protocolo-atencion-i.. - Unidades Tecnológicas de Santander

OFICINA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN
INSTITUCIONAL
2015
I – CO - 01
COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
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PROTOCOLO DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN INSTITUCIONAL
VERSION: 03
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................................................ 5
VISIÓN........................................................................................................................................................... 5
MISIÓN .......................................................................................................................................................... 5
POLITICA DE CALIDAD ............................................................................................................................... 6
FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES ......................................................................................................... 6
1.IDENTIFICACION DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS POR PARTE DEL ESTUDIANTE ................... 8
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................................... 8
SERVICIOS ACADÉMICOS .................................................................................................................. 9
SERVICIOS EDUCATIVOS ................................................................................................................ 11
SERVICIOS DE APOYO SOCIOECONÓMICO PARA ESTUDIANTES ......................................................... 12
SERVICIOS DE DOCENCIA ............................................................................................................... 12
SERVICIOS MÉDICOS ...................................................................................................................... 13
PRÉSTAMO DE EQUIPOS Y SALAS DE INFORMÁTICA.......................................................................... 13
2.DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA OFICINA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN
INSTITUCIONAL ......................................................................................................................................... 13
2.1
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................................ 13
Crear Usuario y Contraseña para ingresar al Portal Académico ........................................................ 14
Cambio de Contraseña ........................................................................................................................ 14
Cambio de Datos Personales .............................................................................................................. 14
Cambio de Jornada después de Matricularse ..................................................................................... 14
Generación de Liquidaciones .............................................................................................................. 15
Apoyo a Transferencia de Sistema ..................................................................................................... 15
Cambio de Pensum Académico .......................................................................................................... 15
Certificación Registro Calificado.......................................................................................................... 16
Certificación Registro ICFES ............................................................................................................... 16
Certificado de Título ............................................................................................................................ 17
Duplicado de Acta de Grado ............................................................................................................... 17
Duplicado de Diploma de Grado ......................................................................................................... 17
Entrega por ventanilla de Diplomas y Actas de Grado ....................................................................... 18
Préstamo de Documentos del Archivo Central ................................................................................... 18
Registro de Diplomas .......................................................................................................................... 18
Devolución de Dinero por Beca ........................................................................................................... 19
Devolución de Dinero por Cancelación de Semestre ......................................................................... 19
Devolución de Dinero por No Haber Realizado Matricula Académica ................................................ 19
Aplazamiento Financiero del Semestre ............................................................................................... 20
Devolución de Dinero por Sufragar ..................................................................................................... 20
Financiación para la Matrícula Académica.......................................................................................... 20
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.................................................................................................................................................................
Realizar Créditos ICETEX ................................................................................................................... 21
2.2
SERVICIOS ACADÉMICOS ............................................................................................................... 21
Descargar los Recibos de Pago de la Página de las UTS .................................................................. 21
Activación de la Matrícula Académica después de Cancelado el Semestre ...................................... 22
Cancelación de Semestre ................................................................................................................... 22
Cancelación de Materias ..................................................................................................................... 22
Documentos para Solicitud de Grado ................................................................................................. 23
Readmisión Académica ....................................................................................................................... 24
Realización de Matrícula a partir del Segundo Semestre Académico. ............................................... 24
Inclusión de Asignaturas ..................................................................................................................... 24
Transferencia Externa ......................................................................................................................... 25
Transferencia Interna .......................................................................................................................... 25
Matriculas ............................................................................................................................................ 26
Estudiantes Nuevos ............................................................................................................................. 26
Estudiantes Antiguos ........................................................................................................................... 27
Revisión de Notas ............................................................................................................................... 27
Cambio de Grupo ................................................................................................................................ 27
Información Modalidades de Grado .................................................................................................... 27
SABER PRO – ICFES ......................................................................................................................... 28
Cartas para Solicitud de Prácticas ...................................................................................................... 29
Información de Aulas para el Estudiante ............................................................................................. 29
Carta de Becas Deportivas .................................................................................................................. 29
Información de Horarios ...................................................................................................................... 30
Certificado de Estudio ......................................................................................................................... 30
Certificado de Terminación y Aprobación ........................................................................................... 30
Certificado Curso y Aprobó ................................................................................................................. 31
Certificado de Notas ............................................................................................................................ 31
Certificado de Buena Conducta .......................................................................................................... 32
Manifiesto de No Matricula .................................................................................................................. 32
Manifiesto Cancelación de Semestre .................................................................................................. 32
Inscripciones de Estudiantes en la Base de Datos de Empleo ........................................................... 33
2.3
SERVICIOS EDUCATIVOS ................................................................................................................ 33
Matrícula de una Segunda Lengua ..................................................................................................... 33
Aplazamiento del Curso para una Segunda Lengua .......................................................................... 34
Clubes Conversacionales .................................................................................................................... 34
Certificado de Ingles ............................................................................................................................ 34
Realización de Exámenes de Nivelación para una Segunda Lengua ................................................ 35
Certificado de Horas de Bienestar Institucional .................................................................................. 35
Revisión de Horas de Bienestar Institucional ...................................................................................... 35
2.4
SERVICIOS DE APOYO SOCIOECONÓMICO PARA ESTUDIANTES ........................................................ 36
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Auxiliaturas Estudiantiles ..................................................................................................................... 36
2.5
SERVICIOS DE DOCENCIA ............................................................................................................... 36
Información sobre Docentes................................................................................................................ 36
Tutorías para Estudiantes ................................................................................................................... 37
Capacitación para el Docente ............................................................................................................. 37
2.6
SERVICIOS MÉDICOS ...................................................................................................................... 37
Consulta Médica .................................................................................................................................. 37
2.7
PRÉSTAMO DE EQUIPOS Y SALAS DE INFORMÁTICA......................................................................... 38
Préstamo de Equipos y Herramientas en Laboratorios ...................................................................... 38
Préstamo de Laboratorios y Salas de Informática .............................................................................. 38
Préstamo Equipos en la Biblioteca Virtual .......................................................................................... 38
ATENCIÓN Y PQRS AL ESTUDIANTE, DOCENTE Y PÚBLICO EN GENERAL. ................................... 39
ATENCIÓN AL ESTUDIANTE ......................................................................................................................... 39
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS- P.Q.R.S ...................................................................... 39
PROCEDIMIENTO PARA RESPONDER PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS ............................... 39
FORMATO DE PQRS .................................................................................................................................. 40
PREGUNTAS FRECUENTES DE LOS ESTUDIANTES – FAQ O P+F .................................................... 41
PREGUNTAS MÁS FRECUENTES- FAQ O P+F .............................................................................................. 41
FORMA DE UTILIZAR FAQ O P+F ............................................................................................................... 41
PREGUNTAS MÁS FRECUENTES REALIZADAS POR LOS ESTUDIANTES ............................................................ 41
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INTRODUCCIÓN
Las organizaciones competitivas serán cada vez mejor equipadas en tecnología y logística para ofrecer
servicios a la medida de sus usuarios. En el medio industrial se observa mayor desarrollo de los sistemas
operativos para optimizar la realización de las actividades en un menor tiempo, con menor uso de
recursos y a un mayor nivel de satisfacción en la entrega de sus productos. En términos relativos, los
sectores con menor desarrollo de estos sistemas están representados en el sector oficial y de servicios
públicos; en especial, en aquellos donde el usuario es un actor natural dentro del mismo sistema.
Este último caso, es común encontrarlo en el sistema educativo para el cual no es claro que su usuario
es el mismo estudiante y se confunde con un integrante más del sistema que termina estando en función
de la estructura administrativa, cuando la pirámide es a la inversa.
Con satisfacción se recibe la entrada de normas y disposiciones de Ley que exigen el respeto y mejor
atención al usuario o ciudadano, lo cual debería existir en forma natural para mantener vigente el servicio,
pero en realidad son términos olvidados ante la necesidad del usuario del servicio, que termina
subyugado y oprimido por el sistema.
En las Unidades Tecnológicas de Santander se ha venido desarrollando en un tiempo aproximado de
siete años, un sistema de gestión de calidad que en últimas busca como principal objetivo la satisfacción
al usuario o estudiante. Resultante de varios periodos de evaluación del servicio prestado, se ha obtenido
como común denominador la carencia de mecanismos efectivos para adelantar los trámites y servicios al
usuario; así como, la falta de un sistema de información integral que facilite el desarrollo de las
actividades a nivel institucional.
En busca de cumplir las normas vigentes y de mejorar el nivel de satisfacción de los estudiantes y público
en general, las UTS constituirán la Oficina de Información y Atención Institucional para que sirva como un
mecanismo que agilice los trámites internos y externos del estudiante, brinde información de todo tipo y
especialmente, ofrezca un servicio amable, oportuno y efectivo. Para ello, se formula el presente
PROTOCOLO en el cual se definen claramente las actividades que desarrollará la Oficina de Información
y Atención Institucional para que pueda atender de manera inmediata un trámite y descongestionar
oficinas administrativas que están saturados de actividades.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
VISIÓN
Las Unidades Tecnológicas de Santander serán una Institución universitaria, acreditada y reconocida por
la calidad en la formación de ciudadanos de bien, que contribuirán al desarrollo social, económico,
científico, tecnológico, ambiental y cultural de la sociedad.
MISIÓN
Somos una Institución pública de educación superior del orden departamental, dedicada a la formación
de profesionales, con actitud crítica, ética, creativa e innovadora, soportada en procesos académicos de
calidad, generación de conocimiento, desarrollo tecnológico y movilidad de actores académicos,
apoyados en modelos de gestión administrativa y financiera efectivos para contribuir al desarrollo
humano sostenible de su entorno regional, nacional e internacional.
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POLITICA DE CALIDAD
Las Unidades Tecnológicas de Santander están comprometidas con la excelencia académica en la
formación de Tecnólogos y Profesionales en el campo de las Ciencias Socioeconómicas y Empresariales
y las Ciencias Naturales e Ingenierías, centrada en la calidad de la docencia, con procesos de
autoevaluación y autorregulación, mejorando continuamente la infraestructura y el Sistema Integrado de
Gestión al servicio del estudiante.
FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES
La Formación Integral: Entendemos la formación integral como un proceso continuo, permanente y
participativo que busca desarrollar armónica y coherentemente todas y cada una de las dimensiones del
ser humano con el fin de lograr su realización plena en la sociedad. La formación integral contribuye a
enriquecer el proceso de socialización del estudiante, a situarlo en la realidad social que le envuelve, a
despertar su actitud crítica, a desarrollar sus potencialidades, a implicarse en los entornos comunitarios y
sociales, a identificar problemas y plantear soluciones, a desarrollar capacidades para la readaptación a
nuevas situaciones y contextos.
La formación es integral en la medida en que enfoque a la persona del estudiante como una totalidad y
que no lo considere únicamente en su potencial cognoscitivo o en su capacidad para el quehacer técnico
o profesional.
La Interdisciplinariedad: La interdisciplinariedad es un componente esencial de la formación integral que
permite articular las diversas áreas de conocimiento o sectores de afinidad disciplinaria para el estudio de
problemas complejos, de tal suerte que se pueda superar la yuxtaposición entre asignaturas y promover
un aprendizaje más autónomo que articule los problemas y necesidades del desarrollo pero también sus
implicaciones sociopolíticas, culturales, medioambientales, éticas y estéticas. La interdisciplinariedad
permite interrelacionar lo científico y lo tecnológico, de tal forma que sea posible definir sus impactos, sus
usos sociales, problemas, etc. Asimismo, permite el acercamiento de los docentes en un trabajo conjunto
de integración de las disciplinas del currículo entre sí y con la realidad.
La Integración Teoría-Práctica: La integración teoría-práctica hace posible la contrastación conceptual y
el desarrollo de habilidades en el campo de las aplicaciones técnico-metodológicas. Esta relación de la
teoría con la práctica es entendida como la incorporación permanente de ambos aspectos en la
formación y no como dos instancias que se suceden en un proceso secuencial de tipo lineal.
La integración entre teoría y práctica le proporciona mayor sentido al aprendizaje porque permite vincular
el nuevo material objeto de conocimiento con las experiencias de los estudiantes, producto de su práctica
cotidiana. Esta integración se realiza de manera eficaz mediante la inclusión en los planes de estudio de
espacios para el aprendizaje en donde los estudiantes puedan aplicar sus conocimientos en contextos
reales de desempeño.
La Docencia: La docencia exige un esfuerzo orientado hacia el desarrollo de los procesos de formación
integral del estudiante, los procesos de producción, socialización y apropiación crítica del conocimiento y
los procesos de servicio a la comunidad. Desde la dinámica del conocer, debe permitir al estudiante
captar problemas, plantear correctamente interrogantes, dominar métodos apropiados de conocer y
pensar.
Como práctica pedagógica, la docencia incorpora los procesos de comunicación, socialización e
interacción del y con el conocimiento entre los diferentes actores y agentes del proceso educativo.
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La docencia es el eje articulador de la investigación y de la proyección social.
La Investigación: La investigación se realizará en un contexto de proyección y servicio social,
privilegiando la actitud reflexiva, analítica, creadora e innovadora de docentes y estudiantes;
reconociendo en ella la manera concreta de generar alternativas y soluciones a problemas relevantes de
orden técnico y tecnológico del entorno, buscando una articulación con las comunidades científicas y las
diferentes organizaciones sociales para el mejoramiento de la sociedad regional y nacional.
Desde el currículo la investigación será primordialmente formativa, es decir, pertinente con la dinámica de
la relación con el conocimiento que debe existir en torno a los procesos académicos.
Además de la investigación formativa, se promoverá la investigación en sentido estricto alrededor de: a)
trabajos originales con el objeto de adquirir nuevos conocimientos dirigidos hacia objetivos específicos
(una aplicación); b) trabajos sistemáticos basados en conocimientos existentes, dirigidos hacia la
generación de nuevos productos, procesos, sistemas y servicios o a la mejora tecnológica de los
existentes.
La Proyección Social: propicia la relación de los docentes y estudiantes con los diferentes sectores de la
sociedad mediante proyectos y programas para apoyar a las comunidades en la solución de sus
problemas. Implica la intervención de las UTS en las comunidades y el entorno del Departamento no sólo
con sus áreas de desarrollo académico, sino en los planes, programas y proyectos regionales que
conlleven al mejoramiento de la calidad de vida social, comunitaria y ambiental.
La proyección social involucra todos los convenios que se realicen para asegurar las prácticas de los
estudiantes, las pasantías e intercambio de docentes, las prácticas sociales, y el desarrollo de
consultorías y asesorías para la pequeña y mediana empresa.
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1. IDENTIFICACION DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS POR PARTE DEL ESTUDIANTE
1.1 Servicios Administrativos
Son aquellos relacionados con la parte administrativa de la Institución, la cual da respuesta o solución al
REQUERIMIENTO del estudiante, Docente o público en general.
Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
Responsable
Paso a seguir
14
Crear usuario y
contraseña para
ingresar al Portal
Académico
El estudiante requiere crear su usuario y
contraseña para ingresar al Portal
Académico.
Oficina de
Información y
Atención Institucional
Dar solución
inmediata
14
Cambio de Contraseña
El estudiante bloquea la clave de ingreso
al portal académico o desea cambiar la
clave.
Oficina de
Información y
Atención Institucional
Dar solución
Inmediata
14
Cambio de Datos
Personales
Cuando hay información errónea del
estudiante en el sistema.
Oficina de
Admisiones y
Registro Académico
Dar solución
Inmediata
15
Cambio de Jornada
después de
Matricularse
El estudiante después de realizar su
matrícula académica necesita cambiar de
jornada.
Coordinación de
Programa Académico
Brindar
Información
15
Impresión de
Liquidaciones
Se entrega la liquidación para el pago de
la matrícula académica al estudiante,
cuando no puede descargarla del sistema.
Oficina de
Información y
Atención Institucional
Dar solución
Inmediata
16
Apoyo a Transferencia
de Sistemas
Se realiza el cambio del estudiante del
programa EXYRE a ACADEMUSOFT.
Recursos
Informáticos
16
Cambio de Pénsum
Académico
Se debe realizar el cambio del estudiante
del Pénsum antiguo al Pénsum nuevo.
Recursos
Informáticos
Brindar
Información
16
Certificación Registro
Calificado
El certificado es requerido por estudiantes
que se graduaron de la Institución después
del año 2006.
Secretaría General
Brindar
Información
17
Certificación Registro
ICFES
El certificado es requerido por estudiantes
que se graduaron de la Institución antes
del año 2006 o graduados con Pénsum
antiguo.
Secretaría General
Brindar
Información
17
Certificado de Título
Lo requiere el estudiante para certificar
que es Tecnólogo o profesional de la
Institución.
Secretaría General
Brindar
Información
17
Duplicado de Actas de
Grado
Cuando el Graduado pierde el Acta de
Grado.
Secretaria General
Brindar
Información
18
Duplicados de
Diplomas
Cuando el Graduado pierde el Diploma de
Grado.
Secretaria General
Brindar
Información
Proceso en el cual se generan los
Diplomas y Actas de Grado para los
estudiantes.
Secretaria General
Brindar
Información
18
Entregar por Ventanilla
Diplomas y Actas de
Grado
8
Brindar
Información
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Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
Responsable
18
Préstamo de
documentos del
archivo central de la
Institución
Préstamo de los expedientes del archivo
central de las UTS.
Archivo Secretaria
General
19
Registro de Diplomas
de Grado
Proceso en el cual la Institución realiza el
registro del Diploma de Grado.
Secretaria General
Brindar
Información
19
Devolución de dinero
por Beca
Dirección
Administrativa y
Financiera
Brindar
Información y
Remitir
20
Devolución de dinero
por Cancelación de
Semestre
Dirección
Administrativa y
Financiera
Brindar
Información y
Remitir
20
Devolución de dinero
por no haber realizado
matricula académica
El estudiante no alcanzo a realizar su
matrícula académica y solicita la
devolución del dinero.
20
Aplazamiento
Financiero del
Semestre
Proceso en el cual el estudiante aplaza el
semestre solicitando sea guardado el pago
realizado, para el próximo semestre
académico.
Dirección
Administrativa y
Financiero
Brindar
Información y
Remitir
21
Devolución de Dinero
por Sufragar
Reembolso del 10% sobre derechos de
matrícula por votar.
Dirección
Administrativa y
Financiera
Brindar
Información y
Remitir
22
Realizar Créditos
ICETEX
Proceso realizado para que el estudiante
pueda adquirir crédito con el ICETEX.
Oficina de Créditos
Educativos UTS
Brindar
Información y
Remitir
Proceso en el cual le es abonado al
estudiante para el valor de la matrícula del
subsiguiente semestre, teniendo en cuenta
que es un beneficio académico y no
económico.
El estudiante solicita la devolución del
dinero pagado por la matrícula académica,
debido a que no puede continuar el
semestre académico.
Dirección
Administrativa y
Financiera
Paso a seguir
Brindar
Información
Brindar
Información y
Remitir
1.2 Servicios Académicos
Los servicios académicos son todos aquellos trámites relacionados con la vida académica del estudiante
referido a los procesos de matrícula, pagos, evaluación de docentes, consulta de notas y horarios.
Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
Responsable
Paso a seguir
22
Descargar los recibos
de pago de la página
de las UTS
Para descarga todos los pagos que
requiere el estudiante en las UTS.
Oficina de Información
y Atención Institucional
Dar solución
inmediata
23
Activación de
matrícula después de
cancelado el
semestre
El estudiante decide incorporarse de
nuevo a la Institución.
Coordinaciones
Brindar
Información
23
Cancelación de
Semestre
El estudiante por alguna razón no puede
continuar estudiando, requiere
cancelación del semestre en el sistema.
Coordinaciones
Brindar
Información
9
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Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
Responsable
Paso a seguir
23
Cancelación de
Materias
El estudiante requiere la cancelación de
asignaturas en el sistema.
Coordinaciones
Brindar
Información
24
Documentos para
Solicitud de Grado
Documentos que debe presentar el
estudiante para poder graduarse.
Coordinaciones
Brindar
Información
25
Readmisión
Académica
Reingreso del estudiante que ha dejado
varios semestres de estudiar.
Coordinaciones
Brindar
Información
25
Realización de
Matrícula a partir del
Segundo Semestre
Académico
El estudiante debe realizar su matrícula
académica en el sistema.
Coordinaciones
Brindar
Información
25
Inclusión de
Asignaturas
Proceso en el cual se le incluye una
asignatura al estudiante en su matrícula
académica, porque el estudiante lo
requiere.
Coordinaciones
Brindar
Información
26
Transferencias
Externas
El proceso aplica para los estudiantes de
otras Instituciones de Educación Superior
reconocidas por el Ministerio de
Educación Nacional, que aspiren estudiar
un programa académico ofrecido por las
UTS.
Coordinaciones
Brindar
Información
26
Transferencias
Internas
El proceso de Transferencia Interna aplica
para los estudiantes de las UTS que se
encuentren activos y deseen cambiar de
carrera.
Coordinaciones
Brindar
Información
27
Matrículas
Proceso en el cual se vincula a un
estudiante con la Institución.
Oficina de Admisiones
y Registro Académico
Brindar
Información
28
Revisión de Notas
Proceso en el cual el estudiante solicita se
haga la revisión de una nota que al
parecer es errónea.
Coordinaciones,
Decanaturas.
Brindar
Información
28
Cambio de Grupo
El estudiante desea cambiar de grupo
después de haberse matriculado.
Coordinaciones
Brindar
Información
28
Información
Modalidades de
Grado
Proceso en el cual se le informa al
estudiante sobre las diferentes
modalidades de Grado que puede realizar.
Coordinaciones
Brindar
Información
29
SABER PRO ICFES
Examen que dispone el Gobierno
Nacional para evaluar la calidad de la
Educación Superior, el examen debe ser
presentado por los estudiantes de último
semestre.
Coordinaciones
Brindar
Información
30
Cartas para solicitud
de Prácticas
El estudiante desea realizar prácticas en
alguna empresa y debe presentar una
carta de la Institución.
Coordinaciones
Brindar
Información
30
Información de Aulas
para el estudiante
Proceso en el cual se informa al
estudiante el aula o salón de clases que le
corresponde.
Coordinaciones
Brindar
Información
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Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
Responsable
Paso a seguir
30
Cartas de Becas
Deportivas
El estudiante requiere una carta donde se
informe que obtuvo una beca de la
Coordinación de Deportes.
Coordinación de
Deportes
Brindar
Información
31
Información de
Horarios
Proceso en el cual se publican los
horarios de clase que se ofrecerán a los
estudiantes durante el semestre de
clases.
Coordinaciones,
Departamento de
Ciencias Básicas,
Departamento de
Humanidades,
Bienestar Institucional
Brindar
Información
31
Certificado de
Estudio
El estudiante requiere un certificado
informando que se encuentra actualmente
matriculado.
Oficina de Admisiones
y Registro Académico
Brindar
Información
31
Certificado de
Terminación y
Aprobación
Certificado para estudiantes que han
culminado todos los semestres
académicos.
Oficina de Admisiones
y Registro Académico
Brindar
Información
32
Certificado Curso y
Aprobó
Certificado para estudiantes que han
culminado del primer (1) a quinto (5)
semestre académico.
Oficina de Admisiones
y Registro Académico
Brindar
Información
32
Certificado de Notas
Certificado solicitado por el estudiante
sobre las notas obtenidas en cualquier
semestre cursado.
Oficina de Admisiones
y Registro Académico
Brindar
Información
33
Certificado de Buena
Conducta
Certificado solicitado por el estudiante
sobre su conducta durante los semestre
cursados.
Oficina de Admisiones
y Registro Académico
Brindar
Información
33
Manifiesto de no
Matrícula
Manifiesto que informa que el estudiante
no se encuentra matriculado en el
semestre académico.
Oficina de Admisiones
y Registro Académico
Brindar
Información
33
Manifiesto
Cancelación de
Semestre
Manifiesto en el que se informa que el
estudiante canceló la matrícula
académica.
Oficina de Admisiones
y Registro Académico
Brindar
Información
34
Inscripciones en
seminarios gratuitos
para Graduados
Seminarios ofrecidos por la Institución
para Graduados.
Oficina de Graduados
Brindar
Información
34
Inscripciones de
estudiantes en la
base de datos de
empleo
Proceso en el cual el estudiante deja
todos sus datos, para las empresas que
solicitan estudiantes a la Institución para
ser vinculados laboralmente.
Oficina de Graduados
Brindar
Información
1.3 Servicios Educativos
Los servicios educativos son todos aquellos trámites que debe realizar el estudiante en cuanto a
matrículas, pagos, certificados, relacionados con Bienestar Institucional.
Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
Responsable
Paso a seguir
34
Matrícula de una
Segunda Lengua
El estudiante debe matricular una
segunda lengua como requisito para
graduarse.
Departamento de Idiomas
Brindar
Información
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Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
35
Aplazamiento de curso
para una segunda
lengua
35
Clubes
Conversacionales
35
Certificados de Ingles
36
Realización de
Exámenes de
Nivelación para una
Segunda Lengua
36
Certificado de Horas de
Bienestar Institucional
37
Revisión de Notas de
Horas de Bienestar
Institucional
Descripción del Requerimiento
El estudiante solicita aplazar el curso
debido a que no puede asistir a las
clases.
Se emplean estas actividades para
practicar un segundo idioma con los
estudiantes.
Certificado en el que se informa que el
estudiante curso los niveles de Ingles
correspondientes.
Proceso en el cual se evalúa al
estudiante para saber cuál es su nivel
de conocimiento sobre otro idioma.
Certificado que se entrega al
estudiante informando que cumplió
con las horas requeridas en Bienestar
Institucional para poder graduarse.
El estudiante solicita revisión de horas
de Bienestar debido a que no
aparecen registradas en el sistema.
Responsable
Paso a seguir
Departamento de Idiomas
Brindar
Información
Departamento de Idiomas
Dar Solución
Inmediata
Departamento de Idiomas
Brindar
Información
Departamento de Idiomas
Brindar
Información
Bienestar Institucional
Brindar
Información
Bienestar Institucional
Brindar
Información
1.4 Servicios de Apoyo Socioeconómico para Estudiantes
Los servicios de apoyo socioeconómico son un aporte en dinero que ofrece la Institución para los
estudiantes que colaboran como auxiliares en las diferentes dependencias de las UTS, con este dinero
pueden pagar parte de su matrícula académica.
Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
Responsable
Paso a seguir
37
Auxiliaturas
Estudiantiles
El estudiante brinda apoyo como
auxiliar en una dependencia de la
Institución durante noventa (90) horas
y estas le son remuneradas.
Bienestar Institucional
Brindar
Información
1.5 Servicios de Docencia
Los servicios de Docencia se refieren a la información brindada por la Institución sobre los horarios de
atención y tutorías de los Docentes.
Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
Responsable
Paso a seguir
37
Información sobre
Docentes
Proceso en el cual se le informa al
estudiante sobre el Docente que
requiere y su horario de atención.
Coordinación,
Departamento de
Ciencias Básicas,
Humanidades y Bienestar
Institucional.
Brindar
Información
38
Tutorías para
Estudiantes
Proceso de acompañamiento al
estudiante en el fortalecimiento de sus
competencias académicas.
Oficina de Tutorías
Brindar
Información
38
Capacitación para el
Docente
El Docente desea recibir capacitación
en la Institución.
Oficina de Desarrollo
Académico,
Coordinaciones.
Brindar
Información
12
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PROTOCOLO DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN INSTITUCIONAL
VERSION: 03
1.6 Servicios Médicos
Los servicios médicos son brindados para garantizar la integridad física y la salud de los miembros de la
Institución.
Página de
Consulta
38
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
Responsable
Paso a seguir
Consulta Médica
La comunidad educativa solicita una
consulta médica en la Institución.
Consultorio Médico,
Consultorio Odontológico,
Consultorio de
Fisioterapia, Consultorio
de Sicología
Brindar
Información
1.7 Préstamo de Equipos y Salas de Informática
La Institución facilita a los estudiantes los equipos, herramientas y salas de informática requeridos, para
afianzar los conocimientos adquiridos en las UTS.
Página de
Consulta
Nombre del
Requerimiento
Descripción del Requerimiento
39
Préstamo de equipos y
herramientas en
laboratorios
Proceso en el cual son prestadas
herramientas a los estudiantes para
realizar prácticas.
39
Préstamo de
Laboratorios y Salas de
Informática
Proceso en el cual las dependencias
prestan las salas y laboratorios a los
docentes u estudiantes según sea el
caso.
Encargados de
Laboratorios y Salas de
Informática
Brindar
Información
39
Préstamo de Equipos
en la Biblioteca Virtual
Proceso en el cual se les prestan
computadores a estudiantes,
Docentes y público en general.
Biblioteca Virtual
Brindar
Información
Responsable
Encargados de
Laboratorios y
Subalmacenes
Paso a seguir
Brindar
Información
2. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA OFICINA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN
INSTITUCIONAL
Servicios
La Oficina de Información y Atención Institucional presta un servicio integral para estudiantes, docentes y
público en general, que requiera la solución a un requerimiento que surja de su relación con la actividad
académica o misional de la Institución.
Para brindar un buen servicio se debe tener vocación para el servicio, actitud positiva y un adecuado
trabajo en equipo.
2.1 Servicios Administrativos
Son aquellos relacionados con la parte administrativa de la Institución para dar respuesta o solución a los
requerimientos del estudiante, Docente o público en general.
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
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Crear Usuario y Contraseña para ingresar al Portal Académico
Responsables del proceso: Estudiante y Oficina de Información y Atención Institucional. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de creación de contraseña a la población
estudiantil y docentes.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe dirigirse a la Oficina de Información y Atención Institucional.
b. Solicitar la creación de usuario y contraseña con el documento de identidad.

Cambio de Contraseña
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Información y Atención Institucional. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de cambio de contraseña a la población
estudiantil y docentes.
Actividades del proceso:
c.
El estudiante debe dirigirse a la Oficina de Recursos Informáticos o a la Oficina de Información y
Atención Institucional.
d. Solicitar el cambio de contraseña con el documento de identidad.

Cambio de Datos Personales
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y
público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
b. Solicitar la corrección de los datos presentando el documento de identidad.

Cambio de Jornada después de Matricularse
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y público
en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato de Modificación de Matrícula Académica (R-DC-39) que
se encuentra en la fotocopiadora, solicitando el cambio de jornada y se entrega en la
Coordinación del Programa.
b. Anexar el pago del excedente de matrícula si es necesario.
c. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Cambio de Jornada”.
d. Se hace clic en guardar liquidación.
e. Se hace clic en PDF y se imprime.
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f. Cancelar en la entidad financiera
g. Llevar estos documentos a la Coordinación del programa académico para que sea realizado el
cambio de jornada en el sistema.

Generación de Liquidaciones
Responsables del Proceso: Estudiantes Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece
el servicio de apoyo como Back Up de impresión.
Actividades del proceso:
a.
b.
c.
d.
e.
El estudiante debe ingresar a la página www.uts.edu.co
Dirigirse a la opción Estudiantes.
Portal Académico - ACADEMUSOFT
Clic en Liquidaciones.
Digitar su número de identificación y descargar la liquidación.

Generación de Liquidaciones cuando el Estudiante No puede imprimir de la página UTS
Responsables del Proceso: Estudiante, Oficina de Información y Atención institucional. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe acercarse a la oficina de Recursos Informáticos para solicitar la liquidación.
b. Se imprime y hace entrega de la liquidación al estudiante.
Nota: Se entrega esta liquidación cuando haya algún problema en el sistema y el estudiante no pueda
descargar el pago de la página Web de las UTS.

Apoyo a Transferencia de Sistema
Responsable del proceso: Estudiante, Coordinador del Programa, Oficina de Recursos Informáticos.
Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población
estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe solicitar en la Coordinación el seguimiento académico de EXYRE.
b. El Coordinador firmará el seguimiento académico de EXYRE.
c. Llevar el seguimiento académico de EXYRE autorizado, adjuntando fotocopia de la cédula de
ciudadanía y fotocopia del ICFES a la oficina de Recursos Informáticos.
d. Se elaborará la transferencia al sistema ACADEMUSOFT.

Cambio de Pensum Académico
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Oficina de Recursos Informáticos.
Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población
estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
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VERSION: 03
a. El estudiante debe diligenciar el formato “Modificación de Matrícula Académica (R-DC-39)”
que se encuentra en la fotocopiadora, elegir la opción READMISIÓN y escribir como
observación solicitud de cambio de Pensum Académico.
b. El Coordinador autoriza el cambio de Pensum.
c. Llevar el formato de Modificación de Matrícula Académica autorizado a la oficina de Recursos
Informáticos para que se realice el cambio.

Certificación Registro Calificado
Aplica para estudiantes que egresaron a la Institución después del año 2006.
Responsables del proceso: Graduado o Estudiante, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información
y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe comprar la Estampilla de Ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
b. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones / Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios: Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
c. Se hace clic en guardar liquidación.
d. Se hace clic en PDF y se imprime.
e. Cancelar en la entidad financiera.
f. Llevar estos documentos a Secretaria General.
g. Se le entregará al estudiante el Certificado de Registro Calificado en dos (2) días hábiles.

Certificación Registro ICFES
Aplica para estudiantes que egresaron de la Institución antes del año 2006 o graduados con Pensum
antiguo.
Responsables del proceso: Graduado o Estudiante, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información
y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe comprar la Estampilla de Ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
b. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
c. Se hace clic en guardar liquidación.
d. Se hace clic en PDF y se imprime.
e. Cancelar en la entidad financiera.
f. Llevar los documentos a Secretaria General.
g. Se le entregara al estudiante el Certificado de Registro ICFES en dos (2) días hábiles.
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
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VERSION: 03
Certificado de Título
Responsables del proceso: Estudiante, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe comprar la Estampilla de Ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
b. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
c. Se hace clic en guardar liquidación.
d. Se hace clic en PDF y se imprime.
e. Cancelar en la entidad financiera que señale la Dirección Administrativa y Financiera.
f. Llevar los documentos a Secretaria General.
g. Se le entregara al estudiante el Certificado de Título en dos (2) días hábiles.

Duplicado de Acta de Grado
Responsables del proceso: Graduado, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe elaborar una carta dirigida al Consejo Académico de las UTS, en donde se
solicita el duplicado del Acta de Grado.
b. Hacer una denuncia por perdida de documento.
c. Fotocopia de la cedula.
d. Fotocopia del Diploma de Grado.
e. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Expedición Autenticada Acta de Grado”.
f. Se hace clic en guardar liquidación.
g. Se hace clic en PDF y se imprime.
h. Cancelar en la entidad financiera que señale la Dirección Administrativa y Financiera.
i. Entregar estos documentos en Secretaria General.
j. Cuando el Consejo Académico de las UTS autorice la solicitud presentada por el estudiante, será
entregado el duplicado de Acta de Grado entre cinco (5) a diez (10) días hábiles.

Duplicado de Diploma de Grado
Responsables del proceso: Graduado, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe elaborar una carta dirigida al Consejo Académico de las UTS, en donde se
solicita el duplicado del Diploma de Grado.
b. Hacer una denuncia por perdida de documento.
c. Fotocopia de la cédula.
d. Fotocopia del Acta de Grado.
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VERSION: 03
e. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Expedición Autenticada Diploma de Grado”.
f. Se hace clic en guardar liquidación.
g. Se hace clic en PDF y se imprime.
h. Cancelar en la entidad financiera que señale la Dirección Administrativa y Financiera.
i. Entregar estos documentos en Secretaria General.
j. Cuando el Consejo Académico de las UTS autorice la solicitud presentada por el estudiante,
será entregado el duplicado de Diploma de Grado entre cinco (5) a diez (10) días hábiles.

Entrega por ventanilla de Diplomas y Actas de Grado
Responsables del proceso: Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional,
ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil.
Actividades del proceso:
Estos documentos serán entregados en la ceremonia de Grado o en la Secretaria General cuando el
estudiante no asiste a la ceremonia.

Préstamo de Documentos del Archivo Central
Responsables del proceso: Secretaria General, Oficinas de la Institución, público en general. Nota: La
Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. Secretaria General recibe la solicitud de préstamo y ubica el expediente en la base de datos.
b. Diligenciar la guía con fecha de préstamo, nombre del expediente a prestar, nombre del
funcionario al cual se le presta el expediente y colocarla en el sitio del cual retiro el legajo.
c. Prestar la unidad documental a la oficina productora y llevar el registro en la base de datos.
d. Revisar periódicamente la base de datos con el fin de llevar control del regreso de los
documentos.
e. Solicitar a la dependencia a la cual le fue prestado, el regreso de la unidad documental.
f. Recibir y revisar que este completo el legajo de acuerdo a la foliación.
g. Retirar la guía afuera y ubicar el legajo en el lugar correspondiente.

Registro de Diplomas
Responsables del proceso: Graduado, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación al graduado y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe presentar en la Secretaria General de la Institución, el Diploma con su carpeta
y Acta de Grado original.
b. Comprar un (1) juego de estampillas Departamentales según se haya ordenado por ley para
registro de Diploma de Grado (Casa del Libro - Centro)
c. Al presentar estos documentos se realizara el registro del Diploma de Grado en el Libro de
Control de Diplomas y Secretaria General procederá con los siguientes pasos:
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


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Aplicar los sellos de registro en el Diploma.
Adherir y anular las estampillas.
Inscripción de número de folio y número del libro de registro, en el Diploma.
Diligenciamiento de los datos en el libro de registro de Diplomas.
Firma del Secretario General.
d. Hacer entrega personal o a terceras personas previa presentación de carta de autorización
autenticada, del Diploma debidamente registrado con copia del Acta de Grado y firmada la
constancia de entrega del diploma, en el Libro de Control de Registro de Diplomas.
e. El Diploma registrado será entregado en veinte (20) días hábiles.

Devolución de Dinero por Beca
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Dirección Administrativa y Financiera.
Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación al estudiante y
público en general.
Actividades del proceso:
a. Verificar el listado de becados por la página oficial de las Unidades Tecnológicas de Santander.
b. Elaborar una carta dirigida al Director Administrativo y Financiero de las UTS solicitando que la
beca le sea aplicada para el subsiguiente semestre, teniendo en cuenta que es un beneficio
académico y no económico.
c. Si la beca es por convenio, anexar copia del mismo.
d. Anexar copia de la cedula de ciudadanía.
e. Dirigirse con los requisitos anteriores para radicar la solicitud a la Dirección Administrativa y
Financiera, de esta manera dar trámite a la aplicación del beneficio académico

Devolución de Dinero por Cancelación de Semestre
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Oficina de Admisiones y Registro
Académico, Dirección Administrativa y Financiera. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación al estudiante y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato de Modificación de Matrícula Académica (R-DC-39 que
se encuentra en la fotocopiadora), solicitando la cancelación del semestre, sacarle fotocopia y
llevarlo a la Coordinación del Programa para que se realice la cancelación en el sistema.
b. Solicitar constancia de cancelación en la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
c. Elaborar una carta dirigida al Director Administrativo y Financiero de las UTS donde se solicita
realizar el respectivo desembolso del dinero consignado por el pago de la matrícula académica.
d. Anexar el recibo de pago de la matrícula original.
e. Dirigirse con los requisitos anteriores para radicar la solicitud a la Dirección Administrativa y
Financiera, de esta manera dar trámite a la devolución de dinero para el estudiante.

Devolución de Dinero por No Haber Realizado Matricula Académica
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Dirección Administrativa y Financiera,
Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional,
ofrece el servicio de orientación al estudiante y público en general.
Actividades del proceso:
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VERSION: 03
a. El estudiante debe diligenciar el formato de Modificación de Matrícula Académica (R-DC-39 que
se encuentra en la fotocopiadora), escribir como observación no fue realizada la matrícula
académica, sacarle fotocopia y llevarlo a la Coordinación del Programa.
b. Solicitar en la Coordinación un manifiesto en el que se informe que el estudiante no realizó su
matrícula y sacarle fotocopia.
c. Elaborar una carta dirigida al Director Administrativo y Financiero de las UTS donde se solicita
realizar el respectivo desembolso del dinero consignado por el pago de la matrícula académica.
d. Solicitar constancia de no matricula en la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
e. Anexar el recibo de pago de la matrícula original.
f. Dirigirse con los requisitos anteriores para radicar la solicitud a la Dirección Administrativa y
Financiera, de esta manera dar trámite a la devolución de dinero para el estudiante.

Aplazamiento Financiero del Semestre
Responsables del Proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico, Dirección Administrativa
y Financiera. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación al
estudiante y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato de Modificación de Matrícula Académica (R-DC-39 que
se encuentra en la fotocopiadora), solicitando aplazamiento de semestre y sacarle fotocopia.
b. Dirigirse a la Coordinación del Programa para que se realice la cancelación del semestre
académico en el sistema.
c. Solicitar en la Oficina de Admisiones y Registro Académico un manifiesto en donde se informe
que el estudiante estaba matriculado y cancelo el semestre académico, sacarle fotocopia.
d. Elaborar una carta dirigida al Director Administrativo y Financiero de las UTS, donde se solicite
le sea guardado el pago realizado por matrícula académica para el próximo semestre.
e. Anexar el recibo de pago de la matricula académica.
f. Dirigirse con los requisitos anteriores para radicar la solicitud a la Dirección Administrativa y
Financiera, de esta manera dar respuesta al estudiante.

Devolución de Dinero por Sufragar
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Dirección Administrativa y Financiera,
Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación al estudiante y
público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe solicitar en la Coordinación un manifiesto en donde se informe que el
estudiante se encuentra matriculado.
b. Elaborar una carta dirigida al Director Administrativo y Financiero de las UTS, donde se solicita
se haga el respectivo desembolso del dinero.
c. Anexar el recibo de pago de la matrícula original.
d. Anexar copia del certificado electoral.
e. Dirigirse con los requisitos anteriores para radicar la solicitud a la Dirección Administrativa y
Financiera, de esta manera dar trámite a la devolución de dinero para el estudiante.
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FINANCIACIÓN PARA LA MATRÍCULA ACADÉMICA

Realizar Créditos ICETEX
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Créditos Educativos, ICETEX. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe solicitar en la Oficina de Créditos Educativos el formulario para ser
diligenciado por el Codeudor.
b. Si el Codeudor es empleado debe anexar carta laboral en donde se especifique sueldo, cargo,
tipo de contrato y fecha de ingreso a la empresa. Si es independiente certificado de ingresos y
retenciones.
c. Fotocopia de la cedula del estudiante y Codeudor.
d. Debe consignar en la entidad financiera que señale la Oficina de Créditos Educativos el valor que
le sea indicado, para el estudio de la Central de Información Financiera – CIFIN. Se revisan los
documentos y se informa si el Codeudor es aprobado.
e. Se debe diligenciar el formulario de solicitud de crédito del estudiante.
f. Una vez aprobado el crédito ICETEX el estudiante debe presentar una carpeta oficio marcada
con el nombre completo, con marbete abajo y gancho plástico sin archivar los siguientes
documentos:









Formulario de inscripción con firma y huella del estudiante (este lo imprime las UTS).
Dos (2) fotocopias de la cédula del estudiante.
Copia del último recibo de pago del servicio de Luz Eléctrica del lugar de residencia.
Para el primer (1) y segundo (2) semestre copia del ICFES.
Para el tercer (3) semestre en adelante certificado de notas.
Copia de la liquidación de la matrícula.
Certificado de autenticidad firmado por el estudiante y Codeudor (este lo imprime las UTS).
Formulario del fiador firmado por el estudiante y fiador (este lo imprime las UTS).
Dos (2) copias de la cédula de ciudadanía del Codeudor.
g. El estudiante debe legalizar su matrícula académica.
2.2 Servicios Académicos
Los servicios académicos son todos aquellos trámites relacionados con la vida académica del estudiante
referido a los procesos de matrícula, pagos, evaluación de docentes, consulta de notas y horarios.

Descargar los Recibos de Pago de la Página de las UTS
Responsables del proceso: Estudiantes, Oficina de Información y Atención Institucional.
Actividades del proceso:
a.
b.
c.
d.
Ingresar a la página web (www.uts.edu.co)
Se hace clic en Admisiones.
En la parte derecha de la página se hace clic en “Descargar otros pagos”.
Se escriben los datos personales del estudiante.
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e. Se hace clic en clase de producto y se elige otros derechos pecuniarios.
f. Se hace clic en subclase de producto y se elige el Programa académico en el que este
matriculado.
g. Se hace clic en producto y selecciona el pago que se requiera, allí encontrará pagos como
cambio de jornada, certificaciones y constancias entre otros.
h. Se hace clic en guardar liquidación.
i. Se hace clic en PDF y se imprime.
Nota: Debe tener desbloqueados los elementos emergentes de la PC.

Activación de la Matrícula Académica después de Cancelado el Semestre
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato de Modificación de Matrícula Académica (R-DC-39 que
se encuentra en la fotocopiadora) solicitando Readmisión.
b. Llevar este documento a la Coordinación del programa al que pertenece el estudiante para que
sea realizada la activación de la matrícula académica en el sistema.

Cancelación de Semestre
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico, Oficina de Admisiones y
Registro Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de
orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato de Modificación de la Matrícula Académica (R-DC-39
que se encuentra en la fotocopiadora) solicitando Cancelación se Semestre.
b. Llevar este documento a la Coordinación para que sea realizada la cancelación en el sistema.
c. Realizada la cancelación el estudiante puede solicitar la devolución de dinero del pago de la
matrícula académica, presentando en la Dirección Administrativa y Financiera todos los
documentos requeridos para esta solicitud.

Cancelación de Materias
Responsables del proceso: Estudiante y Coordinación del programa. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Para cancelar una (1) o más materias, el estudiante debe tener en cuenta lo siguiente:


Realizar las cancelaciones dentro de los plazos establecidos por la Institución. De acuerdo al
calendario académico de las UTS que es publicado en la página Web institucional en el link de
Admisiones.
Que la cancelación de la asignatura no se esté realizando por segunda vez, ya que se considera
de obligatorio cumplimiento.
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Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato Modificación de Matrícula Académica (R-DC-39 que se
encuentra en la fotocopiadora) solicitando la cancelación de la asignatura correspondiente y
llevar el formato a la Coordinación del Programa.
b. La Coordinación se encargará de realizar la cancelación de la asignatura.

Documentos para Solicitud de Grado
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Departamento de Idiomas, Bienestar
Institucional, Oficina de Graduados, Oficina de Admisiones y Registro Académico, Secretaria General.
Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población
estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
El estudiante debe entregar en la Coordinación Académica los siguientes documentos debidamente
diligenciados:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
Solicitud de Grado (Formato R-AM-04).
Solicitud de trabajo de Grado (Formato R-DC-16).
Evaluación modalidad de Grado (Formato R-DC-17).
Ingresar a la página www.graduadoscolombia.edu.co/encuesta/ y diligenciar la Encuesta de
Seguimiento a Graduados.
Dirigirse a la Oficina de Graduados con el registro diligenciado (Formato R-PS-01) y una foto 3x4
cm. Solicitar el usuario y contraseña para ingresar al software de Graduados y diligenciar la Hoja
de Vida, después de realizado este registro en esta dependencia, firmará el formato R-AM-04.
Dos (2) fotocopias de la cédula de ciudadanía (ampliada al 150%).
Recibo de pago de los Derechos de Grado debidamente autorizado por la Dirección
Administrativa y Financiera de la Institución.
En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones / Descargar otros pagos, luego
de diligenciar los campos obligatorios: Clase de producto se debe marcar “Derechos de Grado;
Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto “Seleccione
un Producto”.
Se hace clic en guardar liquidación.
Se hace clic en PDF y se imprime.
Presentación del documento de las pruebas SABERPRO - ICFES, para los aspirantes que
cumplieron el Plan de Estudios después del 15 de Octubre de 2009.
Certificado de cumplimiento de las actividades culturales y/o deportivas, expedido por Bienestar
Institucional. (Es requisito de acuerdo al Programa Académico cursado por el estudiante).
Certificado de cumplimiento y aprobación de los niveles de una segunda lengua, el cual será
expedido por el Departamento de Idiomas. (Los niveles de idiomas que debe cursar el estudiante
serán de acuerdo al nivel educativo que haya realizado en la Institución sea Técnico Laboral,
Técnico Profesional, Tecnológico o Universitario).
Llevar estos documentos a la Coordinación del Programa Académico correspondiente para su
revisión y firmas pertinentes, se le informará al estudiante cual es la fecha de su graduación.
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Readmisión Académica
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato de Modificación de la Matricula Académica (R-DC-39 se
encuentra en la fotocopiadora), solicitando la Readmisión.
b. Dirigirse a la Coordinación del Programa Académico al cual pertenece el estudiante para que se
realice la activación en el sistema y de esta manera se pueda imprimir la liquidación para el pago
de la matrícula académica del estudiante.

Realización de Matrícula a partir del Segundo Semestre Académico.
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Información y Atención Institucional, Coordinación del
Programa Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de
orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Lo primero que debe hacer el estudiante es consultar el usuario y contraseña, ingresando a la página de
las web UTS y seguir los siguientes pasos:



Hacer clic en Estudiantes.
Dirigirse a la opción Portal Académico.
Hacer clic en mi usuario y seguir todas las indicaciones para consultar el usuario y contraseña.
Después de consultar el usuario y contraseña, puede ingresar a la página de las UTS para realizar la
matrícula académica siguiendo los siguientes pasos:





Hacer clic en Estudiantes.
Dirigirse a la opción Portal Académico.
Clic en Ingresar al Campus y debe digitar el usuario y contraseña.
Clic en Académico Estudiante.
Dirigirse a la opción “Realizar Matricula en Línea”, seleccionar las asignaturas que el estudiante
cursará durante el semestre y elegir el grupo donde desea matricularse.

Inclusión de Asignaturas
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato de Modificación de la Matrícula Académica (R-DC-39 se
encuentra en la fotocopiadora) solicitando “Inclusión de Asignatura”.
b. Llevar la solicitud a la Coordinación Académica correspondiente. (de acuerdo a las asignaturas
matriculadas y los cupos disponibles el Coordinador dará respuesta a la solicitud del estudiante)
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
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VERSION: 03
Transferencia Externa
Responsables del proceso: Aspirante, Coordinación del Programa. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. Ingresar a la página Web de las UTS, opción Estudiantes / Portal Académico y elegir
Transferencia Externa, el aspirante debe diligenciar todos los datos solicitados y seleccionar el
Programa Académico.
b. Diligenciar el formato de solitud de Transferencia Externa (R-DC-40 se encuentra en la
fotocopiadora).
c. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa Académico al que aspira; Producto “Estudios
de Homologación por Transferencia y otras Instituciones de Educación Superior”.
d. Se hace clic en guardar liquidación.
e. Se hace clic en PDF y se imprime.
f. Adjuntar los contenidos programáticos de la Universidad de donde viene y el certificado de notas
original, el tiempo de expedición no superior a treinta (30) días.
g. Recibo original de consignación por valor de inscripción.
h. Resultados del ICFES.
i. Fotocopia del Acta de Grado o Diploma de Bachiller.
j. Una fotografía 3x4 marcada con su nombre al respaldo.
k. Fotocopia ampliada del documento de identidad.
l. La Coordinación evalúa la homologación de asignaturas solicitadas por el aspirante y envía para
la aprobación de Decanatura.
m. Revisar el estudio de homologación, en caso de aprobarlo, asignación de código de identificación
e ingresar al sistema las notas de las asignaturas homologadas al aspirante y esta
documentación es enviada a la oficina de Admisiones y Registro Académico.
n. La oficina de Admisiones y Registro Académico archiva la documentación en la hoja de vida del
estudiante.
o. El estudiante recibe la liquidación para realizar el pago correspondiente y se realiza la matricula
académica.
Nota: El proceso de Transferencia Externa aplica para los estudiantes de otras Instituciones de
Educación Superior reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional, que aspiren estudiar un
programa académico ofrecido por las UTS.

Transferencia Interna
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. Ingresar a la página Web de las UTS, opción Estudiantes / Portal Académico y elegir
Transferencia Interna, el estudiante debe diligenciar todos los datos solicitados y podrá
seleccionar el nuevo Programa Académico.
b. Diligenciar el formato de transferencia interna (R-DC-39 se encuentra en la fotocopiadora)
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c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
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VERSION: 03
En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa al que se encuentra matriculado; Producto
“Estudios de Homologación por Transferencia de Programas Académicos UTS”.
Se hace clic en guardar liquidación.
Se hace clic en PDF y se imprime.
Adjuntar la copia de la consignación y entregar en la respectiva Coordinación.
La Coordinación efectuara el proceso de validación del pago de la transferencia en el sistema y
realizara la aceptación o no de la transferencia de acuerdo a sus antecedentes disciplinarios.
Cuando se acepte la transferencia, se realizará la homologación de las materias cursadas y
aprobadas en el sistema.
El estudiante recibe la liquidación para realizar el pago correspondiente y se realiza la matricula
académica.
Nota: El proceso de Transferencia Interna aplica para los estudiantes de las UTS que se encuentren
activos y deseen cambiar de carrera.

Matriculas
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Oficina de Admisiones y Registro
Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la
población estudiantil, docente y público en general.
Estudiantes Nuevos
Actividades del proceso:
a. Diligenciar el formulario de inscripción que se encuentra en la página www.uts.edu.co opción
Estudiantes / Portal Académico / Inscripciones en línea. Al finalizar el sistema le dará la opción
de imprimir el formulario diligenciado. (Para una mejor orientación del estudiante, el instructivo
“Inscripciones en línea para estudiantes nuevos” puede ser consultado en el siguiente link:
http://200.21.199.178:9100/uts/hermesoft/portal/home_1/htm/pdf/manual_inscripciones-.pdf
b. Cancelar los derechos de inscripción, debe descargar el pago de la página Web de las UTS
valor inscripción programas de educación formal. El valor y las entidades bancarias donde podrá
realizar el pago aparecen antes de finalizar la inscripción en línea.
c. Anexar los siguientes documentos y llevarlos a Admisiones y Registro Académico:






Formulario de inscripción impreso desde Internet.
Una foto 3 x 4 marcada con su nombre al respaldo.
Resultados del ICFES o prueba SABER 11.
Fotocopia del acta de grado o diploma de bachiller.
Fotocopia ampliada del documento de identidad.
Recibo original de consignación por valor de la inscripción.
Nota: Al momento de la entrega de los documentos, se debe reclamar el recibo de liquidación.
d. Realizar el pago correspondiente de la matrícula en la entidad financiera autorizada por la
Dirección Administrativa y Financiera.
e. Llevar el pago de la matricula a la Coordinación del Programa Académico correspondiente y se
realizará la matrícula en el sistema.
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Estudiantes Antiguos
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe ingresar a la página Web de las UTS en la opción Estudiantes / Portal
Académico / liquidaciones, colocar su número de identificación y descargar la liquidación.
b. Cancelar en la entidad financiera autorizada por la Dirección Administrativa y Financiera.
c. Llevar el pago de la matricula a la Coordinación Académica correspondiente para que se realice
la activación en el sistema.
d. Se habilita la página de las UTS para que el estudiante realice su matrícula.

Revisión de Notas
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Decanatura de la Facultad. Nota: La
Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato de solicitud de revisión de nota (R-DC-14) y dirigirse a la
Coordinación Académica correspondiente para que sea atendida la solicitud.
b. El Coordinador cita al Docente para que realice la revisión respectiva y emita su concepto.
c. En caso de modificación de nota, la Coordinación envía la revisión a la Decanatura para el
registro definitivo de la nota.

Cambio de Grupo
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe acercarse a la Coordinación del Programa Académico y solicitarle al
Coordinador el cambio de grupo.
b. El Coordinador debe dar respuesta al estudiante de acuerdo a los cupos disponibles en el grupo
solicitado.

Información Modalidades de Grado
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe solicitar a la Coordinación del Programa, la información pertinente sobre las
modalidades de grado y/o la asignación del docente evaluador en los casos que sea requerido.
b. Diligenciar el formato de Solicitud de Trabajo de Grado (R-DC-16).
c. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones/ Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Modalidades de
Trabajo de Grado; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado;
Producto seleccionar la modalidad de grado.
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d. Se hace clic en guardar liquidación.
e. Se hace clic en PDF y se imprime.
Para la práctica profesional o social comunitaria se debe adjuntar:
 Carta de solicitud de la empresa.
 Carta de respuesta a la empresa presentando al estudiante e informando a la empresa
cuantas horas debe realizar de práctica el estudiante.
 Carta donde la empresa acepte al estudiante y se describan las funciones a realizar.
Para el seminario taller la propuesta es la aprobada por el Consejo de Facultad.
f.
Entregar el formato solicitud de modalidad de grado con los respectivos documentos de soporte a
la Coordinación correspondiente (pago de la modalidad de grado, anteproyecto)
g. La Coordinación presentará la solicitud y documentos adjuntos al Comité de trabajos de Grado.
h. Revisión y aprobación de la solicitud de modalidad de Grado.
En su debido caso se debe:
 Informar si la solicitud fue aprobada, aplazada o no aprobada, en los tres (3) días hábiles
siguientes, contados a partir de la fecha de realización de la sesión del respectivo Comité.
 Informar el motivo de su aplazamiento o no aprobación en los casos pertinentes.
Nota: Para realizar la Modalidad de Grado el estudiante debe haber cumplimiento con los porcentajes de
créditos cursados y aprobados en el Plan de Estudios. (De acuerdo a los porcentajes establecidos en el
Reglamento Trabajo de Grado de las UTS, información que se encuentra publicada en la página principal
de la Web de la Institución en el link de Normatividad / reglamentos).

SABER PRO – ICFES
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. La Coordinación inicia el proceso de acuerdo al cronograma publicado por el ICFES.
b. Reserva del cupo y selección de pruebas a presentar (genéricas y/o específicas) por parte de la
Coordinación.
c. Inscripción de estudiantes (datos básicos).
d. Impresión de liquidaciones por parte de la Coordinación.
e. Entrega de liquidaciones con el código respectivo a cada estudiante.
f. El estudiante debe realizar el pago con la liquidación en el Banco que indique la Coordinación del
Programa (24 horas después es habilitado el pago).
g. Entregar el pago en la Coordinación, adjuntando fotocopia de la cédula de ciudadanía escribir
teléfono y correo electrónico.
h. Registro de pagos por parte de la Coordinación en el sistema.
i. La Coordinación envía la contraseña o PIN a cada estudiante al correo electrónico.
j. El estudiante debe ingresar con su contraseña a la página del ICFES www.icfesinteractivo.gov.co
y diligenciar la información requerida.
k. Presentar las pruebas Saber Pro en las fechas establecidas por el ICFES y de acuerdo a sus
indicaciones.
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VERSION: 03
Cartas para Solicitud de Prácticas
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Decanatura de Facultad. Nota: La
Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Actividades del proceso:
a.
b.
c.
d.
El estudiante debe asistir a una charla.
Realizar un plan de trabajo.
Se debe realizar la aprobación del plan de trabajo por parte del Comité de Grado.
Pago de la modalidad de grado y diligenciar el formato de Solicitud de Trabajo de Grado (R-DC16 que se encuentra en la fotocopiadora).
e. El estudiante debe traer una carta de la empresa donde va a realizar las prácticas.
f. Se elabora una carta de presentación del estudiante en la Coordinación.
g. Se lleva la carta a la Decanatura para que sea firmada por el Decano (fotocopia del recibo de
pago, fotocopia del carnet, formato de modalidad de grado).
h. El estudiante lleva la carta firmada por el Decano a la empresa.
i. La empresa le da al estudiante una carta de aceptación.
j. El estudiante empieza a cumplir con las horas de práctica.
Nota: El estudiante puede dirigirse al Reglamento de Trabajo de Grado que se encuentra publicado
en la página Web de las UTS, en el link de Normatividad / Reglamentos).

Información de Aulas para el Estudiante
Responsables del proceso: Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:

El estudiante puede solicitar en la respectiva Coordinación del Programa Académica que se le
informe, en qué lugar están ubicadas las aulas en donde le corresponde asistir a clase.

Carta de Becas Deportivas
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación de Deportiva. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. A la Coordinación del Programa Académico de Tecnología Deportiva llega un listado con los
nombres de los estudiantes becados.
b. El estudiante va a la Coordinación para confirmar que se encuentra becado.
c. En la Coordinación le entregan al estudiante una carta informando sobre la beca académica.
d. El estudiante lleva la carta a la Dirección Administrativa y Financiera para hacer valida su beca
académica y realizar la matrícula.
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Información de Horarios
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Departamento de Ciencias Básicas,
Departamento de Humanidades, Bienestar Institucional. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. En la Coordinación del Programa deben ser publicados los horarios que serán empleados
durante el semestre, de igual manera en el Departamento de Ciencias Básicas y el
Departamento de Humanidades.
b. El estudiante puede revisar esta información, para elaborar de una forma más sencilla su
matrícula académica

Certificado de Estudio
Responsables del proceso: Estudiante y Oficina de Admisiones y Registro académico Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones / Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
e. El estudiante debe dirigirse a la Casa del Libro que se encuentra ubicada en la Calle 36 con
Carrera 10 contiguo a la Alcaldía y comprar la Estampilla para certificado de estudio.
f. Los anteriores documentos deben ser entregados en la Decanatura correspondiente al programa
académico.
g. Tiempo de entrega del certificado: Un (1) día hábil.

Certificado de Terminación y Aprobación
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificación de Terminación y Aprobación de Estudios”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
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e. Comprar la Estampilla de ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
f. Dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registro Académico de la Institución, para solicitar el
certificado de terminación y aprobación.
g. Se le entregará al estudiante el certificado en dos (2) días hábiles.
Nota: Certificado para estudiantes que han culminado todos los semestres académicos.

Certificado Cursó y Aprobó
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
e. Comprar la Estampilla de ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
f. Dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registró Académico de la Institución, para solicitar el
certificado de curso y aprobó.
g. Se le entregará al estudiante el certificado en dos (2) días hábiles.
Nota: Certificado para estudiantes que han cursado hasta el semestre anterior a la culminación de su
Plan de estudios.

Certificado de Notas
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Actividades del proceso:
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificado de Calificación por Semestre”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
e. Comprar la Estampilla de ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
f. Dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registro Académico de la Institución, para solicitar el
certificado de notas.
g. Se le entregará al estudiante el certificado en dos (2) días hábiles.
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VERSION: 03
Certificado de Buena Conducta
Responsables del proceso: Estudiante activo y/o Graduado, Oficina de Admisiones y Registro
Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la
población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
e. Comprar la Estampilla de ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
f. Dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registro Académico de la Institución, para solicitar el
certificado de buena conducta.
g. Se le entregará al estudiante el certificado en dos (2) días hábiles.

Manifiesto de No Matricula
Responsables del proceso: Estudiantes, Oficina de Admisiones y Registro Académico, Dirección
Administrativa y Financiera. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de
orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. Solicitar el manifiesto de no matrícula en la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
b. Se le entregará al estudiante el manifiesto en dos (2) días hábiles.
c. El estudiante debe presentar el manifiesto en la Dirección Administrativa y Financiera adjuntando
los requisitos para la solicitud de devolución de dinero del pago de la matrícula académica.

Manifiesto Cancelación de Semestre
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Oficina de Admisiones y Registro
Académico, Dirección Administrativa y Financiera. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato Modificación de la Matrícula Académica (R-DC-39 se
encuentra en la fotocopiadora), solicitando la cancelación de semestre.
b. Llevar el formato a la Coordinación Académica correspondiente para que se realice la
cancelación del semestre en el sistema.
c. Solicitar un manifiesto a la Oficina de Admisiones y Registro Académico en donde se informe
sobre la cancelación del semestre.
d. Los anteriores documentos son entregados a la Dirección Administrativa y Financiera adjuntando
los requisitos para la solicitud de devolución de dinero del pago de la matrícula académica.
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VERSION: 03
Inscripciones de Estudiantes en la Base de Datos de Empleo
Responsables: Estudiantes, Graduados, Oficina de Graduados. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante puede dirigirse a la Oficina de Graduados para realizar el registro en la base de
datos de empleo y/o enviar al correo electrónico [email protected] sus datos personales:
Nombre completo, cédula de ciudadanía, programa académico y teléfono.
b. De esta manera la Oficina de Graduados enviará al correo electrónico del estudiante información
sobre ofertas de empleo.
2.3 Servicios Educativos
Los servicios educativos son todos aquellos trámites que debe realizar el estudiante en cuanto a
matrículas, pagos, certificados, relacionados con el Departamento de Idiomas y Bienestar Institucional.

Matrícula de una Segunda Lengua
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación de Idiomas. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
PASOS PARA LA MATRICULA DE INGLÉS
Primer paso: Registrarse en el software de idiomas



Utilizando el navegador Chrome digitar en la barra la dirección: idiomas.uts.edu.co
Dar click en “Regístrate”
Diligenciar toda la información personal solicitada
IMPORTANTE: Verificar el correo electrónico ya que a esa dirección les llegarán los datos
usuario y contraseña de ingreso al software.
Segundo paso: Realizar los pagos de la matrícula y del libro según instrucciones.
Tercer paso: Realizar la matricula personalmente en la coordinación de idiomas

Debe presentar original de pago

La selección del horario y del grupo se hace en el momento de la matrícula directamente en la
oficina de idiomas.
Cuarto paso: Estudiantes que deseen adquirir el libro, deben reclamarlo personalmente en el
stand de la editorial

Presentar original de pago
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VERSION: 03
PASOS PARA DESCARGAR LIQUIDACIÓN MATRICULA:

Ingresar a la página www.uts.edu.co

Dar click en Admisiones

Click en descargar otros pagos

Diligenciar formulario y seleccionar curso de inglés Adultos, curso estándar

Click en guardar liquidación

Click en imprimir PDF

Imprimir liquidación (Valor ($144.266)

Aplazamiento del Curso para una Segunda Lengua
Responsable del proceso: Estudiante, Coordinación de Idiomas. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe elaborar una carta dirigida al Coordinador de Idiomas, explicando el motivo
del aplazamiento del curso de inglés.
b. Adjuntar original de la liquidación del curso. (vienen dos originales una es para el estudiante y
otra para las Unidades Tecnológicas de Santander)
c. La carta es entregada al Coordinador de idiomas para que le coloque un visto bueno aceptando
el aplazamiento del curso, el estudiante debe guardar copia de este documento.
d. Es aplazado el curso de inglés.
Nota: El aplazamiento del curso para una segunda lengua es válido durante un (1) año, de lo
contrario pagarlo nuevamente.

Clubes Conversacionales
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación de Idiomas. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. Acercarse a la Coordinación de idiomas e inscribirse, no tienen ningún costo
b. Asistir a las reuniones de acuerdo a los horarios establecidos por la coordinación de idiomas.
 Certificado de Inglés
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación de Idiomas. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar la planilla que es entregada en la Coordinación de Idiomas.
b. El certificado es entregado en cuatro (4) días hábiles.
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PROTOCOLO DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN INSTITUCIONAL
VERSION: 03
Realización de Exámenes de Nivelación para una Segunda Lengua
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación de Idiomas. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe inscribirse en el Departamento de Idiomas para presentar el examen
PLACEMENT Test. (En el examen se evalúan cuatro (4) habilidades: Escucha, habla, lectura y
escritura).
b. Selecciona la fecha y el horario en el que se va a presentar el examen de acuerdo a la
programación.
c. El Departamento de Idiomas realiza la calificación del examen y en dos (2) días se informa al
estudiante si fueron aprobados todos los niveles o cual es el nivel que debe cursar.
d. El Docente realiza con el estudiante una retroalimentación del examen.
Nota: El examen puede ser presentado por estudiantes que tenga algún nivel de inglés. La
primera vez es gratuito. La segunda en adelante tiene un costo de $23.000

Certificado de Horas de Bienestar Institucional
Responsables del proceso: Estudiante, Bienestar Institucional. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe matricular en Bienestar Institucional una de las siguientes actividades: cursos
libres, grupos culturales, recreación y deportes, gimnasio multifuerzas.
b. Para el Nivel Técnico Laboral el estudiante debe cumplir con veinticinco (25) horas, para el Nivel
Técnico Profesional treinta (30) horas al igual que el Nivel Universitario y para el Nivel
Tecnológico el estudiante debe cumplir con cincuenta (50) horas.
c. Solicitar el certificado en Bienestar Institucional.
d. El certificado es entregado en dos (2) días hábiles.

Revisión de Horas de Bienestar Institucional
Responsables del proceso: Estudiante, Bienestar Institucional. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato “Solicitud revisión de Horas de Bienestar Institucional (RBI-29) se encuentra en la fotocopiadora) y llevarlo a la Oficina de Bienestar Institucional.
b. El Docente realiza la revisión respectiva y emite su concepto en el formato “Solicitud revisión de
Horas de Bienestar Institucional (R-BI-29).
c. Bienestar Institucional elabora una constancia que se entrega al estudiante.
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PROTOCOLO DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN INSTITUCIONAL
VERSION: 03
2.4 Servicios de Apoyo Socioeconómico para Estudiantes
Los servicios de apoyo socioeconómico son un aporte en dinero que ofrece la Institución para los
estudiantes que colaboran como auxiliares en las dependencias de las UTS, con este dinero pueden
pagar parte de su matrícula académica.

Auxiliaturas Estudiantiles
Responsables del proceso: Dirección Administrativa y Financiera, Bienestar Institucional, Consultorio de
Psicología. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la
población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar el formato solicitud para auxiliatura (R-BI-01 se encuentra en la
fotocopiadora).
b. Anexar las notas del semestre anterior (se descargan de la página Web de las UTS opción
Estudiantes / Portal Académico / Ingresar al campus).
c. Adjuntar copia de la cedula de ciudadanía
d. Llevar los documentos a la Oficina de Bienestar Institucional.
e. Se seleccionan los estudiantes para las auxiliaturas.
f. Se realiza una entrevista a los estudiantes en el Consultorio de Psicología de la Institución.
g. Se asigna la oficina en donde el estudiante realizará su auxiliatura durante noventa (90) horas.
h. El estudiante decide si el pago de la auxiliatura es recibido en efectivo o se le realiza un
descuento en su matrícula académica.
Nota:


Los estudiantes pueden iniciar las auxiliaturas a partir del segundo (2) semestre, debido a
que se tienen en cuenta las notas obtenidas.
La auxiliatura estudiantil puede ser realizada por estudiantes que cursen en la Institución un
nivel educativo, ya sea Técnico Laboral, Técnico Profesional, Tecnológico o Universitario.
2.5 Servicios de Docencia
Los servicios de Docencia se refieren a la información brindada por la Institución sobre los horarios de
atención, tutorías de los Docentes.

Información sobre Docentes
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Departamento de Ciencias Básicas,
Departamento de Humanidades, Bienestar Institucional. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:

El estudiante puede solicitar información sobre los Docentes de su Carrera en la Coordinación del
Programa correspondiente, el Departamento de Ciencias Básicas, el Departamento de
Humanidades y Bienestar Institucional.
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
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Tutorías para Estudiantes
Responsables del proceso: Coordinaciones, Departamento de Ciencias Básicas, Departamento de
Humanidades, Departamento de Idiomas, Bienestar Institucional. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante puede ingresar a la página web (www.uts.edu.co) y dirigirse a la opción Estudiantes
/ Tutorías, para obtener información sobre el horario y lugar de atención de los docentes. Así
mismo puede solicitar información en su Coordinación, Departamento de Ciencias Básicas,
Departamento de Humanidades, Departamento de Idiomas y Bienestar Institucional.
b. Si la tutoría solicitada es para un grupo, se debe elaborar una solicitud por escrito con los
nombres de los estudiantes y la información de un contacto.
c. El mismo día se dará respuesta a los estudiantes informando cual es el Docente que realizará la
tutoría, el aula de clases y el horario.

Capacitación para el Docente
Responsables del proceso: Docente, Oficina de Desarrollo Académico, Coordinaciones. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El Docente debe acercarse a la Oficina de Desarrollo Académico - ODA
b. Inscribirse y asistir a la capacitación.
c. En las Coordinaciones se deben realizar Colectivos Docentes en los que se socializan las
pedagogías y didácticas en aulas de clase, el manejo de guías de estudio, entre otros. De esta
manera se identifican y fortalecen los conocimientos de los docentes de la Institución.
2.6 Servicios Médicos
Los servicios médicos son brindados para garantizar la integridad física y la salud de los miembros de la
Institución.

Consulta Médica
Responsables del proceso: Consultorio Médico, Consultorio Odontológico, Consultorio de Fisioterapia,
Consultorio de Sicología. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de
orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante puede acercarse al consultorio para solicitar la cita.
b. Llevar el formato de matrícula, recibo de pago, carnet actualizado y se asigna la consulta.
c. El personal administrativo también puede solicitar consulta médica en la Institución.
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2.7 Préstamo de Equipos y Salas de Informática
La Institución facilita a los estudiantes los equipos, herramientas y salas de informática requeridos, para
afianzar los conocimientos adquiridos en las UTS.

Préstamo de Equipos y Herramientas en Laboratorios
Responsables del proceso: Estudiantes, encargados de laboratorios y subalmacenes. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El estudiante debe diligenciar un formato de solicitud de préstamo de equipo o herramienta y
entregar el carnet estudiantil o un documento diferente a la cédula de ciudadanía a la persona
encargada del laboratorio.
b. Se verifica que el equipo o herramienta se encuentre en buen estado y se entrega al estudiante.

Préstamo de Laboratorios y Salas de Informática
Responsables del proceso: Estudiante, Docente, Salas de Informática, Laboratorio de Medidas y
Controles Eléctricos, Laboratorio de Procesos Mecánicos, Laboratorio de Electrónica, Subalmacen de
Electricidad y Telefonía, Laboratorio de Conmutación, Laboratorio de Telecomunicaciones, Laboratorio de
Máquinas, Laboratorio de Química y Biología. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional,
ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
a. El Docente diligencia un formato de solicitud de préstamo de laboratorio o sala de informática.
b. Se entrega el laboratorio o sala de informática al Docente, revisando el funcionamiento de todos
los equipos o herramientas.
c. Después de realizada la clase el docente firma la hora de salida.

Préstamo Equipos en la Biblioteca Virtual
Responsable del proceso: Estudiantes, Docentes, público en general, Biblioteca Virtual. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Actividades del proceso:
a.
b.
c.
d.
e.
Presentar el carnet estudiantil o documento diferente a la cédula de ciudadanía.
Se realiza el registro de la persona con sus datos personales y firma.
Se entrega un ticket con el número de equipo que fue asignado.
El equipo es asignado durante dos (2) horas.
La persona devuelve el ticket y se regresa el documento.
Nota: Los equipos de la Biblioteca Virtual son prestados al público sin ningún costo.
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ATENCIÓN Y PQRS AL ESTUDIANTE, DOCENTE Y PÚBLICO EN GENERAL.
Atención al Estudiante
Es una herramienta que las instituciones deben tener en cuenta ya que con esta se tiene un contacto
más directo con los estudiantes y pueden saber cuáles son las preguntas e inquietudes de estos, al
mismo tiempo ayuda a la institución a saber cuáles son sus fallas al momento de atender o prestar un
servicio al usuario.
La atención al estudiante debe ser oportuna, adecuada, pertinente y pronta, junto con información útil,
eficaz y actualizada buscando que la articulación entre estos y la Institución se vea fortalecida para bien
de la formación académica del estudiante y del desarrollo institucional.
Esta atención en información debe estar orientada a solucionar cualquier inconveniente que pueda surgir
en torno a las actividades de los estudiantes ya sean de carácter administrativo o académico.
Teniendo en cuenta que esta atención debe ir de la mano de un buen servicio, que es solucionar los
problemas que tenga el usuario.
Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias - P.Q.R.S
El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias se entienden como una herramienta para el
control y mejoramiento continuo, ya que permite visualizar e informar lo que sucede.





Queja o reclamo: Es una expresión o manifestación de disgusto, inconformidad o descontento,
contra una persona o entidad por hechos o actos relacionados con el cumplimiento de la Misión,
Objetivos y Funciones que deben cumplir las entidades y los servidores públicos.
Sugerencia: Es una recomendación o insinuación que se hace, con el ánimo de contribuir a
mejorar un servicio, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer más participativa
la gestión pública.
Petición: Una petición es la solicitud verbal o escrita que se presenta en forma respetuosa ante
un servidor público o ante ciertos particulares con el fin de requerir su intervención en su asunto
concreto.
Quejoso: Para los efectos del presente proceso, se entiende por quejoso a quién formula una
queja, reclamo o sugerencia ante las Unidades Tecnológicas de Santander, con relación a los
servicios ofrecidos.
Usuario: El término usuario se refiere a todo aquel que accede por cualquier medio
(personalmente, por escrito, telefónicamente o por vía electrónica) o se relaciona, directa o
indirectamente, con los servicios de la Institución.
Procedimiento para responder Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
La Oficina de Control Disciplinario Interno es la encargada de recibir las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias.
Actividades del proceso:
a. Recibir las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias en forma, personal, escrita, electrónica,
verbal o en los buzones de la Institución, de los usuarios, estudiantes y/o comunidad educativa.
b. Tramitar en el formato R-TH-07 de control y seguimiento de Sugerencias, Quejas y/o Reclamos.
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c.
Identificar y ubicar posteriormente tanto a quien presenta la queja o sugerencia como al
funcionario inculpado (si es el caso), y establecer en qué consiste la queja, reclamo o
sugerencia.
d. Elaborar el acta correspondiente, la cual debe incluir la fecha, hora, y la cantidad de quejas,
reclamos o sugerencias que se encuentran en ellos. (Si los buzones se encuentran vacíos, se
dejará constancia de que no se encontraron quejas, reclamos, ni sugerencias, con la presencia
del Jefe de Control Interno).
e. Analizar las quejas, reclamos o sugerencias y oficiar al funcionario competente, para el
conocimiento de la posible solución.
f. Dar respuesta con la correspondiente solución al quejoso.
g. Realizar el informe trimestral de las quejas, reclamos y sugerencias, con destino a la Oficina de
Control Interno y la Oficina de Soporte al Sistema Integrado de Gestión.
Formato de PQRS
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PREGUNTAS FRECUENTES DE LOS ESTUDIANTES – FAQ O P+F
Preguntas más Frecuentes- FAQ O P+F
La finalidad es evitar la demora en la respuesta a la solicitud del cliente, contestando "in situ"1 consultas
comunes, además, tener a la mano información que el usuario va a necesitar. De esta manera se
pretende consolidar la decisión del cliente por adquirir el servicio.
Forma de Utilizar FAQ O P+F
Ante una duda que se plantea y que no encuentra respuesta el usuario se dirige a la sección de
preguntas frecuentes para resolverla.
El usuario, en un proceso interactivo, escanearía la lista de preguntas, consultaría la respuesta y repetiría
este proceso hasta encontrar la que coincida con su duda.
Preguntas más Frecuentes Realizadas por l os Estudiantes

¿Cómo descargar un recibo de pago de la página Web de la Institución?
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

El estudiante debe ingresar a la página www.uts. edu.co.
Hacer clic en Admisiones.
En la parte derecha de la página se hacer clic en Descargar otros Pagos.
Se escriben los datos Personales del Estudiante.
Se hace clic en clase de producto y se elige (Otros Derechos Pecuniarios)
Se hace clic en subclase y se elige el Programa Académico en el q está matriculado).
Se hace clic en producto y se elige lo que se desea pagar.
Se hace clic en guardar liquidación.
Se hace clic en PDF y se imprime la liquidación.
¿Cómo cambiar la contraseña para ingresar al Programa ACADEMUSOFT?
a. El estudiante debe dirigirse a la Oficina de Información y Atención Institucional.
b. Solicitar el cambio de contraseña con el documento de identidad.

¿Cómo bajo el recibo de las Pruebas Saber Pro?
El recibo de las Pruebas SaberPro no lo descargar el estudiante, debe acercarse a la Coordinación
correspondiente en las fechas indicadas y allí se le entrega la liquidación.
a. La Coordinación inicia el proceso de acuerdo al cronograma publicado por el ICFES.
b. Reserva del cupo y selección de pruebas a presentar (genéricas y/o específicas) por parte de la
Coordinación.
c. Inscripción de estudiantes (datos básicos).
d. Impresión de liquidaciones por parte de la Coordinación.
e. Entrega de liquidaciones con el código respectivo a cada estudiante.
f. El estudiante debe realizar el pago con la liquidación en el Banco que indique la Coordinación del
Programa (24 horas después es habilitado el pago).
g. Entregar el pago en la Coordinación, adjuntando fotocopia de la cédula de ciudadanía escribir
teléfono y correo electrónico.
1
In situ. En el lugar, en el sitio
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h. Registro de pagos por parte de la Coordinación en el sistema.
i. La Coordinación envía la contraseña o PIN a cada estudiante al correo electrónico.
j. El estudiante debe ingresar con su contraseña a la página del ICFES www.icfesinteractivo.gov.co
y diligenciar la información requerida.
k. Presentar las pruebas Saber Pro en las fechas establecidas por el ICFES y de acuerdo a sus
indicaciones.

¿Cuál es la matrícula académica y como se descarga de la página Web de la Institución?
La matrícula académica es donde se registran todas las asignaturas que está cursando el estudiante
durante el semestre.
Se descarga de la siguiente forma:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

El estudiante debe ingresar a la página www.uts.edu.co
Hacer clic en la opción Estudiantes.
Clic en Portal Académico - ACADEMUSOFT.
Clic en ingresar al Campus y digitar el usuario y contraseña.
Clic en Académico Estudiante.
Se hace clic en consultar matrícula académica.
Se imprime, oprimir Ctrl P.
¿Cómo me matriculo cuando ingrese al segundo semestre?
Lo primero que debe hacer el estudiante es consultar el usuario y contraseña y para esto debe ingresar a
la página de las UTS y seguir los siguientes pasos:
a. Hacer clic en Estudiantes
b. Dirigirse a la opción Portal Académico - ACADEMUSOFT.
c. Hacer clic en mi usuario y seguir todas las indicaciones para consultar el usuario y
contraseña.
Después de saber el usuario y contraseña, puede ingresar a la página Web de las UTS para realizar la
matrícula académica siguiendo los siguientes pasos:
a.
b.
c.
d.
e.

¿Cómo descargo la liquidación cuando entre al segundo semestre académico?
a.
b.
c.
d.
e.

Hacer clic en Estudiantes.
Dirigirse a la opción Portal Académico- ACADEMUSOFT.
Clic en Ingresar al Campus y debe digitar el usuario y contraseña.
Clic en Académico Estudiante.
Dirigirse a la opción realizar matricula en línea, seleccionar las asignaturas que el estudiante
cursara durante el semestre y elegir el grupo donde desea matricularse.
El estudiante debe ingresar a la página www.uts.edu.co
Dirigirse a la opción Estudiantes.
Opción Portal Académico- ACADEMUSOFT.
Click en Liquidación.
Digitar su número de identificación y descargar la liquidación.
¿Cómo adquiero mi usuario y contraseña?
a. Dirigirse a la Oficina de Información y Atención Institucional
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
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¿Cuál es la fecha límite para solicitar el descuento por sufragar?
Se puede realizar durante los dos (2) primeros meses después de haber iniciado clases.

¿Cuáles son los requisitos de Grado?
El estudiante debe entregar en la Coordinación Académica los siguientes documentos debidamente
diligenciados:
a.
b.
c.
d.
Solicitud de Grado (Formato R-AM-04).
Solicitud de trabajo de Grado (Formato R-DC-16).
Evaluación modalidad de Grado (Formato R-DC-17).
Ingresar a la página www.graduadoscolombia.edu.co/encuesta/y diligenciar la Encuesta de
Seguimiento a Graduados.
e. Dirigirse a la Oficina de Graduados con el Registro de Graduados diligenciado (Formato R-PS01) con una foto 3x4. Solicitar su usuario y contraseña para ingresar al software de Graduados y
diligenciar la Hoja de Vida, después de realizado este registro la Oficina de Graduados firmara el
formato R-AM-04.
f. Dos fotocopias de la cédula de ciudadanía (ampliada).
g. Recibo de pago de los Derechos de Grado debidamente refrendado por la Dirección
Administrativa y Financiera de la Institución (Descargar el pago llamado Derechos de Grado de
la página Web de las UTS).
h. Presentación del documento de las pruebas SABERPRO - ICFES, para los aspirantes que
cumplieron el Plan de Estudios después del 15 de Octubre de 2009.
i. Certificado de cumplimiento de las actividades culturales y/o deportivas, expedido por Bienestar
Institucional. (Es requisito de acuerdo al Programa Académico cursado por el estudiante).
j. Certificado de cumplimiento y aprobación de los niveles de una segunda lengua, expedido por el
Departamento de Idiomas. (Los niveles de idiomas que debe cursar el estudiante serán de
acuerdo al nivel educativo que haya realizado en la Institución sea Técnico Laboral, Técnico
Profesional, Tecnológico o Universitario).
k. Llevar estos documentos a la Coordinación del Programa Académico para su revisión y firmas
pertinentes, se le informará al estudiante cual es la fecha de su graduación.

¿Hasta cuándo hay plazo para cancelar semestre?
El estudiante puede informarse revisando el calendario académico, que es publicado en la página web de
la Institución www.uts.edu.co, opción Admisiones.

¿Qué beneficios tienen las personas con SISBEN?
El SISBEN no tiene un efecto directo sobre los costos de la matrícula, más aun, cuando el valor de la
matrícula no supera UN SALARIO MINIMO LEGAL VIGENTE.
¿Cómo se utiliza el seguro estudiantil, en qué casos y para qué sirve?
Lo cubre en cualquier accidente que tenga el estudiante fuera y dentro de la institución (solo se puede
utilizar en caso de accidente).

¿Con cuales empresas hay convenios para realizar prácticas?
Esta información se puede consultar en www.uts.edu.co en la sección CONVENIOS, ubicada en la
página principal
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
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¿Qué proceso se debe seguir al momento de realizar prácticas con una empresa?
Para el desarrollo de la práctica, el aspirante debe concertar un plan de trabajo, cronograma de reuniones
y visitas con el docente evaluador, en las cuales hará entrega de informes parciales de lo realizado hasta
el momento. La duración de la Práctica Profesional será mínimo de cuatro (4) meses a partir de su
aceptación por parte del Comité de Trabajo de Grado y será prorrogable hasta por un periodo de tiempo
igual; si finalizado este periodo, el trabajo de Práctica Profesional no ha sido realizado satisfactoriamente,
el estudiante deberá optar por una Modalidad de Grado diferente.
Al finalizar la modalidad de grado el aspirante debe entregar el informe final al docente evaluador con la
firma del asesor de práctica, acompañada de una certificación suscrita por el representante legal de la
Institución en donde se realizó la práctica, aceptando la culminación del trabajo a satisfacción. Nota: El
estudiante puede consultar en el Reglamento de Trabajo de Grado, que se encuentra publicado en la
página Web de la Institución.

¿Con cuales Universidades extranjeras tienen convenio las UTS para intercambio de estudiantes?
Esta información se puede consultar en www.uts.edu.co en la sección CONVENIOS, ubicada en la
página principal
CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSION
DESCRIPCION
01
VERSION INICIAL
02
ACTUALIZACIÓN
 DE SOLICITUD DE CAMBIO
FECHA
Julio de 2013
285
Sept. de 2013
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN (COPIAS CONTROLADAS)
FECHA
CARGO
NOMBRE
FIRMA
REVISÓ
APROBÓ
LUGAR DE ARCHIVO
TIPO DE DOCUMENTO
Representante de la
Dirección
Asesora de Planeación
Oficina de Soporte al Sistema
Integrado de Gestión
Interno
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