Presentación de PowerPoint

Pago a proveedores
Le explicamos, paso a paso, cómo pagar
a sus proveedores a través de internet
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Septiembre de 2003
Tome el mando
Decida cómo y cuándo desea pagar a sus proveedores
Esperar a que le giren los recibos, dar las pertinentes órdenes
a su oficina, puntear los cargos, contabilizar los apuntes a
medida que llegan... es una tarea pesada. Efectuar cheques,
enviarlos por correo, contabilizar los cargos a medida que
llegan... tampoco es demasiado práctico.
La gestión de sus pagos puede ser mucho más simple. ”la
Caixa” le ayuda a hacer más fácil el proceso de pagar.
Simplifique sus tareas administrativas realizando sus
transferencias sin desplazarse mediante el envío de ficheros
de pagos masivos (Cuaderno 34 AEB). Envíenos un fichero y
nosotros nos ocuparemos del resto. Con sólo un apunte podrá
contabilizar todos sus pagos de una vez. ¡Se terminó tener
que puntear!
En las siguientes páginas le explicamos cómo hacerlo. Y
recuerde que su oficina de ”la Caixa” puede ayudarle en todo
el proceso.
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¿Qué necesita?
• Disponer de acceso a Línea Abierta, el servicio de banca on-line de ”la Caixa”. Si no
dispone de él, su oficina de ”la Caixa” se lo facilitará.
• Ponerse en contacto con su oficina de ”la Caixa” para formalizar el contrato donde se
recogerán la modalidad y las condiciones de envío de sus ficheros.
• Tener el fichero que contiene los datos de los pagos de su empresa normalizado en el
formato Cuaderno 34 de la Asociación Española de Banca (AEB). Si su programa de
pagos genera soportes en este formato, puede enviárnoslos directamente.
Sin embargo, es posible que su software no genere soportes en este formato específico.
En tal caso, aquí tiene la solución:
•
Si usted dispone de esta información en algún formato electrónico
(.txt, .xls, .mdb, etc.), mediante nuestro software gratuito Gestor
Universal de Soportes (GUS), puede transformarla en un soporte
normalizado.
•
Y si no dispone de información almacenada, mediante nuestros
Programas Auxiliares de Línea Abierta podrá crear una base de datos para
introducir y mantener los datos de sus empleados para generar, así, un
fichero normalizado.
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¿Cómo se lleva a cabo?
A través de Línea Abierta puede enviar y firmar los pagos a sus proveedores.
Y puede hacerlo cuando le convenga, sin prisas de última hora. Además, puede
decidir la fecha en que desea que gestionemos sus órdenes, que puede ser
posterior a la fecha de envío del fichero.
Es decir, ¡puede pagar a sus proveedores el día previsto aunque esté de
viaje o de vacaciones!
¡No espere más! Empiece a disfrutar de los beneficios de pagar a sus
proveedores a través de internet. Su oficina de ”la Caixa” le ayudará en todo el
proceso.
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¿Qué es la herramienta Generador
Universal de Soportes?
Para enviar ficheros a través de internet es necesario tener la información en unos
formatos concretos, establecidos por la Asociación Española de Banca (AEB). El
Generador Universal de Soportes (GUS) es una herramienta sencilla y muy práctica
que le permite convertir fácilmente sus ficheros de Word, Excel o Access a los
formatos estandarizados y, así, transmitir órdenes automatizadas a través de Línea
Abierta Empresas.
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¿Qué le ofrece el Generador Universal
de Soportes?
Gracias a la herramienta Generador Universal de Soportes, cualquier empresa,
sean cuales sean los programas de gestión contable que utilice, y sin tener que
cambiarlos, puede generar ficheros en formatos normalizados por la AEB. Así, pueden
enviarse por Línea Abierta:
• Órdenes de pago masivas: nóminas y transferencias (Cuaderno 34 AEB)
• Domiciliaciones (Cuaderno 19 AEB)
• Efectos comerciales (Cuaderno 32 AEB)
• Créditos comerciales (Cuaderno 58 AEB)
• Facturas confirmadas (CaixaConfirming)
• Facturas por cobrar (factoring)
Es una aplicación muy sencilla. Actualmente existen otros programas que adaptan
ficheros a formatos estandarizados. No obstante, la herramienta Generador Universal
de Soportes es mucho más fácil de usar, ya que permite crear plantillas que facilitan el
trabajo.
Le permitirá crear prácticas plantillas para cada tipo de fichero (pago a proveedores,
pago de nóminas, remesas de recibos domiciliados, etc.) que le permitirán generar de
forma rápida sus ficheros normalizados. Sólo tendrá que crearlas una vez (por
ejemplo: "pago de nóminas") y podrá aplicarlas en posteriores ocasiones para
convertir sus ficheros de forma muy ágil.
Dispondrá de datos acerca de los errores. Si se introduce cualquier error en el fichero
(código de banco desconocido, cuenta de banco incorrecta...), el Generador Universal
de Soportes lo detecta y se lo muestra para que pueda solventarlo.
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Descargarse el programa Generador
Universal de Soportes es muy fácil
•Acceda a Línea Abierta Empresas e identifíquese.
•Clique la pestaña “Ficheros".
•En el menú de la izquierda, clique “Descarga de programas".
•En la pantalla que aparecerá, clique "Generador Universal de Soportes".
Requisitos mínimos para la instalación
Requisitos para la instalación del software:
• Procesador: Pentium
• Espacio en el disco: 10 MB
• Sistema operativo: Windows 95 o superior
• Memoria RAM: 24 MB
• Tamaño del fichero de descarga: 4,5 MB
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Programas Auxiliares de ”la Caixa”
Los Programas Auxiliares le permiten realizar el mantenimiento y la gestión de las
bases de datos relacionadas con los cobros y pagos de su empresa (clientes,
proveedores, datos bancarios...) y tienen como finalidad la obtención de ficheros
en formatos de la Asociación Española de Banca (AEB), para que pueda transmitir
sus órdenes a través de Línea Abierta Empresas.
Opciones que ofrecen
Los Programas Auxiliares facilitan la confección de ficheros normalizados en
formatos de la AEB. Actualmente, permiten generar y gestionar:
• Órdenes de pagos masivas: transferencias, nóminas... (Cuaderno AEB 34)
• Domiciliaciones (Cuaderno AEB 19)
• Remesa de efectos (Cuaderno AEB 32)
• Créditos para el anticipo y la gestión del cobro (Cuaderno AEB 58)
• Factoring
• CaixaConfirming
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Descubra sus ventajas
El envío de sus órdenes y la gestión de sus bases de datos de cobros y pagos son
dos de las principales ventajas de este conjunto de aplicaciones de ”la Caixa”. Pero,
además, le permiten:
• Confeccionar listados de control de sus órdenes.
• Generar sus ficheros de históricos, realizar su mantenimiento y consultarlos en
todo momento.
• Enviar ficheros a su conveniencia: no existen limitaciones horarias en las
transmisiones por Línea Abierta.
• Ahorrarse tiempo y desplazamientos innecesarios al enviar las órdenes a través de
Línea Abierta Empresas.
• Detectar los posibles errores relacionados con los códigos bancarios, cuentas
bancarias, etc., y subsanarlos.
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Descárguese los Programas
Auxiliares
Es muy sencillo; para descargarse los Programas Auxiliares sólo tiene que acceder a
Línea Abierta Empresas. Desde ese preciso instante ya podrá empezar a disfrutar de
todas las ventajas que ofrecen.
Descargarse los Programas Auxiliares es muy fácil. Sólo tiene que:
• Acceder a Línea Abierta Empresas con sus claves personales.
• Clicar la pestaña "Ficheros".
• En el menú de la izquierda, clicar “Descarga de programas".
• En la pantalla que aparecerá, clicar "Programas Auxiliares".
Requisitos mínimos para la
instalación
Para poder efectuar la instalación del software de los Programas Auxiliares y
aprovechar al máximo este servicio, su equipo informático debe cumplir los
siguientes requisitos:
• Procesador: Pentium
• Espacio en disco: 20 MB
• Sistema operativo: Windows 3.x o superior
• Memoria RAM: 8 MB
• Tamaño del fichero de descarga: 12 MB
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Envío de ficheros
Cómo se realiza un envío de fichero
Paso 1. Para enviar un fichero debe entrar en la pestaña "Ficheros".
Paso 2. Al clicar la pestaña "Ficheros", se abrirá un menú en la parte
izquierda de la pantalla. Acceda a "Envío de ficheros" --> “Envío".
Paso 3. En esta pantalla, debe seleccionar el tipo de fichero que desea enviar.
Sólo aparecerán aquellos tipos de ficheros que tenga contratados con su oficina
de ”la Caixa”.
Si desea enviar otro tipo de fichero (que no aparezca en esta lista), debe
ponerse en contacto con su oficina.
Seleccione el tipo de fichero y clique "Enviar".
CaixaConfirming
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El sistema permite enviar los siguientes tipos de ficheros:
Cuaderno 19 AEB. Cargos por domiciliación
Cuaderno 34 AEB. Nóminas y pagos
Cuaderno 58 AEB. Anticipo y cobro de créditos
Cuaderno 32 AEB. Descuentos comerciales
Carnés
Factoring
CaixaConfirming
Etc.
Paso 4. A continuación, debe introducir el importe total de la remesa, el número de
documentos (pagos) que se emiten y su fecha de abono.
Nota: en caso de que tenga distintos contratos, el sistema dará la opción, en el paso 1, de
elegir el contrato que desea utilizar para este fichero. En caso de que sólo disponga de un
contrato, aparecerá preseleccionado por defecto.
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Una vez introducidos estos datos, en la misma pantalla debe seleccionar el fichero
que desea enviar y recuperarlo de la unidad donde lo tenga guardado.
Para ello, clique "Examinar".
Seguidamente aparecerá una ventana en la que podrá indicar dónde ha
guardado el fichero al generarlo.
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Una vez haya seleccionado el fichero, clique "Confirmar".
Y, a continuación, clique "Aceptar" en la pantalla de confirmación de
la operación:
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Paso 5. Si es la primera vez que realiza el envío a través de la nueva "Aplicación
con mejoras", deberá aceptar una advertencia de seguridad. Si activa la opción
"Siempre confiar en el contenido de Caixa d'Estalvis i Pensions de Barcelona", no
volverá a aparecerle esta pantalla de advertencia. En caso de que no marque
esta opción, cada vez que efectúe un envío aparecerá esta pantalla de
advertencia.
Paso 6. A continuación, aparecerá una nueva ventana que indicará el
progreso del envío. En esta ventana se indicará el resultado del envío.
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De este modo, habrá terminado la transmisión del fichero.
Una vez enviado el fichero y en estado “Pendiente de firmar”, ya puede firmar la
orden. Para ello, debe entrar en “Envío” --> “Firma de ficheros pendientes”.
1. En esta pantalla aparecerán las órdenes pendientes de autorizar.
VICTOR SAULER PORTAL
Clique la orden que desea autorizar, verifique sus datos, introduzca su número
secreto de autorización (PIN 2) y clique “Confirmar”.
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Remesas en gestión - pagos
A través de Línea Abierta, podrá consultar los pagos realizados a partir de
ficheros y consultar y gestionar las órdenes de sus ficheros de pagos.
Para consultar un fichero, debe ir a la opción “Remesas en gestión – pagos” en el
menú lateral izquierdo y seleccionar un ordenante.
Una vez seleccionado el ordenante, podrá consultar los ficheros enviados, a
través de la opción “Relación de ficheros”, y consultar, modificar y anular las
órdenes que contengan.
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