III INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO LEY

M IN IS T E R IO
D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L
E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O
F A B IO
J A R A M IL L O
LO N D O Ñ O
N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3
IN F O R M E P O R M E N O R IZ A D O
Je fe
D E L C O N T R O L IN T E R N O P e r ío d o
d e C o n trol
D E
In te rn o ,
o
D E L E S TA D O
q u ien
h a g a
JO S E
s u s
R A M IR O
M O N S A L V E
LE Y 1474 D E 2011
e v alu a d o :
M A R Z O
A
JU N I O
D E
JU L IO
2 0 1 2 .
C A S T A Ñ O
F e c h a
v e c e s :
D E
d e
ela b o r a ció n :
1 2
2 0 1 2
S u b s is t e m a d e C o n t r o l E s t r a t é g ic o
D ific u lt a d e s
S i g u e s ie n d o u n a c o n s t a n t e q u e a l p r e s e n t a r s e r o t a c ió n d e l p e r s o n a l A s is t e n c ia l ( S e r v i c io S o c ia l
O b l i g a t o r io ) e l c u a l s e p r e s e n t a c a d a a ñ o , d i c h a á r e a
a p r o p i a c ió n d e la s p o lí t i c a s e m p r e s a r ia le s ,
n o c o n s t it u y e u n fa c t o r q u e p e r m i t e la
i m p id ie n d o l a c o n s o l id a c i ó n d e l a in fo r m a c ió n y
c a p a c it a c ió n q u e s e le b r in d a a l p e r s o n a l , y a q u e n o s e p u e d e d a r c o n t in u id a d
a lo s p r o c e s o s
a d e la n t a d o s c o n e s t o s p r o fe s io n a le s y s e p r e s e n t a n r e p r o c e s o s c o n e l p e r s o n a l a s i g n a d o p a r a e l
s i g u i e n t e p e r io d o , i g u a lm e n t e p o r la u b i c a c ió n g e o g r á fi c a y d e O r d e n P ú b li c o e n lo s m u n i c ip io s
d o n d e la E S E h a c e p r e s e n c ia , lo s p r o fe s io n a le s d e la S a lu d n o s e in s t a la n y e l a l g u n a s o c a s io n e s
l l e g a n a p r e s t a r s u S . S .O . y a l d í a s i g u i e n t e p r e s e n t a n r e n u n c i a , p o r l o s m o t i v o s a n t e r i o r m e n t e
m e n cio n a d o s .
E n lo q u e r e fi e r e a l M o d e lo d e O p e r a c ió n p o r P r o c e s o s ,
s e e v id e n c ia
q u e a l g u n o s s e r v i c io s
d e n t r o d e la e s t a n d a r iz a c ió n d e lo s p r o c e s o s , h a n s id o a d a p t a d o s a c a d a s e d e , d e p e n d i e n d o d e l
r e q u e r im ie n t o p o b la c io n a l a l a c c e s o d e
lo s s e r v i c io s d e s a lu d ,
p o r lo t a n t o
e sto s p r o ce so s
e st a n d a riza d o s s e a d a p ta ro n p a ra ca d a s e d e .
A s í m is m o
s e h a c e n e c e s a r io
c o n t in u a r c o n
la a c t u a li z a c ió n d e
lo s R ie s g o s y l o s p u n t o s d e
c o n t r o l d e c a d a p r o c e s o , p a r a a s e g u r a r s u d e b id o s e g u im ie n t o y c o n t r o l .
A va n ce s
L a A l t a D ir e c c i ó n im p a r t e lo s l in e a m i e n t o s p a r a e l s e g u im ie n t o a l d e s a r r o llo d e l o s p r o y e c t o s
in s t it u c io n a l e s , a c t i v id a d e n c a b e z a d a p o r lo s líd e r e s d e lo s p r o c e s o s e n l o s C o m it é s d e G e r e n c ia
y co n
l a p a r t i c ip a c ió n d e t o d o s lo s s e r v id o r e s d e l a e m p r e s a .
L a E S E F a b i o J a r a m i l l o L o n d o ñ o , c o n s e c u e n t e c o n e l e n f o q u e d e M e jo r a m i e n t o C o n t i n u o d e l a
C a lid a d y p a r a q u e la in s t i t u c ió n o b t e n g a l a c a t e g o r ía d e A c r e d i t a c ió n e n S a lu d , n o s o la m e n t e
d e b e te n e r b u e n o s p ro ce so s
y / o e st ru ctu r a ,
s in o q u e e s t o s s e t r a d u z c a n e n r e s u lt a d o s e n
s a lu d c e n t r a d o s e n e l u s u a r io ; p a r a e llo r e a li z ó e l P l a n d e G e s t ió n 2 0 1 2 - 2 0 1 6 , e l c u a l y a fu e
a p ro b a d o
R e s o lu c i ó n
p o r la
710
Ju n t a
de
D ire c tiv a
20 1 2 ,
y a d e m á s s e in i c io
em a nado
del
M in is t e r io
e l p ro c e so
de
S a lu d
p a r a d a r c u m p l im i e n t o
y
P r o t e c c ió n
S o c ia l ,
co n
a
la
un
c r o n o g r a m a d e A c t iv id a d e s d e d is e ñ o d e l P la n d e D e s a r r o l lo v i g e n c ia 2 0 1 2 -2 0 1 6 .
S e c o n t in u a c o n la e j e c u c ió n d e l P l a n d e C a p a c i t a c ió n , d a n d o c u m p l im i e n t o a l fo r t a l e c i m i e n t o y
m e j o r a m i e n t o d e l d e s e m p e ñ o la b o r a l d e lo s s e r v id o r e s y l íd e r e s d e lo s p r o c e s o s , d e t a l m a n e r a
q u e la s c o m p e t e n c ia s l a b o r a l e s d e l o s fu n c io n a r io s s e
f o r t a l e z c a n e n p r o c u r a d e u n a m e jo r
p r e s t a c ió n d e n u e s t r o s s e r v i c io s m i s io n a l e s y d e a p o y o a n u e s t r o s u s u a r io s .
M IN IS T E R IO
D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L
E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O
F A B IO
J A R A M IL L O
LO N D O Ñ O
N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3
S e c u l m i n o e l p r o c e s o d e l a a c t u a l i z a c i ó n d e l a s H o ja s d e V i d a d e t o d o e l p e r s o n a l v i n c u l a d o a l a
E S E , c o n e l á n im o d e t e n e r a l d ía la in fo r m a c ió n d e c a d a u n o d e n u e s t r o s fu n c io n a r io s y d a r
c u m p li m i e n t o a lo e s t a b le c id o e n la n o r m a t i v i d a d v i g e n t e .
En
c u a n to
a l P ro g ra m a
de
S a lu d
O c u p a c io n a l , s e
( I n c e n d io , E v a c u a c ió n y P r i m e r o s A u x il io s ) ,
han
co n fo rm a d o
la s
d ife re n t e s
b riga d a s
e l C O P A S O C e n t ra l y u n C O P A S O d e a p o y o e n c a d a
u n a d e la s S e d e s d e A t e n c ió n , a d e m á s l a c a p a c it a c ió n e n d i v e r s a s t e m á t i c a s r e f e r e n t e s a la
S a l u d O c u p a c i o n a l y M a n e jo d e l R i e s g o , q u e s e e n c u e n t r a n c o n t e m p l a d o s e n e l P l a n d e S a l u d
O c u p a c io n e s d e l a E S E y e l P l a n d e F o r m a c i ó n d e la A R P P o s i t i v a ; s e r e a li z a r o n p r a c t i c a s
f u e e l s im u l a c r o d e E v a c u a c ió n ,
l le v a r o n
a
que
se
to m a r a
co m o
B r i g a d a d e In c e n d i o y P r i m e r o s A u x i l i o s , a c t i v i d a d e s q u e n o s
c o n c ie n c ia
de
la
im p o r t a n c i a
de
la
u t i li z a c ió n
de
e le m e n t o s d e
p r o t e c c i ó n p e r s o n a l , g e n e r a n d o a s í u n a c u lt u r a d e l a u t o c u id a d o e n n u e s t r o s fu n c i o n a r io s , p a r a
m a n t e n e r l a s a l u d i n d i v i d u a l y c o l e c t i v a d e l o s t r a b a ja d o r e s d e s d e s u s d i f e r e n t e s o c u p a c i o n e s .
S e r e a l i z ó e l e s t u d i o d e C l i m a L a b o r a l e n l a I P S d e S o l i t a , e l c u a l a r r o jo u n r e s u l t a d o d e 8 4 . 5 % d e
s a t i s f a c c i ó n d e l o s f u n c i o n a r i o s e n e l d e s e m p e ñ o d e s u t r a b a jo .
E n e l Á r e a d e B i e n e s t a r S o c ia l,
s e h a n d e s a r r o lla d o l a s a c t iv id a d e s q u e s e t i e n e n p r o g r a m a d a s
e n e l P l a n d e B i e n e s t a r S o c i a l e In c e n t i v o s , e n b u s c a d e u n m e jo r a m i e n t o d e l a C a l i d a d d e V i d a ,
D e p o r t i v a , R e c r e a t i v a y S o c ia l d e lo s fu n c io n a r io s .
S u b s is t e m a d e C o n t r o l d e G e s t ió n
D ific u lt a d e s
P e r s is t e
la d i fi c u lt a d e n la im p le m e n t a c ió n d e s i s t e m a s d e in fo r m a c ió n (s o f t w a r e ) e n lín e a a
t r a v é s d e in t e r n e t , y a q u e e l ú n i c o s e r v i c io e x is t e n t e e n lo s m u n i c ip io s d o n d e e s t á n u b i c a d a s
n u e s t r a s S e d e s d e A t e n c i ó n , e s e l In t e r n e t P o r t á t i l ( M o d e m ) , c u y a s e ñ a l e s d e p o c a i n t e n s i d a d ,
l o q u e d i f i c u l t a la n a v e g a c ió n , p o r lo c u a l s e h a c e n e c e s a r i o r e c u r r i r a e s t r a t e g i a s a lt e r n a s p a r a
l a c o n s o l id a c i ó n d e in fo r m a c ió n a n i v e l c e n t r a l ( F lo r e n c ia ) , d i fi c u l t á n d o s e c o n e llo , o b t e n e r la
in fo r m a c ió n d e m a n e r a in m e d ia t a y p e r m a n e n t e .
L a l e y d e A r c h i v o s i g u e s ie n d o d ifu s a y c o n fu s a p a r a la n a t u r a l e z a d e la e m p r e s a t o d a v e z q u e
e n v e z d e s im p li f i c a r lo s p r o c e s o s , l o s d i f i c u l t a e n la m e d id a e n q u e a l d o c u m e n t a r u n a a c c ió n
r e a li z a d a , c o n fu n d e y c r e a c o n fu s ió n p o r p a r t e d e l p e r s o n a l q u e d e s a r r o lla e s t a a c t iv id a d .
A va n ce s
C o n t in u a m o s u t i li z a n d o
C u e n ta s
a
la
e l p r o c e d im ie n t o e s t a b le c id o p a r a la
C iu d a d a n ía
de
la
V ig e n cia
20 1 1 ,
lo
que
nos
r e a l iz a c ió n d e la
ha
p e r m it id o
R e n d i c ió n d e
fo r t a le c e r
lo s
m e c a n is m o s d e P a r t i c ip a c ió n C iu d a d a n a , l o g r a n d o c o n e l lo u n m a y o r a c e r c a m i e n t o y c o n t a c t o
p e r m a n e n t e c o n la c o m u n id a d .
M IN IS T E R IO
D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L
E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O
F A B IO
J A R A M IL L O
LO N D O Ñ O
N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3
L a c o n s o l i d a c i ó n d e l S i s t e m a d e In f o r m a c i ó n d e l a E S E , h a r e p e r c u t i d o e n u n a m e jo r a s u s t a n c i a l
en
la
a t e n ció n
de
lo s u s u a r io s , e n
la
c o n fia b ili d a d
de
la
in fo r m a c i ó n
y en
lo s t i e m p o s d e
r e s p u e s t a a la s s o li c it u d e s p r e s e n t a d a s , p e r m it i é n d o n o s u n c o n t a c t o p e r m a n e n t e c o n e llo s .
L a o f i c i n a d e S i s t e m a s d e In f o r m a c i ó n y A t e n c i ó n a l U s u a r i o S IA U , h a d e f i n i d o e l p r o c e d i m i e n t o
p a ra
la
re sp u e sta
a l a s Q u e ja s y R e c l a m o s ,
p e r m it i é n d o l e a
lo s u s u a r io s d e l o s d i fe r e n t e s
s e r v i c io s a s is t e n c ia l e s , in t e r p o n e r d i fe r e n t e s a r g u m e n t o s s o b r e la s in q u ie t u d e s e n la p r e s t a c ió n
d e l s e r v i c io , la s q u e h a n s id o r e s u e lt a s o p o r t u n a m e n t e , p o r lo s fu n c io n a r io s .
Se
c o n t in ú a
fo r t a le c ie n d o
la e v a lu a c ió n d e la G e s t ió n d e s a r r o lla d a ,
a t r a v é s d e u n m o d e lo
o r i e n t a d o a r e s u l t a d o s , e l c u a l in c o r p o r a h e r r a m ie n t a s d e s e g u im ie n t o
a lo s in d i c a d o r e s d e
p ro d u c to e im p a cto .
S e a c t u a li z a p e r m a n e n t e m e n t e l a p á g in a w e b d e la e n t id a d , lo g r a n d o a s í m a n t e n e r in fo r m a d a
a la c o m u n i d a d d e t o d o s lo s p r o c e s o s q u e a d e la n t a la e m p r e s a .
S u b s is t e m a d e C o n t r o l d e E v a lu a c ió n
D ific u lt a d e s
L a c a r e n c i a d e c a n a l e s d e c o m u n i c a c i ó n ( In t e r n e t ) , l a s v í a s d e a c c e s o e n d e p l o r a b l e e s t a d o , l a s
g r a n d e s d is t a n c ia s a r e c o r r e r p a r a l le g a r a l a s s e d e s d e a t e n c ió n , e l n ú m e r o d e d ía s q u e s e
n e c e s i t a n p a r a e l d e s p la z a m ie n t o a t o d a s la s s e d e s d e a t e n c ió n , s e h a n c o n v e r t id o e n g r a n d e s
b a r r e r a s p a r a e l c u m p lim ie n t o o p o r t u n o d e la s a u d i t o r ia s in t e r n a s p r o g r a m a d a s p o r C o n t r o l
I n t e r n o , i g u a lm e n t e e l O r d e n P ú b l i c o s e c o n s t it u y e e n u n a b a r r e r a a l m o m e n t o d e l a r e a li z a c ió n
d e l a s A u d it o r ia s .
A va n ce s
L a t o m a d e c o n c ie n c ia d e la a u t o e v a l u a c ió n p o r p a r t e d e lo s fu n c io n a r i o s , e n lo r e fe r e n t e a lo s
P la n e s d e M e j o r a m i e n t o y S e g u im i e n t o , c o m o r e s u lt a d o d e l a s e v a lu a c io n e s in d e p e n d ie n t e s
( A u d i t o r í a s In t e r n a s ) , h a n s i d o u n o d e l o s m á s s i g n i f i c a t i v o s a v a n c e s q u e l a O f i c i n a d e C o n t r o l
I n t e r n o h a o b s e r v a d o e n c a d a u n a d e la s e v a lu a c io n e s r e a l iz a d a s .
L a s a u d it o r ia s c u e n t a n
co n
lo s d o c u m e n t o s s o p o r t e s q u e p e r m it e n
e v id e n c ia r
lo s h a ll a z g o s
r e g is t r a d o s .
L a e n t i d a d c u e n t a c o n h e r r a m i e n t a s d e e v a l u a c i ó n y m e jo r a m i e n t o d e f i n i d a s e n e l p r o c e s o d e
d i s e ñ o e i m p l e m e n t a c i ó n d e l M E C I p a r a l a e l a b o r a c i ó n y e je c u c i ó n d e p l a n e s d e m e jo r a m i e n t o
in s t it u c io n a l , f u n c io n a l e in d i v id u a l .
L a o f i c i n a d e C o n t r o l In t e r n o h a r e m i t i d o e n f o r m a o p o r t u n a l o s i n f o r m e s q u e l o s
c o n t r o l e x t e r n o h a n s o li c it a d o .
ó rga n o s d e
M IN IS T E R IO
D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L
E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O
F A B IO
J A R A M IL L O
LO N D O Ñ O
N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3
E s t a d o g e n e r a l d e l S is t e m a d e C o n t r o l In t e r n o
L a o f i c i n a d e C o n t r o l In t e r n o , c u e n t a c o n e l a p o y o d e l a A l t a D i r e c c i ó n , l o c u a l l e h a p e r m i t i d o
d a r l e l a i m p o r t a n c i a a l a i m p l e m e n t a c i ó n y e je c u c i ó n d e l M E C I ,
c o m o r u t a a s e g u ir ,
A lg u n a s
á reas
a d e m á s s e h a d e t e r m in a d o
lo s r e s u l t a d o s d e lo s d i f e r e n t e s p r o c e s o s q u e h a c e n p a r t e d e l m o d e lo .
han
a u m e n ta d o
su
c a p a c id a d
de
p ro d u c ció n ,
al
to m a r
co m o
base
lo s
l in e a m i e n t o s e s t ip u la d o s , lo g r a n d o a s í u n a d e c u a d o fu n c io n a m ie n t o ; e l c a m b io d e c o n d u c t a e n
c u a n t o a l M E C I p o r lo s fu n c i o n a r io s e s p o s it i v o ,
m á x im e
s i s e t ie n e e n c u e n t a q u e t o d o s h a n
v i s t o c o m o l a o r g a n i z a c i ó n n o s h a p e r m i t i d o m e jo r a r e l a m b i e n t e l a b o r a l a l o s f u n c i o n a r i o s .
E n g e n e r a l l a s o s t e n i b i l i d a d d e l S i s t e m a d e C o n t r o l In t e r n o e n l a E S E F a b i o Ja r a m i l l o L o n d o ñ o e s
bu ena ,
a p li c a d a
c a li fi c a c ió n
c a li fi c a d o
del
se g ú n
la
h e r r a m ie n t a
M E C I, fu e
de
e v a lu a c ió n
A DECU A D O , con
un
d is p u e s t a
p u n ta je
de
por
el
D A F P , se
a v a n ce
e n cu e n t ra
p o r ce n tu a l d e
La
9 3 .8 9 %
lo n o r m a d o e n 4 . 5 1 .
R e c o m e n d a c io n e s
C o n t in u a r
co m o
se
ha
D o cu m e n t a l, p a ra q u e
h e ch o
h a sta
la
fe ch a , co n
e l p ro c e so
é s t e s e a a p li c a d o d e n t r o d e la
de
e m p re sa y
la s
T a b la s
de
R e t e n c ió n
a s í d a r c u m p li m i e n t o a
la
n o r m a t i v id a d e x i s t e n t e .
C o n t in u a r c o n la a c t u a l iz a c ió n d e lo s p r o c e s o s y p r o c e d im ie n t o s in s t it u c io n a l e s c o n e l p r o p ó s i t o
d e fo r t a le c e r a c c io n e s t e n d ie n t e s a l c u m p lim ie n t o d e lo s o b j e t iv o s m is io n a le s y e s t r a t é g i c o s .
C o n t i n u a r c o n l a a c t u a l i z a c i ó n p e r m a n e n t e d e l M a p a d e R i e s g o s e n l o s P r o c e s o s In s t i t u c i o n a l e s ,
c o n e l fin d e e s t a b le c e r p u n t o s d e c o n t r o l a d e c u a d o , a c o r d e a l d e s a r r o l lo in s t it u c io n a l .
Se
re co m ie n d a
a d q u is i c ió n
el
de un
fo r t a le c im i e n t o
so ftw a r e
d el
in t e g r a d o
sist e m a
de
in f o r m a c ió n
a s is t e n c ia l
(A s i s t e n c ia l y A d m in is t r a t i v o ) c o n
m e d ia n t e
la
t o d a s la s u n i d a d e s
f u n c i o n a l e s d e P r e s t a c ió n d e S e r v i c io s d e S a l u d , d e la E S E F a b io J a r a m il lo L o n d o ñ o .
C o n t i n u a r c o n e l p r o c e s o d e d a r d e b a ja d e f i n i t i v a a l o s a c t i v o s b i e n e s m u e b l e s – e x i s t e n t e s e n
b o d e g a , q u e e s t á n c a t a lo g a d o s c o m o in s e r v ib l e s o q u e y a a g o t a r o n s u v id a ú t i l p a r a la e m p r e s a
y p o r t a l r a z ó n y a n o e s t á n p r e s t a n d o u n s e r v i c io .
J O S E R A M IR O M O N S A L V E C A S T A Ñ O
O fic in a C o n t r o l In t e r n o