manual de organización y funciones instituto antártico chileno
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUTO ANTÁRTICO CHILENO VERSIÓN 01- AÑO 2014 Unidad de Planificación y SIAC Página 1 de 98 INDICE N° de página Disposiciones generales Objetivos del manual de organización y funciones Alcance Mantención y actualización del manual Difusión del Manual Estatuto orgánico del instituto antártico chileno Identificación de la Institución Misión Objetivos Estratégicas Organigrama 4 4 4 4 5 6 6 6 7 Dirección Nacional Subdirección Nacional Asesoría Jurídica Asesoría Procien Auditoría Interna 8 10 11 13 14 Unidad de Planificación y SIAC 16 16 Jefa Unidad de Planificación y SIAC Unidad Informática y Telecomunicaciones Jefe Unidad Informática y Telecomunicaciones Técnico Desarrollo Informático Unidad de Recursos Humanos 19 19 21 22 22 25 27 28 29 Jefe Unidad de Recursos Humanos Jefe Sección Personal Secretaria Jefe Sección Oficina de Partes Auxiliar Departamento Presupuesto y Centro de Costos Jefe Departamento Presupuesto y Centro de Costo Encargado Contabilidad-Centro de Costos Encargado Presupuesto Encargado de Tesorería Encargado de Remuneraciones Encargado Adquisiciones Administrativo Sección Adquisiciones Departamento Soporte a la Ciencia Jefe Departamento Soporte a la Ciencia Encargado Planificación ECA Profesional Apoyo Planificación ECA Encargado Aérea Operaciones Terrestres Profesional 1 Apoyo Aérea Operaciones Terrestres Unidad de Planificación y SIAC Página 2 de 98 30 30 32 35 36 37 40 42 43 43 45 47 48 49 Profesional 2 Apoyo Aérea Operaciones Terrestres Encargado Área Operaciones Marítimas Apoyo Área Operaciones Marítimas – Bodega 1 Apoyo Área Operaciones Marítimas – Bodega 2 Apoyo Área Operaciones Marítimas – Bodega 3 Departamento Concurso y Medio Ambiente Jefe Departamento Concursos y medio Ambiente Encargada de Rendiciones Encargada de Gestión Encargada de Medio Ambiente Departamento Comunicaciones y Educación Jefe Departamento Comunicaciones y Educación Encargado de Publicaciones Encargado de Medios Electrónicos Encargado Producción Gráfica Encargada de Programación de Valoración Antártica Secretaría Encargado Sección Biblioteca-SIAC Departamento Científico Jefe Departamento Científico Secretaría Científica Jefe Sección Educación y Divulgación Profesional 1 Sección Educación y Divulgación Jefe Sección Equipamiento Científico Jefe Sección Biorrecursos Comités Internos del INACH I.- Comité Paritario de Higiene y Seguridad II.- Comité Bipartito de Capacitación III.- Junta Calificadora IV.- Comité de Riesgos INACH V.- Comité de Ahorro Energético INACH VI.- Comité Ley Nº 20285-Transparencia y Acceso a la Información Pública. Transparencia Pasiva Transparencia Activa VII.- Encargado de Seguridad de la Información VIII.- Comité de Seguridad de la Información 50 51 52 53 54 56 56 58 60 61 63 63 65 67 68 69 70 71 73 73 75 77 79 80 82 84 84 86 88 89 90 91 92 93 94 94 Otros Cargos y Funciones Internas del INACH Jefe de Base Programa de Mejoramiento de Gestión-PMG Nomenclatura utilizada en el presente manual Bibliografía Metodología de trabajo Unidad de Planificación y SIAC Página 3 de 98 95 96 97 98 98 DISPOSICIONES GENERALES Para el desarrollo del normal funcionamiento de este Organismo, se cuenta con el apoyo del siguiente material: DFL-82 Ministerio de Relaciones Exteriores, Aprueba Estatuto Orgánico del Instituto Antártico Chileno. Normas de ética y probidad para los Servicios Públicos. Decreto 161, Estatuto Orgánico del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ley N° 19.553, Concede asignación de modernización y otros beneficios que indica Ley N° 19.999, Establece normas relativas al mejoramiento de la gestión y eficiencia institucional. Ley N° 19.653, Probidad Administrativa. OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Representar las descripciones, responsabilidades, funciones y tareas a cada uno de los cargos establecidos en la estructura orgánica y señalar la dependencia y coordinación entre éstos. Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Propiciar el trabajo eficiente, evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el funcionario/a. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos. ALCANCE Este Manual tiene un alcance para los/as funcionarios/as del Instituto Antártico Chileno, que incluye todos los Departamentos y sus respectivas Secciones, así como también las Unidades Asesoras y los comités creados para mejorar y transparentar la gestión interna de este Servicio. MANTENCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL La mantención y actualización del presente manual, estará a cargo de la Unidad de Planificación - SIAC, la periodicidad será de acuerdo a las necesidades del Servicio. Asimismo se realizará una revisión a nivel de Departamentos para ingresar las actualizaciones pertinentes. No obstante, de proceder a regir cualquier cambio institucional sobre organización funcional interna, será registrada en forma inmediata. DIFUSIÓN DEL MANUAL El presente Manual será difundido a través de los canales formales de comunicación de INACH, vía intranet institucional, correo electrónico y además, deberá estar en forma permanente como carpeta de consulta en cada lugar de trabajo asignado a los funcionarios. También será publicado en la página web del INACH en banner de Gobierno Transparente. Una vez difundido este Manual de Funciones, no se podrá alegar desconocimiento del mismo ante cualquier circunstancia. Unidad de Planificación y SIAC Página 4 de 98 ESTATUTO ORGÁNICO DEL INSTITUTO ANTÁRTICO CHILENO 1NATURALEZA Y FUNCIONES El Instituto Antártico Chileno (INACH) es un organismo técnico del Ministerio de Relaciones Exteriores, dependiente del Ministro, que goza de plena autonomía en todo lo relacionado con asuntos antárticos de carácter científico, tecnológico y de difusión, y será el único organismo al cual le corresponda resolver sobre estas materias a) Corresponderá al INACH planificar, coordinar, orientar y controlar las actividades científicas y tecnológicas que los organismos del Estado o particulares debidamente autorizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores realicen en el Territorio Antártico Chileno o en el Continente Antártico en general. INACH podrá por su cuenta planificar, organizar y dirigir expediciones, emprender directamente trabajos de investigación científica y mantener Bases científicas propias en el Territorio Chileno Antártico o en el Continente Antártico en general. Además, INACH tendrá como misión publicar y difundir los trabajos científicos resultantes de las investigaciones científicas antárticas, como también promover el conocimiento de las materias antárticas en la ciudadanía, mediante publicaciones, conferencias, exposiciones y cualquier otro medio de difusión. Asimismo, le corresponderá incentivar la formación y el perfeccionamiento de científicos y técnicos especializados en disciplinas antárticas b) El Instituto asesorará al Ministerio de Relaciones Exteriores, en el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Gobierno de Chile en el artículo 3º del Tratado Antártico, del 1º de diciembre de 1959, en materia de cooperación internacional en la investigación científica. c) INACH, además, asesorará a los organismos del Estado, universidades e instituciones científicas nacionales, y atenderá las consultas que le formulen en todos aquellos aspectos relacionados con la investigación antártica. d) INACH, para el cumplimiento de sus funciones específicas, mantendrá relaciones e intercambiará informaciones científicas y técnicas con otros organismos afines nacionales y extranjeros interesados en la investigación científica antártica. 1 DFL-82 del Ministerio de Relaciones Exteriores, aprueba Estatuto Orgánico del Instituto Antártico Chileno. Unidad de Planificación y SIAC Página 5 de 98 IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN MISIÓN Cumplir con la Política Antártica Nacional, incentivando el desarrollo de la investigación científica, tecnológica y de innovación en la Antártica siguiendo cánones internacionales, la participación efectiva en el Sistema del Tratado Antártico y Foros Internacionales relacionados, el fortalecimiento de Punta Arenas como puerta de entrada al Continente Blanco, la realización de acciones y actividades de divulgación y valoración del conocimiento antártico en la comunidad nacional y asesorando al Ministerio de Relaciones Exteriores en materias antárticas. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS AÑO 2014 Número 1 2 3 4 Descripción Fortalecer la ciencia antártica nacional, a través del desarrollo de mayor y mejor investigación en ciencia, tecnología e innovación antártica, mediante el continuo mejoramiento del proceso de selección de proyectos a incorporar al Programa Nacional de Ciencia Antártica (PROCIEN), el aumento de los fondos transferidos por proyecto y mejorando el apoyo logístico brindado, a fin de posicionarse como líder regional latinoamericano en temas científicos antárticos Incentivar la asistencia de especialistas nacionales a los foros y reuniones adscritos al Sistema del Tratado Antártico (STA), de manera que tengan una participación activa, mediante la presentación de trabajos, para tener una opinión informada dentro del STA. Incentivar el desarrollo de polos económicos, culturales y sociales, que contribuyan a promover a Chile como país-puente, mediante acciones que potencien que otros Programas Antárticos Nacionales sitúen a Punta Arenas como puerta de entrada a la Antártica. Fomentar el conocimiento e importancia del continente antártico en la comunidad nacional, mediante el desarrollo de eventos de alto impacto social y cultural, la presencia en medios masivos y la elaboración de publicaciones, con el fin de aumentar el interés antártico, contribuyendo al fortalecimiento de una identidad antártica para Chile. Unidad de Planificación y SIAC Página 6 de 98 Unidad de Planificación y SIAC Página 7 de 98 DIRECCIÓN NACIONAL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DIRECCIÓN NACIONAL ASESORÍA JURÍDICA AUDITORÍA INTERNA SUBDIRECCIÓN NACIONAL DENOMINACIÓN DEL CARGO DIRECTOR NACIONAL FUNCIONES GENERALES: 1. Realizar las acciones y aplicar los mecanismos y estándares necesarios para fortalecer la calidad de la investigación antártica nacional y su inserción en las grandes tendencias de la ciencia antártica internacional. 2. Fomentar el conocimiento e importancia del continente Antártico en la comunidad nacional, asesorando a lo organismos del Estado, universidades e instituciones científicas nacionales, coordinando todas las actividades, consultas y proyectos de investigación científica, incentivando la formación de científicos, técnicos y expertos antárticos y aumentando el número de instituciones y personas que acceden al conocimiento antártico. 3. Incrementar el intercambio de información científica y técnica, la cooperación en los programas y proyectos internacionales, la participación en las actividades de las organizaciones internacionales científicas y de administración del Sistema Antártico, y la colaboración con los organismos de otros países encargados de la investigación antártica. 4. Asesorar al Ministerio de Relaciones Exteriores en el cumplimiento de las obligaciones que el Sistema del Tratado Antártico, sus medidas, decisiones y resoluciones y otros instrumentos internacionales imponen en materia de cooperación internacional en la investigación científica antártica. 5. Promover y mejorar los procesos del apoyo logístico-administrativo necesarios para el desarrollo de la ciencia antártica y subantártica chilena, ejecutándolos de acuerdo a normas de calidad. Unidad de Planificación y SIAC Página 8 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Identificar áreas de investigación y cooperación no exploradas o incipientes, con el objeto de mantener la política antártica en un lugar de preeminencia para nuestro país. 2. Facilitar y promover la formación y el perfeccionamiento de científicos y técnicos especializados en disciplinas antárticas a través del diseño de instrumentos. 3. Promover el conocimiento de las materias antárticas en la ciudadanía, mediante publicaciones de los trabajos resultantes de las investigaciones científicas antárticas, así como también a través de conferencias, exposiciones y cualquier otro medio de difusión. 4. Asesorar al Ministerio de Relaciones Exteriores, en el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el gobierno de Chile en el Tratado Antártico en materia de cooperación internacional en la investigación científica. Unidad de Planificación y SIAC Página 9 de 98 SUBDIRECCIÓN NACIONAL DIRECCIÓN NACIONAL ASESORÍA JURÍDICA AUDITORÍA INTERNA SUBDIRECCIÓN NACIONAL DENOMINACIÓN DEL CARGO SUBDIRECTOR NACIONAL FUNCIONES GENERALES: 1. Supervisar la marcha administrativa del Instituto e impartir instrucciones a seguir en esta materia. 2. Realizar el enlace y coordinación con el Ministerio de Relaciones Exteriores. 3. Realizar gestión con autoridades regionales, nacionales, parlamentarias, organismos internacionales, Fuerzas Armadas e instituciones del ámbito científico- tecnológico en general. 4. Representar a Chile en reuniones internacionales. 5. Responsable del Programa de Mejoramiento de Gestión, PMG. 6. Responsable del Balance de Gestión Integral, BGI. 7. Responsable de Convenio de Desempeño Colectivo. 8. Responsable de la Memoria Anual que presenta el Director al Ministerio de Relaciones Exteriores. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Subrogar al Director del Servicio. 2. Coordinar el desarrollo de las actividades de carácter rutinario y permanente que deben desarrollar los departamentos y unidades. 3. Mantener comunicación con los gabinetes del Ministro, Subsecretario, Director de Política Exterior, con la Dirección de Medio Ambiente, Antártica y Asuntos Marítimos, y demás Direcciones respecto a coordinación y desarrollo de actividades relacionadas con materias antárticas. Igualmente mantener comunicación con los servicios dependientes y relacionados del Minrel. 4. Hacer cumplir a los departamentos involucrados las gestiones que sean necesarias para asegurar el adecuado desarrollo del programa científico vigente. 5. Coordinar las diversas actividades de relaciones públicas y difusión que desempeña la Dirección del Instituto Antártico Chileno 6. Presidir la Junta Calificadora del Personal. Unidad de Planificación y SIAC Página 10 de 98 ASESORÍA JURÍDICA DIRECCIÓN NACIONAL AUDITORÍA INTERNA ASESORÍA JURÍDICA SUBDIRECCIÓN NACIONAL DENOMINACIÓN DEL CARGO ASESORA JURÍDICA FUNCIONES GENERALES: 1. Asesorar jurídicamente al Director, a la Subdirección y funcionarios del Instituto Antártico Chileno, en el cumplimiento y aplicación de las normas legales, reglamentarias y demás disposiciones vigentes que rigen el actuar de la Institución. 2. Gestionar la solución de los asuntos de carácter jurídico que se presenten en el Servicio. 3. Orientar y propender a que las acciones de la Entidad se ajusten a la normativa vigente, en coordinación con Auditoría Interna. 4. Emitir los informes del área de su competencia que sean requeridos, así como emitir opiniones y dictámenes de carácter legal sobre criterios de interpretación y aplicación de las normas jurídicas y reglamentarias que regulan las actividades y funcionamiento de INACH. 5. Realizar las investigaciones que, en el campo jurídico, requiera la Entidad. 6. Informar al Director Nacional sobre la formulación o ejecución de políticas, planes e iniciativas que incidan en la normativa vigente. 7. Mantener permanentemente informada a la Dirección del Servicio sobre las disposiciones legales y reglamentarias que se dicten, y en especial sobre tratados internacionales relacionados con el Continente Antártico. 8. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. 9. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. Unidad de Planificación y SIAC Página 11 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Informar al Director Nacional sobre aquellos proyectos de ley o normas reglamentarias que incidan en la labor científica o técnica realizada por el Instituto. 2. Formular y revisar los convenios, contratos o acuerdos nacionales e internacionales celebrados por el INACH. 3. Asistir en la formulación de lineamientos para la contratación de personal, suscripción de contratos y convenios y elaboración de actos administrativos. 4. Proyectar, en coordinación con los departamentos respectivos, las reglamentaciones de carácter general que deba expedir el Director Nacional o directrices jurídicas para la aplicación de las normas en la Entidad. 5. Compilar las normas legales relacionadas con la actividad de la entidad y velar por su actualización, sistematización y difusión. 6. Revisar los decretos y demás actos administrativos que deba suscribir el Director Nacional, representando aquellos que no se ajusten a la legislación vigente. 7. Confeccionar los proyectos de decretos y resoluciones del Instituto que no sean de mero trámite. OTRAS FUNCIONES: 1. Formar parte de la Junta Calificadora, por disposición legal. Unidad de Planificación y SIAC Página 12 de 98 ASESORIA PROCIEN DIRECCIÓN NACIONAL ASESORÍA JURÍDICA ASESORÍA PROCIEN SUBDIRECCIÓN NACIONAL DENOMINACIÓN DEL CARGO ASESORÍA PROCIEN FUNCIONES GENERALES 1. Apoyar al lineamiento de temáticas a desarrollar en el PROCIEN. 2. Apoyar al proceso de selección de propuestas a financiar, de modo de filtrar aquellos proyectos que efectivamente requieran realizarse en Antártica. 3. Apoyar al proceso de planificación de la ECA, identificando las demandas reales de los proyectos, según sus objetivos. 4. Fomentar la sinergia entre los diferentes proyectos del PROCIEN, acorde a sus objetivos y capacidades. 5. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Unidad de Asesoría Procien. 6. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. Participar en Grupo de Estudio de concursos INACH regular. Supervisar en el apoyo ECA de los proyectos de su área temática (revisión de solicitudes de propuestas; revisión Informes de Terreno y revisión de solicitudes para la siguiente campaña científica. Coordinar al menos 1 taller al año, en la cual los científicos de su área temática discutan prioridades científicas y necesidades logísticas. Asesorar en prioridades de investigación y necesidades logísticas de su área temática Hacer estadística anual de la producción de su grupo de proyectos Atraer investigadores talentosos al PROCIEN Unidad de Planificación y SIAC Página 13 de 98 AUDITORÍA INTERNA DIRECCIÓN NACIONAL ASESORÍA JURÍDICA AUDITORÍA INTERNA SUBDIRECCIÓN NACIONAL DENOMINACIÓN DEL CARGO AUDITORA INTERNA FUNCIONES GENERALES: 1. Emitir informes que sean solicitados por el Jefe Superior del Servicio. 2. Mantener permanentemente informada a la Dirección de las disposiciones legales y reglamentarias que se dicten en el área de auditoría. 3. Evaluar en forma permanente el sistema de control interno institucional, efectuando las recomendaciones para su mejoramiento. 4. Evaluar el grado de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que se utilizan los recursos humanos, financieros y materiales del Servicio. 5. Responsable de la ejecución de Auditoria Interna, sobre la base de las instrucciones específicas y orientaciones técnicas emanadas del Consejo de Auditoría General de Gobierno (CAIGG). 6. Propiciar y promover programas de prevención y de probidad administrativa. 7. Participar en el Comité de Auditoría Ministerial. 8. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Unidad de Auditoría Interna (UAI). 9. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. Unidad de Planificación y SIAC Página 14 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Proponer a la Dirección el Plan Anual de Auditoría para el año siguiente. 2. Cumplir con el Plan Anual de Auditoría del año vigente. 3. Verificar la implementación y efectuar el seguimiento de las medidas preventivas y correctivas, emanadas de los informes de auditoría, aprobadas por la autoridad. 4. Realizar auditorías no planificadas que solicita la Dirección. 5. Realizar informes solicitados por disposiciones legales o por Instructivos Presidenciales. 6. Colaborar con la Unidad de Auditoría del Ministerio del ramo, en la verificación del cumplimiento de las metas comprometidas en el convenio de Desempeño Colectivo del INACH, (Ley N° 19.553). 7. Hacer observaciones al informe de evaluación de las Metas de Desempeño y Eficiencia Institucional y remitirlas al Jefe de Servicio,( Ley 19.999). OTRAS FUNCIONES 1. Formar parte de la Junta Calificadora, por disposición legal. Unidad de Planificación y SIAC Página 15 de 98 UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y SIAC DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y SIAC DEPARTAMENTOS DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y SIAC FUNCIONES GENERALES: 1. Encargada de elaborar, coordinar, ejecutar y controlar los compromisos institucionales de las siguientes leyes, Ley 19.553 artículos 6º- 7º y Ley 19.999. 2. Asesorar a la Dirección en todas las áreas correspondientes al control de la gestión del INACH. 3. Cumplir y hacer cumplir los compromisos gubernamentales atingentes a la gestión del Estado. 4. Encargada de comprometer, ponderar, coordinar, ejecutar y controlar las etapas de los sistemas del Programa de Mejoramiento de la Gestión, para el Incremento por Desempeño Institucional (Ley 19.553 artículos 6º) 5. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Unidad. 7. Evaluar al personal bajo su cargo, en caso que hubiere. Unidad de Planificación y SIAC Página 16 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Encargada de elaborar , coordinar, ejecutar y controlar los compromisos de Desempeño Colectivo (Ley 19.553 artículos 7º) 2. Encargada de elaborar , coordinar, ejecutar y controlar los compromisos de mejoramiento de gestión del Servicio (Ley 19.999) 3. Proponer, coordinar e informar a la DIGAD del MINREL los compromisos concernientes a los Productos Ministeriales. 4. Proponer, coordinar e informar a la DIGAD del MINREL los compromisos concernientes a la Participación Ciudadana. 5. Verificar que los Departamentos incluyan en su planificación los compromisos institucionales emanados de los artículos 6 y 7 de la Ley 19.553 y de los compromisos de gestión de la Ley 19.999. 6. Coordinar y ejecutar las acciones tendientes a la elaboración del Balance de Gestión Integral. 7. Coordinar y controlar el cumplimiento oportuno de las actividades comprometidas en el Convenio de Desempeño del Director Nacional. 8. Formulación del Programa de Mejoramiento de la Gestión, sus etapas y ponderadores 9. Elaborar y apoyar el proceso Presupuestario en materias de Gestión. 10. Proponer encargados por Área. 11. Velar que los compromisos que se adquieran en diferentes sistemas estén bajo los lineamientos institucionales. 12. Coordinar, Guiar y Controlar el cumplimiento de las actividades comprometidas en el sistema, con los encargados de áreas, encargados de sistemas de PMG y Jefes de Departamento y/o Unidades. 13. Apoyar en la elaboración de Informes de los sistemas de PMG. 14. Participar en reuniones de coordinación en materias relacionadas con la Ley de Transparencia y Probidad. 15. Participar en reuniones relacionadas con el Sistema Integral de Información y Atención a la Ciudadanía. OTRAS FUNCIONES: 1. Encargada del proceso de elaboración y coordinación del Balance de Gestión Integral, BGI. 2. Encargada del Área Planificación y Control de Gestión del PMG. 3. Encargada del Sistema de Monitoreo del Desempeño y Control del PMG. 4. Encargada de Transparencia Activa y Pasiva del Servicio. 5. Encargada de OIRS. 6. Apoyo en actividades de Participación Ciudadana. 7. Encargada Institucional de Equidad de Género Unidad de Planificación y SIAC Página 17 de 98 FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL: 1. Integrante del Comité de Seguridad de la Información. Unidad de Planificación y SIAC Página 18 de 98 UNIDAD INFORMÁTICA – TELECOMUNICACIONES DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL INFORMÀTICATELECOMUNICACIONES DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE UNIDAD INFORMÁTICA TELECOMUNICACIONES Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES 01 RESPONSABILIDAD DIRECTA SOBRE Gestión y Operación Unidad Informática Y FUNCIONES GENERALES: 1. Formular, ejecutar y mantener las políticas y procedimientos relacionados con el Sistema de Seguridad de la Información de INACH. 2. Abordar los temas de telecomunicaciones de INACH. 3. Administrar el equipamiento informático y de telecomunicaciones institucional. 4. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 5. Cumplir y hacer cumplir los compromisos gubernamentales atinentes a temas informáticos. 6. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. 7. Evaluar al personal bajo su cargo. Unidad de Planificación y SIAC Página 19 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Ejecutar las actividades relacionadas con el Plan de Telecomunicaciones del INACH 2. Elaborar y mantener actualizado las políticas y procedimientos relacionados con el uso de equipos de telecomunicaciones e informáticos 3. Realizar soporte técnico y apoyar las actividades del área de informática en la administración de servidores 4. Presentar propuestas para el mejoramiento de las telecomunicaciones. 5. Proponer, elaborar propuestas y estudios relacionados con los usos de la energía en territorio Antártico, en los ámbitos del uso eficiente de los recursos energéticos y en la utilización de fuentes de energía renovables o no convencionales. 6. Evaluar, proponer e implementar nuevas tecnologías de información 7. Administrar los sistemas y servidores informáticos. 8. Emitir reportes estadísticos de la visitas en los sitios web institucionales. 9. Coordinar directamente con el Depto. Soporte a la Ciencia el apoyo de las tareas y/o actividades que al Departamento le corresponde ejecutar para el desarrollo de la Expedición Científica Antártica, ECA. OTRAS FUNCIONES: 1. Encargado de Seguridad de la Información. 2. Ser contraparte Institucional en proyectos gubernamentales del área informática. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL 1. Formar parte del Comité Paritario de Seguridad e Higiene 2. Formar parte del Comité de Seguridad de la Información Unidad de Planificación y SIAC Página 20 de 98 DENOMINACIÓN DEL CARGO APOYO DESARROLLO INFORMÁTICO FUNCIONES GENERALES: 1. Proporcionar el soporte técnico y de software 2. Mantención de la intranet institucional 3. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio, en el marco de los compromisos gubernamentales atingentes a la gestión del Estado. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Entregar estadísticas para los Sistemas de Mejoramiento de la Gestión 2. Mantención de la página Web en Gobierno Transparente y otras pertenecientes al Instituto Antártico Chileno. 3. Mantención Base de Datos 4. Realizar soporte técnico Unidad de Planificación y SIAC Página 21 de 98 UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL UNIDAD DE COORDINACIÓN UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN DEPARTAMENTOS DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES 05 FUNCIONES GENERALES: 1. Responsable de gestionar la Unidad de Recursos Humanos. 2. Responsable de controlar la aplicación de normas y procedimientos administrativos específicos que afectan al personal que se desempeña en el Instituto Antártico Chileno. 3. Cumplir y hacer cumplir los compromisos gubernamentales atinentes a la gestión del Estado. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. 5. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 6. Evaluar al personal bajo su cargo. Unidad de Planificación y SIAC Página 22 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Supervisar y controlar el buen funcionamiento de las dos Secciones a su cargo 2. Evaluar al personal bajo su cargo 3. Coordinar con Asesoría Jurídica el estudio y aplicación de disposiciones legales administrativas. 4. Definir normas, procedimientos y medidas de control de las actividades administrativas y del personal del Servicio 5. Confeccionar, Revisar y visar todas aquellas resoluciones administrativas atinentes a personal 6. Confeccionar, Revisar y visar todos aquellos Decretos administrativos atinentes a personal 7. Autorizar, visar y firmar solicitudes de préstamos de funcionarios de la Cooperativa de la Universidad de Chile, Coopeuch. 8. Autorizar, visar y firmar solicitudes de préstamos de funcionarios de la Caja Los Andes. 9. Mantener un contacto permanente con la Unidad de Coordinación en Santiago, para efectos de carácter administrativo. 10. Integrar cuando corresponde el Comité Paritario de Higiene y Seguridad. 11. Integrar cuando corresponde el Comité de Capacitación. 12. Mantener actualizada las inscripciones, permisos, seguros, y otras autorizaciones que tengan relación con la administración de los bienes muebles e inmuebles del Servicio, incluyendo los departamentos fiscales recibidos en comodato. 13. Mantener en buen estado de funcionamiento el inmueble y los vehículos fiscales del Servicio. 14. Coordinar directamente con el Depto. Soporte a la Ciencia el apoyo de las tareas y/o actividades que al Departamento le corresponde ejecutar para el desarrollo de la Expedición Científica Antártica, ECA. OTRAS FUNCIONES 1. Encargado de los Sistemas del Área de Recursos Humanos 2. Encargado del Sistema Evaluación de Desempeño. 3. Encargado de confeccionar solicitudes de compra de pasaje nacionales e internacionales. RESPONSABILIDAD DELEGADA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN: Firmar por orden del Sr. Director Nacional según Resolución Exenta Nº 120, de 2008, de INACH, todas aquellas resoluciones exentas y documentos de mero trámite que versen sobre las siguientes materias: 1. Otorgar permisos administrativos con o sin goce de remuneraciones, complementario y parental. 2. Conceder feriados legales y resolver sobre su postergación y acumulación. 3. Reconocer feriado legal progresivo. 4. Autorizar permisos por alimentación de hijo menor de dos años. 5. Reconocer años de servicio por concepto de asignación de antigüedad. Unidad de Planificación y SIAC Página 23 de 98 6. Reconocer la asignación familiar y disponer su término según corresponda. 7. Reconocer la percepción de asignación por pérdida de caja y movilización. 8. Reconocer la percepción de asignación profesional. 9. Reconocer bonos y asignaciones específicas fijadas por ley, como bono de escolaridad, aguinaldos y otros que señale la ley. 10. Autorizar capacitaciones y/o charlas internas dictadas por funcionarios del Servicio 11. Autorizar la realización de prácticas profesionales a alumnos de instituciones de educación superior y/o técnico profesional 12. Dictar las resoluciones que otorguen el beneficio de sala cuna y/o jardín infantil, de acuerdo al presupuesto asignado. 13. Autorizar pagos por conceptos de gratificación antártica de funcionarios y personal a honorarios 14. Autorizar pagos de impuestos por concepto de contribuciones de bienes fiscales. 15. Autorizar pagos por concepto de seguros contratados por inmuebles para funcionamiento oficina, departamentos fiscales, bodegas y bases que INACH posee en el Territorio Antártico Chileno. 16. Autorizar pagos de consumo básicos por instalaciones en la Antártica y atención hospitalaria en Base Presidente Eduardo Frei Montalva. 17. Autorizar trámites necesarios para dar cumplimiento a la obligación de rendir cauciones de fidelidad funcionaria y obtener pólizas correspondientes, como asimismo al término de ellas. 18. Ordenar aquellos descuentos por tiempo no trabajado de los funcionarios 19. Autorizar para firmar resoluciones que otorguen licencias médicas 20. Autorizar reembolsos por concepto de exámenes médicos a funcionarios y personal externo logístico que participe en la Expedición Científica Anual 21. Autorizar para firmar formularios de Declaración Individual de Accidentes del Trabajo Unidad de Planificación y SIAC Página 24 de 98 PERSONAL DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL PERSONAL UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS OFICINA DE PARTES DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE SECCIÓN PERSONAL Nº DE FUNCIONARIOS 02 RESPONSABILIDAD DIRECTA SOBRE Información confidencial de funcionarios Documentación confidencial de funcionarios FUNCIONES GENERALES: 1. Dar cumplimiento a los derechos y obligaciones de los funcionarios, según las leyes vigentes. 2. Responsable de implementar Políticas de Recursos Humanos, de acuerdo a los lineamientos y objetivos de la Institución y a nivel Gubernamental. 3. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. Unidad de Planificación y SIAC Página 25 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Organizar, desarrollar, controlar y coordinar el proceso Calificatorio de acuerdo a la normativa vigente. 2. Realizar diversos informes de RR.HH para procesos internos y Organismos Nacionales como ser Contraloría General, Dirección de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Servicio Nacional del Servicio Civil. 3. Coordinar y tramitar la entrega de documentación de los funcionarios de INACH con Servicio de Bienestar y otros organismos. 4. Coordinación entre Caja Los Andes y funcionarios de INACH. 5. Mantener organizado y actualizado los archivos personales de los funcionarios en materias atinentes a requerimientos legales y el correcto funcionamiento del Servicio. 6. Mantención de planilla Excel con datos personales de funcionarios de planta, contrata y personal a honorarios, con los permisos, feriados, licencias médicas, horas extras, permisos compensatorios y sus préstamos cuando corresponda. 7. Recepción de licencias médicas y envío a la entidad de salud correspondiente. 8. Integrar equipo preventivo Coordinador entre INACH y CONACE, según REX. 534, de 2008, de INACH. 9. Subrogar al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, cuando corresponda. FUNCIONES DE APOYO REALIZADAS DE MANERA OCASIONAL 1. Elaboración de resoluciones, decretos y registros de éstos, cuando corresponde 2. Participar directamente en los procesos de reclutamiento y selección de personal. 3. Enviar respuesta de materias de RR.HH. 4. Encargado de confeccionar solicitudes de compra cuando corresponde. 5. Formar parte del equipo de trabajo, cuando corresponda, del Comité de Capacitación. 6. Formar parte del equipo de trabajo, cuando corresponda, del Comité de Higiene y Seguridad y Mejoramiento de los Ambientes de trabajo. Unidad de Planificación y SIAC Página 26 de 98 DENOMINACIÓN DEL CARGO SECRETARIA ADMINISTRATIVA RESPONSABILIDAD DIRECTA SOBRE Documentación confidencial de funcionarios Manejo de Fondos Caja Chica FUNCIONES GENERALES: 1. Dar cumplimiento a los derechos y obligaciones de los funcionarios, según las leyes vigentes. 2. Elaboración de resoluciones, decretos y registros de éstos. 3. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Apoyar cuando corresponde a la Jefe de Sección Personal 2. Mantener al día las hojas de vida de los funcionarios del Servicio en forma manual y computacional. 3. Responsable de los Fondos Caja Chica de la Unidad de RR.HH. 4. Subrogar al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, cuando corresponda. FUNCIONES DE APOYO REALIZADAS DE MANERA OCASIONAL 1. Encargado de confeccionar solicitudes de compra cuando corresponda. 2. Participar directamente en los procesos de reclutamiento y selección de personal, cuando corresponda. 3. Formar parte del equipo de trabajo del Comité de Capacitación, cuando corresponda. 4. Formar parte del equipo de trabajo, cuando corresponda, del Comité Paritario de Higiene y Seguridad y Mejoramiento de los Ambientes de Trabajo. Unidad de Planificación y SIAC Página 27 de 98 OFICINA DE PARTES DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL PERSONAL UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS OFICINA DE PARTES DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE SECCIÓN OFICINA DE PARTES-SIAC Nº FUNCIONARIOS 01 RESPONSABILIDAD DIRECTA SOBRE Documentación en general y Archivos, Fotocopiadora-Anilladora-GuillotinaScanner Personal FUNCIONES GENERALES: 1. Atender los requerimientos de la Dirección, Subdirección y Jefe Unidad Recursos Humanos. 2. Enlace entre los funcionarios y la Subdirección para la entrega de documentos para la firma. 3. Cumplir labores de Oficina de Partes y Secretaría. 4. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 5. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. 6. Mantener organizado y actualizado los archivos de la Oficina a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Encargado de la Responsabilidad de toda la custodia de los archivos de documentos. Unidad de Planificación y SIAC Página 28 de 98 DENOMINACIÓN DEL CARGO AUXILIAR RESPONSABILIDAD DIRECTA SOBRE Fotocopiadora-Anilladora-GuillotinaScanner Personal-Central Telefónica FUNCIONES GENERALES: 1. Atender los requerimientos de la Dirección, Subdirección y Jefe Unidad Recursos Humanos. 2. Ser el enlace entre los funcionarios y la Subdirección para la entrega de documentos para la firma. 3. Realizar labores de conductor de vehículos para la Dirección, Subdirección y bodega en apoyo a eventos especiales organizados por INACH, dentro de la ciudad de Punta Arenas y de la Región. 4. Mantención vehículo institucional. 5. Cumplir labores de Oficina de Partes. 6. Cumplir labores de Central Telefónica. 7. Cumplir labores en la Oficina de Información, Reclamos y Sugerencias. 8. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 9. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Desarrollar labores de estafeta cuando corresponda, para reparto de correspondencia. 2. Mantención del edificio referente a elementos de los servicios higiénicos, luminaria, dispensadores de agua y jardines. 3. Atención de público presencial y telefónico. 4. Realizar labores como estafeta para reparto de correspondencia en general. 5. Mantención de limpieza y aseo en dependencias de lNACH. Unidad de Planificación y SIAC Página 29 de 98 DEPARTAMENTO PRESUPUESTO Y COSTOS DIRECCION NACIONAL SUBDIRECCION NACIONAL DEPTO. PRESUPUESTO Y COSTOS DEPTO. SOPORTE A LA CIENCIA DEPTO. COMUNICACIONE S Y EDUCACION DEPTO. CIENTÍFICO DEPTO. CONCURSOS Y MEDIO AMBIENTE DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE DEPARTAMENTO PRESUPUESTO Y CENTRO DE COSTO Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES 12 RESPONSABILIDAD DIRECTA SOBRE Contabilidad-Presupuesto- C. Costos Informática y Telecomunicaciones Remuneraciones Adquisiciones FUNCIONES GENERALES: 1. Mantener informado a la Dirección sobre las materias del Departamento. 2. Programar las actividades del Departamento y personal bajo dependencia directa, controlando permanentemente el cumplimiento de los objetivos y actividades propuestas, tomando oportunamente las medidas correctivas necesarias e informando debidamente a su superior jerárquico sobre la materia. 3. Ejercer una adecuada delegación de autoridad, respecto de aquellas funciones o atribuciones que se requieran para optimizar el funcionamiento del Departamento en su conjunto y de cada una de las Secciones que lo conforman. 4. Calificar al personal bajo su dependencia directa de acuerdo al Estatuto Administrativo, sus modificaciones y normas complementarias. Unidad de Planificación y SIAC Página 30 de 98 5. Velar por el cumplimiento de los estatutos, normas, reglamentos internos y procedimientos administrativos de aplicación general en el Instituto, en el ámbito financiero contable. 6. Controlar la oportuna emisión de todos los informes periódicos que deba preparar su Departamento. 7. Formular el programa anual de actividades, financieras, contables, presupuestarias, de adquisiciones e informáticas, necesarias para el buen funcionamiento del Instituto. 8. Ejecutar y controlar las actividades financieras del Instituto. 9. Proponer las políticas en las áreas financieras y de soporte del Instituto. 10. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 11. Cumplir y hacer cumplir los compromisos gubernamentales atingentes a la gestión del Estado. 12. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. 13. Formular plan de capacitación anual del Departamento. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Participar activamente en el desarrollo de la Planificación Estratégica del Servicio. 2. Coordinar con la Asesora Jurídica y la Auditora Interno, el estudio de la aplicación de disposiciones legales referentes a materias contables. 3. Administrar el fondo fijo. 4. Distribuir y asignar los bienes en las unidades del Servicio. 5. Autorizar órdenes de compra y/o reparaciones por un monto máximo de 15 U.T.M. 6. Definir normas, procedimientos y medidas de control de las actividades administrativas, financieras. 7. Administrar el presupuesto del Departamento. 8. Solicitar a la Subdirección las horas extras requeridas para dar cumplimiento con las tareas especiales del Departamento. 9. Autorizar las solicitudes de feriados legales, permisos administrativos y o compensatorios correspondientes al personal del Departamento. 10. Coordinar directamente con el Depto. Soporte a la Ciencia el apoyo de las tareas y/o actividades que al Departamento le corresponde ejecutar para el desarrollo de la Expedición Científica Antártica, ECA. OTRAS FUNCIONES 1. Encargado del Área de Finanzas, Gobierno Electrónico y Compras Públicas del PMG. 2. Encargado del cumplimiento de Metas de Gestión Institucional. 3. Integrante del Comité Paritario de Higiene y Seguridad cuando así lo disponga la Dirección o sea elegido por los funcionarios. Unidad de Planificación y SIAC Página 31 de 98 SECCIÓN CONTABILIDAD – CENTRO DE COSTOS DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. PRESUPUESTO Y COSTOS CONTABILIDAD REMUNERACIONES ADQUISICIONES DENOMINACIÓN DEL CARGO ENCARGADO DE CONTABILIDAD FUNCIONES GENERAL EN CONTABILIDAD 1. Aplicar el subsistema contable en el Sistema de Gestión para la Información Financiera del Estado, de acuerdo a las normas e instrucciones entregadas por DIPRES y la Contraloría General de la República. 2. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el área específica y sus competencias. Unidad de Planificación y SIAC Página 32 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS CONTABLES 1. Devengar los compromisos contables de acuerdo a la normativa vigente 2. Procesar en el sistema computacional SIGFE, los documentos contables de ingreso, egreso, traspaso, de acuerdo al hecho económico que se trate. 3. Llevar el control del banco y conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes resto, remuneraciones y dólares. 4. Procesar Balance de Comprobación y Saldos 5. Colaborar en la elaboración de informes; de Caja, de Presupuesto y otros vinculados a la Sección. 6. Analizar las cuentas contables y presupuestarias mensualmente y/o de acuerdo a los requerimientos del Jefe de Dpto. Presupuesto y Costos. 7. Cumplir con la entrega de la información de acuerdo a los requerimientos de Gobierno Transparente. 8. Revisar y confirmar, previa contabilización, la información ingresada por remuneraciones al Sistema Sigfe. 9. Ejecutar, controlar, analizar, informar y cumplir todas las tareas necesarias para el correcto desarrollo de los “Centro de Costos”. 10. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. 11. Liderar la confección de informes periódicos de la Sección. 12. Control de los costos de los proyectos científicos, en coordinación con el Dpto. de Proyectos. 13. Mantener actualizada e ingresada al SIGFE la información contable relativa a transferencias en cumplimiento a la Ley 19.862. 14. Colaborar y asesorar al equipo de trabajo que elabora el Proyecto de Presupuesto Anual que debe ser enviado al Ministerio de Relaciones Exteriores. Unidad de Planificación y SIAC Página 33 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS CENTROS DE COSTOS 1. Llevar el control de los costos relacionados con las compras realizadas por los responsables de cada “Centro de Costos”. 2. Liderar la configuración del Sistema de Centros de Costos anual. 3. Informar periódicamente a los encargados de los Centros de Costos y Subdirección de la ejecución del presupuesto asignado a su unidad de responsabilidad. 4. Mantener actualizada la base de datos de los Centros de Costos. Asesorar y apoyar al equipo presupuestario del INACH. 5. Revisar las rendiciones de los proyectos de investigación en coordinación con la encargada de presupuesto. 6. Emitir el informe económico de los proyectos de investigación. 7. Ingresar al portal www.registros19862.cl la información referente a las transferencias a instituciones públicas que efectúa el INACH en apoyo a proyectos de investigación. 8. Emitir informes trimestrales (marzo; junio; septiembre; diciembre), a la Dirección del INACH, referentes a la ejecución presupuestaria a nivel de Centros de Costos, departamentos e institucional. 9. Generar informes de costos de acuerdo a solicitud de las jefaturas superiores. OTRAS FUNCIONES: 1. Apoyar a las Unidades de: Presupuesto, Tesorería y Remuneraciones en las materias requeridas, a solicitud del Jefe de Depto., para el adecuado funcionamiento del sistema. 2. Formar parte del equipo de trabajo del Programa de Mejoramiento de la Gestión, Sistema Financiero - Contable. 3. Apoyar a las áreas de Presupuesto, Tesorería y Remuneraciones cuando sea necesario para el buen funcionamiento del sistema. Unidad de Planificación y SIAC Página 34 de 98 DENOMINACIÓN DEL CARGO ENCARGADO/A PRESUPUESTO FUNCIONES GENERALES: 1. Liderar el equipo de trabajo que elabora el Proyecto de Presupuesto Anual y preparar la información financiera consolidada para los documentos que constituyen la solicitud presupuestaria del INACH para el período presupuestario siguiente y que deben ser enviados, oportunamente, al Ministerio de Relaciones Exteriores. 2. Dar cumplimiento a los requerimientos del Programa de Mejoramiento de la Gestión, Sistema Financiero-Contable. 3. Proponer al Jefe de Dpto. Presupuesto y Costos, las modificaciones presupuestarias debidamente fundamentadas, por razones de servicio. 4. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Recepcionar, visar y firmar todos los documentos que generen gastos y velar por la correcta imputación de éstos. 2. Controlar la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos, elaborando los informes correspondientes, de acuerdo a las instrucciones emanadas desde la DIPRES. 3. Elaborar informe mensual con e l desglose sobre estado de avance de egresos y actividades contempladas en la ejecución de programas institucionales incluidos en el Subtítulo 24 de Transferencias Corrientes 4. Elaborar el programa mensual y anual de caja. 5. Revisar el Balance de Comprobación y Saldos, previo al cierre mensual. 6. Mantener actualizadas, analizadas las glosas presupuestarias 7. Operar el Sistema SIGFE, de acuerdo a sus disposiciones, en la etapa del compromiso presupuestario y apoyar la contabilidad y la tesorería del Servicio cuando así lo requiera. 8. Revisar y actualizar anualmente, la Configuración de SIGFE, de acuerdo a las necesidades del Servicio y a las instrucciones impartidas por DIPRES. 9. Controlar la ejecución presupuestaria de las Transferencias Corrientes y programas específicos. 10. Atención y asesoría permanente de usuarios internos y externos. 11. Elaborar Informes de ejecución presupuesta mensuales, trimestrales y anuales. OTRAS FUNCIONES: 1. Apoyar a la Sección de Remuneraciones, Tesorería y Contabilidad y Costos en las materias requeridas a solicitud del Jefe Depto., para el adecuado funcionamiento del sistema. Unidad de Planificación y SIAC Página 35 de 98 DENOMINACIÓN DEL CARGO ENCARGADO/A DE TESORERÍA FUNCIÓN GENERAL: 1. Ser responsable de las tareas administrativas y de tesorería de la Sección de Finanzas y Contabilidad 2. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Elaborar cheques de pago a proveedores cuando se requiera. 2. Elaborar los comprobantes de pago en el módulo Tesorería del sistema SIGFE. 3. Informar a proveedores respecto los depósitos o pagos realizados o en proceso, en respuesta a información solicitada por los clientes externos. 4. Mantener actualizado el listado de cheques girados (panilla Excel) con control de cheques pagados y velar por la custodia de los talonarios de cheques y otros valores entregados en resguardo. 5. Mantener actualizado el Registro de Proveedores (nombres, dirección, cuentas corrientes, etc. en el módulo de SIGFE) 6. Atender a los proveedores que retiran cheques. 7. Elaborar las cartas de envío de valores. 8. Digitalizar información pertinente a Depósitos, pagos y otros documentos solicitados por el área. 9. Mantener el archivo del área de finanzas en lo concerniente a comprobantes contables (ingresos, egresos y traspasos), documentación de respaldo y archivadores de cheques nulos y cheques girados y pagados. 10. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. Unidad de Planificación y SIAC Página 36 de 98 SECCIÓN REMUNERACIONES DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. PRESUPUESTO Y COSTOS CONTABILIDAD REMUNERACIONES ADQUISICIONES DENOMINACIÓN CARGO ENCARGADO SECCIÓN REMUNERACIONES FUNCIONES GENERALES: 1. Aplicar el sistema de remuneraciones mediante sistema habilitado por el Servicio. Calcular las remuneraciones mensuales de los funcionarios del Servicio aplicando correctamente el sistema habilitado por el servicio. 2. Velar por el correcto cálculo de las remuneraciones, como así también los descuentos aplicados (Impuestos, cotizaciones previsionales y otros). 3. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la sección. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el área específica y sus competencias. Unidad de Planificación y SIAC Página 37 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Calcular el pago de remuneraciones al personal y envío, mediante envío electrónico o listado de cheque, para pago a la institución habilitada para dicho efecto. 2. Revisar el cálculo de las remuneraciones mensuales a Honorarios entregado por RR. HH. 3. Revisar el cálculo correspondiente al pago de cometidos funcionarios entregado por RR. HH. 4. Revisar el cálculo de gratificación antártica entregado por RR. HH 5. Calcular de bonos de retiro. 6. Cálculo de otros bonos y/o retroactivos que emanen de leyes específicas y que aludan ser pagados con el subtitulo de gastos en personal. 7. Generar listado de pago de los descuentos efectuados a remuneraciones 8. Cotizaciones previsionales (fondo de pensión, salud, aportes patronales, y cotizaciones provisionales etc.). 9. Impuestos retenidos (único y 2ª categoría 10%) 10. Descuentos aplicados por CCAF, asociaciones de funcionarios, servicio de bienestar y cualquier otro descuento autorizado por el funcionario, retenciones judiciales. 11. Análisis, proyecciones y entrega de información a los organismos contralores (Dipres, Contraloría, INE u otros). 12. Realizar proyecciones de remuneraciones anuales, estimaciones de sueldos, reliquidaciones de sueldos afectadas por leyes especificas. 13. Elaboración de certificado de renta y sus respectivas declaraciones de formularios de ingreso al SII (1879-1887). 14. Mantención de licencias médicas (control en planilla). 15. Llenar la información solicitada en las licencias médicas (salud y/o accidente de trabajo). 16. Solicitar la devolución y pago de las licencias médicas a los organismos de salud que corresponda. 17. Velar por la recuperación efectiva de las licencias médicas autorizadas y proceder al depósito en cuenta corriente del Banco Estado Nº 919-0-9105200-5 de INACH – Remuneraciones, luego informar a finanzas para su reconocimiento como ingreso en el mes que corresponda dicho depósito. 18. Contabilizar oportunamente las remuneraciones mensuales, y/u otras que se requieran, en el sistema SIGFE. 19. Mantener actualizada la planilla Excel, de respaldo, para el cálculo de las remuneraciones. 20. Comprobar, antes del cierre del proceso de remuneraciones mensuales, la validez de los resultados obtenidos, utilizando la planilla Excel de respaldo para el cálculo de remuneraciones. OTRAS FUNCIONES 1. Mantener al día la información de las transferencias de recursos monetarios relacionados con los proyectos de investigación, financiados por INACH, en directa coordinación con el Departamento de Proyectos del INACH. Unidad de Planificación y SIAC Página 38 de 98 2. Apoyar y/o reemplazar en sus funciones a la encargada de presupuesto, a solicitud del Jefe de Departamento. Unidad de Planificación y SIAC Página 39 de 98 SECCIÓN ADQUISICIONES DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. PRESUPUESTO Y COSTOS CONTABILIDAD REMUNERACIONES ADQUISICIONES DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE SECCIÓN ADQUISICIONES Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES 01 FUNCIONES GENERALES: 1. Aplicar el sistema de compras Públicas, sobre la base de la Ley de Chilecompra, su reglamento y modificaciones. 2. Realizar la adquisición de bienes y servicios necesarios para dar cumplimiento a los objetivos estratégicos del Instituto Antártico Chileno. 3. Asesorar al Jefe del Departamento en materias de abastecimiento. 4. Asesorar a los usuarios internos involucrados en los procesos de compra 5. Analizar y mejorar procesos para el cumplimiento de la gestión de abastecimiento 6. Conocer la planificación de compras y gestión de contratos 7. Realizar informe de desempeño de los funcionarios de la sección adquisiciones 8. Proveer de información necesaria para la toma de decisiones 9. Administrar las tareas de la sección adquisiciones Unidad de Planificación y SIAC Página 40 de 98 10. Atención a proveedores externos en materia de abastecimiento. 11. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la sección. 12. Cumplir y hacer cumplir los compromisos gubernamentales atinentes a la gestión del Estado. 13. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio 14. Evaluar al personal bajo su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Supervisar el registro de adquisiciones, licitaciones, realizadas a través de chilecompra, que se lleve al día en formato Excel. 2. Revisar que las licitaciones tengan toda la documentación pertinente. 3. Llevar registro en carpetas de los contratos del Servicios con su respectiva documentación. 4. Bajar del Sistema de Chile-Compras los documentos tributarios electrónicos y tramitar el documento cuando sea procedente 5. Aplicar eficiencia en compras rutinarias 6. Evaluar a los proveedores de acuerdo a cada orden de compra generada en el sistema de chile-compra 7. Llevar registro de los contratos de suministros de compras y servicios que se dispone en planilla Excel. 8. Administrar fondo fijo 9. Verificar el cumplimiento del Procedimiento de Resguardo de Garantías 10. Verificar el cumplimiento del procedimiento de Reclamos. 11. Confeccionar bases administrativas de licitaciones públicas cuando corresponda. 12. Comprar pasajes nacionales e internacionales. 13. Apoyar en las compras y servicios cuando se requiera a través del Sistema de Chilecompra. 14. Revisar los indicadores de Gestión de Abastecimiento mensualmente, desde la plataforma de probidad activa. 15. Entregar información para la publicación de Gobierno Transparente de aquellas adquisiciones que el servicio genera por fuera de Chilecompra. OTRAS FUNCIONES 1. Entregar Fondo Fijo al Jefe Depto. o quién lo subrogue en su ausencia Unidad de Planificación y SIAC Página 41 de 98 DENOMINACIÓN DEL CARGO Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES ADMINISTRATIVO SECCIÓN ADQUISICIONES 01 FUNCIONES GENERALES: 1. Aplicar el sistema de compras Públicas, sobre la base de la Ley de Chilecompras, su reglamento y modificaciones. 2. Realizar la adquisición de bienes y servicios necesarios para dar cumplimiento a los objetivos estratégicos del Instituto Antártico Chileno. 3. Asesorar a los usuarios internos y externos involucrados en los procesos de compra. 4. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la sección. 5. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Aplicar eficiencia en compras y servicios rutinarios, apertura, actas y adjudicación de licitaciones si procede en el sistema de Mercado Público. 2. Compra de pasajes aéreos 3. Llevar registro de las órdenes de compra generadas por cada tipo de proceso, disponible en planilla Excel. 4. Atención a proveedores externos en materia de abastecimiento 5. Confección de Resoluciones exentas, de acuerdo a las exigencias del portal Chilecompra 6. Confeccionar bases administrativas de licitaciones públicas si corresponde 7. Encargado del Pañol de materiales y entrega a los usuarios internos FUNIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL 1. Subrogar a la Jefa de la Sección Adquisiciones en su ausencia. Unidad de Planificación y SIAC Página 42 de 98 DEPARTAMENTO SOPORTE A LA CIENCIA DEPARTAMENTO SOPORTE A LA CIENCIA OPERACIONES TERRESTRES PANIFICACIÓN ECA DENOMINACIÓN DEL CARGO Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES OPERACIONES MARÍTIMAS JEFE DEPARTAMENTO SOPORTE A LA CIENCIA 08 FUNCIONES GENERALES: 1. Planificar, controlar y evaluar los planes, programas y actividades del Departamento bajo su cargo. 2. Coordinar el apoyo que el Departamento brinda a los proyectos científicos durante la ECA. 3. Mantener a la Dirección informada de las materias relacionadas con el Departamento. 4. Gestionar la preparación de informes técnicos relativos a los diferentes indicadores del Departamento. 5. Asesorar e informar a la Dirección del INACH en las materias vinculadas a los Proyectos en Desarrollo del Departamento. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales asignados al Departamento. 7. Cumplir y hacer cumplir los compromisos gubernamentales atinentes a la gestión del Estado. 8. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la Dirección que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. 9. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Departamento Soporte a la Ciencia. 10. Evaluar al personal bajo su cargo. 11. Coordinar la Expedición Científica antártica, ECA en conjunto con demás departamentos y/o unidades del servicio. 12. Subrogar en quinta instancia a la Subdirección y Dirección Nacional de INACH, según corresponda, en caso de ausencia o impedimento para desempeñar sus funciones. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Planificar, coordinar, controlar y evaluar la ejecución de la Expedición Científica Antártica, ECA, del INACH. 2. Administrar las instalaciones logísticas y científicas del Instituto en la Antártica. Unidad de Planificación y SIAC Página 43 de 98 3. Formular el programa anual de actividades de infraestructura necesaria en la Antártica. 4. Preparar y/o revisar los documentos técnicos relativos a las actividades desempeñadas por el Departamento. 5. Supervisar el proceso de revisión y actualización de las Bases, Formularios y Convenios para (i) los llamados a concurso INACH y aquellos que el Instituto desarrolla junto a otras instituciones y (ii) la Administración de los proyectos en ejecución. 6. Gestionar las solicitudes de apoyo a Programas Antárticos Nacionales de otros países. 7. Gestionar las solicitudes de apoyo a los otros Operadores Antárticos Nacionales, en materias relacionadas al apoyo de los proyectos de investigación del PROCIEN. 8. Representar al Departamento en reuniones del INACH. 9. Evaluar a los funcionarios bajo su dependencia. 10. Ejercer un control jerárquico permanente de la actuación del personal de su dependencia directa, tanto 11. en relación a la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los fines establecidos, como a la legalidad y oportunidad de las actuaciones. 12. Velar permanentemente por el cumplimiento de los planes y la aplicación de las normas dentro del ámbito de sus atribuciones, sin perjuicio de las obligaciones propias del personal de su dependencia. 13. Impartir instrucciones al personal de su dependencia. 14. Emitir y suscribir informes; minutas; oficios; memorando y otros documentos que versen sobre materias de su competencia. 15. Llevar a cabo los trámites de anotaciones de mérito y de demerito; informes de desempeño y precalificación respecto del personal de su dependencia directa. 16. Supervisar el presupuesto asignado al Departamento. 17. 18. Representar al Departamento en comités o reuniones científicas y/o técnicas nacionales e internacionales. Velar por el cumplimiento de las Metas de Gestión Institucional. 19. Atender consultas del SIAC, en materias referentes al Departamento. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL: 1. Apoyo logístico en la Antártica cuando sea necesario, campamento, refugios, bases, buques, etc. 2. Liderar y participar en proyectos técnicos de la Institución. 3. Generar información técnica y de divulgación. 4. Asistir a reuniones internacionales, cuando la Dirección lo estime necesario. 5. Conformar el Comité de Selección del Personal. 6. Integrar la Junta Calificadora. Unidad de Planificación y SIAC Página 44 de 98 DEPARTAMENTO SOPORTE A LA CIENCIA DEPARTAMENTO SOPORTE A LA CIENCIA OPERACIONES TERRESTRES PANIFICACIÓN ECA OPERACIONES MARÍTIMAS DENOMINACIÓN DEL CARGO ENCARGADO ÁREA PLANIFICACIÓN ECA Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES 01 FUNCIONES GENERALES: 1. Planificación ECA 2. Coordinación con Operadores Antárticos Nacionales y Extranjeros. 3. Subrogar en segunda instancia al Jefe del Departamento. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Departamento Soporte a l Ciencia. 5. Evaluar al personal bajo su cargo. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Analizar los requerimientos de movimientos de las actividades antárticas científicas, logísticas, de comunicación, artísticas, visitas VIP y de otros programas internacionales. 2. Planificación de todas las operaciones ECA, tanto de carga como de pasajeros considerando todos los medios marítimos aéreos y terrestres que estén disponibles. 3. Difundir internamente la planificación ECA para coordinar el desarrollo de las actividades de otras áreas del Servicio. 4. Contacto con los investigadores para coordinar el apoyo logístico a recibir en la ECA. 5. Coordinar el apoyo a las actividades de INACH con otros Operadores Antárticos Nacionales, a través de reuniones de con la IV Brigada Aérea, Tercera zona Naval y el Departamento Antártico de Ejército. Unidad de Planificación y SIAC Página 45 de 98 6. Coordinar movimiento con Programas Nacionales de otros países, con el objeto de optimizar la logística antártica (Brasil, Uruguay, Polonia, Ecuador, Perú, Corea, China, Rusia, España, Bulgaria, Checoslovaquia, Alemania-DLR, Portugal, USA-NOAA, Malasia, Venezuela, Colombia, etc.). 7. Coordinadora de los movimientos de pasajeros en la ciudad de Punta Arenas. 8. Elaboración de informes estadísticos de las operaciones ECA. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL: 1. Participar en las reuniones del Comité Nacional de Nombres Geográficos Antárticos, cuando la Dirección lo estime. 2. Coordinar la participación de Chile en la Reunión de Administradores de Programas Antárticos Latinoamericanos (RAPAL). 3. Asistir a reuniones internacionales, cuando la Dirección lo estime necesario. 4. Apoyar al área de Operaciones Marítimas cuando sea necesario. 5. Apoyar al área de Operaciones Terrestres cuando sea necesario. Unidad de Planificación y SIAC Página 46 de 98 PROFESIONAL APOYO PLANIFICACION ECA DENOMINACIÓN DEL CARGO FUNCIONES GENERALES: 1. Apoyar en la planificación ECA 2. Encargado de movimiento de carga. 3. Encargado de campamentos y montaña. 4. Subrogar a la encargada de Planificación ECA, en caso de ausencia. 5. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Departamento Soporte a la Ciencia. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Cooperar con la planificación de todas las operaciones ECA. 2. Analizar los requerimientos (FORE-LO) de movimientos de Carga y de Equipamiento Logístico de las actividades científicas. 3. Coordinar todos los movimientos de carga en la ciudad de Punta Arenas y IRJ. 4. Mantener e implementar los campamentos antárticos. 5. Contacto con los investigadores para coordinar el movimiento de carga en la ECA. 6. Cooperar con Elaboración de informes estadísticos de movimiento de carga de la ECA. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL: 1. Apoyo logístico en la Antártica cuando sea necesario, campamentos, refugios, bases, etc. 2. Coordinar el movimiento de carga y organizar su distribución en Escudero. 3. Apoyar al área de Operaciones Marítimas cuando sea necesario. Unidad de Planificación y SIAC Página 47 de 98 DEPARTAMENTO SOPORTE A LA CIENCIA PLANIFICACION ECA OPERACIONES TERRESTRES DENOMINACIÓN DEL CARGO Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES ENCARGADO TERRESTRES 02 OPERACIONES MARÍTIMAS ÁREA OPERACIONES FUNCIONES GENERALES: 1. Encargado de la infraestructura de la Institución, tanto de PUQ como en la Antártica. 2. Encargado del mantenimiento y buen funcionamiento de equipos logísticos terrestres (vehículos, motos, motores generadores, botes zodiac y otros similares). 3. Cooperar en el desarrollo de estudios y proyectos de Ingeniería para la Antártica y Punta Arenas. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Departamento Soporte a la Ciencia. 5. Encargado de planificación logística del área de la ECA, junto a las otras áreas. 6. Evaluar al personal bajo su cargo. 7. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 8. Encargarse del buen estado y funcionamiento de la infraestructura que posee el Instituto, tanto en la ciudad de Punta Arenas como en la Antártica (bases), para su adecuado uso. 9. Determinar, planificar y presupuestar, todas las mantenciones, reparaciones menores y mayores de toda la infraestructura del Instituto. Las cuáles serán revisadas y aprobadas en primera instancia por el jefe del departamento, para su derivación a la Dirección. 10. Determinar todos los aspectos técnicos de los convenios existentes para su área y departamento. Determinar si es necesario agregar o quitar algún convenio. 11. Encargarse de la evaluación de los equipos logísticos terrestres, determinar si necesitan ser trasladados a PUQ para reparaciones y/o mantenciones, controlar que estas mantenciones y/o reparaciones se lleven a cabo de buena manera y los equipos estén 100% operativos y funciónales todo el año. 12. Coordinar con área de Planificación ECA él envió de equipos hacia y desde PUQ y IRJ. Unidad de Planificación y SIAC Página 48 de 98 13. Desarrollar proyecto en construcciones antárticas y otros requeridos por el INACH. 14. Mantener actualizado el inventario institucional. 15. Realizar informes de programación actividades logísticas realizadas por su área. 16. Realizar negociaciones con proveedores y lograr las mejores opciones para la Institución. 17. Coordinar convenios, licitaciones y con proveedores de bienes y servicios. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL: 16. Apoyar al área de Operaciones Marítimas cuando se necesario. 17. Apoyar al área de Planificación ECA en la logística cuando sea necesario. 18. Apoyo logístico en la Antártica cuando sea necesario, campamento, refugios, bases, etc. DENOMINACIÓN DEL CARGO PROFESIONAL TERRESTRES 1 APOYO OPERACIONES FUNCIONES GENERALES: 1. Apoyar directamente al encargado de Área Operaciones Terrestres 2. Encargado de solicitudes de compra. 3. Subrogar al encargado de Operaciones terrestres, en su ausencia. 4. Encargado de inventario del área Operaciones terrestres. 5. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Departamento Soporte a la Ciencia. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 7. Realizar solicitudes de compra y licitaciones del área Operaciones terrestres. 8. Cooperar y apoyar al encargado del área en todas las tareas encomendadas. 9. Controlar y mantener inventario de todos los equipos y artículos que maneja el área Operaciones terrestres. 10. Informar con antelación sobre las necesidades de reposición de elementos consumibles de equipos e infraestructura de la Institución. 11. Apoyar directamente al encargado de área en todo lo referente a proyectos de la Institución. 12. Realizar informes de inventarios del área. 13. Mantener y recomendar elementos nuevos a implementar para campamentos y montaña de la institución. 14. Apoyar coordinación de convenios, licitaciones y con proveedores de bienes y servicios. Unidad de Planificación y SIAC Página 49 de 98 15. Presentar a encargado de Operaciones Terrestres solicitudes de adquisición de bienes o servicios por escrito, justificando la solicitud. Presentar alternativas de compras y proveedores. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL: 16. Apoyar al área de Operaciones Marítimas cuando sea necesario. 17. Apoyar al área de Planificación ECA en la logística cuando sea necesario. 18. Realizar solicitudes de compra y licitaciones para las otras áreas del departamento. 19. Apoyo logístico en la Antártica cuando sea necesario, campamento, refugios, base, etc. DENOMINACIÓN DEL CARGO PROFESIONAL TERRESTRES 2 APOYO OPERACIONES FUNCIONES GENERALES: 1. Apoyar directamente al encargado de Área Operaciones Terrestres 2. Apoyar directamente al desarrollo y mantención de inventarios 3. Apoyar directamente en todas las necesidades de su área. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Departamento Soporte a la Ciencia. 5. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Realizar movimientos y recolección de materiales dentro y fuera del Instituto. 2. Cooperar y apoyar al encargado del área en todas las tareas encomendadas. 3. Cooperar directamente con el inventario de todos los equipos y artículos que maneja el área Operaciones terrestres. 4. Informar con antelación sobre las necesidades de reposición de elementos consumibles de equipos e infraestructura de la Institución. 5. Apoyar directamente al encargado de área en todo lo referente a proyectos de la Institución. 6. Realizar mantenciones en infraestructura del Instituto de acuerdo con lo dispuesto por el encargado del área y las necesidades de la Institución. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL: 1. Apoyar al área de Operaciones Marítimas cuando sea necesario. 2. Apoyar al área de Planificación ECA en la logística cuando sea necesario. 3. Apoyo logístico en la Antártica cuando sea necesario, campamento, refugios, base, etc. Unidad de Planificación y SIAC Página 50 de 98 DEPARTAMENTO SOPORTE A LA CIENCIA OPERACIONES TERRESTRES PLANIFICACIÓN ECA DENOMINACIÓN DEL CARGO ENCARGADO MARITIMAS Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES 03 OPERACIONES MARÍTIMAS ÁREA OPERACIONES FUNCIONES GENERALES: 1. Negociación con proveedores 2. Apoyo a coordinación ECA junto a otras áreas 3. Administración de bodegas institucionales 4. Apoyo a coordinación de logística Institucional ECA 5. Apoyo terreno ECA 6. Subrogancia de Jefatura de departamento, en su ausencia. 7. Evaluación de funcionarios a cargo. 8. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura directa y Dirección que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del departamento de Soporte a la Ciencia. 9. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. 2. Operaciones Marítimas: a. Coordinar convenios, licitaciones y con proveedores de bienes y servicios. b. Coordinar actividades de la nave, su logística e investigadores a bordo durante el desarrollo de las ECA c. Controlar la periodicidad y cumplimiento de las mantenciones y observaciones de la AAMM y mantenciones apropiadas reguladas por los fabricantes de equipos, partes y piezas de la nave. d. Mantener excelentes relaciones con la AAMM Operaciones Bodega: a. Coordinar convenios, licitaciones y con proveedores de bienes y servicios. b. Control entrada y salida de mercadería bajo registro escrito c. Manejos de inventarios periódicos por sección d. Control en uso de máquinas y mantenciones. Unidad de Planificación y SIAC Página 51 de 98 3. 4. e. Control en uso de vehículos, estado, mantenciones y documentación. Operaciones Logística: a. Coordinar convenios, licitaciones y con proveedores de bienes y servicios. b. Apoyo a coordinación entre departamento de soporte a la ciencia y concursos para logística de ECA investigadores. Programación de fechas de recepción, destinos y despachos, a través de manifiestos de carga, junto a área de Planificación ECA. c. Coordinación de logística Inach. d. Cumplimiento con fechas programadas y claridad en la información recibida y entregada. e. Coordinación de requerimientos logísticos de proyectos en terreno Operaciones en Terreno: a. Coordinar convenios, licitaciones y con proveedores de bienes y servicios. b. Coordinación de personal en apoyo a ECA terreno (marítimo, bases y campamentos). c. Apoyo con departamentos para coordinar actividades. d. Apoyo a área Planificación ECA con Armada, revisión de convenios. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL 1. 2. 3. Apoyo a Planificación ECA Apoyo a Operaciones Terrestres Apoyo logístico en la Antártica cuando sea necesario, campamento, refugios, bases, etc. DENOMINACIÓN DEL CARGO APOYO AREA OPERACIONES MARITIMAS BODEGA - 1 FUNCIONES GENERALES: 1. Informarse y participar en convenios, licitaciones y con proveedores de bienes y servicios. 2. Control entrada y salida de mercadería bajo registro escrito 3. Manejos de inventarios periódicos por sección 4. Autocontrol en uso de máquinas y mantenciones. 5. Autocontrol en uso de vehículos, estado, mantenciones y documentación. 6. Orden en bodega. 7. Subrogar al encargado de Operaciones Marítimas. 8. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Departamento Soporte a la Ciencia. 9. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: a. Presentar a encargado de Operaciones Marítimas solicitudes de adquisición de bienes o servicios por escrito, justificando la solicitud. Presentar alternativas de compras y proveedores. Unidad de Planificación y SIAC Página 52 de 98 b. Llevar un registro de la entrada y salida de mercadería en nuestras bodegas en forma separada, describiendo detalladamente el producto, quien entrega/retira, fecha y hora. Este registro inicialmente será escrito y posteriormente bajo software. c. Realizar inventarios periódicos que serán solicitados por el encargado de operaciones Bodega. d. Deberá ser responsable del uso, mantención básica y que se realicen las mantenciones generales de las maquinarias que estén a cargo de bodega, llevando un registro de uso y mantenciones realizadas. e. Deberá ser responsable del uso, mantenciones básicas y que se realicen las mantenciones generales según corresponda, como también llevar la documentación legal al día. f. Deberá ser responsable por velar orden, aseo y seguridad de la bodega y lugares aledaños donde se realicen faenas del trabajo. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL 1. 2. Apoyo en las actividades relacionadas con el trabajo del departamento de Soporte a la ciencia Apoyo logístico en la Antártica cuando sea necesario, campamento, refugios, bases, etc. DENOMINACIÓN DEL CARGO APOYO AREA OPERACIONES MARITIMAS, BODEGA - 2 FUNCIONES GENERALES: 1. Informarse y participar en convenios, licitaciones y con proveedores de bienes y servicios. 2. Asistir a reuniones de coordinación entre departamentos de soporte a la ciencia y concursos para logística de ECA investigadores. Programación de fechas de recepción, destinos y despachos, a través de manifiestos de carga. 3. Participar activamente en la planificación de actividades de logística Inach. 4. Cumplimiento con fechas programadas en las actividades planificadas y claridad en la información recibida y entregada. 5. Participación en la ejecución de desarrollo de los requerimientos logísticos de proyectos en terreno. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: a. Presentar a encargado de Operaciones Logístico solicitudes de adquisición de bienes o servicios por escrito, justificando la solicitud. Presentar alternativas de compras y proveedores. Unidad de Planificación y SIAC Página 53 de 98 b. Participar activamente en logística ECA investigadores, recibiendo, despachando, cotizando, probando y adquiriendo materiales solicitados. c. Asumir funciones específicas en el desarrollo de las actividades planificadas d. Desarrollar su trabajo para el fiel cumplimiento de las metas y tiempos programados. Presentando ideas a aplicar, que signifiquen ahorro de procedimientos y tiempos de ejecución. e. Revisar, controlar a través de check list el cumplimiento de los requerimientos presentados por proyectos. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL 1. Apoyo en las actividades relacionadas con el trabajo del departamento de Soporte a la ciencia 2. Apoyo logístico en la Antártica cuando sea necesario, campamento, refugios, bases, etc. DENOMINACIÓN DEL CARGO APOYO AREA OPERACIONES MARITIMAS BODEGA - 3 FUNCIONES GENERALES: 1. Informarse y participar en convenios, licitaciones y con proveedores de bienes y servicios. 2. Participar activamente en la realización de las tareas y actividades de la nave, su logística e investigadores a bordo durante el desarrollo de las ECA 3. Llevar a cabo las cotizaciones para desarrollar la periodicidad y cumplimiento de las mantenciones y observaciones de la AAMM y mantenciones apropiadas reguladas por los fabricantes de equipos, partes y piezas de la nave. 4. Mantener excelentes relaciones con la AAMM 5. Apoyar al personal a contratar capacitado para el funcionamiento de las operaciones marítimas de la nave. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales a su cargo. FUNCIONES ESPECÍFICAS: a. Presentar a encargado de Operaciones Logístico solicitudes de adquisición de bienes o servicios por escrito, justificando la solicitud. Presentar alternativas de compras y proveedores. Unidad de Planificación y SIAC Página 54 de 98 b. Desarrollar todas las actividades que involucren la logística de funcionamiento de la nave en las ECA c. Velar por el cumplimiento de mantenciones programadas para la nave, proveedores y cotizaciones. d. Mantener un stock de repuestos, aceites, lubricantes etc., de la nave en bodega y despacho a Antártica. FUNCIONES QUE SE REALIZAN EN FORMA OCASIONAL 1. Apoyo en las actividades relacionadas con el trabajo del departamento de Soporte a la ciencia 2. Apoyo logístico en la Antártica cuando sea necesario, campamento, refugios, bases, etc. Unidad de Planificación y SIAC Página 55 de 98 DEPARTAMENTO DE CONCURSOS Y MEDIO AMBIENTE DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. PRESUPUESTO Y COSTOS DPTO. COMUNICACIONES Y EDUCACIÓN DPTO. CONCURSOS Y MEDIO AMBIENTE DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE DEPARTAMENTO MEDIO AMBIENTE Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES 3 RESPONSABILIDAD DIRECTA SOBRE Gestión Medio Ambiente DPTO. CIENTÍFICO CONCURSOS Y FUNCIONES GENERALES: 1. Liderar el proceso de llamado a concurso del INACH y el seguimiento de los proyectos. 2. Planificar, controlar y evaluar los planes, programas y actividades del Departamento. 3. Gestionar la preparación de informes técnicos relativos a las materias que administra el Departamento. 4. Gestionar la entrega de información ambiental a las agencias nacionales e internacionales asociadas al Sistema del Tratado Antártico. 5. Asesorar a la Dirección del INACH en las materias vinculadas a los concursos y el medio ambiente antártico. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales asignados al Departamento. 7. Cumplir y hacer cumplir los compromisos gubernamentales atinentes a la gestión del Estado. 8. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la Dirección que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 20. Gestionar la mejora continua de los procesos del Departamento. 21. Gestionar el proceso de llamados a concurso del INACH y el seguimiento de los proyectos vigentes. 22. Coordinar los procesos de evaluación y adjudicación de los concursos de proyectos del INACH. Unidad de Planificación y SIAC Página 56 de 98 23. Supervisar el proceso de revisión y actualización de las bases, formularios y convenios para los llamados a concurso INACH y aquellos que el Instituto desarrolla junto a otras instituciones, y el seguimiento de los proyectos en ejecución. 24. Liderar el proceso de gestión, actualización e implementación de información de los sistemas informáticos bajo administración del Departamento. 25. Liderar el proceso de revisión y actualización del sistema de postulación en línea de los concursos INACH. 26. Asesorar a la Dirección del INACH en las materias vinculadas al medio ambiente antártico. 27. Velar por el cumplimiento de metas de gestión institucional. 28. Atender consultas del SIAC, en materias referentes al Departamento. 29. Representar al Departamento en reuniones del INACH. 30. Evaluar a los funcionarios bajo su dependencia. 31. Coordinar directamente con el Depto. Soporte a la Ciencia el apoyo de las tareas y/o actividades que al Departamento le corresponde ejecutar para el desarrollo de la Expedición Científica Antártica, ECA. OTRAS FUNCIONES 1. Representar al INACH en comités o reuniones técnicas nacionales. 2. Participar en las reuniones del Comité de Protección del Medio Ambiente del Sistema del Tratado Antártico, CEP, en su calidad de Delegada Nacional. 3. Preparar y gestionar la documentación para ser presentada en las reuniones del CEP, y participar en sus grupos intersesionales. Unidad de Planificación y SIAC Página 57 de 98 SECCIÓN GESTIÓN DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. CONCURSOS Y MEDIO AMBIENTE GESTIÓN MEDIO AMBIENTE DENOMINACIÓN DEL CARGO PROFESIONAL 1, ENCARGADA DE RENDICIONES FUNCIONES GENERALES: 1. Coordinar el procedimiento de control de rendiciones de los proyectos con financiamiento INACH. 2. Participar en la preparación de informes financieros de los proyectos INACH del PROCIEN. 3. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales que le han sido asignados. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Colaborar en la preparación, revisión y actualización de las bases, formularios y convenios para los llamados a concurso INACH. 2. Contactar y solicitar información a los Investigadores Principales de los proyectos INACH vigentes. 3. Gestionar la transferencia de fondos a la cartera de proyectos INACH. 4. Coordinar el proceso de rendición de gastos de los proyectos financiados por el INACH. Unidad de Planificación y SIAC Página 58 de 98 5. Realizar auditorías y visitas a terreno, para verificar el uso de los fondos transferidos a los proyectos del INACH. 6. Mantener actualizado el estado financiero de los proyectos INACH vigentes. 7. Atender la casilla de correo electrónico del Departamento ([email protected]) en los temas asociados con la transferencia de fondos y rendiciones. 8. Atender consultas del SIAC en materias referentes a las transferencias de fondos del INACH. 9. Apoyar a las actividades que desarrolla el Departamento. 10. Participar en el cumplimiento de metas de gestión institucional. OTRAS FUNCIONES 1. Subrogar la Jefatura del Departamento. Unidad de Planificación y SIAC Página 59 de 98 DENOMINACIÓN DEL CARGO PROFESIONAL 2, ENCARGADA DE GESTIÓN FUNCIONES GENERALES: 1. Desarrollar sistemas y/o aplicaciones para la mejora continua de los sistemas informáticos del Departamento. 2. Velar por el correcto funcionamiento de la plataforma de postulación en línea de los concursos INACH. 3. Apoyar el proceso de adjudicación y evaluación de los proyectos INACH. 4. Participar en la preparación de informes técnicos relativos a los sistemas informáticos del Departamento. 5. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales que le han sido asignados. 6. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Colaborar en la preparación, revisión y actualización de las bases, formularios y convenios para los llamados a concurso INACH. 2. Preparar información para ser publicada en los sistemas informáticos, en materias relacionadas con sus funciones. 3. Atender la casilla de correo electrónico del Departamento ([email protected]) en los temas asociados con los sistemas informáticos. 4. Atender consultas del SIAC, en materias referentes a los sistemas informáticos. 5. Apoyar las actividades que desarrolla el Departamento. 6. Participar en el cumplimiento de metas de gestión institucional. OTRAS FUNCIONES 1. Mantener y actualizar sistemas informáticos del INACH, asociados a la intranet. 2. Participar en la preparación de informes del PMG SSI. Unidad de Planificación y SIAC Página 60 de 98 SECCIÓN MEDIO AMBIENTE DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. CONCURSOS Y MEDIO AMBIENTE CONCURSOS MEDIO AMBIENTE DENOMINACIÓN DEL CARGO PROFESIONAL 3, ENCARGADA DE MEDIO AMBIENTE FUNCIONES GENERALES: 1. Ejecutar acciones tendientes a mejoras en materias ambientales, tanto en actividades institucionales como en apoyo a Programas Antárticos de otros países. 2. Asesorar a la Jefatura del Departamento en las materias ambientales. 3. Colaborar con el proceso de postulación de los Concursos de Proyectos y en el seguimiento de los proyectos del PROCIEN. 4. Participar en la preparación de informes técnicos relativos a los temas ambientales. 5. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales que le han sido asignados. 6. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Colaborar en la preparación, revisión y actualización de las bases, formularios y convenios para los llamados a concurso INACH y aquellos que el Instituto desarrolla junto a otras instituciones. 2. Colaborar con el proceso de evaluación de las propuestas postulantes a los concursos del INACH. Unidad de Planificación y SIAC Página 61 de 98 3. Contactar y solicitar información a los Investigadores Principales de los proyectos en desarrollo, respecto a temas ambientales. 4. Colaborar en la preparación del documento Compromiso Ambiental a propuestas postulantes a fondos CONICYT y otras fuentes de financiamiento para desarrollar proyectos en la Antártica. 5. Gestionar las Evaluaciones de Impacto Ambiental (EIAs) de las actividades del INACH y del PROCIEN. 6. Preparar los permisos de recolección de muestras y de ingreso a zonas protegidas para los proyectos vigentes de terreno del PROCIEN. 7. Preparar la información correspondiente a presentar en el Intercambio de Información del Sistema del Tratado Antártico. 8. Preparar la información a ser publicada en el sitio web del Departamento en materias relacionadas con la Sección. 9. Atender la casilla de correo electrónico del Departamento ([email protected]) en los temas asociados al medio ambiente antártico 10. Atender consultas del SIAC, en materias referentes al Departamento, pero en particular en temas sobre el medio ambiente antártico. 11. Apoyar las actividades que desarrolla el Departamento. 12. Participar en el cumplimiento de metas de gestión institucional. Unidad de Planificación y SIAC Página 62 de 98 DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES Y EDUCACIÓN DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. PRESUPUESTO Y COSTOS DPTO. COMUNICACIONES Y EDUCACIÓN DPTO. SOPORTE A LA CIENCIA DPTO. CIENTÍFICO DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE DEPARTAMENTO COMUNICACIONES Y EDUCACIÓN Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES 06 RESPONSABILIDAD DIRECTA SOBRE DE Publicaciones Medios electrónicos Producción y Secretaría Biblioteca-SIAC FUNCIONES GENERALES: 1. Establecer, junto con la dirección del Servicio, los lineamientos de la política de divulgación y valoración social de la ciencia antártica nacional. 2. Planificar y coordinar la divulgación y valorización del quehacer institucional y el conocimiento antártico a través de diversos medios y acciones. 3. Desarrollar acciones y actividades de cooperación institucional con otros organismos del Estado y privados, tanto a nivel nacional como internacional. 4. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales del Departamento. 5. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la Dirección y Subdirección que digan relación con el cumplimiento de los objetivos estratégicos del Servicio. Unidad de Planificación y SIAC Página 63 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Planificar, controlar y evaluar los planes, programas, acciones y actividades de las secciones del Departamento. 6. Asesorar comunicacionalmente a la Dirección Nacional del INACH y coordinar las actividades de Relaciones Públicas. 2. Apoyar al equipo de promoción de los Fondos Concursables del INACH. 3. Planificar, dirigir y evaluar el Programa Feria Antártica Escolar. 4. Programar las principales acciones y actividades de divulgación de la Expedición Científica Antártica. 5. Planificar, ejecutar y controlar el Presupuesto del Departamento. 6. Coordinar la elaboración de los diseños para los diferentes canales de difusión que sean creado para divulgar el quehacer institucional, entre ellos, los medios electrónicos y los canales audiovisuales. 7. Apoyar al grupo de trabajo del SIAC. 8. Estimular la vinculación de la institución con diversos actores de la comunidad regional y nacional a través de alianzas, acciones y actividades. 9. Coordinar entrevistas, presentaciones, generar y editar contenidos periodísticos y actividades en general para comunicar el quehacer institucional, a través de los diversos canales institucionales y medios de comunicación social. 10. Coordinar la conmemoración aniversarios, fechas y eventos de relevancia institucional. 11. Cumplir y hacer cumplir los compromisos gubernamentales de la institución en el marco de la gestión del Estado y controlar y evaluar las acciones y actividades de los funcionarios del Departamento. 12. Coordinar directamente con el Depto. Soporte a la Ciencia el apoyo de las tareas y/o actividades que al Departamento le corresponde ejecutar para el desarrollo de la Expedición Científica Antártica, ECA. OTRAS FUNCIONES 1. Encargado de Cumplimiento de Metas de Gestión Institucional. 2. Encargado de Participación Ciudadana institucional. Unidad de Planificación y SIAC Página 64 de 98 SECCIÓN PUBLICACIONES DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. COMUNICACIONES Y EDUCACIÓN PUBLICACIONES MEDIOS ELECTRÓNICOS PRODUCCIÓN Y SECRETARÍA BIBLIOTECA - SIAC ENCARGADO DE PUBLICACIONES DENOMINACIÓN DEL CARGO FUNCIONES GENERALES: 1. Producir y editar las publicaciones institucionales. 2. Supervisar la redacción y estilo de los contenidos del material e informaciones elaborado en el Departamento. 3. Cumplir con las tareas encomendadas por la jefatura de acuerdo con los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS ÁREA PUBLICACIONES: 1. Producir y editar el Boletín Antártico Chileno. 2. Producir y editar el Programa Nacional de Ciencia Antártica (PROCIEN). 3. Producir y editar revista en inglés de divulgación de la ciencia antártica nacional. 4. Revisar textos de material de divulgación, tales como láminas, dípticos, afiches, calendarios, textos para exposiciones fotográficas, entre otros. 5. Coordinar entrevistas, presentaciones, generar contenidos y actividades relacionadas con la comunicación social del quehacer institucional, a través de los diversos canales institucionales. Unidad de Planificación y SIAC Página 65 de 98 6. Participar en el desarrollo de proyectos, acciones y actividades de divulgación y valorización científica antártica nacional. Unidad de Planificación y SIAC Página 66 de 98 SECCIÓN MEDIOS ELECTRÓNICOS DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. COMUNICACIONES Y EDUCACIÓN PUBLICACIONES MEDIOS ELECTRÓNICOS PRODUCCIÓN BIBLIOTECA - SIAC DENOMINACIÓN DEL CARGO ENCARGADO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS FUNCIONES GENERALES 1. Liderar el desarrollo de proyectos, actividades y acciones para comunicar al público en general el quehacer antártico usando medios electrónicos y las redes sociales institucionales. 2. Cumplir con las tareas encomendadas por la jefatura de acuerdo con los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS ÁREA MEDIOS ELECTRÓNICOS: (Periodista) 1. Diseñar, planificar y administrar los sitios electrónicos institucionales, principalmente www.inach.gob.cl, Facebook y Twitter. 2. Planificar y desarrollar estrategias de divulgación científica usando las nuevas tecnologías de información y comunicación. 3. Mantener del módulo de noticias en Intranet. 4. Mantener registro actualizado de noticias publicadas a través de medios electrónicos. Unidad de Planificación y SIAC Página 67 de 98 SECCIÓN PRODUCCIÓN Y SECRETARÍA DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. COMUNICACIONES Y EDUCACIÓN PUBLICACIONES MEDIOS ELECTRÓNICOS PRODUCCIÓN Y SECRETARÍA BIBLIOTECA - SIAC DENOMINACIÓN DEL CARGO ENCARGADO DE PRODUCCIÓN GRÁFICA FUNCIONES GENERALES: 1. Concebir, programar, proyectar y realizar la comunicación visual institucional de acuerdo a los lineamientos gubernamentales. 2. Administrar las plataformas institucionales de acuerdo a los objetivos del servicio. 3. Cumplir con las tareas encomendadas por la jefatura de acuerdo con los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS ÁREA IMAGEN INSTITUCIONAL: 1. Producir y diseñar las publicaciones institucionales, tales como el Boletín Antártico Chileno y el Programa Nacional de Ciencia Antártica. 2. Producir y diseñar el material audiovisual y fotográfico para divulgar el quehacer institucional. 3. Organizar, resguardar y actualizar el material fotográfico y audiovisual del INACH. 4. Mantener actualizadas las plataformas institucionales de comunicación electrónica. 5. Diseñar y actualizar la gráfica de los sitios electrónicos institucionales. 6. Coordinar el montaje de actividades institucionales y eventos públicos como la Feria Antártica Escolar. Unidad de Planificación y SIAC Página 68 de 98 FUNCIONES GENERALES 1. Diseñar, coordinar y evaluar programas y actividades de valoración de la ciencia antártica nacional dirigidas a la comunidad, en general, y al sistema educacional, en particular. Generar alianzas estratégicas con instituciones públicas y privadas para cumplir con los objetivos del Servicio. 2. Cumplir con las tareas encomendadas por la jefatura de acuerdo con los objetivos del Servicio DENOMINACIÓN DEL CARGO ENCARGADA DEL PROGRAMA DE VALORACIÓN CIENCIA ANTÁRTICA FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Coordinar la producción de la Feria Antártica Escolar, con énfasis en el proceso de postulación y evaluación. 2. Realizar seguimiento de la red nacional de apoyo a la Feria Antártica Escolar. 3. Gestionar las actividades educativas de la Expedición Antártica Escolar. 4. Producir material de carácter educativo para divulgar el quehacer del INACH (láminas, guías de trabajo, talleres científicos para escolares, entre otras). 5. Generar contenidos para difundir las actividades y acciones de valoración institucionales. 6. Liderar el desarrollo de la Academia Regional de Ciencia Antártica para alumnos del segundo ciclo básico. OTRAS FUNCIONES: 1.Apoyar al equipo de trabajo del SIAC institucional. Unidad de Planificación y SIAC Página 69 de 98 DENOMINACIÓN DEL CARGO SECRETARÍA FUNCIONES GENERALES 1. Mantener el control administrativo de la documentación y publicaciones del Departamento. 2. Prestar apoyo y asistencia a las diferentes secciones del Departamento. 3. Cumplir con las tareas encomendadas por la jefatura de acuerdo con los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS ÁREA SECRETARÍA: 1. Recepcionar, archivar y despachar la documentación, informativos y publicaciones impresas y electrónicas del Departamento. 2. Mantener actualizado mensualmente los archivos de prensa y correspondencia institucional. 3. Participar en la cotización, evaluación y adjudicación de las compras de servicios y obsequios institucionales. 4. Mantener bases de datos actualizadas de autoridades regionales y nacionales, instituciones y organismos científicos y antárticos, y organizaciones sociales en general. 5. Apoyar la producción de eventos y actividades públicas del servicios. 6. Mantener el inventario de obsequios institucionales y la lista de distribución. 7. Conservar el orden y control de la bodega del departamento. Unidad de Planificación y SIAC Página 70 de 98 SECCIÓN BIBLIOTECA-SIAC DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. COMUNICACIONES Y EDUCACIÓN PUBLICACIONES MEDIOS ELECTRÓNICOS PRODUCCIÓN Y SECRETARÍA BIBLIOTECA-SIAC DENOMINACIÓN DEL CARGO ENCARGADA SECCIÓN BIBLIOTECA-SIAC FUNCIONES GENERALES: 1. Administrar, conservar, actualizar y difundir el patrimonio bibliográfico, cartográfico, el archivo de publicaciones del instituto y otros recursos de información de la biblioteca. 2. Otorgar servicios y productos de información a los usuarios internos y externos de la institución. 3. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Planificar, organizar y gestionar el funcionamiento de la biblioteca. 2. Gestionar el proceso de adquisición de material bibliográfico y recursos electrónicos del INACH. 3. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la sección. 4. Registrar, catalogar y clasificar el material bibliográfico, mapas, cartas geográficas, material especial, documentos electrónicos y el archivo de publicaciones del INACH. Unidad de Planificación y SIAC Página 71 de 98 5. Atender las consultas de información de los usuarios internos y externos, entregando guía y asesoría en la búsqueda de información. 6. Promover y establecer el canje y préstamo de publicaciones con instituciones afines. 7. Despachar correspondencia y acciones de administración. Unidad de Planificación y SIAC Página 72 de 98 DEPARTAMENTO CIENTÍFICO DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. PRESUPUESTO Y COSTOS DPTO. COMUNICACIONES Y EDUCACIÓN DPTO. SOPORTE A LA CIENCIA DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE DEPARTAMENTO (JEDECIEN) Nº FUNCIONARIOS DEPENDIENTES 06 RESPONSABILIDAD DIRECTA SOBRE DPTO. CIENTÍFICO CIENTÍFICO Secretaría Científica Educación y Divulgación Cooperación Internacional Biorrecursos FUNCIONES GENERALES: 1. Asesorar a la Dirección respecto de las áreas científicas de mayor interés para el país, políticas de investigación y desarrollo, y estado del arte de la ciencia antártica nacional e internacional. 2. Estimular el desarrollo y consolidación de las líneas de investigación en ciencia antártica, al interior del Instituto, con criterios de tendencia y calidad internacionales. 3. Cumplir y hacer cumplir los compromisos gubernamentales atingentes a la gestión del Estado. 4. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio 5. Evaluar al personal bajo su cargo. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. Unidad de Planificación y SIAC Página 73 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Velar por la gestión de las instalaciones científicas del Instituto en la Antártica (laboratorios). 2. Asegurar la evaluación los trabajos derivados de las investigaciones científicas para que sean publicados como parte del Programa Antártico de Investigación Científica Tecnológica (PROCIEN), a través del Departamento de Difusión. 3. Asesorar al Departamento de Proyectos en el establecimiento de normas y procedimientos para participar en el proceso de evaluación y seguimiento de los proyectos específicos de investigación presentados en los concursos llamados por INACH, en conjunto con el Departamento de Proyectos. 4. Estimular la participación de lo miembros del departamento en concursos de proyectos científicos, de financiamiento externo y con calidad demostrable. 5. Promover y desarrollar la cooperación científica nacional e internacional. 6. Participación en representación del INACH en reuniones nacionales e internacionales que el Servicio determine. 7. Coordinar la elaboración de informes que den cuenta de la gestión del departamento. 8. Coordinar directamente con el Depto. Soporte a la Ciencia el apoyo de las tareas y/o actividades que al Departamento le corresponde ejecutar para el desarrollo de la Expedición Científica Antártica, ECA. OTRAS FUNCIONES 1. Estimular el cumplimiento de Metas de Gestión Institucional. Unidad de Planificación y SIAC Página 74 de 98 SECRETARÍA CIENTÍFICA DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. CIENTÍFICO SECRETARÍA CIENTÍFICA EDUCACIÓN Y DIVULGACIÓN EQUIPAMIENTO CIENTÍFICO BIORECURSOS DENOMINACIÓN DEL CARGO SECRETARÍA CIENTÍFICA FUNCIONES GENERALES: 1. Apoyar las labores administrativas del DECIEN. 2. Mantener un registro de la disponibilidad de personal, su ubicación y contactos. 3. Actualizar la agenda de compromisos DECIEN. 4. Llevar la contabilidad de los proyectos externos asociados al INACH (Corfo, Fondecyt, etc.). 5. Realizar la recepción y control de las comunicaciones vía telefónica, correspondencia escrita y del correo electrónico. 6. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 7. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. 8. Elaborar las actas de las reuniones del DECIEN. 9. Manejar y rendir la Caja Chica del DECIEN. Unidad de Planificación y SIAC Página 75 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Apoyar administrativamente la labor de los proyectos del DECIEN. 2. Apoyar la coordinación, administración y realización de encuentros científicos del INACH. 3. Velar por la buena ejecución de las adquisiciones y licitaciones del DECIEN. Unidad de Planificación y SIAC Página 76 de 98 SECCIÓN EDUCACIÓN Y DIVULGACIÓN DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. CIENTÍFICO SECRETARÍA CIENTÍFICA EDUCACIÓN Y DIVULGACIÓN EQUIPAMIENTO CIENTÍFICO BIORECURSOS DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE SECCIÓN EDUCACIÓN Y DIVULGACIÓN FUNCIONES GENERALES: Promover la inclusión de la temática científica antártica en distintos niveles educacionales. Asesorar a JEDECIEN y la Dirección en temas relacionados educación y difusión de la ciencia antártica. Coordinar y generar contenidos necesarios para la divulgación de la actividad científica antártica a la comunidad en general. Participar en concursos de proyectos científicos, de financiamiento externo y con calidad demostrable. Asesorar y entregar opiniones científicas en glaciología y cambio climático cuando sean requeridas por la Dirección del servicio, el JEDECIEN y DECOME. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Postular y ejecutar proyectos científicos en el área de glaciología y cambio climático. Apoyar la coordinación, administración y realización de encuentros científicos del INACH. Preparar y dar charlas científicas en los diferentes ámbitos que el INACH se desenvuelve. Unidad de Planificación y SIAC Página 77 de 98 Participar en la producción de artículos y asesorar en materias de su especialidad a las publicaciones del INACH. Apoyar el proceso de selección y ejecución de la FAE. Apoyar el proceso de selección de proyectos de los concursos del INACH. Asesorar a instituciones gubernamentales en temas relacionados con glaciología y cambio climático. OTRAS FUNCIONES: Brindar apoyo técnico a tareas institucionales relacionadas con la aplicación de la geodesia, cartografía, gestión y uso de datos satelitales y la aplicación de los sistemas de información geográficos. Apoyar la labor del Comité Nacional de Nombres Geográficos de Chile sirviendo de nexo con SCAR y el Antarctic Gazetteer, para la incorporación de nombres geográficos. Unidad de Planificación y SIAC Página 78 de 98 DENOMINACIÓN DEL CARGO PROFESIONAL 1 SECCIÓN EDUCACIÓN Y DIVULGACIÓN FUNCIONES GENERALES: 1. Favorecer la inclusión temática científica antártica en distintos niveles educacionales. 2. Participar en concursos de proyectos científicos, de financiamiento externo y con calidad demostrable. 3. Colaborar en materia científica antártica a otros Departamentos del Servicio. 4. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 5. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. FUNCIONES ESPECÍFICAS: Postular y ejecutar proyectos científicos en el área de mamíferos marinos. Apoyar la coordinación, administración y realización de encuentros científicos del INACH. Preparar y dar charlas científicas en los diferentes ámbitos que el INACH se desenvuelve. Participar en la producción de artículos y asesorar en materias de su especialidad a las publicaciones del INACH. Apoyar el proceso de selección y ejecución de la FAE. Apoyar el proceso de selección de proyectos de los concursos del INACH. Asesorar a instituciones gubernamentales en temas relacionados con mamíferos marinos. Unidad de Planificación y SIAC Página 79 de 98 SECCIÓN COOPERACIÓN INTERNACIONAL DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. CIENTÍFICO SECRETARÍA CIENTÍFICA EDUCACIÓN Y DIVULGACIÓN EQUIPAMIENTO CIENTÍFICO BIORRECURSOS DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE SECCIÓN EQUIPAMIENTO CIENTÍFICO FUNCIONES GENERALES: 1. Mantener actualizada la información respecto de concursos de proyectos en los diferentes medios. 2. Apoyar a los integrantes del DECIEN, o a quien la dirección estime conveniente, en la formulación de proyectos a diferentes concursos o fuentes de financiamiento. 3. Participar en concursos de proyectos científicos, de financiamiento externo y con calidad demostrable. 4. Participación en la elaboración de bases técnicas para la licitación de insumos y equipos de laboratorio. 5. Asesorar al JEDECIEN y la Dirección en temáticas de concursabilidad y admisibilidad, así como en temas de transferencia tecnológica. 6. Contribuir en la gestión de proyectos nacionales e internacionales. 7. Revisión y selección de trabajos presentados a la FAE. 8. Mantener y supervigilar la mantención y operación del Almacén Científico. 9. Apoyar al DECIEN en sus responsabilidades asociadas a la ECA. 10. Apoyar las labores de difusión del Instituto Antártico Chileno. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 11. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. Unidad de Planificación y SIAC Página 80 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Difundir la temática y los resultados de las actividades científicas desarrolladas en congresos, reuniones, simposios especializados y/o charlas a instituciones públicas y privadas. 2. Apoyar las acciones de capacitación, divulgación y educación del INACH. 3. Gestionar, analizar y preparar informes sobre la base de datos sobre C&T antártica realizadas por Chile. Unidad de Planificación y SIAC Página 81 de 98 SECCIÓN BIORRECURSOS DIRECCIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN NACIONAL DPTO. CIENTÍFICO SECRETARÍA CIENTÍFICA EDUCACIÓN Y DIVULGACIÓN COOPERACIÓN INTERNACIONAL BIORRECURSOS DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE SECCIÓN BIORRECURSOS FUNCIONES SUBROGAR AL JEDECIEN FUNCIONES GENERALES: 1. Proponer y desarrollar investigación en el ámbito de los biorrecursos Antárticos que permitan aumentar el conocimiento científico, tanto básico como aplicado. 2. Asesorar a JEDECIEN y la Dirección en temas relacionados con biorecursos antárticos. 3. Participar en concursos de proyectos científicos, de financiamiento externo y con calidad demostrable. 4. Apoyar las labores de difusión del Instituto Antártico Chileno. 5. Velar por la integridad, custodia, buen uso y seguridad de los bienes fiscales de la Sección. 6. Cumplir con todas las tareas encomendadas por la jefatura que digan relación con el cumplimiento de los objetivos del Servicio. 7. Asesorar y entregar opiniones científicas en ecofisiología, biotecnología y biología molecular cuando sean requeridas por la Dirección del servicio, el JEDECIEN y DECOME. Unidad de Planificación y SIAC Página 82 de 98 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Desarrollar actividades de investigación y desarrollo en el ámbito de las adaptaciones fisiológicas de invertebrados marinos, como también respecto de la microbiología antártica. 2. Dirigir el trabajo investigación y desarrollo de funcionarios de INACH, de alumnos en práctica y tesistas de pre y postgrado de universidades nacionales en el laboratorio de Biorrecursos Antárticos. 3. Participar en el proceso de llamado de concursos que realiza el INACH como asesor o revisor de las propuestas presentadas. 4. Preparar y dar charlas científicas en los diferentes ámbitos que el INACH se desenvuelve. 5. Participar en la producción de artículos y asesorar en materias de su especialidad a las publicaciones del INACH. 6. Apoyar el proceso de selección y ejecución de la FAE. 7. Apoyar el proceso de selección de proyectos de los concursos del INACH. 8. Asesorar a instituciones gubernamentales en temas relacionados con Biorrecursos Antárticos. FUNCIONES OCASIONALES: 1. Subrogar al JEDECIEN en su ausencia. Unidad de Planificación y SIAC Página 83 de 98 COMITÉS INTERNOS DE INACH El Instituto Antártico Chileno, dentro de su quehacer debe desempeñarse con la asesoría de diversos comités con la finalidad de cumplir con la Misión, Objetivos Estratégicos, Programas de Mejoramiento de Gestión y Lineamientos Planteados por la Dirección del Servicio. I.- COMITÉ PARITARIO DE HIGIENE Y SEGURIDAD FUNCIONES DEL COMITÉ PARITARIO Vigilar el cumplimiento por parte del Servicio y los trabajadores de las normas de prevención de riesgos profesionales. Asesorar e instruir a trabajadores en la aplicación de normativas de prevención de riesgos. Determinar si el accidente o enfermedad profesional se debió a negligencia inexcusable del trabajador. Investigar las causas de los accidentes, señalando las medidas de control para evitar su repetición. Esta acción puede ser ejecutada por el jefe directo del accidentado con la asesoría de los integrantes del comité paritario. Cumplir con las funciones o misiones que le encomienda la asociación chilena de seguridad. Indicar la adopción de medidas de higiene y seguridad que sirvan para el control de los riesgos. Promover la realización de cursos de adiestramiento o capacitación profesional en prevención de riesgo. Estos cursos van dirigidos a cubrir necesidades reales de capacitación de las empresas y los trabajadores que laboran en ellas. Informar oportunamente y convenientemente a todos los trabajadores de los riesgos que entrañan sus labores, de las medidas preventivas y los métodos de trabajo correcto. Esta función, cuya obligación es del empleador, se debe efectuar por parte del comité paritario al momento en que se contraten los trabajadores o de crear actividades que implican riesgos. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ PARITARIO PRESIDENTE 1. Disponer el lugar y horario de la reunión 2. Preparar la tabla o secuencia de los temas a tratar 3. Dirigir la reunión 4. Revisar y firmar actas aprobadas por los integrantes del Comité Paritario 5. Firmar documentos que emanen de acuerdos adoptados por los integrantes, tanto a nivel interno como externo de la institución Encargarse de las relaciones con diferentes niveles administrativos de la institución, así como con organismos externos. Unidad de Planificación y SIAC Página 84 de 98 SECRETARIO 1. Citar a reunión a los miembros del Comité Paritario y personas invitadas 2. Tomar acta de los temas tratados en la reunión 3. Preparar el acta de reuniones a los integrantes del Comité Paritario 4. Distribuir actas de reuniones a los integrantes del Comité Paritario 5. Enviar copia del acta de cada reunión a la ACHS. INTEGRANTES 1. Asistir a las reuniones del Comité Paritario 2. Colaborar con el Presidente en el logro de los objetivos o acciones programadas 3. Capacitar y motivar a los trabajadores en el cumplimiento de las normas de seguridad 4. Investigar, analizar e informar sobre los accidentes del trabajo ocurridos en la institución, efectuando las recomendaciones necesarias para evitar repeticiones de ellos 5. Efectuar inspecciones de seguridad, realizando las recomendaciones necesarias para prevenir y controlar los riesgos de accidentes Efectuar observaciones de seguridad para detectar acciones inseguras y programar actividades tendientes a capacitar al trabajador para evitar accidentes. Unidad de Planificación y SIAC Página 85 de 98 II.- COMITÉ BIPARTITO DE CAPACITACIÓN FUNCIONES COMITÉ BIPARTITO DE CAPACITACIÓN Desarrollar un cronograma con las actividades que debe cumplir el Comité anualmente Proveerse de la información referida a las políticas de capacitación y proponer las correspondientes al Servicio Apoyar y presentar al Jefe Superior de Servicio, propuesta de Plan Anual de Capacitación, priorizado y costeado. Diseñar, o aprobar el diseño e implementar mecanismo de evaluación y selección de los oferentes de capacitación y de beneficiarios de capacitación. Apoyar la metodología y conclusiones del diagnóstico de necesidades de capacitación del Servicio. Elaborar y/o aprobar informes de resultados y de evaluación del Plan Anual de Capacitación, para las diferentes instancias internas y externas relacionadas. Elaborar y presentar al Jefe Superior del Servicio, un informe que contenga las principales actividades realizadas por el Comité. Velar porque la capacitación contribuya a la adquisición, fortalecimiento y desarrollo de las competencias laborales de los funcionarios del Servicio. Mantenerse informado, y capacitarse si es necesario, en las materias que deben ser de su interés y competencia para cumplir con las funciones encomendadas en este Reglamento. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ BIPARTITO DE CAPACITACIÓN PRESIDENTE COMITÉ 1. Presidir y dirigir la adopción de acuerdos, tanto en las sesiones ordinarias como extraordinarias del Comité. 2. Convocar a sesión extraordinaria, cuando ello sea necesario, debiendo comunicar tal decisión al Encargado de Capacitación (Coordinador del Comité). 3. Representar al Comité, junto con el Secretario, ante el Jefe Superior del Servicio. 4. Velar por el cumplimiento de todos los acuerdos válidamente adoptados, por el Comité. 5. Velar por el cabal cumplimiento de las normas de funcionamiento interno del Comité. 6. Decidir en el caso de existir empate entre los miembros asistentes. SECRETARIO COMITÉ 1. Actuar como ministro de fe en las sesiones del Comité, levantando acta lo tratado y los acuerdos adoptados en ellas. 2. Representar, junto con el Presidente, al Comité ante el Jefe Superior del Servicio. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 1. Asesorar a la Jefatura Superior del Servicio en la formulación de políticas y programas de capacitación, en las áreas específicas del quehacer del Servicio y las que digan relación con el desarrollo organizacional y funcionario. 2. Transmitir al Comité la visión institucional respecto de los temas que los convoquen, proporcionando la información estratégica que proceda y que se requiera para orientar los planes y programas de capacitación del Servicio. 3. Desarrollar tareas específicas que se acuerden al interior del Comité. 4. Representar a la autoridad del Servicio, con actitud proactiva, participativa, conciliadora, integradora y constructiva. 5. Mantener informada a la Jefatura Superior del Servicio de las acciones del Comité. REPRESENTANTES DE LOS FUNCIONARIOS 1. Asesorar a la Jefatura Superior del Servicio, en la formulación de políticas y programas de capacitación (actividades de capacitación a desarrollar) en las áreas específicas del quehacer del Servicio y las que digan relación con el desarrollo funcionario y organizacional. Unidad de Planificación y SIAC Página 86 de 98 2. Contribuir con la visión de los funcionarios, en el marco de las expectativas y necesidades de éstos, a la planificación de la capacitación y sus orientaciones. 3. Representar a los funcionarios del Servicio, considerando sus demandas, opinión, inquietudes y toda la información que pueda ser útil a los objetivos del Comité. 4. Mantener informados a sus representados sobre las acciones del Comité. 5. Desarrollar tareas específicas que se acuerden al interior del Comité. 6. Representar a los funcionarios de la institución con actitud proactiva, participativa, conciliadora, integradora y constructiva. ENCARGADO CAPACITACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 7. Coordinar las tareas y acciones del Comité. 8. Mantener una comunicación permanente con los integrantes del Comité, a objeto de canalizar dudas, informaciones u otros que se requieran en forma recíproca. 9. Proponer la planificación de actividades y presupuesto de capacitación para el año. 10. Materializar la ejecución de la capacitación del Servicio, según lo establecido en el Plan Anual de Capacitación, y específicamente, las actividades de capacitación. 11. Mantener permanentemente informados a los miembros del Comité sobre el desarrollo del Plan Anual de Capacitación, de las actividades de capacitación y de las diferentes acciones que competen al Comité. 12. Notificar a los miembros suplentes su obligación de concurrir a las sesiones del Comité por falta del miembro titular correspondiente. 13. Notificar a los miembros del Comité la convocatoria a sesiones extraordinarias, cuando dicha fecha no se haya acordado en una sesión previa. 14. Velar por el cumplimiento de las normas vigentes del Sistema de Capacitación del Sector Público y, en general, por el cabal cumplimiento de las normativas que regulan el funcionamiento de la Administración Pública. Unidad de Planificación y SIAC Página 87 de 98 III.- JUNTA CALIFICADORA FUNCIONES GENERALES La Junta Calificadora corresponde a una normativa legal y a un requisito técnico del Programa de Mejoramiento de la Gestión, Sistema Evaluación de Desempeño, para el personal afecto al D.F.L Nº 29 de 2004, sobre Estatuto Administrativo. El Servicio aplica el Reglamento Especial de Calificaciones para el Personal del Instituto Antártico Chileno, según Decreto Nº 156 de fecha 21 de junio de 2002; Reglamento de Calificaciones del Personal afecto al Estatuto Administrativo, Decreto Nº 1825 de fecha 07 de septiembre de 1998; los lineamientos y directrices contemplados por la Dirección Nacional del Servicio Civil, en el marco del Sistema de Evaluación de Desempeño. Se entenderá para todos los efectos que las normas relacionadas con la calificación que estén establecidas en el respectivo Reglamento Especial, primarán sobre las del Reglamento General, el que tendrá la calidad de supletorio respecto a aquellas instituciones que cuenten con reglamento especial y sólo respecto de las materias no tratadas por éste. Unidad de Planificación y SIAC Página 88 de 98 IV.- COMITÉ DE RIESGOS INACH ROLES, RESPONSABLES Y TAREAS ROLES CLAVES RESPONSABLES Rol de Dirección Director Rol Supervisor Coordinar decisiones TAREAS Subdirector Encargado de Riesgo Comprensión del riesgo Operación y soporte Administrar y reportar riesgos a nivel operativo (Encargada Unidad de Planificación y Control de Gestión) Coordinadores de Riesgo (Jefes de Unidades) Departamento y 1. Aprobar y difundir la Política de Riesgos del INACH. 2. Evaluar la efectividad de la administración de los riesgos. 1. Impulsar, implementar y mantener la gestión de riesgos al interior del INACH. 2. Supervisar y revisar la implementación en el marco de administración de riesgos. 1. Proponer las prioridades de riesgo 2. Subordinar el riesgo a la estrategia institucional 3. Arbitrar y resolver conflictos y controversias 4. Monitorear el avance general de la implementación de las estrategias de tratamiento del riesgo 5. Coordinar la actualización y mantención del sistema de gestión de riesgos del INACH e informarlo a la Dirección 6. Coordinar el levantamiento de los procesos. 1. Alinear las prioridades definidas con la identificación del riesgo en sus áreas de responsabilidad estratégica. 2. Monitorear y controlar en su área el proceso de riesgos 3. Formular propuestas apropiadas al riesgo 4. Identificar nuevos riesgos al interior de sus áreas de responsabilidad 5. Mejora continua de procesos y mediciones 6. Mantener actualizada la matriz de riesgos de su área para el sistema de gestión 7. Reportar al Encargado de Riesgo la información relevante 1. Evaluar y asegurar el Proceso de Gestión de Riesgos ante la Dirección Revisión del cumplimiento del proceso y de riesgos específicos Auditora Interna 2. Verificar la gestión de riesgos 3. Preparar reportes claves 4. Manteniendo la independencia y objetividad en el proceso de gestión de riesgos puede prestar asesorías en éste. 5. Asegurar el Proceso de Gestión de Riesgos Unidad de Planificación y SIAC Página 89 de 98 V.- COMITÉ DE AHORRO ENERGÉTICO INACH MIEMBROS Y FUNCION DEL COMITÉ MIEMBROS FUNCIÓN Jefe Departamento Presupuesto y Costo Jefe Unidad Recursos Humanos Jefe Sección Logística-Bodega-inventario Tomar medidas concretas para la reducción del consumo de energía en todas las instalaciones del Servicio. Jefe Sección Informática y Telecomunicaciones Presidente y secretario del Comité Paritario Unidad de Planificación y SIAC Página 90 de 98 VI.- COMITÉ LEY Nº 20285-TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. Uno de los principales objetivos de la Ley Nº20.285, de “Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información Pública de los Órganos de la Administración del Estado” en vigencia desde el 20 de abril del 2009, es abrir la información relativa a los actos del Estado a toda la ciudadanía, promoviendo de este modo un sistema estatal más cercano, abriendo nuevos espacios para la participación ciudadana constructiva y mejorando las exigencias de rendición de cuentas de la gestión pública. De acuerdo a esta Ley, el INACH debe mantener información institucional actualizada a disposición permanente del público, a través del minisitio “Gobierno Transparente” del sitio electrónico del Servicio. (Transparencia Activa). Por otro lado, la Ley establece que toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier órgano de la Administración del Estado (Transparencia Pasiva). Para dar cumplimiento a la Ley, el Instituto Antártico Chileno INACH ha definido responsables y roles para la entrega de información Pública Activa y Pasiva según lo establecido en la ley Nº 20.285. ENCARGADOS Y DEFINICION DE ROLES Equipo de trabajo Ley de Transparencia: Subdirección Encargada Unidad de Planificación - SIAC Asesora Jurídica Responsable Transparencia Activa y Gobierno Transparente: Encargada de Unidad de Planificación - SIAC Responsable Transparencia Pasiva Encargada de SIAC Encargado Oficina OIRS Jefa de Oficina de Partes Encargada de subir la información de Transparencia Activa a la sección “Gobierno Transparente” del sitio electrónico institucional. Funcionaria de Sección Informática y Telecomunicaciones Encargado de Gestión de Solicitudes: Encargada de SIAC Encargado Oficina OIRS Gestión Documental, Archivo Administrativo: Jefe de Recursos Humanos Encargada de Archivo Administrativo: Jefe de Oficina de Partes. Elaboración de índice de documentos reservados: Jefe de Recursos Humanos. Responsable Control Interno: Auditora Responsables ante el MINREL para la implementación de la Ley- Encargada Unidad de Planificación - SIAC Unidad de Planificación y SIAC Página 91 de 98 TRANSPARENCIA PASIVA ROLES Y RESPONSABLES DE LA GESTION DE SOLICITUDES ROLES RESPONSABLES Administración del Sistema de Gestión de Solicitudes de información Pública (SGS) Atención y recepción de solicitudes de información pública en forma presencial en Oficina OIRS Ingreso de solicitudes de información pública recibidas por medios escritos al SGS Jefe SIAC o su subrogante Jefe de Oficina de Partes o, en su reemplazo, el Encargado Oficina OIRS Jefe de Oficina de Partes o, en su reemplazo, el Encargado Oficina OIRS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DE SOLICITUDES RECIBIDAS A TRAVÉS DE LA SECCIÓN GOBIERNO TRANSPARENTE DEL SITIO WEB INSTITUCIONAL FUNCIÓN RESPONSABLES Administrador del sistema: puede crear usuarios del sistema. Jefe Sección Informática y Telecomunicaciones o su subrogante Asignador de Responsabilidades: debe asignar solicitudes a los distintos responsables del sistema. Encargada SIAC o su reemplazante Digitador: tiene funciones de ingreso de datos, solicitudes en papel u otro medio al sistema. Encargado Oficina OIRS o su reemplazante. Jefatura: realiza la gestión de solicitudes y visualiza reportes. Encargada SIAC o su reemplazante Responsable encargado de informar el estado de las solicitudes. Encargada SIAC o su reemplazante Unidad de Planificación y SIAC Página 92 de 98 TRANSPARENCIA ACTIVA INFORMACION DISPONIBLE Y RESPONSABLES CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN RESPONSABLE 1. Actos y documentos publicados en el Diario Oficial Jefe Dpto. de Recursos Humanos o su subrogante 2. Estructura orgánica Jefe Dpto. de Recursos Humanos o su subrogante 3. Las facultades, funciones y atribuciones de las unidades u órganos internos El marco normativo aplicable Encargada de Planificación - SIAC o su subrogante La planta del personal, el personal a contrata y a honorarios, con sus remuneraciones Las contrataciones - bienes muebles, prestación de servicios, ejecución de acciones de apoyo, ejecución de obras, contrataciones de estudios, asesorías y consultorías relacionadas con proyectos de inversión, con indicación de los contratistas e identificación de los socios y accionistas principales de las sociedades o empresas prestadoras, en su caso: Transferencias de fondos públicos que efectúen, incluyendo todo aporte económico: Actos y resoluciones que tengan efectos sobre terceros: Jefe de Dpto. Recursos Humanos o su subrogante Los trámites y requisitos para tener acceso a los servicios de INACH 10. Mecanismos de Participación Ciudadana Encargada de Planificación - SIAC o su subrogante 11. Presupuesto asignado y los informes sobre su ejecución 12. Resultado de auditorias al ejercicio presupuestario Jefe Dpto. Presupuesto y Costos o su subrogante 4. 5. 6. 7. 8. 9. Asesora Jurídica o su subrogante Encargada de Sección Adquisiciones o su subrogante Sr. Jefe Dpto. Presupuesto y Costos o su subrogante Jefe Dpto. de Recursos Humanos o su subrogante Encargada de Planificación o su subrogante Auditora o su subrogante Unidad de Planificación y SIAC Página 93 de 98 VII.-ENCARGADO DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Tal como lo establece el artículo 12 del Decreto Supremo N° 83 (DS-83) INACH cuenta con un encargado de seguridad de la Información, quien actúa como asesor del Jefe de Servicio en las materias relativas a seguridad de los documentos electrónicos. Las funciones específicas que desempeña el encargado de seguridad son las siguientes: a) Tener a su cargo el desarrollo inicial de las políticas de seguridad del INACH y el control de su implementación, y velar por su correcta aplicación. b) Coordinar la respuesta a incidentes computacionales. c) Establecer puntos de enlace con encargados de seguridad de otros organismos públicos y especialistas externos que le permitan estar al tanto de las tendencias, normas y métodos de seguridad pertinentes. VIII.- COMITÉ SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN INACH cuenta con un Comité de Seguridad de la Información, con la finalidad de aunar el aporte y trabajo de los profesionales de todas las áreas, con el fin de desarrollar adecuadamente los proyectos de interés institucional en estas materias. Dicho comité tiene las siguientes funciones: 1.- Directivos. Entregan las orientaciones básicas y toman las decisiones que influirán en el modo de operar, para el cumplimiento del DS-83. Lideran y se comprometen en la intervención de los procesos que se buscan mejorar. 2.- Profesionales y técnicos. Son los encargados de entregar los antecedentes y atenderán los requerimientos para la implementación del DS-83. 3.- Otros funcionarios. Son funcionarios que manejan Información relevante en el Servicio. Su función es ejecutar actividades para asegurar la implementación del DS-83 Unidad de Planificación y SIAC Página 94 de 98 OTROS CARGOS Y FUNCIONES INTERNAS DE INACH JEFE BASE JULIO ESCUDERO DENOMINACIÓN DEL CARGO JEFE DE BASE UNIDAD Expedición Científica Antártica (ECA) SUPERIOR DIRECTO Subdirector Jefe Logístico de la ECA Mayordomo de la ECA SUBORDINADOS DIRECTOS Funcionarios del Instituto Participantes en la ECA Los que se designen en cada ECA FUNCIONES GENERALES: 1. Dar cumplimiento a la Orden de Viaje de la ECA 2. Dar cumplimiento a normas y recomendaciones del Sistema del Tratado Antártico, en particular al Protocolo de Madrid y sus Anexos 3. Representar a la Dirección en la Antártica FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1. Firmar documentación relacionado con su cargo. 2. Recepcionar delegaciones e inspectores del Tratado Antártico. 3. Velar por la seguridad de las instalaciones y personas en la Antártica. 4. Coordinar con autoridades locales los requerimientos específicos para el cumplimiento de su cargo. 5. Mantener informado a la Dirección de las actividades realizadas. Al término de la ECA debe emitir un completo informe. 6. Informar o evaluar el desempeño del personal a su cargo. 7. Informar al Comité Paritario de los accidentes e incidentes ocurridos. Unidad de Planificación y SIAC Página 95 de 98 PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE GESTIÓN-PMG Para el INACH se hace necesario designar un equipo de trabajo, para cumplir a cabalidad con los objetivos propuestos y requisitos técnicos de los distintos Sistemas del PMG. Para una mejor planificación, control y seguimiento de los Programas de Mejoramiento de Gestión, anualmente, es recomendable designar a Responsables de Áreas y Encargados del Sistema para el cumplimiento de los Sistemas Institucionales. FUNCIONES ENCARGADA PMG 1. Responsable de coordinar, controlar y apoyar las actividades definidas en los sistemas del PMG. 2. Guiará el desarrollo de las tareas bajo los lineamientos institucionales. 3. Coordinará las tareas de los diferentes sistemas, como un solo plan de mejoramiento institucional, con el objeto de que dejen de ser tareas individuales de los sistemas. 4. Coordinará la entrega oportuna de información necesaria para elaborar los informes, para evitar duplicidad de esfuerzos e inconsistencia en estos. 5. Subirá a Intranet los documentos que servirán como medios de verificación de los sistemas y toda aquella información que sirva de antecedente para el desarrollo de los sistemas. 6. Controlará el avance de los sistemas del PMG, coordinando la entrega oportuna de los informes. 7. Apoyará en forma directa la elaboración de los informes. 8. Trabajará en forma conjunta con cada Encargado de Área, en el planteamiento de los compromisos y metas del año siguiente. 9. Realizará reuniones periódicas con los responsables de áreas para medir el avance y coordinar tareas transversales. RESPONSABLES DE ÁREA 1. Velar por el cumplimiento del Sistema. 2. Distribuir y coordinar el trabajo dentro en su Departamento o Unidad, para que los compromisos adquiridos y la elaboración de los informes, sea un trabajo compartido y oportuno. 3. Trabajar directamente con la Unidad de Planificación, en el planteamiento de los compromisos y metas del año siguiente, tomando en cuenta las necesidades del Servicio y su factibilidad, incorporándolos dentro de su planificación anual. 4. Trabajar en forma conjunta con los encargados del sistema para dar cumplimiento con los requisitos técnicos de los sistemas. ENCARGADAS/OS DE SISTEMA Serán los responsables de la COMUNICACIÓN DIRECTA Y PERMANENTE CON LA RED DE EXPERTOS, para recibir la asistencia técnica necesaria para cumplir con lo establecido. Unidad de Planificación y SIAC Página 96 de 98 NOMENCLATURA UTILIZADA EN EL PRESENTE MANUAL Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica CONICYT Comité Bipartito de Capacitación CBC Comité Científico de Investigaciones Antárticas SCAR Comité del Medio Ambiente CEP Comité Oceanográfico Nacional CONA Departamento Científico DECIEN Departamento de Concurso y Medio Ambiente DECYME Dirección de Presupuesto DIPRES Dirección General Administrativa DIGAD Expedición Científica Antártica ECA Feria Antártica Escolar FAE F Fondo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico FONDECYT G Gestión Territorial GT Instituto Antártico Chileno INACH I Instituto Geográfico Militar IGM M Ministerio de Relaciones Exteriores MINREL O Oficina de Información, Reclamos y Sugerencias OIRS Programa de Mejoramiento de la Gestión PMG Programa Nacional de Ciencia Antártica PROCIEN Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada de Chile SHOA Sistema General Financiero del Estado SIGFE S Sistema Integral de Atención a Clientes, Usuarios, Beneficiarios SIAC U Unidad de Auditoría Interna UAI C D E P Unidad de Planificación y SIAC Página 97 de 98 BIBLIOGRAFÍA 1. DFL-82 Ministerio de Relaciones Exteriores, Aprueba Estatuto Orgánico del Instituto Antártico Chileno. 2. Normas de ética y probidad para los Servicios Públicos. 3. Manual de Organización y Funciones actualmente en vigencia. 4. Estatuto Administrativo. 5. Reglamento Especial y General de Calificaciones. 6. Código Buenas Prácticas Laborales. 7. Sistema del Tratado Antártico. 8. LEY Nº 20.285 METODOLOGÍA DE TRABAJO El presente manual fue modificado de acuerdo a las observaciones y modificaciones sugeridas por todos los Jefes de Departamentos y Unidades, quienes analizaron el Manual de Funciones 2009, considerando la nueva orgánica Institucional 2010 y a las tareas y funciones que la Dirección de INACH solicitara para cada área. Metodología de trabajo: Solicita modificar por parte de los Jefes de Departamento y/o Unidad el Manual de Funciones. Se compila las modificaciones y observaciones. Se elabora la nueva versión Se envía a la subdirección para observaciones Se envía a la Dirección para aprobación Unidad de Planificación y SIAC Página 98 de 98
