¿Cómo hacer un plan de comunicación?

FORTALECIMIENTO ANUC SUROCCIDENTE
FICHA TÉCNICA Y METODOLÓGICA
Nombre de la actividad
Taller No. 1: Plan de comunicación
Acompañan
Natalia Amaya – Pontificia Universidad Javeriana Cali
Andrea Reyes – Pontificia Universidad Javeriana Cali
Identificar los principales aspectos a tener en cuenta en la
formulación de un plan de comunicación por departamento.
Objetivo general
Objetivos específicos
Población objetivo
48 de líderes representantes de la ANUC de los
departamentos de Cauca, Nariño, Putumayo, Huila, Caquetá
y Valle del Cauca.
1. Presentación objetivos del taller.
2. Formulación de un plan de comunicación por
departamento.
Metodología
Se reúnen en grupos delegaciones y realizan los siguientes
puntos:
-
Leer ficha “Plan de comunicación” (Anexo 1) e identificar
dudas e inquietudes al respecto.
Esbozar los contenidos de un plan de comunicación para su
departamento.
Presentar los resultados en una cartelera
3. Socialización del proceso por cada delegación.
Fecha de realización
Recursos necesarios
4. Cierre y conclusiones
Sábado, 20 de junio de 2015
Papel de paleógrafo, marcadores colores, papel carta,
lapiceros, fotocopias.
ANEXO 1 - PLAN DE COMUNICACIÓN
Plan de comunicaciones
El plan de comunicación es un instrumento de estrategia, que orienta las acciones de
comunicación necesarias para alcanzar ciertos objetivos de la organización. Este plan
puede ser a corto, mediano y largo plazo, y agrupa necesidades, metas, estrategias,
públicos objetivo, mensajes básicos, acciones, cronograma, presupuesto y métodos de
evaluación.
El plan de comunicación debe ser socializado y contener los objetivos de todas las
áreas de la organización. Se debe entender como un ciclo que nunca termina, al
contrario, de forma constante se debe hacer seguimiento, análisis, retroalimentación y
actualización del plan y sus acciones, según los resultados del mismo.
Un buen plan de comunicación es
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✓
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✓
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Rentable
Eficaz
Consensuado
Ajustado a las características de la organización
A medio y largo plazo
Con prioridades
Evaluable en cuanto a su funcionamiento y resultado
El Plan de Comunicación tiene dos características básicas: debe ser técnico y creativo.
Técnico porque debe seguir unas pautas de elaboración y ejecución que permitan
evaluarlo aislada y comparativamente. A su vez debe ser creativo para dotar al
comportamiento de la organización de las connotaciones necesarias para identificarla,
distinguirla y destacarla en su sector y públicos objetivo.
Estructura de un plan de comunicación
1. Descripción o análisis de la situación: Se debe estudiar la organización y su entorno
para identificar sus puntos fuertes y débiles. Seguido se realiza un diagnóstico que
arrojará los primeros lineamientos de comunicación, es como una foto que refleja la
situación actual, sus problemas y posibles soluciones.
● Análisis interno: además de conocer la misión y visión de la organización, es
importante hacer un repaso por su historia, conocer sus debilidades y fortalezas, y
tener muy claro las metas a corto, mediano y largo plazo.
● Análisis del entorno: se debe conocer qué mundo y el medio en que se desarrolla las
prácticas de la organización, que amenazas y oportunidades existen de acuerdo al
entorno político, económico, cultural y social.
2. Objetivos de comunicación: Son los fines que se pretenden lograr con el Plan de
Comunicación. Por lo general se establece un objetivo general que se ramifica en un
grupo de metas de carácter específico, que cubren distintas áreas de la organización.
Los objetivos son los pilares en los que se apoya la estrategia. Es la expresión de un
deseo mediante acciones concretas para conseguirlo. Deben ser:
●
Claros: Concretos, sin dar pie a libres interpretaciones.
●
Medibles: Formulados de manera que su resultado sea tangible.
●
Observables: Que se puedan observar, que se refieran a cosas reales.
Con mucha frecuencia los objetivos generales son de de tal amplitud que resulta muy
difícil evaluarlos en una forma válida. Estos objetivos generales debemos dividirlos en
objetivos más específicos que puedan ser evaluados con mayor facilidad.
Algunos objetivos pueden ser:
● Generar confianza y credibilidad entre la comunidad.
● Conseguir mayor visibilidad y voz a los procesos en curso que benefician a la
comunidad
● Fomentar la participación de la comunidad en los procesos
3. Determinación de públicos objetivo: Son los grupos de interés de la organización.
Al delimitar públicos, es recomendable considerar todos aquellos grupos a los que
idealmente habría que dirigirse. Igualmente es recomendable establecer prioridades y
dejar en segundo término públicos considerados como secundarios.
Lo ideal es categorizar estos públicos de acuerdo a sus características y relación con la
organización, de acuerdo a esto se analiza su comportamiento y actitud con la
organización, así como su estilo de vida, intereses y hábitos de comunicación. De esta
forma se definen los canales más efectivos para que el mensaje llegue a su receptor.
Una segmentación de públicos estaría categorizada así:
●
●
●
●
●
Líderes e integrantes de la comunidad
Trabajadores sociales, antropólogos, politólogos, colaboradores de la causa.
Alcaldia, ministerios, estado.
Representantes de la empresa privada
Medios de comunicación regionales y nacionales, influenciadores de la causa.
4. Estrategias de comunicación: Teniendo claro los objetivos y públicos del plan de
comunicación, se crean las estrategias de comunicación que expresan el cómo se
pretenden alcanzar los fines del plan. Se formulan estrategias para cada uno de los
objetivos de comunicación previstos. Se pueden distinguir tres tipos de estrategias, de
corto, mediano y largo plazo según el horizonte temporal.
Las estrategias serían las ideas clave a desarrollar en las acciones de comunicación,
sus ejes centrales, y responderían a la pregunta ¿qué hay que comunicar? Por ejemplo,
una estrategia de comunicación interna podría ser:
● Diseñar un sistema de comunicaciones interno que facilite el flujo de la información
en todo sentido.
Algunas acciones serían:
● Establecer pautas para manejo de la correspondencia y de comunicados.
● Crear una base de datos de los públicos involucrados, para focalizar información de
interés particular del proyecto.
5. Contenidos / Mensaje: El mensaje es el objeto central de cualquier tipo de
comunicación. Si bien en general se relaciona la idea de mensaje con mensajes
escritos, hoy en día la variedad de mensajes y estilos comunicativos posibles es
ciertamente infinito y hace que los individuos podamos mantener contacto con otras
personas de muy diversas maneras.
En el momento de definir el mensaje debe tenerse en cuenta que:
● Llame la atención
● Despierte interés
● Motive a la acción
Se habla de comunicación adecuada cuando ambas partes reconocen y comprenden el
lenguaje en el que el mensaje está establecido. Cuando se trata de producir mensajes
para generar la movilización, participación o respuesta, es conveniente presentar los
argumentos y así afirmar la atención y el interés. Es necesario también diseñar un
formato adecuado para el mensaje, de acuerdo al medio en el cual se va a difundir.
Estos pueden ser:
●
●
●
●
●
Impresos: afiches, fanzines, periódicos, volantes, etc.
Audio: cuñas en emisoras, entrevista radial, etc.
Video: entrevistas y video en TV, videopromo, etc.
Visual: murales, ilustraciones, fotos.
Digital: email, publicaciones en redes sociales.
6. Acciones de comunicación: Son tareas, procesos o metas que se consideran pasos
necesarios en el logro del plan estratégico total del proyecto. Son las actividades a
través de las cuales se emitirá el mensaje. Deberán ser cuantificables, se les debe
calcular una cantidad de tiempo, de dinero y de dedicación.
A este nivel se debe definir los canales y recursos de comunicación a emplear. ¿Qué
medios de comunicación se van a usar? ¿Cuáles son nuestro canales propios? ¿Cómo
generamos un voz a voz positivo? ¿Cuáles son los voceros, influenciadores y
multiplicadores del mensaje?
Algunos ejemplos de acciones son: talleres, foros, reuniones, elaboración de boletín,
ferias, participación en eventos, página web, free press, carteleras, programas de
radio, televisión o prensa, etc.
7. Cronograma: Una parte esencial del Plan de Comunicación es el cronograma de
acciones. Se trata de ubicar en el tiempo las acciones comunicativas que se hayan
determinado, para verificar y planificar el trabajo a desarrollar. El cronograma
permitirá reconducir las acciones en el tiempo para alcanzar un equilibrio
comunicativo.
Contiene las fechas de implementación previstas para cada una de las actividades de
comunicación y responsable de cada actividad. Es aconsejable plasmarlas
esquemáticamente en una sola hoja, de modo que a simple vista se obtenga una visión
completa de plazos y acciones.
8. Seguimiento y evaluación: Una vez llevadas a cabo las acciones, y teniendo en cuenta
los criterios de medición (por ejemplo cuántos medios han recogido nuestra acción,
cuántas personas han acudido al acto y cuántas teníamos previsto que acudieran), hay
que valorar el grado de éxito de cada acción en particular y del plan de comunicación
en general. Responder a las preguntas ¿lo hemos hecho bien?, ¿nos ha servido? nos
permitirá ir modificando nuestro plan y mejorar nuestras futuras acciones.
9. Presupuesto: Supone una estimación en detalle de los costes asociados a la
implementación del Plan de Comunicación.