The Applicability of UNISIST guidelines and ISO international

La aplicabilidad de las
directrices del UNISIST
y de las normas
internacionales de la ISO
a la gestión de registros
y la administración
de archivos
PGI-82/WS/4
Estudio del RAMP
Programa General de Información y UN ISIST
Organización de las Naciones Unidas
para la Educación, la Ciencia y la Cultura
4” -“,,,
.’ a,cpfj
París, 1982
PGI-82/ws/4
Original
inglés
LA APLICABILIDAD DE LAS DIRECTRICES DEL UNISIST
Y DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE LA ISO A LA
GESTION DE REGISTROS Y LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ESTUDIO DEL RAMP
James B. Rhoads
PROGRAMAGENERAL DE INFORMACION Y UNISIST
Organización
de las Naciones Unidas
para la Educación,
la Ciencia
y la Cultura
Asiento
de catálogo
que se recomienda:
Rhoads, James B.
La aplicabilidad
de las directrices
de la ISO a la gestión
de.registros
RAMP / redactado
por James B. Rhoads
y el UNISIST.
París:
Unesco, 1981.
1.
II.
III.
0 Unesco,
Título
Unesco.
Programa
1982
del UNISIST y de las normas internacionales
y la administración
de archivos.
Estudio
del
/-para
el7
Programa General de Información
vi,
64 págs.,
30 cm.
(PGI-82/~/4).
Programa General de Información
y UNISIST
de Gestión de Documentos y Archivos
(RAMP)
i
INDICE
Página
1.
INTRODUCCION ..............................
1
2.
NORMAS Y DIRECTRICES SOBRE TEMAS DE INTERBS A LA VEZ PARA LA GESTION DE
REGISTROS Y PARA LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS .............
3
2.1
3
Política,
Normas y directrices
2.1.2
Aplicabilidad
de esas normas y directrices
a la política,
planificación
y la evaluación
de los sistemas y servicios
..............
gestión
de registros
y archivos
Propuestas
existentes
relativas
y actividades
a nuevas
2.1.3.1
Recomendadas
en el
2.1.3.2
Recomendadas
por
2.1.3.3
Recomendaciones
2.1.3.4
Análisis
Plantilla
delpersonal
en curso
del
6
7
RAMP .......
7
............
adicionales
7
.....................
formación
de personal;
y enseñanza,
...........................
y perfeccionamiento
8
8
...................
existentes
Directrices
2.2.2
Aplicabilidad
de esas directrices
a la enseñanza y la forma....
ción del personal
de gestión
de registros
y archivos
Propuestasrelativasa
nuevas
2.2.3.1
Recomendadas
en el
2.2.3.2
Recomendaciones
2.2.3.3
Análisis
Reprografía
Informe
de Bari
10
........
10
............
adicionales
9
10
..........
directrices
10
.....................
11
............................
Normas y directrices
existentes
2.3.2
Aplicabilidad
dearchivo
de esas normas y directrices
.........................
Propuestas
relativas
a nuevas
2.3.3.1
Recomendadas
2.3.3.2
Recomendación
2.3.3.3
Análisis
en el
11
..............
2.3.1
2.3.3
4
6
........
de Bari
consultores
la
de
.........
directrices
Informe
3
...
2,2.1
2.2.3
2.3
...............
y Evaluación
2.1.1
2.1.3
,2.2
Planificación
a la reprografía
13
normas y directrices
Informe
adicional
.....................
de Bari
..............
........
.....
14
14
14
14
ii
Páaina
2.4
Publicaciones
localización1
15
..............
existentes
15
2.4.2
Aplicabilidad
de esas normas y directrices
nes relacionadas
con la gestión
de registros
a las publicacioy archivos
. .
17
Propuestas
.........
19
relativas
a nuevas
2.4.3.1
Recomendadas
2.4.3.2
Análisis
Formulación
en el
directrices
Informe
19
........
de Bari
.....................
y evaluación
19
................
de normas
20
..................
Orientaciones
2.5.2
Aplicabilidad
de esas orientaciones
a la labor normativa
.........
materia
de gestión
de registros
y archivos
Propuestas
existentes
20
2.5.1
relativas
a nuevas
2.5.3.1
Recomendadas
2.5.3.2
Recomendación
2.5.3.3
Análisis
en el
20
........
de Bari
?,-,
‘/'
..............
adicional
20
.....................
21
Normas y recomendaciones
2.6.2
Aplicabilidad
de esas normas y recomendaciones
logía de la gestibn
de registros
y archivos
relativas
existentes
a nuevas
2.6.3.1
Recomendadas
2.6.3.2
Análisis
en el
21
............
2.6.1
Propuestas
a la termino........
normas y directrices
Informe
.....
........
de Bari
Creación
de registros
3.1.1
Orientaciones
3.1.2
Aplicabilidad
de registros
3.1.3
Propuestas
a nuevas
23
23
23
.............
de esas normas y orientaciones
........................
relativas
23
23
.......................
y normas existentes
21
23
.....................
NORMASY DIRECTRICES SOBRE LA GESTION DE REGISTROS ...........
3.1
20
20
.........
directrices
Informe
en
...........................
Terminología
2.6.3
3.
de
Normas y directrices
2.5.3
2.6
y los medios
2.4.1
2.4.3
2.5
(salvo las documentales
...........................
directrices
a la creación
.........
24
24
iii
Página
3.2
4.
Recomendadas
en el
3.1.3.2
Recomendadas
por
3.1.3.3
Recomendaciones
3.1.3.4
Análisis
Mantenimiento
Normas existentes
3.2.2
Aplicabilidad
ción de los
Propuestas
los
y otras
. . . . . . . . . . .
24
registros
26
...........
de esas normas al mantenimiento
y la utilizaregistros
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
27
a nuevas
Recomendadas
por
3.2.3.3
Recomendaciones
3.2.3.4
Análisis
Propuestas
24
26
3.2.3.2
3.3.2
RAMP . . . .
del
. . . . . . . . . .
en el
Orientaciones
24
consultores
orientaciones
Recomendadas
3.3.1
. . . . . . . .
25
de los
relativas
de los
de Bari
adicionales
3.2.3.1
Liquidación
Informe
.....................
y utilización
3.2.1
3.2.3
3.3
3.1.3.1
directrices
Informe
los
. . . . . . . . .
27
. . . . . . . .
27
RAMP . . . .
27
de Bari
consultores
adicionales
del
27
...........
28
.....................
registros
. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
existentes
relativas
y actividades
a nuevas
3.3.2.1
Recomendadas
3.3.2.2
Análisis
en el
en curso
directrices
Informe
. . . . . .
29
. . . . . . . . .
30
. . . . . . . .
30
de Bari
30
.....................
.......
31
. . . . . . . . . . . .
31
NORMAS Y DIRECTRICES SOBRE LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
4.1
Evaluación
y transferencia
a los
29
archivos
4.1.1
Norma
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
4.1.2
Aplicabilidad
de esa norma a la evaluación
y la transferencia a los archivos
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
Propuestas
. . . . . . . . .
31
. . . . . i . .
31
. . . . . . . . . . .
32
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32
4.1.3
existente
relativas
a nuevas
4.2.3.1
Recomendadas
4.1.3.2
Recomendaciones
4.1.3.3
Análisis
en el
directrices
Informe
adicionales
de Bari
iv
Página
4.2
Seguridad
Normas y orientaciones
4.2.2
Aplicabilidad
de seguridad
archivos
existentes
. . . . . . . . . . . . . .
33
. . . . . . . . . . . . . .
33
de esas normas y orientaciones
y preservación
de los archivos
relativas
a nuevas
35
. . . . . . . . .
35
. . . . . . . . . . . .
35
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
36
Recomendadas
en el
4.2.3.2
Recomendaciones
4.2.3.3
Análisis
normas y directrices
34
. . . . .
4.2.3.1
y descripción
a los problemas
. . . . . . . . .
Informe
de Bari
adicionales
de los
archivos
existentes
. . . . . . . . . . . . I
y actividades
Normas y directrices
. . .
36
4.3.2
Aplicabilidad
de esas normas y directrices
a la disposición
y la descripción
de los archivos
. . . . . . . . . . . . . .
37
Propuestas
. . . . . . . . . .
38
. . . . . . . . .
38
. . . . . . . . . . . .
39
relativas
a nuevas
4.3.3.1
Recomendadas
en el
4.3.3.2
Recomendaciones
4.3.3.3
Análisis
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
39
Servicio
de referencia
las necesidades
de los
de los archivos
(incluidos
los estudios
sobre
usuarios'
. . . . . ., . . . . . . . . . . . .
40
4.4.1
Normas y directrices
4.4.2
Informe
de Bari
adicionales
. . . . . . . . . . . . . . .
40
Aplicabilidad
referencia
de esas normas y directrices
al servicio
de
de los archivos
. . . . . . . . . . . . . . . . .
41
Propuestas
relativas
. . . . . . . . . .
42
existentes
. . . . . . . . .
42
. . . . . . . . . . . .
43
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
43
a nuevas
4.4.3.1
Recomendadas
4.4.3.2
Rec,omendaciones
4.4.3.3
Análisis
Programas
educativos
4.5.1
Norma
4.5.2
Aplicabilidad
culturales
4.5.3
directrices
en curso
36
4.3.1
4.4.3
4.5
Propuestas
Disposición
4.3.3
4.4
de los
4.2.1
4.2.3
4.3
y preservación
Informe
de Bari
adicionales
y culturales
. . . . . . . . . . . . . . . . .
44
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
de esa norma a los programas educativos
y
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
existente
Propuestas
en el
directrices
relativas
a nuevas
directrices
. . . . . . . . . .
44
V
Página
5.
. . . . . . . .
45
RAMP . . . .
45
. . . . . . . . . . .
45
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
45
RESUMENY CONCLUSIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
46
5.1
Resumen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
46
5.2
Conclusiones
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
49
4.5.3.1
Recomendadas
en el
4.5.3.2
Recomendadas
por
4.5.3.3
Recomendaciones
4.5.3.4
Análisis
Informe
los
de Bari
consultores
adicionales
del
50
BIBLIOGRAFIA................................
APENDICE 1.
Directrices
del
tienen
un cierto
y archivos.
APENDICE 2.
Indice
GRAFICO.
de las
UNISIST y normas de la ISO ya existentes
que
grado de aplicabilidad
a la gestion
de registros
normas y directrices
propuestas.
Después de la página 48 hay un cuadro que indica
la distribución
la aplicabilidad
de las normas y directrices
examinadas en el
presente
informe.
y
PGI-82/WS/4
PROLOGO
Para atender mejor las necesidades
de los Estados Miembros, y en particular
de
en los campos especializados
de la gestión
de registros
y la
los paises en desarrollo,
la División
del Programa General de Informaciónde
1aUnesco
administración
de archivos,
y a largo plazo,
ha establecido
un Programa, coordinado
de Gestión de Documentos y Archivos
(RAMP).
Los elementos
básicos
del RAMP se ciñen a los
General de Información.
Por ello,
el RAMP entraña
dios y otras actividades
encaminados a:
temas globales
la realización
1.
Promover
regionales
la formulacidn
de planes
e internacionales).
2.
Promover
y difundir
3.
Contribuir
información.
4.
Contribuir
al establecimiento
y el desarrollo
de sistemas
de información
la cultura
y la comunicación
especializados
en los campos de la educación,
y de las ciencias
exactas y naturales
y las sociales.
5.
Promover
al
métodos,
establecimiento
la formación
de los
y políticas
del propio Programa
de proyectos,
estu-
normas y reglas
y desarrollo
especialistas
de información
(nacionales,
detratamientodelainformación.
de las
infraestructuras
de
y de losusuariosdelainformación.
en virtud
de un contrato
El presente
estudio,
obra de James B. Rhoads y preparado
indicar
en qué medida son
con el Consejo Internacional
de Archivos
(CIA), pretende
aplicables
a las actividades
de tratamiento
de la información
de archiveros
y gestores
de registros
las directrices
establecidas
por el UNISIST de la Unesco y las normas
formuladas
por la Organización
Internacional
de Normalización
(ISO), publicadas
antes
Además de evaluar
las normas y directrices
existentes,
se señalan los sectode 1981.
y se recomienda
una serie
res en los cuales hacen falta
tales documentos normativos,
de actividades
prioritarias
con respecto
al ulterior
desarrollo
del programa RAMP en
este campo.
Se agradecería
el envío de observaciones
y sugerencias
sobre este estudio
a la
75700
Unesco, 7, place de Fontenoy.
División
del Programa General de Información:
Pueden solicitarse
a esa misma dirección
otros estudios
preparados
con arreglo
París.
al programa RAMP.
PGI-82/Ws/4
1.
INTRODUCCION
Desde la creación
del UNISIST en 1972, una de las principales
tareas de la
Unesco en el campo de la información
ha sido la formulación
y publicación
de directrices
encaminadas
a mejorar
los sistemas y servicios
de información
y, en el caso de
las técnicas
de intercambio
de información,
a establecer
formatos
y prácticas
normalizados.
La Unesco ha cooperado también estrechamente
con la Organización
Internacional
de Normalización
(ISO) en el establecimiento
de normas y recomendaciones,
en
particular
en los campos de:
a) la bibliotecología
y la documentación,
b) la terminología,
c) el tratamiento
de datos y d) la reproducción
de documentos.
Algunas de
esas normas y recomendaciones
de la ISO son la consecuencia
directa
de directrices
del UNISIST, y suponen un paso más en su perfeccionamiento
y en su aceptación
en el
plano internacional.
El establecimiento
en 1977 del Programa General de Información
de la Unesco
(PGI) refundió
en una misma división:
a) los sistemas y servicios
de información
científica
y tecnológica
(incluida
la promoción y el desarrollo
del UNISIST),
y b) la
promoción
de la documentación,
las bibliotecas
y los archivos.
Paralelamente,
el Consejo Internacional
de Archivos
(CIA) empezõ a percibir
cada
vez más claramente
la importancia
capital
de las directrices
y normas con miras a una
más plena capacitación
profesional
de los archiveros
de todo el mundo y del número
creciente
de investigadores
cuyas necesidades
atienden.
Desde mediados del decenio
de 1970, los comités técnicos
del CIA han preparado
manuales de conservación
de archivos y tecnología
del microfilme,
así como normas básicas
relativas
al material
y
equipo de los talleres
de conservación
y reprografía.
Contando con fondos y asistencia de la Unesco, el CIA ha establecido
un modelo estadístico
para los diversos
aspectos de las actividades
archivísticas,
así como un glosario
plurilingüe
de términos
relacionados
con los archivos.
Estas y otras actividades
encaminadas al establecimiento de normas y directrices
internacionales
en materia
de archivos
incidieron
poderosamente
en la decisión
de escoger las normas para el "establecimiento
y organización de las instituciones
de archivos"
como tema de la 18a. Mesa Redonda Internaciocelebrada
en Nairobi
en 1978.
También se ha dedicado una atención
nal de Archivos,
preferente
a la formulación
de rormas y directrices
en los recientes
planes a plazo
medio del CIA.
Al iniciar
en 1979 el PGI su Programa de Gestión de Documentos y Archivos
(RAMP),
se estimó que la preparación
de normas y directrices
constituía
un sector de actuaPor ello,
ción que requería
grandes esfuerzos
y asistencia.
la Unesco organizó
en
en 1979, una reunión
de expertos,
encargados
de preparar
una lista
de las norBari,
mas y directrices
que necesitan
los archiveros
y de recomendar un orden de prioridad.
Una medida adicional
de la Unesco consistió
en encargar
la realización
del presente
de un contrato,
con la finalidad
de evaluar
las directrices
estudio
al CIA, en virtud
y las normas y recomendaciones
de la ISO en el campo de la
del UNISIST ya existentes,
información,
en lo tocante
a su aplicabilidad
a las necesidades
de los sistemas y
servicios
de gestión
de registros
y archivos.
y recomendaConviene tener presente
que la mayoría de esas normas, directrices
ciones fueron concebidas
por cuenta de los usuarios
y los responsables
de los sisteMuchas de ellas
están desmas y servicios
de información
científica
y tecnológica.
Los científicos
basan su
tinadas
a los científicos
que realizan
investigaciones.
trabajo
en los descubrimientos
acumulados previamente
y, por ello,
hay una gran deUna información
que tenga apenas unos años
manda de la información
m6s reciente.
y cuanto más antigua
es la información
científica
y
puede haberse quedado anticuada,
tecnológica
tanto menos útil
puede resultar
para las investigaciones
de hoy.
PGI-82/WS/4
- pág.
2
En cambio, los archivos
procuran
conservar
registros,
independientemente
de los
temas o de su antigüedad,
que encierren
una información
que tenga interés
perdurable
y valor para la investigación
retrospectiva.
Hasta hace relativamente
poco tiempo,
los registros
disponibles
para su transferencia
a los archivos
solían
referirse
más a
las ciencias
humanas que a las investigaciones
de carácter
científico
o tecnológico.
Esto está cambiando en cierto
grado al intervenir
cada vez más los gobiernos
en asuntos científicos
y tecnológicos,
y los registros
que crean constituyen
un fiel
reflejo
de esa intervención.
Aunque los archivos
conservan
cantidades
crecientes
de información
científica
y
tecnológica,
lo cierto
es que muchos de los registros
que contienen
ese tipo de información
siguen estando sometidos
al control
de la entidad
o el ministerio
que los
han creado durante
mucho tiempo.
A menudo, pasan veinticinco
o mas años antes de que
se transfieran
a los archivos.
como los investigadores
científicos
piden
Por ello,
la información
más reciente,
no es probable
que los archivos
puedan desempeñar un
papel esencial
en los tipos de sistemas y servicios
que constituyen
el tema principal
del UNISIST.
No es, pues, sorprendente
que las normas, directrices
y recomendaciones
formuladas
para facilitar
la consecución
de los objetivos
del UNISIST carezcan a menudo de interés
directo
para las necesidades
o actividades
en materia
de archivos,
o
que tengan sólo una utilidad
indirecta.
Incumben, por supuesto,
al PGI ciertas
responsabilidades
en el campo de la información
que rebasan los límites
del apoyo que presta al UNISIST.
Es evidente
que
hay importantes
usuarios
y formas de utilización
de la información
que no tienen
carácter
científico
0 tecnológico,
y que las infraestructuras
nacionales
de información
deben estar al servicio
de todas las categorías
de usuarios
de la información.
Los
archivos
son elementos
esenciales
de los sistemas nacionales
de información.
Contienen ingentes
cantidades
de información
retrospectiva,
principalmente
materiales
de
referencia,
que reflejan
y documentan las actividades
pasadas de la administración
pública
y que tienen
un gran valor para muchos elementos
de la sociedad.
El actual
programa PGI es muy sensible
al valor de los servicios
y los fondos de archivos,
y un
gran número de proyectos
implican
el establecimiento
de unas directrices
del RAMP que
son urgentemente
necesarias.
Pese a las diferencias
que existen,
en la práctica
y en las finalidades,
entre
los archivos
y los sistemas y servicios
de información
científica
y tecnológica,
hay
El presente
estudio
ha servido
asimismo para
ciertos
problemas
y objetivos
comunes.
determinar
que un cierto
número de soluciones
a los problemas pendientes,
tal como
se concretan
en las directrices
del UNISIST y las normas internacionales
de la ISO,
tienen
interés
y utilidad
para los archiveros
y los responsables
de los registros.
ejemLa Sección de Promoción de Métodos, Reglas y Normas del PGI ha facilitado
y una selección
de las normas, replares
de las directrices
del UNISIST existentes,
proyectos
de normas internacionales
y propuestas
del ISO para su uso
comendaciones,
informe ha estudiado
en el mundo de la información.
A su vez, el autor del presente
por separado y conjuntamente,
en relación
con su
cada uno de ellos
analizándolos,
aplicabilidad
a las necesidades
e intereses
de los sistemas y servicios
de gestión
y presenta
sus propias
conclusiones
y recomendaciones
en
de registros
y archivos,
este mismo informe.
Procede destacar
que el presente
estudio
no pretende
abarcar
todas las normas
internacionales
que puedan tener algún interes
para la gestión
de registros
y archivos.
Un estudio
más completo hubiera
versado también sobre normas adicionales,
reel papel y el cartdn,
el cine,
la fotografía,
los dibujos
técnilativas
a la pasta,
la informática
y el tratamiento
de la información,
la
cos, las máquinas de oficina,
PGI-~~/WS/~
- pág.
aplicación
de métodos estadísticos,
y los documentos y elementos de datos en los
tores de la administración,
el comercio y la industria.
Quienes se interesen
por
análisis
más completo de las normas en materia
de información,
tanto en el plano
cional
como en el internacional,
deberán consultar
la UNISIST Guide to Standards
Information
Handling
(1980).
3
secun
nafor
Por todo ello,
y teniendo
en particular
presentes
las recomendaciones
de la reunión de expertos
de Bari,
el autor ha recomendado y descrito
normas y directrices
adicionales
para la gestión
de registros
y archivos
que, a su juicio
habría que estaAl final
de cada Sección relativa
a las directrices
del
blecer
en los próximos
años.
UNISIST y las normas de la ISO ya existentes,
el autor indica
las obras preparadas
.específicamente
para el mundo de los archivos,
y publicadas
por la Unesco o el CIA,
que tienen valor
normativo.
En su análisis
de las normas técnicas
en los campos del tratamiento
de datos y
de la reproducción
de documentos,
el autor ha recibido
consejos y orientación
de tres
expertos
en la materia,
que trabajan
o trabajaban
en el National
Archives
and Records
Service
de los Estados Unidos de América:
Claudine
J. Weiher, archivera
de apoyo de
programas,
Charles M. Dollar,
Director
de Evaluación
de la Tecnología,
y James L.
de Servicios
de Conservación.
No obstante,
el autor asume la plena
Gear, ex Director
responsabilidad
de las recomendaciones
y conclusiones
que figuran
en el presente
informe.
2.
NORMAS Y DIRECTRICES SOBRE TEMAS DE INTERES A LA VEZ PARA LA
GESTION DE REGISTROS Y PARA LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Las normas y directrices
sobre las que versa el presente
capítulo
se refieren
a
temas que tienen
esencialmente
la misma importancia
para los servicios
de gestión
de
Las normas y directrices
de interés
registros
y para la administración
de archivos.
para la plantilla
de personal
y
la planificación
y le evaluación,
para la politica,
la enseñanza,
formación
y perfeccionamiento
del personal,
para las publicaciones,
y
con provecho en
para la formulación
y la evaluación
de normas, no pueden subdividirse
elementos
relacionados
con la gestión
de registros
y con la administración
de archivos, ya que se aplican
los mismos considerandosa
ambas disciplinas.
_1
Se podría estimar
conveniente
tratar
la reprografia
y la terminología
como secciones del Capítulo
3 (Normas y Directrices
sobre la Gestión de Registros)
y del 4
(Normas y Directrices
sobre la Administración
de Archivos).
Pero esto daría una maTanto la reprografía
como la termiyor longitud
y reiteración
al presente
informe.
nología
son instrumentos
esenciales
en la gestión
de los registros
durante
todo su
No sería constructivo
ciclo vital,
desde la creación
hasta su eventual
liquidación.
dividirlos
artificialmente.
2.1
Política,
2.1.1
Planificación
Normas y directrices
y Evaluación
existentes
y actividades
en curso
Hay varias
directrices
del UNISIST, otros documentos de la Unesco y normas de ia
en la planificación,
la evaISO que proporcionan
orientación
a quienes intervienen
tipos de sistemas y
luación
y la formulación
de una política
en relación
con diversos
Entre los que versan sobre la información
científica
y
servicios
de información.
reuniones
del Comité
tecnológica
cabe citar
los informes
finales
de las dos primeras
Otros documentos importantes
que concretan
de Dirección
del UNISIST en 1973 y 1975.
las recomendaciones
contenidas
en los informes
de ese Comité son Information
Policy
para la Planificación
de SisObjectives
(UNISIST Proposals)
de 1974, las Directrices
temas Nacionales
de Información
Científica
y Tecnológica
de 1975 y las Guidelines
for
the Evaluation
of Information
Systems and Services,
de 1978.
PGI-82/WS/4
- pág.
4
En relación
con las bibliotecas,
el Programa General de Información
(PGI) de la
Unesco ha publicado
unas Guidelines
for the National
Bibliographic
Agency and the
National
Bibliography
(1979) y unas Directrices
para el Planeamiento
y la Organización
de Mediatecas
Escolares
(centros
de medios audiovisuales
e impresos de las bibliotecas escolares)
(1979). La Organización
Internacional
de Normalización
(ISO) había publicado
ya antes una norma sobre las estadísticas
internacionales
relativas
a las bibliotecas
(International
Library
Statistics)
(ISO 2789-1974).
Hay también dos normas que respaldan
ciertas
técnicas
empleadas a veces en la
Planificación
y la evaluación
de los sistemas y servicios
de información:
Information
Processing
- Flowchart
Symbols (ISO 1028-1973)
e Information
Processing
- Conventions
for Incorporating
Flowchart
Symbols in Flowcharts
(ISO 2636-1973).
En 1977, la Unesco publicó
un importante
documento -Establishing
a
Framework for the Implementation
of NATIS- dedicado esencialmente
a los
servicios
de bibliotecas
y archivos.
En el programa actual
de la Unesco
la preparación
de proyectos
de directrices
para la legislación
aplicable
de gestión
de registros
y archivos,
incluidas
unas propuestas
sobre los
los cuales puede hacer falta
una reglamentación.
Text
La Unesco ha publicado
(1972).
también
un Draft
Model Law on Archives:
Legislative
sistemas y
se establece
en materia
sectores
en
Description
and
El programa en curso de la Unesco comprende asimismo un contrato
con el CIA para
la preparación
de directrices
relativas
a la creación
y el desarrollo
de sistemas y
servicios
de gestión
de registros
y archivos
en los organismos
del sistema de las Naciones Unidas.
Un estudio
del RAMP sobre los servicios
de reseñas para los sistemas
de gestión
de registros
y administración
de archivos,
titulado
Archives
Journals:
A
Study of their
Coverage by Primary and Secondary Sources (1981) indica
el modo de consolidar
la capacidad
de gestión
y el profesionalismo
mediante un mayor conocimiento
de
las obras más importantes
publicadas
sobre el particular
y el acceso a las mismas.
En 1981, la Unesco publicó
Acuerdos y convenios:
modelos bilaterales
y multilaterales
relativos
a las transferencias
de archivos,
que presenta
diversos
métodos
para dirimir
las reivindicaciones
en materia
de archivos.
Completan ese documento dos
estudios
recién
terminados,
y preparados
también por el CIA en virtud
de un contrato
con la Unesco:
un estudio
sobre la posibilidad
de crear una base de datos sobre las
fuentes
de la historia
nacional
existentes
en archivos
extranjeros
y un Estudio
de
viabilidad
para la creación
de un fondo de asistencia,
financiado
y administrado
con
carbcter
internacional
para facilitar
la solución
de los problemas
que entraña
la
transferencia
internacional
de archivos
y para obtener acceso a las fuentes
de la
historia
nacional
existentes
en archivos
extranjeros
(1981).
2.1.2
Aplicabilidad
de esas normas y directrices
y la evaluación
de los sistemas y servicios
archivos
a la política,
la planificación
de gestión
de registros
y
En ninguno de los informes
del Comité de Dirección
del UNISIST hay nada relacionado con la gestión
de registros
o archivos,
y las Directrices
para el planeamiento
y
El dola organización
de mediatecas
escolares
carecen de interés
para los archivos.
cumento Information
Policy
Objectives
(UNISIST Proposals)
parece excluir
la participación de los sistemas
de gestión
de registros
y archivos
en relación
con los objetiVOS de la política
de información.
No obstante,
por haberse ampliado en los últimos
años el alcance del UNISIST, se tienen
ahora en cuenta el papel y la importancia
de la
En toda futura
revisi&
de esos objetivos
se debería
gestión
de registros
y archivos.
tomar en consideración
la función
de los servicios
de gestión
de registros
y archivos
como parte integrante
de los sistemas nacionales
de información.
PGI-82/wS/4
- pág.
5
Las Directrices
para la planificación
de sistemas nacionales
de información
científica
y tecnológica
no son directamente
aplicables
a 10s sistemas
de gestión
de registros
o archivos.
Sin embargo, en su primera parte,
relativa
a "las tecnicas
de
planificación",
se dan orientaciones
sobre la planificación
de las actividades
de información,
muchas de las cuales serían útiles
al planificar
unos programas de gestión
de registros
y archivos
nuevos o modificados.
Por ejemplo,
la observación
que se
hace sobre la importancia
de determinar
el numero y las características
de los usuarios sugiere
un elemento válido
en la planificación
de archivos.
La orientación
que
se da sobre la composición
de un equipo de planificación
puede sugerir
analogías
apropiadas para un sistema de gestión
de registros
o archivos.
El consejo sobre el alcance de la planificación
carece de interés,
ya que se centra total
y específicamente
en los sistemas
de información
científica
y tecnológica
(ICT).
No obstante,
las tres
Secciones
sobre la secuencia
lógica
de las operaciones
de planificación,
el mecanismo
de planificación
y los elementos
del informe final
son todos ellos válidos
y apropiaaunque los detalles
y las ilustraciones
se refieran
a
dos en sus premisas
esenciales,
La segunda parte,
referente
a "los parámetros
los sistemas de ICT.
del proyecto
de
un sistema nacional
de información",
contiene
pocas cosas de interés
para la planificación de los sistemas
de gestión
de registros
o archivos.
Las Guidelines
for the Evaluation
of Information
Systems and Services
no son directamente
aplicables
a la evaluación
de los sistemas y servicios
de archivos.
Procede señalar,
sin embargo, que el "Report of the Consultation
on the Development
of a
Long-term
Plan for the Preparation
of Archiva1
and Records Management Guidelines,
de la reunión
celebrada
en Bari en 1979 (y
Standards
and Norms", que es el informe
que resumiremos
a partir
de ahora como sigue:
Informe de Bari)
recomendó el establecimiento
de directrices
sobre la evaluación
de los programas de archivos.
Los encargados de esa tarea desearán quizá recorrer
las presentes
directrices
en busca de ideas
y conceptos,
que podrán resultar
a veces incitantes
o adaptables.
Cabe decir lo mismo
de formular
directrices
de evaluación
de los sistemas y servicios
de
de todo intento,
que son también necesarias.
gestión
de registros,
Las Guidelines
for the National
Bibliographic
Agency and the National
Bibliography
aunque no son directamente
aplicables
resultarán
de cierto
interés
para los archiveros,
En cierto
sentido,
la bibliografía
nacional
tiene carácter
de archivo,
a su trabajo.
Por supuesya que es un producto
de actividades
oficiales
y tiene valor permanente.
normalmente
en la biblioteca
nacional
(o en el organismo bibliográto, se conservará
y no en los archivos
nacionales.
fico nacional),
La norma sobre las estadísticas
internacionales
relativas
a las bibliotecas
a los archivos,
pero sugiere
la
(International
Library
Statistics)
no es aplicable
necesidad
de disponer
de una norma comparable
sobre los depósitos
de manuscritos
y
El Consejo Internacional
de Archivos
(CIA) ha emprendido un ambicioso
los archivos.
que abarca una gama de datos más amplia
proyecto
de estadísticas
sobre los archivos,
En el Informe de Bari se asigna
y más detallada
que la que se propugna en esa norma.
gran prioridad
a la continuación
de las actividades
de dicho proyecto.
Una gran parte del documento Establishing
a Legislative
Framework for the ImLas
plementation
of NATIS es aplicable
y resulta
útil
en el campo de los archivos.
en generecomendaciones
sobre los servicios
de archivos
(págs. 10-15) son aceptables
Pero los archivos
nacionales
de los países federales
pueden no estar en condiral.
ciones de ejercer
las funciones
propuestas
en relación
con los archivos
de la administración
regional,
de los Estados,
provincial
o local,
o con los archivos
de las
Se reconoce esta excepción
en un pasaje posterior
de ese doentidades
no públicas.
En tales
casos, se debe incitaralos
págs. 46 y 47).
cumento (párrafos
121 y 122:
servicios
oficiales
subnacionales
a que promulgen una legislación
sobre la gestión
de
Los capitulos
IV y V constituyen
registros
y archivos
que se ciñan al marco general.
una guía excelente
sobre los temas que procede tomar en consideración
al preparar
y
y tienen
en cuenta las múltimejorar
la legislación
nacional
en materia
de archivos,
ples variantes
existentes
de estructuras
y sistemas gubernamentales.
pGI-82/ws/4
- pág.
6
El documento titulado
Acuerdos y convenios:
modelos bilaterales
y multilaterales relativos
a las transferencias
de archivos
es la culminación
de los intensos
esfuerzos
desplegados
por el CIA y la Unesco para proporcionar
orientaciones
a los paísesque se enfrentanconreivindicaciones
contrapuestas
enmateria
dearchivos.
Se trata
Los dos estudios
de viabilidad
recién
terminados,
de una obra muy útil
y práctica.
referentes
a una base de datos y a un fondo de asistencia
internacional
para los microfilmes,
complementan
ese documento de un modo muy interesante.
Las dos normas sobre los símbolos de los diagramas de flujo
son aplicables
cuando
se emplean tales diagramas
como instrumento
de planificación
o evaluación
de los sistemas y servicios
de gestión
de registros
y archivos.
2.1.3
Propuestas
relativas
2.1.3-l
Recomendadas
Directrices
sobre
de gestión
de registros
::
en el
a nuevas
Informe
directrices
de Bari
la planificación
y la evaluación
(todas ellas
de priridad
Bfi):
la política,
y archivos
a)
Definición
registros.
de los
cometidos,
b)
Definición
del
cl
Definición
de las relaciones
que producen registros.
d)
Disposiciones
glamentarios
el
Definición
de la estructura
tración
pública.
f)
Definición
9)
Directrices
comparables
chivos no públicas.
h)
Planificación
i)
Bases de cálculo
funcionamiento.
j)
Porcentajes
jurisdiccional.
k)
Empleo de computadoras
1)
Aplicación
de la automatización
los archivos.
para
seguir
la evolución
m)
Aplicación
de la automatización
de archivos.
para
seguir
los
alcance
funciones
y programas
de la legislación
entre
sobre
los
encaminadas a la aplicación
o de otra índole.
de las
orgánica
estructuras
de los
a las
programas
de las
de personal,
internas
d)-f),
de las
basados
de
y los
órganos
por medios
de archivos
re-
en la adminisde archivos.
instituciones
de registros
en la cantidad
operaciones
legislación
a las
de capital
y gestión
y los
instituciones
aplicables
de gestión
inversiones
en las
sistema
servicios
archivos.
de archivos
de la
del
de archivos
los
servicios
de los
de ar-
y archivos.
presupuestos
de los
fondos
de
y el alcance
de gestión.
progresos
de los
de las
fondos
de
operaciones
En el Informe de Bari se asignaban
las prioridades
en la forma siguiente:
A, a
corto plazo (1979-1980;
B, a plazo medio (1981-1983);
y C, a largo plazo
1984-1985).
Las fechas corresponden
al comienzo de las actividades,
y no a su
terminación.
-.. .____
--
~~1-82/Ws/4
n)
Tipo, forma y contenido
externos.
0)
Evaluación
2.1.3.2
Compilación
2.1.3.3
Directrices
registros.
2.1.3.4
de los
Recomendadas
de los
programas
del
y publicación
de textos
relativos
Recomendaciones
adicionales
la evaluación
periódicos,
tanto
internos
7
como
de archivos.
consultores
sobre
por
informes
- pág.
de los
RAMPC:
a las
sistemas
reivindicaciones
y servicios
de gestión
de archivos.
de
Análisis
Un cierto
numero de las
versan sobre varios
aspectos
tión de registros
y archivos.
directrices
(a)-g))
del marco jurídico
propuestas
y orgánico
en el
de los
Informe
servicios
de Bari
de ges-
La excelente
orientación
proporcionada
ya en Establishing
a Legislative
Framework
for the Implementation
of NATIS y la formulación,
en curso,
de directrices
relativas
a
una legislación
sobre la gestión
de registros
y archivos
responden de un modo muy completo a las primeras
directrices
propuestas
(a)-c)).
La mayoría de las demás que se refieren
al marco jurídico
y orgánico
(d)-g))
serán difíciles
de establecer,
debido a la amplia gama de sistemas y estructuras
que
intervienen
en la creación
y la gestión
de los registros
y en la documentación
no púPero la dificultad
de la tarea no reduce su urgencia,
y ha de ser posible
blica.
formular
unas directrices
generales
que destaquen
las funciones
y los elementos proLos países que se propongan establecer
o modificar
su marco
gramáticos
esenciales.
jurídico
y .orgánico
tendrían
por lo menos un "patrón"
para medirlos,
y medios para
determinar
si han incorporado
o no los elementos y funciones
esenciales.
.
El segundo grupo de directrices
(h)-m)),
propuestas
en el Informe de Bari y relacionadas
con los programas de gestión
de registros
y archivos,
resulta
más fácil
de
concretar.
Las instituciones
nacionales
tienen
una amplia experiencia,
que podría
en particular
en relación
con las directrices
h)-k).
aprovecharse
en su desarrollo,
No se dispone de tanta experiencia
a propósito
de la automatización
para seguir
la
evolución
de los fondos de los archivos
y los progresos
de su tratamiento
(1) y m))
pero quienes empleen computadoras
en la gestión
de archivos
podrán considerar
esas
Las nuevas diaplicaciones
como una prolongación
lógica
de la funcibn
de gestión.
rectrices
sobre el modo de seguir
los progresos
del tratamiento
de archivos
deberían
referirse
a la clasificación,
la descripción
y las medidas de conservación
y reparación::
En 1979, la Unesco organizó
una consulta
de expertos
para evaluar
su nuevo Prode los
grama d.e Gestión de Documentos y Archivos
(RAMP). Las recomendaciones
cor,s-JltatiopL
op*
i-ha
r)o~rnl~nCIIL
LVL...
y
Exp ert
consultores
f igurarl
en un documento titulado
ment of a Records and Archives
Management Programme (RAMP) Within
the Framework
Este informe
es la fuente de
of the General Information
Programe, Final Report.
las referencias
ulteriores
en el presente
estudio
a las recomendaciones
de los
y el Informe de Bari han hecho
consuitores
del RAMP. Cuando esos consultores
se atribuyen
a este último.
esencialmente
las mismas propuestas,
PGI-82/WS/4
- pág.
8
Haytambiénuna
granexperienciãy
conocimientos
técnicos
-enparte
entre los propios responsables
de la gestión
de los archivospara la formulación
de directrices
Estos informes,
para uso interno,
constituyen
un
sobre los informes
periódicos
(n)).
elemento importante
en todo sistema de información
para la gestión
de una organización, y la tempestividad
y la idoneidad
de la información
transmitida
a los responsables por sus subordinados
puede surtir
importantes
efectos
sobre la eficacia
de la
gestión.
Los encargados
de preparar
esas directrices
deberían
consultar
la masa creciente
de obras publicadas
y de experiencia
en materia
de sistemas de información
para la gestión
informatizados,
si bien unas medidas tan complejas
sólo estarán
justificadas
probablemente
en los archivos
más grandes y más complejos.
La recomendación
del Informe de Bari que propugna la formulación
de directrices
y la recomendación
comparable
sobre la evaluación
de los programas de archivos
(o)),
de la Sección 2.1.3.3,
relativa
a los sistemas y servicios
de gestión
de registros,
Las Guidelines
for the Evaluation
of Inmerecen una prioridad
relativamente
alta.
formation
Systems and Services
sugerirán
ideas y técnicas
que podrán utilizarse.
Las
directrices
propuestas
sobre la evaluación
de los programas de archivos
deberían
centrarse
en los métodos que permitan
determinar
si un servicio
de archivos
desempeña
eficazmente
su misión
(cadquiere
los registros
adecuados y toma las medidas necesarias para su seguridad
y su conservación?)
así como su capacidad
de atender
las necesidades de los usuarios
reales
y en potencia.
Las directrices
sobre la evaluación
de
los sistemas y servicios
de gestión
de registros
deberían
centrarse
en dos aspectos a
a la vez:
la eficacia
del programa en lo que se refiere
a ayudar a la administración
pública
a 1) lograr
economías en el trabajo
burocrático
interno
y de otra índole y
2) atender,
con una dificultad
mínima, las necesidades
en materia
de información
de
las organizaciones
y de los ciudadanos.
Está, por último,
la recomendación
de los consultores
del RAMP sobre la compilación y la publicación
de textos
relativos
a las reivindicaciones
archivísticas.
La
reciente
publicación
de Acuerdos y convenios:
modelos bilaterales
y multilaterales
relativos
a las transferencias
de archivos
y los estudios
referentes
a la posibilidad
de crear una base de datos sobre las fuentes
de la historia
nacional
existentes
en
archivos
extranjeros,
y de un fondo de asistencia
internacional
para los microfilmes,
destinado
a facilitar
la resolución
de las reivindicaciones
en materia
de archivos,
constituyen
una respuesta
adecuada a esa recomendación.
2.2
Plantilla
de personal;
y enseñanza,
y perfeccionamiento
del personal
2.2.1
Directrices
formación
existentes
La Unesco ha publicado
cinco directrices
del UNISIST, relativas
a diversos
asLas que tienen un
pectos de la enseñanza y la formación
de personal
de información.
carácter
previo
y fundamental
son las Guidelines
for Formulatin
Policy
on Education,
Las demás
Training,
and Development
of L‘ibrary
and Information
Personnel
(1978).
En las Diofrecen
orientación
sobre la aplicación
de los aspectos de esa política.
rectrices
para el desarrollo
de programas de estudios
de ciencias
de la informaciz
(1978) se presentan
las consideraciones
socioeconómicas
generales,
se exponen los
objetivos
y normas programáticos
y se hacen sugerencias
concretas
sobre el contenido
de los planes de estudio
y la composición
de los cursos.
Dos de esas directrices
versan sobre temas más delimitados
y de mayor carácter
práctico:
las Guidelines
for the Organization
of Training
Courses, Workshops and
Seminars in Scientific
and Technical
Information
and Documentation
(1975) y las Diprdcticos
y cursos
rectrices
para la evaluacidn
de seminarios,
reuniones
de trabajos
Por úlde formación
sobre información
y documentación
científica
y técnica
(1975).
timo, hay un documento,
que es el más específico
y práctico
de los cinco,
titulado
.
PGI-82/WS/4
- p6g.
9
Esquema para un curso de administración
para directivos
de servicios
y centros
de inEn él se detallan
los métodos de selección
de los participantes,
formación
(1975).
los métodos didácticos
y la competencia
que deben tener el director
y los profesores,
asi como el contenido
preciso
del curso.
Presenta
además una amplia bibliografía.
2.2.2
Aplicabilidad
del personal
de esas directrices
a la enseîianza
de gestidn
de registros
y archivos
y la formación
Las definiciones
que figuran
en la pagina 8 de las Guidelines
for Formulatin
Policy
on Education,
Training,
and Development
of Library
and Information
Personnel
no mencionan los estudios
archivísticos
como parte inteqrante
de la "ciencia
de la
información",
como tampoco quedan comprendidos
los archiveros
y responsables
de registros
en la definición
del "personal
de información".
Si se revisan
estas directrices
algún día, habrá que pensar en ampliarlas
para tener presentes
las necesidades
en materia
de enseñanza y formación
de todos los tipos de personal
de información
ya
entre ese personal
de información
necesario
figuran
los
que, en todos los países,
gestores
de registros
y los archiveros
profesionalmente
capacitados,
al igual
que los
subprofesionales
debidamente
formados.
Las Directrices
para el desarrollo
de programas de estudios
de ciencias
de la
información
excluyen
también a los archiveros
y los gestores
de registros
al definir
al personal
de información,
y parecen haber sido preparadas
sin disponer
de información sobre las necesidades
en materia
de formación
de archiveros
profesionales
y de
subprofesionales
de los archivos.
También en este caso, si se revisan
habrá que ampliarlas
para que abarquen ademas la enseñanza en el campo de los archivos.
Es cierto
que el numero total
del personal
de archivos
es menor que el de otras categorías
de
personal
de información.
Pero es urgentemente
necesario
que, por lo menos en un país
de cada región
en desarrollo,
exista
la gama completa de cursos de formación
de archiveros,
ya sea en una escuela regional
o bien en un centro nacional
de carácter
regional.
Procede señalar
que los archiveros
podrían
cursar con provecho algunos de los
estudios
mencionados
en esas directrices,
por ejemplo los de gestión
y administración,
reprografía
e informática
básica.
Las Guidelines
for the Organization
of Training
Courses, Workshops and Seminars
in Scientific
and Technical
Information
and Documentation
tienen
una gran utilidad
práctica
para quienes
se dedican a actividades
de planificación,
organización,
presentación
y evaluación
de los cursos de formación
del personal
de gestión
de archivos
Se trata
de unas directrices
racionales,
y registros.
sugestivas
y específicas,
sin
ser demasiado limitadas
en su alcance.
En su prólogo,
el autor señala que "en ciertos
capítulos
se hacen sugerencias
concretas
que pueden no aplicarse
a la situación
o el
curso en los que piense el lector".
Teniendo presente
esta advertencia,
no hay razón
alguna para que esas directrices
no resulten
plenamente
aceptables
y adecuadas en unos
cursos de formación
profesional
de archiveros
y gestores
de registros
en activo,
que
no entrañen
la concesión
de un título.
La obra paralela
-Directrices
para la evaluación
de seminarios,
reuniones
de traprácticos
y cursos de formación
sobre información
y documentación
científica
y
técnicason más complejas,
a la vez en su presentación
y por su contenido,
y, por
Los procedimientos
de evaluación
ende, más difíciles
de manejar.
que se proponen son
mucho más complejos
que los que pueden hacer falta
en la mayoría de los cursos de arPero también esas directrices
son de amplio alcance,
chivos y gestión
de registros.
y merecen que el personal
de organización
y evaluación
de los cursos de archivos
y
resultarán
utiregistros
de gestión
de registros
y archivos
las lean detenidamente:
lizables
y aplicables
en la medida en que puedan considerarlas
útiles
los organizadores de tales cursos.
bajos
PGI-82/WS/4
- pág.
10
En el Esquema para un curso de administración
para directivos
de servicios
y
centros
de información
se describe
una experiencia
didáctica
que puede tener una idoneidad y un valor
innegables
para los directores
de programas de gestión
de registros
Por supuesto,
habría que adaptarlo
para darle una utilidad
máxima.
y archivos.
Las
que proceder,
al menos en
simulaciones
y los casos (págs. 19-22) de esa obra tendrían
parte,
del mundo de los archivos,
y puede ser necesario
introducir
algunas modificaciones de poca monta en la bibliografia.
Quizás hiciera
falta
rehacer
sustancialmente
la Sección 10 ("Tendencias
y nuevos rumbos en la administración
de organizaciones
de
información")
(págs. 79 y 80).
Pero, con estas pequeñas reservas,
el documento parece
válido
en su totalidad
como guía para la preparación
de un curso de administración
destinado
a los directores
de programas de gestión
de registros
y archivos.
Podría
ser interesante
que la Dnesco organizara
la participación
en ese curso de tres o cuatro directores
de archivos
de países en desarrollo,
quedando entendido
que, al terminar, habrían
de hacer una crítica
a fondo de su idoneidad
y utilidad
para otras personas de sus mismas condiciones.
el director
y los profesores
deberían
Por supuesto,
tener presente
el esfuerzo
que entraña
esa evaluación
para unos directores
de archivos, y adaptar
el contenido
en el sentido
de incluir
ciertos
métodos didácticos
inspirados
en el mundo de los archivos.
2.2.3
Prcpuestasrelativas
2.2.3.1
Recomendadas
a nuevas
en el
Informe
directrices
de Bari
En el Informe de Bari se recomiendan
las
relación
con el personal
y con su formación.
dad A:
dos clases siguientes
A una y otra se les
de directrices
asigna la priori-
Descripciones
normalizadas
de puestos,
en todos los niveles,
incluida
ficación
de los conocimientos
teóricos
y prácticos
necesarios
para realizar
descritas.
en
la especilas tareas
a) los planes de estudio,
Directrices
sobre la formación,
"que comprendan:
con campos de información
conexos,
c) la formación
b) la armonización
de la formación
después del ingreso,
y d) la formación
de quienes no son archiveros,
entre ellos
los
especialistas
que trabajan
en los archivos,
el personal
técnico,
los paraprofesionales
y el personal
de oficina".
2.2.3.2
Recomendaciones
Preparación
de directrices
puestos de gestión
de registros
adicionales
sobre el perfeccionamiento
y archivos.
Ampliación
de las recomendaciones
descripciones
normalizadas
de puestos
gistros
y de archiveros.
2.2.3.3
del Informe
y directrices
de las
descripciones
de los
de Ba.ri, con objeto de incluir
de formación
de gestores
de re-
Análisis
Lo ideal
sería que un compendio de esas descripciones
de puestos de valor normativo procurara
abarcar todos los niveles
de responsabilidad,
tanto en la categoría
y tanto a quienes se dedican a actividades
de
profesional
como en la subprofesional,
Pero no parece imposigestión
de registros
como a los que trabajan
en los archivos.
a) archiveros
profesionales,
ble concebir
y publicar
ese compendio en cuatro partes:
c) gestores
profesionales
de registros,
y
b) personal
subprofesional
de los archivos,
d) personal
auxiliar
de gestión
de registros,
de nivel
subprofesional.
P~I-82/ws/4
- pág.
ll
Procede señalar,
no obstante,
que no habrá ninguna descripción
de puestos normalizada
que sea aplicable
por doquiera,
y que la mayoría de ellas
necesitarán
muchas
modificaciones
para poder amoldarse a las circunstancias
de cada caso.
Por esta raquizás útiles
unas directrices
sobre la preparación
de descripciones
zón, resultarían
de puestos de gestión
de registros
y archivos,
que comprendieran
a la vez la preparación de descripciones
de puestos de novo y la adaptación
de las descripciones
normalizadas
a los objetivos
fijados.
Sería preferible
publicar
esas directrices
antes
que las de las descripciones
normalizadas,
o paralelamente
a ellas.
La explicación
en el Informe de Bari de su recomendación
relativa
a la preparación de directrices
de formación
no es muy clara,
y parece sugerir
la formulación
de
unas directrices
que pueden no ser necesarias
o apropiadas.
Procede evidentemente
asignar
una gran prioridad
a la preparación
de planes de
estudio
que abarquen todos los aspectos profesionales,
paraprofesionales
y técnicos
de la gestión
de registros
y archivos,
y en los planes de estudio
técnicos
se deben
tener presentes
los problemas
especiales
que se derivan
del clima tropical
de muchos
Es ésta, por supuesto,
una tarea de gran envergadura,
y habría
países en desarrollo.
que fijar
un orden de prioridad
interno.
Por ejemplo,
¿es más urgente mejorar
los
conocimientos
de gestión
de los administradores
de archivos
o divulgar
ampliamente
los conocimientos
técnicos
básicos
en sectores
como los de la reprografía
o la conAunque sea una tarea ambiciosa,
la mayoría de los tipos de
servación
de documentos?
planes de estudio
que proponemos están representados
por cursos de formación,
seminarios y reuniones
de trabajo
que organizan
las instituciones
o escuelas
de archivos.
los planes de estudio
deberían
entrañar
una experiencia
de formación
Por supuesto,
del personal
en activo.
Deben proseguir
las actividades
encaminadas a armonizar
algunos tipos de formaEsas actividades
resultarán
proción en materia
de gestión
de registros
y archivos.
bablemente
más fecundas en ciertos
sectores
técnicos
como la reprografía,
y la repaen la automatiración
y conservación
de papeles y otros soportes
de la información;
Sin embargo, la
como se ha dicho ya en la Sección 2.2.2.
y en la gestión,
zación;
promoción de dicha armonización
no parece prestarse
a la formulación
de directrices.
Cabe dudar también de que deba formar parte de las actividades
normativas
teria
de archivos
la formulación
de criterios
y directrices
de formación
para
pecialistas
de otras disciplinas
que trabajan
en un archivo.
en malos es-
de Archivos
llevó
a cabo un estudio
Hace unos años, el Consejo Internacional
sobre la posibilidad
de promulgar
una norma internacional
relativa
a la condición
Se debería proseguir
ese intento,
que reviste
espeprofesional
de los archiveros.
cial
importancia
en muchos países en desarrollo.
2.3
Reprografía
2.3.1
Normas y directrices
existentes
La Bibliography
on the Preparation
and Presentation
of Documents Containing
de
la
Unesco
(19743
comprende asientos
sobre la
Scientific
or Technical
Information,
el tamaño del papel de fotocopia
(5:03.044.463),
terminología
reprográfica
(5:001.4),
los símbolos utilizados
en reprografia
(5:6.2)
y la microrreproducción
de periódicos
(9.1.26:5).
Hay también muchas normas y propuestas
de la ISO sobre
cos de la reprografía,
principalmente
la micrografía.
diversos
aspectos
técni-
PGI-82/WS/4
- pág.
12
En varias
de ellas
se presentan
secas y los procedimientos
de ensayo
cos básicos
a saber:
Microcopying
las especificaciones,
de los materiales
- 16 mm and 35 m Microfilms,
Spools
Photography
- Raw Film (Silver-gelatin
of Rol1 and Sheet
graphic
Uses - Dimensions
Photography
- Silver-gelatin
Purnoses (ISO 2803-1974):
Cinematography
(ISO 543-1974);
Micrographics
- Motion
- Density
Micrographics
- Unitized
Adhesion of Protection
Sheet
la
Safety
- Processing
Film
of Silver-gelatin
Microfilm
to Aperture
(ISO 1116-1975);
Testing
Type Films
for
and Storage
- Definition,
Micro-
for
Archiva1
and Marking
(ISO 6200-1979);
Carrier
(Aperture
Card) - Determination
Adhesive
(ISO/DIS 6343).
Otro grupo de normas de la ISO se refiere.
legibilidad
de los documentos microfilmados:
Tests
and Reels
and Non-silver
Gelatin
Types)
Material
(ISO/DP 6148.2);
Type Microfilms
Picture
las características
intríncinematográficos
o micrográfi-
a los
Documentary Reproduction
- ISO Conventional
(ISO Character)
(ISO 435-1975);
medios
encaminados
Typographical
Character
Microcopying
- ISO NO 1 Mire
Reproduction
(ISO 446-1975);
- Description
and Use in Photographic
Microcopying
- ISO Micromire
Apparatus
(ISO 689-1975);
- Description
and Use for
Microcopying
- ISO Test Chart No 2 - Description
Docunentary
Reproduction
(ISO 3334-1976).
Checking
of
a facilitar
for
Legibility
Documentary
a Reading
and Use in Photographic
Un proyecto
de norma (Performance
of Readers for Transparent
Microforms
(ISO/
DP 6198)) y una norma (Microcopying
- Measurement of the Screen Luminance of Microfilm
Readers (ISO 782-1975))
versan sobre las características
de funcionamiento
de las máquinas lectoras
de microformatos.
Otras normas se refieren
microformatos:
Documentation
- Headers
a los
for
formatos
Microfiche
y la disposición
of Monographs
de las
imágenes
and Serials
(ISO/DP
- Transparent
A6 Size Microfiche
Microcopying
Arrangements
No 1 and NO 2 (ISO 2707-1980);
of Uniform
Microcopying
- Transparent
A6 Size
Arrangements
A and B (ISO 2708-1980);
of Variable
Micrographics
Varias
documentales
- Computer
Output
Microfiche
Microfiche
normas versan sobre la reproducción
en diversos
tipos de película:
Division
Division
(COM) - Microfiche
de determinados
en los
5123);
- Image
- Image
A6 (ISO 5126-1980).
tipos
de materiales
PGI-82/ws/4
of Technical
and Control
13
Drawings and Other
(ISO 3272-1978);
Drawing
Office
Documents
- Part
II:
Microcopying
of Technical
Drawings and Other
Unitized
35 mm Microfilm
Carriers
(ISO 3272-1975);
Drawing
Office
Documents
- Part
III:
Quality
Microfilming
Criteria
- pág.
Microfilming
(ISO 4087-1979);
film
of Newspapers
on 35 mm Unperforated
Microfilm
for
Microfilming
of Press
(Iso 6197/1-1980);
Cuttings
- Part
1:
16 mm Silver-gelatin
Microfilming
Cuttings
- Part
2:
A6 Size
of Press
Micrographics
- Microfilming
- Part 1: Operating
Procedures
Micrographics
- Part 2: Legibility
Hay,
micrografia:
por último,
dos normas que precisan
Microfiche
(ISO/DP
on 16 mm Silver-gelatin
ciertos
elementos
Micrographics
- Vocabulary
- Section
01:
General
Terms
Micrographics
(ISO/DIS 6196/2).
- Vocabulary
- Section
02:
Image Placement
Purposes
Type Rol1 Micro-
of Documents on 16 mm Silver-gelatin
(ISO/DP 6199/1);
- Microfilming
of Documents
(ISO/DP 6199/2).
Archiva1
del
6197/2);
Type Microfilm
Type Microfilm
vocabulario
de la
(ISO 6196/1-1980);
and Methods
of Recording
El Consejo Internacional
de Archivos
ha publicado
dos obras que sirven
de direcMicrotrices
para la microfotografia
y otros aspectos de la reprografia
de archivo:
photography
for Archives
(1969) y A Study of the Basic Standards
for Equipping,
Maintaining
and Operating
a Reprographic
Laboratory
in Archives
of Developing
Countries
recomendada sobre el modo de tituEl CIA ha adoptado asimismo una "práctica
(1973).
lar los microfilmes
(microfichas
y microfilmes
de carrete)
de archivos
y manuscritos".
Piensa además complementar
el proyecto
de norma de la ISO sobre los encabezamientos
de microfichas
de monografías
y colecciones
o series,
antes citado.
Ultimamente,
ha quedado terminado
preparado
legal de los microformatos,
Unesco.
2.3.2
un estudio
sobre la aceptabilidad
y la validez
por el CIA con arreglo
a un contrato
con la
Aplicabilidad
de esas normas y directrices
a la reprografia
de archivo
Por lo menos algunos de los asientos
de la Bibliography...
sobre los simbolos
el tamaño del papel de fotocopia
y la microrreproducla terminologia
reprográficos,
ción de periódicos
tendrán
interés
y utilidad
para quienes se dediquen a actividades
de reprografía
de archivo.
y
las características
y los procediTodas las normas sobre las especificaciones,
mientos de ensayo de los materiales
micrográficos
y cinematográficos,
así como las
relativas
al modo de lograr
la legibilidad
de los documentos microfilmados,
son apliapropiadas
y útiles
con fines de gestión
de registros
y de archivos.
cables,
La norma nropuesta
sobre las máquinas lectoras
de microformatos
transparentes
(Performance
of Readers for Transparent
Microforms)
establece
criterios
apropiados
e
de registros
importantes
para las máquinas de ese tipo que se emplean en los servicios
y archivos.
También es útil
y apropiada
la norma sobre la medición
de la luminosidad
de las pantallas
de dichas máquinas.
PGI-~~/WS/~
- pág.
14
Dos de las normas relativas
a los formatos
y la disposición
de las imbgenes en
los microformatos
son plenamente
aplicables
con fines de gestiõn
de registros
y archivos.
La propuesta
sobre los encabezamientos
de microfichas
de monografías
y publicaciones
en serie (DocumentationHeaders for Microfiche
of Monographs and Serials)
no es específicamente
aplicable
con esos fines.
Como ya ha quedado dicho,
ha sido
complementada
con la "práctica
recomendada sobre el modo de titular
los microfilmes
(microfichas
y microfilmes
de carrete)
de archivos
y manuscritos"
del CIA.
La norma
sobre las microfichas
producidas
en computadora
puede servir
para ciertas
actividades
de gestión
de registros.
Todas las normas relativas
les concretos
en varios
tipos
de registros
y archivos.
Las dos normas sobre
2.3.3
Propuestas
2.3.3.1
Recomendadas
a la reproducción
de distintos
materiales
documentade película
son aplicables
en las operaciones
de gestión
el vocabulario
relativas
son aceptables
a nuevas
en el
Informe
En el Informe de Bari se proponía
ces en materia
de reprografía:
archivísticas
con esos mismos fines.
normas y directrices
de Bari
el
establecimiento
b)
Criterios
cl
Condiciones
d)
Material
y equipo de los talleres
de reprografia,
unidades
reprográficas
móviles,
material
destinado
a comprobar el cumplimiento
de las normas, y
niveles
de disponibilidad
adecuada de materiales
y de piezas de repuesto
en
los paises que tienen
medios insuficientes
de suministro
y mantenimiento.
el
Operaciones
de seguridad
2.3.3.2
Directrices
2.3.3.3
relativas
también
vital
de
de carrete.
a los microfilmes.
la formulación
esas recomendaciones
referentes
B en el Informe de Bari.
Recomendación
sobre
y microfilmes
el ciclo
reprográficas.
El informe propugnaba
matos de archivo.
A todas
la prioridad
microfichas
todo
directri-
Aplicaciones
los registros.
entre
durante
siguientes
al
de elección
de la micrografía
de las
de normas relativas
a normas y directrices
a los
se las
microforasignaba
adicional
la elección
de máquinas
de reproducción
de oficina.
Análisis
La primera de las directrices
propuestas,
relativas
a las aplicaciones
archivísticas de la micrografia
durante
todo el ciclo
vital
de los registros,
no es clara.
Se
puede interpretar
en el sentido
de que se limita
exclusivamente
a las aplicaciones
micrográficas
con respecto
a los registros
de valor permanente,
tanto antes como desPero cabe darla también
pués de haber sido transferidos
a un deposito
de archivos.
una interpretación
más amplia,
y suponer que se propugnan directrices
sobre las aplicaciones micrográficas
de todo tipo en relación
con los registros
oficiales,
independientemente
de que sean permanentes
o no;
con esta segunda interpretación,
quedarían
PGI-82/wS/4
fuertemente
posibilidad
directrices
- pág.
15
relacionadas
con las operaciones
de gestión
de registros
corrientes.
Otra
sería la de incluir
aplicaciones
micrográficas
adecuadas en las diversas
sobre la gestión
de registros
recomendadas en las Secciones
3.1.3 y 3.2.3.
Las directrices
propuestas
sobre la elección
entre microfichas
y microfilmes
de
carrete
podrían
concretarse
en una serie de directrices
sobre este punto concreto,
o
bien incorporando
esos criterios
a las directrices
mencionadas
en el párrafo
anterior.
Se supone que las directrices
propuestas
sobre las condiciones
de seguridad
guardan relación
con la custodia
en los archivos,
y estarían
relacionadas
con la reproducción en película
destinada
a proteger
su contenido
informativo.
Esto podría desembocar en el requisito
de la utilización
de una reproducción
en microfilme
con fines de
consulta
0 referencia,
en sustitución
de los registros
originales,
debido a su gran
valor
intrínseco,
a su antigiiedad
o la fragilidad
de los originales,
o porque la frecuencia de su consulta
amenace con acelerar
el deterioro
de los originales.
A Study of the Basic Standards
for Equipping,
Maintaining
and Operating
a Reprographic
Laboratory
in Archives
of Developing
Countries
parece contener
muchas de las
directrices
propugnadas
en las propuestas
del Informe de Bari relativas
al material
y
Por consiequipo de los talleres
de reprografía
y a las operaciones
reprográficas.
se podría dar una prioridad
baja a esas directrices
propuestas,
habida cuenta
guiente,
de los múltiples
campos cruciales
enlosque
no existen
materiales
normativos
internacionales.
La propuesta
referente
a la formulación
de normas para los microformatos
de archivo parece innecesaria.
Probablemente
se pensó en el establecimiento
de normas
especiales
sobre el tratamiento
y los materiales
que se requieren
con fines de conservación
a largo plazo,
en contraposición
a las normas relativas
a los microformatos
de uso normal,
a los que podrían
darse una jerarquía
inferior.
Todas las normas enumeradas en la Sección 2.3.1,
sobre los materiales
microgrdficos,
el tratamiento,
la
legibilidad
y los procedimientos
de ensayo satisfacen
las necesidades
de los archivos.
La ingente
variedad
de maquinas de reproducción
de oficina
actualmente
en venta,
y el hecho de que se recurra
cada vez mas a ellas
en las empresas y en la administración pública,
sugieren
la nece.sidad de unas directrices
sobre la elección
de las misque habría que tomar en consideración
cabe citar:
la capamas. Entre los factores
cotejbndola
con las necesidades;
la sencillez
de funcionamiento;
cidad de producción,
la fiabilidad
mecánica,
la disponibilidad
de servicios
de reparación
y mantenimiento,
el costo del material
original,
de los serviy de suministros
y piezas de repuesto;
y los criterios
cios y de los suministros;
la permanencia
de la imagen y del papel;
para determinar
si es más rentable
alquilar
o comprar esas máquinas.
de Archivos
viene estudiando
Con el apoyo de la Unesco, el Consejo Internacional
desde hace años el complejo tema de la validez
legal de los microfilmes
como sucedáEl estudio,
recientemente
terminado,
neos de los materiales
documentales
originales.
sobre la validez
legal y la aceptabilidad
de los microformatos
es una importante
conencaminada a establecer
un corpus aceptado de materiatribución
a la labor en curso,
les normativos
en este sector decisivo.
2.4
Publicaciones
2.4.1
(salvo
las
documentales
Normas y directrices
y los medios
de localización)
existentes
Un tema principal
de actuación
del programa UNISIST y de la ISO ha sido la normalización
de los procedimientos
de documentación
y de las practicas
bibliográficas
Con tal fin,
la
con miras a facilitar
el intercambio
internacional
de información.
y la ISO mas de veinte
normas internacionales,
Unesco ha publicado
seis directrices,
propuestas
y recomendaciones.
PGI-82/WS/4
- p6g.
16
Entre las directrices
del UNISIST figuran
los Indexing
Principies
(1975) que dan
una orientación
muy general
a quienes se dedican a preparar
índices,?
las Pautas del
ISDS (Sistema Internacional
de Datos sobre Publicaciones
en Serie)
(19731, que describe la organización
de la estructura
administrativa
del ISDS y sus productos,
y da
instrucciones
precisas
sobre la presentación
de información
bibliográfica
relativa
a
Tienen un carácter
ligeramente
las publicaciones
en serie a los centros
del ISDS.
diferente
tres directrices
que versan esencialmente
sobre los formatos,
los procedicon respecto
a varios
tipos de pumientos de trabajo
y elementos
comunes esenciales,
blicaciones:
Guidelines
for Editors
of Scientific
and Technical
Journals
(19791,
Series
(1976) y Guidelines
for PrepGuidelines
for the Presentation
of Publishers'
aration
of Texts of Dissertations
for their
Presentation
'and Publication
(1976).
La
Unesco ha publicado
también una Guide for the Presentation
in the Primary Literature
of Numerical
Data Derived from Experiments.
La mayoría de las normas, proyectos
de normas internacionales,
propuestas
y recomendaciones
de la ISO de interes
para esta sección prescriben
los formatos,
los elementos esenciales
o la organización
de los materiales
publicados,
como modo de facilitar los programas bibliográficos
internacionales
y el intercambio
de información
inLas que persiguen
ese fin son las siguientes:
ternacional
en general.
Documentation
- Contents
Documentation
(ISO/DP 4);
- International
Bibliographical
Identification
Documentation
- International
Codes for
List
Code for
Standard
- Title
(BIBLID)
Serial
Leaves
Documentation
- Abstracts
for
Documentation
- Abstract
Sheets
of Titles
(ISO/DP
and Subdivisions
Publications
in
and Documentation
in Serial
Publications
of Periodicals
(ISO 3297-1975);
3166);
to Periodicals
(ISO/DP
Documents
(ISO 214-1976);
215);
Referentes
- Essential
Documentation
(ISO/DP 832);
- Bibliographical
Referentes
- Abbreviations
Documentation
- Index
of a Publication
Kritten
(ISO 5122-1979);
- Bibliographical
- Bibliographic
18);
30);
(ISSN)
(ISO/DIS
Documentation
(ISO/DP 690);
Patent Documents
-&o
3388-1977).
(ISO/DIS
of a Book (ISO 1086-1975);
of Divisions
of Contributions
Documents
Numbering
of Names of Countries
Documentation
- Numbering
(ISO 2145-1978);
Presentation
or Other
the Abbreviation
of Serials
the Representation
Documentation
of Periodicals
and Supplementary
of Typical
Elements
Words
(ISO 999-1975);
Referentes
- Essential
and Complementary
Elements
Hay también una norma y varios
proyectos
de normas internacionales
sobre las
traducciones
y la transcripción
y la transliteración
en caracteres
latinos
de las
guas que utilizan
otros alfabetos,
a saber:
len-
PGI-82/WS/4
Documentation
- Presentation
Transliteration
of Arabic
Characters
into
Latin
Characters
(ISO/DIS
2331;
Transliteration
of Hebrew Characters
into
Latin
Characters
(ISO/DIS
259);
Transliteration
of Greek Characters
Transliteration
of Slavic
Por tiltimo,
con otros fines:
- A and B Series
2.4.2
of Translations
- pdg.
Cyrillic
into
(ISO 2384-19771;
Latin
Characters
Characters
into
Latin
(ISO/DIS
843);
Characters
(ISO/DIS
una norma especifica
los tamaños de papel para las publicaciones
Writing
Paper and Certain
Classes of Printed
Matter - Trimmed
(ISO 216-1975).
Aplicabilidad
relacionadas
17
de esas normas y directrices
con la gestión
de registros
9).
y
Sizes
a las publicaciones
y archivos
Dos directrices
-Guidelines
for Preparation
of Texts of Dissertations
for their
Presentation
and Publication
y Guide for the Presentation
in the Primary Literature
of
Numerical
Data Derived from Experimentscarecen de interés
para la labor de gestión
de registros
y archivos.
Cabe decir
lo mismo de Patent Documents - Bibliographic
Referentes
- Essential
and Complementary
Elements.
Tampoco la norma sobre los Codes
for the Representation
of Names of Countries
tiene actualmente
aplicacibn
en la labor
de archivos.
Se puede pensar que, en el futuro,
los archivos
intervendrán
en el intercambio
internacional
de datos mediante el empleo de medios automatizados,
y en tal
caso esa norma será utilizable.
Análogamente,
aunque los archiveros
y los gestores
de registros
hayan intervenido
rara vez en la traducción
de obras de alfabeto
nv latino
a otras de este alfabeto,
los
proyectos
de normas internacionales
de la ISO sobre la transcripciSn
de lenguas de alfabetos
árabe, hebreo; griego y cirílico
tendrbn una utilidad
creciente,
al intensificarse ese tipo de actividades.
La mayoría de las demds normas y directrices
de esta Sección no versan sobre temas de interés
directo
para los archiveros
y los gestores
de registros.
Pero son utilizables,
al menos en parte.
Por ejemplo,
las Pautas para el ISDS no tienen un interés directo
para la gestión
de registros
y archivos,
pero los archivos,
y las asociaciones profesionales
de archiveros
y gestores
de registros,
que publiquen
una revista
o que produzcan
otros tipos de publicaciones
seriadas,
deber&
cooperar
con el centro
nacional
o regional
del ISDS apropiado,
y esas publicaciones
deberán llevar
el número
internacional
ISSN.
,
La indización
de publicaciones
interesa
a todos los que producen materiales
para
su publicación,
entre ellos
los archiveros
y los gestores
de registros.
Los Indexing
Principies
prescritos
para el UNISIST resultan
titiles
para la indización
de publicaciones de archivos
(y para los propios
archivos
en los contados casos en los que se
Pero, esos "principios"
aplica
esto).
son tan generales
que su valor práctico
es mínimo.
En cambio, la norma titulada
Documentation
- Index of a Publication
serb dtil
para los individuos
o las instituciones
que produzcan
libros
o revistas
sobre la gestibn de registros
o archivos.
Las Guidelines
for Editors
of Scientific
and Technical
Journals
contienen
muchas
recomendaciones
útiles
para los directores
de revistas
de gestión
de registros
o aren general.
En cambio,
chivos,
pero sus Secciones
1, 2, 4, 8-10 y 17 no son aplicables
la 5, sobre el modo de tratar
los artículos
originales
al recibirlos,
la 6, sobre un
sistema de remisión,
la ll,
sobre la presentaci6n
de los cuadros y las figuras,
la 14,
sobre la preparación
de un original
para su publicación,
y la 15, sobre las galeradas
PGI-82/WS/4
- pag.
18
contienen
toda.s ellas
útiles
orientaciones
y son en general
aproy pruebas de pagina,
La Secpiadas para los directores
de revistas
de gestión
de registros
o archivos.
es aplicable
en general
susa los requisitos
bdsicos de una revista,
ción 3, relativa
La Sección 7, sobre
"ciencia"
por "archivos"
y "cientffico"
por "archivero".
tituyendo
recomienda
las pautas que se emplean normalla organización
interna
de un original,
y no las que suelen utilizarse
en los artículos
que
mente en los trabajos
científicos,
pero las orientaciones
que da soversan sobre la gestión
de registros
o los archivos,
La Sección 12 -Canbre la presentación
mecanogrdfica
y la paginación
son aceptables.
unidades,
símbolos,
signos,
ecuaciones,
abreviaturas,
siglas,
terminología
y
tidades,
de interés
para las revistas
de gestión
de registros
nomenclatura"no es, en general,
pero las recomendaciones
sobre el manejo y el empleo de abreviaturas
y sio archivos,
En la Sección 13 se hacen recomendaciones
sobre el estilo
y la
glas son apropiadas.
que discrepan
ampliamente
de las que suelen emplearse en las
colocación
de las notas,
revistas
de gestión
de registros
y archivos
y en las de humanidades o ciencias
humaPor último,
la Sección que versa sobre la cubierta
de una revista
y otros temas
nas.
con la salvedad de que no todo
conexos da unas orientaciones
aceptables
en general,
el mundo estará de acuerdo en que deban figurar
en la cubierta
(y no en alguna otra
el nombre del editor
y la referencia
bibliográfica.
pagina)
el lugar de publicación,
Las Guidelines
for the Presentation
of Publishers'
Series son utilizables
en 10s
archivos.
Su aplicación
mds frecuente
estará relacionada
con las "series
ocasionales"
Menos corriente
será recurrir
a la norma relativa
a los
de medios de localización.
“conjuntos
limitados",
ya que pocos archivos
estarán
en condiciones
de planificar
preLOS cambios imprevistos
de los programas
viamente
la serie completa de tales medios.
y de la estructura
de la administración
pública
repercutirán
en la índole y el voluintroduciendo
con ello un elemento de incertidumbre
men de las futuras
adquisiciones,
en el futuro
alcance y dimensiones
de todo programa de este tipo.
Un gran número de normas de la ISO mencionadas
en esta Sección dan orientaciones
las instituciones
de archivos
y las asociaciones
profeútiles
para los individuos,
en relación
con la preparación
de masionales
de archiveros
y gestores
de registros,
Se trata
de las siguientes:
teriales
destinados
a publicaciones
periódicas.
Documentation
- Contents
Documentation
- International
Bibliographical
Identification
Documentation
- International
Documentation
- Abstract
Presentation
List
of Periodicals
Code for
Sheets
of Contributions
Documents;
the Abbreviation
of Serials
Standard
ofother
of Titles
of Periodicals;
(BIBLID);
Serial
in Serial
Numbering
(ISSN);
Publications;
to Periodicals.
Otras normas de la ISO, que se refieren
principalmente
a las publicaciones
no
las instituciones
y las organizaperibdicas,
y que pcdrbn utilizar
los individuos,
ciones que intervienen
en la publicación
de obras relativas
a la gestión
de registros
son los siguientes:
o los archivos,
Documentation
- Title
Documentation
- Abstracts
Documentation
- Bibliographical
Referentes
- Essential
Documentation
- Bibliographical
Referentes
- Abbreviations
Documentation
- Presentation
.
Leaves
for
of a Book;
Publications
of Translations.
and Documentation;
and Supplementary
of Typical
Elements;
Words;
PGI-82/WS/4
La norma referente
al
(Writing
Paper and Certain
se aplica
por igual a las
para las publicaciones
de
el sistema métrico.
- pág.
19
papel de escribir
y a ciertas
clases de materiales
impresos
Classes of Printed
Matter
- Trimmed Sizes - A and B Series)
publicaciones
periõdicas
y a las dembs.
Resulta
adecuada
gestión
de registros
y archivos
en los países que utilizan
citadas
tienen un interés
directo
para
En suma, todas las normas y directrices
los bibliotecarios
y los documentalistas,
y sólo un interés
marginal
o episódico
para
los archiveros
y los gestores
de registros.
No obstante,
estos últimos
deberán seguirlas
en la medida en que sean apropiadas,
simplificando
con ello la tarea de otros
especialistas
de la información.
Hay, por último,
una norma que deberían
estudiar
cuidadosamente
los archiveros,
y es la que se refiere
a la numeración
de las subdivisiones
de los documentos escritos
(Documentation
- Numbering of Divisions
and Subdivisions
in Written
Documents),
ya que
proporciona
un sistema racional
y de fácil
empleo para la numeración
interna
de los
documentos,
y puede tener diversas
aplicaciones
en el campo de la gestión
de registros
y archivos.
Aunque no es universalmente
utilizable,
los archiveros
deberían
tener
presente
su empleo en guías,
inventarios
u otros medios de localización
en los cuales
se describan
los documentos en más de un nivel
jerárquico.
2.4.3
Propuestas
relativas
2.4.3.1
Recomendadas
en el
a nuevas
Informe
directrices
de Bari
El Informe de Bari propugna establecimiento
de directrices
blicaciones,
entre ellos
los microformatos
y otras publicaciones
la política
y el orden de prioridad
en materia
de publicación,
la prioridad
C.
2.4.3.2
La
ciencia
ciertos
soportes
chiveros
con fines
sobre los tipos de puno impresas,
y sobre
y asigna a unas y otras
Análisis
primera de esas propuestas
se describe
tan sucintamente
Pero
cierta
lo que perseguían
quienes la propugnaron.
los materiales
es el
casos, el modo óptimo de presentar
no impresos,
y sería útil
disponer
de unas directrices
a adoptar decisiones
racionales
y rentables
sobre los
de publicación.
que es difícil
saber a
es innegable
que, en
microformato
u otros
que ayudaran a los armateriales
utilizados
todos los archivos
que publiquen
periódicamente
En cuanto a la segunda propuesta,
deberán tener una politica
0 que los publiquen
en proporciones
estimables,
materiales,
Por supuesto,
cada instide publicación
que entrañe el análisis
de las prioridades.
pero sera útil
contar con unas
tución
fijará
su propia política
y orden de prioridad,
directrices
que destaquen
los diversos
elementos que procede tomar en consideración
al
formular
una política
de publicación.
4.3 (Disposición
y descripción)
y 4.5 (ProEn las Secciones
2.3 (Reprografía),
educativos
y culturales)
se examinan otros aspectos de los programas de publicación de los archivos.
gr-as
La presente
Sección ha versado esencialmente
sobre los aspectos bibliográficos
y
Parece apropiado
incitar
a los bibliotecarios
y a los
técnicos
de las publicaciones.
Los archiveros
deberán
documentalistas
a desempeñar el papel rector
en este campo.
adoptar
lo que sea útil
y utilizable
y amoldar estas orientaciones,
en caso necesario,
a las situaciones
que impliquen
unos requisitos
archivísticos
originales.
PGI-~~/wS/~
2.5
- pág.
Formulación
2.5.1
20
y evaluación
Orientaciones
de normas
existentes
La Unesco ha publicado
un documento sobre la evaluacidn
de normas, titulado
A
Methodology
for Testing
and Evaluating
Standards
with Special
Referente
to Information,
Documentation
and Related Fields
(1976).
Se propugna en $1 un mayor grado de evaluación por los usuarios
de las normas existentes
y propuestas,
y se recomienda
que se
establezca
una "matriz
de normalización"
en el marco del UNISIST, con objeto de contribuir
a determinar
la necesidad
de nuevas normas, y a fijar
el orden de prioridad
en cada programa de normalización.
Se recomienda
también que, en ciertos
casos, se
nombre un grupo de control
especial
de usuarios,
encargado de ensayar las normas antes
de su publicación
oficial.
2.5.2
Aplicabilidad
en materia
de esas orientaciones
de gestión
de registros
a la labor
y archivos
normativa
Esas propuestas,
relativas
a un mayor grado de evaluación
por los usuarios
de las
normas existentes
o propuestas
y al ensayo de las mismas, son constructivas.
Al menos
en principio,
han de ser aplicables
a la gestión
de registros
y archivos,
así como a
las establecidas
pensando en otras aplicaciones
que resulten,
sin embargo, utilizables
total
o parcialmente
para fines relacionados
con la gestión
de registros
o los archivos.
La recomendación
de que se establezca
una "matriz
de normalización"
en el marco
del UNISIST es positiva,
y deberían
tenerse
en cuenta en ella los intereses
del sector
de la gestión
de registros
y archivos.
La idea del "grupo de control"
puede resultar
interesante
para ciertas
normas que tengan una vertiente
de gestión
de registros
y
archivos,
y en tales casos deber&
figurar
entre sus miembros archiveros
y gestores
de
registros.
2.5.3
Propuestas
2.5.3.1
Recomendadas
relativas
en el
a nuevas
Informe
directrices
de Bari
Para facilitar
la aplicación
de sus recomendaciones
en materia
de normas y directrices,
en el Informe de Bari se proponla
la creación
de un órgano consultivo
ad hoc,
encargado de consultar
a los profesionales
interesados,
de seguir de cerca la formulación,
la revisión
y la actualización
de normas y directrices
aplicables
a la gestión
de registros
y archivos,
y de velar por la armonización
del programa en el contexto
más general
del Programa General de Información
de la Unesco.
2.5.3.2
Recomendación
Preparación
de directrices
materia
de gestión
de registros
2.5.3.3
adicional
sobre el establecimiento
y archivos.
de normas y directrices
en
Análisis
Las directrices
sugeridas
en la Sección 2.5.3.2
facilitarían
la labor del grupo
así como la de los profesionales
consultivo
ad hoc propuesto
en el Informe de Bari,
Se atenderían
bien las necesia los que habría de consultar
y de otros interesados.
dades de los individuos,
comités o grupos de trabajo
encargados de formular
directrices en materia
de gestión
de registros
y archivos
si pudieran
remitirse
a la experiencia quintaesenciada
de otros sobre las medidas pertinentes,
los fallos
que hay que
Esto estimuevitar
y los tipos de consulta
y de coordinadión
que procede fomentar.
de unas directrices
prolaría
la elaboración,
con un mínimo de actividades
inútiles,
Un elemento
fesionales
y tecnicas
útiles
en general
y profesionalmente
coherentes.
importante
de las directrices
propuestas
sería el perfeccionamiento
de los mecanismos
PGI-~~/WS/~
básicos
rectrices
que las
2.6
- pág.
21
de coordinación
sugeridos
en el Informe de Bari.
Como la formulación
de dinacionales
e internacionales
es una operación
bastante
formal,
convendría
directrices
propuestas
resumieran
además las operaciones
de normalización.
Terminología
2.6.1
Normas y recomendaciones
existentes
La Organización
Internacional
de Normalización
(ISO) ha publicado
una norma y varios proyectos
de normas y recomendaciones
internacionales
relacionados
con la terminología.
Una de esas recomendaciones
(International
Unification
of Concepts and Terms
(ISO/R 860-1968))
da unas directrices
básicas y esenciales
para
la elaboración
de qlo-.
sarios y vocabularios
bilingües
y plurilingües.
La completan
los Naming Principies
(ISO/R 704-1968).
las
Las relativas
siguientes:
a la preparación
Guide for the Preparation
(ISO/R 919-1969) ;
gicos:
laries
Layout
of Monolingual
Layout
of Multilingual
y la presentacion
of Classified
Classified
Vocabularies
Vocabularies
Classified
de vocabularios
(Example
(ISO/R
of Terminology
(ISO/R
Information
and Documentation
(ISO/DIS 5127/1.2);
Information
and Documentation
Documents and Audiovisual
Materials
Information
and Documentation
(ISO/DIS 5127/IIb);
of Method)
1149-1969).
En otra se establecen
los símbolos que procede emplear en los
Lexicographical
Symbols Particularly
for Use in Classified
(ISO 1951-1973).
Vocabulary
son
(ISO/DP 4466);
Vocabularies
Hay, por último,
un numero creciente
como los siguientes:
y documentación,
clasificados
de vocabularios
trabajos
Defining
normalizados
terminolóVocabu-
de información
1087-1969);
- Vocabulary
- Section
1, Basic
Concepts
- Vocabulary
- Section
(ISO/DIS 5127/IIa);
2, Part
1, Traditional
- Vocabulary
2, Part
2, Iconic
- Section
Documents
Information
and Documentation
- Vocabulary
- Section
3, Part 1, Identification,
and Processing
of Documents and Data (ISO/DIS 5127/IIIa);
Acquisition,
Documentary
Information
and Documentation
(ISO/DIS 5127/3b);
- Vocabulary
- Section
3b:
Information
and Documentation
(ISO/DIS 5127/IV).
- Vocabulary
- Section
4, Information
2.6.2
Aplicabilidad
terminología
Languages
Dissemination
de esas normas y recomendaciones
a la
de la gestión
de registros
y archivos
Varias de ellas
no tienen
aplicación
posible,
con las necesidades
es hoy muy pequeña, en relación
tros y archivos.
Se trata
de las siguientes:
o por lo menos su utilidad
o actividades
de gestión
práctica
de regis-
PGI-82/WS/4
Guide
- pág.
for
Layout
22
the Preparation
of Multilingual
Lexicographical
Vocabulary
Symbols
of Classified
Classified
Particularly
Vocabularies
(Bxample
of Method);
Vocabularies;
for
Use in Classified
Defining
Vocabularies;
of Terminology.
La recomendación
tituOtras tienen una aplicabilidad
y una utilidad
variables.
lada International
Unification
of Concepts and Terms fija
unas pautas valiosas
y básicas para la elaboración
de glosarios
internacionales
de t&minos
y expresiones
de gestión de registros
y archivos.
El anteproyecto
de Layout of Monolingual
Classified
Vocabularies
es una útil
guía para quienes preparan
glosarios
y vocabularios
de gestión de registros
o archivos,
al igual que los Naming Principies.
Las diversas
secciones
del
y aplicables,
en diverso
grado,
a continuación.
vocabulario
de información
en la gestión
de registros
y documentación
son útiles
y archivos,
como se indica
La Sección
(Basic Concepts)
contiene
ciertos
términos
y definiciones
que no se
emplean normalmente
en las actividades
de gestión
de registros
y archivos,
pero resultan aceptables
las deficiones
de la mayoría de ellas.
Algunos archiveros
discutirdn
la definición
que figura
en "1.3.1-01
archivo
(1)" porque en muchos países se considey no los que se conservan
ra que los archivos
son los registros
de valor permanente,
Es
posible
que
los
archiveros
discrepen
tambien de
"durante
un plazo especificado".
la definición
muy general
de "documento",
implícita
en "1.3.1-03
museo (ll",
que señala que los documentos "pueden consistir
a menudo en objetos
no literarios".
La primera parte de la Sección 2 (Traditional
Documents and Audiovisual
Materials)
aceptable
y útil
para los archiveros
y los gestores
de
es un vocabulario,
en general,
registros.
Pero tambien en este caso puede haber ciertas
reservas
de los archiveros
en relación
con las definiciones:
El "original
escrito
a maquina" puede ser corregido
2.1.1.1-04.
no, y no va destinado
necesariamente
a la imprenta.
2.2.0-01.
gramas (¿y los
miento de su...
2.2.3-04.
Los "documentos
audiovisuales":
"el
negativos?)
que no requieren
contenido
visual".
¿No convendría
quizás
invertir
por
su autor
o
deberían
comprender también los fotoempleo de aparatos
para el aprovecha"filmstrip
(GB)" y "filmstrip
(USA)"?
La segunda parte de la Sección 2 (Iconic
Documents) es un vocabulario
que resultará aceptable
para los archiveros
y los gestores
de registros,
en la medida en que
sea aplicable.
La primera
parte de la Sección 3 (Identification,
Acquisition,
and Processing
of
Docunents and Data) no es un vocabulario
aplicable,
en general,
a la gestión
de regisLos archiveros
propondrían
sin duda que se modificaran
o ampliaran
tros o archivos.
las deficiniones
de
3.1-22.
3.1-23.
3.1-24.
Adquisición
Registro
de adquisiciones
Inventario.
_.._-__-
--.-.
“. I. ._.“.__
PGI-82/WS/4
La Sección 3b (Documentary
Languages)
es un vocabulario
neral a la gestión
de registros
o archivos,
si bien ciertos
de tesauros
conceptos
resultarían
útiles
para la elaboración
2.6.3
Propuestas
relativas
2.6.3.1
Recomendadas
a nuevas
en el Informe
23
que no se aplicará
en getérminos,
definiciones
y
con fines archivísticos.
es un vocabulario
y los gestores
La Sección 4 (Information
Dissemination)
aplicable
y utilizable
por los archiveros
ral,
ga partes
inaplicables.
- pbg.
que resulta,
de archivos,
en geneaunque ten-
normas y directrices
de Bari
En el Informe de Bari se señala que un grupo de trabajo
ad hoc del Consejo Internacional
de Archivos
está preparando
un glosario
descriptivo
de la terminología
de archivos francesa
e inglesa,
y que se podría ampliar
con la drabe, la española y la rusa.
Se incita
a otros grupos lingilísticos
a añadir sus propios
equivalentes,
quedando eny se da a esta tarea la priotendido
que se procederá
a una actualización
periódica,
ridad A.
2.6.3.2
Análisis
En el informe
explicativo
que figura
como apéndice de la primera
parte de la Sección 2 del vocabulario
de información
y documentación
titulado
Traditional
Documents
se señala que no ha quedado todavfa
terminada
la terminoloand Audiovisual
Materials,
gía de los documentos de archivo
como parte integrante
de la segunda parte de ese vocabulario.
Habría que procurar
coordinar
debidamente
la intención
de la ISO de elaborar un vocabulario
sobre los documentos de archivo
y las actividades
del CIA mencionadas en el Informe de Bari,
para evitar
repeticiones
innecesarias.
Hay datos que indican
que la falta
de participación
del sector de los archivos
en
la labor terminológica
de la ISO ha acarreado
ciertas
omisiones
y definiciones
inadePor ello,
los archiveros
cuadas en los vocabularios
de información
y documentación.
y los gestores
de registros
deberian
intervenir
en las futuras
actividades
terminolócon objeto de garantizar
la complecián
y la armogicas en el campo de la información,
nización
de los criterios
y de las definiciones.
3.
NORMASY DIRECTRICES SOBRE LA GESTION DE REGISTROS
3.1
Creación
de registros
3.1.1
Orientaciones
y normas existentes
Un documento de la Unesco (Bibliography
on the Preparation
and Presentation
of
Documents Containing
Scientific
or Technical
Information)
(1974) y tres normas de la
ISO dan información
y orientaciones
sobre la creación
de registros.
Information
Processing
Dos de esas normas se refieren
a los diagramas de flujo:
e Information
Processing
- Conventions
for Incor- Flowchart
Symbols (ISO 1028-19731,
porating
Flowchart
Symbols in Flowcharts
(ISO 2636-1973).
La otra norma es Writing
Paper and Certain
Classes of Printed
Matter - Trimmed Sizes - A and B Series
(ISO 216-1975).
PGI-82/WS/4
- pág.
24
Aplicabilidad
a la creación
3.1.2
de esas normas y orientaciones
de registros
contiene
algunos asientos
sobre los "formularios
e impresos"
La Bibliography...
Como
los formularios
son uno de los modos principales
de suscitar,
consig(9.1.13).
constituyen
un elemento importante
en la creación
de
nar y transferir
información,
registros.
Las normas de la ISO sobre los diagramas
de flujo
tienen
una amplia gama de útiles
Los gestores
de registros
que se
aplicaciones
en la gestión
de registros
y archivos.
dediquen al análisis
de los flujos
de información
de una organización
emplearán con
y esa utilización
repercutirá
quifrecuencia
como instrumento
los diagramas de flujo,
así como en el modo de emplearzás en la forma y el contenido
de los registros
creados,
los en la actuación
de la organización.
del tamaño
La norma sobre los tamaños de papel es básica para la determinación
para las características
materiales
de la correspony el diseño de los formularios,
dencia,
los informes
y otros documentos creados por una organización,
y para la concepción y las dimensiones
de los archivadores.
3.1.3
Propuestas
3.1.3.1
Recomendadas
relativas
en el
El Informe de Bari asignaba
los niveles
deseables
de calidad
quina de escribir
y las películas.
Recomendaba la prioridad
de diversos
tipos de registros,
formularios.
a nuevas
Informe
directrices
de Bari
la prioridad
del papel,
la
bras
Recomendadas
por
los
Directrices
néticas.
Directrices
sobre
de má-
Recomendaciones
de directrices
sobre la aplicación
de
la creación
de registros,
y destacaba
la
de los registros
creados empleando esas
consultores
Directrices
sobre la automatización
y textos
y la micrografía.
3.1.3.3.
de directrices
las cientas
C para la formulación
de directrices
sobre la preparación
como los de correspondencia,
informes,
instrucciones
y
Asignaba la prioridad
B a la preparación
técnicas
automatizadas
y reprográficas
para
importancia
de la conservación
archivística
técnicas.
3.1.3.2
A a la formulación
tinta,
los sellos,
del
de los
RAMP
datos
básicos,
el
tratamiento
de pala-
adicionales
que determinen
los
niveles
deseables
de calidad
de las
cintas
mag-
sobre:
al
El establecimiento
b)
El establecimiento
para una amplia
cl
La gestión
y desarrollo
de sistemas
de información
y la promoci6n
de formularios
normalizados
utilización
de los mismos en la administración
de los
manuales
técnicos.
para
la gestión.
y facultativos
pública.
PSI-82/WS/4
3.1.3.4
- pág.
25
Análisis
La formulación
de directrices
sobre los niveles
de calidad
del papel,
la tinta,
los sellos,
las cintas
de máquina de escribir,
la pelfcula
y las cintas
magnéticas
podrían tener un impacto notable
y positivo
en las futuras
exigencias
en materia
de conservación
y preservación
de archivos,
dando una gran difusidn
a las mismas y cumpliénSi se emplean materiales
de larga duraci6n
en la creación
de registros,
mendolas.
guarán en último
término
las tareas de reparación
y conservación
en los archivos.
No
hará falta,
por supuesto,
una permanencia
muy grande para los registros
que no ofrezcan
la probabilidad
de ser calificados
de interés
archivístico.
Convendrá probablemente
establecer
las normas relativas
a los materiales
de los registros
de valor pasajero
en
mas de un nivel,
teniendo
en cuenta el tiempo probable
de conservación
de cada tipo de
registro
y su utilización.
Seria aconsejable
dar la máxima prioridad
al establecimiento de niveles
de calidad
para los materiales
empleados en la preparación
de registros
que ofrezcan
la probabilidad
de tener carácter
permanente.
Las organizaciones
nacionales de normalización,
los laboratorios
de ensayo y los estudios
de investigación
patrocinados
por instituciones
nacionales
de archivos
pueda
proporcionar
una gran masa
de datos al respecto.
Las directrices
sobre la preparación
de diversos
tipos de registros,
entre ellos
los de correspondencia,
informes,
instrucciones
y formularios,
deberían
tener probablemente un alcance más amplio y tomar en consideración
a la vez los aspectos de su
gestión
y los de su preparación.
se interesa
por el formato,
el conLa gestión
de la correspondencia,
por ejemplo,
tenido
de fondo y la claridad
de las cartas o memordndumes, así como por los intentos
de reducir
al minimo el número de copias preparadas
y archivadas
y el de niveles
administrativos
que tienen
que aprobar la correspondencia
antes de darla salida.
La gestión
de los informes
implica
el examen del contenido
y el formato de 10s
informes,
los intervalos
de presentación
de los mismos, las relaciones
entre los informes secundarios
y los globales,
y el control
del nCimero de informes
producidos
y
El establecimiento
de sistemas de indel de copias que haya que preparar
y archivar.
formación
para la gestión,
que pueden estar automatizados
o no, es una prolongaciõn
y
derivación
lógica
de la gestión
de los informes.
La gestión
de las instrucciones
no se interesa
solamente por su estilo
y su formato sino también por el establecimiento
de un sistema flexible,
ampliable,
fdcilmente
El objetivo
asi como por su distribución.
modificable
y completo de instrucciones,
consiste
en crear un sistema mediante al cual la dirección
pueda sistemática
y rápidamente informar
a toda la organización
sobre los criterios
y los procedimientos
aplicaLa gestión
de los manuales técnicos
es similar
a la de las instrucciones,
y
bles.
constituye
un corolario
de la misma.
La gestión
de los formularios
no se interesa
solamente por el diseño de los mismos
claridad,
disposición
de los elementos de datos y facilidad
de contestación-tamaño,
sino también por el control
del numero de ejemplares
que haya que crear y archivar,
la
o el abandono de los que
asignación
de un número único a cada formulario
y la revisión
La promoción,
por un órgano dotado de atribuciones
oficiales,
hayan quedado anticuados.
de un sistema de formularios
normalizados
y facultativos
que se amolde a funciones
sies una dimensión
adicional
de la gestión
de los formilares
de dos o más organismos,
mularios.
La recomendación
de los consultores
del RAMP para la formulación
de directrices
el tratamiento
de textos
y palabras
y la
sobre la automatización
de los datos básicos,
micrografía
constituyen
una ampliación
necesaria
de la del Informe de Bari referente
a
la formulación
de directrices
sobre la aplicación
de técnicas
automatizadas
y reprográEl interés
expresado en la última
recomendación
por
ficas en la creación
de registros.
P~1-82/WS/4
- pág.
26
las necesidades
en materia
de conservación
archivística
de los registros
creados mediante el empleo de dichas técnicas
quedará sensiblemente
colmado con la preparación
de directrices
sobre los niveles
de calidad
de los materiales
utilizados
en la crea-,
ción de registros,
examinadas
al principio
de esta misma sección.
3.2
Mantenimiento
3.2.1
y utilización
de los
Normas existentes
y otras
registros
orientaciones
Dos normas sobre los diagramas de flujo-InformationProcessing
- Flowchart
Symbols
Information
Processing
- Conventions
(ISO 1028-1973).
for Incorporating
Flowchart
Symbols in Flowcharts
(ISO 2636-1973)son aplicables
con fines de mantenimiento-y
utilización
de los registros,
al igual que las antes mencionadas en relación
con la
creación
de registros.
Hay diversas
a saber:
mation
normas
técnicas
sobre
Information
Processing
- Magnetic
Interchange
(ISO 1001-1979);
Processing
Data Processing
Printing
Specifications
Information
(ISO 1004-1977);
7-bit
the
for
Processing
Coded Character
for
Optical
Set for
and File
- Representation
Registration
- Magnetic
automatizado
Techniques
for
Structure
Ink
Recognition
Character
Information
Use with
the
ISO 7-bit
- Print
Interchange
for
(ISO 2375-1980);
(ISO 1831-1980);
Recognition
Processing
and File
Dates
of Escape Sequences
Character
fOr InfOr-
Labelling
of Ordinal
Information
Processing
- Graphical
Representations
7-bit
Coded Character
Set (ISO 2047-1975);
Code Extension
(ISO 2022-1973);
de la información
Tape Cassette
and Cartridge
(ISO 4341-1978);
Interchange
- Procedure
tratamiento
Tape Labelling
Information
Processing
- Magnetic
Structure
for Information
Interchange
Information
(ISO 2711-1973);
el
the
Specifications
(ISO 646-1973);
Control
Characters
Coded Character
Set
Information
Processing
- Representation
Punched Tape (ISO 1113-1979);
of the
-I-bit
Coded Character
Set on
Information
12-row Punched
of the
7-bit
Coded Character
Set on
Processing
- Representation
Cards (ISO 1679-1973);
of
Information
and 8-bit
Processing
Extensions
- Implementation
of the 7-bit
Coded Character
Set and its
*-.
on 9-track
12.7 mm (Q-5 in.)
Magnetic Tape (ISO 962-1974);
Information
7-bit
and 8-bit
(ISO 3275-1974);
Processing
Extensions
- Implementation
of the 7-bit
Coded Character
Set and its
on 3.81 mm Magnetic Tape Cassette
for Data Interchange
7-bit
PGI-82/W/4
Information
(ISO 4873-1979);
Processing
- 8-bit
Coded Character
Information
(ISO 2021-1975).
Processing
- Representation
Set for
of 8-bit
Patterns
Procede señalar
asimismo que la Unesco publicó
mediate Records Storage,
que da orientaciones
sobre
miento de los registros.
3.2.2
Aplicabilidad
y la utilización
Information
on 12-row
- pág.
27
Interchange
Punched
Cards
en 1974 The Organization
of Interun importante
aspecto del manteni-
de esas normas al mantenimiento
de los registros
Las normas sobre los diagramas de flujo
serán útiles
para los gestores
de registros que aspiren
a mejorar
la circulación
de los registros
y de la información
en SU
repercutirán
en el modo de emplear los registros.
organización
y, por consiguiente,
La mayoría de las normas técnicas
sobre el tratamiento
automatizado
de la información fueron creadas para facilitar
el intercambio
de información
entre organizacioEsas mismas normas serán en general
útiles
y
nes, a menudo en el plano internacional.
utilizables
para el intercambio
de información
en un mismo organismo oficial,
y entre
ellos.
Son, pues, aplicables
a las actividades
de los gestores
de registros
en relación con la utilización
de los registros
y la información.
3.2.3
Propuestas
relativas
3.2.3.1
Recomendadas
a nuevas
en el
Informe
directrices
de Bari
En el Informe de Bari se proponían
varias
directrices
referentes
al "mantenimiento
de los registros".
Se asignaba
la prioridad
B a las directrices
sobre el almacenamienrecomendando métodos aplicables
a la vez
to fuera de archivos
y centros
de registros,
a los registros
no textuales
y a los de otra índole y a la organización
y el funcionamiento de los centros
de registros.
Se asignaba
la prioridad
C a las
directrices
relativas
a:
al
El establecimiento
de programas de registros
vitales,
sobre la elección
de métodos de microfilme
en relación
indispensables
para la continuidad
administrativa.
b)
El establecimiento
de sistemas de clasificación
o archivado,
incluidos
los
sistemas de almacenamiento
y recuperación
o localización
de la información,
tanto manuales como automatizados.
c)
Los tipos
archivado.
3.2.3.2
Recomendadas
Directrices
3.2.3.3
y características
sobre
las
por
material
consultores
operaciones
Recomendaciones
En relación
bre la concepción
nistros
utilizables
los
del
del
de clasificación
y equipo
dando orientaciones
con los registros
y suministros
para
el
RAMP
y archivado.
adicionales
de los
con el "mantenimiento
de los centros
de registros
en ellos.
se requieren
directrices
registros",
el
material
y
equipo
y los
y sobre
sosumi-
pGI-82/WS/4
las
- pág.
28
En relación
con la
siguientes
directrices
al
Medición
trabajo.
b)
Análisis
de sistemas,
información.
cl
Gestión
del
d)
Gestión
de las
el
Gestión
del
3.2.3.4
del
"utilización
de los
adicionales:
trabajo
correo
registros",
y determinación
aplicado
y las
máquinas
del
seria
costo
específicamente
de los
a los
interesante
disponer
procedimientos
sistemas
de
de
de registros
e
telecomunicaciones.
de reproducción
de oficina.
archivado.
Análisis
La recomendacicn
del Informe de Bari sobre la formulación
de directrices
relativas
a las condiciones
de almacenamiento
fuera de los archivos
y los centros
de registros
se
refiere
probablemente
a los registros
que se conservan
en servicios
administrativos,
salas de archivado,
e instalaciones
de almacenamiento
de registros
sometidos
al control
del ministerio
que los ha creado.
Esto parece duplicar,
al menos con respecto
a los
servicios
administrativos
y las salas de archivado,
la recomendación
referente
a las
directrices
sobre los tipos y características
del material
y equipo y los suministros
para el archivado,
que figura
también en el Informe de Bari.
La utilización
de un buen
material
y equipo y suministros
de ese tipo,
mientras
se emplean administrativamente
los registros,
aumentará también la eficacia
de la labor de localización
en archivos
y centros
de registros;
y, en el caso de los materiales
de archivo,
reducirá
la tarea
de reparación
y conservación
de documentos en el depósito
de archivos.
Esto se aplica
especialmente
a los registros
legibles
en máquina, en cuyo caso una mala documentación
o unas condiciones
de almacenamiento
inadecuadas
pueden hacer que resulten
rápidamente
inutilizables.
En lo tocante
a las instalaciones
de almacenamiento
de los registros
que han dejado de utilizarse
y que están sometidos
al control
ministerial,
hacen falta
unas directrices
que fomenten la seguridad,
la protección
contra
los incendios,
las
economías de utilización
del espacio y una buena organización
de los registros
para
facilitar
su recuperación
0 localización.
Se requieren
directrices
sobre la organización
y el funcionamiento
de los centros
de registros,
si bien se dan ya muchas útiles
orientaciones
al respecto
en la publicación de la Unesco titulada
The Organization
of Intermediate
Records Storage.
Se requieren
asimismo directrices
sobre la concepción
de los edificios
de los
centros
de registros,
los sistemas de prevención
de los incendios,
la planificación
del espacio y unas configuraciones
de anaqueles
y estanterías
que garanticen
la eficacia de las operaciones
y una capacidad
de almacenamiento
máxima en relación
con la superficie
disponible.
Debería haber directrices
rentes al material
y equipo
centros
de registros.
adicionales
especializado,
sobre las especificaciones
y opciones
refelas estanterías
y los suministros
para los
Las directrices
propuestas
sobre los programas de registros
vitales
deberían
dar
no solamente criterios
para la elecciõn
de los registros
que hayan de microfilmarse
sino también con miras a la elección
de lugares
seguros de almacenamiento
de los microfilmes,
en condiciones
de seguridad.
.-._,_I
_-.--
-...
-...
-__
1---..-,-.
PGI-82/WS/4
- pág.
29
Las directrices
sobre el establecimiento
de sistemas
de clasificación
o archivado,
manuales o automatizados,
deberían
centrarse
en el orden o los métodos de clasificación
y mantenimiento
de la información
o los documentos,
amoldados a las funciones
y a las
necesidades
prácticas
de los servicios
atendidos,
con objeto de facilitar
la recuperación o localización
de la información
necesaria.
Aun siendo distintas,
están íntimamente
relacionadas
con las anteriores
las direcsobre las operaciones
de clasificación
y archivado,
recomendadas por los consultores del RAMP. Habría que extender
además esta propuesta
al concepto más general
de
gestión
del archivado.
Un programa de gestión
del archivado
puede referirse
a varios
aspectos de la concepción
y gestión
de muchos sistemas de clasificación
o archivado
en
un mismo órgano importante
de la administración
pública,
posiblemente
de todo un ministerio,
y puede versar
sobre temas tales como la elección
del material
y equipo de archivado adecuado,
la elevación
al máximo de la utilización
del ya existente
y la liquidación
tempestiva
y periódica
de los registros
inútiles,
así como de el establecimiento de sistemas
de información
sobre los soportes
que no sean de papel -por ejemplo,
los microformatos
y las grabaciones
en videolocalizables
mediante una indización
informatizada.
trices
Las directrices
principalmente,
pero
nuación analizaremos
propuestas
que hemos examinado hasta ahora están relacionadas
no totalmente,
con el "mantenimiento
de los registros".
A contilas referentes
a la "utilización
de los registros".
Las directrices
sobre la realización
de estudios
de medición
del trabajo
y sobre
la determinación
de los costos de los procedimientos
de trabajo
tendrán especial
utilidad para los analistas
de la gestión
de registros,
ya que les ayudarán a precisar
la
eficacia
y la rentabilidad
de nuevos métodos y procedimientos
burocráticos
en comparación con los que se estén aplicando,
y a demostrar
a la dirección
de un modo tangible
y convincente
la necesidad
de adoptar procedimientos
más eficaces.
Abundan las obras publicadas
y la experiencia
en materia
de análisis
de
Si fuera posible
centrarlas
más y aplicarlas
a los sistemas de información
y
se podrían
ensamblar unas directrices
de gran utilidad
para los analistas
de
Esto podría revestir
también la forma de un curso de análisis
de registros.
Quizás hagan falta
ambas cosas, sirviendo
mas para los gestores
de registros.
de complemento de las directrices.
sistemas.
registros,
sistemas
de sisteel curso
Las directrices
sobre la gestión
del correo y de las telecomunicaciones
deberían
versar
sobre el control
de las comunicaciones,
en todas las formas, para garantizar
su
y la elección
de medios adecuados y rentarápida recepción
en el servicio
apropiado,
bles para el envío de las comunicaciones.
Las directrices
propuestas
sobre la gestión
de las máquinas de reproducción
de
oficina
están relacionadas
con las examinadas en la Sección 2.3.3.3,
referentes
a los
Entre los temas pertinentes,
cabe citar
el
criterios
de elección
de esas máquinas.
control
del número de máquinas (por ejemplo,
una sola, grande, polivalente
y de gran
más rentable
que varias,
más pequeñas),
la ubicación
de las
capacidad
puede resultar
mismas en relación
con sus usuarios
y los controles
administrativos
para reducir
al
no autorizada.
minimo el despilfarro
de papel y su utilización
3.3
Liquidación
3.3.1
Orientaciones
No se han publicado
gistros.
de los
registros
existentes
y actividades
normas o directrices
aplicables
en curso
a la liquidación
de los
re-
PGI-82/WS/4
- pág.
30
Pero el CIA ha terminado
últimamente
trato
con la Unesco, sobre "las técnicas
selectiva
de los registros
modernos".
un estudio,
de muestreo
realizado
aplicables
con arreglo
a un cona una conservación
Está también terminado,
en forma de proyecto,
un manual sobre la liquidación
de
registros
y documentos,
preparado
con el patrocinio
del CIA y gracias
a una subvención
del Consejo de Recursos de Bibliotecas,
que da orientaciones
sobre los inventarios
y
encuestas
sobre los registros,
su programación
en el tiempo y los programas y procedimientos de liquidación.
El actual
programa de la Unesco entraña
la preparación
de tres proyectos
de directrices
del RAMP: a) sobre la realización
de encuestas
relativas
a los registros
y
la preparación
de una programación
en el tiempo;
b) la selección
con fines de conservación permanente de películas
y otros materiales
similares;
y c) la evaluación
de
los registros
legibles
en máquina y otros análogos.
3.3.2
Propuestas
relativas
3.3.2.1
Recomendadas
en el
a nuevas
Informe
directrices
de Bari
En el Informe de Bari se daba manifiestamente
gran importancia
a la preparación
de materiales
normativos
sobre la liquidación
de registros
, ya que recomendaba la prioridad A con respecto
a la formulación
de las siguientes
directrices:
al
Realización
b)
Sistemas de control
destinados
a que las actividades
gistros
se hagan de un modo tempestivo
y metódico.
cl
Metodología
de la preparación
de planes de conservación
diversas
categorías
de registros,
dando orientaciones
destrucción
y las técnicas
de muestreo.
3.3.2.2
de encuestas
sobre
los
registros.
de liquidación
de re-
y liquidación
de las
sobre los métodos de
Análisis
los materiales
descritos
en la Sección 3.3.1
una vez terminados
y publicados,
constituirían
una respuesta
adecuada a varias
de las propuestas
del Informe de Bari,
en particular
a las recomendaciones
a) y b).
La formulación
de directrices
sobre la
elección
y evaluación
de los registros
legibles
en maquina y cinematográficos
y el
estudio
de las técnicas
de muestreo responden en parte a la recomendación
c).
HaY
-datos de observación
científica,
fotograotros varios
tipos especiales
de registros
fotografías
y grabaciones
sonorasfías aéreas, mapas, registros
de arquitectura,
para los cuales se requerirán
también directrices
de conservación
y liquidación.
Harelativas
a los métodos de destrucción
de los registros.
cen asimismo falta
otras,
estas últimas
podrían
tener
Aun siendo útiles,
y probablemente
difíciles
de preparar,
quizás una prioridad
bastante
baja en las directrices
sobre la liquidación
de regisPodrían enumerar simplemente
diversas
opciones
de sentido
común, en relación
tros.
con la destrucción
de registros
en muy diversas
circunstancias.
__“-__.__-I-.-- -.. --
_. ..----
PGI-82/Ws/4
4.
- pag.
31
NORMASY DIRECTRICES SOBRE LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
4.1
Evaluación
4.1.1
Norma existente
y transferencia
Una norma (Information
for Information
Interchange)
gibles
en máquina (etiquetado
a los
archivos
Processing
- Magnetic Tape Labelling
and File Structure
(ISO 1001-1979)
da orientaciones
sobre los registros
ley documentación).
Además, la mayoría de los materiales
mencionados
en la Sección 3.3.1 están relacionados
en alguna medida con la evaluación,
que no cabe disociar
plenamente
de la liquidación
de los registros.
Se trata,
en realidad,
de dos facetas
de una misma operación.
4.1.2
Aplicabilidad
de esa norma a la evaluación
y la transferencia
a los archivos
Esa norma da una orientación
dispensables
en la transferencia
en máquina en los archivos.
4.1.3
Propuestas
4.1.3.1
Recomendadas
adecuada para el etiquetado
y la subsiguiente
utilización
relativas
en el
a nuevas
Informe
y la documentación
inde registros
legibles
directrices
de Bari
En el Informe de Bari se daba la prioridad
A a la formulación
de criterios
de
evaluación
aplicables
a diversas
categorías
y tipos de registros,
entre ellos
los administrativos,
los programbticos,
las películas
cinematogrbficas,
las películas
fijas,
los registros
cartográficos
y de arquitectura,
las grabaciones
sonoras (incluidos
los
materiales
de tradición
oral),
los registros
legibles
en máquina y los registros
impresos.
Se asignaba
la prioridad
B a la preparación
problemas
y actividades
de transferencia
y otras
de directrices
similares:
sobre
los
siguientes
al
Programación
en el tiempo,
ferencias
al archivo.
b)
Garantías
para el mantenimiento
de la
tros transferidos
a los archivos.
cl
Procedimientos
los organismos.
d)
Aprovechamiento
el
Inventarios
f)
Determinación
tros oficiales.
9)
Factores
que inf'luyen
en las condiciones
de acceso a la documentación
rida en virtud
de legados,
donaciones,
compras o depósitos.
tramites
de transferencia
racional
o verificaciones
de las
del
de registro
integridad
de los medios
espacio
archivística
de localización
de almacenamiento
periódicas
restricciones
y consignación
de los
de acceso
fondos
(cuando
de los
de las
trans-
de los
regis-
creados
por
archivos.
de los
archivos.
proceda)
a los
regisadqui-
PGI-82/wS/4
4.1.3.2
Criterios
científicas.
- pág.
32
Recomendaciones
de evaluación
adicionales
de las
fotografías
aereas
y de los
datos
de observaciones
Directrices
sobre
gistros
del ministerio
archivos.
los aspectos materiales
y técnicos
de la transferencia
o el organismo de origen
(o del centro de registros)
Directrices
sobre
y de la responsabilidad
chivos.
las medidas pertinentes
legal de los registros
4.1.3.x
de rea los
para la transferencia
de la propiedad
transferidos
materialmente
a los ar-
Análisis
Las propuestas
referentes
al establecimiento
de criterios
de evaluación
de diversas categorías
y tipos de registros
presuponen
una tarea compleja y que requerirá
mucho
tiempo.
Para poder disponer
lo antes posible
de un volumen máximo de tales orientaciones,
parece conveniente
producirlas
y publicarlas
en varias
veces.
Se debería dar
la prioridad
a la elaboración
de orientaciones
que sean válidas
en general
para la mayoría o para todas las categorías
de registros.
Después de ello,
un cierto
número de
grupos de trabajo
podrían
empezar a formular
las normas más especializadas,
necesarias
para determinadas
categorías
o tipos de registros,
y esas distintas
directrices
podrían
publicarse
seriatim
una vez terminadas.
También podría ser conveniente
publicar
un
compendio de todas ellas,
pero mientras
tanto habrá que facilitar
fragmentariamente
esas muy necesarias
orientaciones.
Procede señalar
que el actual
programa de la Unesco comprende proyectos
mulación
de criterios
de evaluación
de dos tipos especializados
de registros:
películas
cinematrográficas
y los registros
legibles
en máquina.
de forlas
Dos de las directrices
sobre los procedimientos
de transferencia
a los archivos,
propuestas
en el Informe de Bari -las relativas
a la transferencia
de los medios de
localización
creados por los organismos
y a la determinación
de las restricciones
de
acceso a los registros
oficialesNo parece probano son probablemente
necesarias.
ble que la transferencia
de medios de localización
plantee
graves problemas,
diferenLa determinación
tes de los que entraña
la transferencia
de otros tipos de registros.
de las restricciones
de acceso no es sino uno de los muchos factores
y condiciones
que
En la medida en
hay que precisar
en toda operación
de transferencia
y adquisición.
que haga falta
orientación
sobre estos aspectos,
habrá que incluirla,
cuando proceda,
en otras directrices
relativas
a la transferencia
de registros.
La recomendación
de la Sección 4.1.3.2
relativa
a unas directrices
sobre los aspectos materiales
y técnicos
de la transferencia
de registros
a los archivos
pueden
ser simplemente
otro modo de expresar
lo que el Informe de Bari perseguía
con SU recomendación
sobre unas directrices
relativas
a las garantías
de mantenimiento
de la
En todo caso,
integridad
archivística
de los registros
transferidos
a los archivos.
que versen sobre el embalaje y el etiquetado
de los embadebe haber unas directrices
las condicones
de seguridad
dulajes utilizados
para la transferencia
de registros,
rante el traslado,
los recibos
de transferencia
y la limpieza
y desinfección
de los
registros
antes de colocarlos
en locales
permanentes
de archivado.
Las demás recomendaciones
sobre unas directrices
la adquisición
parecen a la vez útiles
y evidentes
y,
una orientación
bastante
completa sobre una operación
tancia
capital.
aplicables
a la transferencia
y
una vez elaboradas,
ofrecerán
de archivos
que tiene una impor-
PGI-82/WS/4
4.2
Seuuridad
4.2.1
v nreservación
de los
Normas y orientaciones
- pag,
33
archivos
existentes
La Bibliography
on the Preparation
and Presentation
of Documents Containing
Scientific
or Technical
Information
(1974) contiene
varios
asientos
sobre la terminología del papel (1.2:001.4).
una gran parte de las demás orientaciones
existentes
en materia
de preservación
de los archivos
versan sobre diversos
aspectos de la fotografía
y la microfotografía,
pero, como la
que han sido examinados con más detalle
en la Sección 2.3 (Reprografía)
fotografía
y la microfotografía
son instrumentos
importantes
en la preservación
de los
archivos
se enumeran a continuación,
para facilitar
su consulta:
Photography
- Raw Film (Silver-gelatin
graphic
Uses - Dimensions
of Rol1 and Sheet
Photography
- Silver-gelatin
Purooses
(ISO 2803-19741:
Cinematography
(ISO 543-1974);
Micrographics
Tests
Type Microfilms
- Motion-picture
- Density
and Non-silver
Gelatin
Types)
Material
(ISO/DP 6148.2);
Safety
- Processing
Film
of Silver-gelatin
Documentary Reproduction
- ISO Conventional
(ISO Characterl
(ISO 435-1975):
Microcopying
- ISO No 1 Mire
Reproduction
(ISO 446-1975);
Testing
- Description
of Uniform
- Transparent
A6 Size
Microcopying
rangements A and B (ISO 2708-1980);
of Variable
Division
Legibility
Documentary
Docu-
- Image Ar-
Division
- Image Ar-
Drawing
Office
Documents
- Part
II:
Microcopying
of Technical
Drawings and Other Drawing
Unitized
35 mm Microfilm
Carriers
(ISO 3272/3-1975);
Office
Documents
- Part
III:
Quality
Microfilming
(ISO 4087-1979);
(Iso
- Part
Drawings and Other
(ISO 3272/2-1978);
for
and Use in Photographic
Microfiche
Archiva1
and Marking
Character
and Use in Photographic
Microcopying
- Transparent
A6 Size Microfiche
rangements NO 1 and NO 2 (ISO 2707-1980);
of Technical
and Control
for
Micro-
(ISO 6200-1979);
Typographical
Microcopying
- ISO Test Chart NO 2 - Description
mentary Reproduction
(ISO 3334-1976);
Microfilming
Criteria
and Storage
- Definition,
Type Films
for
of Newspapers
on 35 mm Unperforated
Microfilm
Microfilming
6197/1-1980);
of Press
Cuttings
- Part
1:
16 mm Silver-gelatin
Microfilming
of Press
Cuttings
- Part
2:
A6 Size
Micrographics
- Microfilming
1: Operating
Procedures
for
Microfiche
of Documents on 16 mm Silver-gelatin
(ISO/DP 6199/1);
Archiva1
Purposes
Type Rol1 Microfilm
(ISO/DP
6197/2);
Type Microfilm
PGI-82/WS/4
- pág.
34
Micrographics
2: Legibilitx
- Microfilming
of Documents
(ISO/DP 6199/21;
on 16 mm Silver-gelatin
Micrographics
- Vocabulary
- Section
01:
General
Micrographics
(ISO/DIS 6196/2).
- Vocabulary
- Section
02:
Image Placement
- Part
Terms
Type Microfilm
(ISO 6196/1-1980);
and Methods
of Recording
El Consejo Internacional
de Archivos
(CIA) ha publicado
dos obras que dan orientaciones
sobre la microfotografía
de archivo
y otros aspectos de la reprografía
archivística.
Aunque rebasan los límites
estrictos
de su empleo con fines de preservación,
resultaránútilespara
quienes empleenmicrofilmes
conesa finalidad.
Se trata
de las
siguientes:
Microphotography
for Archives
(1968) y A Study of the Basic Standards
for Equipping,
Maintaining
and Operating
a Reprographic
Laboratory
in Archives
of Derecomendada sobre
veloping
Countries
(1973).
El CIA ha aprobado también una "práctica
el modo de titular
los microfilmes
(microfichas
y microfilmes
de carrete)
de archivos
y manuscritos".
Otras dos obras dan útiles
orientaciones
sobre la conservación
y restauración
de
materiales
de archivo
y, en cierto
sentido,
son paralelas
de las dos antes citadas.
La primera,
publicada
por la Unesco, es Conservation
and Restoration
of Archives
Materials
(1973), y la segunda, publicada
por el CIA, A Study on the Basic Standards
and Methods in Preservation
and Restoration
Workshops Applicable
to Developing
Countries
(1973).
Por último,
como para la seguridad
y preservación
de los archivos
es indispensael CIA ha publicado
(volumen 1 de SU
ble que estén instalados
en edificios
adecuados,
colección
de manuales)
Archives
Buildings
and Equipment
(1977), y la Unesco La concepción de los edificios
de archivos
en los países tropicales
(1979), que existe
también
en versión
francesa
y que sería muy útil
traducir
al inglés.
4.2.2
Aplicabilidad
de seguridad
de esas normas y orientaciones
y preservación
de los archivos
Por lo menos tangencialmente,
Bibliography...
están relacionados
conservar
información.
los asientos
con un tipo
a los
problemas
sobre la terminología
concreto
de material
del papel de la
en el que se puede
Las normas enumeradas en la Sección anterior
versan todas ellas
sobre varios
aspectos de la preservación
del contenido
de los registros
en forma de facsímiles,
en un
soporte de máxima duración,
que se presta
a su vez a subsiguientes
reproducciones
con
La microrreproducción
es un método rentable
y fácilmente
disponible
un costo módico.
y las normas que lo rigen son plenamente
de conservación
de materiales
de archivo,
aplicables
a esta modalidad
de preservación
archivística.
habrd cantidades
relativamenProcede señalar
que, en la mayoría de los archivos,
ya que es más probable
que, salvo
te pequeñas de periódicos
o de recortes
de prensa,
Sin embargo, en la medida
se conserven
en las bibliotecas.
los boletines
oficiales,
plantean
un problema crítico
de conservación,
debido
en que existen
en los archivos,
Por ello,
las normas
a la mala calidad
del papel que suele emplearse en su impresión.
sobre la microrreproducción
de periódicos
y recortes.de
prensa son plenamente
aplicables a este respecto.
PGI-82/wS/4
4.2.3
Propuestas
relativas
4.2.3.1
Recomendadas
en el
a nuevas
Informe
- pág.
35
normas y directrices
de Bari
El Informe recomendaba directrices
sobre la fumigación
y la desinfección
de 10s
materiales
de archivo,
y sobre el material
y equipo de los talleres
encargados
de todo
tipo de actividades
de conservación,
reparación
y restauración
de documentos.
Como para su conservación
es indispensable
disponer
de medios seguros y ambientalmente
controlados
de almacenamiento,
tratamiento
y utilización
de los registros
de
todo tipo,
se proponían
diversas
directrices
y normas relativas
a los edificios
y el
material
y equipo de los archivos.
Se propugnaba
asimismo la formulación
de directrices sobre la ubicación
y la concepción
de los edificios
y, más concretamente
el asesoramiento
sobre la conversión
y mejora de las instalaciones
ya existentes,
así como sobre el mobiliario
y el material
y equipo de esos edificios,
incluidos
los anaqueles
y
estanterías
y otros medios de almacenamiento
de registros,
el material
de limpieza,
el
alumbrado,
el material
de transporte
interno
de los registros,
y los métodos y materiales
de embalaje.
Se proponía
también en el Informe
la formulación
de normas de seguridad,
relativas al material
y los medios de vigilancia,
la disposición
interna
de los edificios
archivos,
teniendo
en cuenta las condiciones
climáticas
de los diferentes
países.
El Informe
4.2.3.2
de Bari
asignaba
Recomendaciones
la prioridad
esas recomendaciones.
adicionales
Normas sobre la desacidificación,
sobre
ción de los documentos de papel;
entre ellos
los
visuales
de todo tipo,
matográficas
y las grabaciones
sonoras
servación
de los registros
legibles
en
vos,
B a todas
de
la laminación
y la encapsulael aplanamiento,
los métodos de conservación
de registros
audiofotogramas
y los negativos,
las películas
ciney sobre los métodos de conde diversos
tipos;
máquina.
Directrices
sobre el modo de lograr
con unos costos de energía mínimos.
una protección
ambiental
máxima de los
archi-
En materia
de protección
contra incendios
en los archivos,
se requieren
directrices sobre unas características
de concepción
de los edificios
que permitan
reducir
al
así como sobre la enseñanza al persomínimo las pérdidas
provocadas
por un incendio,
Se necesitan
normas sobre:
nal de las técnicas
de lucha contra los incendios.
a)
Los materiales
de construcción
y de revestimiento,
el
quinaria
y los elementos de almacenamiento
ignífugos.
b)
Los sistemas
cl
Los aspersores
de alarma
y otros
y detección
sistemas
instrumental
y la ma-
de incendios.
de lucha
contra
los
incendios.
Hacen falta
también directrices
sobre las medidas de urgencia
que procede tomar
cuando los registros
sufren graves daños a causa de incendios,
inundaciones,
terremotos u otras calamidades
naturales
o producidas
por el hombre.
PGI-82/WS/4
- pág.
4.2.3.3
36
Análisis
Las normas citadas
en la Sección 4.2.1 versan básicamente
sobre un único medio de
preservar
la información
de archivo:
la microrreproducción.
Aunque constituya
un modo importante
y relativamente
barato de preservar
el contenido
informático
de los documentos, no es en modo alguno la única arma disponible
en la compleja e incesante
lucha por proteger
el patrimonio
archivístico.
La desacidificación,
el aplanamiento,
la
laminación
y la encapsulación
son técnicas
que permiten
prolongar
la vida de los documentos originales.
Se deben dar orientaciones
sobre los casos en los cuales pueden
utilizarse
adecuadamente una o varias
de ellas,
y se deben formular
normas internacionalmente aceptadas
sobre los procedimientos,
los aparatos
y los materiales
pertinentes.
La norma propuesta
en el Informe de Bari sobre la disposición
interna
de los edificios
de los archivos
debería versar
sobre las condiciones
óptimas de temperatura
y
humedad, no sólo con respecto
a los documentos tradicionales
de papel sino también en
relación
con los microfilmes,
los materiales
audiovisuales
(incluidas
las fotografías
de color y las películas
cinematrográficas)
y las cintas
magnéticas.
Debería abarcar
asimismo los sistemas
de supresión
del polvo y de eliminación
de los contaminantes
atmosféricos.
En un momento como el actual,
de rápido aumento de los costos energéticos,
sería sensato completar
esa norma con orientaciones
relativas
al modo de lograr
una
protección
ambiental
máxima de los archivos
con unos costos de energía mínimos.
Las directrices
sobre la protección
contra
los incendios
y las normas recomendadas en la Sección 4.2.3.2
son urgentemente
necesarias,
y procede asignarles
una gran
prioridad
en el programa normativo
global.
El empleo cada vez mayor de las cintas
magnéticas
como medio de grabación
sonora
y visual,
sumado a su utilización
generalizada
como soporte básico en los registros
legibles
en máquina, pone de manifiesto
la importancia
de realizar
estudios
sobre su
Esos estudios
desembocarían
lógicapermanencia
y viabilidad
como medio archivístico.
mente en la formulación
de directrices,
cuando no de normas, sobre el particular.
Podrían destacar
también la necesidad
de concebir
o de emplear algún otro soporte para
la conservación
de los datos de archivo
legibles
en máquina.
4.3
Disposición
4.3.1
y descripción
Normas y directrices
de los
archivos
existentes
y actividades
en curso
La Bibliography
on the Preparation
and Presentation
of Documents Containing
Scientific
or Technical
Information
(1974) contiene
varios
asientos
sobre la catalogación de los "otros
medios que no son los libros",
entre ellos
los materiales
audiovisuales
(9.2.1/.4(4.4/.6)),
y sobre la catalogación
de mapas, atlas y planos
(9.2.1/.4
(6.2:91)).
GuideLa Unesco ha publicado
dos directrices
sobre la preparación
de tesauros:
lines
for the Establishment
and Development
of Monolingual
Thesauri
(1973) y Guidelines
Otras dos verfor the Establishment
and Development
of Multilingual
Thesauri
(1980).
"Normas
para
establecer
un invensan sobre la realización
de inventarios
nacionales:
tario
nacional
de proyectos
de investigación
y desarrollo
en curso (1975) t Instrucciones para compilar
un inventario
nacional
de servicios
de información
y documentación
cientifica
y técnica"
(1975).
Information
and Documentation
Centres
La norma titulada
Directories
of Libraries,
(ISO 2146-1972)
está emparentada
en cierto
modo con las directrices
relativas
a los
inventarios.
Otras normas que tienen
una posible
aplicación
a diversos
aspectos de la
disposición
y descripción
de los archivos
son:
PGI-82/%/4
(Iso
Documentation
2145-1978);
- Numbering
of Divisions
and Subdivisions
Documentation
- Guidelines
for the Establishment
Thesauri
(ISO 2788-1974)
(las cuales parecen anular
rrafo de esta Sección);
Documentation
Selecting
Indexing
- Methods for Examining
Terms (ISO/DIS 5963);
Information
and Documentation
(ISO/DIS 5127/3b).
37
Documents
and Development
of Monolingual
las mencionadas
en el segundo pá-
Documents,
- Vocabulary
in Written
- p6g.
Determining
- Section
3B:
their
Subjects,
Documentary
and
Languages
El volumen 2 de la colección
de manuales del CIA -The Arrangement
and Description
of Archiva1
Materialsda orientaciones
básicas
con respecto
a las dos funciones
mutuamente relacionadas
sobre las que versa la presente
Sección.
Con arreglo
al programa actual
de la Unesco,
lación
de directrices
del RAMP sobre la preparación
bles a los fondos de los depósitos
de los archivos
4.3.2
a los
Aplicabilidad
disposición
Los asientos
archiveros
está en curso un proyecto
de formude orientaciones
generales
aplicanacionales.
de esas normas y directrices
a la
y la descrioción
de los archivos
mencionados
que manejen
de la Bibliography...
registros
no textuales.
son los
que interesan
directamente
La norma titulada
Documentation
- Guidelines
for the Establishment
and Development
of Monolingual
Thesauri
es útil
para el establecimiento
de medios de localización
archivística
automatizados
y de índices
informatizados
de los medios de localización
En cambio, las Guidelines
for the Establishment
and
tradicionales
en los archivos.
Development
of Multilingual
Thesauri
no son muy aplicables
a las actividades
que realizan
actualmente
los archivos.
_
Las Instrucciones
para compilar
un inventario
nacional
de servicios
de información
Reconocen
y documentación
científica
y técnica
son prácticas
y están bien concebidas.
que los archivos
son uno de los medios de almacenamiento
de información
cientifica
y
al alcance del inventario
no figuSin embargo, en la Sección referente
tecnológica.
informativos
que guardan relación
con las colecciones,
los
ran, entre los elementos
y de los depósitos
que constituyen
el grueso de los fondos de los archivos
manuscritos,
sólo habrá en el país un pequeño
Se dice también que, normalmente,
de manuscritos.
que será posible
identificar
sin grandes dificultades
gracias
a
numero de archivos,
Esto quizá sea cierto
en algunos países
los conocimientos
personales
del compilador.
en desarrollo
pequeños, pero probablemente
hay muchos más archivos
y depósitos
de ma-Por ejemplo,
el Directory
of Archives
and Manuscript
nuscritos
de lo que se piensa.
Historical
PubliRepositories
in the United States
(19781, compilado por la National
cation
and Records Commission de los Estados Unidos de América,
enumera más de 3.000
no suponen más de la mitad de los realmente
existentes.
y, según se estima,
Tendría
cierto
interés
formular
directrices
comparables
sobre la realización
de
En tal caso, las directrices
un inventario
nacional
de dichos archivos
y depósitos.
Los
ya existentes
sobre los inventarios
podrian
constituir
un útil
punto de partida.
temas generales
y la estructura
interna
de las mismas podrían
adoptarse
sin grandes
Habría que modificar
la Sección referente
al alcance del inventario,
para
cambios.
amoldarlo
a las características
de las instituciones
inventariadas,
si bien se podría
La mayor parte de la Sección
mantener un cierto
numero de los elementos
informativos.
PGI-82/'WS/4
- pág.
38
relativa
al procedimiento
y la metodologia
de levantamiento
de un inventario
podría
emplearse
sin grandes modificaciones;
por supuesto,
el director
del proyecto
y los
demás profesionales
miembros del equipo del inventario
deberían
proceder
del mundo de
en vez de ser bibliotecarios.
los archivos,
Habría que cambiar sensiblemente
la Sección sobre la preparación
y la utilización
de los inventarios,
que se orienta
ampliamente en el sentido
de las necesidades
de las bibliotecas.
Las pautas generales
de la
Sección sobre el modo de llevar
siempre al día los inventarios
podrían
adoptarse
con
pequeñas modificaciones.
Habría que introducir
cambios en la mayoría de los apéndices,
para ceñirlos
a las características
de las instituciones
inventariadas.
Las Normas para establecer
un inventario
nacional
de proyectos
desarrollo
experimental
en curso no son aplicables
a los archivos.
de investigación
y
Lo que se dice en la norma titulada
Directories
of Libraries,
Information
and
Documentation
Centres es en general
apropiado
y aplicable
a los repertorios
de archivos y depósitos
de manuscritos.
Una nueva norma sobre estas instituciones
requeriría
ciertos
cambios en las definiciones
y la modificación
de la información
correspondiente
de centro",,
los "servicios
prestados",
el "volumen de los fondos" y los "tipos
al "tipo
de servicios".
Otra posibilidad
consistiría
en ampliar
la norma actual,
para que abarcara también los archivos
y los depósitos
de manuscritos.
Con tal fin,
sería necesario
ampliar
o revisar
los elementos
antes citados.
La norma sobre la numeración
de las subdivisiones
de los documentos
minada ya con cierto
detenimiento
en la Sección 2.4.2.
Como proporciona
simple y lógico
de numeración
jerárquica,
ha de ser útil
para identificar
registros
de diferentes
niveles
jerárquicos,
en los medios de localización
en los archivos.
ha sido exaun sistema
bloques de
empleados
Aunque no es corriente
indizar
los registros
en los archivos,
los métodos expuestos en la norma titulada
Documentation
- Methods for Examining
Documents, Determining
their
Subjects,
and Selecting
Indexing
Terms darán una útil
orientación
cuando se haya
decidido
que la indización
de los materiales
de archivo
es rentable,
o necesaria
por
otras razones.
Por último,
aun no siendo aplicable
en general
a los archivos
el vocabulario
de
Information
and Documentation
- Vocabulary
- Section
3b: Documentary Languages contiene ciertos
términos,
definiciones
y conceptos
que serían útiles
para la elaboración
de los tesauros
que requiere
la automatización
de los medios de localización
en los
archivos.
Figuran
esencialmente
en 3.4.1 - "Conceptos
relacionados
con los lenguajes
utilizados
en la documentación",
3.4.2 - "Elementos
básicos de los lenguajes
documentales"
- y 3.4.6 "Tesauros".
4.3.3
Propuestas
relativas
4.3.3.1
Recomendadas
El Informe recomendaba
disposición
y la descripción
al
Principios
clasificación,
b)
Elaboración
cl
Consideraciones
tuales
y de los
gistros)
.
en el
a nuevas
Informe
directrices
de Bari
la prioridad
A para la formulación
de directrices
primaria
de los archivos,
a saber:
archivísticos
básicos
la identificación
de medios
que han de seguirse
en la disposición,
y la numeración
de los archivos.
de localización
sobre
la
la
básicos.
especiales
que rigen la descripción
no orgánicos
(colecciones
artificiales
de los registros
o especiales
no texde re-
PGI-82/WS/4
- pág.
39
En el Informe de Bari se sugería
la asignación
de la prioridad
B a la preparación
de directrices
sobre los medios de localización
secundarios,
y específicamente
a los
criterios
relativos
a:
a)
Las guías
b)
LOS inventarios
cl
Los repertorios,
d)
Las guías
el
Los medios
f)
Los medios de localiza.ción
muy numerosos.
al
9)
Los medios
informatizados.
4.3.3.2
generales.
de fondos
listas
concretos,
grupos
de registros,
e índices.
temáticas.
de localización
de localización
Recomendaciones
entre
archivos.
servicio
de los
usuarios
en el caso de fondos
adicionales
Directrices
sobre la descripción
de las diversas
clases
esto es, fotogramas,
películas
cinematográficas,
grabaciones
de arquitectura,
y registros
legibles
en máquina.
4.3.3.3
o series.
de registros
no textuales,
sonoras,
mapas y registros
Análisis
No todas las recomendaciones
del Informe de Bari referentes
a las directrices
sobre los medios de localización
son claras.
Pero parece probable
que, al hacer una
distinción
entre medios "básicos"
y "secundarios",
se pretendía
que la primera
categoría comprendiera
los medios rudimentarios
que sirven
directamente
para localizar
los
registros
de una procedencia
dada o de amplios campos temáticos.
La segunda consistiría probablemente
en los medios de localización
más complejos,
que permiten
a los archiveros
y los investigadores
seleccionar,
con un esfuerzo
mínimo, registros
concretos
u otras unidades pequeñas de archivo
relacionadas
con un tema bien definido.
finen
En ciertos
casos, las distintas
o describen
tan sucintamente
directrices
recomendadas
que quizá convenga intentar
en esta categoria
interpretarlas.
se de-
Las "guías generales"
son probablemente
guías referentes
a los fondos totales
subdivisión,
orgánica
un depósito
de archivos
dado, o por lo menos a una importante
Se están preparando
ya directrices
sobre este particular.
de custodia,
del mismo.
de
o
se refieren
probablemente
a los que
Los "medios de localización
entre archivos"
describen
todos los registros
de un sistema o red de archivos,
los situados
en una de0 los que tienen
características
0 intereses
comunes.
Se
terminada
región geográfica,
que describen
repodría aplicar
también esta expresión
a los medios de localización
existentes
en más de un archivo.
gistros
de tema o carácter
similar,
"Los medios de localización
al servicio
de los usuarios
en el caso de fondos muy
exclusiva
de proporcionar
numerosos" parecen designar
los que desempeñan la función
información
sobre ios registros
a ios usuarios,
y no 10s que apkintan,
menos 2:: parte,
Esos
medios
podrían
tener
a mejorar el control
de los registros
por los archivos.
y
resultarían
útiles
para
investigadores
como
los
esencialmente
carácter
temático,
aborden
los
registros
sin
los
sociólogos
y
los
cientificos,
que
quizás
economistas,
Será relaarchivísticos
o la historia
administrativa.
conccer a fondo los principios
tivamente
fácil
preparar
directrices
sobre los registros
textuales,
ya que existe
un
al respecto.
gran caudal de experiencia
y un amplio acuerdo internacional
Ui
pGI-82/WS/4
- pág.
40
Más difícil,
y quizá más urg?nte,
es elaborar
directrices
sobre la descripción
de
los registros
no textuales.
Las recomendaciones
mencionadas
en la Sección 4.3.3.2
sobre este tipo de directrices
duplican,
en cierto
sentido,
la propuesta
del Informe de
Bari relativa
a unas directrices
sobre las consideraciones
especiales
que rigen la
descripción
de los registros
no textuales
y de los orgánicos.
Cabe dudar de la utilidad de esta recomendación,
porque esas consideraciones
varían mucho, en función
del
tipo concreto
de registro
no textual.
Quizá fuera preferible
limitar
la propuesta
del
Informe de Bari a las directrices
referentes
a los registros
no orgánicos,
y preparar
directrices
distintas
sobre cada tipo principal
de registros
no textuales.
Una medida práctica
en esa dirección
es la reciente
decisión
de cinco organizaciones internacionales
no gubernamentales
(FIAF, AIAS, CIA, FIAB y FIAI) de aunar sus
esfuerzos,
directrices
y recoen estrecha
cooperación
con la Unesco, para establecer
mendar prácticas
relativas
al tratamiento
de los registros
audiovisuales.
Los archiveros
de todo el mundo han dedicado muy poca atención
a la descripción
Por
consiguiente,
se
de los archivos
no textuales,
y a su evaluación
y conservación.
debería
asignar
una gran prioridad
a tales directrices
en la labor normativa
internacional.
Como esos tipos de registros
se prestan
a menudo a una descripción
pormenorizada, al igual
que a la descripción
colectiva
que es típica
y apropiada
en el caso de
los registros
textuales
tradicionales,
la experiencia
de los bibliotecarios
en materia
de catalogación
de elementos
debería
estudiarse
detenidamente,
adaptándola
para SU
utilización
en los archivos
cuando proceda.
4.4
Servicio
de referencia
los estudios
sobre las
4.4.1
de los archivos
(incluidos
necesidades
de los usuarios)
Normas y directrices
existentes
Un buen numero de directrices
de la Unesco y de normas de la
das de un modo u otro con la prestación
de servicios
de información
de las necesidades
de los usuarios.
ISO están relacionay con el análisis
Guidelines
for Developing
and Implementing
Entre ellas
cabe citar
las siguientes:
a National
Plan for Training
and Education
in Information
Use (1979), UNISIST Guidelines
for the Conduct of User Studies
(1978), Guidelines
for the Establishment
and
Evaluation
of SD1 and Computerized
Documentation
Services
(1979), Directrices
sobre
los Centros de Orientación
(1979) y Study on the Problems of Accessibility
and Dissemination
of Data for Science and Technology
(1974).
cuales
pectos
las
Además de esas directrices,
han sido examinadas ya en las
de la difusión
de información
Tape
Documentation
- Formats
(ISO/DP 2709);
mation
Information
Interchanue
for
Bibliographic
Processing
- Magnetic
(ISO 1001-1979):
Information
Processing
- Magnetic
Structure
for Information
Interchange
Information
1973) ;
Processing
Data Processing
Interchange
- Procedure
siguientes
normas técnicas,
la mayoría de las
Secciones
3.2.1 y 3.2.2,
versan sobre varios
asautomatizada:
for
Information
Tape Labelling
Interchanse
and Pile
Structure
Tape Cassette
and Cartridge
(ISO 4341-1978);
- Representation
Registration
on Magnetic
for
Labelling
of Ordinal
of Escape Sequences
Dates
Inforand File
(ISO 2711-
(ISO 2375-1980);
~~1-82/WS/4
-7-bit
the
Coded Character
Set for
Information
Processing
Information
Processing
- Graphical
Representations
7-bit
Coded Character
Set (ISO 2047-1975);
Code Extension
(ISO 2022-1973);
Techniques
for
Use with
Information
Processing
- Representation
Punched Tape (ISO 1113-1979);
for
ISO 7-bit
41
(ISO 646-1973);
the Control
Characters
Coded Character
Set
of the
7-bit
Coded Character
Set on
of the
7-bit
Coded Character
Set on
of
12-row
Information
Punched
7-bit
Information
and 8-bit
Processing
Extensions
- Implementation
of the 7-bit
Coded Character
Set and its
on 9-track
12.7 mm (0.5 in.)
Magnetic Tape (ISO 962-1974);
Information
7-bit
and 8-bit
(ISO 3275-1974)
Processing
Extensions
- Implementation
of the 7-bit
Coded Character
Set and its
on 3.81 mm Magnetic Tape Cassette
for Data Interchange
;
Information
(ISO 4873-1979)
;
Information
(ISO 2021-1975).
Processing
- Representation
Cards (ISO 1679-1973);
the
Interchange
- pág.
Processing
- 8 bit
Processing
- Representation
Un proyecto
de norma internacional
Section
4, Information
Dissemination
este respecto.
Coded Character
Set for
of 8-bit
Patterns
Information
on 12-row
(Information
and Documentation
(ISO/DIS 5127/IV)
tiene un interés
Interchange
Punched
Cards
- Vocabulary,
evidente
a
Hay, por último,
una propuesta
de norma de la ISO (Performance
of Readers for
Transparent
Microforms
(ISO/DP 6198)) yuna norma (Microcopying
- Measurement of the
Screen Luminance of Microfilm
Readers (ISO 782-1975))
que guardan relación
con el material
empleado en el servicio
de referencia
de los archivos.
4.4.2
Aplicabilidad
al servicio
de esas normas y directrices
de referencia
de los archivos
Las Guidelines
for Developing
and Implementing
a National
Plan for Training
and
Education
in Information
Use no tienen presente
que los archivos
y los depósitos
de
manuscritos
contienen
información
de utilidad
para los usuarios
y que forman parte de
la infraestructura
nacional
de información.
Además, en su Sección 2.2 ("Finalidades
de la formación
de los usuarios")
no se reconocen
las necesidades
informativas
de los
investigadores
de ciencias
humanas o sociales.
Si se revisaran
en ese sentido
las directrices,
tendrían
un cierto
interés
para el sector de los archivos.
Las UNISISTGuidelines
for the Conduct of User Studies
dan unas orientaciones
que
parecen adecuadas para suscitar
una respuesta
de los usuarios
reales o en potencia
de
los servicios
de los archivos,
tanto como de los demds servicios
de información.
Procede señalar
que una encuesta general
limitada
a las necesidades
de los usuarios
reales o potenciales
de los archivos
no justificaría
normalmente
los esfuerzos
y los gasPero sí podría estar justificada
una encuesta referente
a grutos correspondientes.
ciertas
clases de investigadoresdeorganismos
pos obvios y limitados
como, por ejemplo,
a cabo
Además, cuando se lleve
oficiales
o los profesores
universitarios
de historia.
una encuesta general
para determinar
las necesidades
de los usuarios
reales y potenciales
de los servicios
nacionales
de información,
los archivos
deberán ser uno de los
servicios
incluidos.
PGI-82/Ws/4
- pág.
42
La mayor parte de las Guidelìnes
for the Establishment
and Evaluation
of SD1 and
Computerized
Documentation
Services
carece de interés
directo
para los archivos.
Pero
su Capítulo
2 ("Consideraciones
generales"]
hace una descripción
clara y fácil
de entender de la gestaci6n
de los bancos de datos y de su utilización,
que resultará
útil
para los archiveros
que trabajen
con registros
legibles
en máquina.
Además, es probable que en el futuro
sea posible
introducir
retrospectivamente
en bancos de datos informatizados
los elementos
informativos
esenciales
de ciertas
colecciones
de archivos
tradicionales
muy utilizadas.
Los principios
esbozados en ese Capítulo
tendrían
una
gran aplicabilidad.
En el Capítulo
3 se describen
los medios de programación
combinados de la Unesco CDS/ISIS - CAN/SDI.
Es posible
que la Unesco desee que sean analizados por archiveros
familiarizados
con la informática,
para determinar
sus posibles
aplicaciones
archivísticas,
o para sugerir
modificaciones
que permitan
utilizarlo
en
ciertas
tareas de archivo.
Las Directrices
sobre los Centros de Orientación
tienen
interés
para los archiveros porque los archivos
encierran
cantidades
ingentes
de información.
Por ello,
esos
centros
deberían
remitir
a los interesados
a los archivos
apropiados,
y buscar información sobre los recursos
informativos
y los fondos de archivos.
A menudo, los propios archivos
proporcionan
servicios
oficiosos
de "centro
de orientación"
para los investigadores
cuyos estudios
requieren
el acceso no solamente
a los fondos de un determinado archivo
sino también a la información
disponible
en otros archivos,
depósitos
de manuscritos
y bibliotecas.
El Study
and Technology
of the Problems
no es aplicable
of Accessibility
al caso de los
and Dissemination
archivos.
of Data for
Science
Aunque los archivos
no realizan
por el momento actividades
de intercambio
bibliográfico
y otros tipos de intercambio
automatizado
de información,
parece indudable
que
lo harán en el futuro.
Esos canjes de información
pueden entrañar
perfectamente
un
intercambio
de medios de localización
(que son el equivalente
archivístico
de los datos bibliográficos)
y de registros
de archivo
legibles
en máquina.
El intercambio
podría hacerse entre archivos
de un mismo país,
entre archivos
y otras instituciones
de
un mismo país, y entre archivos
y otras instituciones
en un plano internacional.
Las
normas técnicas
sobre el intercambio
y el tratamiento
de información
enumeradas en la
Sección anterior
serán probablemente
aplicables
en general
a las futuras
actividades
archivísticas
de intercambio
de información.
El vocabulario
que figura
en el proyecto
de norma titulado
Information
and Documentation
- Vocabulary,
Section
4, Information
Dissemination
es aceptable
y utilizable
en general
por los archiveros,
a la
aunque tenga algunas partes que no quepa
- - aplicar
difusión
de información
archivística.
La propuesta
titulada
Performance
of Readers for Transparent
Microforms
da unos
criterios
que son apropiad0s.e
importantes
para las máquinas lectoras
de microformatos
utilizadasenlosserviciosde
referencia
de los archivos,
así como para las que se emEl método de medición
plean en otras actividades
de gestión
de registros
y archivos.
especificado
en la norma titulada
Microcopying
- Measurement of the Screen Luminance
of Microfilm
Readers es apropiada
para las máquinas de ese tipo utilizadas
en los serasí como en otras
actividades
archivísticas.
vicios
de referencia
de los archivos,
4.4.3
Propuestas
4.4.3.1
Recomendadas
En el
sobre:
Informe
relativas
en el
se recomendaba
a nuevas
Informe
directrices
de Bari
la prioridad
B para
la
formulación
de directrices
PGI-82/ws/4
al
Las reglas
b)
Las normas de seguridad.
cl
Las instalaciones
d)
La localización
el
El préstamo
f)
Las sumas percibidas
9)
El empleo de microformatos
h)
El empleo de técnicas
cios de referencia.
4.4.3.2
Normas para
densidad.
4.4.3.3
el
43
de acceso.
y los
servicios
de documentos
de materiales
Recomendaciones
Normas sobre
grabaciones.
- pág.
etiquetado
la aplicación
por
de investigación.
citados
en los
archivos.
de archivo.
los
servicios
en los
automatizadas
prestados.
servicios
para
de referencia.
controlar
y fiscalizar
los
servi-
adicionales
y la estructura
de juegos
de los
de caracteres
medios
no magnéticos
en cintas
magnéticas
y las
de mayor
Análisis
El Informe
las condiciones
los organismos
ciones de cada
usuarios
a las
taciones
en las
mencionan en el
de Bari propone directrices
sobre las reglas de acceso.
En realidad,
de acceso se regirán
por los acuerdos existentes
entre los archivos
y
que transfieran
los registros,
y por la legislación
y las reglamentapaís.
Si esta propuesta
pretende
abarcar
las reglas de acceso de los
salas de investigación
de los archivos,
sería preferible
dar esas oriendirectrices
propuestas
sobre los servicios
de investigación,
que se
punto C) de la Sección 4.4.3.1.
La recomendación
relativa
a las directrices
sobre las normas de seguridad
plantea
problemas
comparables.
Si se trata
de dar orientaciones
sobre las normas de seguridad
material
en los archivos
(incluida
la seguridad
en las salas de investigación),
esto
parece quedar atendido,
al menos en gran parte,
por la recomendación,
mencionada en la
sobre el establecimiento
de "normas de seguridad,
relativas
al mateSección 4.2.3.1,
Si el Informe de Bari se refiere
con ello a las norrial
y los medios de vigilancia".
éstas vienen normalmente
impuestas
a los archivos
por las
mas nacionales
de seguridad,
autoridades
nacionales.
.
Quizá conviniera
dividir
en dos directrices
distintas,
por lo menos, si bien mulas recomendadas sobre las instalaciones
y los servicios
de intuamente relacionadas,
Las directrices
sobre estos servicios
no deberían
referirse
únicamente
vestigación.
a los que hayan de prestarse
sino que además deberían
contener
recomendaciones
sobre
el modo en que ha de proporcionar
tales
servicios
el personal
de los archivos.
Se
para que comprendieran
las normas que deben
podrían
ampliar
también esas directrices,
regir
las condiciones
en las cuales se presten
los servicios
de referencia
y los derechos y deberes de los investigadores
que utilicen
los archivos,
como se sugería
en el
Las directrices
sobre las instalaciones
de investigaprimer párrafo
de esta Sección.
ción deberían
comprender aspectos
como la disposición
de las salas de investigación,
el material
y equipo,
y no solamente para los registros
textuales
trael mobiliario,
dicionales
sino también para los cartográficos
y arquitectónicos,
los diversos
tipos
los registros
legibles
en máquina y los microformatos.
En
de registros
audiovisuales,
los grandes archivos
debe haber instalaciones
especiales
para cada una de esas modaliademás otras salas a quienes utilicen
máquinas de escribir
o de
dades, facilitándose
dictar
u otros aparatos
que puedan perturbar
el trabajo.
PGI-82/WS/4
- pág.
44
La finalidad
principal
de las directrices
los archivos
consiste
en que el investigador
y de esfuerzo
un documento citado.
sobre la localización
de documentos en
pueda encontrar
con un mínimo de tiempo
No se debe fomentar
el préstamo de materiales
de archivo
originales,
salvo en
condiciones
de extrema fiscalizaciõn.
Las directrices
relativas
al préstamo de materiales
de archivo
con fines de exposición
se proponen en la Sección 4.5.3.2
y se exaSi se formulan
directrices
especiales
para este tipo de préstaminan en la 4.5.3.3.
que nos ocupa ahora se limite
a los préstamos del
mos, cabe esperar que la propuesta
archivo
al organismo ãe procedencia,
a las medidas destinadas
a garantizar
su más rápida devolución
a la custodia
de los archivos...
y al préstamo de reproducciones
de
materiales
de archivo.
Las directrices
recomendadas sobre las sumas percibidas
se refieren
probablemente
a la reproducción
de registros,
si bien en ciertas
circunstancias
podrá ser apropiado
o necesario
cobrar otros servicios.
Como esas sumas dependen esencialmente
del costo
de los materiales
y de la mano de obra, que variarán
mucho de un país a otro,
sólo
cabe dar orientaciones
generales
al respecto.
Las directrices
sobre el empleo de técnicas
automatizadas
de control
y fiscalización del servicio
de referencia
deben versar
sobre unos sistemas que permitan
determinar rápidamente
la inexistencia
o imposibilidad
de acceso de los elementos
solicitade que ello se deba a restricciones
de utilización,
a su frados, independientemente
gilidad
o a su ausencia de las estanterías
por razones reprográficas,
de reparación
o
de préstamo.
Pero, a la larga,
tendría
posiblemente
más utilidad
un sistema que permitiera
la acumulación
y el análisis
de datos sobre el número y las características
de los usuarios
y de los registros
empleados.
Estos datos tienen un gran valor potencial para perfeccionar
los criterios
de adquisición
o transferencia,
mejorar
los servicios
prestados
a los usuarios
y fijar
el orden de prioridad
en materia
de disposie incluso
para determinar
ción, descripción,
preservación
y trabajos
reprográficos,
la utilización
óptima de las instalaciones
de almacenamiento
de archivo.
en la Sección 4.4.3.2,
apunLas propuestas
relativas
a nuevas normas, mencionadas
tan a una fase futura
de intervención
de los archivos
en el intercambio
automatizado
Esas nuevas normas técnicas
sobre elintercambioyeltratamiento
delainde información.
formación
tienen
un interés
evidente
para otras disciplinas
del sector general
de la
información.
4.5
Programas
4.5.1
educativos
y culturales
Norma existente
- Headers for Microfiche
of MonoUn proyecto
de norma de la ISO (Documentation
un posible
interés
para la publicación
docugraphs and Serials
(ISO/DP 5123) tiene
mental,
que es un programa cultural
y educativo
que organizan
a veces los archivos.
4.5.2
Aplicabilidad
de esa norma a los
programas
educativos
y culturales
Ese proyecto
de norma no es específicamente
aplicable
a las actividades
archivísrecomendada sobre el
ticas,
pero ha sido complementado por el CIA, con su "práctica
modo de titular
los microfilmes
(microfichas
y microfilmes
de carrete)
de archivos
y
manuscritos".
4.5.3
Propuestas
relativas
a nuevas
directrices
P~I-82/Ws/4
4.5.3.1
trices
Recomendadas
En el Informe
sobre:
en el Informe
de Bari
Las necesidades
les de archivo,
b)
El empleo de materiales
cl
Los criterios
y la formación
incluidos
los
y los
45
de Bari
se recomendaba
al
- pág.
la prioridad
de los
usuarios
de archivo
catálogos
B para
la formulación
usuarios
en relación
administrativos.
por
los
de direc-
con los
materia-
escolares.
de exposici.ón.
Se recomendaba asimismo el establecimiento
de directrices
técnicas
sobre las condiciones
de seguridad
de las exposiciones,
incluiàos
los seguros,
y sobre el material
de presentación
empleado en las exposiciones,
y se asignaba a esta labor la prioridadc.
4.5.3.2
Recomendadas
Directrices
4.5.3.3
los
consultores
la reprografía,
Recomendaciones
Directrices
del
RAMP
en su aplicaciónalaspublicaciones
documentales.
adicionales
sobre:
al
La concepción,
el diseño,
siciones
de archivos.
la estructura
b)
El diseño,
el envío y las
nerantes
de archivos.
condiciones
c)
La selección
para
d-1
La'determinación
de los
los formatos
apropiados.
el
La determinación
f)
Los métodos
libros.
9)
Los aparatos
formatos.
4.5.3.4
_
sobre
por
de elementos
del
medios
material
de seguridad
su reproducción
preferentes
medio más adecuado
de preparación
de preparación
y el contenido
de documentos
de documentos
de las
de publicación
para
expo-
exposiciones
iti-
en facsímil.
de reproducción
para
de las
en facsímil,
de los
su publicación
su publicación
y de
documentos.
en forma
de
en micro-
Análisis
La recomendación
del Informe de Bari relativa
a la elaboración
de directrices
sobre la formación
y las necesidades
de los usuarios
de materiales
de archivo
deberían
que son los que tienen menos probabilidades
centrarse
en los usuarios
no científicos,
Se debería dar
de recibir
formación
al respecto
durante
sus estudios
universitarios.
la prioridad
a las necesidades
especializadas
de losgenealogistas,quemanejanmateriales de archivos
en instituciones
de todo el mundo en número importante
y creciente.
sugerencias
sobre el empleo de mateSe podría pensar en incluir
en esas directrices
riales
de archivo
por los escolares.
Las diferencias
entre los criterios
de exposición
y la preparación
de catálogos
son lo suficientemente
grandes como para que esté justificado
formular
directrices
relación
las directrice..
distintas
sobre esos dos temas, con los queguardanestrecha
propuestas
en la Sección 4.5.3.3
sobre la concepción,
el diseño,
la estructura
mate-rial
y el contenido
de las exposiciones
de archivos.
PGI-82/W/4
- pág.
46
Las exposiciones
itinerantes
son una forma cada vez más eficaz
de educación
poAlgunas de ellas
han sido preparadas
por archivos,
pular.
y más numerosas todavía
son
Su organización
fuera de las instalaciones
las que contienen
materiales
de archivo.
y de las condiciones
de seguridad
características
de éstas,
aumenta su
de archivo,
vulnerabilidad
a los robos, los incendios,
los peligros
ambientales
y otras formas posibles
de deterioro.
Se pueden reducir
esos riesgos
tomando medidas adecuadas en rela, ión con la concepción
del mobiliario
de presentación
ydelos
embalajesde
transporte,
y fijando
normas estrictas
y rígidamente
aplicadas
al seleccionar
el modo de transporte, y escogiendo
unos lugares
y condiciones
de exposición
que reúnan las debidas garantías
de seguridad.
Casi todo lo que acaba de decirse
se aplica
también a ciertos
materiales
de archivo
que no viajan
pero que están situados
fuera del archivo.
Los
grandes museos de arte tienen
una gran experiencia
en lo tocante
a la presentación
de
materiales
únicos de gran valor
intrínseco,
y convendrá recurrir
a esa experiencia
al
formular
las directrices
aplicables
al transporte
de elementos
de archivo
para una exposición,
así como las relativas
a las condiciones
de seguridad
en ella y al mobiliario de presentación.
Los programas educativos
y culturales
pueden abarcar también la producción
de
facsímiles
de archivo,
que en cierto
sentido
son un producto
híbrido
de la exposición
y de la publicación
documental.
Puede tratarse
de documentos,
de fotografías,
de obras
de arte o de sellos
que tengan un valor histórico
propio,
un interés
popular
0 gran
caliüad
artística.
Sería útil
disponer
de directrices
sobre la selección
de esos elesobre la determinación
de los medios prefementos para su reproducción
en facsímil,
rentes de reproducción,
y sobre la decisión
en producirlos
en forma individual,
en
La producción
y
tarjetas
postales,
en bloques de materiales
o en libros
o folletos.
la venta de facsímiles
pueden ser una fuente de ingresos
adicionales
para los archivos.
La publicación
de documentos es otro elemento importante
de un programa educativo
y cultural
de archivos.
Implica
la publicación
de una serie de registros
de especial
valor histórico
o de interés
para los investigadores,
en forma de un libro
corriente
o
en microformato
(o en una combinación
de ambos).
En general,
la edición
de libros
presupone una selección
de los documentos más importantes,
al paso que en el caso de los
Se requiemicroformatos
se publican
habitualmente
registros
o colecciones
completos.
ren directrices
para facilitar
la determinación
del medio de publicación
más aconsejable, para asesorar
sobre los métodos de preparación
de los documentos que vayan a publicarse
en un libro
y sobre los aparatos
correspondientes
cuando se trate
de la publicación
en microformatos.
de que se preparen
La recomendación
de los consultores
del RAMP, en el sentido
directrices
sobre las aplicaciones
de la reprografía
en la publicación
de documentos,
podrá incluirse
probablemente
en las directrices
mencionadas
en el párrafo
anterior.
Por supuesto,
todas esas directrices
deberán complementar
las normas reprográficas
ya
existentes
y las directrices
propuestas,
examinadas en la Sección 2.3 (Reprografía).
5.
RESUMENY CONCLUSIONES
5.1
Resumen
En la introducción
de este informe
se señalaban ciertas
diferencias
básicas entre
la información
que necesitan
los investigadores
y los usuarios
típicos
de los archivos.
Se decía asimismo que no es sorprendente
que las directrices
elaboradas
con miras a la
consecución
de los objetivos
tradicionales
del UNISIST no tengan a menudo una relación
directa
con las necesidades
o las actividades
de los archivos.
concebiüas
también en gran parte
Las normas de la ISO en materia
de información,
suelen tener un mayor grapara atender
las necesidades
de ese mismo tipo de usuarios,
Esto se debe a que versan
do de aplicabilidad
en la gestión
de registros
y archivos.
esencialmente
sobre procedimientos
técnicos
empleados en la mayoría de los subsectores
PGI-82/wS/4
-
pág.
47
de la información,
y resulta
especialmente
cierto
en el caso de las normas referentes
a la reprografía
y el tratamiento
de datos.
Las normas elaboradas
pensando en las bibliotecas
y la documentacibn
tienen
asimismo un gran interés
para los archivos,
porque
esos tres campos se dedican a acumular y difundir
información.
Las normas analizadas
de aplicabilidad
y utilidad
ces del UNISIST.
en el presente
informe
suelen
para la gestión
de registros
tener,
pues, un mayor grado
y archivos
que las directri-
Hemos presentado
también información
sobre el pequeño pero creciente
número de
materiales
normativos
preparados
específicamente
para uso de los sistemas y servicios
de gestión
de registros
y archivos.
Además de varias
obras publicadas,
hay un cierto
número de directrices
que han llegado
ya a la fase del proyecto
de texto,
y el programa
actual
del PGI comprende bastantes
proyectos
relativos
a directrices
del RAMP.
En total
hemos citado
y analizado
en este
informe
125 documentos
normativos.
Treinta
de ellos
son directrices
u otros documentos similares
preparados
por cuenta del UNISIST o de los NATIS:
tres son plenamente
aplicables
o muy aplicables
a la
gestión
de registros
y archivos,
ocho aplicables
en parte,
nueve marginalmente
aplicables, por no tener sino una utilidad
pequeña o potencial
o por sugerir
meramente una
futura
labor normativa
relacionada
con los archivos,
y diez no son aplicables
en
absoluto.
Ochenta de los documentos normativos
examinados son normas internacionales,
reco57 de ellos
mendaciones,
proyectos
de normas internacionales
y propuestas
de la ISO:
ocho parcialmente
aplicables,
trece margison plenamente
aplicables
o muy aplicables,
nalmente aplicables
y dos no son aplicables
en absoluto.
Se citan además en este informe
15 documentos normativos,
preparados
específicamente para los archiveros
y los gestores
de registros,
tres de ellos
inéditos.
En el siguiente
cuadro (Gráfico
1) puede verse la distribución
de esos documentos
y su grado de aplicabilidad
en relación
con los capítulos
funcionales
del presente
inEl cuadro comprende todos los documentos normativos,
mencionados
en él, publiforme.
así
como los materiales
inéditos
cados por la Unesco, la ISO, el CIA y otras entidades,
porque algunos de ellos
se
El total
supone mds de 125 documentos analizados
citados.
examinan en más de un capítulo.
con respecto
a cada capítulo,
el número de nuevas
El Gráfico
1 indica,
también,
directrices
y normas en materia
de gestión
de registros
y archivos
que se describen
en
o por los consultores
del RAMP o por
este estudio
(propuestas
en el Informe de Bari,
así como el número de las mismas que han sido tratadas
o que van a serlo,
el autor),
en documentos normativos
internacionales
ya existentes
o en proyecal menos en parte,
Procede considerar
esas citos en curso, y el número de las que quedan por tratar.
fras como provisionales,
porque muchas de las directrices
propuestas
pueden subdividirse o combinarse.
~G1-82/WS/4
- pág.
48
SBrnXOUap -f-ez)OJ õN
---.“.. ._.__...
-- ~---II
Tl+.-40~0000000.4~00
_._...__
“._
.d
PGI-82/WS/4
5.2
- pág.
49
Conclusiones
Un cierto
número de directrices
del UNISIST tienen
por lo menos un cierto
interés
al igual que la mayoría de las normas técnipara la gestión
de registros
y archivos,
cas de la ISO referentes
a la informacion.
Pero, como esas directrices
han sido conlas necesidades
insatisfechas
en materia
de normas de los
cebidas para otros usuarios,
archiveros
y los gestores
de registros
son muy grandes y están ampliamente
repartidas
en toda la gama de funciones
existentes.
los sectores
funcionales
que necesitan
mas
En un sentido
puramente cuantitativo,
creación
de registros,
evaluación
y
esfuerzos
en ese sentido
son los siguientes:
transferencia
a los archivos,
política,
planificación
y evaluación,
y seguridad
y preservación
de los archivos,
seguidos muy de cerca por los programas educativos
y cultula disposición
y descripción
rales,
el mantenimiento
y utilización
de los registros,
de los archivos
y el servicio
de referencia
de los archivos.
de una regla cuantitativa
imprecisa
tendrá
En el mejor de los casos, la aplicación
un valor
limitado
en semejante
situación.
El autor del presente
informe
estima que los
sectores
funcionales
que más necesitan
la formulación
de normas son los siguientes,
sin
política,
planificación
y evaluación;
establecer
un orden de prioridad
entre ellos:
liquiformación
y perfeccionamiento
del personal;
plantilla
de personal,
y enseñanza,
y seguridad
y
dación de los registros;
evaluación
y transferencia
a los archivos;
Esto no quiere
decir que se deban ignorar
las demás funpreservación
de los archivos.
ciones,
ni tampoco que no pueda haber ciertas
necesidades
urgentes
en relación
con normas o directrices
concretas.
muchos esfuerzos
y recursos,
con
Parece evidente,
en todo caso, que se requerirán
carácter
permanente,
para poder colmar sensiblemente
en un futuro
previsible
el abismo
de registros
y archivos
y
entre las necesidades
en materia
de normas sobre la gestión
las normas y directrices
existentes
y aplicables.
El Programa General de Información
Normalizacion
y el Consejo Internacional
archivos
y las organizaciones
nacionales
importante
que desempeñar e importantes
secución
de tan interesante
objetivo.
Internacional
de
de la Unesco, la Organización
de Archivos,
así como las instituciones
de
tienen
todos ellos un papel
de normalización,
contribuciones
que hacer para promover la con-
PGI-82/WS/4
- pág.
50
BIBLIOGRAFIA
sente
Los números que figuran
al final
de cada asiento
remiten
informe
en las que se cita la publicacidn
correspondiente.
a las
paginas
del
pre-
PUBLICACIONES DE LA UNESCO
Archives
Journals:
París:
de Brenda White.
A Study of their
Unesco, 1981.
Bibliography
on the
or Technical
Information,
(SC.74/ws/21);
págs. ll,
Preparation
and Presentation
of Documents
de J. Christopher
Rigg.
París:
Unesco,
13, 24, 33, 34, 36, 37.
La concepción
París:
B. Faye.
de los
Unesco,
Coverage by Primary and Secondary
72 pdgs. (PGI/81/WS/lO);
pág. 7.
edificios
de archivos
1979;
pág- 34.
Conservation
and Restoration
of Archives
Unesco, 1973, 231 págs.;
pág. 34.
en los
países
Materials,
Esquema para un curso de administración
para
información,
de Paul Wassermann y John R. Rizzo.
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Containing
Scientific
1974.
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tropicales,
de L. Bel1
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directivos
de servicios
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Framework
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Sewell,
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Sources,
París:
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Expert Consultation
on the Development
of a Records and Archives
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París:
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the Framework of the General Information
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35 págs. (PGI. 79/WS/10);
pág. 7.
Unesco, 1979.
Pro-
Estudio
de viabilidad
para la creación
de un fondo de asistencia,
financiado
y
administrado
con carácter
internacional
para facilitar
la solución
de los problemas
que entraña
la transferencia
internacional
de archivos
y para obtener acceso a las
fuentes
de la historia
nacional
existentes
en archivos
extranjeros,
de Ivan Borsa.
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Unesco, 1981.
(PGI/~~/ws/~);
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Guide for the Presentation
in the Primary Literature
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Directrices
mación, de W.L.
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París:
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de programas
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of Numerical
16, 17.
Data Derived
de estudios
de ciencias
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de la infor8, 9.
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for Developing
and Implementing
a National
Plan for Training
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in Information
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for Editors
of Scientific
(PGI.79/WS/8);
pbgs.
16,
and Technical
17.
Journals.
Guidelines
for Formulating
Policy
on Education,
Training,
París:
Library
and Information
Personnel,
de A. Neelameghan.
(PGI.78/WS/29);
pag. 8.
-
_.--
~__“-.
y
Paris:
and Edu-
Unesco,
and DeVelOpment of
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Pautas
del
ISDS.
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and Development
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tation
págs.
Guidelines
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40, 42.
págs.
16,
for their
18 pbgs.
- pág.
17.
Presentation
(SC/76/WS/79)
of Monolingual
51
and
;
Thesauri.
París:
of Multilingual
Thesauri,
85 págs.
(PGI/80/WS/12);
de
for the Establishment
and Evaluation
of SD1 and Computerized
DocumenParís:
Unesco, 1979.
86 págs.
(PGI.78/wS/22);
de J. Poncelet.
Guidelines
for
París:
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Systems and Services,
de F.W.
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reuniones
de trabajos
prácticos
y
Directrices
para la evaluación
de seminarios,
cursos de formación
sobre información
y documentación
científica
y técnica,
de F.W.
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for the Organization
of Training
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and Technical
Information
and Documentation,
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Directrices
tros de medios
Laverne Carroll
para el planeamiento
y la organización
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e impresos de las bibliotecas
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Directrices
40, 42.
para
los
Centros
de Orientación.
Unesco.
París:
París:
de G. Giniaux.
(PGI/79/WS/4);
Normas para establecer
un inventario
nacional
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desarrollo
experimental
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Instrucciones
para compilar
un inventario
de Lydia
documentación
científica
y técnica,
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Directrices
y tecnológica,
Indexing
Information
(SC/74/WS/3);
de Carl
la planificación
París:
Keren.
Principies.
París:
para
Policy
Objectives
págs. 3, 4.
nacional
Vilentchuk.
de servicios
de información
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París:
de sistemas nacionales
de información
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(UNISIST
__-. ..-..
1975.
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y
científica
3, 5.
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- pág.
52
A Methodology
for Testing
and Evaluating
Documentation
and Related Fields,
Information,
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Standards
with Special
Referente
to
de E.J. French.
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Kecskemeti
ferencias
de archivos,
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35
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26
UNISIST Steering
págs.
(SC/MD/Sl);
;
Committee,
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Session,
Committee,
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Second Session,
Final
Final
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for the Titling
International
of Archives
and Manuscripts",
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Washington:
Inter-
of Microfilm
(Microfiche
and Rol1 Microfilm)
Council
on Archives
Microfilm
Comnittee
13,
14,
34,
44.
A Study of the Basic Standards
for Equipping,
Maintaining
and Operating
a Reprographic
Laboratory
in Archives
of Developing
Countries,
de Albert
H. Leisinger,
Jr.
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101 págs.;
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International
Council
on Archives,
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and Methods in Preservation
and Restoration
WorkInternational
Bruselas:
shops Applicable
to Developing
Countries,
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Council
on Archives,
1973.
PGI-~~/WS/~
- pág.
53
NORMAS Y RECOMENDACIONESDE LA ISO
Bibliographical
Identification
of Serials
Cinematography
- Motion Picture
(ISO 543-19741 ; págs. 12, 33.
Safety
Code Extension
Techniques
for
(ISO 2022-1973) ; págs. 26, 41.
(BIBLID)
Film
Use with
the
(ISO/DP
- Definition,
ISO 7-bit
30);
16,
pags-
Testing
18.
and Marking
Coded Character
Set
.
Codes for
the Representation
Data Processing
págs.
págs.
26,
of Names of Countries
- Procedure
for
Registration
Directories
36, 38.
of Libraries,
Documentation
16,
of Escape Sequences
16,
Information
and Documentation
- Abstract
Sheets
- Abstracts
for
in Serial
Typographical
Character
Publications
Publications
and Documentation
Referentes
- Essential
Documentation
- Contents
List
Documentation
- Guidelines
Thesauri
(ISO 2788-1974);
p6g.
Documentation
14,
Documentation
(ISO/DP 4);
págs.
Documentation
16,
of Periodicals
of Typical
Words
and Supplementary
or Other
Documents
(ISO/DIS
Elements
18);
- Beaders
for
Bibliographic
Information
for the Establishment
37.
Microfiche
Interchange
on Magnetic
and Development
of Monographs
of Monolingual
and Serials
(ISO/DP
5123) ;
44.
Documentation
págs.
(ISO 214-1976);
18.
Documentation
- Formats for
Tape (ISO/DP 2709);
pág. 40.
12,
Legibility
18.
Documentation
- Bibliographical
(ISO/DP 690);
págs. 16, 18.
Págs-
for
(ISO 5122-1979);
- Abbreviations
,
(ISO 2146-1972);
33.
Referentes
16,
17.
(ISO 2375-1980);
Centres
Documentation
- Bibliographical
(ISO/DP 832);
págs. 16, 18.
págs.
16,
18.
Documentation
págs.
págs.
3166);
40.
Documentary
Reproduction
- ISO Conventional
págs. 12,
Tests (ISO Character)
(ISO 435-1975);
págs.
(ISO/DIS
- Index
of a Publication -
(ISO 999-1975);
págs.
16,
- International
16, 18.
Code for
the Abbreviation
of Titles
- International
Standard
Serial
(ISSN)
Numbering
17.
of Periodicals
(ISO 3297-1975);
18.
Documentation
Selecting
Indexing
DOCuments, Determining
- Methods for Examining
Terms (ISO/DIS 5963);
págs. 37, 38.
their
Subjects,
and
PGI-82/WS/4
- pá,g, 54
Documentation
(ISO 2145-1978);
- Numbering of Divisions
págs. 16, 19, 37.
and Subdivisions
in Written
Documentation
- Presentation
Of Translations
Documentation
- Title
of a Book (ISO 1086-1975);
Leaves
Guide for the Preparation
(ISO/R 919-1969);
págs. 21,
of Clasrified
22.
Vocabularies
Information
and Documentation
- Vocabulary
(ISO/DIS 5127/1.2);
págs. 21, 22.
Information
and Documentation
Documents and Audiovisual
Materials
(ISO 2384-1977);
- Section
Documents
17,
pags.
págs.
18.
16, 18.
(Example
of Method)
1, Basic
Concepts
- Vocabulary
- Section
2, Part 1, Traditional
(ISO/DIS 5127/IIa);
págs. 21, 22, 23.
Information
and Documentation
- Vocabulary(ISO/DIS 5127/IIb);
págs. 21, 22.
Section
2, Part
2, Iconic
Documents
Information
and Documentation
- Vocabulary
- Section
3, Part 1, Identification,
Acquisition,
and Processing
of Documents and Data (ISO/DIS 5127/IIIa);
págs. 21, 22.
Information
and Documentation
(ISO/DIS 5127/3b);
págs. 21, 23,
- Vocabulary
37, 38.
- Section
3b:
Information
and Documentation
(ISO/DIS 5127/IV);
págs. 21, 23,
- Vocabulary
41, 42.
- Section
4, Information
Information
Processing
Flowcharts
(ISO 2636-1973);
Information
(ISO 4873-1979);
Information
the
Processing
8-bit
págs. 27, 41.
Processing
for Incorporating
26.
Coded Character
- Flowchart
Symbols
Information
and 8-bit
26, 41.
Information
(ISO 1004-1977);
Flowchart
Set for
Information
(ISO 1828-1973);
Information
Processing
- Graphical
Representations
7-bit
Coded Character
Set (ISO 2047-1975);
26, 41.
Information
7-bit
and 8-bit
(ISO 3275-1974);
7-bit
págs.
- Conventions
págs. 4, 23,
Documentary
for
Languages
Dissemination
Symbols
in
Interchange
págs.
the Control
4,
23,
26.
Characters
of
Processing
- Implementation
of the 7-bit
Coded Character
Set and its
Extensions
on 3.81mm Magnetic Tape Cassette
for Data Interchange
págs. 26, 41.
Processing
Extensions
Processing
p6g. 26.
- Implementation
of the 7-bit
Coded Character
Set and its
on 9-track
12.7mm (0.5 in.) Magnetic Tape (ISO 962-1974);
- Magnetic
Information
Processing
- Magnetic
Structure
for Information
Interchange
Information
Processing
Interchange
(ISO 1001-1979);
Ink
Character
Recognition
- Print
Specifications
Tape Cassette
and Cartridge
Labelling
pggs. 26, 40.
(ISO 4341-19781;
- Magnetic Tape Labelling
pdgs. 26, 31, 40.
and File
Structure
for
and File
Information
PGI-82/WS/4
Information
Processing
- Representation
of the
Punched Tape (ISO 1113-1979);
págs. 26, 41.
12-row
Information
Punched
Information
(ISO 2021-1975)
2
Processing
- Representation
Cards (ISO 1679-1973);
págs.
;
Information
(ISO 2711-1973);
Processing
- Representation
págs. 27, 41.
International
Library
International
Unification
Layout
of Monolingual
Layout
of Multilingual
Lexicographical
(ISO 1951-1973);
7-bit
Coded Character
Set on
of the 7-bit
26, 41.
Coded Character
Set on
of 8-bit
Patterns
- Representation
Processing
Interchange
págs. 26, 40.
Statistics
Classified
Classified
for
(ISO/R
(ISO/DP
Vocabularies
Symbols Particularly
págs. 21, 22.
págs.
and Terms
Vocabularies
on 12-row
of Ordinal
(ISO 2789-1974);
of Concepts
- p6g.
(ISO/R
55
Punched
Cards
Dates
4, 5.
860-1968);
4466);
págs.
págs.
págs.
Defining
Microcopying
- ISO Micromire
- Description
--- _---.
*^
pag. 12.
Apparatus
(ISO 68Y-1YïS);
and Use for
Checking
Microcopying
- ISO No 1 Mire - Description
Reproduction
(ISO 446-1975);
págs. 12, 33.
and Use in Photographic
22.
21, 22.
1149-1969);
Use in Classified
21,
21,
22.
VOCabUlarieS
a Readinq
Documentary
and Use in Photographic
Microcopying
- ISO Test Chart N9 2 - Description
Documentary
Reproduction
(ISO 3334-1976);
págs. 12, 33.
Microcopying
(ISO 782-1975);
- Measurement of the
págs. 12, 41, 42.
Screen
Luminance
of Microfilm
Readers
Microcopying
of Technical
Drawings and Other Drawing Office
Documents
Unitized
35 mm Microfilm
Carriers
(ISO 3272/3-1975);
págs. 13, 33.
Microcopying
- 161mn and 35mm Microfilms,
Spools
A6 Size Microfiche
Microcopying
- Transparent
Arrangements
No 1 and No 2 (ISO 2707-1980);
págs.
and Reels
of Uniform
12, 33.
(ISO 1116-1975);
Division
Division
Microfilming
(ISO 4087-1979);
of Newspapers on 35mm Unperforated
págs. 13, 33.
fOr Archiva1
Microfilming
(ISO 6197/1-1980);
of Press Cuttings
págs. 13, 33.
- Part
of Press
-Part
págs.
Microfilming
13, 33.
Quality
Microfilming
Criteria
Cuttings
of Technical
and Control
2:
Microfilm
16mm Silver-gelatin
A6 Size
Drawings and Other
(ISO 3272/2-1978);págs.
Microfiche
Drawing Office
13, 33.
III:
pág.
- Image
A6 Size Microfiche
of Variable
Microcopying
- Transparent
Arrangements
A and B (ISO 2708-1980);
págs. 12, 33.
1:
- Part
- Image
PurpOSeS
Type Rol1 Microfilm
(ISO/DP
Documents
6197/2);
- Part
II:
12.
PGI-82/WS/4
- p6g.
56
- Computer
pág.
Micrographics
12.
Output
Micrographics
12, 33.
- Density
págs.
- Part
Micrographics
- Microfilming
Procedures
1: Operating
- Part
Micrographics
2: Legibility
Micrographics
13, 34.
Naming Principies
- Microfilming
of Documents on 16mm Silver-gelatin
(ISO/DP 6199/2);
págs. 13, 34.
Type Microfilm
Microfilm
to Aperture
Carrier
(Aperture
Carã) - Determination
Adhesive
(ISO/DIS 6343);
pág. 12.
- Section
01:
General
- Vocabulary
- Section
págs. 13, 34.
02:
Image Placement
pág.
21.
(ISO/R
of Readers
704-1968);
for
Referentes
Transparent
Photography
- Silver-gelatin
págs.
Purposes (ISO 2803-1974);
Printing
Specifications
7-bit
Coded Character
26,
41.
págs.
pág.
Optical
Set for
Transliteration
of Greek Characters
Transliteration
of Hebrew Characters
Transliteration
17.
of Slavic
of Terminology
Cyrillic
(ISO/R
of Recording
and Complementary
págs.
into
into
Latin
Latin
into
1087-1969);
215);
págs.
Elements
12, 13,
Interchange
Characters
pdgs.
Matter
Latin
16,
Archiva1
18.
p6g.
26.
(ISO 646-1973);
(ISO/DIS
(ISO/DIS
Characters
into
for
(ISO 1831-1980);
Characters
Latin
Characters
and Storage
Recognition
Processing
Paper and Certain
classes
of Printed
(ISO 216-1975);
págs. 17, 19, 23.
Writting
and Methods
(ISO/DP 6198);
(ISO/DP
Information
Characters
(ISO 6196/1-1980);
- Processing
Character
of Arabic
of
and Non-silver
Gelatin
Types) for MicroMaterial
(ISO/DP 6148.2);
págs. 12, 33.
to Periodicals
Transliteration
Vocabulary
Series
for
- Essential
Type Microfilms
12, 33.
of Contributions
Terms
Microforms
Photography
- Raw Film (Silver-gelatin
graphic
Uses - Dimensions
of Rol1 and Sheet
Presentation
(ISO 6200-1979);
Type Microfilm
Patent Documents - Bibliographic
págs. 16, 17.
(ISO 3388-1977);
Performance
41, 42.
Type FiIms
A6 (ISO 5126-1980);
of Documents on 16mm Silver-gelatin
(ISO/DP 6199/1);
págs. 13, 33.
- Vocabulary
Micrographics
(ISO/DIS 6196/2);
(COM) - Microfiche
of Silver-gelatin
Micrographics
- Unitized
Adhesion of Protection
Sheet
págs.
Microfiche
(ISO/DIS
Characters
233);
843);
259);
pág.
pág.
17.
17.
p6g.
(ISO/DIS
17.
9);
21, 22.
- Trimmed
Sizes
- A and B
PGI-82/WS/4
- pág.
57
ESTUDIOS DE INFORMES INEDITOS
"Legal
Validity
of Microforms",
de Georges
Weill.
1981.
pág.
13.
"Report of the Consultation
on the Development
of a Long-term
Plan for the
Preparation
of Archiva1
and Records Management Guidelines,
Standards,
and Norms",
lebrada en Bari,
1979.
15 págs;
p6g. 5.
:
"Sampling Techniques
1981.
pág. 30
in the
Selectory
Retention
of Modern Records",
"Study on Feasibility
of Creating
a Data Base on Sources
Located in Foreign Archives",
de Jean Pieyns;
pág. 4.
of National
de Felix
History
ceHull.
PGI-82/Ws/4
Apéndice 1
APENDICE 1
DIRECTRICES DEL UNISIST Y NORMAS DE LA ISO YA EXISTENTES QUE TIENEN
UN CIERTO GRADO DE APLICABILIDAD A LA GESTION DE REGISTROS Y ARCHIVOS
A continuación
se enumeran todas las directrices
delUNISISTy
las normas de la
ISO examinadas en el presente
informe que tienen
interés,
en diverso
grado, para-la
gestión
de registros
y archivos.
Las que llevan
un asterisco
doble (f:ft) son plenamente aplicables,
o muy aplicables,
y las de asterisco
único aplicables
parcialmente.
Las demás sólo tienen
una aplicabilidad
pequeña o potencial,
0 sugieren
meramente una
labor normativa
futura
en materia
de gestión
de registros
y archivos.
Se ha prescindido de las normas y directrices
que carecen de interés
o que no son aplicables
a la
gestión
de registros
y archivos.
Las normas y directrices
en este informe.
POLITICA,
PLANIFICACION
Directrices
y tecnológica
para
(1975).
se presentan
la planificación
for
the Evaluation
Guidelines
(1979).
for
the National
CteInformation
el orden
en que figuran
por primera
vez
Y EVALUACION
Guidelines
International
por
Library
Processing
fikInformation
Processing
Flowcharts
(ISO 2636-1973).
de sistemas
of Information
Systems
Bibliographic
Statistics
nacionales
Agency
de información
and Services
and the National
científica
(1978).
Bibliography
(ISO 2789-1974).
- Flowchart
Symbols
- Conventions
for
(ISO 1028-1973).
Incorporating
Flowchart
Symbols
in
PLANTILLA DE PERSONAL; Y ENSEÑANZA, FORMACION Y PERFECCIONAMIENTO DEL PERSONAL
Directrices
mación (1978).
para
el desarrollo
f:fiGuidelines
for the Organization
Seminars in Scientific
and Technical
de programas
of Training
Information
de estudios
de ciencias
de la infor-
Courses,
Workshops and Seminars
and Documentation
(1975).
in
.
eDirectrices
para la evaluación
cursos de formación
sobre información
&f:Es
uema
información
para un curso
(1976).
de seminarios,
reuniones
de trabajos
prácticos
y documentación
científica
y técnica
(1975).
de administracibn
para
directivos
de servicios
y centros
Y_
de
PGI-82/WS/4
Apéndice 1 - pág.
2
REPROGRAFIA
5Bibliography
on the Preparation
Scientific
or Technical
Information
~<fCMicrocopying
and Presentation
(1974).
16mm and 35mm Microfilms,
-
Spools
- Raw Film (Silver-gelatin
of Rol1 and Sheet
Uses - Dimensions
&fiPhotography
- Silver-gelatin
Purooses
(ISO 2803-1974).
a%Zinematography
(ISO 543-1974).
- Motion
fi?Micrographics
- Density
*wMicrographics
- Unitized
Adhesion of Protection
Sheet
Type Microfilms
Picture
Safety
Type Films
ISO NO 1 Mire
(ISO 446-1975).
$:2?Microcopying
f<>?Microcopying
Aooaratus
ISO Micromire
(ISO 689-1975).
fCf:Microcopying
of Readers
for
Typographical
Archiva1
and Marking
Character
and Use in Photographic
- Description
and Use for
of the
for
(ISO 6200-1979).
- Description
Transparent
Measurement
-
Testing
Micro-
Carrier
(Aperture
Card) - Determination
Adhesive
(ISO/DIS 6343).
WfiMicrocopying
- ISO Test Chart NO 2 - Description
Documentary Reproduction
(ISO 3334-1976).
&*Performance
for
and Storage
- Definition,
af:Documentary
Reproduction
- ISO Conventional
Tests (ISO Character)
(ISO 435-1975).
Reproduction
(ISO 1116-1975).
- Processing
Film
of Silver-gelatin
Microfilm
to Aperture
and Reels
Containing
and Non-silver
Gelatin
Types)
Material
(ISO/DP 6148.2).
f;f:Photography
graphic
of Documents
for
Legibility
Documentary
a Reading
and Use in Photographic
Microforms
Screen
Checking
of
(ISO/DP
Luminance
6198).
of Microfilm
Readers
(ISO 782-1975).
Documentation
fCi?Microcopying
Arrangements
f:SbMicrocopying
Arranaements
- Headers
for
Microfiche
of Monographs
and Serials
Transparent
A6 Size Microfiche
No 1 and No 2 (ISO 2707-1980).
of Uniform
Transparent
A6 Size
A and B (ISO 2708-1980).
of Variable
fi%Microgr-phics
kfCMicrofilmin
Quality
Criteria
-
Computer
Microfiche
Division
Division
(COM) - Microfiche
Drawings and Other
(ISO 3272/2-1978).
5123).
- Image
- Image
A6 (ISO 5126-1980).
Drawing
Office
Documents
- Part
II:
fC;‘;Microco
in g of Technical
Drawings and Other Drawing
Unitized
35 mm Microfilm
Carriers
(ISO 3272/3-1975).
Office
Documents
- Part
III:
fieMicrofilming
(ISO 4087-1979).
g of Technical
and Control
Output
Microfiche
(ISO/DP)
of Newspapers
on 35mm Unperforated
.- ._xI--_.
Microfilm
for
Archiva1
PUrpOSeS
PGI-82/WS/4
Apéndice
1 - pág.
fiGMicrofilming
(ISO 6197/1-1980).
of Press
Cuttings
- Part
1:
16mm Silver-gelatin
ef:Microfilming
of Press
Cuttings
- Part
2:
A6 Size
fifiMicrographics
- Microfilming
- Part 1: Operating
Procedures
&*Micrographics
- Part 2: Legibility
**Micrographics
aztMicrographics
(ISO/DIS 6196/2).
Type Rol1 Microfilm
Microfiche
(ISO/DP
of Documents on 16mm Silver-gelatin
(ISO/DP 6199/1).
- Microfilming
of Documents
(ISO/DP 6199/2).
on 16mm Silver-gelatin
- Vocabulary
- Section
01:
General
- Vocabulary
- Section
02:
Image Placement
Terms
3
6197/2).
Type Microfilm
Type
Microfilm
(ISO 6196/1-1980).
and Methods
of Recording
PUBLICACIONES (SALVO LAS DOCUMRNTALESY LOS MEDIOS DE LOCALIZACION)
Indexing
Pautas
Principies
para
el
(1975).
ISDS (1973).
2Guidelines
for
Editors
fiGuidelines
for
the Presentation
*Documentation
of Scientific
- Contents
f:*Documentation
(ISO/DP 4).
- International
2WBibliographical
Identification
~~~:Documentation
Codes for
fi*Documentation
(ISO 2145-1978).
*Documentation
Documentation
2Presentation
of Publishers'
List
of Periodicals
Code for
- International
Standard
- Title
Journals
Series
or Other
(BIBLID)
Serial
Leaves
of Titles
(ISO/DP
of Divisions
- Abstracts
for
- Abstract
Sheets
and Subdivisions
of Periodicals
(ISO 3297-1975).
3166).
Publications
in Written
and Documentation
in Serial
Publications
to Periodicals
(ISO/DP
- Essential
**Documentation
(ISO/DP 832).
- Bibliographical
Referentes
- Abbreviations
(ISO 999-1975).
(ISO 214-1976).
215).
Referentes
of a Publication
Documents
(ISO 5122-1979).
- Bibliographical
- Index
18).
30).
(ISSN)
(ISO/DIS
fi&Documentation
(ISO/DP 690).
9:fiDocumentation
(ISO/DIS
of a Book (ISO 1086-1975).
- Numbering
of Contributions
Documents
Numbering
of Names of Countries
(1979).
(1976).
the Abbreviation
of Serials
the Representation
QkDocumentation
and Technical
and Supplementary
of Typical
Elements
Words
PGI-82/WS/4
Apéndice 1 - pdg,
4
fifiDocumentation
- Presentation
Translations
oC
(ISO 2384-1977).
Transliteration
of Arabic
Characters
into
Latin
Characters
(ISO/DIS
233).
Transliteration
of Hebrew Characters
into
Latin
Characters
(ISO/DIS
259).
Transliteration
of Greek Characters
Transliteration
of Slavic
fikwriting
Paper and Certain
Series
(ISO 216-1975).
Cyrillic
Classes
into
Latin
Characters
of Printed
Characters
into
Matter
(ISO/DIS
Latin
843).
Characters
- Trimmed
Sizes
(ISO/DIS
9).
- A and B
FORMULACION Y EVALUACION DE NORMAS
$:A Methodology
for Testing
and Evaluating
Information,
Documentation
and Related Fields
Standards
(1976).
with
Special
Referente
to
TERMINOLOGIA
f:fcInternational
Unification
GfiNaming Principies
of Concepts
(ISO/R
Guide for the Preparation
(ISO/R 919-1969).
c:+Layout
Layout
of Monolingual
Vocabulary
of Terminology
(ISO/R
860-1968).
704-1968).
of Classified
Classified
of Multilingual
and Terms
Vocabularies
Vocabularies
Classified
Vocabularies
(ISO/R
(ISO/DP
(ISO/R
(Example
of Method
4466).
1149-1969).
1087-1969).
- Section
1, Basic
Concepts
%nformation
and Documentation
(ISO/DIS 5127/1.2).
- Vocabulary
*%nformation
and Documentation
Documents and Audiovisual
Materials
- Vocabulary
- Section
(ISO/DIS 5127/IIa).
2, Part
1, Traditional
2Information
and Documentation
(ISO/DIS 5127/IIb).
- Vocabulary
2, Part
2, Iconic
- Section
DOCUmentS
Information
and Documentation
- Vocabulary
- Section
3, Part 1, Identification,
and Processing
of Documents and Data (ISO/DIS 5127/IIIa).
Acquisition,
Documentary
fiInformation
and Documentation
(ISO/DIS 5127/3b).
- Vocabulary
- Section
3b:
9:Information
(ISO/DIS 5127/Iv).
- Vocabulary
- Section
4, Information
and Documentation
--
Languages
Dissemination
PGI-82/ws/4
Apéndice 1 - pág.
MANTENIMIENTO Y UTILIZACION
DE LOS REGISTROS
fi%nformation
Processing
- Magnetic
mation Interchange
(ISO 1001-1979).
Tape Labelling
fif:Information
Processing
- Magnetic
Structure
for Information
Interchange
221nformation
(ISO 2711-1973).
fifiData
Processing
Processing
&"Printing
fi::7-bit
the
- Procedure
for
Processing
Coded Character
for
- Representation
Registration
Optical
- Magnetic
Set for
and File
Techniques
for
Recognition
Ink Character
Information
&*Information
Processing
- Representations
Punched Tape (ISO 1113-1979).
fifiInformation
12-row Punched
Processing
- Representation
Cards (ISO 1679-1973).
the
ISO 7-bit
of the
of the
(ISO 2375-1980).
- Print
Interchange
for
7-bit
7-bit
and File
(ISO 1831-1980).
Recognition
Processing
Infor-
Dates
of Escape Sequences
Character
Use with
for
Labelling
of Ordinal
fikInformation
Processing
- Graphical
Representations
7-bit
Coded Character
Set (ISO 2047-1975).
2fiCode Extension
(ISO 2022-1973).
Structure
Tape Cassette
and Cartridge
(ISO 4341-1978).
Interchange
Specifications
WInformation
(ISO 1004-1977).
5
Specifications
(ISO 646-1973).
the Control
Characters
Coded Character
Set
Coded Character
Coded Character
of
Set on
Set on
*eInformation
7-bit
and 8-bit
Processing
Extensions
- Implementation
of the 7-bit
Coded Character
Set and its
on 9-track
12.7mm (0.5 in.)
Magnetic Tape (ISO 962-1974).
f%nformation
'I-bit
and 8-bit
(ISO 3275-1974).
Processing
Extensions
of the 7-bit
Coded Character
Set and its
- Implementation
on 3.81mm Magnetic Tape Cassette
for Data Interchange
+~:Information
(ISO 4873-1979).
Processing
- 8-bit
22Information
(ISO 2021-1975).
Processing
- Representation
Coded Character
of 8-bit
Set for
Patterns
Information
Interchange
on 12-row
Punched
Cards
DISPOSICION Y DESCRIPCION DE LOS ARCHIVOS
f:c:Guidelines
for
the Establishment
and Development
of Monolingual
Guidelines
for
the Establishment
and Development
of MuItilinguaI
CtDirectrices
para
documentación
científica
compilar
un inventario
y técnica
(1975).
nacional
de servicios
Thesauri
(1973).
Thesauri
(1980).
de información
y
PGI-82/WS/4
Apéndice 1 - pág.
"Directories
6
of Libraries,
Information
""Documentation
- Guidelines
Thesauri
(ISO 2788-1974).
for
and Documentation
the Establishment
Centres
and Development
EfiDocumentation
- Methods for Examining
Documents,
and Selecting
Indexing
Terms (ISO/DIS
5963).
Determining
their
(ISO 2146-1972).
of Monolingual
Subjects,
SERVICIO DE REFERENCIA DE LOS ARCHIVOS (INCLUIDOS
LOS ESTUDIOS SOBRE LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS)
%JNISIST Guidelines
tation
Guidelines
Services
Directrices
Tape
for
the Conduct
for the Establishment
(1979).
sobre
los
Documentation
- Formats
(ISO/DP 2709).
Centros
for
of User Studies
and Evaluation
de Orientación
Bibliographic
(1978).
of SD1 and Computerized
Documen-
(1979).
Information
Interchange
of Magnetic
PGI-82/Ws/4
Apéndice
2
APENDICE 2
INDICE DE LAS NORMASY DIRECTRICES PROPUESTAS
.
Se presenta
la siguiente
lista
para facilitar
la consulta
de las Secciones de
este informe que contienen
propuestas
relativas
a nuevas normas y directrices
en maLas fuentes
de las mismas son el Informe
teria
de gestión
de registros
y archivos.
de Bari,
los consultores
del RAMP y el autor del presente
informe.
Se indican
por
temas y según su orden de aparición
en el texto.
Las primeras
cifras
remiten
a las
páginas en la que se enumeran las normas y directrices
propuestas.
Las que vienen
después (entre paréntesis)
son las de las páginas en las que se analizan
las normas y
directrices
propuestas.
Política,
planificación
y evaluación,
Plantilla
de personal;
10, (10-11).
Reprografía,
14,
y enseñanza,
(salvo
Formulación
y evaluación
Creación
23,
Liquidación
Evaluación
Seguridad
Disposición
Servicio
Programas
formación
las.documentales
y perfeccionamiento
de normas,
23-24,
y utilización
de los
y los medios
20,
de localización),19,
(20-21).
(23).
de registros,
Mantenimiento
(7-8).
del
personal,
(14-15).
Publicaciones
Terminología,
6-7,
(25-26).
de los
registros,
y transferencia
y preservación
23-30,
a los
de los
y descripción
registros,
de los
de referencia
de los
educativos
y culturales,
27-28,
(28-29).
(30).
archivos,
archivos,
archivos,
archivos,
44-45,
31-32,
(32).
34-35,
(36).
38-39,
42-43,
(45-46).
(39-40).
(43-44).
(19).