P-GF-31 ELABORACIÓN COMPROBANTES EGRESO V5

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
1 DE 14
ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE EGRESO
REVISÓ
SECRETARIO DE HACIENDA / GERENTE DE
TESORERIA
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
2 DE 14
1. OBJETIVO
Establecer las directrices para elaborar comprobantes de egresos y efectuar los
giros autorizados con el fin de hacer el pago oportuno a cada uno de los
beneficiarios de las respectivas cuentas.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia en el momento en que nace la necesidad de efectuar un
giro, sea de origen tesoral o presupuestal, y finaliza con la entrega del cheque o
transferencia de fondos a los beneficiarios respectivos.
Aplica para el proceso de Gestión Financiera.
3. DEFINICIONES



CONTROL DE ANTICIPOS: Registro de legalizaciones de anticipos
entregados para manejo y control de montos en la solicitud de cheques.
EGRESO: Es un comprobante donde se autoriza la cancelación de un
pago, ya sea tesoral o presupuestal.
ORDEN DE PAGO: Soporte de la cuenta que interrelaciona la cuenta
contable con la cuenta presupuestal de la misma.
4. RESPONSABLE



Gerente de Tesorería
Profesional Universitario
Auxiliar Administrativo
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
3 DE 14
5. DESARROLLO
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Auxiliar
Administrativo
Recibir las órdenes de pago
junto con los documentos
soportes
(Certificado
de
disponibilidad
presupuestal,
registro presupuestal y asiento
contable) de parte del despacho
de la Secretaría de Hacienda.
2
Auxiliar
Administrativo
Recibir la cuenta y se colocar la
fecha y luego se enviar al
Tesorero.
Gerente de
Tesorería
Clasificar la orden de pago,
según el recurso y se revisar los
documentos soporte, para luego
ordenar el giro de acuerdo a los
recursos disponibles en cuentas
bancarias.
Profesional
Universitario
Proceder a elaborar el giro
según el recurso, el cual tiene la
opción de ser mediante cheque
o a través de transferencia. Y
esto se hace en el sistema
PCTG
se
elabora
el
comprobante de egreso.
3
4
Recibir órdenes de
pago con soportes
Informe
histórico y
Decreto de
Liquidación
Recibir cuenta y
enviar al Tesorero
Informe
histórico y
Decreto de
Liquidación
Clasificar orden de
pago y revisar
documentos soporte
Elaborar giro
Sistema PCTG
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Profesional
Universitario
Imprimir a través del sistema
PCTG el comprobante de
egreso y cuando es por cheque,
este se elabora, se protectora y
luego se adjunta a la Orden de
Pago.
6
Gerente de
Tesorería
Entregar
al
Gerente
de
Tesorería para su revisión y
posterior
firma,
una
vez
elaborado el comprobante de
egreso y el cheque, estos
documentos deben ser.
7
N.A.
¿El pago se hace por medio de
cheque?
5
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
4 DE 14
FLUJOGRAMA
REGISTRO
Imprimir comprobante
de egreso o elaborar
cheque
Sistema PCTG
Decreto de
Liquidación
Revisar y firmar
NO
13
SI
8
Profesional
Universitario
SI: Revisar el valor, número de
cheque,
cuenta
bancaria,
beneficiario y embargos o
endosos.
Revisar comprobante
de egreso
NO
¿Se encontró inconsistencia?
SI
10
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
9
Auxiliar
Administrativo
SI: Devolver al profesional
encargado de elaboración de
egresos.
Volver a la actividad número 4.
10
Auxiliar
Administrativo
NO: Colocar sellos de seguridad
correspondientes. Posterior a la
colocación de los sellos se debe
hacer
entrega
de
los
documentos soportes y cheques
al Gerente de Tesorería.
11
Gerente de
Tesorería
Revisar documentos soportes,
comprobante de egreso y
cheque y firmar.
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
5 DE 14
FLUJOGRAMA
REGISTRO
Devolver al
profesional
Entregar cheques con
sellos de seguridad y
documentos soportes
Revisar documentos
soportes
NO
¿Se encontró inconsistencia?
SI
12
Gerente de
Tesorería
Entregar los comprobantes de
egresos con sus respectivos
cheques
al
Auxiliar
Administrativo encargado de la
entrega de cheques.
Entregar
comprobantes de
egresos al Aux.
Administrativo
4
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
13
Auxiliar
Administrativo
Se efectúa entrega de cheque
previa verificación de requisitos.
Profesional
Universitario
NO: Si el pago es por dispersión
de fondos, se procede a girar
las órdenes de pago en el
sistema PCT, de acuerdo a la
cuenta bancaria por la cual
corresponde el giro.
14
15
Profesional
Universitario
16
Profesional
Universitario/
Gerente de
Tesorería
Generar el archivo plano según
manual de aplicación de la
entidad bancaria, generar hoja
de ruta y relación de los pagos.
Tres días hábiles después, se
genera desde el portal del
banco
un
listado,
donde
relaciona el resultado del
proceso por cada uno de los
beneficiarios. En caso de que la
transferencia a uno o más
beneficiarios resulte rechazada
se anula el egreso y se procede
a elaborar el cheque ó si es
posible se corrige el error y se
vuelve hacer la transferencia.
Grabar en memoria usb la hoja
de rutas y entregar al Gerente
de Tesorería para que ingrese al
portal virtual del banco y genere
el pago.
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
6 DE 14
FLUJOGRAMA
Entregar cheque
Girar órdenes de
pago
REGISTRO
17
Órdenes de
pago
Generar archivo
plano
Archivo plano,
hoja de ruta
Generar pago
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
7 DE 14
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
17
Profesional
Universitario/
Gerente de
Tesorería
Imprimir los comprobantes de
egresos, se grapan a las
respectivas órdenes de pago,
firmar y se entregan al Gerente
de Tesorería para la firma.
Firmar los
comprobantes de
egreso
Auxiliar
Administrativo
Organizar al final del día todos
los egresos entregados según
número de egreso y se ingresa
al sistema PCT – Módulo
Cheques – Entrega - Buscar y
en la columna entregado se
digita “S” a cada uno de los
cheques entregados, y se graba
la información.
18
REGISTRO
Sistema PCT
Modulo
Cheques
Organizar e ingresar
egresos entregados
FIN
6. REGISTROS
Registro
Responsable
Como
conservarlo
Donde
conservarlo
Tiempo de
conservación
Disposición
final
Profesional
Medio físico
en carpeta
Puesto de
trabajo de la
persona
responsable
Según tablas
de retención
documental
Según tablas
de retención
documental
Cuenta
7. HISTORIAL
VERSIÓN
VIGENCIA
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
01
Según Acto Administrativo
Versión Inicial
02
Según Acto Administrativo
Reingeniería de Procesos
03
30/03/2010
Revisión y ajuste como resultado
de la acción correctiva No. 0001 del
15 de febrero de 2010
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
VERSIÓN
VIGENCIA
04
16/11/2012
05
13/08/2013
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
8 DE 14
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
Se realiza revisión y ajuste en la
parte de responsables, se incluye al
profesional universitario y el auxiliar
administrativo, en cuanto a las
actividades, cambian en cuanto a
contenido las No 14 y 15, se
agregan las actividades No 16 y 17
Se
realizan
ajustes
en
la
designación de los cargos a partir
de la reestructuración de la
Gobernación del Meta, en el
decreto 0460 de 2012.
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
GENERALIDADES
1. ELABORACIÓN COMPROBANTE DE EGRESO
Para la elaboración de los comprobantes de egresos se ingresa a la aplicación
PCT – Módulo Egresos – Comprobante – Nuevo – Egreso.
Posterior a la apertura de la ventana, se deben llevar a cabo los siguientes pasos:
a) Seleccionar Unidad Ejecutora
b) Seleccionar Fecha
c) Seleccionar pestaña “tipo de pago”: De acuerdo a las características de la
orden de pago, las pestañas a seleccionar y las razones por las cuales se
utiliza cada una de ellas son las siguientes:

Presupuesto: En esta ventana se realiza el pago a una orden con un único
beneficiario; en el caso de pagarse con cheque se generará solamente un
cheque por el valor neto de la orden a girar. Posteriormente se escoge la
cuenta con la cual se va a pagar la orden. (debe existir un saldo en la
cuenta mayor o igual al valor a pagar).

Tesorería: En esta ventana se realizan los pagos que no impliquen llamar
una orden, previo permiso del Gerente de Tesorería. Adicionalmente, se
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
9 DE 14
pueden realizar pagos mixtos, de tesorería y de presupuesto
simultáneamente. Basta con chequear después de ingresar los datos
propios de la página de tesorería (mencionados anteriormente) y nombrar la
orden a pagar, el valor neto éste egreso mixto será la suma del valor a
pagar (libre) y el valor neto de la orden incluida en la parte inferíos de la
pagina. Los pagos que se pueden realizar son: a) Traslados de fondos
entre cuentas bancarias propiedad de la Gobernación del Meta, b)
Inversiones temporales, c) Reintegros por mayor valor descontado en las
órdenes de pago correspondientes a la vigencia fiscal vigente, y e) demás
descuentos derivados de las órdenes de pago.

Múltiples beneficiarios: En esta ventana se paga una orden con más de un
beneficiario; en el caso de pagarse con cheque generará un cheque por
cada beneficiario, por cada uno de los beneficiarios a los que se les
realizará el pago. La suma de los valores netos de todos los beneficiarios
debe ser igual al valor neto de la orden a pagar, para poder comenzar a
introducir beneficiarios es necesario saber a qué orden se le realizará el
pago.
Se debe tener en cuenta que al grabar los datos si no se les ha
seleccionado otro tipo de cuenta a los beneficiarios, utilizará la cuenta
seleccionada en la parte inferior.

Múltiples Órdenes de Pago: En esta ventana se paga más de una orden
relacionándola con un comprobante de egreso, puede ser con un cheque o
con múltiples cheques (chequear la opción Múltiples cheques). La
información de las órdenes a pagar se introduce en la grilla amarilla, basta
con digitar el número de la orden. Solamente se permite si el beneficiario de
las diferentes órdenes es el mismo. Al utilizar esta opción se debe recordar
llenar el campo “concepto”.

Digitar número de la orden de pago.

Verificar endosos o embargos judiciales: Se debe constatar en el archivo
“autorizaciones” si el beneficiario de la orden de pago tiene algún endoso o
embargo. De ser así, se debe establecer el monto autorizado a descontar o
endosar, si éste es menor al 100% del valor de la orden, el giro debe
realizarse a través de la pestaña “múltiples beneficiarios”, de los contrario
se procede a cambiar el nombre del beneficiario en el campo “páguese a”.
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
10 DE 14
(Este paso es independiente al sistema PCT, y se debe consultar el archivo
que el técnico administra para este fin)

Seleccionar forma de pago:
Cheque: Se selecciona cuando el beneficiario no ha reportado y autorizado
una cuenta bancaria para efectuarle los pagos y cuando son anticipos.
Transferencia: Se selecciona cuando los beneficiarios poseen cuenta
bancaria reportada y autorizada, y el pago se realiza mediante abono
directo.
 Digitar número de cuenta a debitar: Después de haber realizado cada uno
de los pasos anteriormente descritos se verifica que los datos ingresados
en el sistema correspondan a la orden de pago; si estos son correctos
seleccione la opción grabar, en caso contrario se debe verificar e identificar
la diferencia o error presentado.
En caso de tener un embargo, el sistema lo informa una vez se le digita la
cuenta bancaria por la cual se va a realizar el pago, para cambiar el
beneficiario de la orden.
Luego de haber grabado la información, el sistema genera un número de
egreso, y en caso de haber escogido cheque como forma de pago el
sistema asigna un número consecutivo de cheque.
2. IMPRIMIR COMPROBANTES DE EGRESO Y/O CHEQUE
Para llevar a cabo la impresión del comprobante de egreso y/o cheques se ingresa
al aplicativo PCT – Módulo egresos – Comprobantes – Imprimir.
Para imprimir egresos se debe:





Seleccionar en el campo opciones de informes “Tipo de Pago”
Escribir el número del comprobante o rango de comprobantes a imprimir
Seleccionar la opción predeterminar
Configurar la impresión
Imprimir
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
11 DE 14
Para imprimir cheque (en caso de ser necesario) se debe:






Seleccionar opción de informe
Seleccionar el número de cuenta a debitar
Digitar el número del cheque o rango de cheques a imprimir
Seleccionar la opción predeterminar
Configurar impresión
Imprimir
Una vez terminada la impresión del cheque se procede a colocar el valor con el
sello protector que tiene la oficina, el cual es requisito indispensable a la hora de
efectuar el desembolso por parte del Banco.
En caso de dañar el cheque por problemas de impresión el sistema da la opción
de reposición de cheques mediante el módulo de egresos – herramientas –
reposición de cheques.
Se deben llenar los campos correspondientes a:


Cuenta Bancaria
Número de cheque anular
NOTA: Antes de iniciar la impresión del cheque se debe verificar que el número
del cheque designado por el sistema sea igual al que se tiene físicamente, de esta
forma se tiene una impresión correcta del documento. El sistema automáticamente
le asigna un nuevo cheque.
3. ANULAR COMPROBANTE DE EGRESO
Es necesario usar esta opción en caso de haberse equivocado en alguno de los
parámetros de giro.
En el sistema PCTG – Módulo egresos – Comprobante – Abrir – Egreso
Se deben realizar los siguientes pasos:



Digitar número de comprobante a anular
Dar clic sobre el icono “anular”
Aceptar aviso de confirmación
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO


CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
12 DE 14
Llenar campo “Concepto de anulación”
Grabar
Nota: Al anular un comprobante se anulan todos los cheques asignados al
comprobante (si los hay). Este movimiento se ve reflejado en el libro de bancos
que deshace las operaciones contables efectuadas anteriormente con el
comprobante que se anula, y reversa los pagos presupuestales si el comprobante
anulado tiene órdenes de pago relacionadas.
En caso de que los cheques anulados no hayan sido impresos, éstos se pueden
reutilizar a través de la opción configurar – utilizar cheques anulados, aquí se
deben llenar los siguientes campos:




Digitar cuenta bancaria
Digitar número de cheque a liberar
Dar clic y buscar
Dar clic sobre liberar cheque
Luego se debe ir a la pestaña setup de egresos y realizar los siguientes pasos:




Dar clic en “ultimo cheque de una cuenta bancaria”
Seleccionar cuenta bancaria
Digitar el número del cheque anterior al que se está liberando en el campo
“Reemplazar por”
Dar clic sobre el icono “Aceptar”
4. INGRESAR CHEQUERAS
Para alimentar el sistema con los números de cheques correspondientes a cada
cuenta bancaria, se ingresa al sistema PCTG – módulo egresos – datos básicos –
administrador de chequeras; se deben llenar los campos correspondientes a
cuenta bancaria, número del primer cheque y cantidad de cheques, para
finalmente grabar la información.
5. ENTREGA DE CHEQUES
Existen tres tipos de condiciones para entrega de cheques:
a) Beneficiario General:
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO


CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
13 DE 14
Cédula de ciudadanía o su equivalente en caso de no ser ciudadano
colombiano.
Firma del comprobante de egreso
b) Beneficiario de Anticipos:





Cédula de ciudadanía o su equivalente en caso de no ser ciudadano
colombiano.
Presentarse junto con el interventor o supervisor del contrato, quien
debe identificarse igualmente.
Firma de anticipo
Firma del comprobante de egreso
En caso de que el anticipo sea de mayor cuantía y que dentro del
contrato se establezca la apertura de una cuenta de ahorros, se
debe presentar la certificación de apertura de la cuenta y firmar las
tarjetas de control de firmas junto con el Gerente de Tesorería.
Los cheques que no son reclamados quedan bajo custodia del auxiliar
administrativo encargado de la entrega de cheques, quien los deposita en caja
fuerte. Pasados seis meses si el cheque no es reclamado éste es llevado a
acreedores varios y físicamente del cheque debe ser destruido.
6. ELABORACIÓN DISPERSIÓN DE FONDOS
Para llevar a cabo la dispersión de fondos se genera el listado de comprobantes
de egresos en el sistema PCT – módulo consultas – consultas – Tesorería –
comprobante – egresos.
En la fila número se ingresa el rango de egresos a relacionar y posteriormente se
da clic en la opción buscar. Luego de que el programa haya generado el listado se
da clic en informe y se ingresa un título donde debe describir tipo de pago, unidad
ejecutora y periodo de pago. Ej: “Descuentos – U. Contratación – Julio 2005”.
Una vez generado el listado de comprobantes de egreso, este se debe imprimir y
trasladar al Gerente de Tesorería junto con los comprobantes de egreso y demás
documentos soportes.
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN
COMPROBANTES DE EGRESO
CÓDIGO:
P–GF–31
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
14 DE 14
Posteriormente a la autorización de la dispersión de fondos por parte de Gerente
de Tesorería se despliega en el sistema PCTG – módulo egresos – herramientapagos electrónicos. Y en esta pantalla se selecciona proveedor en el icono tipo de
pago, se selecciona la cuenta bancaria.
En caso de haber rechazados durante el proceso se procede a elaborar cheque.
Por donde se hicieron los giros por transferencia, y se selecciona la fecha en la
cual se hizo el giro: Se da clic en buscar, luego se verifica que estén relacionados
todos los egresos que están en el reporte, que se imprime anteriormente, si están
todos entonces se da clic en pagar todo y se dice generar archivo a lo cual le
solicita el nombre al dársele al archivo y la ubicación, donde el sistema crea
automáticamente un archivo plano.
Luego se ingresa al archivo plano creado y se verifica los códigos de los bancos a
donde se va a dispersar, se cambia la cuenta bancaria dispersora de ser
necesario (cuando dispersa por la paralela de ahorros de la cuenta por donde fue
girado).
Se abre el programa Disfon, se carga el archivo plano, se corrigen los valores a
dispersar y se cambia el NIT por Cédula, cuando son personas naturales, luego se
imprime el listado y la hora de ruta, donde el valor a dispersar debe ser igual al
valor del listado inicialmente impreso del PCTG de los egresos por transferencia.
El tesorero realiza la respectiva dispersión por internet.