Contabilidad

GESFINCAS
Módulo Tutorial. Contabilidad
ESTUDIOS
INMOBILIARIOS
Informática Aplicada a la
Administración de Fincas
GESFINCAS
Módulo Tutorial: Contabilidad
Graduado en Estudios Inmobiliarios
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Luis Camuña Salido
GESFINCAS
Módulo Tutorial. Contabilidad
INDICE
1.
Creación del plan de cuentas para contabilizar los
gastos e ingresos diferentes a las cuotas
2. Contabilización del cobro de los recibos
3. Gestión de entregas a cuenta de recibos e
ingresos
4. Gestión de recibos devueltos
5. Contabilización de gastos e ingresos (no por
cuotas)
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1.
Módulo Tutorial. Contabilidad
CREACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS PARA CONTABILIZAR
LOS GASTOS E INGRESOS DIFERENTES A LAS CUOTAS
La creación del Plan de Cuentas se realiza en el módulo de
Contabilidad de GESFINCAS.
La preparación del Plan de Cuentas es determinante de cara a la
gestión de la aplicación posteriormente, dado que este paso, va a
condicionar la posible reutilización del plan diseñado inicialmente en
tantas comunidades como se pretenda gestionar con la aplicación.
Cuanto más universal sea el Plan de Cuentas diseñado, mayor
versatilidad y posibilidades de adaptación a nuevas comunidades
tendrá.
El primer paso en la creación del plan, será la opción “Plan de Cuentas”
en el menú “Cuentas” del Módulo de Contabilidad. (CuentasàPlan de
Cuentas)
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Fig. 1
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Esta opción nos muestra un plan de cuentas general al que se podrán
agregar cuentas o modificar cuentas preexistentes respectivamente
seleccionando las opciones señaladas con 1 y 2 en la Figura 1.
Alternativamente a la creación de un plan de cuentas nuevo,
encontramos la utilidad de copiar un Plan de Cuentas preexistente, en
la opción “Copiar cuentas de otro plan” en el menú “Cuentas”.
(CuentasàCopiar cuentas de otro plan)
Fig. 2
Antes de crear el nuevo plan, por cualquiera de las opciones vistas
anteriormente, ha de tenerse en cuenta la definición de unos
parámetros contables previos, para cuya realización habrá que acudir
al módulo Horizontal de la aplicación.
Estos parámetros son los siguientes:
♦
♦
Cuentas contables a asignar a los propietarios
Cuentas contables a asignar al cobro de entregas a cuenta
(Diario de Operaciones)
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♦
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Módulo Tutorial. Contabilidad
Cuentas contables a asignar a los ingresos por
facturaciones
Cuentas contables a asignar a recibos no domiciliados
Cuentas contables a emplear para el registro de cobros no
domiciliados
Cuentas contables a emplear para el registro de cobros
domiciliados en oficina y cobradores
Cuentas contables a emplear para el registro de cobros
por domiciliación en entidades financieras (bancos)
Cuentas contables a asignar a los honorarios profesionales
Cuentas contables a asignar al registro del IVA aplicable a
cada caso
La opción de definición de parámetros se encuentra (dentro del
Módulo Horizontal) en ComunidadesàDatos GeneralesàParámetros:
Fig. 3
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2.
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CONTABILIZACIÓN DEL COBRO DE LOS RECIBOS
Una vez efectuada la facturación de cuotas u honorarios y habiendo
comprobado que son correctas, podremos proceder a su
contabilización mediante los procesos automáticos que prevé la
aplicación. A partir de entonces se podrá realizar la gestión de cobro,
devoluciones, etc. Veamos el proceso.
Módulo Horizontal àFacturaciones y recibos à Contabilización de la
facturación:
Fig. 4
En esta ventana introduciremos la fecha de la facturación, indicando
en los campos “Desde” y “Hasta” (de la Fig. 4) el/los número/s de
comunidad/es sobre la que se emite la facturación. Los campos “Desde
propietario” y “Hasta propietario” (Fig. 4) definirán los sujetos de la
facturación dentro de la/s comunidad/es seleccionada/s.
Con un clic sobre el botón
se generarán los apuntes contables
correspondientes a la facturación efectuada.
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3.
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GESTIÓN DE ENTREGAS A CUENTA DE RECIBOS E
INGRESOS
En función de cómo se hayan establecido los parámetros contables,
tras contabilizar la facturación de cuotas, podremos tener parte (o
todos) los recibos en situación de “pendientes de cobro”, por tanto, el
cobro se producirá en un momento posterior, momento en el que, en
atención a los principios contables de devengo y registro
respectivamente, se registrará/n el/los cobro/s.
GESFINCAS incorpora herramientas que permiten el registro del
cobro de recibos, al tiempo que realiza su contabilización de manera
automática. Son los siguientes:
Módulo Horizontal àCobros y devoluciones à Cobro de remesas de
recibos en disquete.
Fig. 5
En esta pantalla, deberemos llamar a un fichero en el que se haya
almacenado la remesa de recibos que localizaremos a través del
explorador al que accedemos desde el botón
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Módulo Horizontal àCobros y devoluciones à Cobro masivo de
recibos de una facturación
Fig. 6
Esta opción permite, asimismo, a partir de una relación de recibos,
efectuar el cobro de los mismos, con el consecuente registro contable
de cada uno. El botón
nos permite sustraer
de la relación masiva los recibos cuyo cobro que no se ha de
contabilizar, lo que facilita el tratamiento en bloque de la
contabilización.
Por último encontramos la opción:
Módulo Horizontal àCobros y devoluciones à Gestión del cobro de
recibos
Esta opción permite seleccionar los recibos contabilizados bien de una
lista de comunidades, bien de una lista de recibos de una misma
persona, bien de una relación de cobros efectuados.
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Fig. 7
Una vez hecha la selección de el/los recibos/s a contabilizar, el botón
efectúa el registro contable del cobro de el/los mismo/s.
Cuando se producen cobros parciales de recibos o entregas a cuenta
de recibos ya emit idos o incluso a cuenta de futuras emisiones, el
registro de estas entregas a cuenta se realizará a través de la opción
Módulo Horizontal àCobros y devoluciones à Entregas a cuenta y
trasferencias
En la primera carpeta (1) se introducirá la entrega a cuenta con
indicación del importe, concepto y cuenta contable del propietario que
abona la cantidad.
En la segunda carpeta (2) GESFINCAS muestra una relación de las
cantidades ya entregadas por un propietario concreto.
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Fig. 8
La tercera carpeta (3) muestra las compensaciones que las cantidades
entregadas anteriormente han supuesto contra los recibos facturados
a un determinado propietario.
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4.
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GESTIÓN DE RECIBOS DEVUELTOS
La casuística de cobro de recibos no finaliza con haber efectuado
dicho cobro y haber registrado contablemente el mismo, sino que,
frecuentemente se producen devoluciones de algunos recibos que han
sido cobrados por abono de remesa en cuenta bancaria y cuyo cobro
habíamos dado por efectuado en contabilidad.
El registro contable de los recibos devueltos, es tratado por la
aplicación atribuyendo a estos recibos el carácter de impagados.
Esta opción de la aplicación se encuentra en
Módulo Horizontal àCobros y devoluciones à Devolución de recibos
Fig. 9
El Botón Acceso Directo (rodeado en rojo en Fig. 9) nos da paso a una
ventana que nos permitirá registrar el proceso inverso al del cobro,
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con la posibilidad de asignar al propietario los gastos bancarios
asociados a la devolución del recibo. (Como se muestra en el campo
rodeado en rojo en Fig. 10)
Fig. 10
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5.
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CONTABILIZACIÓN DE GASTOS E INGRESOS
GESFINCAS automatiza un gran número de asientos contables en el
Diario, entre otros los derivados del registro de la facturación de
recibos, el cobro y devolución de éstos y las entregas a cuenta de los
mismos.
No obstante, los asientos de registro de gastos, ingresos no derivados
de facturaciones, regularizaciones, traspaso entre cuentas, etc. es
preciso que el usuario los realice manualmente, bien mediante asientos
directos en el Diario de la contabilidad, apuntes a través del Diario de
Operaciones o mediante herramientas de trabajo tales como las
Plantillas de asientos o los Asientos Predefinidos.
SISTEMA DE REGISTRO EN EL DIARIO
Para registrar los movimientos contables en el Diario, se dispone de
varios procedimientos:
Asientos Directos
Los asientos directos en el Diario pueden ser Simples o Múltiples.
Para acceder al Diario y a los asientos, tras seleccionar el Módulo
Contabilidad, deberá pulsar el botón Asientos
.
Una vez en la pantalla del Diario deberá acceder a una de las opciones
de Alta (Asientos Simples o Asientos Múltiples), dependiendo del
número de apuntes que deba contener el asiento.
Véanse Fig. 11 y 12
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Fig. 11
Fig. 12
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Alternativamente se puede trabajar desde el Módulo de Contabilidad
accediendo al mismo con el botón
herramientas.
situado en la barra de
Registro en el Diario de Operaciones
El Diario de Operaciones e suna herramienta de fácil uso que no
requiere conocimientos contables.
Al Diario de Operaciones puede acceder pulsando el botó n que se
encuentra en la barra de tareas
.
La Fig. 13 muestra el contenido del Diario de Operaciones.
Fig. 13
Pulsando el botón Altas (en rojo en la Fig.13) podremos acceder al
registro tanto de Facturas (Gastos) como de Ingresos.
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Fig. 14
Dando paso a la pantalla que se muestra en la Fig. 15
Fig. 15
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Plantillas de Asientos
GESFINCAS incorpora una interesantísima utilidad que le permite
crear plantillas de asientos pertenecientes a una o varias
administraciones, con datos que podrá adaptar siempre que lo precise,
con lo que pueden ser reutilizadas en diferentes fechas, evitando
trabajos repetitivos, con el consecuente ahorro de tiempo.
A esta opción se accede por la ruta Plan de CuentasàDiario, Mayor, o
bien a través del botón PLANTILLAS situado en la barra de tareas.
Asientos predefinidos
Los asientos predefinidos permiten al usuario programar sus propias
plantillas, estableciendo tanto datos fijos como variables que le
permitirán dinamizar el proceso de registro de problemáticas
contables recurrentes.
Los asientos predefinidos pueden ser utilizados desde cualquier
contabilidad, cuantas veces lo requiera, a través de los asientos
múltiples. Para crear los asientos predefinidos el usuario deberá
acceder al Diario y seleccionar el botón marcado en rojo en la Fig. 16.
Fig.16
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