Cierre de Operaciones - 2009

Área Sistema Nacional de Contabilidad y NICs - SP
V
Área
Sistema Nacional
de Contabilidad y NICs - SP
V
Ficha Técnica
Autor : C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes*
Título : Cierre de Operaciones - 2009
Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 16 - Febrero
2010
Sumario
1.
Introducción
2.
¿Qué entendemos por Cierre Contable?
3.
Aspectos que debemos tener presente respecto a los Comunicados de la Dirección Nacional
de Contabilidad que aún siguen vigentes
4.
Dinámica del Cierre de Operaciones
5.
Formulación de Hojas de Trabajo
1. Introducción
Estimados amigos, debemos señalar que
éste es un momento oportuno para escribir unas líneas sobre el cierre contable
gubernamental-2009, aprovechando las
circunstancias y el momento adecuado
para poder concluir las operaciones de fin
de año con éxito, que conlleven a formular los estados financieros del 2009.
Con niveles aceptables de razonabilidad,
por tanto, es preciso reflexionar y analizar
sobre algunos aspectos novedosos que están asociados a los nuevos formatos para
la presentación de los estados financieros
y sus anexos, así como al movimiento
económico financiero y desempeño de
la entidad y poder determinar sus resultados, existiendo para ello una serie de
mecanismos que debemos desarrollar previamente en forma gradual y secuencial
antes de formular los estados financieros;
actividades que van desde el corte de
operaciones al 31 de diciembre de cada
año hasta la realización de operaciones
complementarias.
* Asesor y consultor de Gobiernos Regionales y Locales
Asesor de Sociedades de Auditoría Externa. Conferencista a Nivel
Nacional
La preparación de la documentación
sustentatoria, la elaboración de las correspondientes hojas de trabajo, hasta
la recepción y acumulación de la información complementaria de las distintas
áreas administrativas que tienen que ver
con el cierre contable, para luego analizar
y verificar la consistencia, veracidad y
razonabilidad de dicha información.
Por lo tanto, a través del presente artículo
señalaremos algunas de estas medidas,
haciendo la salvedad que, lamentablemente, el espacio de la revista y el tiempo
son poco propicios para poder explicar
con mayor amplitud éste y otros temas
afines.
Empecemos definiendo algunos conceptos relacionados con el tema.
2. ¿Qué entendemos por Cierre
Contable?
El cierre contable es el conjunto de
acciones y procedimientos orientados
a concluir las operaciones contables,
así como analizar, conciliar y completar
algunas transacciones complementarias y
registros financieros y presupuestales que
inciden en la contabilidad, todos ellos
relacionados con el manejo y aplicación
de los recursos públicos, para dicho
efecto se desarrollan, indistintamente,
procedimientos sistemáticos diversos que
contribuyen a formular en condiciones
óptimas de fiabilidad, razonabilidad e
integridad, de los estados financieros,
para lo cual se deben establecen reglas
precisas de cumplimiento obligatorio.
Formulación y Presentación de EE. FF.
Balance General
EF-1
Estado de Gestión
EF-2
Estado de cambios
en el Patrimonio
Neto EF-3
Estado de Flujos
de Efectivo
EF-4
Balance de Comprobación
Balance Constructivo
Estados
Financieros
Notas de carácter
General
Notas a los
Estados
Financieros
Políticas
Contables
Notas de Carácter
Específico
- Efectivo y Equivalente de Efectivo
- Inversiones Disponibles
- Cuentas por Cobrar, etc.
Nota
Hasta el momento de la edición de la presente revista, la DNEP no ha emitido aún la directiva respectiva para el cierre contable gubernamental ejercicio-2009 y la misma que debe estar adecuada al
nuevo PCG.
La novedad en la formulacón de los EE.
FF.-2009 radica en la presentación de los
mismos y la reclasificación de las cuentas que se encuentran estructuradas de
acuerdo a la clasificación funcional (por
rubro), los mismos que son utilizados en
Actualidad Gubernamental
la terminología contable de los diversos
países, a fin de guardar concordancia y
homogeneidad con las NIC-SP; así como
el Manual de Estadística de Finanzas Públicas del FMI.
N° 16 - Febrero 2010
V 1
Informe Especial
Cierre de Operaciones - 2009
V
Informe Especial
Anexos
Anexos a los Estados Financieros
Otros Anexos a los EE. FF.
Balance General-Activo Corriente
Sector:
AF-1
Inversiones
OA1
AF-2
Edificios, estructuras y Activos No
Producidos
OA2
AF-2
Vehículos, Máq. y Otros
OA3
Activo Corriente
AF-3
Depreciación, Amortización Acumulada
Efectivo y Equivalente de Efectivo
AF-4
Otras cuentas del Activo
AF-5
Beneficios Sociales y Obligaciones
Previsionales
OA-3A Reporte de Saldos en
cuentas del Pasivo por
operaciones recíprocas
entre entidades del Sector Público
AF-6
Ingresos Diferidos
AF-7
Hacienda Nacional
AF-8
Donaciones de Capital Recibidas
AF-8A Donaciones de Capital otorgados
AF-9
Movimientos de Fondos que administra la DNTP
AF-9A Anulaciones de Giro
OA-3B Reporte de cuentas de
Gestión por operaciones
Recíprocas entre Entidades del Sector Público
OA-4
AF-10 Declaración Jurada-Libros, Registros estimaciones, conciliaciones
Inventario
Gastos de personal en
las entidades del Sector
Público
OA-5
Estadística del Personal
en las Entidades del Sector Público
OA-6
Reporte de trabajadores y Pensionistas de la
entidad comprendidos
en los D. Leg N° 20530
y 19990
Datos para el Registro de
contado Res. Generales
al servicio de las Entidades del Sector Público
AF-9B Recursos Recibidos del Tesoro
AF-9C Otras Operaciones con la DNTP
Control de Obligaciones
Previsionales
AF-11 Declaración Jurada Funcionarios
Responsables
AF-12 Donaciones corrientes Recibidas
AF-13 Donaciones corrientes Otorgadas
Estados Presupuestarios
Entidad:
Activo
2009
Nota
Nota
1102 - (1102,99)
Cuentas por Cobrar (Neto)
Nota
[1201 - (1201.0304) (1209.01)], 2103.0102
Otras Cuentas por Cobrar (Neto)
[1202 - (1202.0803),
1203 - (1209.02, 1209.03,
Nota 1209.04)], 2101.010501*,
2101.010502,
2101.010505
Existencias (Neto)
Nota
1301, 1302, 1303, 1304,
1305, 1306, 1307, 1308,
1309 - (1310)
Nota
1204, 1205.01, 1205.02,
1205.03, 1205,0401,
1205.0402, 1205.05,
1205.06, 1205.98,
1205.99
Total Activo Corriente
Balance General - Activo No Corriente
Comentarios a la Reclasificación de las Cuentas de Activo. Efectivo
y equivalente de efectivo
Activo Corriente
Cuentas por Cobrar a Largo Plazo
Nota
Otras Ctas. por Cobrar a Largo
Nota
Plazo
Estado de Ejecución
del Presupuesto de
Ingresos y Gastos
EP-1
Estado de
Fuentes y
usos EP-2
Clasificación
Funcional del
Gasto EP-3
Distribución
Geográfica del
Gasto EP-4
Presupuesto
Institucional de
ingresos PP-1
Presupuesto
Institucional de
Gastos PP-2
Inversiones (Neto)
Estados
Presupuestarios
Estado de
Presupuesto
Institucional
1101 - (1101.05, 1101.06,
1101,07), 1102
Inversiones Disponibles
Gastos Pagados por Anticipado
2008
Nota
1201
1202, 1203
1401 - (1401-99),
1402 - (1402,99)
Edificios y Estructuras y Act. no
Nota
Prod. (Neto)
1501 - (1508.01), 1502
Vehículos, Maquinarias y Otros
Nota
(Neto)
1503 - (1508.02)
Otras Cuentas del Activo (Neto)
Nota
1101.05, 1101,07,
1102,99, 1204,
1205.0401, 1205.0402,
1205.06, 1205.07,
1205.98, [1505, 1507
- (1508.03, 1508.04)],
1504**, 1506
Total Activo No Corriente
Transferencias
Financieras
Recibidas TFR
Trasferencias
Financieras
Otorgadas TFO-1
Clasificación
Funcional de Transferencias Financieras
Otorgadas
TFO-2
Distribución
Geográfica de las
Transferencias
Financieras
Otorgadas TFO-3
Total Activo
Anexos a los
Estados
Presupuestarios
Cuentas de Orden
9101, 9103, 9105, 9107,
9109
......................................
Contador General
Mat. N°
Balance General - Pasivo Corriente y No Corriente
Anexos
Proyectos de Inversión
PI-1
2009
Gasto Social
Marco Legal y ejecución del presupuesto de Inversión Pública
GS-1
PI-2
Metas Físicas Programadas y
Ejecutadas del presupuesto de
Inversión
GS-2
Metas Físicas programadas
y Ejecutadas del PPTO. de
Gasto Social
PI-3
Clasificación Funcional del PPTO.
de Inversión
GS-3
Clasificación Funcional del
Gasto Social
Marco Legal y Ejecución de
Presupuesto de Gasto Social
Obligaciones Tesoro Público
Nota
2105
Sobregiros Bancarios
Nota
1101.03, 1101.04
Cuentas Por Pagar
1201.0304, [2101 (2101.010501*,
2101.010502,
2101.010505)], [2102.01,
Nota
2102.02, (2102.03 1202.0803), 2102.04,
2102.99, (2102.05)], [2103
- (2103.0102)]
Distribución del Gasto Social
por Departamentos
Operaciones de Crédito
Nota
2201.01***, 2201.02
Análisis del Gasto Social considerando metas Físicas y
Financieras
Parte Cte. Deudas a Largo Plazo
Nota
2301, 2302
Otras Cuentas del Pasivo
Nota
2103,99
PI-3A Clasificación del presupuesto de
inversión por Función, Programa
sub.-Programa y Componentes
Anexo PPTO. del Gasto Social por:
GS-3
Función Programa, Subprograma y componente
PI-4
GS-4
Distribución del PPTO. de Inversión Pública por Departamentos.
Análisis de inversiones considerando metas Físicas y Financieras
V 2
Pasivo Corriente
Actualidad Gubernamental
Total Pasivo Corriente
N° 16 - Febrero 2010
2008
V
Área Sistema Nacional de Contabilidad y NICs - SP
Estado de Gestión
Pasivo No Corriente
Deudas a Largo Plazo
Nota
2101,0302, 2101,0999,
2103 - (2103,0102),
2301, 2302
Beneficios Sociales y Oblig. Prev.
Nota
(2102.03 - 1202.0803),
2102.05
Ingresos Diferidos
Nota
2501
Otras Cuentas del Pasivo
Nota
2103,99
Provisiones
Nota
2401
Por los años terminados el 31 de diciembre de 2009 y 2008
(En Nuevos Soles)
Sector:
Entidad:
Ingresos
Total Pasivo No Corriente
Total Pasivo
Balance General - Patrimonio
Patrimonio
2009
2008
70 - (72)
Ingresos Tributarios Netos
Nota
4101, 4102, 4103,
4104, 4105, 4106 (4107); 4201, 4202
Ingresos No Tributarios
Nota
4301, 4302, 4303
71
Traspasos y Remesas Recibidas
Nota
4402, 4404
751,01,
753,01,
759
Donaciones y Transf. Recibidas
Nota
4401, 4403
751(3),
752
Costo de Ventas
Nota
5701.06, 5703
69
Gastos en Bienes y Servicios
Nota
5301, 5302
60, 64, 65
Total Ingresos
Hacienda Nacional
Nota
3101
Hacienda Nacional Adicional
Nota
3201, 1601
Reservas
Nota
3301
Resultados Acumulados
Nota
3401, 6101,02
Costos y Gastos
Total Patrimonio
Total Pasivo y Patrimonio
Cuentas de Orden
9102, 9104, 9106, 9108,
9110
...........................................
Director General
de Administración
...........................................
Titular de la Entidad
Gastos de Personal
Nota 5101(1), 5102, 5103
62
Gastos por Pens.Prest.y Asist. Soc.
Nota
5201, 5202
66
Donaciones y Transf. Otorgadas
Nota
5401, 5403
63
Traspasos y Remesas Otorgadas
Nota
5402, 5404
Estimaciones y Prov. del Ejercicio
Nota 5101.11; 5801, 5802
68
Total Costos y Gastos
Resultado de Operación
6101,01
Otros Ingresos y Gastos
Nota: A efectos de presentación en el Balance General, el saldo de la cuenta 2104 se deberá deducir del
saldo deudor de la subcuenta 1101.06 y el saldo de las cuentas 1205.06 y 1205.08
* IGV Cuenta Propia, Crédito Fiscal
** Sólo gasto devengado pendiente de pago
*** Presenta saldo sólo al 1.er, 2.° y 3.er Trimestre
Ingresos Financieros
Nota
4501,01
77
Gastos Financieros
Nota
5601, 5602, 5901
67
Otros Ingresos
Nota
4501.02, 4501.03;
4502, 4503, 4504,
4505; 4601, 4602,
4603, 4604, 4605;
4701
76, 81, 83,
85
Otros Gastos
Nota
5501, 5502, 5503,
5504, 5505, 5506;
5701(2), 5702
66, 82, 84
6101,02
89
Nota:
La novedad en el Estado de Gestión o resultados es que se incluyen las cuentas de ingresos de capital de las distintas fuentes
de financiamiento tales como el FCM, Canon y Sobrecanon,
etc., como si fueran ingresos ordinarios, las mismas que están
clasificados, como donaciones y transferencias, lo que antes se
consideraba en la cuenta 56 Hacienda Nacional Adicional del
Balance General.
Del mismo modo, se incluyen en el estado de resultados los
traspasos y remesas corrientes y de capital recibidos cuentas
4402, 4404.
Total Otros Ingresos y Gastos
Res. del Ejerc. Superávit (Déficit)
..................................
Contador General
Mat.Nº
..................................
Director General
de Administración
..................................
Titular de la Entidad
Los rubros del Estado de Gestión deben ser explicados en Notas a los estados financieros
(2) 5701.06 Se considera en el Concepto Costo de Ventas
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Por los años terminados el 31 de diciembre de:
(En Nuevos Soles)
Sector:
Entidad:
Conceptos
Hacienda
Nacional
Hacienda
Nac. Adicional
Reservas
Resultados
Acumulados
Total
Saldos al 31 de diciembre de 2007
Ajustes de Ejercicios Anteriores
Traspasos y Remesas del Tesoro Público *
Traspasos y Remesas de Otras entidades *
Traspasos de Documentos
Otras Operaciones Patrimoniales (Nota) **
El estado de cambios en el patrimonio neto es el estado financiero
que nos muestra las operaciones involucradas en el patrimonio
de la entidad, tales como los transferidos entre cuentas, traspasos
y reservas de documentos, traslados por fusión y/o liquidación y
los ajustes de los superávit y déficit.
Superávit (Déficit) del Ejercicio
Traslados entre Cuentas Patrimoniales
Traslados de saldos por Fusión y/o Liquidación
Actualidad Gubernamental
N° 16 - Febrero 2010
V 3
V
Informe Especial
Conceptos
Hacienda
Nacional
Saldos al 31 de diciembre de 2008
Hacienda
Nac. Adicional
3101
Reservas
3201
Resultados
Acumulados
Total
3401
Ajustes de Ejercicios Anteriores
Traspasos y Remesas del Tesoro Público
Traspasos y Remesas de Otras entidades
Traspasos de Documentos
Otras Operaciones Patrimoniales (Nota)
3201,010101
3201,010101
3201.010102/010104
3201.010102/010104
3201,0102
3201,0102
3201.0103/3201.99
Superávit (Déficit) del Ejercicio
Traslados entre Cuentas Patrimoniales
6101,02
6101,02
+/-3101.01+3101.03
+/- 3201
(3401)
-.-
3101
3201
3401
Traslados de saldos por Fusión y/o Liquidación
Saldos al 31 de Diciembre de 2009
* Importe neto de Traspasos y Remesas
** Incluye Donaciones Recibidas
3. Aspectos que debemos tener presente respecto a los
Comunicados de la Dirección
Nacional de Contabilidad que
aún siguen vigentes
a. Modificación de la Alícuota de las
Obligaciones Previsionales
El comunicado Nº 004-2008-EF/93.01
señala que mediante Resolución Jefatural Nº 219-2007-JEFATURA/ONP
de fecha 7 de diciembre de 2007, la
Oficina de Normalización Previsional
– ONP, en uso de sus atribuciones,
modificó las Bases Técnicas que son
utilizadas anualmente para realizar los
cálculos actuariales debido a la modificación de las tablas de mortalidad,
aprobada con Resolución Ministerial
Nº 757-2006-EF/15, sustituida con
R.M. Nº 146-2007-EF/15.
La modificación antes referida incrementa de manera sustantiva las
estimaciones del cálculo actuarial con
relación al ejercicio anterior, razón por
la que este órgano rector ha dispuesto
lo siguiente:
1. Ajustar el importe de las obligaciones previsionales registradas en
cuentas de orden, reconociéndose
el monto de las nuevas alícuotas
como gasto.
2. El nuevo saldo de las obligaciones previsionales registrado en
cuentas de orden, disminuirá
por aplicación de las alícuotas a
la cuenta 510111, Estimac. de
Obligac. previs., originando el
incremento gradual en el saldo
de las divisionarias de la cuenta
210205, Obligac. Previsionales.
3. El saldo de la cuenta 210205,
Obligaciones Previsionales, se
mostrará en el Pasivo no Corriente
del Balance General.
V 4
b. Comunicado Nº 002-2008- EF/93.01
Operaciones Recíprocas
A los funcionarios del área de contabilidad de las entidades del Sector
Público, con relación a la información
que se debe consignar en los formatos “Reporte de Saldos de Cuentas
del Activo, Pasivo y de Gestión por
Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público”, para las
entidades del ámbito Gubernamental
y Empresarial del Estado, la Dirección
Nacional de Contabilidad Pública, en
cumplimiento de sus atribuciones,
precisa lo siguiente:
1. En las acciones de análisis de los
saldos de los rubros que conforman el Balance General y el Estado
de Gestión, se debe identificar las
operaciones que tengan reciprocidad con otras entidades del Sector
Público, las que están sustentadas
en los documentos fuente, utilizados en el registro contable.
2. Los formatos están estructurados
por columnas, correspondiendo
a la primera de ellas registrar
el nombre de la entidad o empresa vinculante de acuerdo a
la actividad económica donde
pertenezcan, y en las columnas
siguientes se anotarán los saldos
de las cuentas del activo, pasivo y
de gestión, según correspondan,
describiendo la naturaleza de la
operación en la última columna.
3. Para facilitar a los usuarios del sistema, con la identificación de las entidades y/o empresas del Estado, se
ha dispuesto incorporar el universo
institucional del Sector Público en el
SIAF y SICON, agrupado por niveles
de la actividad gubernamental y
empresarial del Estado.
4. Los referidos reportes deben ser
formulados precisándose que el
monto que registre la entidad
informante, debe ser conciliado
Actualidad Gubernamental
N° 16 - Febrero 2010
con la entidad vinculante, lo cual
se sustentará con el acta de conciliación respectiva.
5. La información antes indicada
servirá de base para la elaboración
de los estados financieros consolidados para la Cuenta General de
la República, por lo que su presentación debe ser clara, precisa,
fidedigna y confiable.
c. Ejecución y Metas de Inversión y
Gasto Social Comunicado Nº 0012008- EF/93.01
A los funcionarios de contabilidad, presupuesto y planificación de las entidades del Sector Público, con relación a
los formatos: Presupuesto de Inversión,
Ejecución y Metas PI-1 y Presupuesto y
Metas Físicas Orientadas al Gasto Social
GS-1; la Dirección Nacional de Contabilidad Pública en cumplimiento de
sus atribuciones, precisa lo siguiente:
En la columna “Metas Físicas” de los
mencionados formatos, se debe consignar las cifras definitivas (al segundo
semestre), basadas en las unidades de
medida que correspondan a la programación, modificación y ejecución, de
los proyectos y actividades, cuidando
escrupulosamente que éstas reflejen
la imagen fiel del avance físico del
ejercicio, para su posterior inclusión en
la Cuenta General de la República.
Los Gobiernos Locales y Sociedades
de Beneficencia Pública que presentan
su información a través del SICON,
informarán en los formatos del Gasto
Social, las actividades y proyectos que
correspondan a los Programas: Vaso
de Leche; Comedores, Alimentos por
trabajo, Hogares y Albergues; Otras
acciones nutricionales; Demuna; Apoyo al ciudadano y a la familia; Apoyo
al niño y al adolescente; Electrificación
rural; Atención básica de salud; Apoyo
al anciano, entre otros.
La mencionada información debe
remitirse debidamente analizada y
Área Sistema Nacional de Contabilidad y NICs - SP
comentada, en estricta observancia a
lo dispuesto en la Directiva Nº 0062007-EF/93.01 “Cierre Contable y
Presentación de Información para la
Elaboración de la Cuenta General de
la República” del ejercicio 2007.
Finalmente, es importante precisar
que la información que se remita debe
ser coherente con las metas físicas de
las columnas respectivas.
Otros Anexos
Proyectos de Inversión
Gasto Social
PI-1
Marco Legal y ejecución del presupuesto de
Inversión Pública
GS-1
Marco Legal y Ejecución de Presupuesto de
Gasto Social
PI-2
Metas Físicas Programadas y Ejecutadas del
presupuesto de Inversión
GS-2
Metas Físicas programadas y Ejecutadas del
PPTO de Gasto Social
PI-3
Clasificación Funcional del PPTO de Inversión
GS-3
Clasificación Funcional del Gasto Social
Clasificación del presupuesto de inversión
PI-3A por Función, Programa, Subprograma y
Componentes
PI-4
Distribución del PPTO de Inversión Pública
por Departamentos.
Anexo PPTO del Gasto Social por: Función PrograGS-3
ma, Subprograma y Componente
Distribución del Gasto Social por Departamentos
GS-4
Análisis del Gasto Social considerando metas
Físicas y Financieras
Análisis de inversiones considerando metas
Físicas y Financieras
4. Dinámica del Cierre de Operaciones
a. Área de Presupuesto
Preparar “Hojas de trabajo” del presupuesto aprobado y modificado y
conciliar con las resoluciones de aprobación y modificación presupuestal.
Formular “Hojas de trabajo” por separado, de compromisos y ejecución
presupuestal a toda fuente y conciliar
con los Estados Presupuestarios correspondientes; estados consolidados de
información presupuestal mostrando
la aprobación, las modificaciones, los
compromisos, ejecuciones y saldos a
toda fuente.
Verificación de los compromisos
Dicha gerencia es responsable de las
siguientes acciones:
- Verificar que los compromisos se
sujetan a los Créditos Presupuestarios aprobados, los montos
autorizados por las Asignaciones
Trimestrales de Gasto y los Calendarios de Compromisos aprobados de manera trimestralizada.
- Asegurar que las Programas
Trimestrales de Gastos, se determinen conforme al comportamiento probable de los niveles
de ejecución mensual de gastos
durante el trimestre y de acuerdo
a los procesos aprobados en el
Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones, el Plan Operativo
Institucional (POI), Cronogramas
y/o Programas Anuales de Desembolsos, Cronogramas de Inversión
y otros gastos informados oportunamente por las áreas orgánicas
competentes a la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto
y Acondicionamiento Territorial.
-
-
-
Contar con la información de la
ejecución de ingresos (ingresos
efectivamente recaudados, captados u obtenidos), detallada a nivel
de Fuentes de Financiamiento, Categoría, Genérica, Subgenérica y
Específica del Ingreso, se encuentre a disposición de la Gerencia
de Planeamiento, Presupuesto y
Racionalización, a fin de tenerla en
cuenta a efectos de que el Titular
del Pliego apruebe el Calendario
de Compromisos.
Revisar, evaluar, centralizar y
canalizar la información y requerimientos de sus Unidades
Ejecutoras a la Dirección Nacional
del Presupuesto Público sobre los
requerimientos establecidos por
la Directiva y la interpretación
o aplicación de la normatividad
presupuestaria.
b. Control Presupuestario
La Gerencia de Planeamiento, Presupuesto o las Oficinas de Presupuesto
o la que haga sus veces en las Unidades Ejecutoras, según su ámbito de
competencia, son las dependencias
técnicas responsables de llevar a cabo
las acciones de Control Presupuestario
en su calidad de organismos ejecutores. Dicho control comprende las
siguientes líneas de verificación:
- La ejecución de los ingresos de
cada mes guarde relación con
respecto a su programación y al
presupuesto aprobado.
- La ejecución de los gastos de cada
mes guarde relación con la Programación Trimestral del Gasto, la
Asignación Trimestral y el Presupuesto Institucional del Pliego.
- Los gastos que demanden los actos
administrativos que emitan los
Actualidad Gubernamental
-
-
-
V
Gobiernos Regionales, dentro de
su competencia, cuenten con el
crédito presupuestario respectivo
en el Presupuesto Institucional del
Pliego. No se pueden comprometer ingresos futuros ni efectuar
actos administrativos si no cuentan
con el crédito presupuestario correspondiente, bajo responsabilidad.
Durante la Ejecución Presupuestaria del gasto se da cumplimiento
a las metas previstas en el presupuesto institucional, verificando
además que dichas metas se efectúen conforme a la Programación
de Metas Presupuestarias y la
Programación Mensual de Gastos
para dicho año fiscal.
La incorporación o supresión de
Actividades y Proyectos se efectúa
a través de Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional
o Funcional Programático, según
sea el caso, y se sustenta en los
Objetivos Institucionales y en la
escala de prioridades establecida
por el Titular del Pliego.
Es responsabilidad de las áreas
administrativas vinculadas a la
Administración Presupuestal y
Financiera de los Gobiernos Locales asegurar el flujo oportuno de
recursos financieros, a fin de garantizar la operatividad y funcionamiento de las municipalidades
y el cumplimiento de las Metas
Presupuestarias trazadas para el
año fiscal.
La menor recaudación, captación
u obtención de recursos respecto
a los aprobados en el Presupuesto
Institucional, no se compensa con
recursos de la Fuente de Financiamiento “Recursos Ordinarios”,
de acuerdo a lo establecido en el
artículo 61° de la Ley General de
Presupuesto.
c. Conciliación Presupuestal
El presupuesto de la entidad se elabora sobre la base de la Ley Anual
de Presupuesto y demás normas
emitidas por la Dirección Nacional
del Presupuesto Público. El Marco
Legal del Presupuesto de las entidades
conformantes del Gobierno Nacional y
Gobierno Regional será conciliado con
la Dirección Nacional de Contabilidad
Pública; para tal fin se adjuntará fotocopias fedateadas de los dispositivos
legales que aprueban y modifican
el presupuesto. Dichos dispositivos
están relacionados con el presupuesto
inicial, las modificaciones efectuadas
mediante créditos suplementarios y
transferencias de partidas, así como
habilitaciones y anulaciones.
N° 16 - Febrero 2010
V 5
V
Informe Especial
Las entidades comprendidas en los
Gobiernos Locales a nivel nacional,
efectuarán la conciliación mediante la
transmisión de datos a través del SIAFSP y las Sociedades de Beneficencia
Pública por medio del SICON, remitiendo la carpeta con la conciliación
del Marco Legal del Presupuesto y la
Hoja de Trabajo de Resoluciones de
Ingresos y Gastos que tendrá carácter
de Declaración Jurada, firmados por
el Jefe de Presupuesto y el Director
General de Administración o quien
haga sus veces, sustentada con copia
de los dispositivos indicados en el
párrafo anterior.
d. Conciliación del Marco Legal del
Presupuesto
Tiene como finalidad evaluar el Marco
Presupuestal, a fin de determinar su
consistencia y legalidad del presupuesto aprobado.
La información presupuestal para la
conciliación debe estar desagregada
por programas, fuentes de financiamiento y grupos genéricos.
Consiste en la verificación y contrastación que realiza la Contaduría
Pública con la entidad respecto a
la aprobación, compromiso y ejecución del presupuesto autorizado.
Dicha conciliación estará referida al
presupuesto original (PIA), las modificaciones realizadas, los créditos
suplementarios, las transferencias de
partidas, devoluciones y créditos, las
mismas que estarán respaldadas con
la respectiva resolución de aprobación
que sustente en el Marco Legal del
Presupuesto de la entidad.
Las entidades del Sector Público
deberán conciliar con la Contaduría
Pública de la Nación semestralmente,
el Marco Legal del Presupuesto deberá
efectuarse dentro de los 15 días hábiles siguientes del mes vencido.
Es importante señalar que los datos
que muestra la evaluación presupuestal deben ser contrastados con
los datos que muestran los Estados
Presupuestarios, a fin de conciliar adecuadamente la información financiera
y presupuestal.
El Marco Legal del Presupuesto debe
de estar debidamente conciliado entre
la Entidad y la Contaduría Pública de
la Nación de acuerdo a las cifras desagregadas contenidas en la Ley Anual
de Presupuesto, presupuesto inicial y
las modificaciones presupuestarias,
constituidas como créditos y anulaciones presupuestarias y deben de estar
sustentadas con los dispositivos legales
vigentes a la conciliación.
En la formulación y presentación de
los Estados Presupuestarios deberán
V 6
estar adecuados a los clasificadores
de ingresos y de gastos vigentes a la
fecha, por fuentes de financiamiento,
categoría del gasto, grupo genérico,
adjuntando un anexo explicativo
de ingresos y gastos por partidas
genéricas y específicas, así como por
categoría del gasto e ingreso.
e. Área de Personal
Elaborar papeles de trabajo de las
estimaciones para Beneficios Sociales:
- Análisis de las remuneraciones y
pensiones pendientes de pago;
- Evaluar los adeudos tributarios, las
retenciones y otras obligaciones
pendientes de pago al seguro, a
AFP, Sunat y otros;
- Tener presente el saldo de la
cuenta subdivisionaria 471.01,
Principal de la cuenta 471, Compensación por Tiempo de Servicios, se mostrará deducido
del saldo de la cuenta 171.03,
Adelanto por Tiempo de Servicios
(dentro del régimen laboral que
les permita dichos adelantos)”.
Así como el saldo de las cuentas
subdivisionarias 471.01 Principal
y 471.02 Intereses de la Cuenta
471, Compensación por Tiempo
de Servicios, cuya liquidación se
realice en el curso normal del ciclo
de operaciones, debe reclasificarse
en el concepto Parte Corriente de
Provisión para Beneficios Sociales,
del Balance General;
- Preparar el informe correspondiente de las contingencias judiciales por reclamos judiciales;
- Elaborar las hojas de trabajo de
retenciones y aportaciones y;
- Formular las hojas de trabajo de
cálculo de liquidaciones y otros
adeudos tributarios de retenciones
y aportaciones del personal.
Estimación de Beneficios Sociales
Es una cuenta que representa las
obligaciones que tiene la entidad con
sus trabajadores, por concepto de
compensación de tiempo de servicios
(CTS) y que deben ser liquidados en
fecha indeterminada. Las deudas
generadas por este concepto se calcularán en concordancia a las normas
legales vigentes.
Base de cálculo:
Remuneración básica + remuneración
reunificada = Remuneración principal
Correspondencia media remuneración
principal a servidores con menos de
20 años de servicio y una remunera-
Actualidad Gubernamental
N° 16 - Febrero 2010
ción principal a servidores con más de
20 años de servicios.
La provisión anual por beneficios
sociales del mes de:
—————— x —————
DEBE
5101 PERS. Y OBLIGAC. SOC.
RETRIBUC. Y COMPL.
EN EFECTIVO
5101.09 Gastos variables
y ocasionales
5101.09.02 CTS
2102 REMUNER, PENSIONES
Y BENEFIC. POR PAGAR
2102.03 CTS por pagar
Para registrar la estimación
anual.
20,000
HABER
20,000
Estimación Vacaciones No Gozadas
La NIC-SP 25 p.11 señala a las remuneraciones como beneficios a corto
plazo, y a las vacaciones ausencias
remuneradas acumulables.
De conformidad con lo prescrito por
los párrafos 13 y 14 de la NIC-SP 25
beneficios a empleados, la entidad
debe reconocer mensualmente como
gasto la cantidad proporcional de la
remuneración total que viene percibiendo el servidor público, denominados “dozavos mensuales-1/12”. En
este orden de ideas la entidad debe
reconocer como gasto mensual la
cantidad proporcional devengada y
que se espera sean pagadas por los
servicios prestados en la oportunidad
del goce de las vacaciones; por lo
tanto, de acuerdo al p. 83 del M.C.
para reconocer un elemento o una
partida. Debe cumplir con los siguientes aspectos:
a) sea probable que cualquier beneficio económico asociado con
la partida llegue, o salga de la
entidad; y
b) la partida tenga un costo o valor
que pueda ser valorado con fiabilidad.
Además, se requiere que la operación
o transacción sea lícita y haya ocurrido
en el momento presente. O cuando se
originaron.
Oportunidad del reconocimiento
de las ausencias retribuidas a corto
plazo (Vacaciones)
Una entidad reconocerá el costo esperado de los beneficios a corto plazo a
los empleados en forma de ausencias
remuneradas (vacaciones), aplicando
lo siguiente:
(a) En el caso de ausencias remuneradas cuyos derechos se van
acumulando, a medida que los
Área Sistema Nacional de Contabilidad y NICs - SP
empleados prestan los servicios
que les permiten disfrutar de futuras ausencias retribuidas como
es el caso de las vacaciones.
Razones de ausencia del trabajo
que son remuneradas y categorías
de derechos que origina
La entidad puede remunerar a los
empleados dándoles el derecho a ausentarse del trabajo por razones muy
variadas, entre las que se incluye:
• el disfrute de vacaciones;
• enfermedad o incapacidad transitoria;
• maternidad o paternidad,
Concepto de ausencias remuneradas con derechos acumulativos
Las ausencias con derechos acumulativos son aquellas cuyo disfrute puede
diferirse, de manera que los derechos
correspondientes pueden ser utilizados en períodos posteriores, siempre
que en el período corriente no se
hayan disfrutado en su totalidad.
Ejemplo
Servidor público cuyas vacaciones
se otorgarán en el mes de marzo del
2010, por lo tanto las estimaciones
para vacaciones se estimarán por 9
meses; remuneración total del servidor asciende a S/ 2,400.
2,400/12= 200 x 9 = 1,800
—————— x —————
DEBE
5101 PERS. Y OBLIGAC. SOC.
1,800
RETRIBUC. Y COMPL.
EN EFECTIVO
5101.09 Gastos variables
y ocasionales
5101.09.0399 Otras ocacs.
2102 REMUNER, PENSIONES
Y BENEFIC. POR PAGAR
2102.04 Otros Benef. x Pagar
2102.04.02 Vacaciones
HABER
1,800
f. Área de Abastecimientos
Comprende el análisis y control de las
operaciones relativas a la adquisición,
obtención, almacenamiento y distribución de bienes muebles y la prestación
de servicios, incluyendo también la
adquisición de suministros varios,
para la ejecución de los proyectos y
obras de infraestructura, para lo cual
requerimos controlar y realizar el corte
documentario a la fecha del cierre, incluyendo los siguientes documentos:
- Informe del movimiento del almacén al 31 de diciembre 2002
Entrada y Salidas del Almacén.
- Informe del movimiento de Bienes
Patrimoniales.
- Conciliar con el registro SIAF.
Por otro lado, es necesario señalar que
la regularización de la documentación
tanto de ingreso como de salida de
bienes es muy importante, ya que, frecuentemente, existen diferencias entre
los saldos físicos y los saldos en libros.
- Relación Mensualizada de O/C
emitidas y atendidas al 31 de
diciembre
- Rebajas y/o anulación de O/C y
O/S
- Movimiento de Entrada y Salida de
Bienes del Almacén a diciembre
- Inventario del Almacén Valorizado, con el análisis de sobrantes y
faltantes al 31.12.09
Inventario Físico de los Bienes
del Activo Fijo Valorizado, al
31.12.09
- Inventario Físico de los Bienes No
Depreciables y Controlables en
cuentas de orden al 31.12.09
- Cálculo de Depreciación de Activo
Fijo del 31.12.08 al 07.01.09
- Inventario de los Terrenos (Valor
Histórico y Auto Avalúo 2009)
Agrupados en: propios, cedidos
en uso y afectados en uso al 3112-2009
- Relación de bienes dados de alta
y baja, respectivamente, en el
período al 31.12.09
- Relación especificada de las
Ordenes de Servicio emitidas y
atendidas hasta 31.12.09
- Relación de contratos con fecha de vencimiento posterior al
31.12.09, en la cual la entidad
mantenga obligaciones de pago
al 31.12.09
- Relación de Activo Intangible
(Estudios, proyectos,y expedientes técnicos, separando los que
correspondan a software , licencias
y otros de propiedad intelectual, a
efectos de realizar la amortización
correspondiente
- Acta de Conciliación de Saldos de
las existencias
El área de Abastecimiento deberá
disponer de la relación y análisis de los
compromisos pendientes al 31.12.09,
debidamente justificada, luz, agua,
teléfono, Internet, telefonía móvil
(nextel)) sustentado con O/C, O/S,
Comprobantes de Pago de SUNAT u
otras obligaciones
5. Formulación de Hojas de Trabajo
a. Toma de Inventario Físico
La toma de inventario físico es un
proceso que consiste en verificar la
existencia física y real de los bienes con
Actualidad Gubernamental
V
que cuenta cada entidad a una fecha
determinada. La toma de inventario
permite contrastar los resultados obtenidos valorizados con los registros
contables a fin de establecer su conformidad, analizando las diferencias
que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones del caso. El inventario
físico se realizará al barrer o por muestreo (selección de ítems). Los ajustes
que se realizarán se refieren a mermas,
bajas de bienes, desvalorización de
existencias, pérdidas o sustracción.
b. Conciliación de Cuentas y Saldos de
Mayor (Verificación y Consistencia
de Saldos de Principales Cuenta de
Mayor)
Son demostraciones analíticas de saldos para establecer la concordancia
de las cifras mostradas en los registros
contables con lo realmente disponible
o existente. Dichas conciliaciones son
también procedimientos necesarios
para verificar la conformidad de una
situación reflejada y constituyen pruebas cruzadas entre los datos de dos
fuentes diferentes: de unas internas,
con otra externa; proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada, permitiendo detectar
diferencias y explicarlas, efectuando
ajustes o regularizaciones cuando sea
necesario.
Los procedimientos de comprobación
y de conciliación de saldos están referidos a:
- Saldos de cuentas que representan
disponibilidad de fondos, arqueos
de fondos y valores, conciliaciones
bancarias, etc. Cuenta Caja –
Bancos, con la finalidad de tener
confirmaciones y aseveraciones
exactas de los fondos exactos de
la entidad.
- Conciliación de ingresos (tributarios y no tributarios, transferencia,
otros con los ingresos a caja).
- Los saldos de cuentas colectivas que representan acreencias
u obligaciones de la entidad
(cuentas por cobrar, cuentas por
pagar) contra registros analíticos
respectivos, los saldos individuales
pueden además reconfirmarse con
los acreedores o deudores, según
corresponda.
- Los saldos que representen existencias de bienes contra los inventarios físicos realizados (suministros de funcionamientos,
materia prima, mercadería, bienes
muebles e inmuebles).
- Conciliación de cuentas de enlace: las cuentas de enlace establecidas deben coincidir cruzando
sus cifras con la información de
las entidades involucradas y evidenciar sus resultados, sus cifras,
N° 16 - Febrero 2010
V 7
V
Informe Especial
-
-
-
-
con la información de las entidades involucradas y evidenciar sus
resultados en actas de conciliación
suscritas por ambas partes.
Conciliación del marco del presupuesto, que consiste en la verificación y contrastación que realiza la
Contaduría Pública con la entidad
respecto a la aprobación, compromiso y ejecución del presupuesto
autorizado y modificado; las
mismas que deben estar respaldadas con el marco (resoluciones
respectivas).
Los saldos de la provisión de cuentas de cobranza dudosa, para registrar su castigo, siempre y cuando
hayan cumplido los requisitos del
instructivo 3 de la CPN.
Los saldos de las cuentas de
existencia, suministros de funcionamientos, insumos, etc., contra
los respectivos inventarios físicos.
Los saldos de la cuenta Inmuebles, Maquinaria y Equipo y sus
respectivas divisionarias contra los
inventarios físicos realizados, con
la finalidad de considerar ajustes
de alta o baja de bienes.
Donaciones de bienes (ART. 54º
D.S. Nº 007-2008-VIVIENDA)
La bienes recibidos por donación a
favor de la Entidad es aceptada por
resolución del titular de la entidad.
Las donaciones provenientes del
exterior serán aceptadas mediante
resolución ministerial del sector al que
corresponda el destino de los bienes
muebles.
Los bienes recepcionados de acuerdo
a su naturaleza: bienes corrientes o
consumo y bienes de capital, se contabilizan en las cuentas establecidas
en el Plan Contable Gubernamental y
se muestran en el Balance General y
en el Estado de Gestión.
Registro de las Donaciones Recibidas del Sector No Público
—————— x —————
1503 VEHÍC. MAQ. Y OTROS
1503.01 Vehículos
4504 TRANSF. VOLUNT. DISTINT.
DE DONACIONES
4504.04 Transf. Volunt. de
Capital Distint. de Donac.
DEBE
HABER
5,000
5,000
Valor en libros
V 8
12,000
(8,000)
–––––––
4,000
=====
DEBE
HABER
5403 DONAC. DE CAPT. OTORG.
EN EFECT. Y EN BBS.
12,000
5403.0203 A Otras Unid.
de Gobierno
1503 VEHÍC. MAQ. Y OTRO
12,000
1503.0101 Para transporte
terrestre
—————— x —————
1508 DEPREC., AMORTIZAC.
Y AGOTAM.
8,000
1508.0201Vehículos
4404 TRASPAS. Y REMES.
OTORG. DE CAPITAL
4404.02 Traspaso con Docs.
8,000
c. Control de Saldos Pendientes de
Rendición y Realización de Ingresos diferidos
Son procedimientos de comprobación
y verificación, mediante las cuales se
analiza la habilitación de fondos a
servidores o entidades con cargos a
rendir cuentas documentadas; este
tipo de operaciones se da, generalmente, en la ejecución de programas,
cuando se efectúan proyectos por encargo o cuando se producen entregas
en efectivo para gastos de viaje del
personal en comisión de servicios. Es
importante señalar que a través de
mecanismos de control se debe evitar
la acumulación de recursos sin rendición de cuenta oportuna y apropiada,
estableciéndose responsabilidad en
caso de incumplimiento.
Por otro lado, se deberá clasificar de
acuerdo a su situación, antigüedad
y monto, a fin de proporcionar a los
niveles gerenciales elementos de juicio
que permitan corregir desviaciones
que incidan en una gestión eficiente.
También se analizará el movimiento
de los ingresos diferidos, así como el
otorgamiento de subsidios por maternidad (lactancia) y sus reembolsos
recibidos o compensados con el pago
de aportaciones al IPSS.
Caso supuesto un contribuyente
paga adelantado el Impuesto Predial Ejercicio 2010
Impuesto Predial anual determ.
S/.1,200
Impto. deveng. mes de ene. 2010 ( 100)
–––––––
Impuestos por devengar
1,100
=====
—————— x —————
Registro de las Donaciones Otorgadas del Sector No Público
Costo del vehículo
Depreciación acumulada
—————— x —————
1201 CUENTAS POR COBRAR
1201.01 Impuestos y
Contrib. Obligat.
2501 INGRESOS DIFERIDOS
2501.99 Otros Ingr. Diferidos
4102 IMPUESTO A LA PROP.
4102.01 Impuesto sobre la
Propiedad Inm.
Actualidad Gubernamental
DEBE
HABER
1,200
N° 16 - Febrero 2010
1,100
100
Nota. Conforme van transcurriendo los
meses los ingresos percibidos se van reconociendo y devengando.
d. Cuentas por Cobrar
Aspectos a considerar:
- Verificar que los importes registrados en las cuentas por cobrar
corresponden a los derechos
vencidos a favor de la entidad.
- Efectuar circularización de cartas o
comunicaciones a contribuyentes
y usuarios de cuentas por cobrar
con la finalidad de confirmar los
saldos (de preferencia importes
significativos).
- Revisar los saldos de cuentas por
cobrar cuyo saldo resulta acreedor,
por tributos diferidos, venta de
bienes y servicios diferidos, intereses diferidos, etc., los mismos que
serán reclasificados en la cuenta
49 Ingresos Directos.
- Revisar y analizar los montos, la
naturaleza y antigüedad de préstamos al personal, responsabilidades fiscales, adelanto por tiempo
de servicios, etc.
- Efectuar el corte documentario de
recibos de ingresos y cobranzas
efectuadas.
- Revisar por muestreo las conciliaciones entre los recibos de ingresos
emitidos por el área de rentas y los
recibos cobrados en caja, a fin de
provisionar o anular los recibos no
cobrados.
- Analizar la información de los
ingresos financieros de transferencia
de fondos del ejercicio y comparar
con los ingresos mostrados en la
ejecución presupuestal de ingresos.
- Comprobar si las cuentas por
cobrar se registran y revelan correctamente en cuanto a monto,
período y concepto.
- Examinar la evolución, el crecimiento o la permanencia estática
de las cuentas por cobrar de los
ingresos tributarios y no tributarios
y señalar sus causas, así como su
incidencia en la liquidez de la
entidad.
- Efectuar la reclasificación de cuentas por cobrar de corto y largo
plazo.
e. Valores Negociables
i) Aspectos a considerar:
- Comprobar que todos los valores
negociables (bonos y otros valores
negociables) se registran, revelan
y presentan adecuadamente y
representan los desembolsos
efectuados en su adquisición.