Agenda Introducción Esquema de los 7 Círculos
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08/05/2008 Universidad Nacional de 3 de Febrero Sistemas Administrativos Federico J. Manzione Introducción Agenda 1 • Introducción 2 • Esquema de los 7 Círculos 3 • Las Partes de las Organizaciones 4 • Mecanismos de Coordinación 5 • Parámetros del Diseño 6 • Configuraciones 7 • Otras Formas de Representación 8 • Conclusiones Esquema de los 7 Círculos ¿Qué es la Estructura? ¿Para que la utilizamos? Estructura Estrategia Sistemas ¿Qué Factores Externos pueden influenciarla? Metas Subordinantes ¿Cuál es la mejor Estructura? Habilidades Estilos La Estrategia y la Estructura, ¿Tienen relación? Personal 1 08/05/2008 Estructura Estrategia Estructura Sistemas Estrategia Metas Subordinant es Habilidades Implica dividir tareas y la forma de hacerlo. Es coordinar, organizar los recursos de la organización y desarrollar la habilidad para centrarse en las dimensiones relevantes (pocas) para la empresa en un determinado momento y teniendo la opción para modificarla. Estilos Personal Habilidades Son todos los procedimientos formales e informales que hacen que la Organización funcione día a día. Es la manera de hacer las cosas y de organizarlas para que se alcancen con eficiencia los objetivos buscados. Estructura Estrategia Estrategia Metas Subordinant es Habilidades Personal Estilos Personal Estructura Sistemas Es la manera de proceder de una organización reflejada en la manera de actuar de los miembros que la integran. Está formado por la cultura, las creencias, los valores que toma la empresa y que coinciden con los de la alta dirección. Sistemas Metas Subordinant es Sistemas Metas Subordinant es Estilos Habilidades Esta integrado por todas las personas que trabajan en la organización, quienes deben ser nutridos, desarrollados, protegidos y debidamente ubicados. Es una variable de gran importancia porque la gran empresa necesita de un buen personal, considerado como un RRHH. Estilos Personal 2 08/05/2008 Estructura Estrategia Estructura Sistemas Estrategia Metas Subordinant es Habilidades Son los atributos de la organización y de las personas que en ella trabajan, que deben ser explotados a tiempo y debe poder modificarse cuando así lo requiera el mercado. Por lo tanto, es de gran importancia, que se arraiguen y crezcan en la organización nuevas habilidades de manera permanente, desechando las que ya no le son útiles a la empresa. Estilos Personal Sistemas Metas Subordinant es Habilidades Son los conceptos que sirven de guía para definir la forma de actuar de una organización, los objetivos mas importantes, los puntos de partida sobre los que se construye el sistema. Es por ello que adquieren valor fundamental para los miembros de la organización, porque es el motor que la moviliza. Personal Habilidades Son todas aquellas acciones realizadas por una empresa que corresponden o se anticipan a los cambios en el medio externo, en sus consumidores o en sus competidores. Es la manera con la que una organización busca diferenciarse competitivamente para llegar a lo que quiere ser. Debe ser clara y bien definida Estilos Personal Estructura Estrategia Sistemas Metas Subordinant es Las 6 Partes Básicas de la Organización Estilos Núcleos de Operaciones Ápice Estratégico Línea Intermedia Tecnoestructura Unidades de Apoyo Ideología 3 08/05/2008 Los 6 Mecanismos Básicos de la Organización Adaptación Mutua Supervíasión directa Estandarización del proceso de trabajo Estandarización de los resultados Comunicación Informal Interacción Circunstancias difíciles Estandarización de las habilidades Estandarización de las normas Logra coordinación del trabajo por procesos de comunicación informal. Es la mas sencilla y mas utilizada en las organizaciones (incluso las mas complejas) y es la primera en la que tenemos que pensar Uno ordena a otros Programación Grupo de personas Instrucciones “Líder” Una persona coordina dando ordenes a n personas que tienen que trabajar juntas y necesitan de alguien que las lidere, guíe, de instrucciones coordinando el trabajo, Especificación y programación (los procedimientos a seguir) del contenido del trabajo directamente. El trabajo de los analistas consiste en estudiar y programar el trabajo de las diferentes personas para luego coordinarlas de manera rigurosa. 4 08/05/2008 Especificación de Resultados Trabajador Conocimientos Fuera de la organización Especificación, no de que se debe hacer, sino de los resultados a obtener, estándares de calidad y servicio final que definen los analistas. Lo que se estandariza es al trabajador por sus conocimientos y habilidades (generalmente esto se da fuera de la organización). Luego, una vez dentro de la organización no se necesita a los analistas sino que se suele dar la adaptación mutua. Parámetros Fundamentales del Diseño Creencias comunes Especialización del trabajo. La formalización del comportamiento. La capacitación. El adoctrinamiento. Los sistemas de planeación y control. La agrupación de unidades. El tamaño de la unidad. Los dispositivos de enlace. La descentralización. 5 08/05/2008 Especialización del trabajo Tipos de tareas específicas para cada puestos, y el tipo de control que se tiene sobre las mismas. HORIZONTAL Pocas tareas rigurosamente definidas Formalización del Comportamiento Estandarización del proceso de trabajo. Descripciones de puestos Reglas Normativas Reglamentos VERTICAL El trabajador no tiene control sobre las tareas desempeñadas Capacitación El estándar está en las personas. Se busca estandarizar los conocimientos y habilidades requeridas para el desempeño de su función. - A mayor rigidez más burocrática Adoctrinamiento Creencias profundamente arraigadas Estandarización de las normas formales e informales. Ideologías para la toma de decisiones. 6 08/05/2008 Sistemas de Planeación y Control Para Estandarizar los Resultados Sobre la Planificación de las Acciones Especificar cuales son las acciones a seguir antes de la ejecución Sobre el Control de Desempeño Especificar los resultados deseados dentro de los parámetros de acción. Tamaño de la Unidad N posiciones por unidad. Agrupación de Unidades Bases en las que se agrupan unidades / puestos bajo la supervisión de un responsable. Función desempeñada. Recursos comunes y medidas comunes de desempeño. Mercado atendido. Dispositivos de Enlace Posición de enlace Ing. de Compras Cantidad de tareas agrupadas Grupos de trabajo temporales y permanentes Posibilidad de control Reuniones multidisciplinarias para distintas tareas Administradores integradores Por producción coordinada 7 08/05/2008 Descentralización Difusión de poder en la toma de decisiones Centralizada Poder en 1 solo punto Descentralizada Cuando el poder se distribuye en más varios individuo Descentralización Vertical Se delega el poder en forma jerárquica (Gtes. De Línea) Horizontal Poder disperso fuera de la Línea Selectiva Diferentes decisiones en diferentes lugares de la Organizacion Paralela Poder delegado al mismo lugar Las Configuraciones Organización Empresarial. Organización Máquina. Organización Diversificada. Ápice estratégico Centralización Adaptación mutua Organización Profesional. Organización Innovadora. Organización Misionaria. Organización Política. 8 08/05/2008 Tecnoestructura Descentralización horizontal limitada Línea intermedia Descentralización vertical limitada Estandarización de la producción Estandarización del proceso de trabajo Núcleo Operativo Descentralización horizontal Estandarización de habilidades Personal de Apoyo Descentralización selectiva Adaptación mutua 9 08/05/2008 Ideología Ninguna Descentralización Varias Estandarización de normas Otras Formas de Representación Resumen Principal Mecanismo de Coordinación Parte Clave de la Organización Supervisión Directa Ápice estratégico Estándar del proceso de trabajo Tecnoestructura Estándar de las habilidades Núcleo de operaciones Estándar de la producción Línea intermedia Organización Innovadora Adaptación mutua Personal de apoyo Organización Misionaria Estándar de la normas Ideología ninguna ninguna Configuración Organización Empresarial Organización Máquina Organización Profesional Organización Diversificada Organización Política Relaciones directas, funcionales y de apoyo 10 08/05/2008 Otras Formas de Representación Estructura Formal, relaciones Jerárquicas directas, relaciones funcionales, relaciones de Staff o apoyo Otras Formas de Representación Representación de las comunicaciones Reales y Potenciales Finanzas Gerente General Asesor Impositivo Contable Compras Producción Producción Administración Finanzas G.G. Marketing Comercialización Sistemas I&D Otras Formas de Representación Conclusiones ¿Qué es la Estructura? Representación conceptual de la organización a través medios gráficos Es una forma de representar a las organizaciones. ¿Para que la utilizamos? sociedad noticias finanzas Administración Compras RRHH Promoción sociedad publicidad chistes cartas fotos Preparación del contenido Make up de la pagina impresión distribución Para analizarla, comprenderla y actuar en consecuencia. ¿Qué Factores Externos pueden influenciarla? La Edad, El Tamaño, el Mercado, El Medio Ambiente, etc. ¿Cuál es la mejor Estructura? No existe una mejor estructura, hay estructuras que sirven mas a determinas organizaciones en momentos determinados. La Estrategia y la Estructura, ¿Tienen relación? Si, ambas van de la mano, una sigue a la otra y viceversa, no podemos pensar en una sin evaluar el impacto en la otra. 11
