Presentación de PowerPoint

Evítese las prisas
de última hora
Le explicamos, paso a paso, cómo pagar
la nómina de sus empleados a través de
Internet
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Septiembre de 2003
Ventajas
•Permite reducir el tiempo que dedica a tareas administrativas.
•Se agiliza el cobro. Los empleados con cuenta en "la Caixa" recibirán el traspaso el
mismo día, además de disfrutar de las ventajas con las que cuentan los más de
1.300.000 clientes nuestros con su nómina domiciliada. El resto recibirá el pago
durante las siguientes 24 horas.
•Ahorrará mucho tiempo al poder enviar por Línea Abierta sus órdenes: recibiremos
sus ficheros directamente sin necesidad de que usted se desplace a la oficina.
•Podrá enviarnos el fichero con antelación y decidir en qué fecha desea que se realice
el pago.
•Podrá enviar sus ficheros en cualquier momento: sin horarios, en el momento en que
lo necesite.
•También puede realizar el pago mediante el sistema de carta-cheque nómina. Este
sistema permite incluir el logotipo de su empresa y las firmas autorizadas mediante un
proceso de digitalización.
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¿Qué necesita?
•Disponer de acceso a Línea Abierta, el servicio de banca on-line de "la Caixa". Si no
dispone de él, su oficina de "la Caixa" se lo facilitará.
•Contactar con su oficina de "la Caixa" para formalizar el contrato, donde se recogerán la
modalidad y las condiciones de envío de sus ficheros.
•Tener el fichero que contiene los datos de la nómina de su empresa normalizado, con el
formato Cuaderno 34 de la Asociación Española de Banca (AEB). Si su programa de
nóminas genera soportes en este formato, en principio puede enviárnoslos directamente.
Sin embargo, es posible que su software no genere soportes en este formato específico.
En este caso, aquí tiene la solución:
•
Si usted dispone de esta información en algún tipo de formato
electrónico (.txt, .xls, .mdb, etc.) puede, mediante nuestro software
gratuito Gestor Universal de Soportes (GUS), transformarla en un soporte
normalizado.
•
Y si no dispone de información almacenada, mediante nuestro
programa Auxiliares de Línea Abierta podrá crear una base de datos para
introducir y mantener los datos de sus empleados y generar, así, un fichero
normalizado.
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¿Cómo se lleva a cabo?
A través de Línea Abierta puede enviar y autorizar el pago de las nóminas.
Cuando a usted le convenga, sin prisas de última hora. Además, puede decidir la
fecha en que desea que gestionemos sus órdenes, que puede ser posterior a la
fecha de envío del fichero.
Es decir, ¡puede pagar la nómina el día previsto aunque esté de viaje o de
vacaciones!
¡No espere más! Empiece a disfrutar de los beneficios de pagar las nóminas de
su empresa a través de internet. Su oficina de "la Caixa" le ayudará en todo el
proceso.
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¿Qué es la herramienta Generador
Universal de Soportes?
Para enviar ficheros a través de internet es necesario tener la información en unos
formatos concretos, establecidos por la Asociación Española de Banca (AEB). El
Generador Universal de Soportes (GUS) es una herramienta sencilla y muy práctica,
que le permite convertir fácilmente sus ficheros de formato Word, Excel o Access a los
formatos estandarizados y, así, transmitir órdenes automatizadas a través de Línea
Abierta Empresas.
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¿Qué le ofrece el Generador Universal
de Soportes?
Gracias a la herramienta Generador Universal de Soportes, cualquier empresa,
sean cuales sean los programas de gestión contable que utilice y sin tener que
cambiarlos, puede generar ficheros en formatos normalizados por la AEB. Así, pueden
enviarse por Línea Abierta:
•Órdenes de pago masivas: Nóminas y transferencias (Cuaderno 34-AEB)
•Domiciliaciones (Cuaderno 19-AEB)
•Efectos comerciales (Cuaderno 32-AEB)
•Créditos comerciales (Cuaderno 58-AEB)
•Facturas confirmadas (Confirming)
•Facturas a cobrar (Factoring)
Es una aplicación muy sencilla: actualmente existen otros programas capaces de
adaptar ficheros a formatos estandarizados. No obstante, la herramienta Generador
Universal de Soportes es mucho más fácil de usar, ya que permite crear plantillas que
facilitan el trabajo.
Le permitirá crear prácticas plantillas: para cada tipo de fichero (pago de nóminas,
pago a proveedores, remesas de recibos domiciliados, etc.) que le permitirán generar
de forma rápida sus ficheros normalizados. Sólo tendrá que crearlas una vez (por
ejemplo: "pago de nóminas") y podrá aplicarlas en futuras ocasiones para convertir
sus ficheros de forma muy ágil.
Dispondrá de datos acerca de los errores: si se introduce cualquier error en el fichero
(código de banco desconocido, cuenta de banco incorrecta...), el Generador Universal
de Soportes lo detecta y se lo muestra para que pueda solucionarlo.
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Descargar el programa Generador
Universal de Soportes es muy fácil
•Acceda a Línea Abierta Empresas e identifíquese.
•Clique la etiqueta "Servicios".
•En el menú de la izquierda, clique "Programas de descarga".
•En la pantalla que aparecerá, clique sobre "Generador Universal de Soportes".
Requisitos mínimos para la instalación
Requisitos para la instalación del software:
•Procesador: Pentium
•Espacio en el disco: 10 MB
•Sistema operativo: Windows 95 o superior
•Memoria RAM: 24 MB
•Tamaño del fichero de descarga: 4,5 MB
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Programas auxiliares de "la Caixa"
Los programas auxiliares le permiten realizar el mantenimiento y la gestión de las
bases de datos relacionadas con los cobros y pagos de su empresa (clientes,
proveedores, datos bancarios...) y tienen como finalidad la obtención de ficheros
en formatos de la Asociación Española de Banca (AEB) para que pueda transmitir
sus órdenes a través de Línea Abierta Empresas.
Opciones que ofrecen
Los programas auxiliares le facilitan la confección de ficheros normalizados en
formatos de la AEB. Actualmente, permiten generar y gestionar:
•Órdenes de pagos masivas: transferencias, nóminas... (Cuaderno AEB 34)
•Domiciliaciones (Cuaderno AEB 19)
•Remesa de efectos (Cuaderno AEB 32)
•Créditos para el anticipo y la gestión del cobro (Cuaderno AEB 58)
•Factoring
•Confirming
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Descubra sus ventajas
El envío de sus órdenes y la gestión de sus bases de datos de cobros y pagos son
dos de las principales ventajas de este grupo de aplicaciones de "la Caixa". Pero
además, le permiten:
•Confeccionar listados de control de sus órdenes.
•Generar y realizar el mantenimiento de sus ficheros de históricos, que pueden ser
consultados en todo momento.
•Enviar ficheros a su conveniencia: no existen limitaciones horarias en las
transmisiones por Línea Abierta.
•Ahorrarse tiempo y desplazamientos innecesarios al enviar las órdenes a través de
Línea Abierta Empresas.
•Detectar los posibles errores relacionados con los códigos bancarios, cuentas
bancarias, etc., y subsanarlos.
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Descargue los programas auxiliares
Es muy sencillo, sólo tiene que acceder a Línea Abierta Empresas y descargar los
programas auxiliares. Desde ese preciso instante ya podrá empezar a disfrutar de
todas las ventajas que ofrecen.
Descárgarse los programas auxiliares es muy sencillo. Sólo tiene que:
•Acceder a Línea Abierta Empresas con sus claves personales.
•Clique la pestaña "Ficheros".
•En el menú de la izquierda, clique "Programas de descarga".
•En la pantalla que aparecerá, clique "Programas Auxiliares".
Requisitos mínimos para la
instalación
Para poder efectuar la instalación del software de los programas auxiliares y
aprovechar al máximo este servicio, debe cumplir los siguientes requisitos:
•Procesador: Pentium
•Espacio en disco: 20 MB
•Sistema operativo: Windows 3.x o superior
•Memoria RAM: 8 MB
•Tamaño del fichero de descarga: 12 MB
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Envío de ficheros
Cómo se realiza un envío de fichero
Paso 1. Para enviar un fichero debemos entrar en la pestaña "Ficheros".
Paso 2. Al clicar la pestaña "Ficheros", se despliega un menú en la
parte izquierda de la pantalla. Accedemos a "Envío de ficheros" -->
“Proceso de envío".
Paso 3. En esta pantalla, debemos seleccionar el tipo de fichero que deseamos
enviar. Sólo aparecerán aquellos tipos de ficheros que tengamos contratados
con nuestra oficina de "la Caixa".
Si se desea enviar otro tipo de fichero (que no aparezca en esta lista), debemos
ponernos en contacto con nuestra oficina.
Debemos seleccionar el tipo de fichero y clicar "Enviar".
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El sistema permite enviar los siguientes tipos de ficheros:
Cuaderno 19 AEB. Cargos por domiciliación
Cuaderno 34 AEB. Nóminas y pagos
Cuaderno 58 AEB. Anticipo y cobro de créditos
Cuaderno 32 AEB. Descuentos comerciales
Carnets
Factoring
Confirming
Etc.
Paso 4. A continuación, debemos introducir el importe total de la remesa y el número de
documentos (domiciliaciones) que se emiten. En el caso del envío de pagos masivos,
también deberemos introducir la fecha de abono del fichero enviado.
Nota: en el caso de que se tengan distintos presentadores, el sistema dará la opción, en
el paso 1, de escoger el presentador que se desea utilizar para este fichero. En el caso de
que sólo se disponga de un presentador, aparecerá preseleccionado por defecto (ejemplo
de la pantalla siguiente).
Debemos tener en cuenta las siguientes advertencias:
Debe comprobarse que la moneda introducida coincide con la moneda del fichero
generado.
Si se indica el importe en euros, deben separarse los céntimos con una coma (,).
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Una vez hemos introducido estos datos, en la misma pantalla debemos seleccionar el
fichero que deseamos enviar y recuperarlo de la unidad donde lo tengamos
guardado.
Para ello, clicaremos "Examinar".
Entonces nos aparecerá una ventana donde podremos indicar dónde hemos
guardado el fichero en el momento de su generación.
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Una vez hayamos seleccionado el fichero, clicaremos "Confirmar".
Y, a continuación, debemos clicar "Aceptar" en la pantalla de
confirmación de la operación:
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Paso 5. Si se trata de la primera vez que realizamos el envío a través de la
nueva "Aplicación con mejoras", deberemos aceptar una advertencia de
seguridad. Si activamos la opción "Siempre confiar en el contenido de Caixa
d'Estalvis i Pensions de Barcelona", no nos volverá a aparecer esta pantalla de
advertencia. En caso de que no se marque esta opción, cada vez que se realice
un envío, aparecerá esta pantalla de advertencia.
Paso 6. A continuación, nos aparecerá una nueva ventana que nos
indicará el progreso del envío. En esta ventana se nos indicará el
resultado del envío.
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De este modo, habrá terminado la transmisión del fichero.
Una vez enviado el fichero y en estado “Pendiente de firmar”, ya puede firmar la
orden. Para ello, debe entrar en “Envío” --> “Firma de ficheros pendientes”.
1. En esta pantalla aparecerán las órdenes pendientes de autorizar.
VICTOR SAULER PORTAL
Clique la orden que desea autorizar, verifique sus datos, introduzca su número
secreto de autorización (PIN 2) y clique “Confirmar”.
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Remesas en gestión - pagos
A través de Línea Abierta, podrá consultar los pagos realizados a partir de
ficheros y consultar y gestionar las órdenes de sus ficheros de pagos.
Para consultar un fichero, debe ir a la opción “Remesas en gestión – pagos” en el
menú lateral izquierdo y seleccionar un ordenante.
Una vez seleccionado el ordenante, podrá consultar los ficheros enviados, a
través de la opción “Relación de ficheros”, y consultar, modificar y anular las
órdenes que contengan.
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