MC-G-01 Elaboración de Documentos del SIG

Código: MC-G-01
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Versión: 3
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1. OBJETIVO
Esta guía tiene por objeto establecer los lineamientos para la elaboración y aprobación de los
documentos generados dentro del Sistema Integrado de Gestión de la OFB.
2. ALCANCE
La guía es aplicable para la elaboración de los manuales, caracterizaciones, procedimientos,
guías, instructivos, planes, programas y formatos que apoyan la gestión de los procesos,
excepto para aquellos documentos que por algún motivo especial deban elaborarse o se
generan de otra manera por instrucciones o normatividad específica.
La guía no aplica para los documentos que deben cumplir con las disposiciones del Manual de
Estilo para la Producción y Elaboración de Actos administrativos. (Resoluciones, Circulares,
Memorandos, Actas, Oficio-Carta).
3. DEFINICIONES
Caracterización: es una herramienta de planificación que facilita la gestión y control de los
procesos a través de la identificación de sus elementos esenciales y establecimiento de las
interrelaciones con otros procesos.
Documento: es toda información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,
disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de estos.
Documento externo: documento que es emitido por una entidad diferente a la OFB, y es
necesario conocerlo para la correcta realización de los procesos.
Formatos: documento preestablecido, impreso o digital, donde se registra Información
relacionada con una actividad o un proceso. (Se puede usar el nombre de Plantilla)
Guía: documento que orienta y da lineamientos para desarrollar o aplicar un tema específico.
Instructivo: documento asociado a un procedimiento ó formato, que indica de forma detallada
los pasos que se deben cumplir para realizar determinada actividad o diligenciar el formato.
Manual: documento que recoge lo esencial, básico y elemental de una determinada materia.
(Incluye documentos cómo: código de ética, código de Buen Gobierno, entre otros.)
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Elaborado por
Aprobado por
Angélica Hernández R.
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Septiembre de 2015
Efraím García Fernández
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Fecha: Octubre 14 de 2015
Código: MC-G-01
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Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Subproceso: subconjunto de actividades que hacen parte de un proceso, que tienen un
propósito específico y pueden ser caracterizados.
4. RESPONSABILIDADES
Cualquier servidor de la Entidad, puede identificar la necesidad de elaborar, modificar y/o
anular cualquier documento, y presentar la propuesta al líder de proceso, para su aprobación.
Todas las solicitudes se aprueban teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento MC-P04 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG.
5. CONDICIONES GENERALES
La redacción de la documentación debe facilitar su comprensión, se debe usar lenguaje sencillo
y preciso.
El lenguaje debe ser universal y no debe usarse jergas que confundan su interpretación.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión está conformado por:

Documentos internos: Políticas internas, manuales, planes,
caracterizaciones, procedimientos, guías, instructivos y formatos.

Documentos externos: otros documentos normas, manuales, guías, etc.
El control de los documentos y registros en la OFB es consistente
lineamientos del proceso Gestión Documental.
programas,
y coherente con los
6. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
La codificación se definió teniendo como criterios el proceso que lo genera, el tipo de
documento y un consecutivo. XX-Y-00.
El primer bloque (XX) está conformado por dos letras que referencian el proceso que genera el
documento.
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Proceso
Código
Planificación Estratégica
Comunicación Estratégica
Mejoramiento Continuo del SIG
Difusión, circulación y apropiación de la música
sinfónica universal y colombiana
Fortalecimiento a la apropiación y a la práctica de la
música sinfónica, académica y canto lírico
Fomento a la Apropiación de Equipamientos
Culturales
Formación Musical
Gestión Financiera
Gestión Contractual
Gestión Documental
Proceso Disciplinario
Gestión Judicial
Atención al Ciudadano
Gestión de Bienes, Servicios e Infraestructura
Gestión de Sistemas y Tecnología
Gestión del Talento Humano
Producción General
Seguimiento y Evaluación
PL
CE
MC
MS
MA
ES
FM
GF
GC
GD
DS
GJ
SU
BS
ST
TH
PG
EM
El segundo bloque (Y) está conformado por una letra que referencia el tipo de documento:
Tipo de documento
Caracterización
Plan
Programa
Manual
Procedimiento
Guía
Instructivo
Formato
Código
C
L
R
M
P
G
I
F
El último bloque es el número consecutivo, iniciando en 01.
Ejemplos: GD-G-01 Es la primera guía del proceso de Gestión Documental.
GF-P-01: es el primer procedimiento que hace parte del proceso Gestión Financiera.
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7. ELABORACIÓN DE CARACTERIZACIONES
Se deben caracterizar todos los procesos de la OFB que están incluidos en el mapa de
procesos relacionando las actividades principales siguiendo el ciclo PHVA, estás actividades
principales dependiendo de su complejidad son los procedimientos del proceso.
Aspecto sugerido del documento




Las caracterizaciones se documentan en Word.
Diseño de página: tamaño carta, orientación horizontal
Fuente: Arial, tamaño 10-11 puntos para el contenido.
Párrafo: Espacio sencillo.
Encabezado
El encabezado debe aparecer en todas sus páginas. Está conformado por:




Logotipo de la OFB, Título en letra Arial, Negrilla, mayúscula y espacio sencillo,
Código: corresponde a la cadena de identificación única que se le asigna al documento.
Versión: corresponde al número de la actualización del documento, la versión inicial es
0.
Página: relaciona el número de página actual con el número de páginas totales.
Pie de página
El pie de página aparece en la última página del documento, incluye el nombre y cargo de la(s)
personas que elaboraron y aprobaron el documento.
Contenido
Se deben relacionar los documentos asociados y los formatos establecidos dentro del proceso.
La caracterización incluye las políticas de operación por subsistemas del SIG y las generales
del proceso, relaciona también la normatividad que debe ser coherente con el normograma
institucional, los indicadores y riesgos de cada proceso.
El formato MC-F-01 Plantilla de Caracterización de Proceso explica cada ítem de contenido.
8. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Se deben documentar los procedimientos que agreguen valor al proceso, el detalle de la
descripción depende de la complejidad de las actividades y de la competencia del personal que
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realiza el proceso. Los procedimientos deben incluir las instrucciones de trabajo requeridas
para el desarrollo de las actividades descritas en el mismo.
Aspecto del documento



Los procedimientos se documentan en Word.
Diseño de página: tamaño carta, orientación vertical.
Fuente: Arial, tamaño 10 ó 11 puntos para el contenido. Párrafo: espacio sencillo,
justificado.
Encabezado
El encabezado debe aparecer en todas sus páginas. Está conformado por:




Logotipo de la OFB, Título en letra Arial, Negrilla, mayúscula y espacio sencillo,
Código: corresponde a la cadena de identificación única que se le asigna al documento.
Versión: corresponde al número de la actualización del documento, la versión inicial es
0.
Página: relaciona el número de página actual con el número de páginas totales
Pie de página
El pie de página aparece en la última página del documento, incluye el nombre y cargo de la(s)
personas que elaboraron y aprobaron el documento.
Contenido
Los procedimientos documentados deben incluir las condiciones generales para desarrollar las
actividades descritas enfocadas en la satisfacción de los usuarios cuando corresponda y la
coordinación entre procesos, también incluye responsables, documentos o registros y puntos
de control de cada actividad.
En las actividades identificadas se deben establecer los controles de riesgos de seguridad de la
información y los riesgos laborales identificados, controles de los aspectos ambientales que
generen impactos negativos.
Para la documentación de procedimientos se deben tener en cuentas disposiciones de
almacenamiento y archivo teniendo en cuenta los procedimientos del proceso gestión
documental y los lineamientos del subsistema SIGA.
El tiempo de cada actividad descrita en el procedimiento se incluirá dentro de la descripción de
la actividad.
El formato MC-F-02 Plantilla de Procedimiento explica cada ítem de contenido.
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9. ELABORACIÓN DE FORMATOS
Los actores de los procesos son los responsables del diseño de los formatos, al ser ellos
quienes conocen la necesidad real de la actividad y la justificación del control que se
implementará al formalizar el formato.
Una vez diseñado el formato, se envía por correo electrónico a la Oficina Asesora de
Planeación siguiendo el procedimiento MC-P-04 Control de Documentos del SIG, para el
análisis, formalización y publicación del documento en intranet.
Se debe utilizar el siguiente encabezado:
TITULO DEL FORMATO
Mayúscula, negrilla, espacio sencillo
En el pie de página con letra Arial y 8 puntos se escribe el código del formato, seguido de la
letra V, de versión y el número correspondiente.
Ejemplo: PL-F-01.V0. Versión inicial del primer formato del proceso de Planificación
Estratégica.
10. CONTROL DE DOCUMENTOS
Revisión: los documentos se revisan para asegurar que lo escrito corresponda a lo que se
hace y debe hacerse, no a lo que se quisiera o a un estado ideal, es decir se revisa que el
documento es adecuado.
Aprobación: la aprobación del documento garantiza que lo que se hace cumple con el deber
ser y está alineado con las directrices de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, es decir se revisa
que el documento es conveniente.
Revisión y aprobación de los documentos del SIG: Los criterios para identificar la
responsabilidad de revisión y aprobación de documentos deben ser consistentes con las
responsabilidades y autoridades descritas en las funciones esenciales de cada cargo.
Los documentos que por directriz del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión se
deban aprobar y adoptar mediante Resolución, no requieren del campo de Revisado por y
Aprobado por del píe de página. Ej. Manual de procedimientos, Políticas Generales, entre otros.
Los documentos se revisan y aprueban de acuerdo con lo establecido en el procedimiento MCP-04 Control de Documentos del SIG
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Todos los documentos aprobados se entregan a la Oficina Asesora de Planeación para su
publicación en intranet.
11. CONTROL DE CAMBIOS
Para identificar la naturaleza de los cambios se emplea el formato de Solicitud de Creación,
modificación o eliminación de documentos con los anexos magnéticos respectivos y en el
documento original se registra la información general del cambio en la tabla anexa al
documento.
Versión Nº
0
Fecha Aprobación
Naturaleza del Cambio
Documento Original.
La versión inicial se enumera con cero (0) y aumenta la versión por cada cambio del documento
de forma, es decir que no se cambia versión cuando hay ajustes de redacción.
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Anexo 1. Control de Cambios
Versión
Fecha Aprobación
0
Naturaleza del Cambio
Documento original
1
Junio de 2010
2
Agosto de 2012
3
Octubre de 2015
Ajustes a la codificación atendiendo a la modificación del Modelo de
Operación por procesos de la Orquesta.
Actualización logo entidad, se adiciona al contenido de los
procedimientos puntos de control, se actualizan las plantillas para
caracterización y procedimiento. Se realizan ajustes y aclaraciones
dentro del contenido de cada documento.
Actualización de actividades, responsables, códigos e inclusión de
nuevos procesos.
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