SIMEVET-PG-006 Organizacion de Asambleas en Hoteles

Sindicato de Médicos Veterinarios del
SENASA
Organización de Asambleas en Hoteles de Playa
Elaborado por: Secretaría de Organización
Revisado por: Junta Directiva
Rige a partir de:
31/07/2013
Código:
SIMEVET-PG-006
Versión:
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02
Aprobado por: Asamblea General de Afiliados
1. Objetivo:
Proveer al afiliado (a) información necesaria en relación al proceso de gestión que se debe realizar
para participar en aquellas Asambleas que se realicen en hoteles de playa.
2. Alcance:
Aplica a todos los afiliados al Sindicato de Médicos Veterinarios.
3. Definiciones:
Junta Directiva
Afiliado
Asamblea General
4. Abreviaturas:
SIMEVET: Sindicato de Médicos Veterinarios
JD: Junta Directiva
5. Responsables:
Junta Directiva del Sindicato de Médicos Veterinarios
Afiliado
6. Descripción del procedimiento:
6.1 Antecedentes:
En la Asamblea General del SIMEVET N°XLI, efectuada el día 27 de junio del 2008, se tomó el
acuerdo N° V-XLI, en donde se aprueba por unanimidad celebrar la Asamblea General de final de
año en un hotel de playa de forma indefinida.
Las Asambleas se llevarán a cabo en la tercera semana del mes de noviembre de cada año. Sin
embargo, esta fecha puede ser variada por conveniencia según la Junta Directiva del SIMEVET.
6.2 Organización del Traslado, Reservación y alojamiento:
1. Desde el mes de enero hasta el mes de junio de cada año, la Secretaría de Organización en
coordinación con la Secretaria del SIMEVET, deben solicitar cotizaciones a los diferentes
hoteles de playa ubicados en el país. Estas cotizaciones deben realizarse vía correo
electrónico, pidiendo al hotel incluir: un salón para realizar la Asamblea con la logística
necesaria para llevarla a cabo. Además de solicitar el número de habitaciones proporcional
al número de afiliados, habitaciones de cortesía, según la fecha solicitada y números de
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cuentas bancarias, para el respectivo adelanto para la contratación del hotel y la
contratación del autobús.
Cada cotización ofrecida debe ser presentada a la JD para su valoración y análisis. La
decisión sobre el hotel seleccionado de acuerdo a las condiciones que se ofrecen será
realizada por la JD en el mes de junio de cada año.
La elección del hotel será comunicada en la Asamblea General de mitad de año, con el fin
de que se conozca con antelación el lugar en donde se realizará la misma.
A más tardar en el mes de julio la Secretaría de Tesorería de la Junta Directiva debe realizar
de forma inmediata el adelanto del pago que se solicite en el contrato con el Hotel.
Durante la primer semana de agosto, la Secretaria del SIMEVET debe realizar la circular de
comunicación para los afiliados indicando las fechas estipuladas para los pagos y el costo
que debe asumir el afiliado por primer, segundo y tercer acompañante. Solamente se
permite un máximo de cuatro personas por habitación, siendo 3 adultos y 1 niño. Sin
embargo esta política puede variar según el hotel escogido, y en caso de variar esto será
comunicado previamente a los afiliados.
La priorización de los acompañantes de cada afiliado es en primera instancia para los
parientes consanguíneos directos y cónyuge/pareja y si queda espacio disponible se podrán
incluir otros.
Para el caso de parejas en donde ambos son afiliados al SIMEVET se contarán como un
solo núcleo familiar, por lo que la priorización de espacios estará sujeta al igual que los
demás afiliados, en caso de sobrar espacios y según la lista de espera.
Es deber de cada afiliado confirmar su asistencia a la Asamblea y de su acompañante a
más tardar el 30 de agosto de cada año (o el último día hábil del mes de agosto), al correo
electrónico [email protected] con copia a la persona que en este momento se
encuentre ocupando la Secretaría de Organización.
A más tardar el último día hábil del mes de setiembre de cada año, deben haberse realizado
los pagos de los acompañantes. Aquellos afiliados que no cumplan los pasos mencionados
anteriormente no podrán hacer uso de los beneficios que el hotel ofrece para el afiliado y
sus acompañantes.
El pago de los acompañantes debe cancelarse como se indican en las fechas y no se
devolverá ningún dinero en caso que el acompañante no pueda asistir los días reservados y
cancelados.
Durante la primer semana del mes de octubre de cada año, la Secretaria del SIMEVET debe
enviar un correo electrónico a los afiliados indicando la posibilidad de hacer uso del servicio
de transporte al hotel de playa, así como la hora de salida del autobús, los diferentes puntos
en donde el autobús recogerá a la gente, la ruta a seguir y el lugar para desayunar, así
como cualquier otro aspecto en cuanto a la organización de este punto que la JD considere
oportuno.
El último día hábil del mes de octubre de cada año, la Secretaria del SIMEVET envía vía
correo electrónico a los afiliados con la lista definitiva de personas que harán uso del
servicio de transporte que provee el SIMEVET.
Aquellas personas que para esta fecha no hayan confirmado el uso del autobús deben
transportarse a la Asamblea bajo sus propios medios.
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14. Durante el periodo comprendido entre el mes de junio y noviembre la Secretaría de
Tesorería, realizará los depósitos de adelanto de pago que se hayan pactado previamente
con el hotel o con la empresa.
15. Durante la última semana del mes de octubre la Secretaría de Organización, la Secretaria
del SIMEVET y demás miembros de la JD, realizarán la distribución provisional de las
habitaciones en ocupación doble. Esta lista debe ser enviada vía correo electrónico a la
empresa que esté apoyando la realización de la Asamblea o en su defecto directamente al
hotel, con el fin de realizar las gestiones necesarias para agilizar el chequeo de los afiliados
el día de arribo al hotel.
16. Durante la primera semana de noviembre, la Secretaria del SIMEVET, debe enviar vía
correo electrónico a los afiliados al SIMEVET la hora de ingreso al hotel y demás detalles
que indique la empresa seleccionada o el hotel.
17. Si por motivo de fuerza mayor un afiliado no puede asistir a la Asamblea, habiendo
confirmado previamente su participación, debe remitir una comunicación escrita (vía correo
electrónico o vía carta) a la Secretaría de Organización y a la Secretaria del SIMEVET, antes
de que se realice la distribución de las habitaciones. En caso de que el afiliado indique por
algún motivo que no podrá participar en la Asamblea, es deber de la Secretaría de
Organización y la Secretaria del SIMEVET, revisar la lista de espera de invitados para
proceder a coordinar con quienes corresponda.
18. Los afiliados así como sus acompañantes que hagan uso del autobús deben estar presentes
a la hora establecida para la partida, se dará únicamente 10 minutos de tiempo a la hora
estipulada para partir, después de transcurrido ese periodo de gracia, el autobús saldrá con
las personas que están a bordo. Si el afiliado y/o acompañantes deciden tomar otro autobús,
taxi u otro medio de transporte, será bajo su propia responsabilidad, sin que el SIMEVET
asuma el pago de los mismos.
19. En algún lugar del trayecto, se procederá a realizar una “parada estratégica” con el fin de
que los afiliados y sus acompañantes puedan desayunar, los costos deben ser asumidos por
cada afiliado y/o acompañante.
20. Al momento de ingresar al hotel se distribuirán las habitaciones de manera definitiva a los
afiliados que asistan con acompañantes y las demás serán distribuidas en habitación doble
de tal forma que no quede ninguna habitación ocupada por una sola persona.
21. La hora límite de ingreso al hotel está condicionada a la hora que se efectuará la Asamblea,
esta hora podrá variar según las políticas de ingreso de cada hotel y será comunicada
previamente a los afiliados, vía correo electrónico sea por parte de la secretaria del
SIMEVET como por la Secretaría de Organización.
22. Debido a que el objetivo del SIMEVET es que todos sus afiliados estén presentes durante la
Asamblea, aquellos que no participen de la misma pero que posteriormente se presenten a
hacer uso de las instalaciones del hotel, el SIMEVET no cubrirá los costos por la estadía y
es responsabilidad del afiliado cancelar el monto al hotel, estipulado tanto por él como de
sus acompañantes –cuando corresponda-.
23. La hora de desalojamiento de las habitaciones será comunicada durante la Asamblea o
posteriormente, así como el lugar y hora en la que el autobús retornará a las instalaciones
del SENASA.
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24. Una vez comunicada la hora de salida del autobús, el afiliado y acompañantes deben estar
presentes en el lugar diez minutos antes de la hora estipulada, con el fin de poder levantar la
lista y verificar que todos estén presentes.
25. En caso de que el autobús de regreso haya partido y algún afiliado y/o acompañante haya
quedado en el hotel por no haber llegado a tiempo, los costos no serán asumidos por el
SIMEVET.
26. Aquellas personas que hayan hecho uso del autobús para llegar al hotel pero que no vayan
a hacer uso del mismo para su regreso a Barreal de Heredia, deben comunicarlo a la mayor
brevedad posible tanto a la Secretaria del SIMEVET como a la Secretaría de Organización,
con el fin de que no se le espere.
27. El SIMEVET únicamente costeará el hotel a aquellos afiliados que tengan como mínimo tres
meses de pertenecer al Sindicato.
28. En caso que el hotel asigne cortesías de habitaciones, estas serán designadas para
invitados especiales, los cuales son determinados previamente por la Junta Directiva, sin
embargo, esta cortesía está sujeta a la disponibilidad de habitaciones. Los invitados
especiales pueden ser escogidos por seis miembros de la JD como mínimo y deben ser
notificados a los demás miembros de la JD, vía correo electrónico, con el fin de propiciar la
transparencia y comunicación entre los afiliados y la JD.
6.3 Desarrollo de la Asamblea
1. En la cotización solicitada para realizar la Asamblea, se debe incluir un salón para 100
personas, pantalla proyectora, sonido, computadora y video proyector.
2. En caso de que el hotel no cuente con computadora y video proyector, la Secretaría de
Organización debe solicitar el préstamo de los mismos a cualquier dependencia del
SENASA. En caso de pérdida, daño y/o robo, el SIMEVET cubrirá los costos del mismo ante
la dependencia que tiene el activo designado.
3. Con anterioridad la Secretaria del SIMEVET debe enviar a la JD y afiliados el Acta y demás
documentos a discutir en la Asamblea, para su respectiva lectura.
4. Es deber del Secretario General enviar nota a la señora Viceministra de Agricultura y
Ganadería, con el fin de solicitar el permiso respectivo para participar en la Asamblea.
5. Una semana antes de realizarse la Asamblea, la Secretaria del SIMEVET debe imprimir la
documentación necesaria para la Junta Directiva, así como la lista de asistencia.
6. El día de la Asamblea, la Secretaria del SIMEVET y la Secretaría de Organización, deben
estar presentes en el salón una hora antes de que la misma se lleve a cabo, con el fin de
recibir a los afiliados así como realizar la preparación previa del salón para llevar a cabo la
Asamblea.
7. No se llevará personal de apoyo a la organización del evento, sin previo aval de la Junta
Directiva.
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6.4 Formalización de la Asamblea
1. Una vez finalizada la Asamblea, la Secretaria del SIMEVET debe resguardar la lista de
asistencia la misma.
2. Es deber del Secretario General y de la Secretaría de Actas y Correspondencia, firmar los
documentos oficiales necesarios que se deben presentar al Ministerio de Trabajo.
3. La Secretaria del SIMEVET procederá a entregar los documentos al Secretario de la Junta
Directiva, con el fin de que este coordine cual miembro de la Junta podrá ir al Ministerio de
Trabajo, para entregar la documentación y posteriormente llevarla a la secretaria del
SIMEVET para su respectivo archivo. Es importante que la Junta Directiva del SIMEVET,
tenga claro que esta documentación debe llevarse antes de los quince días hábiles de
realizada la Asamblea.
7. Anexos :
Circular SIMEVET Nº 106-2013