politicas y normas para el uso del correo electronico institucional

POLITICAS Y NORMAS PARA EL USO DEL
CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL
(LOTUS NOTES) E INTERNET DE LA
COMISION NACIONAL DE SEGUROS Y FIANZAS
POLITICAS Y NORMAS PARA EL USO DEL
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INDICE
I.
Descripción del Servicio
3
II
Propósito de las políticas de acceso y uso de Internet
4
III
Disposiciones Generales
4
De la Dirección General de Informática
De los Directores Generales o equivalentes
De los usuarios
4
7
7
Políticas
8
•
•
•
IV
•
•
•
•
•
•
V
Uso de software y material protegido por derechos de autor,
disponible en Internet
Acceso a sitios y contenidos no autorizados
De comunicación en línea
Del correo electrónico
De los horarios
Monitoreo
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9
9
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10
Sanciones
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I.
Descripción del Servicio
El servicio de Internet consiste en dar acceso a la web a los Servidores Públicos
de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas (CNSF) para consultar de manera
restringida información e interactuar con sitios que tienen una gran diversidad de
contenidos y ofrecen servicios comerciales, de consulta, de acceso a documentos
y bases de datos, archivos multimedia, etc.
Asimismo, cuentan de forma personalizada con correo electrónico Institucional
bajo una plataforma en Lotus Notes, es decir, que cada usuario es propietario de
una cuenta con la cual puede enviar o recibir mensajes de correo inclusive
anexando archivos, y es responsable del uso que le dé a la misma.
La plataforma de Lotus Notes no opera únicamente el servicio de correo
electrónico, es decir, es un complejo administrador de bases de datos que permite
entre otros aspectos:
•
•
•
•
Disponer de un intranet institucional, donde se gestiona toda la información
interna de la Comisión concerniente a los Servidores Públicos adscritos a la
misma;
Posee además un motor de búsqueda, con el cual puede consultar de forma
rápida y expedita información de índole normativo entre otros;
Libretas de direcciones de la Institución y personalizadas para facilitar el
envío de mensajes a grupos de personas; y
Sistema de Despacho de Documentos, que permite la clasificación de
documentos de conformidad a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental y su Reglamento correspondiente;
además de asignar de forma automática números de oficio a los documentos
generados por los Servidores Públicos de la CNSF.
Los usuarios del correo electrónico institucional pueden acceder a diversos sitios
del Intranet que las diversas áreas de la CNSF han desarrollado con contenidos y
funcionalidades específicas.
El Internet administrado por la Dirección General de Informática (DGI), cuenta con
firewalls que protegen la entrada de virus y accesos a sitios no deseados, correo
spam o intrusiones no autorizadas.
Es conveniente normalizar el acceso y uso tanto del Internet como del correo
electrónico; de tal forma que su manejo sea principalmente para aspectos
normativos, funcionales y operativos del Sector Asegurador y Afianzador.
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Asimismo, se deberá contar con herramientas que permitan dar preferencia de
paso por la red de la Comisión a las transacciones de sistemas sustantivos y de
apoyo, sobre los mensajes o paquetes provenientes de la WEB.
II.
Propósito de las políticas de acceso y uso de Internet
Establecer lineamientos de acceso y uso de Internet, para: proporcionar, buscar e
intercambiar información en el ámbito de las funciones de cada área; que a su vez
permitan la realización de transacciones sustantivas y de apoyo con la calidad y el
nivel que requiere la continuidad operativa de la Institución; aprovechando, eficaz
y eficientemente la infraestructura de informática conforme a la normatividad
aplicable, las políticas institucionales y las responsabilidades de los servidores
públicos de la CNSF.
III.
Disposiciones Generales
•
De la Dirección General de Informática
Corresponde a la Dirección General de Informática el ejercicio de las
siguientes atribuciones de conformidad al Reglamento Interior de la
Comisión Nacional de Seguros y Fianzas:
9
Planear y organizar la operación informática de la Comisión, así
como establecer programas y esquemas generales de manejo de
información y de equipamiento;
9
Instalar y mantener en operación los bienes y servicios informáticos
de la Comisión;
9
Determinar los programas de adquisiciones informáticas que
atiendan las necesidades de expansión y sustitución de equipos;
9
Analizar procedimientos y propiciar la automatización de la entrega
de la información periódica que las instituciones de seguros y fianzas
deben presentar a la Comisión;
9
Constituirse, para efectos legales, como ventanilla única de
recepción de toda la información que, de forma periódica, están
obligadas a entregar las instituciones de seguros y fianzas a la
Comisión a través de medios electrónicos y magnéticos, para efectos
de supervisión y vigilancia;
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9
Proporcionar a los usuarios internos y externos de los sistemas
informáticos de la Comisión, el soporte y la asesoría que requieran;
9
Tramitar, proponer y, en su caso, imponer de conformidad con el
acuerdo delegatorio correspondiente, las sanciones previstas en la
Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros y
la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, por violaciones a dichos
ordenamientos y a las disposiciones administrativas que de ellas
emanen, relacionadas con las atribuciones de su competencia;
9
Recibir y resolver en el ámbito de su competencia, sobre los
programas de autocorrección que presenten las instituciones y
sociedades mutualistas de seguros y las instituciones de fianzas, y
9
Las demás que se le encomienden.
Asimismo, será responsable de:
9 Normar el correcto uso de los servicios de correo electrónico e
Internet en la CNSF.
9 Establecer las medidas y mecanismos de control, monitoreo y
seguridad, tanto para los accesos a páginas o sitios de Internet,
como para los mensajes de correo, con contenidos u orígenes
sospechosos, para:
™
™
™
Que las conexiones a Internet cuenten con elementos de
prevención, detección de intrusos, filtros contra virus, manejo de
contenidos, entre otros, que afectan la integridad de los
sistemas y la información institucionales,
Reducir el tráfico de mensajes, paquetes o transacciones no
permitidos, que saturan la infraestructura informática y generan
actividad innecesaria en los servidores.
Mejorar el rendimiento de la infraestructura, con servidores de
cache, aceleradores de servicio y accesos regionales a Internet.
9 Asignar la capacidad de memoria de almacenamiento a cada usuario
en función del perfil establecido y la disponibilidad del recurso en los
servidores que directamente administra la DGI, así como normar la
capacidad de memoria de almacenamiento para los usuarios del
resto de las áreas conforme a estos mismos criterios.
9 Contratar enlaces o servicios de conectividad a Internet, sea
directamente o vía terceros, por lo que queda restringido a cualquier
otra área de la institución obtener y utilizar enlaces y servicios que
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permitan la interconexión de las redes de la CNSF hacia el exterior.
La DGI es la única autorizada dentro de la institución para este tipo
de contrataciones, quien podrá hacerlo atendiendo a necesidades
especiales por cuenta de las áreas, certificando la incorporación de
las medidas de control y seguridad en los enlaces.
9 Establecer las normas de construcción y arquitectura de los sitios de
Intranet, que optimicen el acceso a los servicios y la información
disponible en ellos por los usuarios.
9 Configurar los servidores de correo e Internet y de los equipos de
cómputo en general.
9 Instalar y actualizar los antivirus, sistemas operativos y aplicativos a
su cargo, tener disponibles en servidores asignados las
actualizaciones y “parches” de programas institucionales para que
los usuarios los instalen.
9 Establecer los mecanismos de control del uso del correo electrónico
e Internet, conforme a las autorizaciones por escrito de los Directores
Generales o equivalentes que justifiquen al personal que tendrá
acceso a Internet y de acuerdo a los perfiles de usuario.
9 Llevar el registro y control de las direcciones IP de los equipos
conectados a la red con acceso a Internet, y la información de los
usuarios, así como ser responsable de las altas y bajas de usuarios y
sus cuentas para los servicios de correo electrónico e Internet y las
estadísticas de uso de los mismos.
9 Asignar la capacidad de memoria de almacenamiento a cada
usuario, en función del perfil establecido y la disponibilidad del
recurso en los servidores que directamente administra. Podrá, de
requerirse, eliminar correos que rebasen la capacidad asignada.
9 Asegurar la continuidad y oportunidad de los tiempos de respuesta
de la Red a su cargo, así como respaldar la información almacenada,
para su recuperación en caso de contingencia.
9 Revisar el tráfico de paquetes que se generan en el segmento de red
a fin de determinar si se está haciendo mal uso de la red o se está
generando algún problema que puede llevar a la caída de los
sistemas.
9 Supervisar el cumplimiento de las políticas y lineamientos
institucionales y, en su caso, suspender el acceso de servicios a
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usuarios con actividades sospechosas, notificando de inmediato al
Director General respectivo o equivalente, las anomalías que
detecte.
•
De los Directores Generales o equivalentes responsables de la CNSF
Corresponde a las Direcciones Generales de la institución además de sus
atribuciones conferidas en el Reglamento Interior de la Comisión Nacional
de Seguros y Fianzas, las siguientes de índole informático:
9 Son responsables de autorizar los perfiles de cada uno de los
usuarios para el acceso al servicio de Internet del personal a su
cargo, de acuerdo a sus funciones, y que estas disposiciones
normativas sean aplicadas y respetadas dentro de su ámbito de
competencia.
9 Sin una autorización por escrito del Director General o equivalente,
ninguna persona podrá acceder a los servicios de Internet.
•
De los usuarios de servicios informáticos y correo electrónico
institucional
Corresponde a los usuarios de la institución, las siguientes atribuciones de
índole informático:
9 Podrán ser usuarios de los servicios de correo electrónico e Internet
de la CNSF siempre y cuando exista autorización por escrito del
Director General equivalente:
™ Personal de la Institución que requiera de estos servicios para
atender las funciones encomendadas a su puesto.
™ Personal de terceros de acuerdo al servicio que presten a la
Institución, por ejemplo, los auditores externos.
9 El usuario de correo electrónico e Internet, deberá limitarse a atender
los requerimientos de la institución, en el desempeño de las
funciones encomendadas a su puesto, apegándose a la normatividad
establecida.
9 La cuenta de correo es personal e intransferible, siendo su
responsabilidad salvaguardar la clave de acceso o password,
cambiándola en forma periódica, no debe prestar la clave bajo
ninguna circunstancia, pues su uso recae bajo su responsabilidad.
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9 Deberá bajar periódicamente la información del servidor de correos a
su equipo asignado, o en el disco determinado por el enlace
informático, liberando la capacidad del servidor de correos. Será
responsable de respaldar su información en medios ópticos,
magnéticos o electrónicos bajo su resguardo de acuerdo al
procedimiento establecido.
9 Cuando se trate de información sensible, el usuario deberá enviar los
mensajes encriptados, utilizando los procedimientos y herramientas
autorizadas.
9 Deberá dar aviso a Director General o equivalente, o a la DGI
cuando conozca de actividades que no se apeguen a las políticas y
normas de uso de correo o Internet de otros usuarios.
IV.
Políticas
1. Uso de software y material protegido por derechos de autor,
disponible en Internet.
a) Se prohíbe a todos los usuarios de la Institución bajar e instalar,
desde cualquier sitio de Internet, programas de cómputo no
autorizados por la DGI o por el Director General responsable del
área o equivalente, quien deberá notificar por escrito a la Dirección
General de Informática para efectos de registro y control.
b) La actualización de software y “parches” de licencias de programas
institucionales está permitido, pero preferentemente deberán bajarse
de servidores locales y no en horas de trabajo.
c) Se prohíbe el uso de Internet que viole el derecho de autor o
propiedad intelectual.
2. Acceso a sitios y contenidos no autorizados
a) La DGI establecerá filtros y medidas para regular el acceso a
contenidos en el cumplimiento de esta normatividad.
b) Queda prohibido el acceso a páginas de entretenimiento, deportes,
juegos, religión y pornografía.
c) Queda prohibido el acceso a páginas de radio o TV en línea, así
como descargar archivos de música o videos.
d) Queda prohibido cualquier forma uso comercial de Internet que no
sea para fines institucionales.
e) Los servicios bancarios y servicios personales que se ofrecen vía
Internet, podrán ser utilizados en forma mesurada. La DGI sin previo
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aviso, en caso de requerir liberar recursos de la red, podrá bloquear
temporal o definitivamente el acceso a estos.
3. De comunicación en línea.
a) Se prohíbe el acceso a servicios de Chat y únicamente se autorizará
por escrito, por el Director General o equivalente, y siempre y cuando
así lo requieran las autoridades de nivel directivo para atender algún
evento en particular.
b) Para el caso de desarrollo o discusión de temas internos, se
utilizarán las herramientas de las diferentes plataformas con que
cuenta la Institución, como los Foros de Discusión en Lotus Notes,
etc.
4. Del correo electrónico
a) Únicamente se permitirá el uso del servicio de correo electrónico que
esté definido por la DGI como institucional, acatando la normatividad
establecida para este servicio.
b) Las cuentas de acceso externo vía telefónica o ISP al sistema de
correos institucional (Lotus) y a servicios, equipos y bases de datos
residentes en la red de la CNSF, deberán ser solicitadas a la DGI por
los Directores Generales o equivalentes, conforme a los
procedimientos establecidos, comprometiéndose el usuario mediante
la firma de un acuerdo, a cumplir con los lineamientos de seguridad y
utilización de los recursos de la CNSF.
c) Queda prohibido enviar información por correo electrónico, cuentas
FTP, o cualquier medio electrónico, clasificada como confidencial o
que sin serlo, el usuario no tenga atribuciones que permitan su uso y
divulgación, atenten contra los derechos de autor, sea falsa,
difamatoria u ofensiva.
d) Queda prohibido el uso del correo electrónico e Internet para fines
políticos y religiosos dentro y hacia fuera de la Institución.
e) Queda prohibido el uso de seudónimos y envío de mensajes
anónimos, así como aquellos que consignen títulos, cargos o
funciones no oficiales.
f) Queda prohibido el envío interno o hacia el exterior de correos spam
de cualquier índole. Se consideran correos spam aquellos no
relacionados con las funciones específicas a los procesos de trabajo.
Los correos masivos institucionales que por necesidades específicas
de un área requieran ser enviados a toda la CNSF, deben ser
solicitados a través de la DGI y autorizados por la misma.
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5. De los horarios
a) Únicamente los usuarios autorizados por los Directores Generales
equivalentes podrán acceder a Internet dentro de los horarios que se
autoricen, previa solicitud por escrito donde se señale la IP del
equipo, los datos de la persona, la justificación de su uso de acuerdo
a sus funciones y actividades asignadas y avalada por su jefe
inmediato. Queda establecido que al detectarse un uso desmedido
de la red de comunicaciones, arriba de los umbrales de ancho de
banda que garanticen tiempos de respuesta adecuados para los
servicios institucionales, originados por el servicio de Internet, el
acceso será restringido de las 9:00 a las 18:00 horas, avisando de
esta situación a los usuarios.
b) La asignación de permisos de acceso a sitios de Internet específicos,
en el horario restringido, deberá ser solicitado por escrito a la DGI
invariablemente por el Director General responsable del área
correspondiente o equivalente, indicando la IP del equipo y los datos
del personal, que de acuerdo a sus funciones y actividades del
puesto lo requiera, mediante un documento que justifique
ampliamente la necesidad. En caso de tratarse de una emergencia,
la solicitud podrá hacerse telefónicamente o por correo electrónico,
comprometiéndose el solicitante a entregar tan pronto sea posible la
autorización correspondiente. La DGI deberá llevar un registro
(bitácora).
6. Monitoreo
a) La DGI es la responsable de efectuar el monitoreo del tráfico en las
redes de datos (WAN), para verificar el cumplimiento de las políticas
de uso de correo e Internet. Cada eventualidad será registrada en
bitácora en una base de datos, se le informará al Director General
respectivo o equivalente y en su caso al Organo Interno de Control
en la CNSF, el reporte servirá de elemento para la aplicación de
sanciones o la cancelación del servicio al usuario.
b) Queda prohibido, a otras áreas distintas a la DGI, crear o mantener
programas que recolecten de manera secreta y oculta información
acerca de los usuarios. No se permite el uso de los recursos de
cómputo para realizar monitoreo no autorizado de comunicaciones,
ya que pueden generar tráfico indeseable o interferir con el
monitoreo y control institucional. En caso de requerirse algún
monitoreo especial, deberá de solicitarse la autorización a la DGI.
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V.
Sanciones
El incumplimiento de la normatividad en el uso de correo electrónico e Internet,
será sancionado por las autoridades competentes en los términos que establece la
normatividad vigente y los procedimientos administrativos existentes en la CNSF.
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