Instrucciones a los oferentes - Universidad Andina Simón Bolívar

SECCIÓN UNO: INSTRUCCIONES PARA LOS OFERENTES
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INSTRUCCIONES PARA LOS OFERENTES
1.- CAPITULO I
INFORMACIÓN GENERAL
1.1 Objeto de la Contratación.1.1.1 Propósito y Alcance:
Este procedimiento precontractual, tiene como propósito principal
seleccionar la oferta más conveniente para la construcción de la obra
civil e instalaciones hidrosanitarias, eléctricas, electrónicas y mecánicas
del Edificio Eugenio Espejo, (a efectos de la aprobación municipal
denominado ampliación y modificación del edificio de Proyectos)” de la
Universidad Andina Simón Bolívar, Sede Ecuador, que estará ubicado
en la calle Toledo N22-182 y Lérida, de la parroquia Mariscal Sucre,
cantón Quito, provincia de Pichincha.
1.1.2 Descripción de la obra
El edificio, estará conformado por un bloque de 8 pisos, que contendrá
áreas para: Biblioteca, Centro de Cómputo, Salas especializadas, Áreas
Académicas y aulas, con un área total de construcción de 8.461,92
metros cuadrados; más tres niveles de subsuelos destinados para 183
estacionamientos, servicios generales, bodega de libros de la biblioteca
y museo arqueológico,
con una superficie de 5.937,80 metros
cuadrados, lo que totaliza una superficie 14.399,72 de metros cuadrados
de construcción de conformidad a los planos y especificaciones técnicas
que forman parte de estas bases.
El participante y sus proveedores podrán acceder al lugar de la obra por
la calle Toledo.
1.2 Condiciones Generales
1.2.1 Participantes
La convocatoria está abierta para las personas naturales o jurídicas
legalmente establecidas en el país, o asociaciones de ellas, con las
limitaciones establecidas en la convocatoria, que tengan interés en
participar y que su profesión o su estatuto social les capaciten
legalmente para la contratación de este tipo de obras. Solamente
quienes adquieran los documentos precontractuales y cumplan con el
requisito indicado podrán presentar sus ofertas.
No podrán participar en el presente procedimiento pre-contractual, por sí
o por interpuesta persona, las personas naturales o jurídicas que
hubieran preparado los estudios o elaborado el proyecto o sus
documentos precontractuales.
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1.2.2 Obligaciones del oferente
Los oferentes deberán revisar cuidadosamente los documentos
precontractuales y cumplir con todos los requisitos solicitados en ellos.
La omisión o descuido del oferente al revisar los documentos no le
relevará de sus obligaciones con relación a su oferta.
También será de responsabilidad del oferente inspeccionar y examinar el
sitio del proyecto y sus alrededores, para verificar por sí mismo las
condiciones naturales, geológicas, topográficas, los estudios de suelos,
las facilidades para obtener agua y materiales, los accesos a la obra y
en general, obtener por su cuenta toda la información necesaria para
definir el curso de los trabajos y evaluar la influencia de todos estos
factores en la elaboración de su oferta.
El desconocimiento del sitio y sus características no le exime de la
responsabilidad que adquiere como oferente, ni le da derecho a
presentar reclamo alguno con posterioridad a la presentación de su
oferta, durante la ejecución del contrato o con posterioridad al mismo.
1.2.3 Tipo de contrato
Las obras se contratarán bajo la modalidad de precios unitarios y pago
sobre obra ejecutada. El precio total que constará en el contrato es
estimado y puede variar durante la ejecución del mismo dependiente de
los volúmenes de obra realmente ejecutados.
1.2.4 Precio de la propuesta
El precio de la oferta debe cubrir el valor de la depreciación, operación y
mantenimiento de los equipos, sean de propiedad del oferente o
alquilados, el costo de los materiales, equipos y accesorios a
incorporarse definitivamente en el proyecto, mano de obra, transporte,
etc.; los costos indirectos, impuestos, tasas, contribuciones y servicios
necesarios para la ejecución completa de la obra a contratarse; es decir,
todo lo necesario para entregar la obra contratada lista para su
ocupación y puesta en servicio.
Los análisis de precios unitarios presentados por el oferente son de su
exclusiva responsabilidad. Cualquier omisión en este análisis se
interpretará como voluntaria y tendiente a conseguir precios que le
permitan presentar una oferta más ventajosa.
El oferente deberá cotizar todos y cada uno de los rubros señalados en
la tabla de unidades, cantidades y que constan en los documentos precontractuales, para la obra a ejecutarse.
1.2.5 Plazo de ejecución
La obra deberá ejecutarse en el plazo de diez y ocho (18) meses
contados a partir de la fecha de recepción del anticipo.
1.2.6 Validez de la propuesta
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Las ofertas deben tener un período de validez de por lo menos noventa
(90) días calendario contados a partir de la fecha límite para la
presentación de las ofertas, período que constará expresamente en el
formulario No 13.
Por circunstancias excepcionales, la Junta de Licitaciones podrá solicitar
a los oferentes extiendan el período de validez de sus ofertas. Esta
solicitud y las respuestas, se efectuarán por escrito a través de carta, fax
o correo electrónico. El oferente podrá negarse a la solicitud sin que por
ello se ejecute la garantía de seriedad de oferta, pero quedará de hecho,
impedido a seguir participante en el proceso de selección.
1.2.7 Monedas de cotización y pago
La oferta debe presentarse en dólares de los Estados Unidos de
América. Los pagos a efectuarse con cargo al contrato se realizarán en
la misma moneda.
1.2.8 Forma de pago
Los pagos se realizarán de la siguiente forma:
a) El 40% del monto total del contrato en calidad de anticipo,
previa la presentación de una garantía bancaria, incondicional,
irrevocable y de cobro inmediato, por igual valor.
b) Abonos parciales contra presentación de planillas mensuales
por parte del contratista, por trabajos ejecutados según el
contrato y sus anexos debidamente aprobados por
fiscalización.
1.2.9 Penalización por no celebración del contrato
Si dentro del término de 10 días laborables de comunicada la
adjudicación, el adjudicatario no comparece o se negare a firmar el
contrato, se hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta por el 5%
del precio de la oferta, sin que el adjudicatario tenga derecho a reclamo
alguno.
1.2.10 Garantía de seriedad de oferta
Es obligación del oferente presentar una garantía incondicional,
irrevocable y de cobro inmediato (boleta de garantía de seriedad de la
oferta) por un monto equivalente al 5% del monto de la oferta, rendida
por una institución financiera legalmente domiciliada en el país, que
ampare la seriedad de su oferta, con un plazo de vigencia igual al del
plazo de validez de la oferta.
Si la Junta de Licitaciones solicitare que los oferentes extiendan el
período de validez de las propuestas, el plazo de vigencia de las
garantías de seriedad de la oferta deberá ser aumentado por lo menos
en igual período, para los oferentes que estén de acuerdo de mantener
su oferta.
1.2.11 Devolución de garantía
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Una vez adjudicado el contrato, o declarado desierto el procedimiento se
devolverá esta garantía dentro de los cinco días siguientes a dicha
resolución, salvo la del adjudicatario, quien la mantendrá vigente hasta
cuando se hubiese aceptado la garantía de fiel cumplimiento del
contrato.
1.2.12 Reajuste de precios
Para la ejecución de este proyecto se aplicará la siguiente fórmula
polinómica de reajuste de precios para las obras civiles, instalaciones
hidrosanitarias, instalaciones eléctricas, instalaciones electrónicas e
instalaciones mecánicas. Los coeficientes que constan a continuación
están calculados en base a los precios unitarios del presupuesto
referencial.
a) FORMULA POLINOMICA DE REAJUSTE DE PRECIOS DE OBRAS
CIVILES
CUADRILLA TIPO DE OBRAS CIVILES
0.091 J1/Jo + 0.417 K1/Ko + 0.492 L1/Lo
En donde los símbolos tienen el siguiente significado:
J=
K=
L=
Estructura Ocupacional – C1
Estructura Ocupacional – D2
Estructura Ocupacional – E2
Subíndice o = Salarios reales diarios de la Estructura Ocupacional
componente de la cuadrilla tipo, fijados por la Ley o Acuerdo ministerial
para las correspondientes, ramas de actividades, más remuneraciones
adicionales y obligaciones patronales de aplicación general que debe
pagarse a todos los trabajadores en el país, vigente treinta días antes de
la fecha de cierre para la presentación de las ofertas.
Subíndice 1, Salarios reales diarios de la Estructura Ocupacional
componentes de la cuadrilla tipo, fijados por la Ley o Acuerdo ministerial
para las correspondientes, ramas de actividades, más remuneraciones
adicionales y obligaciones patronales de aplicación general que debe
pagarse a todos los trabajadores en el país, vigente a la fecha de pago
del Anticipo o de las planillas de ejecución de obras.
FORMULA POLINOMICA DE REAJUSTE DE PRECIOS DE OBRAS
CIVILES
Pr = Po (0.25* B1/Bo + 0.27*C1/Co + 0.15*D1/Do + 0.08*E1/Eo +
0.05*F1/Fo + 0.04*G1/Go + 0.03*H1/Ho + 0.13*X1/Xo)
En donde los símbolos tienen el siguiente significado:
Pr=
Valor reajustado del anticipo o de la planilla
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Po=
Valor de la planilla menos porcentaje de anticipo.
Subíndice o = Precio o índice de precio de los componentes principales
vigente treinta días antes de la fecha de cierre para la presentación de
las ofertas.
Subíndice 1 = Precio o índice de precio de los componentes principales
vigente a la fecha de pago del Anticipo o de las planillas de ejecución de
obras civiles.
B=
Sueldos y salarios Mínimos de la Cuadrilla Tipo, fijados por la
Ley o Acuerdo ministerial para las correspondientes, ramas de
actividades, más remuneraciones adicionales y obligaciones patronales
de aplicación general que debe pagarse a todos los trabajadores en el
país, exceptuando el porcentaje de la participación de los trabajadores
en las utilidades de la empresa, los viáticos, subsidios y beneficios de
orden social.
C= Acero en barras
D= Hormigón premezclado
E= Madera aserrada, cepillada y/o escuadrada
F= Vidrio plano
G= Cemento portland Tipo I sacos
H= Equipo y maquinaria de construcción vial
X= Índice de Precios al Consumidor
b) FORMULA POLINOMICA DE REAJUSTE DE PRECIOS DE
INSTALACIONES
ELECTRICAS,
ELECTRONICAS,HIDROSANITARIAS Y MECANICAS
CUADRILLA TIPO DE INSTALACIONES
0.068 J1/Jo + 0.441 K1/Ko + 0.373 L1/Lo + 0.092 M1/Mo + 0.014
N1/No + 0.012 O1/Oo
En donde:
J=
K=
L=
M=
N=
O=
Estructura Ocupacional – C1.
Estructura Ocupacional – D2.
Estructura Ocupacional – E2
Estructura Ocupacional – B3
Estructura Ocupacional – C2
Estructura Ocupacional – B1
Subíndice o = Salarios reales diarios de la Estructura Ocupacional
componente de la cuadrilla tipo, fijados por la Ley o Acuerdo ministerial
para las correspondientes, ramas de actividades, más remuneraciones
adicionales y obligaciones patronales de aplicación general que debe
pagarse a todos los trabajadores en el país, vigente treinta días antes de
la fecha de cierre para la presentación de las ofertas.
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Subíndice 1, Salarios reales diarios de la Estructura Ocupacional
componentes de la cuadrilla tipo, fijados por la Ley o Acuerdo ministerial
para las correspondientes, ramas de actividades, más remuneraciones
adicionales y obligaciones patronales de aplicación general que debe
pagarse a todos los trabajadores en el país, vigente a la fecha de pago
del Anticipo o de las planillas de ejecución de obras.
FORMULA POLINOMICA
INSTALACIONES
DE
REAJUSTE
DE
PRECIOS
DE
PIr = Po (0.18* BI1/BIo + 0.09*Q1/Qo + 0.10*R1/Ro + 0.07*S1/So +
0.08*T1/To + 0.09*U1/Uo + 0.12*W1/Wo + 0.09*Y1/Yo + 0.19*XI1/XIo)
En donde:
PIr=
Valor reajustado del anticipo o de la planilla de Instalaciones
Po=
Valor de la planilla menos porcentaje de anticipo.
Subíndice o = Precio o índice de precio de los componentes principales
vigente treinta días antes de la fecha de cierre para la presentación de
las ofertas.
Subíndice 1 = Precio o índice de precio de los componentes principales
vigente a la fecha de pago del Anticipo o de las planillas de ejecución de
las Instalaciones.
BI=
Sueldos y salarios Mínimos de la Cuadrilla Tipo, fijados por la
Ley o Acuerdo ministerial para las correspondientes, ramas de
actividades, más remuneraciones adicionales y obligaciones patronales
de aplicación general que debe pagarse a todos los trabajadores en el
país, exceptuando el porcentaje de la participación de los trabajadores
en las utilidades de la empresa, los viáticos, subsidios y beneficios de
orden social.
Q=
Alambres y Cables para Instalaciones Eléctricas.
R=
Ductos de Planchas galvanizadas.
S=
Equipo de detección de Incendios.
T=
Grifería y Similares.
U=
Lámparas, Aparatos y Accesorios eléctricos para interiores.
W=
Tubos y Accesorios de Hierro o Acero Galvanizado para
instalaciones Eléctricas.
Y=
Tubos y Accesorios de PVC, para desagüe
XI= Índice de Precios al Consumidor.
2 CAPITULO II
INDICACIONES PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE LAS
PROPUESTAS
2.1. PROCESO A SEGUIRSE.-
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2.1.1 Elaboración de la oferta
Los documentos se presentarán perfectamente anillados o
encuadernados, foliados y rubricados por el proponente, organizados
como se indica más adelante. Todos los documentos que conforman la
propuesta técnica y económica serán originales o copias certificadas por
autoridad competente.
Los oferentes presentarán sus ofertas en tres sobres cerrados que
garanticen el carácter secreto de aquella hasta la apertura.
Los sobres deberán estar apropiadamente identificados como oferta,
indicando Licitación Pública Nacional No 01/2013, en la siguiente forma:
-Sobre A que contendrá los sobres B y C.
-Sobre B que contendrá:
a) Carta de Presentación y Compromiso. (Formulario No. 1)
b) Datos generales del oferente, (Formularios No. 2a, 2b o 2c) según sea
el caso y sus anexos correspondientes.(Se debe incluir en la información
copia de títulos profesionales o la determinación del objeto social.
c) La situación financiera del proponente: (Formularios No. 3 y 4).
d) Los antecedentes de la empresa, firma o persona. (Formularios No. 9,
10 y 11)
e) El personal técnico propuesto para el proyecto (Formulario No. 5),
hoja de vida (Formulario No. 6) y modelo de compromiso de prestación
de servicios profesionales (Formulario No. 7)
f) Detalle del equipo que asignará para el proyecto, que efectuaría el
trabajo materia de la oferta (Formulario No. 8).
g) Metodología de la construcción (Formulario No. 12) sin referencia
alguna, directa o indirecta del precio de la oferta.
h) Si fuere del caso, certificados que acrediten la constitución de la firma
y a sus representantes legales.
Certificado de cumplimiento de obligaciones emitido por el Instituto
Nacional de Compras Públicas, INCOP y por el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social.
i) Y cualquier otro documento que tenga relación con las referencias
técnicas.
-Sobre C que contendrá:
a) La oferta con el precio y el detalle de los precios unitarios de cada uno
de los rubros (Formularios No. 13 y 14).
b) El análisis de los precios unitarios de cada uno de los rubros
(Formulario No.15) y los cuadros auxiliares (Formularios No. 16, 17, 18 y
19).
c) El cronograma valorado de trabajo (Formulario No. 20).
d) La garantía de seriedad por el 5% de la oferta, que será incondicional,
irrevocable y de cobro inmediato emitida por una entidad financiera
establecida legalmente en el país.
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2.1.2 Idioma
La oferta y sus documentos, así como la correspondencia con ellos
deben ser escritos en castellano. Todos los documentos conferidos en el
exterior deberán ser autenticados o legalizados mediante la certificación
del agente diplomático o consular del Ecuador o quien haga sus veces.
Si no fuesen escritos en castellano, debe acompañarse la traducción
correspondiente, debidamente legalizada. Los folletos, catálogos, etc.
pueden estar en otro idioma.
Los documentos no deberán contener textos entre líneas,
enmendaduras o tachaduras; a menos que fuere necesario corregir
errores del oferente, en cuyo caso deberán salvarse rubricando al
margen.
2.1.3 Excepciones de los documentos
No se aceptará excepciones, condicionamientos, rubros de trabajo no
solicitados ni cualquier modificación a los documentos pre-contractuales,
ya que serán causa de rechazo de la propuesta.
Los oferentes podrán presentar aclaraciones y observaciones en su
oferta, siempre que ellas no condicionen ni se opongan a los
documentos pre-contractuales.
2.1.4 Presentación de las ofertas
Las ofertas se recibirán hasta las 15h00 del10 de mayo de 2013 o del
último alcance que hubiera modificado esa fecha.
La documentación debe ser entregada directamente en la Secretaría de
la Junta de Licitaciones de la Universidad Andina Simón Bolívar, Sede
Ecuador, ubicada en la calle Toledo N22-80 (Plaza Brasilia), Edif.,
Mariscal Sucre, 2do piso. Los oferentes son responsables de la entrega
de su propuesta. No se tomarán en cuenta las entregadas en otro lugar
o después de la hora fijada para su recepción, aún cuando el retraso
obedezca a factores de fuera de control del oferente. Tampoco se
aceptará ofertas enviadas por correo postal, correo electrónico, fax u
otro medio de comunicación.
La secretaría de la Junta de Licitaciones registrará las ofertas recibidas
hasta el plazo establecido, en orden cronológico de recepción. Tanto en
el sobre A conteniendo la oferta, como en la constancia del recibido
anotará el día y hora de recepción. No se recibirán ofertas con
posterioridad al vencimiento del plazo y hora estipulados.
2.2 DOCUMENTOS DE LA OFERTA
2.2.1 Presentación y compromiso
A la carta de presentación y compromiso según el modelo presentado en
el formulario No. 1 se adjuntarán según corresponda a la condición
jurídica del proponente, lo siguiente:
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1. Si el proponente es una persona natural, el formulario 2a con toda la
información ahí detallada y copia del RUP (Registro Único de
Proveedores) como proveedor habilitado.
2. Si el proponente es una persona jurídica: el formulario 2b, adjuntar el
certificado de la existencia legal y de cumplimiento de las
obligaciones, expedido por la Superintendencia de Compañías, y el
nombramiento del representante legal debidamente inscrito en el
Registro Mercantil. Se adjuntará copia de los estatutos que acredite
la facultad para ejecutar este tipo de obra.
3. Si el proponente es un consorcio: presentará el formulario 2c y el
compromiso de extender su vigencia hasta por lo menos 90 días
después de la fecha probable de la entrega recepción definitiva del
contrato. Se acompañará el poder concedido a favor de la persona
autorizada a suscribir la oferta y la designación del representante
técnico. Finalmente se incluirán todos los documentos exigidos en los
literales anteriores, según corresponda para cada uno de los
integrantes del consorcio.
2.2.2 Situación financiera
Los documentos que acrediten el estado de la situación financiera del
oferente según el modelo del formulario No. 3 y el de resultados, ambos
correspondientes al último ejercicio fiscal y las principales variaciones
que hubiere ocurrido entre la fecha del corte y el penúltimo mes anterior
al de la presentación de la oferta. Los datos consignados en el formulario
No. 3 se desglosarán en anexos y se acompañará la copia de la licencia
profesional actualizada del contador que suscribe los documentos. Si el
oferente es un consorcio se presentará la información de todos sus
integrantes.
2.2.3 Certificado del Instituto Nacional de Compras Públicas,
INCOP
Certificado del INCOP sobre cumplimiento de contratos celebrado por el
proponente con entidades del sector público, actualizado, o que no los
ha celebrado. En caso de un consorcio deberán presentarlo cada uno de
sus integrantes y también del consorcio.
2.2.4 Personal técnico profesional
La lista del personal profesional técnico que asignaría al proyecto,
agrupados por áreas de actividad y empezando con el personal de
mayor jerarquía (formulario No. 5). Solo para el personal que tenga nivel
de jefatura, se presentará la hoja de vida y la carta de compromiso
según los formularios No. 6 y 7. La hoja de vida detallará solamente la
experiencia en la construcción de obras similares, con un máximo de 3
proyectos.
Se anexarán certificados de estudios y de trabajos que prueben que la
información presentada es verídica.
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A la carta de compromiso del profesional se adjuntará copia del RUP
(Registro Único de Proveedores) como proveedor habilitado y que no
haya sido declarado contratista incumplido ó adjudicatario fallido.
2.2.5 Equipo de construcción
El oferente entregará una lista del equipo de construcción propuesto
para la ejecución de la obra (Formulario No. 8). Se indicarán donde se
encuentran a efectos de poder inspeccionarlos. El equipo puede ser
propio, arrendado o hallarse bajo compromiso firme de ser adquirido, lo
que se comprobará con los correspondientes documentos.
2.2.6 Experiencia del proponente
Se indicará en el modelo del formulario No. 9, los proyectos similares al
convocado, con un máximo de 3 proyectos. También indicará todos los
proyectos que el oferente tenga en ejecución o cuya adjudicación se le
hubiere comunicado.
Se ampliará la información usando los formularios No. 10 y 11 según el
caso. En este último se indicará claramente si alguna persona de las
indicadas en el formulario No. 5, trabaja o está comprometida para
proyectos adjudicados o en ejecución y las fechas desde las cuales
podría incorporarse al proyecto si se lo adjudicare, igual cosa se indicará
con respecto al equipo consignado en el formulario No. 8.
Los formularios No. 9, 10 y 11 se deben presentar para todos los
integrantes de un consorcio, si este fuere el caso.
2.2.7 Metodología
El oferente debe indicar con el suficiente detalle la metodología
(formulario No. 12) y procedimientos a seguirse para los diferentes
trabajos de construcción de la obra. Se considerará la correcta
secuencia de actividades y el número de frentes de trabajos simultáneos
que proponga. Puede usar las hojas que sean necesarias. El oferente no
reproducirá las especificaciones técnicas de la obra para describir la
metodología.
Dentro de la metodología se presentará organigrama, cronogramas de
uso del personal, de equipos, etc.
2.2.8 Oferta económica
La oferta propiamente dicha según los modelos de los formularios No. 13
y 14. Se adjuntará el original de la garantía de seriedad de oferta.
El oferente deberá cotizar todos y cada uno de los rubros señalados en
la tabla de cantidades y precios que constan en los documentos
contractuales, para la obra que propone ejecutar. No podrá variar las
cantidades y unidades. Los precios no deberán incluir lo correspondiente
al impuesto del valor agregado, IVA, y serán los vigentes no más de 30
días antes de la fecha de presentación.
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2.2.9 Precios Unitarios
El oferente deberá determinar los precios unitarios de todos y cada uno
de los rubros señalados para la construcción de la obra.
Sin perjuicio del estudio que realice la Comisión Calificadora, los análisis
de precios unitarios presentados por el oferente son de su exclusiva
responsabilidad. Para el cálculo de precios unitarios se usará el modelo
del formulario No. 15.
Obligatoriamente el oferente deberá llenar los formularios No. 16 y 17
que son cuadros auxiliares que determinan el costo real de la mano de
obra para cada nivel de sueldos y la descomposición de los costos
indirectos, utilidad y honorarios. Deberá detallar el cálculo de las tarifas a
cobrar por el uso de equipos utilizando el formulario No. 18 y para el
costo de los materiales empleará el formulario No. 19.
Los análisis de precios unitarios presentados por el oferente son de su
exclusiva responsabilidad. Cualquier omisión en este análisis se
interpretará como voluntaria y tendiente a conseguir precios que le
permitan presentar una oferta más ventajosa.
2.2.10 Respaldo electrónico
Todos los archivos de los formularios de la oferta deben ser entregados
en un disco compacto debidamente identificado.
2.2.11 Cronograma valorado
El oferente presentará el cronograma valorado de trabajos según el
modelo del formulario No. 20, considerando que la convocante requiere
de un mínimo de 60 días laborables para adjudicar el contrato,
formalizar el compromiso y ordenar el inicio de los trabajos. Se verificará
cuidadosamente que el monto final sea igual al de la oferta.
3. CAPITULO III
PROCESO HASTA LA ADJUDICACION Y SU NOTIFICACION
3.1 PROCESO A SEGUIRSE
3.1.1 Apertura de las propuestas
El día 10 de mayo de 2013, o el último alcance que haya prorrogado
esta fecha (salvo por fuerza mayor o caso fortuito), a las 16h00, la Junta
de Licitaciones de la Universidad abrirá los sobres A y B de las ofertas y
todos los miembros de la Junta rubricarán los sobres C de las ofertas
conforme al art. 26 del Reglamento de Adquisiciones de Bienes y
Contrataciones de Servicios de la Universidad. A este acto podrán asistir
los oferentes. Se dará lectura del nombre del oferente y los documentos
del sobre B serán entregados a la Comisión Calificadora para su
evaluación y precalificación, concediéndose un plazo de 5 días
laborables. Los sobres C serán entregados a la Secretaría de la Junta
para su custodia, hasta el segundo acto de apertura.
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3.1.2 Precalificación
La Comisión Calificadora realizará la evaluación de los documentos del
sobre B, presentará un informe y una lista de las ofertas precalificadas
para su consideración en un segundo acto.
3.1.3 Apertura del sobre C
Una vez considerada y aprobada la lista de las firmas o personas
precalificadas por la Junta de Licitaciones, en este segundo acto de
apertura se devolverán los sobres C a las firmas no incluidas en dicha
lista y se abrirán los sobres C de la lista aprobada.
Se dará lectura al monto de cada una de las ofertas y se entregará a la
Comisión Calificadora para que realice la evaluación de las ofertas
dentro del plazo de doce (12) días laborables.
3.1.4 Observaciones
Los oferentes que hayan formulado observaciones en los actos de
apertura, deberán confirmarlas por escrito dentro de tres días hábiles
siguientes a dicho acto, si no la hicieren , las observaciones se tendrán
por retiradas. Si las confirma la Junta de Licitaciones resolverá lo
pertinente dentro del plazo señalado para el efecto.
3.1.5 Calificación
La calificación de ofertas deberá realizarse en base a los datos
establecidos en la apertura de ofertas. No se admitirá ninguna
modificación a tal información. Sin embargo la Comisión Calificadora a
través de su Presidente, podrá solicitar a los oferentes aclaraciones que
no signifiquen una modificación de la esencia de las ofertas. Tales
aclaraciones se darán a conocer en el informe de la Comisión
Calificadora. Ningún miembro de la Comisión Calificadora podrá
proporcionar información a terceros relativa a los asuntos sometidos a su
calificación.
3.1.6 Descalificación
Serán descalificadas las ofertas que no cumplan las condiciones
requeridas en la convocatoria o en las especificaciones.
3.1.7 Etapas de la calificación
La calificación se realizará en base a las siguientes consideraciones:
1. Legal: Que comprobará el cumplimiento de los requisitos legales
establecidos en las especificaciones.
2. Técnica: Las ofertas que hayan llenado los requisitos legales podrán
calificarse de acuerdo a los requisitos técnicos exigidos en las
especificaciones y demás documentos, siguiendo los factores
señalados en el método de calificación.
3. Económico-financiero: Se evaluarán las condiciones tales como
precios, y otros factores de acuerdo al método de calificación.
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3.1.8 Informe
La Comisión Calificadora preparará un informe y presentará a la Junta
de Licitaciones en el plazo señalado. El informe y los cuadros anexos
serán revisados por la Junta de Licitaciones, quien podrá solicitar
aclaraciones, profundización o revisión en el análisis, concediendo un
término para ello. Cuando se considere completo el informe, se
autorizará a que la Secretaría notifique y entregue a los proponentes
una copia del mismo. Los proponentes podrán presentar aclaraciones
relacionadas exclusivamente con su propuesta a más tardar en 5 días
hábiles desde la fecha en la que se entregó el informe.
3.1.9 Adjudicación
La Junta de Licitaciones, considerando el informe de la Comisión
Calificadora, procederá a la adjudicación por mayoría de votos de sus
miembros presentes.
3.1.10 Oferta única
Si se presentare una sola oferta, ella deberá ser considerada y
procederá la adjudicación si, habiendo cumplido con lo exigido en los
documentos precontractuales, se la considera conveniente a los
intereses de la institución.
3.1.11 Declaratoria de desierto
La Comisión Calificadora está facultada para recomendar que se declare
desierta la convocatoria, cuando, a su criterio las ofertas no reunan las
condiciones propuestas, adolezcan de vicios de nulidad o no sean
convenientes al interés de la Universidad.
La Junta de Licitaciones podrá declarar desierto el procedimiento de
licitación en los siguientes casos:
a) Por no haberse presentado ofertas.
b) Por haberse rechazado, descalificado o porque son inconvenientes
para los intereses institucionales todas las ofertas o la única
presentada.
c) Por violación sustancial del procedimiento precontractual.
d) Por negarse el adjudicatario a celebrar el contrato.
e)
En caso de que la Junta de Licitaciones declarase desierta la
convocatoria a licitación pública se procederá de acuerdo a lo que se
estipula en el numeral 6.1.3 de este instructivo.
3.2 NOTIFICACIÓN DEL RESULTADO
3.2.1 Notificación de la adjudicación
La adjudicación se hará a la oferta que, a criterio de la mayoría de los
integrantes de la Junta de Licitaciones, es la más conveniente a los
intereses de la institución. La adjudicación será fundamentada, lo que se
hará constar en el acta.
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El presidente de la Junta de Licitaciones notificará por escrito a los
oferentes el resultado, en el domicilio que se haya señalado y devolverá
las garantías de seriedad de la oferta de las no aceptadas. La
adjudicación constará en el acta correspondiente, que precisará el
nombre del oferente adjudicado, los precios y el plazo de su oferta.
4. CAPITULO IV
CAUSAS PARA EL RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
4.1.1 Causas para el Rechazo
Luego de evaluados los documentos del sobre B, la Junta de
Licitaciones rechazará una oferta por las siguientes causas:
a) Cuando los documentos estén incompletos, es decir que se ha
omitido alguno de los formularios o certificaciones solicitados; o
cualquiera de estos estuvieren indebidamente presentados.
b) Si los documentos que forman la oferta técnica no se han presentado
debidamente rubricados y foliados. Pero si ocurre aisladamente y en
los documentos presentados en los anexos, dentro del período que
se establece para solicitar aclaraciones de las ofertas, se pedirá al
oferente que rubrique o numere las hojas respectivas, sin que esto
signifique modificación o alteración del documento ( los folletos,
catálogos y similares presentados en los anexos no requieren ser
rubricados y foliados)
c) Si en el contenido de los formularios presentados difiere del modelo,
condicionándolos o modificándolos de tal forma que alteren las
condiciones previstas para la ejecución del contrato.
d) Si el oferente no reúne la capacidad técnica y/o la solvencia
económica mínimas exigidas en estos documentos precontractuales.
e) Si hubiere entregado las ofertas en otro lugar o después de la hora
establecida.
También se rechazará una oferta si al analizar el sobre C se encuentra
que:
a) No se oferta todos los rubros indicados en la tabla de unidades,
cantidades y precios.
b) Se propone un plazo de ejecución mayor al previsto en los
documentos precontractuales.
c) Si en el análisis de precios unitarios se utiliza salarios o sueldos
inferiores a los mínimos legales vigentes de la fecha de presentación
de la oferta; por incongruencia del análisis de precios o por cambio
de especificaciones al establecer los componentes de tales precios.
d) Si no se hubiera presentado los soportes electrónicos de los
formularios. La Comisión Calificadora podrá solicitar que complete la
información dando un plazo de 2 días para ello.
4.1.2 Causas para la Descalificación de las ofertas
Una oferta será inhabilitada en cualquier momento del proceso si se
comprobare falsedad de la información presentada.
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5. CAPITULO V
ACLARACION PRECONTRACTUALES
5.1 TRÁMITE DE ACLARACIONES
5.1.1 Solicitud de aclaraciones
Si el interesado luego de la visita al sitio de la obra y del análisis de los
documentos precontractuales detecta un error u omisión o
inconsistencia, o necesita una aclaración sobre una parte de los
documentos, deberá solicitarlo por escrito a la Junta de Licitaciones,
hasta la mitad del término establecido para presentar las ofertas,
inclusive su prórroga.
5.1.2 Alcances
Todas las interpretaciones o aclaraciones se emitirán mediante alcances
a los documentos precontractuales y se pondrán en conocimiento de los
interesados, enviándolos a las direcciones por carta
o correo
electrónico, hasta máximo de las dos terceras partes del término
señalado para la presentación de las ofertas incluidas las ampliaciones.
Será de responsabilidad de los interesados acercarse a la Secretaría de
la Junta a verificar si posee todos los alcances.
Únicamente las aclaraciones o interpretaciones dadas por la Junta de
Licitaciones y de la manera indicada serán consideradas como oficiales,
y se previene a los oferentes que no existe ninguna otra fuente
autorizada para dar información relacionada con esta convocatoria,
explicar o interpretar los documentos precontractuales.
5.1.3 Limitación de las aclaraciones
Las consultas o solicitudes de aclaraciones o interpretaciones y sus
respuestas, no producirán efecto suspensivo en el plazo para la
presentación de ofertas. Las consultas presentadas por los interesados
sobre la interpretación de los documentos precontractuales no podrán
ser utilizadas para modificar tales documentos.
5.1.4 Ampliación de los plazos para entrega de ofertas
La Junta de Licitaciones podrá extender el plazo para la entrega de
propuestas siempre que ocurrieran causas que lo justifiquen. En este
caso notificará por escrito a quienes hayan adquirido los documentos
precontractuales y realizará una publicación en la prensa en tal sentido.
6. CAPITULO VI
GARANTÍAS Y SEGUROS DEL CONTRATO
6.1 GARANTÍAS Y SEGUROS DEL CONTRATO
6.1.1 Garantías y seguros
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6.1.1.1 El Contratista, antes de firmar el contrato, para seguridad del
cumplimiento de éste y para responder de las obligaciones que
contrajera frente a terceros, relacionadas con el contrato, ha
entregado a favor de la contratante una garantía incondicional,
irrevocable y de cobro inmediato a la sola presentación de una carta
del representante legal de la Universidad en la que se exprese que el
contratista no ha cumplido con el compromiso adquirido; por un
monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato.
Esta garantía ha sido emitida en dólares estadounidenses, por una
institución financiera legalmente domiciliada en el país.
6.1.1.2 Para garantizar el anticipo que la Universidad le otorga, el
contratista entregará a favor de la contratante una garantía emitida
por una institución financiera por un monto equivalente al total del
anticipo. La garantía se reducirá en la medida que se amortice el
anticipo, hasta su total cancelación.
6.1.1.3 Para garantizar la debida ejecución de la obra y la buena
calidad de los materiales empleados, el Contratista acepta que la
contratante retenga del monto global de cada planilla, inclusive de la
correspondiente a reajustes de precios, el tres por ciento (3%) de su
valor, antes de los descuentos, como Fondo de Garantía. Este fondo
será depositado en una cuenta especial conjunta del Contratista y de
la Universidad, en un banco legalmente establecido en el país. Los
intereses incrementarán el fondo de garantía.
Este Fondo de Garantía servirá para reparar o cambiar aquellas
partes de la obra en las que se descubra defectos de construcción,
mala calidad o incumplimiento de las especificaciones o cualquier
otro cargo a cuenta del contratista.
6.1.1.4 El Contratista deberá contratar un seguro a todo riesgo, para
que en el evento de que se produjera daños con ocasión de la
ejecución del contrato, pueda responder de los mismos y mantener
vigente durante todo el tiempo que dure la obra.
6.1.1.5 El contratista tiene la obligación de mantener vigente la
garantía de fiel cumplimiento del contrato hasta la total terminación
de la obra, su recepción y liquidación del mismo, que extingue las
obligaciones pactadas, y la del anticipo recibido hasta su
cancelación y en la parte no amortizaba del mismo. De no renovar
las garantías por lo menos cinco días antes de su vencimiento, la
contratante las hará efectivas, sin que haya lugar a reclamo alguno
del contratista.
6.1.2 Tipo de Garantía
Estas garantías, emitidas por una institución financiera legalmente
establecida en el país, serán incondicionales, irrevocables y de cobro
inmediato a la sola presentación de una carta del representante legal de
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la Universidad Andina en la que exprese que el contratista no ha
cumplido con el compromiso adquirido..
6.1.3 Devolución
Estas garantías serán devueltas al contratista en la siguiente forma:
a) La del anticipo, conforme éste vaya amortizándose, hasta su total
cancelación.
b) La de fiel cumplimiento, a la firma del acta de recepción definitiva o si
hubiera operado la recepción presunta.
c) El Fondo de Garantía se devolverá a la entrega recepción provisional
de las obras, recepción real o presunta.
d) El contratista deberá mantener vigente el seguro a todo riesgo, hasta
la entrega recepción provisional de las obras, recepción real o
presunta.
La devolución de estas garantías no le eximirá ni exonerará de la
garantía decenal establecida en el art. 1937, regla 3 del Código Civil.
7. CAPITULO VII
CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
7.1.1 Minuta del contrato
Inmediatamente notificada la adjudicación, se remitirá al Notario todos
los documentos que fueran necesarios para que eleve a escritura pública
el contrato. Será de responsabilidad del adjudicatario la entrega
oportuna de la garantía de fiel cumplimiento y los documentos
actualizados que le correspondan presentar para demostrar que puede
suscribir el contrato.
7.1.2 Negativa a suscribir el contrato
La negativa a la celebración del contrato o la no comparecencia al
otorgamiento de la escritura pública del adjudicatario, dará lugar a la
penalización prevista en el numeral 1.2.9 de esta sección. La no
presentación de la garantía de fiel cumplimiento o de los documentos
actualizados que le corresponden al oferente adjudicado, o la no
renovación de la garantía de seriedad de la oferta, se entenderán como
negativa a suscribir el contrato. En todos estos casos la Universidad
hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta.
7.1.3 Reexamen de las ofertas
Cuando hubiere negativa a suscribir el contrato por parte del
adjudicatario, la Junta de Licitaciones podrá reexaminar las ofertas
restantes y, en su caso, adjudicar a la más conveniente a los intereses
de la Universidad, siempre que esta nueva adjudicación no implique
disminución, aumento o creación de rubros o ventajas en relación a la
propuesta original. Para ello contará con la ayuda de la Comisión
Calificadora.
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El nuevo adjudicatario deberá actualizar su garantía de seriedad de la
oferta en el plazo que señale la Junta de Licitaciones y mantener la
vigencia hasta la firma del contrato.
8. CAPITULO VIII
IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTRAS OBLIGACIONES
8.1.1 Impuestos
La contratante retendrá de cada planilla el Impuesto a la Renta conforme
lo indique la legislación vigente.
Correrán a cargo del contratista los impuestos que ocasionen la
celebración del presente contrato, inclusive el valor de las seis copias
certificadas de la escritura que debe entregar a la Universidad.
8.1.2 Otras obligaciones
Adicionalmente el adjudicatario del contrato debe cumplir con los
siguientes requisitos:
a) Mantener vigente el Registro Único de Contribuyentes
b) Mantener el número patronal en el IESS y cumplir las obligaciones
que le corresponden en calidad de empleador.
c) Cumplir con todos los requisitos exigidos por la legislación respectiva
y que habilite para realizar la obra.
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