Manual de - Ministerio de Finanzas Públicas

Plantilla 1.0
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Dirección de Tecnologías de la
Información
Guatemala, octubre de 2015
Índice
Introducción................................................................................................................................... 3
Propósito del manual ..................................................................................................................... 3
Descripción de la dependencia ....................................................................................................... 3
Funciones de la dependencia .......................................................................................................... 4
Estructura interna de la dependencia ............................................................................................. 5
Departamento de Servicios Administrativos Internos ...................................................................... 6
Subdirección de Desarrollo de Sistemas .......................................................................................... 6
Subdirección de Administración de Infraestructura y Telecomunicaciones ....................................... 7
Subdirección de Asistencia al Usuario ............................................................................................. 8
Subdirección de Administración de Sistemas Financieros ................................................................ 9
Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información
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Introducción
El presente manual de organización y funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información del
Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de informar y orientar al personal
acerca de la organización y funciones asignadas a esta dependencia y sus unidades organizativas de acuerdo a
la normativa aplicable, y en cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental y la Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propósito del manual
El propósito de este manual es que sea un instrumento administrativo orientador, útil para la gestión interna y
el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Tecnologías de la Información. Asimismo,
es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes interesadas,
que detalla la forma como está estructurada organizacionalmente la dependencia, las interrelaciones y niveles
jerárquicos, vías de comunicación, así como el ámbito de responsabilidad de cada unidad organizativa interna
de acuerdo al marco legal que define su razón de ser, competencia y funciones.
Descripción de la dependencia
MISIÓN
Es la dependencia responsable de administrar los recursos y sistemas del Ministerio y de las entidades con las
que éste comparte recursos informáticos, establecer normas, estándares y metodologías para la gestión de la
tecnología de la información, comunicaciones e infraestructura de redes, sistemas, equipos, bases de datos,
comunicaciones informáticas y de telefonía.
VISIÓN
Ser el ente rector en tecnología y sistemas de información con personal altamente calificado para prestar
servicios de calidad.
MARCO LEGAL
Acuerdo Gubernativo No. 26-2014.
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Funciones de la dependencia
1. Administrar los procesos, actividades y recursos de las áreas y sistemas de informática y desarrollo
tecnológico.
2. Coordinar las actividades que en materia de tecnologías de la información se realicen en las diferentes
unidades administrativas del Ministerio.
3. Asesorar a las autoridades del Ministerio en materia de tecnologías de la información, así como a las
entidades del sector público en la operación y administración de sistemas informáticos propios y
compartidos, fortaleciendo la red de información Interna.
4. Definir criterios y verificar el cumplimiento de los mecanismos de disponibilidad, seguridad y acceso a
la información que administra el Ministerio.
5. Asegurar el efectivo funcionamiento de los sistemas informáticos internos, que sirvan a los procesos
técnicos y administrativos de la institución.
6. Coordinar y administrar los Sistemas de Administración Financiera –SIAF para asegurar su efectivo
funcionamiento y modificaciones; así como, la implementación y desarrollo de nuevos módulos y
funcionalidades.
7. Administrar los sistemas de telecomunicaciones del Ministerio; así como, las redes intra
institucionales e interinstitucionales para la transmisión de información.
8. Coordinar la actualización y administración de las bases de datos para garantizar un servicio de
información accesible, confiable y oportuna.
9. Coordinar y administrar el sistema de apoyo personalizado al usuario, tanto de los sistemas internos
como del Sistema de Administración Financiera -SIAF-, así como la implementación de la mesa de
servicio de primera y segunda línea.
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10. Administrar los sistemas de información internos y externos del sector público que le sean asignados.
11. Realizar análisis constantes de las necesidades de los usuarios para desarrollar nuevas aplicaciones
con recursos internos o bien, coordinando el desarrollo externo.
12. Definir los estándares y políticas para administrar los recursos de redes, sistemas operativos, equipos,
bases de datos, desarrollo de sistemas y comunicaciones informáticas.
13. Administrar proyectos tecnológicos tanto para el Ministerio como para las entidades con las que
comparte sistemas informáticos.
1. Desarrollar otras funciones que sean asignadas por la ley y el Despacho Ministerial, en el ámbito de su
competencia.
Estructura interna de la dependencia
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Departamento de Servicios Administrativos Internos
DESCRIPCIÓN:
Le corresponde brindar el soporte administrativo y de logística para la ejecución de las funciones sustantivas
de la Dirección, coordinar la elaboración del plan operativo anual, gestionar la ejecución del presupuesto de la
Dirección; coordinar la programación financiera, adquisición de bienes y servicios, distribución,
almacenamiento e inventario de bienes y suministros, operación del fondo rotativo, caja chica y registros
contables y elaborar los informes y reportes de ejecución requeridos; asimismo, apoyar y asistir en las
actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho.
FUNCIONES:
1. Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades administrativas y financieras de la Dirección.
2. Administrar adecuadamente los recursos financieros asignados en el presupuesto.
3. Efectuar los procesos de adquisición de bienes y/o servicios.
4. Coordinar la elaboración del presupuesto anual de la Dirección.
5. Llevar un adecuado control de las hojas de responsabilidad de los empleados.
6. Llevar un adecuado control de los bienes registrados en el almacén.
7. Llevar un adecuado control del inventario de la institución en materia tecnológica.
8. Realizar todas las compras de la Dirección respetando la ley de Contrataciones del Estado.
Subdirección de Desarrollo de Sistemas
DESCRIPCIÓN:
Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de diseño, desarrollo y
mantenimiento de los sistemas de gestión interna y financieros de gobierno y administrar un efectivo control
de calidad de los mismos, realizando las actividades que, acorde a dichas funciones y procesos le sean
asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su
competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el
Despacho.
FUNCIONES:
1. Apoyar la gestión de las autoridades a través de una eficiente asesoría en materia de desarrollo de
Sistemas Informáticos.
2. Administrar, supervisar y evaluar la ejecución y los resultados de las actividades de análisis y diseño de
los requerimientos emitidos por los entes rectores de los sistemas de gestión interna y financieros de
gobierno.
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3. Administrar, supervisar y evaluar los procesos de desarrollo, mantenimiento y control de calidad de
los sistemas informáticos de gestión interna y financieros de gobierno del Ministerio.
4. Administrar, supervisar, evaluar y asignar recursos de los departamentos para la prestación de
servicios de desarrollo de sistemas.
5. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y
documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza.
6. Proponer políticas, estándares, normas y/o procedimientos sobre los aspectos técnicos y
administrativos de su competencia.
7. Planificar y supervisar los planes de trabajo de los departamentos y velar por el cumplimiento de los
mismos.
8. Evaluar al personal de su área en el desempeño de sus funciones.
9. Cumplir con todas las políticas de la Dirección de Tecnologías de la Información y del Ministerio de
Finanzas.
10. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función.
11. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones.
Subdirección de Administración de Infraestructura y Telecomunicaciones
DESCRIPCIÓN:
Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de administración de las
bases de datos, telecomunicaciones y seguridad de la Información, realizando las actividades que, acorde a
dichas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los
aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le
sean asignadas por la Dirección o el Despacho.
FUNCIONES:
1. Apoyar la gestión de las autoridades a través de una eficiente asesoría en materia de seguridad, base
de datos y telecomunicaciones.
2. Administrar, supervisar, evaluar y asignar recursos para la prestación de servicios de infraestructura,
bases de datos y telecomunicaciones.
3. Definir y dar cumplimiento a las políticas de seguridad de la información de la dirección de
Tecnologías de la Información.
4. Planificar y supervisar los planes de trabajo de los departamentos y velar por el cumplimiento de los
mismos.
5. Definir los lineamientos para implementar y dar seguimiento a plan de recuperación de desastres del
Ministerio.
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6. Definir y dar cumplimiento a los estándares de tecnologías de la información de las áreas de su
competencia
7. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y
documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza.
8. Cumplir con todas las políticas de la Dirección de Tecnologías de la Información y del Ministerio de
Finanzas.
9. Evaluar al personal de sus departamentos en el desempeño de sus funciones.
10. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función.
11. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones.
Subdirección de Asistencia al Usuario
DESCRIPCIÓN:
Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos tecnológicos para
garantizar la continuidad y calidad de los servicios de infraestructura y atención a usuarios que la Dirección
brinda; administrar los procesos de seguridad informática, realizando las actividades que, acorde a esas
funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos
técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que fe sean
asignadas por la Dirección o el Despacho.
FUNCIONES:
1. Apoyar la gestión de las autoridades a través de una eficiente asesoría en materia de soporte técnico
informático a usuarios y gestión de proyectos.
2. Brindar atención a los usuarios del Ministerio para la solución a los problemas técnicos informáticos.
3. Gestionar los proyectos de desarrollo tecnológico.
4. Administrar, supervisar, evaluar y asignar recursos tanto técnicos como humanos de los
departamentos para la prestación de servicios técnicos en las áreas de informática.
5. Cumplir con todas las políticas de la Dirección de Tecnologías de la Información y del Ministerio de
Finanzas.
6. Planificar y supervisar los planes de trabajo de los departamentos y velar por el cumplimiento de los
mismos.
7. Definir y dar cumplimiento a los estándares de tecnologías de la información de las áreas de su
competencia
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8. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y
documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza.
9. Evaluar al personal de sus departamento en el desempeño de sus funciones
10. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función
11. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones
Subdirección de Administración de Sistemas Financieros
DESCRIPCIÓN:
Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de implementación,
actualización y soporte a todos los sistemas informáticos administrados por la Dirección, administrar la
herramienta de inteligencia de negocios, promoviendo su efectivo funcionamiento y utilización y coordinar
con la mesa de ayuda los cambios requeridos en los sistemas, realizando las actividades que, acorde a dichas
funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos
técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean
asignadas por la Dirección o el Despacho.
FUNCIONES:
1. Apoyar la gestión de las autoridades a través de una eficiente asesoría en materia de soporte e
implementación de sistemas informáticos administrados por la dirección.
2. Administrar, supervisar y evaluar los procesos de implementación y soporte de los sistemas
informáticos administrados por la dirección.
3. Brindar soporte preventivo y correctivo a los sistemas informáticos administrados por la dirección.
4. Implementar en coordinación con los entes rectores los nuevos desarrollos en los sistemas
informáticos administrados por la dirección.
5. Administrar, supervisar y evaluar el funcionamiento de la herramienta de inteligencia de negocios.
6. Coordinar con las mesas de ayuda el soporte a los Sistemas Financieros de Gobierno.
7. Definir y dar cumplimiento a las políticas, normas y/o procedimientos sobre los aspectos técnicos y
administrativos de su competencia
8. Planificar y supervisar los planes de trabajo de los departamentos y velar por el cumplimiento de los
mismos.
9. Definir y dar cumplimiento a los estándares de tecnologías de la información de las áreas de su
competencia
10. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y
documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza.
Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información
Página 9
11. Evaluar al personal de sus departamento en el desempeño de sus funciones
12. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función
13. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones
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