Viabilización de estructuras de costos de los servicios

PROCESO: ADQUISICIONES
ETAPA PARA PLANEAR LA ADQUISICION
PROCEDIMIENTO DE VIABILIZACIÓN DE
ESTRUCTURAS DE COSTOS DE LOS SERVICIOS
SOCIALES DE LA SDIS
Código: PCD-AD-CO-580
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1. Objetivo del Procedimiento
Emitir el concepto de viabilidad económica de las estructuras de costos, de acuerdo con el Lineamiento Metodológico de
Costeo, el Instructivo Viabilización Estructura de Costos y la Matriz de Costos, para que los servicios sociales a contratar se
encuentren asociados a las metas establecidas para los proyectos de inversión que financian dichas metas.
2. Glosario
Anexo Técnico: Estudios de conveniencia/oportunidad, estudios de mercado, descripción técnica de la necesidad.1 .
Concepto “Viable”: Concepto favorable de las estructuras de costos, el cual será determinado por la SDES de acuerdo a la
revisión técnica y financiera de las mismas. Corresponde a la aprobación de las estructuras en mención.
Costos: Se considera costo el consumo de recursos (materias primas, mano de obra, costos indirectos, etc.) que se requieren
para desarrollar actividades relacionadas con la producción de bienes o a la producción de bienes o la prestación de servicios.
1
Fuente: SDIS, Procedimiento de solicitud de contratación PCD-AD-SC-115 del proceso de adquisiciones, 2015.
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Devolución de Estructura: Entrega de la estructura de costos en observación, al equipo técnico-administrativo de cada
proyecto, teniendo en cuenta que esta no cumple con los criterios técnicos- administrativos (ver documento Instructivo:
Viabilización Estructura de Costos) acordes al proceso. Para este caso, el equipo técnico-administrativo deberá realizar los
ajustes y seguir las recomendaciones formuladas.
Estudios Previos: Conjunto de requisitos necesarios para evidenciar de forma suficiente la necesidad de dar inicio a un
proceso de selección. Se concretan mediante documentos o estudios que resumen el análisis de los factores de conveniencia,
oportunidad y necesidad de la contratación y que justifican el inicio de un proceso de contratación.2 .
Estudio de Sector: Consiste en hacer un análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de
contratación desde la perspectiva legal, comercial financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo.
Estructuración de Costos: Es un conjunto de actividades orientado a organizar de manera práctica la gestión de costos,
basado en las prioridades estratégicas y operativas de la entidad.
Estructura de Costos: Tabla resumen que muestra los conceptos de gasto involucrados en los servicios o el suministro de
elementos a ser contratados, indicando los valores unitarios y subtotales por concepto, así como los costos totales por grupo y
el gran total de los costos. Así mismo, clasifica el porcentaje de aportes de la Secretaría Distrital de Integración Social y el de
las Entidades con las que se asocia, o en caso de tercerizar un servicio. Es generada por la Matriz de Costos definida y
aprobada por la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.
2
Fuente: SDIS, Procedimiento de solicitud de contratación PCD-AD-SC-115 del proceso de adquisiciones, 2015.
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Gerente de proyecto: Miembro del Consejo Directivo a cargo de coordinar la planeación, la ejecución y el control del proyecto
de inversión, en el marco de las directrices establecidas por la entidad.3
Localidad: Es la división administrativa genérica para cualquier núcleo de población con identidad propia. El Distrito Capital –
Bogotá se encuentra dividido en 19 Localidades urbanas y una rural, las cuales están agrupadas en unidades de planeamiento
zonal (área urbana) y rural respectivamente.4
Matriz de Costos: Herramienta técnica y financiera desarrollada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, que registra
y calcula los costos de los servicios sociales o de los suministros de elementos, a partir de criterios técnicos y financieros. Se
subdivide en dos tipos: la Matriz de Costos de Servicios Sociales y la Matriz de Costos con Cotizaciones.5
Meta: Es la concreción de los resultados a través de su cuantificación en tiempo y unidades.6
Participante: Se refiere a la persona, familia u organización que recibe un beneficio, bien por parte de otra persona o de una
entidad pública o privada.7
Proyecto: Es la unidad operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con
3
Fuente: SDIS, Procedimiento de formulación de proyectos de inversión PCD- SG-FP-536 del proceso de direccionamiento estratégico, 2011.
Fuente: SDIS, Procedimiento de creación o modificación de unidades operativas PCD-AO-CU-610 del proceso de gestión del conocimiento, 2014.
5 Fuente: SDIS, Instructivo de manejo de la matriz de costos, 2015.
6
Fuente: DABS- CEAD. Gestión Pública y Administración Distrital, 2002 citado en SDIS, Procedimiento de formulación de proyectos de inversión PCDSG-FP-536 del proceso de direccionamiento estratégico, 2011.
4
7
Fuente: SDIS, Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE cabezote SDIS, 2013
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una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de una población. Debe formar parte de un programa; los
proyectos son las unidades a través de las cuales se materializan y ejecutan los planes y programas.8
Sede: Es la localización geográfica de uno o más predios que pueden ser administrativos y/u operativos. Tiene las siguientes
características mínimas: Dirección, Identificación Predial y Propietario. 9
Servicio Social: Es un instrumento de política social que se materializa en un conjunto de acciones integrales de carácter
prestacional, con talento humano, recursos físicos, técnicos y financieros que contribuyen a la garantía de los derechos y el
mejoramiento de la calidad de vida de personas, familias y comunidades en el territorio.10
Unidad Operativa: Es un lugar localizado en una sede, en el que se presta un Servicio Social. Tiene las siguientes
características mínimas: Sede en la que se encuentra, Nombre, Servicio prestado, Capacidad Instalada por servicio y
Beneficiarios vinculados. 11
3. Condiciones Generales
Toda persona que intervenga en el procedimiento deberá dar cumplimiento tal y como se expresa a continuación.
Todos los puntos expuestos en este procedimiento, se deben cumplir en su orden. El dejar de lado u obviar el desarrollo de
algunos de los puntos, podrá generar una devolución de la estructura de costos.
Solo se viabilizan estructura de costos para la adquisición de bienes y servicios, no se incluye el proceso de contratación de
recurso humano que apoye la gestión de la entidad.
8
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Sistema Banco de Proyectos, 2002, citado en SDIS, Procedimiento de formulación de proyectos de inversión PCD- SG-FP-536
del proceso de direccionamiento estratégico, 2011.
9
Fuente: SDIS, Procedimiento de creación o modificación de unidades operativas PCD-AO-CU-610 del proceso de gestión del conocimiento, 2014.
Fuente: SDIS, Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales, 2015.
11 Fuente: SDIS, Procedimiento de creación o modificación de unidades operativas PCD-AO-CU-610 del proceso de gestión del conocimiento, 2014.
10
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La estructura de costos, así como el Anexo Técnico, Estudio de Sector y Estudios Previos, hacen parte del proceso de
adquisiciones y la SDES no se hace responsable de los tiempos de radicación y operación de los mismos, ante las áreas
respectivas.
Toda estructura de costos debe contar con soportes o fuentes de información verificables
Cada equipo técnico-administrativo, debe identificar y apropiar los recursos establecidos en cada estructura de costos.
Cualquier modificación en documentos anexos ya revisados por la SDES, que afecte la estructura de costos de manera parcial
o total, deberá contar con una nueva aprobación por parte de la SDES.
4. Relación con otros procedimientos y procesos
PROCEDIMIENTO DE
PLAN DE COMPRAS
Y ADQUISICIONES
PROCEDIMIENTO DE
SOLICITUD
DE
CONTRATACIÓN
PLAN DE ADQUISICIONES
ESTUDIOS PREVIOS
ESTUDIO DEL SECTOR
ANEXO TÉCNICO
PROCEDIMIENTO DE
VIABILIZACIÓN DE
ESTRUCTURAS DE
COSTOS DE LOS
SERVICIOS SOCIALES
DE LA SDIS
ESTRUCTURA
DE COSTOS
PROCEDIMIENTO DE
SOLICITUD
DE
CONTRATACIÓN
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5. Diagrama de Flujo del Procedimiento
Gerente de Proyecto y su equipo técnicoadministrativo
Inicio
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Activos de información
1-4. Identifique la necesidad en el PA (Plan
de Adquisiciones) vigente
Subproceso
Elabore el anexo técnico del proceso
contractual con base en el estándar del
servicio definido y aprobado, aplicando el
procedimiento de solicitud de contratación
PCD-AD-SC-115 (subproceso) del proceso
de adquisiciones y pase al siguiente
subproceso
Subproceso
Elabore el Estudio del Sector que aplica en
el proceso contractual, implementando el
“Instructivo de Sector”
¿El anexo técnico y el estudio del sector
cumplen con los requerimientos?
Sí: pase al siguiente subproceso
No: repita el subproceso
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Gerente de Proyecto y su equipo técnicoadministrativo
Subproceso
Subdirección de Diseño, Evaluación y
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Activos de información
Elabore el Estudio Previo para el proceso
contractual , aplicando el procedimiento de
solicitud de contratación PCD-AD-SC-115
(subproceso) del proceso de adquisiciones y
pase a la actividad 5
Punto de control
5. Elabore la Estructura de Costos para el
proceso contractual
¿El estudio previo y la estructura de costos
cumplen con los requerimientos?
Act. 5 Matriz de Costos diligenciada o
modelo particular
Sí: pase a actividad 6
No: repita actividad 5
6. Envíe estructura de costos y anexos vía
correo electrónico al equipo de
profesionales de análisis de costos y
presupuesto de la SDES
Punto de control
Act. 6 Correo electrónico con anexos
Act. 7-8 Memorando Solicitud Viabilidad
Económica Costos radicado con anexos
7-8. Elabore, apruebe y emita el memorando
de solicitud de viabilidad
9. Emita respuesta vía correo electrónico de
la recepción de la solicitud y anexos
Act. 9 Correo electrónico
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Gerente de Proyecto y su equipo técnicoadministrativo
Subdirección de Diseño, Evaluación y
Sistematización
Punto de control
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Activos de información
10. Realice el análisis de la estructura de
costos, estudios del sector, anexo técnico,
estudios previos, cotizaciones y demás
fuentes de información.
¿La estructura de costos y los anexos
técnicos cumplen con las especificaciones?
Act. 10 Ficha Análisis de Estructura Costos
diligenciada
Sí: pase a actividad 12
No: pase a actividad 11
11. Elabore y emita concepto mediante
memorando de la no aprobación de
viabilidad económica de la estructura de
costos y documentos anexos
Fin
12. Elabore concepto mediante memorando
para la aprobación de viabilidad económica
de la estructura de costos y documentos
anexos.
13. Radique memorando, generando
respuesta a la solicitud de viabilidad
económica de la estructura de costos
Fin
Act. 11 Observaciones por correo
electrónico o Memorando no aprobación del
concepto de Viabilidad Económica de
Costos radicado
Act. 12 Memorando de aprobación del
concepto de Viabilidad Económica de costos
firmado
Act. 13 Memorando de aprobación del
concepto de Viabilidad Económica de costos
radicado, anexando la Ficha de Análisis de
Estructura de Costos diligenciada
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6. Aclaraciones de las actividades
A continuación se detallan las principales actividades a tener en cuenta para establecer la viabilidad de las estructuras de
costos:
Actividad No. 5 Elaborar estructura de costos en la matriz de costos con cotizaciones
La matriz de costos es una herramienta creada por la SDES donde se registra toda la información necesaria para la
estructuración de costos del determinado proceso contractual que requiera de cotizaciones, siguiendo el instructivo creado
para el diligenciamiento de la matriz de costos con cotizaciones. De igual forma, existe una carpeta por proyecto con la matriz
a diligenciar.
Adicionalmente, en caso de presentarse un inconveniente con el debido diligenciamiento deben dirigirse al Equipo de análisis
de Costos y Presupuesto de la SDES (en adelante Equipo de análisis de Costos y Presupuesto) para recibir apoyo técnico.
La herramienta creada en Excel para la presentación de estructuras de costos con cotizaciones será articulada en un aplicativo
o software vía web y posteriormente se deberán seguir los pasos y lineamientos a que éste dé lugar.
Actividad No. 5 Elaborar estructura de costos en un modelo particular
El equipo técnico-administrativo realiza un modelo de costeo para la estructuración de costos del proceso contractual requerido
e informa al Equipo de análisis de Costos y Presupuesto de la SDES, dando a conocer el procedimiento realizado, las fuentes
de información del costeo y las justificaciones requeridas a que dé lugar su análisis.
En caso tal que la proyección de la estructura de costos no se pueda hacer mediante la matriz de costos el equipo técnicoadministrativo debe realizar su modelo bajo los parámetros establecidos en el instructivo de viabilización de estructura de
costos.
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Es preciso recordar que las estructuras de costos deben ser diligenciadas y presentadas en el marco del modelo de la Matriz
de Costos. En caso de que el servicio no pueda ser registrado en la Matriz mencionada, podrá ser parametrizado y
desarrollado en modelos particulares diseñados por cada equipo técnico-administrativo, los cuales deben ser aprobados por la
SDES. Cabe señalar que dichos modelos deben ser realizados bajo el Lineamiento Metodológico de Costeo y demás
lineamientos establecidos por la SDES y se debe garantizar que el Equipo de análisis de Costos y Presupuesto de la SDES
tenga acceso a los mismos para efectos de revisión y verificación.
Actividad No. 6 Envíe estructura de costos y anexos vía correo electrónico.
Para dar inicio a la revisión y análisis, los equipos técnico-administrativos de la dependencia que gerencia cada proyecto de
inversión (en adelante equipos técnico-administrativos), deben enviar vía correo electrónico los documentos anexos (Estudios
previos, anexo técnico, estudio de sector, cotizaciones, fichas técnicas y otros) antes de radicado el oficio de solicitud de aval
teniendo en cuenta el tiempo estimado por concepto de viabilidad generado por la SDES.
Actividad No. 7-8 Elaborar, aprobar y emitir memorando de solicitud de viabilidad económica con la Estructura de
Costos, el Anexo Técnico, Estudio de Sector, Estudios Previos, cotizaciones, Fichas técnicas y otros en la SDES.
Se debe radicar en la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización-SDES un memorando de solicitud de concepto de
viabilidad económica, (definiendo claramente si se trata de una adición, reinversión o un nuevo proceso contractual) el cual es
enviado por correspondencia, junto con la estructura de costos. En dicho memorando, se debe indicar el código bajo el cual fue
generada la estructura en la Matriz de Costos, en caso de que ésta sea utilizada. Asimismo, se debe relacionar en el mismo el
envió de los documentos anexos mediante correo electrónico y de igual forma enviarlos únicamente mediante correo
electrónico al Equipo de análisis de Costos y Presupuesto de la SDES y el equipo de seguimiento a proyecto de la SDES,
adjuntando copia impresa del correo electrónico remisorio. En caso de que la estructura de costos corresponda a un proceso
contractual que incluya cotizaciones, las mismas deben adjuntarse al memorando de solicitud.
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En caso de requerirse, las cotizaciones se deben anexar teniendo en cuenta los siguientes requisitos:
a) Nombre de la empresa, b) Nit de la empresa, c) Persona de contacto, d) Número telefónico, e) Dirección, f) Número de
cotización, g) Vencimiento de la cotización, h) Valores con y sin IVA, i) costo total de la cotización, j) Membrete y k) Firmas de
quien presenta la cotización; en caso de presentar cotizaciones en las que se contemplen elementos con IVA y en la misma
existan otros elementos sin IVA, el proponente debe especificar por qué estos elementos están exentos de IVA.
Las cotizaciones presentadas por los proponentes mediante formatos elaborados por la SDIS, deben ser enviadas por los
mismos dentro de un formato membreteado por la entidad que presenta, cumpliendo los requisitos nombrados anteriormente,
de lo contrario los equipos técnico-administrativos se encargarán de reenviar los correos emitidos por cada proponente al
equipo de análisis de costos y presupuesto de la SDES para su revisión y análisis.
El oficio de solicitud de aval debe relacionar señalar que se envió la información o anexos vía correo electrónico basado en la
política de cero papel y de eco eficiencia administrativa.
Para las estructuras de costos realizadas con modelos particulares que sean aprobados por la SDES, se debe remitir archivo
digital de éstas o garantizar el acceso al Equipo de análisis de Costos y Presupuesto de la SDES.
La estructura de costos debe ser radicada en la Subdirección de Diseño Evaluación y Sistematización (SDES en adelante), y
debe contemplar seis (6) firmas como mínimo (Diligenció-Equipo técnico Administrativo, Aprobó-Subdirector (a) u ordenador
del gasto, Revisó-Equipo de seguimiento a proyecto de la SDES, Revisó-Equipo de análisis de costos y presupuesto de la
SDES, Viabilizó-Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, viabilizó- Director de Análisis y Diseño Estratégico, las
firmas señaladas son de estricto cumplimiento.
Una vez radicada la estructura de costos se tomarán cinco (5) días hábiles para revisión, análisis y concepto de viabilidad12.
12
El equipo técnico-administrativo debe identificar fechas de término de los procesos y trabajar con anterioridad todo lo relacionado al proceso de
viabilidad de estructura de costos para contar con el tiempo de análisis por parte de la SDES y el cubrimiento de observaciones por parte del equipo
técnico-administrativo (3días hábiles).
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Actividad No.10 Realizar el análisis de la Estructura de Costos, el anexo técnico, el estudio de sector, los estudios
previos, las cotizaciones, las fichas técnicas y otros.
Se realiza el análisis de la estructura de costos para la emisión del concepto de viabilidad económica para adquirir bienes o
servicios y el cual está a cargo de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización-SDES. De forma paralela, el
equipo técnico-administrativo de cada proyecto de inversión o de funcionamiento realizará el cubrimiento de observaciones si
es el caso con base a la información generada por los equipos de seguimiento a proyecto y análisis de costos y presupuesto..
Actividad No. 11 Elaborar y emitir concepto mediante memorando de no aprobación (devolución de la estructura
de costos).
Una vez enviadas las observaciones vía correo electrónico con respecto a la estructura de costos o documentos anexos, el
equipo técnico-administrativo de cada proyecto de inversión tendrá tres (3) días hábiles para resolver o corregir, de lo contrario
la SDES devolverá la estructura de costos con las observaciones respectivas.
En caso de que la estructura de costos no cumpla con los criterios establecidos en el Instructivo viabilización estructura de
costos, la SDES emitirá memorando indicando las razones por las cuales es devuelta dicha estructura de costos.
7. Posibles Productos o Servicios no Conformes
Actividad
Producto o Servicio
5. Generar la Estructura de
Costos en la Matriz de Costos
con Cotizaciones
Matriz de costos
diligenciada
Criterio de Aceptación
Adecuación
Las estructuras de costos de los
procesos contractuales con
cotizaciones se realizarán
únicamente utilizando la Matriz de
Costos, la cual sigue el
Tratamiento
Ajustar la
Estructura al
criterio de
aceptación
Registro
Formato
para
medir
la
implementación
del procedimiento
F-IM-PRO
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Actividad
Producto o Servicio
Criterio de Aceptación
Lineamiento Metodológico de
Costeo y el Instructivo:
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Tratamiento
Registro
Viabilización Estructura de
Costos
5. Generar la Estructura de
Costos en el modelo particular
Estructura de costos
7-8. Radicar en la SDES el
memorando de solicitud de
viabilidad económica con la
Estructura de Costos, y correo
electrónico anexando
estructura, Anexo Técnico,
Estudios Previos Estudio de
Sector, cotizaciones y demás
documentos soportes.
Memorando de Solicitud de
Viabilidad Económica,
Estructura de Costos,
Anexo Técnico y Otros
Soportes radicados
Adecuación
Las estructuras de costos en un
modelo particular, deberán contar
con un modelo para su
generación siguiendo el
Lineamiento Metodológico de
Costeo y demás lineamientos
dados por la SDES.
Completitud
Los documentos que acompañen
la solicitud de viabilidad
económica de la estructura de
costos corresponden al
memorando remitido por área
responsable del Proyecto junto a
la información digital enviada a al
Equipo de análisis de Costos y
Presupuesto de la SDES
encargado de la revisión de
estructuras de costos. Respecto a
esta última, se debe indicar el
código generado en la Matriz de
Costos o debe ser enviada en
forma digital en caso de usar un
modelo particular.
Ajustar la
Estructura al
criterio de
aceptación
Ajustar
memorando de
solicitud o
anexos
Formato
para
medir
la
implementación
del procedimiento
F-IM-PRO
.
Formato para
medir la
implementación
del procedimiento
F-IM-PRO
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Actividad
Producto o Servicio
10. Analizar la Estructura de
Costos, Anexo Técnico,
Estudios previos, Estudio de
sector, cotizaciones y otros
documentos soportes.
Ficha de Análisis de
Estructura de Costos,
Anexo Técnico, Estudios
Previos, Estudio del sector,
cotizaciones y Otros
Soportes verificados
Nombre
Cargo
Elaboró
Francia Liliana Segura
Nestor Moreno Gutierrez
Angelica Maria Sierra
Ricardo Augusto Vargas
Hernandez
Equipo de análisis de costos y
presupuesto.
Criterio de Aceptación
Coherencia
Los documentos anexos deben
guardar coherencia con los datos
presentados en la estructura de
costos.
La revisión y análisis de la
Estructura de Costos, el Estudio
de Sector, el Anexo Técnico y los
Estudios Previos debe obedecer
a las necesidades de los servicios
solicitados y teniendo en cuenta
lo establecido en el instructivo de
viabilizacion de estructura de
costos.
Revisó
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Tratamiento
Registro
Ajustar la Ficha
de Análisis de
Estructura de
Costos
Formato
para
medir
la
implementación
del procedimiento
F-IM-PRO
Aprobó
Jaidy Baquero García
Martha Prado Hernández
Virginia Alemán
Carlos Vladimir Cobo
Ramírez
Alvaro Jose Arrieta
Consuegra
Asesora DADE
Subdirectora de Diseño,
Evaluación y Sistematización
Subdirectora de
Investigación e
Información
Director de Análisis y
Diseño Estratégico
Director de Gestión
Corporativa (Líder del
Proceso de
Adquisiciones)
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