Código Versión Fecha Aprobación Procedimiento: Páginas FT

FORMATO PROCEDIMIENTOS
Proceso
Procedimiento:
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PLANES DE MEJORAMIENTO, ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Código
PRO-MIC-03-03
Versión
4
Fecha
Aprobación
06/03/2015
Páginas
1 de 6
Acto Administrativo de Aprobación
FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 18 de Noviembre de 2014
FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 6 de Marzo de 2015
Firma de Autorizaciones
Revisó
Elaboró
Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestión
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Responsable del Sistema Integrado de
Gestión
Aprobó
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional de Apoyo Oficina de Control Interno
Jefe Oficina de Control Interno
Jefe Oficina de Control Interno
(ORIGINAL FIRMADO)
(ORIGINAL FIRMADO)
(ORIGINAL FIRMADO)
Control de Cambios
Fecha
Descripción
Diciembre de 2010
Actualización del enfoque por procesos del IDEP(Resolución 232 de Diciembre de 2010)
Noviembre de 2014
Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-03-02
Migración del Proceso de Seguimiento y Control al Proceso de gestión Integral y Mejoramiento Continuo
Cambios numerales 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9.(FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 18 de Noviembre de
2014)
Marzo de 2015
Aclaración en tiempos, periodicidad de reportes y aclaración de roles en seguimiento, consolidación y cierre.
1. Responsable de Procedimiento
Líderes de Procesos
2. Objetivo
Establecer acciones destinadas a subsanar hallazgos o no conformidades reales y/o potenciales, igualmente detectar y proponer oportunidades de mejora para los procesos institucionales.
3. Alcance
El procedimiento inicia con la identificación y descripción del hallazgo y/o no conformidad, la no conformidad potencial o la oportunidad de mejora y finaliza con la presentación de los resultados
consolidados del informe semestral de acciones correctivas, preventivas y de mejora al Comité del Sistema Integrado de Gestión.
Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.
FORMATO PROCEDIMIENTOS
Proceso
Procedimiento:
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PLANES DE MEJORAMIENTO, ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Código
PRO-MIC-03-03
Versión
4
Fecha
Aprobación
06/03/2015
Páginas
1 de 6
4. Base legal
Constitución Política de Colombia. Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado
cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Artículo 269: En las entidades públicas, las
autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá
establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 1474 DE 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Decreto 371 DE 2010. Por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital.
Decreto 176 de 2010. Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas funciones.
Decreto 652 de 2011. Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales.
Decreto 651 de 2011. Por medio del cual se crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del -SIGD- y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre le Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden nacional y distrita l.
Decreto 1537 de 2001. Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno.
Decreto 651 de 2011: Creación Sistema Integrado de Gestión Distrital SIGD
Decreto 652 de 2011: Adopción Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales Circular 03 de 2005 del DAFP. Por la cual se establecen directrices para la
implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI.
Decreto 943 de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.
Circular Conjunta (Veeduría - Secretaría General) 018 de 2006. Compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las Entidades u Organismos Distritales.
Circular Externa del DAFP 001 de 2011. del Consejo Asesor del Gobierna Nacional en Materia de Control Interno para orientaciones de atención de Derechos de Petición
Circular Externa del DAFP 100-003 del 20 de Abril de 2010. Orientaciones para el manejo de los planes de mejoramiento individual.
5. Documentos de Referencia
Documentos Externos
Documentos Internos
Guía Rol de las Oficina de Control Interno. Departamento Administrativo de la
Función Pública - DAFP
Todos los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión
NTCGP 1000: 2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTD SIG 001:2011 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión
6. Definiciones
Término
Definición
Acción correctiva
Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva
Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Conformidad
Cumplimiento de un requisito.
Corrección
Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
Efectividad
Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles
Eficacia
Eficiencia
Hallazgos de auditoria
Mejora continua
Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden
indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.
Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
FORMATO PROCEDIMIENTOS
Proceso
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PLANES DE MEJORAMIENTO, ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Procedimiento:
Monitoreo
Código
PRO-MIC-03-03
Versión
4
Fecha
Aprobación
06/03/2015
Páginas
1 de 6
Acciones relacionada con la verificación de la ejecución de los seguimientos
No Conformidad
Incumplimiento de un requisito.
Plan de mejoramiento
Elemento de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de
Control Interno
Plan de mejoramiento por procesos
Elementos de control que contienen los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas
responsables dentro de la entidad pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y
resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas
Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Seguimiento
Son las actividades a través de las cuales se verifica el cumplimiento de la ejecución de las acciones propuestas en el plan.
7. Descripción del procedimiento
Nro.
Descripción de
actividades
Diagrama de Flujo
Responsable
Punto de Control
1
Líder de Proceso o
Servidor que identifica la
oportunidad de mejora
2
Analizar y establecer en el
Formato FT-MIC-03-03 Plan de
Mejoramiento las causas de su
ocurrencia para determinar la
causa raíz (empleando
cualquiera de las técnicas o
herramientas, Ver Instructivo
para la formulación de Acciones
correctivas, preventivas o de
mejora IN-MIC-03-02 )
Líder de Proceso o
Servidor responsable de
formular el plan de acción
para la no conformidad
detectada
3
Describir en el Formato FT-MIC03-03 Plan de Mejoramiento la
acción para eliminar la causa
raíz del hallazgo y/o no
conformidad, la no conformidad
potencial o la oportunidad de
mejora
Líder de Proceso o
Servidor que identifica la
oportunidad de mejora
Observaciones
El origen o fuente del hallazgo,
no conformidad y/o oportunidad
de mejora puede ser:
a) Desempeño del proceso
(autoevaluación del proceso).
b) Desempeño del proceso
(seguimiento a la gestión con
base en los resultados de los
indicadores-Autogestión).
c) Servicios no conformes
Formato FT-MIC-03- repetitivos.
03 Plan de
d) Resultados de una auditoría
Mejoramiento
interna o externa.
e)
Quejas,
reclamos
o
encuestas.
f) Resultado de la Revisión por la
Dirección.
g) Riesgo identificado.
h)
Observaciones
y/o
recomendaciones surgidas del
procedimiento de Evaluación y
Seguimiento a la Gestión
i)Otros
INICIO
Identificar y describir el hallazgo
y/o no conformidad, la no
conformidad potencial o la
oportunidad de mejora en el
Formato FT-MIC-03-03 Plan de
Mejoramiento
Documento
soporte de la
actividad
Seguir herramientas de análisis
de causas del Instructivo para la
formulación de Acciones
correctivas, preventivas o de
mejora IN-MIC-03-02
Formato FT-MIC-0303 Plan de
Mejoramiento
Formato FT-MIC-0303 Plan de
Cuando se requiera la asesoría y
Mejoramiento
acompañamiento de la Oficina
Asesora de planeación para
realizar la identificación de las
causas y/o formulación de las
acciones correctivas, preventivas
o de mejora, esta podrá ser
FORMATO PROCEDIMIENTOS
Proceso
Procedimiento:
4
Identificar en el Formato FT-MIC03-03 Plan de Mejoramiento el
tipo de acción, determinando si
es acción correctiva, preventiva
o de mejoramiento siguiendo el
Instructivo para la formulación
de Acciones correctivas,
preventivas o de mejora IN-MIC03-02
5
Establecer en el Formato FTMIC-03-03 Plan de
Mejoramiento el producto
soporte de la acción propuesta,
el responsable y las fechas de
entrega.
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PLANES DE MEJORAMIENTO, ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Código
PRO-MIC-03-03
Versión
4
Fecha
Aprobación
06/03/2015
Páginas
1 de 6
Líder de Proceso o
Servidor que identifica la
oportunidad de mejora
Líder de Proceso o
Servidor que identifica la
oportunidad de mejora
Cuando se requiera la asesoría y
acompañamiento de la Oficina
Asesora de planeación para
realizar la identificación de las
causas y/o formulación de las
acciones correctivas, preventivas
o de mejora, esta podrá ser
solicitada a través de correo
Formato FT-MIC-03electrónico, se dejará registro de
03 Plan de
la asesoría mediante acta de
Mejoramiento
reunión.
Formato FT-MIC-0303 Plan de
Mejoramiento
Vobo. del Líder de Proceso
6
Consolidar, revisar y aprobar el
plan de mejoramiento por
proceso en el Formato FT-MIC03-03
7
Suscribir el Formato FT-MIC-0303 Plan de Mejoramiento
8
Implementar las acciones de
mejoramiento
Profesional de la Oficina
Asesora de Planeación
Líder de Proceso y grupo de
apoyo
Verificar que se haya utilizado
alguna de las técnicas sugeridas
para el análisis de causas y Si no
se utilizó una de estas
herramientas se devuelve el plan
de mejoramiento para que se
diligencie correctamente.
Formato FT-MIC-0303 Plan de
Mejoramiento
Las acciones de mejoramiento
deben
ser
formuladas
en
términos medibles con soportes
verificables.
El Formato FT-MIC-03-03 Plan de
Mejoramiento debe ser enviado por
el líder de proceso en medio
magnético a la Oficina Asesora de
Planeación para su consolidación.
La Oficina Asesora de Planeación
debe verificar la pertinencia y
adecuación metodológica de la
acción formulada y verificar si esta
orientada a subsanar la No
conformidad potencial o real, de lo
contrario
debe
hacer
las
observaciones pertinentes a la
persona que remite la acciones para
realizar las correcciones necesarias.
La Oficina Asesora de Planeación
publica
la
base
actualizada
informando sobre esta actividad a la
Oficina de Control Interno y partes
interesadas.
El Formato FT-MIC-03-03 Plan
de Mejoramiento deberá ser
suscrito por el líder de proceso y
el responsable de ejecutar las
Formato FT-MIC-03acciones
formuladas
para
03 Plan de
subsanar los hallazgos, no
Mejoramiento
conformidades y oportunidades
de mejora y debe ser enviado a
la Oficina Asesora de Planeación
para su consolidación.
Registros y/o
Líder de Proceso o
productos de la
Realizar las acciones descritas en
Todas las acciones deben tener
Servidor (es) responsable (s)
implementación de las
el Formato FT-MIC-03-03 Plan
un producto soportado con los
de la implementación del plan
acciones de
de Mejoramiento
respectivos registros.
de acción.
mejoramiento
formuladas.
FORMATO PROCEDIMIENTOS
Proceso
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PLANES DE MEJORAMIENTO, ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Procedimiento:
9
Realizar autoevaluación y
seguimiento de las acciones
propuestas
(Ver procedimiento PRO-MIC-0304 Autoevaluación a la Gestión)
10
Realizar seguimiento y cierre de
la acción verificando su eficacia
y efectividad.
11
Enviar comunicación al
Representante de la Alta
dirección, informando el estado
de las acciones de acuerdo al
seguimiento y evaluación
realizado.
12
Consolidar el informe trimestral
de acciones correctivas
preventivas y de mejora
13
Presentar los resultados
consolidados del informe
trimestral de acciones
correctivas, preventivas y de
mejora al Comité del Sistema
Integrado de Gestión
PRO-MIC-03-03
Versión
4
Fecha
Aprobación
06/03/2015
Páginas
1 de 6
Líder de proceso
Verificar el cumplimiento de las
acciones propuestas en el
Formato FT-MIC-03-03 Plan de
Mejoramiento y sus productos.
En
las
autoevaluaciones
realizadas
de
acuerdo
al
cronograma de la acción, el líder
de proceso con el responsable
(s) de la implementación del plan
de acción, deberán realizar el
Registros y/o
seguimiento a la implementación
productos de la
de las acciones propuestas
implementación de las verificando su efectividad.
acciones de
En el evento que se presenten
mejoramiento
dificultades para el cumplimiento
formuladas.
oportuno de las acciones de
mejoramiento propuestas se
debe
informar
mediante
memorando a la Oficina Asesora
de Planeación con el objeto de
reprogramarlas, reformularlas o
replantearlas.
Oficina de Control Interno
Verificar el cumplimiento de las
acciones propuestas en el
Formato FT-MIC-03-03 Plan de
Mejoramiento y sus productos.
Registros y/o
productos de la
implementación de las
acciones de
mejoramiento
formuladas.
El
tratamiento
de
las
reprogramaciones
o
no
realización de acciones se
encuentran sujetas al marco
normativo legal vigente asociado
a quehacer de la administración
pública.
La comunicación se
puede hacer por
correo electrónico o
memorando
Una vez la Oficina de Planeación
recibe la actualización del estado
de acciones de mejora, debe
publicarla en página Web y
comunicar a los líderes esta
información.
Informe
Se consolida el informe teniendo
en cuenta el estado de las
acciones de los planes de
mejoramiento suscritos con los
procesos y la Oficina e Control
Interno
realiza
las
recomendaciones pertinentes.
Oficina de Control Interno
Oficina Asesora de
Planeación
Oficina de Control Interno
Oficina Asesora de
Planeación
FIN
Código
Como representante de la alta
dirección la Oficina Asesora de
Planeación
presentará
trimestralmente ya sea en
Formato FT-GD-07-08 Comité Directivo o de Sistema
Acta de reunión
Integrado de Gestión y Control
Interno el informe ejecutivo del
estado de las acciones de
mejora
FORMATO PROCEDIMIENTOS
Proceso
Procedimiento:
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PLANES DE MEJORAMIENTO, ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Código
PRO-MIC-03-03
Versión
4
Fecha
Aprobación
06/03/2015
Páginas
1 de 6
8. Tiempos
Formulación de acciones de mejora: Se suscriben de acuerdo a la fuente de la acción, si son auditorías externas o internas por lo general el informe establece el tiempo máximo, para otras fuentes es potestad del
líder su levantamiento.
Seguimiento: El líder debe realizar seguimiento mensual o en los términos de las fechas de la acción.
Publicación: Se publica mensualmente mínimo la base de datos de mejora actualizada.
Cierre: Mesualmente la Oficina de Control Interno realiza seguimientos para cierre de las acciones que se encuentren programadas para el periodo en mención.
Reporte: Se realiza reporte trimestral en Comité de Sistema Integrado de Gestión y Control Interno.
9. Políticas de Operación
Generales del procedimiento
Una oportunidad de mejora puede ser detectada o identificada por cualquier servidor del Instituto quien debe dar a conocer esta oportunidad al líder del proceso.
La Oficina Asesora de Planeación según el caso, tendrán un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles para comunicarle al líder del proceso sobre la pertinencia de la acción
formulada y verificar si esta orientada a subsanar la No conformidad potencial o real.
La Oficina de Control Interno consolidará un informe semestral del estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora que servirá de insumo para la Revisión por la
Dirección y será comunicada en Comite de Sistema Integrado de Gestión y Control Interno.
Plan de Mejoramiento y los documentos que evidencian su ejecución serán conservados por cada líder y/o responsable de proceso hasta cuando se determine el cierre por
parte de la Oficina de Control Interno, esta siempre podra requerir las mismas en los términos de la acción.
El Plan de Mejoramiento suscrito con Contraloría aunque registra su seguimiento y cierre la matriz distrital establecida, hace parte integral del ciclo de mejoramiento de la
entidad y funciona bajo los lineamientos legales vigentes.
Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de
Gestión Ambiental.
Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada.
Sistema de Gestión Ambiental Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos –PAIR-.
Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo
electrónico.
Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido.
Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP.
Sistema de Seguridad y Salud Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo
Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos.
Ocupacional
Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo.
No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo.
Sistema de Seguridad de la
Información
Sistema de Gestión
Documental y Archivo
Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado.
Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema.
El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal.
Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas.
Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma
en coordinación con el administrador del sistema.
Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar
la propagación de virus informáticos.
No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información.
El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso.
No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio).
Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios.
Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.