CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA EMPRESARIAL COMFANDI

CÓDIGO
DE BUEN
GOBIERNO
Y ÉTICA
EMPRESARIAL
COMFANDI
“Ser feliz,
obrar bien,
vivir bien,
son una sola
misma cosa”
Aristóteles.
CONTENIDO
1.
INTRODUCCIÓN ............................................................................... 5
2.
ALCANCE ......................................................................................... 5
3.
3.1
3.1.1
3.1.2
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6
3.2.7
MARCO DE ACTUACIÓN LEGAL Y CORPORATIVO ............................
MARCO LEGAL ..................................................................................
Objeto social ......................................................................................
Normatividad básica .........................................................................
MARCO DE ACTUACIÓN CORPORATIVO ...........................................
Misión ................................................................................................
Promesa de Valor ..............................................................................
Unidades Estratégicas de Servicios - UES ......................................
Visión .................................................................................................
Enfoque y estrategia de sostenibilidad .............................................
Responsabilidades con los grupos de interés ..................................
Marco conductual ..............................................................................
7
7
7
7
8
8
8
8
9
9
9
10
4.
4.1
4.2
4.3
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL - SGI ..........................................
GERENCIA ESTRATÉGICA .................................................................
GERENCIA POR PROCESOS ..............................................................
GERENCIA DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO..............................
13
13
13
14
5.
5.1
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.5.1
5.2.5.2
5.2.5.3
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.2.1
5.3.2.2
5.3.2.3
5.3.3
5.3.4
SISTEMA DE GOBIERNO CORPORATIVO ..........................................
ESTATUTOS SOCIALES Y POLÍTICAS CORPORATIVAS ......................
ÓRGANOS Y ESTRUCTURA DE GOBIERNO CORPORATIVO ..............
Asamblea General de Afiliados .........................................................
Consejo Directivo ..............................................................................
Director Administrativo .....................................................................
Inhabilidades e incompatibilidades de los órganos de gobierno .....
Comités corporativos ........................................................................
Comités nivel estratégico..................................................................
Comités de procesos .........................................................................
Comités de cumplimiento .................................................................
GESTIÓN ÉTICA .................................................................................
Modelo de Gestión Ética ....................................................................
Descripción del marco conductual Comfandi ...................................
Valores corporativos ..........................................................................
Atributos ............................................................................................
Competencias organizacionales .......................................................
Compromisos corporativos ...............................................................
Comportamientos éticos ...................................................................
15
15
15
16
16
17
18
19
19
20
20
20
20
22
22
22
23
23
24
3
5.3.4.1
5.3.4.2
5.3.4.3
5.3.4.4
5.4
5.4.1
5.4.1.1
5.4.1.2
5.4.2
5.5
5.5.1
5.5.2
5.6
Frente a la Corporación ....................................................................
Frente a afiliados, clientes y usuarios ..............................................
Frente al manejo o revelación de la información .............................
Frente a conflictos de interés ...........................................................
GESTIÓN DE CONTROL Y CUMPLIMIENTO ......................................
Sistema de control interno................................................................
Propósito ...........................................................................................
Elementos del sistema de control interno........................................
Órganos de control externo...............................................................
GESTIÓN DE RIESGOS ......................................................................
Objetivos ............................................................................................
Elementos del Modelo de Gestión de Riesgos .................................
ADMINISTRACIÓN Y REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN ...............
24
24
25
25
28
28
28
28
29
29
29
30
30
6.
6.1
6.2
6.3
DIVULGACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
AL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA EMPRESARIAL .............
DIVULGACIÓN ....................................................................................
VIGENCIA ...........................................................................................
EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORAMIENTO ............................
31
31
31
31
7.
GLOSARIO ....................................................................................... 33
8.
DISPOSICIÓN FINAL ....................................................................... 35
4
Marco de actuación legal y corporativo
$
Gerencia
Estratégica
Gerencia
por
SGI Procesos
Gerencia de la
Cultura y el
Desarollo
MARCO DE ACTUACIÓN
LEGAL Y CORPORATIVO
1Constitución política
colombiana
2 -Ley 21 de 1982
Régimen del Subsidio
Familiar
3 -Ley 789 de 2002
Apoyo al empleo y ampliación
de la protección social
4 -Dec. 1072 de 2015 (Título 7)
Decreto único reglamentario del sector trabajo
5 -Dec. 341 de 1988
Reglamentación Superintendencia del Subsidio Familiar
6 -Dec. 2463 de 1981 Régimen de inhabilidades,
incompatibilidades y responsabilidades de los funcionarios de las Cajas de
Compensación Familiar
7 -Estatutos y reglamentación de los órganos de gobierno de Comfandi
3.2 MARCO DE ACTUACIÓN CORPORATIVO
3.2.1 Misión
Somos Comfandi, la Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca.
Trabajamos con pasión y transparencia por el bienestar de los afiliados y la
comunidad.
3.2.2 Promesa de Valor
Somos Comfandi, tu Mano Amiga, ayer, hoy y para siempre
3.2.3 Unidades Estratégicas de Servicios – UES
El objeto social, la misión y la promesa de valor descritos, se materializan a
través de las siguientes Unidades Estratégicas de Servicios – UES:
UES
PROPÓSITO
Salud
Prestar servicios de salud a nuestros usuarios y clientes, en el Valle del Cauca, a través de un
modelo de atención integral, con énfasis en la intervención y moderación del riesgo, acercando
las IPS y los servicios a los sitios donde viven y trabajan, estableciendo compromisos del
paciente, la familia y el equipo de salud para mejorar el estado de salud de la población que
nos ha elegido como su IPS primaria, en cualquier nivel de complejidad.
Educación
y Cultura
Vivienda
Social
Recreación
y Deporte
Mercadeo
Social
Fomento
Empresarial
Subsidios
Crédito Social
8
Contribuir al desarrollo de competencias básicas, ciudadanas y laborales que permitan
incrementar el desarrollo regional y nacional mediante el sistema educativo y cultural de
Comfandi, el cual contiene programas de educación con calidad provistos de procesos,
metodologías flexibles y dinámicas.
Facilitar el acceso de las familias a una vivienda propia. Enfocados en nuestro programa
integral de acompañamiento técnico social, habilitamos la demanda, facilitamos créditos
hipotecarios y acompañamos comunitariamente a propietarios y residentes de nuestros
proyectos de vivienda a nivel local y regional.
Generar espacios de socialización y transformación del individuo y su entorno, a través de
experiencias socioculturales que contribuyen al mejoramiento de su calidad de vida y el
fomento de hábitos de vida saludables.
Entregar productos de calidad, siendo fieles a la promesa de confianza; por eso en las
Droguerías Comfandi trabajamos por mantener y mejorar continuamente nuestros procesos
de almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos. En los Supermercados
Comfandi operamos bajo la filosofía de responsabilidad y sentido social, para ofrecer variedad
de productos, calidad en los servicios, promociones y la atención amable y oportuna que
merece.
Promover la creación y puesta en marcha de empresas sostenibles, el fortalecimiento y
desarrollo empresarial de las Mipyme afiliadas a Comfandi y la generación y sostenibilidad
del empleo.
Garantizar al trabajador y a su familia la entrega oportuna y precisa de los subsidios a los que
tienen derecho como afiliados a Comfandi, dentro del marco legal vigente. Nuestro alcance:
Subsidio familiar monetario, Subsidio de vivienda, Subsidio al desempleo y Subsidio en especie.
Ofrecer a nuestros afiliados, en especial a los de categorías A y B, diferentes líneas de crédito
que les permita acceder a los productos y servicios ofrecidos por la Caja, mejorando su calidad
de vida.
3.2.4 Visión
Ser una organización social, sostenible e innovadora, que contribuye al desarrollo
equitativo, incluyente y solidario de la comunidad.
3.2.5 Enfoque y estrategia de sostenibilidad
Siendo la misión de Comfandi buscar el bienestar de la comunidad, con
énfasis en los afiliados de las categorías A - B, es imprescindible considerar el
contexto de sosteniblilidad donde se ubica nuestra población objetivo, el cual
constituye nuestro foco para aportar al desarrollo sostenible del Territorio del Valle
del Cauca.
Comfandi establece relaciones con los grupos de interés, fundamentadas en
estándares de buen gobierno y ética empresarial, que conllevan a la construcción
de vínculos de confianza organizacional, creando círculos virtuosos entre los
agentes generadores de riqueza y el entorno social, privilegiando siempre
el bien común sobre el particular y orientando sus programas y servicios hacia
la satisfacción de necesidades de los trabajadores afiliados y sus familias en el
marco de un comportamiento socialmente responsable.
A través de la estrategia de sostenibilidad, Comfandi cumple la promesa de ser
la Mano Amiga de la región, para lo cual desarrolla acciones en los ámbitos:
> Económico. Contribución al desarrollo.
> Ambiental. Aporte al planeta.
> Social. Gestión social, mediante 5 ejes que responden a las necesidades de sus
grupos de interés:
- Sumando esfuerzos por el desarrollo. Desarrolla estrategias de articulación
en responsabilidad social enfocadas a la sostenibilidad con proveedores y
aliados.
- Transformando nuestro bienestar. Contribuye con el desarrollo integral de sus
colaboradores y sus familias.
- Agregando valor a nuestros servicios. Entrega más que un servicio, una
oportunidad para mejorar el bienestar de sus afiliados, usuarios – clientes y
empresas afiliadas.
- Trabajando por la inclusión. Dinamiza procesos participativos orientados a
contribuir al desarrollo social de la comunidad con el gobierno.
- Cumpliendo nuestros compromisos. Comunica la gestión de sus acciones a los
medios de comunicación y entes de control para rendir cuentas a sus grupos de
interés.
3.2.6 Responsabilidades con los grupos de interés
A partir del enfoque de sostenibilidad descrito, Comfandi establece los siguientes
compromisos con sus grupos de interés:
> Colaboradores.
Implementa procesos y programas equitativos e incluyentes,
orientados al desarrollo de los colaboradores, su bienestar y el de sus familias,
9
mediante acciones e iniciativas de interacción que propicien el diálogo y el respeto,
fortalezcan las relaciones de confianza y matengan un buen clima laboral.
> Afiliados. Brinda servicios integrales de calidad para satisfacer las necesidades
de sus afiliados y sus familias, mejorando su calidad de vida y garantizando un
trato equitativo para todos.
> Empresas
afiliadas. Administra y distribuye los recursos de los aportes
empresariales en el marco de la ley, con pulcritud y transparencia, dando
cuenta de su gestión a las empresas afiliadas.
> Clientes
y usuarios. Alinea su promesa de valor con los objetivos de
clientes y usuarios para construir relaciones de largo plazo y contribuir con el
mejoramiento de su calidad de vida.
> Comunidad. Implementa iniciativas sociales, culturales y medio ambientales que
dinamizan procesos sociales participativos que impactan positivamente a las
comunidades del área de influencia.
> Proveedores. Fortalece vínculos de confianza con sus proveedores para identificar
y desarrollar sinergias en los procesos, bajo criterios de calidad, eficiencia,
equidad, transparencia y colaboración mutua.
> Aliados. Trabaja en la construcción de alianzas públicas y/o privadas, para el
desarrollo de iniciativas que contribuyan a una región competitiva, incluyente y
sostenible, en el marco legal, y alineadas con el direccionamiento estratégico
de la organización.
> Gobierno. Participa en la construcción o aplicación de políticas públicas aportando
experiencia y conocimiento, para beneficio de la comunidad y por la
competitividad y sostenibilidad de la región y del país.
> Entes
de control. Cumple a cabalidad con la normatividad que regula su
actividad y con las disposiciones de los organismos de inspección, control y
vigilancia, suministrando la información pertinente sobre la gestión de la Caja.
> Medios
de comunicación. Brinda información oportuna y veraz a los
medios para lograr una comunicación responsable, basada en el principio de
transparencia.
3.2.7 Marco conductual
Para el cumplimiento del marco legal, el direccionamiento estratégico y los
compromisos con los grupos de interés descritos en los numerales anteriores,
la entidad se soporta en el marco conductual, constituido por los valores
corporativos, atributos y competencias que se describen a continuación:
10
Misión:
Somos
Comfandi, la Caja de
Compensación Familiar
del Valle del Cauca. Trabajamos
con pasión y transparencia por el bienestar
de los afiliados y la comunidad.
Visión: Ser una organización social, sostenible e innovadora que
contribuye al desarrollo equitativo, incluyente y solidario de la comunidad.
Propuesta de Valor : “Tu Mano Amiga, ayer, hoy y para siempre”.
Política de Gestión Integral: Somos una organización sostenible, por lo tanto, trabajamos en el triple
resultado, lo que implica garantizar la competitividad de la Caja, comportarse de manera socialmente responsable
y ser ambientalmente amigable, con el concurso comprometido de un recurso humano competente que se caracteriza por
la transparencia de sus actuaciones, siendo un referente de la región.
Integrales
Apasionados por la
efectividad y la innovación.
Transparentes
Incluyentes
Transformadores
Unidos y comprometidos
por el desarrollo social.
Confiables
Atributos
Orientados al afiliado,
al cliente y al servicio.
Aliados /
Amigo Social
Valores Corporativos:
Competencias
Sinergia y cooperación
Ejemplo y coherencia
Comunicación efectiva
Generadores de logro
Gráfica 3 – Marco conductual
El marco conductual permite a la institución comprometerse, en forma efectiva,
con estándares nacionales e internacionales de comportamiento, en materia
de:
> Derechos Humanos
> Prácticas anticorrupción
> Pactos por la transparencia
> Competencia justa
> Otros
El marco conductual forma parte de los comportamientos éticos esenciales, que se
describen en númeral 5.3 - Gestión Ética.
11
4
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL - SGI
Dicho relacionamiento requiere de una apropiada sincronía, a fin de facilitar el
mejoramiento, la innovación y el mantenimiento de los resultados requeridos por
los afiliados y demás grupos de interés, mediante una integración armónica de la
estrategia, los procesos y la cultura.
El SGI de Comfandi, contiene los siguientes subsistemas:
4.1 GERENCIA ESTRATÉGICA
Para Comfandi, la Gerencia Estratégica se fundamenta en tres elementos:
1) El método, orienta la actuación dentro del Ciclo de Gestión de Desempeño
PHVA, el cual parte de la Planeación Estratégica Corporativa Comfandi PECC, definición de metas corporativas, despliegue de planes e integración
con el presupuesto que es la expresión financiera de la estrategia. Así
mismo, mide y evalúa resultados para dirigir la organización, monitorear
su desempeño y ajustar o estandarizar las mejores prácticas orientadas al
mejoramiento y la innovación.
2) El modelo de negocio establecido para la Caja, denominado Controlador
Estratégico, es decir, aquel que es guiado por estrategias CorporativasCaja, definidas y monitoreadas desde la alta dirección, con el fin de obtener
sinergias estratégicas y operativas, entendiendo este concepto como lo que
hace para generar mayor valor para la Caja y sus grupos de interés.
3) El modelo de entrega de servicio, orienta el desarrollo del ejercicio
estratégico con base en la Cadena de Valor seleccionada, lo que conlleva a la
“construcción en equipo”, interactuando integrantes de los Macroprocesos
de Negocios, Direccionadores y Habilidadores, en la búsqueda de la
integralidad corporativa.
4.2 GERENCIA POR PROCESOS
Constituida por los siguientes elementos:
1) La operación por procesos a través de la Cadena de Valor como modelo
de entrega de servicios, que describe el desarrollo de las actividades de la
Caja para generar valor al afiliado y al cliente final, desde la gestión del día
a día, articulando todos los procesos, orientados por la estrategia corporativa,
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SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL - SGI
El SGI es el campo de aplicación del Sistema de Gobierno, dado que la toma e
implementación de decisiones necesarias para alcanzar los objetivos, definen
la dinámica de la estrategia, los procesos y la cultura.
para lograr en conjunto los objetivos trazados por Comfandi, soportados,
fundamentalmente, en el valor del “trabajo en equipo”.
2) Gestión del mejoramiento continuo, basado en el método PHVA, Comfandi
gestiona siempre el mejoramiento, la innovación y el mantenimiento de
sus procesos aplicando estándares definidos por las mejores prácticas
nacionales e internacionales.
4.3 GERENCIA DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO
Se soporta en el ciclo de desarrollo del talento humano, el cual contiene los
siguientes ejes o elementos:
1) Liderazgo. Tiene el propósito de lograr de sus líderes, la movilización del
talento humano fundamentado en las actitudes ganadoras para Comfandi.
2) Talento. Busca maximizar el potencial del talento humano fundamentados en su
formación y la gestión de su desempeño.
3) Compromiso. Fomenta el compromiso de sus colaboradores y su sentido de
pertenencia con Comfandi, basados en el reconocimiento y la gestión del clima
laboral.
Los ejes descritos tienen el propósito de generar la transformación cultural
a través de comportamientos individuales y de equipo, el gerenciamiento
estratégico y la operación por procesos, precisando roles y responsabilidades,
la estandarización de perfiles y competencias, a fin de fortalecer los órganos
de gobierno en función de los propósitos misionales de Comfandi.
Frente al contexto descrito, la Gerencia de la Cultura busca, principalmente, el
desarrollo o fortalecimiento de comportamientos necesarios para operar el
Sistema de Gobierno sobre la base de una efectiva Gestión Ética en la totalidad
de procesos y niveles jerárquicos de la organización.
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5
SISTEMA DE GOBIERNO
CORPORATIVO
El propósito fundamental del Sistema de Gobierno es orientar la toma e
implementación de decisiones que conlleven a alcanzar los objetivos de
la organización, mediante la aplicación articulada de los elementos que se
describen a continuación:
5.1 ESTATUTOS SOCIALES Y POLÍTICAS CORPORATIVAS
Comfandi tiene definidos los estatutos sociales, integrados por un conjunto
de normas establecidas para el funcionamiento de la Caja, como complemento
de la legislación general vigente, los cuales contienen la reglamentación de
los principales órganos de gobierno.
Así mismo, se tienen definidas las siguientes políticas corporativas:
SISTEMA DE GOBIERNO
CORPORATIVO
> Gestión Integral
> Asuntos Corporativos
> Comunicaciones
> Responsabilidad Social
> Ambiental
> Talento Humano
> Seguridad de la Información
> Acompañamiento al Cliente
Ampliar información de estatutos y políticas corporativas en plataforma virtual Isolución.
5.2 ÓRGANOS Y ESTRUCTURA DE GOBIERNO CORPORATIVO
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5.2.1 Asamblea General de Afiliados
Es el supremo órgano directivo de la entidad, sus decisiones son obligatorias
y sus funciones se enmarcan en la ley y en los estatutos sociales.
Está integrada paritariamente por representantes de empresarios y
trabajadores afiliados. Los representantes de los empresarios son elegidos
por la Asamblea de Afiliados y los representantes de los trabajadores son
nombrados por el Ministerio del Trabajo, por períodos de cuatro años.
Entre sus principales funciones se encuentran:
a) Nombrar y remover los miembros principales con sus respectivos
suplentes del Consejo Directivo de la Corporación y el Revisor Fiscal para
períodos de cuatro años.
b) Estudiar, aprobar o improbar los balances, estados financieros y cuentas de fin
de ejercicio que presente para su consideración el Director Administrativo.
c) Declarar extraordinariamente disuelta la Corporación, prorrogar su duración
y modificar sus estatutos de conformidad con las normas legales y
reglamentarias que se expidan sobre el particular.
d) Velar, como máximo órgano de dirección de la Caja, por el cumplimiento
de los principios del subsidio familiar, así como de las orientaciones
y directrices que en este sentido profieren el Gobierno Nacional y la
Superintendencia del Subsidio Familiar.
Consultar reglamento de funcionamiento de la Asamblea General en
plataforma virtual Isolución.
5.2.2 Consejo Directivo
Roles y responsabilidades de carácter general:
Órgano administrativo de asesoría y colaboración del Director Administrativo y
garante de beneficios para los grupos de interés. Circunscribe su actividad a
lograr el desarrollo del objeto social de la Caja, para lo cual:
a) Elige al Director Administrativo.
b) Aprueba y realiza seguimiento periódico al plan estratégico, los objetivos y el
presupuesto anual de ingresos y egresos.
c) A pr ueba los pl anes y progr amas de inver sión y organización de
servicios que debe adelantar el Director Administrativo.
d) Aprueba u objeta los balances, estados financieros y cuentas de fin de ejercicio
y considera los informes generales y especiales que presente el Director
Administrativo, para su remisión a la Asamblea General.
e) Verifica el cumplimiento de las normas de gobierno corporativo, administra
los conflictos de interés de sus miembros, el Director Administrativo y su
equipo.
Roles y responsabilidades frente a la gestión del control y gestión de riesgos.
a) Verifica el adecuado funcionamiento del sistema de control interno.
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b) Asegura el estricto cumplimiento y observancia de toda la normatividad
legal que rige para la Caja.
c) Verifica la oportuna y apropiada implementación de los planes de acción
preparados como resultado de las recomendaciones emitidas por los
diferentes órganos de vigilancia y control.
d) El Consejo Directivo es el máximo órgano para la gestión de los riesgos de
la entidad, por lo cual revisa y aprueba:
- Las políticas para la administración integral de riesgos, los límites específicos
para la aceptación de riesgos, la metodología para identificar, medir, controlar
e informar los distintos tipos de riesgo a los cuales se encuentra expuesta la
Caja; los procedimientos utilizados para la evaluación y el control de los riesgos
identificados y los mecanismos para la implementación de planes de acción
correctivos.
- El diseño, la implementación y evaluación de los programas y controles
para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos éticos o
de fraude y efectúa seguimiento sobre los niveles de exposición a dicho
riesgo, sus implicaciones para la Caja y las medidas adoptadas para su
control o mitigación.
Consultar reglamento de funcionamiento del Consejo Directivo en plataforma virtual Isolución.
5.2.3 Director Administrativo
Roles y responsabilidades de carácter general:
Es el representante legal de la Caja y responsable de ejecutar las estrategias
corporativas y las directrices aprobadas por la Asamblea General de Afiliados
y el Consejo Directivo, para lo cual:
a) Cumple y hace cumplir los estatutos, reglamentos internos, órdenes y
resoluciones de los diversos órganos de la administración.
b) Rinde ante el Consejo Directivo los informes trimestrales de gestión y de
resultados.
c) Presenta ante la Superintendencia del Subsidio Familiar los informes
generales o periódicos que se le soliciten sobre las actividades desarrolladas,
el estado de ejecución de los planes y programas, la situación general de
la entidad y los tópicos que se relacionan con la política de seguridad social
del Estado.
d) Presenta a la Asamblea General en asocio del Consejo Directivo en las
sesiones ordinarias de aquella, un informe detallado sobre la marcha
administrativa y financiera de la institución, y sobre las innovaciones
que convenga introducir, proyectos de desarrollo, programas tendientes al
mejor servicio de los asociados.
Roles y responsabilidades frente a la gestión del control y gestión de riesgos:
a) Implementa las estrategias y políticas aprobadas por el Consejo Directivo
con relación al sistema de control interno.
17
b) Pone en funcionamiento la estructura, los procedimientos y las metodologías
inherentes al sistema de control interno.
c) Fija los lineamientos tendientes a crear la cultura organizacional de
autocontrol.
d) Proporciona los recursos que se requieran para el adecuado funcionamiento
del sistema de control interno.
e) Verifica la operatividad de los controles establecidos al interior de la
entidad.
f) Orienta la ejecución de políticas y acciones derivadas del Consejo Directivo
para la gestión de riesgos.
Consultar la Circular 0023 de noviembre de 2010, en plataforma virtual Isolución. Responsabilidades
Sistema de Control Interno, Gestión de Riesgos y Comité de Auditoría.
5.2.4 Inhabilidades e incompatibilidades de los órganos de gobierno
Se describen a continuación las principales inhabilidades e incompatibilidades:
a) Entre los miembros del Consejo Directivo, Director Administrativo y el
Revisor Fiscal de la Caja, no podrán existir vínculos matrimoniales, ni de
parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad
o primero civil, ni de asociación profesional, comunidad de oficina o
sociedad comercial, excepción hecha de las sociedades anónimas y de las
comanditarias por acciones.
b) No podrán ser elegidos miembros del Consejo Directivo, ni directores
administrativos o gerentes, quienes:
- Se encuentren en interdicción judicial o inhabilitados para ejercer el
comercio.
- Hayan sido condenados a pena privativa de la libertad por cualquier delito,
excepto los culposos.
- Hayan sido sancionados por faltas graves, en el ejercicio de su profesión;
- Tengan el carácter de funcionarios públicos.
- Hayan ejercido funciones de control fiscal en la respectiva entidad durante
el año anterior a la fecha de su elección, desempeñado cargos de nivel
directivo, asesor, ejecutivo, técnico o administrativo en la Superintendencia
del Subsidio Familiar.
c) Los miembros del Consejo Directivo, Revisor Fiscal y funcionarios de la Caja
no podrán, durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente
a su cesación en las mismas, en relación con las entidades respectivas:
- Celebrar o ejecutar por sí o por interpuesta persona contrato o acto alguno.
- Gestionar negocios propios o ajenos, salvo cuando contra ellos se entablen
acciones por la entidad a la cual sirven o han servido o se trate del cobro de
prestaciones y salarios propios.
- Prestar servicios profesionales.
- Intervenir por ningún motivo y en ningún tiempo en negocios que
hubieren conocido o adelantado durante su vinculación.
18
5.2.5 Comités corporativos
5.2.5.1 Comités nivel estratégico
> Comité Directivo
- Objetivo principal. Garantizar que el desempeño de la Corporación
obedece a los lineamientos estratégicos y normativos aprobados por los
entes de gobierno y control que la rigen.
- Objetivos específicos. Proponer para aprobación del Consejo Directivo las
estrategias, planes, programas, proyectos y presupuestos que garantizan
el cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos de la
Corporación:
- Revisar la estrategia y el desempeño de las UES de acuerdo con los
objetivos estratégicos; así como el avance y los ajustes o cambios
críticos de programas y proyectos de impacto corporativo.
- Revisar la contribución establecida en los indicadores de desempeño
del aporte de cada Unidad Estratégica de Servicio - UES, Unidades
Habilitadoras y Direccionadoras a los resultados corporativos.
- Definir las estrategias que permiten atraer, desarrollar y conservar el
talento humano, que apalanque la ejecución de la estrategia de la Caja.
- Identificar sinergias entre proyectos y toma decisiones sobre la
alineación y/o optimización de los recursos.
- Revisar el desempeño de los procesos, presentar y aprobar cambios al Sistema
de Gestión Integral – SGI, que mejoren el desempeño de los procesos y de
los negocios.
>
Comité de Auditoría
Es el órgano derivado del Consejo Directivo, encargado de la evaluación del
control interno y su mejoramiento continuo y de la administración de riesgos
de la Caja, y la adopción de medidas para su control y mitigación, entre otras
funciones. Propone al Consejo Directivo, para su aprobación, la estructura,
los procedimientos y las metodologías necesarios para el apropiado
funcionamiento del Sistema de Control Interno del Subsidio Familiar.
>
Comités de Ética
- Comité de ética corporativo. Tiene la responsabilidad de orientar el
proceso de gestión ética, la determinación y actualización de directrices
éticas, así como la revisión y tratamiento de contravenciones al Código
de Buen Gobierno y Ética Empresarial. Está conformado por el Director
Administrativo o la persona que designe para representarlo, los Jefes de
Auditoría y de Asuntos Corporativos, los Subdirectores de Planeación y
Gestión Humana e invitados según pertinencia.
- Comités de ética específicos según pertinencia de Unidades Estratégicas de
Servicio – UES. Se aplica conforme a requerimientos legales u organizacionales.
Ej. Comité de ética hospitalaria o Comité de la investigación en UES Salud.
Cada comité dispone de su propio reglamento en el que se definen objetivo,
integrantes, roles y responsabilidades.
19
5.2.5.2 Comités de procesos
Tienen el propósito de efectuar seguimiento a resultados frente a metas de
indicadores de gestión definidos en las diferentes subdirecciones, entre los que se
destacan: Comité de Gestión Subdirección Comercial, Comité Gestión Mercadeo
Social, Comité Gestión Salud, Comité Gestión Servicios Sociales, Comité de
Responsabilidad Social, Comité de Servicios Compartidos, Comité Jurídico.
5.2.5.3 Comités de cumplimiento
Son requeridos por la regulación o normatividad vigente, entre los que se
encuentran los comités de convivencia, COPASST, historia clínica, entre otros.
Ampliar información sobre órganos de gobierno en plataforma Isolución
5.3 GESTIÓN ÉTICA
La Gestión Ética es uno de los principales elementos del Sistema de Gobierno.
Tiene como finalidad orientar la definición y fortalecimiento de estándares
éticos de comportamiento, como soporte esencial para construir y mantener
relaciones de confianza con los grupos de interés, en desarrollo de los grandes
propósitos de la organización.
5.3.1 Modelo de Gestión Ética
El Modelo de Gestión Ética de Comfandi aplica el ciclo PHVA, conforme se
describe a continuación:
GE1
GE2
GE3
GE4
GE1 Código de Buen Gobierno y Ética
Empresarial.
GE2 Comportamientos éticos esenciales
en perfiles de cargos.
GE5 Comunicación y educación
continuada a grupos de interés.
P
GE6 Operación del sistema de consultas
y denuncias éticas.
GE3 Riesgos éticos y controles.
GE4 Comités de ética.
GE5
GE6
A
H
GE10
GE9 Investigación de faltas al Código de
Buen Gobierno y Ética Empresarial.
GE10 Estrategias de prevención y
contención, frente a resultados
obtenidos en GE7, GE8 y GE9.
V
GE9
GE8
GE7
GE8 Verificación de riesgos éticos
materializados, análisis de
tendencia y de efectividad de
controles.
GE7 Evaluación de competencias éticas.
Gráfica 5 – Modelo de Gestión Ética Comfandi
20
A continuación se describen las directrices para cada uno de los elementos
del Modelo de Gestión Ética de Comfandi:
FASE
Planear
COD
ELEMENTO
GE1
Código de Buen
Gobierno y Ética
Empresarial.
Se revisará y actualizará mínimo cada dos años.
GE2
Comportamientos
en perfiles de
cargos.
Son una síntesis de los comportamientos éticos definidos
en el Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial, los
cuales se incluyen en perfiles de cargos.
GE3
Riesgos éticos y
controles.
Son una categoría del Sistema de Gestión de Riesgos
de la Caja que se describe en el numeral 5.5, el cual
aplica metodología para su identificación, análisis y
valoración, así como la evaluación y el fortalecimiento
de controles.
GE4
Comités de ética.
Se establece el Comité de Ética Corporativo, el cual
tiene como objetivos fomentar y afianzar la cultura
ética de la Caja, asegurar la operación del proceso
de gestión ética y dirimir temas éticos de alcance
corporativo. Adicionalmente la Subdirección de Salud
dispone de los comités de ética hospitalaria y de ética
de la investigación en salud. Cada uno de los comités
descritos cuentan con su propio reglamento para su
operación.
GE5
Comunicación y
educación
continuada
a grupos de
interés.
Se establece plan de comunicación y educación a grupos
de interés con el propósito de dar a conocer contenidos
del Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial,
asegurar su interpretación, así como la operación
de mecanismos de consulta, denuncia e instancias y
procedimiento de resolución. Busca igualmente educar
en forma permanente como medio esencial para
fortalecer la cultura ética de la Caja.
GE6
Operación
del sistema
de consultas y
denuncias éticas.
Tiene el propósito de recibir y resolver consultas
frente a dilemas éticos, así como reportar o denunciar
contravenciones o faltas al Código de Buen Gobierno
y Ética Empresarial.
GE7
Evaluación de
competencias
éticas.
Las competencias éticas se incluyen en el modelo de
gestión de competencias y se evalúan conjuntamente
con las demás competencias.
GE8
Verificación de
riesgos éticos
materializados,
análisis de
tendencia y
efectividad de
controles.
Tiene el propósito de efectuar registro y trazabilidad
de riesgos éticos materializados, levantar estadísticas,
efectuar análisis de su tendencia y reportar resultados
a las instancias pertinentes; así como evaluar la
efectividad de controles frente a riesgos materizalizados
y ajustar o fortalecer lo necesario.
GE9
Investigación de
faltas a la ética.
Se efectúa registro y se reportan resultados de
investigaciones de faltas a la ética, a las instancias
pertinentes, por conducto de los comités de ética.
GE10
Estrategias de
prevención y
contención, frente
a resultados
obtenidos
en GE7, GE8 y GE9.
Tiene el propósito de determinar y ejecutar acciones
para evitar la recurrencia de faltas al Código de Buen
Gobierno y Ética Empresarial de la Caja.
Hacer
Verificar
Ajustar /
Mejorar
DIRECTRIZ
Ampliar información sobre Modelo de Gestión Ética en plataforma Isolución
21
5.3.2 Descripción del marco conductual Comfandi
A continuación se describen los componentes del marco conductual de
Comfandi, relacionado en la gráfica 3:
5.3.2.1 Valores corporativos
> Orientados al afiliado, al cliente y al servicio. Comfandi trata a las personas
con sensibilidad, respeto y apertura, siendo “Tu Mano Amiga”. Atiende a
cada persona con total disposición, dedicación y voluntad, logrando que sus
afiliados y clientes sientan que son lo más importante para Comfandi.
> Unidos
y comprometidos por el desarrollo social. Aporta al desarrollo
sostenible del Territorio Valle del Cauca, agregando valor a sus servicios,
generando sinergias con gobiernos, proveedores y aliados para el desarrollo de
sus comunidades y contribuyendo al desarrollo integral de sus colaboradores
y sus familias.
> Apasionados por la efectividad e innovación. Trabaja por alcanzar los resultados
esperados, para lo cual asume retos, se adapta al cambio, genera soluciones
creativas, mejora e innova modelos de negocio, procesos y productos.
5.3.2.2 Atributos
Nuestros atributos están determinados por los principios éticos que caracterizan
nuestras actuaciones, los cuales aportan solidez a los valores corporativos y a la
promesa de valor:
> Aliado / Amigo Social. Trabaja en equipo enfocada en un objetivo común: el
bienestar y desarrollo de sus colaboradores y la comunidad, fundamentados
en el principio de solidaridad.
> Confiables. Desarrolla todas sus actuaciones en el marco de comportamientos
éticos que se soportan en la honestidad de su talento humano, generando
credibilidad y confianza a todos sus grupos de interés.
> Incluyentes. Trabaja y sirve para responder a necesidades de su comunidad,
sin distinción de raza, credo o género, valorando la diversidad de pensamiento
y basados en los méritos de su talento humano, el principio de solidaridad y el
respeto por los derechos humanos.
> Transformadores.
Construye procesos de transformación en personas y
comunidades con quienes y para quienes trabajan, facilitando su crecimiento
y la contribución por una sociedad con mayores oportunidades.
> Transparentes. Revela en forma clara, precisa y completa la información sobre
las políticas, decisiones y actividades de las que es responsable, incluyendo
sus impactos sobre la sociedad y el medio ambiente.
22
> Integrales. Responde
de manera integral a las principales necesidades de
su comunidad, en los campos del subsidio, recreación y deporte, educación
y cultura, vivienda, fomento empresarial, salud, mercadeo social y crédito
social, entre otros servicios, orientados por su Sistema de Gobierno, Sistema
de Gestión Integral y marco conductual.
5.3.2.3 Competencias organizacionales
Las competencias organizacionales determinan el saber – hacer necesario
para alcanzar el desempeño esperado en cumplimiento de la promesa de
valor:
> Sinergia y cooperación. Capacidad de comprometerse e involucrar a otros,
teniendo en cuenta todos los elementos del Sistema de Gestión Integral.
> Generador
de logro. Capacidad para alcanzar y superar los objetivos
organizacionales, grupales e individuales, con proactividad y definiendo
metas viables y desafiantes, garantizando el posicionamiento, crecimiento y
sostenibilidad de la Caja.
> Comunicación efectiva. Capacidad de comprender al otro y comunicar con
efectividad lo que piensa, hace y siente, mediante su expresión oral, no verbal
y escrita.
> Ejemplo
y coherencia. Capacidad de pensar, sentir y actuar en
permanentemente armonía con los valores, atributos y políticas
organizacionales que constituyen la cultura Comfandi.
5.3.3 Compromisos corporativos
El marco conductual descrito permite a la institución comprometerse en forma
efectiva con estándares nacionales e internacionales de comportamiento,
entre los que se encuentran:
> Derechos
Humanos. Comfandi está comprometida con el respeto a los
Derechos Humanos, promoviéndolos al interior de la organización y en sus
grupos de interés, para brindar un trato digno, con justicia e igualdad,
trabajando hacia la erradicación de incidentes de discriminación, trabajo
infantil, trabajo forzoso y abuso sexual.
> Derechos
y deberes. Comfandi está comprometida con el cumplimiento
de sus deberes y el respeto y fomento de los derechos de sus afiliados y
usuarios, en el marco de la normatividad.
> Prácticas
anticorrupción. Comfandi está en contra de toda práctica o
conducta de fraude o corrupción, que constituya soborno, extorsión, dádivas
o prebendas, en sus comunidades de influencia y en su cadena de valor, con
el fin de promover la transparencia en la gestión, disuadir las conductas
indebidas e incentivar el compromiso de sus colaboradores.
23
Este compromiso está acorde con la legislación colombiana, la declaración
universal de los Derechos Humanos, las convenciones básicas de la
Organización Internacional del Trabajo (OIT) y el Pacto Global de las
Naciones Unidas; igualmente, con la Ley 679 de 2001 para prevenir y
contrarrestar la explotación, la pornografía y el turismo sexual con menores.
> Confidencialidad. Comfandi protege de manera responsable y confidencial la
información interna y externa, y los datos de las personas y los grupos de
interés, que sean de manejo de la organización.
> Competencia justa.
Comfandi evita cualquier tipo de conducta que implique
competencia desleal o prácticas contrarias a la libre competencia, actuando
de buena fe y en cooperación con sus grupos de interés.
5.3.4 Comportamientos éticos
En armonía con el marco conductual y los compromisos corporativos descritos,
los colaboradores de Comfandi se comprometen a aplicar y promover los
siguientes comportamientos éticos:
5.3.4.1 Frente a la Corporación
a) Mantener y promover una conducta que guarde consistencia con los valores y
atributos corporativos.
b) Representar con responsabilidad y honestidad a la Caja en las delegaciones
interinstitucionales, intersectoriales o frente a todo tercero.
c) Respetar y promover los Derechos Humanos en todos los procesos de la
organización.
d) Abstenerse de participar en todo acto que constituya fraude, esto es
apropiación indebida de activos, corrupción o reporte de información
fraudulenta, por el contrario, adoptar, acatar y fomentar estándares de
comportamiento definidos por la organización en contra de tales prácticas.
e) Abstenerse de efectuar todo acto que represente acoso laboral o trato
hostil, maltrato, intimidación a otra persona en el ámbito laboral.
f) Reportar a través de los mecanismos establecidos por la organización
cualquier situación o evento que esté en contra de los comportamientos éticos
definidos en el presente código.
5.3.4.2 Frente a afiliados, clientes y usuarios
a) Prestar un servicio con trato digno, respetuoso y cálido, garantizando la no
discriminación por condición de género, raza, orientación sexual, religión,
creencias políticas o condiciones socioeconómicas.
b) Asegurar el respeto y fomento de los derechos de los afiliados, clientes y
usuarios y educar en el cumplimiento de sus deberes.
c) Asegurar una atención humanizada en la prestación de todos los servicios.
d) Garantizar un trato equitativo para todos los afiliados, clientes y usuarios.
24
e) Asegurar transparencia en la prestación de todos los servicios.
f) Ejecutar el trabajo con rectitud, dedicación, compromiso y responsabilidad,
generando credibilidad y confianza en nuestros servicios.
g) Establecer una competencia leal, atribuyéndole a los productos y servicios
ofertados características, cualidades, resultados y certificaciones que
realmente tengan y puedan ser comprobadas cuando se requieran.
5.3.4.3 Frente al manejo o revelación de la información
a) Abstenerse de efectuar revelación de información sin las autorizaciones
correspondientes.
b) Suministrar la información requerida por entes internos y externos, en
forma oportuna, confiable y transparente.
c) Proteger y supervisar la información que genere, manipule, reciba o
transmita en la organización.
d) Abstenerse de utilizar indebidamente la información privilegiada y
confidencial en beneficio propio o de tercero o en detrimento de los intereses
de la organización.
e) Reportar a su jefe inmediato o a las instancias superiores correspondientes,
cualquier posible omisión, falsificación, manipulación o inexactitud de la
información estadística, financiera, de contabilidad, de los datos básicos que
soportan tales partidas, así como los registros de la información oficial de
la Caja.
5.3.4.4 Frente a conflictos de interés
> Definición, manejo y reporte
Se considera conflicto de interés toda situación en la cual los miembros del
Consejo Directivo, el Director Administrativo, los colaboradores de la Caja y el
Revisor Fiscal, antepongan sus intereses personales a los de la organización,
interfieran con la objetividad que requiere su cargo, afecte su toma de decisiones
o puede dar la apariencia de afectarla.
El manejo de los conflictos de interés se someterá a lo establecido en el
presente Código, de acuerdo con la norma contenida en el artículo 23 de la
Ley 789 de 2002 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan, así
como el Decreto 2463 de 1981, que determina el régimen de inhabilidades,
incompatibilidades y responsabilidades de los consejeros, revisores fiscales,
directivos y colaboradores de las Cajas de Compensación, en lo relacionado con
trámites de contratación, impedimientos o inhabilidades para ser miembro del
Consejo Directivo, Director Administrativo o Revisor Fiscal, principal o suplente,
y con parentesco o intereses económicos.
Toda situación de conflicto de interés debe ser reportada al nivel jerárquico
inmediatamente superior en la estructura organizacional de Comfandi. Las
situaciones de conflicto de interés que puedan afectar a los miembros del Consejo
Directivo y Director deben ser puestas en conocimiento del Consejo Directivo de
Comfandi.
25
Los directivos y colaboradores de Comfandi deberán actuar con la lealtad y
diligencia debidas, conservando la confidencialidad del caso.
> Conflictos de interés por inhabilidades o incompatibilidades
Todo colaborador de Comfandi debe:
a) Consultar antes de hacer negocios en nombre de la Caja con cualquier
organización en la que se encuentre vinculado un miembro de su familia con
parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
único civil.
b) Declarar cuando los cónyuges, compañeros permanentes, personas
con relaciones sentimentales, con parentesco hasta cuarto grado de
consanguinidad y tercero de afinidad trabajen en la organización. Cada uno
de ellos debe declarar esta situación de manera independiente.
c) Los nuevos colaboradores deberán diligenciar una declaración escrita en
la que informen si tienen o no conflicto de interés, como documento de
vinculación.
d) Declarar casos en los cuales sea socio, empleado, administrador o
asesor de sociedades que sean clientes, proveedores o competencia en
el desarrollo, venta o prestación de cualquiera de los servicios que ofrece la
Caja.
Igualmente no podrá:
e) Gestionar, por sí mismo o por interpuesta persona, negocios que le originen
ventajas que conforme a la Ley, los estatutos, o las buenas costumbres, se
puedan considerar que infringen los intereses de la Caja.
f) Utilizar su posición en la Caja o su nombre para obtener para sí mismo,
o para un tercero, tratamientos especiales en negocios particulares, con
cualquier persona natural o jurídica que tenga alguna relación con la
organización.
> Comportamientos frente al uso de bienes de la institución
Ningún colaborador podrá:
a) Utilizar los activos, servicios y en general, los recursos de la Caja para
actividades distintas al objeto de las mismas.
b) Destinar los recursos de la organización para donaciones.
> Comportamientos frente al recibo de regalos o invitaciones
Los regalos no siempre son artículos físicos. También son regalos las
atenciones, servicios, favores u otros bienes de valor. Por lo tanto, ningún
colaborador podrá:
a) Aceptar para sí mismo o para terceros relacionados, donaciones en dinero
o especie por parte de proveedores o clientes de la Caja, o de personas
o entidades con las que la organización sostenga relaciones comerciales
o de servicios. El colaborador podrá recibir como obsequio, material
publicitario tales como agendas, calendarios, lapiceros; otro tipo de
26
regalos podrá ser recibido, siempre y cuando su costo aproximado no
supere el 15 % del salario mínimo mensual legal vigente, de lo contrario,
deberá devolverlo al proveedor o empresa que lo ha ofrecido. En todo
caso debe reportarlo al Comité de Ética de la organización.
b) Aceptar regalos, dádivas, préstamos o trato preferencial cuando lo
comprometan de manera directa o a algún miembro de su familia con
parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad
o único civil, ante las personas que los ofrecen, como representante de una
empresa o individuo que haga negocios o preste servicios a Comfandi.
c) Recibir promoción u otorgamiento de cualquier tipo de prebendas o dádivas,
sean estas en dinero o en especie, por parte de las Entidades Promotoras
de Salud, Instituciones Prestadoras de Salud, empresas farmacéuticas
productoras, distribuidores, comercializadoras u otros, de medicamentos,
insumos, dispositivos y equipos, conforme a lo dispuesto y en los términos
del artículo 106 de la Ley 1438 de 2011 o la norma que la modifique.
d) Las invitaciones para visitar instituciones, asistir a actividades académicas
o a otro evento de cualquier tipo, deberán ser otorgadas a Comfandi
como institución y los directivos analizarán su rechazo o aceptación y su
asignación individual de acuerdo con la conveniencia frente a la estrategia
organizacional.
> Comportamientos en relacionamiento con proveedores
Todo colaborador en desarrollo de sus funciones propias del cargo inherentes
al relacionamiento con proveedores debe:
a) Seleccionar y contratar proveedores basados en principios de calidad,
imparcialidad, competencia y transparencia.
b) Seleccionar proveedores que evidencien prácticas empresariales que
respetan la ley.
c) Realizar toda compra o negociación y pagos de acuerdo con el manual
de contratación civil y cuantías, donde se regulan los responsables de
autorizar contratos, de firmarlos y donde se establecen los documentos
soportes a los mismos.
d) Declararse impedido de participar en procesos de selección o contratación
de proveedores en caso incurrir en inhabilidades o incompatibilidades.
e) Tener claridad de que las decisiones de contratación se basan solamente en
el mejor interés de Comfandi considerando que los productos o servicios de
los proveedores convienen a la Caja en función de su pertinencia, calidad,
precio, entrega y servicio, y que los proveedores tienen la posibilidad de hacer
negocios con la Caja, sin que condicionamientos subjetivos y personales de
quien interviene en la decisión puedan desvirtuar estos criterios.
f) Asegurar que las promociones o descuentos ofrecidos por los diferentes
proveedores con los que Comfandi contrata, deben ser otorgados a la Caja
como organización.
g) Asegurar que los proveedores que se registran en la organización o participan
27
en distintos procesos, reporten al área correspondiente o administrador del
contrato, cualquier conflicto de interés que pueda afectar la transparencia
del proceso de contratación, quien a su vez deberá reportar dicha situación al
Comité de Ética.
h) Asegurar que en virtud de lo dispuesto en la ley, todos los contratos celebrados
por la Corporación deben contener una cláusula que garantice entre las
partes el suministro de información relativa a conflicto de interés, así como
el cumplimiento de los estándares éticos de comportamiento pertinentes.
5.4 GESTIÓN DE CONTROL Y CUMPLIMIENTO
5.4.1 Sistema de control interno
5.4.1.1 Propósito
El Sistema de Control Interno de Comfandi está conformado por el conjunto de
políticas, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y
evaluación establecidos por el Consejo Directivo y la Dirección Administrativa
de la Caja, que se han diseñado e implementado, entre otros, para mejorar la
eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad, mitigar la ocurrencia de
fraudes, realizar una adecuada gestión de los riesgos, brindar información
financiera confiable y oportuna y brindar un adecuado cumplimiento de la
normatividad y regulaciones legales aplicables a la Caja.
5.4.1.2 Elementos del sistema de control interno
> Autocontrol
Está definido por las actividades desarrolladas por cada Unidad Estratégica
de Servicio – UES, con el propósito de:
a) Efectuar autoevaluación sistemática frente a los resultados de su gestión
acorde con objetivos, indicadores y propósitos misionales y generar las
propuestas de mejoramiento necesarias.
b) Identificar riesgos potenciales en desarrollo de las actividades a cargo,
comunicar oportunamente a las instancias correspondientes y participar en
el desarrollo de los respectivos planes, acorde con el modelo corporativo
para la adminstración de riesgos.
> Auditoría interna
Es una actividad que se fundamenta en criterios de independencia y objetividad,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Caja.
Realiza actividades de aseguramiento y consultoría con el propósito de evaluar
los elementos del Sistema de Gobierno con base en el marco conductual
y comportamientos éticos definidos en el presente código, así como los
principios establecidos en el Manual de Auditoría Interna.
> Comité de Auditoría
Ver numeral 5.2.5 – Comités
28
5.4.2 Órganos de control externo
> Revisoría Fiscal
La Revisoría Fiscal tiene como principal función dictaminar sobre la razonabilidad
de los estados financieros de la Caja, revisar y evaluar sistemáticamente los
componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e
independiente, en los términos que le señala la ley, los estatutos y las entidades
de vigilancia y control.
Es un órgano de fiscalización bajo la dirección y responsabilidad del Revisor
Fiscal, sujeto a las normas de auditoría generalmente aceptadas, valora los
sistemas de control interno y administración de riesgos implementados por la
Caja y emite una opinión sobre los mismos, brindando información financiera
que genera confiabilidad a los grupos de interés.
> Otros órganos de control externo
Comfandi se somete al control, vigilancia e inspección, según sea el caso,
de las entidades estatales que por ley tienen estas atribuciones, acorde con
la naturaleza de la actividad vigilada, para lo cual brinda la información
pertinente en forma transparente, oportuna y suficiente.
La Caja es vigilada y controlada, entre otras, por las siguientes entidades:
- Superintendencia del Subsidio Familiar
- Ministerio del Trabajo
- Ministerio de Educación
- Contraloría General de la República
- Superintendencia de Salud
5.5 GESTIÓN DE RIESGOS
5.5.1 Objetivos
El Sistema de Gestión de Riegos tiene, entre sus objetivos, aportar a la estabilidad
de la Caja, preparándola de manera apropiada para responder a los diferentes
riesgos a los cuales se encuentra expuesta; esto le permite alcanzar importantes
niveles de sostenibilidad, mediante la gestión eficiente de los recursos basados en
un enfoque de maximización de oportunidades.
La interacción del Modelo de Gestión de Riesgos con el Sistema de Gestión Integral
permite:
a) Obtener mayor transparencia en los procesos de gestión y toma de decisiones.
b) Desarrollar una planificación estratégica más efectiva, como resultado de
un conocimiento más amplio de los riesgos inherentes de la entidad y el
apropiado manejo de los procesos de administración integral de los mismos.
c) Minimizar pérdidas como resultado de la prevención de riesgos significativos.
d) Obtener óptimos resultados en términos de efectividad y eficiencia en el
manejo y uso de los recursos de la entidad.
29
e) Asegurar el desarrollo de la capacidad de respuesta ante eventos adversos
que amenacen el cumplimiento de los objetivos, la reputación, el recurso
humano, la infraestructura, el medio ambiente y la continuidad del negocio.
5.5.2 Elementos del Modelo de Gestión de Riesgos
a) Gobierno del Modelo.
b) Marco metodológico.
c) Manual del Modelo, el cual incluye las principales políticas administrativas.
d) Políticas y lineamientos de continuidad del negocio.
e) Órganos de control.
f) Divulgación de la información.
Ampliar información sobre Modelo de Gestión de Riesgos en plataforma Isolución
5.6 ADMINISTRACIÓN Y REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Comfandi asegurará que la información que se maneje a su nombre se encuentre
de conformidad con los derechos de autor y las leyes nacionales e internacionales
que regulen la propiedad intelectual. Velará por la seguridad, integridad,
confidencialidad y disponibilidad de la información corporativa, con énfasis en
información protegida por reserva legal o clasificada como confidencial o crítica.
El área de Asuntos Corporativos define los lineamientos y mecanismos que la
organización debe adoptar para que la información llegue a los grupos de interés
de manera oportuna, clara, íntegra y veraz.
La Subdirección de Servicios Compartidos establece los mecanismos para
garantizar que la información transmitida por medios electrónicos responda
a los más altos estándares de confidencialidad e integridad, asegurando la
implementación de una política de privacidad, el manejo de información reservada
de los afiliados, clientes y usuarios, el respeto por el derecho de intimidad y la
protección de los datos de todas las personas, cumpliendo con las obligaciones de
registro, archivo y utilización de bases de datos.
La información financiera de Comfandi es divulgada públicamente, de acuerdo
con los requerimientos de ley, y a las entidades gubernamentales de supervisión
y control, previa autorización del Director Administrativo o su delegado para tal
efecto.
La Subdirección de Planeación Corporativa responde por el reporte de información
requerida por entes de regulación y control, asegurando confiabilidad, oportunidad
y suficiencia conforme a normatividad vigente.
30
6
DIVULGACIÓN, SEGUIMIENTO
Y EVALUACIÓN AL CÓDIGO
DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA
EMPRESARIAL
6.1 DIVULGACIÓN
El Código se divulga a los miembros de la organización y a los grupos de
interés, a través de los diferentes medios de comunicación disponibles por la
organización.
6.2 VIGENCIA
El Código de Buen Gobienro y Ética Empesarial entrará en vigencia a partir
de la aprobación del Consejo Directivo y será revisado y actualizado cada dos
años por la alta dirección.
6.3 EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORAMIENTO
Se efectuará evaluación anual al cumplimiento del Código de Buen Gobierno y
Ética Empresarial, con base en resultados de los siguientes indicadores:
Comfandi, incluye análisis estratificado de frecuencia y tendencia.
> Nivel
de implementación de planes de acción frente a riesgos éticos y de
gobierno corporativo.
> Sanciones relacionadas con contravenciones a estándares del Código de Buen
Gobierno y Ética Empresarial de Comfandi, impuestas por entes de control.
Así mismo se realizará evaluación cualitativa acerca de la apropiación
conceptual y metodológica definida para el Código de Buen Gobierno y Ética
Empresarial.
Por último, se formulará, implementará y efectuará seguimiento a planes de
mejoramiento derivados de resultados de evaluaciones cualitativa y cuantitiativa
descritas.
31
DIVULGACIÓN, SEGUIMIENTO
Y EVALUACIÓN AL CÓDIGO
> Contravenciones o faltas al Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial de
7
GLOSARIO
> Afiliado. Persona natural que con el cumplimiento de los requisitos de ley ha
sido admitido como afiliado a la Caja de Compensación Familiar Comfandi.
> Atributos. Características que define la organización por las que desea ser
reconocida por sus grupos de interés, para respaldar la promesa de valor
y en general los propósitos misionales, las cuales contribuyen a generar
credibilidad y confianza frente a los grupos de interés.
> Acoso laboral. Comportamiento persistente y demostrable que sobre una
persona ejerza un colaborador, jefe directo o indirecto, colega o subordinado,
encaminado a causar temor, intimidación o ansiedad, y que tenga como
consecuencia desempeño insatisfactorio o falta de motivación que conduzca a
la renuncia.
> Cliente. Es la persona natural o jurídica que de manera voluntaria demanda
servicios seleccionados entre distintas opciones de mercado.
> Código. Conjunto de normas sistemáticas que regulan una materia
determinada.
> Competencias.
Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes
que distinguen a una persona y que contribuyen a lograr un rendimiento
excelente en un cargo, dentro de un contexto específico, y se manifiestan en
comportamientos que son definibles, observables y medibles.
> Comunidad. Conjunto de personas que comparten elementos en común y
tienen los mismos intereses.
> Cónyuge o compañero/a permanente. Persona en unión marital, religiosa o
civil, así como en un matrimonio de hecho (según lo determine la legislación
del país).
> Empresas afiliadas. Persona natural o jurídica que tiene al menos un
trabajador a cargo y, que previamente ha cumplido los requisitos establecidos
en la ley en los estatutos de Comfandi, para ser admitido e inscrito como
empleador afiliado.
33
GLOSARIO
> Conflicto de interés. Situación en virtud de la cual una persona, en razón de
su actividad, se encuentra en una posición en la que podría aprovechar para
sí o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de
conducta.
> Ética. Conjunto de directrices o leyes que determinan las prácticas o
comportamientos considerados como debidos, por un grupo de personas o
una sociedad.
> Entes de control. Son entidades públicas que cumplen funciones de
supervisión, vigilancia y verificación del cumplimiento de asuntos legales que
son de carácter obligatorio, en una organización sujeta de control.
> Fraude. Engaño a la intitución con la intención de conseguir un beneficio
personal o para un tercero. Se expresa en términos de apropiación indebida
de activos, corrupción y reportes fraudulentos.
> Gobierno
corporativo. Es un conjunto de normas, principios, prácticas,
políticas y órganos de dirección, administración y control, mediante los cuales
se dirige y controla la gestión de una persona jurídica.
> Grupos de interés. Personas o grupos sobre los cuales la entidad tiene
influencia o se ven influenciadas por ella.
> Política. Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o
entidad en un asunto o campo determinado.
> Proveedor. Persona natural o jurídica que provee productos o servicios a
Comfandi.
> Pariente. Persona con parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad,
segundo grado de afinidad o primero civil.
> Parentesco por consanguinidad:
- Primer grado: padres e hijos.
- Segundo grado: hermanos, abuelos y nietos.
- Tercer grado: tíos, tías, sobrinos y sobrinas.
- Cuarto grado: primos hermanos.
> Parentesco por afinidad:
- Primer grado: suegros, yernos/nueras, padrastros e hijastros.
- Segundo grado: cuñados y cuñadas.
> Parentesco civil:
- Primer grado civil: padres adoptantes e hijos adoptivos.
> Usuario. Persona natural o jurídica que utiliza las instalaciones, servicios o
programas que dispone Comfandi.
> Valores. Conductas o comportamientos individuales y/o grupales que
facilitan el logro de la misión, visión y objetivos organizacionales.
34
8
DISPOSICIÓN FINAL
El Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial es de obligatorio cumplimiento
para todos los grupos de interés que tengan vínculo con Comfandi; en
consecuencia:
> La
obligatoriedad de su cumplimiento por parte de los trabajadores
quedará consignada en el reglamento interno de trabajo de Comfandi y su
incumplimiento generará los efectos allí definidos.
> La obligatoriedad de su cumplimiento por parte de otros grupos de interés
que tengan relación con Comfandi, quedará consignada en cada contrato,
convenio o acuerdo de cualquier tipo, según el caso.
El presente Código fue elaborado por la Dirección Administrativa y el Comité
de Ética Empresarial, con el acompañamiento de consultoría externa - PHVA
Gestión Corporativa.
35
DISPOSICIÓN FINAL
Aprobado en sesión del Consejo Directivo del 29 de abril de 2016, según acta
No. 1.179.
Código de Buen Gobierno
y Ética Empresarial Comfandi
Yo
Identificado(a) con cédula de ciudadanía No.
,
afirmo haber recibido el Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial Comfandi
que contiene:
• Marco de actuación legal y corporativo.
• Sistema de Gestión Integral.
• Sistema de Gobierno Corporativo.
Estoy de acuerdo con lo descrito en el Código y me comprometo a cumplir y
poner en práctica las políticas y los comportamientos contenidos en el mismo.
Firma del colaborador:
Fecha:
Día
Mes
Año
37
www.comfandi.com.co
@comfandi
@comfandi
Comfandi Valle del Cauca
Código: DA- IT-00001 - Fecha de creación: 17/10/2007 - Fecha de actualización y aprobación: versión 2 29/04/2016