UNIDAD DE COMPETENCIA I

UNIDAD I. SISTEMA ORGANIZACIONAL.
TEORIA Y DISEÑO
ORGANIZACIONAL
UNIDAD DE COMPETENCIA I. SISTEMA ORGANIZACIONAL
1.1. CONCEPTO DE SISTEMA Y PROCEDIMIENTO.
Concepto de sistema
Un sistema es:
“una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de acuerdo con un
esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas.” (Menschel Richard
F.., Management by System, Mc. Graw-Hill, p.10)
“un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a cabo por las empresas para
lograr así los objetivos de la misma.” ( Place, Irene, Business Report Administrative
Analysis, Michigan, p.28)
“una serie de objetos con una determinada relación entre los mismos y entre sus atributos”.
(Hall, Artur D., Ingeniería de sistemas, Limusa, p. 94)
“Arreglo ordenado de elementos o rutinas de un todo”. (Pan Mies G., Leornad, Idea for
Management N.Y., The Field of Systems and Procedure, p.401)
Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, que
contribuyen a realizar una función .
Concepto de Método.
Un método de trabajo se identifica como la manera de efectuar una operación o una
secuencia de operaciones.
Concepto de Operación.
Es la división mínima de trabajo. Las operaciones pueden ser físicas o mentales; en
conjunto, conforman una actividad y, si son secuenciales, forman un procedimiento.
Concepto de Actividad.
Conjunto de actos o labores específicas (operativas) a realizar por un individuo,
departamento, unidad. También puede definirse como una o más operaciones afines y
sucesivas que conforman un procedimiento ejecutado por una misma persona o una misma
unidad administrativa.
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Concepto de procedimiento
Sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituye
una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de una
ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de
tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de
métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las
operaciones.
Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un
conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias
direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pagó de
nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación, etcétera.
Características



No es un sistema. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se
conoce como un sistema. Ejemplo: sistema de adquisición de bienes, sistemas de
mantenimiento, sistema de administración y desarrollo de personal.
No es un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a
cómo un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo. Ejemplo:
capacitación de personal, desconcentración de facultades, implantación de un
sistema.
No es una actividad especifica. Una actividad especifica es la que realiza un
empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplo: hacer una visita médica,
recibir correspondencia, elaborar pedidos.
1.2. ESTUDIO DE LA SITUACIÓN ORGANIZACIONAL.
Los conceptos mínimos necesarios para manejar y analizar la administración dentro del
enfoque de sistemas son: el de sistema, el de medio ambiente, el de demandas (insumos) y
respuestas (productos), y el de retroalimentación. Partiendo de este marco de referencia
podemos intentar, con mayor detalle, el análisis de los componentes del sistema
administrativo, a fin de estar en condiciones de conocer los principales problemas que
enfrenta y proponer soluciones adecuadas y viables.
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1.3. COMPONENTES DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL.
El principal componente del sistema administrativo puede ser comprendido como un gran
transformador o procesador de insumos o recursos, a productos finales que se envían al
medio ambiente.
Los componentes del sistema organizacional son los siguientes:
a) El medio ambiente social, económico, político y cultural, en el ámbito nacional o
internacional, mediante una o varias entradas. Las entradas dan paso a varios
insumos o recursos del medio.
b) Los insumos del sistema, componentes que ingresan a el y que pueden comprender
recursos existentes en el medio ambiente tales como: recursos humanos, financieros,
materiales, directrices, políticas, instrucciones operativas información, normas
legales.
c) Los procesos de conversión, que comprenden las estructuras organizativas de
procedimiento, así como predisposiciones y experiencias personales de los
administradores, los procesos de conversión no sólo transforman los insumos en
productos sino que, en ocasiones pueden abstenerse de procesar algunos para
orientar a los prioritarios.
d) Las salidas o productos que pueden ser de condición diversa como: bienes,
servicios, información, normas, opiniones, etc. y que provocan ciertos efectos sobre
el medio ambiente, los cuales pueden ser benéficos o perjudiciales, de acuerdo a la
forma en que se acercan o se desvían del cumplimiento de los objetivos fijados al
sistema.
e) La retroalimentación del sistema organizacional que permiten medir sus resultados
de acuerdo a dos variables: su eficiencia (relación entre los insumos recurridos y los
productos elaborados) y su eficacia (referida al mayor o menor logro de los
objetivos.
Elementos físicos:
Elementos de información:
Elementos humanos:



Formas
Reportes
Equipo
* Datos
* Archivos de datos (memoria)
* Instrucciones ¿Cómo hacerlo?
* Quién
* Acciones tomadas
*Conexionesinterrelaciones

Material

Papel
* Procedimientos ¿qué hacer
y como hacerlo? (método)
* medidas evaluaciones-comparaciones
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A todo el conjunto de esos elementos y sus interacciones se le denomina sistema
organizacional.
El sistema administrativo está integrado por subsistemas, los cuales pueden ser de acuerdo
a los siguientes criterios:



Por la función o actividad, por ejemplo: comercialización, producción, finanzas, etc.
Por su naturaleza, por ejemplo: hombres, máquinas, información, productos, etc.
Por el nivel organizacional, por ejemplo: estratégico, de coordinación y operativo.
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1.4. IMPORTANCIA DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
El establecimiento de procedimientos tiende a dar orden, ya que procura detallar cada
operación ordenándola en una secuencia cronológica, explicando la manera de realizar cada
paso, indicando los responsables, fijando una rutina que deberá invariablemente seguirse
cada vez que se presente un caso semejante.
La tendencia de establecer procedimientos es formar hábitos estandarizados, así como
lograr enlaces sistematizados entre las diversas áreas funcionales de una organización.
Además, los procedimientos generales van acompañados de “políticas” que son guías
generales de acción que el personal de organización debe seguir.
Por lo tanto, se puede concebir a los procedimientos como lo hábitos o costumbres de una
organización; si está tiene procedimientos complejos, ilógicos, contradictorios, sin estar por
escrito, etc, no podrá alcanzar los objetivos predeterminados. De aquí la importancia del
estudio y mejoramiento de los sistemas y procedimientos administrativos.
1.5. FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
El cómo se hacen las cosas, las formas y medios que se emplean para llevar a cabo las
tareas asignadas, y la metodología de los proceso de trabajo empleados; nos da un marco de
qué sistema y qué procedimientos utilizan, es por tanto, un campo de actividades que debe
clasificarse como uno de los diversos elementos de la administración general.
En la forma más simple de expresarlo, la dirección de una empresa debe decidir lo que va a
hacerse y después, valorar lo que se ha hecho. Aun dentro de los límites de este exceso en
la simplificación, sera posible darse cuenta de que en todo momento, el administrador tiene
ante sí una serie de consideraciones básicas.
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La identificación de estas consideraciones básicas dentro de los tres grupos naturales a las
que pertenece, ayudará a conocer la situación, el alcance y la índole del trabajo de los
sistemas y procedimientos.
Consideraciones Básicas:
a) Consideraciones anteriores al hecho.- Decidir lo que va a efectuarse, políticas
expresas en cantidades, especificación de los productos, servicios, etc.
1. ¿Cuándo debe hacerse?; ósea, prioridad, secuencia y programación de la
producción.
2. ¿quién va a efectuarlo?; organización, delegación de autoridad, división, y
coordinación del trabajos y relaciones funcionales.
3. ¿Cómo va a efectuarse?; sistemas, procedimientos, métodos de control de
calidad, estandarización de las prácticas de trabajo, publicación de manuales
de operación (procedimientos).
4. Disponibilidad de los recursos necesarios con qué hacerlo, adquisición y
aprovisionamiento, construcción, mantenimiento, administración de
personal y financiera.
b) Consideraciones inmediatas de ejecución.
1. Consiste en la ejecución de lo que va a hacerse; en la forma y en el tiempo
programados para hacerlo; usando los recursos disponibles para ese objeto.
c) Consideraciones posteriores al hecho (valoración de lo realizado).
1. ¿Qué se ha hecho?. Deban observarse las evidencias de los resultados
obtenidos, informes y estadísticas sobre la producción cuantitativa y sus
costo, comparando los resultados alcanzados con los proyectados.
2. ¿Qué tan bien se hizo?. Consiste en la revisión de calidad, medición del
trabajo, reacción del consumidor, estudios y auditorias administrativas.
3. ¿Debe continuarse haciendo?. Abarca la revisión del producto final, análisis
del mercado, análisis del costo, investigación del consumidor y análisis de
operaciones.
4. ¿Cómo podría mejorarse lo que se ha hecho?. Consiste en rediseñar el
producto (reorientación del servicio); en mejorar la estructura de la
organización y de los sistemas y procedimientos involucrados en la
producción, el manejo del personal, abastecimientos, administración
financiera y los procedimientos usados para planear y programar las
actividades
futuras
de
la
empresa.
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