Diseño y Aplicación del Modelo Integrado de Gestión CMASCI

Diseño y Aplicación del Modelo Integrado de Gestión
CMASCI
Dra. ING. Aleida González González, Dra. ING. Iraida Rodríguez González, MSc ING. Alina Franco Miranda,
MSc ING Kenia Santana, MSc ING Doris Cabrera Labacena e ING Vivian Fernández Rodríguez.
Resumen. La gestión eficaz de la calidad permite captar
clientes satisfechos y leales para con la organización; el
cumplimiento de la legislación laboral y de prevención de
riesgos laborales, así como una gestión correcta y adecuada
de los recursos humanos, propiciará trabajadores
profesionales y motivados; mientras que la calidad
medioambiental permitirá que la sociedad y el hombre se
vea favorecida con la protección y cuidado del Medio
Ambiente.
Las empresas y organizaciones cubanas están inmersas en
cambios radicales que sean satisfactorios y ventajosos para
sus clientes internos, externos y partes interesadas, por lo
que paulatinamente en el país se está acometiendo un
proceso de implementación de sistemas de gestión,
empleando las NC: ISO 9001:2001, NC: ISO 14001:2004,
NC 18001:2005 y las prácticas de control interno
establecidas en la Resolución 297:2003 del MFP.
La investigación proporciona una propuesta de Modelo
Integrado de Gestión CMASCI. El Modelo propuesto
integra los Sistemas de Gestión Calidad-Medio AmbienteSeguridad y Salud-Control Interno, pero además le permite
a las empresas que estén interesadas en aplicarlos para
integrar otros sistemas de gestión evidenciándose
flexibilidad en el mismo. El Modelo Integrado de Gestión
propuesto contiene premisas, principios, beneficios y seis
Etapas las cuales se abordan explícitamente con el
propósito de garantizar y proporcionar una fácil
aplicación. Su aplicación en 4 empresas cubanas permiten
corroborar su utilidad
Palabras Claves.
Eficacia, Eficiencia, Sistema de Gestión Integrado, Riesgos.
I. INTRODUCCIÓN
En la actualidad, las necesidades y expectativas de los clientes
externos y partes interesadas, presentan carácter progresivo,
pues están en constante cambio y crecimiento, confiriéndole
importancia no sólo a la calidad de los productos/servicios,
sino además a que los mismos sean beneficiosos y ventajosos
para el medio ambiente, la sociedad y sin perjudicar la salud e
integridad física y mental de los trabajadores, propiciando un
ambiente laboral satisfactorio, seguro, confiable y competitivo
para la organización.
En las organizaciones prevalece la tendencia a implantar y
certificar Sistemas de Gestión, integrando Calidad, Seguridad
y Salud del Trabajo (SST), Medio Ambiente (MA), Control
Interno o algunas de sus combinaciones; debido a que dichas
actividades están interrelacionados y gestionándolas
integradamente producen más beneficios y ventajas a la
organización que por separado, pues cualquier tipo de error
en una operación industrial puede tener efectos en la calidad
del producto, pero a la vez puede incidir en la seguridad y la
salud de los trabajadores y en el medio ambiente. Por otra
parte pueden existir algunas actividades que aumentan la
productividad o la calidad, pero pueden repercutir
negativamente en la seguridad o en el medio ambiente y
viceversa, por lo que las organizaciones deben buscar y tener
las alternativas posibles para hacer frente a cualquier
situación en la que puedan estar inmersas.
La primera alternativa de gestión en las organizaciones fue
implementar un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en
la familia de Normas ISO 9000; luego surgieron variantes
enfocadas a la gestión ambiental a través de la familia de
Normas ISO 14000, la gestión de la seguridad y salud del
trabajo empleando las OSHAS y la implementación de la
Resolución 297/03 de Control Interno del Ministerio de
Finanzas y Precios en Cuba específicamente, entre otras; pero
la realidad objetiva es que todas estas actividades pudieran
gestionarse mediante un único Sistema de Gestión, logrando
la integración de los mismos mediante aspectos comunes y
compatibles de las normas anteriormente mencionadas.
La bibliografía disponible aún carece de procedimientos que
permitan la implantación de estos sistemas que integren todos
estos elementos. De ahí la pertinencia del trabajo presentado
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el cual tiene como objetivo mostrar la filosofía y etapas de
este modelo.
II. DESARROLLO
Sobre los Sistemas Integrados se plantea: "Formar las partes,
un todo". Se está hablando de integrar sistemas
tradicionalmente gestionados por separados, en un único
Sistema de Gestión [1].
Existen bibliografías [2], [3], [4] que se refieren a la
integración de elementos como: calidad, seguridad e higiene
ocupacional y aspectos ambientales entre otros, por lo que se
puede diseñar diferentes tipos de SIG, entre los más comunes
SIG (Calidad-MA), SIG (MA-SST), SIG (Calidad-Control
Interno), SIG (Calidad-Recursos Humanos) y SIG (CalidadMA-SST-Control Interno).
La integración de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y
Salud del Trabajo, se realiza a partir de la integración de las
Normas NC-ISO 9001[5], NC-ISO 14001[6], las NCOSHAS 18001 [7] y para Control Interno en Cuba se utiliza
la Resolución 297/2003 del MFP [8] pues no existe una
norma específica para el diseño y implantación de un SIG.
Los Sistemas de Gestión Integrados tienen sus ventajas y
desventajas. Se estudiaron varios modelos [9], [10], [11], [12]
y [13] de los cuales se analizaron similitudes, diferencias y
limitaciones que sirvieron para realizar la propuesta.
Modelo Propuesto
El modelo propuesto para el diseño e implementación de un
sistema integrado de gestión, calidad, ambiente, seguridad y
salud del trabajo y control interno (CMASCI) se representa en
la Figura1.
Creación del Grupo
Gestor.
A
P
C
D
Mapa procesos
Política y
Objetivos
Proceso
determinado
IV. Diseño
Integrado de los
Procesos.
Proceso
diseñado
V. Implementación y
Operatividad del SIG.
VI. Medición, análisis y Mejora.
III. Planificación del
Proceso de Integración.
Evaluación de la eficacia y efectividad del SIG
II. Formación y Concientización.
I. Diagnóstico Integrado
2
Fig. 1. Modelo CMASCI
Etapas y premisas de CMASCI.
1. Designar a una persona como representante de la
dirección para diseñar e implementar el Sistema
Integrado de Gestión, el cual debe contar con formación
en la materia y aptitudes para promover el cambio.
2. Decisión de la alta dirección de involucrarse totalmente
con la gestión integrada.
3. Disposición de asegurar los recursos necesarios, ya que
sin los mismos las tareas no podrán ser coordinadas
eficaz y eficientemente.
Principios del modelo:
 Proactividad: Realizar el análisis del entorno y de las
condiciones internas de la organización para adecuarse a
su entorno y sus exigencias.
 Mejoramiento continuo: Mejorar los resultados obtenidos
basados en el ciclo de Shewhart [14].
 Formación: Lograr
conocimientos, habilidades,
capacidades
y
actitudes
que
modifiquen
el
comportamiento de las personas y la organización. Se
encuentra implícita en todas las etapas del modelo.
 Polivalencia: Aumentar las posibilidades del recurso
humano en las decisiones para mejorar su desempeño y el
de la organización.
 Creatividad: Crear un ambiente que propicie el desarrollo
de las iniciativas e inventivas.
 Flexibilidad: Lograr su aplicación según el estadío en que
se encuentre la organización en la gestión.
Este modelo (fig.1) consta de seis etapas entre las que se
establece una secuencia lógica para su ejecución. Como
primera etapa se considera el diagnóstico integrado que
constituye el punto de partida, el cual está sustentado en el
análisis interno y externo de la organización, así como en el
análisis de la identificación y evaluación de los riesgos y de la
correspondencia del estado actual con el enfoque estratégico.
Las etapas que conforman el Modelo Integrado de Gestión
parten de la concepción del Ciclo Deming ya que en cada
una de las mismas se planifica, se actúa, se verifica y mejora.
A partir de estos resultados se traza el plan de
capacitación y/o formación del personal como segunda etapa
siendo su objetivo principal la concientización de los mismos.
La formación y la concientización están presentes en todas las
etapas del modelo, incluyendo la formación del Grupo Gestor.
Como tercera etapa se encuentra la planificación del
sistema que consta de tres pasos: análisis de la eliminación de
las brechas y determinación del alcance del SIG, planificación
estratégica (definición de política y objetivos) del SIG y
proyección del SIG (procesos, funciones y responsabilidades
del sistema y documentación).
Para comenzar la cuarta etapa correspondiente al diseño
integrado de los procesos no es necesario esperar que culmine
la tercera etapa, ya que, una vez concluido la aprobación de la
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Política y los Objetivos y la determinación de los procesos, se
puede comenzar esta etapa.
Una vez concluida la aprobación de la política y los objetivos
y el diseño de uno o varios procesos sin necesidad de haber
culminado las etapas tres y cuatro completamente se puede
comenzar la quinta etapa, implementación. Por último, se
realiza el análisis, medición y mejora del sistema. Los
resultados obtenidos en esta etapa son utilizados para
establecer la mejora continua de cada una de las etapas
incluida en este modelo.
Creación del Grupo Gestor.
Objetivo: Definir y aprobar el Grupo Gestor, las funciones y
su representante.
Responsable: Director General.
Participan: Consejo de Dirección y expertos.
Las funciones del Grupo Gestor deben estar en
correspondencia con las actividades y acciones a desarrollar
en cada etapa del Modelo del SIG y contar con autonomía
para cometer las actividades necesarias. Se sugiere que
formen parte del mismo, auditores internos y dueños de
procesos.
Se propone como Funciones:
 Representante de la alta dirección:
~ Comunicar a la organización el Grupo Gestor y sus
funciones una vez definido.
~ Gestionar la formación del Grupo Gestor en temas
asociados a calidad, medioambiente, seguridad y
salud de los trabajadores y control interno.
~ Especificar las funciones y responsabilidades de los
miembros del grupo para asegurar que el sistema de
gestión se establece, implementa y mantiene de
acuerdo con los requisitos especificados.
~ Coordinar y comunicar las actividades a desarrollar
por el Grupo Gestor. Elaborar el programa de
trabajo.
~ Participar en cada actividad a desarrollar como parte
del diseño e implementación del SIG y controlar la
ejecución de las mismas.
~ Analizar los resultados del diseño de la
documentación y la aplicación de las herramientas
utilizadas de conjunto con los responsables de los
procesos.
~ Comunicar los resultados de la aplicación del
modelo a la alta dirección y los trabajadores.
 Integrantes del Grupo:
~ Ejecutar las actividades que le correspondan como
parte del diseño e implementación del SIG, en
dependencia de la especialidad de cada miembro del
grupo, responder la Guía de cumplimiento de los
requisitos de las normas y determinar el Nivel de
Preparación para la Integración (NPI).
~ Realizar propuesta de soluciones.
~ Participan como expertos de la identificación y
evaluación de riesgos.
3
Herramientas a utilizar: Trabajo en equipo.
Resultado: Aprobación del Grupo Gestor, su representante y
funciones.
Etapa 1: Diagnóstico Integrado.
Objetivo: Conocer cuál es el punto de partida de la
organización tanto internamente como con respecto a su
entorno, para gestionar la calidad, el ambiente, la salud y
seguridad del trabajo y el sistema de control interno, de forma
integrada.
Responsable: Representante del Grupo Gestor.
Actividades y acciones: En el esquema que se muestra en la
figura 2 se declaran los pasos que incluye el procedimiento de
diagnóstico diseñado.
Paso I.1 Análisis del estado
actual
I.1.1 Caracterización de la
entidad
Interno
Objetivo:
 Analizar
los
factores
internos
(fortalezas
y
debilidades)
que inciden en
el desempeño .
Externo
Téc.
Brainstorming
Trabajo en equipo
Observación
Gráficos
Entrevistas
Objetivo:
 Analizar
los
factores
del
entorno
que
están influyendo
en
la
organización
(oportunidades y
amenazas),
I.1.4 Análisis de la Identificación y
evaluación de riesgos.
Paso I.2 Correspondencia del estado actual con el
enfoque estratégico
Paso I.3 Evaluación del nivel de integración
de la organización
Paso I.4 Elaboración del
Informe de Diagnóstico
Figura. 2 Procedimiento de
Diagnóstico Integrado
Plan
de
acci
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4
Etapa II: Formación y concientización.
Objetivo: Instruir a todo el personal de la organización en
sistemas integrado de gestión, así como incentivar la toma de
conciencia sobre el desarrollo de una gestión integrada.
Responsable: Jefe de Recursos Humanos.
Participan: Grupo Gestor, la alta dirección y trabajadores.
Actividades y acciones:
 Sensibilizar y concientizar a los trabajadores de la
entidad.
 Preparar al consejo de dirección y a todas las áreas de
la organización sobre los elementos que componen el
SIG, las ventajas y la importancia de su
implementación para la entidad y para los
trabajadores; exponer un resumen de los principales
resultados obtenidos en el diagnóstico.
 Las informaciones que se transmitan a los trabajadores
deberán ser claras, precisas y con lenguaje apropiado
al nivel cultural y educacional de los trabajadores.
 Determinar los conocimientos, habilidades y capacidad
del personal, necesaria y real, para lograr un buen
desempeño de sus tareas y funciones relacionadas con la
calidad, el medioambiente, la seguridad y salud del trabajo
y control interno.
 La formación abarca cursos y seminarios de gestión de la
calidad, medioambiental, seguridad y salud del trabajo, y
el control interno; normativas de estos sistemas de gestión
NC ISO 9001:2008, NC ISO 14001: 2004, NC 18001:
2005 y Res 297/2003 respectivamente; sistemas de gestión
integrado; cultura organizacional; formación de auditores
internos integrales; conferencias de atención al cliente;
preparación sobre técnicas para el procesamiento de la
información y elaboración de los documentos del SIG; se
propone emplear el modelo de Plan de Formación
establecido por el área de Recursos Humanos de la
organización.
 Evaluar la formación y toma de conciencia a partir de
definir e implementar indicadores para la medición de la
efectividad de las acciones de capacitación y formación,
en las etapas que se considere necesario. Se proponen
indicadores tales como:
 Porciento de cumplimiento del Plan de Formación.
 Eficacia de las acciones de capacitación.
Herramientas a utilizar: Análisis y síntesis de la información,
modelo para la determinación de necesidades de capacitación
(DNA).
Resultado: Personal capacitado.
Etapa III: Planificación del Proceso de Integración.
Objetivo: Planificar el proceso de integración y perfilar las
pautas para el diseño e implementación del SIG.
Participan: Miembros del Grupo Gestor, los trabajadores y la
alta dirección.
Actividades y acciones: En el esquema que se muestra en la
figura 3 se declaran los pasos que incluye el procedimiento
para la planificación del proceso de integración.
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
Informe
diagnóstico.
◦
Estado
de
cumplimiento
del plan de
acción.
◦
Alcance
SIG.
de
Paso III-2.
Planificación
Estratégica del SIG.
◦
Política
objetivos
SIG.
y
del
Paso III-3.
Proyección del SIG.
◦
◦
del
Plan de acción.
Sistemas
integrar.
a
Paso III-1. Análisis
de la eliminación de
las
brechas
y
determinación
del
alcance del SIG.
Estructura
Organizativa.
Análisis de la
correspondencia
del estado actual
con el enfoque
estratégico.
Alcance de SIG.
◦
Política
objetivos
SIG.
◦
Productos
y
del
◦
◦
Mapa de procesos.
Despliegue
de
los
objetivos a los procesos.
Funciones
y
responsabilidades del SIG.
Planificación
de
estructura documental.
Figura. 3. Planificación del proceso de integración del SIG.
Etapa IV: Diseño integrado de los procesos.
Objetivo: Diseñar los procesos del sistema con un enfoque
integrado para lograr un nivel de desempeño de los procesos
acorde a los resultados esperados, así como elaborar la
documentación de aquellos procesos que lo requieran de
acuerdo a la estructura documental aprobada.
Participan: Dueño del proceso, integrantes del proceso, Grupo
Gestor y expertos.
Actividades y acciones:
La figura 4 muestra los pasos a seguir para el diseño
integrado de los procesos.
la
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5
Etapa V: Implementación del SIG.
Paso IV.1 Diseño del
proceso
Identificar
entradas y
salidas
Definir objetivo y
alcance del proceso y sus
interrelaciones.
Referencias (Legislación, documentos asociados y
registros)
Descripción
de
las
(Diagrama de flujos)
actividades
Mapa de riesgo
Identificar y
Evaluar los
riesgos
Causas asociadas,
acciones y
responsables
Variables de control (Definir
meta, control, frecuencia de
medición y quién evalúa)
Establecer
control del
proceso
Indicadores de
eficacia y eficiencia
Objetivo: Garantizar el establecimiento del SIG, a partir de
aplicar lo determinado en la documentación.
Participan: Integrantes del proceso, dueño del proceso, Grupo
Gestor y la alta dirección.
Actividades y acciones:
 Lograr el compromiso de todo el personal para contribuir a
la eficacia del sistema, la disciplina tecnológica y la
constante supervisión por parte de la dirección, así como
recopilar evidencia de los resultados de la puesta en
marcha del sistema.
 Introducir y llevar a cabo la puesta en marcha la
documentación del SIG aprobada.
 Esta etapa puede comenzar cuando ya se hayan definido en
la tercera etapa la política y los objetivos y se culmine el
diseño del proceso en la cuarta etapa, por lo que no es
necesario esperar que culminen cada una para comenzar
con esta.
 Establecer el control de la documentación: Revisar y
actualizar los documentos cuando sea necesario, y
aprobarlos nuevamente. La documentación perteneciente
al sistema debe estar organizada y controlada, bien sea
con sus soportes, en papel o mediante archivos
electrónicos. Se señala que parte del éxito de la
implantación depende del diseño de adecuados controles
de la documentación.
 Redactar y divulgar los planes de prevención, contingencia
y de respuesta ante emergencias. La organización debe ser
capaz de actuar organizadamente y con rapidez ante
cualquier eventualidad de accidentes, bien sean de
repercusión ambiental, sobre los bienes materiales de la
empresa, su personal o terceros.
Herramientas a utilizar: Análisis de la documentación y
trabajo en grupo.
Resultado: Documentación implantada.
Etapa VI: Medición, Análisis y Mejora del Sistema.
Objetivo: Desarrollar el proceso de medición, análisis y
mejora continua en la entidad.
Participan: Grupo Gestor, auditores y la alta dirección.
Actividad y acciones: En el esquema que se muestra en la
figura 5 se declaran los pasos a seguir para la medición, el
análisis y la mejora.
Paso IV.2 Revisión y
aprobación del diseño
Fig. 4. Procedimiento Diseño Integrado de
Procesos
comunicación
Paso IV.3 Diseño y
elaboración del Manual
Integrado.
Formación, concientización y
VI.1 Seguimiento y medición
del SIG
Auditorías
Internas
Seguimiento y
medición de los
procesos.
VI.2 Verificación, acciones preventivas y
correctivas.
VI.3 Mejora
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Fig. 5 Procedimiento para la Medición, Análisis y Mejora
III. RESULTADOS DE LA IMPLANTACIÓN
El modelo se aplica a tres empresas de las FAR: EMI Yuri
Gagarin, EMI Transporte Occidente y EMI Desembarco del
Granma y en la Empresa Radiocuba.
En las mismas se logra el diseño e implantación de los SGI
según sus necesidades. Lográndose la mejora de los
indicadores definidos, un mejor aprovechamiento de sus
recursos, mayor satisfacción de los clientes y partes
interesadas.
IV. CONCLUSIONES
1. El Modelo Integrado de Gestión propuesto posibilita:
 Integrar otros sistemas de gestión en aquellas
organizaciones que ya cuentan con alguno o diseñarlos
todos en caso de que no haya ninguno definido.
 Aplicar un procedimiento para medir el nivel de
integración actual en las organizaciones.
 Aplicar un procedimiento para la identificación y
evaluación de los riesgos integrados para cada proceso
definido.
 Aplicar un procedimiento para diseño integrado de cada
proceso determinado.
 Mayor flexibilidad, aplicabilidad y organización en sus
etapas.
2. La aplicación del Modelo Integrado de Gestión,
CMASCI, para el diseño e implantación de un SIG calidad,
medioambiente, seguridad y salud del trabajo y control
Interno en cuatro organizaciones diferentes le permitió a
las mismas mejorar su desempeño en cuanto a eficiencia y
eficacia.
RECONOCIMIENTOS
Agradecemos a los directivos y trabajadores de las
organizaciones antes mencionadas por su colaboración y
apoyo a la investigación realizada.
REFERENCIAS
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2000 “. Instituto Nacional de Estadística y Censos.
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6
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[5] NC: ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de la Calidad.
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trabajo“. “Requisitos“.
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“Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo“.
“Requisitos“.
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nivel central del Ministerio de Auditoría y Control”. Cuba.
2008.
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[11] Issac, Cira Lidia: ¨Modelo de Gestión Integrada CalidadMedio Ambiente (CYMA). Aplicado en organizaciones
cubana. Cuba. 2004.
[12] Vázquez, Mari Carmen: ¨Diseño y Aplicación de un
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Interno CASCI¨. Cuba. 2008
[13] ININ., Curso para directores generales de empresas en
Perfeccionamiento Empresarial, 2004.
[14] Deming W. E: “Quality, productivity and competitive
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