x x TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 1 TRD

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
900.10 ACTAS
900.10-70 Actas consejo distrital de patromonio
v Invitaciones a reunion del consejo
v Registro de asistencia
v Acta de reunion
900.10-71 Actas consejo distrital de musica
v Invitaciones a reunion del consejo
v Registro de asistencia
v Acta de reunion
900.10-72 Actas consejo distrital de teatro
v Invitaciones a reunion del consejo
v Registro de asistencia
v Acta de reunion
900.10-73 Actas consejo distrital de artes plasticas
v Invitaciones a reunion del consejo
v Registro de asistencia
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
CT
5
5
x
E
M
PROCEDIMIENTOS
S
x
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
Página 1
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
TIEMPO DE
conservarse totalmente y microfilmarse.
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
PROCEDIMIENTOS
AG
AC
CT
5
5
x
E
M
S
v Acta de reunion
Actas
consejo distrital de audiovisuales
900.10-74
v Invitaciones a reunion del consejo
v Registro de asistencia
v Acta de reunion
Actas
consejo distrital de danza
900.10-75
v Invitaciones a reunion del consejo
v Registro de asistencia
v Acta de reunion
900.55 AUTORIZACIONES
900.55-09 Autorizaciones para certificar nivel de conervación
x
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
v Carta de solicitud inmueble
v Fotocopia de la cédula del solicitante
v Certificado emitido por la SCPT
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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HOJA:
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DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
CT
E
M
PROCEDIMIENTOS
S
900.55-10 Autorizaciones de intervenciones minimas
v Carta de solicitud
v Alineamiento
v Registro fotografico
v Carta catastral
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
v Planos de levantamiento y propuesta
v Fotocopia cedula y TP del arquitecto o ingeniero
v Inmueble
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
v Respuesta Individual
900.55-11 Autorizaciones de intervenciones según tipo de obra
v Conceptos previos
v Documentos juridicos
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
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HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
CT
E
M
2
2
x
x
2
2
x
x
PROCEDIMIENTOS
S
v Memoria descriptiva
v Cuadro de areas
v Planos de levantamiento
v Planos de propuesta
v Respuesta individual
900.71 CASAS DE CULTURA
900.71-01
Casas de cultura y escuela distrital de arte
v Registro de inscripción y matricula casas distritales de cultura y
escuela distrital de arte
900.85 CERTIFICACIONES
Certificado para obras de arte no declarados como
900.85-04
patrimonios culturales
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie
deberá seleccionar aleatoriamente para
conservarse totalmente y microfilmarse.
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie
deberá seleccionar aleatoriamente para
conservarse totalmente y microfilmarse.
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HOJA:
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DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
10
20
CT
E
v Solicitud para la certificación de la obra a declarar (no mayor a
5 obras por solicitud) especificando: propiedad, dimension,
tecnica utilizada y valor comercial
M
S
PROCEDIMIENTOS
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie
deberá seleccionar aleatoriamente para
conservarse totalmente y microfilmarse.
v Fotocopia de la cédula autenticada del autor de la obra,
tercera persona
v Fotografía de la(s) obra(s)
900.130 CONTRATOS
900.130.02 Contratos de Aportes
x
v Estudio previo de conveniencia y oportunidad
v Certificado de Disponibilidad Presupuestal
v Registro presupuestal
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
v Comunicación de aprobación
v Propuestas y anexos
v Copia del certificado de antecedentes judiciales
v Copia del certificado de responsabilidad fiscal
v Copia de registro Cámara de Comercio
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
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HOJA:
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DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
CT
E
M
PROCEDIMIENTOS
S
v RUT
v Contrato (copia)
v Fotocopia de cédula (representante legal)
v
v
v
v
v
v
Certficado de antecedentes disciplinarios
Certificación bancaria
Póliza
Aprobación de póliza
Cuenta de cobro
Certificado de idoneidad
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de Archivo
establecerá el procedimiento de elimación que
deberá reallizarse.
v Acta de inicio
900.130.03 Contrato de Prestaciones de Servicios de apoyo a la gestión
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
v Estudio de conveniencia
v Propuesta ganadora
v Comunicación de aprobación
v Contrato (copia)
v Copia de registro mercantil
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de Archivo
establecerá el procedimiento de elimación que
deberá reallizarse.
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HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
v
v
v
v
v
v
v
v
v
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
5
5
E
M
S
RUT
Certificado de inhabilidad
Fotocopia de la cédula (representante legal)
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado de la contraloria general de la república
Certificado parafiscales
Certificado bancario
Certificado de idoneidad
Acta de inicio
900.325 INVENTARIOS
900.325-03
x
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
Inventario dotación Casas distritales de cultura
v Inventario general
v Actas de entrega
v Actas de devolución
900.325-04 Inventario de patrimonio material
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
CT
PROCEDIMIENTOS
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de Archivo
establecerá el procedimiento de elimación que
deberá reallizarse.
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HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
5
5
CT
E
v Inventario digital
v Ficha técnica de cada bien
900.325-05 Inventario de turismo del Distrito
v Ficha de caracterización - libro
M
S
PROCEDIMIENTOS
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de Archivo
establecerá el procedimiento de elimación que
deberá reallizarse.
v Inventario digital
900.325-03
Inventario dotación escuelas distritales de arte
v Inventario general
v Actas de entrega
v Actas de devolución
900.445
PROCESOS
900.445-24 Procesos secretaria de cultura (SIG)
* Caracterización
* Hoja de vida del indicador
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
x
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de Archivo
establecerá el procedimiento de elimación que
deberá reallizarse.
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HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
5
5
CT
E
* Procedimientos
* Matriz control servicio no conforme
* Nomograma
* Auditorias internas y externas
* Plan de mejoramiento
* Acciones correctivas
* Matriz de administracion de acciones
* Satisfacción al cliente
* Matriz requisitos legales
* Matriz de riesgos
900.560 VISTO BUENO
Visto bueno para Eventos Públicos en el Distrito, para
900.560-01 particulares o entidades privadas
v Solicitud formal
v Copia de autorización de vecinos del sector con sus
respectivas firmas
v Fotocopia de la cédula del solicitante
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
M
S
PROCEDIMIENTOS
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de Archivo
establecerá el procedimiento de elimación que
deberá reallizarse.
x
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
Página 9
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Se decide eliminar la serie porque carece de
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
HOJA:
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DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
CT
v Para evento oficial – institucional
Visto
bueno Permiso a Secretaría de Gobierno
900.560-02
v Solicitud de permiso a oficina de prevención y desastres
v Solicitud de permiso a secretaría de control urbano y espacio
público
v Solicitud Policía Nacional
v Solicitud Defensa Civil
v Solicitud DAMAB
v Solicitud SAYCO Y ACIMPRO
v Solicitud Sintramucol
v Carta de inspección general a los alcaldes locales
v Solicitud de póliza (cualquier aseguradora)
M
S
Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de Archivo
establecerá el procedimiento de elimación que
deberá reallizarse.
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
v Permiso expedido por la secretaría de gobierno
Visto
bueno para salida de obras de arte fuera del país
900.560-03
v Solicitud por escrito donde se especifique la ficha técnica
v Declaración por notaría sobre la propiedad de la obra y el valor
de obra de arte
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
E
PROCEDIMIENTOS
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Se decide eliminar la serie porque carece de
valor administrativo para lo cual se hará
levantamiento del inventario de la
documentación a eliminar y el Comité de Archivo
establecerá el procedimiento de elimación que
HOJA:
DE:reallizarse.
12
deberá
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CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
2
4
CT
E
M
PROCEDIMIENTOS
S
v Una fotografía de la obra en físico
Visto bueno para Eventos Culturales en el Distrito, para
900.560-04 particulares o entidades privadas
v Solicitud formal
v Planilla solicitudes para estudio actas
v Fotocopia de la cédula del solicitante
v Para evento oficial – institucional
900.430 PORTAFOLIOS
900.430-01 Portafolio de Estímulos Culturales
v Propuesta
v Designación de jurados
v Acta ganadores de portafolio
v Resolución de adjudicación de premio
v Informe de actividades
v Acta de compromiso
v Póliza de cumplimiento
900.430-02 Estimulos especiales organizaciones afrodescendientes
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
x
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo para lo cual se hará levantamiento del
inventario de la documentación a eliminar y el Comité de
Archivo establecerá el procedimiento de elimación que
deberá reallizarse.
Página 11
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 12
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE CULTURA DISTRITAL
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
CT
E
M
v Decreto de apertura
v Informe ejecución de actividades
v Decreto asignación de estimulos
Estimulos especiales organizacionales Carnaval de
900.430-03 Barranquilla
v Decreto de apertura y convocatoria
v Propuesta y anexos
v Decreto asignación de estimulos
v Informe y evidencias de los ganadores
S
PROCEDIMIENTOS
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo para lo cual se hará levantamiento del
inventario de la documentación a eliminar y el Comité de
Archivo establecerá el procedimiento de elimación que
deberá reallizarse.
Debido que para la historia resulta importante
conocer la gestión de la entidad esta serie debe
conservarse totalmente y microfilmarse.
Firma responsable: Margarita Monsalve Salas
Gestión Documental
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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