Celulosa Arauco: El desafío de las comunicaciones

Celulosa Arauco:
El desafío de las comunicaciones internas
“Con la cantidad de funcionarios y de países con que debemos
comunicarnos, es un proyecto que sonaba grande y difícil de
implementar, pero hubo una calidad excepcional en la ejecución”.
Establecer
videoconferencias
con
proveedores, compartir aplicaciones y
mantener el contacto con quienes a
menudo deben viajar, son sólo algunas
de las ventajas que presenta Lync 2010;
por eso fue la solución sugerida por
Microsoft cuando Celulosa Arauco
buscaba mejorar sus comunicaciones.
Ellos
habían
tenido
su
primer
acercamiento a esta tecnología tiempo
antes, cuando se ejecutó un piloto de
Lync para la empresa. Más tarde,
pudieron ver esta tecnología aplicada a
problemáticas reales de la empresa
cuando, durante la implementación de
Sharepoint, utilizaron la funcionalidad
de videoconferencias de Lync para
capacitar a los funcionarios de las
subsidiarias; lo que aumentó el interés
de ARAUCO por Lync.
Los retos del Proyecto
Para una empresa de la magnitud de
ARAUCO, compañía formada por más
de 40 mil colaboradores y presente en
varios países, las comunicaciones son
esenciales, sobre todo a la hora de
lograr negociaciones más rápidas y
eficientes. Por lo que mantener a todos
conectados, más allá del lugar dónde se
encuentren y de las diferencias de
horario e idiomas, se convierte en un
verdadero desafío.
Las llamadas y conferencias telefónicas
ya no bastaban para armar las reuniones
ejecutivas y presentaciones que la
empresa requería, por lo que la gerencia
de informática de ARAUCO, en conjunto
con Microsoft, desarrolló un programa
piloto
de
tres
meses,
dirigido
inicialmente a 300 personas, para probar
las funcionalidades de Lync 2010; una
herramienta que une mensajería
instantánea y conferencias de voz,
audio, vídeo y web, entregando al
usuario una experiencia más avanzada
pero de fácil manejo. Los resultados
fueron positivos y se aprobó la
implementación de la herramienta (con
toda la funcionalidad nativa de Lync
pero sin incorporar telefonía) para 1.800
usuarios (1.200 con funcionalidades
estándar y 600 con Enterprise).
Otro punto importante del proyecto era
que la plataforma tuviera la capacidad
de comunicarse con otros sistemas Lync
de empresas relacionadas en Brasil y
Uruguay, lo que se logró gracias a la
funcionalidad de federar Lync de
diferentes compañías.
EMPRESA: Celulosa Arauco y
Constitución S.A.
PAIS: Chile
WEB: www.arauco.cl
SECTOR: Forestal
PERFIL: Arauco es una de las
mayores empresas forestales de
América Latina en términos de
superficie y rendimiento de sus
plantaciones, fabricación de
celulosa kraft de mercado y
producción de madera aserrada y
paneles. Está organizada en
cuatro áreas estratégicas de
negocios: Forestal, Celulosa,
Madera Aserrada y Paneles. Sus
oficinas comerciales y su amplia
red de agentes a nivel mundial
permiten comercializar sus
productos en más de 50 países.
Software y Servicios: Lync 2010
De esta forma, sería como si trabajaran
dentro del mismo dominio y, por
ejemplo, los funcionarios de la empresa
en Uruguay tendrían la misma
funcionalidad habilitada en Chile,
pudiendo
hacer
videoconferencias,
chatear y otros. “Esto requirió de un
trabajo conjunto entre Microsoft y
ARAUCO, que coordinaba con Brasil y
Uruguay. A través de Lync, con sus
funcionalidades de videoconferencias y
escritorio compartido, logramos facilitar
el diagnóstico y superar los desafíos
técnicos de la federación con Uruguay y
Brasil, donde el idioma era una
problemática real del día a día”, señala
Cristián
Múñoz,
Consultant
en
Microsoft.
Pero el mayor desafío del proyecto fue
el tiempo, ya que la empresa necesitaba
una rápida adopción de Lync por parte
de los usuarios. Para cumplir con los
objetivos
y
plazos
establecidos,
Microsoft y ARAUCO realizaron un
trabajo de planificación exhaustivo y
detallado. “Hay que rescatar la
flexibilidad que tuvo Microsoft para
adaptar su forma de trabajo a la nuestra,
en función del tiempo. Logramos
ponernos
de
acuerdo
para
ir
cumpliendo los hitos en los plazos
acordados y, más allá de lo técnico, en
ARAUCO la gente está muy contenta
con Lync y creo que se ha vuelto casi
tan indispensable como el correo
electrónico”, afirma Rodrigo Picas,
Gerente de informática en Celulosa
Arauco.
Resultados de la implementación
Las primeras evaluaciones del proyecto
han sido positivas. Existe un uso
intensivo del software (todos los días se
realizan conferencias e interacciones a
través del chat), hay una alta demanda
de usuarios nuevos por entrar al sistema
y muchos de quienes recibieron una
versión más restringida de Lync 2010
piden ahora la versión empresarial
(Enterprise),
para
aumentar
sus
funcionalidades.
“Con la cantidad de funcionarios y de
países con que debemos comunicarnos,
es un proyecto que sonaba grande y
difícil de implementar, pero hubo una
calidad excepcional en la ejecución. El
proyecto podría haberse atrasado o
podríamos haber dicho probémoslo
sólo en Chile durante un año y veamos
qué pasa, pero decidimos tomar el
desafío y lo hicimos bien y a nivel
internacional”, enfatiza Rodrigo Picas.
En ARAUCO, Lync
2010 otorga
servicios a usuarios
basados en Chile,
Perú, Colombia,
México, Estados
Unidos, China,
Australia, Japón,
Holanda, Brasil y
Uruguay.
“Por su parte,
ARAUCO es un
cliente muy
proactivo,
comprometido y
orientado a la
acción lo que en
conjunto con la
agilidad lograda
por el equipo de
implementación,
fueron factores de
éxito de este
proyecto.”
Cristián Múñoz.
Consultant
Microsoft
Entre los resultados, destaca una mayor
comunicación y colaboración dentro de
la empresa; el haber roto las barreras
comunicacionales que implica el estar
en distintos lugares, con diferentes
horarios e idiomas; y poder concentrar
todos los sistemas de comunicación en
una sola herramienta. Además, las
videoconferencias,
chat
y
otros
elementos han permitido romper con
las limitantes de las salas de conferencia
y las distancias (menos viajes y
llamadas),
compartir
información,
escritorio y lanzar proyectos a través de
la red, entre otras cosas.
“El tema de la movilidad es muy
relevante para nosotros porque nos
permite disminuir la cantidad de viajes,
sobre todo en el área comercial, y poder
hacer conferencias desde cualquier
lugar. Además, ahora puedes tener
conversaciones globales, subir a mucha
gente y avanzar mucho más rápido.
Distinguimos una aceptación muy alta
de parte de nuestros funcionarios
jóvenes, quienes prefieren colaborar en
la red y en línea, en vez de una reunión
física de kickoff”, destaca Rodrigo Picas.
Las claves del éxito
En
cuanto
a
funcionalidad,
adicionalmente se integró My Sites -una
especie de red social interna de
Sharepoint-, que permite ver la
presencia de los usuarios y acceder al
chat y sitio personal de los demás. Así,
los usuarios conectados a través de Lync
o Sharepoint pueden ver cuándo están
disponibles, ocupados, ausentes o de
vacaciones el resto de los usuarios.
Además, la herramienta cuenta con
mensajería
instantánea
(chat),
videoconferencia, LyncCall (llamadas de
computador
a
computador,
no
integrado con telefonía) y servicios
adicionales de monitoreo de la
plataforma.
Otro punto de gran impacto fue cargar
fotografías de los usuarios en Active
Directory y coordinar para que
aparecieran en Sharepoint, Outlook y
Lync, de forma de personalizar y dar un
rostro al interlocutor que está al otro
lado del mail o teléfono, al que muchas
veces no se conoce en persona, algo
que fue recibido de forma muy positiva
por la compañía.
“Se lograron todos los compromisos
acordados, no solo en contenido sino
también en forma. Implementamos la
tecnología en 9 países en forma directa,
en Brasil y Uruguay como federados.
Cumplimos con las expectativas en
términos de plazos, calidad de la
implementación
y el cliente nos
entregó un muy buen feedback. Por su
parte, ARAUCO
es un cliente muy
proactivo, comprometido y orientado a
la acción lo que en conjunto con la
agilidad lograda por el equipo de
implementación, fueron factores de
éxito de este proyecto”, señala Cristian
Muñoz.
Las claves para el éxito, en este caso,
fueron la participación y proactividad de
cada una de las partes, que hicieron lo
posible por cumplir con los objetivos y
fechas acordadas.
“Creo que hemos
demostrado que
cuando una
empresa trabaja
bien y cuenta con
un proveedor
comprometido, se
pueden hacer cosas
importantes.”
Rodrigo Picas.
Gerente de
informática
Celulosa Arauco
Las claves para el éxito, en este caso,
fueron la participación y proactividad de
cada una de las partes, que hicieron lo
posible por cumplir con los objetivos y
fechas acordadas.
“Los
servicios
centrales
de
implementación de Microsoft nos han
acompañado bien, hemos hecho muy
buenos proyectos con ellos. Fuimos
caso de éxito cuando actualizamos la
plataforma completa en Office, que nos
ha dado excelentes resultados, y en la
implementación global del Active
Directory, un proyecto complicado pero
que logramos sacar adelante y fuimos
premiados por su ejecución. Creo que
hemos demostrado que cuando una
empresa trabaja bien y cuenta con un
proveedor comprometido, se pueden
hacer cosas importantes”, concluye
Rodrigo Picas.
Campaña de Afiches
Migración Lync 2010
Celulosa Arauco
Acerca de Microsoft
Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq “MSFT”) es el líder mundial en software, servicios y tecnología de Internet para la computación
personal y empresarial. Ofrece una amplia gama de productos y servicios para potenciar las capacidades de las personas a través del mejor
software, en cualquier lugar, en todo momento y con cualquier dispositivo.