DEFICIENCIAS DETECTADAS - Plan de Comunicación Interna

Comunicación Interna. Apuntes para el Plan de actuación BUS: objetivos y líneas estratégicas
DEFICIENCIAS DETECTADAS
-
Deficiencias en el flujo de la información.
Déficit de información profesional y emocional.
Infrautilización de los canales de información (se valoran pero no se utilizan).
Insuficiente sentimiento de pertenencia a la institución y de reconocimiento
profesional.
Falta de transparencia en la comunicación de la información.
ACCIONES DE MEJORA
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Buenas prácticas en comunicación.
o
Pautas para la redacción del correo-e:


o
o
o
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Utilización de listas de distribución en las Bibliotecas de Área.
Utilización de las listas de distribución para comunicar todo tipo de
novedades, experiencias, reflexiones.
Buenas prácticas en reuniones:
 Elaboración de una plantilla para las actas o resúmenes
 Tiempo para presentación de sugerencias y debates
Mejorar la Intranet
o
o
o
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En el campo “Asunto” hay que definir concisa pero claramente el
mismo, teniendo en cuenta que no es conveniente generar
sucesivas respuestas a un mismo correo manteniendo el mismo
“asunto” porque el receptor puede interpretar que se trata
siempre del mismo correo o confundirse en la secuencia.
Es recomendable no comenzar directamente con el texto, sino
encabezarlos con un saludo. Así mismo lo correcto es terminarlos
con una despedida.
Recomendación de que cada los responsables de cada ámbito completen y
pongan al día la información de su competencia.
Cada responsable ha de colgar sistemáticamente la información generada
por su ámbito.
Incluir un sistema automático de alertas y si no fuera posible, dar
publicidad manual a cada incorporación entre el grupo interesado o
afectado por ella.
Listas de distribución
o
o
Inclusión obligatoria en Biblus de todos los que formamos la BUS
Racionalización de las listas: eliminación de aquellas que no se utilizan y
optimizar las que tenemos.
o
o
o
Establecer una sistemática para las altas y las bajas de las listas de
distribución.
Elaborar un manual de procedimiento sobre las listas de distribución
Incluir en la intranet las verdaderas listas de distribución que se utilicen en
los centros.
-
Elaboración de un boletín del bibliotecario (en formato Blog). Si esto no fuera
posible, habría que realizar una planificación de lo que se edita en la sección de
novedades de Intranet, cuidando de que el peso de los distintos tipos de noticias
fuese equilibrado, dando más cabida de la actual a noticias de actualidad
bibliotecaria y profesional.
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Mejorar las Jornadas de Buenas Prácticas.
o
-
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Reducir las Presentaciones y celebración de mesas redondas que
propicien mayor participación de los asistentes.
Reuniones
o
Instaurar la obligación de celebrar reuniones periódicas en todos los
ámbitos. Tenemos constancia de las de Comisión de Biblioteca, Junta
Técnica y Consejo de Dirección.
 Reuniones internas de los Servicios y Secciones Centrales y las
reuniones/visitas de estos en los Centros,
 Reuniones de la Dirección con todo el personal
 Reuniones las internas en las Bibliotecas de Área
¿periodicidad?
o
Obligación de realizar y difundir actas o resúmenes de cada reunión.
Portal de la BUS:
o
Arbitrar medidas que aseguren que todo el personal de la Biblioteca
conoce su Web desde el momento que se incorpora a la plantilla. Este tipo
de difusión encajaría perfectamente en un Manual de acogida.
o
A través de sesiones formativas, se inste al personal a utilizarla como
herramienta básica de información y a colaborar en su mejora. Podría
aprovecharse en este punto el lanzamiento de la futura Web fruto de uno
de los objetivos estratégicos de 2011.
Buzón de sugerencias: realizar una adecuada difusión.
- Sensibilizar al personal sobre la Comunicación Interna mediante cursos de
formación.
LÍNEAS Y OBJETIVOS DE DIFERENTES PLANES DE COMUNICACIÓN
INTERNA
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA DE LA UNED
Línea estratégica 1: Establecimiento de un marco adecuado para la C.I
Objetivos estratégicos:
1.1. Desarrollar e implantar las nuevas herramientas de comunicación.
Objetivos operacionales:
1.1.1. Boletín de novedades
1.1.2. Blog
1.1.3. Lista de distribución de toda la biblioteca
1.2. Actualizar y mejorar las herramientas de comunicación ya
existentes.
Objetivos operacionales
1.2.1. Actualizar la intranet,
1.2.2. Mejorar las Jornadas de la biblioteca
1.2.3. Relanzar el boletín informativo.
1.3. Mejorar los flujos horizontales de información dentro de la
organización.
Objetivos operacionales
1.3.1. mejorar comunicación entre Secciones y
bibliotecas sectoriales a través del Consejo de
Dirección
1.3.2. Establecer protocolos de comunicación de las
novedades de cada sección al resto de la Biblioteca
(boletín de novedades)
1.3.3. Crear listas de distribución temáticas.
1.4. Sistematizar y optimizar los flujos de información verticales
tanto ascendentes como descendentes.
Objetivos operacionales
1.4.1. Sistematizar tipología de documentos a cada tipo
de personal
1.4.2. Difundir la documentación generada por los
órganos directivos y comisiones a través de la lista
de distribución
1.4.3. Sistematizar y mejorar el acceso por parte del
personal ala información relativa a formación y
recursos profesionales tanto internos como
externos.
1.4.4. Sistematizar y hacer más accesible la información
relativa a las prácticas profesionales en la
biblioteca (manuales de procedimiento, faqs)
Línea Estratégica 2: Desarrollo y potenciación de una cultura de la comunicación
dentro de la organización
Objetivos estratégicos:
2.1. Potenciar el conocimiento de las herramientas de comunicación,
su manejo y fomentar su uso.
Objetivos operacionales:
2.1.1. Elaborar una Guía de Comunicación Interna
2.1.2. Campaña informativa sobre las herramientas y su uso
2.1.3. Impartición de curso sobre C.I. entre el personal
2.2. Dotar a las herramientas de comunicación de una imagen
unificada, propia y distintiva.
2.3. Mejorar y sistematizar la acogida a los nuevos trabajadores.
Objetivo operacional
2.3.1 Plan de acogida
2.4. Incrementar la participación de todos los trabajadores.
2.4.1. Campaña entre todos los trabajadores
2.4.2. Aumentar el grado de participación de los trabajadores de
todos los niveles en los grupos de mejora.
2.4.3. Fomentar la participación activa de los trabajadores en las
Jornadas de la Biblioteca.
2.5. Mejorar el conocimiento mutuo, entre secciones y bibliotecas
sectoriales, acerca del trabajo realizado por cada una.
2.5.1. Boletín de novedades y/o ponencias en las Jornadas de
Biblioteca.
2.5.2. Informes periódicos de la actividad que realicen las
Bibliotecas y Secciones.
2.6. Desarrollar iniciativas que promuevan la cooperación entre
Secciones y Bibliotecas, buscando sinergias y alianzas.
2.6.1. Potenciar la realización de proyectos cooperativos y
establecer objetivos que supongan la participación de varias secciones.
2.6.2. Existencia de grandes áreas funcionales que impliquen
varias secciones.
2.7. Alentar entre el personal un espíritu innovador y de mejora
constante.
2.7.1 Presentación de proyectos innovadores por parte del
personal de la biblioteca.
2.7.2 Establecer mecanismos que premien la innovación y el afán
de mejora.
2.8. Potenciar los sentimientos de empresa colectiva.
2.8.1. Aumentar la difusión de la planificación estratégica de la
biblioteca
2.8.2. Ampliar la difusión de los objetivos de la Dirección y su
grado de cumplimiento.
2.8.3. Hacer partícipe a todo el personal de los logros y mejoras
conseguidas.
2.8.4. Implementar mecanismos para hacer patente que la opinión
del personal se escucha, se valora y se tiene en cuenta.
Línea estratégica 3: Evaluación y mejora continuas
Objetivos estratégicos:
3.1. Establecer evaluaciones periódicas sobre la C.I.
3.1.1 Revisar periódicamente el grado de cumplimiento de
los objetivos fijados en el plan.
3.1.2. Evaluar periódicamente el funcionamiento de las
herramientas de C.I.
3.1.3. Recoger y estudiar estadísticas generadas por la
actividad de C.I.
3.1.4 Realizar encuestas periódicas sobre la C.I.
3.2. Actualizar de forma constante los contenidos del Plan.
3.2.1. Revisar periódicamente los contenidos del plan y su
adecuación a la situación de la biblioteca.
3.2.2 .Estudiar planes de otras instituciones.
3.3. Ampliar la implicación del personal en la mejora continua
del Plan.
3.3.1. Campaña informativa sobre el plan y su mejora
continua.
3.3.2. Solicitar participación del personal en su revisión y
mejora.
3.3.3. Recabar opinión del personal acerca del plan, sus
objetivos y su
cumplimiento.
PROPUESTA DE COMUNICACIÓN INTERNA DE LA BUC
1. Establecer un manual de procedimiento que refleje los mecanismos de
comunicación, potenciando la utilización de los canales existentes y explorando
otros nuevos.
1.1. Evaluar y establecer los canales de comunicación, su entorno y recabar
sugerencias.
1.2. Crear y mantener un manual de procedimiento que refleje los mecanismos
que garanticen el flujo de la comunicación interna y externa.
1.3. Elaboración de manuales de procedimiento de las diferentes comisiones
técnicas y los grupos de trabajo
2. Mejora de los canales de comunicación interna.
2.1. Actualización de la Intranet de la BUC y otros mecanismos de
comunicación potenciando el uso de herramientas 2.0.
2.2. Establecer mecanismos normalizados para la publicación de las actas y
otros documentos de las diferentes comisiones y unidades por medio de la
Intranet y la Web pública de la BUC.
2.3. Reorganización de las listas de distribución de la BUC y aprobación de
unas normas de publicación en las mismas estableciendo niveles de acceso y de
participación según las prioridades de los diferentes miembros.
2.4. Trabajar en un sistema de sugerencias para el personal, que fomente la
comunicación vertical con la dirección, y mejore la satisfacción global del
trabajador.
2.5. Mejorar el proceso de bienvenida y acogida para nuevos trabajadores y
becarios de la Biblioteca.
2.6. Mejorar el conocimiento del trabajo y de las actividades de los demás
compañeros y centros.
3. Fomentar la comunicación con las autoridades, servicios de la Universidad
y la sociedad en su conjunto.
3.1. Fomentar la comunicación con otros servicios universitarios afines a la
biblioteca.
3.2. Potenciar la comunicación con las autoridades académicas y administrativas
de la universidad.
3.3. Mejorar el flujo de la información de la BUC con su entorno más directo.
PLAN DE COMUNICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE CÁDIZ
Líneas de mejora de la comunicación:
1. Elaborar un manual de Buenas Prácticas en materia de comunicación.
2. Elaborar un protocolo sobre el uso del correo electrónico.
3. Crear en la página web del área de personal un tablón de anuncios. Mantener
en la página web un catálogo con los empleados del área, sus teléfonos,
correos electrónicos y funciones encomendadas.
4. Crear en la web un listado de preguntas más frecuentes (FAQ).
5. Desarrollar un Centro de Atención al Usuario.
6. Crear un protocolo para mensajes y páginas web.
7. Crear un manual de estilo para los escritos.
8. Mantener en la página web un catálogo de recursos comunes del área.