informe seguimiento 185-09 hospital clínico universidad de chile

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División Auditoría Administrativa
Área Educación, Trabajo y Previsión Social
Informe Seguimiento
Hospital Clínico de la
Universidad de Chile.
Fecha: 22 de julio de 2010.
Informe N°: 185/09
04.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA DE EDUCACIÓN, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL
OAF.: 13207
SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N° 185,
DE 2009, SOBRE AUDITORÍA AL SISTEMA
DE ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y
BIENES DEL HOSPITAL CLÍNICO DE LA
UNIVERSIDAD DE CHILE.
SANTIAGO,
u 1 POH716
En cumplimiento del Plan Anual de
Fiscalización de la Contraloría General, se procedió a efectuar un seguimiento a las
observaciones señaladas en el Informe Final N°185 de 2009, sobre auditoría
efectuada al Sistema de Adquisición de Medicamentos y Bienes, correspondiente al
ejercicio 2008, del Hospital Clínico de la Universidad de Chile.
La labor tuvo por objeto verificar el
cumplimiento de las medidas y regularizaciones que debía adoptar el Hospital, cuyo
seguimiento arrojó los siguientes resultados, en relación con las observaciones que en
cada caso se indican:
1. SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO.
a) En el Informe Final se advirtió que la
entrada de medicamentos a través del sistema, no tenía incorporada la fecha de
vencimiento de los artículos ingresados a la bodega, cuyo control estaba asignado a
los operadores administrativos de la Unidad, y como medida de mitigación, el Servicio
indicó que se encontraba en proceso de adjudicación de un sistema ERP, el cual
contaba entre otros, con los módulos de Abastecimientos y el Submódulo de
Existencias.
Sobre el particular, se verificó que el Hospital
Clínico a través de la licitación N° 5153-127-LP09, adjudicó a la empresa Global
Services S.A., la adquisición del sistema ERP, el cual se encuentra en etapa de
implementación. A lo anterior, la autoridad, en síntesis, informó que un equipo de
informáticos se encuentra evaluando cada una de las etapas y procedimientos que
intervienen en el módulo de Abastecimientos y, en particular, en el Submódulo de
Existencias, a fin de ingresar los parámetros que correspondan de acuerdo con las
necesidades de las Unidades y Centros de Costos que intervienen en los Procesos de
Abastecimiento, Almacenamiento, Distribución y Contabilización de medicamentos e
insumos clínicos.
AL SEÑOR
DIRECTOR
HOSPITAL CLINICO UNIVERSIDAD DE CHILE
PRESENTE
MAL
Ref.:N°183574/10
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
j ÁREA DE EDUCACIÓN, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL
Gdfót
Asimismo, se comprobó que mensualmente el
Jefe de Bodega y Operadores Técnicos realizan inventarios a los productos
farmacéuticos a fin de verificar los vencimientos de las distintas partidas de
medicamentos y emitir las solicitudes de bajas respectivas.
También se observó que, en las
b)
estanterías de la bodega se mantenían medicamentos generales, controlados e
insumos vencidos, conjuntamente con aquellos en plena vigencia, señalando la
autoridad que, como medida dispuesta respecto de los medicamentos controlados en
espera de la baja se realizarán solicitudes semestrales y para el caso de los
medicamentos generales e insumos éstos permanecerían en cajas cerradas y
rotuladas.
En efecto, la revisión practicada permitió
evidenciar que los medicamentos generales y controlados, al igual que los insumos
vencidos, permanecían en estantes cerrados con llave y debidamente rotulados.
En relación con las recetas de
c)
medicamentos que no registraban el RUN de los pacientes, el Servicio indicó que a
través del nombre y apellidos eran identificados en el sistema informático, señalando
que, como medida se había considerado el desarrollo de la Ficha Clínica Electrónica,
cuya información sería remitida en línea a la farmacia para su despacho.
Sobre esta materia, se comprobó que tal
procedimiento aún no se encuentra operativo, toda vez que el Sistema ERP y la
mencionada ficha, son programas que debieran funcionar en paralelo.
Cabe mencionar que con el aludido
procedimiento, la autoridad pretende establecer un control cruzado, entre la firma del
profesional médico que genera la receta, y la confirmación del funcionario de farmacia
que verifica los datos consignados en la misma, para posteriormente proceder al
ingreso de datos en la ficha clínica del paciente.
En materia de insumos clínicos, en la
d)
revisión se había advertido que, tanto en la bodega como en los centros de
distribución, no se practicaban inventarios de las reservas de stock críticos,
informando la autoridad en su respuesta que dicho procedimiento se había iniciado en
el Servicio de Pabellones, y que éste se haría extensivo a todo el Hospital.
Al respecto, mediante la revisión se constató
que la aludida toma de inventarios se encontraba pendiente, ante lo cual el Servicio
señaló que el mencionado control entraría en vigencia con la puesta en marcha del
Sistema ERP, argumentando que el diseño del Módulo de Abastecimientos permitirá
el monitoreo de los consumos y reservas en línea.
e)
En relación con el equipamiento
médico, el cual, en general, no se encontraba inventariado desde el año 2008, la
autoridad en su respuesta reconoció que se encontraba pendiente la rotulación del
activo fijo, informando que estaban trabajando en el tema con un equipo de tres
personas y, que entre las funciones asignadas estaba la toma de inventarios de activo
fijo y de existencias.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
. ÁREA DE EDUCACIÓN, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL
(.NILS
Atendido lo anterior, se procedió revisar
aleatoriamente bienes adquiridos durante el año 2009, evidenciándose la
incorporación física de la etiqueta de inventario, la cual resultó coincidente con el
código registrado en el formulario. Adicionalmente, se observó que el encargado de
rastrear las altas del activo, además, incorpora una fotografía de los bienes que se
mantienen registrados, demostrando con ello los avances en el programa.
2. SOBRE AUDITORÍA A LOS PROCESOS.
a) En la revisión practicada se advirtieron
diferencias entre el registro de stock teórico y la existencia real de algunos
medicamentos, cuya justificación por parte de la autoridad apuntaba a un mal corte
documentario, y a la omisión de un traspaso de rubro por la persona responsable.
Al respecto, la autoridad no ha aportado
nuevos antecedentes para justificar el motivo de que se originaran tales diferencias.
b) Además, se advirtió que previo al
despacho de medicamentos a las distintas farmacias del Hospital, la Bodega los
envasaba individualmente según órdenes de pedido, y no siempre llevaba un registro
actualizado de la cantidad finalmente envasada, observación que la Institución
reconoció, informando que se insistiría en el Procedimiento de Reenvasado, el cual
estaba incorporado en el Manual de Procedimientos.
Sobre la materia, se comprobó que el
Departamento de Abastecimientos dispone de un Manual de Reenvasado, además,
de un auxiliar técnico encargado de llevar un registro diario y actualizado, de la
cantidad finalmente envasada a través de una planilla de recepción de medicamentos.
c) Asimismo, en dicha revisión se advirtió
que en la Bodega existían insumos carentes de ordenamiento, según sus fechas de
vencimiento. Mediante inventario practicado por este Organismo de Control, se
encontraron medicamentos vencidos formando parte de las existencias, a lo cual el
Servicio aludió en su respuesta, que esta observación se debía a limitaciones de
espacio y que reforzaría el control de vencimiento a través de inventarios periódicos,
señalando, además, que los medicamentos que estén a la espera de la
correspondiente resolución de baja permanecerían en cajas cerradas.
En razón de lo anterior, en la visita de
seguimiento se revisaron las dependencias de la Bodega, efectuando el cotejo de las
solicitudes de baja correspondientes, y los espacios destinados para el
almacenamiento de los medicamentos vencidos y deshechos, comprobándose lo
expuesto en el párrafo precedente por la autoridad.
d) En relación con los Insumos Clínicos, en
la revisión se advirtió que algunas partidas se encontraban vencidas, ante lo cual el
Servicio señaló en su respuesta que serían informados los respectivos comités para
su gestión o baja correspondiente, aparte de ser separados y debidamente rotulados.
-3-
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
".1 ÁREA DE EDUCACIÓN, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL
(MILI
Sobre el particular, se constató que aún
permanecía pendiente la baja de dichos insumos por la Unidad de Abastecimientos.
e) Durante la revisión, se comprobó que los
equipos médicos adquiridos con posterioridad al año 2007 no permanecían
codificados para su identificación, situación que fue reconocida por el Servicio,
argumentando que tal situación sería corregida de manera inmediata.
las validaciones
Atendido
lo anterior,
practicadas permitieron corroborar las medidas dispuestas por la autoridad en relación
con este rubro.
En lo concerniente al procedimiento de
f)
distribución de medicamentos e insumos desde la Bodega a las distintas farmacias, se
observó que los servicios clínicos no dejaban constancia de la recepción conforme, a
lo que la autoridad respondió que eventualmente tales servicios recibían los fármacos
vía casetera, y debido a esa modalidad no quedaba registrada la firma conforme de la
persona, señalando que para subsanar la observación realizarían las modificaciones
que correspondieran.
Al respecto, en la visita de seguimiento se
comprobó que, en la práctica, a través del formulario para registro de errores de
dispensación, queda reconocido el tipo de error de los medicamentos despachados y
al mismo tiempo queda consignada la fecha, servicio, nombre y firma del empleado
que detectó el error.
g) En cuanto al proceso de suministro de
insumos a los distintos Servicios, se comprobó que las reservas que mantenía cada
uno de ellos no eran inventariadas por alguna Unidad del Hospital, a lo cual el Servicio
respondió que había ordenado los inventarios y el registro de los stock críticos
respectivos.
Sobre la materia, se informó que mediante la
puesta en marcha del nuevo Sistema de Abastecimientos, la autoridad pretende llevar
el control de stock críticos en las bodegas periféricas de cada unidad de la Institución.
observaciones
de
las
h) Acerca
relacionadas con las instalaciones y equipos médicos de la Unidad de Neonatología,
la autoridad indicó que en su Proceso de Normalización de Infraestructura y
Equipamiento, había levantado las necesidades del Servicio con el fin de dar
cumplimiento a las normativas técnicas y a los procedimientos de acreditación que
debe enfrentar el establecimiento.
f
Al respecto, se constató que el proyecto de
Arquitectura e Ingeniería para la habilitación de Neonatología se encuentra a la espera
de la aprobación de planos (corregidos de acuerdo a sugerencias realizadas por la
autoridad sanitaria), presentado por el Hospital a la Secretaría Regional Ministerial de
Salud, de la Región Metropolitana.
_4_
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ÁREA
DE
EDUCACIÓN, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL
j
Cabe mencionar que el proyecto contempla
una inversión de M$150.000 en obras civiles, y la inversión en equipamiento a la fecha
alcanza a la suma de M$127.909. No obstante lo anterior, a consecuencia del fuerte
sismo de febrero último, se trasladaron las dependencias de dicha Unidad al segundo
piso y actualmente se encuentra a la espera de las remodelaciones pertinentes.
3. SOBRE ANALISIS DE OPERACIONES DE PAGO.
En la revisión se constató que conforme un
convenio de colaboración celebrado entre la Universidad de Chile y Megasalud S.A.,
el Servicio durante el año en revisión había pagado M$ 318.770 por concepto de
arriendos, además, de otras mejoras y remodelaciones con cargo al Hospital, cuyos
valores y antecedentes al término de la visita no habían sido proporcionados.
Sobre el particular, el Servicio mediante oficio
N°42, de 13 de mayo de 2010, adjuntó un detalle con los supuestos pagos efectuados
a Megasalud sobre mejoras y/o remodelaciones acaecidas durante el período de
vigencia de los contratos, de cuyo análisis es posible concluir que la información
proporcionada no es del todo aclaratoria, ya que la mayoría de los pagos
corresponden a materiales de oficina, insumos clínicos y generales, y no a mejoras y/o
remodelaciones.
CONCLUSIONES.
La autoridad del Hospital Clínico de la
Universidad de Chile ha aportado antecedentes y tomado medidas administrativas
tendientes a corregir parte de las observaciones planteadas en el Informe Final
N° 185 de 2009, sin embargo, aún permanecen pendientes las siguientes situaciones:
1. Sobre la omisión en la toma de inventarios
de las reservas de stock críticos de insumos clínicos aludido en la letra d) del numeral
N°1, del informe de seguimiento, la autoridad deberá disponer las medidas
administrativas tendientes a implementar dicha práctica, situación que será validada en
una futura visita de fiscalización.
2. Acerca de la diferencia entre el stock teórico
y la existencia real de algunos medicamentos indicados en la letra a) del acápite N° 2
del presente informe, el Servicio deberá disponer de acciones que permitan precisar
las existencias reales de los insumos, la cual deberá ser concordante con los registros
históricos de éstos.
3. En relación con las partidas vencidas de
algunos insumos clínicos indicados en la letra d) del acápite precedente, los cuales a la
fecha de la visita aún no se habían dado de baja, la autoridad deberá instruir, para que
las instancias responsables ejecuten tal instrucción, materia que será verificada en una
próxima visita.
_5_
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ÁREA DE EDUCACIÓN, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL
4. Respecto de las operaciones de pago
aludidas en el numeral 3° del presente documento, las cuales dieron origen a
desembolsos por mejoras y remodelaciones, de cuya cuantía aún no se tiene claridad,
el Servicio deberá elaborar un reporte pormenorizado indicando tal situación,
antecedentes que serán revisados en forma definitiva por este Organismo Fiscalizador.
Saluda atentamente a usted,
POS ORDF:N DPL. CONTRA OR GEN1ÉRAL
Patri
DIVISIóN DE A'L., , I.Y.TCRiA AYYNISTRATIVA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División Auditoría Administrativa
Área Educación; Trabajo y Previsión Social