universidad tecnológica equinoccial facultad de ciencias de la

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE PROCESOS
TEMA:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE PLANIFICACÓN Y CONTROL DE LA
PRODUCCIÓN PARA LA EMPRESA CONFECCIONES SAMANTHA, ATUNTAQUI
2010”.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA INDUSTRIAL Y DE PROCESOS
AUTORA: GRACE VANESSA CALDERÓN ORTIZ
DIRECTOR: ING. VÍCTOR CARRIÓN
QUITO - 2011
ii
Del contenido de la presente se responsabiliza la autora:
______________________________________
GRACE VANESSA CALDERÓN ORTIZ
C.I.: 100349368-9
iii
Quito, 30 de Noviembre 2011
Señor
Ing. JORGE VITERI, MBA
Decano Facultad de Ciencias de la Ingeniería
Universidad Tecnológica Equinoccial
Presente.-
Señor Decano:
Por la presente informo que la tesis, “DISEÑO DE UN SISTEMA DE
PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN PARA LA EMPRESA
CONFECCIONES SAMANTHA, ATUNTAQUI 2010”, realizada por la señorita
GRACE VANESSA CALDERÓN ORTIZ, previa la obtención del título de Ingeniero
Industrial, ha sido concluida bajo mi dirección y tutoría, por lo que solicito el trámite
subsiguiente.
Por la atención a la presente, me suscribo.
Atentamente,
Ing. Víctor Carrión P.
Director de Tesis
iv
Atuntaqui, 30 de Noviembre del 2011
Certifico que el presente trabajo de investigación “DISEÑO DE UN SITEMA DE
PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN PARA LA EMPRESA
CONFECCIONES SAMANTHA, ATUNTAQUI 2010”, fue desarrollado en la Empresa
Confecciones Samantha por la Srta. Grace Vanessa Calderón Ortiz, en el período 2010 –
2011.
Es todo lo que puedo decir en honor a la verdad, la interesada puede hacer uso de la
presente como a bien tuviere.
Atentamente,
Henry Javier López Chavarrea
GERENTE – PROPIETARIO
v
DEDICATORIA
Deseo compartir este logro con todas las personas que de una u otra manera
han estado presentes en el camino de obtener mí título profesional.
Especialmente quiero dedicarlo a mi amado Dios, mi refugio y mi fortaleza y
a mis queridos padres, quienes me han formado y apoyado para llegar a esta
meta.
Vanessa Calderón
vi
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo de grado representa el esfuerzo, la perseverancia y el
compromiso empleados para
llegar
a la culminación de mi carrera
profesional. Por esto quiero expresar mis sinceros agradecimientos a todas las
personas que de una u otra forma han aportado para conseguir este resultado, y
de una manera especial a:
Mi Padre Dios, por su amor, fidelidad y ayuda en los momentos buenos y en
los momentos difíciles. Por sus incontables bendiciones y por sus propósitos
para mi vida.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial y a su equipo de catedráticos, por
su afán no solo de impartir conocimientos y desarrollar destrezas, sino
también valores morales y éticos, para entregar a la sociedad profesionales de
calidad.
A mi director de Tesis el Ingeniero Víctor Carrión por su disposición, guía y
paciencia para el desarrollo de este trabajo.
vii
Finalmente quiero agradecer al Señor Henry López por permitirme desarrollar
mi trabajo de tesis y aportar con el mismo a su empresa. Además de brindarme
la oportunidad de aprender de él como profesional y como persona.
Vanessa Calderón
viii
ÍNDICE GENERAL
CARÁTULA .......................................................................................................................... ii
RESPONSABILIDAD .......................................................................................................... iii
CARTA DEL DIRECTOR ................................................................................................... iv
CARTA DE LA EMPRESA ...................................................................................................v
DEDICATORIA ................................................................................................................... vi
AGRADECIMIENTO ......................................................................................................... vii
ÍNDICE GENERAL.............................................................................................................. ix
ÍNDICE DE CONTENIDO.....................................................................................................x
ÍNDICE DE FIGURAS ....................................................................................................... xiv
ÍNDICE DE TABLAS ........................................................................................................ xvi
ÍNDICE DE FÓRMULAS ................................................................................................ xviii
ÍNDICE DE ANEXOS ........................................................................................................ xix
RESUMEN............................................................................................................................xx
SUMMARY ....................................................................................................................... xxii
ix
ÍNDICE DE CONTENIDO
CAPÍTULO I.......................................................................................................................... 1
1.
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 1
1.1.
OBJETIVOS ............................................................................................................ 2
1.1.1.
OBJETIVOS GENERAL ................................................................................. 2
1.1.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................... 2
1.2.
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................... 3
1.3.
HIPÓTESIS ............................................................................................................. 4
1.4.
METODOLOGÍA ................................................................................................... 5
1.4.1.
MÉTODO DEDUCTIVO ................................................................................ 5
1.4.2.
MÉTODO ANALÍTICO .................................................................................. 5
1.4.3.
MÉTODO DEDUCTIVO ................................................................................ 6
1.4.4.
MÉTODO PROPIO ......................................................................................... 6
CAPÍTULO II..................................................................................................................... 8
2.
PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN ....................................... 8
2.1. FUNCIONES DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA
PRODUCCIÓN .............................................................................................................. 9
2.2.
IMPORTANCIA .................................................................................................. 9
2.3.
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ..................................................... 10
2.3.1. PRONÓSTICOS ................................................................................................. 12
2.3.1.1. Series Temporales ........................................................................................ 14
2.3.1.1.1. Media Móvil .......................................................................................... 14
2.3.1.1.2. Media Móvil Ponderada ........................................................................ 14
2.3.1.1.3. Alisado Exponencial .............................................................................. 15
2.3.1.1.4. Multiplicativo Estacional de Winters .................................................... 16
2.3.2. PLANIFICACIÓN AGREGADA ...................................................................... 17
2.3.2.1.Estrategias de Planeación Agregada ............................................................. 18
2.3.2.2. Técnicas de Planeación Agregada ................................................................ 19
2.3.2.3.Etapas para establecer el plan agregado de producción ................................ 20
x
2.3.3. HORIZONTE DE PLANIFICACIÓN................................................................ 21
2.3.4. PLAN DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES MRP ................................ 21
2.3.5. PROGRAMA MAESTRO DE PRODUCCIÓN ................................................ 23
2.3.5.1. Lista de Materiales ....................................................................................... 24
2.3.5.2. Plazo de reaprovisionamiento ...................................................................... 24
2.3.5.3. Determinación del stock de seguridad.......................................................... 25
2.3.6. TÉCNICA DE LA PLANEACIÓN .................................................................... 26
2.3.7. FORMULACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRODUCCIÓN .............................. 28
2.4.
CONTROL DE LA PRODUCCIÓN .................................................................... 29
2.4.1.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LA PRODUCCIÓN ........................ 31
2.4.2.
ELEMENTOS DEL CONTROL DE LA PRODUCCIÓN ............................ 31
2.4.3. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL ........................................................... 32
2.4.4. ÁREAS DE CONTROL ..................................................................................... 32
2.4.5. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL..................................... 34
2.4.5.1. Requerimientos Preliminares: ...................................................................... 34
2.4.5.2. Documentos para el control de la producción .............................................. 34
2.4.5.3. Evaluación de los controles .......................................................................... 35
2.5. ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO .......................................................................... 35
2.5.1. PASOS PARA REALIZAR UN ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO ................. 35
2.5.2. MÉTODOS DE ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO ......................................... 36
2.5.2.1. Tiempo – valor del dinero ............................................................................ 36
2.5.2.2. Punto de equilibrio ....................................................................................... 36
2.5.2.3. Período de devolución .................................................................................. 37
2.5.2.4. Valor Actual Neto ........................................................................................ 37
2.5.2.5. Tasa Interna de Retorno ............................................................................... 37
2.6. SISTEMATIZAJE DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 38
CAPÍTULO III ..................................................................................................................... 39
3. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................... 39
3.1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA ............................................................. 39
xi
3.2. MISIÓN DE LA EMPRESA ..................................................................................... 40
3.3. VISIÓN DE LA EMPRESA ..................................................................................... 41
3.4. VALORES DE LA EMPRESA ................................................................................ 41
3.5. INFORMACIÓN GENERAL ................................................................................... 41
3.5.1. PRODUCTOS..................................................................................................... 42
3.5.2. MATERIAS PRIMAS ........................................................................................ 44
3.5.3. INSUMOS .......................................................................................................... 47
3.6. SITUACIÓN ACTUAL ............................................................................................ 51
3.6.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA ................................ 51
3.6.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN ..................................... 53
3.6.2.1. Diseño y producción de la colección ........................................................... 54
3.6.2.2. Envío a agentes vendedores contacto con clientes ....................................... 55
3.6.2.3. Recepción del pedido ................................................................................... 55
3.6.2.4. Unificación del pedido ................................................................................. 56
3.6.2.5. Elaboración de la orden de pedido ............................................................... 57
3.6.2.6. Elaboración de la orden de producción ........................................................ 57
3.6.2.7. Elaboración tarjeta de producción ................................................................ 58
3.6.2.8. Elaboración del trazo.................................................................................... 58
3.6.2.9. Corte ............................................................................................................. 59
3.6.2.10. Confección ................................................................................................. 60
3.6.2.11. Pulido ......................................................................................................... 61
3.6.2.12. Recepción de producto terminado .............................................................. 62
3.6.2.13. Preparación de pedidos .............................................................................. 62
3.6.2.14. Aprovisionar puntos de venta .................................................................... 63
3.6.3. RESUMEN DE LOS PROBLEMAS EN EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN .. 63
CAPÍTULO IV ..................................................................................................................... 73
4. DISEÑO DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL .................................. 73
4.1. PROYECCIÓN DE LA DEMANDA ...................................................................... 73
4.2. CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN DE LA PLANTA ............................................. 75
xii
4.3. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA
PRODUCCIÓN ................................................................................................................ 77
4.3.1. RESTRUCTURACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL ORGANIGRAMA
FUNCIONAL DE LA EMPRESA ............................................................................... 78
4.3.2. ESTABLECER POLÍTICAS DE LA EMPRESA ............................................. 88
4.3.2.1. Políticas Generales ....................................................................................... 88
4.3.2.2. Políticas de Producción ................................................................................ 89
4.3.3. SOFTWARE PARA LA PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ............ 91
4.3.4. DEFINICIÓN Y USO DE INDICADORES .................................................... 111
4.4. ANÁLISIS COSTO – BENEFICIO ........................................................................ 112
CAPÍTULO V .................................................................................................................... 116
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................. 116
5.1. CONCLUSIONES................................................................................................... 116
5.2. RECOMENDACIONES ......................................................................................... 118
GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................ 120
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 122
ANEXOS ........................................................................................................................... 125
xiii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 2.1.: Sistema de Planificación y Control de la Producción……………………… 8
Figura 2.2.: Sistema jerarquizado de la planeación……………………………………... 11
Figura 2.3.: Demanda acumulada vs. Producción acumulada…………………………... 17
Figura 2.4.: Planificación de materiales basado en un MRP……………………………. 22
Figura 2.5.: Programa Maestro de producción………………………………………….. 23
Figura 2.6.: El Control de la Producción………………………………………………..
30
Figura 3.1.: Línea Caramelo…………………………………………………………….. 42
Figura 3.2.: Línea Kidsplanet…………………………………..……………………….
43
Figura 3.3.: Línea Fitness……………………………………………………………….. 44
Figura 3.4.: Tela de licra empleada en licras, blusas y conjuntos……………………….
44
Figura 3.5.: Tela jersey con que se elabora las camisetas……………………………….
46
Figura 3.6.: Tela plana para elaborar pantalonetas……………………………………… 47
Figura 3.7.: Hilos de nylon……………………………………………………………… 48
Figura 3.8.: Etiqueta de tela……………………………………………………………... 48
Figura 3.9.: Etiqueta de cartón, parte anterior y posterior………………………………. 49
Figura 3.10.: Insumos decorativos………………………………………………............. 50
Figura 3.11.: Flechas plásticas y fundas de celofán para empaque del producto……...... 50
xiv
Figura 3.12.: Organigrama estructural de la empresa…………………………………… 52
Figura 3.13.: Proceso de Producción – Confecciones Samantha………………………..
53
Figura 4.1.: Organigrama Funcional – Confecciones Samantha………………………... 79
Figura 4.2.: Hoja Análisis – Libro Estrategias – Software……………………………... 99
xv
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 2.1.: Nivel de servicio – factor de servicio………………………………………
25
Tabla 3.1.: Problemas que se presentan comúnmente entre el personal – Confecciones
Samantha……………………………………………………………………………….
64
Tabla 3.2.: Despachos de órdenes de producción primer trimestre 2010 –
Confecciones Samantha………………………………………………………………..
66
Tabla 3.3.: Eficiencia del trabajo en horas extras en el último trimestre del 2010 –
Confecciones Samantha………………………………………………………………..
67
Tabla 3.4.: Comparación de ventas – Confecciones Samantha……………………….
69
Tabla 3.5.: Mantenimiento correctivo de la maquinaria primer trimestre 2011 –
Confecciones Samantha……………………………………………………………….
71
Tabla 4.1.: Ventas por unidades de prendas – Confecciones Samantha……………….
74
Tabla 4.2.: Proyección de la Demanda año 2011 – Confecciones Samantha………….
75
Tabla 4.3.: Capacidad de producción año 2011– Confecciones Samantha…………….
76
Tabla 4.4.: Hoja Inicio- Libro Demanda Proyectada – Software………………………
92
Tabla 4.5.: Hoja Pronósticos – Libro Demanda Proyectada – Software……………….
93
Tabla 4.6.: Hoja Calendario - Libro Demanda Proyectada – Software………………..
94
Tabla 4.7.: Hoja Datos Generales –Libro Demanda Proyectada – Software…………..
95
Tabla 4.8.: Hoja Demanda Proyectada –Libro Demanda Proyectada – Software……..
96
Tabla 4.9.: Hoja Mejor Estrategia – Libro Demanda Proyectada – Software…………
97
Tabla 4.10.: Hoja Análisis – Libro Estrategias – Software……………………………
98
Tabla 4.11.: Hoja Nivelación SC – Libro Estrategias – Software……………………
100
xvi
Tabla 4.12.: Hoja Inicio – Libro de PMP – Software………………………………….. 101
Tabla 4.13.: Hoja Datos Producto –Libro PMP – Software……………………………
102
Tabla 4.14.: Hoja Datos Producto – Libro PMP – Software…………………………
103
Tabla 4.15.: Hoja Lista de Inventario – Libro PMP – Software……………………….. 104
Tabla 4.16.: Hoja Estado de la Producción – Libro PMP - Software…………………. 106
Tabla 4.17.: Hoja Estado de la Producción – Libro PMP - Software…………………. 107
Tabla 4.18.: Hoja PMP – Libro PMP – Software……………………………………… 108
Tabla 4.19.: Hoja MRP – Libro PMP – Software……………………………………
109
Tabla 4.20.: Lista de Compras de Materiales – Software……………………………… 110
Tabla 4.21.: Compras Totales - Lista de Compras de Materiales – Software………….
111
Tabla 4.22.: Indicadores de cumplimiento de contratos………………………………..
112
Tabla 4.23.: Capacidad de producción de la empresa………………………………….
113
Tabla 4.24.: Uso de horas extras……………………………………………………….. 114
Tabla 4.25.: Devoluciones mercadería por incumplimiento de cantidades y plazos de
entrega………………………………………………………………………………….
114
Tabla 4.26.: Análisis Costo Beneficio de la implementación del Software…………..
115
xvii
ÍNDICE DE FÓRMULAS
Fórmula 2.1.: Media Móvil…………………………………………………………….
14
Fórmula 2.2.: Media Móvil Ponderada…………………………………………………. 14
Fórmula 2.3.: Alisado Exponencial……………………………………………………..
15
Fórmula 2.4.: Demanda Multiplicativo de Winters…………………………………….
16
Fórmula 2.5.: Factor de servicio………………………………………………………...
25
xviii
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1……………………………………………………………………………...
125
SOFTWARE MRP Y PMP……………………………………………………………
125
ANEXO 2……………………………………………………………………………..
132
DATOS DE INTERÉS DE LA INDUSTRIA TEXTIL DE ATUNTAQUI………….
132
xix
RESUMEN
El presente trabajo de grado es el resultado del diseño de un Sistema de Planificación y
Control de la Producción para la empresa Confecciones Samantha, por su necesidad de
organizar y planificar la producción para solucionar su principal problema de insatisfacción
de clientes por incumplimiento de cantidades y plazos de entrega de los contratos.
Para esto se trabajó en los siguientes aspectos:
1. La reestructuración del organigrama funcional que dio lugar a la descripción de las
funciones de los puestos de trabajo para distribuir con precisión y cuidado las tareas y
responsabilidades de los empleados. Esto permitió que se disminuyan los problemas entre
trabajadores por desconocimiento de obligaciones y por no conocer la cadena de mando.
Además la gerencia tiene la seguridad de que la tarea importante será cubierta por la
persona designada y podrá establecer resposabilidades en caso de requerirlo.
2. El establecimiento de las políticas de la empresa fue necesario para que el personal tenga
lineamientos claros a que acogerse para desarrollar sus labores y tomar decisiones
correctas, sin ser indispensable la presencia u opinión de los gerentes en casos de menor
relevancia. Además estas políticas proporcionan confiabilidad para el cliente, pues al sabe
que la empresa trabaja de tal manera o cual manera de forma consistente.
3. El Plan Maestro de Producción es el resultado una serie de cálculos, variables
y
elementos para obtener un cuadro que nos informe semanalmente la cantidad de productos
que se deben fabricar según las órdenes de pedidos y la demanda proyectada. Los
principales elementos considerados para el desarrollo de este plan son:
xx
Pronóstico de la demanda.- Consiste en la predicción de la demanda del producto,
que se presentará en un horizonte de tiempo, según los datos históricos de compras
de la empresa y a través de un método de cálculo, en este caso el Multiplicativo
Estacional de Winters.
Proyección de la demanda.- Es el definir la cantidad de productos según su tipo que
se han de fabricar en cada período (mensual).
Planificación agregada de la producción.- es el uso de estrategias y técnicas de
producción para cubrir la demanda con los menores costos. En este caso se
seleccionó la Estrategia de Persecución por la técnica de subcontratación por
representa el menor costo total de producción para la demanda proyectada.
MRP.- Este indica la cantidad y la fecha en que se necesita adquirir los materiales
para que estén disponibles para la producción de una cantidad determinada de
bienes según el plan maestro de producción.
El correcto desempeño del software depende de la calidad de la información y de la
continuidad con la que se ingrese.
El Sistema de Planificación y Control de la Producción ha contribuido a mejorar la imagen
de la empresa, a elevar los niveles de satisfacción de los clientes y a incrementar la
capacidad de producción. Además ha permitido que la administración tenga un mayor
conocimiento y por tanto control del sistema productivo.
xxi
SUMMARY
The present graduation task is the result of the design of a Production Planning and
Control System for “Confecciones Samantha” company, due its necessity of organizing and
planning the production to solve its problem of dissatisfaction of customers because the
breach of quantities and term of delivering of contracts.
Because of this I worked on the following aspects:
1.- The restructuration of the functional organization allowed to describe the functions of
the job places in order to distribute exactly and carefully the tasks and responsibilities of
the employees . This helped to reduce the problems among workers as a result of lack of
knowing of obligations and ignorance of the command chain. Also the management has the
security that the important tasks will be do it by the assigned person and by this way could
be establish responsibilities if it is required.
2.-Te establishment of the politics of the company was necessary
so that the staff has
clear guidelines to develop their tasks and take correct decisions without the presence of
the mangers in cases of low relevance . In addition, these politics give confidence the
customer because this one knows how the company works in a consistent form.
3.- The Production Master Plan of is the result of a series of calculus , variables and
elements to get a chart reports weekly the quantity of products that will be manufactured
according the orders and the focused demand.
The main elements considered to develop this plan are:
xxii
Forecast of demand.- It`s the prediction of the demand of the product , which will
be present in a horizon of time according the historical data of shopping of the
company and through the calculate method, in this case the multiplicative seasonal
of Winters.
Demand projection.- It`s to define the quantity of products according its type
which will be manufactured in each period. ( monthly)
Aggregate production planning..- it`s the use of strategies and techniques of
production to satisfy the demand with low costs. In this case the Persecution
strategy was selected by the technique of outsourcing because represents low costs
of the total production of the projected demand.
MRP.- This indicates the quantity and the date when the materials will be get so
that these ones be ready for the production of a quantity of goods according the
master Plan of production.
The correct performance of the software depends on the information quality and the
continuity this is entered.
The Production Planning and Control System has contributed to improve the image of the
company, to raise the
satisfaction levels
of customers and increase the production
capacity . In addition it has allowed the administration has a high knowledge and by this
form control of the operative system.
xxiii
CAPÍTULO I
CAPÍTULO I
1. INTRODUCCIÓN
Los cambios que se han dado en los últimos 50 años en el mercado mundial y en los
negocios han representado crecimiento y desarrollo para las empresas, pero también han
traído consigo mayores retos y exigencias.
En el pasado, las empresas ecuatorianas se manejaban de acuerdo a lo que tenían para
ofrecer a los consumidores, pero la apertura a nuevos competidores ha permitido que sea
el cliente quien determina las condiciones de la actividad comercial en cuanto a cantidad,
calidad, tiempo y lugar.
Por esto las organizaciones han optado por emplear estrategias y técnicas que en la
industria han dado como resultado empresas exitosas, pero que para nuestro medio aún son
nuevas; con el fin de ser más competitivas y productivas; dejando de enfocarse
mayoritariamente en áreas tradicionales como ventas o equipos y maquinaria, para dar
importancia a la optimización de la producción, controlando el proceso que da origen al
bien o servicio.
Los Sistemas de Planeación y Control de la Producción consisten en planes y acciones
sistemáticas que deben incluir la organización y el control, para administrar el sistema de
producción, sus recursos y los elementos que tienen relación con el mismo; la combinación
del flujos físicos y de información lleva a incluir materiales, métodos, equipos,
herramientas, tiempos y tareas no solo del departamento de la producción, sino también de
1
los departamentos afines para obtener una visión global de la relación que tienen en el
proceso productivo. Esto conduce a que los altos mandos puedan tomar las mejores
decisiones, influir en los costos e incrementar la eficiencia de las operaciones. Además de
colaborar directamente con la sección de ventas para entregar artículos en la cantidad
correcta, la calidad adecuada y el tiempo preciso en que deben estar terminados y
disponibles.
1.1.OBJETIVOS
1.1.1. OBJETIVOS GENERAL
Diseñar un Sistema basado en la Planificación y Control de la Producción en la empresa
Confecciones Samantha, basado en modelos MRP que permitan incrementar la eficiencia
en el cumplimiento de la entrega de pedidos a los clientes.
1.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Levantar la información requerida de la empresa Confecciones Samantha.
Determinar los problemas existentes en la empresa con respecto a la planificación y
control de la producción.
2
Analizar herramientas para el diseño de un sistema de Planificación y Control de la
producción en plantas industriales de confección textil.
Proponer un sistema de Planificación y Control de producción que permita
programar las necesidades de materiales, el trabajo de las órdenes de producción y
determinar tiempos de ejecución del proceso.
Llevar a cabo la puesta a prueba del sistema para evaluar su funcionamiento dentro
del proceso productivo.
1.2.JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Por la naturaleza de los productos que elabora Confecciones Samantha, se presentan
distintas etapas en las ventas de las prendas de vestir. Por ejemplo, en temporada alta como
navidad o carnaval las ventas superan notablemente a temporadas bajas como semanas
anteriores a la entrada a clases, sea en la sierra o en la costa.
Estas variaciones de la demanda provocan que en meses como enero, febrero, abril, y
septiembre disminuya la cantidad de pedidos y por consiguiente de ventas. Y en meses
como marzo, julio, agosto y diciembre la fábrica no se abastezca a cubrir los pedidos, tanto
en cantidad como en tiempo, e incluso ocasionalmente en calidad.
El no estar preparados para estas eventualidades trae como consecuencia:
Desfases a nivel financiero por la disminución de ingresos por ventas.
3
Ambiente de incertidumbre para los empleados por la falta de trabajo en ciertos
períodos.
Despedir a cierta parte del personal en temporadas bajas, y la dificultad de
encontrar personal en temporadas altas.
Incumplimiento de los términos de los contratos en lo que se refiere a cantidades
y fechas de entrega y por ende la insatisfacción del cliente.
Desaprovechamiento de la capacidad instalada de la empresa, impidiendo tomar
más pedidos y elevar el monto de ventas mensuales.
Desorden en el proceso de producción.
1.3.HIPÓTESIS
Con el diseño de un Sistema de Planificación y Control de la Producción se logrará que la
empresa Confecciones Samantha cumpla con las cantidades y fechas de entrega acordados
de los pedidos, controlar la calidad de los productos, optimizar tiempos, reducir costos y
brindar un mejor servicio a los clientes.
4
1.4.METODOLOGÍA
A continuación se detalla los métodos a los que se recurrirá para realizar el presente
trabajo.
1.4.1. MÉTODO DEDUCTIVO
El método deductivo se lo aplicará para realizar la investigación del Marco Teórico. Se
partirá del concepto general del Sistema de Planificación y Control de la producción, para
luego estudiar lo que trata la planificación y por separado el control, y conforme se vaya
avanzando definir los conceptos básicos que integran los mismos.
1.4.2. MÉTODO ANALÍTICO
Se realizará un análisis de la situación actual de la empresa; en cuanto a su estructura, la
forma en que planifican y controlan la producción y los problemas que se presentan en cada
etapa.
Además se buscará las posibles soluciones y recomendaciones para mejorar el desempeño
de la planta de la empresa.
5
1.4.3. MÉTODO DEDUCTIVO
El método deductivo permitirá trabajar inicialmente con cada factor que afecta la
producción; identificándolos, definiéndolos y evaluándolos. Luego es necesario juntarlos,
ya que todos estos factores no se desarrollan por separado sino que se interrelacionan en el
día a día; para, de una forma organizada, construir el sistema de Planificación y Control de
la Producción.
1.4.4. MÉTODO PROPIO
El método propio comprende el conjunto de pasos a seguir para efectuar el presente trabajo
y cumplir con el objetivo general del mismo, es decir el diseño de un Sistema de
Planificación y control de la producción de la empresa Confecciones Samantha.
Para dar inicio al desarrollo de esta tesis es necesario conocer datos básicos de la empresa,
como: tipo de actividad a la que se dedica, producto o servicio que oferta, tamaño o
capacidad, materiales que emplea, etc. Además se requerirá de datos más específicos que
permitirán conocer más profundamente a la empresa y elaborar la propuesta del sistema de
planificación y control de producción, dentro de los que estarían: organización de la
empresa, promedio de ventas mensuales, problemas a los que se enfrenta, etc.
6
Es importante que haya lugar a una reunión entre el gerente, los mandos medios y
representantes de los trabajadores
para que a través de la técnica lluvia de ideas se
identifique los problemas que se presentan dentro del proceso productivo.
Una vez reconocidos los problemas se deben identificar sus causas, por ejemplo por
desorganización, falta de algún elemento, desmotivación, etc.; para poder clasificarlos y
posteriormente tratarlos y solucionarlos.
Se deberá analizar y escoger la opción de solución o mejora que más convenga de acuerdo
al problema y a la manera en cómo afectará a todo el ambiente productivo. El conjunto de
dichas soluciones irán dando forma al Sistema de Planificación y Control de la Producción.
Con el Sistema de Planificación y Control de la Producción definido en su totalidad se
realizará una evaluación de funcionamiento tanto del software, de resultados a corto plazo y
de las situaciones que se presentan en la actividad diaria de la planta de producción.
Además se analizará el beneficio que puede representar en términos económicos y la
implementación de este sistema para la empresa
7
CAPÍTULO II
CAPÍTULO II
2. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
Los Sistemas de Planificación y Control de la Producción se encargan de administrar los
sistemas de producción de las empresas, a través de la construcción de modelos que
permiten combinar flujos físicos y de información para integrar todos los elementos que
intervienen en el mismo; identificándolos, determinando como se relacionan entre sí, la
tarea que desempeñan y
anticipando y corrigiendo los problemas que se pudieran
presentar. Es decir, se fusionan la planeación, organización y control como se observa en la
siguiente figura.
Figura 2.1.: Sistema de Planificación y Control de la Producción
Elaborado por: Vanessa Calderón
8
2.1.FUNCIONES DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA
PRODUCCIÓN
La forma en que trabaja y se organiza una empresa nunca es igual que otra, incluso en los
que son de similar tamaño y producen los mismos tipos de productos. Por lo tanto la
extensión del departamento de producción dependerá de la naturaleza de la actividad, de la
capacidad de producción y de la forma en que estén distribuidas las tareas
Sin embargo, producción o alguna área a fin de la empresa deberá manejar las siguientes
funciones:
Planeamiento de los trabajos y tareas
Preparación de las órdenes de trabajo, modelos impresos,
vales para sacar de
almacén los materiales y herramientas y bonos de trabajo.
Manejar los registros de almacenes y de producción.
Solicitudes de compra par materiales comúnmente utilizados y especiales.
Programas de órdenes de producción.
Distribución del trabajo o carga de la estación o máquina.
Control de inventarios, calidad, compras, costos, ventas y recurso humano.
2.2.IMPORTANCIA
La importancia de la planificación y control de la producción radica en influenciar y
dominar, en cuanto sea posible, los diferentes factores que intervienen en el proceso
9
productivo; con el objetivo de obtener el mayor beneficio productivo y sobre todo
económico para la empresa.
Además de permitir a los ejecutivos, a través de la información recolectada constantemente,
tener una idea clara y detallada cómo, cuándo y que sucede en el subsistema de producción.
Esto conduce a la evaluación del estado actual y de la proyección hacia el futuro del
mismo.
2.3.PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
La planificación de la producción consiste en prevenir una serie de pasos ordenados a
seguir de operaciones separadas para convertir los recursos en bienes
o servicios,
basándose en las especificaciones de la demanda y en la capacidad de cubrir dicha
demanda, en un plazo determinado. Inicia desde la identificación de los recursos,
determinación de la forma en que se diseña el proceso, programación y contenido de los
trabajos y finaliza con la elaboración de acciones de control para corregir los errores.
En la planificación estratégica se elabora objetivos, planes y alternativas que abordará la
empresa a largo plazo, en cuanto a productos, tecnología, capacidad, mercados y
competencia, etc.
La planificación agregada de la producción está dirigida a determinar los niveles de
producción, inventarios y mano de obra; para, de la manera más eficiente, satisfacer la
10
demanda pronosticada. Esto sucede en un mediano plazo, para garantizar que los recursos
serán optimizados a pesar de variabilidad de las condiciones que afectan la producción.
Figura 2.2.: Sistema jerarquizado de la planeación
Fuente: Delgado, Joaquín, “Planificación y Control de la Producción”
11
2.3.1. PRONÓSTICOS
La base para una planeación correcta son buenos pronósticos. Esto es conocer con
antelación la demanda de los productos o servicios y el requerimiento de los insumos para
dar origen a los mismos. Como menciona Adam y Ebert en su libro Administración de la
Producción y las Operaciones: “Unos pronósticos exactos pueden reducir de manera
significativa las variaciones en la producción y en consecuencia, reducir los costos de la
misma" (105).
Los tipos básicos de métodos de producción son:
1. Técnicas cualitativas
Modelos causales
Análisis y proyección de series temporales
2. Técnicas cualitativas
Los datos cualitativos y escasos se transforman en estimaciones cuantitativas a través de
ciertos esquemas y opinión de expertos, como las técnicas que se mencionan a
continuación:
Método Delphi
Analogía Histórica
Ajuste subjetivo de curvas
12
3. Modelos causales
Se expresa matemáticamente las relaciones causales entre la demanda y los otros factores
que la afectan, a partir de información específica obtenida.
Se pueden citar las siguientes técnicas:
Modelos de regresión
Modelos econométricos
Indicadores económicos
Análisis del ciclo de vida del producto
Análisis de series temporales
Se basan en datos históricos acerca del comportamiento de las ventas pasadas de un
producto o servicio, y cuyas tendencias son estables.
Para elegir un método de pronosticar se debe tomar en cuenta:
El horizonte de tiempo
La disponibilidad de datos históricos
El grado de exactitud deseado
El costo de implantar la técnica
La etapa del ciclo de vida del producto
13
2.3.1.1. Series Temporales
2.3.1.1.1. Media Móvil
La forma más sencilla de previsión es estimar la demanda para el siguiente mes de acuerdo
a las ventas de los últimos meses.
La media aritmética de los últimos n meses se suma y se divide entre los n meses para
obtener la media móvil del mes, de manera que:
mt
(d t -(n-1) d t -(n- 2) ... dt ) / n
Fórmula 2.1.: Media Móvil
Como dice Joaquín Delgado en su libro Planificación y Control de la Producción:
Mientras mayor sea n menos peso tiene menos influencia en la previsión los
datos más recientes, se identifica con más lentitud los cambios en el
comportamiento de la demanda; se amortiguan, y por tanto tienen menos
influencia en la previsión, valores atípicos de la demanda (6).
2.3.1.1.2. Media Móvil Ponderada
A diferencia de la media móvil, se da un peso a cada período para prever la demanda del
mes; es así que:
mpt
w1.dt -(n-1) w2d t -(n-2) ... wndt
Fórmula 2.2.: Media Móvil Ponderada
14
Donde
i
wi
1 , (con i=1,…, n)
Se debe definir n y probar con un gran número de combinación de pesos w para evitar
errores.
2.3.1.1.3. Alisado Exponencial
Éste método evita almacenar y manipula tantos datos como los otros dos anteriores. La
expresión correspondiente es:
at
.dt
(1
).at
1
Fórmula 2.3.: Alisado Exponencial
Donde α es la constante de alisado y se le otorga valores entre 0 y 1 y a es la previsión que
se realiza en el período t.
Mientras mayor sea la constante de alisado influyen mayormente los datos más recientes de
la demanda, identificando con más rapidez los cambios que se den en la misma.
15
2.3.1.1.4. Multiplicativo Estacional de Winters
El método Multiplicativo Estacional de Winters considera tres factores: la porción
constante de la demanda, la tendencia y la estacionalidad.
Fórmula 2.4.:Demanda Multiplicativo de Winters
Donde
a = porción constantes
b = pendiente de la componente de tendencia
ct = factor estacional para el período t
t
= aleatoriedad no controlable
El cálculo de cada factor debe ser independiente el uno del otro. Si la demanda de un
período dado de una estación es menor que la componente de tendencia, el factor estacional
será menor que uno, y si la demanda es mayor, será mayor que uno.
Se obtienen las estimaciones iniciales de la componente y se actualizan empleando
suavizamiento exponencial.
16
2.3.2. PLANIFICACIÓN AGREGADA
Después de obtener el pronóstico de la demanda, la planeación agregada define la tasa de
producción total y la mano de obra necesaria. El inventario se establecerá en la fase de
requerimientos de materiales.
El agregar se refiere a asociar la información para luego ser procesada, definiendo una
unidad de medida que se factible pero también familiar para el personal.
Finalmente se trata de sincronizar el flujo de producción con la demanda cambiante, para
que se ajusten durante el horizonte de planificación determinado.
Figura 2.3.: Demanda acumulada vs. Producción acumulada
Fuente: Delgado, Joaquín, “Planificación y Control de la Producción”
17
Para lograr que la tasa de producción y la demanda real encajen se puede usar las siguientes
variables:
a. Modificar la demanda
Modificación del comportamiento del cliente a través de publicidad,
promociones, etc.
Presentando gamas de productos con variaciones estacionales que tiendan a
compensarse.
b. Modificar los inventarios
c. Modificar capacidad de producción
d. Subcontratación
2.3.2.1. Estrategias de Planeación Agregada
1. Estrategia de Persecución o caza
Esta estrategia busca adaptarse a la demanda,
para que la producción planificada la
satisfaga cada período. Consecuentemente se presenta inestabilidad en el trabajo, pues para
que la producción sea flexible ante la variabilidad de la demanda la fuerza de trabajo se
cambia constantemente. Los niveles de inventarios son bajos.
18
2. Estrategia de nivelación
La estrategia de nivelación consiste en mantener fija la fuerza de trabajo y el nivel de
producción regular. Para responder a los cambios de la demanda se empleara inventarios,
horas extras, subcontratación, retrasos en la entrega de pedidos en temporada alta, etc.
2.3.2.2. Técnicas de Planeación Agregada
También llamadas tácticas de planeación agregada, son las siguientes:
1. Fluctuación de inventarios
Modificar el flujo y no la capacidad, variando los inventarios de producto que se
compensen en temporadas altas y bajas. Tener un colchón de seguridad de producto
terminado para responder a las variaciones de la demanda.
2. Variación de personal o Contratación y despido
Se determina la cantidad de mano de obra necesaria, calculando la productividad
promedio por trabajador y contratando o despidiendo a personal eventual.
Modificar el uso de la capacidad a través del contrato y despido de personal y
variación de las horas extras empleadas.
3. Variación de tasa de utilización del personal u horas extras
Dependiendo de si la temporada de ventas es alta o baja, se puede requerir de más
horas de trabajo de las normales que labora un empleado para cubrir la demanda.
19
Esto puede representar ventajas al evitar costos por contratar o despedir; pero a la
vez se presentan nuevos costos por el tiempo extra, los trabajadores tienden a
disminuir su productividad y sentir incertidumbre por la inestabilidad del trabajo.
4. Subcontratación
Se contrata externamente el servicio de fabricación, para satisfacer la demanda
conjuntamente con el flujo de producción de la planta.
La combinación de éstas, para elaborar un plan de agregado de producción, da mejores
resultados que cada una por sí sola.
2.3.2.3. Etapas para establecer el plan agregado de producción
1. Definir la política de producción.
2. Determinar el horizonte de planeación.
3. Seleccionar un método para pronosticar la demanda.
4. Escoger la unidad de capacidad apropiada.
5. Determinar los costos más importantes que implica la planificación, como: costos
fijos y variables de producción, costos que se presentan por la variación de la tasa
de producción, costos por los cambios en la mano de obra, costos por
subcontratación y costos por inventarios.
20
6. Emplear un método adecuado de planificación
7. Actualizar cada cierto período el plan.
2.3.3. HORIZONTE DE PLANIFICACIÓN
Según Adam y Ebert en su libro de Administración de la Producción y las Operaciones el
horizonte de tiempo para la planeación es: “La distancia hacia el futuro que mira quien está
tomando decisiones al evaluar las consecuencias de una acción propuesta” (94).
La importancia de definir un horizonte de planeación adecuado tiene que ver con el
aprovechar las oportunidades y evitar costos excesivos de operación. Este varía desde
semanas hasta años, dependiendo del ciclo de vida del producto. Lo factible para la mayoría
de las empresas sería un año, que generalmente varía entre seis y dieciocho meses. Este
debe permitir obtener las variaciones y reaccionar ante ellas.
El horizonte de planificación se dividirá en períodos de tiempo, según la planificación
2.3.4. PLAN DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES MRP
El MRP es la planificación de la necesidad de materiales con el fin de manejar y controlar
correctamente los inventarios de producto terminado, producto en proceso, materia prima
21
ycomponentes; con el objetivo de disminuir los costos a partir de lanzar la orden de compra o
fabricación en el momento adecuado, según los resultados del Programa Maestro de Producción.
Figura 2.4.: Planificación de materiales basado en un MRP
Fuente: Delgado, Joaquín, “Planificación y Control de la Producción”
Un MRP parte de lo que se supone se fabricará para planificar todos los requerimientos
anteriores a esto. El procedimiento a seguir se resume así:
Se determina cuánto y cuándo se producirá a partir del programa maestro de
producción.
Se determina las necesidades a partir de la lista de materiales que compondrán los
productos finales.
Se revisa junto con control de inventarios órdenes de requisición pendientes o en
proceso y se elabora la orden final de compra.
22
2.3.5. PROGRAMA MAESTRO DE PRODUCCIÓN
El Programa Maestro de Producción es en el cual se desagrega o desglosa la demanda
proyectada, para saber cuánto se producirá ya sea por familias de producto, líneas de
productos o por productos en sí; en períodos de semanas. De forma que cubran las
necesidades de fabricación comprendidas en el plan agregado.
Para la realización del mismo se necesita saber la cantidad y la fecha de los pedidos y los
pronósticos de la demanda para cada uno de los productos.
Figura 2.5.: Programa Maestro de producción.
Fuente: Delgado, Joaquín, “Planificación y Control de la Producción”
Proceso de desagregación:
Descomponer las familias del plan agregado.
23
Definir las cantidades de producto por cada período.
Calculo del tamaño
de los lotes de período y determinación de la fecha de
obtención de los mismos.
Ajuste del Plan Maestro de la Producción inicial en función de la demanda.
Determinación de las disponibilidades a ofrecer a los clientes.
2.3.5.1. Lista de Materiales
Se realiza la lista de materiales para los productos que se gestionarán y sus componentes; a
través de los dos siguientes ficheros:
Fichero maestro.- contiene la información de cada tipo de producto. La información
básica que debe contener es: código del artículo, su lead time, nivel mínimo del
artículo.
Fichero de estructuras.- contiene los componentes inmediatos de cada artículo
fabricado (no comprado). La información que debe tener es: código del
componente, denominación del componente, cantidad usada, factor de desperdicio.
2.3.5.2. Plazo de reaprovisionamiento
Mientras menor sea el plazo de reaprovisionamiento de compras y fabricación, menores
serán los costos por inventarios. Para el MRP estos deben ser estables, pero en la realidad
no ocurre así, por lo que se debe manejar un stock de seguridad.
24
2.3.5.3. Determinación del stock de seguridad
Es necesario contar con un nivel de inventario mínimo o adicional al de los almacenes, para
evitar rupturas de los stocks y los costos que se presentan por demanda insatisfecha. El
mismo que depende de las desviaciones que presente el consumo durante el lead time y del
nivel de servicio que se quiera dar al cliente.
El cálculo del stock de seguridad se lo realiza multiplicando la desviación estándar de la
demanda por el factor de servicio.
Tabla 2.1.: Nivel de servicio – factor de servicio.
Fuente: http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios/controlinventarios2.shtml
25
El nivel de servicio consiste es la cantidad de requerimientos en plazos habituales que han
estado disponibles y despachados efectivamente, expresado en porcentaje. Es una medida
del desempeño del manejo de los inventarios.
Por otro lado para calcular el factor de servicio se podrá hacer de acuerdo a la cantidad o al
valor del producto, como se muestra a continuación:
Unidades Vendidas /
(Unidades Vendidas +
Unidades Negadas )
1
Factor de
servicio =
2
Valor de las Unidades
Factor de
Vendidas / (Valor de las
servicio = Unidades Vendidas + Valor
de las Unidades Negadas)
Fórmula 2.5.: Factor de servicio
La primera da igual importancia a todos los productos, la segunda se enfoca en los
productos de mayor valor monetario.
2.3.6. TÉCNICA DE LA PLANEACIÓN
Antes de iniciar el proceso productivo, el sistema necesita ser alimentado de toda la
información posible acerca de los factores que intervienen en el mismo, para luego dar paso
a la operación en sí.
26
Materiales de Fabricación
Se refiere tanto la materia prima como a los insumos que serán necesarios para obtener el
producto final. Se debe describir sus especificaciones de calidad, la cantidad que se emplea
y su disponibilidad en el mercado.
Materiales Disponibles
Todo lo que hay en existencia, almacenado y listo para su uso en la fabricación. Tiempos
necesarios para reposición.
Estándar de calidad para cada unidad
Es el conjunto de las especificaciones de los materiales ya definidos en materiales de
fabricación, dimensiones establecidas por el departamento de diseño, acabados y sus
tolerancias. Éstas pueden variar de manera que no afecten las expectativas del producto
final.
Capacidad instalada
Es la cantidad de maquinaria y de producción que pueden entregar individualmente o
asociadas en un proceso. Se mide en unidades de trabajo por hora.
27
Método de trabajo
Aquí encontramos el método tradicional de trabajo que maneja la empresa y el método
nuevo que se propondrá para mejorar la eficiencia de la planta. Incluye los procedimientos,
los equipos y las herramientas.
Orden de sucesión de las operaciones
Orden en que una operación dará paso a la siguiente, además de la disposición de las
estaciones de trabajo, maquinaria y personal.
Fijación de fechas de ejecución
Son las fechas de inicio y finalización de cada operación en la pieza o conjunto de piezas.
La programación y distribución del trabajo.
2.3.7. FORMULACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRODUCCIÓN
El tener una política de producción definida es una declaración y una guía que contribuye a
tener claro la dirección en que se desea planear la producción. Ya que, cada producto tiene
una manera diferente de comportamiento en el mercado, esto dependerá de las ventas que
se den dentro del horizonte de tiempo. Por ejemplo: hay productos que en ciertas fechas
suben su demanda, por lo tanto la política de producción puede indicar que en temporadas
28
bajas se produzca con normalidad, para acumular inventario y disponerlo en temporada
alta.
2.4.CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
En el transcurso de ejecutar los que se ha planificado se presenta eventos inesperados, por
lo que se requiere tomar medidas correctivas, analizar el cumplimiento de los objetivos y
hacer nuevos planes, todo esto en la medida de lo necesario.
Según Joaquín Delgado es su libro Planificación y Control de la Producción, el control
consiste básica mente en:
Recoger información del estado del sistema.
Registrar la información del funcionamiento del sistema.
Comparar la situación del sistema con la prevista.
Determinar si las diferencias observadas son relevantes.
Tomar medidas correctoras para solventar las desviaciones observadas.
Explotar la información registrada y las diferencias observadas para
replantear la trayectoria a seguir para lograr los objetivos, o incluso redefinir
los objetivos del sistema (1).
29
Figura 2.6.: El Control de la Producción
Fuente: Delgado, Joaquín, “Planificación y Control de la Producción”
30
2.4.1. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
Para mantener el curso de lo planificado y alcanzar las metas propuestas.
Se anticipa a problemas que se pudieran presentar en cualquier nivel.
Ayuda a encontrar la responsabilidad cuando haya un error.
Se ahorra tiempo por correcciones
Se establecen precedentes para no cometer errores futuros.
2.4.2. ELEMENTOS DEL CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
Para que el subsistema de control sea efectivo se deberá tomar en cuenta los siguientes
elementos:
Medición de una variable.
Comparación de resultados con el patrón o estándar. Para esto deben estar definidos
los estándares.
Identificar la incompatibilidad entre la medición y el estándar, entre la ejecución y
la planificación.
Acciones correctivas. Generalmente ya establecidas y ejecutadas por los altos
mandos.
31
Retroalimentación, para alimentar de la rápida yconstantemente de nueva
información al sistema para corregrir las desviaciones y reorientar la acciones hacia
la meta.
La información que se recoja de estos elementos será la base para un control exitoso; por lo
tanto esta será: clara, legítima, oportuna y constante.
2.4.3. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
El fin no es controlar, sino una herramienta para el cumplimiento de los objetivos.
Es oportuno para corregir los errores con anticipación.
Busca corregir la causa que produce el problemay no el síntoma.
Es estable, cuando predice el patrón de comportamiento del sitema en el tiempo.
Tiene un nivel de sensibilidad para determinar de que magnitud debe ser el error
para tomar las medidas de corrección.
Velocidad para responder después de presentarse el error.
Se vale de indicadores para ser aplicado.
2.4.4. ÁREAS DE CONTROL
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Qué controlar depende de la relación de importancia que tenga el factor con los objetivos
propuestos y no de la facilidad de hacerlo. A continuación se nombran las áreas que
generalmente se deben controlar:
1. Control de inventarios.- en cuanto a lo que tiene que ver a niveles de inventarios,
existencias, reaprovisioanmiento de materiales, implementos y productos; para
garantizar el flujo contínuo de la producción.
2. Control de compras.- consiste en comprobar proveedores, calidad, cantidad, precios,
plazo de aprovisonamiento y puntos de reorden.
3. Control de costos.- se calcula contrasta los recursos invertidos contra los beneficios
obtenidos.
4. Control de calidad.- para cumplir con los estánderes estblecidos por la empresa y
requeridos por el cliente de la especificaciones del proudcto. El control estadístico
es la herramienta mayormente usada.
5. Control de ventas.- se compara las ventas reales con los pronósticos realizados, para
tomar medidas correctivasya sea en el eficiencia de la fuerza de ventas, en las
estrategias de ventas, en la proyección de la demanda, etc.
6. Control del recurso humano.- es la verificación del cumplimiento de los objetivos y
planes en cuanto a: estándares de desempeño, capcitación, salud, seguridad,
motivación, sueldos y salarios.
33
2.4.5. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL
2.4.5.1. Requerimientos Preliminares:
Objetivos claramente definidos.
Estándares definidos.
Familiarización con los controles.
Adaptación de la organización (especialmente de las personas) a los mismos.
2.4.5.2. Documentos para el control de la producción
Especificaciones de dsieño.- tiene que ver con las dimensiones, acabados y
tolerancias de producto.
Lista de materiales.- tanto de producto como de sus componentes.
Orden de producción.- que especifíca básicamente qué, cuánto y cuándo de
producirá.
Hoja de ruta.-el camino que seguiran los materiales hasta convertirse en el producto
terminado.
Vale de material.- que autoriza al trabajdor retirara los materiales de álmacen.
Tickets de movimiento de material, que autoriza el paso del material de una sección
a otra.
Bono de trabajo.- que describe la operación, las veces que se la realiza, el tiempo
estándar y tiempo real que se demora.
34
Vale de herramientas.- que autoriza al trabajador a retirar herramientas y equipo
para realizar su trabajo.
2.4.5.3. Evaluación de los controles
Se trata de identificar cuáles controles están siendo efectivos y cuáles no, para luego
redefinirlos, reeplazarlos o eliminarlos.
2.5. ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO
Es una herramienta que nos ayuada a evaluar y tomar decisiones de las inveriones que se
realizan en un plan, proyecto, etc.. Se trata de dar un valor monetario y/o social a los costos
y beneficios de una actividad, para compararlos y determinar las pérdidas y ganacias.
Permite estimar el impacto financiero y social acumulado de lo que se quiere lograr.
2.5.1. PASOS PARA REALIZAR UN ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO
Los pasos pricipales a seguir para realizar un Análisis Costo – Beneficio son:
1. Identificar los factores que tienen mayor peso sobre las decisiones.
2. Determinar los cosots exactos o estimados de cada factor.
3. Sumar los costos totales que representa cada decisión.
35
4. Dar un valor monetario a los beneficios de cada decisión.
5. Relacionar los beneficios (numerador) sobre los costos (denominador).
6. Comparar las relaciones de las diferentes decisiones. La relación más alta es
la mejor solución, en términos financieros.
2.5.2. MÉTODOS DE ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO
A continuación se presentan los métodos más utilizados para calcular la relación costo
beneficio.
2.5.2.1. Tiempo – valor del dinero
También conocido como el factor de descuento, busca convertir el valor de una moneda del
futuro al presente, ya que se basa en que la misma tiene mayor valor hoy que en unos años
debido a los intereses o a la ganacia que se pueda obtener.
Dentro de una empresa se puede requerir de compromisos de capital por un largo período
de tiempo, por lo que incluirlo en este análisis puede ser decisivo para su bienestar
fianciero.
2.5.2.2. Punto de equilibrio
Es el tiempo requerido para que los ingresos totales incrementado y/o la reducción de
gastos sea igual al costo total. Es decir, el punto donde la empresa deja de perder para
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comenzar a ganar. Es uno de los métodos más sencillos y no toma en cuenta el valor del
dinero en el tiempo
2.5.2.3. Período de devolución
Éste método no busca mostrar la rentabilidad, sino la fluidez del esfuerzo por mejorar un
proceso. Es el tiempo necesario para recuperar el valor de la inversión inicial de capital.Se
calcula cuanto tiempo se requerira para alcanzar un flujo positivo de caja igual a la
inversión total. No tiene en cuenta el valor del dinero en el tiempo.
2.5.2.4. Valor Actual Neto
Permite conocer el ingreso real que tiene el proyecto expresado en valores actuales, es decir
la diferencia entre los ingresos y egresos futuros expresados en valores actualizados.
2.5.2.5. Tasa Interna de Retorno
Es la tasa de interés que relaciona la inversión inicial con el valor actual neto. Este último al
ser calculado, a partir del flujo de caja anual, con dicha tasa de interés debe ser igual a cero.
Mientras mayor sea la tasa interna de retorno con respecto a una tasa mínima, mayor es la
rentabilidad del proyecto.
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2.6. SISTEMATIZAJE DE LA INFORMACIÓN
Para registrar, ordenar, relacionar, calcular y comprender la información obtenida del
sistema de producción es necesario emplear un programa de computación que facilitará las
actividades ya mencionadas.
Este programa de computación es la herramienta de Microsoft Office en su penúltima
versión, Excel 2010. Consiste en hojas de cálculo, compuestas por filas y columnas que
forman celdas, donde se introduce la información. En ellas se pueden realizar fórmulas
matemáticas y cálculos aritméticos exhaustivos, o simplemente bases de datos. Además
cuenta con algunas opciones para editar el formato de impresión, esto incluye: impresión
vertical y horizontal, encabezados, pies de página, títulos, márgenes, numeración
automática de páginas, inserción automática de fecha y hora, hojas sueltas o continuas.
Requiere el diseño e impresión de varios formatos de registros escritos manualmente, para
luego ingresar los datos al programa Excel.
Posee una interfaz intuitiva, con herramientas de cálculos y gráficos de muy fácil uso. Se lo
puede manejar tanto con el mouse como con el teclado, resultando más rápido con este
último. Por todo esto se lo considera una herramienta poderosa.
38
CAPÍTULO III
CAPÍTULO III
3. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
A continuación se presenta la información general de la empresa y los datos más
importantes que han sido tomados en cuenta para la elaboración de este trabajo.
3.1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA
La industria textil de la ciudad de Atuntaqui tiene sus inicios a partir del año 1933, cuando
la Fábrica Textil Imbabura comienza sus operaciones. Fundada por el español Lorenzo
Tous, se convirtió en un hito no solo por comercializar sus hilos y telas en todo el país y el
sur de Colombia, sino también porque en aquella época dio más de 1200 empleos directos.
Después de aproximadamente 60 años de funcionamiento y tras fatídicos acontecimientos
se cierran definitivamente las puertas de ésta fábrica, dejando a la ciudad y la provincia sin
una pieza fundamental de su economía.
Es así que los obreros desempleados buscaron por sus propios medios llevar el sustento a
sus hogares, y tomando consigo conocimientos y experiencia adquirida durante años de
trabajo, montan pequeños talleres de elaboración de lanas, tejidos, etc.
A la fecha, según estadísticas del municipio de la ciudad, existen unas 500 empresas
textiles con 5000 empleos directos y 1000 indirectos, por lo que se ha convertido en la
primera actividad productiva de la provincia.
39
Siguiendo la tradición de su familia, el Señor Henry López decide hace 16 años iniciar un
pequeño taller de confección de ropa de punto, bajo la dirección de su padre. Poco a poco,
con esfuerzo y tras superar altibajos logra independizarse y formar una pequeña empresa:
Confecciones Samantha.
En el afán de encontrar nuevas oportunidades incursiona en la línea de ropa de licra para
mujeres y niñas, un mercado no muy explotado en aquel entonces, ya que la mayoría de
talleres se dedicaban a la elaboración de tejidos de lana. Su misión iba más allá de sólo
producir, trataron de entregar calidad y buen gusto en cada una de sus prendas,
permitiéndoles crecer y establecerse.
Actualmente Confecciones Samantha es una mediana empresa que cuenta con un total de
28 empleados y con un promedio de ventas de $40 000 dólares mensuales.
3.2. MISIÓN DE LA EMPRESA
Crear y desarrollar productos para niños y niñas, pensados desde la practicidad,
originalidad, moda y confort; para brindar a nuestros clientes prendas de vestir que eleven
su imagen y seguridad.
40
3.3. VISIÓN DE LA EMPRESA
Establecerse en el mercado nacional de manera sostenible y competitiva, para crecer
internamente y mejorar constantemente el producto y el servicio que proporciona a su
clientela.
3.4. VALORES DE LA EMPRESA
Honestidad
Integridad
Respeto
Responsabilidad
Solidaridad
Amabilidad
3.5. INFORMACIÓN GENERAL
Seguidamente se expone los productos que elaborala empresa, las materias primas y
materiales que emplea para esta actividad.
41
3.5.1. PRODUCTOS
Confecciones Samantha enfoca sus labores en la producción de conjuntos para niña, sin
embargo mantiene otras líneas. Dentro de sus productos están:
Línea Caramelo
Incluye blusas, licras y conjuntos de niña. Se elaboran de la talla 2, 4, 6, 8 10 y 12, la talla
14 bajo pedido. Sus diseños varían desde lo clásico hasta las tendencias de moda y desde lo
abrigado hasta prendas más ligeras.
Figura 3.1.: Línea Caramelo
Fuente: Confecciones Samantha
42
Línea Kids planet
Esta línea está dedicada a los niños. Comprende camisetas, busos y pantalonetas de niño.
Las tallas disponibles son desde la 2 a la 14. Se pretende dar un toque detallista a la ropa
masculina.
Figura 3.2.: Línea Kids planet
Fuente: Confecciones Samantha
Línea Fitness
La línea fitness abarca cacheteros, shorts, bermudas, pescadores, leggings y pantalones de
licra, para niña. Las tallas en que se confeccionan son de la 2 a la 14. Los modelos son
mucho más sencillos y se los realiza en una gama de hasta 4 colores.
43
Figura 3.3.: Línea Fitness
Fuente: Confecciones Samantha
3.5.2. MATERIAS PRIMAS
Las materias primas empleadas por Confecciones Samantha para elaborar sus prendas de
vestir son las siguientes.
Tela Licra
Figura 3.4.: Tela de licra empleada en licras, blusas y conjuntos.
Fuente: Confecciones Samantha
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La tela licra está formada principalmente por un componente llamado elastano o spandex,
el porcentaje que de éste interviene depende del producto final que se quiera obtener.
Siempre está combinado con otros tejidos, permitiendo obtener óptimos resultados en el
uso de la prenda elaborada con este material.
Estas telas permiten adaptarse a la figura del cuerpo, resaltándola y además otorgando
flexibilidad en los movimientos de la persona que las usa, ya que son muy livianas y
pueden ser estiradas y volver a su estado original, aproximadamente un 600% más que
otras. Su textura es suave y lisa, conservan su forma y no se arrugan.
De preferencia se las debe lavar a mano y en agua fría para no alterar su composición
química y que dure por mucho tiempo como nueva.
Es la materia prima más utilizada por la empresa, el principal proveedor es Fabridor S.A.
ubicada en la ciudad de Quito, y cuyas especificaciones son: Dakota, 90% algodón y 10%
elastano.
45
Tela Jersey
Figura 3.5.: Tela jersey con que se elabora las camisetas.
Fuente: Confecciones Samantha
La tela Jersey es un tipo de los tejidos de punto liso. Son una combinación de poliéster y
algodón. En general estos son elásticos, a pesar de no tener elastómeros, sus mallas pueden
agrandarse o achatarse dependiendo del sentido de la tensión.
El Jersey, por su sencillez, es la base para la mayoría de tejidos de una sola cara. Su
derecho y su revés son fácilmente identificables. Son finos y de bajo peso, por lo que
tienden a enrularse. Si se rompe una puntada, el tejido se corre con facilidad.
La empresa obtiene el jersey de la fábrica Indutexma S.A. ubicada en la ciudad de Otavalo,
cuyas especificaciones son: Mayer, hilo 24/1, poliéster algodón, abierto.
46
Tela Plana
Figura 3.6.: Tela plana para elaborar pantalonetas.
Fuente: Confecciones Samantha
El tejido plano se diferencia del de punto ya que en lugar de integrarse de un solo hilo, se
lo hace de dos formando generalmente un ángulo recto. Se lo puede trabajarse al hilo, al
través o al bies. Entre los diferentes tipos de tejido plano está el tafetán, una tela rígida y
lisa.
La empresa Fabridor S.A. también provee de ésta tela y sus especificaciones son: Arizona y
100% algodón.
3.5.3. INSUMOS
Los materiales que se utiliza en la confección de las prendas son:
47
Hilos y tallas
Figura 3.7.: Hilos de nylon
Fuente: Confecciones Samantha
Los hilos son 100% filamento continuo de nylon texturizados, ligeros, suaves, sedosos y
fácilmente lavables. Su presentación es en bobinas y el proveedor es Enkador, ubicado en
Quito.
Etiquetas de tela y cartón
Figura 3.8.: Etiqueta de tela.
Fuente: Confecciones Samantha
48
La etiqueta de tela lleva la marca, la composición de la tela, las instrucciones de lavado y el
lugar de origen de la prenda.
Figura 3.9.: Etiqueta de cartón, parte anterior y posterior.
Fuente: Confecciones Samantha
Mientras que la etiqueta en la parte anterior lleva el nombre de la línea, el logotipo y el
eslogan de la empresa. En la parte posterior la marca, un mensaje y el código de barras.
El proveedor de la etiqueta de tela es la empresa LOGUITEX, ubicada en Quito; y de las
etiquetas de cartón y los adhesivos para el código de barras es la empresa ADIN de la
ciudad de Atuntaqui.
49
Elásticos, cordón, botones, broches, gafetes decorativos, etc.
Figura 3.10.: Insumos decorativos.
Fuente: Confecciones Samantha
Estos son insumos que su uso depende del diseño, es decir no se los maneja continuamente.
En éste tipo de categoría se puede incluir todo tipo de detalles que aportan un valor
agregado a la prenda, Comercial Vallejos ubicado en Atuntaqui y la empresa DENKAT
ofrece una amplia gama de estos productos. Los Gafetes decorativos son proporcionados
por la empresa CUTEXIM.
Flechas de plástico y fundas de celofán
Figura 3.11.: Flechas plásticas y fundas de celofán para empaque del producto.
Fuente: Confecciones Samantha
50
Flechas de plástico estándar de 1 pulgada y fundas transparente de polipropileno. El
proveedor es Plásticos Amazonas, ubicado en Atuntaqui.
3.6. SITUACIÓN ACTUAL
3.6.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA
La empresa Confecciones Samantha está dirigida por la gerencia general y bajo su mando
la gerencia administrativa y financiera que se encargan de los diferentes departamentos.
Los cuales a la vez, tienen bajo ellos a sus subordinados y obreros.
51
GERENCIA
GENERAL
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
GERENCIA
FINANCIERA
CONTABILIDAD
DISEÑO
PRODUCCION
VENTAS
INVENTARIOS
RECURSOS
HUMANOS
MATRIZ
PROGRAMACIÓN
SUCURSAL
C0NTROL DE
CALIDAD
AGENTES
Figura 3.12.: Organigrama estructural de la empresa.
Fuente: Confecciones Samantha - Departamento de Recursos Humanos
52
3.6.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN
Figura 3.13.: Proceso de Producción – Confecciones Samantha
Fuente: Confecciones Samantha – Departamento de Producción
53
3.6.2.1. Diseño y producción de la colección
El objetivo es diseñar colecciones trimestralmente que permitan renovar los muestrarios
según las tendencias de moda y los requerimientos de los clientes.
Cada 3 meses la diseñadora crea un conjunto de nuevos modelos de prendas para renovar el
muestrario que se ofrece a los clientes. Generalmente la colección se compone de: 3
modelos de blusas de niña, 3 conjuntos de niña, 3 camisetas de niño (se puede incluir un
buzo o chaleco). Como diseños básicos se mantienen: las pantalonetas de niño y las licras
de mujer. Los cuales se los puede modificar pero con un frecuencia menor.
El Diseño y Producción de la colección consiste en:
Diseño del patrón, elaboración de la muestra, identificación de defectos, rediseño,
elaboración de nuevas muestras y escalado de prendas para las nuevas colecciones,
previa autorización del Gerente y/o Coordinadora General.
Elaboración de la ficha técnica de la prenda: tipo de tela,
proveedor, tallas,
acabados, detalles, nombre y código, descripción del proceso de producción del
nuevo diseño.
Realización de la lista de materiales para necesarios para la confección del nuevo
diseño.
Solicitud, al Diseñador gráfico, de nuevos diseños de estampado para las
colecciones.
Trazo, corte y confección de la colección. Se producen entre 15 y 24 prendas de
cada modelo de la colección.
54
3.6.2.2. Envío a agentes vendedores contacto con clientes
Cuando las muestras están listas se agrupa la colección y se la empaca para enviarlas a
agentes vendedores y clientes directos.
Confecciones Samantha trabaja con la empresa B&B que se encarga, a través de sus
agentes vendedores, de comercializar sus productos en todo el país. El modo de remunerar
sus servicios es otorgándoles una comisión por el monto de ventas. Ya que recorren muchas
ciudades del país, se tardan en reunir todos los pedidos y con frecuencia se presentan
épocas en que se acumula y otras en que se reduce el trabajo para la fábrica. Por esta razón
se cuenta además con 4 agentes vendedores particulares.
Mientras los agentes vendedores hacen su trabajo, el encargado del departamento de ventas
se responsabiliza de contactarse con los clientes que compran directamente a la empresa,
para ofrecerles la nueva colección. En este parte se ha descuidado el hacer oportunamente
estos contactos, causando que los clientes pequeños sean olvidados.
3.6.2.3. Recepción del pedido
La persona encargada de ventas recibe los pedidos ya sea por correo electrónico o teléfono.
Se espera hasta que los pedidos sumen una cantidad base de 300 prendas por modelo para
unificar los pedidos.
En la mayoría de ocasiones se compra la materia prima y luego se determina en qué tipo de
producto y diseño se utilizará. No se aprovisiona pertinentemente el inventario de materia
55
prima, por lo que para cuando llegan los pedidos apenas se comienza a advertir si hay
existencia suficiente o no de éstas. Es decir la lista de materiales se elabora más como
información, que como herramienta para gestionar los inventarios. Lo mismo sucede con
los insumos, pero a diferencia de la materia prima, la mayoría de ellos se los requiere en las
operaciones finales del proceso de producción.
3.6.2.4. Unificación del pedido
Unificar los pedidos consiste en sumar las cantidades de los pedidos individuales y obtener
una cantidad cerrada de prendas por talla, ya que no siempre se tiene la misma cantidad de
prendas por talla y modelo. Por ejemplo, si sumados los pedidos individuales se obtiene las
siguientes cantidades:
Talla 2 – 45 unidades
Talla 4 – 60 unidades
Talla 6 – 60 unidades
Talla 8 – 56 unidades
Talla 10 – 65 unidades
Talla 12 – 50 unidades
56
El gerente administrativo se encarga de definir los pedidos de la siguiente manera:
Talla 2 – 60 unidades
Talla 4 – 60 unidades
Talla 6 – 60 unidades
Talla 8 – 60 unidades
Talla 10 – 60 unidades
Talla 12 – 60 unidades
Esto facilita el trazo, tendido y corte del pedido.
3.6.2.5. Elaboración de la orden de pedido
La encargada de producción elabora la orden de pedido en el software que maneja la
empresa, el sistema KOHINOR. Para esto previamente se debe crear el modelo y las tallas
de los nuevos productos, en el sistema ya mencionado. Se trata de dar un código, nombre y
otras especificaciones al nuevo producto.
La orden de pedido da lugar a la orden de producción.
3.6.2.6. Elaboración de la orden de producción
La orden de producción es elaborada por la encargada de producción, y ésta representa la
autorización para que se proceda a elaborar el trazo y luego el corte del pedido. Contiene
57
datos importantes como el tipo de tela, la cantidad que se emplea aproximadamente por
prenda, la cantidad de prendas y fecha de inicio y fin de la orden.
Cuando el diseño de la prenda consta de algún estampado, antes de ser confeccionadas
deben ir a serigrafía. La empresa no tiene este servicio, por lo que lo contrata externamente
con la empresa RAZA. Para el despacho de las piezas se elabora un orden de estampado, la
cual define la cantidad y color de la pieza, el diseño a ser impreso, la fecha de inicio y de
final del proceso y los responsables del mismo.
Esto causa un gran retraso en el proceso de producción ya que el servicio de serigrafía no es
inmediato, por la acumulación de trabajo que generalmente tienen debido a la escasez de un
buen servicio de este tipo en la ciudad.
3.6.2.7. Elaboración tarjeta de producción
Este registro contiene la información de fechas de inicio y fin de la confección, la cantidad
de prendas por talla, prendas degradadas y cuadros para registrar el nombre de la operación
y el empleado que la realiza. Esto permitirá llevar un control de la cantidad de prendas y los
procesos realizados para efectuar los pagos correspondientes a los obreros, la encargada de
producción también es la responsable de elaborarla.
3.6.2.8. Elaboración del trazo
La orden de producción junto con la tarjeta de producción dan paso a que la diseñadora
elabore el trazo. Este se lo realiza a través de un software llamado Gerber Technology, que
58
permite optimizar la disposición de las piezas sobre la tela y obtener el menor desperdicio
posible, tomando en cuenta el ancho de la tela, el largo de la mesa de tendido y la cantidad
de telas que se pueden sobreponer. Luego este se lo imprime en una máquina llamada
plotter, en un papel similar al periódico. Se lo enrolla y se lo entrega al cortador junto con
los registros mencionados al inicio de este párrafo.
3.6.2.9. Corte
El cortador junto con su ayudante se encarga de preparar la mesa para el corte, constatando
que esté libre de cualquier objeto y limpia.
Sobre la mesa de corte se extiende el trazo y se señala hasta donde se deberá tender. Se
extiende capa por capa de tela con la ayuda de una máquina tendedora manual. Luego se
coloca un pegante menor en espray para adherir el trazo en papel a la tela superior. Con una
cortadora vertical se procede a seguir las líneas impresas en el trazo y cortar la tela. Se pesa
la tela sobrante y se lo registra en un cuaderno.
Después se clasifica el corte ya sea por colores, tallas o componentes de una prenda,
dependiendo como se necesite que salga la producción. Se dispone las piezas cortadas en
un estante. Si debe ir a estamparse, se separan las prendas que deben estar junto con la
orden de estampado previamente elaborada.
59
3.6.2.10. Confección
Cuando una trabajadora ha terminado su trabajo se acerca al estante de prendas cortadas y
toma un pila, respetando el orden en el que estén dispuestos. Si la prenda se elabora por
primera vez, la diseñadora asesora inicialmente a la trabajadora, de lo contrario se encarga
de supervisar la confección periódicamente.
Aquí se observa un problema, ya que las obreras no cuentan de antemano con los insumos
necesarios para la confección, sino que deben acercarse a bodega para pedir hilos, etiquetas
de tela, agujas, piezas para las máquinas, etc.
Además no se trabaja en equipo para obtener una meta cada hora o diaria de prendas
terminadas, sino que por ejemplo: una persona se encarga de unir costados de un pantalón
mientras que la otra debe esperar a que esa operación termine para pegar los bolsillos en el
mismo pantalón; por lo que, mientras tanto toma una blusa para no estar desocupada.
Cuando se termina de unir los costados de aquel pantalón, ahora estos deben esperar a que
la segunda trabajadora termine el proceso de pespuntear las blusas. De esta manera las
prendas en proceso se acumulan y se confunden en la confección.
Por otro lado, como la capacidad de la empresa en ciertas temporadas no abastece la
demanda, se envía a maquilar cierto lote de prendas. Las cuales deben tener un seguimiento
para que cumplan con los mismos requisitos con los que se fabrican las prendas en fábrica.
La contratación de personal para la confección se dificulta por su escasez de mano de obra
calificada.
60
La encargada de producción toma tiempos únicamente de las prendas nuevas con la
finalidad de usarlos para el pago de los obreros.
3.6.2.11. Pulido
En el pulido se cortan los hilos que han quedado después de la confección, los cuales deben
ser mínimos, ya que la mayoría de ellos se los recorta el momento de la costura. Se sacude
la prenda para deshacerse de los residuos de hilo o pelusas y se los vira al derecho.
Los códigos de barras se elaboran a través del software Zebra Designer, se imprimen para
ser pegados en la parte posterior de la etiqueta de cartón.
Muy pocas prendas necesitan ser planchadas, por lo que a la mayoría pasan directamente a
ser dobladas, etiquetadas (etiqueta de cartón,
y flecha de plástico), enfundadas y
clasificadas por talla y color. Se las cuenta para verificar la cantidad registrada en la orden
de producción y en la tarjeta de producción. Se entrega la producción a ventas,
conjuntamente con las prendas degradas en confección y pulido.
El porcentaje de prendas defectuosas es bajo, a pesar de que el control de calidad no es
constante.
El principal problema en esta área es que se presentan días en que no hay trabajo, pero otros
se acumulan las tareas, el personal no se abastece y al final resulta en retrasos de envíos de
pedidos.
61
3.6.2.12. Recepción de producto terminado
Recibe el producto terminado clasificado por colores y tallas, por lo que el ayudante de
ventas se encarga de surtir el lote. Es decir mezclar los colores manteniendo la
diferenciación por tallas, de manera que se circule todo el conjunto de prendas y ciertos
colores no queden rezagados. Se almacena en la bodega de producto terminado y se
procede a separar por pedidos individuales.
Ocasionalmente el lote de producción no sale completo y se lo recibe intermitentemente o
se da el caso de que se requiere el producto en ese instante y se lo toma antes de ser
recibido, ocurriendo que al final o no se constatan las cantidades recibidas o si se lo hace no
coinciden.
3.6.2.13. Preparación de pedidos
Conforme va saliendo el producto se lo distribuye a los diferentes pedidos individuales y
una vez completados serán sellados y enviados por transporte de carga directamente al
cliente. Si el pedido es enviado después de la fecha pactada con el cliente y especificada en
el pedido, el valor del flete de envío corre por parte de la empresa.
A veces un producto está listo, pero debe esperar que salga el otro producto para ser
completado. Demorando aún más la llegada del pedido a las manos del cliente.
62
3.6.2.14. Aprovisionar puntos de venta
El producto sobrante, luego de separar los pedidos individuales, se lo traslada al punto de
venta matriz. Para aprovisionar la sucursal se realiza un pedido como cualquier otro cliente.
Pero sucede que de vez en cuando no queda producto sobrante, por lo que se desabastece el
punto de venta de la matriz, afectando al consumidor final y reduciendo los ingresos
efectivos de caja.
3.6.3. RESUMEN DE LOS PROBLEMAS EN EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN
A continuación se presenta un resumen de los problemas, que en consenso con los acores
principales, se han identificado y que afectan las distintas áreas que componen el sistema de
producción:
ORGANIZACIÓN
La organización dentro de cada área de la empresa se ha llevado de una manera muy básica,
la cual hasta ahora ha dado resultado en el desarrollo de las tareas diarias de la empresa.
Pero la demanda del producto, el trato con clientes más grandes y la visión de crecer obliga
a que se mejore o cambie la forma tradicional de manejar la misma.
Para comenzar las funciones, tareas y alcances de cada cargo no han sido
claramente definidos, provocando que no se cubran algunas tareas y que haya
problemas de comunicación y acatamiento de órdenes entre el personal.
63
Tabla 3.1.: Problemas que se presentan comúnmente entre el personal –
Confecciones Samantha.
Fuente: Confecciones Samantha – Departamento de Recursos Humanos.
El departamento de Recursos Humanos de la empresa obtuvo estos datos a partir de
una encuesta realizada entre su personal.
Entre el personal administrativo los
problemas que predominan son el no tener certeza de las funciones y tarea les
64
corresponden a cada uno y el no recibir órdenes claras de sus superiores. Esto se da
ya que al momento de integrar a un nuevo empleado no se le entrega por escrito una
guía de sus funciones, simplemente se le da indicaciones de forma verbal y en el
transcurso de sus labores. Además, como se mencionará en el siguiente punto, el no
tener políticas y objetivos claras impide que se den órdenes apegadas a los mismos,
provocando confusión.
Los mayores problemas entre los operarios es que no conocen a su jefe inmediato y
tampoco la organización estructural de la empresa. Cuando ocurre algún incidente o
hay alguna necesidad informan a la persona equivocada y como resultado no se
soluciona a tiempo y tampoco de la manera adecuada.
No existen objetivos y políticas que den lugar a lineamientos y normas claras por las
cuáles cada empleado pueda dirigirse y cumplir a cabalidad su trabajo en cualquier
área. Por esta razón cuando no está el gerente general, el administrativo o el
financiero no se puede tomar decisiones y si la situación es urgente puede ser que
estas no sean asertivas porque no existen directrices que guíen al personal.
No se planifica con antelación el trabajo, el trabajo en horas extras, la necesidad de
personal, el abastecimiento de inventarios, etc.
Como no se realiza una planificación formal se presentan constantemente
situaciones imprevistas que retrasan el normal funcionamiento del sistema
productivo. Al no conocer la necesidad del mercado no se prevé los requerimientos
de materia prima y materiales, de personal operativo o la técnica que se utilizará
para satisfacer la demanda.
65
Tabla 3.2.: Despachos de órdenes de producción primer trimestre 2010 –
Confecciones Samantha.
Fuente: Confecciones Samantha – Departamento de Producción.
Podemos observar que principalmente en el mes de enero existieron órdenes que
estuvieron en espera. Según el Departamento de Producción de la empresa las
razones por las que no se las pudo despachar directamente a confección fueron
porque se dieron paso a otras órdenes de producción y porque no había
los
materiales necesarios para elaborarlas. En el peor de los casos hay ocasiones en que
se introduce la orden al módulo de producción y la mitad se debe dejarla a un lado
porque hizo falta algún insumo.
66
Tabla 3.3.: Eficiencia del trabajo en horas extras en el último trimestre del 2010 –
Confecciones Samantha
Fuente: Confecciones Samantha – Departamento de Producción
Esta tabla nos indica como el trabajo en horas extras no alcanza la eficiencia
esperada y a pesar de que ayuda a incrementar la producción se puede incurrir en
costos innecesarios o que no representan mayor beneficio, ya que se aumenta en un
50% el pago por hora de mano de obra por ser en horario extraordinario. Además
hay faltantes de materiales para la confección o no se le informa al personal para
que se quede a trabajar después de su horario normal, dificultando el desarrollo
normal del trabajo en horas extraordinarias.
67
No se provee oportunamente de los materiales y equipos de trabajo al personal.
No se ha registrado las ocasiones en que los trabajadores deben esperar para que se
les provea de lo necesario para realizar su trabajo, pero según sus testimonios, y lo
corrobora el supervisor, pierden valioso tiempo esperando a que la persona de
inventarios les provea de una aguja o de un destornillador.
Esto se da ya que éste cumple funciones que no le corresponden como ayudar a
despachar los pedidos en el departamento de ventas, dejando desatendidas sus
obligaciones. Lo peor es que lo hace por órdenes de algún superior, que no
considera la necesidad de éste en su puesto de trabajo. Es decir, se irrespeta los
límites del alcance de las funciones de cada empleado porque no se emplea al
personal en las funciones que le corresponde y no se les exige resultados con ese
personal.
CONTROL
Como no hay una organización adecuada se dificulta controlar o simplemente no se lo hace.
Los principales problemas son:
No se ha definido qué y cómo medir, para poder controlar. Los indicadores que se
manejan no son suficientes y precisos para conocer el estado de la organización,
además de que no se les da la suficiente importancia estudiándolos y tomando
decisiones a partir de ellos.
68
Tabla 3.4.: Comparación de ventas – Confecciones Samantha
Fuente: Confecciones Samantha – Departamento de Ventas
Por ejemplo en el área de Ventas uno de los indicadores que manejan es las ventas
del año anterior en relación a las ventas del año actual, por meses y por año. Pero no
se conoce que cantidad de pedidos no se atendieron o cuántos clientes se quejaron y
por qué.
Además esta información le sirve en algún determinado momento a quien la
requiera, pero no se la analiza conjuntamente con los demás involucrados para
tomar decisiones estratégicas. Entonces si no le dan importancia no se preocupan
por medir.
No hay un período definido para presentar reportes, se los hace únicamente cuando
el gerente administrativo los requiere. Ningún departamento dentro de la empresa
tiene fijado un plazo y las características de los informes que deben presentar,
excepto el departamento de ventas que presenta únicamente un informe anual del
comportamiento de las ventas en comparación al año anterior. Simplemente cuando
69
alguno de los gerentes requiere información de algún área pide en ese momento un
informe y presiona para que el trabajo, que debe ser constante y periódico de medir
y registrar datos, se elabore en uno o dos días; obteniendo como resultado
información errónea o mal elaborada.
Existe un inventario de insumos y de producto terminado pero no de materia prima
ni producto en proceso, ya que la persona de inventarios continuamente se encuentra
realizando tareas que no le corresponden y le hace falta tiempo para llevar y
actualizar un inventario de estos.
Además de que el cortador debería registrar la información acerca de la materia
prima que utiliza, pero olvida hacerlo.
No existe el suficiente apoyo de la dirección de la empresa para que haga cumplir lo
establecido.
No se controla el correcto estado de la maquinaria e instalaciones. No se conocen
los tiempos disponibles para dar mantenimiento y realizar limpieza preventiva a la
maquinaria porque no se planifica el trabajo de la planta.
70
Tabla 3.5.: Mantenimiento correctivo de la maquinaria primer trimestre 2011 –
Confecciones Samantha
Elaborado por: Vanessa Calderón
Entonces, como se ve en la tabla, se presentan problemas que aunque son muy
raros pueden ser graves y paralizar la confección.
Ya que no existe organización en gestión administrativa para ejecución de acciones
por escrito, es difícil establecer responsabilidades.
71
CAPÍTULO IV
CAPÍTULO IV
4. DISEÑO DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL
A continuación se presenta la propuesta detallada de los aspectos y elementos que
conforman el sistema de Planificación y Control de la Producción elaborado para la
empresa Confecciones Samantha.
4.1. PROYECCIÓN DE LA DEMANDA
La empresa Confecciones Samantha no ha desarrollado ningún método de pronósticos para
estimar las ventas, impidiendo que esté preparada para producir y entregar en el menor
tiempo posible los pedidos.
Es importante que la empresa fundamente sus decisiones en estimaciones objetivas que
retraigan las suposiciones basadas en la experiencia personal, en la intuición o en el punto
de vista positivo o negativo de quien lo haga.
A continuación se presenta la tabla de ventas de los últimos cinco años.
73
Tabla4.1.: Ventas por unidades de prendas – Confecciones Samantha
Fuente: Confecciones Samantha – Departamento de Ventas
Para proyectar la demanda de esta empresa se ha escogido el método Multiplicativo
Estacional de Winters, ya que la serie de datos muestra una tendencia anual a que las ventas
crezcan y una estacionalidad en períodos de ventas altas como navidad o ventas bajas
como en el mes de enero. Además de considerar éstas variantes, el método da más
importancia a los últimos datos que a los iniciales.
Después de haber aplicado el método Multiplicativo Estacional de Winters obtenemos la
siguiente tabla de la proyección de la demanda para el año 2011.
74
Tabla 4.2.: Proyección de la Demanda año 2011 – Confecciones Samantha
Fuente: Vanessa Calderón
4.2. CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN DE LA PLANTA
Confecciones Samantha trabaja durante 8 horas diarias de lunes a viernes con 20 obreros.
Cuando la demanda aumenta la forma de incrementar la producción para cubrirla es a
través de horas extras y subcontratación. Se trabajan 2 horas extras diarias y se paga con el
75
50% de recargo y con el 75% del personal, es decir con 15trabajadores. El salario mínimo
sectorial que le corresponde a cada obrero es 272, 58 dólares.
El costo de inventario por unidad es de 0,30 dólares por almacenamiento, mantenimiento e
inversión. La tasa de producción por hora según datos de la empresa es un promedio de 42
prendas, por lo que en condiciones normales, tomando en cuenta los días de descanso
obligatorio por feriados y vacaciones anuales, estaría en capacidad de producir las
siguientes cifras:
Tabla 4.3.: Capacidad de producción año 2011– Confecciones Samantha
Fuente: Departamento de producción
76
Esta capacidad siempre está utilizada en su totalidad, puesto que en meses donde baja la
demanda se produce una parte para almacenar y tratar de compensar los meses de alta
demanda.
En la actualidad la política de la empresa en cuanto a los inventarios es la de coberturas
mínimas para que el capital de trabajo sea el menor posible. Se maneja el sistema de
inventarios FIFO, lo que primero entra primero sale.
4.3. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA
PRODUCCIÓN
El Diseño de este sistema además de detallar la forma en que se producirá en el horizonte
de tiempo escogido, tiene la tarea de determinar la manera en que se organizará todo el
proceso de producción y el control para que se cumpla con el correcto funcionamiento del
mismo.
De acuerdo a los problemas que tiene la empresa, señalados en el capítulo anterior, y tras
realizar un análisis de la viabilidad de las posibles soluciones, se plantean de la siguiente
manera:
77
4.3.1. RESTRUCTURACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL ORGANIGRAMA FUNCIONAL
DE LA EMPRESA
El personal, y especialmente los mandos medios, no conocen donde empieza y termina su
trabajo y qué y quiénes están bajo su responsabilidad; dejando incompletas tareas que les
corresponden y generando desorden y conflictos entre trabajadores.
Además de sus obligaciones comunes, ocasionalmente se les encarga labores que están
fuera de sus funciones y que les impiden realizar eficientemente las dos cosas.
Para cambiar esto se debe replantear el organigrama funcional de la empresaexistente que
se indica en el Capítulo III de este trabajo, y describir las tareas de cada departamento.
Presentarlos y distribuirlos, a quien se considere pertinente, en un documento que informe y
guíe al personal actual y al nuevo.
A continuación se muestra la propuesta de organización y asignación de funciones
laborales:
78
Figura 4.1.: Organigrama Funcional – Confecciones Samantha
Elaborado por: Vanessa Calderón
GERENTE GENERAL
Se encargará de:
Proponer, comunicar y evaluar los objetivos y lineamientos por los cuáles la empresa se
dirigirá en el futuro inmediato y a largo plazo.
Organizar, dirigir y controlar los distintos departamentos que componen la empresa.
Controlar y evaluar los resultados de la ejecución de proyectos, planificación y objetivos de
los distintos departamentos.
Convocar y dirigir reuniones con el personal de cualquier área administrativa y producción
para coordinar la ejecución de las acciones, evaluación de las mismas y toma de decisiones.
79
Crear un ambiente en el que las personas trabajen en equipo y motivadas para lograr las
metas, optimizando los recursos disponibles.
Mantener contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologías, materias
primas, insumos y productos más adecuados.
Crear y mantener buenas relaciones con los empleados, clientes y proveedores, en búsqueda
de oportunidades de mejorar y crecimiento para la empresa.
Otorgar permisos de inasistencia al personal administrativo.
SECRETARIA GERENCIA
Se encargará de:
Tiene la responsabilidad de ser el apoyo para el gerente de la empresa.
Redactar y mecanografiar cartas, oficios y otros documentos que requiera el gerente.
Ordenar y archivar documentos.
Concertar citas y manejar la agenda de actividades del gerente.
Atiende llamadas y recibe la correspondencia dirigida a la empresa.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por
su inmediato superior.
JEFE DE PRODUCCIÓN
Se encargará de:
80
Proponer y revisar las políticas de producción e inventarios.
Determinar los indicadores que permitirán conocer el estado del sistema de producción, los
parámetros a medir y los registros necesarios.
Planificar la producción según las políticas de producción e inventarios de la empresa.
Programar y distribuir las tareas de los operarios y las máquinas.
Aprobar la producción de la colección diseñada.
Aprobar la programación de tela y otros materiales.
Aprobar, realizar y lanzar la orden de producción, la orden de entrega de materiales, la
tarjeta de producción y tarjeta de control de estampado.
Controlar el avance de las órdenes de producción.
Realizar la lista de necesidades de materiales para la producción y entregarla a compras.
Dirigir y coordinar actividades con el personal de planta de producción.
Determinar las fechas en que se entregarán los informes de sus subalternos.
Presentar un informe mensual de la situación y avance de las áreas a su cargo como son
producción, diseño e inventarios.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por
su inmediato superior.
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DISEÑO
Se encargará de:
Diseño del patrón, elaboración de la muestra, identificación de defectos, rediseño,
elaboración de nuevas muestras y escalado de prendas para las nuevas colecciones, previa
autorización del jefe de producción.
Elaborar ficha técnica de la prenda: tipo de tela, cantidad requerida de materiales, de
proveedor, tallas, acabados, detalles, nombre y código, descripción del proceso de
producción del nuevo diseño.
Solicitar al Diseñador gráfico nuevos diseños de estampado para las colecciones,
seleccionarlos y aprobarlos para que sean revelados y preparados.
Elaboración de trazos según lo indique la orden de producción.
Supervisar la correcta confección de las muestras.
Preparar un informe mensual del trabajo realizado y de las observaciones, para entregarlo al
jefe de producción.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por
su inmediato superior.
INVENTARIOS
Se encargará de:
Gestionar y los inventarios de materia prima, insumos, producto en proceso y producto
terminado.
82
Revisar el tipo, cantidad y calidad de los materiales que ingresan a la bodega, y que esos
coincidan con las órdenes de compra emitidas.
Ubicar los materiales en estantes previamente organizados y etiquetarlos para su correcta
identificación.
Lleva los registros y Kardex de las materias primas y los materiales ingresados a bodega.
Entregar los materiales según las ordenes emitidas por el jefe de producción.
Llevar un registro y control de equipos, herramientas y piezas.
Proveer a los obreros del equipo, herramientas y piezas que requieran, previa autorización
del supervisor.
Realizar el inventario de producto en proceso cuando lo disponga el jefe de producción.
Revisar que el producto terminado ingresado a bodega coincida con las especificaciones de
la orden de producción.
Entregar el producto terminado a despachos según la orden de pedido.
Mantener las bodegas en orden y limpias, una vez por mes se realizará ésta tarea a
profundidad.
Presentar informes mensuales de inventarios de materia prima, materiales y producto
terminado al jefe de producción.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por
su inmediato superior.
83
SUPERVISOR
Se encargará de:
Realizar la ejecución y control de las órdenes de producción en el proceso de corte, diseño,
confección, pulido y empacado.
Revisar que cada orden de producción cuente con todos los materiales y herramientas
necesarias para su ejecución.
Gestionar el cumplimiento de las especificaciones de las órdenes de pedido.
Controlar el desempeño y el tiempo de trabajo de los operarios.
Instruir al personal acerca de sus tareas dentro del proceso productivo.
Hacer el seguimiento y control del estampado, de modo que las piezas serigrafiadas estén a
tiempo para ser procesadas.
Hacer seguimiento y control de prendas entregadas a maquila y subcontratación.
Planificar el mantenimiento de la maquinaria y controlar su ejecución.
Solucionar problemas que se presenten en el proceso de producción.
Elaborar mensualmente un informe sobre el desempeño de las labores y los problemas
suscitados durante este período, el cual será entregado al jefe de producción.
Hacer informes mensuales de las ventas y del cumplimiento de objetivos de las mismas
para entregar al gerente de la empresa.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por
su inmediato superior.
84
JEFE DE VENTAS
Se encargará de:
Fijar los objetivos del departamento y las actividades a realizar para cumplir con los
mismos.
Proponer políticas y estrategias de ventas y comercialización.
Diseñar y ejecutar el plan de ventas anuales.
Realizar estudios y estadísticas del comportamiento de mercado de los productos de la
empresa y de posibles nuevos productos y servicios.
Establecer indicadores de medición que muestren el desarrollo de las ventas y la demanda
en el tiempo.
Manejar a los agentes vendedores que trabajan para la empresa.
Plantear promociones de los distintos productos.
Aprobar junto con el jefe administrativo financiero el crédito, el cupo y los términos del
acuerdo de ventas para cada cliente.
Actualizar la página web de la empresa de acuerdo a los nuevos diseños y promociones.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por
su inmediato superior.
VENTAS
Se encargará de:
85
Atender a los clientes en cuanto a productos, pedidos, políticas de venta de la empresa,
reclamos e inquietudes.
Tomar todos los datos requeridos del cliente.
Realizar la orden de pedido.
Manejar los dos puntos de ventas en cuanto abastecimiento, orden y atención.
Promover los nuevos muestrarios de productos, haciendo llamadas periódicas y enviando
muestrarios a clientes.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por
su inmediato superior.
DESPACHOS
Se encargará de:
Solicitar el producto terminado a bodega, según la orden de pedido.
Clasificar, separar y facturar los pedidos.
Empacar y etiquetar los pedidos con la información necesaria para realizar correctamente el
envío.
Buscar el mejor medio de transporte y realizar el envío.
Confirmar el recibimiento de los paquetes enviados.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por
su inmediato superior.
86
JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Se encargará de:
Establecer indicadores que permitan conocer el estado financiero de la empresa.
Revisar los movimientos contables de la empresa.
Proponer estrategias para disminuir costos y optimizar recursos.
Buscar nuevas y mejoras opciones de proveedores de los materiales para la producción.
Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago.
Aprobar junto con el jefe de ventas el crédito, el cupo y los términos del acuerdo de ventas
para cada cliente.
Realizar recuperación de cartera vencida.
Efectuar el pago de las remuneraciones correspondientes a los empleados de la empresa
Gestionar la ejecución de acciones por escrito (memorándums, notificaciones, etc.), para
poder establecer responsabilidades de las acciones efectuadas en la empresa.
Analizar los informes entregados por el contador y proponer acciones de ser necesario.
Entregar un informe mensual de su departamento al gerente de la empresa.
Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por
su inmediato superior.
87
4.3.2. ESTABLECER POLÍTICAS DE LA EMPRESA
No existen declaraciones y reglaras claras de cómo manejar ciertos asuntos de producción,
ventas, compras, etc. Y las que existen no presentan pautas precisas o simplemente se las
cumple según la conveniencia del caso.
A través del consenso entre el gerente y los mandos medios se definen las políticas
necesarias y las excepciones de su aplicación para superar estos inconvenientes.
4.3.2.1. Políticas Generales
La empresa realizará toda tarea y actividad con responsabilidad, excelencia y ética.
La empresa buscará constantemente la mejor forma de servir al cliente y cumplir
con sus requerimientos.
Las tareas y trabajos y compromisos se establecerán por escrito, incluyendo plazos
de cumplimiento e indicaciones específicas, para dejar constancia y determinar
responsabilidades.
Los procesos operativos y las funciones del equipo de trabajo de cada departamento
estarán definidos por escrito y archivados para mostrarlos a la persona que los
requiera.
Cada mes se revisarán y cambiarán, de ser necesario, los objetivos y políticas de
cada departamento de la empresa.
Cada departamento presentará un informe mensual de sus labores y los resultados
obtenidos durante este período, para evaluar su desempeño.
88
Los directivos y el personal operativo velarán por el bienestar de las instalaciones,
el buen uso de los recursos y el bienestar de todos los trabajadores.
Todo trabajador estará en la obligación de colaborar en cualquier tarea en la que se
lo requiere y para la cual esté capacitado.
Se motivará el desarrollo cognoscitivo y humano de cada trabajador de la
organización.
Permanentemente la empresa difundirá las gestiones, objetivos, políticas y cambios
que se den en el manejo de la misma.
4.3.2.2. Políticas de Producción
La política de producción par Confecciones Samantha se define de la siguiente manera:
La producción se basará en el pronóstico de la demanda y en las órdenes de pedido
ingresadas.
Los pedidos se despacharán con un plazo de 15 a 30 días desde que el mismo
ingresa a la empresa, este plazo será menor o mayor en casos excepcionales y con
previa autorización de gerencia.
Dependerá del cliente si requiere el pedido en un solo envío o en partes.
En temporadas de baja demanda se trabajará con normalidad para reservar
inventario que se dispondrá en temporadas altas.
Para satisfacer la demanda se recurrirá a la estrategia de planificación agregada que
implique los menores costos para la empresa.
89
Al momento de elaborar la ficha técnica del producto se determinará además la
cantidad de materia prima y materiales que se necesitará por unidad.
Mientras se espera la recepción de los pedidos y por consiguiente la orden de
producción se ha de preparar todos los materiales directos e indirectos necesarios
para iniciar la producción según lo indique la lista de requerimiento de materiales.
Cada orden de producción deberá adjuntarse a la tarjeta de producción, a la tarjeta
de control de estampado si es el caso y a todos los insumos necesarios para
confeccionar la misma, de lo contrario el operario no podrá iniciar este trabajo.
Estos documentos se deberán entregar juntamente con el producto terminado a
bodega.
En caso de que aparezcan piezas con fallas deberán marcarse y entregarse al final
del proceso de confección junto con las prendas sin defectos.
La empresa evitará trabajar los fines de semana para reducir el pago del 100%
adicional por hora extraordinaria. En cambio se laborarán 2 horas suplementarias
diarias con 15 operarios, cuando sea necesario.
Como se ha mencionado en el Capítulo 3, acerca de los problemas en el sistema de
producción, la falta de organización de la producción ocasiona que se trabaje bajo una
incertidumbre acerca del cumplimiento o no de los pedidos y de los requerimientos de
materiales. El control no se lo puede realizar porque no se sabe que controlar. Por estas
razones es importante conocer el flujo del proceso productivo, contar con la información
90
necesaria y permanente y planificar la producción; esto permitirá a que cliente le pertenece
la orden de producción, donde y en qué cantidad se encuentran los productos y los
materiales, de cómo ordenar y despachar las órdenes de producción y de optimizar los
recursos.
La falta de planificación de la producción resultaba en trabajos extras sin previo aviso y
excesivos. En algunas ocasiones se da que los trabajadores se quedan para trabajar en el
tiempo extra pero se quedan a la mitad porque ese momento se dan cuenta que no hay el
material para terminar el trabajo.
Además,
casualmente no había suficientes materiales para cubrir las necesidades,
dificultando el desempeño de los operarios. La falta de alguien permanente en el manejo de
los inventarios y de que no se prepare con anterioridad herramientas y materiales hace que
el trabajador se frustre, se retrase y no haga bien su trabajo.
4.3.3. SOFTWARE PARA LA PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
Para solucionar los problemas nombrados anteriormente se ha diseñado un software que
contiene 3 libros vinculados de Excel y se describe a continuación:
LIBRO DEMANDA PROYECTADA
Este es el primer libro del software. El cual comprende las siguientes hojas electrónicas:
91
Inicio.- Es la primera hoja electrónica. En ella encontramos la información general
de la empresa, los enlaces para dirigirnos a las demás hojas electrónicas de este
libro y a los otros dos libros del software y la leyenda de las celdas según su color.
Tabla 4.4.: Hoja Inicio- Libro Demanda Proyectada - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
Pronósticos.- En la hoja de pronósticos podemos encontrar cómo se proyecta la demanda
de acuerdo a los datos históricos de ventas proporcionados por la empresa y la capacidad de
la planta de acuerdo a los días laborables del año y a la producción de la planta por día. El
método utilizado para el pronóstico es el Multiplicativo Estacional de Winters que se lo
explica en el punto 2.3.1.1.4. La razón para escoger dicho método es que los datos
históricos de ventas de la empresa muestra una tendencia anual a que crezcan y una
92
estacionalidad en períodos de ventas altas como navidad o ventas bajas como en el inicio
de cada año.
Tabla 4.5.: Hoja Pronósticos– Libro Demanda Proyectada - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
Calendario.- Este indica la fecha, el día de la semana, el número de semana y el
mes que le corresponde a la misma.
93
Tabla 4.6.: Hoja Calendario - Libro Demanda Proyectada - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
Datos Generales.- Contiene los datos que se requieren para realizar la planificación
de la producción, lo cuales fueron proporcionados por la empresa. Estos datos se
emplearan principalmente en el cálculo de las estrategias de planeación agregada.
94
Tabla 4.7.: Hoja Datos Generales –Libro Demanda Proyectada - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
Demanda Proyectada.-Es la hoja electrónica que muestra la demanda mensual que
se pronosticó, tanto en unidades como en unidades agregadas de producción.
Muestra además el número de días y semanas laborables por mes y la demanda
proyectada por tipo de producto.
En la parte inferior se ubica la tabla que muestra la demanda proyectada dividida
por órdenes de producción semanales.
95
Tabla 4.8.: Hoja Demanda Proyectada –Libro Demanda Proyectada - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
Mejor Estrategia.- Según los cálculos realizados Persecución por Subcontratación
es la mejor estrategia por representar el menor costo para la organización. Consiste
en mantener el inventario de producto en cero empleando la variación de operarios
que posee la empresa. En ésta hoja el único dato que se puede ingresar es el de días
de trabajo, ya que pueden cambiar por alguna eventualidad. Las demás celdas son
de cálculo a partir de las hojas de Datos y de Demanda Proyectada.
96
Tabla 4.9.: Hoja Mejor Estrategia – Libro Demanda Proyectada - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
97
LIBRO ESTRATEGIAS
Este es el segundo libro incluye el análisis de las estrategias de planificación agregada y sus
respectivos cálculos en las siguientes hojas:
Análisis.- En esta hoja se encuentra la tabla que enseña las estrategias y el costo
total de las mismas. Conjuntamente se observa el cuadro que indica la leyenda de
las celdas, señalando de color rojo el menor valor, es decir la mejor estrategia de
producción para la organización.
En el cuadro de enlaces encontramos los vínculos a los otros dos libros del software.
Tabla 4.10.: Hoja Análisis – Libro Estrategias - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
En la parte inferior se presentan un gráfico de barras que facilita el análisis de las
estrategias.
98
Figura 4.2.: Hoja Análisis – Libro Estrategias - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
Nivelación SC.- Es la hoja de la estrategia de Nivelación por Subcontratación, en
ella se realiza los cálculos para obtener el costo total de la estrategia.
En las posteriores hojas se encuentran
los cálculos que corresponden a las
estrategias de Nivelación por horas extras, Nivelación por contratos y despidos,
Estacionaria por subcontratación, Estacionaria por horas extras, Persecución por
horas
extras,
Persecución
por
contratación
99
y
despido
y
la
Híbrida.
Tabla 4.11.: Hoja Nivelación SC – Libro Estrategias - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
100
LIBRO PMP
El tercer y último libro del software principalmente recoge el Plan Maestro de Producción
(PMP) y las hojas que contienen los datos necesarios y de apoyo para este.
Inicio.- La primera hoja electrónica presenta los enlaces para ir a las hojas del libro
PMP y los vínculos para acceder a los Libros de Demanda Proyectada y Estrategias;
además de la leyenda de las celdas según su color.
Tabla 4.12.: Hoja Inicio – Libro de PMP - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
Datos Producto.- Lleva el código, nombre, unidad de medida, inventario inicial,
stock actual, lote mínimo, stock mínimo y stock máximo y lead time del producto
terminado. También comprende las cantidades de materiales que se requieren para
101
elaborar un producto según su tipo; ya sea una licra, una blusa de niña, una camiseta
de niño o una pantaloneta, e indica la unidad en que estos materiales se miden.
Tabla 4.13.: Hoja Datos Producto –Libro PMP - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
También comprende las cantidades de materiales que se requieren para elaborar un
producto según su tipo; ya sea una licra, una blusa de niña, una camiseta de niño o
una pantaloneta, e indica la unidad en que estos materiales se miden.
102
Tabla 4.15.: Hoja Datos Producto – Libro PMP - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
Lista de Inventario.- Consiste en una lista tanto de producto como de materiales,
con su respectivo código asignado, unidad de medida, proveedor principal,
inventarios inicial, gasto a la fecha según la cantidad utilizada del material, las
compras del material, el stock actual y el lote mínimo para realizar los pedidos. La
empresa ha definido que el stock mínimo será el 7% y el stock máximo el 50% de lo
requerido según la demanda proyectada. El lead time es ingresado de forma manual
según datos de la empresa.
103
Tabla 4.16.: Hoja Lista de Inventario – Libro PMP - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
104
Estado de la Producción.- Como su nombre lo indica, esta hoja contiene los datos
de las órdenes de producción tambiénseñala la prioridad, el estado, la sección y el
módulo de producción en que se encuentra. Incluye las fechas de ingreso a
producción, de entrega programada y de entrega real. Además presenta un resumen
de las órdenes de producción ingresadas. Todo esto permite conocer cómo se
desarrolla cada orden de producción emitida.
Plan Maestro de Producción.- Esta hoja electrónica nos muestra cuánto
deberíamos producir según la demanda proyectada, cuánto hemos producido y
cuánto ha quedado como sobrante después de satisfacer la demanda proyectada y las
órdenes de producción. Todo esto presentado por semanas y tipo de producto. No
requiere el ingreso más que del código del tipo de producto y la fecha de inicio de
labores en el año.
105
Tabla 4.17.: Hoja Estado de la Producción – Libro PMP - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
106
Tabla 4.18.: Hoja Estado de la Producción – Libro PMP - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
107
Tabla 4.19.: Hoja PMP – Libro PMP - Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
108
Lista de Materiales.-Esta es la hoja electrónica que indica en qué cantidad y
cuándo reabastecer los inventarios de materia prima y de insumos, de acuerdo al
Plan Maestro de Producción establecido por semanas. En ella se pueden observar
las cantidades que se requerirán de materiales por cada tipo de producto, la
necesidad total de cada material, la cantidad disponible al momento, y la necesidad
real para abastecer la demanda proyectada para aquella semana más el stock mínimo
que debe existir. Además muestra la fecha en que se deberá realizar el pedido de
acuerdo al lead time, para que los materiales estén listos desde el inicio de esa
semana, para emplearse en la producción.
Tabla 4.20.: Hoja MRP – Libro PMP – Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
109
Lista de Compras de Materiales.- Es la hoja donde se exhiben los datos de
cantidad y fecha de ingreso a bodega de las compras realizadas de cada material.
Los datos son ingresados a partir del informe de compras que expide el
departamento Administrativo financiero. Si el proveedor no es el principal se puede
ingresar el alternativo, de lo contrario automáticamente se mostrará el proveedor
principal de cada material. En otra parte de esta hoja se indica las cantidades totales
que se han comprado, hasta la fecha, de cada material.
Tabla 4.21.: Lista de Compras de Materiales – Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
110
Tabla 4.22.: Compras Totales - Lista de Compras de Materiales – Software
Elaborado por: Vanessa Calderón
4.3.4. DEFINICIÓN Y USO DE INDICADORES
En la empresa no se emplean los indicadores suficientes para poder tener un concepto
global de cómo funciona. No se sabe con qué regularidad medir, registrar datos y presentar
resultados.
Al momento de hacer un análisis de cómo está encaminada la fábrica se cuenta con pocos
datos y esto impide tomar decisiones acertadas. Por ello se identificarán y elegirán los
indicadores más propicios y relevantes, se determinará qué datos son necesarios, su
accesibilidad, método de cálculo, formatos de registro, preparación de información y fechas
de presentación de informes.
Los indicadores que se han definido para la evaluación del cumplimiento de la empresa con
los contratos de ventas y de los beneficios del software son:
111
Tabla 4.23.: Indicadores de cumplimiento de contratos
Elaborado por: Vanessa Calderón
4.4. ANÁLISIS COSTO – BENEFICIO
Se han analizado los aspectos que han sido mayormente influenciados por la
implementación del software para determinar el costo beneficio que esto representa.
112
Tabla 4.24.: Capacidad de producción de la empresa.
Elaborado por: Vanessa Calderón
En la capacidad de producción se considera la cantidad de prendas producidas en ese
período a través de la estrategia de producción que se haya empleado.
El personal se ha motivado al contar con las condiciones necesarias de trabajo, cumplen y
hacen que los otros cumplan con lo establecido y se comprometen con el compromiso de
cumplir las metas que se les ha indicado.
113
Tabla 4.25.: Uso de horas extras
Elaborado por: Vanessa Calderón
El uso de horas extras ha disminuido considerablemente ya que, como el software lo indica,
la mejor estrategia de producción es la de nivelación por subcontratación. Las horas extras
solo se emplean por eventualidades y se evita el pago extra de mano de obras, el costo de
transporte y alimentación del personal que se dan por esta causa.
Tabla 4.26.: Devoluciones mercadería por incumplimiento de cantidades y plazos de
entrega.
Elaborado por: Vanessa Calderón
114
En el período entre enero y junio de 2010 se produjo un grave problema, ya que se
retrasaron con quince días a la fecha de entrega del contrato, el cliente devolvió el pedido y
dejó de comprar a la empresa. Actualmente no se han suscitado problemas mayores por esta
causa, más que pequeños errores o retrasos que se han dado mientras la empresa se
acostumbra y domina el sistema.
Tabla 4.27.: Análisis Costo Beneficio de la implementación del Software.
Elaborado por: Vanessa Calderón
115
El beneficio que se obtiene al implementar este software es de un total de 8 640, 34 dólares
en un período de 6 meses y la tasa de retorno por cada dólar invertido es de 3,57. Además
del beneficio que representa la mejor organización del trabajo para dar lugar a estrategias
que permitan el crecimiento y competitividad de la empresa.
116
CAPÍTULO V
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
La reestructuración del organigrama funcional permitió mejorar el desempeño y las
relaciones entre el personal de la empresa, ya que se transmitió la información para
que cada trabajador conozca y pueda cumplir a cabalidad con sus funciones,
responsabilidades y su línea de mando. Además cada tarea hasido asignada a la
persona apropiada para realizarla y responder por ella, con esto queda cubierto el
funcionamiento de todas las áreas de la empresa.
Para solucionar problemas de orden menor dentro de la empresa no se requirió
necesariamente de la presencia de los Gerentes, sino que a través de acogerse a las
políticas se tomaron decisiones en la medida y tiempo correcto.
A través de la planificación agregada, a partir de la proyección de la demanda, se
pudo tener una idea concreta de la cantida de producción, de la capacidad y de las
necesidades de la planta para poder cumplir con los objetivos de ventas. Esto sirvió
como base para definir cómo se satisfacería la demanda con los menores costos y
elaborar un presupuesto de los recursos que se precisarían.
116
La capacidad de la planta aumentó en un 21% debido a la mejor organización de las
funciones, y laplanificación de la producción han provocado que los empleados
estén claramente enfocados en la tarea que les corresponde, tengan los materiales y
herramientas necesarias para hacer su trabajo en el momento que lo necesitan y se
comprometan con los objetivos que constantemente la administración les comunica
y motiva a alcanzar.
Las devoluciones por incumplimiento con las cantidades y fechas de los contratos se
redujeron al 0%, mientras que los reclamos de los clientes por este motivo han sido
ocasionales hasta perfeccionar el uso del Sistema de Planificación y Control de la
Producción.
Los Costos de implementar el Sistema que se propone en este trabajo suman
3366,00 dólares, de los cuales el 40% corresponde a equipo de computación que
quedarán como activos fijos. Esta inversión fue pequeña en cuanto a la capacidad
financiera de la empresa y a los beneficios que se han obtenido.
El beneficio que se obtiene al implementar este software es de un total de 12 006,34
dólares en un período de 6 meses y la tasa de retorno por cada dólar invertido es de
3,57. Otros beneficios, que al final redundan en lo económico, son el mejoramiento
de la imagen de la empresa interna y externamente, lo cual crea confianza y
motivación para desempeñar cada vez un mejor trabajo.
117
5.2. RECOMENDACIONES
Se recomienda elaborar un documento de un manual de funciones que contenga
toda la información necesaria de cada puesto de trabajo, para que sirva como
instructivo del personal nuevo que ingresa a la empresa, como base para seleccionar
personal
y establecer responsabilidades acerca de la ocurrencia de alguna
eventualidad.
Se debería hacer inducciones al personal nuevo que se contrata para que estén claros
de sus tareas, se adapten rápidamente a su trabajo y estén alineados con la misión, la
visión y las metas de la empresa.
Comunicar
y motivar a los empleados acerca de los beneficios de la
implementación del sistema, de su uso sencillo y de la ayuda que representa para
mejorar el trabajo individual de cada persona y el trabajo total de la organización
La información ingresada, que proporciona cada departamento, en el sistema debe
ser confiable y precisa para que la información obtenida sea correcta. Especialmente
se debe ser cuidadoso en la actualización de todos los inventarios.
La actualización del programa debe ser constante, diaria siempre que sea posible y
manejada a través de claves que manejen solo las personas capacitadas y
responsables del software.
118
A partir de la planificación de la producción se puede planificar el mantenimiento
preventivo y predictivo que se realizará en la maquinaria para evitar interrupción en
la producción por daño leve o grave en alguna de ellas.
Es importante realizar una reunión general para evaluar y en caso de ser necesario
proponer cambios acerca de
los indicadores, el cumplimiento de objetivos, la
planificación y todos los acontecimientos importantes que se presentan
mensualmente. Además de realizar cada inicio de semana una reunión entre gerente
y mandos medios para organizar el trabajo de este período.
Es necesario que dentro del área administrativa se implemente la ejecución de
acciones por escrito, es decir a través de memorándums comunicar una tarea o una
observación positiva o negativa acerca del desempeño de los funcionarios. De esta
manera se formaliza una orden o un llamado de atención y se tiene constancia de
este hecho para lo posterior.
119
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Capacidad productiva.- Es el nivel más alto de producción que puede alcanzar un
sistema con los recursos que posee dentro de una estructura productiva dada.
Competitividad.- Es la capacidad que poseen las empresas de mantenerse y escalar
posiciones dentro de un mercado ,de una forma sostenible; generando mayores
ingresos y satisfacción en los clientes, ya sea por la calidad de sus productos, por
elevar su productividad, por incrementar su eficiencia, etc.
Efectividad.- Es la capacidad de alcanzar el efecto deseado con el uso óptimo de
los recursos.
Eficacia.- Es la capacidad de alcanzar los objetivos planteados a través de los
recursos disponibles.
Eficiencia.- Es la capacidad de disponer de la mínima cantidad de ciertos recursos y
lograr un efecto.
Indicadores.- Son las medidas que relacionan distintas magnitudes que se dan
dentro de un procesos, productivo, un proyecto o una organización. Estos permiten
evaluar si las actividades que realizan y sus resultados están avanzando hacia los
objetivos planteados o no.
Lead time.- Es el tiempo que transcurre desde que se identifica una necesidad hasta
el momento en el que se la suple, ya sea de un material para la producción o de un
pedido a despachar para un cliente.
120
Planificación.- Es un proceso metódico que incluye una serie de pasos a seguir y el
esfuerzo y recursos necesarios para llevarlos a cabo dentro de un plazo determinado
y llegar a lograr un objetivo. Requiere de la toma de decisiones, teniendo en cuenta
los factores que influyen en alcanzar el objetivo.
MRP (Plan de Requerimiento de Materiales).-Es un sistema que, a través de un
software, determina la necesidad de materiales en cuanto al tipo, la cantidad y la
fecha, a partir de la planificación de la producción y la gestión de inventarios.
PMP (Plan Maestro de Producción).-Herramienta que permite planificar la
producción de partes, piezas y productos en base a los pronósticos y pedidos reales
de clientes, indicando fechas y cantidades en las que deben estar disponibles.
Productividad.- Es un indicador del sistema productivo, es la relación entre la
cantidad de bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para esto en un
período de tiempo.
Programar.- Es una técnica que define de una manera específica las actividades a
realizar dentro de un proyecto, el ordenamiento de las mismas, los tiempos en se
realizarán, calcula los recursos a emplearse y los responsables de manejarlos para
alcanzar un objetivo.
Pronóstico.- En este caso es el cálculo estimado de la demanda que se presentará
dentro de un período futuro. Es necesario para la planificación.
Stock.- Término inglés que se refiere a las existencias de un bien que se encuentra
almacenados en espera de ser utilizados, generalmente materias primas y materiales.
121
BIBLIOGRAFÍA
Adam, Everett; Ebert, Ronald; “Administración de la Producción y las Operaciones”.
Conceptos, Modelos y Comportamiento Humano, Editorial Prentice
Hall Hispanoamericana S.A., México 1990.
Aquilano, N. J.; Chase, R.B.;“Administración de la Producción y Operaciones para una
ventaja competitiva”. Editorial Mc Graw Hil, México 2004.
Delgado, Joaquín, “Planificación y Control de la Producción” (Material didáctico-curso),
Fundación General Universidad Politécnica de Madrid,
Centro de
Estudios de Postgrado de Administración, Madrid 2001.
Fogarty, Donald W.; Blackstone, John H.; Hoffmann, Thomas R.; “Administración de la
Producción e Inventarios”, Compañía Editorial Continental S.A. de
C.V., México 1994.
Hopeman, Richard J., “Administración de Producción y Operaciones”, Compañía Editorial
Continental S.A. de C.V., México 1992.
Zandin, Kjell B., “Manual del Ingeniero Industrial”, Editorial McGraw-Hill, México 2005.
122
Páginas Web
http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_de_los_requerimientos_de_mate
rial
http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_de_costo-beneficio
http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel
http://es.wikipedia.org/wiki/Pron%C3%B3stico_(Estad%C3%ADstica)
http://es.wikipedia.org/wiki/Capacidad_de_producci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Stock
http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_de_los_requerimientos_de_mate
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http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios/controlinventarios2.shtml
http://www.monografias.com/trabajos20/control-produccion/controlproduccion.shtml
http://www.monografias.com/trabajos24/control-produccion/controlproduccion.shtml
http://www.monografias.com/trabajos32/gerencia-produccion/gerenciaproduccion.shtml
http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/prodcont.htm
http://www.ub.edu/aplica_infor/spss/cap8-5.htm
http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/planificacionproduccion/
123
http://www.unctad.org/templates/Page.asp?intItemID=3894&lang=3
http://www.gestiopolis.com/canales6/mkt/mercadeopuntocom/metodos-parapronosticar-la-demanda.htm
124
ANEXOS
ANEXO 1
SOFTWARE MRP Y PMP
DDS Sistemas Informáticos ofrece el software de gestión
Industrial con tecnología Microsoft SQL Server.
Esta herramienta administrativa consiente en controlar, planear y analizar las operaciones
de una fábrica a profundidad, ya que permite conocer la situación de la producción, los
responsables e involucrados de cada proceso, los requerimientos de materiales, los costos
que se presentan, la eficiencia del sistema, para que a partir de esta información confiable
se pueda tomar decisiones acerca del proceso de producción, la optimización de los
recursos y el presupuesto demandado.
Es ideal para fábricas que manejan las normas ISO de calidad, debido a que permite la
trazabilidad de materiales y productos y lleva el control de lotes y partidas de los mismos.
Además se complementa de con el software ERP de gestión comercial
para una
administración optimizada de la empresa industrial. Y, de no ser así, el sistema posee
interfaces para exportar los datos al software de gestión.
Características
Cree categorías para la mano de obra, indicando los operarios que la integran y su
disponibilidad horaria diaria.
125
Realice el alta de máquinas y otro tipo de equipamiento utilizado en su proceso de
producción. Le puede indicar la disponibilidad horaria diaria.
Indique los procesos a seguir, así como el orden de los mismos
Genere las fórmulas de composición de producto (lista de materiales), que le sirven
para la explosión e implosión de los mismos. De esto modo usted le indica al
software MRP de gestión de producción los materiales requeridos, costos directos e
indirectos de fabricación, gastos
de comercialización y transporte, estimados de
merma y desperdicio, y todo tipo de gasto / insumo que estime conveniente para
obtener el costo real del producto.
En la ficha del producto puede asociar documentos que contengan especificaciones
técnicas de fabricación, requisitos de seguridad, planos, etc.
El software MRP de gestión industrial le permite indicar producción mínima,
óptima y máxima de productos.
Los productos pueden tener números de serie, partidas y lotes, así como las materias
primas y materiales que lo componen (esto le ayuda con las funciones de
trazabilidad basadas en normas ISO).
El sistema MRP de gestión de producción puede interactuar con el software ERP de
gestión comercial. Los intercambios pasan por el maestro de artículos, saldos de
stock, costos de materiales, órdenes de compra efectuadas / a generar, notas de
pedido.
126
El software MRP de gestión industrial permite realizar una fabricación
estandarizada, o bien producir artículos a medida según las especificaciones del
cliente.
Confeccione el plan maestro de producción; sobre los requerimientos de la empresa,
los pedidos de los clientes y las proyecciones de demanda, el sistema evalúa y le
indica cantidades y productos que deben fabricarse. Usted también puede
comercializar sub productos.
El sistema MRP calcula materiales y permite generar órdenes de compra
automáticas para cumplir con las metas del plan maestro de producción. En el
proceso evalúa los materiales ya encargados y pendientes de entrega.
Planeamiento de requerimientos de capacidad limitada (CRP): Cumpliendo con las
especificaciones de MRP II, el sistema evalúa si su disponibilidad de recursos
humanos, materiales y maquinarias le alcanzan para cubrir el plan maestro de
producción, y en qué tiempos.
Usted dispone de diversos comprobantes como: orden de producción, vales de
materiales, vale de producción, vales de devolución; cuya relevancia impone
avances en el proceso productivo y notifican al sistema de los cambios en la
fabricación.
Los productos y materias primas pueden tener fechas de vencimiento. También se le
pueden otorgar plazos y números de serie para su procesamiento por la etapa de
control de calidad.
127
El software MRP de gestión industrial posee avanzadas funciones de trazabilidad
según normas ISO, para rastrear procesos deficientes, materiales de mala calidad y
obtener el historial completo de cada componente de un producto.
Numerosos reportes estadísticos y proyecciones para obtener una gestión completa
y eficiente de su proceso de producción.
El software de gestión de producción Sistema Isis MRP Manager
es una herramienta que entrega información del uso de los
recursos y ayuda a planear la producción de una fábrica, para que
tanto pymes como grandes empresas no manejen a ciegas la gestión de la producción, con
el objetivo de optimizar los costos e incrementar las ganancias.
El software de gestión de costos industriales Sistema Isis MRP Manager se presenta en tres
versiones, las cuales han sido diseñadas para adaptarse completamente a sus necesidades.
La primera versión (MRP Lite) es un sistema de costos lineal; usted da la orden de
iniciar la producción y el software realiza la reserva de materiales. Cuando el
proceso de fabricación ha concluido, se carga un Vale de Productos Terminados, y
se realiza tanto el alta de stock de artículos producidos como la baja de los
materiales reservados. Esta versión sólo se ofrece como add-on a cualquiera de las
versiones de nuestro software de gestión comercial Sistema Isis ERP Manager.
La segunda versión (MRP Manager) es un sistema de costos con planeamiento,
proyecciones y costeo por etapas. De acuerdo al Plan de Producción, el sistema
128
puede realizar tanto las reservas de materiales como la generación automática de
órdenes de compra para cubrir los requerimientos. Usted carga minutas de avance
(Vales de Producción Intermedia), hasta concluir con el proceso de fabricación.
Esta versión funciona stand alone y puede complementar a su actual sistema de
gestión o a la versión de Sistema Isis ERP Manager que tenga instalada en su
empresa.
La tercera versión es el software de gestión total ERP Manager + MRP Manager.
Toda la administración de su empresa y de su fábrica opera de manera integrada
sobre la misma plataforma.
Características
El sistema MRP Manager maneja artículos con fecha de vencimiento, número de
serie, lotes, despachos, combos, etc. Permite asociar documentos adicionales
(formato Word, Excel), incluir una foto, manejar múltiples unidades de medida,
indicar punto crítico de stock, asociar múltiples depósitos y ubicaciones al artículo,
múltiples códigos de barra, descripciones cortas y extendidas, entre otras tantas
opciones. Árbol de rubros y sub rubros de hasta 5 niveles de profundidad, y
codificación alfanumérica de artículos.
Entre otros informes de stock, Sistema Isis MRP Manager le permite chequear el
stock real, stock comprometido (neteado de pedidos de clientes y pedidos internos
de materiales para la línea de producción), y stock a futuro (sumando órdenes de
compra autorizadas y emitidas).
129
Cree la fórmula de producto incorporando todo lo que necesite: materiales, tareas
(costo horario de mano de obra), gastos, costos indirectos porcentuales, desperdicio
o merma, etc. Cada producto puede dividirse en semi-elaborados, los cuales pueden
crearse desde esa misma pantalla. La fórmula del producto permite incorporar
comentarios y documentos asociados en formato compatible Microsoft Office
(como pueden ser requisitos de seguridad, procedimientos de fabricación, planos,
etc.).
Además de los productos tradicionales, usted puede generar producción a pedido de
clientes con modificaciones expresas y dejarlas guardadas para una nueva solicitud
en el futuro.
El módulo cuenta con numerosos listados informativos, en donde puede ver
importes y porcentajes de participación de cada material / ítem sobre el costo del
producto finalizado.
Se utilizan una serie de comprobantes internos que detallan el estado y grado de
avance de la producción.
El enfoque es distinto, ya que se concibe a la producción como un proceso integrado
a todo el circuito administrativo de la empresa. Por ejemplo, el armado del Plan de
Producción permite que la gerencia tome decisiones específicas sobre la operatoria
de la fábrica: al ingresarse las cantidades requeridas de uno o varios productos,
Sistema Isis MRP Manager evalúa existencias, calcula materiales faltantes a
comprar (cantidad y costo de los mismos), cantidad y costo del personal necesario
130
para cumplimentar el plan, y permite jugar con la posibilidad de escenarios en
donde uno o más factores (materiales, personal, gastos, etc.) son alterados.
Cuando el Plan de Producción ha sido depurado hasta el punto en que la gerencia se
encuentra conforme, se genera automáticamente las Órdenes de Producción
necesarias, y los Vales Internos de Consumo, los cuales sirven para hacer el retiro
de materiales. En el caso de faltantes, se generan automáticamente las Órdenes de
Compra pertinentes.
Cada avance en el proceso de producción es notificado al sistema mediante la carga
de Vales de Producción Intermedia. Esto permite chequear existencias de stocks de
productos intermedios o semiterminado, registrar los responsables por etapa, los
tiempos empleados, y los costos de cada proceso. De ese modo se va cotejando si
los tiempos y costos reales son acordes con lo estimado en el Plan de Producción
El software de gestión de costos industriales MRP Manager permite indicar
operarios, costos por hora, identificar máquinas y procesos, así como el control de
materiales sobrantes de producción. Y posee funciones de trazabilidad extendidas
para el cumplimiento de normas de calidad ISO. Incluye procesos de re-análisis
para Control de Calidad.
El completo kit de reportes de gestión de Sistema Isis MRP Manager le provee un
amplio y completo panorama de lo que ocurre dentro de su fábrica, y los puntos en
donde resulta necesario optimizar los procesos.
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ANEXO 2
DATOS DE INTERÉS DE LA INDUSTRIA TEXTIL DE ATUNTAQUI
El Cantón Antonio Ante, ciudad de Atuntaqui,
es el más pequeño de la provincia de Imbabura
con aproximadamente 40 000 habitantes.
Ubicada a 123 km de la capital, Quito, se ha
convertido en un ejemplo de niveles mínimos
de desempleo y desarrollo económico a nivel
nacional e internacional.
La historia textilera se remonta al año 1922, con la construcción de la Fábrica Imbabura. La
cual funcionó, produciendo telas principalmente de algodón de alta calidad para el país y el
sur de Colombia, por casi 40 años hasta que sucumbió por problemas financieros. Se dice
que llegaron a laborar en ella hasta mil trabajadores.
Desde entonces, por iniciativa de los habitantes del sector, se han creado 800 empresas
legalmente constituidas y aproximadamente 2 500 pequeñas y medianas industrias de
confección de ropa, cada una de ellas con un mínimo de 10 empleados, lo que genera una
fuente directa de empleo para cerca de 5000 personas y unas 1000 de manera indirecta, para
los habitantes del lugar y de otras zonas aledañas. Es así que la producción textil se ha
convertido en la primera actividad productiva de la provincia.
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Sus productos han llegado hasta las cadenas de ventas más importantes del Ecuador y
países como Venezuela y Perú, ya que constantemente se mejora la calidad de las materias
primas que se emplean y los acabados que se dan a cada prenda. Sin dejar de lado el
comercio local a través de sus almacenes y la Expoferia Atuntaqui que se lleva a cabo cada
año en el feriado de carnaval, por las calles de la ciudad y que en el año 2011 conto con
más de 150 000 visitantes.
Para el año 2010 la Cámara de Comercio de Antonio Ante (CCAA) calculó el movimiento
económico en $ 10 millones, por la venta desde sacos de lana hasta ropa interior, de
distintas marcas locales.
Por estas razones cada vez más personas de la zona se inclinan por dedicarse a esta
actividad y se sienten orgullosos de ser reconocidos por su trabajo y esfuerzo.
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