GESTIÓN ADMINISTRATIVA • Apoyo a la gestión académica

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Apoyo a la gestión académica.
Adecuar las condiciones de los ambientes escolares (iluminación, ventilación,
mobiliario en buen estado, ayudas tecnológicas, etc.) para que los educandos se
apropien de los conocimientos en ambientes agradables.
Fomentar la ampliación de conocimientos de áreas/asignaturas por iniciativa de los
educandos.
Articular el uso de las TIC´s como estrategia de aprendizaje y la informática como base
en la apropiación de los saberes.
Capacitaciones SEM, MEN, Min. de las TIC (Computadores para educar).
Para asegurar la gestión integral de los recursos físicos, financieros y humanos, el
Colegio desarrolla dos (2) procesos de apoyo: Gestión de la Promoción Humana y
Gestión de los recursos físicos - Administración Financiera, que se constituyen en
soporte fundamental para la prestación de un servicio educativo de calidad.
Estos procesos gestionan los recursos físicos, financieros, necesarios para garantizar las
condiciones óptimas del desarrollo del servicio educativo y asegurar la sostenibilidad
institucional. Las actividades a desarrollar son:

Administración de la planta física y de los recursos TSE).
Anualmente se gestionan la adquisición de nuevos equipos y materiales para cada una
de las gestiones. La infraestructura y materiales del Colegio se administran a través
del proceso de Gestión de los recursos físicos.
De acuerdo a los estándares básicos establecidos por la Secretaria de Educación Distrital
para las construcciones escolares los espacios físicos que posee el Colegio se informan
anualmente en la Autoevaluación Institucional.
Desde el proceso Gestión de los recursos físicos, el Colegio asegura el mantenimiento,
seguridad, limpieza y mejoramiento de la planta física a través de:
a. Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo:
Es un procedimiento que permite gestionar las actividades de mantenimiento de la
infraestructura, (aseo, recuperación, restauración, renovación y cuidado de mobiliario,
equipos, planta física y materiales) con el fin de garantizar las condiciones óptimas de
operación y conservación.
El plan de mantenimiento forma parte integral del Plan de Inversión que se encuentra
dentro del presupuesto de ingresos y gastos anual.
b. Programa de las 5 eses “Cinco en todo”: Con el apoyo del área de Ciencias Naturales,
el Colegio implementa el Programa de las 5 Eses “Cinco en todo” para motivar,
sensibilizar y capacitar al personal en el desarrollo de acciones estratégicas que permitan
generar en el Colegio una cultura del orden, limpieza, estandarización y auto disciplina
en cada uno de los espacios y sitios de trabajo de la planta escolar.
c. Seguridad de las personas e instalaciones: Para garantizar la seguridad de las
personas e instalaciones se tiene contratada una empresa para el Servicio de vigilancia
privada con cubrimiento las 24 horas del día. Se cuenta con un circuito cerrado de
televisión.
GESTION FINANCIERA
La Institución Educativa Miguel Antonio Caro, al igual que las demás organizaciones
educativas de carácter público cuenta con las condiciones para la administración de
recursos propios, por transferencias y otros recursos de capital a través del fondo de
servicios educativos. Este es un factor que se articula a la integralidad de la gestión
escolar, no solo como elemento de cumplimiento y rendición de cuentas sino que
además favorece el desarrollo de proyectos obligatorios que se financian desde los
recursos financieros del fondo de servicios educativos. Esta característica: articulación
del fondo de servicios educativos a la gestión escolar, marca la diferencia con otras
instituciones educativas que en una lista de chequeo de cumplimiento de requisitos
podrán demostrar que avanzan en la implementación de todas las tendencias
educativas, sin embargo cada elemento es un módulo o cartilla independiente objeto de
verificación pero no de articulación al PEI y gestión escolar.
Elementos de la gestión administrativa financiera
La gestión administrativa financiera tiene como eje central de cada vigencia el
presupuesto anual. La Institución Educativa incluye en este: las necesidades de las
aéreas propias del plan de estudios, como nivel educativo característico de la
organización y las de la instancia administrativa para el desarrollo institucional, con lo
cual se permite ver transversal e integralmente: Misión, visión, objetivos; al mismo
tiempo la metodología de planificación financiera por proyectos educativos viabiliza la
aplicación y apropiación del proyecto educativo institucional, de modo que lo dispuesto
en este, no se refiere solo al componente textual sino que es alcanzable a través de cada
plan de Compras e Inversión.
La gestión administrativa financiera de la Institución Educativa está conformada por los
siguientes elementos, que se enunciaran en forma secuencial:
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
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Planificación financiera por proyectos educativos
Presupuesto institucional
Sistema contable
Ejecución presupuestal
Sistema contractual
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Rendición de cuentas
1. Planificación financiera por proyectos
En la formulación del Plan de Compras de la Institución Educativa Miguel Antonio Caro
se tomaron los datos históricos de consumo, los cuales sirvieron como referencia en el
comportamiento de cada una de las adquisiciones realizadas por la Rectoría.
El procedimiento adoptado por la Institución en la elaboración del Plan de Compras es
reunir las necesidades de servicios y adquisición de bienes, teniendo en cuenta las
actualizaciones y renovaciones de equipos, software, materiales y suministros,
necesarios para el correcto funcionamiento de la Institución, indicando la descripción
de elementos solicitados, las cantidades anuales requeridas para el normal
funcionamiento, esta información se ordena, se evalúa y luego se ajustan las necesidades
de la Institución a los recursos aprobados para la vigencia fiscal 2015 en el Presupuesto
General de Ingresos y Gastos.
Para la elaboración del Plan de Compras, lo referente a la modalidad de adquisición se
realiza según lo establecido en los artículos 39 y 24 de la Ley 80 de1993 y sus decretos
reglamentarios, en especial el decreto 4791 de 2008.
La ejecución del Plan de Compras se lleva a cabo de acuerdo a las disponibilidades del
Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) y a los requerimientos urgentes de cada una
de los proyectos.
2. Presupuesto Institucional
El Presupuesto es un instrumento financiero mediante el cual se programa el
presupuesto de ingresos y de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de
rubros e inversión, coherente con los planes y objetivos de desarrollo definidos para
la vigencia y proyectando con previsión los recursos para llevar a cabo los propósitos
del Proyecto Educativo Institucional: se compone de:
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Ingresos: Relación detallada de valores que se estima había de recaudarse
durante el periodo fiscal (entre el primero de enero y el 31 de diciembre).
Egresos: son erogaciones por concepto de mantenimiento, conservación,
reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles,
adquisición de repuestos y accesorios para equipos técnicos de oficina,
financiación de proyectos
3. Sistema Contable
Un sistema es un módulo ordenado de componentes que interactúan entre sí y que se
hallan interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace referencia a aquello
vinculado a la contabilidad (el método que permite llevar las cuentas de una
organización).
La noción de sistema contable, de este modo, puede entenderse de distintas maneras.
En su sentido más amplio, se trata del conjunto de elementos que registran la
información financiera y las interrelaciones de estos datos. Esta estructura, por sus
características, contribuye a la toma de decisiones en el ámbito de la gerencia.
Los sistemas contables se componen de diversos tipos de documentos e implican la
participación de especialistas (contadores) que se encargan del registro preciso y del
análisis de la información. Los contadores suelen trabajar en conjunto con los gerentes
o los responsables de tomar las decisiones de la empresa.
En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa
informático que permite registrar la información. El software contable cuenta con
diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y balances de manera
digital y con herramientas que facilitan los cálculos.
Por otro lado esta área da soporte al trabajo Institucional. Tiene a su cargo todos los
procesos de apoyo a la Gestión Académica, a la administración de la planta física, los
recursos, y los servicios, el manejo del talento humano y el apoyo financiero y contable.
Ofrece el apoyo necesario a los procesos de matrícula, elaboración de boletines y
recepción de documentación de los estudiantes para lograr un buen funcionamiento de
la Institución.
Archivo académico, la Institución dispone de un sistema de archivo que registra toda la
información académica de los estudiantes, el cual se encuentra en medio magnético y
en medio físico. Este componente atiende información sobre la expedición de
constancias y certificados de estudio (8 días hábiles), previa cancelación del costo en el
Banco respectivo y traer las estampillas respectivas.
Boletín de Calificaciones. La Institución dispone de un sistema ágil para la expedición
de boletines de calificaciones. Al respecto la Institución establece contrato con la firma
Compuservix, el cual cuenta con una base de datos ágil y confiable que permite atender
la demanda estudiantil desde el nivel de preescolar hasta la educación media
La infraestructura escolar de la Institución, cuenta con las áreas físicas y dotaciones
apropiadas para el cumplimiento de la función administrativa y docentes, según los
requisitos mínimos que establece el ministerio de Educación Nacional para el desarrollo
de actividades artísticas, culturales y de ejecución de los proyectos pedagógicos: Patio
salón, cancha, salón de actos, pasillo cubierto; Áreas físicas de experimentación dotadas
con materiales y equipos de laboratorio y salas de sistemas especializadas. Equipos o
herramientas para la ejecución de proyectos pedagógicos, ayudas audiovisuales;
Espacios suficientes para el desarrollo de la educación física y deportes, así como los
implementos de uso común para las prácticas.
El componente relacionado con la adquisición de los recursos para el aprendizaje, se ve
fortalecido por la capacidad de gestión, liderazgo y solidaridad que se ven reflejados en
el apoyo a proyectos relacionados con la adquisición de recursos para el aprendizaje:
Computadores, medios de conservación de alimentos (adquisición de nevera y
congelador).
A nivel administrativo hay una constante atención para atender oportunamente el
suministro de materiales necesarios en laboratorios, oficinas y dependencias.
E igualmente el mantenimiento de equipos y otros recursos para el aprendizaje,
garantizando su estado óptimo. Todo lo anterior encaminado a tener en cuenta el grado
de satisfacción de los usuarios.
4. Ejecución presupuestal
5. Sistema contractual
Con la celebración de los contratos las entidades estatales deben buscar el cumplimiento
de los fines del Estado, así como la continua y efectiva prestación de los servicios
públicos y la efectividad de los derechos e intereses de las personas que viven en
Colombia. El particular, por su parte, al contratar con el Estado debe considerar que al
celebrar y ejecutar tales contratos colabora con el Estado en la consecución de sus fines,
así como el cumplimiento de su función social.
Para la consecución de los fines del Estado, las entidades estatales así como los
particulares deben cumplir a cabalidad con los deberes y obligaciones que les impone
la ley.
“Son fines esenciales del Estado; servir a la comunidad, promover la prosperidad
general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en
la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en
la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la
independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia
pacífica y la vigencia de un orden justo.” (Constitución Nacional Art. 2.)
De acuerdo con el artículo 2º de la ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 94 de la
ley 1474 de 2011, las entidades estatales deberán seleccionar los contratistas bajo las
modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y
Contratación Directa. Aplicando los principios rectores de la ley 80 de 1993, economía,
transparencia y responsabilidad.
I.
II.
LICITACION PÚBLICA: Se entiende por esta, el procedimiento mediante el cual
la entidad estatal formula al público una convocatoria para que, en igualdad de
condiciones, quienes se encuentren interesados formulen sus ofertas y entre estas
se seleccione la más favorable para la entidad.
SELECCIÓN ABREVIADA: Corresponde a la modalidad de selección objetiva
prevista para aquellos casos en que debido a las características, circunstancias,
cuantía o destinación del objeto, obra u servicio a contratar se pueden adelantar
mecanismos simplificados y agiles para garantizar la escogencia efectiva del
contratista que cumple con los requisitos exigidos por la entidad para la eventual
celebración del contrato. Bajo esta modalidad se celebran contratos de
adquisición o suministro de bienes y servicios de características uniformes
(contienen las mismas especificaciones técnicas con independencia de su diseño),
la contratación de menor cuantía, contratos de prestación de servicios de salud,
enajenación de bienes del estado y actos o contratos que tenga por objeto directo
las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y
comerciales estatales y de las sociedades de economía mixta.
Para la celebración de un contrato de mínima cuantía, es decir, cuyo valor no supere el
diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su
objeto, se adelantara la selección del contratista bajo la modalidad de selección
abreviada, siguiendo las siguientes reglas;



La entidad estatal deberá publicar la invitación especificando el objeto del
contrato, el presupuesto para desarrollar y las condiciones técnicas exigidas
para tal fin, por un término superior a un día, con el fin de que pueda ser
conocido por quien se encuentre interesado.
Una vez publicada la invitación se le otorgara un término superior a un día
para que el contratista interesado presente su oferta.
La entidad deberá seleccionar la oferta con el menor precio siempre y cuando
cumpla con todas las especificaciones técnicas exigidas; Dicha selección se le
deberá notificar al contratista mediante comunicación de selección de la oferta
presentada. Tanto la comunicación de aceptación como la oferta presentara
por el contratista constituyen la base sobre la cual se realizara dicho contrato.
CONCURSO DE MERITOS. Esta modalidad contractual está prevista para la
selección de consultores o proyectos, en la que se podrá hacer uso de sistemas de
concurso abierto o de precalificación. Se entiende por contrato de consultoría los
celebrados por las entidades estatales cuyo fin consiste en el estudio para la
ejecución de proyectos de inversión, diagnostico, así como de asesorías técnicas
de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría
aquellos cuyo objeto consiste en la interventoría, asesoría, gerencia de obra y/o
proyectos,
CONTRATACION DIRECTA. Es el procedimiento mediante el cual la entidad
estatal hace conocer a dos (2) o mas oferentes el objeto y las demás variables de
contratación a fin de que se formulen propuestas y ofertas, esta modalidad
contractual solo procederá en caso de urgencia manifiesta, contratación de
empréstitos y contratos interadministrativos.
III.
IV.
6. Rendición de cuentas
La rendición de cuentas es un espacio de interlocución entre los servidores públicos y
la ciudadanía. Tiene como finalidad generar transparencia, condiciones de confianza
entre gobernantes y ciudadanos y garantizar el ejercicio del control social a la
administración, sirviendo además de insumo para ajustar proyectos y planes de acción
para su realización.
Los mecanismos de rendición de cuentas permiten a los ciudadanos y otros grupos de
interés (accionistas, clientes, proveedores) obtener con mayor facilidad información
sobre la gestión de las entidades públicas y sus resultados, generando mayor
transparencia, activando el control social, permitiendo a su vez que las administraciones
tomen mejores decisiones incrementando la efectividad y legitimidad de su ejercicio.
Objetivos de la Rendición de cuentas
Cuando usted, como ciudadano, vaya a participar en una jornada de rendición de
cuentas, tenga en cuenta que estas sirven para:

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Fortalecer el sentido de lo público.
Recuperar la legitimidad para las instituciones del Estado.
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

Facilitar el ejercicio del control social a la gestión pública.
Contribuir al desarrollo de los principios constitucionales de transparencia,
responsabilidad, eficacia, eficiencia e imparcialidad y participación ciudadana en
el manejo de los recursos públicos.
Constituir la estrategia en un espacio de interlocución directa entre los servidores
públicos y la ciudadanía, trascendiendo el esquema de que esta es sólo una
receptora pasiva de informes de gestión.
Servir como insumo para ajustar proyectos y planes de acción de manera que
responda a las necesidades y demandas de la comunidad.
GESTION ACADEMICA
Se cuenta con un plan de estudio para toda la Institución que además de responder a
las políticas trazadas en el PEI, los lineamientos nacionales y estándares, básicos de
competencias, fundamenta los planes de aula de los docentes de todas las áreas, grados
y sedes.
Las prácticas pedagógicas de aula de los docentes de todas las áreas, grados y sedes
desarrollan el enfoque metodológico común en cuanto a métodos de enseñanza
flexibles, relación pedagógica y uso de recursos que respondan a la diversidad de la
población.
La política institucional de dotación, uso y mantenimiento de los recursos para el
aprendizaje permite apoyar el trabajo académico de la diversidad de sus de estudiantes
y docentes.
Los mecanismos para el seguimiento a las horas efectivas de clase recibidas por los
estudiantes hacen parte de un sistema de mejoramiento institucional que se implementa
en todas las sedes y es aplicado por los docentes.
La institución tiene una política de evaluación fundamentada en los lineamientos
curriculares, los estándares básicos de competencias y los artículos 2° y 3° del Decreto
230 de 2002 y el artículo 8 del decreto 2082 de 1996, la cual se refleja en las prácticas de
los docentes.
La institución cuenta con un enfoque metodológico y estrategias de divulgación
accesibles para todos que hacen explícitos los acuerdos básicos relativos a las opciones
didácticas que se emplean para las áreas, asignaturas y proyectos transversales, así
como de los usos de recursos.
La institución cuenta con una política sobre el uso apropiado de los tiempos destinados
a los aprendizajes, la cual es implementada de manera flexible de acuerdo con las
características y necesidades de los estudiantes. No obstante, hay pocas oportunidades
para complementarlo con actividades extracurriculares y de refuerzo.
Los docentes han realizados esfuerzos coordinados para apoyar el proceso de
enseñanza aprendizaje en la comunicación reciproca, las relaciones horizontales y la
concertación con estudiantes.
La planeación de clases es reconocida como la estrategia institucional que posibilita
establecer y aplicar el conjunto ordenado y articulado de actividades para: (1) la
consecución de un objetivo relacionado con un contenido concreto; (2) la elección de los
recursos didácticos; (3) el establecimiento de unos procesos evaluativos; y (4) la
definición de unos estándares de referencia. Los planes de aula establecen sistemas
didácticos accesibles a todo el estudiantado, que minimizan barreras al aprendizaje y la
participación y están relacionados con el diseño curricular y el enfoque metodológico.
El sistema de evaluación del rendimiento académico de la institución se aplica
permanentemente. Se hace seguimiento y se cuenta con un buen sistema de
información. Además, la institución evalúa periódicamente este sistema y lo ajusta de
acuerdo con las necesidades de la diversidad de los estudiantes.
El seguimiento sistemático de los resultados académicos cuenta con indicadores y
mecanismos claros de retroalimentación para estudiantes, familia y prácticas docentes.
Las conclusiones de los análisis de los resultados de los estudiantes en las evaluaciones
externas (pruebas SABER y exámenes de Estado) son fuente para el mejoramiento de
las prácticas de aula, en el marco del Plan de Mejoramiento Institucional.
Las prácticas de los docentes incorporan actividades de recuperación basadas en
estrategias que tienen como finalidad ofrecer un apoyo real al desarrollo de las
competencias básicas de los estudiantes y al mejoramiento de sus resultados.
GESTIÓN COMUNITARIA
Comprende la capacidad para interactuar efectivamente con la comunidad educativa y
apoyar el logro de las metas institucionales, establecer relaciones con la comunidad a
través de las familias, potenciar su actividad pedagógica aprovechando el entorno
social, cultural y productivo y aportar al mejoramiento de la calidad de vida local.
Comunicación institucional: capacidad para interactuar con los diferentes miembros de
la comunidad educativa, en un marco de convivencia armónica, respeto por los valores
y desarrollo de competencias ciudadanas.
Esta competencia se manifiesta cuando el docente:
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Custodia la aplicación y el cumplimiento del manual de convivencia en los diferentes
espacios de la institución;
Se compromete con acciones dirigidas a la prevención de diferentes tipos de riesgos;
Promueve actividades con diferentes miembros de la comunidad educativa para
fortalecer la identidad institucional;
Participa en los escenarios definidos por las directivas para apoyar la toma de
decisiones;
Fomenta el respeto por los valores entre sus superiores, colegas y estudiantes.
Interacción con la comunidad y el entorno: capacidad para vincular a las familias de los
estudiantes y a las instituciones del entorno con los procesos educativos y responder
adecuadamente a las condiciones particulares de la comunidad. Esta competencia se
manifiesta cuando el docente:
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Conoce las características socio – culturales de sus estudiantes y organiza su práctica
pedagógica en articulación con el contexto;
Identifica problemas psicosociales de los estudiantes y apoya la resolución de los
mismos;
Informa a padres de familia y acudientes sobre procesos educativos y avances en el
aprendizaje de los estudiantes y establece relaciones de colaboración con ellos;
Promueve actividades que involucren a las familias en la formación integral de los
estudiantes;
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Realiza acciones pedagógicas que incorporan las características del entorno en que
se encuentra la institución,
Generando alternativas de intervención sobre problemáticas de la comunidad;
Utiliza diferentes escenarios comunitarios para enriquecer sus prácticas pedagógicas.
Lic. Lucelly Cruz de Gil
Rectora