informe seguimiento 139-09 facultad de odontología universidad de

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División Auditoría Administrativa
Área Educación, Trabajo y Previsión Social
Informe Seguimiento
Facultad de Odontología
Universidad de Chile.
Fecha: 19 de mayo de 2010.
Informe N°: 139/09
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
47 ÁREA DE EDUCACIÓN TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL
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DAA N° 414/10
SEGUIMIENTO AL INFORME N° 139 DE
2009, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS DE
GASTOS EFECTUADOS POR LA FACULTAD
DE ODONTOLOGÍA DE LA UNIVERSIDAD
DE CHILE.
SANTIAGO,
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En cumplimiento del Plan Anual de
fiscalización aprobado por esta Contraloría General, se efectuó un seguimiento a las
observaciones contenidas en el Informe Final N° 139, de 2009, emitido con motivo de
la auditoría practicada a las operaciones de gastos efectuados por la Facultad de
Odontología durante el año 2008, cuyo resultado fue puesto en conocimiento de esa
Facultad mediante el oficio N° 61301, de 4 de noviembre de 2009.
El seguimiento efectuado arrojó los siguientes
resultados, en relación con las observaciones que en cada caso se indican:
1.- Examen de contratos a honorarios.
En el informe individualizado en la suma, se
observó que los convenios por contratación de servicios celebrados por la Facultad
no establecían en forma explícita el producto que debía informar el contratado por la
labor realizada, y como respaldo se incluía un certificado de cumplimiento de
honorarios que emitía el Director o Encargado del Programa.
En su respuesta al preinforme, la autoridad
indicó que para completar lo establecido en el convenio, a dicho certificado se le
adicionaría un formulario de informes parciales, el que sería llenado por el jefe directo
detallando las actividades del prestador de servicios.
Sobre el particular, el seguimiento permitió
comprobar que el aludido formulario fue incorporado para el año 2009, pero en el
ac) 23 examen practicado se constataron algunas situaciones que llaman la atención por su
0 sE falta de coherencia, como es el caso de la funcionaria de planta Mayerling Pinto
6 ,,,Y González, quien, además, se encontraba contratada a honorarios a contar del 2 de
mayo y hasta el 31 de julio, según decreto N° 11.542, de 2009, por $ 823.759, la que
percibió los emolumentos, aún cuando se encontraba haciendo uso de una licencia
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'2) médica.
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AL SEÑOR
DECANO DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA
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Por otra parte, el funcionario Juan Carvajal
Herrera, en el informe de prestación de servicios aparece firmando en la doble calidad
de prestador de servicios y de supervisor responsable, lo que evidencia
incompatibilidad en las funciones, a la luz de las normas sobre probidad
administrativa.
2.- Gastos de Representación.
Al respecto, en el citado informe se indicó que
los gastos referidos a la atención de autoridades carecían de un detalle que indicara
los nombres y cargos de los asistentes y, además, no se indicaba el motivo del gasto.
Sobre el particular, la autoridad en su
respuesta aludió que había instruido al personal de Tesorería y Contabilidad, con la
finalidad de que los desembolsos fueran registrados en forma correcta,
individualizando a las autoridades asistentes.
La revisión practicada, permitió comprobar
que, en la actualidad, el Servicio indica parcialmente el objeto del gasto, señalando en
su mayoría a las personas que asistieron a los eventos, pero omitiendo antecedentes
tales como el cargo que desempeñan. Asimismo, se advierten otros desembolsos por
obsequios otorgados a funcionarios, los que carecen de datos necesarios, como el
motivo y las personas beneficiadas.
Es menester señalar, que los gastos de
representación y protocolo se encuentran regulados por normas de derecho público,
correspondiendo, por tanto, conforme al principio de legalidad, proceder a su
otorgamiento en la medida que concurran los requisitos contemplados en el
ordenamiento jurídico.
3.- Control de Inventarlos.
El examen efectuado a este rubro, determinó
que durante la visita, la Entidad no puso a disposición de la comisión fiscalizadora 3
de los bienes inventariados. En su respuesta, la autoridad indicó que el Conservador
de Inventarlos se encontraba con licencia médica, y que dichos bienes se ubicaban en
la Escuela de Graduados, aludiendo que éstos estaban debidamente identificados con
sus números de inventario y bajo la responsabilidad y custodia de la Encargada de la
Bodega de dicha Escuela.
En
el
seguimiento,
se
practicaron
procedimientos inspectivos a los bienes, determinándose una muestra aleatoria con
el objeto de verificar que los bienes adquiridos contaban con las altas respectivas
concordantes con la ubicación física, y con su registro en el inventario, lo que no
generó observaciones posteriores.
Respecto de los elementos que no fueron
habidos en la visita anterior, entre los que se encontraba un Notebook inventariado
con el N° 020102001046184, cuya adquisición se observó por la modalidad de
compra utilizada, ya que había sido adquirido por la funcionaria a cargo de la Unidad
de Abastecimientos al margen de lo establecido en la I v,,N;°/,19.886, cabe indicar que
nuevamente, no fue puesto a disposición para verifi ext n.cia.
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ADMINISTRATIV
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4.- Control de Existencias.
Sobre la materia, se comprobó que el
Servicio emitía en ocasiones el documento de salida de materiales de la bodega y, en
otras, el propio Encargado realizaba el control de las mismas.
En otro orden, se observó que la capacidad
del recinto era insuficiente para contener los materiales, encontrándose artículos en
pasillos y oficinas no habilitadas para este efecto y que el servicio computacional que
la institución mantenía para el control de existencias presentaba debilidades.
Al respecto, la autoridad señaló que mediante
la circular DEA N° 128, de 2009, reiteró la instrucción sobre los pedidos a la bodega.
En cuanto al recinto de custodia, se indicó que había comenzado la materialización
del proyecto de construcción que contemplaba una nueva bodega, el cual
próximamente se entregaría para su licitación. Sobre la debilidad del control de
existencias, se informó que para ello había adquirido un nuevo sistema computacional
denominado Dentalsoft, el que entraría en funcionamiento a partir de octubre de 2009,
concretándose su implementación a partir de marzo de 2010, tras un período de
marcha blanca.
Efectuada la auditoría de seguimiento, se
constató que en la actualidad la Facultad no utiliza un formulario pre-numerado para la
salida de materiales, lo que implica una falla en el control de entrega de los insumos.
Asimismo, se comprobó que no existen tarjetas individuales en los estantes para
ejercer el control de entrada y de retiro de los distintos elementos.
A lo anterior, se agrega que la falta de un
sistema de control impide determinar el stock mínimo y crítico, indispensable para la
renovación oportuna de los insumos, considerando la limitación de proveedores en el
mercado.
En relación con los espacios insuficientes
para la organización de materiales, la indagatoria practicada permitió comprobar que
la Facultad no había dado solución a la situación descrita, debido a que no se había
concretado el proyecto de construcción de una bodega.
Además, cabe señalar que la Facultad no
incorpora en el balance general el monto correspondiente al rubro existencias y que a
contar del 1 de enero de 2010, el Servicio dejó de utilizar el antiguo sistema de
información y el Sistema Dentalsoft, en la práctica, no ha estado operativo.
5.- Egresos sin documentación de respaldo.
La observación realizada estaba referida,
esencialmente, a los comprobantes de egreso cursados con antecedentes
incompletos que justificaran los desembolsos referidos a la adquisición de estampillas
universitarias durante el año 2008.
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Sobre el particular, cabe afirmar que dicha
observación está siendo atendida, ya que, además, efectuada la inspección a los
comprobantes contables cursados en el año 2009, se comprobó que tales
documentos cuentan con los antecedentes pertinentes, medida de control cuya
permanencia y cumplimiento cabal será especialmente verificado en las próximas
visitas a esa Entidad.
6.- Cheques protestados a favor del Servicio.
En el citado Informe Final, se constató que
existían cheques que al ser depositados resultaban protestados y al redepositarse
ocasionaban que la recuperación de recursos tardara en la práctica.
El seguimiento practicado permitió determinar
que al 31 de diciembre de 2009, la cuenta pertinente 1.1.05.03.003, tenía un saldo de
$ 7.593.624, monto conformado por documentos vencidos por recuperar, los cuales
provienen desde el año 2006, lo cual denota la necesidad de aplicar acciones
concretas de cobro por parte de la Facultad.
CONCLUSIONES.
En mérito de lo expuesto, se concluye que si
bien la Facultad de Odontología ha iniciado acciones para dar cumplimiento a la
normativa legal y reglamentaria pertinente, persisten las siguientes situaciones,
respecto de las cuales se deben adoptar las medidas que se indican:
1.En relación con el pago de honorarios a
2 funcionarios de planta, en cuyos respaldos no se advertía la acreditación de las
labores efectuadas, además de una incompatibilidad de labores; con la modalidad de
compra y la inexistencia de un notebook que nuevamente no fue habido en la visita de
seguimiento; con las deficiencias que persisten en el control de existencias; con las
fallas en la entrega de materiales, y con la falta de adopción de medidas concretas
para asegurar el ingreso de los fondos de que esa Entidad Pública es acreedora, esta
Contraloría General ordenará la instrucción de un proceso disciplinario, con la
finalidad de determinar las eventuales responsabilidades correspondientes.
2.Sobre los gastos de representación y
protocolo, corresponde que el Servicio se ajuste a la normativa legal aplicable en la
especie, materia que será revisada en futura visita de fiscalización.
Saluda atentamente a Ud.,
POR ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL
Patricia Arriagada Villonta
ABOGADO JEFE
DIlkíáiÓE AUD RÍA ADMÍNISTRATIVA
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