generalidades - Ministerio del Interior

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ele Organización y Funciones de la Secretaría General conteniendo tres (03) Titulas, seis (06) capltulos y 'veintiséis (26) fdios, que fcrma p~lte de 18 presente Resducién. lima,
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DE LA
SECRETARIA GENERAL
DEL
MINISTERIO DEL INTERIOR
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PRESENTACION El Manual de Organización y Funciones de la Secretaria General del Ministerio del
Interior, es un documento normativo de gestión institucional que tiene por objeto la
identificación y armonización de la estructura organizativa, la asignación de
funciones específicas para cada cargo,
responsabilidad y coordinación de las
así como la línea de autoridad,
unidades orgánicas
Secretaria General, en armonía con lo establecido en
Organización y Funciones del Ministerio del Interior.
Se invoca al personal íntegrante de la Secretaria General, el esmerado cumplimiento
de las disposiciones contenidas en el presente Manual, posibilitando de esta manera
la eficiente atención al público así como la consecución de los objetivos del Sector
Interior.
TrlJoajo de pel lú nos
INDICE PAG 01
02
PRESENTACION
IN DICE
TITULO I
GENERALIDADES
A
B.
05
05
Alcance
Base Legal
TITULO 11
DEL DISEÑO ORGANICO
A
Organigrama Estructural de la Secretaria General
Cuadro
Orgánico de Asignación de Cargos
B. TITULO 111
DE LAS FUNCIONES
CAPITULO I
DE LA SECRETARIA GENERAL
A
08
Funciones Generales
CAPITULO 11
DE LA OFICINA GENERAL
A
B.
Funciones Generales
Funciones Específicas de los Cargos 1. Secretario General
2.Secretaria IV
3. Técnico Administrativo 11
4.Trabajador de Servicios 111
2
08
09
09
10
10
11
CAPITULO 111
OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARlO
vil':
,~ ¡:;:uncione~ Generales
'tCnu>úPi<w aet J?í{i3?t-to~,
SECRETARIA GENI;BAL
B. Funci§16es I:.specíficas de los Cargos ·
1.Director de Sistema Administrativo 11
2.Técnico Administrativo 111
3.Técnico en Archivo 111
4.Técnico Administrativo 1
5.Auxiliar de Sistema Administrativo 11
6.Digitador PAD 1
11
12
13
13
13
14
15
15
DEL AREA DE MESA DE PARTES
A. B. Funciones Generales
Funciones Específicas de los Cargos 1.Asistente Administrativo 1 2.Auxiliar de Sistema Administrativo 111 16
CAPITULO IV
DE LA OFICINA DE PROCESAMIENTO
A. Funciones Generales
B. Funciones Específicas de los Cargos
1.Director de Sistema Administrativo 11
2.Técnico Administrativo 111
3.Técnico Administrativo 11
4.Secretaria (o) 11
17
18
18
19
19
19
CAPITULO V
DE LA OFICINA DE RESOLUCIONES
A. Funciones Generales
B. Funciones Específicas de los Cargos
1.Director de Sistema Administrativo 11
2.Técnico Administrativo 111
3.Secretaria (o) 111
4.Técnico Administrativo I
5.Técnico en Archivo 11
20
21
21
21
22
23
23
3
Gobierno
-Perú
r;-i4DdjO de ~ruiln;; -
CAPITULO VI
DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL
A.
J'Íti-nider--w
BEcREfTUII"'"ICteII"'
· """"I$SItlLEspecificas de los Cargos
1.EWector de Sistema Administrativo 11
2.Técnico en Archivo 111
3.Técnico en Archivo 11
4.Secretaria (o) 11
24
24
24
TITULO I
GENERALIDADES
A.
ALCANCE
El contenido del Manual es de aplicación a la Secretaría General, sus
unidades de línea y su cumplimiento compete a todo el personal que labora
en dicha dependencia.
B.
BASE LEGAL
El Manual de Organización y Funciones de la Secretaria General del
Ministerio del Interior se fundamenta en los dispositivos legales siguientes:
1. Resolución Jefatural N° 182-79-INAPIDNR, del 06NOV79,
Técnicas Generales del Sistema de Racionalización.
_
2. Decreto Legislativo N° 370 de 04FEB86, Ley Orgánica del Mini t~ri
Interior.
'"
3. Resolución Ministerial N° 204-A-92-INIDM de 28FEB92, que apru
Estructura Orgánica de los Organos no Policiales del Ministerio del
Interior.
4. Resolución Ministerial N° 0829-95-IN-010305000000, del 04JUL95, que
aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio del
Interior.
5. Resolución Jefatural N° 095-INAPIDNR, del 10JUL95, Normas para la ,
formulación del Manual de Organización y Funciones.
6. Resolución Ministerial N°. 0696-99-IN/0301- del 05JUL99. que aprueba
la Directiva N°. 008-99-IN-0305 "Normas del Sistema de Racionalización
sobre el Manual de Organización y Funciones y Manual d9
Procedimientos Técnicos de los Organos del Ministerio del Interior.
5
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1
TITULO"
DEL DISEÑO ORGANICO
A.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SECRETARIA GENERAL
ALTA DIRECCION
I
SECRETARIA
GENERAL
I
..
I
OfiCINA DE
TRAMITE
OOCUMENTARIO
OfICINA
DE
RESQUCIONES
OfiCINA
DE
PROCESAMIENTO
AREADE MESA
DE
PARTES
6
OF
DE ~
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B.
N°
de
CUADRO ORGANICO DE ASIGNACION DE CARGOS DENOMINACION
UNIDAD ORGANICA
I
DENOMINACION DE CARGOS
CLASIFICADO
ESTRUCTURAL OBSERVA
Ord.
001 Secretaría General
Secretario General
002
Secretaria IV
003
004
005
006
007
008
009
010
011
012
013
014
015
016
017
018
019
020
021
022
023
024
025
026
027
028
029
030
031
Director General
Técnico Administrativo 11
Trabaiador Servicios 111
Oficina de Trámite Documentario Dir.Sistema Adm. 11
Técnico Administrativo 111
Técnico en Archivo 111
Técnico Administrativo I
Técnico Administrativo I
Aux.Sistema Adm. 11
Aux.Sistema Adm. 11
Digitador PAD 1
Area de Mesa de Partes
Asistente Adm. I
Aux.Sistema Adm. 111
Oficina de Procesamiento
Director Sistema Adm. 11
Es~cialista Adm. 11
Especialista Adm. 11
ITécnico Administrativo 111
ITécnico Administrativo 11
ITécnico Administrativo 11
I Secretaria 11
Oficina de Resoluciones
Director Sistema Adm. 11
Técnico Administrativo 111
Técnico Administrativo I
Técnico en Archivo 11
l' Secretaria (ol 111
Digitador PAD 1
Director Sistema Adm, 11
Oficina Archivo General
Técnico en Archivo 111
Técnico en Archivo 11
Secretaria (ol 11
Cargo
Confianza
Previsto
STA-PNP
Vacante
Vacante
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Previsto
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Previsto
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Director
Vacante
Vacante
Vacante
Director
Vacante
Vacante
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Vacante
Vacante
Vacante
Vacante
Director
7
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I
B.
FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS
SECRETARIO GENERAL
Funciones Específicas
1. 2. Cumplir y hacer cumplir las funciones asignadas a la Secretaría General.
Dirigir, supervisar, evaluar y controlar el funcionamiento de las Unidades
Orgánicas de la Secretaría General.
3. Optimizar el funcionamiento del Sistema de Trámite Documentario y
Archivo del Ministerio del 1lnterior.
4. Firmar y tramitar la documentación que disponga el señor Ministro, a los
Organos del Sector o a Instituciones del Sector Público o Privado.
5. Coordinar en el ámbito de su competencia con los diversos Organos del
Sector, la formulación de respuesta de la documentación oficial dirigida al
señor Ministro, en los plazos establecidos.
6. Preparar la documentación para presentarla a los Despachos
y Viceministerial en las horas establecidas.
7. Coordinar el nombramiento de representantes del Sector
Comisiones Multisectoriales.
8. Constatar la conformidad de la documentación necesaria en 105 livP¡~j(""
expedientes, obteniendo y consolidando la información pertinente.
9. Disponer la adopción permanente de medidas para ,la conservación y
seguridad de la documentación administrativa y legal del Ministerio.
10. Informar el cumplimiento de las funciones de su responsabilidad a 'Ia Alta
Dirección.
11. Autorizar y dar fe con su firma la autenticidad de las normas y
documentos emitidos o pertenecientes al Ministerio del Interior.
Líneas de Autoridad y Responsabilidad
1. 2. 3. El Secretario General depende de la Alta Dirección.
El Secretario General ejerce su autoridad en el ámbito de la Secretaría
General y funcionalmente alcanza a todas las Unidades que conforman el
Sistema de Trámite Documentario del Ministerio.
Es responsable del eficiente funcionamiento del Sistema de Trámite
Documentario y Archivo del Ministerio.
Requisitos Mínimos
1. De conformidad al ArI. SOo de la Ley del Poder Ejecutivo Promulgada
mediante Decreto Legislativo N°560 del 28MAR90 este cargo es de
confianza; a tenor de lo dispuesto en el Decreto Ley N° 25515 del
26MAY92, la asignación para este cargo requiere Resolución Suprema.
9
SECRETARIA IV CODIGO: T4-05-675-4 Funciones Específicas
1. Organizar y coordinar las audiencias y reuniones en la agenda con la
documentación respectiva del Secretario General.
2. Supervisar y ejecular el apoyo especializado en conversación oral y
redacción de un idioma al españolo viceversa.
3. Recepcionar, atender y anotar las llamadas telefónicas al Secretario
General.
4. Intervenir con criterio propio en la redacción de documentos
administrativos por medios informáticos de acuerdo a indicaciones
generales.
5. Organizar el control y Seguimiento de· los
periódicamente los informes de situación.
6. Administrar la documentación clasificada del Secretario Gener
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
1. 2. Depende del Secretario General.
Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.
Requisitos Mínimos
1. 2. Título secretaria bilingüe.
Conocimientos básicos de informática.
TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO: T4-05-707-2
Funciones Específicas
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Apoyar en la formulación de los documentos dispuestos por el Secretario
General.
Formular la relación de documentos por la Alta Dirección o el Secretario
General.
Formular la relación de Proyectos de Resolución Suprema y
Ministeriales.
Dar información relativa al área de su competencia.
Llevar el control de los bienes de la Oficina.
Coordinar la distribución de materiales de la oficina.
Organizar los diferentes archivos de la Secretaría General.
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
1. Depende del Secretario General.
2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.
10
I
Reguisi~os Mínimos
1. 2. Título no universitario o estudios superiores.
Conocimientos básicos de informática.
TRABAJADOR DE SERVICIOS 111
CODIGO: A3-05-870-3
Funciones Especificas
1. 2. 3. 4. 5. Limpiar los diferentes ambientes y muebles que ocupa la Secretaría
General.
Conservar la buena presentación de las paredes, puertas, ventanas y
cortinas de la Secretaría General.
Solicitar oportunamente la dotación del material necesario para la
limpieza y conservación de los ambientes.
Informar al Secretario General el estado de conservación y
funcionamiento del material y equipo a su cargo.
Identificar, controlar y anunciar el ingreso de personas que acu
Secretaría General, conforme a disposiciones específicas del S
General.
Lineas de Autoridad y Re!l!0nsabilidad
1. 2. Depende del Secretario General.
Su ámbito de responsabilidad comprende los diversos ambientes que
ocupa la Secretaría General.
Requisitos Mínimos
I
I
1.
2.
Secundaria completa. Experiencia en manejo de equipos de limpieza. CAP'lTULO IJJ
DE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARlO
A. FUNCIONES GENERALES
Son funciones de la Oficina de Trámite Documentario:
1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de recepción, registro,
clasificación, distribución, control, información y seguridad de la
documentación oficial dirigida al Ministro y Víceministro.
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2. Programar, dirigir y controlar el registro documentario por el Sistem i ~""'\:- ... 14'?-~\,
de Procesamiento Automático de Datos.
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3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de Archivo de la Secretaría
General y del Archivo Central de la documentación administrativa del
Sector.
4. Coordinar y centrolar la ejecución del cumplimiento de los trámites en los
plazos previstos, en observancia a las normas legales y administrativas,
así como solicitar los informes de las Dependencias del Sector.
5. Otras funciones que en el ámbito de su cempetencia le encomiende el
Secretario General.
B. FUNCIONES ESPECIFICAS OE LOS CARGOS
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO 11
COOIGO: 04·05-295-2
Funciones Específicas
1. Organizar, programar, dirigir, ceordinar y controlar el funciona mi las unidades orgánicas que conforman la oficina.
~ 2. Controlar y supervisar permanentemente el cumplimiento de las n~;¡ai:l
establecidas en el Manual de Seguridad Documentaria para ""':.,....-­
tramitación de la documentación clasificada.
3. Presentar la cerrespondencia clasificada para ser aperturada por el
Secretario General.
4. Presentar de inmediato al Secretario General aquella documentación que
tiene el carácter de ·URGENTE".
5. Mantener informado al Secretario General sobre el cumplimiento de las
acciones programadas y otros que le hayan sido encomendadas.
6. Dirigir, centrolar y supervisar la labor del personal a su cargo.
7. Aperturar la correspondencia de correo común o certificado.
8. Supervisar el buen funcionamiento de la Mesa de Partes del Ministerio
del Interior, de cenformidad a las normas del Sistema de Trámite
Documentario y Archivo.
9. Proponer al Secretario General el otorgamiento del estímulo o aplicación
de sanciones disciplinarias.
10. Asegurar los Archivos activos y pasivos de la Oficina a su cargo.
Líneas de Autoridad y Responsabilidad
1. 2. 3. Depende del Secretario General.
Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en la
Oficina de Trámite Documentario.
Su responsabilidad se circunscribe al eficiente funcionamiento de la
Oficina de Trámite Documentario.
12
Requisitos Mínimos
1. 2. Título profesional universitario.
Capacitación especializada en el área de trámite documentario.
TECNICO ADMINISTRATIVO 111
CODIGO: T5-05-707-3
Funciones Específicas
I
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Numerar las Guías de Destino y demás documentos formulados en la
Secretaría General.
Preparar los sobres para tramitar la d'ocumentación clasificada y otros
documentos.
Controlar la distribución de los diferentes documentos . mediante los
cargos respectivos.
Anotar correlativamente y en orden cronológico la numeración y
destinatario de los diferentes documentos.
Fotocopiar documentos conforme a instrucciones recibidas del Direct..-:::-....
Legajar adecuadamente la documentación cuyo trámite ha concl' ~i/~~
Aplicar los procesos técnicos del Sistema de Trámite Docu
"'tari y ..
Archivo.
~ o t •
Informar diariamente al Director de Oficina el trámite dado a los
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documentos recepcionados en la Secretaría General.
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Líneas de Autoridad V Responsabilidad
1. 2. Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario.
Responsable de la organización de los archivos de la Oficina de Trámite
Documentario.
Requisitos Mínimos
1. 2. Título no universitario o estudios universitario.
Experiencia en el área de trámite documentario y archivo.
TECNICO EN ARCHIVO 111 CODIGO: T4-05-730-3
Funciones Específicas
I
1.
2. 3. 4. Custodiar los archivos activo y pasivo a cargo de la Oficina de Trámite
Documentario.
Facilitar los documentos de archivo para absolver las consultas
requeridas.
Seleccionar los documentos o expedientes para ser transferidos al
arChivo general.
Mantener reserva de los documentos archivados y del conteni ~ed~
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5. 6. Recabar la constancia respectiva de aquellas person9s interesadas que
solicitan copias certificadas de los expedientes.
Colaborar, cuando las necesidades lo exijan, en la marcha administrativa
de la Oficina.
Lineas de Autoridad V Responsabilidad
1. 2. Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario.
Responsable de la organización de los ficheros de la Oficina de Trámite
Documentario.
Requisitos Mínimos
1. Título no universitario o estudios superiores.
2. Capacitación técnica en archivo.
TECNICO ADMINISTRATIVO I
CODIGO: T3-05-7
Funciones Específicas
1. 2. 3. 4. 5. Verificar la conformidad de los folios y requisitos de los expedientes o
documentos presentados en Mesa de Partes, dirigidos a la Alta
Dirección.
Entregar los expedientes y documentos recepcionados al Jefe de la
Oficina de Trámite Documentario, para las acciones respectivas.
Verificar la inviolabilidad de la documentación clasificada.
Informar al público usuario el trámite de sus documentos, previa
identificación.
Mantener reserva del contenido de los documentos recepcionados.
6. Asegurar la conservación e intangibilidad del cuaderno de registro de
documentos.
7. Extremar medidas de seguridad al recepcionar sobres sospechosos,
exigiendo la presencia del mensajero hasta la verificación del personal
especializado.
Lineas de Autoridad v Responsabilidad
1. 2. Depende del DireCtor de la Oficina de Trámite Documentario.
Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.
Requisitos Mínimos
1.
2.
3.
"
AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO"
CODIGO: A4-05-16.0-2 (2)
Funciones Especificas
1. 2. 3. 4. 5. Registrar las tarjetas en el. cuaderno respectivo ..
Archivar las tarjetas de registro en el fichero respectivo.
Anotar en las tarjetas de registro el trámite dispuesto a los documentos o
expedientes.
Buscar antecedentes de la documentación recibida para informar al
e
de la Oficina.
..
....,,'~I. If'~
Constatar la conformidad de los folios de los documentos o ex . ie s."
~ o 1
antes de formular la respectiva tarjeta.
i
~ .'
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
Depende del director de la oficina Tramite Documentario.
Requisitos Minimos Instrucción Secundaria Completa. DIGITADOR PAD 1 (PREV)
CODIGO: A4-05-257-1
Funciones Especificas
1. 2. 3. 4. Coordinar labores administrativas y técnicas relacionado con el sistema
de procedimientos automático de datos de la Oficina de Trámite
Documentario.
.
Transcribir información según orientaciones generales.
Verificar y efectuar controles de calidad sobre la información procesada
en pantalla.
Colaborar en el planeamiento del trabajo y orientar al desarrollo del
mismo.
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
1. 2.
Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario.
Es responsable de las actividades y funciones del cargo. Requisitos Mínimos 1. 2. 3. Instrucción secundaria completa.
Capacitación básica de digitación y archivo.
Experiencia en el Area.
15
DEL AREA DE MESA DE PARTES A. FUNCIONES GENERALES
1. 2. Verificar y controlar la .recepción de documentos en el Ministerio del'
Interior.
Llevar en forma adecuada el trámite de los documentos a las Unidades
Orgánicas del Ministerio, extremando las medidas de segurid::oa::Miiii
~~
momento.
I
JI
I
~.. r.~)
B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS
ASISTENTE ADMINISTRATIVO I
l'
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CODIGO: P1-05-066-1
Funciones Especificas
I
1. Supervisar y controlar el funcionamiento de la Mesa de Partes de la
Secretaria General.
2. Controlar al servidor encargado de la recepción de documentos,
verificando el cumplimiento del horario establecido.
3. Instruir al servidor de' Mesa de Partes para que recepcione los
documentos, de acuerdo a las normas establecidas.
4. Proporcionar informaciól) a los interesados por intermedio de Mesa de
Partes.
5. Anotar, ordenar y registrar los documentos para trámite, previa anotación
cronológica en los cuadernos respectivos, consignando el o los
destinatarios.
6. Controlar el uso de los sellos de clasificación de los documentos.
7. Verificar la distribución de la documentación.
8.
h;formar diariamente a'l Director de la Oficina el trámite de los
documentos.
9. Coordinar el seguimiento de los dooumentos con las Unidades de
Trámite Documentario del Sector.
Líneas de Autoridad y Responsabilidad
Depende del director de la Oficina de Trámite Documentario.
Requisitos Minirnos
Bachiller universitario o título de Instituto Superior Tecnológico.
16 AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO 111
CODIGO: A4-05-160-2
Funciones Especificas
1. Despachar la documentación por correo.
2. Recabar el cargo correspondiente de los receptores
documentación, plenamente identificados.
3.
Custodiar los cuadernos de cargos de la documentación tram O
4. Informar diariamente al Jefe del Afea, la distrib
documentación.
de
la
Líneas de Autoridad y Responsabilidad
Depende del Jefe del Afea de Mesa de Partes.
Requisitos Minimos
1. Instrucción secundaria completa.
2. Conocimiento de digitación y mecanografla.
CAPITULO IV DE LA OFICINA DE PROCESAMIENTO A.
FUNCIONES GENERALES
1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento interno de
I
I
la documentación oficial.
2. Coordinar y controlar el cumplimiento de disposiciones impartidas por el
Vice ministro y Ministro, por los órganos y dependencias ejecutoras.
3. Dirigir y controlar la clasificación de los documentos a fin de efectuar una
correcta derivación según su naturaleza o tipo de servicio requerido.
4. Proponer las normas que contribuyan al cumplimiento eficiente y
oportuno del ciclo de trámite documentario en las diversas etapas e
instancias.
5. Proponer normas metodológicas para la formulación de correspondencia
del Ministro y Viceminislro.
6. Proponer normas para el uso de formularios para el procesamiento
documental.
7. Dirigir, coordinar y controlar las actividades previas de Agenda y la
presentación de la documentación correspondiente al parte diario......."",,.,,
Dirigir, coordinar y controlar las actividades de secreta '
o C!IIe 1.
8.
'1.ij
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S,a_, ","",1.
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I
TITULO 111
DE LAS FUNCIONES
CAPITULO I
DE LA SECRETARIA GENERAL
A. FUNCIONES GENERALES
1. 2. 3. 4. 5. 6. Dirigir, normar, supervisar y evaluar el Sistemas de Trámite
Documentario y Archivo del Ministerio.
Centralizar y procesar la documentación elevada por los Organos y
Dependencias hacia la Alta Dirección; así mismo la emitida por los
Despachos Ministerial y Viceministerial.
Centralizar, registrar, tramitar, difundir y/o transcribir, archivar y
las resoluciones y otras normas legales y administrativas de ('.mnnJ~nd4lJ
sectorial.
Dar fe de la autenticidad de las normas y documentos errlitic~1iIo'I
pertenecientes é;ll Sector.
Apoyar en su campo las tareas administrativas de la Alta Dirección.
Organizar, conducir y cautelar el Archivo General del Ministerio.
CAPITULO 11
DE LA OFICINA GENERAL
A. FUNCIONES GENERALES
1. 2. 3. 4. Proponer a la Alta Dirección la Política a seguir en materia de trámite
docum!E!ntario.
Dirigir, evaluar las acciones del Sistema de Trámite Documentario.
Dar fe de la autenticidad de la documentación emitidas por el Ministerio
del Interior.
Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del Ministerio del Interior.
8
9. Fprmular y proponer las normas técnico-metc;;dológicas para la
administración documentaria en el Ministerio.
10. Evaluar periódicamente la ejecución de procedimientos de trámite
documentario, detectando los problemas que se presentan y
recomendando las medidas correctivas que se presenten.
B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS
• •
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO 11
CODIGO: !M:!;~
Funciones Especificas
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Organizar, coordinar y ejecutar la aplicación de las activj(jadlesl~
procedimientos Documentarios de la Secretaria General.
Disponer la elaboración de los Proyectos de documentos de
i
respectivos, y cualquier tipo de documento que disponga el Secretario
General del MIN.
Preparar, ordenar y presentar la documentación que el Secretario
General debe presentar a la Alta Dirección.
Ejecutar y coordinar las disposiciones del Secretario General.
Controlar la asistencia y comportamiento del personal asignado a la
Secretaria General, presentando el Parte diario correspondiente.
Proponer normas para agilizar el Procesamiento Documentario.
Coordinar con los Jefes de Oficina de la Secretaria General, el mejor
cumplimiento de sus funciones.
Accionar mediante la Hoja de Acción rápida, los documentos urgentes y
que requieren acción inmediata, derivándose al (los) Organo (s)
respectivos del sector.
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
1. 2. Depende del Secretario General.
Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en la
Oficina de Procesamiento.
3. Es responsable del eficiente funcionamiento de la Oficina a su cargo.
Requisitos Mínimos
1. Título profesional universitario.
2. Capacitación especializada en el área administrativa.
18 /
TECNICO ADMINISTRATIVO 111
CODIGO: T5-05-707-3
Funciones Especificas
1. 2. 3. 4. 5.
Revisar expedientes y proveidos que disponga el Director de la Oficina
de Procesamiento.
Participar en comisiones relacionadas con las actividades administrativas
de la Oficina.
Proponer procedimientos para mejorar la buena marcha administrativa de
la Secretaría General y de la Oficina.
Registrar los documentos en el file o cuaderno visación del Director de la Oficina. Presentar el informe diario al Director de la Oficina. Lineas de Autoridad V Responsabilidad 1. 2.
Depende del Director de Procesamiento.
Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones. Requisitos Mínimos 1. Título no universitario o estudios universitarios.
2. Capacitación técnica.
3. Conocimientos básicos de informática.
TECNICO ADMINISTRATIVO 11
CODIGO: T4'{)5-707-2
Funciones Específicas
1. 2. 3. Registrar los Proyectos de Guías de Destino en el cuaderno de control
respectivo.
Formular la documentación que disponga el Director de Oficina.
Procesar información y preparat cuadros, resúmenes e informes de
acuerdo a instrucciones generales.
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
1. 2. Depende del Director de Procesamiento.
Responsable del eficiente cumplimiento de sus obligaciones. Requisitos Mlnimos 1. Título no universitario o estudios universitarios.
2.
Conocimientos básicos de informática. CODIGO: T2-05-675-2 SECRETARIA (O) 11
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Revisar y prepara la documentación para la firma respectiva \
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2. Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Director de la
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3. 4. 5. 6. 7. Tomar dictado taquigráfico y digitación documentaria variada.
Coordinar la distribudón de materiales de la Ofidna
Coordinar reuniones y concertar citas.
Registrar las llamadas telefónicas del servicio en el cuaderno r
llevar el archivo documentario de la oficina.
Líneas de Autoridad V Responsabilidad
1. Depende del Director de la Oficina de Procesamiento
Requisitos Mínimos
1. Título de secretaria.
2. Curso básico de informática.
CAPITULO V
DE LA OFICINA DE RESOLUCIONES
A. FUNCIONES GENERALES
1. Dirigir, controlar y supervisar las actividades de la Oficina de
Hesoludones.
2. Coordinar con los órganos competentes del Ministerio, la conformidad de
aspectos legales y técnico -administrativos sobre los proyectos de las
reso'luciones propuestos para su aprobación.
3. Proponer normas y procedimientos metodológicos para el trámite de
resoludones, en lo referente a la particularidad de los diversos casos que
se presentan.
4. Dirigir, cocrdinar y controlar las actividades previas para la presentadón
de los proyectos de Resoludones expeditos para el Acuerdo Ministerial y
Acuerdo Supremo.
5. Dirigir y controlar el registro, difusión y archivo de las Resoluciones y
otros dispositivos aprobados.
6. Formular y proponer normas para limitar la información sobre proyectos
de Resoludones que se encuentran en proceso de aprobación, que por
su naturaleza tienen carácter clasificado.
7. Formular los proyectos de dispositivos del ámbito sectorial que se emiten
por la Alta Dirección.
20 /
I
B. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO 11
CODlGO: 04-05-295-2
Funciones Especificas
1. 2. 3.
·4.
5. 6. 7. 8. Programar, dirigir y controlar las actividades' de la Oficina de Resoluciones. Evaluar las actividades de la Oficina de Resoluciones y determinar las medidas correctivas para el buen funcionamiento. .11l ....
"
Asesorar al Secretario General sobre asuntos de su competencia.
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'a oo"'o""idad d, '''' "poclo'·'"""" Y téco"",
proyectos de Decretos Supremos y resoluciones con los
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competentes, antes de su aprobación.
I
Coordinar y controlar la numeración de los Decretos Supre
i60 . '
Resoluciones Ministeriales emitidos por el Sector y distribuirlos a
órganos responsables de su cumplimiento.
Archivar y asegurar los originales de los Decretos Supremos y Resoluciones emitidos por el Despacho Ministerial. Presentar los documentos para la firma del Secretario General.
Participar en comisiones relacionadas con su función específica.
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
1. 2. 3. Depende del Secretario General.
Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en la Oficina de Resoluciones. Responsable del eficiente funcionamiento de su Oficina.
Requisitos Mínimos
1. 2. ":
Título profesional universitario.
Capacitación especializada en el área administrativa.
TECNICO ADMINISTRATIVO 111
COOIGO: T5-05-707-3 Funcíones Específicas 1. Estudiar y participar en las normas, procedimientos e investigaciones preliminares de procesos técnicos. 2. ' Analizar y emitir opinión técnica sobre
puestos a su
consideración.
21
3. Numeral y fotocopiar los Decretos Supremos y Resol\Jciones
Ministeriales y distribuirlos a los órganos responsables 'de su
cumplimiento.
4. Confeccionar cuadros, resúmenes, formatos, fichas, cuestionarios
relacionados al ámbito de trabajo de acuerdo a instrucciones generales.
5. Absolver consultas de carácter técnico.
Lineas de Autoridad V Responsabilidad
1. Depende del Director de Resoluciones.
2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.
Requisitos Mínimos
1.
2.
3.
SECRETARIA (O) 111 CODIGO: T3·05-615·3
Funciones Específicas 1. Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación de
la oficina.
2. Redactar documentos de acuerdo a instrucciones recibidas del Director
de la Oficina.
3. Coordinar reuniones y preparar la agenda respectiva.
4. Llevar el archivo de la documentación clasificada.
5. Coordinar la distribución de materiales de oficina.
6. Tomar dictado taquigráfico y digitar documentos confidenciales.
7. Preparar y ordenar documentación para reuniones y/o conferencias.
Lineas de Autoridad
1. 2. y Responsabilidad
Depende del Director de la Oficina de Resoluciones.
Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.
Requisitos Minimos
1. Título de secretaria
2. Conocimiento y dominio de informática.
22 TECNICO ADMINISTRATIVO I
CODIGO: T3-05-707-1
Funciones Específicas
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y
archivo de documentos.
Ejecutar y verificar la actualización de registros, fichas y documentos
técnicos de la Oficina de Resoluciones.
Coordinar actividades administrativas de la oficina.
Estudiar expedientes técnicos sencillos y emitir informes prelimina .
Redactar síntesis informativas de los Proyectos de resoluciones ; em
• ~
dispositivos.
Apoyar la labor administrativa en el cump.limiento de sus funcione
Líneas de Autoridad V Responsabilida·d
Depende del Director de la Oficina de Resoluciones.
Requisitos Mínimos
1. 2. 3. Título no universitario o estudios superiores.
Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados.
Capacitación Técnica en el área.
CODIGO: T3-05-730-02
TECNICO EN ARCHIVO 11
Funciones Específicas
1. 2. 3. Clasificar, legajar, rotular fondos documentales.
Formular informes estadísticos del registro de documentos.
Participar en recolección de información relacionada con la actividad
archivística.
.
Líneas de Autoridad V Responsabilidad
1. 2.
Depende del Director de la Oficina Resoluciones.
Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.
Requisitos Mínimos
1. 2. 3. Título no universitario o Estudios superiores.
Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados.
Capacitación Técnica en el área.
23 CAPITULO VI
DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL
A.
FUNCIONES GENERALE:¡
1.
2.
B.
Organizar, controlar y administrar ell archivo general del Ministerio
Responsable de la integridad física de la documentación del Ministerio.
FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS
DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO 11
CODlGO: ",D~4~~~
Funciones Especificas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Organizar, dirigir, coordinar y supervisar el funcionamiento de la Oficina.
Asegurar los documentos de la Oficina del Archivo General.
Proponer las medidas de seguridad de la documentación que se
encuentre en el archivo.
Supervisar las fases del Proceso Archivístico.
Formular y proponer normas técnico-metodológicas para mejorar la .
administración del Archivo General.
Organizar y supervisar los servicios archivisticos.
Defender, conservar e incrementar el patrimonio documental del Sector.
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
1.
2.
3.
Depende del Secretario General.
Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora bajo sus
'Órdenes.
.
Responsable del eficiente funcionamiento de la Oficina a su cargo.
Requisitos Minimos
1.
2.
Titulo profesional universitario.
Capacitación especializada en el área de archivo.
CODlGO: T4-0S-730-3
TECNICO EN ARCHIVO 111
Funciones Especificas
1. '
2.
3.
Preclasificar y archivar documentación
establecidos por la Oficina.
Ej""''' aocioneo do
variada
según
Sistema
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Informar sobre las actividades archivisticas.
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4. Absolver consultas sobre los servicios que brinda el archivo del
Ministerio.
5. Participar en la recolección de información de la documentación que
ingresa en el archivo del ministerio.
Lineas de Autoridad V Responsabilidad
Depende del Director de la Oficina de Archivo General.
Requisitos Mínimos
1. Título no universitario o estudios superiores.
2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados.
3. Capacit~ción técnica en el área.
TECNICO EN ARCHIVO 11
CODIGO: T3-O
Funciones Especificas
1. Clasificar, legajar, rotular fondos documentales.
2. Codificar y organizar los documentos mediante fichas.
3. Formular informes estadísticos sobre documentos que se encuentran en
el archivo.
4. Orientar y absolver consultas de los usuarios.
5. Coordinar y verificar la limpieza y conservación de los documentos y
materiales que se encuentra en el archivo.
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
Depende del Director de la Oficina de Archivo General.
Requisitos Mínimos
1. 2. 3. Título no universitario o estudios superiores.
Conocimiento y dominio para operar sistemas computariz;ados.
Capacitación técnica en el,área.
CODIGO: T2-05·675·2
SECRETARIA (O) 11 Funcíones Especificas
Revisar y prepara' la documentación para la firma respectiva.
Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Director de la
Oficina.
3. ' Tomar dictado taquigráfico y digitación documentaria variada.
4. Coordinar la distribución de materiales de la Oficina.
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5. Coordinar reuniones y concertar citas.
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Llevar el archivo documentario de la oficina.
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
Depende del Director de la Oficina de Archivo
Requisitos Minimos
1.
2.
3.
Título de secretaria
Capacitación técnica en archivo.
Dominio básico de Informática.
26