radicar y generar documento - ORFEO, Módulo de validación

GUÍA DE RADICACIÓN
OrfeoGob2
CONTENIDO
1. RADICAR......................................................................................................... 3
2. GENERAR DOCUMENTO...................................................................................
2.1. Formulario............................................................................................. 7
2.2Radicar...................................................................................................
2.3 Documento anexo………………………………………………………….
INTRODUCCIÓN
Este instructivo está orientado a los usuarios responsables de la
producción de documentos a través del Sistema de Gestión Documental
Orfeo con previa autorización de ingreso y permisos en el sistema Orfeo. El
documento contiene ilustraciones que permiten llevar la consecución del
procedimiento, desde la generación del número de radicado hasta el
marcado como impreso del documento a enviar.
1. RADICAR
La radicación y generación de documentos en el sistema de gestión documental
Orfeo inicia desde el modulo Acceso Directo.
El sistema carga la o las opciones de radicación que el rol del usuario
tenga asignadas. Para el ejemplo la selección es Salida.
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Señalada la opción el usuario inicia seleccionando las opciones de
NOMBRE, DOCUMENTO o RADICADO, en el ejemplo el usuario ha
seleccionado NOMBRE.
El formato de radicación carga los datos de la entidad o ciudadano, el
usuario diligenciara los campos respectivos al tipo de radicado
(Dignatario, Asunto, Descripción Anexos, No. de Folios y TRD)
Finalizada la carga de datos ( Asunto ,TRD y Medio de Recepción) el usuario verifica
los textos y da clic al botón Radicar.
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La acción genera el número de radicado. El usuario da clic en Anexar
Documento para realizar el documento.
2. GENERAR DOCUMENTO
El sistema direcciona a la pestaña Documentos, el funcionario selecciona
la opción respuesta o trámite .
El Orfeo carga el formato a seleccionar (salida, Interno) en generador del
documento. Seleccionado el formato se ven los campos respectivos para
diligenciar y se debe seleccionar la Plantilla (Memorando, carta, solicitud
caja menor etc…).Se da clic en Crear.
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2.1. Formulario
El funcionario digita en los campos correspondientes los textos para
completar la radicación
(Distinción, cargo, cuerpo de la carta, nombre del jefe,
cargo del jefe, etc...).
El espacio del cuerpo de la carta permite al funcionario digitar o pegar
el texto desde Word, marcar negrilla, cursiva y subrayar; activar viñetas,
alinear, anexar una imagen y celdas para generar tablas dentro del
documento.
ATENCIÓN: Al digitar el texto en el campo Cuerpo Carta, seleccionar la
Fuente Arial de tamaño 10.
Se da click en el botón Guardar y Generar en PDF, El sistemas nos lleva a la
pestaña DOCUMENTOS, donde el radicado ha sido creado
El Sistema muestra el modulo de Accion con las opciones Borrar,Elaborar
Documento ,Asignar Radicado y Firmar Documento.
Nota: Antes de Radicar se puede visualizar el documento dando clic en el
numero de radicado.
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2.2 RADICAR
Si ya ha revisado el documento y está satisfecho con el contenido haga clic
sobre el vínculo "Radicar" (este vínculo sólo aparecerá a aquellos usuarios
que tengan este permiso). El sistema le preguntará si desea utilizar uno de
los números del consecutivo asignado a su dependencia para radicar de
salida. Si está seguro de hacerlo haga clic sobre el botón "Aceptar".
Si seleccionó la opción “Aceptar”, el sistema mostrará una pantalla en la cual aparece
el número de radicado que le ha sido asignado al documento. Además por medio del
vínculo “Ver Archivo” usted podrá ver el documento final que será impreso.
El Orfeo presenta el documento ya creado en formato PDF/A con la estructura del
formato elegido.
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2.3 DOCUMENTO ANEXO
La radicación de documentos también permite el anexo de otros
documentos en diferentes formatos (Word, Excel, PowerPoint, Zip, Tar). Se
recomienda que el documento sea de extensión PDF/A el cual permite ser
firmado digitalmente como el radicado.
En la pestaña DOCUMENTOS, donde el radicado ha sido creado, en la
parte inferior izquierda se muestra el botón Documento Anexo, clic para
iniciar.
El sistema carga una ventana de Crear Anexo a Documento.Se muestra el botón
Examinar para el cargue del documento, seguido el campo de Tipo Documental
con un listado desplegable de selección tipo documento y el campo Descripción.
Se realiza el cargue del documento, selección del tipo documental y la
descripción del Anexo .
Finalizar dando clic en el botón Anexar, en caso de lo contrario al botón Cancelar.
El Sistema muestra la confirmación de la Acción realizada.
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El anexo se carga debajo del radicado, tomando como número
consecutivo el radicado padre y anexándole tres números más de
validación.
Cargado el anexo permite ser modificado y borrado. Si es PDF/A el sistema
activa la opción de Firma Digital.