CAPITULO IV PROCESO DE MEJORAMIENTO DEL

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Distribución de productos terminados en una empresa de golosinas.
Huerat de la Vega, Paulo Stefan..
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CAPITULO IV
PROCESO DE MEJORAMIENTO DEL MÉTODO DE DISTRIBUCIÓN.
Luego de analizar la información obtenida por las técnicas de medición de
atención al cliente, los factores que fueron indicados por parte de los clientes
como los de mayor incidencia para dar una mejora sustancial al servicio que se
les brinda son el de mejorar el procedimiento de distribución y capacitar al
personal operativo (choferes y asistentes de entrega).
4.1. Compromiso de la gerencia.
Como primer paso fundamental se debe lograr el compromiso absoluto por
parte de la gerencia de distribución de Golosinas del Perú, es decir el gerente
de distribución debe estar totalmente convencido de que el mejoramiento del
método de distribución a la cadena de tiendas Santa Isabel es algo necesario y
que repercutirá favorablemente en beneficio del buen desempeño del área y de
su imagen dentro de la organización.
4.2. Capacitación y Entrenamiento del personal.
Para iniciar un proceso de capacitación y entrenamiento de personal se debe
recordar una frase muy conocida "la calidad es cosa de todos", por ello el
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mensaje de esta frase de ser asimilado por todos los que están involucrados
con el servicio de distribución a la cadena de tiendas Santa Isabel.
Objetivo.- es dar un enfoque centralizado en la calidad de servicio, desarrollar
un curso de capacitación eficaz.
El curso de capacitación y entrenamiento para el personal operativo debe
seguir los siguientes pasos:
1- Se debe establecer el número de personas a capacitar, el número de
instructores y el tiempo de duración.
2- Establecer el cronograma de actividades el cual abarca desde la
planificación y determinación de los objetivos del curso.
3- Establecer el contenido del curso.
4- Evaluación y aprobación por parte de la gerencia.
5- Desarrollo del curso.
6- Seguimiento y evaluación del personal capacitado.
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4.2.1. Capacitación de chóferes.
La capacitación de chóferes tiene como. finalidad de que los señores chóferes
puedan realizar su labor de la mejor manera y desenvolverse ante cualquier
situación o eventualidad que se les presente.
Las directivas de su capacitación son:
1- El chofer debe estar aseado y correctamente uniformado durante su tumo de
trabajo.
2- Debe tener un trato cortés y respetuoso con sus superiores y compañeros de
trabajo.
3- Ser responsable de la unidad que se le ha asignado, velando por su correcto
funcionamiento y limpieza.
4- Es el responsable de la mercadería asignada a distribuir, así como de la
documentación que acompañe a dicha mercadería.
5- Tiene a cargo la supervisión y coordinación del trabajo de los señores
asistentes de entrega asignados a su unidad.
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6- Su comportamiento debe ser de cortesía, respeto y disposición a colaborar
con el cliente para solucionar sus problemas.
7- Al retirarse debe despedirse, constatar que todo quede en orden y en
conformidad por parte del cliente.
4.2.2. Capacitación de asistentes de entrega.
La capacitación de los asistentes de entrega tiene como finalidad que puedan
desenvolverse de la mejor manera, apoyando en todo lo necesario al señor
chofer para realizar con éxito la distribución de la mercadería, así como tener la
mejor disposición con el cliente. Las directivas de su capacitación son:
1- El estibador debe estar aseado y correctamente uniformado durante su tumo
de trabajo.
2- Debe tener un trato cortés y respetuoso con sus superiores y compañeros de
trabajo.
3- Colaborar con el señor chofer en la conservación y limpieza de la unidad a la
que ha sido asignado.
4- Debe apoyar en el cuidado de la mercadería que transportan.
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5- Acatar las indicaciones dadas por el señor chofer y colaborar con sus demás
compañeros para lograr la gestión con éxito.
6- Su comportamiento debe ser de cortesía, respeto y disposición a colaborar
con el cliente en la solución de sus problemas.
7- Al retirarse debe despedirse constatando de dejar todo en orden.
4.3. Equipo necesario.
Para poder llevar a cabo el nuevo procedimiento de distribución, se debe contar
con cierto equipo; el cual detallamos a continuación.
1-04 uniformes completos (camisa, pantalón, identificación).
2-01 furgón de 20 metros cúbicos con un dispositivo hidráulico incorporado al
chasis.
3-01 Morris Stocka en óptimas condiciones.
4-01 radio Nextel para estar en comunicación con la jefatura de operaciones.
5-01 rollo de strech film.
6-01 tablero con una mapa de Lima metropolitana e itinerario.
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Nota.- todo este equipo es necesario para equipar una unidad, para poder
realizar el nuevo procedimiento de distribución a la cadena de tiendas Santa
Isabel.
4.4. Procedimiento propuesto.
El procedimiento que trabajo de la propuesta para atender a la cadena de
tiendas Santa Isabel es la siguiente:
1- Sabemos que cada punto (tienda) Santa Isabel genera sus propios pedidos
(guías de remisión) los cuales son multiproductos (Field, Royal, Saroma y
Planters), y que dicha mercadería debe ser entregada en el almacén del mismo
punto (tienda) que generó el pedido.
2- La totalidad de pedidos == guías de remisión de un programa diario de
despacho para la cadena de tiendas Santa Isabel son agrupadas en una
G.G.C. (guía general de carga) que luego es fraccionada en una G.I.C.
(guía individual de carga) para que ingresen a las jaulas para ser cargadas por
las unidades de carga para ser llevadas a su destino.
3- La propuesta es generar parihuelas o palets multiproductos (de un metro
cúbico) forradas con strech film por guía de remisión es decir llegaríamos a la
siguiente relación:
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PEDIDO = GUIA DE REMISIÓN = PARIHUELA/PALETA.
4- Luego de que se han preparado las paletas multiproductos al fraccionar las
guías individuales de carga se procede a ingresar las parihuelas multiproductos
a la jaula correspondiente, luego se le da la guía naranja al agente de
seguridad para verificar que el contenido de la jaula es conforme a lo que dice
la guía individual de carga.
5- Luego de dar su conformidad el agente de seguridad al encargado del
almacén, llama a vigilancia autorizando el ingreso de la unidad a planta para
cargar, unidad ya programada previa coordinación con el supervisor de
operaciones.
6- El camión que se encuentra ubicado en la zona de espera, el supervisor de
operaciones indica al chofer y a los asistentes de entrega la orden de ingresar;
el chofer enciende su máquina y los asistentes de entrega correctamente
uniformados ingresan a la planta.
7- El chofer luego de ser autorizado procede a ingresar el camión a la planta.
8- Luego de ingresar se dirige a la balanza electrónica donde es pesado
para determinar su peso tara, paralelamente el supervisor de operaciones
procede a pedir las guías individuales de carga y la ubicación de las jaulas.
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RECURSOS
EFICIENCIA
PROCESOS
EFECTIVIDAD
SERVICIOS Y/O
PRODUCTOS
EFICACIA
CLIENTES
SERVICIO Y CALIDAD RELACIONADOS
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9- El agente de seguridad registra el peso tara y le da autorización para
retirarse de la balanza.
10- El chofer retira el camión de la balanza y se dispone a estacionarse en la
zona de carga (jaula correspondiente).
11- El supervisor de operaciones le entrega las guías individuales y le indica el
numero de jaulas, a su vez le hace las recomendaciones del caso (verificar que
la cantidad de la mercadería coincida con lo que dice la guía, apilar bien las
cajas, etc.).
12- El agente de seguridad luego de haber revisado el contenido de la jaula,
procede abrir la reja de dicha jaula.
13- El chofer procede a estacionar el camión en la jaula respectiva para iniciar
la carga de la mercadería en el camión.
14- El chofer y los estibadores proceden a verificar el contenido de la jaula,
para confirmar que coincida con lo que indica la guía individual de carga.
15- El supervisor de operaciones verifica que se realice el conteo respectivo de
la mercadería en la jaula y que dicha mercadería este en óptimas condiciones
para poder ser entregadas (no aceptan más mercadería de la cantidad que
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figura en la guía, no aceptan cajas maltratadas, con fecha de vencimiento
cercana, sin código de barras, etc.)
16- Luego de que se da conformidad de que la mercadería en cada una de las
parihuelas es correcta, se procede a numerar y a forrar con strech film las
parihuelas una por una, esta labor es realizada por los tres asistentes de carga
y el chofer, en el caso de haber cambios se procede de la manera tradicional
separando los cambios y cuando se sabe de la totalidad de cambios se
procede a realizar dichos cambios para luego forrar las parihuelas con strech
film.
17- Luego de que se ha colocado el strech film sobre todas las parihuelas
multiproductos se procede con la ayuda de un Morris a ingresar las parihuelas
una por una respetando el itinerario establecido (el cual ha sido coordinado con
anterioridad), es decir el primer punto en la cola (al lado de la puerta del furgón
y el último punto pegado al lado de la cabina.
18- Luego se procede a cerrar el furgón del vehículo, se llevan las guías a
sellar y se le entrega el precinto de seguridad.
19- El vehículo es llevado a la balanza y pesado, luego se retira a la zona de
espera en donde se abre nuevamente el furgón para introducir el Morris y el
strech film (en caso de alguna eventualidad).
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20- Luego se coloca el precinto de seguridad, paralelamente se sellan las guías
en vigilancia.
21- El chofer recibe la autorización para salir de planta para dirigirse a cumplir
con su itinerario de distribución.
22- El camión sale y recoge a sus tres asistentes de entrega y se dirige a su
primer punto.
23- Al llegar al primer punto del itinerario el chofer procede a estacionarse en la
zona de espera, luego el chofer toma el mando del dispositivo hidráulico para
abrir la puerta del furgón mientras dos asistentes de entrega proceden a sacar
la parihuela del furgón con la ayuda del Morris y colocan la parihuela sobre la
plataforma, paralelamente el tercer asistente de entrega procede a llevar las
guías y la tarjeta de propiedad al agente de seguridad, pero ya no habrá
necesidad de esperar tumo para ingresar a la rampa de descarga, ya que los
asistentes de entrega llevaran la parihuela hasta el interior del almacén.
24- Dentro del almacén los tres asistentes de entrega junto con el almacenero
procederán
a
verificar
el
contenido
de.la
mercadería
caja
por
caja
paralelamente el chofer se quedará cuidando la unidad, cuando se tenga la
conformidad de la mercadería se procederá a recoger las guías selladas y la
tarjeta de propiedad.
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25- Los tres asistentes de entrega procederán a retirarse con el Morris y la
parihuela vacía luego de constatar de dejar todo en orden.
26- Procederán a guardar el Morris y la parihuela vacía y se dirigirán al
siguiente punto de su itinerario, esto se repetirá 7 veces más; luego de cumplir
su itinerario procederán a regresar a planta.
4.5. Análisis costo beneficio
Toda propuesta de mejora tiene que ser rentable desde el punto de vista
económico, es por ello que analizar el costo que nos generará la nueva
propuesta con respecto a los costos operativos del método actual, será
decisivo para tomar la decisión de reemplazar el método actual de distribución
a la cadena de tiendas Santa Isabel por el método propuesto.
Debemos recordar que la definición de costo es un sacrificio de valores, es
decir un consumo valorado en dinero de bienes y servicios para la producción
que constituye el objetivo de la empresa.
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TIEMPOS ESTÁNDAR DEL MÉTODO DE DISTRIBUCIÓN PROPUESTO
ACTIVIDADES
TIEMPO ESTÁNDAR ESTÁNDAR ACUMULADO
1.- Agrupar guías
0.28 hora
0.28 hora
2.- Armar parihuelas
0.55 hora
0.55 hora
3.- Llenar jaula con mercadería
0.28 hora
0.28 hora
4.- Inspección agente de seguridad
0.20 hora
0.20 hora
5.- Esperar para ingresar a cargar
0.30 hora
0.30 hora
6.- Pesar tara
0.05 hora
0.05 hora
7.- Cargar mercadería
0.32 hora
0.32 hora
8.- Cambiar mercadería
0.10 hora
0.10 hora
9.- Pesar
0.05 hora
0.05 hora
10.- Transporte a su destino (x8)
0.45 hora
3.60 hora
11.- Descargar (x8)
0.52 hora
4.16 hora
TOTAL
9.89 hora
ANÁLISIS DE MICRO MOVIMIENTOS
MÉTODO ACTUAL
Espera para ingresar a zona de carga
ingresa después de que el agente de seguridad
a terminado de revisar la jaula.
(después de 0.20h).
Pesar tara
ingreso de camión hacia balanza
pesado de camión
control de peso (vigilante se dirige a caseta
ida y vuelta)
retiro de camión
Llenar jaula con mercadería
Tiempo que se demora el montacargas en el
APT ( saca parihuelas según ubicación del
producto).
Tiempo de recorrido entre el APT las jaulas
Llenar jaula con mercadería
Espera para iniciar a cargar al camión
Luego de la inspección de la jaula por el
agente de seguridad, este da conformidad al
responsable del APT. ( se dirige al almacén,
espera, confirma y regresa).
Cargar mercadería
El chofer y los dos estibadores verifican el
contenido de la jaula, comparan con G.I.C
Luego que todo es conforme se arman
parihuela por G.I.C
Los asistentes proceden a llenar el camión con
la mercadería, inspeccionando que no pase
ninguna defectuosa.
Espera cambios de mercadería
Para realizar los cambios se avisa al agente de
seguridad, se lleva las cajas defectuosas a la
oficina del APT, el estibador espera hasta que
se le entregué al nueva mercadería.
Espera para descargar mercadería
El chofer y los asistentes de entrega esperan
en la zona de estacionamiento hasta ser
llamados por el agente de seguridad, para
ingresar al almacén.
Descargar mercadería
Una vez en el almacén los dos estibadores,
proceden a descargar la mercadería, en forma
manual.
Juntamente con el almacenero, verifican caja
por caja (fecha de vencimiento, código de
barras, estado de la caja).
T(s)
0.4
MÉTODO PROPUESTO
Espera para ingresar a zona de carga
ingresa a la mitad del tiempo promedio que el
agente revisa la jaula. (después de 0.10 h)
0.08 Pesar tara
0.01 ingreso de camión hacia balanza
0.015 pesado de camión y control de peso
(en la misma balanza)
0.045
0.01 retiro de camión
0.47 Llenar jaula con mercadería
Tiempo que se demora el montacargas en el
APT ( recoge las parihuelas en una zona
0.3 cercana a las puertas)
0.1 Tiempo de recorrido entre el APT las jaulas
0.07 Llenar jaula con mercadería
0.13 Espera para iniciar a cargar al camión
Luego de la inspección de la jaula por el
agente de seguridad, este da conformidad al
responsable del APT. (mediante radio).
0.13
1.15 Cargar mercadería
El chofer y los tres estibadores verifican el
0.15 contenido de las jaulas coincidan con la G.I.C
Luego se procede a numerar y a forrar con
0.7 strech film las parihuelas una por una, los tres
estibadores y el chofer.
Los tres asistentes proceden a llenar el camión
0.3 la mercadería inspeccionando que no pase
ninguna caja defectuosa.
0.25 Espera cambios de mercadería
Para realizar los cambios se avisa al agente de
seguridad, el supervisor de operaciones informa
por radio de los cambios necesarios a APT, de
0.25 esta manera el estibador recoge, sin demora.
0.51 Espera para descargar mercadería
Al llegar al estacionamiento el chofer abre la
puerta del vehículo, mientras los asistentes de
entrega proceden a sacar las parihuelas con
0.51 ayuda del Morris, llevándolo al almacén.
1.28 Descargar mercadería
Los tres estibadores descargan las parihuelas
y las ubican para ser revisadas, esto lo realizan
0.76 con ayuda del Morris.
Juntamente con el almacenero, verifican caja
por caja (fecha de vencimiento, código de
0.52 barras, estado de la caja).
T(s)
0.3
0.05
0.01
0.03
0.01
0.28
0.11
0.1
0.07
0
0
0.32
0.05
0.05
0.22
0
0
0
0
0.52
0.32
0.2
Distribución de productos terminados en una empresa de golosinas.
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Derechos reservados conforme a Ley
4.5.1.Costos de operación
El costo de operación esta compuesto por los materiales directos, la mano de
obra directa y los costos indirectos de operación. Esta clasificación suministra a
la gerencia la información necesaria para la toma de decisiones.
4.5.1.l. Materiales directos.- son todos aquellos que pueden identificarse en la
operación de la unidad (vehículo) como combustible, lubricantes, grasa, filtro,
etc.
4.5.1.2.Mano de obra directa.- es el esfuerzo físico y/o mental empleados en la
operación del vehículo (chofer, asistentes de entrega).
4.5.1.3.Costos indirectos de operación.- es un pool de costos que se utiliza
para acumular los materiales indirectos (póliza), la mano de obra indirecta
(supervisor, jefe de área) y los demás costos que no pueden identificarse
directamente con la operación del vehículo.
A continuación en los siguientes cuadros podremos apreciar la diferencia entre
los costos de operación de los dos métodos
de distribución, y notaremos la
diferencia y llegaremos a la conclusión que el método propuesto nos da
ventajas muy significativas con respecto al método actual desde el punto de
vista económico.
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OTROS COSTOS
DE OPERACION
MATERIALES
INDIRECTOS
MANO DE OBRA
INDIRECTOS
DIRECTOS
COMBUSTIBLE
LUBRICANTES
GRASA
FILTROS
NEUMÁTICOS
CÁMARAS
OTROS
DIRECTOS
MATERIALES INDIRECTOS
-POLIZA DE SEGURO
MANO DE OBRA INDIRECTA
-GERENTE DE ÁREA
.JEFE DE OPERACIONES
-SUPERVISORES
OTROS
-DEPRECIACIÓN
COSTOS DE OPERACIÓN
CHOFER
ASISTENTE DE
ENTREGA
COSTO DE OPERACIÓN POR UNIDAD
METODO ACTUAL
Vehículo : Camión
Personal:
Modelo: Furgón - con dispositivos hidráulicos
01 Chofer
Capacidad : 20 mts. Cúbicos
02 asistentes de entrega
Costo de Operación = Mano de obra directa + Materiales directos + Costos indirectos de operación
Mano de obra directa
Cargo
Chofer
Asistente de entrega
Total
Cantidad
1
2
3
Costo x día
40.00
50.00
90.00
Costo x mes
1200.00
1500.00
2700.00
Materiales directos
Costo n.s.
Combustible
1.- Petróleo
Lubricantes
1.- Aceite de Motor
2.- Aceite de caja de cambio
3.- Aceite de corona
4.- Aceite d dirección
Grasa
Filtros
1.- Filtro de aceite
2.- Filtro de petróleo
3.- Filtro de aire
Batería
Neumáticos
1.- Neumáticos delanteros (2)
2.- Neumáticos posteriores (4)
Cámara
Guardacamara
TOTAL
5.89
Consumo x día Consumo x mes Costo x mes Costo x día
8 gl.
208 gl.
1060.80
40.80
32.00
25.00
23.50
20.00
18.00
5 gl.
1.5 gl.
1 gl.
1 gl.
1 kg.
160.00
37.50
23.50
20.00
18.00
5.33
1.25
14.12
0.67
0.60
40.00
20.00
120.00
280.00
1 unidad
1 unidad
1 unidad
1 unidad
40.00
20.00
120.00
280.00
1.33
0.67
4.00
9.33
500.00
1120.00
30.00
18.00
0.25 unidad
0.25 unidad
0.5 unidad
0.5 unidad
125.00
280.00
15.00
9.00
2208.80
4.17
9.33
0.50
0.30
98.72
Mano de obra directa
Cargo
Gerente de distribución
Jefe de operaciones
Supervisor de operaciones
Total
Cantidad
1
1
2
4
Costo
3500.00
2300.00
1400.00
7200.00
Materiales indirectos
Póliza
Licencia
Total
Costo x
mes
120.00
50.00
170.00
Costo x día
4.00
1.67
5.67
Otros costos indirectos de operación
Deprec x
año
Depreciación 10%
12920.00
Deprec x mes
1076.67
Deprec x día
35.89
Total
3500.00
2300.00
2800.00
8600.00
Costo x día
116.67
76.67
93.33
S/. 286.67
COSTO DE OPERACIÓN POR UNIDAD
METODO PROPUESTO
Vehículo : Camión
Personal:
Modelo: Furgón - con dispositivos hidráulicos
01 Chofer
Capacidad : 20 mts. Cúbicos
03 asistentes de entrega
Costo de Operación = Mano de obra directa + Materiales directos + Costos indirectos de operación
Mano de obra directa
Cargo
Chofer
Asistente de entrega
Total
Cantidad
1
3
4
Costo x día
40.00
75.00
115.00
Costo x mes
1200.00
2250.00
3,450.00
Materiales directos
Costo n.s.
Combustible
1.- Petróleo
Lubricantes
1.- Aceite de Motor
2.- Aceite de caja de cambio
3.- Aceite de corona
4.- Aceite d dirección
Grasa
Filtros
1.- Filtro de aceite
2.- Filtro de petróleo
3.- Filtro de aire
Batería
Neumáticos
1.- Neumáticos delanteros (2)
2.- Neumáticos posteriores (4)
Cámara
Guardacamara
TOTAL
Consumo x mes Costo x mes Costo x día
5.89
312 gl.
1837.68
70.68
32.00
25.00
23.50
20.00
18.00
5 gl.
1.5 gl.
1 gl.
1 gl.
1 kg.
160.00
37.50
23.50
20.00
18.00
5.33
1.25
14.12
0.67
0.60
40.00
20.00
120.00
280.00
1 unidad
1 unidad
1 unidad
1 unidad
40.00
20.00
120.00
280.00
1.33
0.67
4.00
9.33
500.00
1120.00
30.00
18.00
0.25 unidad
0.25 unidad
0.5 unidad
0.5 unidad
125.00
280.00
15.00
9.00
2,985.68
4.17
9.33
0.50
0.30
S/. 122.28
Mano de obra indirecta
Cargo
Gerente de distribución
Jefe de operaciones
Supervisor de operaciones
Total
Cantidad
1
1
2
4
Costo
3500.00
2300.00
1400.00
7200.00
Materiales indirectos
Póliza
Licencia
Total
Costo x
mes
120.00
50.00
170.00
Costo x día
4.00
1.67
5.67
Otros costos indirectos de operación
Deprec x
año
Depreciación 10%
12920.00
Deprec x mes
1076.67
Deprec x día
35.89
Total
3500.00
2300.00
2800.00
8600.00
Costo x día
116.67
76.67
93.33
S/. 286.67
COSTO DE OPERACIÓN DIARIO POR UNIDAD
MÉTODO ACTUAL
COSTOS
Mano de obra directa
Materiales directos
Mano de obra indirecta
Materiales Indirectos
Otros costos indirectos de operación
COSTOS DE OPERACIÓN DIARIO POR UNIDAD
90.00
98.72
286.67
5.67
35.89
S/. 516.95
MÉTODO PROPUESTO
COSTOS
Mano de obra directa
Materiales directos
Mano de obra indirecta
Materiales Indirectos
Otros costos indirectos de operación
COSTOS DE OPERACIÓN DIARIO POR UNIDAD
115.00
122.28
286.67
5.67
35.89
S/. 565.51
COSTO DE OPERACIÓN POR TIENDA
MÉTODO ACTUAL
Costo de operación diario por unidad
Número de tiendas atendidas
Costo de operación por tienda
516.95
3
S/. 172.32
MÉTODO PROPUESTO
Costo de operación diario por unidad
Número de tiendas atendidas
Costo de operación por tienda
565.51
8
S/. 70.69
NOTA:
Podemos apreciar que el costo de operación por tienda del método mejorado es menor
que el costo de operación del método actual, lo cual justifica que se le utilice en la
distribución de la mercadería a la cadena de tiendas Santa Isabel
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