UNP Bogotá DC, Marzo de 2015 - Unidad Nacional de Protección

PROTOCOLO PARA LA ADMINSITRACIÓN DE LAS
COMISIONES DE SERVICIOS Y AUTORIZACIONES DE
VIAJE NACIONALES E INTERNACIONALES, Y
LIQUIDACIÓN DE VIATICOS Y GASTOS VIAJE
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
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PROTOCOLO PARA LA ADMINSITRACIÓN DE LAS COMISIONES DE SERVICIOS Y AUTORIZACIONES
DE VIAJE NACIONALES E INTERNACIONALES, Y LIQUIDACIÓN DE VIATICOS Y GASTOS VIAJE
Bogotá D.C., Marzo de 2015
PROTOCOLO PARA LA ADMINSITRACIÓN DE LAS
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CONTENIDO
Tabla de contenido
PROPOSITO ......................................................................................................................................... 3
ALCANCE .......................................................................................................................................... 3
RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 3
DEFINCIONES ...................................................................................................................................... 5
CONDICIONES GENERALES .............................................................................................................. 8
CONTENIDO ................................................................................................................................. 8
FORMATOS Y REGISTROS .......................................................................................................... 16
CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 16
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1. PROPÓSITO
Establecer y definir los lineamientos básicos para la solicitar comisiones de
servicio y/o autorizaciones de viaje nacional e internacional y liquidar viáticos y/o
gastos de desplazamiento a servidores de la entidad y demás colaboradores de la
UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios,
convenio o en comisión.
2. ALCANCE
Aplica desde la recepción de la solicitud de orden de comisión de servicio y/o
autorización de viaje, con la recepción de los documentos por medio de los cuales
se legalizan y se cobran los viáticos y/o gastos de desplazamientos causados por
la comisión de servicio y/o autorización de viaje realizada, hasta el informe por
medio del cual se liquidan los viáticos y/o gastos de desplazamientos. Este
informe será radicado en Secretaria General, para que esta dependencia de
acuerdo a su competencia, realice los pagos correspondientes.
3. RESPONSABILIDADES

DE LA SUBDIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO – G.C.A.
a) Recepcionar las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o
autorización de viaje, de los servidores de la entidad y demás
colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de
prestación de servicios, convenio o en comisión.
b) Realizar la actividad de trasncripción, de la información presentada en las
solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, a la
base da datos de COMISIONES Y VIATICOS, que reposa en el Grupo de
Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje – G.C.A. Lo anterior, con
la finalidad de contar con la información actualizada, para el momento de
liquidar los viáticos y/o gastos de viaje causados por los servidores de la
entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien
sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión.
c) Llevar el archivo de las ordenes de comisión de servicio y/o autorizaciones
de viaje conferidas por la Subdirección de Talento Humano, de los
servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo
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contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en
comisión.
d) Recepcionar los documentos de legalización (cumplido de comisión y/o
cumplido de autorización de viaje, informe de viaje, certificado de
permanencia y cuenta de cobro si es necesaria) de los servidores de la
entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien
sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión.
e) Realizar la actividad de trasncripción de la información presentada en los
documentos de legalización, a la base da datos de RADICACION que
reposa en el Grupo de Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje –
G.C.A. Lo anterior, con la finalidad de llevar la trazabiliadad de la entrega de
estos documentos y asi responder a los tiempos con que se debe generar el
informe de liquidación.
f) Generar el informe de liquidación de viáticos y/o gastos de desplazamiento
y gastos de viaje, de los servidores de la entidad y demás colaboradores de
la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de
servicios, convenio o en comisión dentro de los terminos establecidos
según la Resolución 0164 de 2014. Este informe debe ser radicado en
Secretaria General para su posterior pago según competencia de esta
dependencia.

DE LA SECRETARIA GENERAL
 Realizar los pagos correspondientes a viáticos y/o gastos de
desplazamiento y gastos de viaje, de los servidores de la entidad y demás
colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de
prestación de servicios, convenio o en comisión, correspondiente a los
informes radicados por la Subdirección de Talento Humano.

DE LOS FUNCIONARIOS
 Será responsabilidad de cada dependencia programar las comisiones de
servicio y/o autorizaciones de viaje según sea el caso, en aplicación de los
principios de objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad en el
gasto.
 Facilitar a la Subdirección de Talento Humano las solicitudes de orden de
comisión de servicio y/o autorización de viaje, de los servidores de la
entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien
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sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión dentro
del término establecido según Resolución 0164 de 2014 para que estas
sean conferidas en el momento oportuno.
 Remitir a la Subdirección de Talento Humano los documentos de
legalización correspondientes dentro del término establecido según
Resolución 0164 de 2014 para los fines pertinentes.
4. DEFINICIONES.
Para efectos de la aplicación del presente protocolo, se tendrán en cuenta los
siguientes conceptos:
A. Autorizar: Otorgar el permiso de desplazamiento a los demás colaboradores
de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de
servicios, convenio o en comisión, para prestar un servicio en un lugar
diferente a la sede donde habitualmente desarrolla las actividades de su
objeto contractual, en ejercicio de una autorización de viaje.
B. Ampliación o prórroga: Necesidad del solicitante de permanecer días
adicionales a su solicitud inicial para cumplir con lo asignado en la comisión de
servicio y/o autorización de viaje.
C. Autorización de desplazamiento: Documento por medio del cual la
Subdirección de Protección, a través de la Coordinación respectiva, autoriza el
desplazamiento fuera del perímetro a servidores de la Entidad y demás
colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de
prestación de servicios, convenio o en comisión.
D. Autorización de viaje: Situación en la cual colaboradores de la UNP con
vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios o
convenio y por disposición del supervisor del contrato o convenio, ejercen las
actividades de su objeto contractual o atiende transitoriamente actividades
oficiales en lugares diferentes a donde las ejecuta.
E. Conferir: Otorgar el permiso de desplazamiento a los servidores de la
Entidad, para prestar un servicio en un lugar diferente a la sede donde
habitualmente desarrolla sus funciones, en ejercicio de una comisión de
servicios.
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F. Comisión: Situación administrativa en la cual los servidores de la UNP,
previa autorización de quien tiene competencia para ello, ejerce
temporalmente las funciones propias de su cargo, en lugares diferentes de los
de la sede habitual de trabajo o atiende transitoriamente funciones oficiales
distintas a las del empleo del que es titular, previa delegación. La comisión de
servicios al interior del país se deben solicitar en los formatos establecidos por
la UNP para tal fin y los cuales hacen parte integral de la presente
Resolución.
G. Comisionado: Funcionario de la UNP que presta sus servicios al interior de la
Entidad y que debe ejecutar una comisión de servicios en un lugar distinto al
sitio habitual de su trabajo.
H. Cumplido de autorización de viajes: Se denominará cumplido de
autorización de viajes, al documento por medio del cual se diligencia la fecha
real en la cual se efectuó el desplazamiento, con el fin de proceder a liquidar
según el valor real de éste. A ese documento se debe anexar los pasabordos
de viaje aéreos, terrestres, recibos, facturas de acuerdo con lo dispuesto en el
formato GTH-FT-52/V2 o el que haga sus veces.
I.
Cumplido de comisión: Se denominará cumplido de comisión, al documento
por medio del cual se diligencia la fecha real en la cual se efectuó la comisión
de servicio, con el fin de proceder a liquidar según el valor real de éstas. A
ese documento se debe anexar los pasabordos de viaje aéreos, terrestres,
recibos, facturas de acuerdo con lo dispuesto en el formato GTH-FT-53/V2 o el
que haga sus veces.
J. Certificado de permanencia: Corresponde a aquel documento suscrito por
autoridad competente mediante el cual se acredita la permanencia del
funcionario y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea
por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, de acuerdo
con lo dispuesto en el formato GTH-FT-61/V2 o el que haga sus veces.
K. Colaborador / Contratista: Persona natural que presta directamente sus
servicios al Estado, bajo la modalidad de Contrato de Prestación de Servicios
suscrito con la UNP.
L. Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje excepcionales o de
emergencia. Corresponde a aquellas autorizaciones que se requieren para
atender casos urgentes, imprevistos o extraordinarios que tienen origen en
peticiones expresas de los beneficiarios del programa, de autoridades
judiciales, gubernamentales o particulares. Para conferir estas comisiones, se
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debe adjuntar copia de los oficios y/o comunicaciones a través de las cuales
se hacen los requerimientos.
M. Gastos de desplazamiento: Pago que se autoriza a colaboradores de la UNP
con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios o
convenio como compensación de los gastos que tiene que efectuar para
desplazarse a atender la prestación del servicio fuera del domicilio contractual.
N. Gastos de viaje: Valor en dinero que se paga a los servidores de la Entidad y
demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato
de prestación de servicios, convenio o en comisión, en cumplimiento de una
comisión y/ autorización de viaje. Se reconocerán como gastos de viaje los
pasajes aéreos, terrestres, de ferry o fluviales que se requieran para el
desplazamiento en ejercicio de una comisión de servicio y/o autorización de
viaje; cuando se utilicen automotores al servicio de la Unidad Nacional de
Protección - UNP, los peajes, combustible, traslados de aeropuertos a
ciudades capitales cuando estos están situados fuera de la misma de acuerdo
con lo dispuesto en la presente resolución; traslado de equipo de propiedad de
la UNP. Estos gastos de viaje se reconocerán siempre y cuando se
encuentren debidamente soportados, de lo contrario, la administración se
reserva el derecho de no pagarlos.
O. Informe de viajes o comisión. Documento por medio del cual el funcionario y
demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato
de prestación de servicios, convenio o en comisión, presenta a su superior
inmediato y/o supervisor, una relatoría y desarrollo de la comisión y/o viaje,
teniendo en cuenta los principales resultados, compromisos, recomendaciones
y conclusiones obtenidos, de acuerdo con lo dispuesto en el formato GTH-FT46V2 o el que haga sus veces.
P. Domicilio contractual y/o lugar de ejecución de actividades: Corresponde
al domicilio donde colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea
por contrato de prestación de servicios y/o convenio donde ejecutan sus
actividades contractuales.
Q. Orden de asignación: Registro por medio del cual los servidores de la
Entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo contractual bien sea
por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión y ubicados en
la Subdirección de Protección y/o Subdirección de Evaluación de Riesgo, se
les asigna una actividad propia de la dependencia en la que se encuentran
ubicados.
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R. Sede habitual de trabajo: Centro urbano o lugar geográfico en donde está
ubicada la dependencia y/o donde habitual y ordinariamente presta sus
servicios el servidor de la UNP.
S. Servidor: Persona natural que presta sus servicios personales al Estado, con
vinculación legal y reglamentaria. Incluye aquel servidor público con
vinculación legal y reglamentaria, que se encuentra en comisión en la UNP.
T. Solicitante: Persona natural quien ha sido designada a cumplir una comisión
de servicio y/o autorización de viaje.
U. Viáticos: Reconocimiento que se realiza a los servidores y/o funcionarios de
la PONAL en convenio con la UNP, únicamente para atender los gastos de
alojamiento, manutención y demás que se relacionen directamente con el
desplazamiento de la sede habitual de trabajo en ejercicio de una comisión de
servicio.
V. Visto Bueno (Vo.Bo.) autorización que el Superior inmediato y/o Supervisor
del contrato, y Subdirector, Jefe de Oficina o Secretario General, según
corresponda, brinda a las solicitudes de orden de comisión y/o autorización de
viaje, de los servidores de la Entidad y demás colaboradores de la UNP con
vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio
o en comisión.
5. CONDICIONES GENERALES Y CONTENIDO
6. ADMINISTRACIÓN DE LAS ORDENES DE COMISIÓN DE SERVICIO Y/O
AUTORIZACIONES DE VIAJE, DE LOS SERVIDORES DE LA ENTIDAD Y
DEMÁS COLABORADORES DE LA UNP, CON VÍNCULO CONTRACTUAL,
BIEN SEA POR CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, CONVENIO O
EN COMISIÓN.
A continuación se detalla el paso a paso que se debe adelantar desde el Grupo de
Comisiones de servicio y Autorizaciones de viaje – G.C.A. para el tramite interno
que surge sobre esta situación administrativa.
a) Recepción y revisión de las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o
autorización de viaje, de los servidores de la entidad y demás colaboradores
de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de
servicios, convenio o en comisión. Se verifica que las ordenes esten
correctamente diligencias y con las firmas correspondientes de autorización
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donde se proporciona el Visto Bueno (Vo.Bo.) de los Coordinadores de
grupos internos de trabajo y/o Supervisor del contrato y del Subdirector o
Jefe de Oficinas respectivo o Secretario General.
b) Si los documentos presentados no reúnen los requisitos contemplados, o se
encuentra con errores de diligenciamiento, se devuelven a los Coordinadores
de grupos internos de trabajo y/o Supervisor del contrato, o Subdirector, Jefe
de Oficinas o Secretario General, según corresponda la dependencia a la
que pertenezca el servidor de la entidad y/o demás colaboradores de la UNP,
con vínculo contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios,
convenio o en comisión para su corrección y a la espera a que sean
nuevamente presentados.
c) Si cumple con los requerimientos, se realiza la actividad de trasncripción de la
información presentada en las solicitudes de orden de comisión de servicio
y/o autorización de viaje, a la base da datos de COMISIONES Y VIATICOS,
que reposa en el Grupo de Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje
– G.C.A. Lo anterior, con la finalidad de contar con la información actualizada,
para el momento de liquidar los viáticos y/o gastos de viaje causados por los
servidores de la entidad y demás colaboradores de la UNP, con vínculo
contractual, bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en
comisión.
d) Paso a seguir, se deben presentar las solicitudes de orden de comisión de
servicio y/o autorización de viaje, de los servidores de la entidad y demás
colaboradores de la UNP, con vínculo contractual, bien sea por contrato de
prestación de servicios, convenio o en comisión, ante el Subdirector de
Unidad Administrativa Especial, Código 0040, Grado 21 de la Planta Global
de la Unidad Nacional de Protección ubicado en la Subdirección de Talento
Humano o quien haga sus veces, para conferir y/o autorizar mediante acto
administrativo la comisión de servicio y/o autorizacion de viaje solicitda por
necesidad del servicio.
e) Una vez conferido el acto administrativo, se procede a dar su numeración y
fecha correspondiente.
f) Las solicitudes de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje,
inmediatamente cuenten con las firmas requeridas de autorización y su
numeración respectiva por medio de la cual se confiere el acto administrativo,
será archivada según Ley 594 de 2000 y normatividad archivística vigente
Gestión de Calidad Norma NTCGP 1000:2009.
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g) Los documentos de legalización de viáticos y/o gastos de desplazamiento y
gastos de viaje, serán recepcionados por el G.C.A. La información presentada
será trasncrita, a la base da datos de RADICACION que reposa en el Grupo
de Comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje. Lo anterior, con la
finalidad de llevar la trazabiliadad de la entrega de estos documentos y asi
responder a los tiempos con que se debe generar el informe de liquidación.
h) Una vez se liquiden los viáticos y/o gastos de desplazamiento y gastos de
viaje causados, se generará un informe por medio del cual se relacionan las
comisiones de servicio y/o autorizacioes de viaje causadas, para ser remitido
a Secretaria General, para que este dependncia
de acuerdo a su
competencia realice los pagos.
7. DOCUMENTOS QUE DEBEN ANEXAR SERVIDORES PÚBLICOS Y
DEMÁS COLABORADORES DE LA UNP CON VÍNCULO CONTRACTUAL BIEN
SEA POR CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, CONVENIO O EN
COMISIÓN
Los servidores públicos y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual
bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión, una vez
exista la necesidad de desplazarse a un lugar diferente de su sede habitual de
trabajo y/o domicilio contractual, deben adjuntar como soporte los documentos que
a continuación se relacionan. No obstante sólo se conferirán comisiones y/o
autorizaciones de viaje siempre y cuando estén relacionadas directamente con las
funciones de la Entidad.
a) GMP-FT-20 Solicitud de desplazamiento (Subdirección de Protección) o el
que haga sus veces.
b) GMP-FT-09 Formato autorización de desplazamiento (Subdirección de
Protección) o el que haga sus veces.
c) Invitación a evento, reunión para representar a al UNP.
d) Citaciones judiciales o disciplinarias.
e) Solicitud del jefe inmediato y/o supervisor del contrato mediante el cual se
imparte directriz para cumplir una actividad fuera del lugar de su sede
habitual de trabajo o donde desarrolle sus actividades.
f) Copia física del correo electrónico de la solicitud del jefe inmediato de asistir
a un evento en representación de la UNP.
Los soportes antes descritos, deberán ir adjunto al formato GTH-FT-56 Orden de
Comisión y Pago de Viáticos Nacionales y/o GTH-FT-58 Autorización de viaje y
orden de pago de gastos de desplazamientos nacionales o el que haga sus
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veces. Estos formatos deberán ser ya presentados en la Subdirección de Talento
Humano, con el Visto Bueno (Vo.Bo.) del Superior inmediato y/o Supervisor del
contrato, y con el Visto Bueno (Vo.Bo.) del Director, Subdirector, Jefe de Oficina o
Secretario General, según corresponda.
Así mismo para la legalización de las comisiones de servicios y/o Gastos de
desplazamiento autorizados, se requiere adjuntar los formatos que a continuación
se detallan:
a) Formato GTH-FT-53 “Cumplido de Comisión”, debidamente diligenciado y
con la firma correspondiente del Jefe Inmediato. Adicionalmente se deben
pegar los pasabordos si fuera necesario, o constancia de la aerolínea en
caso de pérdida.
b) Formato GTH-FT-46 “Informe de Viajes o Comisión”. El responsable de la
comisión de servicio y/o autorización de viaje, deberá presentar a su jefe
inmediato y/o supervisor del contrato, un informe de la comisión y/o
desplazamiento sobre el desarrollo y resultados de la misma que incluya las
actividades y tareas realizadas debidamente diligenciadas en el formato
establecido para tal fin.
c) Formato GTH-FT-61 “Certificado de permanencia”, debidamente
diligenciado y firmado por la autoridad correspondiente quien certifica la
permanencia en el departamento, ciudad y/o municipio en que fue realizada
la comisión de servicio y/o autorización de viaje.
d) Presentar una copia de la cédula y una copia de la certificación bancaria
donde desea que se consigne el pago correspondiente. (Estos dos (2)
documentos solo se presentarán sólo si es la primera vez que se solicita el
trámite de legalización).
COLABORADORES Y CONTRATISTAS
a) Formato GTH-FT-52 “Cumplido de Autorización de Viaje”, debidamente
diligenciado y con la firma correspondiente del Supervisor del Contrato.
Adicionalmente se deben pegar los pasabordos al mismo o constancia de la
aerolínea en caso de pérdida.
b) Formato GTH-FT-46 “Informe de Viajes o Comisión”, El responsable de la
comisión de servicio y/o autorización de viaje, deberá presentar a su jefe
inmediato y/o supervisor del contrato, un informe de la comisión y/o
desplazamiento sobre el desarrollo y resultados de la misma que incluya las
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actividades y tareas realizadas debidamente diligenciadas en el formato
establecido para tal fin.
c) Formato GTH-FT-61 “Certificado de permanencia”, debidamente
diligenciado y firmado por la autoridad correspondiente quien certifica la
permanencia en el departamento, ciudad y/o municipio, en que fue
realizada la comisión de servicio o viaje autorizado.
d) Presentar una cuenta de cobro, donde se especifica que se cancela por
Gastos de desplazamiento y que por Gastos de viaje.
e) Presentar una copia de la cédula, una copia del Rut y una copia de la
certificación bancaria donde desea que se consigne el pago
correspondiente. (Estos tres (3) documentos solo se presentarán sólo si es
la primera vez que se solicita el trámite de legalización).
8. COMO SE LIQUIDAN LOS VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO
Para la liquidación de los viáticos y gastos de desplazamiento se aplicará el valor
máximo fijado conforme a la escala de viáticos estipulada por el Gobierno
Nacional en la normatividad vigente según sea el caso., para los servidores de la
Entidad y demás colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por
contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión que deban cumplir
comisiones de servicio y/o autorizaciones de viaje al interior y exterior del país.
Solo se reconocerá viáticos y gastos de desplazamiento al cien por ciento (100%)
de la escala fijada, cuando los servidores de la Entidad y demás colaboradores de
la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios,
convenio o en comisión, por estrictas necesidades del servicio, pernocte en el
lugar de la comisión de servicio y/o viaje autorizado. Si no pernocta, se le
reconocerá el 50% de ese valor.
No se concederán viáticos a municipios que estén ubicados hasta 50 kilómetros
de la ciudad principal del lugar de ejecución de actividades de los servidores de la
Entidad, y/o domicilio contractual de los demás colaboradores de la UNP con
vínculo contractual bien sea por contrato de prestación de servicios, convenio o en
comisión de la entidad. Este criterio se aplica siempre y cuando no se vaya a
pernoctar y según información brindada por el mapa de la red vial y red terciaria
del Instituto Nacional de Vías – INVIAS.
Cuando la UNP o cualquier entidad pública o privada según sea el caso, en
desarrollo de contratos o convenios o por situaciones especiales suministre
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alojamiento, o alimentación o reconozca un valor equivalente, las tarifas antes
determinadas se reducirán en forma proporcional a la reconocida o suministrada
según criterio de Entidad
9. SOLICITUD COMISIONES AL EXTERIOR Y DE ESTUDIOS.
Conforme a la necesidad prevista en la Unidad Nacional de Protección para el
desplazamiento de funcionarios de la UNP, el Superior Inmediato debe elaborar un
memorando de solicitud de comisión de servicios al exterior dirigido a la
Subdirección de Talento Humano, en la cual se debe discriminar la fecha de inicio
y terminación del evento, la justificación de la necesidad, conveniencia y
oportunidad de la participación en el mismo, al igual que la forma en que serán
sufragados los gastos. Así mismo y dado el caso, debe informar si se requiere
encargar a un servidor del empleo del comisionado, indicando el nombre y el
cargo de la persona que se propone para ser encargado. Por lo anterior el servidor
deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Carta de Invitación. Debe estar dirigida a la persona que va a viajar, en
papel o correo del que invita, indicando como mínimo: nombre del evento,
fecha, lugar del evento, ciudad- país. En la carta de invitación se debe
indicar quien va a sufragar los gastos, y hacer una descripción detalla de
estos.
b) Indicar si fuese el caso, la naturaleza Jurídica de la persona que invita: si es
Organismo Internacional, de Derecho Público o Privado. Así mismo, se
deberá indicar que no hay interés directo ni indirecto, ni vínculo contractual
entre el que invita y el invitado, de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 2 del decreto 2197 de 1996.
c) Indicar como se relacionan las funciones del servidor con el evento.
d) Así mismo, relacionar como va a mejorar la función pública el asistir al
evento.
e) De conformidad con el decreto 2197 de 1996. Para tramitar la autorización
del Gobierno Nacional contenida en el Artículo 129 de la Constitución
Política se debe remitir la solicitud con por lo menos quince (15) días hábiles
de antelación a la fecha de iniciación de la comisión, la discriminación de los
gastos que serán sufragados como consecuencia de la invitación y el
beneficio que reporta para la entidad la asistencia al evento.
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f) Responder a los principios definidos en el artículo 3°, de la presente
resolución, ajustándose así a las normas de austeridad y racionalización en
el gasto público.
g) En el caso de que un servidor requiera aceptar invitaciones cuyos gastos
sean sufragados por gobiernos extranjeros u organismos internacionales,
será conferida por decreto presidencial y deberán tramitarse con quince (15)
días hábiles de anticipación a la fecha de su inicio, ante la Secretaria
General del Ministerio del Interior.
h) Justificar plenamente la realización de actividades diferentes, cuando en una
misma autorización de viaje se requiera la participación de más de una
persona.
i) En aquellos casos en los que se afecten los recursos públicos, se deberá
contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, a fin de
demostrar que existen los recursos necesarios para cubrir los viáticos y
gastos de viaje, además en caso de requerirse pasajes aéreos deberá
adjuntarse reserva de los mismos especificando itinerarios y valores.
Una vez verificada la documentación soporte, la SUBDIRECCIÓN DE TALENTO
HUMANO procederá a conferir el respectivo acto administrativo, acompañado de
los documentos que se requieran para el viaje.
Si lo requerido es una comisión de estudio al exterior, esta será otorgada por el
Director General, mediante resolución debidamente motivada previa autorización
del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, de acuerdo
con las instrucciones que para tal efecto se impartan. Por consiguiente, dichas
solicitudes también deberán formularse al menos con quince (15) días hábiles de
anticipación a la fecha de desplazamiento.
Una vez verificada la documentación soporte, la SUBDIRECCIÓN DE TALENTO
HUMANO procederá a proyectar el respectivo acto administrativo para firma del
Director General de la UNP, acompañado del respectivo acuerdo de permanencia
para suscripción por parte del comisionado.
Si la solicitud para autorizar de viaje al exterior es específicamente para los demás
colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por contrato de
prestación de servicios, convenio o en comisión, será el Subdirector de Talento
Humano, la persona autorizada para conferirla, siempre y cuando vengan
debidamente avaladas por el supervisor del contrato.
PROTOCOLO PARA LA ADMINSITRACIÓN DE LAS
COMISIONES DE SERVICIOS Y AUTORIZACIONES DE
VIAJE NACIONALES E INTERNACIONALES, Y
LIQUIDACIÓN DE VIATICOS Y GASTOS VIAJE
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN
Código:
GTH-PT-
02/V1
Fecha: 24/03/2015
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Por lo anterior, los colaboradores de la UNP con vínculo contractual bien sea por
contrato de prestación de servicios, convenio o en comisión que se vayan a
desplazar al exterior, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Carta de Invitación. Debe estar dirigida a la persona que va a viajar, en papel
o correo del que invita, indicando como mínimo: nombre del evento, fecha,
lugar del evento, ciudad- país. En la carta de invitación se debe indicar quien
va a sufragar los gastos, y hacer una descripción detalla de estos.
b) Indicar si fuese el caso, la naturaleza Jurídica de la persona que invita: si es
Organismo Internacional, de Derecho Público o Privado. Así mismo, se
deberá indicar que no hay interés directo ni indirecto, ni vínculo contractual
entre el que invita y el invitado. Así mismo se debe verificar si fuese el caso,
la naturaleza jurídica del financiador cuando haya invitación de un tercero,
para evitar posibles conflictos de intereses.
c) Obedecer a la ejecución de las obligaciones contractuales
necesidades de la UNP.
y a las
d) Responder a los principios definidos en el artículo 3° de la presente
resolución, ajustándose así a las normas de austeridad y racionalización en
el gasto público.
e) Dar prelación a las convocatorias e invitaciones que hagan organismos
gubernamentales.
f) Justificar plenamente la realización de actividades diferentes, cuando en una
misma autorización de viaje se requiera la participación de más de una
persona.
g) Que la autorización de viaje al exterior, sea compatible con el objeto y las
obligaciones contractuales.
h) Que se cuente con la autorización del supervisor del contrato, convenio, etc y
con el visto bueno del Director General de la UNP
10. ARCHIVO Y CUSTODIA
Se llevará un archivo y control magnético y físico únicamente sobre las solicitudes
de orden de comisión de servicio y/o autorización de viaje, según Ley 594 de 2000
y normatividad archivística vigente Gestión de Calidad Norma NTCGP 1000:2009.
PROTOCOLO PARA LA ADMINSITRACIÓN DE LAS
COMISIONES DE SERVICIOS Y AUTORIZACIONES DE
VIAJE NACIONALES E INTERNACIONALES, Y
LIQUIDACIÓN DE VIATICOS Y GASTOS VIAJE
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02/V1
Fecha: 24/03/2015
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Respecto a los documentos de legalización, estos serán remitidos en original junto
al momento de ser liquidados con el informe que se radiquen en Secretaria
General, por lo anterior es esa dependencia la que custodie estos documentos
para pago según su competencia.
FORMATOS Y REGISTROS
GTH - PR - 07/V03: Procedimiento de situaciones administrativas
GTH - FT - 56 - orden de comisión y pago de viáticos
GTH - FT - 55 - ampliación - orden de comisión
GTH - FT - 53 - cumplido de orden de comisión - funcionarios, v2
GTH - FT - 46 - formato informe de viajes o comisión, v2
GTH - FT - 61 - certificado permanencia v2
GTH - FT - 58 - autorización de viaje
GTH - FT - 59 - ampliación - autorización de viaje
GTH - FT - 52 - cumplido de autorización de viajes - contratistas, v2
GMP - FT - 50 – misión de trabajo
GMP - FT - 58 – solicitud de desplazamiento
GAD - CA - 01 / V2: Proceso de Gestión y Administración Documental
CONTROL DE CAMIBIOS
Versión
Inicial
00
Identificación del Cambio
Creación del Documento
Elaboró:
Nombre:
Luis Felipe Ruiz López – Coordinador Grupo de
comisiones y autorizaciones de viaje- Subdirección de
Talento Humano
Revisó y Aprobó:
Nombre: Catalina Balcázar Salamanca – Subdirectora
de Talento Humano
Oficializó:
Nombre: Jaime Orlando Infante Acosta- Jefe Oficina
Asesora de Planeación
e Información
Versión
Final
01