Procedimiento Solicitud, Reservas y Emisión Boletos de Cortesía en

Subgerencia Servicios al personal - Boletos Liberados
Procedimiento Solicitud, Reservas y
Emisión Boletos de Cortesía en LAN
Para clientes externos de la compañía
por distintos motivos de viaje tales como:
Partner Industria, Beneficencia,
Auspicios, Premios, Directores, Cartas
Interlineales y Convenios.
Este procedimiento ha sido revisado y modificado con
fecha 04 de julio del 2012 y es el único vigente para la
solicitud, aprobación y emisión de pasajes de Cortesía.
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Fecha actualización: 04/07/2012
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1. Descripción de los tipos de Cortesía
Partner Industria: Boletos entregados a personas externas de la compañía que deben viajar por única
vez o en forma esporádica o reiterada por motivos de trabajo y en situaciones tales como: asesorías,
prestación de servicio, u otro motivo específico en atención al Holding de LAN.
Beneficencia: Boletos entregados con fin de acción social a personas externas de la compañía tales
como: Instituciones de ayuda social.
Auspicios: Boletos entregados a personas externas de la compañía (empresas), por conceptos tales
como difusión de la marca.
Premios: Boletos entregados a personas externas de la compañía como premio en eventos, ferias,
bingos, rifas u otros.
Directores: Boletos entregados bajo una condición especial y según política de país a los Directores de la
compañía.
Cartas Interlineales: Boletos entregados a personal de otras líneas aéreas por motivos de viajes en
comisión de servicio o vacaciones y que deben cumplir ciertas condiciones tanto comerciales como de
reciprocidad.
Convenios: Se generan en base a las necesidad de la compañía para personas externo que viaje como
mínimo 3 veces en un año calendario, para lo cual se generará un acuerdo que estipule el motivo,
condiciones de viaje, nóminas y periodo de aplicación y vigencia.
2. Creación Cartas de Cortesía: Premio, Beneficencia y Auspicios
Las Cortesías entregadas únicamente por motivos de Premios, Beneficencias o Auspicios requieren de
la creación de una carta, la cual es entregada al pasajero con las indicaciones y restricciones
correspondientes al tipo de Cortesía que se requiere otorgar y según lo autorizado, y que posteriormente
es utilizada por el pasajero para realizar el canje del/los boleto/s a través de los canales respectivos según
se indica en la misma carta.
Se debe seleccionar la Carta de acuerdo a la condición del tipo de boleto a otorgar (status y clase), y
posteriormente completar la información faltante como: motivo de la entrega, rutas, fechas de caducidad y
contactos.
Para descargas Cartas de Cortesía ingresa a:


Portal > Trabajo > Aplicaciones SAP > Compras Corporativas > Comisiones de Servicio > web Política y
Procedimientos Boletos Cortesía, ó
Portal > Trabajo > Políticas y Procedimientos > Procedimientos Soporte > Boletos Liberados y Comisiones
de Servicio > web Política y Procedimientos Boletos Cortesía
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3. Creación de reservas
Toda persona que requiera realizar una solicitud de viaje, previo a crear la Solicitud en Portal, deberá ver
la disponibilidad de los vuelos y realizar la/s reserva/s correspondiente/s. Esto se puede realizar:
a) Autónomamente, si se tiene perfil de autorización en el sistema de distribución actual (Amadeus y
posteriormente SABRE)
b) Llamando a Contact Center y solicitando la/s reserva/s para los vuelos requeridos, y en el caso de
reservas confirmadas, de no existir espacio se deberá solicitar con status SA para posteriormente
generar la solicitud de confirmación (Ver punto 4 - Confirmación de reservas).
c) En el caso de reservas con otras líneas aéreas (Interlineales), estás deben ser solicitadas al área
de Interlineas o a la persona encargada de este trámite en los diferentes países, quienes
informaran el valor de la tarifa comercial y un código de reserva que deberá ser incluido al
momento de generar la solicitud en Portal.
El valor del boleto interlineal siempre tendrá un tiempo límite de emisión, por lo que es importante
que sea aprobado a tiempo para cumplir con los valores cotizados y emitir dentro del dicho plazo.
Reserva optima:
Las reservas siempre deben ser realizadas en clase “E” para cabina Economy o “R” para cabina Premium
Business o Premium Economy según corresponda el pasaje que se está otorgando, y se deben considerar
las siguientes instrucciones:
Elementos de una reserva:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
NOMBRE/S PASAJERO/S
SEGMENTOS DE VUELO
TIEMPO LÍMITE
CONTACTO (ORIGEN Y DESTINO)
FOID (NUMERO DE DOCUMENTO DE VIAJE)
FARE BASIS (CÓDIGO DESIGNADOR DEL BOLETO)
SSR CKIN (MENSAJES AUTORIZACIONES ESPECIALES)
SSR DOCS (INFORMACIÓN DOCUMENTACION ADICIONAL PARA RUTAS DESDE/HACIA NORTEAMERICA)
Transacciones para la creación de una reserva:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
NM1 APELLIDO/NOMBRE MR
Para ingresar más de un nombre en una misma reserva, por ejemplo 2 pasajeros se debe utilizar la transacción
NM1 APELLIDO/NOMBRE 1APELLIDO/NOMBRE.
Indicar siempre el género del pasajero: MR, MRS, MSS
SSLA500E01JUNSCLMIA1
LA500 n° vuelo - E clase de reserva - 01JUN fecha de viaje - SCLMIA ruta - 1 espacio confirmado.
En el caso de que no exista disponibilidad en la clase se deberá tomar SA1 o X número dependiendo de la
cantidad de pasajeros en la reserva.
TKOK
Tiempo límite grabará automáticamente la fecha al cerrarse la reserva
AP 56 2 5652005 B, o AP E TEST.CAPACITA AT LAN.COM
Se puede ingresar más de un contacto
SR FOID LA-PP000000000
El número de documento puede variar: PP cuando se trata de pasaporte o NI cuando es cedula de identidad.
OSLA FARE BASIS DM00N10
Código del boleto o Fare Basis, se debe ingresar cuando se trata de reservas confirmadas que deben ser
solicitadas para su confirmación al área de soporte revenue, y puede variar dependiendo de si es confirmado NO
desembarcable (DM00N10), o confirmado desembarcable (DM00N1). En el caso de boletos sujetos a
disponibilidad (DM00N2) no aplica la solicitud de confirmación.
SR CKIN LA-AUTH TKT NO DESEMBARCABLE/ BY NOMBRE EJECUTIVO Y CARGO
Las autorizaciones especiales deben ser indicadas en un SSR.
SR DOCS-P-CL-103339991-CL-08APR76-M-14APR09-APELLIDO-NOMBRE MR
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La información de SR DOCS es mandatoria en reservas con rutas desde/hacia Norteamérica, el no ingreso de
esta información inhibe la emisión de un boleto y además puede ocasionar la cancelación automática de una
reserva.
Ejemplo de una reserva optima:
1.TEST/CAPACITA MRS
LA 500 E 05MAR 6 SCLMIA HK1
I 2225 0510+1 E*
AP 56 2 565 2005 B
AP E TEST.CAPACITA AT LAN.COM
TK OK25FEB/SCLLA0303
SSR FOID LA HK1 NI134567676
OSI LA FARE BASIS DM00N10
SSR DOCS LA HK1 P/CL/134567676/CL/08APR76/F/14APR09/TEST/CAPACITA MR
4. Confirmación de reservas
Es responsabilidad del solicitante, secretaria o asistente solicitar la evaluación de la confirmación de las
reservas, cuando son confirmadas desembarcables o confirmadas NO desmbarcables, a través de la
página de revenue.
Página de solicitud: http://thanatos/soporte_revenue/Requerimientos_Ventas/rvDefault.asp
Las personas que no cuenten con acceso a este link deben solicitarlo a Bernardita Aravena vía mail
([email protected])
Importante:
 Si el Fare basis no está ingresado en la reserva (DM00N10 o DM00N1), la solicitud será rechazará por
falta de información.
 El tiempo de respuesta Revenue será de máximo 24 horas desde el momento del ingreso de la
solicitud, de Lunes a Sábado.
 Contacto de soporte: 56 2 565 2991 opción 1
5. Solicitud costo de desplazamiento
Para saber cuándo solicitar un costo de desplazamiento, antes se deben conocer los diferentes estatus de
aprobación o rechazo.
Estado para gestionar la solicitud de costo de desplazamiento:
Rechazada: La solicitud está por sobre los FO proyectado según anticipación, en este caso se informará
en el PNR o código de reserva el costo de desplazamiento para que sea apelada, sólo si el usuario lo cree
necesario.
En el caso de apelar a la solicitud, el solicitante debe entrar al detalle de la misma (en la misma página de
solicitud) y seleccionar sobre la opción “Apela Solicitud”, inmediatamente después se desplegará una
página donde se deben completar los datos solicitados considerando la política actual de autorizadores de
costos de desplazamiento para boletos de cortesía de acuerdo a lo siguiente:
a) Para cortesías sin Convenio: El ejecutivo que autoriza una cortesía puntual (fuera de Convenio)
tendrá la atribución de autorizar costos de desplazamiento hasta USD 1.000, sobre ese monto
debe solicitar la aprobación de un ejecutivo nivel A.
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b) Para cortesías con Convenio: El ejecutivo responsable de un Convenio -con nivel mínimo Cpodrá también autorizar costos de desplazamiento hasta USD1.000 previa validación en el
convenio de un Ejecutivo nivel A.
Sobre monto superior a USD1000 siempre se deberá solicitar la autorización a un nivel ejecutivo
A.
Importante:
 Las solicitudes con status “Rechazada” tienen un plazo máximo de 24 horas para ser apeladas.
Otros Estados de solicitud:
Aprobada: La solicitud cumple con las condiciones de anticipación y FO (Factor ocupacional) proyectado.
Aprobada Parcial: Algunos de los segmentos solicitados es rechazado, se recomienda cambiar de vuelo
o fecha para volver a solicitar el segmento pendiente de confirmación.
Rechazado Inapelable: Cuando los datos ingresados en la solicitud por la página de requerimientos
Intranet no son correctos, como por ejemplo: se omite una letra del RT Amadeus, no se ingresa el Fare
Basis en la reserva, por lo que se deberá corregir la información a través de una nueva solicitud.
6. Solicitud de pasajes a través de “Portal Solicitante”
A través de Portal Solicitante en: Portal > Trabajo > Aplicaciones SAP > Compras Corporativas >
Comisiones de Servicio > Solicitud Ticket Cortesía, puedes realizar la solicitud de pasajes de cortesía.
En el caso de las Cortesías SIN Convenio, requerirán de la aprobación de un Ejecutivo a través de su
bandeja de workflows habitual.
En el caso de las Cortesías CON Convenio, estás no requerirán de una aprobación, por lo que una vez
realizada la solicitud el workflow caerá directamente al área de interlineas para gestionar la emisión, y
únicamente se generará un workflow de notificación tanto para los aprobadores como para la persona que
realizó la solicitud.
Para descargar Guía de ayuda Portal Solicitante:


Portal > Trabajo > Aplicaciones SAP > Compras Corporativas > Comisiones de Servicio > web Política y
Procedimientos Boletos Cortesía, ó
Portal > Trabajo > Políticas y Procedimientos > Procedimientos Soporte > Boletos Liberados y Comisiones
de Servicio > web Política y Procedimientos Boletos Cortesía
7. Coordinación emisión de pasajes
En el caso de Santiago, y oficinas internacionales que cuentan con un área de Interlineas, estás podrán
realizar directamente la emisión de los boletos, o según el tipo de cortesía también podrán coordinar la
autorización correspondiente que permitirá la emisión en una oficina de ventas LAN, esto va a depender
de quien asuma los costos por conceptos de tasas de embarque e impuestos (Objeto de imputación
ceco/pep/orden o el pasajero).
En el caso de los coordinadores de las oficinas internacionales y regionales Chile que no cuentan con
oficina de Interlineas, siempre realizarán la coordinación de una autorización para la emisión a través de
las oficinas de ventas LAN correspondientes.
El solicitante (secretaria o asistente), podrá descargar un documento PDF que contendrá toda la
información de la solicitud, datos de pasajero/s e itinerario desde el Portal Solicitante a través de la
búsqueda por número de solicitud (entre otros parámetros de búsqueda), una vez descargado el
documento PDF lo deberá entregar al pasajero bajo los siguientes términos:
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a) Pasajero recibe PDF como comprobante de autorización y lo presenta impreso en oficina de
ventas para solicitar la emisión de su/s boleto/s.
b) Pasajero recibe PDF como como comprobante de que sus boletos ya fueron emitidos.
En ambos casos quien haya realizado la emisión debe incluir los números de ticket en el documento PDF:
a) En el caso de una oficina de ventas, deberá completar manualmente la información de
número(s) de boleto(s) en el formulario, del cual deberá guardarse una copia como respaldo y
devolver el original al pasajero. Posteriormente debe enviar a su contacto de interlineas vía email,
el número de solicitud asociado a número(s) de boleto(s) para cada pasajero con el fin de poder
dar cierre al flujo de la solicitud.
b) En el caso de Interlineas, ingresará número(s) de boleto(s) a través de SAP para dar cierre al
flujo de la solicitud, lo que generará una actualización en el documento PDF que puede ser
impreso o descargado para enviar al pasajero como comprobante de la entrega y emisión de sus
pasajes.
8. Creación de Convenios Especiales
Los convenios especiales se generan en base a la necesidad de la compañía para personas externas que
viajan reiteradamente (más de 3 veces en un año calendario) por motivos tales como proyectos,
asesorías, prestaciones u otro motivo que requieran de una validación en las condiciones de viaje,
nóminas y periodos de vigencia, lo que se realizará una única vez a través de un WF de aprobación, y que
posteriormente permitirá solicitar los pasajes en forma rápida sin la necesidad de una autorización para
cada viaje.
Las solicitudes que se realicen a través de convenios especiales generaran un workflow de notificación
tanto al solicitante como a los responsables o aprobadores del convenio. Esto permitirá visualizar cada
solicitud realizada en base a dicho convenio. Además existirán reportes mensuales que permitirán realizar
un control post.
En los casos en que se requieran modificaciones de las condiciones o extensión de fechas de aplicación,
se generará una nueva notificación a los ejecutivos autorizadores, quienes deberán volver a aprobar el
convenio.
Para activar un convenio especial es necesario notificar vía email al área de interlineas en cada país
adjuntando el formulario correspondiente que debe ser completado con todos los datos necesarios.
Para descargar formulario creación convenio:

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Portal > Trabajo > Aplicaciones SAP > Compras Corporativas > Comisiones de Servicio > web Política y
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Portal > Trabajo > Políticas y Procedimientos > Procedimientos Soporte > Boletos Liberados y Comisiones
de Servicio > web Política y Procedimientos Boletos Cortesía
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