informe de internado realizado en farmacias cruz verde (farmacia
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INFORME DE INTERNADO REALIZADO EN FARMACIAS CRUZ VERDE (FARMACIA COMUNITARIA) COMO PARTE DE LOS REQUISITOS PARA OPTAR AL TÍTULO DE QUÍMICO FARMACÉUTICO LUGAR DE REALIZACIÓN: ESMERALDA 700, LA UNIÓN FECHA DE INICIO: 17/01/2013 FECHA DE TERMINO: 17/07/2013 TUTOR DE INTERNADO: QUÍMICO FARMACÉUTICO CLAUDIO VERDUGO GACITÚA, DIRECTOR TÉCNICO LOCAL 136 PROFESOR RESPONSABLE: PROFESOR GUIDO RUÍZ BARRÍA, DIRECTOR DE ESCUELA DE QUÍMICA Y FARMACIA DIEGO MIGUEL SÁEZ JOHN ÍNDICE Glosario………………………………………………………………………………. 1 Abreviaturas utilizadas……………………………………………………………… 2 Resumen…………………………………………………………………………….... 3 Introducción………………………………………………………………………….. 4-6 Desarrollo del internado a) Enumeración actividades desarrolladas durante el internado…………………. 7 b) Descripción de las actividades desarrolladas durante el internado 1. Atención y orientación farmacéutica a público en general…………………… 8-9 2. Lectura, interpretación y despacho adecuado de recetas médicas para la orientación de pacientes y personal de la farmacia……………………………………….. 9-10 3. Recepción y registro de medicamentos sujetos a control legal……………… 10-12 4. Custodia y dispensación de medicamentos sujetos a control legal………….. 12-13 5. Almacenamiento, control de temperatura y medidas para asegurar la cadena de frío en productos refrigerados…………………………………………………… 13-14 6. Capacitaciones al personal………………………………………………….. 14 7. Ingreso, envío, despacho de un preparado magistral……………………….. 14-15 8. Adquisición, recepción, revisión y almacenamiento de mercadería……….. 16-17 9. Ejecución y gestión de movimientos internos de productos dados de alta o de baja por diferentes motivos……………………………………………………… 17-18 10. Ejecución y control de inventario rotatorio diario (IRD)…………………. 18-19 11. Gestión en el horario de trabajo y turnos nocturnos del personal……........ 19-20 12. Procedimientos para el control de fechas de vencimiento………………… 20 13. Manejo en el ingreso y retiro de dinero en la farmacia…………………… 21 14. Manejo activo circulante………………………………………………….. 21-22 15. Cuadratura fondo sencillo de la caja fuerte………………………………. 22 16. Recibir a visitadores médicos……………………………………………. 22-23 17. Gestión de gastos comunes del local……………………………………… 23 18. Seguimiento a la competencia……………………………………………... 23 Análisis crítico del papel actual del farmacéutico en farmacia privada mediante un análisis FODA……………………………………………………………………. 24-26 Proyecciones ideales del farmacéutico en farmacia privada y las acciones mínimas que deberían realizarse para alcanzar tales proyecciones…………………………... 27 Conclusión…………………………………………………………………………. 28 Anexos I. Farmacoterapia en pacientes diabéticos………………………………… 29-31 II. Condición de venta Part.1………………………………………………. 32-33 III. Condición de venta Part.2………………………………………………. 34-36 IV. Bioequivalencia de medicamentos en Chile……………………………. 37-38 Bibliografía………………………………………………………………………… 39-40 GLOSARIO PUNTO DE RE-ORDEN: Indica la cantidad física de cada producto que debería estar presente en el local. MANIFIESTO: Documento que acompaña al pedido proveniente desde Socofar, el cual contiene información respecto del medio o unidad de transporte, número de bultos, peso e identificación de la mercancía que comprende la carga. OPTICON: Radiofrecuencia que registra el código de barra de un producto al ser escaneado. GÓNDOLAS: Tipo de mueble dispuesto a modo de pared, con el propósito de exhibir productos al consumidor y que facilita el autoservicio. QUIEBRE DE STOCK: Se produce cuando un producto se encuentra agotado, a pesar que se encuentra activo en el maestro del local. M10: Estantes con repisas de vidrio grueso, destinados a mantener el orden en el almacenamiento de los medicamentos dentro de la farmacia. VALORIZACIÓN IRD: Método destinado a evaluar la ganancia o pérdida monetaria que arrojan los inventarios rotatorios diarios y su posterior comparación con el presupuesto asignado al local. SOCOFAR: Empresa distribuidora cuya función es abastecer de productos eficientemente a Farmacias Cruz Verde, con servicio de transporte de LIT cargo. CANJE: Es el intercambio de productos de similares características entre el proveedor y el adquiriente. Basados en las políticas de la empresa, las que pueden ser por productos vencidos, fallas en la calidad, entre otros. ORSAN: Grupo Chileno de capital privado especializado en servicios financieros, comerciales y transaccionales, que aseguran la validez de un cheque y permiten concretar la adquisición de una compra. MAESTRO: Documento oficial, en el cual se encuentran todos los productos que están actualmente incorporados para la comercialización en los distintos locales de la empresa. PRECINTO: Sello codificado que sirve para dar seguridad a lo que se requiera transportar. 1 ABREVIATURAS UTILIZADAS - FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas - SEREMI: Secretaría Regional Ministerial - UFCV: Unidad de Formación Cruz Verde - ISP: Instituto de Salud Pública - PRM: Problema Relacionado a Medicamentos - ROP: Punto de Re-Orden - SRP: Sistema Recepción de Pedidos - IRD: Inventario Rotatorio Diario - SMI: Sistema de Movimientos Internos - DT: Director Técnico - BCI: Banco de Crédito e Inversiones - ISAPRE: Instituto de Salud Previsional - GES: Garantías Explícitas de Salud - INP: Instituto de Normalización Previsional - EM: Error de Medicación - SFT: Seguimiento Farmacoterapéutico 2 RESUMEN Farmacias Cruz Verde es una empresa dedicada a la salud, con una profunda vocación de servicio y clara orientación hacia las necesidades de las personas. El internado en esta empresa se realizó entre el 17 de enero al 17 de julio de 2013, en el local 136 ubicado en la ciudad de La Unión, dentro del marco del “Programa Titúlate con Nosotros”, bajo la tutoría del jefe de local, Químico Farmacéutico Claudio Verdugo Gacitúa. En el presente informe se describen las distintas tareas desempañadas durante la estadía en Farmacias Cruz Verde, tanto técnicas como administrativas que, de manera general, están enfocadas en la gestión eficiente de un local de farmacia, dispensación segura de medicamentos, atención y orientación farmacéutica a pacientes, custodia de sustancias bajo control legal y desarrollo de charlas expositivas al personal, entre otras actividades que la empresa concierne. Todas ellas importantes para el funcionamiento del local, estando algunas de estas regidas por leyes y reglamentos oficiales en nuestro país. Además se realizó un análisis crítico del papel actual del Químico Farmacéutico en farmacia privada, basado en las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), que involucran ejemplos extraídos de las actividades realizadas u observadas en el transcurso del internado y se establecen las proyecciones ideales del Químico Farmacéutico considerando lo anteriormente dispuesto en el análisis FODA. Como anexos se adjuntan los trabajos expositivos realizados por el interno al personal de la farmacia, durante el transcurso de las actividades del internado. 3 INTRODUCCIÓN La historia de Farmacias Cruz Verde se remonta a principios de los años 80, con el Señor Guillermo Harding Estay1, Químico Farmacéutico de profesión, quien con una fuerte orientación de servicios se encargó de dar a la comunidad mayor acceso a los medicamentos. El 2 de enero del año 1984, se abrió el primer local de la cadena1, como una farmacia independiente en el centro de la ciudad de Viña del Mar, V región, lo cual continúo con la apertura de 5 locales más durante los siguientes 8 meses. En la década de 1990, con la creación de cadenas nacionales, las principales farmacias de ese entonces, entre ellas, Farmacias Cruz Verde, potencia un plan de creación de cadenas nacionales1. A finales de esta década, con la ampliación del retail hacia ciudades pequeñas y medianas, las farmacias aprovecharon y potenciaron su negocio en dichas ciudades, las cuales comenzaron a ampliarse y convertirse en focos de negocio cada vez más amplio. Gracias a la buena acogida y preferencia de los clientes, después de más de dos décadas, los locales de FCV se encuentra en casi todos los rincones de Chile, incluyendo Isla de Pascua (desde el 8 de febrero de 2003), Cerro Sombrero y Porvenir1, convirtiéndose así en la cadena con mayor cobertura geográfica del país y aumentando el acceso a medicamentos a precios convenientes, no sólo en los grandes centros urbanos, sino también en muchos otros lugares de nuestro país. Con una profunda vocación de servicio y clara orientación hacia las necesidades de las personas, FCV es la cadena farmacéutica de crecimiento más explosivo en los últimos años, pasando de solo 40 locales en 1995 a más de 540 farmacias a nivel nacional en 2010, 2 farmacias móviles y con más de 5000 colaboradores desde el norte grande al extremo sur, logrando ser los primeros en el mercado farmacéutico1. Actualmente Farmacias Cruz Verde, es una sociedad anónima cerrada y su Presidente es Guillermo Harding Alvarado1, quien mantiene vivos los principios de la empresa y el compromiso con la salud de sus clientes. De esta manera logran entregar excelencia en la atención, desarrollan servicios complementarios de alto valor agregado y buscan constantemente la calidad a través de la capacitación de sus profesionales y colaboradores. Tareas que se realizan hasta el día de hoy de forma permanente, cuyo foco en el crecimiento busca acercarse a las personas y que éstas puedan acceder de manera fácil y cómoda, tanto a los medicamentos como a una buena salud. La historia del local 136 de Farmacias Cruz Verde, remonta a mayo de 2001 cuando fue inaugurado en la ciudad de La Unión, luego de la autorización de funcionamiento por parte de la Secretaría Regional Ministerial de Salud (SEREMI), en ese entonces de la región de Los Lagos2, quedando ubicado en calle Esmeralda #707, en pleno centro de la ciudad. En ese entonces, el recurso humano con el que contaba el local, consistía en un jefe de local Químico Farmacéutico, dos Auxiliares de Farmacia, un Bodeguero. FCV fue la primera cadena de farmacias en llegar a esta comuna, dando el “punta pie inicial” para la llegada de Farmacias Ahumada, Salcobrand y Dr. Simi, teniendo como consecuencia, la 4 desaparición en el tiempo de las farmacias independientes, las cuales no pudieron equiparar la competitividad que mostraban estas cadenas. Con el tiempo se fueron sumando más colaboradores al local, aumentando su rentabilidad en el tiempo y mejorando la atención a sus clientes. De modo de mejorar la atención a la comunidad y comodidad de trabajo para sus colaboradores, el local 136 en mayo de 2013 sufrió un traslado, autorizado por la SEREMI de la región de Los Ríos2, quedando ubicado en calle Esmeralda #700 en la ciudad de La Unión, donde actualmente funciona. Las instalaciones de esta nueva planta física aseguran el almacenamiento y conservación adecuada de los productos farmacéuticos según las normas fijadas por el Ministerio de Salud3. Contando con los reglamentos, textos y registros (recetas, psicotrópicos, estupefacientes y reclamos) necesarios4. El nuevo local adquiere un stock de medicamentos más grande al que tenía antiguamente, para satisfacer de mejor manera las necesidades de salud, como también una sala con más metros cuadrados para disponer las góndolas con productos para los clientes. Actualmente el local está bajo la dirección técnica de dos Químicos Farmacéuticos, siete Auxiliares de Farmacia, un Bodeguero y una Asistente de Belleza. La participación en el traslado durante el internado, permitió adquirir experiencias y actitudes de buena organización y trabajo en equipo, que serán de ayuda en un futuro ante situaciones similares. Organigrama de Farmacias Cruz Verde en reestructuración 5 La empresa tiene como Misión1, entregar servicios de salud y bienestar, en un ambiente de cordialidad y respeto por las personas, cimentando relaciones de largo plazo con sus empleados y clientes. Lo que respecta a la Visión1 de Farmacias Cruz Verde, es ser la cadena de farmacia más reconocida en Chile, por trabajar con responsabilidad hacia la comunidad, colaboradores y clientes y que, como consecuencia de lo anterior, cuando una persona piense en farmacia, piense en Cruz Verde. Dentro de los principios o valores1 que rigen a la empresa y que se consideran como punto de partida, son los siguientes: Confiabilidad Respeto Honestidad Excelencia Credibilidad 6 DESARROLLO DEL INTERNADO - Enumeración actividades desarrolladas durante el internado 1. Atención y orientación farmacéutica a público en general. 2. Lectura, interpretación y despacho adecuado de recetas médicas para la orientación de pacientes y personal de la farmacia. 3. Recepción y registro de medicamentos sujetos a control legal. 4. Custodia y dispensación de medicamentos sujetos a control legal. 5. Almacenamiento, control de temperatura y medidas para asegurar la cadena de frío en productos refrigerados. 6. Capacitaciones al personal. 7. Ingreso, envío, despacho de un preparado magistral. 8. Adquisición, recepción, revisión y almacenamiento de mercadería. 9. Ejecución y gestión de movimientos internos de productos dados de alta o de baja por diferentes motivos. 10. Ejecución y control de inventario rotatorio diario (IRD). 11. Gestión en el horario de trabajo y turnos nocturnos del personal. 12. Procedimientos para el control de fechas de vencimiento. 13. Manejo en el ingreso y retiro de dinero en la farmacia. 14. Manejo activo circulante. 15. Cuadratura fondo sencillo de la caja fuerte. 16. Recibir a visitadores médicos. 17. Gestión de gastos comunes del local. 18. Seguimiento a la competencia. 7 - Descripción de las actividades desarrolladas durante el internado En nuestro país todas las farmacias deben funcionar bajo la Dirección Técnica de un profesional Químico Farmacéutico o Farmacéutico, quien debe trabajar al menos ocho horas diarias y su ausencia no constituye una infracción si se registra oportunamente en el Libro de Recetas5. El Químico Farmacéutico jefe debe asumir como Director Técnico de la farmacia6. Por lo mismo, el Químico Farmacéutico no sólo debe tener conocimiento de fármacos, también debe tener la capacidad de organizar eficientemente el personal para dirigir, planificar, y coordinar las tareas de la farmacia. En otras palabras, aparte de ser un profesional de la salud experto en medicamentos, se encarga de tareas administrativas en la farmacia. Relacionado a lo anteriormente mencionado, entre las actividades desarrolladas durante el proceso de internado se pueden nombrar las siguientes: 1. Atención y orientación farmacéutica a público en general Entre las diversas actividades que se desarrollan día a día en farmacia privada, juega un rol importante la atención profesional que puede brindar el Químico Farmacéutico en pro de la salud y bienestar de la población. Se entiende como Atención Farmacéutica al compendio de actitudes, comportamientos, compromisos, inquietudes, valores éticos, funciones, conocimientos, responsabilidades y destrezas del farmacéutico en la prestación de la farmacoterapia, cuyo principal beneficiario es el paciente (Reunión Organización Mundial de la Salud, Tokio 1993). Cada vez que un paciente/cliente solicitó la atención personalizada del Químico Farmacéutico en el mesón de atención al público, ante dudas que requirieron de sus competencias y habilidades para resolverlas, fue crucial desarrollar técnicas básicas de comunicación con el paciente, como preguntar correctamente (anamnesis farmacéutica), escuchar atentamente, responder conscientemente y verificar la comprensión para luego, de manera responsable, abordar eficientemente la provisión de la farmacoterapia. Además de las técnicas de comunicación, es clave la correcta lectura e interpretación de las recetas médicas, para la orientación de pacientes y Auxiliares de Farmacia, de modo de evitar cualquier error de despacho e indicaciones que pueden traducirse en eventos perjudiciales para la población. La directriz que tiene la empresa ante este tipo de actividad, es que la responsabilidad de resolver la consulta farmacéutica sea del Químico Farmacéutico. Para esto Farmacias Cruz Verde desarrolla constantemente, por medio de su unidad de formación (UFCV), capacitaciones a sus Auxiliares de Farmacia, en las cuales se recalca el saber actuar y derivar al Químico Farmacéutico dichas inquietudes de la población, y no ellos tomar atribuciones por su cuenta tratando de resolverlas. De no ser así, nos arriesgamos a dar un mal uso al medicamento u obtener resultados inapropiados. 8 El Químico Farmacéutico también tiene limitaciones, debido a que en la oficina de farmacia debe dar solución a problemas, siempre y cuando estos se traten de patologías menores, y saber determinar cuando el problema debe ser derivado a una consulta médica. También debe reconocer patologías donde lo más recomendable sería utilizar medicamentos que se deben usar bajo estricta supervisión médica, además de respetar la condición de venta de estos productos otorgados por el Instituto de Salud Pública de Chile (ISP) al momento de su registro en nuestro país7. Los objetivos de brindar atención farmacéutica a quien lo solicite, por parte del Químico Farmacéutico de farmacia privada son: generar un acercamiento profesional centrado en el paciente para conocer sus necesidades y resolverlas dentro del ámbito que le compete, colaborar con el uso racional y seguro de los medicamentos, una responsabilidad por prevenir y resolver los Problemas Relacionados a Medicamentos (PRM) que los pacientes sufran o puedan sufrir y lograr la adherencia de los pacientes a sus terapias mediante el conocimiento de sus medicamentos y patologías. 2. Lectura, interpretación y despacho adecuado de recetas médicas para la orientación de pacientes y personal de la farmacia La complejidad en la compresión de algunas prescripciones médicas, debido a letras ilegibles o poco claras, hace que el Químico Farmacéutico deba aclarar al personal lo señalado en la receta, y de esta manera orientar a pacientes en relación a sus terapias. Muchas veces cuando hay más de un medicamento en la misma receta, el Químico Farmacéutico debe hacer el ejercicio de analizar la relación que tienen entre ellos y así confirmar la indicación. En casos en que persistan las dudas el Químico Farmacéutico deberá entrevistarse con el paciente/cliente de modo de obtener la mayor información posible que confirme o descarte la hipótesis que tenía en cuanto al producto prescrito. Para esto también puede corroborar datos en el vademécum o algún otro libro disponible en la farmacia o mejor aún tomar contacto con el médico para que aclare el tratamiento que prescribió. Al no poder concretar el contacto con el médico tratante, profesionalmente el Químico farmacéutico debería optar por la principio ético de “hacer el bien” y “no dañar”, como fórmula de protección a la salud del paciente/cliente, solicitándole a este que consulte nuevamente al profesional. El Auxiliar de Farmacia es el encargado la mayor parte del tiempo de recibir las recetas médicas, y verificar en primera instancia si esta cumple con los mínimos requisitos legales que debería poseer antes de ser despachado el medicamento, estos son: Individualización del profesional que la extiende, señalando su nombre y profesión. Estos datos deberán ser impresos o, en su defecto, escritos o reproducidos en forma perfectamente legible. 9 Prescripción, en forma clara y completa. Firma del profesional. Fecha en que se extiende la receta. Asimismo, el despacho de medicamento se debe hacer de acuerdo a las condiciones de venta indicadas en el reglamento vigente que regula esta materia7, siendo responsabilidad del Químico Farmacéuticos velar por el cumplimiento de estas disposiciones por parte de los Auxiliares de Farmacia, estas son: venta directa, venta bajo receta médica simple, venta bajo receta médica retenida, venta bajo receta cheque. Es sabido, según estudios que los errores en la dispensación abarcan un 17% de errores, 48% de los cuales se producen por dispensar un medicamento diferente al prescrito8. Por lo tanto, el objetivo es evitar cualquier error de despacho e indicaciones que podrían traducirse en eventos perjudiciales para el paciente. 3. Recepción y registro de medicamentos sujetos a control legal En el caso de los pedidos de psicotrópicos y estupefacientes, estos son recibidos, revisados y repuestos en estantería por el Químico Farmacéutico el cual es el único autorizado para tratar este tipo de medicamentos. Estos se pueden revisar de manera manual, como a través del opticon. Para su entrega al local, los medicamentos controlados vienen con una guía de despacho denominada “Guía de despacho de drogas y productos Estupefacientes y Psicotrópicos”. La guía viene en 4 copias, la original cliente se deriva posteriormente a la SEREMI de Salud, la segunda copia queda en poder de la Farmacia y las dos copias restantes son para la distribuidora Socofar, cada una de ellas firmada por el Químico Farmacéutico, avalando así la conformidad en la recepción. El pedido de medicamentos psicotrópicos, benzodiacepinas y estupefacientes, proveniente de Socofar, es enviado directamente por el D.T. Químico Farmacéutico de esta empresa, siendo recepcionado y revisado en la farmacia única y exclusivamente por el Químico Farmacéutico. Para diferenciarlo, el bulto viene embalado con una cinta roja distinta al resto de los bultos. El Químico Farmacéutico se responsabiliza del chequeo completo de estos medicamentos, en cuanto a la identificación del producto, dosis y que cuadren las cantidades físicas recepcionadas de cada uno, respecto a lo descrito en la guía de controlados proveniente de Socofar. Los registros y el control de estos medicamentos, que son estrictamente controlados en una Farmacia, son responsabilidad neta del Químico Farmacéutico. Ello se realiza en libros oficiales autorizados, los cuales contienen hojas enumeradas, firmadas y timbradas por la autoridad sanitaria. En cada libro los registros se ordenan de acuerdo al nombre comercial y su respectiva dosificación. Los libros que son revisados cada cierto tiempo por la Autoridad Sanitaria, cuya función es velar por el orden de los registros en la recepción y 10 dispensación de este tipo de medicamentos, contrastando número de productos dispensados con la cantidad de recetas que se retuvieron y número de productos restantes informados en el libro (cantidad teórica), con lo que hay físicamente en estantería (cantidad real). Al encontrarse en orden y calzando el número de medicamentos que se informan con la cantidad real con la que cuenta la Farmacia, el fiscalizador timbra el libro, de modo de expresar que la revisión ha sido exitosa, y que desde este punto se comenzará la nueva revisión en un tiempo más. Para mantener un orden y un correcto registro, exento de equivocaciones o borrones, en el local se utiliza para los ingresos el lápiz rojo y para los despachos el lápiz azul. Control de Psicotrópicos El Código Sanitario, en su decreto Nº 405, Título V agrupa los psicotrópicos en 4 grupos, los de la lista II y III son aquellos psicotrópicos de llenado especial que se despachan a través de receta cheque, en cambio los de la lista IV (Benzodiacepinas) son despachados con receta retenida (art.23). Por otro lado, los de la lista I se caracterizan por no tener un uso terapéutico reconocido y por su gran potencial de abuso. Los siguientes compuestos: lorazepam, triazolam, sibutramina y zolpidem son incluidos en el libro de psicotrópicos de llenado especial por disposición sanitaria. Control de Estupefacientes El decreto Nº 404 de estupefacientes indica en su Título V que existen 2 listas de estupefacientes. Estos medicamentos se despacharan a través de receta cheque o recetas retenidas (art.23) y en caso de los principios activos dextropropoxifeno, codeína y dionina podrán ser entregados por medio de receta retenida solo si están en conjunto con uno o más principios activos. (art.32). Para el ingreso y egreso de estos productos, se procede de la siguiente manera9: En el ingreso se registra: Nombre/Dosificación Fecha Proveedor Nº de guía Cantidad Saldo En el egreso se registra: Nombre / Dosificación Fecha Nº serie Cantidad Nombre Médico Rut Médico Nombre paciente Rut Paciente Adquiriente Dirección Saldo 11 Control de Benzodiacepinas Este libro funciona de la misma forma que los dos anteriores. El Químico Farmacéutico debe anotar las cantidades ingresadas y despachadas, y los saldos de cada una de las Benzodiacepinas comercializadas por el local. En el ingreso se registra: Nombre / Dosificación Fecha Procedencia Nº guía despacho Cantidad recibida Saldo En el egreso de registra: Nombre / Dosificación Fecha Nº folio Cantidad despachada Saldo El Químico Farmacéutico deberá a todas las recetas despachadas inutilizarlas y mantenerlas archivadas correlativamente en el establecimiento mínimo un año10. En caso de incumplimiento de las normas, este profesional se arriesga a una acusación de tráfico por tratarse de drogas de abuso. 4. Custodia y dispensación de medicamentos sujetos a control legal El Químico Farmacéutico es quien maneja la llave del mueble de medicamentos controlados, siendo este mismo el encargado de custodiar el stock disponible de estos productos. Un correcto orden en el almacenamiento evita la confusión entre las distintas presentaciones que pudiera presentar un mismo principio activo al momento de la dispensación que representa un grave error a la hora de cuadrar el stock físico con los registros en los libros oficiales y que implica un potencial riesgo para el paciente/cliente que recibió la inadecuada dispensación. La dispensación de benzodiacepinas, psicotrópicos y estupefacientes, debe ser efectuada por el Químico Farmacéutico, desde la recepción de la receta hasta informar de la indicación posológica al paciente /cliente. Para esto debe revisar antes del despacho, que la receta, ya sea esta simple con control de stock o receta cheque, tenga todos los datos obligatorios que son requisitos para que sean despachados, según lo indica el reglamento de psicotrópicos y estupefacientes11. Ante un incumplimiento, el Químico farmacéutico puede rechazar la receta o retenerla en caso que se considere que es una falsificación. Las recetas despachadas correspondientes a estos medicamentos controlados se folian correlativamente y se archivan de forma cronológica para poder facilitar su búsqueda en caso de ser 12 necesaria. Además el Químico Farmacéutico debe anotar al reverso de la receta, el nombre, rut del adquiriente, cuántas cajas del medicamento se despacharon, fecha de compra y su firma, con motivo de dar cumplimiento a normativa sanitaria y tener un sistema de control del despacho de estas sustancias. En lo que involucra a la política de vencimientos para medicamentos sujetos a control legal, es también responsabilidad del Químico Farmacéutico la vigilancia en las fechas de expiración que estos tengan. Se procede a apartar del resto aquellos medicamentos vencidos, se dan de baja previa autorización de la SEREMI de salud, quien finalmente retira estos medicamentos de la farmacia, procediendo a la incineración de estos. 5. Almacenamiento, control de temperatura y medidas para asegurar la cadena de frío en productos refrigerados Los medicamentos refrigerados son los que requieren temperaturas inferiores a la ambiental para su conservación, siendo muchos de ellos formas estériles y multidosis (insulina, vacunas, colirios, pomadas oftálmicas, etc.)12. Para esto la farmacia cuenta con un refrigerador con termostato, más un termómetro de máxima y mínima para velar por la buena conservación de este tipo de medicamentos. Las mantenciones del refrigerador se especifican en el manual interno de manejo de cadena de frío, en el cual se detalla el protocolo de limpieza, lectura del termómetro, manejo en caso de falla eléctrica, entre otros. El Químico Farmacéutico es el responsable de la correcta mantención del refrigerador, en base al chequeo de varios puntos: funciona correctamente, cierra bien, está correctamente enchufado en todo momento, los medicamentos están bien distribuidos dentro del refrigerador, está limpio, no acumula hielo, no existen otros productos diferentes a medicamentos, la ubicación del termómetro de mercurio es correcta (zona central, nunca en la puerta). Además existe un sistema de control de temperaturas, donde el Químico Farmacéutico debe registrar estos valores diariamente, dos veces al día, en una planilla mensual disponible en la puerta del refrigerador, un primer registro al comenzar la jornada laboral y el segundo al terminarla. Estas temperaturas deberían fluctuar entre una máxima de 8°C y una mínima de 2°C, de tal modo de mantener la cadena de frío. La cadena de frío es una cadena de suministro de temperatura controlada. Una cadena de frío que se mantiene intacta garantiza a los pacientes que el producto que recibe durante la producción, transporte, almacenamiento y venta no se ha salido de un rango de temperaturas dadas12. Como objetivo el Químico Farmacéutico de farmacia privada se responsabiliza de avalar esta mantención en los proceso de almacenamiento y de venta en el local, capacitando a los Auxiliares de Farmacia en el correcto despacho de estos productos. El despacho debería ser dentro de un envase aluminizado y una unidad refrigerante (ice- 13 pack), de manera de no interrumpir la cadena de frío durante el traslado al domicilio. Otro factor importante es la educación al cliente del correcto almacenamiento en el hogar de estos productos, para asegurar la vida útil, en términos de calidad, seguridad y eficacia. Dentro del mismo ámbito, una responsabilidad más del Químico Farmacéutico es contar siempre con ice-pack disponibles en el congelador y botellas con agua en estantes inferiores. El motivo es que los ice-pack son necesarios en el momento de dispensar al paciente/cliente este tipo de medicamentos para mantener la cadena de frío durante el traslado y sin duda, sirven como buen recurso ante cualquier corte de la energía eléctrica, ya que estos ayudan a mantener la temperatura interna por algún tiempo. 6. Capacitaciones al personal Farmacias Cruz Verde constantemente realiza jornadas de capacitación dirigidas hacia sus colaboradores. Al ser estas desarrolladas en localidades fuera de La Unión, muchas veces el personal se imposibilita a viajar al lugar de destino. Entonces se hace necesaria la ejecución de actividades de capacitación al personal, por parte del Químico Farmacéutico, dentro de la jornada laboral. Dichas actividades tienen como objetivo que la persona capacitada refleje en su actividad cotidiana el conocimiento y las habilidades adquiridas en un marco de responsabilidad social, con la finalidad de satisfacer de la mejor forma posible las inquietudes que tengan los clientes, junto con brindar una mejor atención. Se discutieron temas relacionados a cómo ayudar, aconsejar, comprender la farmacoterapia de pacientes diabéticos, las bases y razones que sustentan la condición de venta bajo receta médica retenida a cierto grupo de fármacos, terminando con un tema actual y de mucho interés, como es la bioequivalencia en productos farmacéuticos chilenos (ver anexos). 7. Ingreso, envío, despacho de un preparado magistral En un principio el recetario magistral era la trastienda de la antigua botica, donde el boticario preparaba, de acuerdo a fórmulas celosamente guardadas, los medicamentos especiales para sus clientes. En la actualidad se conoce como un laboratorio dentro de la farmacia, con secciones bien delimitadas, destinadas exclusivamente para la elaboración de recetas magistrales prescritas por médicos, cumpliendo las disposiciones enunciadas en el reglamento que regula esta materia13. El recetario magistral con el cual se comunica este local corresponde al ubicado en la ciudad de Concepción. El Auxiliar de Farmacia (VCE) es quien recepciona la receta magistral, identificando la forma farmacéutica, materias primas y cantidad a preparar. Luego ingresa al sistema la prescripción y saca el cálculo correspondiente al valor que deberá cancelar el paciente/cliente por la preparación. El proceso anterior es vigilado por el Químico Farmacéutico, quien finalmente da la autorización para el definitivo ingreso de la receta 14 magistral y consolidación de la venta. Ante cualquier error en el acondicionamiento de la receta, es este profesional el responsable de que la preparación ingresada sea rechazada por parte del recetario magistral, lo cual afecta la confianza, seguridad y credibilidad que tienen los pacientes/clientes hacia la empresa. Además el Químico Farmacéutico debe conocer la política de los tiempos que se tarda el preparado magistral en llegar al local, desde que es despachada la receta hacia Concepción e informar de esto al adquiriente. El Químico Farmacéutico para aceptar como válida la receta magistral, debe considerar los requisitos legales mínimos que debe contener esta, tales como: mención de que se trata de una receta magistral, identificación del profesional quien prescribe, identificación del paciente, prescripción magistral completa, duración del tratamiento, firma y fecha. Además los Químicos Farmacéuticos del recetario someten la receta a evaluaciones farmacéuticas correspondientes, previo a su elaboración, con el fin de detectar si su elaboración es técnicamente factible y se ajusta a las Normas sobre Elaboración de Preparados Magistrales en Recetario de Farmacias y a las disposiciones contenidas en este reglamento13. Es importante señalar que la cantidad de medicamento a preparar es para un máximo de 40 días de tratamiento, lo cual guarda relación a la vida útil del preparado. Farmacias Cruz Verde, mediante la preparación de productos magistrales, permite tener la posibilidad de acceder a tratamientos individualizados según las características del paciente y su diagnóstico, administrar medicamentos en dosis no disponibles en el mercado, prescribir asociaciones de medicamentos exclusivos, prescribir medicamentos que han dejado de fabricar los laboratorios farmacéuticos o aquellos que tienen una aplicación distinta a la tradicionalmente conocida y elaborar medicamentos excluyendo excipientes que puedan producir alergias u otras intolerancias. Los tipos de preparados magistrales que se elaboran comúnmente en el recetario y son posteriormente comercializados en la farmacia son: cremas dérmicas, cápsulas, óvulos vaginales, comprimidos, jarabes, lociones, entre otros. La empresa le da el carácter de urgente a la preparación y entrega de los productos magistrales, por lo que el descuido en el envío de la receta magistral o la oportuna recepción de este al momento de su llegada a la farmacia por parte del Químico Farmacéutico implica una grave irresponsabilidad. El Recetario Magistral comunica de la falta de disponibilidad de cierta materia prima, para la preparación de sus productos al Químico Farmacéutico, siendo este el responsable de dar aviso a los Auxiliares de Farmacia en caso de que algún preparado llevara dicha sustancia, tal que no se realice el ingreso de la receta al sistema. 15 8. Adquisición, recepción, revisión y almacenamiento de mercadería Para el correcto funcionamiento del local, este necesita mantener un stock suficiente de productos para sus pacientes/clientes, con el objetivo de conservar su preferencia. Para esto existen diversos sistemas de adquisición, todos ellos gestionados por el Químico Farmacéutico. El sistema de adquisición de los locales de Farmacias Cruz Verde, es a través de la distribuidora Socofar S.A, ubicada en la ciudad de Santiago. El sistema es computacional y automático, donde a cada producto se le asigna un ROP (Punto de Reorden) otorgado por la empresa. El ROP indica la cantidad de cada producto que debe haber en el local. Si para un determinado producto el stock es menor a su ROP, el sistema computacional genera automáticamente un pedido por la cantidad faltante. Este ROP es modificado de acuerdo a flujo de ventas de cada producto, el cual puede variar de forma automática o de forma manual a través de una solicitud vía correo electrónico hecha por el Químico Farmacéutico a la central encargada de la asignación de dichos ROP. En los locales de Farmacias Cruz Verde se reciben pedidos de lunes a sábado, todas las semanas. La mercadería es transportada por la empresa LIT Cargo. El día anterior a la recepción del pedido, llegan por intranet los manifiestos, los cuales debe cargar el Químico Farmacéutico al opticon, previo a la llegada de la mercadería. Los productos llegan en cubetas termoselladas con las respectivas guías de despacho, que indican la lista de productos en su interior, las cuales son recepcionadas y firmadas por el Químico Farmacéutico. El Bodeguero es el encargado de recibir la mercadería y, en primera instancia, debe revisar el estado del termosellado con que llegaron las cubetas. Ante cualquier deterioro debe informar al Químico Farmacéutico, el cual debe apuntar en el manifiesto la matrícula de la cubeta en cuestión, ya que esto puede ser un indicio de apertura y hurto durante el proceso de traslado. Además es clave la gestión en este punto del Químico Farmacéutico en informar tal acontecimiento mediante correo electrónico a la entidad pertinente, tal que productos faltantes en estas matriculas no sean cargados como merma al local (procedimiento interno que la empresa estipula hacer en estas ocasiones). Luego continúa la actividad del Bodeguero, a quien corresponde revisar todos los bultos por medio del opticon, verificando códigos de los productos anteriormente cargados en este. Posteriormente se descargan los datos en el sistema computacional conocido como “Sistema de Recepción de Pedidos (SRP)” y se emite un informe de productos faltantes/sobrantes según sea el caso. Una vez más el Químico Farmacéutico se responsabiliza de la gestión de la información de estas diferencias a la entidad correspondiente, y así se procede con el resto del pedido. Si está todo en orden, es decir no hay faltantes ni sobrantes, el Químico Farmacéutico firma y timbra las guías de despacho indicando que recibió conforme, quedándose con una copia de la guía y la otra se entrega al transportista. Es preciso mencionar que este procedimiento amerita una coordinación en el flujo de información y trabajo entre Bodeguero y Químico Farmacéutico. 16 Por otro lado los medicamentos con control de saldo llegan en un bulto sellado, separado de los demás medicamentos, y con su respectiva guía, siendo recepcionados exclusivamente por el Químico Farmacéutico (proceso explicado anteriormente). Los pedidos de refrigerados vienen en un cooler con ice-pack, inmediatamente una vez revisados se mantienen refrigerados para mantener la cadena de frío. Una vez ingresado el pedido al inventario del local, el bodeguero procede a reponer la sala de venta con la mercadería y lo que sobre se almacena en la bodega. Los medicamentos son inmediatamente ubicados por los Auxiliares de Farmacia, en las estanterías correspondientes a cada laboratorio, manteniendo un orden adecuado, de tal manera de evitar errores en la entrega posterior del medicamento al paciente, debido a similitudes de los nombres o varias presentaciones del mismo medicamento. Además de este sistema automático de reposición, el Químico Farmacéutico puede generar pedidos especiales, los cuales consisten en pedidos realizados de forma manual mediante un programa computacional interno de la empresa (Backoffice). Dichos productos solicitados por este medio se envían a la central de abastecimiento, teniendo el carácter de urgente. Los Auxiliares de Farmacia que tienen a cargo ciertas góndolas con productos, dan el aviso al Químico Farmacéutico para que gestione el pedido especial, con el propósito de evitar el quiebre de stock. Otro sistema de adquisición consiste en un sistema de traspasos entre locales Cruz Verde, en caso de que un cliente solicite un producto y este no se encuentre o esté en un stock insuficiente, el Químico Farmacéutico puede solicitar un traspaso a otro local, gestionando el pedido en primera instancia vía telefónica, verificando la posibilidad del traspaso. Tras una respuesta positiva se concluye, a modo de recordatorio, mediante un aviso por correo electrónico. La empresa encargada de transportar los productos es Chilexpress. Este sistema es utilizado para obtener un producto específico de forma rápida para el cliente que lo necesite. 9. Ejecución y gestión de movimientos internos de productos dados de alta o baja por diferentes motivos Una forma que tiene el Químico Farmacéutico de ajustar y actualizar el stock de productos en el local, es por medio del Sistema de Movimientos Internos (SMI), que permite hacer altas y bajas de productos por diferentes motivos. Uno de ellos es cuando se requiere hacer canje al proveedor, debido a problemas detectados por el bodeguero en la revisión del pedido. Algunos de estos problemas son: productos filtrados, aplastados, manchados, rotos, sin sello, entre otras circunstancias que impiden que el producto pueda ser vendido. El bodeguero informa al Químico Farmacéutico quien elabora la guía de despacho, indicando las razones precisas del envío de cada producto, ya que errores en la selección de la causa de devolución induce al rechazo por parte del proveedor a la solicitud. 17 También el Químico Farmacéutico debe llevar a cabo esta gestión, en situaciones donde los clientes quieren devolver un producto comprado anteriormente en la farmacia y llevar otro distinto. Según corresponda procede a anular la boleta o hacer un canje, pero en ambos casos ejecutar la alta y la baja de los respectivos productos. Para esto el jefe de local debe inspeccionar el producto devuelto y confirmar que esté en buenas condiciones para incorporarlo nuevamente al stock de la farmacia y así no tener mermas. Cuando los laboratorios farmacéuticos por medio del proveedor Socofar, informan de un listado de productos a sacar de la venta en la farmacia, ya sea por sobrestock o cualquier otro motivo, también el Químico Farmacéutico debe actualizar el stock en el SMI generando altas o bajas según corresponda. Otro motivo es dar altas o bajas según corresponda por diferencia en los inventarios rotatorios diarios (IRD), debido a que se encontró físicamente una mayor o menor cantidad de un determinado producto según lo que se encontraba registrado en el sistema. El objetivo de llevar a cabo altas y bajas en la farmacia, es mantener un stock actualizado de los productos, para que así se generen los pedidos automáticos en el tiempo preciso y no tener demoras o fallas en el sistema por mala gestión del Químico Farmacéutico en este aspecto. 10. Ejecución y control de inventario rotatorio diario (IRD) Al comenzar la jornada laboral de lunes a sábado (domingos se excluyen), el SMI de la empresa anuncia que se realice el IRD, consistente en un recuento de un listado de 60 productos aleatorios presentes en el local. El responsable de emitir este listado es el Químico Farmacéutico, quien delega la tarea del conteo, de manera equitativa a los Auxiliares de Farmacia. Importante para esta tarea, es la gestión del Químico Farmacéutico junto al personal, de modo de mantener el orden y ubicación de los medicamentos en sus respectivos M10 y los demás productos en sus respectivas góndolas y bodega. De esta forma se hace más eficiente el trabajo de inventario, visto desde el punto de vista del tiempo dedicado a la búsqueda del producto, disminución considerable en el extravió o perdida de estos, errores en el conteo, etc., procurando de no alterar los parámetros relacionados al incremento de las mermas del local. Luego de que el recuento es ingresado al SMI, se emite una hoja informe con las diferencias correspondientes a lo que se encontró físicamente con lo que debería haber realmente, junto al valor monetario de dichas diferencias. Frente a estos resultados el Químico Farmacéutico debe pedir más cooperación del personal para disminuir mermas totalmente evitables, sobre todo cuando se trata de medicamentos, a los cuales solo el personal de farmacia tiene acceso (ubicación tras el mesón de atención), a diferencia de los productos de sala, cuyas mermas se pueden ver afectadas debido al hurto de especies. Estas diferencias deben ser comunicadas por el Químico Farmacéutico, mediante correo electrónico a la central de abastecimiento y existencias de FCV y el valor monetario registrado en una planilla excel, la cual se envía 18 una vez al mes al departamento de administración central. La empresa asigna un presupuesto mensual al local en este ámbito, conocido por el Químico Farmacéutico, quien debe saber manejarlo y no excederlo. El Químico Farmacéutico debe tener un rol administrativo centrado en los porcentajes de cumplimento de sus parámetros, debido a que la empresa los mide y da incentivos si se hace bien las cosas. Un ejemplo de buena gestión es pasar la merma de productos faltantes de sala al presupuesto entregado al local con lo que respecta al hurto, que es mucho mayor al entregado para la valorización IRD, dejando este último para el caso de los medicamentos. Para la empresa, el consensuar un inventario diario tiene el objetivo de corregir el stock disponible de los productos, manteniendo existencias actualizadas, para así dar paso al pedido automático, cuya cantidad en stock se encuentra bajo su ROP. Además es una manera de facilitar los inventarios generales que se realizan cada 6 meses. Con los informes emitidos la empresa realiza estudios comunicando los productos más mermados en sus locales, solicitando a los Químicos Farmacéuticos que estos se aparten en estantes bajo llave junto a medicamentos de alto valor de manera de prevenir altas mermas. 11. Gestión en el horario de trabajo y turnos nocturnos del personal De importancia es la función que designa FCV sobre el jefe de local, en lo que concierne a la generación de los turnos de trabajo del personal colaborador, pues es el ente que posee las habilidades de gestión y administración más idóneas dentro de la oficina de farmacia para ejecutarla. El Químico Farmacéutico se tiene que instruir en aspectos fundamentales de la legislación laboral, debido a la responsabilidad que atañe estar a cargo de un grupo de personas. Para esto, el profesional debe apegarse a la ley y tener en cuenta los aspectos que afectan al personal de farmacia al momento de generar dichos turnos, entre los que se podrían mencionar: que la duración de la jornada ordinaria de trabajo no exceda las cuarenta y cinco horas semanales, al menos dos de los días de descanso en el respectivo mes calendario deberán necesariamente otorgarse un día domingo, respetar el séptimo día progresivo de trabajo como un día libre, respetar los feriados legales y los irrenunciables14, entre otros aspectos. Además es importante la revisión constante por parte del Químico Farmacéutico del libro de asistencia que debe firmar el personal, el cual debe estar permanentemente ordenando y actualizado, en lo posible sin enmendaduras, de tal manera de ejercer un control del cumplimiento del horario laboral. La autoridad sanitaria, mediante resolución, otorga turnos nocturnos semestrales a las farmacias de una determinada localidad, siendo el Químico Farmacéutico el encargado de gestionar el recurso humano disponible para dar cumplimiento a esta obligación. Dicho aspecto también debe considerarse en el instante de generar los turnos de trabajo normales, ya que los VCE que realicen el turno impartido por el Servicio de Salud, según legislación laboral, tienen el día siguiente libre por motivo del post-turno. La no realización de un 19 turno de noche por la farmacia, acarrea multas para la empresa. La responsabilidad que atañe al personal es el cumplimiento a cabalidad de la jornada laboral, respetando la puntualidad de los procesos y horarios de colación conocidos por ellos y dispuestos en su contrato de trabajo15. 12. Procedimientos para el control de fechas de vencimiento Para el caso de los vencimientos, la devolución está sujeta a canje, que dependerá de los convenios y contratos que tenga la empresa con cada uno de los laboratorios o proveedores. Este procedimiento se denomina canje, porque la distribuidora una vez que recibe los artículos prontos a vencer, devuelve la misma cantidad al local con una fecha de expiración nueva. Para cumplir esta política, socofar envía una lista especificando el mes que cada producto debe ser sacado de estantería, y para ello cada Auxiliar de Farmacia tiene a su cargo una cierta cantidad de laboratorios, que deberá revisar para dar cumplimiento a estas disposiciones. Los medicamentos que presenten fecha de vencimiento próxima y que se encuentren dentro de la condición de canje deben ser entregados, por el Auxiliar de Farmacia, al Bodeguero, quien informará tempranamente de los productos a devolver al Químico Farmacéutico para que este elabore las guías electrónicas de despacho, y proceda a la actualización del stock del local. Sin embargo, hay productos que simplemente no tienen canje. La empresa consigna que la no realización de la política de canje o se les pasara algún producto al responsable de la tarea, la política de canje no será válida y el valor del o los productos deberá ser cancelado por el Auxiliar de Farmacia. Los medicamentos sujetos a control legal no tienen derecho a canje, pero el Químico Farmacéutico debe retirarlos de la venta al menos 90 días antes de su vencimiento, resguardándolos en la farmacia hasta que la SEREMI correspondiente dé la autorización de destrucción de estos. Posterior a esto el Químico Farmacéutico podrá dar de baja estos medicamentos y procederá la actualización de los libros de registros. El objetivo de esta actividad es prevenir pérdidas financieras evitables para el local, originadas por el descuido de los Auxiliares de Farmacia en la revisión exhaustiva de los vencimientos. También guarda directa relación con el paciente/cliente, ya que se disminuye considerablemente la posibilidad de que ellos adquieran medicamentos con fecha de vencimiento próximos a vencer o vencidos. 20 13. Manejo en el ingreso y retiro de dinero en la farmacia La empresa transportista de valores que presta servicios a Farmacia Cruz Verde corresponde a Prosegur. El local 136, generalmente maneja un fondo sencillo de 750.000 pesos diarios, cuyo monto puede ser aumentado en ciertos casos, como cuando se aproxima un feriado largo o fin de semana. Bajo estas circunstancias, el Químico Farmacéutico debe estar atento para hacer la solicitud de fondo de sencillo al banco BCI, de acuerdo a los requerimientos de dinero que tendrá la farmacia en esos días. La primera transacción consiste en el depósito del fondo sencillo, donde el Químico Farmacéutico entrega a la empresa de seguridad Prosegur la suma de dinero anteriormente mencionada y estos traen el mismo valor, pero en billetes y monedas (sencillo). La segunda transacción consiste en el retiro de dinero, correspondiente a las remesas realizadas por los Auxiliares de Farmacia días antes a esta transacción, las cuales son entregadas también por el Químico Farmacéutico a la empresa transportista. Los vendedores son los responsables de la correcta generación de la remesa, en lo que respecta al valor declarado en el comprobante y lo que realmente se depositó en el sobre. Se deben realizar remesas de dinero al Químico Farmacéutico cada vez que en las cajas figure un monto superior a los 150.000 pesos. Estas son revisadas y aceptadas, pero no en su contenido, por el jefe de local, para que finalmente sean depositadas en la caja fuerte. La tercera transacción, tiene que ver con la generación de los cheques, siendo el Químico Farmacéutico el gestor de la cuadratura entre la suma total en pesos de los cheques y el valor que arrojó el informe de cierre que se genera cada vez que se finaliza un día de ventas. Para cada una de estas acciones, el Químico Farmacéutico debe hacer entrega a prosegur de la cartola, como comprobante de los distintos depósitos que está haciendo llegar al banco BCI, informando de los montos retirados en números y letras, ya sea en efectivo y/o cheque, la serial de las bolsas y precintos en que se transportan estos dineros. El objetivo fundamental que persigue la empresa para este proceso es dar continuidad al funcionamiento de la farmacia, contando con el recurso monetario, manejado por el Químico Farmacéutico, para responder al flujo de dinero requerido bajo cualquier circunstancia durante la venta. 14. Manejo activo circulante El dinero manejado en la farmacia está bajo la administración del Químico Farmacéutico, encargado de contabilizar y manejar el activo circulante El Auxiliar de Farmacia es también partícipe en el manejo del dinero y comprobantes de pagos correspondientes a las ventas. Antes de comenzar las ventas, el Químico Farmacéutico debe asignar un fondo de sencillo de 30.000 pesos a cada Auxiliar de Farmacia, quienes tienen la responsabilidad de remesar ese monto una vez finalizada la jornada de trabajo, monto que 21 es luego ser validado en el sistema por el Químico Farmacéutico. Las modalidades de pago son: efectivo, cheques al día y a fecha, tarjetas de débito, crédito, CMR, Cencosud, Ripley y Solventa, excedentes de ISAPRE, convenios GES, INP y Caja de Compensación los Andes. En cuanto a los cheques al día y a fecha, estos son autorizados al momento de la venta por Orsan, que asigna una numeración a la transacción, la cual debe ser registrada por el VCE al reverso del cheque. El Auxiliar de Farmacia debe procurar que el monto en efectivo de la caja no sea superior a 150.000 pesos, para esto debe generar remesas al Químico Farmacéutico, quien se encarga de resguardar en la caja fuerte y recepcionar la remesa en el sistema. De no realizarse la remesa y ante un asalto en las dependencias del local, el Auxiliar de Farmacia deberá pagar toda la suma de dinero contenida en su caja y sustraída en el asalto, toda vez que esta haya sido superior a 150.000 pesos. Al finalizar la jornada, los Auxiliares de Farmacia deben cuadrar sus ventas, haciendo entrega del dinero en efectivo, comprobantes de venta de tarjetas, convenios, cheques al Químico Farmacéutico, quien va a revisar y recepcionar el arqueo en el sistema. Ante cualquier diferencia, ya sea sobrante o faltante, el Químico Farmacéutico debe informar al Auxiliar de Farmacia para que haga una nueva revisión de su arqueo, antes de emitir el informe final. El cierre diario de la farmacia es enviado por el Químico Farmacéutico, por medio de valija al departamento de administración y finanzas, informando el detalle de las transacciones, que comprenden: cierre de caja, cierre diario, boletas, facturas, boletas nulas, informes de depósito de valores, recepción de fondo sencillo, nómina de cheques. 15. Cuadratura fondo sencillo de la caja fuerte Los Químicos Farmacéuticos, en el cambio de turno deben cuadrar el fondo de sencillo asignado al local, que normalmente asciende a los 750.000 pesos. El Químico Farmacéutico que entrega el turno debe cuadrar este dinero en monedas y billetes, en presencia del que recibe el turno, de tal manera de asegurar la transparencia en el proceso de administración del dinero ocupado como sencillo en el local. Se consideran en este monto total, los 30.000 pesos que se entregaron a cada VCE al momento de abrir el local. 16. Recibir a visitadores médicos A menudo al local asisten visitadores médicos en representación de distintos laboratorios farmacéuticos, con el propósito de informar sobre campañas especiales de sus productos, promocionar nuevos medicamentos o medicamentos ya existentes pero con mejoras en algunas de sus características, entre otros aspectos. El Químico Farmacéutico es la persona idónea para entrevistarse con el representante en estos casos, ya que la asimetría de la información es menor. Se considera adecuado que los visitadores médicos se acerquen 22 directamente a los Auxiliares de Farmacia, solo si la visita pretende saber el stock de cierto producto o dejar muestras médicas para el botiquín de la farmacia. Además esta actividad permite al Químico Farmacéutico conocer algo de marketing farmacéutico, entender la forma en como la industria farmacéutica hace promoción de sus productos, entrenando a sus representantes en terreno, con la finalidad de convencer al receptor del por qué el producto es mejor al de la competencia. No se debe olvidar que, como profesionales de la salud, ante la presentación en la farmacia de un principio activo nuevo, se debe solicitar información completa y por escrito de los usos, condiciones de venta, precauciones, contraindicaciones, indicaciones, condiciones de almacenamiento y conservación, para luego transmitir de una manera más sencilla la información al personal. 17. Gestión de gastos comunes del local Como en toda empresa, hay gastos comunes que se deben regularizar. En Farmacias Cruz Verde, el jefe de local es el encargado de preocuparse en gestionar el pago de estas deudas mediante factura. Para realizar el pago el Químico Farmacéutico solicita el dinero por caja chica, esto consiste en hacer una solicitud de dinero a la caja de un VCE, quien hace efectiva la entrega del monto al Químico Farmacéutico, y a la vez imprime el comprobante, que sirve para cuadrar su arqueo al finalizar la jornada laboral. Finalmente el Químico Farmacéutico archiva los comprobantes de pago, de tal modo de llevar un orden en las cuentas, para así no tener sesgos o faltantes cuando llegue el momento en que la empresa solicite la rendición de caja chica, cuando el Químico Farmacéutico deba informar estos montos con sus respectivos comprobantes. 18. Seguimiento a la competencia Cada quince días Farmacias Cruz Verde delega a sus jefes de local la función de realizar el seguimiento a las demás farmacias de cadena de la ciudad, estas son: 2 Farmacias Salcobrand, 1 Farmacia Ahumada y 1 Farmacia del Dr. Simi. El seguimiento consiste en realizar la compra de un producto en cada una de ellas, con el fin de obtener el número de boleta de dicha compra. La compra que se realice debe ser de un producto que se encuentre activo en el maestro de FCV, para luego ingresarlo al vendible de la farmacia. El objetivo que tiene este proceso es netamente comercial, y consiste en determinar el flujo de ventas que tiene la competencia, comparándolo con los de meses anteriores. Para esto el Químico Farmacéutico debe resguardar las boletas durante un tiempo, para luego enviarlas a gestión comercial de la empresa, donde ellos se encargan de evaluar distintos parámetros de la competencia, como el crecimiento o disminución que experimentan las ventas cada mes, comparando tales índices con los parámetros de este local de Farmacias Cruz Verde. 23 Análisis crítico del papel actual del Químico Farmacéutico en farmacia privada mediante un análisis FODA El análisis FODA, acrónimo de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos formulados. - Fortalezas • La constante capacitación que reciben los Químicos Farmacéuticos de farmacia privada en diferentes ámbitos, forja a profesionales capaces de satisfacer las necesidades comunes de salud de la población. Esto es importante, ya que son profesionales a los que, con mayor frecuencia recurre la gente debido a la cercanía y fácil acceso. a) Ámbito comunicacional: los Químicos Farmacéuticos que asisten a los talleres de capacitación, tienen el potencial de lograr la empatía con los pacientes/clientes y mejorar las técnicas de comunicación efectiva con estos mismos, consiguiendo la adecuada comprensión de la información. Ejemplo: entrega de información clara, precisa y didáctica a diabéticos primerizos, en cuanto a la terapia hipoglicemiante oral y no medicamentosa, la cual no fue comprendida en primera instancia bajo la indicación entregada por el médico. b) Ámbito técnico-científico: los Químicos Farmacéuticos que asisten a los seminarios de actualización farmacéutica dictados por la empresa, son profesionales sólidos y competitivos capaces de brindar a los pacientes/clientes tranquilidad y seguridad en la atención. Ejemplo: la última actualización realizada este año, se enfocaba en la “Actualización en la Farmacoterapia de Pacientes Oncológicos y VIH-SIDA”. • Con el objetivo de evitar que se cometan errores en el despacho de los medicamentos y de prevenir potenciales PRM en los pacientes/clientes, tanto Auxiliares de Farmacia como Químicos Farmacéuticos de Farmacias Cruz Verde cuentan en los locales con un programa adosado a sus puntos de venta llamado “Cliente Protegido”. Se trata de un sistema computacional que alerta cuando en la compra se ven involucrados medicamentos que pueden ser confundidos. Ejemplo: similitudes en el nombre del principio activo o comercial, que pueden tener efectos totalmente distintos, como cipramil® y ciclamil®, clotrimazol y cotrimoxazol. Adicionalmente, y aunque se desconoce su impacto, con el propósito de asegurar el uso adecuado y seguro de los medicamentos se cuentan con los “Consejos Cruz Verde”, los cuales mediante un lenguaje sencillo brindan al paciente/cliente información útil complementaria a la que entrega el Químico Farmacéutico Ejemplo: evite el uso prolongado de AINES si usted sufre de dolencias gastrointestinales. 24 - Oportunidades • Se hace necesaria una mayor presencia del Químico Farmacéutico de farmacia privada ante las personas, y así retomar su rol de educador sanitario, debido a que en Chile en los últimos tiempos han aumentado enormemente las consultas sobre cambio de medicamentos, influenciadas tanto por razones socioeconómicas, como por la alta competitividad del mercado. Ejemplo: actualmente en el contexto de la bioequivalencia de productos farmacéuticos, la población está expuesta a bastante información que coarta sus propias decisiones. Entonces la importancia de una respuesta informada, veraz y racional, por parte del Químico Farmacéutico tiende a dar una gran confiabilidad en el producto. • Químico Farmacéutico debe mantener en capacitación continua al personal, en relación a la interpretación de prescripciones médicas y atención a clientes, debido a que un porcentaje no menor de las consultas son respondidas por ellos, con el propósito de evitar errores de medicación. Ejemplo: Químico Farmacéutico realiza charlas expositivas cada cierto tiempo, instruyendo de esta forma a unificar criterios cuando se responden consultas sobre tratamientos de trastornos menores de salud y contribuyendo al uso racional de los medicamentos de venta libre. • El Químico Farmacéutico tiene acceso a información y material de estudio brindado por los laboratorios farmacéuticos, lo que permite actualizaciones oportunas. Ejemplo: representante del laboratorio Royal Pharma® explica la forma correcta y las precauciones del uso de tanyx®, para la posterior transmisión de la información al personal y pacientes/clientes. - Debilidades • La falta de tiempo o iniciativa de los Químicos Farmacéuticos, son factores que dificultan la elaboración de materiales educativos, que son útiles en pacientes que demandan de explicaciones más claras y comprensibles en materia de medicamentos. Ejemplo: pacientes con tratamiento antibiótico, que suspenden la terapia antes de tiempo tras presentar mejoría de los síntomas, sin tener conciencia de lo que esto pueda implicar, debido a que no tienen acceso a documentos que les permitan saberlo. • La realidad del servicio profesional del Químico Farmacéutico en farmacia privada, relacionada con la selección y el uso correcto de los medicamentos está condicionada, debido a que gran parte del tiempo se encuentra en una oficina desempeñando, como jefe de local, un arduo trabajo administrativo. Ejemplo: paciente que acude a la farmacia con una prescripción de ketanor SL®, forma farmacéutica de administración sublingual que no se le es advertida por el auxiliar de Farmacia y que posiblemente pueda terminar siendo utilizada oralmente, obteniendo una respuesta subóptima. 25 • Las situaciones que involucran la prescripción del médico con lo que aseguran los pacientes o situaciones que involucran letras ilegibles por parte de los médicos en la prescripción, entre otros aspectos, son a menudo difíciles de resolver por razones de escasa o casi nula comunicación entre los Químicos Farmacéuticos de farmacia privada y Médicos. Ejemplo: Cuando lo especificado en la receta dice depurol retard® 75mg, pero el paciente afirma que su médico aumentó la dosis y solicita el despacho de depurol retard® 150mg, aquí se puede pensar que el paciente está mintiendo o el médico olvidó actualizar la receta, viéndose inhabilitado el Químico Farmacéutico para cambiar lo prescrito. - Amenazas • Como actualmente hay una alta competitividad en el mercado farmacéutico, hace que las labores y conductas del Químico Farmacéutico de farmacia privada estén condicionadas por el modelo económico y sistema de salud chileno, además de la falta de regulación de estos mismos. Estando la mayor parte del tiempo ocupado en tareas administrativas, restándole importancia a la salud de la comunidad. Ejemplo: Químico Farmacéutico realizando devoluciones por calidad de productos, en vez de atender dudas de los pacientes/clientes, detectando PRM o EM. • En el contexto de la nueva ley de fármacos, una de las propuestas es la instalación de góndolas con medicamentos fuera de las farmacias, lo que hace ver innecesario el rol del Químico Farmacéutico de farmacia privada ante la sociedad y facilita la automedicación desinformada de la población. Ejemplo: El hecho de efectuar la venta de medicamentos fuera de las farmacias, inhabilita a los Químicos Farmacéuticos de farmacias privadas en su rol de promover el uso racional de medicamentos, colocando en riesgo la salud de la población. Junto a esto, y sumado a la escasez de Químicos Farmacéuticos en nuestro país, en un futuro se haga innecesario contar con este profesional incluso en las mismas farmacias. • Cada vez es más común que los pacientes deseen interiorizarse sobre los beneficios y riesgos de sus terapias, lo que hace necesario un rol activo Químico Farmacéuticopaciente, con la finalidad de brindar información de manera profesional, útil y de calidad. Ejemplo: Paciente pregunta por qué debe tomar metotrexato para su artritis reumatoide, si conoce a una persona que lo usa pero para un cáncer. Esto produce una incertidumbre en el paciente que el Químico Farmacéutico debe resolver, informando que el medicamento tiene más de una indicación aprobada. 26 Proyecciones ideales del Químico Farmacéutico en farmacia privada y las acciones mínimas que deberían realizarse para alcanzar tales proyecciones La posibilidad de realizar una adecuada dispensación y seguimiento farmacoterapéutico (SFT) en farmacia privada tiene bastantes exigencias, debido al ritmo que lleva intrínseco la farmacia, en cuanto a brindar una atención rápida y eficaz para asegurar que el cliente quede satisfecho de la atención que ha recibido. También a esto se suma la carga laboral que tiene el Químico Farmacéutico debido al rol que debe desempeñar como jefe de local, donde se destacan tareas importantes de gestión, como también en la parte administrativa. Pero la posibilidad no es nula, ya que pueden existir alternativas para que la farmacia se potencie en cuanto a la atención farmacéutica y SFT, como puede ser, liberar al Químico Farmacéutico un poco de la carga administrativa del local, siendo apoyado por algún técnico administrativo. En estas condiciones el Químico Farmacéutico tendría más tiempo disponible en el mesón de atención para dar solución a las inquietudes de las personas en cuanto a medicamentos, ayudando a llevar una mejor terapia medicamentosa como no medicamentosa a pacientes con enfermedades crónicas o quienes requieran de sus servicios. Con estas intervenciones se puede ir construyendo un SFT, logrando captar el interés del cliente, ya que las recomendaciones van en directo beneficio de su salud, logrando así una mejor adherencia y resultados de las terapias. Asociado al punto anterior se deben dar los espacios óptimos para realizar la atención farmacéutica, como un apartado dentro del local más alejado de los mesones de venta y de uso exclusivo para esta actividad, con el fin de resguardar la confidencialidad, si el paciente así lo quisiera, debido a vergüenza u otra situación que se presente al consultar delante de otras personas. Más interesante sería, si todos los locales contaran con una unidad de enfermería adosada a esta unidad de atención farmacéutica, para brindar una atención de mejor calidad. Entonces el contar con una unidad aparte del mesón de ventas, no se vería retardada la atención del cliente que viene a continuación, cuyo interés puede ser encontrar una atención eficiente y rápida. Consolidar una estrategia de atención para los distintos tipos de clientes que acuden a un local de farmacia, dejando satisfecho con la atención, respecto a lo que ellos consideran fundamental en una atención, se cambiaría la visión de la farmacia privada y del Químico Farmacéutico. Complementando lo anteriormente mencionado, otra acción que debe realizar el Químico Farmacéutico para alcanzar estas proyecciones, es aprovechar cada una de las oportunidades que involucren una potenciación de sus servicios como son las charlas, eventos, material de estudio e información otorgada por la empresa, como por los laboratorios, con tal de satisfacer las necesidades ante la prestación de servicios para sus pacientes. Además este profesional tendría más tiempo para dedicar a la capacitación del personal, manteniéndolo actualizado, por medio de charlas y material educativo, de manera de asegurar la correcta interpretación de recetas y posterior dispensación, disminuyendo errores humanos, los cuales muchas veces son totalmente evitables. 27 CONCLUSIÓN El internado realizado en Farmacias Cruz Verde fue una experiencia totalmente provechosa. Se pudo observar y aprender directamente las funciones que desempeñan cada una de las personas que trabajan en este local, especialmente la labor que cumple el Químico Farmacéutico, como jefe de local, quien está lleno de responsabilidades, debiendo responder de la mejor forma posible frente a las diversas situaciones que se presenten, tanto en el área farmacéutica, como administrativa, con tal de velar con la reglamentación financiera, sanitaria y laboral en el funcionamiento de la farmacia, evitando sanciones por las autoridades correspondientes. Para administrar en forma eficiente un local, se debe llevar a cabo una buena gestión de ventas, generación de pedidos, almacenaje y reposición de estanterías, gestión en movimientos y control de inventario, revisión de fechas de vencimientos, control de refrigerados y medidas para asegurar la cadena de frío, que se traducirán en un servicio de calidad para el paciente. La experiencia más gratificante fue internalizar el papel que debe cumplir el Químico Farmacéutico ante la sociedad, con la finalidad de mejorar la terapéutica, reducir los problemas relacionados a medicamentos (PRM), prevenir errores de medicación (EM), promover el uso racional de medicamentos y educar a la población del valor social del medicamento. El liderazgo en la capacitación del personal es también una labor del Químico Farmacéutico, quien debe encargarse de orientar al personal en el manejo de información técnica e instruirlo con tal de cumplir con la normativa sanitaria. Es factible desarrollar atención farmacéutica en un segmento de la población que lo requiere, lo valora y tiene real necesidad de este servicio, sobre todo adultos mayores y enfermos crónicos, donde el Químico farmacéutico debe constituirse en garante de la calidad, seguridad y eficacia de los medicamentos siendo, informador, orientador y dispensador de ellos, promotor de su uso racional y educador sanitario. Tampoco podemos olvidar al resto de la población, que por distintos motivos valora otros atributos de la farmacia, como la rapidez, el precio, la accesibilidad y comodidad en el despacho de medicamentos. Lo realizado en el internado, sin duda constituye lo fundamental para formar a un profesional líder preparando sus actitudes y capacidades para enfrentar en un futuro al mundo laboral. 28 ANEXOS I. Farmacoterapia en pacientes diabéticos16, 17 29 30 31 II. Condición de venta Part.118 32 33 III. Condición de venta Part.218, 19 34 35 36 IV. Bioequivalencia de medicamentos en Chile20 37 38 BIBLIOGRAFÍA 1. Farmacias Cruz Verde. 2011. Historia de la creación de Farmacias Cruz Verde. Chile. (Disponible en: http://www.cruzverde.cl/cruz-verde/historia. Consultado el: 15 de junio de 2013). 2. Ministerio de Salud. 1988. Reglamento de farmacias, droguerías, almacenes farmacéuticos, botiquines y depósitos autorizados (norma artículo 2). En: DFL nº 466. Santiago. 3. Ministerio de Salud. 1998. Reglamento de farmacias, droguerías, almacenes farmacéuticos, botiquines y depósitos autorizados (norma artículo 14). En: DFL nº 466. Santiago. 4. Ministerio de Salud. 1998. Reglamento de farmacias, droguerías, almacenes farmacéuticos, botiquines y depósitos autorizados (norma artículo 18). En: DFL nº 466. Santiago. 5. Ministerio de Salud. 1988. Reglamento de farmacias, droguerías, almacenes farmacéuticos, botiquines y depósitos autorizados (norma artículo 23). En: DFL nº 466. Santiago. 6. Ministerio de Salud. 1988. 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