Ingenio San Carlos

SAP Estudio de la Transformación del Negocio | Consumo Masivo | Ingenio San Carlos
Ingenio San Carlos: Un soporte de
control inigualable con SAP®
El Ingenio San Carlos es una empresa dedicada a la producción y comercialización de azúcar
de caña y sus derivados. Está ubicado en la provincia del Guayas y su extensión actual es de
aproximadamente 25.000 hectáreas de caña para cosecha, distribuidas en los cantones de
Marcelino Maridueña, Naranjito y El Triunfo. Produce anualmente alrededor de 2.000,000 toneladas
métricas de caña, que representa el 33% del azúcar que el mercado ecuatoriano consume y
cumple con cuotas de exportación a Estados Unidos, Perú y otros países. El Ingenio San Carlos
tenía implementadas varias soluciones para su gestión financiera, administrativa y operativa, todas
con diferentes tecnología por lo que se requerían extremos controles para integrar la información
y mantenerla consistente, además con poca posibilidad de adecuar a las nuevas estrategias del
negocio por sus limitaciones y poca escalabilidad.
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SSAP Estudio de la Transformación del Negocio | Consumo Masivo | Ingenio San Carlos
Resumen Ejecutivo
TRANSFORMACIÓN DEL NEGOCIO
Empresa
Ingenio San Carlos
Locación
Ecuador
Industria
Consumo Masivo
Productos y Servicios
Producción y comercialización de
azúcar de caña y sus derivados
Empleados
3,761
Página web
www.sancarlos.com.ec
Soluciones y Servicios SAP®
SAP ERP ECC 6.05 y SAP BI
Objetivos principales:
Integrar los procesos administrativos, financieros, agrícolas y productivos, bajo una sola plataforma
tecnológica. (SAP – BIOSALC - NOMINA)
Depurar y unificar los datos maestros
Adoptar las mejores prácticas de la industria
Crear las bases para escalar hacia nuevas soluciones
Cumplir con las IFRS (NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera) y con las normativas de la
legislación y tributación ecuatoriana
Mejorar los estándares de la seguridad de la información
La resolución:
Identificación de los procesos empresariales con el fin de enviar esta información a los potenciales
proveedores de las diferentes soluciones informáticas.
Se estableció la necesidad de integrar el ERP con una vertical para la industria azucarera, lo que fue un
punto a favor de SAP, al contar con instalaciones con dicha vertical en Latinoamérica.
Los beneficios clave:
Información estadística en línea que permite controlar stocks almacenados, movimientos de productos y
liquidar nóminas de los trabajadores de cuadrilla en forma más ágil y precisa.
Automatización de procesos bancarios
Mejor administración en el control de entregas de saldos pendientes de retiro en las bodegas, manejando
variables como: fecha de facturación, clientes, materiales y tipos de entrega.
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“La integración es la piedra angular del proyecto, anteriormente los saldos contables no cuadraban con los físicos,
lo que originaba la creación de débitos y créditos para ajustar valores. Ahora, la cuentas por pagar de proveedores
son un reflejo de los inventarios recibidos, las ventas tienen sus contrapartidas con los despachos y sus cobranzas,
las existencias se actualizan inmediatamente cuando ocurre el evento, los costos de los productos se basan en
gastos reales y en la materia prima consumida, dejando además en evidencia la fecha y el usuario que originó la
transacción, sin importar de donde viene la fuente”.
Andrés Arosemena Romero, Director de Desarrollo Tecnológico y Sistemas, San Carlos.
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SAP Estudio de la Transformación del Negocio | Consumo Masivo | Ingenio San Carlos
Resumen Ejecutivo
Una solución, múltiples ventajas
Objetivos de la Empresa
La Misión del Ingenio San Carlos es producir
azúcar de óptima calidad y a costo competitivo,
para satisfacer a sus consumidores, en un
ambiente laboral propicio y así contribuir al
desarrollo agroindustrial del país, generando
trabajo, utilidades y bienestar para todos. Su Visión
es la de ser una empresa altamente productiva
de gente motivada que cumple las normas más
exigentes de calidad y medio ambiente.
En 2008, la administración comenzó la búsqueda
de una plataforma para la planificación de los
recursos empresariales (ERP, por sus siglas
en inglés) que pudiese incluir todas estas
organizaciones. El plan pretendía implementar
el nuevo sistema primero en el ingenio antes de
desplegarlo a través de las restantes empresas de
la organización y así generar sinergia entre todas
ellas.
Para los estándares ecuatorianos, San Carlos es
una organización grande y compleja. Tiene varias
empresas relacionadas, incluyendo una destilería
de alcohol, una planta de papel, cartón corrugado
y una planta de reciclaje. La empresa administra
además otras instalaciones como un hospital,
supermercado, escuelas y albergues.
El ingenio San Carlos tenía clara la necesidad
de integrar y estandarizar todos los procesos:
desde las labores del campo hasta los pagos a
los proveedores, y que este cambio tendría como
beneficio aprovecharse de las mejores prácticas y
así modernizar su gestión. Esto derivó en una gran
oportunidad, con muchos cambios disciplinarios
y estructurales, con el gran objetivo de integrar
todas la áreas en una herramienta tecnológica
moderna de clase mundial, así inició el “Proyecto
ERP, Integrando San Carlos”.
Resolución
Transformación del Negocio
Planes Futuros
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Resumen Ejecutivo
Objetivos de la Empresa
Resolución
Transformación del Negocio
Planes Futuros
SAP Estudio de la Transformación del Negocio | Consumo Masivo | Ingenio San Carlos
La elección de un aliado estratégico
Los objetivos concretos del proyecto fueron:
•Integración de todos los procesos administrativos,
financieros, agrícolas y productivos bajo una sola plataforma
tecnológica. (SAP – BIOSALC - NOMINA)
•Integración, depuración y unificación de datos maestros
(calidad de datos)
•Adoptar las mejores prácticas de la industria.
•Crear las bases para escalar hacia nuevas soluciones.
•Cumplir con las IFRS (NIIF : Normas Internacionales de
Información Financiera)
•Normativas de la legislación y tributación ecuatoriana
•Costo real de cada una de las presentaciones de productos
terminados
•Seguridad de la Información
Como parte del proceso de selección, San Carlos necesitaba
identificar sus procesos empresariales dentro de una lista
exhaustiva de funcionalidades de software, enviar esta lista a
los proveedores y utilizarla como base de comparación de las
diferentes soluciones; un proceso que el grupo de selección
de San Carlos pensó que tomaría aproximadamente un año.
Para obtener la ayuda de expertos con su selección de ERP y
para acelerar este proceso, San Carlos recurrió a Technology
Evaluation Centers (TEC), empresa especializada en este tipo
de servicio.
San Carlos y TEC creó una lista de requisitos que incluían
funcionalidades ERP estándares así como características
y funciones específicas de la industria agrícola y de la
fabricación por procesos, que permitió comparar y diligenciar
una larga lista de soluciones y emitir peticiones de información
(RFI, por sus siglas en inglés) para recopilar las respuestas de
los proveedores.
Al comparar las soluciones, San Carlos pudo identificar
debilidades y fortalezas de cada una de ellas, permitiendo
que la empresa tuviese una idea clara de cómo cada producto
podría satisfacer sus necesidades. Dentro del proceso de
selección se identificó la necesidad de integrar el ERP con
una vertical para la industria azucarera, lo que fue un punto a
favor de SAP, al contar con instalaciones con dicha vertical en
Latinoamérica (BIOSALC).
La capacitación fue impartida por cada uno de los keyusers
a sus usuarios respectivos, en las diferentes áreas de la
empresa. Como el conocimiento fue transferido del consultor
a los keyusers, durante todo el proyecto, se generó confianza
en los usuarios, quienes recibieron el apoyo que esperaban
en la Salida en Vivo.
San Carlos estaba consciente del gran cambio cultural que
este proyecto acarrearía y, para tal efecto, se creó una matriz
de impacto para identificar las áreas que mayores obstáculos
podrían tener. Con un plan de comunicación adecuado,
continuo y con el involucramiento de todos los usuarios,
sumando un alto compromiso de mandos medios y soportado
con el alto grado de participación de los gerentes, fue posible
minimizar inconvenientes para los usuarios.
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Resumen Ejecutivo
Objetivos de la Empresa
Resolución
Transformación del Negocio
Planes Futuros
SAP Estudio de la Transformación del Negocio | Consumo Masivo | Ingenio San Carlos
Información en tiempo real
La Solución SAP ERP ECC 6.05 tuvo su Salida en Vivo
oficial el 5 de Marzo de 2012. Se implementaron los
módulos de FI, CO, MM, SD, WM, PP, PS, CS. Se
diseñaron dos tipos de interfaces, una con un sistema
de nómina local, y otras con un sistema agroindustrial
para ingenios azucareros, que cubre la gestión del
campo, cosecha, mantenimientos, gestión de fábrica y
calidad, llamado BIOSALC.
La empresa que desarrolló la implementación fue Sonda
del Ecuador, Implementador e integrador con otras
soluciones no SAP (BIOSALC y Nómina).
Luego, la solución de SAP BI tuvo su Salida en Vivo en
Diciembre de 2013.
El sistema SAP, ha permitido, obtener información
estadística en línea sobre todo el movimiento de
transportes de producto terminado realizados en
un determinado periodo. Esta herramienta brinda
la posibilidad de identificar las cantidades de viajes
realizados por los distintos proveedores de transportes,
permitiendo filtrarla por ruta, vehículo, conductor,
material, número de entrega, etc. La herramienta
proporciona adicionalmente, información sobre costos
incurridos en cada transporte, lo cual permite llevar un
control real de este rubro contra lo presupuestado.
También constituye un soporte de información que
permite liquidar nóminas de trabajadores de cuadrilla
en forma más ágil y precisa. El reporte brinda
información sobre la cantidad de sacos movilizados
por cada uno de los grupos de cuadrilla, distinguiendo
el material estibado, la entrega correspondiente a
dicha movilización, motivo del movimiento (venta,
traspaso, etc.), fecha o periodo de análisis e inclusive la
conversión de los materiales a unidad de medida alterna
(S50), ya que las tarifas de estiba están determinadas a
esta unidad de medida.
Por otro lado el sistema tiene una serie de herramientas
y transacciones, que permiten controlar y obtener
información, sobre los stocks almacenados, no
solamente en las Bodegas, sino que la información
puede ser detallada para controlar los niveles de
existencia por Áreas de Almacenamientos (galpones),
lotes de producción, material específico, todo esto en
tiempo real.
SAP ha permitido determinar con exactitud el costo
real cada una de las presentaciones de azúcar (granel y
enfundado) mensualmente, y los costos agrícolas (lotes)
actualmente reciben la totalidad de sus componentes
directos e indirectos, obteniendo un costo más preciso
de la caña.
Los Beneficios Logrados
$3.769
80%
de ahorro en papelería gracias
menos de tiempo para la
a la automatización de registros
aprobación de un pedido de
de despacho de combustible
compras
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Resumen Ejecutivo
Objetivos de la Empresa
Resolución
Transformación del Negocio
Planes Futuros
Ingenio San Carlos
Continúa el trabajo
con SAP®
Ingenio San Carlos está en proceso de
implementación y optimización de BI / BO.
Además continúa con la evaluación de Success
Factors – Selección y Capacitación y BPC.