manual de usuario - Gobierno del Estado de Chihuahua

MANUAL DE USUARIO
SERVICIOS DE SALUD DE CHIHUAHUA
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TABLA DE CONTENIDO
1
2
3
4
5
INICIO DEL PROGRAMA
CATALOGO DE LA EMPRESA
TRABAJANDO CON UNA EMPRESA CONTABLE
3.1 CATALOGO DE CONCEPTOS
3.2 TIPOS DE PÓLIZA
3.3 CATALOGO DE CUENTAS
3.3.1
CREACION DE NUEVAS CUENTAS
3.4 MENU POLIZAS
3.4.1
POLIZAS - CAPTURA DE UNA PÓLIZA
3.4.2
POLIZAS – LISTADO DE POLIZAS
3.4.3
POLIZAS – LISTADO DE MOVIMIENTOS
IMPRESIÓN DE REPORTES
4.1 ESTADOS FINANCIEROS
4.2 REPORTES AUXILIARES
4.3 REPORTES SENSIBLES
CARGAR POLIZAS DESDE HOJA ELECTRONICA
5.1 TRABAJANDO CON LA HOJA DE PARAMETROS
5.2 TRABAJANDO CON LA HOJA DE PÓLIZA
2
6
7
8
9
10
11
INICIO DEL PROGRAMA
CATALOGO DE EMPRESAS EXISTENTES
MENU CATALOGOS
8.1 CATÁLOGO DE BENEFICIARIOS / PAGADORES
8.2 CATÁLOGO DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS.
8.3 CATÁLOGO DE CUENTAS AGRUPADORAS
8.4 CATÁLOGO DE BANCOS
MENU DOCUMENTOS.
9.1 DOCUMENTOS – CHEQUES
9.2 DOCUMENTOS – EGRESOS
9.3 DOCUMENTOS – INGRESOS
9.4 DOCUMENTOS – INGRESOS NO DEPOSITADOS
9.5 DOCUMENTOS – DEPOSITOS
9.6 DOCUMENTOS – FLUJO DE EFECTIVO
9.7 DOCUMENTOS – CALENDARIO FINANCIERO
IMPRESIÓN DE REPORTES FINANCIEROS
CIERRES CONTABLES
11.1 CIERRE DE PERIODOS
11.2 CIERRE DE EJERCICIO EN CONTPAQi CONTABILIDAD
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1.
INICIO DEL PROGRAMA
Para ejecutar al aplicación, debe dar doble clic al icono de la aplicación CONTPAQi® - CONTABILIDAD
3
El sistema presentara la pantalla de ingreso en el cual solicita el código de usuario y clave de acceso
correspondiente para acceder a la aplicación. Por default aparece el código de SUPERVISOR, pero el
usuario lo puede cambiar al código correspondiente.
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2.
CATALOGO DE EMPRESAS
Una vez que se ingresa al sistema, el usuario necesita seleccionar la empresa contable
correspondiente, ingresando al catálogo como se muestra en la siguiente pantalla:
Al dar clic en el icono de Catalogo de empresas, se muestra un listado de las empresas contables
existentes:
4
FUNCIONES DE LA PANTALLA DE CATALOGO DE EMPRESAS
1
2
3
4
Abre la empresa contable seleccionada.
Creación de una nueva empresa.
Respaldar la información de la empresa.
Restaura la Información de un archivo de
respaldo existente
5
6
7
Elimina la empresa seleccionada
Comando de ayuda
Cerrar catálogo de empresas
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3.
TRABAJANDO CON UNA EMPRESA CONTABLE
Para acceder a la empresa, se deberá seleccionar de la lista en el catálogo de empresas y
presionar el botón abrir empresa.
Una vez abierta, se mostrara el área de trabajo para que se pueda iniciar con los procesos contables
que se necesiten, las cuales se presentarán las más comunes:
FUNCIONES DE ACCESOS DIRECTOS DE PANTALLA PRINCIPAL
A
B
C
D
E
F
G
H
Acceso a Catálogo de empresas <Ctrl+E>
Listado de Pólizas
Pólizas <Ctrl+P>
Comprobantes
Bitácora CONTABILIDAD en Excel
Balanza de Comprobación
Movimientos Auxiliares del Catálogo
Hoja Electrónica
3.1
K
Catálogo de Cuentas <Ctrl+F3>
Saldos de Cuentas
Declaración Informativa de Operaciones con
Terceros
L
M
N
O
Estado del Negocio
Cambiar el Periodo
Módulo de Capacitación <F1>
Salir de CONTPAQi Contabilidad <Esc>
I
J
Catálogo de conceptos.
Al capturar una póliza, ésta debe de llevar un concepto para ser identificada de manera ágil.
En el menú Configuración – Conceptos, ésta lista puede ser guardada y ser utilizada al
momento de crear una nueva póliza.
5
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Al entrar a esta opción, presentará la siguiente pantalla en la cual se captura el código de
identificación del concepto y el nombre o descripción que será el que utilizaremos en nuestras
pólizas.
3.2
Catálogo de Tipos de Pólizas
CONTPAQi CONTABILIDAD, tiene por default ya definidas los siguientes tipos de pólizas:
6
1
Ingresos
2
Egresos
3
Diario
4
Orden
5
Estadística
Se registran las operaciones que representan entradas a las cuentas.
Requiere cuentas de tipo contable.
Se registran las operaciones que impliquen salidas de las cuentas.
Requiere cuentas de tipo contable.
Se utiliza para las operaciones en las que no interviene el efectivo.
Ejemplo: ventas a crédito, contabilización de depreciaciones.
Acepta tipo de cuentas contables, orden y estadísticas.
Se utilizan para pólizas de operaciones fiscales, que nada tienen que
ver con la contabilidad.
Requiere cuentas de tipo Orden
Permiten agrupar datos con fines informativos y no necesariamente
contables.
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El consecutivo de una póliza en CONTPAQi puede usarse de dos maneras, por ejercicio o por
periodo según convenga, y esta configuración puede hacerse por cada tipo de póliza.
Si elegimos por ejercicio, el consecutivo será para todo el año de la empresa, si se elige por
periodo, cada mes iniciará el consecutivo de la póliza.
7
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3.3
Catálogo de cuentas
Para entrar a éste catálogo se selecciona el menú Catálogo – Catálogo de cuentas o presionar
las teclas <Ctrl+F3>
8
El catálogo de cuentas que se utiliza está dividido en dos partes, Árbol de cuentas e
información de cuentas.
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3.3.1 Creación de nuevas cuentas
Para dar de alta una cuenta nueva, se requiere de lo siguiente:
1
2
3
4
5
6
Dar clic en el botón <Nuevo>
Teclear el número y nombre dela cuenta a crear
Seleccionar la subcuenta, esto es, la cuenta donde se va a acumular el saldo de la
cuenta a crear.
Tipo de Cuenta, la cual es heredada de la cuenta de donde estamos colgado la nueva
cuenta.
Cuenta de Mayor.
No es una cuenta de Mayor y no aparecerá impresa en los estados
NO
financieros
SI
Si es una cuenta de Mayor y aparecerá impresa en los estados financieros
DE
Aparecerá en los Estados Financieros como títulos y tendrá un gran total
TITULO
Segmento de Neg. En Movimiento
Determina si la cuenta va hacer referencia a un Segmento de Negocio o no
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3.4 Menú Pólizas
El menú de Pólizas se divide en:
1
2
3
4
5
Pólizas
Listados
Movimientos
Masivos
Importación y
exportación
Prepólizas
Elaboración de Pólizas contables
Impresión de pólizas elaboradas por fechas y periodos
Permite la afectación de varias pólizas, por rango de fechas y tipos de
pólizas, así como el traspaso de pólizas de una a otra cuenta contable.
Permite enviar pólizas capturadas a un archivo de texto así como
también permite subir pólizas desde un formato de texto.
se utiliza para gastos que se tienen que pagar de forma continua por
ejemplo el pago de la renta se tiene que pagar cada mes y resultaría de
poca utilidad tenerla quehacer cada que esta se requiera para este tipo
de gastos existen las prepólizas en la que solo es necesario el marcar el
costo base y ella sola repartirá los gastos y realizar la póliza
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3.4.1
Pólizas - Captura de una Póliza.
Para entrar a la opción de Pólizas
seleccione el menú Pólizas – Pólizas…, o
presione las teclas <Ctrl+P>
Las partes que comprenden la pantalla de captura de una póliza son las siguientes:
Accesos directos de la pantalla principal de la Pólizas
11
A
B
C
D
E
F
G
H
I
K
L
Guardar el movimiento y crear un nuevo movimiento en la póliza <F8>.
Crear una póliza nueva.
Borra la póliza activa.
Recupera la información registrada en la base de datos.
Copia la póliza completa a otro número de póliza definida por el usuario.
Imprime la póliza y sus movimientos, enviándolos a Disco, Impresora o Pantalla.
Guarda la póliza activa como prepoliza, que puede ser usada como movimiento repetitivo
Ejecuta una prepóliza previamente creada
El almacén Digital permite asociar un CFDI a la póliza correspondiente
Módulo de Capacitación <F1>
Salir de CONTPAQi Contabilidad <Esc>
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Las partes que comprende la pantalla de captura de la póliza son:
12
En el encabezado de la póliza se encuentran los datos de captura como:
1
Encabezado
2
Navegador de
pólizas
Fecha: en la cual serán afectados los saldos de las cuentas y estados financieros
Tipo: Identifica el tipo de póliza a generar (Ingresos, Egresos, Diario, Orden, Estadísticas)
Número: Número de póliza consecutivo, de acuerdo a la configuración del tipo de póliza
seleccionada.
Concepto: Descripción principal de la póliza, ésta descripción aparecerá en los
auxiliares.
Nos permitirá desplazarnos por las pólizas sin necesidad de salirse de la
ventana de captura
Nos indica el estado contable actual de la póliza:
Póliza de Ajuste. Con éste estatus se marcará la póliza de cancelación de cuentas de
resultados al cierre del ejercicio.
Sin afectar. Se marcan las pólizas que ya están en el sistema pero que no afectan los
estados financieros, consideradas como pendientes de revisar o autorizar.
3
Estado de la
póliza
4
Movimientos
En esta sección de la pantalla se muestra el resumen de los movimientos
capturados de la póliza
5
Sumas iguales
Muestra la suma de cargos y abonos para que el usuario verifique que la póliza se
encuentre cuadrada
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Al insertar movimientos en la póliza, se abrirá la pantalla de movimientos de póliza.
13
1
Movimiento
2
Cuenta
3
Cargo/Abono
Muestra el número de movimiento que le corresponde a la captura de la póliza, este
valor es consecutivo y es asignado automáticamente por el sistema
Se teclea el número de cuenta que se afectará, teniendo la disponibilidad de consultar
el catálogo de cuentas con la tecla <F3>
Dependiendo del movimiento se captura el importe según corresponda
4
Segmento de
Negocio
Determina si el movimiento va a definir algún segmento de negocio que ya se
encuentre registrado previamente en el catálogo, de no usar Segmento de Negocio, se
deberá capturar el valor cero “0”
5
6
7
Referencia
Referencia específica del movimiento.
Concepto
Descripción especifica del movimiento.
Diario
Determina si el movimiento está ligado a un Diario Especial
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Al tener listos los datos, si se oprime <Enter> o si se da clic al botón
la pantalla estará lista para el siguiente movimiento.
, automáticamente
La operación de Movimientos de Póliza, se
repite tantas veces como sea necesario
En la parte inferior de la pantalla se tiene el indicativo
de Sumas iguales y diferencias, los cuales se moverán
de acuerdo a los datos capturados.
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Para eliminar la póliza, se presiona el botón de Borrar y la póliza que se encuentra en
pantalla será eliminada con previo aviso de confirmación.
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3.4.2 PÓLIZAS – LISTADO DE PÓLIZAS
Los listados de CONTPAQ son vistas que permiten consultar información desde varios niveles,
mediante estos puedes realizar consultas y localizar datos específicos de forma rápida.
Para utilizar esta opción se Accede al Menú Pólizas – Listado de Pólizas
En esta opción podemos explorar y listar
las pólizas que se encuentran en el
sistema, de acuerdo a los filtros asociados.
Accesos directos de la pantalla de Listado de Pólizas
16
A
B
C
Personalizar
Listado
Guardar Filtros
D
Actualizar
Generar
Reporte
E
Bajar Listado
F
G
Ayuda
Cerrar
Permite agregar o quitar columnas para utilizarlos como vista en la pantalla de
listado de pólizas
Guarda de manera permanente los filtros
Refresca el listado de las pólizas que se muestran en pantalla
Genera el reporte de las pólizas listadas de acuerdo al filtro aplicado
Genera una Exportación de las pólizas de acuerdo al filtro aplicada a un archivo
de texto.
Módulo de Capacitación <F1>
Salir de CONTPAQi Contabilidad <Esc>
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Manejo de Filtros en la pantalla para listado de pólizas
Período: Nos muestra los
movimientos del mes o
período seleccionado.
Ejercicio: Nos muestra los
movimientos del ejercicio
almacenados en el sistema.
En cada encabezado de
columna se podrán aplicar
búsquedas por cada uno de
los valores correspondientes a cada columna.
Existe la opción en esta pantalla de poder buscar expresiones, tipos de pólizas e importes de los
registros mostrados en el listado, utilizando el campo de Buscar.
Se puede crear una póliza, modificar o eliminar
una póliza que se encuentre listada o así como
crear una nueva póliza con los comandos de
póliza.
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Se manejan tres niveles de filtrado.
-
El primer nivel se refiere a seleccionar un periodo y Ejercicio en el cual se quiere realizar
la consulta.
El segundo nivel es por medio del campo de Buscar
El tercer nivel es por medio de filtros de columnas
18
Nuevo <Ins>. Crea una Póliza Nueva
Modificar <Enter>. Modifica la póliza seleccionada
Borrar <Supr>. Elimina la póliza seleccionada
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3.4.3 PÓLIZAS – LISTADO DE MOVIIENTOS DE POLIZAS
Esta opción se ubica en el Menú Pólizas – Listado de Movimientos de Pólizas.
En esta opción se visualiza los cargos y abonos registrados en cada póliza que pertenezcan al
periodo y ejercicio especificado.
Se aplica el mismo proceso de búsqueda y filtrado que la pantalla de Listado de Pólizas.
Una vez localizado el movimiento, desde este listado, únicamente se da doble clic sobre el
renglón y automáticamente se abrirá el detalle de la póliza ubicándose en el movimiento
correspondiente.
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Cuando requieras consultar el listado de saldos de cuentas, ve al menú catálogo, submenú
saldos de cuentas
El uso de los listados es muy parecido, la diferencia está en el tipo de información que
muestran.
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4
IMPRESIÓN DE REPORTES
En esta sección se muestra la manera de ejecutar los reportes preinstalados de CONTPAQ i® y su visor
con el que podrás moverte dentro de los reportes, además generarás los reportes en archivos con
diferentes formatos.
Para ejecutar algunos reportes de Estados Financieros se selecciona el menú <Reportes>
Los reportes están agrupados según su naturaleza o la información que te ofrecen, teniendo las
siguientes categorías:




21
Estados Financieros
Reportes de Catálogo
Reportes Auxiliares
Reportes de Segmento de Negocio
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4.1 ESTADOS FINANCIEROS
Dentro del submenú de Reportes – Estados Financieros, se muestra un listado de reportes que
permitirán visualizar la situación financiera de la empresa, según sea la necesidad de consulta
del usuario.
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Como ejemplo visualizaremos uno de los Estados Financieros llamado Balanza de
comprobación, damos clic en Reportes/Estados Financieros/ Balanza de Comprobación
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CONTPAQi presenta la ventana de filtros, en ella podrás especificar la información que deseas
obtener del reporte:
23
A
B
Ejercicio
Determina el ejercicio del cual se desea consultar la información
Periodo
Permite definir un mes específico o un rango de meses a consultar
C
Cuentas
D
Tipos de
Cuentas
E
Moneda
F
Botones de
Comando
Selecciona tanto el Nivel de cuentas a consultar, como el detalle de
movimientos o saldos den las cuentas
En esta sección de filtrado, CONTPAQi nos permite incluir o no cuentas de
orden o activos fijos, el tipo de impresión y tipo de saldos específicos cuando
se utiliza moneda extranjera
Determina la presentación del tipo de moneda que tendrá el reporte y se
puede definir el tipo de cambio que se tomará para realizar la conversión de
saldos
Ejecutar Reporte <F10>, Permitirá visualizar la información que se configuró
Seleccionar Salida, define el tipo de salida que va a tener el reporte:
Disco, impresora o pantalla. Así como el tipo de letra que tendrá el reporte.
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SELECCIONAR SALIDA.
En esta opción presenta una pantalla donde se configura de manera más específica la salida
del reporte. (Disco / Impresora / Pantalla), así como las opciones de Formato de letra que se
desea utilizar para el reporte.
PANTALLA
(Determina la configuración de visualización del reporte en pantalla.)
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IMPRESORA
(Determina configuración para impresora de matriz únicamente)
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DISCO (configura las rutas y configuración del archivo de Excel, texto, PDF o HTML a crear)
Esta opción permite configurar el tipo y tamaño de la letra, la
cual ya quedará fija para los reportes posteriores
NOTA: estas configuraciones son opcionales, ya que se puede enviar a imprimir con las
configuraciones estándar sin ningún problema.
Los filtros que podrás utilizar dependen del reporte que estés utilizando, una vez que los filtros
han sido especificados, podrás ejecutar el reporte para ver en pantalla el resultado dando clic
en el botón
CONTPAQi iniciará el proceso para mostrar la
información, hay que tener en cuenta que el tiempo
dependerá del volumen de información que la empresa
maneje.
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Al final se mostrará el reporte en pantalla, como se muestra a continuación
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Con el reporte en pantalla podrás utilizar la barra de desplazamiento o navegación para revisar
la información. Las opciones de la barra te permiten:
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4.2 REPORTES AUXILIARES
Dentro del submenú de Reportes – Reportes Auxiliares, se muestra un listado de reportes que
permitirán de manera más detallada los movimientos contables de la empresa, según sea la
necesidad de consulta del usuario.
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El manejo de cualquier reporte que se ejecute, presenta un conjunto de filtros, los cuales el
usuario podrá configurar de acuerdo a sus necesidades de información y el tipo de reporte
seleccionado. (Explicado en el tema 4.2)
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4.3 REPORTES SENSIBLES
Una gran ventaja de los reportes de CONTPAQ es que te permiten analizar la información a
manera de detalle que requieras a través de sus reportes sensibles.
Cuando veas el reporte en pantalla, podrás identificar que se trata de un reporte sensible
porque algunos importes están dentro de un cuadro azul.
Por ejemplo, en un reporte de balance solo muestra el saldo de las cuentas a nivel de mayor, si
requieres conocer como está conformado dicho saldo, con solo dar doble clic sobre el importe.
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Este reporte también es sensible y podrás doble clic a alguna de las subcuentas para visualizar
los movimientos que lo conforman.
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5
CARGAR POLIZAS DESDE UNA HOJA ELECTRONICA
Cuando se necesite cargar pólizas que tiene muchos movimientos por medio de hoja electrónica, se
pueden utilizar hojas electrónicas que facilitarán la captura y carga de pólizas de manera masiva.
Se deben seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el menú Reportes y después la
opción Hoja Electrónica, o de clic en el acceso
directo de la barra de menú.
29
Aparece la pantalla de Hoja Electrónica la cual presenta por default varios reportes ya definidos.
Si el reporte no aparece en la lista de Hojas electrónicas instaladas:
Seleccione el Botón Nuevo
Seleccione el botón Guardar
Escriba el nombre de la hoja
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Una vez creada la hoja electrónica, aparecerá en la lista de “Hojas electrónicas instaladas”, seleccione
la hoja creada y de clic en el botón Ejecutar
30
Al momento de ejecutar la hoja electrónica, se abrirá
automáticamente la aplicación de Excel versión 2010 o
posterior, solicitará el usuario y contraseña para acceso a
CONTPAQi y posteriormente se abrirá una libro de Excel
que mostrará varias hojas electrónicas con funciones
específicas para CONTPAQi bancos, por lo que debemos
seleccionar la primero la hoja de Parámetros para
configurar la empresa de CONTPAQi a la cual enviaremos las
pólizas capturadas en la hoja electrónica y posterior a esto,
se trabaja en la hoja Póliza para su captura y enlace a
CONTPAQi.
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5.1 TRABAJANDO CON LA HOJA DE PARAMETROS.
Esta hoja, permitirá definir la empresa do CONTPAQi con la cual se necesita trabajar, teniendo las
siguientes opciones:
1
2
Selección de
empresa
Listado de
empresas
disponibles
Modificar Empresa Activa. Permite cambiar la empresa actual de trabajo de CONTPAQi
que se encuentre definida en ese momento.
Insertar Empresa. Permite enlazar una empresa contable existente en CONTPAQi
Eliminar Empresa. Quita el enlace existente definido en la hoja de parámetros de Excel.
Se selecciona la empresa con la cual se quiere trabajar y damos clic en el botón Insertar.
31
Una vez realizado este procedimiento, en la hoja de parámetros aparecerá el nombre de la
empresa seleccionada.
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5.2 TRABAJANDO CON LA HOJA DE POLIZA.
Una vez definido los parámetros de interfaz a la empresa contable, en la hoja de Póliza se capturan los
datos necesarios para poder enviar los movimientos de la póliza de manera masiva.
Los campos a capturar son:
Fecha. Fecha del movimiento de la póliza que afectará los saldos de las cuentas definidas
Tipo.
La captura del tipo de póliza es numérica considerando los siguientes valores:
1 = Ingresos
2 = Egresos
3 = Diario
4 = Orden
5 = Estadística
7 en adelante: Creadas por el usuario.
Número.
Determina el número de referencia de la póliza a capturar, con el botón Asignar
Número, permitimos que se asigne de manera automática el número de póliza que le
corresponda de acuerdo al control interno del sistema Contpaqi
Concepto.
Se determina la descripción de la póliza a enviar a Contpaqi
Diario.
La captura del Diario debe ser numérica, captando el número de diario previamente
registrados en la empresa activa.
Enviar movimientos en Cero.
Esta opción permite que aun si los movimientos tiene cargos y abonos,
se envíen en ceros. Valores permitidos Si o No,
Una vez capturados los movimientos de la póliza, se Da clic al botón <Enviar a CONTPAQi>, para su
interfaz.
32
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Para verificar que la póliza haya sido enviada correctamente a CONTPAQi, se puede utilizar la opción
de Listado de pólizas.
33
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34
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6.
INICIO DEL PROGRAMA
Para ejecutar al aplicación, debe dar doble clic al icono de la aplicación CONTPAQi® - BANCOS
35
El sistema presentara la pantalla de ingreso en el cual solicita el código de usuario y clave de acceso
correspondiente para acceder a la aplicación. Por default aparece el código de SUPERVISOR, pero el
usuario lo puede cambiar al código correspondiente.
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7
CATALOGO DE EMPRESAS EXISTENTES
Una vez que se ingresa al sistema, el usuario necesita seleccionar la empresa de bancos
correspondiente, ingresando al catálogo como se muestra en la siguiente pantalla:
Al dar clic en el icono de Catalogo de empresas, se muestra un listado de las empresas contables
existentes:
36
FUNCIONES DE LA PANTALLA DE CATALOGO DE EMPRESAS
1
2
3
4
Abre la empresa contable seleccionada.
Creación de una nueva empresa.
Respaldar la información de la empresa.
Restaura la Información de un archivo de
respaldo existente
5
6
7
Elimina la empresa seleccionada
Comando de ayuda
Cerrar catálogo de empresas
Nota: En esta Versión, se muestra la misma interfaz para las empresas de CONTPAQi Contabilidad y
CONTPAQi Bancos.
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FUNCIONES DE ACCESOS DIRECTOS DE PANTALLA PRINCIPAL
A
B
C
D
E
F
Barra de Menús
Catálogo de Empresas
Bitácora Bancos en Excel
Hoja Electrónica
Reporte de Flujo de Efectivo <Ctrl+F>
Calendario Financiero <Ctrl+C>
G
H
I
J
K
L
Conciliación Bancaria
Editor de Formas
Cambiar Periodo y Ejercicio
Módulo de Capacitación <F1>
Salir de CONTPAQi Bancos <Esc>
Cambio de Día de Trabajo
37
8
MENU CATALOGOS
Contar con catálogos bien definidos, permitirá que la información manejada dentro de CONTPAQi
Bancos sea más específica y concreta, evitando así la duplicidad en los nombres de Beneficiarios,
pagadores y descripción de conceptos.
Para entrar a estos catálogos se selecciona el menú Catálogos, que presentará las siguientes
opciones:
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8.1 CATÁLOGO DE BENEFICIARIOS / PAGADORES
Se refiere a las personas fiscas o morales con quien se realizaran todas las operaciones de ingresos y
egresos registradas en el módulo de Bancos.
El catálogo de beneficiarios y pagadores se encuentra compuesto de cuatro pestañas: Generales,
Fiscal, Contabilidad, Datos adicionales.
GENERALES
38
1
Código
2
Nombre
3
Registro
4
Inactivo
5
Generales
Es el número con el cual el
sistema identificará al
beneficiario o proveedor
Nombre del Beneficiario o
proveedor, este nombre
aparecerá en los
documentos generados y
en los reportes
Fecha de alta en el sistema
Casilla de control para
inactivar el registro del
Beneficiario / Pagador.
En esta pantalla se deben
capturar datos de:
RFC
CURP
Tipo
Los datos Adicionales, es información
adicional que se podrá capturar de
manera optativa por el usuario
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Un solo registro puede servir para movimientos tanto de cliente como de proveedor, para lo cual
únicamente hay que indicar que tipo de operación deseamos registrar.
FISCAL
El catálogo de Padrón de proveedores es muy importante que sea alimentado en forma correcta,
puesto que de él depende el correcto funcionamiento de la parte de IETU e IVA en el sistema.
39
En este caso si la empresa tiene como parámetro no manejar la devolución del IVA. Esta pantalla
aparecerá inactiva.
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CONTABILIDAD
CONTPAQi Bancos es capaz de realizar en forma automática la póliza contable de los movimientos en
el Proveedor / Beneficiario registrado, para ellos se requiere indicar cuál es la cuenta contable del
beneficiario o del pagador .En algunos casos si se requiere, pueden hacerse movimientos a alguna
cuenta complementaria, así como registrar movimientos por segmento de negocio.
40
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DATOS ADICIONALES
Como su nombre lo indica, en esta pestaña encontraremos campos extras para almacenar datos
referentes a cliente o proveedor. Además de encontrar campos para guardar los datos para pagos
electrónicos.
41
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8.2 CATÁLOGO DE SALDOS DE CUENTAS BANCARIAS.
Más que un catálogo es una herramienta en la cual podemos observar
movimientos por mes de un ejercicio.
muy rápidamente los
Para accesar, seleccione el menú Catálogo – Saldo de Cuentas Bancarias….
La pantalla presentará las cuentas de bancos con los saldos divididos en periodos, esta pantalla
permite trabajar con filtros para poder así visualizar la información de manera más concreta a las
necesidades del usuario.
42
Seleccione el periodo que se quiere consultar
Filtros de Información
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8.3 CATÁLOGO DE CUENTAS AGRUPADORAS
Este catálogo sirve para agrupar cuentas bancarias y con ellos poder pedir reportes por el grupo de
cuentas que se encuentran definidas.
Para acceder a esta opción seleccione el
menú Catálogos - Cuentas Agrupadoras..
Para dar de alta una cuenta agrupadora, se debe presionar el botón Nuevo para capturar:
1
2
Código
Nombre
3
Teclas de
Comando
4
Seleccionar
Cuenta
Bancaria
Número consecutivo para la cuenta agrupadora
Descripción de la cuenta agrupadora
Estas opciones permitirán agregar, modificar o eliminar cuentas contables de
la cuenta agrupadora
<Insert> Agrega una cuenta de bancos a la cuenta agrupadora
<Enter> Modifica una cuenta de bancos ya existente en la cuenta agrupadora
<Surpr> Elimina una cuenta de bancos de la cuenta agrupadora
Con la tecla F3, se despliega una lista de las cuentas de bancos disponibles para
agrupar.
Repita estos pasos por cada cuenta que se necesite o quiera agrupar.
43
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8.4 CATÁLOGO DE BANCOS
Este catálogo permitirá tener disponible el banco al momento de querer identificar una cuenta
bancaria con el banco emisor de cheques.
Para acceder a esta opción seleccione el
menú Catalogo – Bancos…
CONTPAQi Bancos trae por default un catálogo de los 22 principales bancos que operan en
México, si es necesario crear uno o algunos más se realizarán en esta sección.
44
2 Para terminar el proceso
oprima el botón Guardar
1 Seleccione el banco que
necesite dar de alta en su
catálogo.
A partir de este momento el Banco estará disponible en el catálogo de cuentas bancarias, para
que estas se encuentren identificadas con un banco.
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9 MENU DOCUMENTOS.
Los documentos en el sistema pueden ser en dos sentidos, Ingresos y Egresos:
45
INGRESOS
INGRESOS NO DEPOSITADOS
DEPOSITOS
CHEQUES
EGRESOS
Se registran las operaciones que impliquen entradas a las
cuentas de banco. Requiere cuentas de tipo contable.
Estos documentos son los ingresos que ya fueron
recibidos pero no han sido depositados en el banco.
Permite integrar una cantidad de ingresos no
depositados en un solo documento.
Este documento permite emitir y llevar el control del
cheque y la póliza generados.
Se registran las operaciones que impliquen salidas de las
cuentas de banco. Requiere cuentas de tipo contable.
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9.1 DOCUMENTOS - CHEQUES
Para poder emitiré cheques, seleccione el menú Documentos – Cheques o las teclas <Ctrl+Q>
La pantalla principal de emisión de Cheques, cuenta con una barra de herramientas de acceso rápido
que permitirán realizar funciones de manera más directa sin necesidad de entrar a algún sub menú.
A
Guardar y
Nuevo
B
C
D
E
Nuevo
Permite guardar el documento generado y preparar la pantalla para capturar
un nuevo cheque <F8>
Permite generar un nuevo Documento
Borrar
Borra el cheque activo en pantalla
Restablecer
Traspasar
Recupera la información registrada en la base de datos
Permite transferir el cargo del cheque emitido de una cuenta de bancos a otra
Cancela el documento emitido, permitiendo hacer o no una contrapóliza, así
como copiar el cheque a otro documento nuevo si el usuario lo desea.
Si el cheque emitido nunca fue cobrado por el beneficiario, se realiza la
devolución del mismo, lo cual genera una contrapóliza de los movimientos
generados al realizar el cheque.
Copia los datos y el importe del cheque activo, a un nuevo documento,
incluyendo las cuentas afectadas en la póliza
Envia a la impresora el documento de póliza-Cheque o tiene la opción de
imprimir los detalles del documento en formato de contadores. Con Reporte
Sensible.
El almacén Digital permite asociar un CFDI a la póliza correspondiente
F
Cancelar
G
Devolver
H
Copiar
I
Imprimir
J
Almacén Digital
K
Gastos
L
M
N
Póliza
Genera un archivo XML con el reporte de gastos, siempre y cuando se
encuentre habilitada y configurada esta opción en la empresa contable.
Abre la ventana de captura de póliza que le corresponde al cheque a emitir
Ayuda
Módulo de Capacitación <F1>
Cerrar
Salir de CONTPAQi Contabilidad <Esc>
46
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ELABORACION DE UN CHEQUE
Una vez ya en el documento se presenta la pantalla para captura de los datos que se incluirán en el
cheque de la siguiente manera.
47
1
2
3
Cuenta
Tipo
Fecha
4
Importe
5
Número
6
Páguese a
7
8
Referencia
Concepto
Seleccionar número de cuenta de egreso o bancos
Por default (Cheque emitido)
Fecha de emisión del documento
Monto por el cual se generará el cheque (automáticamente se generará el
importe en letra)
Automáticamente nos indicará el consecutivo si desea consultar un cheque ya
creado con la tecla <F3> permite seleccionarlo de una lista.
Seleccionar el código del Beneficiario, en caso de no saber el código también se
puede buscar por nombre en el campo del Beneficiario con la tecla <F3>
Campo corto para indicar la referencia del documento
Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento
Nota: La casilla de Captura rápida permitirá la captura del cheque sin que afecte los estados
financieros, y el documento estará en espera de ser autorizado
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PESTAÑAS DE LA PANTALLA CHEQUES
AdminPAQ ® Si se configura la interfaz con Adminpaq, en esta pestaña se asociarán los documentos
a los cuales se aplicará el pago.
Otros Datos.
Presenta el estado del Documento
48
Fecha de aplicación
Proyectado
Autorizado
Impreso
Conciliado
Asociado
Moneda
Para abono en
cuenta
Por default es la misma que la fecha de aplicación del documento, en caso de
quedar en tránsito, esta se cambia automáticamente a l siguiente día de la
fecha de corte de la conciliación
Indica si es un posible egreso que aún no es efectivo
Indica que el documento no tiene restricción de emisión
Indica que documento ya fue impreso
Indica que la operación esta efectivamente realizada por el banco
Indica que la operación está ligado con documentos de AdminPAQ
En caso de que el documento se aplique a operaciones en moneda distinta a la
de la cuenta, indicar el tipo de cambio para tener la información de
equivalencia de monedas
Activar o desactivar Si se desea imprimir leyenda en el cheque a emitir.
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Una vez creado el cuerpo del cheque, oprima el botón Póliza,
abonos de las cuentas que se necesiten afectar.
para inicial con los cargos y
49
Esta pantalla se utiliza como la captura de pólizas de egresos de CONTPAQi contabilidad
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9.2 DOCUMENTOS – EGRESOS
Para entrar a esta pantalla, seleccione el menú Documentos – Egresos o si no presione las teclas
<Ctrl+G>
Los documentos de egresos pueden categorizarse como:
Presenta la siguiente pantalla, la cual se asemeja a la captura de un Cheque, solo que aquí permite
definir de manera más especifica el tipo de egreso que se esta realizando.
50
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9.3 DOCUMENTOS – INGRESOS
Para entrar a esta pantalla, seleccione el menú
Documentos – Ingresos.
En esta categoría se tienen diferentes
tipos de ingresos que se pueden
clasificar dentro del documento en:
La pantalla aparece de la siguiente manera:
51
La pestaña de AdminPAQ, al igual
que en la creación de cheques nos
permitirá realizar la asociación de
documentos a los cuales se aplicará
el ingreso.
1
2
3
4
5
Cuenta
Tipo
Fecha
Importe
Folio
6
Pagador
7
8
Referencia
Concepto
Seleccionar número de cuenta de bancos.
Por default (Ingreso Bancario)
Fecha del Ingreso en bancos
Se captura el importe del Ingreso
Automáticamente nos indicará el consecutivo.
Seleccionar el código del Pagador, en caso de no saber el código también se puede buscar por
nombre en el campo del Beneficiario con la tecla <F3>, o teclearlo directamente.
Campo corto para indicar la referencia del documento
Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento
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9.4 DOCUMENTOS – INGRESOS NO DEPOSITADOS
Para entrar a esta pantalla, seleccione el menú
Documentos – Ingresos no depositados...
Este documento se captura de la misma manera que el ingreso, solo que éste documento no afecta los
estados financieros hasta que se liga a un depósito.
Los ingresos no depositados capturados en esta opción, estarán disponibles para la generación de DEPOSITOS.
52
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9.5 DOCUMENTOS – DEPOSITOS
Para entrar a esta pantalla, seleccione el
menú Documentos – Depósitos...
La pantalla aparece de la siguiente manera:
53
1
2
3
4
5
6
Cuenta
Tipo
Fecha
Folio
Forma del
depósito
Concepto
General
Referencia
7
8
A depositar
9
Importe
Seleccionar número de cuenta de bancos.
Por default (Depósito)
Fecha del depósito en bancos
Automáticamente nos indicará el consecutivo.
Define si el deposito se realiza en el mismo banco y plaza o en otro banco o sucursal
Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento
Campo corto para indicar la referencia del documento
Pestaña que lista los documentos de Ingresos no depositados disponibles
Monto por el cual se genera el depósito, se actualiza automáticamente de acuerdo a los
documentos seleccionados, campo no editable para el usuario.
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PESTAÑA A DEPOSITAR
Esta pestaña despliega los ingresos no depositados que se encuentran capturados y disponibles para
generar un depósito, teniendo las siguientes opciones en la pantalla:
Para seleccionar un
documento a depositar,
solo seleccione la casilla
Automáticamente
el
importe se actualiza de
acuerdo a los ingresos
seleccionados
54
Indica el número
de documentos
seleccionados
para depositar
Selecciona todos los
documentos listados o
quitar la selección de
los documentos.
Permite Modificar el deposito seleccionado <Enter>
Crear un nuevo ingreso no depositado <Insert>
Desplegar un menú de opciones que permitirá eliminar un depósito
<Ctrl+M> o botón derecho del mouse.
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PESTAÑA INGRESOS DEPOSITADOS
Enlista los documentos que han sido seleccionados para el depósito desde la pestaña “A depositar”
En esta pantalla, se permite relacionar el ingreso seleccionado con algún documento del AdminPAQ,
oprimiendo las teclas <Ctrl+M>
Así mismo se tienen las mismas funciones de Agregar, modificar y eliminar el ingreso no depositado.
PESTAÑA OTROS DATOS
En esta pestaña, se presenta el estado contable del documento.
55
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9.6 DOCUMENTOS – FLUJO DE EFECTIVO
Esta herramienta de Flujo de efectivo, genera un reporte de movimientos con una gran variedad de
filtros en Excel para realizar un correcto análisis de nuestra operación bancaria.
Para ejecutar esta herramienta de análisis, seleccione el menú Documentos – Flujo de efectivo o con
las teclas <Ctrl+F>
Esta herramienta abre una hoja electrónica de Excel 2010 o posterior, la cual primeramente solicita el
código del usuario y clave de acceso para poder consultar los datos contables de la empresa.
56
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La hoja de Excel que muestra y debe ser configurada es la de parámetros, la cual se muestra de la
siguiente forma:
57
1
Información de la
empresa
2
Configuración
3
Tipo de reporte
En esta sección de la pantalla, se determina la empresa que se desea utilizar, la cual
automáticamente muestra la base de datos, el ejercicio y periodo como se encuentra
actualmente la empresa. (por lo que éstos datos no se pueden modificar)
El botón Abrir Empresa, permite seleccionar otra empresa contable, siempre y cuando el
usuario tenga privilegios sobre la empresa que se desea utilizar
En esta área se configuran las cuentas de banco y el periodo de fechas que se necesitan
analizar en el reporte de flujo de efectivo, la cual es determinada con el botón “Configuración
Inicial”, mostrando una pantalla de configuración.
Es en esta sección donde se selecciona la manera en que se quiere presentar el reporte de
Flujo de Efectivo, solamente se da un clic en la opción que se desea ejecutar y creará una hoja
nueva con el resultado del reporte.
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Seleccione el tipo de moneda y/o cuentas agrupadoras
Incluir la o las
cuentas bancarias
Definir las fechas
y los días a incluir
en el cálculo del
reporte
58
Definir la agrupación
que
tendrá
el
reporte
Selección de tipos de documentos a utilizar:
Todos / Proyectados / Emitidos
Una vez definidos los valores de esta pantalla se da clic en el botón Aceptar, el cual nos regresa a la
pantalla anterior para así ejecutar el reporte de Flujo de Efectivo que se solicitó.
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59
El reporte genera una hoja nueva con el nombre de la manera en que fue agrupado el reporte.
Si se necesita cambiar los parámetros, de clic a la hoja de “Parámetros” y defina los nuevos valores.
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9.7 DOCUMENTOS – CALENDARIO FINANCIERO
Para ejecutar esta herramienta de análisis,
seleccione el menú Documentos – Calendario
Financiero… o con las teclas <Ctrl+C>
Este es un calendario el cual nos mostrará los movimientos realizados o proyectados de la
cuenta o cuentas seleccionadas en un rango de fechas, además de los saldos bancarios y
contables.
Muestra una barra de herramientas, que permitirá realizar ciertas funcione
60
1
Personalizar Listado
2
Guardar Filtros
3
4
5
6
7
Actualizar
Generar Reporte
Bajar Listado
Ayuda
Cerrar
Esta opción permite crear y/o modificar listados existentes, presentado en pantalla,
agregando o quitando columnas de información que se requieran
Guarda los filtros aplicados para que al momento de reingresar a la pantalla no se pierdan y
se pueda seguir trabajando con las mismas condicionantes
Refresca el listado, para presentar la información mas actualizada.
Genera la salida de la consulta realizada en pantalla
Genera archivo de texto de cheques ingresos o egresos de acuerdo a consulta definida
Módulo de Capacitación <F1>
Salir de la pantalla de Calendario Financiero <Esc>
Esta opción es una vista rápida que te permite mostrar la información de acuerdo a un rango
de fechas y así consultar datos específicos y dar salida a reportes en un archivo.
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La pantalla muestra las siguientes secciones:
Seleccione la cuenta de
bancos que desea consultar
Filtro de documentos de
acuerdo al tipo de moneda
Consulta de Saldos de acuerdo al
rango de fechas seleccionado
Filtro de los tipos
de documentos a
consultar
Filtro de Fechas
Pestañas de tipos
de documentos a
mostrar
61
Se muestran los documentos
acuerdo a los filtros aplicados
de
Filtros tipo Excel para encontrar los
documentos que buscas
Filtra los documentos que contengan el
texto o importe escrito
Comandos para Crear, modificar o
eliminar un documento.
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PERSONALIZAR LISTADO (Calendario Financiero)
Esta opción permite crear una vista de los documentos que desea visualizar,
agregando y quitando columnas.
Se puede modificar una pestaña de vistas existente o crear una nueva de acuerdo a las
necesidades del usuario.
El manejo de la pantalla es la
siguiente:
62
1
Menú Listados
2
4
Listado
Agregar quitar
Columnas
Ordenamiento
5
Disponible Para
3
Una vez creada una lista
nueva, en la pantalla
principal de Calendario
Financiero aparecerá con
el nombre definido.
Guardar. Guarda cambios de una lista existente
Nuevo.
Crea nueva lista con un nombre específico
Borrar.
Elimina una vista existente
Despliega la lista de vistas existentes
Permite quitar y agregar columnas a una lista
Define el valor de la columna en que se genera el orden para la vista
Determina si las vistas creadas o modificadas las pueden accesar todos los usuarios o solo
usuario que está creando la vista
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10 IMPRESIÓN DE REPORTES FINANCIEROS
Como ejecutar los reportes preinstalados de CONTPAQ i® y su visor con el que podrás moverte dentro
de los reportes, además generarás los reportes en archivos con diferentes formatos.
Todos los reportes de CONTPAQ se encuentran en el menú con el mismo nombre, damos clic para ver
las opciones que ofrece.
Están agrupados según su naturaleza o la información
que te ofrecen.
63
Como ejemplo visualizaremos uno de los Estados Financieros llamado Balanza de comprobación,
damos clic en el menú Reportes / Estado de cuenta/ clic en Estado de Cuenta (Saldo en bancos) …
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CONTPAQi Bancos presenta la ventana de filtros, en ella podrás especificar la información que se
desea obtener del reporte
La información se puede filtrar, determinando el periodo de fechas, la cuenta de bancos, y el orden del
listado que se desea, así mismo, permite determinar si en el estado de cuenta se quieren incluir los
ingresos de depósitos.
64
El botón de Seleccionar salida tiene la misma función que la descrita en el tema de reportes de
CONTPAQi Contabilidad.
Una vez definidos los filtros del reporte, se selecciona el botón Ejecutar Reporte <F10> para que
muestre en pantalla el resultado de la consulta.
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Con el reporte en pantalla podrás utilizar la barra de desplazamiento o navegación para revisar la
información. Las opciones de la barra te permiten:
65
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CIERRE CONTABLE
CONTPAQ I
CONTABILIDA
66
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11. CIERRES CONTABLES
Al ejecutar un cierre de periodo, el periodo vigente se cierra y la empresa queda lista para empezar a
trabajar en el nuevo periodo. Dependiendo del tipo de periodo definido, será la frecuencia a ejecutar,
en puede ser por periodo es mensual o Anual.
11.1 CIERRE DE PERIODOS
Recomendación: Antes de ejecutar un cierre de periodo es recomendable respaldar la empresa, como
una medida de prevención.
Se debe decir que un cierre de periodo se realiza cuando oficialmente quieres cerrar un mes dentro de
la contabilidad, cuando trabajas con el manejo de folios por periodo esta opción es útil para congelar
los números de póliza de ese periodo y reiniciar la numeración.
Ahora vamos a habilitar del menú cierre la menú
Cierre / Cierre del periodo/ejercicio…
67
Se abre la ventana cierre del periodo. Observa
que en la parte izquierda se muestra el detalle
del proceso, indicando cual es el periodo a
cerrar, fecha de inicio y fin del nuevo periodo,
así como la información de inicio y fin del
ejercicio vigente.
En la parte derecha se muestra información
general sobre el proceso, su definición, las
recomendaciones a considerar y el resultado
esperado.
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En esta ocasión vamos a suponer que cerramos el periodo número 5, hacemos clic en el botón
procesar, observa que el sistema muestra un mensaje indicando que el cierre se efectuó con éxito.
Ahora vamos a cerrar la ventana haciendo clic en el botón cerrar, recuerda que también podemos
utilizar la tecla ESC. Desde el menú pólizas se puede observar que el periodo vigente, que en este
ejemplo sería el número 6.
68
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11.2 CIERRE DE EJERCICIO EN CONTPAQi CONTABILIDAD
Al ejecutar un cierre de ejercicio, el ejercicio vigente se cierra y la empresa en CONTPAQ queda lista
para empezar a trabajar en uno nuevo (ejercicio fiscal o el año calendario). Antes de ejecutar un cierre
es recomendable respaldar la empresa, cómo medida de precaución.
Un cierre de ejercicio se ejecuta para dar fin a un ejercicio contable; para que el proceso sea exitoso,
realiza las siguientes acciones en orden indicado:
1. Cambiar al periodo vigente al de ajuste, es decir al periodo 14
2. Generar la póliza de cierre.
3. Ejecutar el cierre.
En este ejemplo se quiere realizar el cierre del ejercicio 2011.
El periodo vigente es el No. 12 (diciembre 2011)
Veamos la forma correcta de ejecutarlo, siguiendo las acciones mencionadas.

CAMBIAR AL PERIODO 14
69
El primer paso para ejecutar el cierre de ejercicio es
cambiar el periodo vigente al periodo 14, para lograrlo
vamos a habilitar la ventana cambiar periodo que se
localiza en el menú cierre
Se abre la ventana y en ella se indica cual es el periodo vigente,
estamos trabajando en el periodo número 12 (en el supuesto de que
ya concluyó el ejercicio), observa que el resto de los datos solo son
informativos, ya que aparecen en gris indicando que tienen estado de
lectura, entre la información que presenta están la fecha inicial y final
del ejercicio, el número de periodos que tiene el ejercicio vigente, así
como la fecha de inicio y fin del actual periodo
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
GENERAR PÓLIZA DE CIERRE
Es importante dar de alta la cuenta 3210-2011 antes de generar la póliza de cierre.
Donde el valor 3210 es la cuenta padre llamada Resultados del ejercicio (ya existente en el catálogo, y
el valor 2011, corresponde al año del ejercicio de cierre.
Ejemplo:
Si el periodo de cierre es 2011 la cuenta a crear seria 3210-2011
Si el periodo de cierre es 2012 la cuenta a crear sería 3210-2012
Si el periodo de cierre es 2012 la cuenta a crear sería 3210-2013
Al ejecutar esta opción se crea la póliza de cierre del ejercicio vigente, este es el segundo paso dentro
del proceso de cierre de ejercicio, recuerda que antes de ejecutar cualquier proceso dentro de
CONTPAQ es recomendable respaldar la información de la empresa, todo esto como una medida de
prevención, lo que hace el proceso al generar la póliza de cierre es que las cuentas de resultados ya
sean deudoras o acreedoras quedan en cero y la diferencia la manda a un cuenta de Patrimonio
(capital).
Dentro del menú cierre, vamos a seleccionar el
menú póliza de cierre
70
Se abre la ventana póliza de cierre y en la parte
izquierda se muestra el detalle del proceso,
aquí debemos capturar la cuenta a donde se
enviará la diferencia, para el 2011 la cuenta es
3210-2011 (previa captura en el catálogo de
cuentas)*
CONTPAQ automáticamente indica el tipo de póliza que se va a generar y la fecha, podemos conservar
el número consecutivo asignado por el sistema o indicar uno nuevo, en la parte derecha se muestra
información general de este proceso, su definición, sus recomendaciones antes de ejecutar la póliza y
el resultado esperado al ejecutarla.
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Hacemos clic en el botón procesar, el sistema comienza a generar el proceso y se cancelan todas las
cuentas de resultados, se aplican todas las afectaciones y está actualizando los saldos, al finalizar el
proceso indica que ha terminado con éxito y aquí muestra un resumen de las cuentas acreedoras y
deudoras cuyos saldos han sido cancelados.
Una vez generada esta póliza ya podemos ejecutar el cierre de ejercicio
71

EJECUTAR EL CIERRE DE EJERCICIO
El tercer y último paso es ejecutar el cierre, no olvides que
antes de realizar el cierre debes de respaldar los datos de
tu empresa como medida de prevención, para ejecutar el
proceso vamos a habilitar el menú cierre y seleccionamos
la opción cierre de periodo ejercicio.
Se despliega la ventana Cierre de ejercicio, observa
que en la parte izquierda se muestra el detalle del
proceso, los datos solo son informativos, aparecen
en gris indicando estado de lectura y no podemos
modificarlos, entre la información que aquí se
presenta esta el ejercicio a cerrar (2011), indica la
fecha del inicio y fin del nuevo periodo, así como
del ejercicio (2012) ejecutamos el cierre con el
botón procesar.
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Durante el proceso genera los saldos de las cuentas y también reactiva el número de folios de las
pólizas. Al finalizar el proceso cerramos la venta informativa.
Para finalizar vamos a consultar el listado saldos de cuentas, observa que se generó la información de
las cuentas en el nuevo ejercicio. ¡Has llegado al final de este tema!
72
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12. ASOCIACION DE PAGOS A ADMINPAQ
La Asociacion de documentos en Adminpaq permite que Contpaqi Bancos registre los pagos de clientes
y pagos a proveedores en el sistema de AdminPAQ. Además de identificar al cliente o proveedor
asociando sus documentos pendientes de cobro o pago, con el importe del movimiento.
Características:
En Contpaqi Bancos todo cheque, ingreso, cargo o abono puede ser asociado a AdminPAQ, siempre
que el Beneficiario / Pagador del movimiento sea un Cliente/Proveedor que se encuentre registrado en
éste Sistema.
Cuando un Pagador realice un abono a su cuenta de adeudo a la empresa, sucederá lo siguiente:
(DEPOSITO DEL CLIENTE)


EL pago será registrado en la tesorería a través de CONTPAQi Bancos como un ingreso
Ese ingreso será asociado a uno o más documentos de cargo correspondiente a la cuenta del
Cliente en AdminPAQ, generando un documento de Abono.
Cuando se realiza un pago a un beneficiario para abonar a una cuenta de adeudo a la empresa,
sucederá lo siguiente
(CHEQUE A PROVEEDOR)


La tesorería realizará a través de CONTPAQi Bancos un cheque o cargo.
Este cheque o cargo, será asociado a uno o más documentos de pago correspondiente a la
cuenta del Proveedor como acreedor en AdminPAQ, generando un documento de abono.
El importe pendiente muestra información del importe del movimiento CONTPAQi Bancos por asociar,
menos el total de importes de documentos relacionados.
73
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MANUAL DE USUARIO
74
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En este manual se hará referencia a los siguientes procedimientos:
1. Catálogos
o Creación y Modificación de Catálogos
 Clientes
 Proveedores
 Agentes
2. Movimientos
o Facturas de Proveedores (cuentas por pagar)
o Facturación Electrónica (cuentas por cobrar)
 Subrogados electrónico
 SMA electrónico
3. Obteniendo Información
o Reporte de proveedores
 Estado de Cuenta de Proveedores
 Estado de cuenta en Adminpaq
 Estado de cuenta en Excel
 Antigüedad de Saldos
a. Reporte de Clientes
 Estado de cuenta de Clientes
 Estado de cuenta en Adminpaq
 Estado de cuenta en Excel
 Antigüedad de Saldos
b. Reporte en la Hoja Electrónica
75
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1. CATALOGOS
Los catálogos a manejar son los siguientes:
Clientes
Proveedores
Agentes
Servicios
Todas aquellas personas o instituciones a quienes emitimos recibos ya
sean de subrogados electrónicos o SMA electrónico
Todos los proveedores a quienes les compramos ya sea medicamento,
materiales, servicios, etc.
Se utilizará para dar de alta los usuarios responsables de la captura de
facturas de proveedores y recibos.
Es un catálogo único donde se tienen el listado de partidas (en
MAYUSCULAS) y el listado de servicios (en minúsculas)
NOTA: todos los nombres de personas físicas deberán capturarse por Apellido Paterno,
Apellido Materno y Nombres.
Para entrar a los catálogos de Clientes / Proveedores o Agentes,
Seleccionamos el menú Catálogos y la opción que se requiera.
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Una vez que seleccionas la opción que se necesita, para dar de alta un nuevo registro,
debes dar clic a botón Nuevo.
Deberás capturar los datos correspondientes.
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Datos que se deben capturar en el catálogo de Agentes:
Dentro de la pestaña de Datos Generales:
Código
Nombre
Tipo de Comisión
Identificador ya sea con número o letra asignado al Obligatorio
Agente
Nombre completo del Agente
Obligatorio
Para poder escribir las iniciales del agente en los
documentos que se capturan.
Una vez capturados estos campos se guarda el registro con el botón Guardar
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Datos que se deben capturar en el catálogo de Clientes:
En la pestaña de Datos Generales:
Código
Identificador ya sea con número o letra asignado al Obligatorio
Cliente (se recomienda el RFC del Cliente)
Nombre
Nombre completo del Cliente, como saldrá impreso Obligatorio
en las Facturas Electrónicas
Permitir Ventas a Esta opción se activa únicamente para los clientes Obligatorio
Crédito
Subrogados, ya que los SMA electrónicos serán
clientes de contado
Denominación
Nombre comercial para personas físicas
Comercial
Tipo de Cliente
Debe estar seleccionado el botón Cliente
Obligatorio
Una vez capturados estos campos se guarda el registro con el botón Guardar, para activar las
demás opciones.
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Para el caso de los Clientes, solamente se
capturarán los datos del botón número 1
Domicilio del Cliente, donde los datos
marcados con asteriscos (*) son obligatorios
a capturar.
Una vez capturados los datos se da clic en el botón Guardar y Cerrar.
Así mismo es muy importante la configuración de los datos fiscales del Cliente, ya
que de ésta información depende que las facturas electrónicas y timbrabrados al
SAT se realicen correctamente. Para esto, seleccionamos el botón 6
correspondiente a Emision y entrega de Comprobantes Fiscales Digitales
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En ésta pantalla se capturan los datos de entrega
de Factura electrónica al cliente(archivo PDF y
XML) , permitiendo hasta 3 correos electrónicos
de entrega.
También hay que verificar que el Formato de
entrega se realice en “Formato PDF”
Una vez realizado esto dar clic en el botón
Aceptar
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IMPORTANTE: El CLIENTE GENERAL está configurado para emitir facturación al SAT de todos aquellos
clientes que no pidan factura al momento de cobrar un servicio, por lo que este cliente debe de existir
para poder facturar cualquier ingreso no facturado.
Datos que se deben capturar en el catálogo de Proveedores:
En la pestaña de Datos Generales:
Código
Nombre
RFC y CURP
Denominación
Comercial
Tipo de Proveedor
Identificador ya sea con número o letra asignado al Obligatorio
Proveedor (se recomienda el RFC del Cliente sin
HOMOCLAVE)
Nombre completo del Cliente, como saldrá impreso Obligatorio
en las Facturas Electrónicas
Del proveedor
Nombre comercial para personas físicas
Debe estar seleccionado el botón Cliente
Obligatorio
Una vez capturados estos campos se guarda el registro con el botón Guardar, para activar las demás
opciones. Los datos marcados con asteriscos (*) son obligatorios a capturar.
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Para los Proveedores con retención de IVA o del ISR, se deberá configurar el
porcentaje de retención entrando al botón 4.
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Una vez configurado las retenciones dar Clic en el Botón Aceptar.
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2. MOVIMIENTOS
Facturas de Proveedores (Documentos de Compra)
Para hacer un documento de compra, seleccione el Menú Movimientos, submenú compras y
seleccione la opción Facturas Proveedores.
Una vez dentro de la ventana de Factura Proveedores, aparecerá un listado con todos los documentos
que se hayan generado de acuerdo a los valores de las fechas inicial y final.
Para crear una nueva compra, damos clic al botón Nuevo.
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Una vez dentro de la ventana de Facturas de Proveedores, realice el siguiente procedimiento:





Capture la serie y el Folio de la compra en los campos del mismo nombre
Capture la fecha de la factura en el campo Fecha (Campo Obligatorio)
Seleccione el código del proveedor mediante el botón F3, el cual presentará el catálogo de
proveedores para que seleccione el proveedor que se necesita.
Capturar la fecha de recepción en el campo del mismo nombre.
El campo Vencimiento se genera automáticamente según los días de crédito del catálogo de
proveedores.
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Una vez capturada la información general de la Factura, se inicia con la captura de los conceptos que la
integran.
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

Capturar el código de la Partida en la columna Código, teniendo la opción de accesar al
catálogo por medio del botón … , en ese campo.
Capture la cantidad y el precio sin IVA
Una vez que se terminan de capturar todas las partidas que integran la factura, AdminPAQ de manera
automática calculará los TOTALES de la Factura.

Se hace clic en el botón Terminar o se presiona la tecla F8 para que AdminPAQ actualice los
saldos con el proveedor.
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Facturas Electrónica (cuentas por cobrar)
Los tipos de documento que se tienen son:
SUBROGADOS ELECTRONICOS
SMA ELECTRONICOS
Documentos de crédito
Documento de Contado
Para elaborar una Factura electrónica:
Para hacer una factura hacer doble clic en el icono de la factura.
Una vez dentro del documento, se realiza el siguiente procedimiento
Aparece la pantalla de las facturas que se han realizado, para consulta da doble clic en la factura
que se necesite consultar, para una nueva factura da clic en el botón nuevo.
SUBROGADOS ELECTRONICOS O SMA ELECTRONICO
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Para capturar una Factura electrónica se siguen los siguientes pasos:

Escribir la contraseña de clave privada para tener acceso a crear un nuevo documento

Encabezado del documento:
Serie
Folio
Fecha
Código
Código Agente

Movimientos del documento:
Código
Cantidad
Precio
Total
Son los dígitos correspondientes al documento de acuerdo a la unidad médica
que la genera. Campo no modificable
Número del recibo. Campo no modificable
Capturar la fecha del recibo. Este campo es obligatorio
Capture el código del cliente o presione la tecla F3 para desplegar el catalogo del
clientes
CLENTE GENERAL. Se utiliza en todos los clientes que NO soliciten FACTURACION
ELECTRONICA
Aparecerá automáticamente la información de Nombre, RFC, Dirección fiscal del
cliente seleccionado de acuerdo a lo capturado en los datos correspondientes del
catálogo de clientes. Estos datos no son modificables en los documentos.
Número asignado a quien captura el documento dentro del catálogo de agentes
Del servicio a capturar, F3 despliega el catálogo de servicios disponibles
Capturar el número de unidades del servicio seleccionado
Presenta el precio asignado de acuerdo al catálogo de servicios, pero es
modificable por el usuario en el documento
Campo calculado de acuerdo a la cantidad y precio. No modificable
Se pueden capturar tantos movimientos sean necesarios, y observe que en la parte inferior en el área
de resumen de totales del documento aparecerá el total de productos, el saldo del cliente y el total
acumulado. Campos de consulta únicamente
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Una vez terminado el documento, se puede:
Terminar
Eliminar
Timbrar
Entregar
Guarda y cierra el documento sin timbrar al SAT
Elimina el documento completamente sin afectar el saldo del cliente
Guarda el documento y presenta el proceso para timbrar el documento Fiscal
en Internet en el servidor del SAT y solicitar el sello digital
Permite enviar al cliente el archivo XML y PDF creado al momento de timbrar el
documento ante el SAT
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Cuando se timbra un documento, lo que se hace es registrar en el servidor del SAT el documento,
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