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TEMA 1.- LA EMPRESA Y EL ENTORNO. 1. CONCEPTO DE EMPRESA Definición: conjunto ordenado de factores de producción (recursos naturales, trabajo y capital) dirigidos y organizados por el empresario para producir bienes y servicios, actuando siempre bajo condiciones de riesgo. 2. OBJETIVOS DE LA EMPRESA 1. Objetivo clásico de maximizar el beneficio, pero entendido como la búsqueda de la máxima rentabilidad del capital invertido. Beneficio: podemos definirlo como la diferencia entre los ingresos y los gastos en un período de tiempo determinado. Beneficio Ingresos Gastos Objetivos de crecimiento y de creación de valor para la empresa. En la medida en que crece la empresa, adquiere más valor de mercado, y este mayor valor empresarial es un objetivo que satisface tanto a los accionistas, que verán aumentado el valor de sus acciones, como a los directivos, que podrán incrementar su poder, prestigio y remuneraciones. 3. Objetivos de responsabilidad social. Cada vez más, las empresas están incorporando objetivos de responsabilidad social y ética hacia los colectivos que la integran (empleados, clientes, proveedores, etc.) y hacia la sociedad y el medio ambiente en el que desarrollan su actividad. 2. 3. PROCESO DE CREACIÓN DE VALOR: LA CADENA DEL VALOR. - Producir: Consiste en transformar materias primas en un producto terminado con la ayuda de capital y trabajo (convertir madera en un mueble, trigo en harina, etc.). - Comercializar: supone acercar un bien ya producido hasta donde se necesita. Con la comercialización el producto no cambia de forma (el comerciante compra la ropa al fabricante y la transporta hasta su establecimiento, donde la adquirimos). - Prestar un servicio es satisfacer alguna necesidad proporcionando, en general, conocimientos, ayuda o facilidades a alguien que los necesita (el profesor nos ayuda a aprender, los bancos nos proporcionan financiación, etc.). 4. ELEMENTOS DE LA EMPRESA. Factor humano: o Empresario: persona física o jurídica (sociedad), publica (capital aportado por el Estado) o privada, que dirige el proceso económico, organiza los factores de producción y asume el riesgo empresarial. o Trabajadores: son las personas físicas que prestan su servicio a la empresa a cambio de una remuneración Patrimonio: Esta formado por el conjunto de bienes, derechos y obligaciones ligados a la empresa de forma duradera y que representan sus activos permanentes (edificios, maquinaria, herramientas, etc.), y aquellos otros bienes que están ligados al ciclo de producción de la empresa y que están continuamente cambiando, y que, por ello, constituyen sus activos temporales o funcionales (materias primas, productos terminados, dinero en bancos o en caja, etc.). La organización: Toda empresa requiere de una organización que permita alcanzar los objetivos de la forma más eficaz. o Interior: forma de organización empresarial (organigrama). o Exterior: Dependencia con proveedores, clientes y organismos públicos. El entorno o marco externo que rodea a la empresa. Las empresas se ven influidas por las circunstancias legales, económicas, sociales, culturales y tecnológicas del medio en el que se desenvuelven 1 5. FUNCIONES O ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA ÁREAS FUNCIONES QUE REALIZAN Aprovisionamiento de materias primas para su posterior transformación en productos Producción elaborados. Comercial o Comercialización y venta de los productos. Para ello se estudian las necesidades de los consumidores con objeto de que los productos se adapten a ellas. marketing Financiera e inversión Obtención y gestión de los recursos financieros necesarios y estudio de las posibles inversiones de esos recursos. Selección, formación y motivación de los trabajadores para que se integren en la Recursos humanos empresa y contribuyan al logro de sus objetivos. 6.- EL EMPRESARIO. CLASIFICACION DE EMPRESAS A. EL EMPRESARIO El empresario es aquella persona que, de forma individual o colectiva, fija los objetivos y toma las decisiones estratégicas acerca de las metas, los medios, la administración y el control de las empresas y asume la responsabilidad tanto comercial como legal frente a terceros. El empresario es la persona física, o jurídica, que con capacidad legal y de un modo profesional combina capital y trabajo con el objetivo de producir bienes y/o servicios para ofertarlos en el mercado a fin de obtener beneficios. B.- CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS SEGÚN EL SECTOR ECONÓMICO: Si consideramos la naturaleza de la actividad económica que desarrollan las empresas, se distinguen tres sectores principales de actividad empresarial: o Empresas del sector primario, que crean utilidad al obtener los recursos de la naturaleza. Pueden ser agrícolas, mineras, ganaderas, pesqueras, etc. o Empresas del sector secundario o transformadoras, que desarrollan una actividad productiva al transformar físicamente unos bienes en otros más útiles para su uso (construcción, industria textil, metalúrgica, química, alimentaria, etc). o Empresas del sector terciario o de servicios, que podemos agrupar en: - Comerciales. Aumentan la utilidad de los bienes al ofrecerlos a los consumidores en el lugar y momento en que los necesiten. - Otros servicios. Satisfacen necesidades de muy diversa naturaleza: financieras, turísticas, sanitarias, hosteleras, docentes, de transporte, de comunicaciones, de asesoramiento y asistencia, etc. SEGÚN SU TAMAÑO Nº TRABAJADORES VOLUMEN DE TOTAL DE ACTIVO FACTURACION ANUAL Empresas Grandes Más 250 >50 mill. de € >43 mill. de € Empresas Medianas 50-249 ≤ 50 mill. de € ≤ 43 mill. de € Empresas Pequeñas 10-49 ≤ 10 mill. de € ≤ 10 mill. de € Microempresas 0-9 ≤ 2 mill. de € ≤ 2 mill. de € 2 SEGÚN LA ACTIVIDAD: o Productivas: transforman diferentes bienes a través de un proceso febril. o Comerciales: centran su actividad en la venta de bienes que adquieran de otras empresas. o Servicios: comercializan servicios. SEGÚN LA PROCEDENCIA O TITULARIDAD DEL CAPITAL: En función de quiénes sean sus propietarios, las empresas pueden ser: o Privadas, cuando la propiedad y control se encuentra en manos de particulares. o Públicas, cuyo capital y control pertenece a las instituciones de la Administración pública (Estado, comunidades autónomas o ayuntamientos). o Mixtas, que se caracterizan por que en ellas el capital procede tanto de aportaciones públicas como privadas. POR SECTORES ECONOMICOS • Extractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales. • Servicios: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad. • Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica. • Agropecuaria: Explotación del campo y sus recursos.. • Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado. POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL. o Multinacionales: En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes países del mundo (globalización). o Nacionales: El radio de atención es dentro del país normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras. o Locales: Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad. 3.- Tipos de formas jurídicas. Empresario Individual: Persona física que ejercita habitualmente y en nombre propio, por sí mismo o a través de representantes, una actividad constitutiva de empresa (comercial, industrial o profesional). Es la forma jurídica que habitualmente corresponde a los Autónomos. Sociedad Civil: Se trata de un contrato por el cual dos o más personas se comprometen a poner en común bienes, dinero o trabajo para realizar negocios y repartir ganancias., sin que exista personalidad jurídica propia. Comunidad de Bienes: Carecen de personalidad jurídica y están formadas por varias personas que ostentan la propiedad y titularidad de una cosa o un derecho que les pertenece en común sin posibilidad de que sea dividido. Sociedad Anónima (S.A.): Es una sociedad mercantil donde prima el capital frente a los socios o socias que lo aportan (capitalista), dicho capital (con un mínimo de 60.000 €) está dividido en acciones que pueden ser transmitidas libremente y los socios no responden personalmente de las deudas sociales. Sociedad Limitada (S.L.): Es una sociedad de naturaleza mercantil con un capital determinado (con un mínimo de 3.000 €) dividido en participaciones iguales, acumulables e indivisibles, que no podrán incorporarse a títulos negociables ni denominarse acciones y cuyos socios no responden personalmente de las deudas de la sociedad. Sociedad Limitada Nueva Empresa (S.L.N.E.): Especialidad de la Sociedad Limitada en la que se reducen los plazos de constitución y se facilitan los trámites. Sociedad Laboral: Sociedades, anónimas o limitadas, en las que la mayoría del capital social es propiedad de los trabajadores y trabajadoras. Cooperativas: Son sociedades formadas por personas que tienen intereses o necesidades socioeconómicas comunes, para cuya satisfacción desarrollan actividades empresariales. Sociedad Colectiva: Los socios, en nombre colectivo y bajo una razón social, crean un patrimonio común y persiguen un fin común para repartir las ganancias. Es una sociedad mercantil en la que priman los socios y socias frente al capital (personalista). Sociedad Comanditaria: Sociedad en la que existen dos tipos de socios, colectivos (responden personalmente de las deudas de la sociedad) y comanditarios (limitan su responsabilidad al capital aportado). El capital puede estar dividido en acciones y en ese caso se denomina Sociedad Comanditaria por acciones. 3 TEMA 2 LA OFICINA 1.- EL LOCAL Una oficina es el local destinado a algún trabajo. Puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función. Existen oficinas o despachos ocupados por un único trabajador (por lo general, un directivo, gerente o hasta el dueño de la empresa). Otras oficinas son compartidas por muchas personas; si se trata de un espacio de gran tamaño, cada trabajador tendrá su propio espacio. En cambio, si la oficina es de dimensiones reducidas, es probable que varios trabajadores compartan grandes mesas. Cada organización espacial de la oficina tiene sus ventajas y desventajas. Cuando cada trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y, por lo tanto, la motivación y la productividad) y se reducen las conversaciones entre los trabajadores, lo que permite evitar la pérdida de tiempo. En el aspecto negativo, cuando el trabajador se encuentra aislado, es probable que se disperse con mayor facilidad y que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar por Internet u otras actividades ociosas. En las oficinas donde existe menos espacio y distancia entre los empleados, suele haber un clima más bullicioso y menor concentración. Sin embargo, los directivos podrán controlar a los trabajadores con mayor facilidad sin necesidad de desplazamientos. Existen edificios de oficinas donde, en lugar de departamentos para vivienda, todas las estructuras disponibles se destinan a la instalación de oficinas. Estos edificios son muy usuales en los centros comerciales y administrativos de las grandes ciudades CLASES DE OFICINA La oficina centralizada: Es aquella donde el La pequeña oficina: Es la que funciona con pocos control de las actividades de diferentes empleados, el dueño es el jefe y también el gerente dependencias se realiza bajo la autoridad y poder de una persona La oficina departamentizada: se divide por La oficina parcialmente centralizada: Existen secciones unidades, departamento de trabajo, departamentos con funciones específicas y otras funciones donde cada una realiza sus actividades están centralizadas 4 2.- EL MOBILIARIO La oficina no es solo el local o espacio físico. Para que el emplazamiento sea de trabajo sea apto para realizar las labores, debe contar con el mobiliario preciso, así como con los equipos y material correspondientes Existe gran variedad de muebles de oficina: Mesas de distintos tamaños y materiales. Mesas auxiliares (para ordenador, máquinas de escribir, etcétera). Sillas y sillones (fijos o giratorios, con o sin ruedas, regulables o no en altura). Armarios (abiertos, cerrados y mixtos; con o sin cajones; de distintas alturas; con baldas ajustables, etc.). Carros móviles para colgar carpetas. Flexos para mejorar la iluminación Tarimas reposapiés. Ficheros. Taquillas personales, etc. Se diferencian unos de otros en su estilo y en su composición. Pueden ser de madera, metálicos o mixtos Es importante tener presente, a la hora de la elección y distribución del mobiliario, que se adapte a las características y necesidades de las personas; o sea, su diseño ergonómico. Ello contribuirá, sin lugar a dudas, a realizar el trabajo en condiciones óptimas de seguridad y mantener una excelente salud laboral 3.- EQUIPOS Y MATERIAL DE OFICINA Los equipos de oficina deben facilitar, complementar y agilizar el trabajo que se desempeña en la misma. Debemos entender por equipo de oficina todos los aparatos y/o servicios que se utilizan en la realización de las tareas administrativas. Todos ellos serán objeto de estudio más adelante, tanto en este módulo como en los otros dos que componen el área de Iniciación Profesional de este Programa de Garantía Social. Por material de oficina se entiende el conjunto de material accesorio y complementario a los equipos de oficina. El material de oficina se puede clasificar: fungible (consumible) y no fungible, en función de que se gaste o dure en el tiempo. Dentro del material fungible se encuentran, por ejemplo: Cartuchos de tinta. Folios. Bolígrafos. Lápices. Pegamentos. Celo (cinta adhesiva) Notas de quita y pon. Disquetes. CD, etc. Entre el material no fungible podemos indicar: Papeleras. Grapadoras (manuales y eléctricas). Taladradores de papel. Lámparas flexos. Ficheros de cartón. Bandejas portadocumentos. Minicalculadoras. 5 4.- DEPARTAMENTOS. ORGANIGRAMAS Los departamentos de una empresa u organismo son las distintas áreas de trabajo que lo componen. Cuando una empresa u organismo diseña su organización interna, distribuye las funciones a realizar, encuadradas dentro de unos departamentos o secciones, que son los encargados de llevarlas a cabo. En los departamentos los reflejamos a través de un esquema, la representación obtenida se llama organigrama. Así, podemos considerar el organigrama como la representación gráfica de la estructura de una entidad, que permite observar las relaciones de dependencia que existen entre sus departamentos. La representación gráfica u organigrama facilita a los empleados el conocimiento de su posición dentro-de la empresa, quiénes son sus jefes inmediatos y las relaciones de dependencia de unos departamentos con otros. Conocer la distribución funcional de la empresa nos facilitará, por ejemplo, la labor de distribución de la correspondencia y de cuantos documentos nos sean remitidos. FORMAS ORGANIZATIVAS: a) Modelo lineal: constituye un modelo basado en los siguientes principios: Jerarquía y autoridad. Unidad de mando. De forma que el diseño es vertical y de tipo piramidal, situándose la dirección en la cúspide, los mandos intermedios en la zona central y los trabajadores en la base. Los niveles jerárquicos irán en aumento según el tamaño de la empresa, de modo que cuanto más grande sea la empresa, mayor número de niveles jerárquicos existirán. El principal inconveniente de esta forma organizativa es la excesiva rigidez y concentración de autoridad que en ocasiones impiden una adecuada respuesta a los cambios en el entorno. Director General Director de Fabricación Director de Recursos Humanos Director de Ventas Director de Tesorería Trabajadores Trabajadores Trabajadores Trabajadores b) Modelo funcional: constituye un modelo basado en un diseño horizontal y en los principios de: División del trabajo y especialización. Departamentalización. Coordinación. Departamentos staff: Sin estar vinculados a la autoridad de la línea realizan funciones de asesoramiento especializado en las áreas que son de su competencia. c) Modelo lineo-funcional: combina los modelos lineal y funcional, con lo que mezcla estructuras de diseño vertical con estructuras de diseño horizontal. Se mantiene en la estructura central el modelo lineal con diseño vertical, pero se complementa con un conjunto de unidades de apoyo y asesoramiento (staff). De forma que las actividades de ejecución, supervisión y control de la actividad se llevan a cabo por la parte central, mientras que la especialización y el apoyo logístico es aportado por la estructura de staff 6 Director General Asesor General Fabricación Asesor Tecnic Personal Asesor Laboral Director de Fabricación Ventas Asesor Marketing Director de Personal Jefe de Fabricación Asesor Financiero Director de Ventas Jefe de personal Trabajador Finanzas Director de Finanzas Jefe de ventas Trabajador Jefe contabilidad Trabajador Trabajador TEMA 3.- IMPRESOS Y DOCUMENTOS NORMALIZACIÓN 1.- IMPRESOS Y DOCUMENTOS NORMALIZACIÓN Los documentos son soportes de información que, dentro y fuera de una entidad, transmiten un determinado mensaje escrito. Ahora pasamos a definir y diferenciar los conceptos de impreso y documento. • Un impreso es una hoja o conjunto de hojas de papel, con un texto escrito, preparado para cumplimentar en el mismo los apartados que se indican. Impreso es, por tanto, sinónimo de formulario. También puede definirse como un escrito redactado con espacios en blanco para que una persona indique los datos que se piden o responda a las cuestiones que se solicitan. • Un documento es un escrito con fuerza probatoria, esto quiere decir que es un impreso o formulario una vez que ha sido cumplimentado y firmado. La fuerza probatoria es la capacidad que tiene un documento para justificar un hecho. Tanto un albarán firmado por el comprador como una solicitud de matrícula, una vez firmada y sellada, son documentos capaces de probar un hecho: en el primer caso, una operación de compra-venta; en el segundo caso, la formalización de una matrícula. La diferencia fundamental entre impreso y documento es que el impreso es un formulario sin rellenar, y el documento es el mismo formulario o cuestionario, una vez cumplimentado, sellado y firmado 2.- CARACTERISTICAS Para que un impreso se convierta en un buen documento debe cumplir unos requisitos o tener unas características determinadas Pedir los datos de forma clara y ordenada. Fáciles de cumplimentar. Cuidar la presentación. Si es preciso que lleve copia, ajustarla al mismo tamaño para que los datos se calquen adecuadamente. Las copias han de ser de distinto color para que no haya dudas de a quién corresponde cada una de ellas. Indicar en cada copia para quién es (interesado, Administración, transportista, etc.). Emplear un lenguaje adaptado a la mayoría de las personas 3.- CONTENIDO DE LOS IMPRESOS Y DOCUMENTOS El contenido de los impresos es el conjunto de información que pretenden recoger en sus espacios en blanco, y que variará de unos a otros en función de cuál sea el objetivo que persiguen. 7 Si tratamos de identificar las partes de los impresos que con mayor frecuencia se utilizan en el área administrativa de una empresa u organismo público —que, en definitiva, es donde un auxiliar de oficina desarrollará sus funciones—, podemos diferenciar o agrupar su contenido en las siguientes partes: encabezamiento, cuerpo y pie. El encabezamiento • Como su nombre indica es la cabecera del impreso, y suele contener los siguientes datos: • Nombre del impreso (por ejemplo: pedido, contrato de..., factura, solicitud de..., etc.). • Número de orden. • Identificación de la persona, empresa u organismo que lo cumplimenta, y de la persona, empresa u organismo a donde se dirige. El cuerpo Es la parte del impreso que más varía de unos a otros. En él se registrarán los datos que dan origen a la existencia del mismo, o del porqué se está cumplimentando; por ejemplo: • En un albarán: detalle de los artículos, precio unitario, posibles descuentos y cargas, etc. • En un contrato: las cláusulas de los acuerdos pactados. • En el ticket de caja o recibo del supermercado: la relación de géneros comprados. El pie Va situado en la parte inferior o final del impreso. Suele contener los siguientes datos: • Fecha. • Firma de quien lo cumplimenta. • Firma de quien lo recibe. • Sello 4.- TIPOS DE IMPRESOS En el esquema siguiente se agrupan los impresos y documentos más comunes. Los impresos y documentos aparecen ordenados según las distintas operaciones en las que se van a utilizar. Su utilización y contenido se estudiará a lo largo del curso 8 CLASE OPERACIÓN Compraventa DE TIPO DE IMPRESOS Operaciones bancarias Servicios postales • • • • • • • • Correspondencia • Cobros y Pagos • Búsqueda de empleo Creación de una empresa Operaciones relacionadas con el personal de una empresa • • • • • • • • Propuestas de pedido. Albaranes y Facturas. Notas de abono y cargo. Fichas de almacén. Registro de Facturas Emitidas. Registro de Facturas Recibidas. Carta de porte. Conocimiento de embarque Cheques. Recibos Letras de cambio. Pagarés Transferencias. Ingresos en efectivo. Reintegros Giro postal ordinario. Giro urgente. Envíos certificados. Acuses de recibo. Contra reembolsos Registro de entrada de correspondencia. Registro de salida de correspondencia. Cartas comerciales. Instancias y Oficios. Certificados y Saludas. Informe Cartas de presentación. Curriculum vitae. Solicitud de CIF. Declaración censal de comienzo. Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas. Alta en el régimen de IVA. Liquidaciones de IVA Contratos de trabajo. Nóminas. Inscripción de la empresa en la Seguridad Social. Afiliación de los trabajadores. Alta, baja o variación de datos de los trabajadores. Boletines de cotización a la Seguridad Social. Libros de Matrícula de Personal. Libros de Visitas 5.- NORMALIZACIÓN Normalizar es hacer que una cosa se ajuste a una norma, modelo o regla; se consigue con ello evitar la diversidad. También los impresos y documentos están sujetos a una normalización que ajusta su tamaño y características. En España existe un organismo cuya misión es estandarizar las normas en casi todos los campos profesionales (medicina, industria, agricultura, etc.); su nombre es AENOR (Asociación Española para la Normalización), y las normas que establece se denominan UNE (Una Norma Española). son un conjunto de normas tecnológicas creadas por los comités técnicos de normalización (CTN), de los que forman parte todas las entidades y agentes implicados e interesados en los trabajos del comité La Administración Pública obliga a que todos los impresos oficiales estén normalizados, lo que, sin lugar a dudas, repercute favorablemente en los ciudadanos. 6.- NORMAS U.N.E La normalización de los impresos y documentos también es llevada a cabo por AENOR, que, mediante sus normas U.N.E. establece los siguientes criterios: Serie A: Tamaño del papel (A-5 o cuartilla, A-4...) Serie B: Formato de los sobres de gran capacidad Serie C: Formato de los sobres de poca capacidad La Serie A, que ya hemos dicho que establece el tamaño o formato del papel, toma como base un trozo de papel de un metro por un metro, al que denomina A-0; doblándolo por la mitad, obtiene el formato A-l; a su vez, si lo vuelve a doblar por la mitad surge el A-2; y así sucesivamente, doblando siempre por la mitad llegaría hasta el más pequeño de nuestros formatos, que es el A-8. Lo vemos en el esquema siguiente. 9 Las series B y C Normalizan el tamaño de los sobres, que deben ajustarse al de los papeles (Serie A) que van a contener; de esta forma, el Servicio de Correos puede clasificar los sobres por su tamaño. Además de los sobres que a todos nos resultan familiares (tradicionales, de ventanilla...), el Servicio de Correos y Telégrafos de España ofrece los sobres prefranqueados No precisan franqueo, pues al adquirirlos en una oficina de Correos, ésta nos los facilita franqueados (es como si llevaran sellos) y listos para sólo escribir la dirección del destinatario. Tienen validez para todo el territorio nacional y su importe varía en función de su dimensión y del peso que van a contener. Se ofrecen dos variedades de este tipo de sobres: • Básicos. Los hay de diferentes tamaños y se venden en paquetes de cinco unidades. • Ilustrados. Con simpáticas ilustraciones. Además de sello y sobre incluyen papel para cartas. Se venden en cuatro paquetes de seis unidades SOBRES FRANQUEADOS Peso máximo Modelo Dimensiones BÁSICOS Hasta 20 gramos Americano 110x250 (mm) Cuadrado 120x176 (mm) Hasta 100 gramos DIN A-5 190x250 (mm) ILUSTRADOS Hasta 20 gramos Americano 110x250 (mm) Embalajes Se trata de sobres y cajas que, sin incluir franqueo, aseguran que el envío llegará en perfectas condiciones a su destino nacional o internacional. Los modelos y características son los que aparecen en el siguiente cuadro EMBALAJES Artículo Características Utilización Modelo Dimensiones CAJAS Fáciles de montar y Envío de mercancías Grande 390 x 280 x 190 con un sistema de Pequeña mm precintado 390 x 280 x 190 mm SOBRES En papel de alta calidad Envío personales o Americano 110 x 225 mm 10 VERJURADO SOBRES ACOLCHADOS SOBRES SEMIRRÍGIDOS SOBRES REGALOS ACOLCHADOS y con un cierre autoadhesivo Papel de gran resistencia con plástico protector en el interior administrativos DIN A5 190 x 250 mm Envíos de documentos o pequeñas mercancías que precisan protección Grande Pequeño 300 x 445 mm 180 x 265 mm Permiten enviar Envíos de títulos, Grande documentos que se fotografías, contratos Pequeño doblen De atractivo diseño Envío de regalos Navidad para cualquier Genérico 260 x 360 mm 229 x 324 mm 333 x 450 mm 250 x 326 mm 7.- NORMALIZACIÓN. VENTAJAS Administrativamente, la normalización de papeles (impresos y documentos) conlleva las siguientes ventajas: • Favorece la clasificación. • Facilita el archivo. • Ofrece una rápida localización de los impresos/documentos para ser consultados. • Es posible disponer de sobres a medida 11 TEMA 4 TELECOMUNICACIONES 1.- LAS TELECOMUNICACIONES Las personas o empresas que facilitan la información no siempre están cerca de quien la precisa. Por ello, resulta de gran ayuda contar con elementos y equipos que posibiliten el contacto, aunque el emisor y el receptor de la comunicación se encuentren a miles de kilómetros. Los equipos y elementos materiales que permiten la comunicación a distancia reciben el nombre de telecomunicaciones. Algunos de estos equipos y elementos son: el teléfono, el fax, correo electrónico, módem, redes informáticas, télex, el ordenador, etc. Con los equipos de telecomunicaciones podemos reproducir y transmitir mensajes y documentos, por lo que se hace necesario conocer algunos detalles de tales elementos 2.- EL MODEM La palabra módem procede de la unión de los términos Modulador y DEModulador. Existen dos clases de módem: internos y externos, según estén dentro o fuera del ordenador. El módem se puede definir como un dispositivo o elemento que, conectado a un ordenador, convierte una señal digital en analógica o viceversa, y permite la comunicación con otro ordenador por vía telefónica. Gracias al módem se pueden transmitir mensajes a distancia entre ordenadores y usuarios. Este proceso se denomina teleinformàtica, telemática o teleproceso. Un ordenador emite una señal por impulsos eléctricos que son recibidos por un módem; éste los convierte en ondas sonoras y las envía, mediante el uso de una línea telefónica, a otro ordenador que las recibe. Este proceso teleinformàtico es la base de las actuales redes informáticas. El uso del módem queda representado esquemáticamente de la siguiente forma: 3.- CORREO ELECTRONICO El correo electrónico es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónica. Desde el punto de vista empresarial, el correo electrónico hace posible el envío de información a uno o varios miembros de la empresa, o transferirla a determinadas personas ajenas a nuestro equipo. 12 El receptor de un correo electrónico verá el mensaje en su carpeta de entrada, en la que se indicará si, además de un mensaje, ha recibido un documento anexo al mismo, un fichero de datos, una imagen, un programa, etc. Una vez que el receptor de un correo electrónico ha recibido un mensaje al que acompaña un impreso o documento, basta con imprimirlo para que dicho impreso o documento sea reproducido tal y como su original. Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correos. Cada dirección es única, pero no siempre pertenece a la misma persona, por dos motivos: puede darse un robo de cuenta e identidad y el correo se da de baja, por diferentes causas, y una segunda persona lo cree de nuevo. 4.- EL FAX El fax es un sistema de telecomunicación que permite enviar y recibir información escrita a través del sistema telefónico. También se conoce con el mismo nombre al elemento que lleva a cabo la labor descrita; o sea, al aparato capaz de transmitir y recibir mensajes escritos. El documento original es escaneado con una máquina de fax, que procesa los contenidos (texto o imágenes) como una sola imagen gráfica fija, convirtiéndola en un mapa de bits, la información se transmite como señales eléctricas a través del sistema telefónico TEMA 5 EL FAX 1.- CARACTERÍSTICAS Un buen aparato de fax debe reunir las siguientes características: Ser compatible con el resto de los aparatos de distintas marcas y modelos. Transmitir rápidamente las copias. Disponer de una buena escala de tonos en cuanto a color se refiere (grises). Sensor de imagen que permita una buena visualización. Funciones de memoria de números telefónicos y fax. Transmisión diferida, lo que permite ahorrar en conferencias al enviar documentos fuera del horario laboral. Opciones de respuesta, que posibilitan recibir documentos cuando estemos fuera de la oficina. Transmisión de identidad, que permite imprimir en cada página, de forma automática, el nombre y número de teléfono de la empresa u organismo que envía el fax, además de la fecha y hora. Informe de confirmación de la recepción del fax. 2.-CARGA DE DOCUMENTOS Un buen aparato de fax permitirá que los documentos que transmite tengan las dimensiones del papel ajustadas a los criterios de normalización establecidos por AENOR para la serie. Ancho de página: A4 o folio. Longitud: en función de las características del aparato. Ancho de lectura e impresión: 210 mm. aproximadamente. A la hora de cargar un documento en el fax para que éste lo transmita, debemos: Quitar las grapas y clips del documento. Colocar el documento al filo de la bandeja de entrada en la posición que indique su manual. Ajustar las guías deslizantes al ancho del documento, justificando a la izquierda de la bandeja de entrada. Insertarlo en la ranura de introducción y pulsar la tecla de inicio del proceso. 13 En ocasiones no utilizaremos un documento original para introducirlo en el fax, sino una fotocopia del mismo. Esta acción la llevaremos a cabo si el documento original presenta alguna de las siguientes características: Papel demasiado grueso (cartulina). Papel demasiado delgado (papel cebolla). Papel húmedo. Papel arrugado. Papel doblado formando doble página 3.- EMISION Y RECEPCION DE DOCUMENTOS A) Fase de emisión Cargaremos el documento en la bandeja de entrada. Ajustaremos las guías al tamaño del documento. Adaptaremos el contraste (claro/oscuro). Seleccionaremos el número de fax al que dirigiremos el mensaje. Pulsaremos la tecla de inicio del proceso. B) Fase de recepción Si nuestro fax dispone de una línea telefónica sólo para tal servicio, la recepción se realizará automáticamente. En caso de que la línea sea compartida (es decir, que el mismo número es número de teléfono y de fax), al escuchar la señal de llamada para el fax tendremos que conectarlo para recibir el mensaje o documento que tratan de enviarnos. v 4.- OTRAS FUNCIONES Según lo sofisticado o avanzado tecnológicamente que sea un aparato de fax, permitirá realizar distintas funciones, aparte de la transmisión de documentos escritos y servicio de telefonía. Algunos modelos permiten: Utilizar papel similar al de una fotocopiadora, en lugar del rollo. Con ello se consiguen copias de mejor calidad. Servicio de contestador automático. Envío aplazado o diferido. Ya hemos dicho anteriormente que de esta forma se ahorra dinero, al dejar programado el aparato para que transmita los documentos fuera del horario laboral, cuando las tarifas telefónicas resultan más baratas Imprimir el nombre y fax de la persona, empresa u organismo que lo emite TEMA 6 FOTOCOPIADORAS Y MULTICOPISTAS 1.- MULTICOPISTA: CONCEPTO CARACTERÍSTICAS La multicopista es la máquina que reproduce en numerosas copias sobre láminas de papel textos impresos, mecanografiados o manuscritos, dibujos, grabados, etc., sirviéndose de diversos procedimientos. Por lo que multicopiar es reproducir en copias por medio de multicopista.. Trabaja a partir de un cliché, en el que de forma automática queda grabado el documento que después reproducirá. Esta forma de trabajar supone un considerable ahorro económico y de tiempo, ya que al tener el cliché grabado aumenta la velocidad de expulsión de las copias. ELEMENTOS BÁSICOS Los elementos básicos de una multicopista son: - Un sistema de admisión de papel. - Un sistema portaclichés, donde se colocará la imagen y/o texto a reproducir. - Un sistema de entintado 14 2.- FOTOCOPIADORA: CONCEPTO CARACTERÍSTICAS La fotocopiadora es una máquina que, mediante el sistema fotográfico, realiza copias instantáneas de un documento de texto, gráfico o dibujo. La fotocopiadora hace un «dibujo» de cada documento que depositamos en la misma con la finalidad de obtener una o varias copias; para ello precisa un fogonazo intenso de luz que, lógicamente, requiere un consumo de energía eléctrica. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS Las principales características de las fotocopiadoras son: - Alimentación automática - Copia por ambos lados (Duplexing) - Control de exposición automático - Contador de copia - Auditor de copia - Terminación - Color - Recuperación de tarea - Tecla Reset (Regreso automático) - Reducción y ampliación - Edición automática - Encendido inmediato - Interruptor - Diagnóstico automático - Botón “AYUDA” - Código de acceso 3.- FOTOCOPIADORAS SEGÚN EL TIPO DE TONER Según el tipo de tóner utilizado, las fotocopiadoras se clasifican en: FOTOCOPIADORAS DE TONER EN POLVO: van provistas de un depósito donde se almacena o donde se coloca un cartucho que lo contiene, de donde la máquina va retirando poco a poco la cantidad que necesita. Este tipo de tóner puede ser de dos clases: o Monocomponente: se usa directamente tal y como viene en su envase original. o Bicomponente: el cual debe ser mezclado con otro producto llamado “develóper” que le sirve de base para su difusión por el tambor, y que tiene una vida limitada, por lo que ha de ser cambiado regularmente cada cierto número de copias. FOTOCOPIADORAS DE TÓNER LÍQUIDO: este tipo almacena el tóner en unas cubetas donde se disuelve en un líquido llamado dispersante. Se utiliza para conseguir un coste más bajo en las copias realizadas. 4.- ELEMENTOS BÁSICOS DE LAS FOTOCOPIADORAS Los elementos básicos de una fotocopiadora (aunque cada fabricante puede incorporar los accesorios que desee para una mayor rentabilidad) son: VIDRIO DE CONTACTO: el documento original se coloca en el cristal superior portaoriginales. Posteriormente se cierra la cubierta superior para impedir molestias por la luz de exposición. BANDEJA DE PAPEL: aquí está depositado el papel que se va a utilizar para reproducir el original. Al pulsar la tecla de copiado automáticamente la máquina toma el papel situado en ella. CORONA DE CARGA DE PAPEL: impulsa el papel eléctricamente al pulsar la tecla de copiado para que la máquina pueda recibirlo y efectuar sobre él la reproducción del original. TAMBOR: recibe la imagen del documento original, gracias a la lámpara de exposición, y reproduce la imagen que está en el vidrio de contacto. 15 LÁMPARA DE EXPOSICIÓN: mediante ella se transmite la imagen original al tambor para su reproducción. TÓNER: está depositado cerca del tambor y cuando el papel pasa junto a él, que mantiene reflejada la imagen del documento original, al estar cargado eléctricamente, atrae las partículas de tóner que van formando sobre él la reproducción exacta del original. FUSOR: el rodillo fusor actúa fijando mediante el calor las partículas de tóner que se han depositado sobre el papel, realizando la copia del original y evitando así que caigan o se disgreguen impidiendo la reproducción. BANDEJA DE RECEPCIÓN: situada en la parte exterior, recibe el documento fotocopiado. TEMA 7 OTROS INSTRUMENTOS ÚTILES EN LA CONFECCIÓN DE DOCUMENTOS 1.- LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTO Un documento no sólo es un impreso cumplimentado; a ces, un documento está formado por un conjunto de impresos debidamente ordenados y encuadernados. La profesionalidad de un buen auxiliar de oficina es elaborar los documentos, encuadernarlos y presentarlos de ñera clara y agradable 2.- GUILLOTINAS La guillotina es una máquina que sirve para cortar el pape trata de un aparato que consta de: Un tablero en el que aparece una escala milimetrada los distintos formatos de papel normalizados. Una cuchilla de acero que, accionada por una pala baja hacia el tablero, cortando el papel a la medida en se ha posicionado. Un protector delante de la cuchilla que indica el punto partir del cual es peligroso situar los dedos. 3.- ENCUADERNADORAS Encuadernar es una tarea que consiste en coser, pegar o colocar un número de hojas y ponerles una cubierta o pasta y una contraportada. Las encuadernadoras son máquinas muy extendidas en las oficinas, que sirven para agrupar multitud de hojas y formar un solo documento encuadernado, que así tendrá un aspecto parecido al de un libro. Según el tipo de encuadernación que vayamos a hacer utilizaremos las distintas clases de encuadernadoras que existen. Las encuadernadoras mas usuales son las siguientes A) Encuadernadoras de gusanillo También conocidas como encuadernadoras de canutillo, son aquellas que utilizan como soporte-unión de las hojas un elemento que recibe ese nombre (canutillo o gusanillo). Estas máquinas disponen de una taladradora con la que perforaremos el borde del papel por el que deseamos unir el documento, y de unos ganchos en los que insertaremos el gusanillo y donde colocaremos las hojas. 16 El proceso de encuadernación es el siguiente: Asegurarse de que las hojas son todas del mismo tamaño. Confeccionar una tapa o portada y una contraportada (pastas). Suelen ser de cartón, cartulina, plástico, etc. Perforar las hojas y las pastas. Insertar el canutillo o gusanillo en los dientes de la máquina y abrirlo. Introducir las hojas por el lado perforado en el canutillo. Accionar la palanca de cierre. B) Encuadernadoras de espiral Funcionan de la misma manera que las encuadernadoras de gusanillo, pero el soporte-unión de las hojas, en vez de ser un gusanillo es un espiral de alambre o plástico. Para unir las hojas, una vez que han sido perforadas, tendremos que introducir manualmente el espiral por todas ellas, por lo que debemos sujetarlas muy bien para que no se desajusten los diversos agujeros que hemos taladrado. Una vez realizada la encuadernación, el aspecto del documento encuadernado es similar al de un bloc. C) Encuadernadoras térmicas Son máquinas eléctricas que utilizan el calor como sistema rápido y cómodo de encuadernación. Su utilización está pensada para aquellos documentos que requieren una presentación excepcional. El sistema térmico de encuadernación está basado en la fusión por calor de la goma incorporada al lomo de unas carpetas especiales. Una vez introducidos los documentos en la carpeta se depositan en el interior de la máquina, y la acción del calor suelda las tapas y las hojas de forma sólida y duradera Hasta que aparecen en el mercado las máquinas encuadernadoras que acabamos de estudiar, el sistema de encuadernación en las empresas y organismos públicos era el de cosido. 4.- PLASTIFICADORAS DE DOCUMENTOS En ocasiones es necesario evitar que un documento se arrugue, se rompa o se deteriore. Si queremos hacerlo duradero y protegerlo de la humedad, lo mejor será plastificarlo. El ejemplo más directo que puedes observar es tu propio DNI; pero además, las empresas y organismos públicos precisan plastificar documentos que van a estar vigentes durante mucho tiempo: horarios, instrucciones, señalizaciones, etc Las plastificadoras son máquinas capaces de revestir de material plástico todo un documento. El proceso de trabajo de una plastificadora es bastante fácil, sólo hay que introducir el documento en una especie de carpeta especial de material plástico, y depositarla en la máquina plastificadora. En poco tiempo el documento sale plastificado OTRAS MÁQUINAS Como elementos comunes a cualquier oficina también hay que considerar como máquinas usuales a las: a. Grapadoras eléctricas, que realizan tareas de grapado de documentos, incorporándoles una o más grapas automáticamente. b. Destructoras: cuya única función es la destrucción de papel, de forma que quede absolutamente inservible e ilegible 17 TEMA 8 BASE DE DATOS 1. BASES DE DATOS Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estas bases de datos, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática. 2.- ESTRUCTURA Y DISEÑO. CREACIÓN Una base de datos está formada por los siguientes apartados, que componen su estructura: a) Registro: Conjunta de datos tratados como una sola unidad y. relacionados entre, sí; por ejemplo, todas las características referidas a. una. vivienda de nuestra agencia inmobiliaria. b) Campo: Cada dato que contiene un registro; por ejemplo. número de dormitorios, metros cuadrados, precio, etc. c) Atributo: Conjunto de valores de un campo 3.- VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS Ventajas Uso de reglas lógicas para expresar las consultas. Permite responder consultas recursivas. Cuenta con negaciones estratificadas Capacidad de obtener nueva información a través de la ya almacenada en la base de datos mediante inferencia. Uso de algoritmos de optimización de consultas. Soporta objetos y conjuntos complejos. 4.- OPERACIONES REALIZABLES CON LAS BASES DE DATOS INFORMÁTICAS 18 Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento. Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo. Organizar y ver los datos de distintas formas. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet. Realizar consultas, bajo una condición específica, es. posible generar informes, confeccionar etiquetas que también cumplan una condición específica.
