305.26-A118d-Capitulo II

CAPITULO II
MARCO TEORICO SOBRE: SISTEMAS DE INFORMACION (CON
ENFOQUE A SOFTWARE), EXPEDIENTES Y CONTROL
En este Capitulo II se presenta el Marco Teórico conceptual sobre los conceptos
básicos requeridos, que serán utilizados para comprender de mejor manera las
variables que se involucran en el planteamiento del problema.
A. SISTEMAS DE INFORMACION
1. Concepto de Sistemas de Información
En un sentido más amplio, un sistema es un conjunto de componentes que
interactúan entre sí para lograr un objetivo común.
Nuestra sociedad está rodeada de sistemas. Por ejemplo, las personas se
comunican con el lenguaje, que es un sistema muy desarrollado formador por
palabras y símbolos que tiene significado para el que habla y para quienes lo
escuchan. Asimismo, las personas viven en un sistema económico en el que se
intercambian bienes y servicios por otros de valor comparable y en el que, al menos
en teoría, los participantes obtienen un beneficio en el intercambio.
Una organización es un sistema. Todo sistema organizacional depende, en mayor o
menor medida, de una entidad abstracta denominada sistema de información. Este
sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento
hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los
diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de
cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios. Los sistemas de
información proporcionan servicio a todos los demás sistemas de una organización y
enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con eficiencia para
alcanzar el mismo objetivo.
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Los sistemas de información computacionales son un arma estratégica, capaz de
cambiar la forma en que la compañía trabaja, en consecuencia estos sistemas
mejoran la organización.
Los sistemas de información basados en computadoras sirven para diversas
finalidades que van desde el procesamiento de las transacciones de una empresa
hasta proveer de la información necesaria para decidir sobre asuntos que se
presentan con frecuencia.
En algunos casos los factores que deben considerarse en un proyecto de sistema de
información, como el aspecto más apropiado de la computadora o la tecnología de
comunicaciones que se va a utilizar, el impacto del nuevo sistema sobre los
empleados de la empresa y las características especificas que el sistema debe tener
se pueden determinar de manera secuencial.
El método del ciclo de vida para desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades
que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un
sistema de información.
2. Definición de Sistemas de Información

Sistema informático, es un Sistema de información, que utiliza los ordenadores
para almacenar los datos de la empresa, transformarlos y/o transmitirlos,
dejándolos a disposición de su personal.

Es aquel sistema que se encarga del manejo de información en la computadora, a
través de la cual el usuario controla las operaciones que realiza el procesador, es
uno o varios ordenadores de los que dispone un sistema operativo.

Un Sistema de Información se puede definir como un conjunto de funciones o
componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa,
almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control
29
en una organización, igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas,
visualización de aspectos complejos, entre otros.

Un sistema de información contiene información de sus procesos y su entorno.
Como actividades básicas producen la información que se necesita: entrada,
procesamiento y salida. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para
ser evaluadas y perfeccionadas.

Un conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un
entorno usuario – ordenador, que operando sobre un conjunto de datos
estructurados
de
un
organización,
recopilan,
procesan
y
distribuyen
selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual de la
organización y las actividades propias de la dirección de la organización.
3. Características de los Sistemas de Información
Existen muchas características de los Sistemas de Información, las cuales han sido
definidas por diferentes autores a través del tiempo, a continuación se mencionan
algunas de ellas.

Disponibilidad de la información cuando es necesaria y por los medios
adecuados, (por ejemplo en términos, impresos, papel, pantalla interactiva).

Suministro de la información de manera selectiva, evitando sobrecargas e
información irrelevante. Supone la sustitución de cantidad por calidad de
información.

Variedad en la forma de presentación de la información.

El grado de inteligencia incorporada en el sistema (relaciones preestablecidas
entre las informaciones contempladas en el sistema).

El tiempo de respuesta del sistema: Diferencia entre una petición de servicio y su
realización.

Exactitud: Conformidad entre los datos suministrados por el sistema y los reales.

Generalidad: Conjunto de funciones disponibles para atender diferentes
necesidades.
30

Flexibilidad: Capacidad de adaptación y/o ampliación del sistema a nuevas
necesidades dentro de la organización.

Fiabilidad: Probabilidad de que el sistema opere correctamente durante un
periodo de disponibilidad de uso.

Seguridad: Protección contra perdida y/o uso no autorizado de los recursos del
sistema.

Reserva: Nivel de repetición de la información para proteger de pérdidas
catastróficas de alguna parte del sistema.

Amigabilidad para con el usuario: Grado con que el sistema reduce las
necesidades de aprendizaje para su manejo.
4. Clasificación de los Sistemas de Información
Los sistemas de información deben ser diseñados para responder de forma dinámica
a los componentes que una organización necesita saber y tener acceso a todos los
conocimientos de ella como una respuesta a los cambios que ocurren dentro de la
misma.
En una organización los sistemas de información desempeñan un papel crítico, ya
que deben responder con rapidez a los cambios que ocurren en el medio. Deben de
proporcionar todo tipo de información que ayude al mejoramiento de la organización
y deben estar disponibles en el momento en que se necesitan.
Los sistemas de información también tienen un papel crítico para los procesos
directivos. En una organización, los procesos directivos se deben de poder enfocar
hacia el desarrollo de los procesos capacitativos que responden a los cambios en el
entorno. Los responsables de los procesos no sólo necesitan saber el campo de
variabilidad de la demanda de producto de hoy, sino también el de mañana para
poder
desarrollar
procesos
capacitativos
que
respondan
a
estas
nuevas
necesidades.
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Los sistemas de información se pueden clasificar en dos tipos:
Sistemas de
Información Verticales y Sistemas de Información Horizontales.
4.1.
Sistemas de Información Verticales
Son los que permiten a la organización obtener, almacenar y suministrar un acceso a
la información referente a los cambios del mercado, los cambios de productos, y el
uso de procesos. Permiten tomar decisiones efectivas y en tiempo real frente al
cambio de productos y servicios.
Dentro de los sistemas de información verticales se encuentran: Los sistemas de
soporte de decisión (DSS: Decision Support Systems), los sistemas de información
para ejecutivos (EIS: Executive Information Systems) y los sistemas de soporte de
decisión de grupo (DGS: Group Decision Support Systems).
4.1.1. Sistemas de soporte de decisión (SSD)
Estos sistemas permiten a los directivos desarrollar sus propios modelos de decisión,
bases de datos, y otros. Aportan flexibilidad y se adaptan a las necesidades
cambiantes.
Los sistemas de soporte de decisión se caracterizan por: Soportar tomas de decisión
semiestructuradas o no estructuradas, Ser lo suficientemente flexibles como para
responder a los cambios de necesidades de la persona que toma las decisiones y
Ser fáciles de usar.
Las decisiones estructuradas como las que se toman fácilmente a partir de una serie
de entradas. Este tipo de decisión - como por ejemplo vender unos stocks bajo una
serie de condiciones de mercado - son relativamente fácil de programar.
Sin
embargo decisiones semiestructuradas o no estructuradas son decisiones en las que
la información obtenida a partir de un sistema computarizado es sólo una parte de la
información necesaria para la toma de decisión.
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La flexibilidad de los sistemas de soporte de decisión es realmente importante. Por
ejemplo un director de ventas puede necesitar el precio de un producto determinado.
Sin embargo, unos segundos más tarde, dicho director puede pedir la lista de
vendedores de varios productos. Luego, puede necesitar la clasificación de los
últimos dos meses de los mejores vendedores en una región definida. Un sistema de
soporte de decisión bien diseñado ha de ser capaz de responder casi
instantáneamente a cualquier pregunta que se la haga.
Los sistemas de soporte de decisión han de ser fáciles de usar, por eso se utilizan
cada vez más interfaces gráficas (GUI: Graphical User Interface).
4.1.2. Sistemas de información para ejecutivos (SIE)
Son sistemas de soporte a la decisión que esta destinado a la alta dirección de una
organización.
Los sistemas de información para ejecutivos suelen tener acceso a información
financiera, de marketing, de ventas, información de recursos humanos, de fabricación
e información estratégica y competitiva.
Mientras los sistemas verticales que hemos mencionado anteriormente son sistemas
importantes de “conocimiento” (porque implican el desarrollo, la acumulación, el
almacenamiento, y la difusión de varios tipos y niveles de información), la
organización necesita también sistemas de “actuación”. Es decir sistemas que
coordinen, controlen, e integren la información y las tecnologías a través de las
distintas limitaciones o fronteras.
Las organizaciones necesitan unas capacidades de procesamiento de información
que sean de “cruce funcional” (“cross-functional”) y de “cruce organizacional” (“crossorganizational”), o sistemas horizontales, que son flexibles, modulares, de propósito
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general y capaces de enlazarse con otras plataformas existentes dentro y fuera de la
organización.
4.1.3. Sistemas de soporte de decisión de grupo (SDG)
Estos sistemas permiten a varios miembros del grupo tener información de ficheros o
bases de datos simultáneamente y así poder todos trabajar en las mismas tareas a la
vez.
El poder trabajar en un proyecto común con un sistema de soporte de decisión en
grupo se debe normalmente a la conexión de las estaciones de trabajo con redes de
telecomunicación.
4.2.
Sistemas de Información Horizontales
Estos sistemas cortan lateralmente tanto las funciones como los departamentos. Bajo
una demanda de producto importante, es necesario tener distintas combinaciones de
requerimientos de procesamiento de información para producir y entregar productos
y servicios. Así, si los requerimientos de los productos cambian rápidamente,
también han de cambiar los sistemas de procesamiento de información.
Los sistemas horizontales no solo aceleran respuesta al mercado y la habilidad de la
organización en suministrar mejores productos deseados por los clientes, sino que
también mejoran la eficiencia y efectividad de importantes actividades en los
procesos.
Estos sistemas facilitan el que todas las áreas de la organización estén conectadas
entre sí con flujos rápidos de información.
Los sistemas horizontales requieren algo más que unas capacidades de proceso que
permitan una funcionalidad cruzada y tener como objetivo la entrega rápida y
adecuada del producto. Un sistema que por ejemplo reduce el tiempo de llegada del
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producto al mercado puede tener ventajas competitivas a corto plazo, pero las
especificaciones del producto cambian.
Los sistemas horizontales tienen que estar diseñados teniendo en cuenta los
cambios, cambios en las especificaciones de los productos, en el requerimiento de
los productos, en las necesidades del servicio.
Por consiguiente la tendencia hacia arquitecturas abiertas, la moduralidad, la
flexibilidad, la posibilidad de reutilización y otras capacidades que permitirán en el
futuro ciertos cambios, son esenciales en el proceso de diseño de los sistemas
horizontales.
5. Componentes de un Sistema de Información
Los componentes de un Sistemas de Información son:

Hardware

Software

Usuarios
5.1.
Hardware
Consiste en el equipamiento informático para llevar a cabo la entrada, proceso y
salida de la información. Los dispositivos de entrada incluyen teclados, lectores de
cinta magnética, y otros. Los dispositivos de proceso incluyen la unidad central de
proceso, memoria y almacenamiento. Existen múltiples dispositivos de salida como
impresoras y pantallas de ordenador.
Según su naturaleza existen los siguientes tipos: Hardware estático. Conjunto de
elementos materiales de los sistemas electrónicos. Tiene una existencia física (se
puede “tocar''). Esta propiedad no la tiene el software, por lo que surgen una serie de
problemas que se discuten en el apartado.
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Hardware reconfigurable. Es el que se describe mediante un lenguaje HDL,
(Hardware Description Language, lenguaje de descripción hardware) y que permite
especificar con todo detalle su estructura y funcionalidad. A partir de este código se
generan unos ficheros de configuración (bitstreams) para que los dispositivos del tipo
FPGA se reconfiguren, funcionando según lo descrito.
5.2.
Usuarios
Es aquella persona que utiliza el software, el componente de definición de usuarios
permite definir múltiples perfiles de acceso al sistema. Los perfiles de seguridad
permiten la restricción de acceso a módulos y componentes del sistema.
5.3.
Software
El término software fue usado por primera vez en 1957 por John W. Turkey,
ingeniero en ciencias de la computación. Surge por analogía con la palabra
hardware, el sustrato físico donde se ejecuta el software. Se refiere a los programas
y datos almacenados en un ordenador.
Los programas dan instrucciones para realizar tareas al hardware o sirven de
conexión con otro software. Los datos solamente existen para su uso eventual por un
programa.
5.3.1. Definiciones de Software

Instrucciones detalladas que controlan la operación de un sistema de cómputo.

Conjunto de programas que puede ejecutar el hardware para la realización de las
tareas de computación a las que se destina. Se trata del conjunto de instrucciones
que permite la utilización del ordenador.

El software es el conjunto de instrucciones que las computadoras emplean para
manipular datos. Sin el software, la computadora sería un conjunto de medios sin
utilizar. Al cargar los programas en una computadora, la máquina actuará como si
36
recibir a una educación instantánea; de pronto "sabe" cómo pensar y cómo
operar.

Comúnmente a los programas de computación se les llama software; el software
asegura que el programa o sistema cumpla por completo con sus objetivos, opera
con eficiencia, esta adecuadamente documentado, y suficientemente sencillo de
operar.

Es simplemente el conjunto de instrucciones individuales que se le proporciona al
microprocesador para que pueda procesar los datos y generar los resultados
esperados. El hardware por si solo no puede hacer nada, pues es necesario que
exista el software, que es el conjunto de instrucciones que hacen funcionar al
hardware.
5.3.2. Clasificación del Software
El software se clasifica en dos categorías: Software de base o de sistemas y
Software de aplicación.
i.
Software de base o de sistemas.
Consistente en todo aquel software cuyo propósito es facilitar la ejecución de otro
software. Entran en esta categoría:

Sistemas operativos: Un sistema operativo controla las operaciones de la
computadora y todos los periféricos (impresora, graficador, ratón, y otros).

El Software de servicio (o utilerías): Esta diseñado para ampliar el sistema
operativo y hacer más fácil el uso de la computadora. Hay paquetes (utilerías)
para reparar archivos de discos dañados, para comprimir el tamaño de los
archivos, o para detectar y limpiar una máquina infectada por virus informático.

Los lenguajes de programación: Permiten al usuario crear sus propios programas.
Son cualquier lenguaje artificial que puede utilizarse para definir una secuencia de
instrucciones para su procesamiento por un ordenador o computadora.

Sistema operativo: Software básico que controla una computadora. El sistema
operativo tiene tres grandes funciones: coordina y manipula el hardware del
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ordenador o computadora, como la memoria, las impresoras, las unidades de
disco, el teclado o el mouse; organiza los archivos en diversos dispositivos de
almacenamiento, como discos flexibles, discos duros, discos compactos o cintas
magnéticas, y gestiona los errores de hardware y la pérdida de datos.
Los sistemas operativos controlan diferentes procesos de la computadora.
Los sistemas operativos pueden ser de tarea única o multitarea. Los sistemas
operativos de tarea única, más primitivos, sólo pueden manejar un proceso en
cada momento. Por ejemplo, cuando la computadora está imprimiendo un
documento, no puede iniciar otro proceso ni responder a nuevas instrucciones
hasta que se termine la impresión. Todos los sistemas operativos modernos son
multitarea y pueden ejecutar varios procesos simultáneamente.

Compiladores.

Sistemas gestores de bases de datos.
ii. Software de Aplicación
Es aquel software que automatiza un sistema de información, es decir, con
relevancia para un fin concreto. El Software de aplicación es el cuerpo principal de
programas que permiten a las computadoras realizar tareas útiles y específicas como
el manejo de textos o control de finanzas. Es un programa informático diseñado para
facilitar al usuario la realización de un determinado tipo de trabajo. Posee ciertas
características que permiten diferenciarlo de un sistema operativo (que hace
funcionar al ordenador), de una utilidad (que realiza tareas de mantenimiento o de
uso general) y de un lenguaje (con el cual se crean los programas informáticos).
Suele resultar una solución informática para la automatización de ciertas tareas
complicadas como puede ser la contabilidad o la gestión de un almacén. Ciertas
aplicaciones desarrolladas a medida ofrecen una gran potencia ya que están
exclusivamente diseñadas para resolver un problema específico. Otros, llamados
paquetes integrados de software, ofrecen menos potencia pero a cambio incluyen
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varias aplicaciones, como un programa procesador de textos, de hoja de cálculo y de
base de datos.
Entran en esta categoría:

Procesadores de texto.

Hojas de cálculo.
Otros.
5.3.3. Características del Software
Para poder comprender lo que es el Software, es importante examinar las
características del Software que lo diferencian de otras cosas que los hombres
pueden construir. Cuando se construye hardware, el proceso creativo humano
(análisis, diseño, construcción, prueba) se traduce finalmente en una forma física.6

El Software se desarrolla, no se fabrica en un sentido clásico. Aun que existen
similitudes entre el desarrollo del software y la construcción del hardware, ambas
actividades son fundamentalmente diferentes. En ambas actividades la buena
calidad se adquiere mediante un buen diseño, pero la fase de construcción del
hardware puede introducir problemas de calidad que no existen en el software.

El Software no se estropea. El software no es susceptible a los males del entorno
que hacen que el hardware se estropee, sin embargo se deteriora, y no hay
piezas de repuesto como en el caso del hardware. Cada fallo en el software indica
un error en el diseño o en el proceso mediante el que se tradujo el diseño a
código máquina ejecutable.

Aunque la industria tiende a ensamblar componentes, la mayoría del Software se
construye a la medida. El componente de Software debería diseñarse e
6
Roger Pressman. Ingeniería del Software. Un enfoque práctico.
39
implementarse para que pueda volver a ser reutilizable en muchos programas
diferentes.
5.3.4. Formas del software
El software adopta varias formas en distintos momentos de su ciclo de vida:

Código fuente: Escrito por programadores. Contiene el conjunto de instrucciones
destinadas a la computadora.

Código objeto: Resultado del uso de un compilador sobre el código fuente.
Consiste en una traducción del mismo. El código objeto no es directamente
inteligible por el ser humano, pero tampoco es directamente entendible por la
computadora. Se trata de una representación intermedia del código fuente.

Código ejecutable: Resultado de enlazar uno o varios fragmentos de código
objeto. Constituye un archivo binario con un formato tal que el sistema operativo
es capaz de cargarlo en la memoria de un ordenador, y proceder a su ejecución.
El código ejecutable es directamente inteligible por la computadora.
5.3.5. El Proceso de Software
Es un marco de referencia que contiene los procesos, actividades y tareas
involucradas en el desarrollo, explotación y
mantenimiento de un producto de
software, abarcando la vida del sistema desde su definición hasta la finalización de
su uso. 7
El proceso de creación de software es materia de la Ingeniería del software. Es un
proceso complejo que involucra diversas tareas de gestión y desarrollo.
El Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas (CVDS) es un paradigma de la
programación estructurada que proporciona lineamientos para desarrollar un
proyecto de sistema de información.
7
www.12207.com, Estandar ISO/IEC 12207, Estándar para la Definición del Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas
40
Kendall (1997) divide el CVDS en siete fases que son las siguientes:
a) Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.
b) Determinación de los requerimientos de información.
c) Análisis de las necesidades del sistema.
d) Diseño del sistema recomendado.
e) Desarrollo y documentación del software.
f) Prueba y mantenimiento del sistema.
g) Implementación y evaluación del hardware.
En cambio Senn (1992) divide el CVDS en las siguientes etapas:
a) Investigación preliminar.
b) Determinación de los requerimientos del sistema.
c) Diseño del sistema.
d) Desarrollo del software.
e) Prueba de los sistemas.
f) Implantación y evaluación.
Haciendo una comparación de los enfoques de estos dos autores se puede observar
que la división de las fases del CVDS es similar, de hecho a primera vista y sin definir
cada una de las fases, si se compara con sus homólogas se puede notar que Senn
define las fases de Kendall; Análisis de las Necesidades del Sistema Recomendado
(fase 3) y Diseño del Sistema Recomendado (fase 4) en una sola denominada
Diseño del Sistema.
Al simplificar aún más estas fases descritas anteriormente se obtiene
el CVDS
moderno, el cual se presenta a continuación:
a) Planificación del Proyecto.
b) Análisis del Sistema Actual.
c) Diseño del Sistema Propuesto.
d) Implantación y documentación del sistema.
41
e) Evaluación y soporte del sistema.
El CVDS es un conjunto de pasos que si bien son secuenciales no necesariamente
deben llevarse con rigidez, en cualquier momento que el analista lo requiera puede
devolverse al paso o fase anterior, de hecho, es muy común que si en alguna fase se
requiera modificar algún análisis de una fase previa, o hasta repetir varias veces una
misma tarea para comparar algún resultado.
"Los analistas no están de acuerdo con el número de fases exactas que existen en
el ciclo de vida de desarrollo de sistemas, pero, por lo general, alaban su enfoque
organizado." Es cierto que el CVDS es un modelo muy organizado para la
programación estructurada, pero no siempre se puede aplicar para el desarrollo de
aplicaciones,
especialmente
cuando
se
utilizan
nuevas
metodologías
y
convenciones. Un ejemplo de ello es la dificultad de aplicar el enfoque estructurado
del CVDS para el desarrollo de una aplicación Web. 8
5.3.6. Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas
A continuación se define el Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas según Kendall
& Kendall por ser el mas amplio pero se debe tomar en cuenta que en algunos
diseños no se pueden realizar todas las etapas aquí descritas.
i.
Identificación de Problemas, Oportunidades y Objetivos
Esta etapa es crítica para el éxito del resto del proyecto, debido a que nadie quiere
desperdiciar el tiempo subsecuente, resolviendo el problema equivocado. Esta fase
requiere que el analista observe honestamente lo que está sucediendo en una
organización. Luego, junto con los demás miembros de la organización, el analista
hace resaltar los problemas para conocer de boca de los usuarios sus posibles
orígenes y escuchar posibles soluciones que contribuyan a obtener un producto
depurado y útil para los fines de cada usuario.
8
JAMES A., SENN. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. México. McGraw Hill. 1992. p. 164
42
Las Oportunidades, son situaciones que el analista considera que pueden ser
mejoradas por medio del uso de sistemas de información computarizados. El
aprovechar las oportunidades puede permitir que la empresa gane u obtenga un
avance competitivo o ponga un estándar en la industria.
La identificación de Objetivos es también un componente importante de esta fase, el
analista debe descubrir lo que está tratando de hacer la empresa. Luego será capaz
de ver si algún aspecto de la aplicación de sistemas de información puede ayudar
para que la organización alcance sus objetivos.
ii. Determinación de Requerimientos
Esta fase sirve para formar la imagen que el analista tiene de la organización y sus
objetivos. El analista se esfuerza para comprender que información necesitan los
usuarios para realizar su trabajo. Varios de los métodos utilizados para determinar
los requerimientos de información involucran la interacción directa con los usuarios.
Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios, típicamente
los administradores y los trabajadores de las operaciones. El analista de sistemas
necesita saber los detalles de las funciones actuales del sistema: quién (las personas
que están involucradas), qué (la actividad del negocio), dónde (el ambiente donde se
lleva a cabo el trabajo), cuándo (en qué momento) y cómo (de qué manera se
desarrollan los procedimientos actuales) del negocio bajo estudio. El analista debe
preguntar porqué el negocio usa el sistema actual. Puede haber muy buenas razones
para desarrollar la actividad usando los métodos actuales, y deben ser considerados
cuando se diseña cualquier sistema nuevo.
iii. Análisis de las necesidades del Sistema
La siguiente fase que realiza el analista de sistemas involucra el análisis de las
necesidades del sistema. Nuevamente, herramientas y técnicas especiales ayudan
para que el analista haga las determinaciones de los requerimientos. Una
herramienta de éstas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la
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entrada, proceso y salida de las funciones del negocio en forma gráfica estructurada.
A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos, que
lista todos los conceptos de datos usados en el sistema, así como sus
especificaciones, si son de tipo numérico, alfanumérico, fecha, moneda y qué tanto
espacio ocupan cuando se imprimen.
Durante esta fase el analista de sistemas también analiza las decisiones
estructuradas que se hacen. Las decisiones estructuradas son aquellas para las que
pueden ser determinadas las condiciones como alternativas de condición, acción y
reglas de acción. Hay tres métodos principales para el análisis
de decisiones
estructurales: lenguaje estructurado, tablas de decisión, y árboles de decisión.
No todas las decisiones de la organización son estructuradas, pero todavía es
importante
que
el
analista
de
sistemas
las
comprenda.
Las
decisiones
semiestructuradas (decisiones tomadas bajo riesgo) son sustentadas frecuentemente
por los sistemas de apoyo a decisiones. Cuando se analizan decisiones
semiestructuradas, el analista examina las decisiones con base en el grado de
habilidad para la toma de decisiones requerida, el grado de complejidad del sistema
y la cantidad de criterios considerados cuando se toma la decisión.
iv. Diseño del Sistema recomendado
En esta fase del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista usa la
información recolectada anteriormente para realizar el diseño lógico del sistema de
información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos, a
fin de que los datos que van a entrar al sistema de información sean los correctos.
Además, el analista también proporciona entrada efectiva para el sistema de
información mediante el uso de técnicas para el buen diseño de formas y pantallas.
Parte del diseño lógico de sistemas de información es diseñar la interfaz de usuario.
La interfaz es la parte responsable de conectar al sistema con el usuario, por tanto,
su diseño resulta extremadamente importante ya que determina su funcionalidad.
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La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que
guardarán la mayor parte de los datos necesarios para los tomadores de decisiones
de la organización.
El analista finalmente debe diseñar procedimientos de control y respaldo para
proteger tanto el sistema como los datos, y producir paquetes de especificaciones
de programa para los programadores. Cada diseño debe contener diseños de
entrada y salida, especificaciones de archivos y detalles de procesamiento, y también
pueden incluir árboles o tablas de decisión, diagramas de flujo de datos, un diagrama
de flujo del sistema, los nombres y funciones de cualesquiera de las rutinas de
código que ya hayan sido escritas.
v. Desarrollo y Documentación del Sistema
Durante está fase el analista de sistemas trabaja con los programadores para
desarrollar cualquier software original que se necesite. Algunas de las técnicas
estructuradas para el diseño y documentación
del software incluye diagramas
estructurados, diagramas de flujo y el método HIPO. El analista utiliza uno o más de
estos dispositivos para comunicar al programador lo que necesita ser programado.
Durante esta fase, el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar
documentación efectiva para el software, incluyendo manuales de procedimientos. La
documentación le dice al usuario la manera de usar el software y también qué hacer
en caso que surja algún problema con el software.
Los programadores tienen un papel principal en esta fase conforme diseñan,
codifican y eliminan errores de sintaxis de los programas de computadora. Si el
programa va a ser ejecutado en un ambiente de macrocomputadora, se debe crear el
lenguaje de control de trabajos. Para asegurar la calidad, un programador puede
realizar ya sea un diseño o un ensayo del código, explicando las partes complejas
del programa a un equipo de otros programadores.
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vi. Pruebas y Mantenimiento del Sistema
Antes de que el sistema pueda ser usado, debe ser probado con la finalidad de
comprobar si los resultados obtenidos son los esperados. Es mucho menos costoso
encontrar problemas antes de que el sistema sea entregado a los usuarios. Algunas
de las pruebas son realizadas por los programadores solos, y otra por los analistas
de sistemas junto con los programadores. Primero se ejecuta una serie de pruebas
para que destaquen los problemas con datos de ejemplo y eventualmente con los
datos reales del sistema actual.
El mantenimiento del sistema y de su documentación comienza en esta fase y es
efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información. La mayoría
del trabajo rutinario del programador consiste en el mantenimiento, ya que las
organizaciones se gastan cantidades enormes de dinero en dicho mantenimiento.
Muchos de los procedimientos sistemáticos que emplea el analista a los largo del
ciclo del vida del desarrollo del sistema pueden ayudar a asegurar que el
mantenimiento se mantenga mínimo.
vii. Implantación y Evaluación del Sistema
En esta fase del desarrollo del sistema el analista ayuda a implantar el sistema de
información. Esto incluye el entrenamiento de los usuarios para que manejen el
sistema. Algún entrenamiento es hecho por lo proveedores, pero la supervisión del
entrenamiento es responsabilidad del analista de sistemas. Adicionalmente, se
requiere un plan para la conversión de archivos de formatos antiguos a nuevos o la
construcción de una base de datos, la instalación de equipo y la puesta del nuevo
sistema en producción.
La evaluación se muestra como parte de esta fase final del ciclo de vida del
desarrollo de sistemas, principalmente para efectos de discusión. De hecho la
evaluación se realiza durante cada fase. Un criterio principal que debe ser satisfecho
es si los usuarios pretendidos ya están usando el sistema.
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Debe hacerse notar que a veces los sistemas trabajan en forma cíclica. Cuando un
analista termina una fase del desarrollo del sistema y pasa a la siguiente, el
descubrimiento de un problema puede obligar a que el analista regrese a la fase
anterior y modifique el trabajo que allá realizo. Por ejemplo, durante la fase de
prueba el programador puede descubrir que el programa no trabaja correctamente,
ya sea por que no se escribió código para apoyar determinadas partes del diseño del
sistema o aquel diseño fue incompleto. En cualquier caso deben ser modificados los
programas, y el analista puede tener que cambiar algunos de los materiales del
diseño del sistema. A su vez, esto puede necesitar que el analista se reúna con el
usuario y vuelva a investigar cómo funciona una actividad específica de la empresa.
B. EXPEDIENTES
1. Generalidades
Hoy en día es muy común escuchar que muchas personas usan la palabra
expediente en diversas áreas de la sociedad, en la mayoría de los casos se usa en el
desarrollo de las actividades laborales.
Es bastante difícil precisar una fecha exacta desde la cual se ha estado usando este
termino, ya que desde hace mucho tiempo la sociedad lo ha usado para aplicarlo en
diferentes áreas del conocimiento.
2. Definiciones

Conjunto de documento relativos a un asunto, que constituyen una unidad de
documentación.

Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio.

Es un conjunto de uno o más documentos de diferentes tipos de información
relacionados con una única entidad, la cual puede ser una persona, empresa,
cosa, un fenómeno ó un animal.
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
El expediente clínico es el registro de salud que contiene información escrita en
forma organizada y detallada sobre los episodios de atención de la salud de cada
una de las personas que demandan servicios en los establecimientos de salud.
Este registro tiene además del valor de uso médico y legal, el de investigación y
docencia.
3. Elementos de los Expedientes
Se pueden distinguir cuatro elementos que poseen los expedientes:

Formato: El expediente es un conjunto o serie de documentos ordenados, es
decir, que la información o documentos se supone están ordenados.

Contenido: La serie ordenada es de documentos que poseen importancia para las
personas o entidades que los conservan.

Medio o Instrumento de creación: Deben existir una vía por medio de la cual se le
da vida a los documentos contenidos en el expediente, estas vías pueden ser
informáticas o manual.

Fin: El fin del expediente es la formación del proceso histórico sobre un asunto
determinado.
4. Contenido de los Expedientes
El contenido de un expediente puede ser muy amplio y diverso, va a depender del
área del conocimiento o ciencia en la cual se esta aplicando; es indispensable que
contenga los siguientes datos:

Datos de identificación: como nombre, número o código; que lo identifique de
forma única.

Diferentes
fichas
o
formularios:
acumulativas,
individual,
anecdótica,
psicopedagógica, por ejemplo. Los cuales con tienen información resultante de los
acontecimientos que tienen relación con el sujeto o caso de estudio.

Diversos reportes: observaciones, entrevistas, informes.

Datos complementarios: como certificados médicos, otros estudios que se le
hayan hecho.
48
La estructura del expediente debe ser lógica, coherente y cronológica, ordenándose
los documentos de acuerdo con el procedimiento o tramite seguido. Los criterios de
formación del expediente deberán ser uniformes y conocidos por todo el personal
que se encuentra involucrado en la tarea de administración del mismo.
5. Normas Generales de los Expedientes Clínicos

Todo expediente clínico deberá contener suficiente información que permita
identificar al paciente, que documente el diagnostico, justifique el tratamiento y
garantice los resultados de la atención.

El expediente clínico es propiedad del Hospital y Unidad de Salud, y es
responsabilidad de éste su adecuada custodia y conservación.

El expediente clínico será único para todos los programas y servicios de atención
que reciba el paciente (preventivos y curativos) en el Hospital.

Toda atención brindada a un paciente debe ser registrada en los distintos
formularios del expediente clínico.

El contenido y diseño del expediente clínico es responsabilidad del Departamento
de Archivo, tanto en sus formularios básicos como en los especiales de acuerdo a
sus necesidades y a las normas que sobre esta área emita el Departamento de
Asistencia Médica del Ministerio de Salud Pública.

Sólo el personal médico, de enfermería y servicios técnicos de apoyo, tendrán
acceso al expediente clínico, previa solicitud hecha al Departamento de Archivo o
a quien corresponda.

El personal que tiene acceso a los expedientes clínicos tiene la obligación de
guardar la confidencialidad de la información contenida en el mismo según las
normas de ética profesional.

El expediente clínico debe ser utilizado y consultado para atención médica en los
servicios de hospitalización, consulta externa y emergencia del Hospital; para
otros usos, como investigación y docencia se facilitaran dentro del área del
Departamento que corresponda.
49

La actividad de los expedientes clínicos deberá ser estudiada previamente para
actualizar las políticas de conservación de estos registros.
6. Características de los Expedientes
Los expedientes poseen características que pueden identificarse en la mayoría
independientemente del tipo al que corresponda. Entre las más importantes podemos
mencionar:

Identificación perfectamente visible.

La información contenida deber ser completa y detallada, nunca fragmentada.

Debe ser único, no puede existir más de un expediente para un mismo asunto o
persona.

Debe estar ordenada cronológicamente la información o documentación
contenida.

Debe tener un inicio y un fin claramente definidos.

Debe estar normalizada su creación (elaboración) y administración (control).
7. Clasificación de los Expedientes
A continuación se presenta una breve clasificación de los expedientes de acuerdo a
la forma en que son almacenados y de acuerdo a su contenido.
7.1.
Tipo de Almacenamiento
Dependiendo de la forma en que los usuarios almacenen los expedientes, estos se
clasifican en:

Expediente Manuscrito: Este tipo de expediente se encuentra conformado por
todos lo documentos físicos relacionados a una sola entidad. Su almacenamiento
se puede realizar en cajas debidamente etiquetadas ó numeradas ó en muebles
denominados archivos.
50

Expediente Electrónico: Es un nuevo sistema de almacenamiento y/o tramitación
que evita la necesidad del traslado físico de los documentos y permite agilizar
todo el proceso de consulta o requerimiento9. Este tipo de expediente se
almacena en el disco duro de una computadora personal ó en cualquier medio
magnético tal como: una cinta, diskette, CD ó memoria flash.
7.2.
Tipo de Contenido
Existe una gran variedad de expedientes que pueden ser clasificados por el tipo de
información que contienen. A continuación se presentan los más conocidos y
utilizados:

Académicos: además de los datos personales, este tipo de documento contiene
fotocopias de partida de nacimiento, certificados, DUI, una fotografía, y el registro
de grados académicos cursados ó logros obtenidos.

Clínicos: contiene datos personales (por ejemplo nombre, dirección, teléfono,
número de celular, correo electrónico, contacto de emergencia) peso, grupo
sanguíneo,
historial
intervenciones
de
padecimientos,
quirúrgicas
realizadas,
tratamientos
resultados
de
recibidos,
alergias,
radiografías,
scans,
condiciones de nacimiento y exámenes de laboratorio.

Criminales: contiene datos personales y un historial del delito cometido (Hurto,
violación, homicidio, secuestro) hora, testigos, orden de captura, informe policial,
nombre del juez a cargo del caso, nombre del abogado defensor y ejecutor.

Jurídico: Contiene documentos legales que relacionan a la persona o empresa
con otros entidades, a fin de establecer es estatus jurídico y legal del ente al que
pertenece el expediente.

Laborales: contienen datos personales y además, copia del currículo, fotocopias
de partida de nacimiento, DUI, NIT, y/o Licencia, una fotografía, fecha de ingreso,
contrato de trabajo, sueldo, ubicación dentro de la empresa (departamento),
9
www.cajamadrid.es, Glosario de Términos
51
nombre del jefe inmediato y acciones de personal (faltas, sanciones,
incapacidades, periodos de vacaciones gozadas)

Personales: En este documento se almacenan datos generales como nombres,
apellidos, dirección, fecha de nacimiento, nombre de los padres y demás
información que se considere conveniente almacenar dependiendo de la
institución que lo crea y administra.

Veterinarios: nombre del dueño de la mascota, dirección, teléfono, nombre de la
mascota, fecha de nacimiento, tipo, raza, color, historial de tratamientos médicos
recibidos e intervenciones quirúrgicas.
8. Ventajas de Utilizar Expedientes Electrónicos
Existen algunas ventajas de utilizar Expedientes Electrónicos en una organización,
entre las que se tienen:

Acceso inmediato a grandes volúmenes de información.10

Su espacio de almacenamiento esta limitado únicamente al tamaño del
dispositivo que lo guarda, dando la oportunidad de almacenar toda la información
que el usuario considere relevante.

Al realizar una búsqueda de un expediente la respuesta es inmediata,
proporcionando la información al usuario en forma oportuna.

Tienen la capacidad de almacenar además de datos, imágenes, sonidos e
inclusive videos.

Existe una previa revisión de la información por medio de los parámetros de
validación que aseguran que cierta información este completa.

Se pueden tener copias de la información para reestablecerla en caso de un
desastre natural tal como un terremoto ó inundación, ó un siniestro como un
incendio, que destruya las instalaciones donde se encuentran almacenados los
expedientes.
10
www.cajamadrid.es, Glosario de Términos.
52

Se estandariza la forma de llevar los expedientes, permitiendo que la información
tenga un orden determinado y facilitando su localización futura en base a
diferentes criterios (parámetros de búsqueda).

La información puede descentralizarse, tal es el caso de una organización que
tenga sucursales, ya que este tipo de expedientes puede ser accedidos desde
diferentes localidades, no existe la necesidad de desplazarse a un lugar
especifico.

Por medio de un registro en la base de datos se puede identificar la fecha, hora y
el usuario que creó un determinado expediente. De igual manera se mantiene
control sobre los usuarios que accedan a la información para consultar y/o editar.

La información esta siempre disponible a la hora y en el momento en que se
necesita y sin la necesidad de realizar largas y costosas búsquedas.
9. Desventajas de Utilizar Expedientes Electrónicos
A
continuación
se
presentan
algunas
desventajas
al
utilizar
Expedientes
Electrónicos:

Los cambios tecnológicos se dan en períodos de tiempo relativamente cortos, lo
que pueden hacer que una aplicación para registrar los expedientes en forma
electrónica quede obsoleta ó que no sea compatible con las nuevas tecnologías.

Si no se tienen medidas de seguridad efectivas se corre el riesgo que cualquier
persona accese a la información, la altere o la utilice para fines diferentes a los
planeados.

Debe existir un programa de capacitación para que los usuarios sepan como
alimentar los expedientes electrónicos en forma debida.

Se requiere que los usuarios de dicha información tengan conocimientos mínimos
en el área de computación.

Resistencia por parte de los usuarios al introducir esta nueva forma de crear y
manejar expedientes en una organización.
53

Se necesita una infraestructura adecuada de hardware y software que permita el
buen funcionamiento de la aplicación.

La impresión total o parcial
de un expediente puede dar como resultado un
mayor costo de operación.

La validez de la información almacenada electrónicamente en muchas casos no
es aceptada y siempre requiere de la emisión de un documento físico.

Susceptibilidad a la pérdida de información debido a situaciones como ataques de
virus informáticos.
10. Ventajas de Utilizar Expedientes Manuscritos
En el uso de los Expedientes Manuscritos se identifican las siguientes ventajas:

Son los expedientes tradicionales y por ello generan confianza entre la mayoría
de usuarios.

El reproducir total o parcialmente un expediente resulta económico porque se
hace por medio de fotocopias.

El manejo de este tipo de expediente no requiere mayores habilidades técnicas o
experiencia.
11. Desventajas de Utilizar Expedientes Manuscritos
Entre las desventajas que han sido identificadas al utilizar expedientes Manuscritos
se tienen:

Los Expedientes Manuscritos utilizan un espacio físico significativo, generalmente
se debe asignar un espacio dependiendo de la cantidad de expedientes que tenga
la organización.

En caso de un desastre natural o un siniestro que destruya los expedientes
resulta una tarea muy difícil y en algunas veces hasta imposible el recuperar
nuevamente la información.
54

La tarea de buscar información en un expediente en papel puede llevar mucho
más tiempo ya que algunas veces deberá recorrer todo el expediente antes de
encontrar lo que se desea.

Se puede almacenar un mismo documento dos veces, incrementando el grosor
del expediente y dificultando cada vez más su manejo.

Dependiendo del trato físico que se le de a un expediente este puede deteriorarse
fácilmente.

Un expediente en papel puede extraviarse con facilidad.

Mucha de la información en un expediente físico puede ser vista por alguna
persona que no deba consultar dicha información.
12. Actividades que se realizan con los Expedientes
El manejo de expedientes involucra una serie de actividades tales como:

Creación: es el proceso mediante el cual inicia la conformación de un conjunto
de documentos relacionados a una nueva entidad.

Almacenamiento: es el proceso de guardar la información del conjunto de
documentos de un expediente.

Búsqueda: se le denomina al proceso que se lleva a cabo para localizar uno ó
más documentos pertenecientes a una entidad.

Actualización: es el proceso por medio del cual se modifica
(agrega/retira)
información contenida en un expediente.

Consulta: proceso por el cual se revisa o se da salida a la información contenida
en un expediente, ya sea por medio de reporte (parcial o total), fotocopia
u
observación directa.

Respaldo: proceso por el cual se realizan copias de seguridad de la información
correspondiente a cada expediente, este proceso se realiza para hacer frente a
contingencias en caso de desastre.

Eliminación: mediante esta actividad la información de un expediente puede ser
eliminada en forma parcial o total.
55

Seguridad: actividad a través de la cual se restringe el acceso a la información
de un expediente.

Transportar: proceso mediante el cual un expediente puede ser trasladado o
desplazado de una localidad a otra diferente.

Empaquetado: Actividad en la que uno o mas expedientes pueden ser
clasificados en un mismo grupo de acuerdo a parámetros previamente
establecidos.

Compresión: A través de este proceso se utilizan ciertos algoritmos que permiten
reducir el tamaño de los archivos lo cual los hace más fáciles de almacenar y
transportar.
13. Recomendaciones para un adecuado uso de los Expedientes
Existe una extensa variedad de expedientes y estos pueden contener desde una
cantidad pequeña de documentación hasta cantidad bastante considerable de
documentos, es recomendable tomar en cuenta algunos aspectos que ayudan a la
administración de los expedientes:

Cada expedientes debe estar contenido en una carpetilla o guarda exterior donde
se anotarán todos los datos que identifiquen dicho expediente.

Es aconsejable integrar cada documento en su expediente desde el primer
momento.

Debe tratar de evitarse la extracción de documentos originales de los expedientes
en tramitación a solicitud de terceros; en dado caso se fotocopiarán.

Si es necesario extraer un documento original de su expediente, además de
apuntarlo en un libro de prestamos, habrá que quedar en su lugar un testigo
(ejemplo: hoja de folio de color), haciendo constar el nombre de la persona que se
responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar tal
documento para su posterior recuperación.

Cuando se maneja un número grande de expedientes, se recomienda utilizar
colores para facilitar su clasificación (ya sea en las etiquetas de identificación o
56
los fólderes). También se sugiere que el número de expediente comprenda el año
en que se inicia el estudio, grupo al que pertenece la persona en estudio y el
numero que le corresponde según el lugar que ocupe el archivero en relación con
los demás expedientes, los cuales estarían ordenados alfabéticamente.
C. CONTROL11
El control en una forma mas amplia es una actividad en todos los niveles y miembros
de la Institución que va orientado hacia el cumplimiento de los objetivos ya
establecidos para un mejor desempeño. Para que exista un mejor control en todo
aspecto dentro de la Institución todos los empleados deben de dirigir su
comportamiento a lograr cumplir los objetivos.
El control permite corregir desviaciones o a mejorar procesos para lograr el éxito, el
control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino
también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales,
organizativos, humanos y grupales.
1. Definiciones de Control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.
A continuación se muestran diferentes definiciones de control:
1.1.
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con
el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
11
www.monografias.com, Control
57
1.2.
Robert. B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación
con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias.
1.3.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que
la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
1.4.
Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con los planes establecidos.
1.5.
Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
1.6.
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación
con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
1.7.
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.
2. Elementos del Control
El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que
se suceden:

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los
estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o
un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa.

Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin
evaluar lo que se está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del
control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar,
58
para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al
desempeño esperado.

Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el
desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre
una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación
al estándar esperado.
3. Requisitos de un Buen Control

Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de
planeación, organización o dirección.

Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores
actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o
dirección.
59