CAPITULO II MARCO TEÓRICO SOBRE EL MODELO

CAPITULO II
MARCO TEÓRICO SOBRE EL MODELO, ADMINISTRACIÓN, DATA
WAREHOUSE, INFORMES, TOMA DE DECISIONES Y MANDOS
MEDIOS.
A. MODELO
1. Generalidades.
Es interesante observar como a través de los siglos el hombre ha ido desarrollando
el concepto de construcción de modelos, especialmente en torno a un área que le ha
interesado, antecedentes de esto son sus primeros días sobre la tierra: el estudio y
pronóstico de los movimientos de estrellas y planetas.
Todos los científicos tienen plena conciencia de que el propósito fundamental y
central del método científico es crear un modelo. El concepto de construcción de
modelos, en particular en años recientes se ha complicado un poco hasta parecer
oscuro y, sin embargo, toda la historia del hombre aun en sus actividades menos
científicas hace patente que este es un ser esencialmente orientado a la construcción
de modelos.
Los ejecutivos que se enfrentan a situaciones difíciles en las que deben tomar
decisiones para resolver problemas presentes pero con repercusiones en el futuro
deben elegir entre diversas estrategias y cursos de acción.
Esto supone la
elaboración y uso de un modelo.
La creación de los modelos es una forma que el hombre ha ideado para tratar y
estudiar la realidad. Una organización responde a un “que”, esto es el objetivo hacia
el cual ella se dirige, el mismo es orientado a través de las políticas que se formulan
en el nivel mas alto de la organización.
30
2. Conceptos de Modelo.
“Representación simple de las propiedades centrales de un objeto, una circunstancia
o una relación del mundo real; puede ser oral, material o matemático.” 1
“El modelo o hipótesis es un conjunto de relaciones lógicas ya sean cualitativa o
cuantitativas, las cuales enlazan entre si las características relevantes de la realidad
concerniente”.2
“Es una representación ideal y concreta de un objeto, de un fenómeno con fines de
estudio y experimentación.
Es un concepto de valores, creencias, y normas de
conducta que condicionan la actuación y el modo de pensar de todos.”3
3. Características de los Modelos
Un modelo puede ser descriptivo (las principales características de una clientela),
explicativo (los diferentes obstáculos a la compra de un equipo), funcional (el
comportamiento de compra de una persona), práctica (las modalidades de un
contrato de arrendamiento), dinámico (los factores y procesos de adopción de un
nuevo producto) o estático (estructura de un mercado).
ƒ
Los modelos pueden ser:
a.) Observables: Se entiende que el investigador científico está en condiciones
de ver algunos aspectos de lo que se esta llevando acabo, probar y
comprender las características de estos aspectos y ser capaz de diseñar
alguna forma de predictor, no solo del comportamiento sino también
comprobar los resultados de las hipótesis.
1
Administración, James A. F. Stoner, Pág.141
Construcción de modelos para análisis de decisiones, Patrick Rivett, pág. 25
3
Administración de Empresas, Stipen Robbins, 5ta Edición. Pág.106
2
31
b.) Medibles: Ciertas investigaciones de operaciones contemporáneas se llevan a
cabo en campos donde no es posible hacer mediciones.
c.) Sistemática: Con esto se quiere decir que existe un conjunto de causas y un
conjunto de efectos que interactúan de manera compleja y simultáneamente.
Construcción de modelos
ƒ
Básicamente, un modelo debe construirse a partir de datos observados.
ƒ
El modelo mental de la dinámica carro-conducción, por ejemplo, se
desarrolla a través de la experiencia de conducir.
ƒ
Los modelos gráficos se construyen a partir de ciertas mediciones.
4. Clasificación del Modelo.
Muchos investigadores han formulado métodos para clasificar modelos, pero antes
es muy útil preguntarse para que se requiera clasificar estos modelos. Al parecer el
hombre es un ser que clasifica por naturaleza y se siente tentado a poner cada cosa
que se observa dentro de una categoría.
Uno de los primeros métodos de
clasificación lo diseñaron Ackoff y Rivett, estos establecieron una distinción entre
formas y contenidos del problema y se concentraron en el nivel puramente táctico.
Por contenido, se entendía la complejidad superficial bajo la cual aparecía el
problema. De hecho cuando más estratégico sea el tipo de problema, mayor es la
probabilidad de que sea necesario más de un modelo.
a. Modelos según sus características.
ƒ
Modelos icónicos:
Representan la unidad estudiada en cuanto a su apariencia y hasta cierto punto, en
cuanto a funciones. Con frecuencias son versiones a escala reducida a lo real, como
por ejemplo: Aviones a escala, maquetas de edificios y paisajes como los que
emplean los ingenieros, diseñadores y arquitectos.
32
ƒ
Modelo analógicos:
Exhibe el comportamiento de la entidad real del que está siendo estudiada pero no
tiene el mismo aspecto. Los modelos analógicos son mucho más abstractos que los
modelos icónicos.
ƒ
Modelos simbólicos ó matemáticos:
Emplean un conjunto de símbolos matemáticos y de funciones para describir y
representar el comportamiento del sistema, por ejemplo: modelar la llegada de
clientes a un supermercado, usando símbolos y ecuaciones para relacionar el tiempo
de llegada, el máximo de la cola, y el tiempo empleado en la cola. Una subdivisión
de estos modelos son los siguientes:
•
Modelo narrativo:
Es una descripción por medio del lenguaje de las relaciones que existen en un
proceso o en un sistema.
•
Modelos gráficos:
Describe partes o pasos de una entidad o proceso mediante una representación
gráfica. Un diagrama de flujo, que se usa en el desarrollo de las aplicaciones de las
computadoras, simboliza los sucesos, las acciones y muestra el orden o la secuencia
que debe seguir en el caso de que cierta acción deba ser ejecutada, o un problema
específico deba ser resuelto.
b. Modelos según sus funciones.
Corresponde a aquellos que por su naturaleza cumplen una función específica.
Mencionamos algunos de ellos con sus principales características.
ƒ
Modelos de inventarios:
Sirven como control de los costos totales de inventario, estableciendo un nivel de
producción total, que haga mínimo el costo de tener existencias de materiales.
33
ƒ
Modelos de Secuenciación:
Su función es analizar la secuencia o el orden en que puede darse un proceso, como
el caso de fijar las secuencias de producción de una serie de piezas, en una serie de
maquinas. En este caso hay que ver cuales son las propiedades.
ƒ
Modelos de distribución:
Sirven como solución de situaciones donde hay que efectuar cierto número de
actividades que pueden llevarse a cabo de varias formas, también para combinar las
actividades y recursos de manera que se maximice el rendimiento total.
ƒ
Modelos de líneas de espera:
Sirven como solución a situaciones que surgen cuando hay unas llegadas
espaciadas al azar y a un tiempo de servicio de duración aleatoria. Comprende
situaciones que exigen la determinación del número óptimo de medios de servicios o
de la frecuencia con que se presta el servicio.
ƒ
Modelos de reemplazo:
Hace referencia a situaciones en las que la eficiencia de un equipo tiende a
deteriorarse con el tiempo. El problema consiste en determinar los tiempos en los
cuales dicha acción debe llevarse a cabo para optimizar cierta medida de la
efectividad.
ƒ
Modelos de competencia:
Son los modelos que tratan los conflictos externos a la organización. La competencia
se manifiesta en los problemas considerados, en que la elección de las decisiones
adoptadas por una de las partes, depende de las decisiones de la otra.
c. Modelos según el tiempo
ƒ
Estáticos:
Definido en un punto fijo del tiempo , las condiciones del modelo no cambian para
este período específico en el proceso de solución.
34
ƒ
Dinámicos:
Se examinan en períodos múltiples.
d. Modelos según relaciones funcionales
ƒ
Estocástico:
Las relaciones funcionales implican que los parámetros son de comportamiento
aleatorio. Ejemplo, El tiempo de servicio que dura en promedio una operación
bancaria.
ƒ
Determinístico:
Las relaciones funcionales implican, que los parámetros del modelo se conocen con
certidumbre. Siendo aquellos en los que cada alternativa del problema (hay mas de
dos) tiene una y solo una solución. Ejemplo, optimizar un proceso de producción a
partir de una serie de recursos.
B. LA ADMINISTRACIÓN
1. Concepto de Administración.
“La administración es una ciencia universal, que maneja principios o verdades
fundamentales” 4
“Una orientación de futuro, con la generación y adopción oportuna de cambios en las
políticas, procesos y estructuras de las organizaciones” 5
“Es la tarea de conducir el esfuerzo y el talento de los demás para el logro de
resultados”.6
4
Influencia del carácter en el desempeño de la funciones de mandos medios en empresas privadas y comerciales de la zona
metropolitana de San Salvador, Alvaro David Alberto M. Pág. 26
Enciclopedia del management, L. Bittel / J. Ramsey. Pág. 7
6
Administración Contemporánea, Juan Gerado Garza Treviño, Pág.2
5
35
“Proceso de planear, organizar, liderar y controlar el trabajo de los miembros de la
organización y de utilizar todos los recursos disponibles de la empresa para alcanzar
objetivos organizacionales establecidos”.7
“Asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere de la
participación de varias persona”8
2. Antecedentes de la Administración
a. Antecedentes históricos de la administración9
ƒ
Época primitiva
Caracterizada por tribus, estas practicaban la caza, la pesca y la recolección. Los
jefes de familia eran la autoridad para tomar decisiones de mayor importancia la
división era por capacidad de los sexos y las edades, al trabajar el hombre en grupo,
surgió la administración como: una asociación de esfuerzos para lograr un fin
determinado que requiere de la participación de varias personas.
ƒ
Período Agrícola
Se caracterizó por la aparición de la agricultura y de la vida sedentaria. Prevaleció la
división del trabajo por edad y sexo.
Se acentúo la organización social de tipo
patriarcal. La caza, la pesca y la recolección tuvieron importancia secundaria en la
economía agrícola de subsistencia.
ƒ
Antigüedad Greco – Latina
Aparece el esclavismo, se caracterizo por la supervisión del trabajo y el castigo
corporal como forma de disciplina, esta forma de organización fue en gran parte la
causa de la caída del imperio romano.
7
8
9
Administración, James A. F. Stoner, R.Edward Fresman. Pág. 4
Fundamentos de Administración, Munich Galindo / García Martínez. Pág. 17
Ibid Pág. 17-18.
36
ƒ
Época Feudal
Se caracterizó por un régimen de servidumbre. El feudal ejercía un control sobre la
producción del siervo, aparecieron las corporaciones o gremios que regulaban
horarios, salarios y demás condiciones de trabajo.
ƒ
Revolución Industrial
Se caracterizó por la aparición de diversos inventos y descubrimientos (máquina de
vapor) desaparecen los talleres artesanales y se centralizo la producción, surge la
especialización y producción en serie. La administración sigue careciendo de bases
científicas, se caracterizó por la explotación inhumana.
ƒ
Siglo XX
Se caracterizó por el gran desarrollo tecnológico e industrial y consecuentemente, a
principio del siglo surge la administración científica – Frederick Winslow Taylor –
iniciador de la administración, volviéndose indispensable la eficiencia, optimización
de los recursos y la planificación del trabajo.
b. Enfoques distintos pero complementarios de la administración.
ƒ
Como Filosofía
Una filosofía es una serie de principios e ideas que nos da direccionalidad, porque es
finalidad a un propósito último. Así mismo por filosofía también se entiende que es
buscar un significado a lo que hacemos. Las preguntas que nos hacemos son: ¿Por
qué?, ¿Para qué?;
Las organizaciones necesitan una filosofía para entender su
misión y finalidad.
ƒ
Como Método
La administración es también interpretada como método o forma sistemática de
realizar actividades. El método es una forma aprendida de conseguir determinados
resultados.
37
1.) Como Procesos y Estructuras
La administración se relaciona con tareas continuas que implican múltiples procesos:
fijación de objetivos, toma de decisiones, negociación, solución de problemas,
creatividad, motivación y otros.
Los procesos son las condiciones que hacen que las cosas sucedan. La estructura
es la definición de funciones, asignación de recursos, convenios o contratos.
2.) Como teoría Administrativa.
Una teoría administrativa es un conjunto de conocimientos en torno a la disciplina
denominada administración.
c. Principales aportaciones de la administración científica.
Frederick Wisnlow Taylor (1846 – 1915) considerado el padre de la administración
científica, fue el primero que trató de desarrollar esta disciplina aun cuando no
presentó sus ideas en forma sistematizada, sino de manera paulatina, concibiéndolas
mientras trabajaba en diferentes empresas.
Funciones de la Administración
Determinar donde nos encontramos
Establecer que deseamos hacer
Diseñar la estructura organizacional para realizar lo
planeado
F
Conducir las actividades requeridas
F
Realizar tareas y actividades
Evaluar si se está realizando correctamente
Diagnóstico
Planeación
Organización
Dirección
Ejecución
Control
Cuadro #6. Fuente: Funciones de la administración. página.2
38
Los cuatro principios básicos de la administración de Taylor
1. Crear una ciencia para estudiar cada elemento del trabajo individual, que
sustituya en métodos empírico.
2. Escoger científicamente y luego capacitar, entrenar y desarrollar al
trabajador. En el pasado los trabajadores escogían su propio trabajo y se
entrenaban lo mejor que se podía.
3. Colaborar ampliamente con los empleados para que todo el trabajo se realice
conforme a los principios de la ciencia que se ha ido desarrollando.
4. Debe existir una división igual de tareas y responsabilidad entre la
administración y los empleados.
Cuadro #7. Fuente: Administración: teoría y práctica, Sthpen P. Robbins, página.14
d. Las escuelas del proceso administrativo.
Henry Fayol (1841–1925) ha sido, sin duda el precursor más importante de la
administración moderna en Europa y el mundo entero.
Definido por Chambers
(1974) como “hombre introspectivo y reposado”, diariamente anotaba en un diario lo
que ocurría en su empresa y así fue acumulando una serie de observaciones sobre
los mas variados temas de administración.
Los principios generales de la administración según Fayol son los siguientes:
1) División del trabajo
2) Autoridad
3) Disciplina
4) Unidad de mando
5) Unidad de dirección
6) Subordinación de los intereses individuales al interés general
7) Remuneración
8) Centralización
39
9) Cadena de mando
10) Orden
11) Equidad
12) Estabilidad del personal
13) Iniciativa
14) Espíritu de grupo.
e. Términos asociados a la administración.
a.) Conceptos de Empresa.
“Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de producir
bienes o vender servicios”10
“Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo se
producen bienes y servicios tendencistas a la satisfacción de las necesidades de la
comunidad”11
b.) Concepto de Gerencia.
Equipo de personas responsables del funcionamiento de la empresa industrial y
comercial u otras, que provee consejo, servicio y control; que se interesa por
contratar personal calificado, imaginativo y competente12.
3. Niveles de la Administración.
Se clasifican a los administradores según el nivel que ocupan en la organización.
En la siguiente figura se muestra los tres niveles administrativos básicos. Aquí se
definen estos niveles en términos generales.
10
11
12
Fundamentos de Administración, Munich / García Martínez. Pág. 50
Ibid. Página 44.
Influencia del Carácter en el desempeño, Pág. 29
40
Jerarquía Organizacional
Administración
primer nivel
Administradores de mandos
Intermedios
Gerente de Primera línea
Figura #1. Fuente: Administración, Don Hellriegel, página.7
Explicación:
Gerente de Primera Línea.
En general los gerentes de primera línea, son
directamente responsables de la producción de bienes y servicios, se les puede
llamar jefes de ventas, jefes de sección o supervisores de producción, dependiendo
de la organización.
Los empleados que responden a sus órdenes ejecutan las
labores básicas de producción, ya sea de bienes y servicios.
Administradores de Mandos Intermedios. Son aquellos administradores que reciben
amplias estrategias y políticas generales de los administradores de primer nivel, los
cuales traducen en objetivos y planes específicos para su implementación por los
gerentes de primera línea.
Las organizaciones pequeñas pueden funcionar exitosamente con un solo nivel
administrativo, pero cuando una organización crece, también crecen sus problemas.
En las grandes organizaciones algunos administradores deben ocuparse de
41
coordinar las actividades de los empleados, determinar que productos o servicios
ofrecen y decidir como comercializar estos productos o servicios entre los clientes.
Administradores de Primer Nivel.
La dirección y operaciones generales de una
organización son responsabilidad de los administradores de primer nivel. Los cargos
más usuales de los administradores de primer nivel son los de directores generales,
presidentes, presidente divisional y vicepresidente ejecutivo. Los administradores de
primer nivel desarrollan políticas y estrategias para toda la organización, establecen
las metas que descienden a lo largo de la jerarquía hasta llegar finalmente a cada
trabajador.
Se ha llamado a la administración “El arte de hacer las cosas a través de la gente”.
Esta definición de Mary Parker Follett, destaca el hecho de que los administradores
logran objetivos organizacionales, disponiendo que otros realicen cualquier labor que
se considere necesaria, no realizando las labores por si mismos.
4. La Planeación.
Implica que los administradores piensan, a través de sus objetivos y acciones, y con
anticipación, que sus acciones se basan en algún método, plan o lógica, mas que
una suposición.
El primer paso en la planeación es la selección de las metas de la organización.
Después se fijan los objetivos de las secciones (sus divisiones, departamentos y
otros). Una vez escogidos los objetivos, se fijan los programas para alcanzarlos en
una forma sistemática.
Por supuesto, al seleccionar los objetivos y elaborar los programas, el administrador
considera su factibilidad y si serán aceptables a los directivos y empleados de la
organización.
42
5. La Organización.
Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organización; en una forma, que puedan lograrse los objetivos de
la organización de manera eficiente.
“Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia de los planes y objetivos
señalados” (Agustín Reyes Ponce).13
“Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos,
asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y
coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa”
Harold Kootz y Cyril O’Donnell. 14
“Organización: Cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones funcionales,
diseñado para llevar a cabo las políticas empresariales o mas precisamente, los
programas que tales políticas aspiran”.15
a. Organización Administrativa.
Administración. Estructura administrativa global, consiste en departamentos o
secciones de distintas categorías a través de los cuales se llevan a cabo las
operaciones de control de personal.16
b. Liderazgo.
El liderazgo implica dirigir, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
fundamentales.
13
Administración de Empresas Teoría y Práctica. Página 62.
Fundamentos de Administración, Pág.115
Diccionario de administración y finanzas, J.M. Rosenberg. Página 290.
16
Ibid.
14
15
43
c. Control.
Por último, el administrador debe cerciorarse de que las acciones de los miembros
de la organización la lleven a la obtención de sus metas. Esta es la función de
control y consta de elementos primordiales que son:
1) Establecer normas de desempeño
2) Medir el desempeño actual
3) Comparar este desempeño con las normas establecidas.
4) Si se detectan deficiencias emprender acciones correctivas.
La Naturaleza Interactiva del Proceso Administrativo
El entorno externo
La planeación.
Los administradores
usan la lógica y los
métodos para
pensar a través de
objetivos y acciones
Control.
Los administradores
aseguran que una
organización se
desplace hacia sus
objetivos
Organización.
Los administradores
disponen y asignan
el trabajo, la
autoridad y los
recursos para lograr,
de manera eficiente,
los objetivos de la
organización
Liderazgo.
Los administradores
motivan e influyen
en los empleados
para que realicen
tareas esenciales.
Figura #2. Fuente: Administración, James A. F. Stoner, Quinta Edición, Pág.7
44
C. DATA WAREHOUSE
1. Generalidades.
Hoy en día, toda empresa necesita depositar mucha confianza en la toma de
decisiones sobre los negocios, para tomar dichas decisiones se requiere de hechos y
cifras, se sabe que la competencia crece en todo momento, entonces las decisiones
que deben tomarse en las empresas, deben ser mas aceleradas; pero qué pasa si
tenemos una montaña de información la cual debe ser analizada, lógicamente se
pensaría que se necesita mucho tiempo.
Por ese motivo se requiere de
herramientas que ayuden a minimizar el tiempo para analizar la información con
mayor velocidad y precisión; utilizando dichas herramientas se lograra mantenerse
competitiva, ya que muchos negocios deben reaccionar al cambio del mercado.
En la informática, tanto en hardware como en software se pueden distinguir
claramente distintas generaciones de productos; según surgen, las distintas
tecnologías tienen su auge y posteriormente su declive. Al principio, en la prehistoria
de la informática se colmaba de satisfacción el haber impreso los recibos de nóminas
o las facturas. Mas adelante, los usuarios empezaron a interesarse por la posibilidad
de explotar la información almacenada en los sistemas tradicionales.
2. Conceptos de Data Warehouse
“El Data Warehouse es un conjunto de procesos y acciones, es una colección de
datos orientados a un tema, integrados y no volátiles en el soporte al proceso de
toma de decisiones de la gerencia”17
“Es un proceso, no un producto. Es una técnica para consolidar y administrar datos
de variadas fuentes con el propósito de responder preguntas de negocios y tomar
decisiones, de una forma que no era posible hasta ahora.”18
17
18
www.monografías.com enero 2005
Ibid.
45
“Es un conjunto de base de datos relacionados, que se han reunido y almacenado en
conjunto para sacar de ellos el máximo provecho.
La idea fundamental del
almacenamiento de datos es reunir tanta información como sea posible con la
esperanza de que pueda surgir un panorama más significativo. Las técnicas de
extracción de datos permiten a los programadores cotejar y extraer información
significativa del almacén.
Existen diversidad de software (ver anexo I) para
extracción de datos, permitiendo a los usuarios del almacén ver todo el detalle o
síntesis que necesitan para apoyar la toma de decisiones.”19
“Un data warehouse es una colección de datos en la cual se encuentra integrada la
información de la Institución y que se usa como soporte para el proceso de toma de
decisiones gerenciales”20
Data = Datos
“Concepto General de Data: Representación de hechos, conceptos o instrucciones
de manera formalizada, adecuada para su comunicación; Concepto en Informática:
Cualquier representación de información presentada y organizada de forma
específica para una finalidad concreta” 21
Database = Base de Datos
Serie de datos afines acerca de un tema organizado de forma práctica, tal que
proporcione una base o fundamento para procedimientos como, la recuperación de
información, la elaboración de conclusiones, la toma de decisiones a cualquier
agrupamiento de información y sirva como una base de datos, aun cuando la
información no este almacenada en una computadora. De hecho, los importantes
predecesores de los actuales y complejos sistemas de base de datos empresariales,
eran archivos registrados en tarjetas de índices y guardados en archivos.
19
20
21
La
Diccionario de términos de computación, Bryan Pfaffenberger. Pág. 136
http://www.programacion.com/bbdd/tutorial/warehouse/1 agosto 2004
Diccionario de administración y finanzas, J.M. Rosenberg
46
información se divide por lo general en registros de datos, cada uno de los cuales
tiene uno o más campos de datos.22
3. Antecedentes.
El Data Warehouse se desarrolla en 1996 a partir de la necesidad de disponer de un
acceso sencillo e inmediato a determinada información del negocio estructurada y de
calidad, que pueda ser empleada para la toma de decisiones. En la sociedad actual,
es comúnmente aceptado que la información constituye un activo esencial, para
proporcionar beneficios significativos a cualquier organización y que, por lo tanto,
representa una ventaja competitiva en el mundo de los negocios.
Esta infraestructura esta creando nuevas oportunidades de negocios a nivel de
empresas internacionales, así como una compendia implacable. En un sector en que
el cliente puede escoger entre distintos operadores, la atención al cliente y la
inteligencia de mercado se convierte en función estratégica para la retención e
incremento del segmento de mercado de la empresa.
4. Características
a.) Orientado al sujeto.
Los datos se organizan de acuerdo al sujeto en vez de la aplicación, por ejemplo,
los Laboratorios Farmacéuticos podrían organizar sus datos por cliente, premios y
reclamaciones, zonas en lugar de diferentes productos (ampolletas, jarabes,
unguentos u otros).
b.) Integrado.
Cuando los datos residen en muchas aplicaciones separados por los distintos
entornos operacionales, la descodificación de los datos es a menudo
22
Diccionario de términos de computación, Bryan Pfaffenberger. Pág. 130.
47
inconsistente. Por ejemplo, en una aplicación, la palabra genero (sexo de las
personas) podría codificarse como “m” y “f” en otra como “0” y ”1”. Cuando los
datos fluyen de un entorno operacional a un entorno de almacén de datos o de
data warehouse, ellos asumen una codificación consistente, por ejemplo “genero”
siempre se transformaría a “m” y ”f”.
c.) Variación Temporal.
El almacén de datos contiene un lugar para guardar datos con una antigüedad de
5 a 10 años o incluso más antiguos, para poder ser usados en comparaciones,
tendencia y previsiones.
Estos datos no se modificarán una ves sean
introducidos a la base de datos.
d.) No son inestables.
Los datos no serán modificados ni cambiados una vez ellos han sido introducidos
en el almacén de datos, solamente podrán ser cargados, leídos y/o accedidos.
Es necesario tener presente que un data Warehouse es una colección de datos, en
la cual se encuentra integrada la información de la institución, y que se usa como
soporte para el proceso de toma de decisiones gerenciales.
Reunir los elementos de datos apropiados desde diversas fuentes de aplicación en
un ambiente integral centralizado, simplifica el problema de acceso a la información y
en consecuencia, acelera el proceso de análisis, consultas y el menor tiempo de uso
de la información.
Algunas actividades que debe afrontar el Data Warehouse:
ƒ
La atención al cliente-retención del cliente
Las empresas deben de ofrecer nuevos servicios y al mismo tiempo presentar una
imagen única al cliente. Para realizar estas tareas con éxito es necesaria una visión
única del cliente con un rápido acceso a su historial (llamadas, facturación ó servicios
48
contratados). De esta forma es posible convertir cualquier consulta o exigencias del
cliente en una oportunidad de venta.
La estrategia para mantener la fidelidad de los clientes e incrementarlos, radicara en
conocer la información detallada y consolidada de las necesidades del producto o
servicio que requieren, conociendo los productos actuales con el manejo de
información histórica se podrá dirigir la producción a la satisfacción del cliente como
a la empresa.
ƒ
La planificación y utilización de la capacidad de la red.
La planificación de redes requiere de información fiable sobre la utilización de la red y
de la posibilidad de asociar la información de la red a la contribución en términos de
ingresos y beneficios de los propios elementos de red.
ƒ
La gestión de Activos.
Muchas empresas no son capaces de minimizar sus costes, debido a una pobre
gestión de sus sistemas, lo que les priva de realizar un seguimiento fiable y detallado
de sus activos fijos. Para resolver de manera eficiente este problema, es posible
emplear un DW (Data Warehouse) en el que se asocien los sistemas financieros con
los sistemas de activos.
5. Elementos que conforman el Data Warehouse.
1) Componente de diseño: para el diseño de la base de datos del DW (Data
Warehouse).
2) Componentes de adquisición de datos: para la captación de datos.
3) Componentes de gestor de datos: para la gestión, creación y acceso a los
datos del Data Warehouse.
4) Componentes de gestión: para la administración global de las operaciones.
49
5) Componente de directorio de información: para proporcionar información a los
usuarios sobre los contenidos y significados de la información incluida en el Data
Warehouse.
6) Componente de acceso de datos: proporciona a los usuarios finales las
herramientas necesarias para acceder y analizar
la información del Data
Warehouse.
6. El diseño de los archivos o base de datos
ƒ
Objetivos de diseño
El almacenamiento de datos es considerado por algunos como la parte medular de
los sistemas de información.
Primero: Los datos tienen que estar disponibles cuando el usuario quiere usarlos.
Segundo: Los datos deben ser precisos y consistentes (deben poseer integridad).
Los objetivos del diseño de base de datos, incluyen el almacenamiento eficiente de
los datos, así como su eficiente actualización y recuperación.
Por último, es
necesario que la recuperación de información tenga un propósito. La información
obtenida de los datos almacenados debe estar en un formato útil para la
administración, planeación, control y toma de decisiones.
ƒ
Archivos convencionales y bases de datos
Estos seguirán siendo una forma práctica para guardar datos para algunas
aplicaciones (pero no para todas). Un archivo puede ser diseñado y construido muy
rápidamente y las preocupaciones sobre disponibilidad y seguridad de los datos son
minimizadas. Cuando los diseños de archivo están cuidadosamente pensados se
pueden incluir toda la información necesaria, y el riesgo de omitir datos será bajo.
Frecuentemente los archivos son diseñados solamente con las necesidades
inmediatas.
50
Hay dos enfoques para el almacenamiento de datos en un sistema basado en
computadora. El primer método es guardar los datos en un archivo individual, cada
uno de ellos único para una aplicación particular; el segundo método, es el enfoque
que involucra la construcción de una base de datos.
Cuando llega a ser importante consultar el sistema para una combinación de algunos
de los atributos, esos atributos pueden estar contenidos en archivos separados o
puede ser que ni siquiera existan. El diseño de los archivos implica frecuentemente
la creación de programas que accedan a estos (involucrando tiempo de desarrollo,
mantenimiento de archivos y programas).
Un sistema que usa archivos convencionales implica que los datos guardados serán
redundantes. La actualización de archivos se lleva mas tiempo y la integridad es una
preocupación, ya que los archivos pocos usados pueden ser olvidados cuando es
momento de actualizarlos.
a. Gestión de Base de Datos
A partir de los años sesenta, se ha venido gestando una revolución en la manera en
que las empresas procesan y administran sus datos computarizados.
1.) Definiciones de Gestión de bases de datos:
ƒ
Es un conjunto de datos lógicamente relacionados, referentes a algún aspecto
de una empresa.
ƒ
Un sistema de gestión de bases de datos (SGBD) se supone debe compartir
los datos, la independencia de los mismo y un cómodo acceso a su base, un
beneficio de SGBD ha sido el desarrollo del enfoque de la administración de
bases de datos. Con este enfoque, el control de los datos se centraliza en
una persona o grupo de ellas que reciben el nombre de administradores de
51
bases de datos (BDA), en lugar de estar disperso entre los diferentes grupos
de personas que utilizan los datos.
ƒ
Las bases de datos están constituidas por registros relacionados entre ellos.
Registro, se define como el conjunto de datos lógicamente relacionados en
donde un dato (denominado también campo o atributo) es la unidad más
pequeña de la base de datos.
2.) Clasificación de las bases de datos por categorías:
Esta clasificación obedece según la forma en que se presenten las relaciones entre
sus registros.
ƒ
Jerárquica: Se representa a través de relaciones entre los registros
colocando estos en una jerarquía (o árbol), una conexión entre dos registro
de esta jerarquía recibe el nombre de enlace.
ƒ
Por redes: Tienen una estructura similar, aunque mas general que las
jerárquicas.
ƒ
Correlativas: Es un conjunto de tablas (o relaciones), donde una tabla esta
formada por un conjunto de registros del mismo tipo.
b. Bases de Datos Comerciales
Las bases de datos pueden facilitar un rápido acceso a la información necesaria para
tomar decisiones, ya sea relacionada con la empresa o con la inversión. Una base
de datos consiste en un listado íntegro de la información sobre determinado tema,
almacenado en una computadora.
Las bases de datos no solamente permiten
obtener información a gran velocidad, sino que también hacen posible realizar
búsquedas multiconceptuales.
Existen dos tipos de Bases de datos (comerciales): de referencia y de fuente. Una
base de datos de referencia facilita citas bibliográficas, o resúmenes de
publicaciones periódicas, revistas, periódicos, informes científicos y técnicos o de
otras fuentes, también puede facilitar descripciones de proyectos, experiencia y
facultades, de determinadas personas u otras fuentes no imprimibles. Las bases de
52
datos como fuente, pueden facilitar información sobre textos numéricos e información
de tipo diccionario y manual.
7. Proceso Informático.
El desarrollo de software se realiza en fases, estas fases se les denominan ciclo de
desarrollo, brevemente el contenido de estas:
ƒ
Requerimientos:
En la fase de requerimientos se debe considerar una diversidad de ellos.
Los
requerimientos son conducidos por el negocio y por la tecnología, al iniciar un
proyecto informático es indispensable conocer la problemática existentes y las
necesidades de los usuarios finales de la empresa, para ello auxiliarse de las
diversas técnicas para recolectar la información, como entrevistas, cuestionarios,
observación y recolección de documentación.
La cuidadosa selección y
especificación de requerimientos en esta etapa proporciona un proyecto cimentado
que arrojará resultados con rapidez.
ƒ
Planeación:
La planeación es una fase importante en el desarrollo de software. Las decisiones
tomadas durante la fase de planeación tienen un impacto significativo en el ámbito de
implementación y en la magnitud del esfuerzo. Las decisiones claves de planeación
incluyen la selección de un enfoque de arriba hacia abajo, dicho de otra forma, de lo
general a lo particular, de abajo hacia arriba (en sentido opuesto) o combinado. En
diversas ocasiones la información existente se encuentra mezclada que resulta
imposible dar respuesta a los requerimientos de los usuarios.
ƒ
Análisis:
La fase de análisis es importante ya que determina la forma en que se cubrirán los
requerimientos.
Esta fase se enfoca principalmente en la conversión de
especificaciones de requerimientos de la empresa a especificaciones del programa.
53
ƒ
Diseño:
Fase de diseño, durante la cual se planifica y se plantea la estructura de bases de
datos, atributos, redundancia de campos, índices y otros, parámetros propios de
bases de datos, pantallas y llaves para el ordenamiento de los registros.
ƒ
Construcción:
La fase de construcción resalta los diversos intercambios "construir en comparación
con comprar". Mediante la selección adecuada de componentes suministrados por
fabricantes, es posible construir una primera implementación del software de forma
rápida y eficaz.
ƒ
Implementación
Fase de implementación, se puede considerar la antepenúltima del proyecto y es
durante la que se ejecuta la puesta en marcha del proyecto y se le incorpora carga
de información que da vida a los sistemas y bases de datos que almacenaran la
información de las empresas y obtención de información posterior.
D. INFORMES
1. Concepto de Informe
“Es un escrito breve, que describe o expone las ideas de un autor o conjunto de
autores, o un proceso que se ha observado sistemáticamente.”23
2. Estructura del Informe.
ƒ
Introducción, señalando el tema central del cual se está informando, y las
fuentes de información que se utilizaron.
ƒ
Cuerpo del informe, que puede tomar como base, la guía de trabajo o las
pautas elaboradas por el profesor o por el grupo.
23
http://vulcano.lasalle.edu.co/~docencia/propuestos/cursoev_def_mod_metodo_10.htm/ agosto 2003
54
ƒ
Conclusiones, que pueden ser una síntesis del tópico, o un comentario
personal sobre el asunto.
Aspectos a tomar en cuenta:
a.) La explicación del problema no debe ser emotiva o dogmática.
b.) La definición del problema debe ser concreta.
c.) Las opiniones son diferentes de los hechos.
d.) El problema debe abordarse desde una perspectiva amplia.
3. Tipos de informe.
1.) Informe analítico: es aquel en el cual se ofrece información y se hace
interpretación de la misma; aun cuando en este informe se transmite información, las
interpretaciones que se hacen son tan importantes como los datos.24
2.) Informe de recomendación: es aquel en el cual se direcciona la acción a tomar
en una circunstancia o situación específica.
Este informe exige la inclusión del
análisis e interpretación de los datos de tal manera que justifiquen la recomendación,
la cual debe ser explícita. Ejemplos de éste tipo de informes son: la promoción de un
funcionario, la compra de equipos a una determinada empresa, la reasignación de
recursos financieros para un proyecto.
a. Elaboración del Informe
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, este
además de exponer las razones que lo fundamentan, facilita el proceso de toma de
decisiones de las diferentes autoridades y áreas que participaran en el modelo.
Es conveniente que el informe contenga como mínimo las siguientes secciones:
24
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/enfermeria/53405/docs/cap05/05_05_01.htm
/agosto 2003
55
ƒ
Introducción:
Breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio, un
mecanismo de coordinación que involucra la participación de empleados para su
desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido.
ƒ
Análisis:
De la estructura organizacional, exposición de los orígenes y evolución de la
organización; es decir, los cambios y sucesos de mayor relevancia que han
afrontado en forma total o parcial que influyeron en la decisión de preparar el
estudio.
ƒ
Diagnóstico:
De la situación actual, definición de las causas y consecuencias del estudio que
justifican los cambios o modificaciones posibles.
ƒ
Presupuesto:
Para el mejoramiento de la organización y presentación de alternativas de acción
del estudio, las ventajas y desventajas que pudieran derivarse, implicaciones de
cambios, así como los resultados que se estimen lograr del mismo.
ƒ
Estrategia de implementación:
Explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el
estudio. Así mismo, cómo se efectuarán los cambios, previendo las expectativas
de actuación de los integrantes de la organización.
ƒ
Apéndices o anexos:
Gráficos, cuadros y demás, instrumentos de análisis administrativo, que se
consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación del
estudio.
56
b. Presentación del Resultado del Estudio.
Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable debe
convocar al grupo de trabajo para efectuar una revisión de su contenido en caso de
detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o clasificar, se debe realizar los
ajustes necesarios para depurarlo, finalizando con la verificación del documento
definitivos el cual tendrá que someterse a discusión para su modificación o
aprobación ante las siguientes instancias:
1.) Al titular de la organización.
Como máxima autoridad de la organización recaerá en él, la responsabilidad de
aprobar el estudio, preparar la agenda para su validación y dictar las medidas
conducentes para que se prepare su difusión hacia todos los niveles de la estructura
orgánica, precisando la forma y contenido que habrán de considerarse para lograr el
mayor efecto y participación posible.
2.) Al órgano de gobierno.
Una vez que el informe haya sido aprobado por el titular de la organización, deberá
presentarse ante los accionistas, consejo de administración o su equivalente para su
ratificación. De seguir alguna observación, esta tendrá que incorporarse en forma
inmediata ante el informe.
3.) A los niveles directivos.
Este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un documento síntesis
derivado del informe, para que en caso de ser analizado, permita disponer del tiempo
necesario para ampliar la exposición, así como para comentarios u observaciones.
Si el tiempo del que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser
entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del estudio
exclusivamente con el apoyo de equipo de cómputo, láminas o audiovisuales donde
se destaquen los elementos relevantes de su contenido.
57
4.) A otros niveles jerárquicos.
La misma guía temática definitiva para la presentación a los niveles directivos puede
ser utilizada para los diferentes niveles de departamentos de oficina o de área, pero
ampliando los alcances operativos, de esta manera el documento se puede convertir
en un instrumento de apoyo a la capacitación del personal, así como para el
seguimiento y evolución del cambio.
5.) A grupos de afiliación.
Pueden ser corporativos o sectoriales atendiendo a las normas de funcionamiento
convenios de coordinación, esquemas convencionales y/o relación con el medio
ambiente.
El informe debe hacerse extensivo a las instituciones con las que
interactúa la organización, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para
el desarrollo del trabajo en conjunto.
E. TOMA DE DECISIONES
1. Generalidades
Una de las funciones mas importantes de la empresa, sea privada o pública, es el
proceso de la toma de decisiones. Este proceso se presenta como una situación
compleja en razón a que en la sociedad actual, interactúan en forma complicada
ciertos ambientes como el político, económico, tecnológico y competitivo, que
dificultan este proceso.
También puede afectar la toma de decisiones, la
organización que presenta metas incompatibles. La toma de decisiones describe el
proceso por el cual se elige una vía de acción como solución a un problema
específico. En todos los niveles de una organización, sus miembros tienen que estar
constantemente tomando decisiones y resolviendo problemas.
58
Modelo de proceso de toma de decisiones en una organización.
TOMA DE DECISIONES
IDENTIFICACIÓN DE
PROBLEMAS
Actividades
encaminadas
a
identificar, definir y
diagnosticar
los
problemas.
SOLUCIÓN
SELECCIÓN
PROBLEMA
Actividades
encaminadas a generar
soluciones alternas.
Actividades
encaminadas a evaluar
y
elegir
entre
soluciones alternas.
Actividades
encaminadas a poner
en práctica la solución
escogida.
Cuadro #8. Fuente: Administración una perspectiva global, Harold Koontz/Heinz
Weihrich.
En fin podemos encontrar muchas situaciones donde la toma de decisiones es
trascendental desde el punto de vista de las organizaciones o de las actividades de
las personas.
2. Conceptos de Toma de Decisiones.
“Es el proceso de identificación y selección de la acción adecuada para la solución
de un problema específico o particular, es parte importante de la labor de un
administrador; la toma de decisiones da forma al plan estratégico y al operativo de la
compañía, por lo tanto, toda administración habrá de desarrollar la toma de
decisiones en función de sus problemas”.25
Dada la importancia de tomar decisiones no es sorprendente encontrar que gran
parte del esfuerzo se dirige hacia su estudio y mejoramiento sistemático, este trabajo
lo realizan principalmente los científicos en las universidades, las grandes empresas
y las firmas de consultores.
25
Presupuesto de planificación y control de utilidades, Glen Wilson, Pág. 685
59
Decisión: Determinación, resolución que se toma o se da en una cosa ante la que
existen dos ó mas alternativas.26
“La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias
alternativas y constituye por lo tanto la esencia de la planeación. No obstante, la
toma de decisiones es apenas uno entre los varios pasos de la planeación, aún si se
realiza rápidamente y sin mayor reflexión o si su influencia sobre las acciones dura
sólo unos cuantos minutos27.”
3. Identificación de problemas y oportunidades.
Problema; Situación que se produce cuando un estado de cosas real difiere del
estado de cosas que se desea.
Un problema surge cuando el estado real de las cosas difiere de la existencia que se
desea. Sin embargo, en muchos casos un problema puede no ser más que una
oportunidad disfrazada.
Dado que las organizaciones se enfrentan con muchos
problemas y oportunidades, se inicia comentando los factores que ayudan a los
buenos administradores tanto a reconocer problemas como oportunidades.
a. Proceso de Determinación de Problemas.
Willian Pounds, sostiene que el proceso de identificación de problemas suele ser
informal e intuitivo. Son cuatro las situaciones que generalmente le indican a los
administradores la existencia de posibles problemas.
ƒ
Una desviación respecto a la experiencia pasada significa que se rompe un
patrón previo de desempeño en la organización
26
27
Diccionario de la Lengua Española y de nombres propios, Grupo Océano, Pág. 240
Harold Koontz/Heinz Weihrich, Administración una Perspectiva Global, página 192
60
ƒ
Una desviación respecto al plan significa que no se están cumpliendo las
expectativas o proyecciones del administrador.
ƒ
Otras personas plantean problemas al administrador. Los clientes se quejan
del retraso en la entrega, los administradores de nivel superior fijan nuevas
normas de desempeño al departamento, los subalternos renuncian.
Muchas
decisiones que los administradores toman diariamente, se refieren a problemas
presentados por otras personas.
ƒ
El desempeño de los competidores también puede crear situaciones de
solución de problemas para el administrador.
Cuando otras compañías
desarrollan nuevos procesos de mejoras en los procedimientos de operación, el
administrador debe reevaluar los procesos o procedimientos en su propia
organización.
b. Identificación de Oportunidades
Oportunidad; Situación que se produce cuando las circunstancias prevalecientes le
ofrecen a una organización, la posibilidad de ir más allá de las metas y los objetivos
que se habían fijado.
No siempre es claro, si la situación que enfrenta un
administrador presenta un problema o una oportunidad. Así, las oportunidades no
aprovechadas crean problemas para las organizaciones y a menudo se encuentran
oportunidades mientras se explora un problema.
La naturaleza de la toma de decisiones administrativas. Los distintos problemas
precisan de diferentes tipos de toma de decisiones. Cuestiones sencillas o de rutina,
tales como el regreso de mercadería, se puede manejar por medio de un
procedimiento o de una decisión programada. Decisiones de mayor importancia, tal
como la ubicación de un local de ventas, precisan de una decisión no programada,
una solución específica creada a través de un proceso menos estructurado de toma
de decisiones y resolución de problemas. Puesto que la mayoría de las decisiones
implican sucesos futuros, los administradores deben asimismo aprender a analizar la
certeza, el riesgo y la incertidumbre asociados a diversas acciones que pueden
emprender.
61
c. Condiciones de la toma de decisiones.
1.) Certeza:
Situación en la cual el gerente toma decisiones con precisión, porque conoce el
resultado que produciría cada una de las alternativas.
2.) Riesgo:
Una situación mucho más común es aquella que implica riesgo.
Al emplear el
término riesgo nos referimos a las condiciones en las cuales la persona que toma las
decisiones puede calcular la probabilidad de que se presenten ciertas alternativas o
resultados.
3.) Incertidumbre:
¿Qué sucedería si usted tiene que tomar una decisión, pero no esta seguro de los
resultados posibles y tampoco puede hacer estimaciones siquiera razonables de las
probabilidades de que se presenten tales resultados?. A esa situación la llamamos
Incertidumbre. Muchas situaciones que enfrentan los gerentes al tomar decisiones
están llenas de incertidumbres. En condiciones de incertidumbre, la elección de una
alternativa depende de la cantidad limitada de información disponible para quien
toma la decisión.
d. Componentes Básicos de La Toma de Decisiones.
1.) Opciones de decisión:
Acción que indica poseer la facultad de elegir una alternativa entre una gran gama
de ellas. Se consideran opciones de decisión las posibles soluciones que se
presentan o que han sido creadas para la resolución de un problema.
2.) Restricciones del Problema
Es un componente muy importante en el proceso de toma de decisiones, como lo
es el conocimiento del problema exacto que se quiere solucionar, precisar las
facultades a la cuales se busca dar una solución limitando lo más posible los
elementos que intervienen en ella, impidiendo que sean afectadas otras
situaciones que necesitan acciones de solución distinta.
62
3.) Criterio Objetivo
La persona o el grupo encargado de tomar una decisión, deberá tener elementos
claros que le proporcionen un juicio imparcial hacia una posible alternativa de
solución.
4. Tipos de decisiones
Los tipos de decisiones pueden clasificarse en dos: decisiones con riesgo y
decisiones con incertidumbre.
1.) Decisiones con riesgo:
El grado de ignorancia que representa la información recabada que es necesaria
para la toma de decisiones, siendo esta información parcial o no completa.
Generalmente son las que se basan en enunciados de valor esperado, de
beneficio o pérdida y varianza combinada.
2.) Decisiones con incertidumbre:
No dispone de ninguna información, debido a que no existe ningún elemento que
colabore a la toma de decisiones.
5. Proceso de la toma de decisiones.
El proceso de toma de decisiones abarca algunas actividades relacionadas con la
identificación, la definición y el diagnóstico del problema. La toma de decisiones es
un papel del comportamiento y consisten en la elección entre varias alternativas,
entre ellas podemos mencionar el producto. El proceso de elección entre varias
alternativas puede desglosarse en una serie de pasos secuénciales.
a.) En primer lugar, la persona que debe tomar una decisión debe de decidir
si debiese comprar, dependiendo de la existencia de necesidad, deseo y
capacidad de compra.
63
b.) En segundo lugar, debe reducir las alternativas quedándose con un
número manejable.
c.) Luego debe hacer una elección entre un conjunto de alternativas
seleccionadas.
d.) Por último, debe decidir el lugar y método.
F. MANDOS MEDIOS
1. Generalidades
Es difícil determinar el momento exacto en que dio inicio las técnicas de
administración de personal, la existencia de este campo es considerado necesario
para la existencia de la civilización. Ninguna asociación humana puede omitir las
técnicas necesarias para la división de trabajo y especialización del desempeño
laboral, cuando se analiza por ejemplo los problemas técnicos que enfrentaron los
ingenieros y arquitectos en la antigüedad, se dan cuenta de inmediato de los
problemas de separación de labores que debieron resolver en la construcción de las
pirámides de Egipto, se recurrió a la fuerza para manejar al personal a su cargo, pero
también otras técnicas: quizás de selección de personal, que fueran vigorosos para
que tiraran de los grande bloques de granitos, transportados sobre troncos; quizás la
capacitación de personal para que fueran ágiles y diestros en la perforación del
granito mediante instrumentos.
2. Conceptos.
“Dirección: nivel de mando situado justamente por encima de los trabajadores, como
por ejemplo un encargado de fabrica. General: Personal de dirección que informa
directamente a la dirección general. Administración: Nivel directivo responsable de la
ejecución de las directrices de la alta dirección.”28.
28
Diccionario de administración y finanzas, J.M. Rosenberg. Pág. 254
64
ƒ
La función de mandar.
La función de mandar a un grupo de personas se cumple a través de la emisión de
ordenes, así como también dando a conocer al personal la labor que se espera de
ella para lograr los fines que se ha propuesto la organización, pues el éxito de la
empresa de cualquier carácter que esta sea, es el resultado de los esfuerzos
individuales y colectivos.
ƒ
La delegación.
La delegación del poder es uno de los conceptos empresariales mas poderosos que
han resurgido en los últimos años: es un nuevo enfoque para la dirección de las
personas.
El concepto de delegación describe un complejo de actividades que afectan a la
distribución o redistribución de funciones o tareas.
Seria la asignación de una
porción del trabajo de un directivo a uno o más subordinados junto con un cambio de
distribución de la autoridad y responsabilidad en la organización.
ƒ
Podríamos definir la delegación como: ceder la responsabilidad y autoridad
requeridas para llevar a cabo una tarea sin renunciar a la responsabilidad
final.
ƒ
Delegar también es el arte de obtener cosas a través de otro.
3. Ventajas de los mandos medios en una organización
Las ventajas que se derivan de la delegación son múltiples, pero merece la pena
destacar las siguientes:
a.) Para los empleados
ƒ
Oportunidad de desarrollar habilidades y recursos para aprender a hacer bien las
cosas (auto-confianza): Cuando no existe una
delegación efectiva, se esta
65
privando a los empleados la oportunidad de mejorar sus habilidades y de asumir
mayores responsabilidades.
ƒ
Incremento de la implicación del empleado en su trabajo:
Una delegación
adecuada, lo incita a participar más para comprender e influir en su trabajo.
ƒ
Oportunidad de experimentar éxitos y autonomía (autoestima).
ƒ
Oportunidad de ser visible dentro de la organización: Posibilidad de promocionar
profesionalmente.
b.) Para la empresa.
ƒ
Maximizar la productividad: Hacer el mejor uso de los recursos disponibles
aumenta la productividad.
La delegación también provee de un ambiente
adecuado para que los empleados aporten nuevas ideas a favor de mejoramiento
del flujo y operaciones en el lugar de trabajo. Mejora global de la eficacia de la
organización.
ƒ
Incremento de la responsabilidad y capacitación de los subordinados a la par del
incremento de la motivación y el rendimiento de estos.
ƒ
Incremento de la velocidad y efectividad de las decisiones: Una organización
responderá mejor a los retos en un ambiente donde los individuos están más
cerca de los problemas y pueden tomar decisiones para resolver dichos
problemas.
ƒ
Preparar mas gente para la promoción o rotación de responsabilidades: Esto
facilita el trabajo de encontrar a alguien capaz para supervisar cuando este
ausente.
66
¿A quien delegar?
A la hora de decidir en quien delegar obviamente la habilidad de delegar estará
dominada por el tamaño y la calidad de la fuerza de trabajo en cualquier momento.
Tres factores son de vital importancia, cuando se selección a la persona correcta
para la asignación:
ƒ
Las habilidades de los empleados
ƒ
Los intereses de los empleados
ƒ
La carga de trabajo.
¿Qué delegar?
Hay ciertas actividades que, por naturaleza, se prestan a ser delegadas.
La guía general que puede seguir para decidir ¿qué delegar? incluye:
ƒ
El trabajo que puede ser manejado adecuadamente por sus
trabajadores.
ƒ
Las tareas que no requieren habilidades únicas inherentes a su
posición.
ƒ
Las tareas que involucran más detalles operativos que aspectos de
planeación o de organización.
ƒ
Toda la información necesaria para la toma de decisiones que debe
estar disponible para el trabajador en quien se delegara las tareas.
ƒ
Otra persona que como usted puede tener control directo sobre las
tareas
ƒ
Cualquier rutina de trabajo o recopilación de información o asignación,
que involucre extensos detalles como realizar cálculos, informes, etc.
todos estos elementos pueden ser delegados.
67