División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE GESTIÓN DE APOYO UNIDAD DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN MÓDULO DE DECLARACIONES JURADAS PARA USO DE LA UNIDADES DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DEL USUARIO 2016 Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 2 Tabla de contenido INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................................. 3 MÓDULO PARA USO DE LAS UNIDADES DE RECURSOS HUMANOS ....................................................... 5 Formas de ingreso y particularidades. ............................................................................................................ 6 Modificar información personal del declarante ....................................................................................... 15 Obtener el listado completo de declarantes incluidos........................................................................... 17 Incluir declarante .................................................................................................................................................. 18 Incluir cargo ............................................................................................................................................................ 24 Incluir movimiento............................................................................................................................................... 26 Definición de cada movimiento....................................................................................................................... 29 Incluir perfil ............................................................................................................................................................ 30 Modificar cargo ...................................................................................................................................................... 32 ANEXO 1......................................................................................................................................................................... 34 Guía para la utilización del reporte interactivo........................................................................................ 34 Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 3 INTRODUCCIÓN La Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley No. 8422, publicada en La Gaceta 212 de 29 de octubre del 2004, y su Reglamento1 (publicado en el Alcance 11 a La Gaceta 82 del 29 de abril del 2005), tienen como fin prevenir, detectar y sancionar la corrupción en el ejercicio de la función pública. En ese sentido, encomienda a la Contraloría General, entre otras tareas, no solo la recepción y custodia de las declaraciones juradas, sino examinar y verificar la exactitud y veracidad de la información declarada. Con ese fin, a partir del año 2006, con fundamento en el artículo 66 del Reglamento en comentario, se diseñó e implementó un nuevo sistema informático, como medio autorizado por el ente contralor. Dicho sistema esta conceptualizado para llevar un registro y control de los funcionarios obligados a declarar, así como servir de herramienta en la constatación y verificación de la información suministrada por dichos funcionarios. Este sistema está compuesto de los módulos denominados: “Módulo de Declaraciones Juradas para uso de las Unidades de Recursos Humanos”, “Módulo de Declaraciones Juradas de Bienes para uso de las Unidades de Auditoría Interna”, y por el “Sistema de Declaraciones Juradas de Bienes” (para uso de los declarantes). Bajo ese entorno, el órgano contralor emite la Resolución R-CO-24-2009, relacionada con las “Directrices generales sobre la obligatoriedad del uso del Sistema de Declaración Jurada de Bienes (SDJB) D-2-2009-CO-DFOE”, publicada en La Gaceta 73 de 16 de abril de 2009, mediante la cual se instaura dicho 1 Reformado mediante Decreto Ejecutivo N°34409-MP-J, publicado en La Gaceta No 56, del 19 de marzo de 2008. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 4 Sistema como el único medio para que las personas consideradas declarantes, puedan registrar la declaración sobre su situación patrimonial. También, en ese mismo año se promulga la Resolución R-DC-66-2009, publicada en La Gaceta 245 de 17 de diciembre, llamada “Directrices generales sobre la obligatoriedad de utilizar el Módulo de Declaraciones Juradas para uso de las Unidades de Recursos Humanos” (en adelante Módulo), mediante la cual se instaura el Módulo, como el único medio para que las unidades de recursos humanos informen al órgano contralor, sobre los servidores sujetos a presentar declaración jurada de bienes. Se hace imperioso reiterar con todo este preámbulo, que son los funcionarios autorizados de la unidad de recursos humanos o su similar, los únicos con acceso al Módulo, con el fin de mantener totalmente actualizado y en forma oportuna, todos los registros de la información sobre las personas que están llamadas a presentar declaración jurada de bienes y los movimientos de personal que se presenten para cada caso, sin necesidad de remitir documentación física acerca de éstos. Por ende, son también los responsables de acatar y dar cumplimiento a la normativa legal y técnica que al respecto rige la materia, con las consecuentes responsabilidades derivadas de todo ese marco jurídico. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 5 MÓDULO PARA USO DE LAS UNIDADES DE RECURSOS HUMANOS Para ingresar al Módulo, los funcionarios responsables y autorizados de mantener actualizados los registros de los declarantes y los movimientos de personal deberán estar registrados por la Contraloría General, específicamente por la Unidad de Servicios de Información. Para ello, el Jefe de la unidad de recursos humanos o el jerarca de la entidad, deberá enviar un documento formal con los datos personales de los funcionarios a autorizar, para crearle el rol de usuario y el envío a su correo electrónico de la clave, que le permitirá acceder al Módulo. Para esos efectos, en el sitio web de la Contraloría se encuentra la plantilla con la información que debe enviarse. Una vez realizado lo anterior, los funcionarios recibirán el número de usuario y la clave que les permitirá acceder al Módulo. Al ingresar al Módulo deberá corroborar que el número de identificación que aparece en el margen superior derecho, corresponda a su número de cédula o de asegurado en el caso de ser extranjero. Del mismo modo, debe aparecer el nombre de la institución para la cual registra la información de los declarantes. Le recordamos que el número de usuario y la clave de acceso que le han sido asignados son de uso personal y exclusivo. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 6 Formas de ingreso y particularidades. Formas de ingreso al Módulo: 1. Ingresar al Sitio Web de la Contraloría General de la República. (www.cgr.go.cr), y seleccionar la opción “Declaración Jurada de Bienes” 2. En el menú de color azul que aparece al lado derecho de la página, seleccionar la opción “Trámites”, lo anterior desplegará un menú en el cual se debe seleccionar la opción No 4, “Declaración Jurada de Bienes”. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 7 En la página que se carga, encontrará una serie de información relacionada con el tema, y enfocada, según ciertas necesidades. Deberá seleccionar: “UNIDADES DE RECURSOS HUMANOS Y AUDITORIA INTERNA”. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 8 3. Podrá observar seguidamente, información atinente a las Unidades de Recursos Humanos y las Auditorías Internas, y además, la opción de ingresar al Módulo de referencia. 4. Al ingresar, se abrirá una ventana emergente en la que se le solicitará el nombre de usuario (número de cédula con formato de 10 dígitos) y la contraseña. En caso presentarse dificultades para el ingreso comuníquese al 905-3325273. 5. Una vez que se ingresan los datos y se da click sobre la opción “Conectar”, el navegador le permitirá ingresar al Módulo. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 9 Particularidades: En la parte superior del Módulo podrá encontrar el Menú con tres opciones; “Inicio”, “Procesos” y “Reportes”, las funciones de cada uno de estas serán explicadas en los apartados siguientes. Algunas particularidades que presenta el Módulo son las siguientes: A. Campos obligatorios: Todos los campos que posean el símbolo “*” deben ser ingresados obligatoriamente. B. Campos que sólo permiten seleccionar opciones predefinidas: Los campos que posean un botón con forma de flecha con dirección hacia arriba no permiten digitar información. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 10 Para completar estos campos es necesario dar click sobre sobre el botón, con lo que se abrirá una ventana emergente como la que se muestra a continuación: En esta, puede utilizar la opción de búsqueda que se encuentra en la parte superior y seleccionar directamente de la lista dando click sobre la opción deseada. Al realizar la selección el campo se llenará automáticamente. C. Campos con listas desplegables: Todos los campos que posean una flecha con dirección hacia abajo, contienen una lista de posibilidades preestablecidas para el registro de información. Para completar este campo debe oprimir click sobre la casilla de texto y seleccionar una opción de las que se muestran. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 11 D. Campos para registrar fechas: Una figura de calendario al costado derecho de una casilla, indica que este campo es para registrar fechas. Estas casillas se pueden digitar manualmente bajo el siguiente formato dd/mm/aaaa (ejemplo: 01/01/1999) o dando click sobre la figura. Esta segunda opción cargará la siguiente ventana: En esta puede cambiar el año utilizando el mismo procedimiento que se explica para los campos con listas desplegables y los meses al dar click sobre las flechas que se encuentran en los costados superiores. Una vez que se seleccionó el mes y año deseado, de click sobre el día para completar la casilla. Es importante indicar que lo último que se selecciona es el día, ya que esta acción es la que cierra el calendario y completa la casilla. E. Campos de selección única: Estos campos se ven representados en forma de círculos en blanco. Para completar estos espacios de click sobre el círculo a la izquierda de la opción correspondiente. En caso de seleccionar la opción incorrecta, de click sobre la opción que se desea. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 12 F. Campos de selección múltiple: Para completar estos campos de click sobre la opción deseada. En caso de seleccionar una opción no deseada, oprima nuevamente esta casilla para eliminar la marca realizada. G. Listas de datos: Cuando una lista de datos contenga más de 15 líneas no se mostrará toda la información. Para poder observar la lista completa debe oprimir el botón “acciones” y seleccionar la cantidad de filas por página que desee, como lo muestra la siguiente figura. Para obtener mayor información sobre el uso de las diferentes acciones que permite esta opción de búsqueda puede acudir al Anexo 1. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 13 H. Opción de búsqueda En caso de desear cierta información en particular, el sistema cuenta con varias opciones de búsqueda. Para esto, puede utilizar la opción de búsqueda que se encuentra en la parte superior de las listas de información o los encabezados de las columnas. Esta opción realiza búsquedas exactas en el contenido de cada una de las filas por lo que debe tener cuidado de digitar el texto cumpliendo con la posición de las mayúsculas y con el cuidado de no poner espacios antes o después del texto que desee buscar. I. Encabezados de columnas Al dar click sobre alguno de los encabezados de las listas, se despliega una opción de búsqueda en la que se muestran todas las líneas que conforman la Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 14 columna en específico que fue seleccionada. Para filtrar la opción deseada puede utilizar el cuadro de texto que se ubica en la parte superior, lo cual reducirá el informe a la cantidad de opciones que contengan los caracteres digitados. Una vez que se identifique la opción deseada debe dar click sobre la misma para aplicar el filtro en la lista. Esta opción también permite ordenar de forma ascendente o descendente la columna seleccionada, así como eliminar la columna de la lista. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 15 Modificar información personal del declarante En los casos en los que la unidad de recursos humanos conozca que se ha realizado un cambio en la información personal de un declarante, se debe actualizar la información que se encuentra registrada dentro del sistema. Para lograr lo anterior se debe realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la opción “Lista de Declarantes”. 2. Seleccionar al declarante. Para lo cual puede hacer uso de la opción de búsqueda que se encuentra en la página y una vez que se encuentre al declarante deseado, de click sobre la figura de lápiz para ingresar a la información personal. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 16 3. Modificar la información correspondiente. Es importante recordar que el número de identificación y el nombre del declarante no pueden ser cambiados. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 17 4. De click sobre el botón “aplicar”, situado en la parte superior de la pantalla. Obtener el listado completo de declarantes incluidos 1. Seleccionar la opción “Lista de Declarantes”. 2. Dar click sobre el botón “Acciones”. 3. De la lista de opciones que se despliegan puede seleccionar la cantidad de filas que se ven por página, o bien, puede descargar el archivo a su Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 18 computadora para visualizarlo desde una hoja de Excel. En caso de elegir la segunda opción el sistema le desplegará la siguiente pantalla: Para obtener esta información, ofrece 4 opciones diferentes para la descarga. Seleccione la más conveniente. Al escoger el formato en el que desea la información, el sistema iniciará la descarga a su computadora. Incluir declarante Esta opción se utiliza siempre y cuando sea la primera vez que un funcionario va a presentar la Declaración Jurada de Bienes. Cuando los funcionarios son nombrados en forma interina, para incluirlos en el sistema necesariamente deberán estar en el puesto con forma continua por al menos 6 meses. En estos casos, la fecha de inicio que se incluye en el sistema, será a partir de la cual se genera la obligación de declarar, de conformidad con lo establecido en el artículo 54 del Reglamento. En el caso de que el funcionario haya presentado declaraciones ante la Contraloría, el sistema lo toma como un declarante que ya existe en la base de Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 19 datos, por lo que corresponde ingresar la información del cargo que ocupa en la opción “Agregar o modificar cargo”. Dicha inclusión se explicará en el apartado correspondiente. En relación con la incorporación de un funcionario por primera vez, realizar el siguiente procedimiento: 1. Dar click en la opción “Incluir declarante”. 2. En los campos correspondientes de la pantalla que se despliega, deberá digitar la siguiente información: Información Personal del Declarante. Es importante que la información sea incorporada en forma veraz y exacta, además, se recuerda que el número de identificación que se ingresa deberá contener diez dígitos. Por ejemplo: para el caso de registrar la cédula 1-221-846 debe digitar: 0102210846. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 20 Una vez que se ha ingresado el número de identificación del funcionario, el Sistema verificará si este ya ha sido registrado en algún momento como declarante por su institución o por cualquier otra. En caso de ser así, el sistema le indicará que el registro se debe realizar a través de la opción “Agregar Cargo” (ver el apartado correspondiente). Al señalar la nacionalidad “costarricense” el sistema automáticamente completará los campos de nombre, primer apellido, segundo apellido, fecha de nacimiento y género, esto gracias al enlace con la base de datos de nacimientos del Registro Civil, solo debe verificar que correspondan al declarante que se desea incluir. En los casos de extranjeros se deberá incorporar el número de asegurado que consta también de 10 dígitos, y completar todas las casillas. En esta situación debe tener extremo cuidado al digitar el nombre y la nacionalidad del declarante, pues estos datos NO se pueden modificar posteriormente. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 21 Es importante verificar que la cuenta de correo electrónico este digitada correctamente y además darle clic en la opción “Cuenta acreditada”, esto según la resolución R-DC-19-2016, sobre las Directrices para la presentación de la declaración jurada de bienes ante la Contraloría General de la República. Domicilio. De las listas desplegables debe seleccionar la provincia, cantón y distrito y además agregar la dirección proporcionada por el declarante. Cargo. Al digitar la información del cargo se recalca que la fecha de inicio de funciones en el cargo puede ser diferente de la fecha del movimiento que genera la obligación de presentar declaración jurada de bienes. Esto pues, en los casos del recargo de funciones puede obligar a un funcionario a declarar en cualquier momento. Es importante mencionar que el sistema tiene una restricción que impide registrar como fecha de “Inicio de Funciones” una con más de seis meses de anterioridad, por lo que en los casos que sea necesario recomendamos ingresar la fecha Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 22 máxima que le sea permitida. Ejemplo: Si el 01/06/2016 desea registrar a un funcionario que ingresó durante el año 2015, al realizar el registro en el sistema se le indicará que la fecha es muy antigua. Para evitar el problema del ejemplo que se plantea, se debería ingresar una fecha que se encuentre entre el 01/01/2016 y el día del registro. El artículo 21 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, N° 8422, en el párrafo primero establece una serie de cargos cuyos titulares deben declarar, por lo que no es necesario ligarlos a un perfil. Para los casos que no están contemplados en el artículo 21, se debe tener claridad si el servidor público cumple con alguno de los perfiles sea aduanas, compras públicas o fondos públicos. En caso afirmativo se debe seleccionar la opción “cargo perfil”. Movimientos del Cargo. Por último se registran los datos respecto al movimiento, tales como el tipo de nombramiento, la fecha de inicio, el puesto que lo nombró y el número de acuerdo u oficio de dicho nombramiento. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 23 3. Una vez que se incluyó la información de los campos obligatorios se debe dar click en el botón “crear” que se encuentra en la parte superior de la página en que se realiza el registro. En caso de haber ingresado los datos solicitados en los campos obligatorios, el sistema le indicará que el declarante fue incluido y este aparecerá en la lista de declarantes activos. De encontrarse algún campo obligatorio en blanco o no cumplir con el formato establecido para el ingreso de la información, el sistema generará en la parte superior de la pantalla un mensaje en el cual se indican los campos que se deben modificar. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 24 Incluir cargo Esta opción se utiliza cuando es necesario incluir a un funcionario que en algún momento del pasado ya fue registrado como declarante, cuando dentro de la misma institución un funcionario cambia de cargo o cuando el declarante está colaborando con otra institución y las funciones que realiza le obligan a presentar declaración. En los casos en los que un funcionario abandone un cargo para ingresar a otro dentro de la misma institución, es necesario recordar que se debe incluir el movimiento “Fin de Funciones” para el cargo que abandona. Esta acción se puede realizar a través de la opción “Incluir Movimiento”. El proceso para incluir un cargo es el siguiente: 1. Seleccionar la opción “Incluir Cargo”. 2. En la página que se carga, de click sobre el botón “crear” Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 25 3. A continuación, en la opción “Declarante”, debe desplegar la lista de declarantes y buscar por medio del número de cédula, los demás datos debe agregarlos según la explicación de cómo incluir un declarante. 4. Por último debe click sobre el botón “crear” para que la información sea guardada. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 26 Incluir movimiento La unidad de recursos humanos deberá informar a la Contraloría General de la República, por medio este Módulo, las variaciones o movimientos del personal que se encuentre obligado a rendir declaración jurada de bienes sobre su situación patrimonial, en este sentido, debe reportar lo siguiente: • Ascenso • Permisos sin goce de salario • Incapacidades • Fuera del País • No obligado • Defunción • Fin de Funciones 1. Para incorporar en el sistema cualquier registro de los antes mencionados, dar click en “Incluir Movimiento”. 2. En la página que se carga, dar click sobre la flecha que se ubica a la derecha del campo “Declarante”, realizarlo se cargará una ventana emergente, en la Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 27 cual deberá seleccionar al declarante, ya sea seleccionándolo de la lista o utilizando la opción de búsqueda y dar click sobre el nombre. 3. Realizar el mismo procedimiento del paso anterior para la opción “Cargo” y seleccionar el cargo al cual se desea aplicar el movimiento. En la lista de la ventana emergente, se mostrarán solo los cargos que el declarante tenga activos. 4. Registrar los datos solicitados en los siguientes apartados: Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 28 Nota: Los campos de “Puesto de autoridad que nombró”, “Número de acuerdo”, “Número de oficio de comunicación”, deberán incluir la información que respalda el movimiento que se está registrando. Procede aclarar que Número de oficio de comunicación, se refiere al documento donde se le informa al funcionario el deber de declarar. 5. Dar click sobre el botón “Crear” que se encuentra en la parte superior derecha de la página. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 29 Definición de cada movimiento 1. Ingreso: Se refiere al registro de aquellos funcionarios que están en la base de datos y que inician labores en la institución. 2. Ascenso: Se aplica para los funcionarios que laboran en la entidad y son ascendidos a un puesto afecto a presentar declaración jurada. 3. Fin de Funciones: Este movimiento debe realizarse cuando el funcionario deja el cargo por el cual debe declarar. En el caso de que el funcionario ocupe más de un cargo y finalice en alguno de ellos, no debe presentar declaración final sino hasta que concluya en el último puesto ejercido. 4. Permiso: Se registran los permisos con o sin goce de salario del funcionario. Debe tener especial cuidado con la inclusión de las fechas, ya que este movimiento afecta la presentación de algún tipo de declaración jurada (inicial – anual - final). 5. Incapacidad: Se registran las incapacidades del servidor. Debe tener especial cuidado con la inclusión de las fechas, ya que este movimiento afecta la presentación de algún tipo de declaración jurada (inicial - anual - final). 6. Fuera del País: Las salidas del país que se registran solo se refieren aquellas que se realicen para fines oficiales. Debe tener especial cuidado con la inclusión de las fechas, ya que este movimiento afecta la presentación de algún tipo de declaración jurada (inicial-anual-final). 7. Defunción: Se refiere a la inclusión del movimiento por fallecimiento del declarante. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 30 8. No obligado: Este movimiento debe incorporarse cuando se determina que un funcionario no realiza las funciones que lo obliga a declarar y que por error se incluyó en el sistema. Incluir perfil En caso de presentarse la situación en que un declarante cambie sus funciones encontrándose en el mismo cargo y que estas nuevas funciones le continúen obligando a declarar se debe utilizar el siguiente procedimiento. 1. Dar click sobre la opción “Incluir Perfil”. 2. En la página que se carga, dar click sobre la flecha que se ubica a la derecha del campo “Declarante”, al realizarlo se cargará una ventana emergente en la cual deberá seleccionar al declarante deseado, ya sea seleccionándolo de la lista o utilizando la opción de búsqueda y dar click sobre el nombre. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 31 3. Habiendo seleccionado al declarante se activarán las casillas de perfiles, los que el declarante tenga activos. Aquí, debe marcar las correspondientes y en caso de ser necesario desmarcar las que no apliquen. El detalle de las funciones que incluyen estos perfiles puede ser consultado en el artículo 56 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Nótese que las letras que se encuentran en cada apartado del sistema corresponden a los incisos que el reglamento menciona para cada perfil. 4. Realizados los cambios correspondientes, presione el botón “Aplicar” que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 32 Modificar cargo En caso de incurrir en algún error a la hora de incluir la información relacionada con el “cargo según institución” se ha habilitado una opción para modificar la información correspondiente. Para realizar esta modificación se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Dar click sobre la opción “Incluir Movimiento”. 2. Seleccionar el movimiento que se debe cambiar presionando la figura de lápiz que se encuentra al lado izquierdo del movimiento. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 33 3. Indique el nombre correcto del puesto. 4. Dar click sobre el botón “Aplicar Cambios”. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 34 ANEXO 1 SISTEMAS DE INFORMACION Guía para la utilización del reporte interactivo La siguiente guía muestra diferentes opciones de informes de uso común, que se encuentran a disposición de los usuarios para la ejecución de reportes interactivos. Estas opciones le permiten al usuario realizar reportes rápidamente y de acuerdo con lo que requieran. La estructura básica de un reporte interactivo es la siguiente: Barra de búsqueda Menú de Acciones 1. Descripción de la barra de búsqueda: MEJORAR LA CAPACIDAD DE BUSQUEDA Permite al usuario realizar búsquedas por columnas específicas o por todas las columnas. El usuario no necesita estar al tanto del tipo de datos Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 35 sean estos números o caracteres - la interfaz de búsqueda se encarga de las conversiones implícitas cuando sea necesario. 2. Descripción de los íconos del Menú de Acción SELECCIÓN DE LAS COLUMNAS Permite a un usuario seleccionar y ordenar las columnas que se muestran en el reporte. FILTRO Permite a un usuario definir los filtros simples o complejos en las columnas seleccionadas. FILAS POR PÁGINA Permite seleccionar la cantidad de filas que se muestran por página. FORMATO Esta serie de opciones permite hacer ajustes al reporte desde el Sistema ORDENAMIENTO DE LAS COLUMNAS Permite a un usuario ordenar las columnas seleccionadas por un criterio seleccionado. Un usuario también puede ordenar dando un doble clic sobre el título de la columna, que muestra la opción de orden específica de columna. CONTROL DE DIVISIÓN Permite al usuario definir cortes de control hasta por cinco columnas, y ordenarlas fácilmente en un formato deseado. Intente esto con un reporte estándar de APEX. RESALTAR Permite a un usuario resaltar las filas o columnas específicas de acuerdo con un filtro definido. CALCULAR Permite a un usuario crear una nueva columna en de cálculo que asocie una o más de otras columnas. AGREGAR Permite a un usuario seleccionar la columna (s) de declaración agregada y aplicar la función de suma, media, recuento, mínimo, máximo, mediana. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica División de Gestión de Apoyo Unidad de Servicios de Información 36 GRÁFICO Permite a los usuarios definir y visualizar los datos en un gráfico: barra horizontal o vertical, circular o gráfico de líneas. Una vez creado, el usuario puede cambiar entre la vista de datos y la vista de gráfico. AGRUPAR POR Permite agrupar los datos para una mejor visibilidad o lectura de la información. FLASHBACK Permite a un usuario ver los datos tal como estaban en un punto en el tiempo (hasta 3 horas previas según la configuración de base de datos). GUARDAR INFORME Permite a los usuarios guardar un informe en su configuración actual. El informe guardado aparecerá en una nueva pestaña. Todos los filtros definidos, campos resaltados, cortes de control, clasificación, etc., se conservan en el informe guardado. RESTABLECER Borra todas las acciones y la configuración de búsqueda, restableciendo el informe a la pantalla por defecto. Los usuarios también podrán desactivar temporalmente los ajustes de personalización individual, desmarcando la casilla situada junto a la creación, o pueden quitar haciendo click en la X pestaña roja. AYUDA Despliega una ventana en la que se explica el uso del reporte interactivo y cada uno de sus componentes. DESCARGAR Permite a un usuario descargar los datos en uno de varios formatos de datos: Excel, Word, HTML o PDF, según lo definido por el desarrollador. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected] http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica