II INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474

M IN IS T E R IO
D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L
E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O
F A B IO
J A R A M IL L O
LO N D O Ñ O
N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3
IN F O R M E P O R M E N O R IZ A D O
Je fe
D E L C O N T R O L IN T E R N O -
d e C o n trol
In te rn o ,
o
D E L E S TA D O
q u ien
h a g a
s u s
JO S E
R A M IR O
M O N S A L V E
e v alu a d o :
D IC IE M B R E
D E
D E
C A S T A Ñ O
2 0 1 1
N O V IE M B R E
Y
E N E R O
–
-
F E B R E R O
2 0 1 2 .
F e c h a
v e c e s :
LE Y 1474 D E 2011
P e r ío d o
d e
e la b o r a c ión :
1 2
D E
M A R Z O
D E
2 0 1 2
S u b s is t e m a d e C o n t r o l E s t r a t é g ic o
D ific u lt a d e s
U na
de
la s
d i fi c u l t a d e s
e v id é n c ia l e s
es
e ste
s u b sis t e m a s
g e n e r a n im p a c t o e n e l d e s a r r o l lo d e l t a l e n t o H u m a n o ,
se
r e l a c io n a
co n
o c a s io n a d o e n t r e
lo s
fa c to r e s
que
o t ro s p o r la ro ta c ió n
d e l p e r s o n a l , q u e n o p e r m it e l a a p r o p i a c ió n a d e c u a d a d e l a s P o l í t i c a s d e l a E m p r e s a .
En
lo
que
re fie re
a l M o d e lo
de
O p e r a c ió n
por
P ro ce so s,
se
e v id e n c i a
la
n e c e s id a d
de
la
s o c i a li z a c ió n d e a q u e ll o s p r o c e s o s q u e h a n s id o o b j e t o d e a c t u a l i z a c ió n , d e t a l fo r m a q u e l o s
c o l a b o r a d o r e s s e v e a n in v o l u c r a d o s d e n t r o d e l M a p a d e P r o c e s o s I n s t i t u c i o n a l .
A s í m i s m o s e h a c e n e c e s a r io c o n t i n u a r c o n l a a c t u a l iz a c i ó n d e lo s R i e s g o s y lo s p u n t o s d e c o n t r o l
d e c a d a p r o c e so , p a r a a s e g u ra r su d e b id o s e gu im ie n to y m o n ito r e o .
A va n ce s
C o n la id e n t i f i c a c ió n d e la s n e c e s i d a d e s d e C a p a c i t a c ió n ,
la G e r e n c ia p r o m o v i ó e n c o o r d in a c i ó n
c o n la S u b g e r e n c i a A d m in i s t r a t i v a y F i n a n c i e r a , j u n t o c o n e l Á r e a d e T a l e n t o H u m a n o , E l P la n d e
C a p a c i t a c i ó n p a r a e l f o r t a l e c i m i e n t o y m e jo r a m i e n t o d e l d e s e m p e ñ o l a b o r a l a l o s s e r v i d o r e s y
líd e r e s d e lo s p ro c e s o s , d e
ta l m a n e ra
que
la s c o m p e t e n c i a s l a b o r a l e s d e
lo s fu n c io n a r i o s s e
f o r t a l e c i e r a n e n p r o c u r a d e u n a m e jo r p r e s t a c i ó n d e n u e s t r o s s e r v i c i o s m i s i o n a l e s y d e a p o y o .
I g u a l m e n t e , l o s p r o g r a m a s d e I n d u c c i ó n y C a p a c i t a c i ó n s e h a n ll e v a d o c o n é x it o d e t a l m a n e r a
q u e l o s n u e v o s c o la b o r a d o r e s o b t i e n e n u n g r a n c o n o c i m i e n t o d e l a in s t it u c ió n y a d q u i e r e n u n
g r a d o d e p e rt e n e n c ia h a c ia la E S E ,
p e r m itie n d o
que
lo s
a s í m i s m o e l c r o n o g r a m a d e C a p a c it a c i ó n s e l l e v ó a c a b o ,
c o la b o ra d o r e s
a c tu a lic e n
su s
c o n o c im ie n to s
en
lo s
d ife re n t e s
á m b ito s
la b o ra le s .
O t r o d e lo s a v a n c e s a d e s ta c a r ,
lo c o n s t it u y e l a a c t u a l i z a c i ó n d e l a s H o j a s d e V id a d e t o d o e l
p e r s o n a l v in c u la d o a l a E S E .
Se
r e a li z ó
el
P ro ce so
de
E v a lu a c ió n
de
D esem peñ o
de
lo s
f u n c io n a r io s
con
su
r e s p e c tiv o
s e g u i m i e n t o a c o r d e a l a s p o lí t i c a s d e T a l e n t o H u m a n o .
S e l o g r ó r e a li z a r u n c o m p a r a t i v o q u e p e r m it ió m e d i r e l g r a d o d e s a t i s f a c c i ó n d e lo s u s u a r io s e n l a
p r e s t a c ió n d e l S e r v i c i o c o n r e s p e c t o a la s v i g e n c i a s a n t e r i o r e s .
E n e l Á r e a d e B i e n e s t a r S o c ia l ,
s e c u m p li e r o n c o n la s a c t i v id a d e s q u e s e t e n í a n p r o g r a m a d a s , e n
b u s c a d e u n m e jo r a m i e n t o d e l a C a l i d a d d e V i d a , D e p o r t i v a , R e c r e a t i v a y S o c i a l d e l o s f u n c i o n a r i o s .
M IN IS T E R IO
D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L
E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O
F A B IO
J A R A M IL L O
LO N D O Ñ O
N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3
S u b s is t e m a d e C o n t r o l d e G e s t ió n
D ific u lt a d e s
A
p esar qu e
se
c o n t in ú a
co n
la
d i f i c u lt a d
en
la
i m p l e m e n t a c ió n
de
s is t e m a s d e
i n fo r m a c i ó n
( s o f t w a r e ) e n lí n e a a t r a v é s d e in t e r n e t , s e r e c u r r e n a e s t r a t e g ia s a l t e r n a s p a r a l a c o n s o l id a c i ó n
d e in f o r m a c i ó n a n i v e l c e n t r a l . ( F l o r e n c i a ) .
Se
o rg a n iza ro n
la s
T a b la s
de
R e t e n c ió n
D o cu m e ntal
en
la s
d ife re n t e s
á rea s
de
la
Sed e
A d m in i s t r a t i v a , e n c u m p l i m i e n t o d e la L e y G e n e r a l d e A r c h i v o , p e r o fa l t a n e n v i a r la s a l C o m i t é d e
A r c h i v o T e r r i t o r i a l p a r a s u r e s p e c t i v a a p r o b a c ió n y a p l i c a c i ó n .
F a l t a r e v is i ó n a l s e g u i m i e n t o d e lo s P r o c e s o s p o r p a r t e d e l o s r e s p o n s a b l e s d e c a d a u n o d e e l lo s .
A va n ce s
S e e v i d e n c i a n s i g n i f i c a t i v o s a v a n c e s e n lo s d i f e r e n t e s e l e m e n t o s d e e s t e s u b s i s t e m a , d e n t r o d e
l a s c u a l e s p o d e m o s m e n c io n a r la c o n s o l id a c ió n d e l s is t e m a d e in f o r m a c i ó n d e la E S E l o c u a l h a
r e p e r c u t id o e n u n a m e j o r a s u s t a n c ia l e n la a t e n c i ó n d e l o s u s u a r i o s , e n l a c o n fi a b i li d a d d e l a
in fo r m a c ió n y e n lo s tie m p o s d e r e s p u e s ta a la s s o lic itu d e s p r e s e n t a d a s .
Se
d e f in i ó
un
p r o c e d im i e n t o
p a ra
la
R e n d ic ió n
de
Cu e nta s
a
la
c iu d a d a n ía ,
p e r m i t ie n d o
f o r t a l e c e r l o s m e c a n is m o s d e p a r t i c i p a c ió n c i u d a d a n a q u e s e t i e n e p a r a a c e r c a r a la c o m u n i d a d ,
así
co m o
cre a r
e s p a c io s
a d i c io n a l e s
a
la
A u d i e n c ia
P ú b lic a
de
p r o p i c i a n d o d e u n a f o r m a m á s e f e c t i v a c o n lo s d i f e r e n t e s g r u p o s
D esd e
la
o f i c in a
c la ra m e n t e
m a n e ra
de
S ist e m a s
e l p r o c e d im ie n to
que
a r g u m e n to s
l o s u s u a r io s
so b re
la s
de
de
p a ra
In f o r m a c i ó n
la
r e s o l u c ió n
lo s d ife re n t e s
p r e s u n ta s
y
A t e n c ió n
o p o r tu n a
se rv ic io s
d e b i l id a d e s
en
a l U s u a r io
de
de
C u e n ta s
que
d e in t e r é s .
la s
a s is t e n c ia l e s
la
R e n d ic ió n
p r e s ta c ió n
S IA U , s e
Q u e ja s
h an
del
y
t ie n e
d e f in id o
r e c la m o s ,
in t e r p u e s t o
s e rv ic io
de
ta l
d ife re n t e s
que
has
s id o
o p o r t u n a m e n t e a c l a r a d a s y r e s u e l t a s p o r lo s fu n c io n a r io s e n c a r g a d o s d e l p r o c e s o .
La
ESE
ha
o rie n t a d o
v e n id o
a
fo r ta le c ie n d o
r e s u lt a d o s q u e
la
e v a lu a c ió n
in c o r p o r a
d e l a G e s t ió n ,
h e r ra m ie n ta s d e
a
t ra v é s d e l m o d e lo d e
s e g u im ie n t o p a ra
la
m e d ic ió n
g e s t ió n
con
el
d i s e ñ o d e in d i c a d o r e s d e p r o d u c t o e i m p a c t o .
S u b s is t e m a d e C o n t r o l d e E v a lu a c ió n
D ific u lt a d e s
La
c a re n c ia
e sta do ,
de
c a n a le s d e
c o m u n ic a c ió n
( t e l é f o n o , f a x , i n t e r n e t ) , l a s v ía s d e
ab sce so
en
m al
s e h a n c o n v e r t id o e n b a r r e r a s p a r a e l c u m p l i m i e n t o o p o r t u n o d e l a s a u d i t o r ia s i n t e r n a s
p r o g r a m a d a s p o r C o n t ro l In t e rn o .
H a s i d o d i f í c il r e u n i r a lo s L í d e r e s d e lo s P r o c e s o s p a r a d e t e r m i n a r e l c u m p l i m i e n t o d e la G e s t i ó n
I n s t it u c io n a l , t e n i e n d o e n c u e n t a q u e u n a s o la p e r s o n a h a c e p a r t e h a s t a d e t r e s g r u p o s .
M IN IS T E R IO
D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L
E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O
F A B IO
J A R A M IL L O
LO N D O Ñ O
N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3
A va n ce s
C o n t in u a m o s fo r t a l e c i e n d o a t r a v é s d e l a t o m a d e c o n c i e n c ia d e la a u t o e v a lu a c ió n p o r p a r t e d e
l o s fu n c io n a r i o s , e n l o r e f e r e n t e a l o s P la n e s d e M e j o r a m i e n t o y S e g u i m i e n t o c o m o r e s u l t a d o d e
l a s e v a l u a c i o n e s in d e p e n d i e n t e s (A u d i t o r ía s I n t e r n a s ) q u e e f e c t ú a l a O f i c in a d e C o n t r o l I n t e r n o a
c a d a u n o d e lo s p ro c e s o s y p r o c e d im ie n t o s .
En
la
E v a lu a c io n e s
de
C o n t ro l
In t e r n o
se
han
e m it i d o
re c o m e n d a c io n e s
que
han
gen e rad o
a c c i o n e s d e m e jo r a p o r p a r t e d e l o s e v a l u a d o s e n a r a s d e s u b s a n a r l o s h a l l a z g o s e n c o n t r a d o s y
e n p r o c u r a d e l m e j o r a m i e n t o d e l C o n t r o l In t e r n o I n s t i t u c i o n a l .
L a E v a l u a c i ó n d e l a G e s t i ó n d e l a E s t r a t e g i a G e r e n c i a l h a a r r o ja d o , e n s u ú l t i m a c a l i f i c a c i ó n , u n a
p u n t u a c ió n d e 4 ,2 9
La s
a u d it o r i a s
la c u a l e s c o n s id e r a d a s o b r e s a l i e n t e .
cu e ntan
co n
lo s
d o c u m e n to s
so p o rte s
que
p e r m it e n
e v id e n c ia r
lo s
h a l la z g o s
re g is t ra d o s .
Se
h a ce n
P la n e s d e
M e jo ra m ie n to
co n
b ase
en
lo s r e s u l t a d o s o b t e n id o s d e
l o s I n fo r m e s d e
C o n t r o l I n t e r n o y R e v i s o r ía F is c a l e n t r e o t r o s .
S e h a n p r e s e n t a d o e n f o r m a o p o r t u n a e l I n f o r m e d e C o n t r o l In t e r n o
E sta
d e p e n d e n c ia
e fe ctu ó
la
E v a lu a c ió n
d el
o p e r a c io n e s e f e c t u a d a s d u r a n t e e l a ñ o 2 0 1 1 ,
S is t e m a
de
al D A FP .
C o n t ro l
In t e rn o
C o n ta b le
p ara
la s
e l c u a l a r r o jo u n p o r c e n t a j e d e a v a n c e d e l 4 . 8 7 %
d e a c u e r d o c o n lo s r a n g o s d e i n t e r p r e t a c i ó n d e l a e v a lu a c ió n c u y a in t e r p r e t a c ió n e s A D E C U A D O .
E s t a d o g e n e r a l d e l S is t e m a d e C o n t r o l In t e r n o
S e c u e n t a c o n e l a p o y o d e l a A l t a D i r e c c i ó n l o c u a l h a p e r m it id o d a r l e la i m p o r t a n c ia q u e e l M E C I
t ie n e d e n t ro
d ife re n t e s
de
la o r g a n i z a c ió n ,
p ro c e s o s
que
h a cen
c a p a c id a d d e p ro d u c c ió n ,
m á x im e
si se
p a r te
to m a nd o
a d e c u a d o fu n c io n a m ie n to ;
p o sit ivo ,
a d e m á s s e h a d e t e r m in a d o c o m o
d e l m o d e lo .
A lg u n a s
á rea s
ru ta
h an
c o m o b a s e l o s l in e a m i e n t o s q u e s e
lo s r e s u l t a d o s d e
v is to
a u m e n ta d o
lo s
su
e s tip u la n d e n t ro d e l
e l c a m b io d e c o n d u c t a e n c u a n to a l M E C I p o r lo s fu n c io n a rio s e s
t ie n e
en
cu e nta
que
tod o s h an
v ist o
co m o
la
o rg a n iza c ió n
nos ha
p e r m i t i d o m e jo r a r e l a m b i e n t e l a b o r a l a l o s f u n c i o n a r i o s .
E n g e n e r a l l a s o s t e n i b i l i d a d d e l S i s t e m a d e C o n t r o l In t e r n o e n l a E S E F a b i o J a r a m i l l o L o n d o ñ o ,
a p li c a n d o l a h e r r a m i e n t a d e e v a l u a c i ó n d i s p u e s t a p o r e l D A F P , s e e n c u e n t r a
M E C I, fu e A D E C U A D O , c o n u n p u n t a je d e a v a n c e p o r c e n tu a l d e 9 3 .8 9 %
n o r m a d o e n 4 .5 1 .
L a c a l i fi c a c i ó n d e l
c a lific a d o
segú n
lo
M IN IS T E R IO
D E L A P R O T E C C IO N S O C IA L
E M P R E S A S O C IA L D E L E S T A D O
F A B IO
J A R A M IL L O
LO N D O Ñ O
N IT : 9 0 0 .2 1 1 .4 6 8 -3
R e c o m e n d a c io n e s
F i n a l i z a r e l p r o c e s o d e la T a b la s d e R e t e n c i ó n D o c u m e n t a l , p a r a q u e é s t e s e a a p l i c a d o d e n t r o d e
la e m p re sa .
C o n t in u a r c o n l a a c t u a li z a c ió n d e l o s p r o c e s o s y p r o c e d i m ie n t o s i n s t i t u c i o n a l e s c o n e l p r o p ó s it o
d e f o r t a l e c e r a c c i o n e s t e n d i e n t e s a l c u m p l i m i e n t o d e l o s o b j e t i v o s m i s io n a l e s y e s t r a t é g i c o s .
C u l m i n a r la
a c t u a liza c ió n
del M apa
de
R ie s g o s e n
lo s
P r o c e s o s In s t i t u c io n a le s , c o n
e l fi n
de
e s t a b l e c e r p u n t o s d e c o n t r o l a d e c u a d o , a c o r d e a l d e s a r r o ll o in s t i t u c io n a l .
F o r t a le c e r e l p ro c e s o d e C a p a c ita c ió n a to d o s lo s fu n c io n a rio s .
S e r e c o m i e n d a e l f o r t a l e c i m i e n t o d e l s i s t e m a d e i n fo r m a c ió n a s i s t e n c i a l m e d i a n t e la a d q u is i c i ó n
d e u n s o f t w a r e in t e g r a d o c o n t o d a s la s u n id a d e s f u n c i o n a l e s d e P r e s t a c ió n d e S e r v i c i o s d e S a l u d
d e la E S E F a b io J a r a m il l o L o n d o ñ o .
C o n t in u a r c o n e l p r o c e s o p a r a d a r d e b a j a d e f i n i t i v a d e lo s a c t i v o s b i e n e s m u e b l e s – d e v o lu t i v o s
q u e e s t á n c a t a lo g a d o s c o m o i n s e r v i b l e s o q u e y a a g o t a r o n s u v i d a ú t il p a r a la e m p r e s a y p o r t a l
r a z ó n y a n o e s t á n p r e s ta n d o u n s e r v ic io .
J O S E R A M IR O M O N S A L V E C A S T A Ñ O
O fic in a C o n t r o l In t e r n o