Gestión de datos en Excel

Coordinación
de
Informática
Gestión de
datos en Excel
Manual del
Participante
GESTION DE DATOS EN EXCEL
PRESENTACION
“Lo poco que he aprendido carece de valor,
comparado con lo que ignoro
y no desespero en aprender”.
René Descartes.
GESTION DE DATOS EN EXCEL
PRESENTACION
Índice:
Presentación ................................................................................................................................5
Gestión de Datos con Excel........................................................................................................7
Módulo 1 Funciones Avanzadas ................................................................................................9
INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................................11
1.1 GENERALIDADES SOBRE BASES DE DATOS ......................................................................................11
1.2 ORDENAMIENTOS .....................................................................................................................................11
1.3 FILTROS ......................................................................................................................................................12
FILTROS AUTOMÁTICOS .................................................................................................................................. 12
FILTROS AVANZADOS ...................................................................................................................................... 13
1.4 FORMULARIOS O FICHAS .........................................................................................................................13
1.5 FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS Y DE LISTAS ............................................14
Función BDSUMA() ............................................................................................................................................. 15
Función BDPROMEDIO() .................................................................................................................................... 15
Función BDMAX() ............................................................................................................................................... 15
Función BDMIN() ................................................................................................................................................. 16
Función BDCONTAR() ........................................................................................................................................ 16
1.6 FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA .........................................................................................19
Función BUSCARV ............................................................................................................................................. 19
1.7 FUNCIONES LÓGICAS ...............................................................................................................................17
1.8 FUNCIONES DE TEXTO .............................................................................................................................20
Módulo II Tablas Dinámicas, Esquemas, Escenarios, Buscar Objetivos ..............................21
INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................................23
2.1 TABLAS DINÁMICAS ..................................................................................................................................23
2.2 ESQUEMAS .................................................................................................................................................24
2.3 COMPARACIÓN DE ALTERNATIVAS ........................................................................................................25
2.4 BÚSQUEDA DE OBJETIVOS ......................................................................................................................25
2.5 TABLAS DE UNO Y DOS INGRESOS ........................................................................................................26
2.6 EL ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS.......................................................................................................26
Módulo III Organización y Protección de Datos. ...................................................................29
INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................................31
3.1 OPERACIONES CON FÓRMULAS ENTRE HOJAS DE CÁLCULO ..........................................................31
3.2 PROTECCIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO Y LIBROS DE TRABAJO .........................................................32
Proteger una hoja ................................................................................................................................................ 32
Proteger un Libro ................................................................................................................................................. 32
Proteger un Rango de Celdas ............................................................................................................................. 33
Proteger Archivos ................................................................................................................................................ 33
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
3
PRESENTACION
GESTION DE DATOS EN EXCEL
Módulo IV Validación de Datos y Configuración de Excel ..................................................... 35
INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................................37
4.1 VALIDAR UNA COLUMNA ..........................................................................................................................37
4.2 VALIDAR CON CUADROS COMBINADOS ................................................................................................37
4.3 MENSAJES DE ERROR ..............................................................................................................................38
4.4 FORMATOS PERSONALIZADOS ...............................................................................................................38
4.5 PERSONALIZACIÓN DE EXCEL ................................................................................................................39
Comentarios .............................................................................................................................. 41
4
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS EN EXCEL
PRESENTACION
Presentación
El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del
Seguro Social comprometidos con la superación y actualización del personal, impulsan la Capacitación
en materia de Informática, Humanística, Promocional y de Programas Institucionales que se vinculen a
la solución de los problemas de la operación, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad.
En este contexto la Coordinación de Informática del Centro Nacional de Capacitación y Calidad, cumple
con la tarea de Diseñar los cursos de capacitación y elaborar los Materiales de Apoyo Didácticos de
conformidad con la NTCL (Norma Técnica de Competencia Laboral) Diseño e Impartición de Cursos de
Capacitación para sustentar el programa de capacitación en Informática que integran el Plan de Trabajo
de esta Coordinación y que están abiertos a todos nuestros compañeros trabajadores basados en la
NTCL Elaboración de documentos mediante herramientas de cómputo.
Así pues, se presenta a continuación el Material de Apoyo Didáctico del Participante “Gestión de Datos
en Excel”, que ha sido elaborado con base en la Unidad de Competencia “Elaboración de hojas de
cálculo mediante aplicaciones de cómputo” Código UINF0652.01 con información actualizada y el
sustento pedagógico y didáctico para que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y ayudar en
el aprendizaje de los trabajadores, que implica la autosuficiencia en la operación de herramientas para el
procesamiento de Hojas de Cálculo, desde el inicio de la aplicación, el formato a la Hoja, el tratamiento a
los datos, la reproducción en impresora o archivos y el guardado del documento.
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
5
PRESENTACION
GESTION DE DATOS EN EXCEL
Este material de apoyo didáctico para el participante está estructurado en cuatro Módulos.
Módulo I: Funciones Avanzadas una de las cosas que probablemente hará con frecuencia en Excel es
ordenar y gestionar listas de datos, las cuales están organizadas dentro de una lista, con cabeceras de
columna que definen campos y filas que contienen registros. Un campo es un elemento específico de
información de su lista de datos como por ejemplo, el nombre, matrícula, puesto y sueldo. Un registro
contiene toda la información sobre un apartado concreto.
Módulo II: Tablas Dinámicas, Esquemas y Escenarios, cuando crea un informe, a menudo necesita
con frecuencia visualizar sus datos de formas diferentes. Tal vez tenga una lista de ventas por persona,
y necesita listar las ventas por región. O tal vez tenga una simple lista de personal, y necesita ver los
totales por departamento o sección. En lugar de crear un informe con subtotales, puede utilizar una tabla
dinámica que agregue los datos de su lista y muestre únicamente las categorías que se escojan. Luego,
puede decidir para cuáles categorías desea mostrar resúmenes, y qué funciones utilizará en los
resúmenes. En lugar de la lista, puede crear un informe en el que pueda añadir, suprimir o sustituir
campos fácilmente, sin afectar sus datos originales.
Módulo III: Organización de Información en los libros de trabajo y protección de Archivos, si las
hojas de cálculo son los bloques básicos en los que se almacena la información en Excel, los libros de
trabajo son las herramientas de organización utilizadas para gestionar esa información de manera
eficiente.
Módulo IV: Validación de Datos y Configuración de Excel, Una vez creados y almacenados los libros
de trabajo puede ser interesante protegerlos en todo o en parte, impidiendo el acceso a los mismos a
otos usuarios o restringiendo las operaciones de modificación de algunas o todas las celdas.
Mediante el empleo de contraseñas (claves secretas de acceso) pueden combinarse distintos niveles de
protección para el mismo libro de trabajo. También es posible ocultar hojas completas o algunas zonas
de la misma.
Es indispensable que para un buen aprovechamiento de este curso adquiera el conocimiento previo que
le brindan los curso “Formato y Operaciones con Excel” y “Fundamentos de Programación”, con lo
que seguirá un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje.
Es recomendable la práctica cotidiana de los temas tratados en este material de apoyo didáctico, a fin de
que adquiera un mayor dominio de Excel 2003.
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CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS EN EXCEL
PRESENTACION
Gestión de Datos con Excel
Objetivo General:
Al término del curso el participante construirá una hoja de cálculo integrando una lista de
datos, con tablas dinámicas, Esquemas, Buscar Objetivos, Tablas de uno y dos Ingresos,
Enlace entre hojas y Archivos, así como la protección de Hojas, Libros, Rangos y Archivos,
que le permitan automatizar sus tareas diarias.
Dirigido:
Personal de áreas contables, financieras, estadísticas, actuariales, etc., que necesiten
hacer informes, cálculos u otras operaciones en su área laboral.
Requisitos:
Cursos “Introducción al uso y operación de las Microcomputadoras”, “Administración
de Recursos con Windows XP”, “Formato y Operaciones con Excel” y “Fundamentos
de Programación” (Opcional), con lo que seguirá un proceso continuo de enseñanzaaprendizaje.
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
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GESTION DE DATOS EN EXCEL
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
Módulo 1
Funciones
Avanzadas
Objetivo Especifico:
Al finalizar el módulo el participante:
 Creará consultas e Informes de Bases de Datos utilizando Filtros Automáticos y
Avanzados.
 Aplicará Funciones de Base de Datos, de Búsqueda, Lógicas y de Texto en la
gestión de sus Bases de datos.
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
9
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
10
GESTION DE DATOS EN EXCEL
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS EN EXCEL
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
INTRODUCCIÓN
Una de las actividades que realizará con frecuencia en
Excel, será ordenar y gestionar listas de datos. Los
datos están organizados dentro de una lista con
cabeceras de columna que definen campos y filas que
contienen registros. Un campo es un elemento
específico de información de su lista de datos como por
ejemplo, nombre, matrícula, puesto y sueldo. Un
registro contiene toda la información sobre un apartado
concreto de su lista.
Se denomina base de datos a una lista completa de
datos organizada en campos y registros como por
ejemplo, la lista de empleados de su empresa.
Siempre que tenga una base de datos con personas,
lugares o productos, necesita una forma de filtrarlo todo
y quedarse con la información específica que necesita
en cada momento. También necesita poder ordenar los
datos según criterios concretos.
Por ejemplo, si necesita preparar un informe sobre los
empleados que trabajan en el departamento administrativo,
tendría que visualizar en su lista únicamente dicho
departamento. Excel proporciona dos herramientas
útiles para localizar la información específica de una
lista: el filtrado y la ordenación.
Con estas
herramientas, podrá ordenar y filtrar fácilmente los
datos de su hoja.
1.1 GENERALIDADES SOBRE
BASES DE DATOS
En Microsoft Excel, se puede utilizar una tabla o lista
de información como una base de datos. Cuando se
ejecutan tareas en la lista, como búsquedas,
clasificaciones o datos subtotales, Excel la reconoce
automáticamente como una base de datos y utiliza
los siguientes elementos de la lista para organizar los
datos.
Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres
de los campos en la base de datos y cada fila de la lista
es un registro en la base de datos.
¿DEFINIR UNA BASE DE DATOS EN EXCEL?
En Excel no se necesita definir la base de datos como
tal. Sólo tiene que escribir los títulos de las columnas
en las celdas y en la siguiente fila empezar a introducir
la información de la misma.
Por ejemplo, si desea crear un directorio telefónico con
los campos de Nombre, Apellido, Edad, Teléfono, sólo
tiene que teclearlos en Excel quedando de la siguiente
manera:
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
Cuando se utiliza una lista como base de datos, se
puede manipular la información de una mejor forma
utilizando para ello el comando Formulario. Un
formulario de datos es un cuadro de diálogo que
permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una
fila entera de información (registro) en una lista de una
sola vez. También se pueden usar para ubicar y
eliminar registros.
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un
registro a una lista nueva, ésta debe tener rótulos en la
parte superior de cada columna que contenga.
Microsoft Excel utiliza estos rótulos para crear campos
en el formulario.
1.2 ORDENAMIENTOS
Ordenar una lista
Puede ordenar y reorganizar las filas o las columnas de
una lista basándose en los valores. Excel reorganizará
las filas, columnas o celdas individuales utilizando el
orden que especifique. Pueden ordenarse listas en
orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en orden
descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden
ordenarse basándose en el contenido de una o más
columnas.
Como valor predeterminado, Excel ordenará las listas
alfabéticamente. Si es necesario ordenar meses y
semanas según el calendario en lugar de ordenarlos
alfabéticamente, utilice un orden personalizado.
También pueden reorganizarse las listas en un orden
específico mediante la creación de órdenes
personalizadas. Por ejemplo, si hay una lista que
contiene las entradas "Bajo", "Medio" y "Alto" en una
columna, puede crearse un orden que disponga en
primer lugar, las filas que contengan "Bajo"; a
continuación, las filas que contengan "Medio" y, por
último, las filas que contengan "Alto".
 Colocarse en la Base de datos
 Clic en el menú Datos > Ordenar …
 Ordenar por: Clic en el cuadro combinado y
seleccionar el campo por que se desea ordenar.
11
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
GESTION DE DATOS EN EXCEL
 Seleccionar el Orden (Ascendente, Descendente)
 Aceptar
los nombres de campo para mostrar únicamente los
registros que necesita. Cuando haya terminado de
filtrar los datos, desconecte el filtrado automático.
1.3 FILTROS
Cuando trabaja con una base de datos, necesita
encontrar rápidamente la información. Tal vez tenga
una lista con números de teléfono de clientes o códigos
de productos y descripciones. Si necesita encontrar
todos los números de teléfono en un código de área o
todos los códigos de producto que representan
impresoras, probablemente no querrá examinar toda la
lista y escoger los nombres manualmente. Puede
utilizar los nombres de campo de su base de datos
para filtrar sus datos automáticamente y mostrar
únicamente los registros que necesita.
FILTROS AUTOMÁTICOS
Para filtrar información en una lista de datos, realice el
siguiente procedimiento:




Colóquese en la Base de datos
En el menú Datos > Filtro elija Autofiltro
Seleccione el cuadro combinado del campo a consultar
Seleccionar una opción
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un
subconjunto de datos de un rango y trabajar con el
mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que
cumplen el criterio que se especifique para una
columna. Los criterios son condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en
el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.
Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar
filtros a los rangos:
Mostrar nuevamente todos los datos

Autofiltro: que incluye filtrar
utilizando criterios simples
Consultas personalizadas con filtros automáticos.

Filtro avanzado: para criterios más complejos
por
selección,
 Clic en el campo que acaba de consultar
 Elegir la opción (Todas) (es la primera)
Mostrar todos los datos cuando se han
consultado varios campos
 Clic en el menú Datos > Filtro > Mostrar Todo
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza
los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas
que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar
formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto
del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Para ejecutar un filtrado, debe seleccionar cualquier
celda de su lista, y luego haga clic en menú Datos >
Filtro > Autofiltro para conectar el filtrado automático.
Cuando filtra una lista automáticamente, puede
seleccionar cualquier celda y toda la lista alrededor de la
celda quedará seleccionada, tal como ocurre cuando
utiliza el botón AutoSuma para totalizar un rango
automáticamente. Enseguida filtre los datos, utilizando
12
 Clic en el cuadro combinado del campo a consultar
 Elegir la opción (Personalizar ...)
 Llenar la ventana de acuerdo a los criterios
solicitados
 Aceptar
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS EN EXCEL
Desconectar el Autofiltro
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
1.4 FORMULARIOS O FICHAS
Al finalizar su consulta deberá desconectar el autofiltro
para eliminar los marcas de campos combinados que
se generaron. Proceda de la forma siguiente:
 Clic en el menú Datos > Filtro > Autofiltro
FILTROS AVANZADOS
Un Filtro avanzado le permite filtrar un rango como el
comando Autofiltro, pero a diferencia de este, no muestra
listas desplegables para las columnas. En lugar de ello,
usted deberá escribir los criterios según los cuales
desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango. Un rango de
criterios permite filtrar criterios más complejos.
Una ficha o formulario de datos es un cuadro de
diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de información (registro) en una
lista de una sola vez.
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un
registro a una lista nueva, ésta deberá tener rótulos en
la parte superior de cada columna que contenga.
Microsoft Excel utiliza estos rótulos para crear campos
en el formulario.
 Tener una Base de Datos. Clic en cualquier celda
dentro de ella.
Para ejecutar un filtro avanzado realice el siguiente
procedimiento
 Copie los títulos de la Base de datos dos veces (en
celdas a la derecha o debajo de la lista de datos)
 Coloque los criterios de extracción debajo de los
primeros títulos que copió.
 Clic en el Menú Datos > Formulario...
 Elegir opciones. Seguir alguno de los siguientes
procedimientos:
Agregar un registro
 Haga clic en cualquier celda de la Base de datos
 Clic en el Menú Datos > Filtro > Filtro avanzado...
 Active la Acción: Copiar a otro lugar
 Rango de la lista: (Son las coordenadas de la
base de datos incluyendo los títulos)
 Rango de criterios: (Son las coordenadas en
donde colocamos los criterios incluyendo títulos)
 Copiar a: (Son las coordenadas de la segunda fila
de títulos que copió, bajo las cuales Excel
entregará el resultado de la consulta)
 Aceptar
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
13
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
GESTION DE DATOS EN EXCEL
 Clic en Nuevo. Teclee la información para el nuevo
registro.
ENTRAR; también puede hacer clic en Cerrar
para actualizar el registro.
 Una vez escritos los datos, presione INTRO para
agregar el registro.
 Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al
campo anterior, presione MAYÚS + TAB.
 Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR
para actualizar el registro y desplazarse al registro
siguiente.
 Una vez cambiados los registros, haga clic en
Cerrar para actualizar el registro presentado y
cerrar el formulario de datos.
Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar
para cerrar el formulario de datos.
Cambiar un registro
 Busque el registro que desee modificar. ¿Cómo?



Para desplazarse entre registros de uno en uno,
utilice las flechas de la barra de desplazamiento
del cuadro de diálogo. Para moverse de 10 en 10
registros a la vez, haga clic en las flechas de la
barra de desplazamiento.
Notas

Los formularios de datos pueden presentar 32
campos como máximo a la vez.
Para definir las condiciones de búsqueda o
criterios de comparación, haga clic en Criterios y,
a continuación, introduzca los criterios en el
formulario de datos. Para buscar los registros
que coinciden con los criterios, haga clic en
Buscar siguiente o Buscar anterior. Para regresar
al formulario de datos sin buscar los registros
basándose en los criterios especificados, haga
clic en Formulario.

Mientras se esté agregando o cambiando un
registro, pueden deshacerse los cambios
haciendo clic en Restaurar siempre que el
registro sea el registro activo en el formulario de
datos
UTILICE
PARA BUSCAR
?
(signo de
interrogación)
Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará
"Gracia" y "Grecia"
(asterisco)
Un número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará
"Nordeste" y "Sudeste"
(tilde) seguida de
?, *, o ~
Un signo de interrogación, un
asterisco o una tilde.
Por ejemplo, fy91~? buscará
"fy91?".
~
 Cambie la información en el registro.
14
 Busque el registro que desee eliminar.
 Haga clic en Eliminar.
Para desplazarse al registro siguiente de la lista,
haga clic en Buscar siguiente. Para moverse al
registro anterior de la lista, haga clic en Buscar
anterior.
Los siguientes caracteres comodín pueden usarse
como criterios de comparación para filtros, así como
para buscar y reemplazar contenido.
*
Eliminar un registro

Los campos que contienen fórmulas presentan los
resultados de la fórmula como un rótulo. El rótulo
no puede modificarse en el formulario de datos.

Si cambia un registro que contenga una fórmula,
ésta no se calculará hasta que presione
1.5 FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN
DE BASES DE DATOS Y DE LISTAS
Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo
que analizan los datos almacenados en listas o bases
de datos. Cada una de estas funciones, denominadas
colectivamente funciones BD, usa tres argumentos:
base_de_datos, nombre_de_campo y criterios.
Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja
de cálculo empleados en la función para base de datos.
Una base de datos es una lista de datos relacionados
en la que las filas de información son registros y las
columnas de datos, campos. La primera fila de la lista
contiene los rótulos de cada columna.
Donde:
Base_de_datos: Es el rango de celdas que compone la
lista o base de datos.
Nombre_de_campo: Indica el campo que se utiliza en
la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el
rótulo encerrado entre dobles comillas, como por
ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que
represente la posición de la columna en la lista: 1 para
la primera columna, 2 para la segunda y así
sucesivamente.
Criterios: Es el rango de celdas que contiene las
condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS EN EXCEL
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
rango en el argumento Criterios mientras éste incluya
por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una
celda debajo del rótulo de columna que especifique una
condición de columna.
Función BDSUMA()
Suma los números de una columna de una lista o base de
datos que concuerden con las condiciones especificadas.
Esta función tiene la siguiente Sintaxis:
BDSUMA(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)
 Copie un título de la Base de Datos a una celda en
blanco.
 Coloque un criterio debajo del título que acaba de
copiar (Estas 2 celdas serán los criterios)
 Clic en la celda donde desea el resultado
 Clic en el icono Pegar función (Clic en Menú
Insertar, Función ...)
 Seleccionar una categoría: Base de datos
 Seleccione una función: BDPROMEDIO
Ejemplo:
Base_de_datos: Coordenadas de la base de datos
incluyendo Títulos
 Copie un título de la Base de Datos a una celda en
blanco.
Nombre_de_campo: La coordenada del campo
Numérico de la Base de datos (Tiene que ser un
campo numérico obligatorio para que funcione)
 Coloque un criterio debajo del título que acaba de
copiar (Estas 2 celdas serán los criterios)
Criterios: Las coordenadas del campo con el criterio
por el que se desea promediar
 Colocarse en la celda donde necesita el resultado
 Aceptar
 Clic en el icono Pegar función (Clic en Menú
Insertar > Función ...)
Función BDMAX()
 Seleccionar una categoría: Base de datos
Devuelve el valor máximo de una columna de una lista
o base de datos que coincida con las condiciones
especificadas. Sintaxis:
 Seleccione una función: BDSUMA
Base_de_datos: Coordenadas de la base de datos
incluyendo los Títulos
Nombre_de_campo: La coordenada del campo
Numérico de la Base de datos. (Tiene que ser un
campo numérico obligatorio para que funcione)
BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:
Criterios: Las coordenadas del campo con el criterio
por el que se desea sumar
 Aceptar
Función BDPROMEDIO()
Devuelve el promedio de los valores de una columna
de una lista o base de datos que coinciden con las
condiciones especificadas. Esta función tiene la
siguiente Sintaxis:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
 Copie un título de la Base de Datos a una celda en
blanco.
Ejemplo:
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
15
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
 Coloque un criterio debajo del título que acaba de
copiar (Estas 2 celdas serán los criterios)
 Colocarse en la celda donde necesita el resultado
 Clic en el icono Pegar función (Clic en Menú
Insertar, Función ...)
 Seleccionar una categoría: Base de datos
 Seleccione una función: BDMAX
Base_de_datos: Coordenadas de la base de datos
incluyendo los Títulos
Nombre_de_campo: La coordenada del campo
Numérico de la Base de datos. (Tiene que ser un
campo numérico obligatorio de lo contrario no funciona)
GESTION DE DATOS EN EXCEL
Nombre_de_campo: La coordenada del campo
Numérico de la Base de datos (Tiene que ser un
campo numérico obligatorio de lo contrario no
funciona).
Criterios: Las coordenadas del campo con el criterio
por el que se desea encontrar el valor mínimo
 Aceptar
Función BDCONTAR()
Cuenta las celdas que contienen números en una
columna de una lista o base de datos y que
concuerdan con las condiciones especificadas.
Criterios: Las coordenadas del campo con el criterio por el
que se desea encontrar el valor máximo
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se
pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros
de la base de datos que coinciden con los criterios.
 Aceptar
Sintaxis:
Función BDMIN()
BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Devuelve el valor mínimo de una columna de una lista
o base de datos que coincida con las condiciones
especificadas. Sintaxis:
Ejemplo:
BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo
 Copie un título de la Base de Datos a una celda en
blanco
 Coloque un criterio debajo del título que acaba de
copiar (Estas 2 celdas serán los criterios)
 Colocarse en la celda donde necesita el resultado
 Copie un título de la Base de Datos a una celda en
blanco
 Coloque un criterio debajo del título que acaba de
copiar (Estas 2 celdas serán los criterios)
 Colocarse en la celda donde necesita el resultado
 Clic en el icono Pegar función (Clic en Menú
Insertar, Función ...)
 Seleccionar una categoría: Base de datos
 Seleccione una función: BDMIN
Base_de_datos: Coordenadas de la base de datos
incluyendo los Títulos
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 Clic en el icono Pegar función (Clic en Menú
Insertar, Función ...)
 Seleccionar una categoría: Base de datos
 Seleccione una función: BDCONTAR
 Aceptar
Base_de_datos: Coordenadas de la base de datos
incluyendo los Títulos
Nombre_de_campo: La coordenada del campo
Numérico de la Base de datos. (Tiene que ser un
campo numérico obligatorio de lo contrario no funciona)
Criterios: Las coordenadas del campo con el criterio
por el que se desea contar
 Aceptar
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS EN EXCEL
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
Ejemplo de éstas funciones:
Ejemplo 1: Uso de la Función “Y”
Se nos presenta la siguiente lista en donde se registra
un grupo de alumnos de ambos sexos con sus
calificaciones obtenidas. En la columna “E” deberán
aparecer como VERDADERO sólo las mujeres que
tengan calificación aprobatoria; los varones y las
mujeres reprobadas aparecen con resultado FALSO.
Solución: Puesto que existen dos condiciones a cumplir:
a) Que sean mujeres
b) Que estén aprobadas.
Además, conociendo que la función “Y” da resultado
VERDADERO siempre que ambas pruebas lógicas
sean verdaderas, por lo tanto, es la función que
necesitamos. En la columna E colocamos la fórmula:
=Y(C4=”F”,D4>=6) como se muestra en la figura.
1.7 FUNCIONES LÓGICAS
Función “Y”
La función Y es una función lógica que devuelve
VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO
y devuelve FALSO si uno o más argumentos son
FALSO. Sintaxis:
=Y(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... Son entre 1 y 30
condiciones que se desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
 Los argumentos deben evaluarse como valores
lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los
argumentos deben ser matrices o referencias que
contengan valores lógicos.
 Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o
celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto
 Si el rango especificado no contiene valores lógicos,
la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!
Función “O”
Ejemplo 2: Uso de la Función “O”
En este ejemplo deseamos que aparezcan con
resultado VERDADERO todas las mujeres y además
los varones que hayan aprobado. Los varones
reprobados aparecerán con resultado FALSO.
Solución:
Sabemos que la función “O” da como resultado
VERDADERO si por lo menos alguna de sus pruebas
lógicas es verdadera y el resultado es FALSO cuando
ambas pruebas lógicas son falsas. La fórmula que
debemos aplicar en la columna F es =O(C4=”F”,D4>=6).
El resultado obtenido en ambos ejemplos puede verse
en la tabla.
La función lógica “O” devuelve VERDADERO si alguno
de los argumentos es VERDADERO; devuelve FALSO
si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis:
=O(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)
Valor_lógico1,valor_lógico2,...Son entre 1 y 30
condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
17
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
GESTION DE DATOS EN EXCEL
Función “SI”
Devuelve un valor si la condición especificada es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales
en valores y fórmulas. Sintaxis:
=SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Para hojas de cálculo y de macros.
Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda
evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero: Es el valor que se devolverá si
prueba_lógica es VERDADERO. Si prueba_lógica es
VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero,
la función devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero
puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso: Es el valor que se devolverá si
prueba_lógica es FALSO. Si prueba_lógica es FALSO
y se omite el argumento valor_si_falso, la función
devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones:
Es posible anidar hasta siete funciones SI como
argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para
construir pruebas más elaboradas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el
valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz,
cada elemento de la matriz se evaluará cuando se
ejecute la instrucción SI. Cuando alguno de los argumentos
valor_si_verdadero o valor_si_falso es una función
que ejecuta una acción, se ejecutan todas las acciones.
 =SI(Condición ,Valor Verdadero, Valor Falso)
Anidamiento de Funciones
En algunos casos, pueden utilizarse funciones como
argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una
función como un argumento o anidada, deberá devolver
el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.
Si una función anidada no devuelve el tipo de valor
correcto, Excel presentará el valor de error #¡VALOR!
Una fórmula puede contener como máximo siete
niveles de funciones anidadas. Si la Función B se
utiliza como un argumento en la Función A, la Función
B es una función de segundo nivel. Si la Función B
contiene la Función C como un argumento, la Función
C será una función de tercer nivel.
La sintaxis de una función comienza por el nombre de
la función seguido de un paréntesis de apertura, los
argumentos de la función separados por comas y un
paréntesis de cierre. Si la función inicia con una
fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre
de la función.
 Si la condición se cumple se ejecuta el Valor Verdadero
Función SI (anidada)
 Si la condición no se cumple se ejecuta el Valor Falso
Sintaxis:
=SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,
SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,y)))))))
Ejemplo de la Función “SI”
Tenemos una lista de alumnos a los cuales queremos
ponerles un calificativo de acuerdo a su calificación, la
función SI es la opción adecuada a utilizar.
Donde: “x” es el valor verdadero; “y” es el valor falso.
Nota:
Sólo se pueden anidar un máximo de 7 funciones.
Ejemplos de Función SI Anidada
18
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS EN EXCEL
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
1.6 FUNCIONES DE BUSQUEDA Y
REFERENCIA
Función BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a la
izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma
fila de una columna especificada en la tabla. Utilice
BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de
comparación se encuentren en una columna situada a la
izquierda de los datos que desea encontrar. Sintaxis:
Función SI con Y
Sintaxis:
=SI(Y(cond_1,cond_2),valor_si_verdadero, valor_si_falso)
Al igual que la función SI anterior el valor verdadero se
ejecuta siempre y cuando las dos condiciones sean
verdaderas, en caso contrario, se ejecuta el valor falso.
Ejemplo de Función SI con Y
BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_de_comparación,
Indicador_de_columnas,Ordenado)
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera
columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un
valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparación: Es la tabla de información
donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o un nombre de rango, como por ejemplo
Base_de_datos o Lista.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los
valores de la primera columna del argumento deben
colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ...
; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario,
BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.

Para colocar los valores en orden ascendente, elija
el comando Ordenar del menú Datos y seleccione
la opción Ascendente.

Los valores de la primera columna de Matriz_de_
comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.
Función SI con Y (anidada)

El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Sintaxis:
Indicador_columnas: Es el número de columna de
matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse
el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas
es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera
columna del argumento matriz_de_comparación si el
argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve
el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación
y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor
que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!;
si indicador_columnas es mayor que el número de
columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV
devuelve el valor de error #¡REF!
=SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,
cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,
SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,valor falso)))))))
Donde “x” es el valor verdadero.
Nota: Solo se pueden anidar un máximo de 7 funciones.
Ejemplo de Función SI con Y anidada:
Valor Ordenado: es un valor lógico que especifica si
BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o
aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá
una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no
localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente
valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no
encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
19
MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS
GESTION DE DATOS EN EXCEL
Observaciones:
 Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado
y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más
grande que sea menor o igual a valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de
la primera columna de matriz_buscar_en,
BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.

Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado
y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error
#N/A.
(Ejemplos y Ejercicios)
1.8 FUNCIONES DE TEXTO
FUNCION EXTRAE
EXTRAE devuelve un número específico de caracteres
de una cadena de texto, comenzando en la posición
que especifique y en función del número de caracteres
que especifique. Su sintaxis es:
EXTRAE(texto,posición_inicial,núm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres
que desea extraer.
Posición_inicial es la posición del primer carácter que
desea extraer de texto. La posición_inicial del primer
carácter de texto es 1 y así sucesivamente.
Núm_de_caracteres especifica el número de
caracteres que desea que EXTRAE devuelva del
argumento texto.
FUNCION CONCATENAR
Concatena argumentos de texto. Sintaxis
=CONCATENAR (texto1,texto2, ...)
Observaciones

Si posición_inicial es mayor que la longitud de
texto, EXTRAE devuelve "" (texto vacío).

Si posición_inicial es menor que la longitud de
texto, pero posición_inicial más núm_de_caracteres
excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los
caracteres hasta el final de texto.

Si posición_inicial es menor que 1, EXTRAE
devuelve el valor de error #¡VALOR!
FUNCION ESPACIOS

Elimina los espacios del texto, excepto el espacio
normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en
texto procedente de otras aplicaciones que pueda
contener un separación irregular. Sintaxis:
Si núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE
devuelve el valor de error #¡VALOR!
(Ejemplos)
Texto1, texto2,... son de 1 a 30 elementos de texto
que se unirán en un elemento de texto único. Los
elementos de texto pueden ser cadenas de texto,
números o referencias a celdas únicas.
Observaciones:
Puede utilizar el operador "&" en lugar
CONCATENAR para unir elementos de texto.
de
(Ejemplos)
ESPACIOS(texto)
Texto
es el texto del que desea quitar espacios.
¡Adelante con su capacitación!
(Ejemplos)
20
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS CON EXCEL
MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS
Módulo II
Tablas Dinámicas,
Esquemas, Escenarios
Buscar Objetivos
Objetivo Especifico:
Al finalizar el módulo el participante:
 Diseñará una lista de datos utilizando tablas dinámicas.
 Agrupará totales usando esquemas.
 Conocerá y aplicará la herramienta Buscar Objetivos.
 Creará Tablas de Un Ingreso y Dos Ingresos.
 Utilizará la herramienta Administrador de Escenarios para administrar sus listas
de datos.
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
21
MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS
22
GESTION DE DATOS CON EXCEL
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS CON EXCEL
MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS
INTRODUCCIÓN
Cuando elabora un informe, frecuentemente necesita
visualizar sus datos de formas distintas. Tal vez tenga
una lista de ventas por persona, y necesita listar las
ventas por región. O tal vez tenga una simple lista de
personal, y necesita ver los totales por departamento o
sección. En lugar de crear un informe con subtotales,
puede utilizar una tabla dinámica que agregue los datos
de su lista y muestre únicamente las categorías que se
escojan. Luego, puede decidir para cuáles categorías
desea mostrar resúmenes, y qué funciones utilizará en
los resúmenes. En lugar de la lista, puede crear un
informe en el que pueda añadir, suprimir o sustituir
campos fácilmente, sin afectar sus datos originales.
Su lista de personal tiene determinados campos de base
de datos, representados por rótulos a lo largo de la parte
superior de la lista y contiene varios registros. Si desea
informar únicamente de los subtotales, puede utilizar
los subtotales o las órdenes de resumen para crear un
informe resumen. Pero, si lo que desea es crear un
informe que combine todos los datos y que muestre un
conjunto de sólo ciertos subconjuntos de los datos,
será más fácil utilizar en su lugar una tabla dinámica.
Si utiliza Excel 2003 en un marco de organización o
empresa, necesitará compartir la información de sus
libros de trabajo con otras personas. Normalmente, la
presentación de sus datos a otros implica el uso de un
informe. Excel hace que le resulte fácil producir informes
lógicos y claros al proporcionarle formas para que
resuma o consolide sus datos. Los informes raramente
constan de todos los detalles; en vez de ello, los
informes muestran una panorámica, una tendencia o
una sinopsis con datos de apoyo en el segundo plano.
En este módulo, aprenderá a crear subtotales para
localizar la información que requiera cuando la necesite, a
modificar las líneas generales de su hoja para resumir
la información que desea, y a consolidar sus datos para
producir un cuadro conciso pero preciso de éstos..
2.1 TABLAS DINÁMICAS
Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que
combina y compara rápidamente grandes volúmenes
de datos. Podrá girar las filas y las columnas para ver
diferentes resúmenes de los datos de origen, y mostrar
los detalles de determinadas áreas de interés.
También puede ocultar fácilmente ciertos puestos, departa
mentos o secciones dentro de la lista. Cuando desarrolle
una tabla dinámica, incluirá campos de tabla dinámica,
campos que actúan como cualificadores mostrando
únicamente un resumen de los datos. Así, puede modificar
simplemente el campo Departamento que contenga
únicamente el departamento de Contabilidad o que los
tenga todos menos el departamento de Informática.
Para crear una tabla dinámica, seleccione simplemente
la base de datos que desea utilizar, y luego use la orden
Asistente para Tablas dinámica... del menú Datos.
Una vez que ha decidido qué campos va a incluir,
puede decidir en qué lugar de su libro de trabajo colocará
la tabla dinámica. Normalmente, es mejor crear sus tablas
dinámicas en una hoja separada del libro de trabajo.
Tendrá entonces bastante espacio para trabajar con su
tabla sin superponer otra información de la hoja.
Crear una Tabla Dinámica
 Tener una Base de Datos
 Colocarse dentro de ella
 Clic en el Menú Datos > Informe de tablas y
gráficos dinámicos …
 ¿Dónde están los datos que desea analizar?
Seleccione: Lista o base de datos de Microsoft
Excel
 ¿Qué tipo de informe desea crear? Seleccione:
Tabla dinámica
 Siguiente
Con su lista de personal, podría crear una tabla
dinámica que muestre todos los departamentos de
cada sección y que calcule la media del número de
empleados. O su tabla dinámica podría mostrar los
salarios máximos o mínimos de cada sección,
departamento y puesto. Las posibilidades de una tabla
dinámica sólo están limitadas por el tipo de datos con el
que esté trabajando.
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
23
MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS
Rango: Son las coordenadas de la Base de Datos
incluyendo títulos (si no aparecen tecléelas)
 Siguiente
GESTION DE DATOS CON EXCEL
tabla dinámica incluye herramientas que puede utilizar
para modificar su tabla dinámica sin usar ninguna
orden de menú.
Eliminar una Tabla Dinámica
 Clic dentro de la Tabla Dinámica
 Clic sobre los campos de la Tabla Dinámica que
desea eliminar, y arrástrelos fuera de la Tabla
Dinámica. …ó
 Elimine toda la hoja
2.2 ESQUEMAS
 ¿Dónde desea situar el Informe de la Tabla Dinámica?
Seleccione: Hoja de cálculo nueva
 Finalizar
Microsoft Excel puede crear un esquema de los datos
en el que podrá mostrar y ocultar niveles de detalle con
sólo hacer clic con el mouse (ratón). Puede hacer clic
en los símbolos del esquema
,
y
para
mostrar rápidamente sólo las filas o columnas que
ofrecen resúmenes o encabezados de secciones de la
hoja de cálculo, o bien utilizar los símbolos para ver los
detalles de cada resumen o encabezado individual.
Los datos que se van a incluir en un esquema deben
estar en formato de lista, en que cada columna tenga
un rótulo en la primera fila y contenga información
similar, y de modo que la lista no contenga filas ni
columnas en blanco.
 Arrastre los títulos de campos a las áreas especificadas
para diseñar la tabla dinámica
Modificar una Tabla Dinámica
La primera vez que desarrolle una tabla dinámica para
un informe, puede no estar seguro de qué datos
necesitará. Las tablas dinámicas hacen que resulte fácil
modificar los datos que ha incluido. Si fuera a crear una
hoja a mano, tendría que realizar una mayor reestructuración
y posiblemente una mayor entrada de datos a reordenar,
añadir, o eliminar datos. La barra de herramientas de la
24
Antes de trazar el esquema, puede ser conveniente
ordenar los datos de modo que las filas que deban
agruparse estén juntas. En la ilustración anterior, la
lista se ha ordenado por región y luego por mes, de
modo que las filas detalladas de marzo y abril de la
región Este quedan juntas, y las filas de cada mes de la
región Oeste están también juntas.
Incluya filas de resumen, bien encima o debajo de cada
grupo de filas de detalle. Para obtener los mejores
resultados, las filas de resumen deberán contener
fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada
una de las filas de detalle. En la ilustración, existe una
fila de totales debajo del detalle de cada mes y región.
Por ejemplo, las ventas de las filas de la 11 a la 13 se
totalizan en la fila 14. También puede trazar el
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS CON EXCEL
MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS
esquema cuando las filas de resumen contengan texto
descriptivo u otros datos.
Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas,
asegúrese de que la lista tenga rótulos en la primera
columna, y de que haya columnas de resumen a la
izquierda o a la derecha de las columnas de detalle.
Crear un Esquema
Para realizar el esquema de ejemplo deberá seguir éstos
pasos:
 Tener una hoja donde existan fórmulas.
 Clic en el menú Datos > Agrupar y esquema >
Autoesquema
Cuando creó el esquema, Excel esquematizó su hoja
automáticamente. Cada sección y sus productos fueron
agrupados juntos, y cada nombre de producto y su total
fueron agrupados.
análisis de forma manual puede resultar difícil y
representar además un consumo de tiempo. Sin
embargo, con Excel 2003, puede fácilmente llevar a
cabo estas preguntas "Qué pasaría sí". Con las
herramientas de análisis de hipótesis de Excel, puede
colocar distintas entradas en las fórmulas de su hoja y
comparar los resultados. Para descubrir cuánto debe
cambiar un valor para producir un resultado específico,
puede utilizar la búsqueda de un objetivo. Puede utilizar
una tabla de datos para ver una lista de posibles
valores que dependan de uno o dos factores
cambiantes. Si necesita conocer todas las posibilidades
o todo el escenario para sus datos, puede utilizar estas
herramientas que le ayudarán a descubrir lo que "qué
sucedería sí...".
2.4 BÚSQUEDA DE OBJETIVOS
Cuando busque respuestas a las preguntas "qué
pasaría si", tal vez desee descubrir cuál sería el
resultado de una fórmula si sólo cambiara una variable.
Por ejemplo, podría necesitar descubrir cuánto tendría
que incrementar las ventas para alcanzar un objetivo
concreto de ingreso de explotación o cuánto
desembolso inicial tendría que realizar para comprar
una casa. Cuando necesite encontrar un valor
cambiando solamente una variable, puede utilizar la
búsqueda de objetivo. En este proceso, introducirá su
valor de objetivo, seleccionará la variable que desea
cambiar, y luego el programa encontrará el valor que le
permitirá alcanzar su objetivo. Con la búsqueda de
objetivo, puede examinar valores e introducirlos en su
hoja cuando encuentre lo que necesita.
Las líneas que ve en el margen a la izquierda y los
números por encima de las líneas son símbolos de
esquema que le permiten controlar cuántos detalles ve
en su informe. Puede plegar su esquema, pulsando los
símbolos del nivel de fila, los botones numerados de la
parte superior del área de esquema. Los símbolos del
nivel de fila están numerados 1,2,3,4 etc, para
corresponder con los niveles de detalle de su hoja. Si
desea ver únicamente los grandes totales, pulse el
primer botón del nivel de fila. Si lo que desea ver son
todos los detalles, pulse el cuarto botón del nivel de fila.
SOLVER
Borrar un Esquema
 Agregue una nueva hoja de cálculo a su libro de
trabajo y nómbrela como Buscar Objetivos
 Clic en el menú Datos >Agrupar y esquema
 Borrar esquema
2.3 COMPARACIÓN DE ALTERNATIVAS
Cuando trabaje con sus datos, tal vez se encuentre
preguntándose "¿ Qué pasaría si este pago tuviera $50
menos?" o "¿Qué pasaría si el tipo de interés
cambiara?" o "¿Qué pasaría si el plazo de amortización
fuera sólo de un año en lugar de tres"?. Realizar estos
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
 En A3 teclee Préstamo,
en B3 10000
 En A4 teclee Interés,
en B4 3%
 En A5 teclee Tiempo,
en B5 24
 En A6 teclee Pago, en B6 Teclee la siguiente
fórmula =PAGO(B4,B5,B3)*-1, esta fórmula nos
sirve para determinar el pago periódico
 Colocarse en una celda que contenga una formula
(para nuestro ejemplo colóquese en B6)
25
MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS
 Clic en Menú Herramientas > Buscar objetivo …
 Definir la celda: B6
Con el valor: 2000
 Para cambiar la celda: B3
GESTION DE DATOS CON EXCEL
 En F9 hacia adelante coloque los siguientes porcentajes
1%,1.5%, 2.0%, 2.5%, 3.0%, 3.5%, 4.0%
 En E9 haga una igualdad a la fórmula que está en B6
 Aceptar, Aceptar
2.5 TABLAS DE UNO Y DOS INGRESOS
Crear Tablas de un Ingreso
 Marque los datos de E9 a L16
 Clic en el Menú Datos >Tabla ...
 Celda de entrada (fila): B4
 Celda de entrada (columna): B3
 En la hoja de Buscar Objetivos coloque en B10
una lista de 7 préstamos que van desde 5000 hasta
11000
 En C9 haga una igualdad a la formula que está en B6
 Marque los datos de B9 a C16
 Clic en el Menú Datos >Tabla ...
 Celda de entrada (columna): B3 (Es la celda que
contiene los préstamos, que es lo que estamos
variando)
 Aceptar (Su máquina le devuelve los pagos que
deberá hacer de acuerdo a las características que
usted coloque en la parte superior)
Crear Tablas de dos Ingresos
 En la hoja de Buscar Objetivos coloque en E10
una lista de 7 préstamos que van desde 5000 hasta
11000
26
 Aceptar
2.6 EL ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS
Utilización del Administrador de
Escenarios, para analizar datos.
A veces, puede necesitar examinar los posibles
resultados en una escala mayor que la que realiza la
búsqueda de objetivos o la que las tablas de datos
puedan gestionar. Si necesita ver una colección de
valores de entrada a sustituir dentro de su hoja y
necesita conservar varios conjuntos de estas
colecciones, puede utilizar el Administrador de
Escenarios. Por ejemplo, si desea descubrir el resultado
que tendrían sobre su precio de compra, un desembolso
inicial diferente y un tipo de interés diferente, pero desea
ver cada resultado por separado, podría crear
escenarios separados para almacenar distintas
combinaciones de datos. O, si desea ver si la
contratación de otro vendedor o el incremento de
anuncios tendrían un mayor efecto sobre el aumento de
sus ventas, podría comparar los escenarios. Con el
Administrador de escenarios, puede establecer cada
colección de datos por separado y examinarla cuando
tome esa decisión.
Para establecer escenarios separados, necesita
comenzar con una hoja que ya contenga datos y
fórmulas que desee utilizar. Luego puede utilizar el
Administrador de escenarios para denominar los
escenarios y sustituir valores diferentes en las celdas
que se especifiquen.
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS CON EXCEL
MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS
Crear ESCENARIOS
 Llenar la ficha que aparece en pantalla (cambie de
celda en celda usando TAB no use Enter)
 Aceptar (si desea más escenarios haga clic en
agregar coloque el nombre para el escenario,
aceptar, llene los campos, aceptar)
 Aceptar, Cerrar
Ver los valores de los escenarios
 Agregue una nueva hoja de cálculo a su libro de
trabajo y nómbrela “Escenarios”
 En B3 coloque el título “Productos” y teclee 5
nombres de productos hacia abajo
 En B10 teclee “Total”
 En C3 coloque “Cantidad”
 En C10 sume de C4 a C8
 Marque los datos de B4 a C8 que son los nombres de
los productos con las celdas vacías de la derecha.
 Clic en el menú Insertar > Nombre >Crear ...
 Clic en el menú Herramientas > Escenarios ...
 Crear nombres en:  Columna izquierda
 Seleccionar el nombre del escenario
 Aceptar
 Pulse el botón Mostrar
Agregar Escenarios
 Cerrar
Modificar escenarios
 Clic en el menú Herramientas > Escenarios ...
 Seleccione el nombre del escenario a modificar.
 Pulse el botón Modificar ...
 Aceptar
 Modifique los valores
 Aceptar, Cerrar
Eliminar escenarios
 Clic en el menú Herramientas > Escenarios ... >
Agregar ...
Nombre del escenario: Teclee un nombre (por
ejemplo el nombre de un vendedor)
Celdas cambiantes: C4..C8 (que son las celdas que
van a recibir los datos)
 Aceptar
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
27
MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS
GESTION DE DATOS CON EXCEL
Crear un Resumen de Escenarios
 Clic en el menú Herramientas > Escenarios ...
 Clic en el menú Herramientas > Escenarios
 Seleccionar el nombre del escenario
 Pulse el botón Resumen ...
Tipo de Informe: Resumen
 Pulse el botón Eliminar
 Cerrar
 Celdas resultantes: La celda que tiene la suma de
las cantidades de los productos
 Aceptar
28
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS CON EXCEL
MODULO III: ORGANIZACIÓN Y PROTECCION DE DATOS
Módulo III
Organización y
Protección
de Datos.
Objetivos Especificos:
Al finalizar el módulo el participante:
 Utilizará Protección de Hoja de cálculo, libros de trabajo, Celdas y Archivos para
proteger su información.
 Creará enlaces de datos entre Hojas de Cálculo..
 Aplicará las diferentes opciones de Pegado Especial.
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
29
MODULO III: ORGANIZACIÓN Y PROTECCION DE DATOS
30
GESTION DE DATOS CON EXCEL
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS CON EXCEL
MODULO III: ORGANIZACIÓN Y PROTECCION DE DATOS
INTRODUCCIÓN
 Enter
Si las hojas de cálculo son los bloques básicos en los
que se almacena la información en Excel, los libros de
trabajo son las herramientas de organización utilizadas
para gestionar esa información de manera eficiente.
Nota: Coloque un signo de igual en la celda donde
desea el resultado, y con su Mouse cámbiese a las
hojas que desea operar y seleccione la celda que tiene
el valor a sumar, oprima el operador y repita para las
siguientes hojas, al final oprima Enter.
Cuando crea una hoja, necesita con frecuencia utilizar
datos almacenados en una hoja o libro de trabajo
diferente. Puede copiar y pegar los datos, pero ¿qué
ocurre si los datos cambian con frecuencia? Si copia y
pega, necesitará hacerlo de nuevo cuando cambien los
datos. Existe una solución a este problema: el enlace.
Operaciones entre Hojas con Pegado
Especial
 Debe de tener mínimo dos hojas en su libro con
totales que desee sumar
 Marque los primeros totales que desea sumar
En éste módulo aprenderá a crear un enlace entre una
hoja dependiente, que utilizará los datos, y una de
origen, en la que se encuentran los datos originales. Su
hoja dependiente se actualizará siempre que cambien los
datos de la hoja origen, puede crear enlaces fácilmente
entre estas hojas, con Excel 2003 se actualizan los
datos automáticamente cuando éstos cambian.
Además creará enlaces que le permitan utilizar los
mismos datos para más de una hoja, a actualizar los
datos enlazados si los datos originales cambian, y a
modificar o restablecer enlaces rotos o perdidos.
 Clic en el menú Edición > Copiar
 Cámbiese a la hoja donde desea colocar los
totales globales
 Colóquese en la celda inicial para los totales
 Clic en el menú Edición > Pegado especial ...
Pegar : Valores, Operación : Sumar
 Aceptar
 Esc
3.1 OPERACIONES CON FÓRMULAS
ENTRE HOJAS DE CÁLCULO
Cuando se crea un libro de trabajo que contiene varias
hojas de cálculo, es posible que se quieran referenciar los
datos de alguna de las hojas a la hora de crear alguna
fórmula en otra hoja. Establecer una relación entre
diferentes hojas de cálculo se denomina, en la terminología
de Excel, crear un vinculo. Los vínculos entre hojas de
cálculo también proporcionan una ventaja adicional:
cuando se hacen cambios en una hoja de cálculo
fuente, Excel actualiza automáticamente toda la
información en las hojas de cálculo a las que está vinculada.
 Marque los totales de la Segunda Hoja que desea
sumar
Creación de Enlaces
 Clic en el menú Edición > Copiar
Para hacer esto, comience con el libro de trabajo
dependiente, el cual recibe los datos enlazados y
utilice una fórmula para señalar la información del libro
de trabajo origen, el cual contiene los datos originales.
La fórmula que utilizará para enlazar los datos origen
con los datos dependientes toma la forma de una
referencia de celda externa. Dígale simplemente a la
hoja dependiente la posición en la que se encuentran
los datos de la hoja origen, y Excel hará el resto.
 Debe tener mínimo dos hojas en su libro con los
totales que desee sumar
 Colóquese en una tercer hoja donde desee colocar
el total global y escriba la fórmula:
=Nombre_de_la_hoja!celda+Nombre_de_la_Hoja!celda
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
 Cámbiese a la hoja donde pegó la información
anterior y colóquese en la celda inicial de los
totales
 Clic en el menú Edición > Pegado especial ...
Pegar :  Valores Operación : Sumar
 Aceptar
 Esc
Nota: Puede Multiplicar, Dividir, Restar y
Transponer información utilizando el Pegado
Especial.
Actualización de Enlaces
Si los datos de su libro de trabajo cambian mientras se
cierra el libro de trabajo dependiente, la información de
31
MODULO III: ORGANIZACIÓN Y PROTECCION DE DATOS
su libro de trabajo dependiente se actualiza la próxima
vez que lo abra. Si se abren ambos libros de trabajo, la
actualización se produce inmediatamente. Si realiza un
cambio en los datos origen, pero no abre el libro de
trabajo dependiente, aparecerá un cuadro de diálogo la
próxima vez que abra el libro de trabajo dependiente,
preguntándole si desea actualizar los datos. También
puede actualizar un enlace con la orden Vínculos del
menú Edición
GESTION DE DATOS CON EXCEL
 Repetir Contraseña
 Aceptar
Cambio y restablecimiento de Enlaces
Si lleva a otro directorio el archivo origen del libro de
trabajo, lo renombra o lo suprime, los enlaces con sus
datos se romperán. Si posee una copia de seguridad
de su archivo origen, o si su archivo está en otro
directorio, puede cambiar fácilmente el vínculo para
que sus datos aparezcan como antes en el libro de
trabajo dependiente. Si necesita llevar un archivo a un
nuevo directorio, asegúrese de que también desplaza
al mismo directorio cualquier otro archivo que esté
enlazado con él.
Si rompe un enlace entre un archivo origen y uno
dependiente, puede restablecer el enlace con la orden
Vínculos del menú Edición. Si restablece un enlace con
un libro de trabajo origen que fue llevado a otro
directorio o cambia un enlace para señalar a un nuevo
libro de trabajo origen.
Nota: Si desea suprimir un archivo origen y eliminar
cualquier enlace que haya con él, puede seleccionar
las celdas enlazadas de la hoja dependiente y borrar
las fórmulas de enlace. Si desea retener la información,
pero no el enlace, puede copiar las celdas de la hoja
dependiente que contienen la información enlazada, y
luego utilizar la orden Pegado especial para pegar
únicamente los valores en lugar de los enlaces.
3.2 PROTECCIÓN DE HOJAS DE
CÁLCULO Y LIBROS DE TRABAJO
Desproteger una hoja
 Clic en el menú Herramientas>Proteger >
Desproteger hoja...
 Teclear Contraseña
 Aceptar
Proteger un Libro
Excel permite proteger una hoja de cálculo completa o
un libro de trabajo con una opción denominada
Protección con contraseña. Cuando las hojas de
cálculo o los libros de trabajo se protegen de esta
manera, los usuarios pueden abrir el archivo pero no
pueden modificar las secciones protegidas. Esta es la
opción apropiada para compartir libros de trabajo, sin
que sea posible modificar sus datos.
Proteger una hoja
 Clic en menú Herramientas > Proteger >
Proteger hoja...
 Clic en el menú Herramientas > Proteger
Proteger libro ...
 Teclear Contraseña para proteger hoja
 Teclear Contraseña (opcional):
 Aceptar
 Aceptar
32
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS CON EXCEL
MODULO III: ORGANIZACIÓN Y PROTECCION DE DATOS
 Repetir Contraseña
Desproteger Rango de Celdas
 Aceptar
 Clic en menú Herramientas > Proteger >
Desproteger hoja ...
Desproteger Libro
 Teclear Contraseña
 Clic en el menú Herramientas > Proteger
Desproteger libro ...
 Aceptar
 Teclear Contraseña
Proteger Archivos
 Clic en el menú Archivo > Guardar como...
 Nombre de archivo (Teclear el nombre)
 Clic en Herramientas > Opciones generales ...
 Contraseña para abrir: (Teclear la contraseña)
 Aceptar
 Aceptar
 Repetir contraseña de protección
 Aceptar
Proteger un Rango de Celdas
 Guardar
 Marcar los datos que no van a estar protegidos
 Reemplazar si es necesario
 Clic en el menú Formato > Celdas ... > Proteger
Desproteger Archivos
 Desactive la casilla de verificación de bloqueada
 Aceptar
 Clic en menú Herramientas > Proteger >
Proteger hoja ...
 Recuperar el archivo protegido
 Clic en el menú Archivo > Guardar como ...
 Clic en Herramientas > Opciones generales ...
 Teclear Contraseña para proteger la hoja:
 Limpiar contraseña
 Aceptar
 Aceptar
 Repetir contraseña
 Guardar
 Aceptar
 Reemplazar
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
33
GESTION DE DATOS EN EXCEL
MODULO IV: VALIDACION DE DATOS Y CONFIGURACION DE EXCEL
Módulo IV
Validación de Datos y
Configuración de Excel
Objetivos Especificos:
Al finalizar el módulo el participante:
 El participante configurara la hoja de cálculo para introducir y validar la
información que se captura en las bases de datos.
 Introducirá mensajes de error en sus celdas validadas.
 Aplicará formatos personalizados para la introducción de sus datos en Excel
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
35
MODULO IV: VALIDACION DE DATOS Y CONFIGUACION DE EXCEL
36
GESTION DE DATOS CON EXCEL
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS EN EXCEL
MODULO IV: VALIDACION DE DATOS Y CONFIGURACION DE EXCEL
INTRODUCCIÓN
Con la configuración de Excel 2003 conocerá la forma
de manejarlo de una manera optima para la ubicación
de archivos, el color de la fuente, el movimiento del
cursor, la visualización de los datos y fórmulas, el
número de hojas que desea en cada libro nuevo etc.
Con la opción de validación de datos el participante, podrá
mejorar la captura de datos y ser más eficiente, lo que
generará un margen pequeño de error en los mismos.
4.1 VALIDAR UNA COLUMNA
 Seleccione una columna
 Clic en el menú Datos> Validación ...
 En la ficha Configuración:
Permitir: Seleccione Número entero
Datos: Seleccione: Entre
Mínimo: Teclee 1, Máximo: Teclee 10
Así, esta columna acaba de ser validada para aceptar
valores contenidos en un cuadro combinado.
 Aceptar
Quitar Validación
Así, esta columna acaba de ser validada para aceptar
únicamente valores enteros entre 1 y 10, haga la
prueba.
 Seleccione la columna que esta validada
4.2 VALIDAR CON CUADROS
COMBINADOS
 Aceptar
 Clic en el Menú Datos > Validación ...
 Permitir: Seleccione: Cualquier valor
Colocar Mensajes en las Celdas
 Cree una lista de datos, por ejemplo los días de la
semana.
 Colocarse en la celda donde quiere el mensaje
 Seleccione una columna
 Clic en menú Datos > Validación ... > Mensaje entrante
 Clic en el menú Datos >
Validación ...
 Titulo: Teclee un título
 En la ficha Configuración:
Permitir: Seleccione: Lista
Origen:
Seleccione
las
coordenadas de la lista
 Mensaje de entrada:
Coloque un mensaje
 Aceptar
 Aceptar
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
37
MODULO IV: VALIDACION DE DATOS Y CONFIGUACION DE EXCEL
GESTION DE DATOS CON EXCEL
Quitar Mensajes
Mensaje de error de ADVERTENCIA:
 Colocarse en la celda que tiene el mensaje
Advierte al usuario del error y agrega la pregunta
¿Desea Continuar? El usuario pulsa SI para aceptar el
dato escrito; NO para intentar de nuevo ó CANCELAR
para eliminar la acción.
 Clic en el Menú Datos > Validación ...
 Elija la ficha Mensaje entrante
 Pulse el botón Borrar todos
 Aceptar
4.3 MENSAJES DE ERROR
Mensaje de error de INFORMACION:
Si el usuario pulsa el botón Aceptar acepta el dato
escrito. Si lo hace en Cancelar podrá corregir el dato.
 Colocarse en la celda donde desea el mensaje
Quitar Mensajes de Error
 Clic en el Menú Datos > Validación ...
 Colocarse en la celda que contiene el mensaje
 Elija la ficha Mensaje de error
Estilo: Elija un estilo
Título: Coloque un título
 Clic en el Menú Datos > Validación ...
 Elija la ficha Mensaje de error
 Mensaje de error: Coloque un mensaje
 Pulse el botón Borrar todos ó Borre el Título y el
Mensaje de error.
 Aceptar
 Aceptar
Nota: Para poder ver el mensaje de error valide la
celda para un determinado valor, y coloque uno distinto.
4.4 FORMATOS PERSONALIZADOS
Mensaje de error de LIMITE:
Sólo permite al usuario avanzar si introduce un dato
válido. Si no la hace el mensaje aparece y tiene la
opción de REINTENTAR o CANCELAR
 Clic en el Menú Formato > Celdas ...
 Elija la Ficha: Número
Categoría: Elija Personalizada
Tipo: Elimine todo lo que contenga esta celda y
teclear el nuevo formato
 Aceptar
Ejemplo 1
[>=1000][AZUL] $ #,###.00;[<1000][ROJO]
Este formato hace lo siguiente:
Formatea en azul, con $, separador de miles y 2
decimales a todas las cantidades >= 1000 y en Rojo a
todas las cantidades < 1000
38
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
GESTION DE DATOS EN EXCEL
MODULO IV: VALIDACION DE DATOS Y CONFIGURACION DE EXCEL
Ejemplo 2 (Este formato sirve para ocultar celdas)
 Clic en el Menú Formato > Celdas ...
 Elija la Ficha: Número
Categoría: Elija Personalizada
Tipo: Elimine todo lo que contenga esta celda y
teclee el nuevo formato ( ;;; )
 Aceptar
4.5 PERSONALIZACIÓN DE EXCEL
Número de Hojas en Libros Nuevos
 Clic en el menú Herramientas > Opciones ...
 Elija la ficha General
 Número de hojas en nuevo libro: Teclear
número de hojas
Ver Fórmulas en la Hoja
 Aceptar
Ubicación de Archivos
 Clic en el menú Herramientas > Opciones ...
 Elija la ficha General
Ubicación predeterminada del archivo:
Teclear la ruta de acceso
 Aceptar
 Clic en el menú Herramientas > Opciones ...
Número de Decimales
 Clic en el menú Herramientas > Opciones ...
 Ficha Modificar. Active la opción Número fijo de
decimales
 Posiciones decimales: Teclear # de decimales
 Aceptar
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
 Elija la ficha Ver. Seleccione la casilla Fórmulas
 Aceptar
VER VALORES CERO EN LA HOJA
 Clic en el menú Herramientas> Opciones ...
 Elija la ficha Ver y Seleccione la casilla Valores
Cero
 Aceptar
39
E X C EL 2 0 0 3 B Á SI CO
CO M E NTA RIO S F IN A L E S
Comentarios
Deseamos que el presente material de apoyo le haya facilitado el aprendizaje de los temas que componen cada
módulo de este evento y que le sea útil para futuras consultas.
Le felicitamos por haber concluido este curso de capacitación, continúe practicando; recuerde que su habilidad
dependerá del manejo cotidiano de esta paquetería.
Le invitamos a tomar el curso de Excel 2003 Intermedio, en el cual conocerá el uso de las Tablas Dinámicas,
Escenarios, Esquemas, Funciones de Bases de Datos, Solver, Buscar Objetivos, etc., dichas herramientas le
ayudarán a realizar mejor sus funciones laborales y personales, con Excel 2003 Avanzado, aprenderás a crear y
aplicar las macros de Excel, con esta herramienta podrás automatizar todos tus procesos de una manera eficaz,
atrévete a entrar al mundo maravilloso de la aplicación de las matemáticas en una hoja de cálculo.
La perseverancia nos lleva al ÉXITO
¡Capacítate!
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
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BIB LIO GRA FI A
E X C EL 2 0 0 3 B ÁS I CO
Bibliografía:
La BIBLIA de Microsoft Office 2003
Ed Bott
Woody Leonhard
Editorial Anaya Multimedia
País España
1084 Páginas
2005
Edición Especial Microsoft Office XP
ED BOTT y WOODY LEONHARD
Editorial Prentice Hall
País España
1344 Páginas
2004
Microsoft Excel 2003 Paso a Paso
C. Nossiter Joshua
Editorial Prentice Hall
País México
426 Páginas
2004
Excel 2003 Super Book
McFedries Paul
Editorial SAMS Publishing
País EEUU
1772 Páginas
2004
Obra literaria propiedad del:
Centro Nacional de Capacitación y Calidad IMSS-SNTSS
Elaborado por:
Eliseo Robles Hernández
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