(Figura 1) Hoja control de actualización del manual

PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
RJPD05
0
1. OBJETIVO
Garantizar los principios de moralidad y eficiencia de la función pública mediante el estudio, análisis y la valoración de la conducta del agente
presuntamente responsable que devino en condena o acuerdo conciliatorio, para lograr así la prevención de este tipo de conductas y la
recuperación del patrimonio público
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la Certificación pago de la condena o de un medio alternativo de solución de conflictos, continua con la presentación,
estudio y decisión por parte de los Integrantes del Comité de Conciliación y Defensa Judicial (iniciar acción de repetición/ No iniciar acción de
repetición).
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Nivel Central y Desconcentrado.
4. BASE DOCUMENTAL




Decisiones Judiciales.
Decisiones administrativas.
Constancia de pago.
Formato ficha técnica repetición- RJFT02 - V0.
5. BASE LEGAL
Norma (número y fecha)
Constitución Política de 1991
Directriz legal
Artículos 6 y 90, establecen la responsabilidad de los servidores públicos y del Estado.
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PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
Ley 678 de 2001 "Por medio de la cual se
reglamenta
la
determinación
de
responsabilidad patrimonial de los agentes
del Estado a través del ejercicio de la
acción de repetición o de llamamiento en
garantía con fines de repetición"
Ley 734 de 2002 "Por la cual se expide el
Código Disciplinario único"
Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el
Código de procedimiento Administrativo y
de lo contencioso Administrativo"
Ley 1564 de 2012 "Por medio de la cual se
expide el Código General del Proceso y se
dictan otras disposiciones"
Decreto 1069 de 2015 "Por medio del cual
se expide el Decreto único reglamentario
del sector justicia y del derecho."
RJPD05
0
Establece los fines de la acción de repetición, los términos de legitimación, procedimiento,
obligatoriedad y caducidad de la misma.
Toda la norma
Toda la norma.
Toda la norma.
Capítulo3 subsesión 1 y 2. Establece normas aplicables a la conciliación extrajudicial en
asuntos de lo contencioso administrativo, la integración y funciones de los Comités de
Conciliación, así como de su Secretaria Técnica.
6. DEFINICIONES
Acción de repetición: Es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como
consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de
una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una
función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial.
Ficha técnica: Documento que establece los ítems a desarrollar para la presentación de los casos ante los integrantes del Comité de
Conciliación y Defensa Judicial.
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PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
RJPD05
0
Comité de Conciliación: El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de
políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la
procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas
sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos
anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros
del Comité.
Sic: Sistema de Información de Correspondencia (Recepción, radicación, asignación y seguimiento de trámites)
Las demás establecidas en las normas legales.
7.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN


La observancia de los términos para la elaboración del documento técnico, revisión y presentación ante los integrantes del Comité de
Conciliación y Defensa Judicial.
Cumplimiento de los términos de legitimidad y caducidad de la acción de repetición.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
#
ACTIVIDAD
TIEMPO
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
Un día hábil
Pagador Central
SIC
REGISTRO Y/O
DOCUMENTO
RECEPCIONAR LA CERTIFICACIÓN DEL PAGADOR
1
El Pagador Central de Entidad remite la certificación del
pago de la condena o medio alternativo de solución de
conflictos a la Secretaria Técnica del Comité de
Certificación
pago.
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#
PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
ACTIVIDAD
TIEMPO
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
RJPD05
0
REGISTRO Y/O
DOCUMENTO
Conciliación y Defensa Judicial.
ASIGNAR SUSTANCIADOR
2
De acuerdo a la naturaleza y especialidad de la condena o
del acuerdo conciliatorio, se asigna al nivel de la
administración y dependencia, encargada de la elaboración
del documento técnico, se remite mediante correo físico y/o
electrónico la solicitud de elaboración de la ficha técnica.
Tres días hábiles
Numero
Secretario
Documento
Radicado
Técnico Comité
solicitud e
correspondencia
de Conciliación y
inclusión en
enviada/ correo
Defensa Judicial. cuadro de control
electrónico.
REALIZAR EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE
LOS TÉRMINOS DE ELABORACIÓN DE LA FICHA
TÉCNICA
3
Con el fin de garantizar el cumplimiento de los términos
legales y reglamentarios se realiza seguimiento y
acompañamiento al nivel de la administración y
dependencia encargada de la elaboración del documento
técnico.
15 días hábiles
RECEPCIÓNAR EL DOCUMENTO TÉCNICO Y
ASIGNAR EL CASO
4
Un día hábil
Una vez recibido el documento técnico se procede a hacer
la asignación y entrega del expediente del caso al
Funcionario
asignado por el
Secretario
Técnico.
Correo
electrónico o
Radicado
correspondencia
interno.
y cuadro de
control.
Secretario
Técnico Comité SIC y cuadro de
Radicado interno
de Conciliación y
control.
Defensa Judicial.
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#
PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
ACTIVIDAD
TIEMPO
RESPONSABLE
Ocho días hábiles
Profesional
asignado por el
Secretario
Técnico.
3 días hábiles
Profesional
asignado por el
Secretario
PUNTO DE
CONTROL
RJPD05
0
REGISTRO Y/O
DOCUMENTO
profesional responsable de su revisión y estudio.
REVISAR,
ESTUDIAR
Y
REALIZAR
OBSERVACIONES AL DOCUMENTO TÉCNICO
LAS
El profesional encargado revisa que el concepto se efectué
analizando los requisitos para la procedencia de la acción
de repetición y que se cuente todos los antecedentes
necesarios para el estudio del caso.
5
Una vez realizada la revisión del documento técnico, las
observaciones presentadas son revisadas y aprobadas por
el Secretario Técnico y se remiten mediante correo físico
y/o electrónico al sustanciador.
Nota: El procedimiento de revisión y presentación de
observaciones se repetirá las veces que sea necesario,
observando los términos legales y reglamentarios para el
estudio y decisión por parte de los integrantes del Comité
de Conciliación y Defensa Judicial y los fijados por los
despachos administrativos y/o judiciales, teniendo los
criterios para la presentación de los casos.
6
REALIZAR SEGUIMIENTO A LA SUBSANACIÓN DE
OBSERVACIONES
Número
Documento
Radicado
observaciones y
correspondencia
cuadro de
enviada/ correo
control.
electrónico.
Documento
remisión y
cuadro de
Número
Radicado
correspondencia
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PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
ACTIVIDAD
TIEMPO
RESPONSABLE
Técnico.
PUNTO DE
CONTROL
control.
Durante el tiempo establecido para subsanar las
observaciones
el
profesional
encargado
realiza
acompañamiento y seguimiento hasta la recepción del
documento técnico.
Nota: El procedimiento de revisión y presentación de
observaciones se repetirá las veces que sea necesario,
observando los términos legales y reglamentarios para el
estudio y decisión por parte de los integrantes del Comité
de Conciliación y Defensa Judicial.
DEBATIR Y SOCIALIZAR EL CASO
7
Una vez recibido el documento técnico, el profesional
encargado socializa y debate el caso con el Secretario
Técnico para la aprobación y firma del documento técnico.
RJPD05
0
REGISTRO Y/O
DOCUMENTO
enviada/ correo
electrónico.
Tres días hábiles
Profesional
asignado por el
Secretario
Técnico/
Secretario
Técnico.
Cuadro control
procesos
Documento
técnico
Cinco días hábiles
Funcionario
asignado por el
Secretario
Técnico.
Documento
remisión
convocatoria.
Número
radicado.
PRESENTAR EL CASO ANTE EL COMITÉ
8
Se realiza la planeación del Comité, la elaboración de la
convocatoria, se compilan y escanean los documentos
correspondientes al caso y son remitidos posteriormente
junto con el orden del día a los integrantes del Comité.
Nota: Comité Ordinario, se presenta con cinco (5) días
hábiles de antelación.
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#
PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
ACTIVIDAD
10
El secretario técnico realiza la presentación y sustentación
del caso ante los integrantes del Comité, quienes fijan la
posición jurídica de la Entidad respecto a la procedencia de
la acción de repetición
ELABORACIÓN ACTAS
Una vez surtida la sesión de Comité, se elabora el acta
correspondiente, en la que se hace alusión al caso y se
elabora la argumentación jurídica, conforme las líneas
trazadas por los integrantes del Comité y se da traslado a
los mismos para sus observaciones o conformidad.
El acta se remite a cada uno de los integrantes para su
revisión y firma, una vez firmada y radicada en la
Secretaria Técnica del Comité, se envía copia de la
decisión y antecedentes al Agente Coordinador del
Ministerio Público, el acta original se archiva.
0
TIEMPO
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
REGISTRO Y/O
DOCUMENTO
Un día hábil
Secretario
Técnico Comité
de Conciliación y
Defensa Judicial.
Lista de
Asistencia.
Lista de
Asistencia.
4 días hábiles
Secretario
Técnico Comité
de Conciliación y
Defensa Judicial.
Cuadro control
de actas
SESIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA
JUDICIAL
9
RJPD05
Acta suscrita.
9. FLUJOGRAMA
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PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
RJPD05
0
10. ANÁLISIS DE GESTIÓN
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PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
RJPD05
0
Asignación Sustanciador
Seguimiento cumplimiento de los términos de elaboración de la ficha técnica
Recepción documento técnico y asignación caso
Revisión, estudio y presentación observaciones documento técnico
3 días
15 días
1 día
8 días
Seguimiento para subsanar
Debate o socialización del caso
3 días
3 días
Presentación del caso ante el Comité
5 días
Sesión de Comité de Conciliación y Defensa Judicial
1 día
Elaboración actas
4 días
11. ANEXOS
N/A
CONTROL DE CAMBIOS
EASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO
Adopción del procedimiento.
RESPONSABLE DE LA
SOLICITUD DEL CAMBIO
Jefe de la Oficina Asesora
Jurídica.
Coordinador del Comité de
Conciliación y Defensa
Judicial.
FECHA DEL
CAMBIO
DD/MM/AAAA
VERSIÓN
00
19/08/2016
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PROCESO
REPRESENTACIÓN JUDICIAL
CÓDIGO
PROCEDIMIENTO
PROCEDENCIA DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN
VERSIÓN
ELABORÓ
Fernando Andrés García Martínez
Secretario Técnico Comité de Conciliación y
Defensa Judicial
FECHA: 19/07/2016
REVISÓ
Jeanethe Rodríguez Pérez
Jefe Oficina Jurídica
APROBÓ
Jeanethe Rodríguez Pérez
Jefe Oficina Jurídica
REVISIÓN TÉCNICA
Elizabeth Rivera Trujillo
Profesional Universitario
Oficina de Planeación
FECHA: 19/08/2016
APROBACIÓN TECNICA:
Cástulo Morales Payares
Jefe Oficina de Planeación
RJPD05
0
FECHA: 19/08/2016
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