcentaje.
La mercancía en e x i s t e n c i a puede c a l c u l a r s e en c u a i
quier momento a su p r e c i o de venta, restando e l monto de l a s ventas en e l período, d e l t o t a l de mercancías d i s p o n i b l e s para l a venta considerada a su p r e c i o de venta. Para determinar
e l p r e c i o de venta se requiere preveer c i r c u n s t a n c i a s como al_
za de l o s p r e c i o s
de compra, rebajas y descuentos sobre l a s -
- 112 -
ventas de mercancías perdidas
por v a r i a s causas,robos, errores,
roturas, daños, etc., a f i n de que e l f a c t o r de costo se aproxime a l monto de l a s f l u c t u a c i o n e s que l o afectan.
Por ejemplo:
Costo
Inventario a p r i n c i p i o d e l período
Compras d e l periodo
total:
Precio
5,000
55,000
60,000
menudeo
7,500
92,500
100,000
Ventas d e l periodo
Inventario a p r e c i o de menudeo
90, 000
10,000
La razón d e l costo a l p r e c i o de menudeo es de 60 %
E l i n v e n t a r i o se c a l c u l a mediante:
60 % de 10,000 = 6,000
Los p r e c i o s de Costo y de Venta se emplean como seha v i s t o para determinar e l porcentaje
que e l costo
ta en e l p r e c i o de venta, y este porcentaje
aplica a l inventario f i n a l ,
represen-
determinado se —
tomando e l precio de venta para -
c o n v e r t i r l o a l costo.
De l a aplicación d e l sistema,
siguientes
pueden obtenerse l a s -
ventajas:
Inventarios p r o v i s i o n a l e s estimados s i n r e c u r r i r
—
a l recuento físico.
Ahorro de tiempo considerable,
con reducción de gas_
tos a l p r a c t i c a r l o s i n v e n t a r i o s físicos, para l a elaboración
de estados periódicos, ya
que pueden emplearse l o s precios -
de venta y después hacerse l a determinación d e l costo s i n r e -
- 113 -
f e r i r s e a facturas individuales.
Proporciona a l mismo tiempo una verificación d e l mo
virolento de mercancías por comparación entre e l recuento físi
co d e l i n v e n t a r i o valuado a p r e c i o de venta y anotado en r e —
g i s t r o s a i g u a l p r e c i o ; pues debe dar i g u a l resultado.
Las d i s c r e p a n c i a s que puedieran s u r g i r entre uno yotro deberán i n v e s t i g a r s e ya que l a investigación puede cond u c i r a l descubrimiento de fraudes.
Para l l e g a r a una estimación c o r r e c t a d e l saldo domercancías d i s p o n i b l e s a p r e c i o de venta es necesario tomar en consideración l o s s i g u i e n t e s f a c t o r e s :
E l p r e c i o que originalmente se tomó como base paraventa e l cual i n c l u y e e l aumento p r i m i t i v o sobre e l costo.
Los aumentos que se hagan sobre e l precio do ventaprimitivo.
Las reducciones sobre l o s aumentos adicionalps, que
no impliquen disminución d e l p r e c i o de venta por debajo d e l n i v e l d e l p r e c i o de venta p r i m i t i v o .
Las reducciones a l p r e c i o de l a s mercancías por a¡ba
jo d e l n i v e l d e l p r e c i o de venta p r i m i t i v o .
Las cancelaciones sobre reducciones cuando no aumeii
ten e l p r e c i o de venta por encima d e l precio p r i m i t i v o .
E l procedimiento produce e l v a l o r d e l i n v e n t a r i o a-
- 114 -
p r e c i o más bajo entre e l costo histórico y e l valor de mercado; produciendo un sistema de
promedios.
Para que l o s porcentajes que corresponden a l margen
de u t i l i d a d bruta y d e l factor de costo, determinen e l precio
de costo aproximado a l r e a l , se hace necesario c l a s i f i c a r rezonadamente l a mercancía para obtener precios uniformes que se agrupan departamentalmente
para f i j a r e l margen de
utili—
dad.
Al determinar l a e x i s t e n c i a de mercancías a preciode venta s i n r e a l i z a r un i n v e n t a r i o físico se requiere, e l re
g i s t r o de l o s aumentos y disminuciones ya señalados,
verifi-
cando l o s ajustes correspondientes. Esto se explica dobidamcn
te en e l ejemplo s i g u i e n t e : Nuestra tienda de departnmen tor. nos proporciona l a información s i g u i e n t e :
Precio de Costo
Inventario a l l o . de Enero de 1968
Compras
F l e t e s sobre mercancías
Aumentos
Disminuciones a l p r e c i o de venta
$
Precio de Vonta
8,400.00
$ 12,000.00
48,810.00
80,000.00
2,000.00
4,300.00
'
800.00
Reducción a l p r e c i o de v t a . por abajo d e l n i v e l p r i m i t i v o
Eliminación sobre reducción ant.
Ventas
0,600.00
200.00
72,000.00
- 115 -
Cálculo d e l Inventario:
Valor a precio Valor
de venta
Costo
$ 12,000.00
$ 8,400.00
Inventario I n i c i a l
Mas: Compras
80,000.00
48,810.00
Fletes
2,000.00
$ 92,000.00
Margenes Adicionales
Aumentos
$ 4,300.00
800.00
-Disminuc.
Mercanc. d i s p . p/vtas
Menos: Ventas
3.500.00
$ 95,500.00
$ 59,210.00
72,600.00
Deducciones
del margen $6,600.00
Eliminación
200.00 6,400.00
79,000.00
Inventario f i n a l a p r e c i o de Venta
$ 16,500.00
Cálculo a Precio de Costo:
Mercancías a l Costo
_
Mercancías a Precio Vta.
$ 59,210.00
95,500.00
_.
&
2
,,
Inventario F i n a l a l Costo estimado = $ 10,230.00
$16,500.00 x 62 % (Porcentaje d e l costo s/precio de venta obtenido antes de l a s reducciones).
Como veremos adelante
l a aplicación de este porcen-
t a j e es l a más conservadora ya que nos da un resultado promedio
que compensa l o s aumentos y disminuciones
e l cálculo de porcentajes
producidas por-
s i n considerar aumentos en e l p r e —
- 116 -
ció O l o s que se tendrían considerados
en l o s aumentos v l a s -
disminuciones ya que se obtendrían diversos valores p a r a e l i n v e n t a r i o f i n a l y en consecuencia
esto se reflejaría en l a -
variación a l costo de ventas y en l a u t i l i d a d b r u t a .
$59,210.00 : $92,000.00 = 64.3% Inv. F i n a l ?16,500.00X64.3
«$10,609
59,210.00 :
95,500.00 = 62
Inv. F i n a l
16,500.00X62
59,210.00 :
89,100.00= 66.4
Inv. F i n a l
16,500.00X66.4 = 10,956
De manera que se tienen l o s v a l o r e s : $ 10,609.50
~- 10,230
$ lo, .? ío. oo
$10,956.00 aplicados a l a determinación d e l costo de v e n t a s .
Inv. I n i c i a l $ 8,400.00
$ 8,400.00
$ 8,400.00
r
Compras
Inv.- F i n a l
50, 810.00 $59,210.00 50, 810.00 59,210.00 >. i, 810.'M)
10, 609 . 50
10. 230.00
$48,601.50
$48,980.00
59,210.on
U i . 'J')C,.uu
I , P i
De l o s r e s u l t a d o s : $48,601.50
$48,254.00
$48,980.00
$48.254.0o
Y como u t i l i d a d bruta r e s u l t a n t e :
Ventas
-Costo de Ventas
U t i l i d a d Bruta
$79,000.00
$ 79,000.00
$ 79,000.00
48,601.50
48,980.00
48,254.00
$30.398.50
$30,020.00
$30,746.00
De acuerdo con l o expuesto notamos que con e l margen
de 64.3 % se obtiene un v a l o r de i n v e n t a r i o intermedio, costode ventas y u t i l i d a d bruta igualmente
intermedios.
Con aplicación d e l 62 % se obtiene e l inventario más
bajo, v a l o r más a l t o para e l costo de ventas, así como l a u t i -
-117
-
l i d a d bruta más pequeña.
Finalmente e l margen 66.4 % ofrece un resultado con
i n v e n t a r i o a p r e c i o de costo más elevado, un costo de ventasbajo y l a mayor u t i l i d a d bruta.
Por l o antes expuesto consideremos
que e l porcenta-
je de 62 % es e l más adecuado para estimación del costo.
E l sistema d e t a l l i s t a ,
aún teniendo innumerables
-
ventajas, también posee un s e r i a desventaja, consistente en que es un sistema en e l cual los costos se obtienen
aproxima-
damente, ya que l a relación entre e l p r e c i o de venta y e l cor,
to se expresa en porcentajes y a l a p l i c a r l o resultará aproximado a l r e a l . Para e v i t a r esto, es muy
lo y v i g i l a r l o constantemente,
conveniente
verificar-
así como l a necesidad de l a to
ma de Inventarios físicos, que para mejor control de las
axis
tencias, debe levantarse periódicamente,
a).- NECESIDAD DE LOS
INVENTARIOS FISICOS
Un sistema d e t a l l i s t a o en todo caso un sistema deinventarios perpetuos no elimina l a necesidad de l a toma de i n v e n t a r i o s físicos, por e l c o n t r a r i o , una de las medidas recomendables para un sistema de Control interno e f i c i e n t e , esla anterior.
E l i n v e n t a r i o físico, es e s e n c i a l debido a l a s
mu—
chas i n e x a c t i t u d e s que tienden a d e s l i z a r s e en l o s r e g i s t r o s y debido también a que l a s sustracciones o c u l t a s no permiten-
- US
-
que l a s c i f r a s en l i b r o s concuerden con e l recuento r e a l .
En l a s Tiendas Departamentales es sumamente c o n v e niente l a toma periódica de inventarios como una medida de -c o n t r o l i n t e r n o . Estos recuentos de mercancías deben c o t e j a r se
(ya que l a mercancía se encuentra marcada a precio de ven-
ta) con l o s r e g i s t r o s contables que a l respecto deben e x i s t i r .
Es recomendable l a toma de i n v e n t a r i o s por e l Departamento ¡o
Control interno o Auditoría interna para e v i t a r (como en e l aspecto "Efectivo") que l o s empleados tengan algún contacto con r e q i s t r o s contables.
CONCLUSIONES:
La organización interna es p r i m o r d i a l en cualquier empresa,
sobre todo en e l caso de l a s Tiendas Departamentales,
y l a forman: E l estudio i n i c i a l que l a estructura, l a Organización que se adopta y e l establecimiento de una e f i caz
vigilancia
(Departamento de Control Interno o Audito-
ría Interna).
E l c o n t r o l interno, se complementa con e l establecimiento
de l a Auditoría externa, para su mejor realización.
E l c o n t r o l interno es l a base sobre l a cual se f i n c a e l porvenir de l a empresa porque:
a) Proteje l a s inversiones
b) Proporciona información veraz sobre l a empesa, l o quehace que otros i n v e r s i o n i s t a s se interesen y aporten c a p i t a l para incrementar l a s operaciones.
c) Conduce a l i m i t a r fraudes, robos, o pérdidas.
d) Consigue c o n c i l i a r l a s r e l a c i o n e s entre c a p i t a l y t r a bajo.
e) Hace p o s i b l e t r a d u c i r en un b e n e f i c i o económico para sus
clientes,
l a s compras que se efectúan, pues por su
volumen y planeación de l a s ventas abate l o s p r e c i o s .
La implantación de un Sistema de Control Interno adecuado
a l a s necesidades de l a empresa promueve, mediante l a implantación de normas,
l a mayor e f i c i e n c i a p o s i b l e .
5«—
L a orgarsísacien e s u n a s p e c t o sumamente i m p o r t a n t e orsra —
e l d e s a r r o l l o d e l a s e m p r e s a s , p o r l o que c o n s i d e r a m o s
—
ape d e b e e s t a r e n manos d e u n e s p e c i a l i s t a .
6»-
E l control Interno se establece y v i g i l a por parte s e l
—
e l e m e n t o humano p o r l o c u a l e s i n d i s p e n s a b l e p o n e r e s p e c i a l atención e n s u elección p a r a l o g r a r u n a l t o g r a d o d e
seguridad»
?»- E s a l t a m e n t e r e c o m e n d a b l e p a r a e m p r e s a s d e t i p o
departa-
mental, e l e s t a b l e c i m i e n t o d e l s i s t e m a d e s t a l l i s t a que c o n
s i d e r a m o s e s e l q u e s e adecúa m e j o r a l a s c o n d i c i o n e s i m p e r a n t e s y o f r e c e menores d e s v e n t a j a s ; y éstas t r a t a d a s con todo c u i d a d a t i e n d e n a
desaparecer.
3.— Con e l s i s t e m a d e t a l l i s t a q u e d a n v a l u a d o s e n f o r m a c a s i inmediata l o s i n v e n t a r i o s de acuerdo con e l p r i n c i p i o con
t a b l e " c o s t o o m e r c a d o e l más bajo»"
BIBLIOGRAFIA:
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J . H. Bonneville y LL. E. Dewey
BREVE HISTORIA DEL COMERCIO
Alberto Ma. Carreño.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
Frederick W. Taylor
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
Henry Fayol
ADMINISTRACION INDUSTRIAL
Maximino Anzures
CURSO DE ADMINISTRACION MODERNA
Koontz y O'Donnell
ENFOQUE ADMINISTRATIVO DE LA MERCADOTECNIA
Thomas A. Staudt/Donald A. Taylor
EL CONTROL INTERNO EN LOS NEGOCIOS
Joaquín Gómez Morfín
DEBERES DE LOS CONTADORES JUNIOR Y SENIOR
I n s t i t u t o Mexicano de Contadores Públicos.
BOLETINES DEL INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS
(Normas y Procedimientos de Auditoría.
AUDITORIA
E íc L. Kohler
LOS ELEMENTOS DE LA DMINISTRACION
L. Urwick
TERMINOLOGIA DEL CONTADOR
Mancera Hnos. y Colaboradores.
APUNTES DE LA CLASE: "ORGANIZACION Y ADMON. DE EMPRESAS"
en l a FACULTAD DE COMERCIO Y ADMINISTRACION DE LA U . V.
CURSO DE CONTABILIDAD INTERMEDIA
Finney M i l l e r