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REGISTRO, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE
BIENES Y SERVICIOS
MS.NC.SLA.05.04
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA
ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO
PREPARADO POR:
EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA
CONTINUA
LICDA. XENIA FALLAS
LIC. JORGE MARTINEZ
LIC. JOSE MIGUEL MEDINA
ING. LUIS MURILLO
DRA. MILAGRO PICADO
DR. LUIS DIEGO UGALDE
LIC. MARVIN VILLALTA
DRA. YELI VÍQUEZ
VALIDADO POR :
EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA
LICDA. XENIA FALLAS
LIC. JORGE MARTINEZ
LIC. JOSE MIGUEL MEDINA
ING. LUIS MURILLO
DRA. MILAGRO PICADO
DR. LUIS DIEGO UGALDE
LIC. MARVIN VILLALTA
DRA. YELI VÍQUEZ
REVISADO POR:
APROBADO POR:
VERSIÓN Nº:
FECHA DE EMISIÓN:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCCIONES Y RUTINAS
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REGISTRO, MANTENIMIENTO Y CONTROL
DE BIENES Y SERVICIOS
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1. Introducción
El registro, mantenimiento y control de los bienes y servicios es una prioridad institucional
debido a las limitaciones presupuestarias que reducen la disponibilidad de recursos, a la
existencia de disposiciones legales establecidas en forma explícita y obligatoria y a la
observancia que en todo momento corresponde hacer de disposiciones éticas. Este
procedimiento inicia su aplicación una vez que los bienes se han recibido
satisfactoriamente en el lugar destinado por la unidad organizativa para este fin.
2. Objetivo
Ejecutar los procesos de alta, control, mantenimiento y baja de bienes institucionales,
sean patrimoniales o no patrimoniales, de manera uniforma y apegado al marco legal y
normativo vigente.
3. Alcance
Ministerio de Salud de Costa Rica, en sus tres niveles de gestión.
4. Definiciones
Para mayor comprensión de este procedimiento se debe hacer referencia a los siguientes
conceptos, definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de
Salud:

Alta de Bienes

Baja de bienes

Inventario

Bienes patrimoniales

Unidades organizativas

Custodia

Mantenimiento

Plaqueo de bienes
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5. Referencias

Ley # 7494 Ley de Contratación Administrativa

Ley # 6227 Ley General de la Administración Pública

Decreto Ejecutivo # 33411-H Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa

Decreto Ejecutivo # 30720-H Reglamento para el registro y control de
bienes y servicios de la administración central

Ley # 8131 Ley de Administración Financiera y presupuestos públicos

Decreto Ejecutivo # 30640-H Reglamento para el funcionamiento de las
Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno, reformado por
Decreto Ejecutivo número 31483-H.
6. Responsables
El responsable del proceso es la Dirección Financiera, de Bienes y Servicios,
específicamente la Unidad de Bienes y Servicios. Además, los encargados de control de
bienes de las diferentes unidades organizativas (Directores de Nivel Central, Regional y
Local) del Ministerio de Salud deberán velar por la correcta ejecución de este
procedimiento.
En todo caso, el funcionario que tenga bienes asignados deberá seguir las indicaciones
de este manual y todas las leyes y reglamentos conexos.
7. Procedimiento
7.1.
Ingresar bienes a la Institución (Alta de bienes)
Para iniciar el proceso de Registro, Mantenimiento y Control de Bienes y Servicios, el
responsable del proceso debe determinar si los bienes a registrar son patrimoniales, de
ser así, procede a realizar el alta de bienes al inventario institucional. Para ello debe
contar con el comprobante de recibo conforme que provee el encargado del proceso de
Recepción de Bienes y Servicios debidamente lleno (Anexo 1) para realizar el plaqueo
del bien.
Una vez plaqueados los bienes patrimoniales, el responsable los registra en el sistema de
información específico, utilizando el proceso de Gestión Integral de la Información, con el
fin de llevar los controles respectivos.
Si no se trata de bienes patrimoniales, el responsable debe proceder al registro en forma
definitiva en el sistema de información específico. Esto debe generar un documento
llamado Ingreso de Materiales. En caso que se considere necesario, se puede requerir de
un registro adicional, para ello con la copia del Reporte Ingreso de Materiales, se anotan
los datos en las tarjetas de “Inventario Permanente” (Kardex), y luego se archiva esta
copia en un fichero diseñado para tal efecto (fólder, archivador de cartón, etc), siguiendo
un orden consecutivo.
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En los casos en que el alta se da por aprovechamiento de inservibles, el responsable
hace el ingreso en el inventario tomando como base el registro de elementos
aprovechables producto de los bienes dados de baja.
Si los bienes son producto de una donación u obsequio, debe contar con una orden de
alta de previo al plaqueo y registro del bien en inventario, la cual es elaborada por el jefe
de la Unidad organizativa que recibe el bien en coordinación con la comisión de donación
de bienes y servicios.
7.2.
Almacenar producto en bodega
Una vez que el bien ha sido recibido de forma definitiva, el responsable procede a su
almacenamiento, el cual se hará de tal manera que sus condiciones garanticen el buen
estado de los bienes, su adecuada preservación, seguridad y rotación.
Todas las unidades organizativas deben contar con bodegas que implementen una
adecuada clasificación y codificación de productos, así como el cumplimiento de las
siguientes disposiciones que faciliten la ubicación de los materiales:

Señalar cada estantería en su parte frontal, con letras grandes.

Indicar con cifras grandes los símbolos distintivos de cada sección o área.

Ubicar a la entrada de cada local, una tabla que indique la numeración de las
estanterías allí dispuestas.

Renovar continuamente las inscripciones que tienden a deteriorarse.
Todos los bienes almacenados, deben estar identificados en concordancia con el
sistema de información, para ello existen dos tipos de tarjetas de codificación:
1. Tarjeta de Localización, en la que se debe anotar lo siguiente:

Descripción del artículo

Código del artículo

Unidad física
2. Tarjeta de Expiración, esta tarjeta solo se usa en aquellos artículos que
tienen vencimiento, y de los cuales se debe llevar el control de su
expiración. En ella se debe anotar lo siguiente:

Código

Cantidad

Fecha de expiración
Tanto los estantes como las tarimas deben estar rotulados, de tal forma que sea fácil
ubicar los artículos. Al estar frente a una estantería, el punto de partida para su
clasificación será de izquierda a derecha, de dentro hacia fuera y de arriba hacia abajo.
El acomodo de los artículos debe realizarse de modo que lo primero en entrar es lo
primero en salir, (método PEPS) y tomando en cuenta las características propias de cada
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artículo como son su peso, volumen, rotación, condiciones especiales de
almacenamiento (por ejemplo la fotosensibilidad de los cartuchos de tinta, entre otros),
etc. Debe considerar las siguientes disposiciones:

Los artículos más pesados y/o de gran volumen deben acomodarse en partes
bajas.

El papel y otros similares en lugares de poca humedad y en estivas entrelazadas
(camas) con una altura que permita un fácil manejo.

Los artículos con envase de vidrio, lejos de las áreas de movilización.

Los envases cilíndricos, de tal forma que no rueden, mediante el uso de cuñas o
defensas de contención.

Los que requieren ventilación sin otros artículos encima que eviten una adecuada
ventilación.

Los envasados en general, con la tapa hacia arriba, ubicando los de mayor altura
atrás o en filas de igual tamaño.
Los artículos que sean de gran volumen individual, se deben almacenar a bulto en áreas
establecidas para tal propósito. Para el almacenamiento a bulto o en estiba se deben
usar tarimas de madera que eviten el deterioro de los artículos y que facilite
preferentemente su movilización.
Con las órdenes de despacho provenientes del proceso de Atención al Cliente, el
responsable del proceso realiza los rebajos de los bienes o suministros del sistema de
información, utilizando para ello el proceso de Gestión Integral de la Información.
7.3.
Distribuir productos a usuarios.
Para el despacho de bienes, el responsable debe constatar la existencia de una solicitud
de materiales, con las respectivas autorizaciones. El encargado de bodega, verifica en el
sistema si hay existencia de los mismos en el inventario (agotando la consulta a los
niveles de gestión correspondientes). En caso negativo, se indica por escrito en la
solicitud de materiales, que no hay existencia del producto en bodegas y se regresa a
Proveeduría. En caso de que el producto esté en existencia, el sistema genera un
documento denominado Orden de Entrega (Anexo 4), el cual indica entre otros: la
cantidad, el código, la descripción, el valor en colones, el lugar de destino de los
materiales, y los datos de las personas que entregan y que reciben el material.
El original de la Orden de Entrega debe ser archivado en el expediente de “Unidad de
destino” o “destinatario”, por el encargado de bodega con los datos completos de la
persona que recibe el material y las respectivas firmas.
El encargado de bodega debe preparar la mercadería de acuerdo con la Orden de
Entrega, empacar en el menor número de bultos, sellar y rotular las cajas con el nombre
de lugar de destino y el número de Orden de Entrega, si así lo amerita.
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En el caso de los traslados de bienes desde la bodega hasta el usuario, el responsable
del transporte de los mismos, debe garantizar su salvaguarda e integridad y es
responsable de los daños que pudiera adquirir por efectos del traslado.
Si el bien a distribuir es un bien patrimonial, el encargado del proceso realiza la
asignación del bien al responsable (7.4). De no tratarse de un bien patrimonial se pasa a
la actividad custodia y control del bien por cada responsable (7.5)
7.4.
Asignar bien al responsable
Si los productos entregados son bienes patrimoniales, deben ser asignados al funcionario
receptor, quien asumirá la responsabilidad por su correcto uso y mantenimiento. Para
ello llena un formulario de Traslado de Mobiliario y Equipo (Anexo 2) cuyo original lo
mantiene el encargado de la administración de los bienes. Una copia se mantiene en
poder del funcionario al que se le asignó el bien. En caso de que el bien haya estado
asignado previamente a otro funcionario, este también deberá mantener en su poder una
copia de esta desasignación.
Junto con la asignación se entrega al usuario receptor información relacionada con la
garantía del bien, en términos de duración, compañía encargada del mantenimiento,
números de teléfono y cualquier otro dato que permita al usuario ejercer los derechos
establecidos en dicha garantía. Este usuario será a su vez responsable por los perjuicios
que la no ejecución oportuna de la garantía pueda acarrear.
Posteriormente se utiliza el proceso de Gestión Integral de la información para registrar la
respectiva asignación en el sistema de forma individual
7.5.
Custodiar y controlar el uso del bien
Cada funcionario que adquiere un bien en custodia es el responsable de velar por su
estado, que reciba los cuidados necesarios y que se le dé el uso apropiado, a fin de que
su deterioro sea únicamente el normal atribuible al uso. Por consiguiente, de suceder
alguna eventualidad que ocasione daño imprevisto o intencional a la propiedad del
Estado, el funcionario a quien se le asignó el bien debe responder por ello, excepto en
situaciones especiales en las que no medie culpa del funcionario como, robos, incendios,
inundaciones, terremotos, etc.
Si los bienes en custodia son vehículos automotores se desarrolla la actividad de
administración de la flotilla vehicular descrita en el apartado 7.6. Si los bienes no son
vehículos automotores debe determinarse si se requiere el mantenimiento de bienes y
equipos. De ser así, se desarrolla la actividad descrita en el apartado 7.7. Si por el
contrario se determina que no se requiere del mantenimiento pasa a la actividad
clasificación de bienes en desuso o en mal estado descrito en el apartado 7.8.
7.6.
Administración de la Flotilla Vehicular.
Si los bienes asignados son vehículos automotores, los encargados de su gestión utilizan
la instrucción con el código MS.NC.SLA.05.04.01 (Administración de la Flotilla Vehicular)
que se presenta en el Manual de Instrucciones de Trabajo del Ministerio de Salud.
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En este punto se determina si se requiere del mantenimiento de bienes y equipos, de ser
así, se aplica el procedimiento descrito en el apartado 7.7, y caso contrario, se procede a
la clasificación de bienes en desuso o en mal estado descrita en el apartado 7.8.
7.7.
Mantenimiento de bienes y equipos.
Cuando los bienes institucionales requieran mantenimiento, los encargados del proceso
de custodia y control de bienes en las diferentes unidades organizativas, deben hacer
referencia a la instrucción con el código MS.NC.SLA.05.04.02 (Mantenimiento de Bienes)
que se presenta en el Manual de Instrucciones de Trabajo del Ministerio de Salud.
Una vez que se ha realizado el mantenimiento de los bienes asignados y se determina
que existen bienes que no se pueden utilizar, se pasa al apartado de clasificación de
bienes en desuso o en mal estado (7.8).
7.8.
Clasificar los bienes en desuso o en mal estado
Cuando un bien no se puede utilizar, es necesario identificar la situación particular del
mismo y se clasifica de acuerdo a los siguientes criterios:

El estado del bien no permite el uso para el que fue destinado

El bien está evidentemente deteriorado

El bien se puede usar por otra persona o para otro fin
Del análisis de los criterios anteriormente expuestos debe presentarse un informe que
detalle la clasificación descriptiva a fin de poder aprovecharlos en otro sitio de la
institución, si su condición así lo permite.
En este punto se determina si es necesario el traslado o la baja de bienes, de ser así, se
procede según lo indicado en el apartado 7.9. En caso contrario se realiza la evaluación y
seguimiento del inventario físico institucional (7.10).
7.9.
Dar de baja o trasladar el bien.
Si hay bienes que deben ser dados de baja o trasladados se procede a realizar la baja de
bienes o su traslado según sea el caso, en apego a lo establecido en el Reglamento para
el Registro y Control de Bienes de la Administración Central en sus artículos 13, y del
24 al 44 . Una vez concluido el proceso se deben actualizar los inventarios institucionales
y el sistema de información específico establecido para tal fin.
Posteriormente se realiza la evaluación y el seguimiento del inventario institucional (7.10).
7.10.
Evaluar y dar seguimiento al inventario físico institucional.
Los jefes de unidades organizativas deben asignar, tomando como base los inventarios
institucionales, los bienes que los funcionarios de su unidad requieran para realizar las
labores propias de su cargo y proceder a la actualización permanente del inventario
individual que los responsables deben firmar.
Para ello se utilizará, en los casos que así amerite, el formulario Traslado de Mobiliario y
Equipo (Anexo 2) mencionado previamente. En el momento que un funcionario deje su
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cargo o sea trasladado deberá devolver todos los bienes que le hayan sido asignados y
firmará un formulario como el citado.
Asimismo, el responsable de la unidad organizativa debe actualizar el inventario de todos
los bienes asignados a la unidad, en forma consolidada y periódica.
En caso de que se determine la pérdida, el daño o la depreciación de los bienes y que
esto no sea causado por el deterioro natural u otra causa justificada, el funcionario
encargado de la administración de bienes deberá elevar el caso a la instancia
correspondiente a fin de iniciar una investigación administrativa tendiente a determinar la
responsabilidad por el faltante o mal uso del bien.
Las unidades encargadas de la administración de bienes institucionales en los diferentes
niveles de gestión deberán tener elaborado, para el mes de diciembre de cada año, un
inventario actualizado de todos los bienes que por su naturaleza deban estar registrados
para luego enviarlo al Nivel Central. Con esta información, el responsable institucional
debe confeccionar y remitir a la División Administrativa, un inventario general de los
activos asignados al Ministerio de Salud que debe coincidir con la información contenida
en el sistema de información específico que se actualiza periódicamente.
El inventario que se realiza en las unidades organizativas debe además, contener
información actualizada relacionada con la garantía de cada uno de los bienes, su estado
y la vida útil esperada para ese bien. En caso de bienes adquiridos con anterioridad y de
los que no se dispone de esta información, se hará una estimación de su vida útil, para
anotarla en el registro correspondiente.
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8. Indicadores de desempeño
Indicadores de impacto

Grado de satisfacción de los usuarios finales de los bienes

Estado de conservación de los bienes institucionales

Grado de cumplimiento de la vida útil estimada según bien
Indicadores de gestión

% de Inventarios actualizados y completos

% de necesidades de bienes satisfechas
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9.
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Diagrama
Diagrama de Flujo
Proceso de Nivel 1: Registro, Mantenimiento y Control de Bienes y Servicios
Código: MS.NC.SLA.05.04
Unidad organizativa:
Versión 2
Fuente:
Unidad de Bienes y Servicios
Elaborado por:
Fecha elaboración:
Hoja 1 de 2
Actividades
Código
Unidad Organizativa
INICIO
Unidad de Bienes y
Servicios (Encargados en
3 niveles de gestión)
Descripción
No
Si
No
Si
No
Si
Flujo Información
1
7.1
Detalle Flujo de Información
Bienes y Servicios contratados
Ingresar bienes a la Institución (Alta de
bienes)
1
¿Los bienes a registrar son patrimoniales?
Realizar el alta de bienes al inventario
institucional (plaqueo)
1
Comprobante de Recibo Conforme
¿El alta se da por aprovechamiento de
inservibles?
1
Ingresar en el inventario según registro de
elementos aprovechables
Registro de elementos aprovechables
¿Los bienes son producto de una donación u
obsequio?
No
Si
Ingresar en el inventario los bienes
previa
orden de alta firmada por el jefe de la Unidad
2
organizativa que recibe la donación
u
Orden de alta de donación u
obsequio
Ingresar en
ingresados
Ingreso de Materiales
el
inventario
los No materiales
Si
Registrar el alta en el sistema específico
utilizando el proceso de Gestión Integral de la
Información
7.2
Almacenar producto en bodega
7.3
Distribuir productos a usuarios
No
Si
3
¿Hay existencia del bien en el inventario?
Indicar por escrito la inexistencia del bien y
regresarla a Proveeduría
¿Es un bien patrimonial?
7.4
Asignar el bien al responsable
Traslado de Mobiliario y Equipo
Registrar la asignación del bien en el sistema
respectivo mediante el proceso de Gestión
Integral de la Información
7.5
Custodiar y controlar el uso del bien
No
3
Si
¿El bien es un vehículo automotor?
7.6
Administración de la
(MS.NC.SLA.05.04.01)
flotilla
No
vehicular
Si
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Diagrama de Flujo
Proceso de Nivel 1: Registro, Mantenimiento y Control de Bienes y Servicios
Código: MS.NC.SLA.05.04
Unidad organizativa:
2
Versión 2
FIN
Unidad de Bienes y Servicios
Fuente:
Elaborado por:
Fecha elaboración:
Hoja 2 de 2
Unidad Organizativa
Actividades
Código
Unidad de Bienes y
Servicios (Encargados en
3 niveles de gestión)
Descripción
Flujo Información
Detalle Flujo de Información
¿Se requiere de mantenimiento de bienes y
equipos?
7.7
Mantenimiento
de
bienes
(MS.NC.SLA.05.04.02)
y
equipos
7.8
Clasificar los bienes en desuso o mal estado
¿Es necesario el traslado o la baja de los
bienes clasificados?
7.9
Dar de baja o trasladar el bien
Actualizar los inventarios institucionales y el
sistema de información específico.
7.10
Evaluar y dar seguimiento al inventario físico
institucional
Inventario actualizado de los
bienes institucionales en los
diferentes niveles de gestión para
enviar al Nivel Central
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Anexos
10.1. Anexo 1
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UNIDAD RECEPTORA DE BIENES
Revisión técnica del bien o producto
(Recepción definitiva)
Consecutivo No._______
Proveedor:
Artículo o bien revisado:
Fecha de
Recepción
Nivel Central ( )
Nivel Regional ( )
Área Local
( )
Fecha de
Pedido de
revisión
compra
técnica
Para ser llenado por la Proveeduría:
Tiempo de ejecución:__________________
Prórroga concedida:__________________
Factura
Cantidad
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Unidad de medida
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Indique expresamente si revisa:
( ) De conformidad
( ) Con problema técnico, por el siguiente motivo:
Se hace de su conocimiento para que se tomen las medidas del caso.
_________________________________
Nombre, Firma, sello y Fecha
Encargado de la Unidad Receptora de
Bienes
_________________________________
Nombre, firma y sello
Técnico Responsable
_________________________________
Nombre, firma y sello
Responsable del programa
Original: Proveeduría
Copias: Unidad Receptora de bienes
Responsable del programa
Técnico Responsable
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10.2. Anexo 2
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Anexo 4
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