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CARACTERIZACIÓN GESTIÓN CONTRATACIÓN
CODIGO:
c — 1604 — GCON - 01
Versión 03
PROCESO DE APOYO
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PROCESO
OBJETIVO
-
ALCANCE
GESTIÓN CONTRATACIÓN
Orientar, analizar y adelantar los procesos para la adquisición de bienes, servicios y obras
entre otras, requeridas para el desarrollo de la gestión de la Unidad Nacional para la Gestión
del Riesgo de Desastres, a través de los recursos de la UNGRD y los que se administran a
través del FNGRD.
Desde la necesidad de cada proceso a través de las diferentes modalidades de selección
para la adquisición de los bienes o servicios hasta la etapa postcontractual.
PLANEAR
'PROVEEDORES
ENTRADAS
Planeación Estratégica
Plan Anual de
Adquisiciones o de
Compras
Gestión Bienes e
Inventarios
Todos los procesos
UNGRD
Requerimiento de
necesidades de
bienes y servicios
ACTIVIDADES
PLANEAR: Planear las actividades del
Proceso de Gestión de Contratación para la
vigencia
Cotización de bienes
y servicios
SALIDAS
-Cronogramas por
procedimientos en el
SECOP (Sistema
Electrónico de
Contratación Pública)
- Plan de acción para
el grupo de
contratación
RESPONSABLE
Coordinador Grupo De
Contratación
CLIENTES
Todos los procesos
UNGRD
FNGRD
HACER
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
ETAPA: PRECONTRACTUAL
Manual de
contratación
Plan Anual de
Adquisiciones (PAA)
Todos los procesos
UNGRD
Requerimientos o
necesidades de
asesoría
Certificación de la no
existencia de
personal o
insuficiencia de
HACER: Apoyar jurídicamente a los
procesos de la UNGRD en la elaboración de
estudios previos.
Proyecto de estudios
previos elaborados
con el área técnica
(quien origina la
necesidad)
GESTION
CONTRACTUAL
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CARACTERI ZACIÓN GESTIÓN CONTRATACIÓN
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personal en planta o
del bien en almacén
CDP
(Certificación de
Disponibilidad
Presupuestal)
Estatuto General de
Contratación y sus
decretos
reglamentarios
Todos los procesos
UNGRD
Estudios previos y
documentos previos
HACER: Revisión por parte del abogado
asignado de los documentos previos.
Publicar Proyecto de Pliego de Condiciones
y Estudio Previo (soportes técnicos).
Gestión Financiera
Proyecto Pliego de
Condiciones
Estudios Previos y
ficha técnica
Colombia Compra
Eficiente - Portal
Único de
Contratación
SECOP (Sistema
Electrónico de
Contratación Pública)
Oferentes
Todos los procesos
UNGRD
Proceso de Gestión
Contractual
Estudios Previos y
pliego de
condiciones.
HACER: Seleccionar el contratista de
acuerdo a la modalidad de selección
señaladas en el Estatuto de Contratación.
- Presentación de observaciones
al proyecto de pliego de
condiciones
- Respuesta observaciones y
elaboración pliego de
condiciones definitivo
- Designación Comité Evaluador
- Presentación de las propuestas
por los proponentes
- Verificación requisitos
habilitantes y evaluación de las
Acto administrativo
de adjudicación
Comunicación de
aceptación de la
oferta
Colombia Compra
Eficiente - Portal
Único de
Contratación
SECOP (Sistema
Electrónico de
Contratación Pública)
Oferentes
Todos los procesos
UNGRD
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14131
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propuestas (dependiendo de la
modalidad de selección)
ETAPA CONTRACTUAL
Propuesta del
contratista
Oferente o Contratista
adjudicado
Gestión Financiera
Todos los procesos
UNGRD
Pliego de
condiciones
CDP
Estudios previos
Minuta
HACER: Realizar la elaboración y
suscripción del contrato
Instructivo dirigido al
FNGRD
Todos los procesos
UNGRD
FNGRD
Oferente o
Contratista
adjudicado
FNGRD
Acta de adjudicación
del contrato
GESTION
CONTRACTUAL
Contrato suscrito
entre las partes
GESTION
CONTRACTUAL
Contrato
Todos los Procesos
UNGRD
GESTION
CONTRACTUAL
Contrato
perfeccionado y
legalizado
Acta de inicio
HACER: Recibir la garantía única de
cumplimiento por parte del contratista.
Legalización del contrato.
HACER: Aprobar las pólizas y designar
supervisión
HACER: Publicar contrato en el SECOP
(Sistema Electrónico de Contratación
Pública)
Registro
Presupuestal
(Gestión Financiera)
Garantía única de
cumplimiento (Póliza
de seguro)
Memorandos de
designación de
supervisión (copia
contrato, garantías,
RP)
Registro de la
publicación
Contratista
Todos los Procesos
UNGRD
Todos los Procesos
UNGRD
Colombia Compra
Eficiente - Portal
Único de
Contratación
SECOP (Sistema
Electrónico de
RD
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Contratación Pública)
Todos los procesos
UNGRD
Contrato
Modificación, adición
y prórroga del
contrato
Carpeta contractual
completa
Gestión Contractual
Contratista
Supervisor
Solicitud de
modificación, adición
y prórroga del
contrato
Solicitud de
suspensión del
contrato
Acta de
suspensión/reinicio
del contrato
HACER: Verificar los documentos remitidos
para realizar modificaciones conforme a
solicitud
Informe sobre la
ejecución del
contrato
Acta de recibo a
satisfacción (Bienes)/
Certificación de
cumplimiento
(Servicios)
Supervisor
Contratista
Gestión contractual
Inicio proceso de
Incumplimiento,
aplicación de multas
o terminación
contrato
Requerimiento del
incumplimiento e
informe por parte del
supervisor
ETAPA POSTCONTRATUAL
Informe ejecución del
contrato
Contratista
Supervisor
Informe parte del
supervisor
cumplimiento del
contrato
Pagos realizados
ejecución contractual
Contratista
HACER: Realizar el acta de liquidación del
contrato
Publicar en el SECOP el acta de liquidación
del contrato
Acta liquidación
contrato
Supervisor
Registro de la
publicación del Acta
de Liquidación del
Contrato
Oficina Gestión
Contractual y Oficina
Financiera
Colombia Compra
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Eficiente - Portal
Único de
Contratación
SECOP (Sistema
Electrónico de
Contratación Pública)
Recibo de
satisfacción del bien
o servicio
Acta de Liquidación
del contrato
VERIFICAR
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
Plan anual de
adquisiciones
VERIFICAR: Revisar la inclusión de los
contratos en el Plan Anual de Adquisiciones
para cada vigencia
Ajustes y/o
recomendaciones al
Plan Anual de
Adquisiciones
Planeación estratégica
Gestión Bienes y
servicios
CLIENTES
Planeación
estratégica
Gestión Bienes y
servicios
Evaluación y seguimiento
Planeación Estratégica
Evaluación y
seguimiento
Sistema Integrado de
Planeación y Gestión
Planeación
Estratégica
Gestión Gerencial
Colombia Compra
Eficiente - Portal Único
de Contratación
SECOP (Sistema
Electrónico de
Contratación Pública)
Entes de control
Informes de Gestión
Indicadores
calculados y análisis
Informe auditorias
Revisión por la
dirección
Informes de los entes
de control
No conformidades y
Acciones de Mejora
VERIFICAR: Seguimiento y reporte al
avance en las actividades del Plan de Acción
para el grupo de Gestión de Contratación
Sistema Integrado de
Planeación y Gestión
Gestión Gerencial
Planes de
mejoramiento por
proceso
Planes de
mejoramiento
individual
Colombia Compra
Eficiente - Portal
Único de
Contratación
SECOP (Sistema
Electrónico de
Contratación Pública)
Entes de control
RD
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ACTUAR
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
Evaluación y seguimiento
Planeación Estratégica
Sistema Integrado de
Planeación y Gestión
Gestión Gerencia'
Colombia Compra
Eficiente - Portal Único
de Contratación
SECOP (Sistema
Electrónico de
Contratación Pública)
Entes de control
Informes de Gestión
Acciones correctivas,
preventivas y/o de
mejora
implementadas
Informes de
auditorías
Planes de
mejoramiento por
proceso
ACTUAR: Implementar acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Planes de mejora por
proceso
implementados
Planes de
mejoramiento
individual
Planes de mejora
individual
implementados
Revisión por la
dirección
CLIENTES
Evaluación y
seguimiento
Planeación
Estratégica
Sistema Integrado de
Planeación y Gestión
Colombia Compra
Eficiente - Portal
Único de
Contratación
SECOP (Sistema
Electrónico de
Contratación Pública)
Entes de control
Gestión Gerencia'
RECURSOS
Humanos: Coordinador de
Grupo de Contratación,
Profesionales
Especializados.
Profesionales Universitario,
Técnicos Administrativos
Tecnológicos:
Hardware,
Instalaciones,
I nternet,
Software,
Tecnología
Herramienta
Neo gestión, Portal Único
DOCUMENTOS Y REGISTROS
ASOCIADOS
INTERNOS
EXTERNOS
Ver listado Maestro
de documentos y
Listado Maestro de
Registro del Proceso
Gestión de
Contratación
Ver listado Maestro
de documentos y
Listado Maestro de
del
Registro
Proceso Gestión de
Contratación
REQUISITOS
MECI 1000:2005 , NTC
GP1000:2009, ISO 9001:2008
MECI:
1. Subsistema de Control
Estratégico
1.2. Direccionamiento Estratégico
1.2.1. Planes y Programas
2. Subsistema de Control de
Gestión
2.1. Actividades de control
2.1.1. Políticas de Operación
MEDICKM Y SEGUMIENTO
INDICADORES DE GESTION
Ver Matriz de Indicadores de
Gestión del proceso gestión
de contratación
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Flienn de Oesaat,et:. Colomb,.
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de Contratación
SECOP
(Sistema
Electrónico de Contratación
Pública
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2.1.2. Procedimientos
2.1.3. Controles
2.1.4. Indicadores
3. Subsistema de Control de
Evaluación
3.1. Autoevaluación
3.1.1. Autoevaluación de Control
3.1.2. Autoevaluación de Gestión
3.3. Planes de Mejoramiento
3.3.1 Plan de Mejoramiento
Institucional
3.3.2. Plan de Mejoramiento por
procesos
3.3.3. Plan de Mejoramiento
Individual
NTCGP 1000:2009
4.1 Requisitos Generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
6.1 Provisión de recursos
7.4. Adquisición de Bienes y
Servicios
8.1. Generalidades
8.2.3. Seguimiento y medición de
los procesos
8.4. Análisis de datos
8.5. Mejora
ISO 9001 :2008
4.1 Requisitos Generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
6.1 Provisión de recursos
7.4. Compras
8.1. Generalidades
8.2.3. Seguimiento y medición de
IR
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los procesos
8.4. Análisis de datos
8.5. Mejora
OHSAS 18001:2007
4.1. Requisitos Generales
4.2. Política SYSO
4.3.1. Identificación de peligros,
valoración
de
riesgos
y
determinación de controles
4.4.1.
Recursos,
funciones,
responsabilidad, rendición de
cuentas y autoridad
4.4.3.
Comunicación,
participación y consulta
4.4.4. Documentación
4.4.5. Control de Documentos
4.4.6. Control Operacional
4.5.1. Medición y Seguimiento del
desempeño
4.5.3. Investigación de incidentes,
no
conformidades,
acción
correctiva y acción preventiva
4.5.4. Control de registros
ISO 14001:2004
4.1. Requisitos Generales
4.2. Política Ambiental
4.3.1.
Aspectos e Impactos
Ambientales
4.4.1.
Recursos,
funciones,
responsabilidad y autoridad
4.4.3. Comunicación
4.4.4. Documentación
4.4.5. Control de Documentos
4.4.6. Control Operacional
4.5.1. Seguimiento y Medición
4.5.3. No conformidad, acción
correctiva y acción preventiva
4.5.4. Control de registros
METODOLOGIA DE
SEGUIMIENTO
Revisión por la dirección
Evaluación y reevaluación de
proveedores
Presentación semestral de
informe de gestión por proceso
111-
NGRD
no,Unidad Nulo:mal para In Geste. del
',ono de Delastres -
Sostema N.N.,onal de Clealión del Roen° de Des-nlra-s
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SISTEDA
Gestión Misional y de Gobierno
Indicadores y Metas de Gobierno
Transparencia, participación y
servicio al ciudadano
Plan anticorrupción y servicio al
ciudadano
Transparencia y Acceso a la
información publica
Servicio al Ciudadano
Eficiencia Administrativa
Gestión de la Calidad
Gestión Financiera
Programación
ejecución
y
presupuestal
Programa anual mensualizado de
Proyectos de Inversión
Plan Anual de Adquisiciones
(PAA)
LEGALES Y OTROS
Ver Normograma del proceso
POLITICAS
Ver el Manual de Políticas de O eración del .roceso de Gestión de Contrat ción
RIESGOS
Ver Mapas de Riesgo de Gestión y Corrupción del proceso de Gestión de
Contratación
CONTROLES
Ver Mapas de Riesgo de Gestión y Corrupción del proceso de
Gestión de Contratación
RD
¡TÍ
••
CARACTERIZACIÓN GESTIÓN CONTRATACIÓN
'1 jura I.i C., 1 im
Cc
\-7'4 177
PROCESO DE APOYO
ELABORO
Firma:
Firma:
CODIGO:
C - 1604 - GCON - 01
;
C`
7-
F.A: 22/07/2015
REVISO
Firma:
A.
Versión 03
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APROBO
irm
17 (%/77/3
Nombre: Natalia Reyes, Marcela Zamudio
Nombre: Pedro Felipe López Ortiz
Nombre: Carlos Iván Márquez Pérez
Cargo: Coordinador Grupo de Contratación
(E)
Cargo: Director General UNGRD
Cargo: Abogada Especializada Grupo de Gestión
Contractual UNGRD
Cargo: Profesional Universitario Oficina Asesora
de Planeación e Información
VERSION
CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
DESCRIPCION DEL CAMBIO
FECHA
01
Emisión inicial del documento
26/03/2014
02
Se ajusta el objetivo adicionando servicios y obras y se insertó en las salidas del Hacer "Acta de
recibo a satisfacción (Bienes)/ Certificación de cumplimiento (Servicios)"
13/03/2014
03
Se ajustan las actividades del planear, especialmente en la relación de actividades directamente
relacionadas al proceso. De igual forma se disminuyeron las actividades por tener relación unas con
otras.
Se amplió el marco normativo del proceso dirigido a las actualizaciones del Normograma del proceso.
17/07/2015