estándares de integridad de negocio

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ESTÁNDARES DE INTEGRIDAD DE NEGOCIO
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ESTÁNDARES DE INTEGRIDAD DE NEGOCIO
CONTENIDOS
Página
MENSAJE DEL PRESIDENTE............................................................................................................................................ 1
ESTÁNDARES DE INTEGRIDAD DE NEGOCIO DE PRAXAIR.................................................................................... 2
TRATAMIENTO Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN SOBRE CUESTIONES DE CUMPLIMIENTO......................... 4
OBSERVANCIA DE LA LEGISLACIÓN EN MATERIA DE COMPETENCIA Y ANTIMONOPOLIO......................... 5
REALIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES CON ADMINISTRACIONES PÚBLICAS...............................
6
OBSERVANCIA DE LA LEY ESTADOUNIDENSE SOBRE PRÁCTICAS ILEGALES DE COMERCIO EXTERIOR 7
EMPLEO Y LUGAR DE TRABAJO: PREVENCIÓN DE LA DISCRIMINACIÓN Y EL ACOSO.................................. 9
CONFLICTOS DE INTERESES........................................................................................................................................... 10
OBSEQUIOS, ATENCIONES Y SOBORNOS..................................................................................................................... 11
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL RELEVANTE Y COMERCIALIZACIÓN DE VALORES.... 12
MANTENIMIENTO DE LAS DEBIDAS CONDICIONES DE SEGURIDAD Y RESPETO DEL MEDIO
AMBIENTE............................................................................................................................................................................ 13
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN................................................................................... 14
PROTECCIÓN Y USO ADECUADO DE LOS BIENES DE PRAXAIR............................................................................ 16
INTEGRIDAD FINANCIERA Y SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN........................................................................ 17
OBSERVANCIA DE LA LEGISLACIÓN EN MATERIA DE EXPORTACIÓN E IMPORTACIÓN................................... 18
GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA SOCIEDAD......................................................................................................... 19
CONTRIBUCIONES POLÍTICAS Y ACTUACIONES PARA INFLUIR EN LAS DECISIONES
DE LOS PODERES PÚBLICOS............................................................................................................................................ 20
CERTIFICADO DE INTEGRIDAD COMERCIAL............................................................................................................. 21
Informe sobre cuestiones relativas a su cumplimiento de las normas o a sus inquietudes éticas a su supervisor, al Local Compliance Champion, al Departamento
de Seguridad Corporativa a su representante de Recursos Humanos, al Chief Compliance Officer o al Departamento Jurídico de la Sociedad, o haga uso de la
Línea Telefónica Gratuita para Cuestiones de Integridad 1-800-290-7729 (Estados Unidos) o de la dirección de correo electrónico creada al mismo efecto:
[email protected]. La llamada puede realizarse a cobro revertido al número +1 (770) 582-5230 en aquellos casos en los que se haga desde fuera
de Estados Unidos. Toda represalia contra quien, de buena fe, informe sobre cuestiones de integridad se considerará una violación de la política de Praxair.
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MENSAJE DEL PRESIDENTE
Estimado Colega:
La reputación empresarial de la que goza Praxair es uno de sus valores fundamentales
y contribuye a crear el entorno adecuado para las relaciones que la sociedad mantiene con
sus empleados, accionistas, clientes, proveedores, con las comunidades en las que desarrolla su
actividad comercial y con el público en general. Praxair ha conformado su reputación como
empresa de importancia mundial a lo largo de un siglo, por lo que es nuestra responsabilidad
continuar reafirmando aquellos valores sobre los que dicha reputación se ha fundado: la
honestidad, la conducta ética y la observancia de la ley
Los Estándares de Integridad de Negocio de Praxair abarcan muchos aspectos del mismo,
pero todos ellos comparten un mensaje común: de los empleados se espera que observen el
espíritu y la letra tanto de estos principios como de la legislación vigente en el país en el que
se encuentre su puesto de trabajo.
No encuentro las palabras adecuadas para expresar la profundidad de mi compromiso
con los principios expuestos en estos Estándares, pero sé que puedo contar con que
cada uno de vosotros mostrará el mismo nivel de compromiso.
Muy cordiales saludos:
Steve Angel
Chairman & Chief Executive Officer
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ESTÁNDARES DE INTEGRIDAD DE NEGOCIO DE PRAXAIR
Valor fundamental
Praxair es una empresa comprometida con elevados principios
de comportamiento ético y responsable, de conformidad con la
legislación vigente en todos los países en los que desarrolla su
actividad comercial. Este compromiso, en su nivel más básico,
exige un trato justo y razonable con los empleados, clientes,
proveedores, accionistas; competidores, el público en general y
las comunidades en las que desarrollamos nuestra actividad.
La reputación empresarial de Praxair se ha construido sobre la
base de las actuaciones individuales de cada uno de sus
empleados y representantes, por lo que éstos desempeñan un
papel fundamental a la hora de cumplir con dicho compromiso.
La rigurosa observancia tanto de los correspondientes principios
éticos como de la legislación aplicable, además de ser la forma
correcta de actuación, es recomendable desde el punto de vista
de las buenas relaciones comerciales. Las practicas
comerciales de carácter dudoso y las “fórmulas mágicas” de
éxito son perjudiciales a largo plazo. Las conductas éticas y
responsables son las únicas que conducen a un éxito
empresarial sostenible.
Estándares
Los estándares que nos ocupan no pretenden tener un carácter
exhaustivo ni resolver u ocuparse de todos los asuntos o
cuestiones que puedan surgir cuando se encuentre en su lugar
de trabajo. Sin embargo, sí tienen como objeto poner de relieve
ciertas situaciones a las que probablemente tenga que hacer
frente en el día a día de su trabajo. Se han concebido tanto para
ayudarle a cumplir con las políticas de Praxair como para
incrementar su conciencia en lo que respecta a cuestiones clave
sobre cumplimiento y principios éticos.
El sector empresarial de asistencia sanitaria estadounidense
tiene un código de conducta propio, así como un conjunto de
normas relativas a la privacidad de sus clientes, que
complementan a nuestros estándares. Además, determinadas
funciones empresariales, como las relativas al pago de
impuestos, tecnologías de la información, finanzas, contabilidad
y recursos humanos, cuentan con principios complementarios
que les son aplicables.
2
Si tiene alguna duda acerca de cuál es la conducta adecuada
en cualquier circunstancia que pudiese estar contemplada
por estos estándares, consulte a su supervisor, a su Local
Compliance Champion (responsable a nivel local de
cuestiones de integridad), al Departamento de Seguridad, a
su representante de Recursos Humanos, al Chief Compliance
Officer, al Departamento Jurídico de la empresa o llame a la
línea telefónica directa gratuita para cuestiones de integridad
1-800-290-7729 (Estados Unidos) o del correo electrónico
creado para el mismo fin [email protected].
La llamada puede realizarse a cobro revertido al número
+1 (770) 582-5230 en aquellos casos en los que se haga desde
fuera de Estados Unidos.
Aplicabilidad y efectos
Estos Estándares son de aplicación obligatoria en todo el
mundo, para todos los empleados de Praxair, Inc. y para las
empresas filiales y asociadas en las que Praxair sea
accionista mayoritario.
La orientación que proporcionan estos estándares constituye
parte de la implementación de la política ética de la empresa
que lleva por título “Cumplimiento de la Legislación en
materia de Integridad de Negocio y Política Ética” que ha
sido adoptada por el Consejo de Administración de Praxair.
Estos Estándares son de aplicación obligatoria para los
directivos, consejeros, empleados y representantes de
Praxair, así como para aquellos que actúen en nombre de la
empresa.
Todo empleado está obligado al cumplimiento de estos
Estándares incluso si trabaja en lugares en los que la
legislación es más permisiva en comparación con las
exigencias contenidas en los mismos.
Praxair se toma muy en serio la observancia de estos
Estándares, y su incumplimiento, dependiendo de las
circunstancias en que se produzca, conllevará sanciones
disciplinarias entre las que se podrá incluir la rescisión del
contrato de trabajo.
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Expectativas
Los empleados deberán:
ü Cumplir con el espíritu y la letra de estos estándares así
como con la legislación vigente en el país en el que se
encuentre su puesto de trabajo.
ü Completar toda la formación sobre cumplimiento que se
le exija.
Los Managers/Supervisors (Supervisores) deberán:
ü Fomentar un ambiente que ponga de manifiesto la importancia
de estos estándares y ofrecer un modelo de conducta en lo
que respecta al cumplimiento en materia de integridad.
ü Asegurarse de que todos los empleados bajo su dirección, ya
sea directa o indirectamente, se familiaricen con estos
estándares y reciban la formación adecuada.
ü Establecer controles internos que tengan por objeto prevenir
y detectar posibles infracciones de dichos estándares.
ü Asegurarse de que los agentes, representantes y demás
contratados para actuar en nombre de la Sociedad estén al
tanto de estos estándares y hayan aceptado actuar en
consecuencia.
P: ¿Como puedo saber si estoy incurriendo
en una conducta poco ética?
R: En el caso de que le inquiete lo que está haciendo, tenga
alguna razón para creer que sus actuaciones pudiesen ser
ilegales o le preocupa el hecho de que sus acciones pudiesen
ser descubiertas, podría correr el riesgo de estar incurriendo
en una conducta poco ética. No haga caso omiso de su
instinto. Pare un momento, reflexione sobre lo que está
haciendo y pida asesoramiento a su supervisor o al
departamento jurídico de la Empresa.
P: ¿Qué debería hacer en caso de que mi
supervisor me pidiese hacer algo que
personalmente considero que infringe los
Principios de Integridad o que es ilegal?
R: No lo haga. No importa quién sea el que le pide hacer algo;
si sabe o cree que no es correcto, deberá negarse a hacerlo. En
caso de no sentirse cómodo y preferir no tratar el tema
directamente con su supervisor, deberá ponerse en contacto
con el Chief Compliance Officer (Responsable de cuestiones
de integridad y cumplimiento con la ley de la Compañía) o con
la línea telefónica gratuita para cuestiones de integridad.
Políticas de Praxair: Praxair mantiene una guía detallada de
pautas sobre algunos de los temas contemplados por estos
estándares que puede consultarse en Airwaves, el sitio intranet
privado de Praxair. Todos aquellos empleados que residan
fuera de los Estados Unidos podrán conseguir una copia de
dicha guía de pautas del Departamento Jurídico o de su
representante de Recursos Humanos.
Certificación anual
Se solicitará a la mayoría de los empleados que cada año
certifiquen haber leído, entendido y acatado estos estándares y,
en su caso, otros complementarios relacionados con sus
responsabilidades laborales.
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TRATAMIENTO Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN SOBRE
CUESTIONES DE CUMPLIMIENTO
Garantizar el cumplimiento de estos estándares no es una tarea
exclusiva del Chief Compliance Officer, del Departamento
Jurídico o de los altos cargos de la empresa, sino que
constituye una tarea de todos y cada uno de los empleados.
Lograr los elevados estándares de integridad de Praxair exige
su compromiso activo y una actitud de alerta para poder detectar
posibles incumplimientos.
Cómo informar sobre temas de cumplimiento
En el caso de que usted sospeche que se ha incurrido en algún
tipo de incumplimiento en su lugar de trabajo, informe acerca
de sus inquietudes a su supervisor o a su representante de
Recursos Humanos. En caso de no sentirse cómodo y preferir
no tratar el tema con alguien de su entorno laboral, puede
llamar al Chief Compliance Officer al número 203-837-2665
en Estados Unidos o contactar con la línea telefónica directa
gratuita para cuestiones de integridad. Las comunicaciones
realizadas a través de la línea telefónica directa gratuita para
cuestiones de integridad pueden hacerse de forma anónima si
ese es su deseo.
El hecho de que una persona tome represalias contra quien
informa de buena fe sobre cuestiones de integridad se
considerará una infracción de la política de Praxair. A todo
empleado que realice algún tipo de acción como represalia
contra las personas que hayan formulado alguna pregunta
o duda en materia de cumplimiento con la política de
Praxair le serán impuestas sanciones disciplinarias que
podrán incluir la rescisión del contrato de trabajo. En el
caso de que algún empleado de Praxair presentase ante las
autoridades públicas una demanda por represalias, Praxair
cooperará con dichas autoridades en la investigación.
Puede ponerse en contacto con la línea telefónica directa
gratuita de Praxair para cuestiones de integridad ya sea vía
1. e-mail a la dirección: [email protected], o
2. realizando una llamada al teléfono gratuito, disponible
24 horas al día, siete días a la semana. En caso de
llamar desde Estados Unidos, Canadá o México,
marque el 1-800-290-7729. No obstante, si la llamada
se realiza desde fuera de los Estados Unidos, siga las
instrucciones del panel lateral para efectuar una llamada
a cobro revertido al teléfono +1 (770) 582-5230
Funcionamiento de la Línea telefónica gratuita
para cuestiones de integridad
En caso de que usted prefiera efectuar una llamada a la
Línea telefónica gratuita para cuestiones de integridad en
lugar de enviar un e-mail o una carta, la persona que reciba
su llamada redactará un resumen de su conversación. En
caso de necesitar una contestación rápida durante el horario
no tan pronto como les sea posible.
Podrá elegir entre identificarse al llamar o permanecer en el
anonimato. Se le asignará un número de identificación en
caso de que desee llamar de nuevo para solicitar información
sobre el estado de su consulta.
Praxair lleva a cabo las investigaciones oportunas en cada caso
sobre presuntos incumplimientos de estándares. La empresa cuenta
con la plena cooperación de los empleados en estas investigaciones
y consultas, y con que sus respuestas sean sinceras, precisas y fieles
a la verdad.
4
Expectativas
Los empleados deberán:
üPermanecer alerta ante posibles incumplimientos, así como
ante conductas inaceptables tales como, el ejercicio de
presiones tendentes a conseguir que se ceda o se transija
respecto a la observancia de dichos estándares.
üInformar sobre toda duda que puedan tener con respecto al
cumplimiento de estos estándares en su puesto de trabajo, a
través de cualquiera de los conductos descritos con anterioridad.
üCooperar con toda investigación que se esté llevando a cabo
en relación con posibles incumplimientos.
Los Managers/Supervisors (Supervisores) deberán:
üMantener un entorno de trabajo abierto en el que el empleado se sienta libre para informar de toda duda que pueda tener
sobre algún posible incumplimiento, sin temor a represalias.
üInformar de inmediato al Departamento Jurídico o al Chief
Compliance Officer de las acusaciones o denuncias relativas a
posibles incumplimientos o represalias.
P: En caso de informar sobre algún comportamiento
que pudiera parecerme sospechoso, ¿tendré algún
problema si finalmente mis sospechas fuesen
infundadas?
R: En caso de que hubiese dudado de algún comportamiento
que, finalmente, resultase correcto, no será sancionado ni
sometido a ningún tipo de represalias, siempre y cuando
hubiese albergado dichas dudas de buena fe. En calidad de
empleado de Praxair, tiene la responsabilidad de informar
sobre faltas o posibles incumplimientos.
P: ¿Es cierto que se podrá despedir a los supervisores que tomen represalias contra empleados
que hayan informado de buena fe sobre posibles
conductas poco éticas o incumplimientos?
R: Sí. Praxair se toma muy en serio la observancia de estos
estándares. Toda represalia que pueda tomarse contra empleados
que hayan informado de buena fe acerca de posibles
infracciones sobre cumplimiento puede conllevar sanciones
disciplinarias, entre las que se podrá incluir la rescisión del
contrato de trabajo de buena fe acerca de posibles infracciones
sobre cuestiones de cumplimiento puede conllevar sanciones
disciplinarias, que podrán incluir la rescisión del contrato
de trabajo
Instrucciones para realizar llamadas a la Línea
telefónica gratuita para cuestiones de integridad
desde fuera
1. Póngase en contacto con la operadora de su localidad y
diga que quiere realizar una llamada a Estados Unidos a
cobro revertido.
2. El teléfono que ha de facilitar a la operadora es: +1 (770)
582-5230. Use el nombre de Praxair en lugar del suyo, si
lo que desea es permanecer en el anonimato.
3. Le conectarán con la Línea telefónica gratuita para
cuestiones de integridad de Praxair. En caso de que el
idioma que usted hable sea alguno distinto del inglés o
del español, dígale a la operadora el nombre de su país y
el idioma que habla. Le pedirán que espere un momento
("please, hold") hasta que acuda un intérprete para
responder a su llamada.
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OBSERVANCIA DE LA LEGISLACIÓN EN MATERIA DE
COMPETENCIA Y ANTIMONOPOLIO
Praxair es una empresa comprometida con el cumplimiento de
la “legislación antimonopolio” o “sobre competencia” que
resulte de aplicación en cada uno de los países en los que la
misma lleve a cabo sus operaciones comerciales. Por
consiguiente, se exige a todos los cargos directivos (o
equivalentes) que estén familiarizados y cumplan con las
exigencias y requisitos establecidos en el módulo que contiene
las pautas para el cumplimiento de la legislación aplicable
sobre competencia. Este documento se facilita a todos y cada
uno de los nuevos empleados y se encuentra disponible en
Airwaves. Aquellos empleados de Praxair que residan fuera de
los Estados Unidos, podrán conseguir una copia de dicho
módulo que contiene las pautas para el cumplimiento de
la legislación sobre competencia aplicable en su localidad, de
manos del Director de Recursos Humanos de su negocio o
regional, del Local Compliance Champion, del Chief
Compliance Officer o en el Departamento Jurídico. Es esencial
que obtenga una copia de este módulo, la lea
detenidamente y plantee las dudas que pudiesen surgirle al
respecto.
Una de las exigencias más importantes en materia de
legislación sobre competencia es que queda terminantemente
prohibido mantener conversaciones o comunicaciones con
competidores sobre materias relativas a los precios,
condiciones de venta, manipulación de las licitaciones, boicoteo
de clientes y adjudicación de los mismos, territorios o mercados.
Asimismo, los empleados de Praxair deberán prestar especial
atención al objeto de evitar conversaciones que versen sobre
información delicada o confidencial desde el punto de vista de la
competencia en situaciones en las que tengan una relación
estrecha con la misma, tales como, constitución de empresas
conjuntas, adquisición de empresas, negociaciones para la
desinversión o venta de divisiones o filiales, asistencia a reuniones
de asociaciones de comercio y demostraciones comerciales,
compromiso de obtención de productos y encuentros en las
localidades de los clientes. La constitución de empresas conjuntas,
adquisición de empresas y negociaciones para la desinversión o
venta de divisiones o filiales deberán comenzar con la firma de un
contrato de confidencialidad que deberá ser facilitado o aprobado
por el Departamento Jurídico. Asimismo, para poder asistir a las
reuniones de las asociaciones de comercio deberá obtener por
anticipado la aprobación tanto de su supervisor como del
Departamento Jurídico.
Expectativas
Los empleados deberán:
üInformar de inmediato, mediante una llamada telefónica al
Departamento Jurídico, al Chief Compliance Officer o a
través de la Línea telefónica gratuita para cuestiones de
integridad, sobre todo encuentro con la competencia en el
que alguno de los empleados de la misma intente mantener
cualquier tipo de conversación que, a juicio del empleado
informante sea inapropiada o le sugiera algo que considere
pueda ser constitutivo de infracción legal.
ü Planificar de forma anticipada, con la ayuda de su supervisor
o del Departamento Jurídico, las eventuales reuniones con la
competencia.
üPedir la aprobación de su supervisor y del Departamento
Jurídico antes de afiliarse o participar en asociaciones de
comercio o profesionales o entidades dedicadas a la
certificación de productos y al establecimiento de niveles de
calidad.
üRevisar con el Departamento Jurídico, de forma anticipada,
los materiales de los que vaya a disponer en reuniones del
sector, seminarios o demostraciones comerciales.
üUtilizar, de forma exclusiva, formularios que hayan sido
aprobados por el Departamento Jurídico en lo que respecta a
celebración de contratos relativos a transacciones
comerciales, constitución de empresas conjuntas,
adquisición y desinversiones.
üAbstenerse de realizar actividades que puedan interpretarse
como actos de competencia desleal (véase el módulo sobre
cuestiones de competencia, que contiene las pautas a seguir
para el cumplimiento de la legislación aplicable en materia
de competencia).
El módulo que contiene las pautas a seguir para el cumplimiento
de la legislación aplicable en materia de competencia expone
de forma amplia y exhaustiva las directrices a seguir en lo que
respecta a éstas y otras muchas situaciones. La observancia por
parte de los empleados de dichas directrices hará posible que
Praxair pueda seguir llevando a cabo su actividad comercial
dentro de los límites que establece la competencia leal y, de ese
modo, evitar inspecciones del Estado y posibles
responsabilidades civiles o penales (incluidas importantes
sanciones económicas) que pudiesen derivarse del
incumplimiento de la legislación en materia de competencia.
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REALIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES CON
ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Praxair es una empresa comprometida con el cumplimiento de
la legislación aplicable a la realización de operaciones
comerciales con administraciones públicas en todos y cada
uno de los países en los que desarrolla su actividad. Por
consiguiente, se exige a todos los cargos directivos(o
equivalentes) que estén familiarizados y cumplan con los
requisitos establecidos en el módulo Relaciones con las
Administraciones Públicas, que contiene las pautas para el
cumplimiento de la legislación aplicable en materia de
realización de operaciones comerciales con administraciones
públicas. Este documento se facilita a los nuevos empleados y
está disponible en Airwaves. Aquellos empleados de Praxair
que residan fuera de los Estados Unidos, podrán conseguir una
copia del módulo Relaciones con las Administraciones
Públicas para cada país de manos del Director de Recursos
Humanos de la empresa o del responsable de cuestiones éticas
(Local Compliance Champion), del Chief Compliance Officer
o a través del Departamento Jurídico de la empresa. Es
esencial que obtenga una copia de este módulo, la lea
detenidamente y plantee las dudas que pudiesen surgirle al
respecto.
Una de las condiciones esenciales para la realización de
operaciones comerciales con administraciones públicas es que
los empleados han de abstenerse de (a) hacer un ofrecimiento
o dádiva para favorecer la adjudicación de un contrato o ciertas
ventajas como consecuencia de dicho ofrecimiento; (b) utilizar
fondos de la empresa para agasajar, cubrir los gastos de viaje,
alojamiento, dietas, o para obsequiar a funcionarios del gobierno
sin el consentimiento previo del Departamento Jurídico.
El modulo Relaciones con las Administraciones Públicas
relativo a la realización de operaciones comerciales con
administraciones públicas, contiene, entre otras cuestiones,
la orientación relativa a restricciones en los pagos y
regalos a funcionarios del estado, el cumplimiento de los
requisitos en materia de contratación con administraciones
públicas, así como el sistema de actuación más adecuado
en caso de que se produzcan investigaciones públicas o
inspecciones inesperadas en el lugar de trabajo.
El incumplimiento de los requisitos establecidos en estos
estándares puede dar lugar a responsabilidades legales tanto
para la Empresa como para los propios empleados, incluidas
las derivadas de posibles acciones penales o de la imposición
de importantes sanciones económicas.
6
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Coordinar, con el empleado designado por la Empresa en
materia de contratación con administraciones públicas así
como con el Departamento Jurídico, tanto las ofertas y
contratos (incluidas sus correcciones) como la ejecución y
administración de dichos contratos celebrados con las
administraciones públicas.
ü Abstenerse de firmar contratos con administraciones
públicas que no hayan sido aprobados tanto por el
empleado designado al efecto como por el
Departamento Jurídico.
ü Obtener la aprobación tanto de su supervisor como del
Departamento Jurídico antes de dar algún objeto de
valor, agasajar o correr con los gastos de viaje o alojamiento de funcionarios públicos.
Referencia a otros títulos contenidos en estos
estándares:
• Cumplimiento de la ley estadounidense sobre prácticas
ilegales de comercio exterior (Foreign Corrupt Practices Act)
• Contribuciones políticas e influencia en las decisiones de los
poderes públicos (Political Contributions and Lobbying)
• Integridad de finanzas e información (Financial Integrity
and Reporting)
Definición de funcionario público: A efectos de estos
estándares, funcionario público es todo empleado o
representante of icial de un estado; de cualquier
departamento, organismo o entidad perteneciente a la
administración de dicho estado o a una organización
internacional de carácter público. Dentro de la definición
de funcionario podemos incluir: (1) agentes y empleados
de empresas públicas; (2) funcionarios que ostentan cargos
honoríficos, cuyas funciones son meramente ceremoniales,
sin recibir remuneración alguna por el desempeño de las
mismas, siempre y cuando dichos funcionarios tengan
influencia efectiva en la concesión de negocios, así
como(3) miembros de familias reales que puedan carecer
de autoridad “oficial”, pero, no obstante, posean derechos
de gestión en sectores del estado o empresas controladas
por el mismo.
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OBSERVANCIA DE LA LEY ESTADOUNIDENSE SOBRE
PRÁCTICAS ILEGALES DE COMERCIO EXTERIOR
Praxair es una empresa comprometida con el cumplimiento de
toda la legislación aplicable en lo relativo a la realización de
pagos o entrega de objetos de valor a funcionarios públicos en
todos los países en los que desarrolla su actividad comercial.
Por consiguiente, se exige a todos los cargos directivos (o
equivalentes) que se familiaricen y cumplan con los requisitos
contenidos en el módulo Cumplimiento de la Ley
estadounidense sobre Prácticas Ilegales de Comercio exterior
(Foreign Corrupt Practices Act o FCPA), que se facilita a todos
y cada uno de los nuevos empleados y que se encuentra
disponible en Airwaves. Aquellos empleados de Praxair que
residan fuera de los Estados Unidos, podrán conseguir una
copia de dicho módulo de manos del Director de Recursos
Humanos de la empresa o de la región en la que se encuentre,
del Local Compliance Champion, del Chief Compliance
Officer o a través del Departamento Jurídico de la Empresa Es
esencial que obtenga una copia de este módulo, la lea
detenidamente y plantee las dudas que pudiesen surgirle al
respecto.
Disposiciones en material de sobornos
Una de las exigencias más importantes en materia de observancia
de la ley estadounidense sobre prácticas ilegales de comercio
exterior (FCPA) es que queda terminantemente prohibido que
los empleados de Praxair, ya sea directa o indirectamente a
través de terceras personas, a sabiendas, realicen pagos o
entreguen objetos de valor a funcionarios de estados
extranjeros o a otras personas con la intención de influir a
dicho funcionario para obtener o conservar un negocio para
Praxair o para las filiales o asociadas de las que Praxair es
accionista mayoritario.
Pagos admitidos
En virtud de lo establecido en la FPA, se permite la realización
de pagos, siempre que no constituya una acción ilegal a tenor
de lo dispuesto en la legislación del país de que se trate. Por
ejemplo, ciertas leyes locales podrían autorizar aportaciones de
carácter político.
Pagos realizados con objeto de facilitar o agilizar
gestiones
Como excepción a la norma general que prohíbe la entrega de
objetos de valor a funcionarios públicos extranjeros, la FCPA
permite que se efectúen pagos a estos funcionarios siempre y
cuando dichos pagos consistan en una pequeña suma de dinero
con objeto de agilizar o facilitar ciertas gestiones administrativas
no regladas. Esta excepción tiene carácter restrictivo e incluye
una serie de acciones, como el despacho de aduanas, la
expedición de licencias o el procesamiento de papeleo
administrativo. Las gestiones de rutina administrativa no
incluyen situación alguna en la que el funcionario público
extranjero tenga la potestad de tomar la decisión de adjudicar
o no un nuevo negocio, o continuar un negocio existente. Todo
pago que tenga como objeto ejercer una influencia en las
acciones mencionadas vulnera las disposiciones establecidas
en la FCPA e incumple la política de Praxair. No obstante,
aunque estos pagos estén dentro de la legalidad de conformidad
con la legislación estadounidense, podrían considerarse ilícitos
a tenor de la legislación aplicable de algunos países en los que
trabajen o residan los funcionarios públicos extranjeros. Antes
de realizar cualquier “pago con objeto de facilitar gestiones”,
todo empleado tendrá la obligación de consultar con el
Departamento Jurídico para asegurarse de que dicho pago sea
lícito a tenor de la legislación aplicable en cada lugar.
Gastos razonables para la promoción de productos
y formalización y cumplimiento de contratos
La FCPA permite la realización de gastos, siempre que sean de
buena fe, para viajes, comidas y alojamiento de un funcionario
público extranjero o de terceras personas en su nombre que
estén relacionados con la promoción de productos de Praxair o
con la formalización y cumplimiento de un contrato. No
obstante, dichos gastos deberán ser razonables y estar
directamente relacionados con la promoción de productos o la
formalización y cumplimiento de contratos celebrados con
entidades u organismos públicos. Praxair no podrá hacerse
cargo de los gastos realizados por familiares de funcionarios
públicos extranjeros, así como tampoco cubrirá los gastos de
viaje o las dietas diarias de dichos funcionarios.
Autorización del Departamento Jurídico
Teniendo en cuenta la complejidad que conllevan las
excepciones a la norma general, todo empleado tendrá la
obligación de consultar con el Departamento Jurídico antes
de realizar o autorizar pagos a funcionarios públicos
extranjeros, incluso en aquellos casos en los que piense que
tienen como objeto facilitar o agilizar una gestión de rutina
administrativa, que son un gasto razonable o que está
permitido de conformidad con la legislación del país de que
se trate. Este procedimiento de autorización previa del
Departamento Jurídico será también de aplicación en los
casos en que dicho pago vaya a efectuarse de forma indirecta
a través de agentes, representantes comerciales o de
cualquier otro modo.
Auditorias contables internas y registros
Los empleados se abstendrán de crear libros contables ilegales con
objeto de utilizar dichos fondos para realizar pagos o entregar
objetos de valor a funcionarios públicos extranjeros.
El incumplimiento de las exigencias establecidas en el FCPA
puede dar lugar a responsabilidades legales tanto para la Empresa
como para los propios empleados, incluidas las derivadas de
posibles acciones penales o de la imposición de importantes
sanciones económicas.
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Expectativas
Los empleados deberán:
ü Obtener el consentimiento tanto de su supervisor como del
Departamento Jurídico antes de realizar pagos o dar algún
objeto de valor a funcionarios públicos.
üAntes de captar a algún agente, broker o representante, los
empleados deberán actuar con la diligencia debida, firmar
un contrato formal por escrito que establezca las garantías
relativas al cumplimiento y asegurarse de que dicho
intermediario no efectuará pagos inadecuados a funcionarios
públicos en nombre y representación de Praxair.
üNo podrán contratar a funcionarios públicos extranjeros o a
familiares de los mismos con objeto de realizar trabajos
para Praxair sin el consentimiento previo del Departamento
Jurídico.
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Referencia a otros títulos contenidos en estos
Estándares:
• Realización de operaciones comerciales con administraciones
públicas (relaciones con las Administraciones Públicas)
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EMPLEO Y LUGAR DE TRABAJO: PREVENCIÓN DE
LA DISCRIMINACIÓN Y EL ACOSO
Praxair es una empresa que ha adquirido ciertos compromisos
en materia de derecho laboral: la captación, contratación,
retribución y promoción de sus empleados se basa, de forma
exclusiva, en sus aptitudes, rendimiento y profesionalidad a la
hora de desempeñar su trabajo; asimismo, se compromete a
mantener un entorno laboral en el que se trate a los
trabajadores con respeto y dignidad. Como parte de nuestro
compromiso con lo dispuesto en material de empleo justo,
Praxair prohíbe tajantemente a sus empleados la realización de
conductas encaminadas a realizar tratos discriminatorios o
vejatorios por razón de raza, color, religión, género, nacionalidad,
edad, discapacidad, estatus de veteranía, embarazo u
orientación sexual. Dicha prohibición se aplicará a todos los
empleados de Praxair en todo el mundo sin tener en cuenta el
hecho de que la conducta realizada esté o no prohibida por la
legislación aplicable en la localidad donde se encuentra su
puesto de trabajo. Además, Praxair es una empresa
comprometida con el cumplimiento de la legislación aplicable
en materia laboral y de empleo de los países en los que
desarrolle sus actividades.
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Tratar con dignidad y respeto a sus compañeros de trabajo.
ü Evitar conductas que conlleven alguno de los tratos
discriminatorios o acosos descritos con anterioridad,
incluidas las descritas en el panel lateral.
ü Informar de inmediato sobre toda conducta que considere
constitutiva de trato discriminatorio o acoso a su supervisor
o al Director de Recursos Humanos. No obstante, en caso
de no sentirse cómodo y preferir no tratar el tema
directamente con estos últimos, podrá tratar sus dudas
con el Chief Compliance Officer o realizar una llamada
a la Línea telefónica gratuita para cuestiones de integridad.
Los supervisores deberán:
ü Fomentar un entorno de trabajo solidario en el que se
respete y valore los diferentes orígenes, perspectivas y puntos
de vista
üAbstenerse de tomar represalias contra quien ha hecho
una reclamación relativa a tratos discriminatorios o
acoso, así como contra quien esté participando en una
investigación al respecto ya sea fuera o dentro de la
empresa.
üAbstenerse de mantener relaciones sentimentales o
sexuales con empleados que se encuentren directa
o indirectamente a su cargo o bajo su responsabilidad, o
utilizar su posición directa o indirectamente para intentar
conseguir favores sexuales.
Ejemplos de Acoso:
El acoso es un comportamiento que crea un ambiente
de trabajo intimidatorio, hostil u ofensivo, y se deriva
de las conductas que se relacionan a continuación:
Algunos ejemplos de acoso conllevan:
• Comentarios desdeñosos o despectivos; gestos,
chistes, fotografías o pintadas relacionadas con la
raza, el color, la religión, el género, la nacionalidad,
la edad, discapacidades, embarazos; orientaciones
sexuales o el simple hecho de ridiculizar a un empleado debido a alguno de estos factores.
• Comentarios, gestos o chistes de contenido sexual.
• Exhibición de imágenes o fotografías con contenido sexual.
• Contactos físicos no solicitados, abusos sexuales o
requerimiento de favores sexuales.
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CONFLICTOS DE INTERESES
Tanto los empleados como sus familiares deben evitar
implicarse en acciones promovidas por cualquier tipo de
interés personal, económico o familiar que pudiese derivar
en una situación de conflicto de intereses con sus obligaciones
en calidad de empleado de Praxair.
P: Uno de los miembros de mi club está creando
un negocio y tiene productos que se pueden
conseguir a un precio excepcional. ¿Existe la
posibilidad de que Praxair adquiera productos del
negocio de mi amigo?
Incluso las acciones que puedan parecer un conflicto de
intereses podrían menoscabar la reputación empresarial de
Praxair o afectar de forma negativa a sus intereses
comerciales. Por consiguiente, los empleados de Praxair
han de actuar con la mayor cautela y delicadeza cuidando
la impresión que pudieran llevarse otros en lo que respecta
a sus actividades y relaciones dentro y fuera del lugar de
trabajo. Los empleados de Praxair deberán abstenerse de
utilizar su situación laboral para obtener pagos,
directamente o sirviéndose de un tercero, o asegurarse beneficios
empresariales que no estarían a su alcance si su situación
laboral fuese otra.
R: Cabe la posibilidad de que Praxair pueda adquirir ciertos
productos del negocio de su amigo siempre que se sigan los
procedimientos adecuados, no obstante, deberá obtener por
anticipado la aprobación tanto de su supervisor como del
Departamento Jurídico de la Sociedad. Asimismo, deberá
tener mucho cuidado para no influir de forma incorrecta en el
proceso de licitación o tratar de sacar un beneficio personal de
dicha operación.
Asimismo, la política de la empresa exige a sus consejeros
delegados y miembros de la junta general que pidan
aprobación a la misma para poder mantener relaciones,
realizar operaciones o inversiones que pudiesen dar lugar a
posibles conflictos de intereses.
Los conflictos de intereses surgen cuando los intereses
personales son o pueden parecer hostiles, adversos o
contrarios a los intereses de Praxair, así como cuando
interfieren el buen desarrollo de las actividades de los
trabajadores o su lealtad a Praxair.
Este tipo de intereses personales podrán ser, entre otros:
• interés de tipo económico o intención de controlar o
Expectativas
Los empleados deberán consultar de inmediato con su
supervisor, en caso de tener alguna duda, sobre si cabe la
posibilidad de que exista o pueda surgir un conflicto de
intereses en el transcurso de sus actividades tanto dentro
como fuera de la empresa.
Referencia a otros títulos contenidos en estos
Estándares:
• Obsequios, Atenciones y Sobornos
P: Me gustaría crear mi propia empresa, no
obstante, me gustaría conservar mi puesto de
trabajo en Praxair. ¿Conllevaría esto un conflicto
de intereses?
R: Un negocio fuera de su relación con Praxair, no tiene por
qué conllevar necesariamente una situación de conflicto de
intereses, aunque sí lo haría en ciertas circunstancias. Por
tanto, para poder crear un negocio propio deberá obtener por
anticipado la aprobación tanto de su supervisor como del
Departamento Jurídico a fin de que puedan llevar a cabo una
evaluación de las posibilidades de incompatibilidad con su
puesto de trabajo.
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influir en clientes o proveedores
• conductas realizadas fuera del lugar de trabajo en horario
laboral o utilizando medios o información privilegiada o
propiedad de Praxair en beneficio propio
• conseguir beneficios personales o para cualquiera de sus
familiares utilizando como medio su posición en Praxair
(especialmente cuando dichos beneficios provengan de
persona físicas o jurídicas que mantienen o pretenden
mantener relaciones comerciales con Praxair o de
cualquier otro modo puedan influir en las acciones que
Ud. vaya a realizar en nombre de Praxair).
• competir con Praxair en oportunidades de negocio
• hacer suyas las oportunidades que hayan surgido
utilizando medios propiedad de Praxair o información
obtenida en el desempeño de sus funciones
• llevar a cabo conductas fuera de Praxair en horario
laboral, que pudiesen interferir de algún modo el
desempeño adecuado de sus tareas o que pudiesen entrar
en conflicto con los intereses de Praxair
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OBSEQUIOS, ATENCIONES Y SOBORNOS
Obsequios y atenciones
Deberá tener un cuidado extremo a la hora de aceptar regalos,
almuerzos y cualquier tipo de atención que puedan tener con
usted las empresas que mantienen o pretenden mantener
relaciones comerciales con Praxair. Si bien las leyes y
costumbres de los distintos países del mundo difieren, la
norma general es que los empleados de Praxair deben abstenerse
de aceptar regalos, atenciones y otros favores en los casos en
los que, debido a su valor, diesen lugar a obligaciones o
pudiesen influir en su juicio empresarial particular. En caso de
tener alguna duda acerca de cuál es la conducta adecuada a
realizar a la hora de aceptar o no algún obsequio, consulte a su
supervisor o al Departamento Jurídico.
Consideraciones parecidas rigen a la hora de entregar
obsequios, atenciones y otros objetos de valor a clientes. Todo
obsequio, atención o afines ha de tener un propósito comercial
legítimo y un valor razonable. Lea el panel lateral de preguntas
y respuestas, que ofrece una serie de pautas para efectuar la
entrega de obsequios de forma adecuada. Los empleados de
Praxair deberán prestar especial atención en lo que respecta a
la entrega de objetos de valor y atenciones con los funcionarios
y empleados públicos.
Sobornos y cohecho
Queda terminantemente prohibida toda conducta que pudiese ser
constitutiva de soborno o cohecho; dichas conductas pueden dar
lugar a responsabilidades legales tanto para la Empresa como
para los propios empleados. Toda conducta constitutiva de
soborno o cohecho daría lugar a posibles acciones penales. La
empresa cooperará en toda inspección estatal o acción legal que
se esté llevando a cabo en materia de sobornos y cohecho, aunque
el empleado creyese estar actuando en beneficio de los intereses
de la Empresa.
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Abstenerse de solicitar obsequios, favoritismos u otras
atenciones a vendedores, proveedores o clientes actuales
o posibles.
ü Rechazar cualquier ofrecimiento, regalo, atención o favor
que le hayan ofrecido a usted o a alguno de sus familiares
que no concuerde con las prácticas de negocio habituales o
que de cualquier otro modo pudiesen ofrecerse para obtener
una influencia inadecuada e informar de inmediato a su
supervisor.
ü Abstenerse de realizar conductas que pudiesen ser
constitutivas de soborno o cohecho, ya sea directamente o
a través de terceras personas.
Referencia a otros títulos contenidos en estos
Estándares:
• Conflictos de intereses
• Realización de operaciones comerciales con administraciones
públicas (Relaciones con las Administraciones Públicas)
• Cumplimiento de la ley estadounidense sobre prácticas ilegales
de comercio exterior (Foreign Corrupt Practices Act)
Obsequios y atenciones inapropiadas: La adecuación de
los obsequios, atenciones o favores, ya sea en su
ofrecimiento o recepción está en función de muchos
factores incluidos su valor, propósito o situación en la que
se ofrecen o reciben. En el caso de que el obsequio,
almuerzo o atención fuese excesiva o estuviese fuera de
las prácticas de negocio habituales, es probable que no se
pueda aceptar. En caso de encontrarse en el transcurso de
una operación comercial, evaluación de presentaciones de
ofertas o tratando cualquier tipo de negociación con
funcionarios públicos es bastante probable que no pueda
aceptar ningún tipo de obsequio. Entre los obsequios,
atenciones y favores, ya sea en su ofrecimiento o en su
recepción, se incluyen, a efectos enunciativos, pero no
limitativos:
•Atenciones lascivas, ofensivas o de naturaleza ilegal
•Obsequios en metálico o equivalentes (como valores)
•Obsequios a funcionarios y empleados de las administraciones
Sobornos y comisiones: Soborno es todo ofrecimiento de
objetos de valor a personas con la intención de conseguir un
trato ventajoso. Comisión, en el presente contexto, es todo
pago en metálico o similar, incluidos bienes, servicios o
exención de obligaciones a clientes o proveedores a fin de
obtener de forma ilícita un trato ventajoso en ventas o
adquisiciones. Deberá informar al Departamento Jurídico
sobre cualquier duda a cerca de si un pago o entrega de
objetos de valor pudiese ser una conducta constitutiva de
soborno.
P: Un proveedor me ha ofrecido un descuento
personal del 15%. ¿Es esta una conducta
adecuada?
R: : Los empleados no pueden aceptar descuentos personales
a no ser que el proveedor ofrezca dicho descuento a todos
los empleados de Praxair.
P: Uno de mis proveedores más antiguos me ha
ofrecido unas entradas de primera fila para un
concierto muy bueno. Está a la espera de que se le
renueve el contrato. ¿Debería aceptar las entradas?
R: Probablemente no. La aceptación de las entradas podría ser
tomada como una influencia positiva a la hora de tomar la
decisión sobre la renovación de su contrato. Sean cuales fueren
las circunstancias, debe informar tanto a su supervisor como al
Departamento Jurídico de la Empresa de cualquier ofrecimiento,
regalo o favor que no concuerde con las prácticas de negocio
habituales con los clientes, para que lo estudien y acepten.
P:Sé que el vicepresidente de mi unidad comercial organiza acontecimientos anuales para
nuestros clientes más importantes y que ha
asistido a la final de la Liga en calidad de invitado
por uno de sus proveedores. ¿Está realizando
alguna conducta contraria a nuestra política?
R: Probablemente no. El buen trato y las atenciones a los
clientes de Praxair por parte tanto de la empresa como de los
proveedores es una práctica de negocio habitual. No ha realizado
una conducta contraria a nuestra política, siempre y cuando el
vicepresidente haya informado sobre sus planes y recibido la
aprobación tanto de su supervisor como con el Departamento
Jurídico.
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INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL RELEVANTE
Y COMERCIALIZACIÓN DE VALORES
Se considerará ilegal toda aquella acción que un empleado de
Praxair realice a fin de negociar (compraventa de acciones) con
los valores de Praxair mientras esté en posesión de “información
confidencial relevante” de Praxair. Así mismo, será ilegal dar
consejo (pasar la voz) sobre dicha información a otros a fin de
que sean ellos los que negocien con los valores, incluso en los
casos en los que dicho empleado no obtenga beneficio alguno
de la operación. El hecho de que un familiar de algún empleado
negocie con los valores de la empresa constituye ya un riesgo
que da lugar a la apariencia o presunción de que la operación
pudiese haberse realizado utilizando información de la empresa
en poder del empleado.
Las mismas restricciones se aplicarán a la negociación con
valores de otras empresas (de clientes o proveedores) en el
caso de que el empleado de Praxair esté en posesión de
información confidencial relevante de dicha empresa.
Las negociaciones con valores de Praxair que se permite
realizar a sus agentes se limitan a las “oportunidades de negocio”
o “trading Windows”, que tienen lugar poco después de la
emisión de acciones al público de los ingresos trimestrales,
para minimizar incluso la posible apariencia de negociación
con valores mientras se está en posesión de información
confidencial. Incluso en los momentos de “oportunidad de
negocio” o “trading Windows”, los agentes tienen la
obligación de disipar de antemano cualquier duda que pudiese
surgir con respecto a estas operaciones con el Departamento
Jurídico. Asimismo, se exige a los agentes de Praxair que
presenten informes, cumplimentando el Formulario 4, ante la
Comisión estadounidense de Mercado de Valores (U.S.
Securities and Exchange Commission) en el plazo de dos (2)
días laborables desde la fecha de adquisición o venta de valores
de Praxair. El Departamento Jurídico ayudará a los empleados
a cumplimentar los informes del Formulario 4.
Los “valores” de Praxair o de cualquier otra empresa incluyen
las acciones ordinarias y otros títulos de participación, así
como de crédito, como por ejemplo, obligaciones o pagarés.
Asimismo, se incluyen valores derivados, como opciones de
compra y opciones de venta relativas a los títulos de
participación y de crédito.
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Informar de inmediato al Departamento Jurídico en el caso
de que usted, o un tercero actuando en su nombre, pretenda
negociar con valores de Praxair o de alguna de sus empresas
asociadas y considere que puede estar en posesión de
información confidencial relevante.
ü Abstenerse de permitir que alguno de sus familiares negocie
con valores de Praxair cuando usted lo tiene prohibido.
ü Plantearse limitar su actividad de negocio con valores a los
momentos de “oportunidad de negocio” o “trading windows”
de los agentes, en aquellos casos en los que tenga acceso de
forma regular a información confidencial sobre los ingresos
de la empresa o de un sector empresarial relevante.
ü En el caso de que usted sea un agente de Praxair, deberá
presentar un informe cumplimentando el Formulario 4 en
el plazo de dos (2) días tras haber realizado la compraventa
de valores de Praxair.
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üEn el caso de tener alguna duda sobre la aplicabilidad de la
legislación estadounidense en materia de valores o sobre la
aplicabilidad de dicha legislación en la localidad en la que
reside, solicitar asesoramiento del Departamento Jurídico.
üParalizar cualquier negociación de valores hasta que las
operaciones o acontecimientos comerciales posibles o
pendientes de los que usted esté al tanto se hayan hecho
públicos.
üPlanif icar las negociaciones de valores para evitar la
realización de las mismas en aquellos momentos en los que
esté en posesión de información confidencial relevante.
Los Managers/Supervisors (Supervisores) deberán:
ü Limitar la difusión de información confidencial relevante
únicamente a aquellos casos en los que los empleados que la
necesiten.
La Información confidencial relevante es toda aquella que
un inversor razonable consideraría decisiva a la hora de tomar
una decisión de compra, conservación o venta de valores. Los
juicios de valor a cerca de la relevancia de la información a
menudo son difíciles de discernir, por consiguiente, deberá
consultar al Departamento Jurídico en caso de tener alguna
duda. A continuación relacionaremos algunos supuestos en
que la información, dependiendo de las circunstancias,
pudiese ser relevante:
• una previsión de los beneficios
• fusiones, adquisición de empresas, negociaciones para
la desinversión o venta de divisiones o f iliales o
constitución de empresas conjuntas de cierta relevancia
• cambios en las política de dividendos
• fraccionamiento de las acciones
• celebración de contratos de cierta magnitud
• adquisición o venta de activos relevantes
• cambios relevantes en la dirección o gestión de la empresa
• litigios de cierta entidad o inspecciones estatales
• saneamiento de valores o pérdidas relevantes
• cambios significativos en informes previos de beneficios
• escasez de materiales o provisiones
• establecimiento de un programa de readquisición de valores
• oferta pública de adquisición de las acciones de otra
empresa
P: Sé que no puedo comprar valores de Praxair
basándome en información confidencial de la
empresa, pero ¿puedo aconsejar a mis familiares
o amigos que lo hagan?
R: No. Estaría infringiendo las leyes sobre transacciones de
personas iniciadas del mismo modo que si fuese usted quien
las comprase. Tanto usted como la persona a quien está
aconsejando estarían infringiendo la ley y podrían iniciarse
acciones judiciales contra usted.
P: En el caso de que oiga que Praxair va a adquirir
otra empresa o que un cliente va fusionarse con
un competidor, ¿podría comprar valores de la otra
empresa o de Praxair antes de que el acuerdo se
haga público?
R: No. Habiendo obtenido información conf idencial
relevante, usted es un “iniciado” a tenor de las leyes de valores
y, por tanto, no puede comprar o vender valores de Praxair o de
cualquier otra empresa hasta que el acuerdo o negocio se haya
anunciado públicamente.
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MANTENIMIENTO DE LAS DEBIDAS CONDICIONES DE
SEGURIDAD Y RESPETO DEL MEDIO AMBIENTE
Praxair es una empresa comprometida con el mantenimiento
de las debidas condiciones de seguridad y respeto del medio
ambiente en el lugar de trabajo, así como con el estricto
cumplimiento de la legislación aplicable al respecto en todo el
mundo.
Lograr estos estándares exige el compromiso individual de
cada uno de los empleados y una vigilancia constante de la
seguridad. Praxair ha elaborado políticas exhaustivas en
materias relativas a la salud, seguridad y medio ambiente, así
como los procedimientos adecuados que deben seguirse en la
mayoría de los procesos de trabajo. Gran parte de estas políticas se
han elaborado a base una amplia experiencia en la materia y se
han concebido para garantizar su seguridad, proteger el
patrimonio de Praxair y cerciorarse de que las prácticas
medioambientales de Praxair sean de talla mundial. De los
empleados de Praxair se espera que conozcan y cumplan todas
y cada una de las políticas y procedimientos a seguir en su
empleo y lugar de trabajo
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Permanecer alerta e informar a su supervisor sobre posibles
prácticas y condiciones laborales que pudiesen constituir un
peligro, materiales peligrosos o vertidos; inobservancia de
cuestiones claves sobre cumplimiento, así como sobre
accidentes y lesiones.
ü Avisar a su supervisor o al Departamento de Seguridad de la
empresa de cualquier cuestión relativa a la seguridad.
ü Cumplir con los procedimientos de entrada y salida del lugar de
trabajo y cooperar con el personal de seguridad.
ü Manipular y deshacerse adecuadamente de los residuos
peligrosos de conformidad con la guía de pautas a seguir en
materia de medio ambiente de Praxair y la legislación aplicable
a dicha materia.
ü Acudir al trabajo despierto y descansado y nunca bajo la
influencia de bebidas alcohólicas, estupefacientes o sedantes.
ü Abstenerse de llevar consigo bebidas alcohólicas,
estupefacientes o sedantes al lugar de trabajo.
P: Mi supervisor me ha pedido que realice un
trabajo en nuestra planta que me parece
peligroso. ¿Debería hacerlo de todos modos?
R: No. no debería desarrollar prácticas laborales que
constituyan un peligro y debe negarse a realizar trabajos
peligrosos. Informe a su supervisor acerca de sus dudas. Nunca
será sancionado por negarse a desarrollar prácticas de trabajo
peligroso. En caso de que crea que su supervisor ha tomado
represalias contra usted por negarse de buena fe a desarrollar
prácticas laborales peligrosas, debe informar de inmediato al
Chief Compliance Officer o a la Línea telefónica gratuita para
cuestiones de integridad.
P: Tengo conocimiento de una infracción leve en
material de emisión en la planta en la que trabajo.
¿Es realmente necesario que se lo notifique a
alguien?
R: Sí. Praxair ha puesto en marcha un procedimiento
informativo que obliga a notificar todos los incumplimientos
eventuales y efectivos en materia medioambiental, con
independencia del grado de peligrosidad que conlleven, en un
plazo de 24 horas desde que se tiene conocimiento del mismo
al Departamento Jurídico y al de Seguridad
P: Sé que las restricciones de emisión de vertidos
permitidos de agua residuales se están cumpliendo
en mi planta a un 95% ¿Realmente importa el hecho
de que no podamos cumplir con dichas restricciones
el 100% de las ocasiones?
R: Sí. A pesar de que el 95% pueda parecer un rendimiento
excelente, ese 5% del tiempo que no cumplimos con las
restricciones podría conllevar acciones administrativas, incluida
la imposición de sanciones y multas o incluso la interposición
de acciones penales. La política medioambiental de Praxair
exige que cumplamos con toda la legislación aplicable en cada
caso en todos aquellos lugares en los que desarrollamos nuestra
actividad.
ü Evitar situaciones violentas y abstenerse de llevar a
cabo conductas intimidatorias en el lugar de trabajo.
Los Managers/Supervisors (Supervisores) deberán:
ü Informar de inmediato al Departamento Jurídico y al
personal de los Servicios de Seguridad y Medio ambiente de
cualquier situación que conlleve posibles incumplimientos
de la legislación relativa al medio ambiente.
üTratar de inmediato cualquier cuestión medioambiental que
pudiesen plantear los empleados.
üPoner en práctica las alertas y lecciones estudiadas y tratadas
por el Departamento de Seguridad y Calidad
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SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Seguridad de la información
La información confidencial o propiedad de la empresa
comprende activos empresariales fundamentales para la
competitividad y el éxito empresarial de Praxair. Los
empleados de Praxair son responsables de salvaguardar
toda información valiosa de la que dispongan, sea cual
fuere dicha información, y evitar que llegue a manos de
personas que no tengan la autorización pertinente para
acceder a la misma o a las que no les incumba la misma.
Cuanto más delicada, confidencial o fundamental sea la
información, mayor atención ha de prestar para protegerla.
Esta obligación se mantiene incluso cuando ya no sea
empleado de Praxair.
Es esencial que los empleados cumplan con lo dispuesto en la guía
detallada de pautas a seguir en materia de seguridad en aquellos
casos en los que vayan a enviar por correo electrónico información
confidencial relevante propiedad de Praxair a terceras personas.
Todo mail enviado desde su correo e-mail de Praxair así como una
carta o fax con el membrete de la empresa constituye una comunicación oficial de Praxair. Todos los sistemas informáticos y
datos de la empresa, incluido el e-mail y el uso de Internet están
sujetos a controles e inspecciones inesperadas cuando se estimen
convenientes para garantizar su uso empresarial adecuado, así
como para proteger tanto los intereses jurídicos de Praxair como
su reputación empresarial.
Asimismo, deberá prestar especial atención en aquellos casos
en los que participe, ya sea dentro o fuera del lugar de trabajo,
en chat rooms, message boards, weblogs o en cualquier otro
tipo de conversación on-line o electrónica, ya que esto constituye un riesgo considerable de difusión involuntaria de información confidencial relevante propiedad de la empresa. Del
mismo modo, deberá tener en cuenta las posibles responsabilidades legales, tanto para Praxair como para usted, que puedan
derivarse de comentarios realizados por su parte a una tercera
persona que la Comisión estadounidense de Mercado de
Valores (Securities and Exchange Commission) pudiese considerar constitutiva de información confidencial relevante.
Las obligaciones en materia de seguridad serán también de
aplicación a toda información confidencial relevante confiada
a Praxair por terceras personas, como clientes o proveedores.
Confidencialidad
Praxair es una empresa comprometida con el cumplimiento de
la legislación aplicable en materia de privacidad en todos aquellos países en los que desarrolla su actividad comercial.
En concreto, Praxair está comprometida con el cumplimiento
de la legislación española en materia de tratamiento de datos
personales y muy especialmente en lo que respecta al
tratamiento de datos médicos y sanitarios. Se exige a todos los
empleados con acceso a la información personal de los demás
empleados o clientes que se aseguren de que dicha información
se ha recabado, procesado, almacenado y transferido tomando
las adecuadas precauciones con objeto de asegurar su confidencialidad y que tan sólo tienen acceso a la misma las
personas que ostenten un propósito comercial legítimo, todo
ello con arreglo a las limitaciones y procedimientos contenidos
en la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
Se pedirá el consentimiento a los empleados y clientes para
poder recabar y hacer uso, según corresponda en cada caso, de
la información personal que les atañe.
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Expectativas
Los empleados deberán:
ü Clasificar e identificar toda la correspondencia y documentos
de la empresa en relación a su nivel de confidencialidad y a
la información privilegiada que contengan.
ü Restringir la difusión de la información confidencial de la
empresa entre los empleados a lo estrictamente necesario.
ü Seguir las pautas de la guía en materia de seguridad de
Praxair en todos aquellos casos en los que se realice algún
tipo de envío electrónico de información confidencial relevante
propiedad de la empresa a terceras personas.
ü Cumplir con todas las pautas de la guía en materia de seguridad
informática de Praxair, incluidas las que se refieren al uso
eficaz de contraseñas y no permitir que otros utilicen sus
derechos de acceso.
ü Evitar hacer uso de elementos que contengan información
confidencial relevante propiedad de la empresa en lugares
públicos.
ü Evitar mantener conversaciones que versen sobre información
confidencial relevante propiedad de la empresa en lugares
públicos u otros en los que exista la posibilidad de ser
escuchado y abstenerse de permitir a otros que revisen
dichos documentos.
ü Evitar responder a preguntas que pudiese hacerle alguien a
quien no conoce acerca de las operaciones, servicios, empleados
o clientes de Praxair.
ü Cumplir con lo estipulado en los contratos de confidencialidad
de los que tenga conocimiento en lo que respecta a información
confidencial proporcionada por otros, como clientes y
proveedores.
ü Evitar poner en conocimiento de clientes u otras personas
información confidencial relevante propiedad de Praxair
relativa a otro cliente sin su consentimiento expreso por
escrito o sin la aprobación de su supervisor.
ü Evitar recabar, usar o difundir información personal de
clientes u otros empleados, excepto en los casos en los que
resulte necesario para la realización de sus funciones y
dentro de los límites de la legislación vigente.
ü Salvaguardar de forma adecuada toda información personal
relativa a clientes y otros empleados que tenga bajo su
custodia.
Referencia a otros títulos contenidos en
estos Estándares:
• Intercambio de información conf idencial relevante y
comercialización de valores
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La “Información personal de los empleados” incluye,
por ejemplo, sus direcciones personales y de e-mail,
números de teléfono, fechas de nacimiento, números de
afiliación a la seguridad social, salarios, opciones de
compra de valores y bonificaciones, balances de planes
de ahorro, opción en los beneficios, embargos judiciales,
valoraciones de los rendimientos o formación, registros
de formación, informes médicos u otra información
relacionada con la salud. El tratamiento de esta información
deberá ceñirse estrictamente a lo dispuesto para cada
caso en la legislación española sobre protección de
datos de carácter personal.
P: Nunca estoy seguro de cuánto y qué puedo
hablar con la gente respecto a mi trabajo. ¿Como
puedo diferenciar los temas que contienen
información confidencial relevante propiedad de la
empresa de los que no la contienen?
R: La regla general es que toda información relacionada con
la actividad comercial de Praxair debe ser considerada
información confidencial relevante, a no ser que haya salido
a la luz en alguna de las publicaciones de Praxair. A menudo
es complicado tomar esa decisión, especialmente en
situaciones en las que Praxair está manteniendo
conversaciones con la competencia o con clientes en materia
de constitución de empresas conjuntas o proyectos de cierta
relevancia. En momentos en los que pueda tener alguna
duda, consulte a su supervisor o al Departamento Jurídico.
La Información confidencial relevante propiedad de
Praxair es toda aquella información que Praxair elabora
en sus investigaciones, actividades de producción,
marketing, ventas, iniciativas legales, financieras y demás
actividades que consistan en fórmulas, métodos, recursos,
información sobre los precios, estrategias y planes, entre
otros. Algunos productos, aplicaciones e información
tecnológica o datos de la empresa pueden, asimismo, ser
relevantes y tan sólo podrán revelarse a tenor de lo
dispuesto en un contrato de confidencialidad o mediando
el permiso adecuado.
En el caso de tener dudas sobre si la información que está
utilizando es confidencial o relevante, deberá consultarlo
con el Departamento Jurídico.
En los casos en los que empresa haya hecho pública dicha
información, ya no será conf idencial o relevante. A
continuación relacionamos las fuentes principales en las
que podrá encontrar la información relevante que la
empresa haya hecho pública:
• Publicaciones de prensa de Praxair
• Expedientes presentados ante la Comisión Nacional
estadounidense del Mercado de Valores (Securities and
Exchange Comisión, SEC)
• La información que ofrece el sitio web público de
Praxair (no así en el sitio intranet privado de Praxair:
Airwaves)
• Presentaciones de los ingresos trimestrales y de
inversiones anunciadas en el sitio web de Praxair:
www.praxair.com
• Folletos de ventas y marketing de Praxair
• Folletos de información relevante en materia de
seguridad de los productos de Praxair.
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PROTECCIÓN Y USO ADECUADO DE
LOS BIENES DE PRAXAIR
Todo empleado tiene la obligación de cuidar los bienes de
Praxair, incluidos los bienes inmuebles, fondos y
propiedad intelectual y salvaguardarlos de robos, pérdidas
y usos inadecuados.
Los bienes de Praxair tan sólo se usarán para beneficio de los
asuntos de la empresa y nunca en beneficio propio. Por
ejemplo, deberá abstenerse de llevar a cabo asuntos personales
en las dependencias de la empresa o de utilizar activos de la
misma, tales como ordenadores, herramientas, equipamiento,
vehículos u otras pertenencias para asuntos personales.
Estas mismas obligaciones serán de aplicación a los
activos que nos hayan confiado otras empresas, clientes y
proveedores.
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Restringir el uso personal de los ordenadores de Praxair a lo
estrictamente razonable, como usos de menor importancia,
que no interfieran en el desempeño adecuado de sus tareas y
que no infrinjan las políticas de Praxair.
üUsar el software de Praxair tan sólo conforme a la concesión
de licencia y a la legislación relativa a los derechos de autor.
üProteger adecuadamente el patrimonio de Praxair, incluida la
propiedad intelectual que se encuentre bajo su custodia o
supervisión.
üAvisar a su supervisor o al Departamento de Seguridad de
la Empresa en caso de que crea que haya una persona no
autorizada en los lugares de trabajo.
üInformar sobre posibles fraudes, robos o usos incorrectos
del patrimonio de Praxair.
üFamiliarizarse con las limitaciones de sus potestades
mediante la solicitud de autorizaciones a la empresa y
abstenerse de realizar operaciones que estén fuera de
dichos límites.
üSeguir las pautas de la guía en materia de propiedad intelectual
relativas a la utilización de la marca de Praxair, Inc.
üAbstenerse de planificar viajes de negocios que pudieran
dar lugar a gastos adicionales innecesarios para Praxair.
.
16
P: Este fin de semana voy a realizar ciertas tareas
de construcción en mi casa. ¿Podría utilizar las
herramientas de mi trabajo?
R: No. Las herramientas y el equipamiento de Praxair son
de uso exclusivo de la empresa y han de ser utilizados
exclusivamente con fines laborales.
P: Mi ordenador es propiedad de Praxair. ¿Puedo
utilizarlo para enviar y recibir e-mails personales?
R: Se aceptan cierto uso personal de los ordenadores de Praxair
siempre y cuando 1) no interfiera en el buen desarrollo de las
actividades laborales, 2) no infrinja ninguna política de Praxair
en otras materias como las relativas a seguridad de la
información, privacidad o acoso y 3) no envíe o reciba e-mails
con imágenes o contenidos sexuales, material inapropiado o
poco profesional.
P: Estoy organizando mi próximo viaje de
negocios y he pensado que podría hacerlo vía
Londres para poder visitar a mis padres. El
agente de viajes de Praxair me ha dicho que,
al hacer escala en Londres, el billete de avión
saldría más caro. ¿Puedo hacerlo de todos
modos?
R: No. Sus viajes de negocios no deben conllevar nunca gastos
innecesarios adicionales para Praxair. Así mismo, debe abstenerse
de aumentar los días de estancia con f ines vacacionales
o reencaminar su viaje por razones personales a no ser que
haya obtenido el permiso por anticipado de su supervisor.
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INTEGRIDAD FINANCIERA Y
SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
El mantenimiento al día de libros contables y registros se
considera esencial para cumplir con muchas de las leyes y
estándares a las que está sujeta Praxair. Además, las
decisiones comerciales competentes se basan en la
actualización constante de dichos libros contables y registros.
La actualización y perfección de los libros contables y los
registros exige, entre otras cosas, que:
• No exista activo o fondo alguno que Praxair posea o utilice
que no esté registrado en los libros contables.
• No existan asientos falsos o engañosos en documentos
comerciales.
Praxair es una empresa comprometida con la integridad
financiera y el suministro de información fidedigna, actualizada,
oportuna e inteligible de conformidad con la legislación
aplicable. Incluso en los casos en los que los empleados no
sean directamente responsables de la preparación de los
informes de estado de cuentas o financieros, estarán obligados
a garantizar la información oportuna relativa a los principales
acontecimientos y hechos que se encuentren dentro de su
ámbito de responsabilidad cuando así se lo solicite el personal
de Praxair designado a tal efecto.
Estos requisitos serán de aplicación obligatoria no sólo para los
informes y registros financieros o contables sino para todos los
libros contables, registros y documentos de Praxair. Todos los
empleados tienen la obligación de cerciorarse de que cualquier
libro contable, registro o documento que redacten, revisen o
apruebe sea fidedigno, actualizado, completo, carente de
asientos falsos o engañosos y que no pueda ser malinterpretado.
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Prestar especial atención en lo que respecta a libros
contables, registros o documentos justif icativos que
redacten, revisen o aprueben a f in de asegurarse de
que sean actualizados, completos y f idedignos.
üPedir orientación en las ocasiones en las que no esté seguro
de cómo realizar asientos contables o registrar operaciones,
acontecimientos o hechos de forma adecuada.
üConsultar sus dudas en los casos en los que advierta
1) resultados financieros que parezcan contradictorios con
su finalidad comercial 2) operaciones que tengan la
apariencia de no tener una finalidad comercial subyacente o
3) pagos que parezcan haberse hecho con fines diferentes a
los descritos en los documentos relativos a los mismos.
üEntregar información completa y actualizada de hechos
relevantes en relación a la redacción de informes realizada
por los auditores o personal autorizado de Praxair.
üInformar sobre cualquier intento de influir inadecuadamente,
impedir u obstaculizar las actividades de los auditores
internos o externos.
Los Managers/Supervisors (Supervisores) deberán:
üInformar de inmediato al director de Auditoria y Seguridad
Interna (Director of Internal Audit and Security), al
Departamento Jurídico de la empresa o al Chief Compliance
Officer sobre reclamaciones, denuncias o sospechas relativas
a actividades contables, auditorias contables internas y
cuestiones de auditoria inadecuadas; posibles conductas
constitutivas de fraude llevadas a cabo por altos cargos de la
empresa o posibles represalias contra quien haya denunciado
dichos hechos.
Los Libros contables y registros incluyen las copias
impresas o electrónicas de los asientos contables,
justificantes, facturas, notas, ordenes de pedido, recibos,
informes de gastos, nóminas, registros de servicios,
hojas de servicio, registros de inventario, informes de
inspección y registros de medida o de rendimiento.
P: Creo que mi superior puede estar llevando a
cabo conductas constitutivas de fraude contra
Praxair, aunque no estoy del todo seguro. ¿Qué
debería hacer?
R: Informe sobre sus dudas al Chief Compliance Officer o a la
Línea telefónica gratuita para cuestiones de integridad. Toda
información y conversaciones al respecto quedarán en la más
estricta confidencialidad y los hechos se investigarán de forma
profesional. En caso de necesitar más información al respecto,
lea la sección expuesta anteriormente, Tratamiento y suministro
de información sobre cuestiones de incumplimiento y
cuestiones éticas.
P: Mi jefe me ha pedido que realice ciertas
modificaciones en los asientos contables a fin de
que los resultados trimestrales parezcan mejores
y que lo compense en las cuentas del próximo
trimestre. Me ha dicho que mi trabajo podría
peligrar en caso de negarme. No me siento cómodo
con la situación, pero me preocupa mi situación
laboral. ¿Qué debería hacer?
R: Elija la opción correcta. No se tolerarán, bajo ningún
concepto, las conductas amenazantes que se realicen con fines
intimidatorios para conseguir que los empleados lleven a cabo
conductas poco éticas Deberá informar de inmediato de dicha
conversación al Chief Compliance Officer o a la Línea
telefónica gratuita para cuestiones de integridad.
P: Recientemente he realizado un pedido de equipo
y mi jefe me ha pedido que realice los asientos de
los gastos en una sección que no les corresponde.
Me comentó que nuestro presupuesto para equipos
no podría correr con dichos gastos y que mi
actuación no tendría efectos negativos sobre el
presupuesto total. ¿Qué debería hacer?
R. No debería realizar, a sabiendas, asientos incorrectos
en los libros contables y registros de la empresa.
Coménteselo a su jefe. En el caso de que insista, informe
de inmediato al Chief Compliance Officer o a la Línea
telefónica gratuita para cuestiones de integridad sobre las
intenciones de su supervisor.
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OBSERVANCIA DE LA LEGISLACIÓN EN MATERIA DE
EXPORTACIÓN E IMPORTACIÓN
Praxair es una empresa comprometida con la observancia de la
legislación española, estadounidense e internacional en materia
de importación y exportación.
La legislación puede requerir la obtención de permisos o
licencias, tasaciones, usuarios finales/control de utilización
para destinos especiales, auditorias contables, clasificación
y marqueo de productos, servicios y tecnologías que Praxair
exporte a o importe de otros países y puede prohibir o
restringir la exportación, importación o reexportación de
mercancías de o a otros países basándose en cuestiones
como el origen, la clasificación, su posible doble uso o la
identidad del cliente.
En algunos casos, la legislación de un país exportador, incluida
la de Estados Unidos, puede prohibir las exportaciones y
reexportaciones de mercancías a determinados países designados
o sujetos a embargo. La legislación estadounidense prohíbe la
participación, tanto a Praxair como a sus asociadas no
estadounidenses, en el boicoteo impuesto por un país a otro si
éste no ha sido aprobado por el gobierno estadounidense. La
conformidad con peticiones de boicoteos ilegales o el
incumplimiento de la obligación de informar de inmediato a las
autoridades estadounidenses podría acarrear sanciones
importantes para Praxair.
Existen abundantes controles en materia de exportación e
importación aplicables a tenor de la legislación estadounidense
y de otros países en los que Praxair desarrolla sus actividades
que pueden afectar a las operaciones comerciales que Praxair
lleva a cabo, así como acarrear sanciones por incumplimiento;
por tanto, es esencial que consulte con el responsable del
cumplimiento de la legislación Compliance Manager en materia
de exportación e importación y con el Departamento Jurídico
sobre cuestiones relacionadas con cualquier posible operación
comercial que esté relacionada con la exportación o
importación de mercancías o productos tecnológicos de Praxair
a o de cualquier otro país.
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Solicitar asesoramiento del Compliance Manager y del
Departamento Jurídico antes de realizar operaciones o celebrar
un contrato (incluidos los de suministro exterior) relacionado
con exportaciones, importaciones o reexportaciones de
mercancías, componentes, servicios y tecnología.
ü Solicitar asesoramiento del Compliance Manager en materia
de exportaciones e importaciones y con el Departamento
Jurídico antes de llevar mercancías de la empresa, tecnología
o información a fronteras internacionales.
Referencia a otros títulos contenidos en estos
Estándares:
• Operaciones comerciales con las Administraciones Públicas
(Relaciones con las Administraciones Públicas)
18
P: Praxair acaba de conseguir una oferta de negocio
en calidad de proveedor, pero el borrador del
contrato estipula que no se podrán utilizar
componentes o personal de un país en concreto
en la ejecución del contrato. En caso de firmar
dicho contrato, ¿sería una conducta constitutiva
de infracción de la legislación estadounidense en
materia de boicot incluso si con anterioridad a la
firma de dicho contrato nuestra intención fuese la
de no utilizar medios de dicho país?
R: Es bastante probable. El Departamento Jurídico deberá
revisar el contrato (así como los documentos o correspondencia
relacionados con el mismo). En caso de que dicha firma sí
fuese constitutiva de infracción en materia de boicot, por no
haber sido el mismo autorizado por las autoridades
administrativas estadounidenses, el lenguaje relativo al mismo
deberá eliminarse. Asimismo, será constitutivo de infracción en
materia de boicoteo todo contrato o acuerdo verbal sobre la
misma cuestión.
P: Una empresa afiliada extranjera ha adquirido un
producto fabricado por Praxair en Estados Unidos
que tiene un doble uso (comercial y militar). Dicha
empresa afiliada quiere revender el producto a un
usuario final cuya empresa se encuentra en un
país sujeto a embargo por parte de la
Administración estadounidense. La legislación
aplicable en el país al que pertenece la empresa
afiliada permite la exportación de productos a
países sujetos a embargo. ¿Podrá dicha empresa
afiliada revender el producto al usuario final del
país sujeto a embargo?
R: No sin la licencia adecuada. La legislación estadounidense
en materia de exportación e importación regula la
reexportación de productos, cuyo origen es estadounidense,
de un país a otro. A pesar de que la legislación del país en el
que se encuentra la empresa afiliada permite la exportación de
productos a países embargados, la legislación estadounidense
sigue siendo de aplicación a estos supuestos. Toda propuesta
de exportación o reexportación de productos, cuyo origen sea
estadounidense, a países sujetos a embargo por parte de la
Administración de los Estados Unidos ha de ser discutida con
anterioridad con el Departamento Jurídico.
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GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA SOCIEDAD
El elemento esencial para lograr un programa de cumplimiento
con la ley eficaz es la creación de un programa riguroso de
gestión de los registros. Praxair ha divulgado procedimientos de
gestión y conservación de registros en Estados Unidos y está a
punto de presentar procedimientos de gestión de registros y
programas de conservación de los mismos en los lugares de todo
el mundo en los que desarrolla su actividad.
Los registros, incluidas las copias impresas de documentos
e e-mails, han de conservarse o destruirse con arreglo a las
directrices y política empresarial aplicables a la retención
documental.
En ningún caso deberán destruirse archivos o documentos
informáticos que soporten las actividades contables de la
empresa ni aquellos que pudieran constituir una prueba en el
marco de una relación jurídica de Praxair con terceros.
Cuando el programa de gestión de registros de e-mail se
aplique en su negocio o región, todos los e-mails que lleven
más de un año en los servidores de la empresa, excepto
aquellos que hayan sido archivados en carpetas especiales, se
borrarán automáticamente. No obstante, todo empleado de
Praxair tiene la obligación de revisar todos sus correos
electrónicos salientes y entrantes desde hace más de un año
antes de concluir la fecha límite indicada de eliminación
de e-mails y almacenar en carpetas especiales todos aquellos
e-mails que sea necesario o aconsejable conservar por un
período de tiempo mayor.
P: Acabo de ser ascendido en mi puesto de trabajo
y he heredado un número determinado de
archivos pertenecientes a mi predecesor en el
cargo. ¿Tengo la obligación de conservar y
gestionar dichos registros?
R: La política de retención documental y registros aplicable
en su unidad de negocio es la que deberá determinar si tiene o
no la obligación de conservar y retener dichos registros.
P: Acabo de recibir una orden de retención del
Departamento Jurídico. ¿Debo conservar los
e-mails y las copias impresas de los documentos?
R: Sí. Los e-mails se consideran documentos y debe conservarlos
conforme a los programas de conservación de registros
aplicables.
P: Me gusta llevar un historial de mi carrera
profesional, por tanto, he conservado determinados
e-mails que no tienen una finalidad comercial ni
empresarial relevante. ¿Es una conducta adecuada?
R: La Política de Gestión de Registros y Retención Documental
de Praxair determina que todos aquellos e-mails que no tengan
un propósito comercial ni empresarial relevante pueden
conservarse por un período máximo de un año; los empleados
de Praxair están obligados a cumplir dicha política.
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Familiarizarse y cumplir con la política de Gestión de
Registros y Retención Documental.
üDeshacerse de correos electrónicos y documentos de la
empresa únicamente de conformidad con las disposiciones
del programa de Gestión de Registros y Retención
Documental aplicable a su negocio.
üAbstenerse de destruir o alterar registros cuando tenga
conocimiento de la existencia de investigaciones
administrativas o demandas judiciales posibles, o en curso.
üInformar de inmediato al Departamento Jurídico sobre la
naturaleza de posibles litigios o investigaciones
administrativas que lleguen a su conocimiento.
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CONTRIBUCIONES POLÍTICAS Y ACTUACIONES PARA INFLUIR
EN LAS DECISIONES DE LOS PODERES PÚBLICOS
Las contribuciones políticas y actuaciones para influir en las
decisiones de los poderes públicos están reguladas por
diferentes leyes tanto locales como federales en los países en
los que Praxair desarrolla su actividad comercial. Por ejemplo,
en Estados Unidos, están prohibidas las aportaciones políticas
de empresas a determinados candidatos estatales y federales,
excepto a través de los comités federales de actuaciones
políticas (PACs). En niveles estatales y federales en Estados
Unidos, los miembros de los grupos de presión están obligados
a inscribir y presentar informes periódicos de sus
actuaciones. Teniendo en cuenta la complejidad de estas leyes
y las sanciones que conlleva su incumplimiento, los empleados
tienen estrictamente prohibido realizar aportaciones políticas
o actuaciones para influir en las decisiones de los poderes
públicos en nombre y representación de Praxair sin haber
obtenido el consentimiento de su supervisor y del
Departamento Jurídico.
En España, este tipo de conductas no está permitido.
El incumplimiento de estos estándares puede dar lugar a
responsabilidades legales civiles y penales, así como
importantes sanciones económicas para la empresa.
Expectativas
Los empleados deberán:
ü Abstenerse de realizar aportaciones políticas o verse
envueltos en actuaciones encaminadas a influir en las
decisiones de los poderes públicos o miembros electos de
cuerpos legislativos.
ü Abstenerse de utilizar fondos, bienes, personal o servicios
de Praxair para apoyar a partidos o comités políticos,
candidatos o representantes de algún departamento de la
Administración.
ü Abstenerse de presentarse ante personal de la
Administración o departamento estatal como representante
autorizado para hablar en nombre de la empresa apoyando a
partidos políticos o candidatos.
ü Evitar verse envuelto en actividades políticas personales
durante el horario laboral o utilizar medios propiedad de
Praxair para dichos fines.
Los Managers/Supervisors (supervisores) deberán abstenerse
de realizar conductas coercitivas o ejercer presión alguna sobre
los empleados para que realicen aportaciones a candidatos o
partidos políticos.
20
P: ¿Se me permite realizar aportaciones políticas
de mi cuenta personal y, a continuación, presentar
una solicitud a Praxair para que dicho dinero me
sea reembolsado?
R: No. De ser así, se consideraría que ha sido Praxair quien
ha realizado dicha aportación.
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CERTIFICACIÓN DE INTEGRIDAD COMERCIAL
Por favor, deje constancia de su compromiso de cumplir los principios descritos en el siguiente folleto. Cumplimente la
certificación de integridad comercial que se le presente a continuación y entréguesela a su Compliance Champion
(Responsable de cuestiones de integridad y cumplimiento con la Ley).
Certifico haber leído y entendido los Estándares de Integridad de Praxair relativos a las siguientes cuestiones. Asimismo,
certifico que he cumplido y continuaré cumpliendo dichos estándares:
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
Cumplimiento de la legislación en materia de competencia vigente
Realización de operaciones comerciales con Administraciones Públicas
Cumplimiento de la ley estadounidense sobre prácticas ilegales de comercio exterior (Foreign Corrupt Practices Act).
Empleo y lugar de trabajo: Prevención de la discriminación y el acoso
Conflictos de intereses
Obsequios, atenciones y sobornos
Intercambio de información confidencial relevante y comercialización de valores
Mantenimiento de las debidas condiciones de seguridad y respeto del medio ambiente
Seguridad y confidencialidad de la información
Protección y uso adecuado de los bienes de Praxair
Integridad en asuntos financieros y divulgación de información
Observancia de la legislación en materia de exportación e importación
Gestión de registros
Contribuciones políticas y actuaciones para influir en las decisiones de los poderes públicos
Tratamiento y suministro de información sobre cuestiones de incumplimiento
q Convengo que, en caso de tener conocimiento de situaciones relacionadas con incumplimientos de los Estándares de
integridad de Praxair, informaré de inmediato sobre dichas cuestiones.
__________________________________________________________________________
NOMBRE IMPRESO
__________________________________________________________________________
NOMBRE IMPRESO DE LA UNIDAD DE NEGOCIO
__________________________________________________________________________
FIRMA
FECHA
Queda advertido de que prestar falso testimonio en este u otros documentos de Praxair constituirá un motivo para imponer sanciones
disciplinarias graves, incluida la rescisión de relación laboral. En caso de que no pueda cumplimentar este certificado por la razón que
sea, póngase en contacto con su supervisor, su Local Compliance Champion, con el Departamento de Seguridad, su Director de
Recursos Humanos, su Chief Compliance Officer, el Departamento Jurídico o la Línea telefónica gratuita para cuestiones
de integridad en la dirección [email protected], o llamando al teléfono 1-800-290-7729 (Estados Unidos). La llamada
puede realizarse a cobro revertido al número +1 (770) 582-5230 en aquellos casos en los que se haga desde fuera de Estados Unidos.
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Todos los derechos reservados
Praxair y el diseño de Flowing Airstream son marcas de fábrica o marcas de
fábrica registradas de Praxair Technology, Inc. utilizadas bajo licencia
en los Estados Unidos y/o otros países
P-9898-SC